MANUAL DE ORGANIZACIN

Manual de organizacin, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones
del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y
logrando mediante su adecuada implementacin la correspondencia funcional entre puestos y estructura.
Para la elaboracin del mencionado manual, se propone el seguimiento de 3 etapas, las cuales junto con
una serie de actividades que se especifican son fundamentales en el logro de este objetivo. Estas etapas
son: recabar informacin, anlisis de la informacin recabada e integracin del manual.
OBJETIVO GENERAL:
Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgnica y funcional formal y
real, as como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicacin que permitan una
funcionalidad administrativa de la institucin.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Definir la estructura orgnica formal y real de la institucin que establezca los niveles jerrquicos, lneas
de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional.
Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin
de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc.
Identificar las lneas de comunicacin para lograr una adecuada interrelacin entre las unidades
administrativas integrantes de la institucin.
PROCESOS PARA LA ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACION
Para proceder a elaborar el manual de organizacin es indispensable allegarse de un conjunto de
informacin, para obtener los elementos bsicos de anlisis que nos proporcionen conocimiento de la
situacin orgnica, funcional y jurdica de la institucin de referencia. Para tal efecto se recomienda la
SIG. Metodologa que comprende una serie de actividades interrelacionadas entre s y conformndose
en 3 fases:
1.-Recabacin de informacin.
2.-Anlisis de la informacin.
3.-Integracin del manual.
1.-RECABACION DE LA INFORMACION:
Para la realizacin de esta fase, es necesario el contar con tcnicas de investigacin que permitan
recopilar un conjunto d e informacin para obtener el conocimiento a cerca de la estructura orgnica y
funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institucin de referencia. Estas tcnicas para
el efecto mencionado son: La investigacin documental y la investigacin de campo.
1.1. INVESTIGACION DOCUMENTAL:
El empleo de esta tcnica permite captar la situacin formal de la institucin, esta se obtiene a travs del
anlisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos:
MARCO JURIDICO.

Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurdico del cual
se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones y dichos documentos son entre
otros, estatuto general, reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos se consideran
importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases
normativas de la institucin.
OBJETIVO INSTITUCIONAL
A partir del anlisis efectuado a los documentos legales, se contar con elementos suficientes para
describir el objetivo primordial que se ha determinado para la institucin. Para este trabajo, tomamos
como concepto de objetivo, " El propsito a cumplir mediante el desempeo de las funciones
encomendadas a la institucin.
ANTECEDENTES
Obtener la informacin necesaria para efectuar la descripcin de la gnesis de la institucin indicando la
ley o decreto que dio origen a la misma, e incluyendo la relacin de hechos sobresalientes de su
desarrollo histrico. Es conveniente incluir los datos de las disposiciones jurdicas que hayan modificado
cualquier aspecto de su organizacin en el proceso evolutivo de la institucin.
1.2. INVESTIGACION DE CAMPO.
Es conveniente recurrir a las tcnicas de obtencin de informacin en forma directa, utilizando la
entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la informacin, a travs del dilogo
personal con los responsables de las distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guin o
cuestionario al respecto, en la cul se obtenga la sig. informacin.
DESCRIPCION DE OBJETIVOS ESPECIFICOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA.
En esta etapa de la investigacin, se recabar la informacin relativa a los objetivos especficos
asignados a cada unidad administrativa lo cual permitir analizar la congruencia entre la naturaleza
misma de las unidades en particular y dichos objetivos. Para el desarrollo de este punto se seala como
concepto de objetivo especfico: " El propsito a cumplir, con el desempeo de la funcin
correspondiente a cada rea especfica ".
ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL
En este apartado se obtendr informacin que permita contar con la relacin de las dependencias que
conforman la institucin, as como funcionarios que la integran y la ubicacin orgnica de ambos en la
estructura orgnica institucional. Lo cual permitir efectuar una descripcin ordenada de los principales
puestos y unidades administrativas.
La informacin anterior permitir obtener una visin integral de la institucin a travs de la elaboracin de
los organigramas actuales que muestren la conformacin estructural de la institucin, facilitando a su vez
el anlisis y el estudio correspondiente.
FUNCIONES ACTUALES
Este aspecto es uno de los que preferentemente se requieren obtener a travs de entrevistas directas, a
modo de recabar informacin sobre las funciones que son realizadas en los distintos puestos integrantes
de la estructura orgnica vigente, para proceder a su trascripcin y anlisis especfico.
Para este trabajo, tomamos como concepto de funcin " El conjunto de actividades, que interactan entre
s para cumplir con el objetivo fijado a la unidad correspondiente. Tomando en cuenta el concepto
anterior, se comprende la importancia que representa el conocer, las funciones que se realizan en los

