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La dontologie du
mtier darchiviste*
Diane Baillargeon
epuis quelques annes, les notions de dontologie et dthique sont sur toutes
les lvres. Pour preuve, il ny a qu regarder la multiplication des chaires sur ce sujet
dans les universits de mme que celle des ouvrages et des revues spcialises sur la
question. (LEncyclopdie de lAgora 2004) Sans vouloir jouer les rabat-joie, il faut
prendre cette prolifration dintrt avec circonspection et se demander si cet talage
de vertu amne rellement une amlioration des comportements moraux. On na qu
penser aux scandales Enron, Parmalat et autres pour conclure quil ne suffit pas de
parler de morale pour augmenter les comportements thiques, tout comme la paix nest
jamais tant en pril que lorsquon organise des confrences sur le dsarmement.
En tout premier lieu, et pour que lon se comprenne bien, commenons par
dfinir les concepts dthique et de dontologie. Le dictionnaire Robert dfinit la
dontologie comme la thorie des devoirs en morale et lthique comme la science
de la morale . Selon le Bureau canadien des valeurs et de lthique, cette dernire
serait une branche de la philosophie qui sintresse aux comportements humains et,
plus prcisment, la conduite des individus en socit. Lthique [ferait] lexamen de
la justification rationnelle de nos jugements moraux, elle tudie[rait] ce qui est moralement bien ou mal, juste ou injuste. (LEncyclopdie de lAgora 2004) Pour le reste
de cette prsentation, nous parlerons donc dthique lorsquil sagit des valeurs et des
jugements moraux et de dontologie pour dfinir les devoirs et les codes de pratiques
qui en dcoulent.
les dix commandements de larchiviste . Il nest pas inutile, dans le contexte de cette
confrence, de se les rappeler et de se remmorer certains commentaires qui les accompagnent, auxquels nous ajouterons nos rflexions personnelles.
Les archivistes maintiennent lintgrit des archives et garantissent ainsi quelles
constituent un tmoignage du pass durable et digne de foi.
Le devoir des archivistes est de maintenir lintgrit des documents qui relvent
de leurs soins et de leur surveillance. Dans laccomplissement de ce devoir, ils
considrent les droits, parfois discordants, et les intrts de leurs employeurs, des
propritaires, des personnes cites dans les documents et des usages passs, prsents
et futurs. Lobjectivit et limpartialit des archivistes permettent de mesurer leur degr
de professionnalisme. Les archivistes rsistent toute pression, do quelle vienne,
visant manipuler les tmoignages comme dissimuler ou dformer les faits.
Sil est relativement facile dappliquer cette ligne de conduite dans un contexte
dmocratique en dehors des temps de crise, des exemples rcents dans lactualit
guerre ou scandales financiers nous permettent de mesurer les difficults que
peuvent engendrer des situations conflictuelles ou dlicates. Quil sagisse de redorer
limage dune socit, de noircir un adversaire ou de passer sous silence une action peu
reluisante, il peut devenir tentant pour certains de chercher cacher ou effacer
certaines informations, sinon falsifier des documents. Comment ragiriez-vous si une
telle demande vous tait prsente ou si vous souponniez que des documents aient t
limins ou volontairement modifis ? Dans les grandes organisations publiques o les
employs des services darchives jouissent dune certaine protection pouvant aller jusqu
la syndicalisation ou des programmes visant les dnonciations de malversations, il
peut tre relativement facile de suivre les rgles thiques, mais ailleurs ? Est-ce toujours
facile, sinon possible, de rsister aux pressions exerces, subtilement ou non, par un
suprieur ?
Sans aller jusqu des situations extrmes, je relaterai, plus loin dans lexpos,
des cas vcus au Canada qui peuvent sapparenter de telles actions. Rien ne permet
de croire que des archivistes aient alors t impliqus mais cela aurait pu se produire.
Les archivistes traitent, slectionnent et maintiennent des archives dans leur
contexte historique, juridique et administratif, en respectant donc leur provenance,
prservant et rendant ainsi manifestes leurs interrelations originelles.
Les archivistes agissent en conformit avec les pratiques et les principes gnralement reconnus. Dans laccomplissement de leur mission et dans leurs fonctions, les
archivistes se conforment aux principes archivistiques rgissant la cration, la gestion
et le choix de la destination des archives courantes et intermdiaires, la slection
et lacquisition de documents en vue de leur archivage dfinitif, la sauvegarde, la
prservation et la conservation des archives dont ils ont la charge, et le classement,
lanalyse, la publication et les moyens de rendre les documents accessibles. []Les
archivistes favorisent le rapatriement des archives dplaces.
De tout ce qui prcde, la partie la plus dlicate concerne la dernire phrase :
les archivistes favorisent le rapatriement des archives dplaces. Le font-ils mme
lorsque cette pratique va lencontre de la politique de leur institution ? On peut faire
une analogie avec le contentieux qui divise aujourdhui la Grce et lAngleterre au
sujet des vestiges du Parthnon. Le code de dontologie du Conseil international des
muses1 devrait favoriser leur restitution en Grce. Quen est-il vritablement ? Dans les
tats dmocratiques, il est toujours possible de trouver une voie pour faire connatre
ses opinions, tenter de convaincre ou, si le choix heurte vritablement nos principes,
de dmissionner. Mais est-ce pareil partout ?
