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de documents numriques
prpars par
les arpenteurs-gomtres
par
Marc Gervais Ph.D., a.-g.
Professeur rgulier, Dpartement des sciences gomatiques
Universit Laval (Qubec)
et
Sylvain Sncal, Ph.D.
Professeur associ, Dpartement dhistoire
Universit Laval (Qubec)
FORMATION CONTINUE
ORDRE DES ARPENTEURS-GOMTRES DU QUBEC
MARS 2005
Objectifs gnraux de la formation :
Cette formation vise atteindre les objectifs gnraux suivants, soit connatre et
comprendre :
1.
2.
3.
4.
Partie 3
Partie 4
Droulement de la formation :
Heure de
dbut
Temps
consacr
9h00
15 min.
9h15
75 min.
Pause
3. Obligations juridiques en matire de gestion documentaire
(Marc Gervais)
10h30
15 min.
10h45
75 min.
12h00
90 min.
13h30
80 min.
Pause
5. tude et analyse de cas pratiques
(Marc Gervais)
14h50
15 min.
15h05
85 min.
Fin de la formation
16h30
Sujets
Avertissement
Justifications de la formation
Caractristiques de la pratique de la.-g. :
Fabrication et gestion de documents.
Soumise un cadre lgislatif gnral.
(Ex. : Code civil).
Soumise un cadre lgislatif spcifique.
(Ex. : Rglement sur le greffe).
Au prise avec larrive du numrique.
Au prise avec des problmatiques nouvelles.
INTRODUCTION
Dans sa pratique quotidienne, le cadre juridique de larpenteur-gomtre est
intimement li au cycle de vie dun document et, par ricochet, la gestion documentaire.
Son domaine exclusif est dailleurs bas sur la cration de documents ayant une ou
plusieurs fonctions spcifiques. Le lgislateur lui accorde lexclusivit de la confection
de plans, de procs-verbaux, de rapports, de descriptions techniques de territoires, de
certificats de localisation et de tous documents () ou aux compilations de lots ou de
parties de lots, ainsi qu' la reprsentation cartographique de territoire aux fins
susdites 1. Si la loi rserve la cration de certains types de document larpenteurgomtre, ce dernier doit, en contrepartie, en assurer une gestion adquate.
Le greffe de larpenteur-gomtre constitue demble la pierre angulaire de la gestion
documentaire laquelle il est tenu. Le greffe de larpenteur-gomtre doit tre considr
comme faisant partie du patrimoine qubcois et ltat a dailleurs lgifr dans le but
den assurer la prennit2. Sans quil en soit toujours pleinement conscient, larpenteurgomtre assume de lourdes responsabilits en matire de gestion documentaire et de
diffusion dinformations, lesquelles obligations trouvent leur source parfois dans les lois
ral
n
G
Systmes de gestion
et intgrit des documents
tude et analyse
de cas pratiques
sp
cif
iqu
e
Obligations juridiques en
matire de gestion documentaire
Cette formation sera donc prsente sous la forme dun entonnoir. Dabord, dans une
premire partie, il sera expos les grands fondements de la gestion documentaire et les
principales lois qui la rgissent au Qubec. La deuxime partie reposera sur le cadre
lgislatif plus spcifique larpenteur-gomtre de manire prsenter un inventaire de
ses principales obligations en matire de gestion documentaire. On y verra notamment la
grande importance que revt la notion dintgrit. La troisime partie prsentera les
fondements dune pratique documentaire apte garantir cette intgrit dans le cours des
activits quotidiennes dune entreprise. On y parlera notamment de systme de gestion
documentaire. Finalement, la quatrime et dernire partie prsentera quelques cas
concrets et questions fondamentales auxquels est confront larpenteur-gomtre dans sa
pratique quotidienne.
PARTIE I
PAR
10
1.1
11
INTRODUCTION
1.2
12
Deux types de dfinitions complmentaires doivent tre mises de lavant quand nous
traitons du document : une dfinition qui le qualifie par ses fonctions, son utilit et une
seconde qui sattache sa structure, sa composition. La premire, lie la valeur des
documents, est ncessaire afin de comprendre pourquoi des pratiques de gestion
documentaire doivent tre appliques au document. La seconde est utile afin de
comprendre comment on peut appliquer concrtement ces pratiques, particulirement
dans le monde lectronique.
Le document est ainsi une curieuse chose. Il est d'abord un objet matriel qui doit tre
produit, selon des formes bien souvent prescrites par les lois et rglements, tre
transport, entrepos, reproduit, protg, etc. Ce sont diffrents gestes qui font partie des
pratiques de gestion documentaire. Par ailleurs, parce qu'il possde une valeur, il devient
une ressource et toute ressource se doit d'tre bien gre et protge d'abord, pour en tirer
ensuite le maximum de bnfices. La gestion documentaire est ainsi un ensemble de
pratiques de gestion appliques des objets documentaires qui trouve sa raison d'tre
dans la valeur que l'on accorde aux documents.
Dans la littrature, on rencontre ainsi des types de dfinition du document qui, soit
mettent l'accent sur l'utilit des documents et donc leur valeur o encore des dfinitions
plus pratiques, associes la composition mme, la structure du document. Ces deux
types de dfinition ne doivent pas tre vues comme antagonistes mais complmentaires.
L'une s'attache dcrire l'objet, l'autre sa fonction. C'est ce que nous verrons maintenant.
13
Document institutionnel
(VALEUR)
z
z
z
z
La valeur d'un document est directement lie sa fonction dans un processus de travail
o une activit courante. Par exemple, engager quelqu'un, ncessite la production d'une
srie de documents indispensables cet engagement. Ce geste se doit d'tre par ailleurs
document des fins juridiques. En fait, le document permet de raliser des activits.
Quelquun qui produit un document le fait afin de faire quelque chose. Il ne cre pas un
document darchives, un document lgal, ni mme un document administratif. Il pose un
geste : engager quelquun, accuser rception dune demande, payer un fournisseur, etc.
Cet individu est dabord et avant tout concern par sa propre capacit produire un
document lui permettant d'agir selon son intention au bon moment et en conformit des
processus et rgles daffaires au sein desquels il opre.
