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Classification facettes et
modles base de points
de vue : Diffrences et
complmentarit
Sabine Mas
sabine.mas@utt.fr
Aurlien Bnel
aurelien.benel@utt.fr
Jean-Pierre Cahier
jean-pierre.cahier@utt.fr
Manuel Zacklad
manuel.zacklad@utt.fr
Laboratoire ICD/Tech-CICO
Universit de Technologie de Troyes, France
_______________________________________________
Rsum
La modlisation multi-points de vue telle qu'utilise en ingnierie des connaissances est parfois
confondue avec la classification multi-facettes telle
que comprise en bibliothconomie et sciences de
linformation. Cet article tente de les distinguer tant
au niveau thorique que sur des exemples pratiques.
Il dcrit ensuite leur utilisation conjointe et leur complmentarit dans la gestion de contenu dune
grande entreprise.
Abstract
Because of their similarities, faceted classification
(in Information sciences) and multi-viewpoints modelling (in Knowledge engineering) are often confused.
This paper draws their differences both theoretically
and on examples. Then it describes their joint use
and their complementarity for content management
in a large corporation.
1. Facettes et points de vue : Enjeux
Aprs des dcennies axes sur la gestion des
donnes puis celle des documents numriss, les
entreprises doivent aujourdhui faire face la production massive de documents nativement numriques.
Le record management et la gestion des contenus
locale travers une structure arborescente de rpertoires et la localisation spatiale du dossier dans lequel se trouve class le document (Barreau et Nardi,
1995; Berchtold, Biliris et Panagos, 1999).
Les limites inhrentes une telle structure hirarchique, dj soulignes par plusieurs chercheurs
(Barreau, 1995; Dourish et al., 2000), obligent les
individus privilgier comme base de classification
et selon des critres trs personnels, tantt le thme
du document, tantt le type de document ou encore
lactivit laquelle il se rattache, alors que le document pourrait de fait tre classifi plusieurs endroits
(Henderson, 2005).
Les rsultats de lanalyse de 21 schmas de classification hirarchiques crs et utiliss par des employs de lUniversit de Montral (Mas, 2007) rvlent de nombreuses diffrences sur le plan logique
entre les schmas de classification personnels et les
schmas de classification institutionnels. Alors que
les schmas de classification personnels permettent
d'organiser plus spcifiquement les documents selon
leur contenu thmatique ou leur forme, le schma de
classification institutionnel vise organiser les documents selon les fonctions et activits administratives
et oprationnelles dans le cadre desquelles ils ont
t crs ou reus. Ce faisant, le schma de classification institutionnel offre des lments de contexte
qui facilitent le reprage et la comprhension des
documents pour lensemble du personnel de
lorganisme (Confrence des recteurs et des principaux des universits du Qubec, 1994; Hon, 1999;
Direction des archives de France, 2002; Sprehe,
McClure et Zellner, 2002). Le dcalage observ entre les exigences institutionnelles et les besoins individuels permet de mieux comprendre la rticence de
certains employs vouloir utiliser la classification
institutionnelle base sur une hirarchie des fonctions et activits pour lorganisation des documents
administratifs lectroniques qui sont sous leur
contrle direct (Gagnon-Arguin et Bannouri, 1998).
Lindividualisme qui caractrise la classification
des documents administratifs lectroniques a conduit
les archivistes et gestionnaires de documents revoir leurs mthodes et proposer des solutions en
vue duniformiser lorganisation des documents lectroniques caractre institutionnel et prvenir les
problmes ultrieurs de reprage des documents.
L'impact positif des approches de classification facettes pour l'organisation et le reprage de l'information a t confirm dans un environnement rseaut
(Gdert, 1991; Ingwersen et Wormell, 1992 ; Maisonneuve et Touitou, 2007) et nous est apparu prometteur pour l'organisation des documents adminis-
tratifs lectroniques (Hudon et Mas, 2001). Les tudes et expriences prsentement ralises au sein
de plusieurs organisations publiques canadiennes
(Bibliothque et Archives Canada, 2007) semblent
indiquer que la souplesse, lexpressivit et la simplicit dun modle facettes (Vickery, 1963), mettant en
relation le contenu de lobjet informationnel (plus
proche des besoins individuels) et le contexte dans
lequel il a t cr (incontournable pour les besoins
de gestion documentaire), prsenteraient plusieurs
avantages : Elles permettraient de surmonter les difficults auxquelles se heurtent les tentatives de mise
en uvre des schmas de classification institutionnels hirarchiques et unidimensionnels, damliorer
la prcision de la recherche et de mieux grer
linformation corporative travers son cycle de vie.