On sait par ailleurs que des collaborations sont mises en place entre les tats
pour faciliter le partage de linformation. Les nouvelles technologies de linformation et
de la communication (TIC) sont cet effet dun grand secours, permettant de numriser
et de rendre accessibles des milliers de pages de documents intressant plusieurs pays.
Louverture rcente du portail Archives Canada-France constitue une belle illustration
de ce qui peut tre ralis pour faciliter laccessibilit des archives do quelles viennent.
Dans dautres cas cependant, le litige porte sur la proprit matrielle des documents
originaux. Les pays ayant danciennes colonies qui accdent lindpendance peuvent
vivre ce problme et le poids des archivistes dans les dcisions politiques entourant le
rglement de ces contentieux ne pse srement pas trs lourd. Il convient nanmoins
quils tentent de trouver des solutions satisfaisantes pour toutes les parties et quune fois
la dcision prise, ils mettent tout en uvre pour en faciliter lexcution.
Les archivistes prservent lauthenticit des documents lors des oprations de
traitement, de conservation et dexploitation.
Les archivistes font en sorte que la valeur archivistique des documents, y compris
les documents lectroniques ou informatiques, ne soit pas diminue par les travaux
archivistiques de tri, de classement et dinventaire, de conservation et dexploitation.
Sils doivent procder des chantillonnages, ils fondent leur dcision sur des
mthodes et des critres srieusement tablis. Le remplacement des originaux par
dautres supports est dcid en considrant leurs valeurs lgales, intrinsques et
dinformation. Lorsque des documents exclus de la consultation ont t retirs
momentanment du dossier, ils le font savoir lusager.
Les questions de lvaluation, de mme que le tri et lchantillonnage qui
en rsultent, constituent souvent une pomme de discorde entre les archivistes et les
chercheurs. Au Qubec, la dcision prise la fin des annes 1980 dchantillonner
les dossiers judiciaires a ainsi soulev la polmique parmi les chercheurs qui utilisent
ces sources. Sil nest pas toujours possible de tout conserver, les archivistes ont tout de
mme le devoir dutiliser les mthodes dchantillonnage les mieux adaptes au corpus
documentaire vis et de bien documenter la mthode retenue.
Les archivistes assurent en permanence la communicabilit et la comprhension
des documents.
Les archivistes conduisent leur rflexion sur le tri des documents conserver ou
liminer, prioritairement en fonction de la ncessit de sauvegarder la mmoire de
lactivit de la personne ou de linstitution qui les a produits ou accumuls, mais
galement en fonction des intrts volutifs de la recherche historique. Les archivistes
sont conscients que lacquisition de documents dorigine douteuse, mme de grand
intrt, est de nature encourager un commerce illgal. Ils apportent leur concours
leurs collgues et aux services comptents pour lidentification et la poursuite des
personnes suspectes de vols de documents darchives.
Le vol de documents darchives reprsente un flau dans les salles de recherche.
Sans tre exemptes de ce type dexaction, les salles de consultation canadiennes
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Documenter larrive des archives dans un dpt constitue une autre obligation
professionnelle des archivistes qui revt une dimension thique. Sassurer que les
informations ncessaires la gestion des documents dont ils ont la garde sont compltes
et exactes permet den garantir la provenance, lment essentiel aux oprations
archivistiques.
Les archivistes facilitent laccs aux archives du plus grand nombre possible
dutilisateurs et offrent leurs services avec impartialit tous les usagers.
[] Les archivistes rpondent avec courtoisie, et avec le souci daider, toutes les
recherches raisonnables portant sur les documents dont ils assurent la conservation,
et encouragent leur usage par le plus grand nombre dans les limites poses par la
politique des institutions dont ils dpendent, la ncessit de prserver les documents,
le respect de la lgislation, de la rglementation, des droits des individus et des
accords avec les donateurs. Ils motivent les restrictions aux ventuels demandeurs,
et les appliquent avec quit. Les archivistes dcouragent les limitations daccs et
dutilisation des documents quand elles sont draisonnables, mais peuvent accepter,
voire suggrer des restrictions clairement dfinies et dune dure limite quand
elles sont la condition dune acquisition. Ils observent fidlement et appliquent
avec impartialit tous les accords passs au moment dune acquisition, mais, dans
lintrt de la libralisation de laccs aux documents, ils peuvent rengocier les
clauses quand les circonstances changent.
Les archivistes qui on confie des documents ne peuvent faire fi des conventions
dacquisition signes avec les donataires ou des ententes ngocies avec des services
verseurs sans encourir un risque norme de perte de crdibilit qui reviendrait tarir
la source mme des acquisitions. Il faut cependant faire comprendre aux donateurs
limportance de limiter les restrictions lorsque celles-ci sont injustifies ou non conformes
la lgislation existante. Manuvrer entre les cueils poss par les droits des uns et des
autres peut facilement devenir un lment sensible de la pratique de tout archiviste.
Les archivistes visent trouver le juste quilibre, dans le cadre de la lgislation
en vigueur, entre le droit au savoir et le respect de la vie prive.