Cette valeur provient, comme toute valeur ajoute, du travail. Aussi, plusieurs
documents possdent-ils plusieurs valeurs: valeur lgale, financire, administrative, de
rfrence, valeur historique et mme patrimoniale. Ces valeurs ne sont toutefois pas
individuelles. On ne parle pas d'un document ayant une valeur financire, lgale juste
pour un individu. Les documents sont au coeur de la ralisation des processus de travail.
Cest donc de l que les documents tirent leur valeur et la ncessit de leur gestion
sexplique par leur grande utilit au sein des activits d'une entreprise. Les documents
possdent donc une valeur pour une organisation et non uniquement pour les individus
qui les utilisent. Ce sont des documents institutionnels.
Ainsi, selon le Cadre de rfrence gouvernemental en gestion intgre des documents
du gouvernement du Qubec (CRGGID), les documents institutionnels sont des
documents crs, reus et prservs titre de preuve et d'information par une personne
physique ou morale dans l'exercice de ses obligations lgales ou la conduite de son
activit. Cette dfinition marque le territoire couvert par la gestion documentaire, celui
de l'ensemble des documents utiliss par une entreprise.
Il est noter que ce que l'on appelle les documents de travail sont ceux qui ne
renferment pas dobligations lgales pour un organisme mme sils peuvent avoir des
implications lgales. Ils ne font pas lobjet dune revue de gestion formelle ou encore
14
dun audit. Il s'agit d'un document transitoire ne pas confondre avec une version d'un
document institutionnel. Il peut s'agir ainsi de notes de travail, bauches de rapports,
notes informelles de runion, etc.
Documents
produits
Documents
acquis
Documents
reus
(poste, bureaux,
tlcopies, courriel)
(bibliothque)
Documents
protgs ou
confidentiels
Documents
publis
(Internet)
(intranet et extranet)
Documents
de rfrence
Documents
diffuss
Documents de
transaction
Documents
changs
Messages
Autres
documents
administratifs
Gouvernement du
Qubec Conseil du Trsor
Ingnierie documentaire
1998
Les documents produits, reus ou encore acquis peuvent tre regroups sous certaines
catgories. Une catgorie est un ensemble de divisions prtablies relatives la fonction
des documents et leur valeur. Il s'agit donc d'ensembles de documents qui ont des
fonctions diffrentes en regard des processus de travail. Cette distinction est intressante
car elle permet de regrouper des documents prsentant un mme caractre gnral en vue
de les traiter selon leurs besoins de gestion particuliers: gestion des accs, conservation,
production, etc. Les catgories de documents, mme si elles sont utiles afin de regrouper
des types de documents particuliers, servent surtout identifier des utilisations diffrentes
des documents. En consquence, il n'y a pas de frontire tanche entre les diffrentes
dfinitions retenues.
Elles visent essentiellement cerner une problmatique
documentaire particulire, une clientle affecte par cette problmatique et les types de
documents impliqus.
Les documents dune entreprise sont majoritairement produits par elle ou encore reus
de ses fournisseurs et partenaires via le courrier traditionnel ou lectronique, les fax ou
autres moyens semblables. Un certain ensemble dont nous devons tenir compte est aussi
acquis par lentreprise, que ce soit sous forme dachat de livres, manuels, normes, etc. ou
encore dabonnement des priodiques de toutes natures. Lensemble le plus vaste, et de
loin, est celui des documents produits. Ces derniers peuvent alors tre des documents
publis, c'est--dire destins une publication. Ils sont alors diffuss sur Internet ou
encore ils sont soumis au dpt lgal en vertu des obligations associes la Loi sur la
Bibliothque nationale du Qubec.
Lautre sous-ensemble des documents produits (le plus vaste) est celui qui recouvre les
documents protgs ou confidentiels, cest--dire les documents utiliss couramment dans
lentreprise afin de raliser les diffrentes tches. Ces documents peuvent se retrouver
15
sur les rseaux locaux, lintranet de lentreprise ou encore les extranets. Ils ne sont
gnralement accessibles qu'au personnel qui a obtenu l'autorisation explicite d'y accder.
Ces documents produits pour usage interne peuvent leur tour tre considrs comme des
documents diffuss, c'est--dire mis la disposition de tous pour leur valeur d'information
gnrale ou de rfrence (documents d'information courante, bulletin, note interne,
archives, documents de rfrence courants, etc.). Ils peuvent aussi tre des documents
changs entre individus dans le cadre des activits courantes de l'entreprise, c'est la trs
vaste majorit des documents produits.
un formulaire web
z
Les pratiques de gestion documentaire que l'on se doit d'appliquer aux documents sont
dtermines par leur utilisation dans les processus de travail et donc, ultimement, par
leurs valeurs. Savoir comment appliquer de telles pratiques, et particulirement dans le
monde numrique, ncessite une dfinition du document qui fait appel sa composition
afin de dterminer sa nature et sa porte en tant qu'objet des pratiques de gestion
documentaire.
La Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (LCCJTI) fait
une place centrale au concept de document. Elle apporte une dfinition de celui-ci qui
l'identifie comme un objet "dlimit et structur" sans rfrence une valeur particulire :
Un document est constitu d'information porte par un support. L'information y est
dlimite et structure, de faon tangible ou logique selon le support qui la porte, et
elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut tre
rendue au moyen de tout mode d'criture, y compris d'un systme de symboles
transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre systme de symboles 3.
Art. 3 1er al., Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation (L.R.Q., chapitre C-1.1).
16
On prend aussi en compte le fait que, de nos jours, beaucoup de documents sont
produits partir de banques de donnes. Plutt que de poser des gestes directement sur
les documents, il est possible de considrer une banque de donnes comme si elle tait un
document en tant que tel et de lui appliquer directement un certain nombre de pratiques
de gestion documentaire sans pour autant ncessiter la production de chacun des
documents singuliers (conserver l'ensemble des donnes de paie et la capacit de gnrer
chacune de celles-ci plutt que produire chacun des registres de paie et de lui appliquer
ensuite des rgles de gestion documentaire).