distintos puestos, para establecer su adecuada interrelacin y su congruencia para con la naturaleza
misma de la unidad administrativa de adscripcin.
PROGRAMAS Y/O PROYECTOS
Con el fin de reforzar el conocimiento obtenido de los apartados anteriores, se considera conveniente
recabar informacin referente a programas y/o proyectos a realizar o que se realizan en dichas unidades.
Esta obtencin de informacin tiene como propsito, verificar si estos programas y/o proyectos son
coherentes al carcter funcional de cada descendencia.
2.-ANALISIS DE LA INFORMACION.
Una vez obtenida la informacin requerida para la elaboracin del manual, se proceder a su respectivo
anlisis que comprende las actividades de revisin, identificacin, o ubicacin de los aspectos
funcionales y estructurales de la institucin.
2.1. CLASIFICACION DE FUNCIONES.
Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se proceder a efectuar su
clasificacin, atendiendo 2criteriosde forma y contenido, lo cual facilitar una adecuada agrupacin de
ellas.
POR SU FORMA
-Similares -Equivalentes.
POR SU CONTENIDO
-Operacin.
-Control. -Supervisin.
-Coordinacin. -Programacin.
-Evaluacin. -Asesora.
2.2. UBICACION DE FUNCIONES
Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios mencionados, ser conveniente ubicarlas
considerando los siguientes aspectos:
- Identificacin funcional de puestos y unidades con objetivos afines.
- Agrupacin y reubicacin de funciones a sus puestos correspondientes, eliminando a su vez, duplicidad
y sobrecargas de trabajo.
- Asignacin congruente de los puestos en las unidades con afinidad funcional.
- Agrupacin funcional por reas de las unidades encargadas de realizar funciones homogneas.
Una vez efectuado el anlisis funcional con su correspondiente clasificacin y ubicacin de funciones, as
como, detectadas las reas y unidades de ejecucin se debern conformar reas funcionales que
correspondan adecuadamente a la instauracin de una nueva estructura funcional, jerrquicamente
equilibrada, para satisfacer las necesidades de operacin, control y supervisin.
2.3. ANALISIS ESTRUCTURAL.

La clasificacin obtenida en base al anlisis deber permitir detectar la naturaleza de las reas
funcionales, entendiendo como tales: " El conjunto de unidades administrativas interrelacionadas, que
realizan funciones de naturaleza similar para el logro de un objetivo comn " .
2.4. ELABORACION DE ORGANIGRAMAS
En correspondencia al anlisis estructural, se deber realizar una respresentacin grfica de la
estructura orgnica en gral. y de reas especficas de la institucin. Esta representacin grfica se
mostrar a travs de organigramas que debern contener las siguientes caractersticas.
- La ubicacin funcional.
- Los niveles jerrquicos.
- Las lneas de autoridad y responsabilidad.
- La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia.
Para la elaboracin de estos organigramas se recomienda considerar los siguientes aspectos:
CONTENIDO
Se deber elaborar un organigrama de tipo gral. mostrando unicamente las principales unidades
directivas, sealando la estructura de la institucin en su conjunto, tanto orgnica como funcional;
presentando por separado en organigramas especficos cada una de las reas funcionales
determinadas; en los casos que se requiera mayor detalle, resulta conveniente elaborar el respectivo a
cada unidad directiva, para especificar sus puestos integrantes.
Para facilitar la comprensin de las lneas de autoridad y responsabilidad, se recomienda elaborar los
organigramas en forma vertical, al mostrar la forma ms apropiada para representar los distintos niveles
de jerarqua existentes en la institucin.
PRESENTACION
Ttulo.- Nombre de la institucin de referencia. La indicacin de ser general o especfico ( De ser
especfico, debe indicar el nombre del rea funcional o unidad especfica ) .
Tamao.- Es conveniente que el tamao de su presentacin sea manuable y de fcil lectura.
Forma (Vertical).- Se deben mostrar los principales niveles y lneas de autoridad, en escala ascendente
de jerarqua. Las unidades de asesora, se indicarn en forma lateral directa, a la lnea inferior que se
desprende dela unidad a la cual presta dicho apoyo.
Fecha.- Se indicar la fecha de elaboracin y/o aprobacin formal.
2.5.-REVISION Y AUTORIZACION
Las propuestas elaboradas que contengan aspectos trascendentes en cuanto a funciones, ubicacin o
jerarqua de las unidades, es conveniente someterlos a revisin y autorizacin por parte de las
autoridades competentes, a fin de asegurar la aceptacin y la aprobacin definitiva del docto. a su
terminacin.
3.-INTEGRACION DEL MANUAL
3.1.-CODIGO NUMERICO