Les archivistes veillent ce que la vie des personnes morales et des individus,
ainsi que la scurit nationale soient protges sans quil soit besoin de dtruire
des informations, surtout dans le cas des archives informatiques o leffacement
des donnes et la rinscription sont pratique courante. Les archivistes veillent au
respect de la vie prive des personnes qui sont lorigine ou qui sont le sujet des
documents, surtout pour celles qui nont pas t consultes pour lusage ou le sort
des documents.
riches en vnements qui ont rappel la fragilit des archives en cas de conflits arms
ou de catastrophes naturelles.
Si les premires penses lors de ces situations dramatiques vont vers les
populations civiles qui en sont les principales victimes, des voix slvent aussi pour
sauvegarder le patrimoine culturel dont les archives font partie intgrante. Ce nest jamais
cependant sans un certain malaise que les dbats se font pour valuer si et quand il
faut intervenir. Le faire trs tt peut donner limpression de se proccuper plus du sort
des papiers que de celui des humains, le faire plus tard peut mettre en pril lutilit
de la raction.
Premire question : faut-il ragir ? La rponse est oui, sans hsiter. Tenter de
sauver le patrimoine culturel mondial relve de notre devoir autant en tant qutre
humain partageant ce patrimoine qui fait la richesse de lhumanit quen tant
quarchiviste, seul professionnel habilit apporter notre expertise en ce domaine. On
a vu se crer des organisations comme Mdecins sans frontires, Journalistes sans
frontires et mme Clowns sans frontires, chacun apportant sa pierre ldification
dun monde meilleur. Les archivistes ont aussi leur champ de comptence faire valoir
et mettre la disposition de la communaut internationale.
Celle-ci sest dailleurs organise par lentremise du Comit international du
Bouclier bleu (CIBB)/International Committee of the Blue Shield (ICBS). Sappuyant
sur la convention pour la protection des biens culturels en cas de conflits arms adopte
La Haye le 14 mai 1956, le CIBB a t cr en 1996 par le Conseil international des
archives (CIA), le Conseil international des muses (ICOM), le Conseil international
des monuments et sites (ICOMOS) et la Fdration internationale des associations de
bibliothcaires et des bibliothques (IFLA) pour protger le patrimoine culturel menac
(CIBB 2004). Depuis lors, le CIBB prend position dans les conflits tels la guerre des
Balkans, la guerre en Irak ou lors de catastrophes naturelles comme les inondations en
Rpublique tchque lt 2002. En 1999, il a sembl que le premier protocole de La
Haye ntait plus suffisant pour protger adquatement le patrimoine et un deuxime
protocole fut adopt. Fort de lexprience des conflits rcents, le deuxime protocole
cherche, notamment, protger les biens culturels, dont les archives, contre toute
transformation ou changement dutilisation, de biens culturels visant dissimuler ou
dtruire des lments de tmoignage de caractre culturel, historique ou scientifique.
(UNESCO 2003)
Tout cela est bel et bon, mais il pourrait tre facile de se reposer sur cette
structure internationale et ne pas simpliquer lorsque les archives sont en pril. Pourtant,
nous pouvons faire quelque chose pour la sauvegarde du patrimoine culturel, soit en
soutenant les actions du CIBB, en participant la cration de comits locaux ou en
simpliquant activement dans les comits existants et en faisant adopter des rsolutions
dappui qui, sadditionnant les unes aux autres, dmontrent que le monde nest pas
indiffrent aux actions visant, directement ou par des dommages collatraux comme
nous disons maintenant, des biens culturels.
La destruction de documents compromettant : le cas de la Somalie, du sang
contamin, etc.
Il ny a pas que lors de conflits arms ou de catastrophes naturelles que des
archives sont dtruites ou falsifies. Les crises politiques ou financires amnent leurs
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la dchiqueteuse des mtres de documents est devenue un clich qui, comme tous les
clichs, contient la fois une part de vrit et une part dexagration. Les lgislations
archivistiques excluent en gnral de leur application les documents des membres des
Assembles nationales et les documents des partis politiques, ces derniers tant considrs
comme des archives prives. La difficult rside dans la diffrenciation entre les archives
publiques dcoulant des actions poses par le gouvernement et les documents privs
rsultant dactivits partisanes. Sans parler des documents crs en tant que membres
de lAssemble nationale et ce titre exclus de lapplication de la loi mais non dnus
dintrt pour comprendre le droulement des affaires.
Comment distinguer les uns des autres ? Comment sassurer que lon nlimine
pas les uns en voulant soustraire les autres du regard du nouveau titulaire de la fonction ?
Quel est le rle des archivistes en cette matire ? Lthique et les codes de dontologie
peuvent-ils nous tre dun quelconque secours ces moments cruciaux ? Cela fait
beaucoup de questions auxquelles nous tenterons de rpondre.
Savoir distinguer les documents publics des documents privs , diffrencier
ceux soumis la lgislation nationale de ceux qui en sont exclus nest pas une mince
affaire. Cest une responsabilit partage qui doit tre assume aussi par les archivistes.