Pour l'application de la prsente loi, est assimile au document toute banque de
donnes dont les lments structurants permettent la cration de documents par la
dlimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite 4.
De la mme faon, un document peut tre considr comme un objet dcomposable.
Le tout du document est dcomposable en des parties relies entre elles de faon
maintenir le caractre unique et dlimit qui constitue lensemble matriel en document.
Cette caractristique est particulirement intressante afin daugmenter lefficacit de
production (rapidit, uniformit, conomie) et de gestion des documents ainsi que
lefficacit dexploitation du contenu.
De plus, chacune des parties dun document peut tre conserve de faon rpartie entre
divers quipements et disperse gographiquement dans la mesure o le lien entre
chacune des parties est maintenu. Pensons aux bons de commandes sur Internet, qui sont
bien souvent la mise en relation entre un blanc de formulaire rempli par le client lcran
et qui rside sur un serveur particulier et les donnes insres par celui-ci et le fournisseur
de services qui se trouvent sur un ou plusieurs autres serveurs. Selon un tel exemple, le
bon de commande produit peut tre considr quivalent lensemble des lments
rpartis mais productibles sur demande.
Un document technologique, dont l'information est fragmente et rpartie sur un ou
plusieurs supports situs en un ou plusieurs emplacements, doit tre considr comme
formant un tout, lorsque des lments logiques structurants permettent d'en relier les
fragments, directement ou par rfrence, et que ces lments assurent la fois
l'intgrit de chacun des fragments d'information et l'intgrit de la reconstitution du
document antrieur la fragmentation et la rpartition 5.
4
5
17
COMPOSITION du document
Support
Contenu
Structure logique
Prsentation
Mtadonnes
BD
Prsentation
Structure
Contenu
Mt
ado
nn
es
BD
Support
Lorsque lon crit la main sur une feuille de papier, une seule personne se trouve
produire et assembler du mme coup toutes ces composantes. Dans lenvironnement
lectronique, chacune de ces composantes peut tre produite indpendamment et elles
peuvent tre assembles automatiquement et sur demande si ncessaire.
Ce qui distingue le document de l'information c'est que le document est un ensemble
d'informations auxquelles un travail a t ajout, c'est--dire une structuration du contenu
(et parfois du support). Cette structuration ajoute l'information quelque chose, une
forme prescrite (par l'entreprise, par les lois et rglements, etc.) qui lui confre un pouvoir
et une porte que l'information n'a pas d'emble. Par exemple, le texte d'un procs-verbal
contient de l'information sur ce qui s'est dit en runion. Le procs-verbal structur dans
les formes adquates, (gabarits, signatures, dates, etc.) ajoute un poids lgal ces
dlibrations en lui donnant un caractre dcisionnel que le seul contenu informationnel
ne possde pas. L'information peut ici avoir une valeur lgale (c'est pour cette raison
18
qu'elle est gre), le document la concrtise. Cette dfinition du document prvaut sur
toutes les autres que l'on retrouve formules dans les autres lois provinciales6.
Un document c'est
acte, annales, annexe, annuaire, arrt en conseil, billet,
bottin, brevet, bulletin, cahier, carte, catalogue, certificat,
charte, chque, constat d'infraction, dcret, dpliant,
dessin, diagramme, crit, lectrocardiogramme,
enregistrement sonore, magntoscopique ou informatis,
facture, fiche, film, formulaire, graphique, guide, illustration,
imprim, journal, livre, livret, logiciel, manuscrit, maquette,
microfiche, microfilm, note, notice, pamphlet, parchemin,
pice, photographie, procs-verbal, programme,
prospectus, rapport, rapport d'infraction, recueil et titre
d'emprunt.
Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (art. 71)
19
z
z
1982
z Loi sur l'accs aux documents des organismes publics
1983
z Loi sur les archives
1997
z Travaux du chantier en Ingnierie documentaire Secrtariat du
Conseil du Trsor (1997-2001)
1998
z Politique qubcoise de l'autoroute de l'information
2002
z Loi concernant le cadre juridique des technologies de
l'information
z Cration de la norme ISO 15489 Records Management
z Travaux du Cadre de rfrence gouvernemental en gestion
intgre des documents (CRGGID) Secrtariat du Conseil du
Trsor et Archives nationales du (2002-2004)
2004
z Comit sur la conservation long terme des donnes et
documents gouvernementaux (Qubec)
Les premires lois du domaine avaient pour souci la protection de la vie prive et de la
confidentialit des documents avec larrive de la Loi sur laccs aux documents des
organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et celle du
patrimoine documentaire du Qubec avec la Loi sur les archives. Ces deux lois agissent
donc dans le domaine de la conservation des documents et de leur accs.
Nous assistons depuis quelques annes une extension du cadre rglementaire
touchant la gestion documentaire du fait de la prise en compte de la prsence de plus en
plus grande du numrique et des possibilits quil offre dans le contexte dInternet. En
1998, le gouvernement qubcois se dote dune Politique qubcoise de l'autoroute de
l'information. Ce plan met de l'avant toutes les dimensions impliques dans la mise en
place d'une infrastructure d'change d'informations, de biens et de services avec les
citoyens au moyen des nouvelles technologies de l'information. Ltat se donne alors un
plan d'action en matire de mise en place de l'autoroute de l'information : L'inforoute
gouvernementale - Pour mieux servir les citoyens et les entreprises. Il est la contribution
de l'administration publique la Politique. Les activits de gestion lectronique de
l'information ont t identifies comme stratgiques la russite de la mise en place de
l'autoroute de l'information gouvernementale et particulirement dans les activits
d'encadrement et de soutien administratifs aux activits de transactions lectroniques
entre ministres et organismes et avec les citoyens. C'est ce qui a dtermin la mise en
place du Chantier en ingnierie documentaire du gouvernement du Qubec. Ce chantier a
permis d'laborer les principes de base d'une saine gestion lectronique des documents
gouvernementaux.