Cela favoriserait aussi une plus grande automatisation du processus de classement et dorganisation de
linformation dans le but de dlester lutilisateur dune
tche quil accomplit rarement trs bien (GagnonArguin et Bannouri, 1998; Mas, 2007).
La notion de facettes a souvent t prsente
comme lapport thorique le plus important en sciences de linformation (Maniez, 1999) et a inspir de
nombreuses tudes dans les dernires dcennies.
La classification facettes se prsente comme une
combinaison de groupes conceptuels complmentaires plutt que comme une longue liste structure de
sujets. la diffrence d'un simple mode hirarchique et
unidimensionnel d'organisation des documents,
lefficacit des classifications facettes tient leur
capacit intgrer diffrentes dimensions d'analyse
sur les objets informationnels, caractriser et
rendre l'accs l'information plus facile en offrant de
multiples voies de navigation vers n'importe quel document.
Selon la thorie des facettes la base de la Colon Classification (Ranganathan, 1965), le contenu
de tout document touche cinq aspects de la ralit : la personnalit (groupe, catgorie de personnes,
thme ou objet duquel il est question), la matire
(substance, proprit, qualit), lnergie (opration
principale, action que l'on dcrit en rapport avec l'objet), lespace (localisation du sujet dans l'espace) et
le temps (place du sujet dans le temps). Ranganathan voit dans l'utilisation de ces perspectives ou facettes une syntaxe idale pour lexpression et la reprsentation dun sujet.
Lambition dune formule universelle de description des sujets qui serait applicable tous les domaines (par exemple, sant, mtallurgie) apparat utopique pour rpondre aux exigences dune classification
moderne (Vickery, 1963; Spiteri, 1998). Maniez
stages l'Universit de Montral peuvent tre amens participer diffrentes activits de nature administrative, professionnelle ou pdagogique relies
leur fonction. Ils sont non seulement responsables
des activits relatives la coordination gnrale des
stages (par exemple, lorganisation de rencontres
avec les tudiants, la planification des stages,
lassignation des tudiants en stage et parfois les
visites dans les milieux), ils jouent galement le rle
dintermdiaire entre les milieux de stage (par exemple, tablissements de sant), les employeurs (organismes publics ou privs) et les tudiants (inscrits ou
non inscrits en stage). Les coordonnateurs de stages
peuvent tre appels participer la formation des
partenaires qui supervisent les tudiants en stage,
la formation des tudiants qui ont de la difficult en
stage, llaboration et la mise jour doutils pdagogiques (par exemple, grilles dvaluation et guides de ltudiant). Enfin, les coordonnateurs de stages peuvent tre impliqus dans la planification
dvnements spciaux (par exemple, la Journe de
lemploi) ou invits participer diverses activits de
prospection ou de relations publiques (par exemple,
le Salon des tudes).
La nature des tches raliser suggre quun
employ peut avoir besoin daccder plus frquemment et plus rapidement certaines catgories spcifiques de documents dans le cadre de ses activits.
Le coordonnateur de stages interrog a confirm
avoir un rapport quasi quotidien avec certains types
de documents. Il est amen grer et de manire
rcurrente (i.e. danne en anne ou par session
universitaire) beaucoup de documentation et de correspondance, doffres de stages, doffres demploi,
de banques de donnes ainsi que de nombreux rapports produits ou reus. Par ailleurs, il travaille de
manire rcurrente avec des modles ou types de
documents gnriques (par exemple, des formulaires
ou des tiquettes), de la documentation de rfrence
sur diffrents thmes (par exemple, sur le plagiat) et
est appel grer des documents plus spcifiques
(par exemple, procs-verbaux, rapports d'tudiants).