Ceux-ci ont dabord la responsabilit dinformer les lus de leurs obligations en fonction
de la loi, ensuite de les aider bien lappliquer. Ce nest pas au lendemain de llection
qui voit un changement de gouvernement tre dcid par la population quil faut
agir mais tout au long du mandat du reprsentant du peuple. Ds aprs llection, les
archivistes doivent sensibiliser les nouveaux lus aux exigences de la Loi sur les archives
qui prvaut dans le pays ou la province en question et les aider mettre en place des
systmes dinformation performants qui leur permettront de grer de faon diffrencie
leurs documents publics et privs. Pendant toute la dure du mandat des lus, les
archivistes doivent les soutenir en matire de gestion de linformation de faon ce
que ces derniers aient le rflexe de faire appel eux en cas de doute avant dliminer
des documents. Avant une lection, les archivistes doivent prparer la documentation
qui pourra tre mise leur disposition au lendemain de llection. Si celle-ci marque
la fin du mandat dun lu ou dun parti, les archivistes doivent tre prts intervenir
en ritrant les rgles et en apportant le support pour leur application.
Lthique est en fait autant, sinon plus, du ct des lus et du personnel politique,
mais il est primordial que les archivistes adoptent aussi un comportement thique en
assurant la sauvegarde des documents publics, ainsi quen dnonant, le cas chant,
les destructions inconsidres.
Laccessibilit des archives
Le ncessaire quilibre entre laccessibilit des archives et la protection des
renseignements personnels
Le travail des archivistes en matire dacquisition et de diffusion des archives
fait de ceux-ci des intermdiaires entre deux approches de linformation : une qui la
peroit comme un bien commun rendre accessible et une autre qui la voit comme un
bien personnel protger. premire vue contradictoires, ces deux visions constituent
en fait les ples dun mme phnomne mettant, selon les circonstances, laccent sur
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le caractre social ou sur la nature prive des documents. Les diffrentes fonctions des
archivistes les amnent donc rechercher constamment lquilibre entre ces ples, en
tenant compte du contexte de la cration et de lacquisition de linformation, de mme
que des valeurs sociales et prives de cette information. (AAQ 1997, 12-13)
Les principes thiques inscrits dans le code de dontologie du CIA, particulirement au chapitre 7, et auxquels devraient souscrire les archivistes, les engagent dailleurs
tendre vers cet quilibre entre le droit de savoir et le respect de la vie prive. Le
paradoxe veut que ces deux principes soient protgs pour assurer la sauvegarde du
caractre dmocratique de nos socits.
Autant il est important que soit protg le droit des citoyens de conserver pour
[eux-mmes] [leurs] opinions politiques, religieuses, sociales et autres et le processus par
lequel il[s] les [ont] acquises (AAQ 1997, 13) autant il est essentiel de rendre accessible
linformation publique de manire
rendre le gouvernement plus transparent et, par consquent, plus responsable :
[] rvler et prvenir les extravagances ou le gaspillage ou les deux, [] rendre
les citoyens mieux mme de juger du rendement de leurs gouvernements et, par
consquent, en faire des lecteurs plus clairs ; [et finalement, ] concrtiser le principe voulant que linformation recueillie des fins publiques et paye par le peuple
appartienne au peuple. (Le commissaire linformation du Canada 1996, 3)
La valeur des renseignements personnels pour la socit
Les renseignements personnels revtent aussi un caractre social dont il convient
de tenir compte. La recherche en histoire sociale et la rdaction de biographies historiques
ne sont que deux exemples montrant lutilisation qui peut tre faite des renseignements
personnels.
La mmoire donne un sens et une identit aux personnes et aux socits : cette
mmoire est individuelle ou collective, slective et affective, volontaire et involontaire. Lindividu sollicite sa mmoire, y compris celle de ses liens avec la socit
[].Toute socit a besoin de se rappeler autant de ses personnalits notoires que
de lensemble de ses membres. Et cette mmoire collective, son tour, enrichit la
mmoire individuelle de chacun [] de ses membres. (AAQ 1997, 14)
Dans ce contexte, il faut trouver un quilibre entre le droit loubli dun individu
et le droit de la socit de connatre son pass non seulement par des abstractions
statistiques, mais par lillustration de comportements individualiss.
La directive europenne
Cet quilibre est prsent dans la Directive du parlement europen et du Conseil
du 24 octobre 1995 relative la protection des personnes physiques lgard du
traitement des donnes caractre personnel et la libre circulation des donnes
(Directive europenne) (Parlement europen 1995). Cette directive dfinit entre autres
les conditions gnrales de traitement et de transfert des donnes caractre personnel
entre les tats membres. Tout en affirmant limportance du respect de la vie prive, la
Directive fait une place importante lutilisation de linformation des fins historiques,
statistiques ou scientifiques, en plus de prendre en compte la protection naturelle accor-
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de aux donnes contenues dans des dossiers non structurs selon des critres relatifs
une personne et dont le traitement est entirement manuel.
La distinction entre dossiers structurs et non structurs constitue un premier
lment prendre en compte dans llaboration des mesures de protection mettre en
place pour garantir le respect de la vie prive.
Retracer des renseignements personnels, mmes isols, dans des dossiers informatiss
structurs selon des critres qui ne sont pas relatifs aux personnes, demeure
relativement facile grce aux fonctions de recherche des logiciels. Toutefois, retracer
manuellement ces mmes renseignements est presque irralisable compte tenu des
ressources dont disposent les organismes concerns. (AAQ 1997, 17)
Ces deux mesures, lexclusion des donnes personnelles non structures selon
des critres relatifs une personne et dont le traitement est entirement manuel et la
possibilit dutiliser des renseignements personnels des fins de recherche historique,
statistique ou scientifique, montrent comment la Directive europenne a vritablement
cherch tablir un quilibre entre le droit de lindividu loubli et le droit de la socit
davoir accs aux sources individuelles de son pass. Les diffrentes lgislations nationales devraient sinspirer de ces principes et les archivistes militer pour leur inclusion
dans les textes lgaux de leur pays respectif, si ce nest dj fait, ou leur respect sils y
apparaissent dj.