Dans un contexte transactionnel lectronique s'ajoutent de nouvelles fonctions alors
que les anciennes ne se pratiquent plus de la mme faon. Aussi l'environnement lgal
20
associ la validit juridique des documents lectroniques ainsi que leurs modalits de
gestion, leur accs, la protection du droit d'auteur, leur reproduction change. Cest donc
afin doffrir un balisage juridique au domaine de plus en plus croissant de la transaction
lectronique que la LCCJTI trouve sa place.
En rponse aux exigences de celle-ci et dans la continuit des travaux du chantier en
ingnierie documentaire, le Cadre de rfrence gouvernementale en gestion intgre des
documents (CRGGID) a t mis sur pied. Sa contribution principale consiste dans
llaboration dun cadre permettant la mise en place dun processus denregistrement des
documents institutionnels du gouvernement qui soit conforme aux prescriptions de la
LCCJTI.
Tout rcemment, la problmatique de conservation long terme des documents
gouvernementaux sest prsente comme un incontournable la prservation aussi
longtemps que ncessaire de documents numriques juridiquement valides. Pour cette
raison, les Archives nationales du Qubec, en association avec la Bibliothque nationale
du Qubec, ont mis sur pied un comit devant envisager les moyens dune conservation
long terme scuritaire et efficace. Ces travaux devraient se prolonger jusquen 2006.
LOIS et RGLEMENTS
Loi sur laccs aux documents des
organismes publics et sur la
protection des renseignements
personnels
Loi sur les archives
OBLIGATIONS
Identification des informations
et des fichiers nominatifs,
gestion des demandes daccs,
classement des documents.
z
2005-02-12
Obligation de protger
lintgrit des documents
11
Les trois principales lois qui nous occupent ici en terme d'obligations documentaires
sont la:
a) Loi sur laccs aux documents des organismes publics et sur la protection des
renseignements personnels. A l'article 16, elle stipule :
Un organisme public doit classer ses documents de manire en permettre
le reprage. Il doit tablir et tenir jour une liste de classement indiquant
l'ordre selon lequel les documents sont classs. Elle doit tre suffisamment
prcise pour faciliter l'exercice du droit d'accs .
21
b) Loi sur les archives : Cette loi vise essentiellement protger le patrimoine
documentaire historique de la Province en faisant en sorte que les organismes publics
grent correctement l'ensemble de leurs documents. De cette loi dcoule 4 politiques
et 2 rglements:
Politique de gestion des documents actifs du Gouvernement du Qubec
Politique de gestion des documents semi-actifs du Gouvernement du
Qubec
Politique de gestion des documents inactifs des organismes publics
Politique sur les archives prives
Rglement sur le calendrier de conservation, le versement, le dpt et
l'limination des archives publiques
Rglement sur l'agrment d'un service d'archives prives
c) Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation : Cette loi voque
les conditions d'quivalence juridique des documents technologiques de faon ce
qu'ils soient admissibles en preuve quel qu'en soit le support condition que leur
intgrit soit assure.
22
Objectifs: Assurer
z
z
z
En fait, cette loi est habilitante, elle cherche baliser le domaine de la transaction
numrique de faon augmenter le niveau de confiance envers l'utilisation de documents
technologiques (numriques) et assurer la protection des personnes dans cet univers
23
numrique. Elle vise donc identifier les conditions par lesquelles un support
d'information peut tre interchangeable un autre (un document produit numriquement,
imprim, numris, imprim, etc.)
Cette loi comporte les chapitres suivants:
Nous avons dj vu la notion de document qui est au centre de cette loi. Nous ne
ferons qu'effleurer l'axe principal de celle-ci, savoir la prservation de l'intgrit des
documents tout au long de leur cycle de vie - ce que l'on retrouve essentiellement au
chapitre 2 - en nous attardant aux consquences documentaires qu'on peut en dduire.
Le document dont l'intgrit est assure a la mme valeur juridique, qu'il soit
sur support papier ou sur un autre support, dans la mesure o, s'il s'agit d'un
document technologique, il respecte par ailleurs les mmes rgles de droit.
Le document dont le support ou la technologie ne permettent ni d'affirmer, ni de
dnier que l'intgrit en est assure peut, selon les circonstances, tre admis
titre de tmoignage ou d'lment matriel de preuve et servir de commencement
de preuve, comme prvu l'article 2865 du Code civil.
Lorsque la loi exige l'emploi d'un document, cette exigence peut tre satisfaite par
un document technologique dont l'intgrit est assure 8.
24
25
Cycle de vie
1
CHERCHER
2
CONSULTER
4
DIFFUSER
5
Enregistrer
Traiter
6
CONSERVER
Authenticit
Accessibilit
Fiabilit
Intgrit
Intgralit
Stabilit
Prennit
L.R.Q. A-21.1
Loi sur les archives
ISO 15489
L.R.Q. A-2.1
Loi sur l'accs aux
documents
L.R.Q. C-1.1
Loi concernant le cadre
juridique des technologies de
l'information
10
11
26
PARTIE 2
PAR
2.1.
27
INTRODUCTION
Aprs avoir abord la notion de document dans son sens large, en avoir compris sa
fonction, sa valeur et limportance du maintien de son intgrit, cette deuxime partie
vise clairer davantage larpenteur-gomtre sur la nature de ses devoirs et obligations
en matire de gestion documentaire. Pour ce faire, il apparat intressant danalyser les
actes poss par les arpenteurs-gomtres sous langle de la cration et de la diffusion de
documents contenant de linformation dlimite et structure crant ainsi une valeur
ajoute pour le crancier de linformation. Lanalyse dmontrera un nombre lev de
dispositions lgislatives visant encadrer la gestion documentaire de larpenteurgomtre. Mais avant de dbuter proprement dit lanalyse, il importe dabord de bien
diffrencier les concepts de donnes et dinformation et dexpliquer les fondements du
nouveau modle conomique mettant en cause linformation numrique (section 2.2).
Nous serons alors davantage en mesure de comprendre les enjeux auxquels font face
actuellement les arpenteurs-gomtres. Ensuite, les principes fondamentaux dcoulant de
la mise en vigueur de la LCCJTI seront exposs (section 2.3). Lanalyse se poursuivra
par un examen dtaill des obligations de larpenteur-gomtre en fonction de chacune
des tapes du cycle de vie dun document (section 2.4) pour finalement mettre en lumire
quelques incertitudes persistantes dcoulant de la mise en vigueur de la LCCJTI (section
2.5).
