Direccin de Bibliotecas, Archivos y Museos

Subdireccin de Bibliotecas Pblicas

Mdulo 4
Clase 7
Documento
Duracin

: Planilla de Clculo- Excel

: Conceptos Bsicos de Excel
: Plan de Clases
: 60 minutos

Objetivo General
Familiarizar a los alumnos con una hoja de clculo de Excel

Objetivos Especficos
Abrir una aplicacin de hoja de clculo.
Abrir una hoja de clculo existente.
Abrir varias hojas de clculo.
Reconocer conceptos bsicos de Excel (celdas, columnas, filas, etc.)
Cerrar la aplicacin de hoja de clculo.

Vista general de la clase

Tiempo asignado

Tema

5 minutos

Introduccin

10 minutos

Cmo abrir hojas de clculo

20 minutos

Conceptos bsicos

5 minutos

Cmo abrir un archivo existente de Excel

10 minutos

Cierre; Tiempo de Prctica

Observaciones: En este texto cuando se refiere a hacer clic, esto siempre

quiere decir oprimir el botn izquierdo del mouse o ratn.

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Cuerpo de la Clase
Introduccin
Excel es un programa de hoja de clculo, es decir, una aplicacin diseada para
manipular datos y nmeros. Este poderoso programa es til para realizar desde
simples sumas hasta clculos de formulas qumicas complejas o manipulaciones y
representaciones de estadsticas en forma grfica.
Como su desarrollo est basado en el concepto de una hoja tabular, aprender a
usar las funciones bsicas de Excel es tan fcil como llenar una tabla. Otra
importante caracterstica de Excel es que puede intercambiar informacin con
otros programas de Microsoft como Word y PowerPoint. Se puede an agregar
tablas de Excel a pginas web o convertir en un mapa una tabla de datos. Estas
complicadas aplicaciones del programa no se cubrirn en este modulo, que se
concentrar solamente sobre funciones ms bsicas, pero vale la pena
mencionarlas para dar una idea de la importancia y uso de este programa.

1. Abrir Hojas de Clculo

Abriendo la aplicacin de Excel:
Excel tiene mucho en comn con los otros programas de Microsoft como Word y
PowerPoint entre otros. Todos estos programas se pueden abrir de la misma
manera. Visualmente son relativamente parecidos y muchos de los comandos
bsicos son similares.
Por ejemplo, todos estos programas usan funciones tales como: guardar, abrir y
cerrar archivos, o de copiar y pegar texto o datos. Lo que se aprende en uno de
estos programas muchas veces se puede aplicar tambin en los otros.
Preguntas de repaso:
1. Qu es una hoja de clculo?
Respuesta: una aplicacin diseada para manipular datos y nmeros.

Ac Ejercicio 7.1

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2. Conceptos Bsicos
Al abrir la aplicacin de Excel, se encontrar con una hoja de clculo en blanco.
Visualmente tiene mucho en comn con los otros programas de Microsoft. En la
parte superior de la pantalla encontrar una barra de men

(figura 1)
Si se hace clic sobre cada uno de estas palabras se abre un men diferente. Cada
men ofrece una seleccin distinta de posibles acciones.
Debajo de la barra de men encontrar la barra de herramientas.

(figura 2)
Esta barra presenta varios conos, correspondientes a funciones diferentes.
Aunque en algunos casos stas son las mismas a las que se accede a travs de la
barra de men, los botones de la barra de herramientas pueden ser ms fciles de
usar. Por ejemplo si uno quiere copiar o pegar texto, es ms fcil simplemente
oprimir el botn correspondiente en la barra de herramientas que ir a la barra de
men, abrir el men de Edicin y luego elegir la opcin Cortar o Pegar.
Debajo de la barra de herramientas encontrar una casilla larga y a la izquierda de
sta, el smbolo =. Esta se llama la barra de formulas. Se explicar ms a cerca
de su funcin en la siguiente clase.
Debajo de estas barras hay una cuadrcula bordeada por el lado superior por las
letras del alfabeto y por el lado izquierdo por nmeros ascendentes. (ver
diagrama) Este es el espacio de trabajo de Excel. Cada uno de los cuadritos en la
cuadrcula se llaman celdas y todas las celdas en una lnea vertical forman parte
de una columna, mientras todas las celdas en una lnea horizontal forman parte de
una fila. Cada hoja de clculo tiene exactamente 65.536 filas y 256 columnas.
Cada columna o fila se denomina por la letra o nmero correspondiente. Las filas
estn numeradas de 1 a 65.536 filas y las columnas estn marcadas con letras. La
columna 1 es A, la columna 26 es Z, la columna 27 es AA, la columna 52 es AZ, la
columna 53 es BA y as sucesivamente hasta la columna 256 (que es IV).
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Las letras y los nmeros tambin se usan para determinan el nombre de cada una
de las celdas. Por ejemplo, la primera celda en la esquina izquierda del lado
superior de la cuadrcula, que est formando parte de la columna A y de la fila 1,
se llama A1.
Haciendo clic sobre una de las letras se selecciona a la columna entera que
corresponde a la letra. De igual manera se seleccionan las filas mediante un clic
sobre el nmero correspondiente.
Para seleccionar una de las celdas slo tiene que hacer clic sobre sta y
aparecer el nombre correspondiente en una casilla pequea a la izquierda de la
barra de formulas.
Cuando una columna o fila est seleccionada, el espacio que est adentro cambia
de color blanco a un azul claro y al mismo alrededor de sta, se forma un borde
ms grueso que el resto de las lneas de la cuadrcula. Cuando una celda est
seleccionada, no cambia de color pero el borde s se pone ms grueso. En
siguientes clases hablaremos un poco ms sobre qu se puede hacer con una
columna, fila o celda seleccionada, pero bsicamente uno selecciona a una parte
de la hoja de clculo para modificar, copiar o de alguna manera trabajar con la
informacin contenida dentro de esos parmetros.