Es necesario elaborar un cdigo numrico para facilitar la identificacin por reas funcionales y puestos.
La identificacin debe corresponder ala clasificacin de las reas funcionales, as como a la estructura
orgnica representada grficamente en el organigrama general y especfico a cada rea, por ejemplo:
1.0.-Asamblea de accionistas.
2.0.-Presidente.
3.0.-Gerente general.
3.0.1.-rea staff.
4.1.-Area de produccin.
4.2.-Area de mercadotecnia.
4.3.-Area de recursos humanos.
4.4.-Area de finanzas.
3.2.-DISEO DE FORMAS DE PRESENTACION
Se debe elaborar una forma de presentacin del contenido, que presente la descripcin delos siguientes
aspectos:
- El rea funcional en la cual est ubicada la unidad administrativa correspondiente.
- El nombre de la unidad administrativa correspondiente al puesto.
- El objetivo de la unidad administrativa.
- La dependencia orgnica de la unidad administrativa de referencia.
- El puesto correspondiente con su respectiva clave numrica.
- El captulo y los artculos del estatuto o reglamentos que dan base legal a las funciones asignadas.
- Las funciones correspondientes al puesto en cuestin.
3.3.- CONTENIDO DEL MANUAL
Como referencia a esta gua para elaborar el manual de organizacin y resumiendo sta, se propone que
el contenido del manual de organizacin de la empresa sea la siguiente:
A.- Presentacin.
B.- Instrucciones.
C.- Objetivos.
D.- Organigramas
- General
- Particular

E.- Organizacin.
F.- Funciones generales.
G.- Descripcin de funciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Definicion: Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer
cotidiano de las diferentes reas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metdicamente tanto las acciones como las
operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Adems, con
los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente
programadas en orden lgico y en un
tiempo definido.
,.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesin cronolgica y secuencial de un conjunto de labores
concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un mbito predeterminado de
aplicacin.
Todo procedimiento implica, adems de las actividades y las tareas del personal, la determinacin del
tiempo de realizacin, el uso de recursos materiales, tecnolgicos y financieros, la aplicacin de mtodos
de trabajo y de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una
empresa.
Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:
a. Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.
b. Auxilian en la induccin al puesto.
c. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d. Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.
e. Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.
f.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de
las actividades de rutina.
g. Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un flujo eficiente de la informacin.
h. Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al personal.
i.
Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.
j.
Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeos de los
empleados involucrados en un determinado procedimiento.
k. Son guas del trabajo a ejecutar.
Un sistema est basado en varios procedimientos interdependientes.
Elaboracin
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:
Definir el contenido:

Introduccin.

Objetivos.

reas de aplicacin.

Responsables.

Polticas.

Descripcin de las operaciones.

Formatos.

Diagramas de flujo.
Terminologa.

Recopilacin de informacin.
Estudio preliminar de las reas.
Elaboracin de inventario de procedimientos.
Integracin de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Graficar los procedimientos.
Revisin de objetivos, mbito de accin, polticas y reas responsables.
Implantacin y recomendaciones para la simplificacin de los procedimientos.
Las fuentes de informacin ms comunes son:
Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.
Los mtodos para compilar la informacin son:

ENCUESTAS.
Investigacin documental.
Observacin directa.

Recomendaciones generales de presentacin

La presentacin es muy importante, para lo cual hay que considerar:
a.
Logotipo.
b.
Nombre de la empresa.
c.
Lugar y fecha de elaboracin.
d.
Responsables de la revisin y autorizacin.
e.
ndice con la relacin de captulos que forman el manual.
f.
Cartula, portada, ndice general, introduccin, parte sustancial del manual, diagramas y anexos.
g.
Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisin y actualizacin en tamao carta u
oficio.
h.
Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las hojas.
i.
Utilizar separadores de divisiones para los captulos y secciones del manual.
Revisin, aprobacin, distribucin e implantacin
Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la informacin est completa,
que sea veraz y no tenga contradicciones.
El responsable de cada rea de la empresa debe aprobar el contenido para su impresin, difusin y
distribucin con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere
capacitar al personal encargado de realizar las actividades.

Actualizacin
Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. Mediante revisiones peridicas, a
fin de tenerlos apegados a la realidad de la operacin.
http://www.ingenieria.unam.mx/~guiaindustrial/diseno/info/6/1.htm