2.2.
28
GNRALITS
Gnralits
Donne vs Information
Une donne :
Existence matrielle.
Unit physique qui sert de support au sens
et lide (Larame, 1999).
Information :
Matire premire (lment) de la
connaissance.
Nexiste que dans lesprit de la personne.
29
Une donne serait une unit physique qui sert de support au sens et lide [Larame,
1999]. Le concept de donne numrique, dans le domaine de linformatique, est
intimement li aux proprits physiques des ondes12 et de lnergie lectrique. Une
catgorie dondes est communment appele ondes hertziennes lintrieur de laquelle
sont incluses les impulsions ou ondes lectromagntiques. Elles ont surtout servi la
conception et la dmocratisation de la tlvision et de la radio. Elles permettaient de
transmettre et de stocker son, voix et musique sur de longues distances [Masson, 1995].
Dernirement, elles ont t mises profit pour le stockage de donnes notamment par la
cration des cdroms, aussi appels disque optique compact13 ou disque laser14.
Tout comme le tlphone15, le fonctionnement fondamental des ordinateurs repose sur
le courant lectrique.
Ainsi, le contenu dune base de donnes nest que
lemmagasinement sur un support (disquette, disque dur, cdrom, ruban magntique,
disque optique) dune srie, souvent gigantesque, de 0 et de 116. Et sans lectricit, le
dcodage des donnes est impossible. On peut ajouter aussi que les rseaux de
communication utilisent simultanment, dune part, la fibre optique lorsquelle est
disponible, laquelle fait appel aux ondes lectromagntiques et, dautre part, les anciens
cbles en cuivre o la transmission des informations est assure par des impulsions
lectriques [Masson, 1995]. La donne est donc un fait isol ltat brut et qui na
aucune signification en soi [Bdard, 1986, Larame, 1999] mais on peut lui attribuer une
existence matrielle.
Il existe plusieurs dfinitions de linformation [Bdard, 1986] selon que les auteurs
seraient conomistes, scientifiques, juristes, philosophes, sociologues ou autres [Marino,
1997]. Au sein du glossaire accompagnant la LCCJTI, le terme information est dfini
comme suit : La connaissance qui rduit lincertitude concernant la ralisation dun
vnement particulier appartenant un ensemble dtermin dvnements possibles .
Assez curieusement, cette dfinition trouve sa source dans la thorie mathmatique de la
communication, sattachant davantage sa fonction. Cette dfinition est rarement reprise
au sein des ouvrages de doctrine juridique. Toutefois, dans le glossaire, on prend note de
12
Une onde peut tre dfinie comme une dformation, branlement ou vibration dont llongation est une
fonction priodique des variables de temps et despace [Robert, 2000]. Ainsi il existe notamment des
ondes liquides, des ondes sismiques et, particulirement, des ondes lectromagntiques. Ces dernires sont
dfinies comme tant une famille dondes qui ne ncessitent aucun milieu matriel connu pour leur
propagation [Robert, 2000].
13
Un disque optique est dfini comme tant un support circulaire recouvert dune couche magntique o
sont enregistres des donnes numriques [Robert, 2000].
14
Lappellation laser nest pas un pur hasard puisquun rayon laser est un gnrateur dondes
lectromagntiques [Robert, 2000].
15
Dans le cas particulier du tlphone, la principale dcouverte a t la transformation dondes sonores en
courant lectrique dont le principe provient de lutilisation du code Morse, cest--dire par le jeu de
linterruption et du rtablissement plus ou moins prolong du courant lectrique sur le fil de cuivre
[Masson, 1995].
16
Dans le cas de lordinateur, on attribue tout simplement une valeur au passage et linterruption du
courant. Lorsque le courant passe, la valeur est de 1 et lorsquil ne passe pas, la valeur est de 0. Lemploi
de ces deux chiffres, 0 et 1, est la base de la numrisation de linformation. Nous sommes donc en face
du langage binaire, qui ne contient que deux lments soit le 0 et le 1 mais qui peut reprsenter nimporte
quel nombre, nimporte quelle lettre, nimporte quelle information par de simples combinaisons de 0 et de 1
[Masson, 1995].
30
Gnralits
Nouveau modle conomique
Linformation numrique :
Ses attributs :
Non inclusion : difficile dempcher lusage.
Non rivalit : se rpand et ne spuise pas.
Ses caractristiques :
Volatile.
Mallable.
Flexible.
Facilement modifiable.
31
Gnralits
Nouveau modle conomique
Le consommateur recherche une
information :
Facilement intgrable.
haute valeur ajoute.
Accessible gratuitement.
Sans restriction lusage.
Qui permet des conomies de temps.
17
Dailleurs, cette absence de distinction entre une donne et une information est de nature brouiller
certains aspects juridiques comme le caractre appropriable des donnes et leur protection par le droit
dauteur. Cette absence de distinction semble caractrise aussi la doctrine gomatique. Les deux
appellations (donne et information) sont souvent utilises alternativement sans vritable discernement.
18
Selon un auteur, plus de quatre-vingt pourcent (80%) des donnes utilises aux tats-Unis possdent une
rfrence spatiale [Huxhold, 1991, cit par Fernandez-Falcon et collab., 1993], ce qui confrerait
linformation gographique un immense potentiel.
32
Ainsi, une donne rapidement accessible et utilisable sans aucune restriction (mme
rpute de moindre qualit) sera souvent prfre une autre rpute comme tant de
plus grande qualit, mais tant plus difficilement accessible et assujettie dobligations
diverses dcoulant, par exemple, des droits dauteurs et de licences dutilisation.
Lconomie de linformation nous amne rflchir en termes deffets ou dconomie
de rseau, de valeur ajoute au consommateur (en temps et en contenu), de distribution
gratuite de linformation, le tout bas sur des modles transactionnels novateurs. Comme
lautoroute de linformation est devenue une passerelle dchange de donnes
numriques, les consommateurs sont devenus sensibles la compatibilit des donnes
quils utilisent et quils dsirent changer avec leurs partenaires, leurs fournisseurs, leurs
19
Ces modifications potentielles peuvent dcouler, de faon involontaire, du transport de linformation sur
le rseau, ou de faon volontaire, de la main de lhomme.