(figura 3)

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En el lado derecho de la pantalla aparece la barra de

desplazamiento. Ya debe estar un poco familiarizado con esta
barra porque el programa de Word tambin la tiene. Se utiliza
para ver la parte del documentoo en el caso de Excel, la
hoja de clculoque el tamao de la pantalla no alcanza a
mostrar. Se mueve de arriba hacia la parte de abajo de la
pgina mediante las flechas ubicadas en cada extremo de la
barra de enrollamiento.

(figura 4)
Cuadro Resumen:

(figura 5)

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Preguntas de Repaso
1. Por qu es a veces mejor utilizar los botones en la barra de
herramientas en vez de las opciones que se encuentran en la barra de
men aunque en algunos casos las funciones son las mismas?
Respuesta: Porque son menos pasos si se utiliza la barra de
herramientas.
2. Cmo se llaman los cuadritos en la cuadrcula de una hoja de clculo?
Respuesta: celdas
3. Cmo se les da nombres a las celdas?
Respuesta: Se combina la letra de columna y el nmero de fila
correspondientes.
4. Cmo se selecciona una columna o fila?
Respuesta: Haciendo clic sobre la letra o nmero correspondiente.
5. Dnde aparece el nombre de la celda que est seleccionada?
Respuesta: En una caja a la izquierda de la barra de formulas.
6. Para qu sirve seleccionar una celda, columna o fila?
Respuesta: Para modificar, copiar o de alguna manera trabajar con la
informacin ah contenida.

Ac Ejercicio 7.2

En Excel, la cuadrcula entera tiene el nombre de hoja de clculo. Los archivos de

Excel se conocen como libros de trabajo, y cada uno de estos pueden tener varias
hojas de clculo.
El archivo entero se puede imaginar como un libro y cada una de las hojas de
clculo como un captulo diferente de ese libro. Para navegar de una hoja de
clculo a otra se utilizan los botones que se encuentran al pie de la cuadrcula al
lado izquierdo de la pantalla. Los botones dicen Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3, y como la
hoja de clculo est ahora abierta a la primera hoja Hoja 1 debe aparecer escrito
en una letra ms oscura que las de los otros dos botones.

(figura 6)

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Haciendo clic sobre el botn demarcado como Hoja 2, se puede cambiar de hoja.
Como no debe haber nada escrito dentro de ninguna de las hojas todava no es
muy evidente la diferencia entre hojas. Pero una forma de notarlo es que en cada
una de las hojas se pueden tener celdas diferentes seleccionadas.
Por ejemplo, si tiene la celda B7 seleccionada en la primera hoja, al cambiar a la
Hoja 2, ver que la celda A1 est seleccionada. Pero, si en la segunda hoja
selecciona a la celda D3, al cambiar a la Hoja 3, de nuevo estar seleccionada la
celda A1 (Inicialmente al abrir a una hoja de clculo nueva siempre estar
seleccionada la celda A1).
Preguntas de Repaso
1. Cmo se llama un archivo general de Excel, con varias hojas de clculo?
Respuesta: Un libro de trabajo.
2. Dnde estn los botones que uno utiliza para mover de una hoja de
clculo a otra?
Respuesta: Estn abajo de la cuadrcula en el lado izquierdo de la pantalla.
3. Cmo se sabe qu nmero hoja de clculo est abierta?
Respuesta: El nombre de la hoja (Hoja 1, Hoja 2 o Hoja 3) estar
escrito en letra ms oscura que la de los otros nombres.

Ac Ejercicio 7.3

3. Abrir un Archivo de Excel Existente

Incluido en el CD ROM para esta clase est un archivo de Excel que servir de
ejemplo en esta y en otras lecciones posteriores. Para abrir este archivo por favor
siga los siguientes pasos:
Ac Ejercicio 7.4

4. Cierre
En esta clase nos acercamos un poco a los conceptos del programa de Excel, que
aprendimos que es una aplicacin de hoja de clculo. Aprendimos que cada
archivo de Excel se llama un libro de trabajo, y cada uno de estos puede tener
varias hojas de clculo. Cada hoja de clculo contiene una barra de men, una
barra de herramientas, una barra de formula, y una cudricula, que es el espacio
de trabajo para el programa de Excel.

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Los cuadritos en la cuadrcula se llaman celdas y cada una de ellas tiene un

nombre derivado de la columna y la fila a la cual corresponden.
Las columnas estn marcadas con letras y las filas estn numeradas. En esta
clase tambin aprendimos que las columnas y las filas se seleccionan con un solo
clic sobre la letra o el nmero correspondiente que se encuentran en el borde de la
cuadrcula, y que estas cambian de color al ser seleccionadas. Las celdas, sin
embargo, se seleccionan al solo hacerles clic una vez, y stas no cambian de
color, pero s aparece el nombre de la celda seleccionada en una casilla pequea
a la izquierda de la barra de formulas.
Adicionalmente aprendimos cmo visualizar distintas hojas de clculo en un
mismo libro de trabajo. Finalmente, aprendimos cmo abrir y cerrar un libro de
trabajo existente.

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