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Los Manuales constituyen una de las herramientas mas utilizadas por Ias
organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y
operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el
volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de
productos, servicios o ambos y la adopcin de tecnologas avanzada para atender
adecuadamente la dinmica organizacional.
En este trabajo no se pretende abarcar todas las posibilidades existentes para
su formulacin, sino aportar elementos de juicio tiles a toda persona o instancia
encargada de realizar y aplicar un manual administrativo ya que estos, tienen por
objeto sealar a las autoridades de cada unidad de manera escrita aspectos
vinculados con lo que se espera de l, en materia de funciones, tareas,
responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de
Ia empresa.
Deben distribuirse completos a todos los jefes, ya que el conocimiento que
todos tengan de este, contribuye con una buena comunicacin entre todos los
miembros de la organizacin, en consecuencia, son fundamentalmente un
instrumento de comunicacin. Si bien existen distintos tipos de manuales podemos
Definirlos como un cuerpo sistemtico, que contiene:
La descripcin de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros
de la organizacin
Los procedimientos a travs de los cuales esas Actividades son cumplidas.
Segn Franklin F (2004)
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios
de comunicacin y coordinacin para registrar y trasmitir ordenada y
sistemticamente tanto la informacin de una organizacin (antecedentes,
legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos,
elementos de calidad etc.) como las instrucciones y lineamientos para que
desempee mejor su tarea.
Ventajas
Ventajas de la disposicin y Uso de Manuales
1. Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se
desarrolla en una organizacin, elementos stos que por otro lado sera difcil
reunir.
2. La gestin administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada
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momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el
trmite a travs del tiempo.
Clarifican la accin a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas
situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o
a que nivel alcanza la decisin o ejecucin.
Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecucin de la gestin
administrativa y evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de las
normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la organizacin se aproxime al cumplimiento de las
condiciones que configuran un sistema.
Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del
tiempo.
Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al
existir un instrumento que define con precisin cules son los actos delegados.
Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia
en funciones a las que hasta ese momento no haba accedido
Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera
deberan ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
Ubican la participacin de cada Componente de la organizacin en el lugar que
le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
Constituyen un elemento que posibilita la evaluacin objetiva de la actuacin de
cada empleado a travs del cotejo entre su asignacin de responsabilidades
segn el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.
Permiten la determinacin de los estndares ms efectivos, ya que estos se
basan en procedimientos homogneos y metdicos.
Desventajas.
1. Existe un costo en su redaccin y confeccin que, indudablemente, debe
afrontarse.
2. Exigen una permanente actualizacin, dado que la prdida de vigencia de su
contenido acarrea su total inutilidad.
3. No incorporan los elementos propios de la organizacin informal, la que
evidentemente existe pero no es reconocida en lo manuales.
4. Resulta difcil definir el nivel ptimo de sntesis o de detalle a efectos de que
sean tiles y suficientemente flexibles.
5. Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organizacin se compone de un
nmero reducido de personas y, por lo tanto, la comunicacin es muy fluida y el
volumen de tareas reducido.
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Comnmente en las organizaciones empresariales se elaboran seis tipos de
manuales de aplicacin, entre ellos tenemos
A.- Manual de Organizacin.
Por su Contenido
Se refiere al contenido del manual, abarca una variedad de materias, dentro de
este tipo tenemos los siguientes:
Manual de Historia:
Manual de procedimientos:
General:
seleccin
TIPOS DE MANUALES
Aunque todos los manuales son tiles para la organizacin, los ms
representativos por su uso y bondades son los de organizacin, porque sientan las
bases estructurales de funcionamiento; los de procedimientos porque traducen en
forma operativa las funciones; y los de calidad porque consignan el sistema que
una organizacin debe adoptar para mejorar sus productos y/o servicios, en
consecuencia a continuacin se explicaran detalladamente cada uno de ellos.
Manual De Organizacin
Los Manuales de Organizacin y Funciones son documentos operativos que
detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinacin y tareas de las
diferentes unidades orgnicas de una institucin, en estrecha relacin con el
Reglamento de Organizacin y Funciones; As mismo establece los cargos y
requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgnica.