33
clients, et autres. Lors de la dcision dachat, ils opteront pour des produits facilement
changeables et transfrables entre les diffrents intervenants de leur propre rseau. Cest
ce quon appelle leffet de rseau. cette notion dcoule celle des externalits de rseau.
Il y a externalit de rseau lorsque lutilit retire de la possession dun bien saccrot
avec le nombre dutilisateurs de ce bien [Rallet, 2001].
Gnralits
Nouveau modle conomique
Pression du rseau sur les a.-g. :
Pour obtenir une copie des fichiers
numriques.
Pour les obtenir gratuitement.
34
2.3.
35
2.3.1. Historique
La mise en vigueur de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de
linformation (LCCJTI)20 fait suite au dploiement massif des technologies de
linformation au sein de notre socit et vise venir encadrer les oprations et les
transactions opres laide des nouveaux outils de communication.
Avant lentre en vigueur de la loi, plusieurs juridictions avaient auparavant adopt
des lois similaires telles que la Loi type sur le commerce lectronique adopte par la
commission des Nations Unies en 1996 pour le droit commercial international
(CNUDCI), la loi amricaine intitule Electronic signatures in Global and National
Commerce Act adopte en 2000, la loi canadienne intitule Loi uniforme sur la preuve
lectronique adopte en 1998 et la Loi uniforme sur le commerce lectronique adopte en
1999 [Barreau du Qubec, 2000]. Le Qubec a donc voulu, linstar de ces juridictions,
prendre le virage technologique.
2.3.2. Mise en contexte
La (LCCJTI) a t cre avec comme objectif de demeurer neutre par rapport aux
technologies qui, elles, sont en constante volution. Par un trop grand rapprochement
entre diffrentes technologies existantes, le texte de la LCCJTI courait la chance de
devenir rapidement dsuet, ce que le lgislateur voulait viter. Il sen est suivi un texte
de loi passablement aride, parfois difficile interprter et utilisant des expressions
juridiques jusquici inconnues [Barreau du Qubec, 2000].
20
De type universelle.
Neutre p/r aux technologies.
Expressions juridiques nouvelles.
Texte difficile interprter.
L.R.Q., chapitre C-1.1. La loi a t adopte par le gouvernement du Qubec le 21 juin 2001 et mise en
vigueur le 1er novembre 2001.
36
La LCCJTI est une loi parapluie en ce sens quelle introduit des concepts universels et
applicables dans les autres lois et rglements applicables au Qubec. Plusieurs autres lois
furent modifies suite ladoption de la LCCJTI. Les dispositions qui y sont prvues
sont donc applicables mutatis mutandis aux documents produits par les arpenteursgomtres. Lobjectif de cette section est dexposer quelques principes mis de lavant par
la LCCJTI et qui peuvent avoir un impact sur la pratique quotidienne des arpenteursgomtres. La liste nest donc pas exhaustive. Dailleurs, tous les articles (chapitre III,
articles 38 62) concernant ltablissement du lien entre une personne et un document
technologique (signature numrique) et les articles portant sur la fabrication dun original
sous la forme dun document technologique ainsi que la certification dune copie dun
original (chapitre II, section 3, articles 12 16) ont t laisss volontairement de ct
puisque ces questions feront lobjet dun cours spcifique donn aux arpenteursgomtres dans le futur.
2.3.3. Principes fondamentaux de la loi
Document
Comme il a t mentionn prcdemment, la LCCJTI est principalement base sur la
notion de document21 et opre une distinction entre un document papier, un document
numrique et un document technologique. Un document technologique comprend la
fois un document numrique mais aussi tout document reposant sur support optique,
mcanique ou magntique, par exemple. La question se pose savoir si la dfinition dun
document au sein de la LCCJTI sarrime bien avec la dfinition du mme terme au sein
du cadre juridique spcifique larpenteur-gomtre.
Le terme document est dfini au sein du Rglement sur le greffe des membres de
lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec comme tant tout crit, procs-verbal,
rapport, plan, carte, ou tableau 22. Cette liste de types de document est reprise quasi
intgralement au sein de larticle 71 de la LCCJTI qui stipule que La notion de
document prvue par la prsente loi s'applique l'ensemble des documents viss dans les
textes lgislatifs, que ceux-ci y rfrent par l'emploi du terme document ou d'autres
termes, notamment acte, () carte, (), certificat, () dessin, (), crit, (), procsverbal, (), rapport, () . Seule la notion de tableau ny est pas reprise explicitement.
Il est donc permis de conclure que la notion de document y est la mme [Genest et
Lasnier, 2004]. Dailleurs, lgard du greffe de larpenteur-gomtre, le rglement
prvoit que rien ne doit tre interprt comme excluant l'utilisation de l'informatique ou
de toute autre technique pour la constitution et la tenue du greffe23. Et qui dit
informatique dit aussi numrique24.
Intgrit
21
37
25
En effet, le mot intgrit est utilis cinquante-sept (57) reprises dans le texte de la loi.
Art. 2 2e al., Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
27
Art. 5, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
26
38
28
Art. 2 1er al. et 29, Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
L.R.Q., c. P-40.1.
30
Art. 58, Loi sur la protection du consommateur.
29
39
Prsomption dintgrit
La loi tablit une prsomption dintgrit lgard dun document31. Autrement dit,
on a pas besoin de faire la preuve que lintgrit dun document a t prserve,
lintgrit est prsume jusqu preuve du contraire, cette preuve devant tre
prpondrante. Le fardeau de dmontrer quil y a eu atteinte lintgrit dun document
repose sur la personne qui linvoque. De plus, la notion dintgrit est indpendante des
dtails de forme32. Par exemple, que la pagination dun document soit diffrente dun
support lautre ou que la prsentation dun courriel varie dun fureteur lautre, ne
constituent pas des atteintes lintgrit au sens de la loi.
quivalence fonctionnelle et valeur juridique
Le premier principe, pour ne pas dire le principal objectif, de la LCCJTI est
lquivalence fonctionnelle des documents, cest--dire que la LCCJTI reconnat la mme
valeur juridique des documents fonctionnellement quivalents33. Des documents
contenant la mme information et reposant sur des supports diffrents possdent la mme
valeur juridique. Si chaque document conserve son intgrit, alors les documents sont
interchangeables. Il y a quivalence quant aux fonctions accomplies peu importe le
support et peu importe la forme34. Le choix dun support ou dun autre provoque un effet
neutre en se sens quil ne libre pas son auteur des obligations qui lui sont applicables.