Le cas des donnes de recensement au Canada
Tous les historiens et les gnalogistes le savent, les donnes nominatives
de recensements regorgent de renseignements personnels rvlateurs dune socit.
Mais quoi de mieux pour comprendre la composition ou lvolution sociologique
dune famille, dun quartier ou mme dune ville que de dpouiller ces donnes ?
Connatre les professions exerces, les stratgies de survie domestique comme la prise
dun pensionnaire un hte payant comme on dirait ici le nombre de pices dont
est compos un appartement, font que les recensements fourmillent de petits dtails
anodins qui font le miel des chercheurs. Ils sont aussi, cest dans leur nature, remplis
de renseignements personnels. Devraient-ils de ce fait tre incommunicables et si oui,
pendant combien de temps ?
La lgislation canadienne avait trouv un quilibre et les donnes nominatives
de recensement taient accessibles au bout de 92 ans en vertu du Rglement sur la
protection des renseignements personnels2. Statistique Canada, agence gouvernementale
responsable des recensements, versait au bout des 92 annes rglementaires les donnes
nominatives des recensements aux Archives nationales du Canada qui les rendaient accessibles. Tout allait trs bien jusquen 1998. Cette anne-l, le responsable de Statistique
Canada, en accord avec le Commissaire la vie prive, refusait de verser les donnes
du recensement de 1906 des provinces de lOuest, arguant que le Premier ministre de
lpoque, Sir Wilfrid Laurier aurait fait une promesse aux Canadiens de conserver ces
donnes de faon confidentielle. Qui plus est, Statistique Canada voulait mme liminer
les donnes et, neut t de lintervention personnelle de lArchiviste national, Jean-Pierre
Wallot, ces informations auraient t perdues.
partir de l, les historiens, les gnalogistes et les archivistes se sont mobiliss
pour convaincre Statistique Canada et le Commissaire la vie prive de verser les donnes
aux Archives nationales du Canada comme le prvoit la lgislation actuelle. La bataille
fut longue et ardue. Lettres ouvertes aux journaux, lettres personnelles envoyes aux
dputs du gouvernement et de lopposition, rsolutions dappuis des socits historiques,
gnalogiques et darchivistes, rien ne fut nglig. Mais ladversaire tait coriace et tenait
sa version du respect de la promesse faite par Laurier aux fermiers de lOuest mme
si aucune trace de cette fameuse promesse na pu tre retrouve.
En 2002, des audiences publiques tenues dans plusieurs villes du Canada
permettent aux uns et aux autres de se faire entendre. Une firme est embauche pour
recueillir les tmoignages et des rsums des journes daudience sont publis sur le
Web. Cest en vain quon y cherche des tmoignages lappui de la thse de Statistique
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Canada qui, pensant adoucir sa position, avait accouch dune proposition voulant que
seuls ceux pouvant prouver un lien de parent ou un intrt particulier pour certaines
donnes nominatives puissent les consulter.
Au terme de la consultation, un rapport est remis recommandant le versement
immdiat des donnes de 1906 aux Archives nationales du Canada. Cela prendra
encore plusieurs mois avant que les donnes soient finalement transfres et rendues
accessibles.
Que peut-on en conclure et quel est le lien entre cette histoire et le thme de
notre confrence ? Premirement, que dans ce cas lArchiviste national du Canada a fait
face une agence gouvernementale qui refusait de respecter la lgislation concernant
laccs linformation. En loccurrence le comportement thique de lArchiviste national
ne fait pas de doute. Deuximement, quune personne seule ne peut changer les choses
quel que soit son statut et son importance. La communaut tout entire sest mobilise
pendant quatre longues annes pour faire flchir Statistique Canada et le Commissaire
la vie prive qui se rfugiaient tous deux derrire une position qui, premire vue,
pouvait sembler empreinte du respect d la vie prive. Troisimement, quune bataille
nest jamais vritablement gagne puisquil semble que la mme situation soit en train
de se produire pour le recensement de 1911.
Les archives judiciaires : le cas des plumitifs lectroniques
Les archives judiciaires posent un autre problme de conscience important.
Comment concilier la transparence ncessaire ladministration de la justice et la
protection des personnes mises en cause ? Il ne sagit pas l dun dbat facile rgler et
chaque pays trouve la rponse qui lui convient le mieux. Il nen reste pas moins que,
pour que les citoyens aient confiance dans leur systme judiciaire, il faut quil y ait non
seulement justice mais apparence de justice, ce qui prsuppose une transparence non
seulement au moment o la justice est rendue mais aussi dans les archives judiciaires.
Au Qubec, par exemple, la Loi sur laccs aux documents des organismes publics et
sur la protection des renseignements personnels ne sapplique pas aux tribunaux.