Objetivos del manual de organizacin
a. Indicar las funciones bsicas de cada unidad orgnica, delimitando la
naturaleza y amplitud del trabajo.
b. Determinar la ubicacin y las tareas especficas que cumplirn los cargos,
dentro de la institucin.
c. Precisa las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la
dependencia.
TITULO I:
GENERALIDADES
TITULO II:
DEL DISEO ORGNICO
De Alta Direccin
De Direccin
De consulta
De Lnea
De Apoyo
De Asesora,
De Control
De descentralizacin
TITULO III
DEL MANUAL
Manual de procedimientos.
Para Silvia R. El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de
instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgnico, que explican el desarrollo
de los procedimientos administrativos.
Es una fuente de informacin permanentemente actualizada que facilita al
personal de una organizacin la correcta ejecucin de las tareas normalizadas.
Adems, regula la participacin de los distintos sectores de una organizacin, as
como tambin de entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores,
etc.)
Describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos
administrativos en orden secuencial de su ejecucin y las normas a cumplir por los
miembros de la organizacin compatibles con dichos procedimientos.
La estructura de un Manual de Procedimientos debe contemplar:
Manual de calidad
Especifica la poltica de calidad de la empresa y la organizacin necesaria para
lograr los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la
empresa. En l se describen la poltica de calidad de la empresa, la estructura
organizacional, la misin de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad
Este manual debe incluir en primer trmino los datos siguientes:
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Identificacin
Logotipo de la organizacin.
Nombre de la organizacin.
Nombre del manual.
Numero de procedimientos.
Nivel de revisin y/o aplicacin.
Titulo del procedimiento.
Fecha de revisin.
rea responsable de manejar el procedimiento.
Lugar y fecha de elaboracin.
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y autorizacin.
Numero de pginas.
Las siglas tanto de la organizacin como de la unidad administrativa
responsable de elaborar la forma.
ndice O Contenido.
En esta parte del manual de calidad debe ubicarse la relacin de captulos que
constituye el cuerpo del documento.
Alcance.
Introduccin.
Objetivos generales
Estructura organizacional.
Responsabilidades.
Definiciones.
Lista de distribucin
Marco Introductorio
a. Identificacin: En este apartado se incluyen los siguientes datos:
Cursogramas.
Constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y
esquemtica del juego de tareas administrativas. Son recomendables para
registrar una secuencia de tareas y sus relaciones funcionales con las unidades
involucradas en los circuitos administrativos analizados.
Formularios
Deben contener las instrucciones y referencias para la utilizacin de todos los
documentos y comprobantes que circulan, sus diseos y especificaciones; el
manual debe incluir modelos de llenado. Adems, se sugiere incluir y describir a
los responsables de la emisin de cada formulario, el momento en que deben ser
emitidos, la cantidad de copias, el tratamiento y la distribucin prevista para cada
copia, ejemplares de los formularios, listados, planillas, pantallas activas y todo
tipo de impresos a utilizar.
Anexos varios.
Este apartado podr contener tablas, cuadros, grficos, ejemplos de aplicacin
de los procedimientos descriptos en el manual, etc. Otro contenido optativo del
manual de procedimiento es el glosario que se usa para listar las definiciones de
los trminos tcnicos utilizados con el objetivo de unificar y facilitar la
interpretacin.
Procedimientos, formularios.
g) Instructivos.
5. Ordene y clasifique la informacin recabada.
6. Elabore un proyecto de Manual Administrativo integral que considere:
Estructura, Funciones, Normas y Procedimientos.
Unidad VIII.
Metodologa de simplificacin del trabajo
1)
2)
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4)
5)
6)
OBJETIVOS
Identificar el problema.
Identificar el problema, teniendo cuidado de no confundirlo con las causas que lo
generan.
Definir el problema
Precisar en que consiste el problema, su naturaleza y como se manifiesta dentro
de la organizacin, si estn incidiendo factores internos como (recursos humanos,
materiales, financieros, tecnolgicos, etc.) o externos como (medio ambiente,
situacin econmica, poltica, social del pas etc.).
Objetivo del estudio.
Precisar los beneficios que se pretenden alcanzar en la organizacin mediante la
investigacin del problema.
Alcance.