Par exemple, si une loi oblige lmission de copies conformes, le dtenteur du document
doit se conformer aux mmes rgles de droit. En fait, la loi vise transposer les
situations juridiques connues dans le monde des documents sur papier dans un univers o
lon fait usage de documents sappuyant sur les technologies.
31
40
35
41
39
42
L.R.Q. A-2.1.
L.R.Q. P-39.1.
42
Art. 50 al. 1, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
43
Art. 50 al. 2, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
44
Art. 36 al. 2, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
41
43
45
Art. 55, Loi sur les arpenteurs-gomtres, art. 5 7, Rglement sur la norme de pratique relative au
certificat de localisation (c. A-23, r.7.1) et art. 5, 6, 12 et 13, Rglement sur la pratique relative au
piquetage et limplantation (c. A-23, r.8.1.1).
46
Art. 9 11, Rglement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation.
47
Art. 13 15, Rglement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation.
48
Art. 9, Rglement sur la pratique relative au piquetage et limplantation.
49
Art. 15, Rglement sur la pratique relative au piquetage et limplantation.
50
Art. 52, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
51
Art. 68, Loi sur les arpenteurs-gomtres.
52
Art. 12, Rglement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation.
53
Art. 16, Rglement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation, art. 10 et 16, Rglement
sur la pratique relative au piquetage et limplantation.
54
Art. 4.01.01, Code de dontologie des arpenteurs-gomtres (c. A-23, r. 4).
44
que lintgrit na pas t assure voire mme que lintgrit du document a t altre55.
Il demeure donc de la responsabilit de larpenteur-gomtre de vrifier et de sassurer de
lintgrit des documents quil consulte. Lintgrit des documents est aussi assure par
lattribution dun numro unique de minute tout document officiel prpar par
larpenteur-gomtre56, confrant ainsi au document un caractre dunicit.
2.4.2. La modification dun document
Jusqu tout rcemment, faute de pouvoir disposer dun processus reconnu et valide
de signature numrique, les arpenteurs-gomtres produisaient tous leurs documents
officiels sur support analogique et les dispositions lgislatives y affrentes semblent avoir
t labores en fonction de ce seul univers. On a donc interdit larpenteur-gomtre de
faire des interlignes ou deffacer autant dans une minute que dans les copies dun procsverbal57. On lui impose aussi de protger tous procs-verbaux de bornage et tous
documents darpentage quil prpare contre toute altration ou modification, cette
obligation tant valable non seulement pour lauteur de la minute mais aussi pour tout
cessionnaire, gardien ou gardien provisoire dun greffe58.
45
est de prparer une nouvelle minute. La nouvelle minute et celle qu'elle corrige doivent
rfrer l'une l'autre au moyen dune inscription ou dune rfrence, celle-ci devant tre
signe par l'arpenteur-gomtre qui en fait aussi mention dans son rpertoire60, seul le
procs-verbal de bornage faisant exception la rgle61.
Le document en brevet est un autre document prpar par un arpenteur-gomtre dont
l'original est destin l'arpenteur gnral du Qubec ou du Canada et qui est conserv
dans les archives des ministres concerns. Cet original constitue la source unique de
toute copie conforme62. Ainsi, la responsabilit du maintien de lintgrit du document
chappe larpenteur-gomtre puisquil ne dtient plus le contrle du document. La
responsabilit incombe alors lArpenteur gnral du Qubec ou du Canada, selon le cas,
lesquels doivent prendre les dispositions prvues dans les lois et rglements applicables
aux organismes publics. Dailleurs, eux seuls peuvent en mettre des copies conformes.
Le document volutif, de par sa nature, tire sa valeur du fait qu'il est priodiquement
mis jour63. Sont considrs comme tant des documents volutifs tout plan projet, plan
de compilation de lots ou de parties de lots, reprsentation cartographique de terrain ou de
territoire et tout document relatif l'tablissement du canevas godsique64. Dans ce seul
cas prcis, et contrairement la minute, l'ensemble d'une version d'un document volutif
porte le mme numro. Cette situation tant de nature crer une certaine confusion, le
lgislateur a pris soin dindiquer que les documents volutifs ne peuvent normalement
tre utiliss des fins officielles moins d'une mention spciale cet effet65. Le cas
chant, larpenteur-gomtre prudent et diligent prendrait soin de conserver une copie
du document transmis mme si ce dernier continue dvoluer dans le futur. Cette copie,
dment conserve et identifie au greffe de larpenteur-gomtre, peut tre dterminante
dans lventualit dun recours en responsabilit civile.
la demande dun client, larpenteur-gomtre est aussi tenu de procder la
correction ou la modification de tout document qui concerne ce client et qui est inclus
dans tout dossier constitu son sujet que ce soit en regard de renseignements inexacts,
incomplets ou quivoques en regard des fins pour lesquelles ils sont recueillis.
Larpenteur-gomtre doit supprimer tout renseignement prim ou non justifi dans le
contexte du mandat66. Il doit fournir son client une copie du document ou dune partie
du document afin que ce dernier puisse constater que les modifications ou suppressions
demandes ont bel et bien t effectues que ce soit sa demande67 ou la demande dun
tiers68.
60
Art. 5, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
Art. 6, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
62
Art. 8, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
63
Art. 9, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
64
Art. 10, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
65
Art. 11, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
66
Art. 3.07.05., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
67
Art. 3.07.06., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
68
Art. 3.07.07., Code de dontologie des arpenteurs-gomtres.