[] [L]es documents des tribunaux sont facilement accessibles, grce au rle jou
par les tribunaux judiciaires dans notre systme parlementaire et de la publicit
ncessaire pour garantir lindpendance de la magistrature. Ainsi, seuls certains
cas trs limits prvus par la loi sont ferms la consultation, notamment ceux des
adoptions et des dossiers rgis par la Loi sur les jeunes contrevenants et la Loi sur
la protection de la jeunesse. (Kolish 1992, 139)
Non seulement les dossiers mais galement les plumitifs sont donc accessibles en tout
temps, que les documents soient dans les palais de justice ou aux Archives nationales.
Peu aprs lentre en vigueur du nouveau Code civil du Qubec, le 1er janvier
1994, une vague de fond en faveur de la protection de la vie prive amenait le ministre
de la Justice, proposer une modification importante au principe de la transparence
de la justice. Le ministre de la Justice annonait son intention dadopter une directive
concernant le retrait des dossiers des personnes acquittes ou absoutes des fichiers publics
(les plumitifs) informatiss. Le projet prvoyait que cette mesure serait facultative et
que les personnes dsireuses de laisser leur nom figurer au registre informatis puissent
demander que linformation qui les concerne continue dtre accessible. De plus, la
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directive ne visait que les plumitifs informatiss, les dossiers continuant de demeurer
accessibles. LAssociation des archivistes du Qubec (AAQ) a tout de suite ragi en
envoyant au ministre une lettre le mettant en garde contre une telle modification du
principe daccessibilit et de transparence.
Bien que les archivistes comprennent la discrimination dont pouvaient faire
lobjet des personnes acquittes ou absoutes, il nous semblait de notre devoir de faire
valoir lintrt suprieur de la transparence de la justice sur le respect de la vie prive.
Les problmes dcoulant de ce projet de directive nous semblaient nombreux : aucune
leve de la confidentialit ntant prvue, les donnes seraient restes confidentielles
pendant 150 ans, dure de la confidentialit des donnes nominatives lpoque. De
plus, rien ntait prvu concernant les donnes dj verses aux Archives nationales
du Qubec.
Finalement, le ministre de la Justice adoptait, en juin 1998, une directive
prvoyant que les plumitifs informatiss resteraient publics. Une disposition permettait
cependant aux personnes acquittes ou absoutes qui le dsirent, de demander ce que
leur nom soit rendu inaccessible. En vertu de la directive adopte, les journalistes, sur
preuve de leur profession continuent davoir accs aux informations confidentielles et les
recherches des fins statistiques, historiques ou sociologiques sont permises, de mme
que la publication des informations recueillies au cours de leur recherche. De plus, cette
directive se limite aux registres et relevs informatiss en matire criminelle tenus par
le ministre de la Justice et ne concerne pas les dossiers eux-mmes, qui continuent
dtre accessibles en tout temps.
La seule intervention des archivistes nest sans doute pas responsable du recul
du ministre mais elle a tout de mme mis en lumire un problme dquilibre entre
le respect de la vie priv et la transparence de la justice. Les archivistes doivent intervenir lorsquils souponnent que cet quilibre est mis en pril par une action de leurs
gouvernants.
Les registres de ltat civil et la gnalogie
Autre exception la Loi sur laccs, les registres de ltat civil. Depuis larrive des
Franais au 17e sicle, lglise et ltat avaient tenu, de faon parallle, des registres dtat
civil naissance, mariage et dcs dun ct, baptme, mariage et spulture de lautre.
Ces registres taient accessibles sans restriction. Pour preuve, lInstitut gnalogique
Drouin, firme se spcialisant dans la constitution darbres gnalogiques, avait fait,
dans les annes 1940, le tour des paroisses pour microfilmer les registres de catholicit
et la Socit gnalogique de lUtah tait installe, depuis 1984, dans les locaux des
Archives nationales du Qubec pour microfilmer les registres de ltat civil et des greffes
de notaires dposs aux Archives nationales du Qubec. Tout cela se faisant sans que
quiconque y voit un problme pour la protection de la vie prive.
Les registres et les actes de ltat civil taient alors rgis par deux articles du
Code civil du Bas-Canada, le premier faisant exigence aux dpositaires des registres de
dlivrer des extraits toute personne en faisant la demande3, le deuxime assurant leur
authenticit. La doctrine et la jurisprudence [taient] [] unanimes sur ce point et
[justifiaient] le caractre public des actes et registres de ltat civil par lintrt des tiers,
lintrt social mme, connatre la condition civile des personnes, notamment pour
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la scurit des transactions faites avec elles (Loranger 1873, 339). De ce caractre public
dcoulait le droit pour toute personne den obtenir un extrait, cest--dire une copie
intgrale dun acte. Comme il sagit dun droit absolu pour celui qui le demande, il
na mme pas besoin de dire lintrt quil a ni de rendre compte du motif qui le lui
fait demander. (Lavigne 1999, 47)
Arrive 1994 et lentre en vigueur du nouveau Code civil du Qubec. Celui-ci
cre un nouvel organisme, le Directeur de ltat civil qui, seul, a dsormais lautorit de
grer les registres de ltat civil qui eux, sont subitement rendus inaccessibles pendant
90 ans. Les recherches gnalogiques portant sur tout le XXe sicle deviennent alors
pratiquement impossibles. Alarms, les gnalogistes sorganisent. La source est-elle
tarie pour les gnalogistes et autres chercheurs demandent-ils dans un mmoire dpos
lors daudiences publiques tenues sur la rforme du Code civil du Bas-Canada ? Ce
quoi le ministre de la Justice rpond en manifestant une certaine ouverture pour
la recherche dintrt scientifique ou gnalogique en autant que le respect de la vie
prive des citoyens soit assur.