Sealar que unidades estarn involucradas en el estudio, o por el contrario si es
toda la organizacin.
Profundidad.
Indicar a que nivel llegara el estudio, especificando (estructura, procedimientos,
servicios etc.)
Actividades.
Aqu deben indicarse las acciones a seguir durante el estudio.
Recursos.
Se deben especificar que recursos serna necesarios para llevar a cabo la
investigacin desde el punto de vista humano, material y de tiempo.
En relacin a los datos obtenidos hasta el momento se establecen prioridades
para atender los aspectos potencialmente racionalzables, teniendo en cuenta las
limitaciones en cuanto a recurso humano y los recursos pertinentes en cada
dependencia.
RECOLECCIN DE DATOS.
Propsito
Lugar
Qu se hace?
Sucesin
Persona
Medios
Cantidad
Dnde se hace?
Cundo se
hace?
Quin lo hace?
Cmo se hace?
Qu cantidad de
trabajo realiza?
se
Por qu se hace
all?
Por qu se hace
entonces?
Por qu lo hace
esa persona?
Por qu se hace
de ese modo?
Qu constante
es el trabajo?
Qu otra cosa
podra hacerse?
Cundo podra
hacerse?
Qu otra
persona podra
hacerlo?
De que otro
modo podra
hacerse?
Qu
hacerse?
Dnde debera
hacerse?
Cundo debera
hacerse o
realizarse?
Quin debera
hacerlo?
Cmo debera
hacerse?
Cunto cuesta?
Qu tiempo
tomar realizarlo?
Qu es lo que
hace?
Cmo se esta
realizando?
Cunto se
necesita?
Para
hace?
qu
deber
Estn
comprendidos
todos?
Por qu es
necesario este
paso?
Dnde debera
realizarse este
paso?
1) FORMULACIN DE RECOMENDACIONES.
Luego de culminar la etapa de anlisis de datos, se deben formular alternativos
de solucin al problema en estudio. Para el efecto se debe tener presente lo
siguiente:
a. Poner en practica el conocimiento, iniciativas y experiencias obtenidas con la
participacin de los trabajadores y usuarios que intervienen.
b. Tomar como base las experiencias similares de otras dependencias a fin de
confrontarlas y determinar las ventajas y/o desventajas de la posible solucin.
c. Tratar al problema en forma integral, a fin de considerar las acciones positivas y
negativas del mismo.
d. Coordinar con los organismos de otros sectores que tengan que ver con el
procedimiento.
e. No perder de vista el objetivo del estudio.
f. Priorizar las recomendaciones practicas y objetivas que se ajustan a la realidad.
g. Revisar los dispositivos legales vigentes, especialmente aquellos que presentan
dificultad para la modificacin e implantacin de los sistemas o procedimientos
racionalizados.
h. Evitar soluciones que requieran de complejos esquemas de implantacin.
i. Aprovechar toda ayuda disponible que permita la solucin del problema.
Las recomendaciones que resulten de un estudio deben orientarse a los siguientes
aspectos:
a. Eliminacin de pasos, fases o etapas del sistema o procedimiento: reemplazo
de formularios, registros o informes; eliminacin de tareas y movimientos
intiles, disminucin de la carga de trabajo de cada puesto, eliminacin de
equipos obsoletos. Etc.
b. Incorporacin de nuevos procesos, siempre y cuando se justifique a travs de la
estructura orgnica, en la normativa o producto del aumento en la planta.
c. Combinacin del orden de los procesos, operaciones y pasos del sistema o
procedimiento.
d. Codificacin de los procesos, y operaciones que puedan motivar la modificacin
de la estructura de los dispositivos legales y administrativos o de la forma de
trabajo.
e. Simplificacin de los mtodos de trabajo, de las funciones, de la estructura
orgnica, de los sistemas de comunicaciones, de coordinacin, as como el de
toma de decisiones.
Es importante destacar que una vez formuladas las recomendaciones, estas
deben ser recogidas en un informe que contenga, la argumentacin necesaria que
fundamente los cambios propuestos y exponga las razones que lo justifican, de tal
manera que la alta gerencia pueda tomar con rapidez decisiones correctas y
oportunas, es conveniente que la estructura del informe contenga: introduccin, un