L'analyse des concepts reprsents dans la structure arborescente des rpertoires et de la terminologie utilise pour dsigner explicitement ces concepts
(Voir Figure 1) a permis de valider la pertinence et
l'exhaustivit des facettes identifies. L'observation
d'un usage rpandu de classes qui reprsentent plusieurs concepts (par exemple, "Dossiers tudiants A2003") allait dans le sens dun transfert souhaitable
dans ce domaine dune classification hirarchique
unidimensionnelle vers une classification facettes.
Activit
Type de document
Session universitaire
Provenance du document
Destinataire du document
Statut de ltudiant
Une premire utilisation et valuation de ce prototype par lemploy lui-mme a donn des rsultats
forts encourageants qui ont t rapports dans Mas,
Zaher et Zacklad (2008). Une valuation de la maquette est prvue auprs dun plus grand nombre de
coordonnateurs de stages de lUniversit de Montral.
En rsum, la conception d'une classification
facettes applique lorganisation dcentralise des
documents administratifs lectroniques met en uvre un raisonnement relevant de la formalisation rfrentielle (dans un domaine donn) (Bachimont,
2004). Cette conception est base sur une analyse
qui inclut tour tour des mthodes descendantes et
ascendantes, effectue par un expert en gestion de
l'information et des documents, en vue didentifier et
de slectionner les facettes parmi un ensemble de
dimensions conventionnelles ou mesurables : auteur
du document, destinataire du document, type de document, rfrences administratives des dates, des
lieux, des dnominations de personnes, etc. Le but
dune telle dmarche est de proposer un langage
classificatoire post-coordonn logique, rfrentiel et
stable travers le temps, comportant un nombre limit de facettes prdfinies, et permettant une classification la fois multidimensionnelle mais aussi
consensuelle et standardise de l'ensemble des documents au sein d'une mme entreprise par des acteurs appartenant un mme mtier.
On peut toutefois s'interroger sur la reconnaissance de cette manire unilatrale (conue par un
seul expert) et formelle de dcrire et d'organiser les
documents complexes, et destine des catgories
d'employs poursuivant des objectifs similaires mais
ayant une smantique singulire (l'univers du discours de larchiviste-classificationniste ne concide
pas toujours avec les auteurs du document ni avec
les utilisateurs), des besoins informationnels diffrents, des connaissances et des rfrences pouvant
tre trs spcifiques et volutifs. Parmi les multiples
informations vhicules de faon explicite ou implicite, structure ou non structure, dans les documents, on ne peut compltement prdire lesquelles
vont constituer des critres de rfrencement ou de
recherche dterminants pour les diffrents employs
(par exemple, dure du stage mentionn dans le
rapport, cot du stage pour ltudiant, sujet du stage,
nombre et nature des intervenants impliqus, etc.).
Les concepteurs de schmas de classification facettes pourraient tirer profit accorder, dans un cadre plus dcentralis, une place croissante au point
de vue des employs. La participation des utilisateurs la dfinition des catgories de classification et
des thmes utiliss pour classifier nest certes pas
nouvelle en soi. Laspect novateur de lapproche multi-points de vue que nous nous proposons de prsenter dans la section suivante rside dans les modalits collaboratives et participatives par lesquelles les
individus peuvent jouer un rle actif dans le rfrencement des documents quils crent, reoivent et
utilisent dans le cadre de leurs activits.
logie de Troyes. Comme on le voit dans linterface cidessous, lobjectif est de corrler une description
hirarchique des items selon diffrents points de vue
(i.e., point de vue enseignant, tudiant, universit)
avec une description folksonomique. Les Tags
permettent aux utilisateurs de proposer dautres
sous-thmes selon une mthode ascendante .
Ceux-ci peuvent ensuite tre intgrs aux ontologies
smiotiques (Zacklad et al., 2007) associes aux
points de vue.