Que sest-il donc pass pour que la situation se renverse ainsi ? La premire
tape de ce processus est ladoption, en 1975, de la Charte des droits et liberts de la
personne par le gouvernement du Qubec. Larticle 5 de la Charte tablit le droit de
toute personne au respect de sa vie prive. la mme poque, les travaux de lOffice de
rvision du Code civil du Bas-Canada se mettent en branle. Celui-ci conclut rapidement
la ncessit dinformatiser la tenue des registres, et sinquite, du mme souffle, des
dangers de cette mcanisation sur la protection des renseignements personnels.
Si le souci de lefficacit commande la mcanisation du systme de ltat civil, en
revanche, il importe de protger le citoyen contre linvasion de sa vie prive menace
par le pouvoir de lordinateur. (ORCC 1978b, 15) Un premier projet de Code civil
modifi intgre ces proccupations en limitant ceux qui le justifient de leur intrt,
lobtention dune copie dun acte tout en laissant une porte ouverte lutilisation des
donnes des fins de recherches historiques et dmographiques. Lintrt justifier
comprend non seulement lintrt individuel, mais lintrt familial et lintrt de celui
qui a t nomm mandataire. (ORCC 1978a) Les commentaires du Comit de ltat
civil de lOffice de rvision du Code civil allaient plus loin en ajoutant : Ainsi, certains
historiens, dmographes ou autres chercheurs peuvent avoir besoin de consulter les
actes de ltat civil. (ORCC, Comit de ltat civil 1973, 42)
Afin de rtablir un certain quilibre, le Directeur de ltat civil signe,
avec la Fdration qubcoise des socits de gnalogie, un protocole dentente
permettant tout membre dune socit de gnalogie ayant personnellement adhr
ce protocole dobtenir une copie de lacte dtat civil (sauf ceux relatant les cas
dadoption, de changement de nom ou de sexe) en justifiant sa position par lintrt
dmontr pour obtenir linformation tel que le prescrit larticle 148 du Code civil du
Qubec. (Racine 1999, 39-40)
Le chercheur doit cependant sengager ne pas publier les rsultats de ses recherches
et ne pas les communiquer ni les utiliser de manire nuire la rputation de tiers
ou leur causer prjudice (Racine 1999). Cette solution ne satisfait pas entirement les
gnalogistes qui veulent continuer de publier les rsultats de leurs recherches.
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donn leur nature, il est peu probable que de tels documents soient verss aux Archives
nationales. Reste les documents dont la Loi sur laccs prvoit la dure de la restriction,
comme les analyses produites loccasion dune recommandation faite dans le cadre
dun processus dcisionnel (article 39, 5 ans) ou les mmoires de dlibration dune
sance du Conseil dadministration (article 34, 15 ans). Pour ceux dont la Loi sur
laccs ne prvoit pas de dure de non-communication, la Loi sur les archives prend le
relais et prvoit une priode maximale de 100 ans de la date du document ou 30 ans
du dcs de la personne concerne, sauf dans le cas de documents concernant la sant
qui doivent tre protgs durant 100 ans.
Cest pour ces archives publiques4 ou prives5 que des problmes thiques se
posent. Il faut, la fois favoriser laccs de tous aux archives et respecter la lgislation
nationale. Les documents qui taient accessibles sans restrictions jusqu ladoption
de la Loi sur laccs en 1983 se mettent tre soudainement suspects de receler des
informations tombant sous le coup de restrictions. Larticle 19 de la Loi sur les archives
qui se veut une possibilit douverture pour les documents dont la Loi sur laccs ne
prvoit pas de dure maximale de restriction, peut devenir une justification de garder
inaccessibles des documents par ailleurs inoffensifs. Le danger devient alors l autocensure , que la peur de rendre accessibles des documents qui ne devraient pas ltre
mne refuser laccs des documents qui seraient, sinon, accessibles. Le danger,
sil demeure potentiel, nen est pas moins important. Pour linstant, cest surtout la
crainte de la prsence dventuels renseignements nominatifs qui a pos problme.
LAssociation des archivistes du Qubec a donc milit, avec succs, pour que soit permise
la communication de documents contenant des renseignements confidentiels sils ne sont
pas structurs selon des critres relatifs une personne. Le chercheur doit cependant
respecter le caractre confidentiel des renseignements recueillis.
Au-del des textes lgislatifs qui doivent faire lobjet dinterprtation, ladministration peut aussi lancer des messages trs clairs ses fonctionnaires favorisant soit
la libralit ou au contraire la fermeture des archives. Quel est le devoir moral dun
archiviste lorsque la hirarchie tend restreindre la communication de documents
dont il sait en son me et conscience quils devraient tre libres daccs ? Sil est facile
de discourir sur lattitude adopter, il est autrement plus difficile dadopter dans une
salle de consultation une attitude dont on craint, tort ou raison, quelle nous attire
des ennuis. Il ne sagit pas non plus de prner la dsobissance civile ou de jouer aux
hros. Les archivistes, en tant que gardiens de la mmoire, doivent cependant prendre
conscience de la responsabilit qui leur incombe de dnoncer les abus et de militer pour
une accessibilit plus gnrale aux archives. Les associations professionnelles devraient,
cet gard, exercer un leadership. Il est plus efficace pour un groupe de professionnels
de dfendre collectivement une attitude douverture que pour un archiviste seul de mener
le combat. Cest ce qua fait lAssociation des archivistes du Qubec (AAQ) lorsquil est
apparu que la Loi sur le secteur priv posait des contraintes importantes la communication des archives. Il ne faut toutefois pas se cacher derrire linertie collective pour ne
pas ragir individuellement devant une injustice. Communiquer ou non un document
procde de lexercice dun pouvoir et chaque tape de lexercice du pouvoir engage
la responsabilit individuelle. (Combe 1994, 167)
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alors leur juridiction en matire daccs ? Les archivistes uvrant dans les services
nationaux darchives sont-ils prpars pour assumer de telles responsabilits ? De plus,
le temps consacr lanalyse de ces demandes ne risque-t-il pas de faire cruellement
dfaut aux oprations proprement archivistiques que sont lacquisition, le traitement,
la diffusion et la conservation des archives ? Ces questions sont srieuses et mritent
quon sy attarde.
Premirement, en ce qui concerne lindpendance des Archivistes nationaux face
leur gouvernement, la rponse se trouve dans chaque lgislation darchives. Il serait surprenant nanmoins que lArchiviste national soit un fonctionnaire nomm par lensemble
des membres de lAssemble nationale et jouisse dune indpendance aussi grande quun
commissaire linformation quel que soit le nom attribu cette fonction. On peut aussi
sinterroger sur les consquences, pour les versements de documents sensibles , du
pouvoir accord aux Archives nationales de rendre accessibles des documents tombant
sous le coup de restrictions la consultation. Surtout si les services versants ne sont
pas consults ou ne le sont qu titre indicatif. Si le service national darchives est peru
comme trop libral , les organismes producteurs peuvent contourner le problme en
tarissant la source et retardant ou boycottant les versements. Si les Archives nationales
suivent trop aveuglment les recommandations du service versant, on en revient aux
problmes numrs plus haut quant limpartialit et la lgitimit de leur avis.
De plus, les archivistes se verraient alors dans lobligation de questionner les
chercheurs sur les motivations de leur demande de consultation. Est-ce l leur rle ?
Dans certains cas, la lgislation actuelle force les archivistes le jouer mais est-ce l leur
souhait ? Se sentent-ils laise avec cet aspect de leur travail ? Sans compter le temps
pass analyser les demandes de drogations alors que tant de travail reste faire en
matire de traitement.
Reste la troisime option, lorganisme indpendant qui jouit dune plus grande
autonomie face au gouvernement et dont le mandat est justement lapplication des lois
garantissant laccs linformation gouvernementale. Ces organismes, qui font rapport
lAssemble nationale ou autre Chambre des dputs quel quen soit son nom, sont les
chiens de garde de laccessibilit des documents et devraient avoir aussi juridiction sur
les documents darchives qui tombent sous le coup des exceptions la rgle gnrale
daccessibilit. Leur indpendance daction face au gouvernement est protge du fait
que leur responsable est nomm non pas par le ministre responsable de lorganisme
mais par lensemble des dputs et cest devant lAssemble nationale quil dpose son
rapport. Impartial, puisquil nest pas le producteur des archives, lorganisme indpendant
jouit dune grande crdibilit et ses fonctionnaires acquirent une solide expertise en
la matire.
Par ailleurs, tout renvoyer un organisme tiers risque dentraner des dlais
incompatibles avec les besoins de la recherche. La mise en place dun processus dappel
vers un organisme indpendant, de dcisions rendues par le gardien ou le producteur
des archives peut constituer un compromis intressant.
Le recours aux demandes de drogation doit cependant demeurer lexception et
non la rgle. Pour ce faire, la lgislation entourant la communication des archives devrait
tre la plus librale possible et son application jouer en faveur de la communicabilit
des documents.
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Les limites des gains sont donc tablies : certains dossiers sont accessibles mais
il demeure impossible pour les chercheurs de communiquer, de publier ou de diffuser
les informations personnelles trouves au cours de leur recherche. Le chercheur peut-il
se tourner vers un autre organisme pour obtenir cette autorisation sil ne peut obtenir
celle de la personne concerne ? La rponse est oui et non. La Commission daccs
linformation peut en effet accorder une personne qui en fait la demande par crit,
lautorisation de recevoir des fins dtude, de recherche ou de statistique, communication de renseignements nominatifs contenus dans un fichier de renseignements
personnels sans le consentement des personnes concernes, si elle est davis que :
1 lusage projet nest pas frivole et que les fins recherches ne peuvent tre atteintes
que si les renseignements sont communiqus sous une forme nominative ;
2 les renseignements nominatifs seront utiliss dune manire qui en assure le
caractre confidentiel. (L.R.Q. c. A-2.1, art. 125)
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laccs aux archives ds leur cration. Aider les citoyens avoir accs linformation
gouvernementale, et ce, tous les stades du cycle de vie des documents, constitue aussi
un devoir des archivistes.
NOTES
1. La Convention de lUNESCO concernant les
mesures prendre pour interdire et empcher
limportation, lexportation et le transfert de
proprit illicites des biens culturels (1970)
et la Convention dUNIDROIT concernant les
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BIBLIOGRAPHIE
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