Lapproche constructiviste et collaborative propose comporte le risque dtre confronte une classification incohrente et non consensuelle. Lusage
des points de vue devient, selon lapproche du Web
socio-smantique, un moyen important pour contenir
le dsordre et le relativisme que certains redoutent
comme consquence de louverture de la formalit
smiotique (Zacklad et al., 2007). Assez frquemment, dans une situation donne, sans pour autant
Analyse
Classification
multi-facettes
Descendante
et ascendante
Modalit de
conception
Externe
(mono-expert)
Validation
Longvit
Perspective
Objective
Prenne
Managriale
Classification
multi-points de vue
Ascendante
Participative
(folksonomique) et
collaborative
(multi-experts)
Inter-subjective
volutive
Mtier
Le questionnement que soulve ce projet est actuellement le suivant : les deux approches se renforcent-elles ou se concurrencent-elles ? Comment les
usagers interprteront-ils les diffrentes facettes et
points de vue en prsence ?
3.2 Enjeux mthodologiques et perspectives
Nous avons mentionn que la classification facettes qui s'appuie sur une smantique qui se veut
consensuelle et stable ne nous semble pouvoir exprimer qu'une partie des contenus smiotiques vhiculs par les documents. La reprsentation de certaines dimensions documentaires conventionnelles
ou observables est pertinente mais loin d'tre suffisante ds lors que les transactions et utilisations ont
une certaine complexit; complexit qui correspond
des situations cognitivement ou socialement conflictuelles dans lesquelles la terminologie est en constante volution. Dans ces situations, il nous parat
ncessaire de complter lobjectivit et la prennit
d'une classification facettes par une approche plus
subjective et volutive par points de vue.
Cette complmentarit thorique reste toutefois
tre mise en uvre. Outre la difficile intgration de
ces deux dimensions dans une mme interface documentaire, nous devrons galement rgler la question de larticulation de deux processus de conception extrmement diffrents. En effet, les classifications facettes sont conues lors de la phase initiale
d'un projet par des professionnels en sciences de
linformation sappuyant la fois sur des bonnes pratiques reconnues (facettes dites de contenu) et sur
des analyses, reprsentations et dcompositions des
processus mtiers et administratifs de lorganisation
(facettes dites de contexte). Les points de vue, au
contraire sont co-construits par les employs euxmmes, cest--dire sans passer par les profession-
4. Conclusion
La classification facettes, applicable dans certains domaines de connaissances, restreints, stables
et aisment formalisables, ne nous semble pas suffisante pour dcrire et organiser lensemble des ressources documentaires lies plus spcifiquement
aux processus mtiers d'une entreprise, la fois trs
volutives et porteuses de contenus aussi riches que
diversifis. Nous postulons quune classification multi-points de vue et les mthodes prconises dans le
cadre du Web socio-smantique, bases sur des
approches de type Web 2.0, permettraient
damliorer progressivement la description formelle
des ressources documentaires partir des annotations dposes par les utilisateurs des documents.
Elles contribueraient galement aux problmatiques
dagrgation de contenus et de connaissances. Ce
postulat reste tayer par des exprimentations
dans de prochains travaux.
Laspect le plus novateur d'une classification multi-facettes associe une classification multi-points
de vue pour lorganisation et lexploitation du patrimoine documentaire dune entreprise est situer au
plan mthodologique. Il sagirait de combiner :
(1) des mthodes inspirs de la thorie des facettes,
de larchivistique et du record management permettant de remplir la fois des objectifs de gestion
long terme de la documentation sous un angle institutionnel, avec une analyse fine et prcise des
contenus documentaires dans une perspective administrative et oprationnelle, et (2) des mthodes de
conception et de gestion des volutions de certaines
facettes de contenu, bases sur une approche
dingnierie socio-cognitive ascendante, permettant
de mettre contribution les producteurs et les utilisateurs de la base dans la dfinition et la maintenance
des systmes dorganisation des connaissances.
Une mthodologie dinstanciation de ce modle hybride dans un contexte dentreprise est en cours de
dveloppement.
Rfrences et bibliographie
Association des archivistes franais. 2004. Abrg
d'archivistique. Paris : Association des archivistes
franais.
Bachimont, B. 2004. Arts et sciences du numrique :
ingnierie des connaissances et critique de la raison computationnelle. Mmoire d'Habilitation