61
46
47
et de le porter sur support papier ou linverse, de numriser des notes dopration ou des
plans contenus au dossier, en prenant soin cependant de conserver la documentation
relative au transfert.
Larpenteur-gomtre doit aussi sassurer que le nouveau support choisi lui permet
dassurer le maintien de lintgrit du document et de voir ce que le matriel
technologique permettant de rendre accessible et intelligible le document soit
continuellement disponible et efficace73. La conservation de documents sur support
numrique apparat dores et dj comme tant plus contraignante et plus risque.
Dabord, laccessibilit et lintelligibilit dun document sur support analogique ne
requirent aucun intermdiaire (le matriel technologique), la simple vision du document
tant suffisante. Ensuite, compte tenu de la grande flexibilit et mallabilit de
linformation numrique, le maintien de lintgrit dun document sur support numrique
peut tre plus difficile assurer et dmontrer. Plusieurs modifications peuvent tre
effectues au document sans laisser de traces, exercice possible mais plus difficile dans
un environnement analogique.
2.4.4. La consultation dun document
Dans le cadre de ses fonctions, larpenteur-gomtre est tenu de chercher
continuellement tablir une relation de confiance mutuelle entre lui et son client74. Pour
prserver cette relation de confiance, larpenteur-gomtre est tenu au secret
professionnel et doit, ce titre, sabstenir de divulguer tout document ou renseignement
de nature confidentielle obtenu dans lexercice de sa profession75, cette interdiction tant
dailleurs reprise au sein de la LCCJTI76. Il doit donc empcher la consultation par des
73
48
Le secret professionnel peut tre lev au moins dans quatre situations. Dabord, le
secret professionnel ne tient videmment pas envers le client. Larpenteur-gomtre doit
permettre son client la consultation des documents qui le concernent dans tout dossier
constitu son sujet et l'obtention dune copie de ces documents moins que leur
divulgation entranerait vraisemblablement un prjudice grave pour lui ou pour un tiers79.
Deuximement, le secret professionnel est lev avec lautorisation crite du client ou
lorsque la loi lordonne80. Par exemple, larpenteur-gomtre est tenu, moyennant
rmunration dtermine par rsolution du Bureau, de dlivrer l'arpenteur gnral, s'il le
requiert, copie certifie des plans ou minutes d'arpentage qu'il a pu faire pour des
particuliers, sous peine de radiation du tableau, moins qu'il ne dmontre valables causes
devant le Bureau81. Troisimement, il est permis larpenteur-gomtre de transmettre
tout renseignement protg par le secret professionnel dans le but de prvenir un acte de
violence, dont un suicide, lorsqu'il a un motif raisonnable de croire qu'un danger
imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de
personnes identifiable82. Finalement, certaines limites jurisprudentielles viennent limiter
la porte du secret professionnel, notamment lorsque en regard dune information
77
49
transmise dans un but illicite, que le professionnel ignore ou non le dessein illicite
poursuivi par son client [Royer, 2003].
La consultation des documents par des tiers, y compris le client, sexcutent selon
diverses modalits, cest--dire pendant les heures normales douverture de travail83, au
plus tard dans les trente jours suivant une demande ce sujet84 et titre gratuit sauf pour
les cots de reproduction, de transcription ou de transmission85.
2.4.5. La transmission dun document
Dans le cadre de sa pratique, larpenteur-gomtre procde invitablement la
transmission ou la diffusion de documents quil prpare. La transmission dun document
sanalyse au regard de trois dimensions, cest--dire lidentification du moment o
larpenteur-gomtre est tenu de diffuser un document (le quand), la manire dont un
document doit tre transmis (le comment) et, finalement, le contenu du document
transmis (le quoi). En fait, pour cette troisime dimension, cest tout le droit de la
responsabilit civile en matire de diffusion de linformation qui trouve alors application,
sujet qui nest pas trait au sein de la prsente formation.
En regard du quand, larpenteur-gomtre est videmment tenu, moyennant
rmunration dtermine par rsolution du Bureau, de donner communication ou
expdition de copies ou d'extraits des minutes qui font partie de son greffe ou des greffes
dont il est cessionnaire ou gardien, la personne ayant requis le travail effectu, ainsi
qu'aux ayants cause de cette personne. Larpenteur-gomtre doit aussi transmettre des
copies ou des extraits de tout document inscrit au bureau de la publicit des droits ou si
une mention de ce document est faite dans un document inscrit. Dans les autres cas,
l'arpenteur-gomtre ne peut donner communication ou expdition que sur ordre du
tribunal ou sur autorisation de la personne ayant requis le travail effectu ou des ayants
cause de cette personne86. Quant aux documents appartenant au client dont il en a la
possession, larpenteur-gomtre est tenu de les remettre au client avec diligence suite
une demande crite faite par celui-ci87.
Quant au comment, la LCCJTI instaure le principe de la libert des modes de
transmission dun document. La transmission dun document peut sexcuter par tout
mode de transmission appropri son support moins que la loi nexige lemploi
exclusif dun mode spcifique de transmission88. Pour permettre la viabilit du principe
de la libert des modes de transmission, la loi identifie les quivalents de la poste, de la
poste certifie ou recommande, ainsi que de ladresse de rception ou denvoi dun
document. Par exemple, la transmission dun document sur support papier peut
sexcuter via le service traditionnel de la poste et la transmission dun document sur
83
50
51
document ne peut tre contremand par celui-ci. Le document est prsum avoir t
achemin cet instant prcis mme sil demeure toujours la possibilit que le document
soit intercept par un tiers avant quil atteigne le destinataire. La rception est prsume
si le document est accessible ladresse de lemplacement indique par le destinataire (ce
qui suppose une entente pralable cet effet) ou lorsque le document est accessible
ladresse que le destinataire annonce publiquement (comme sur une carte daffaires, par
exemple) dans la mesure o cette adresse est active. Dans le cas contraire, le systme de
messagerie avise normalement lexpditeur. Quant la prsomption dintelligibilit, elle
permet dassumer que le document est intelligible moins davis contraire envoy
lexpditeur ds louverture du document. Lexpditeur ne pouvant valuer la capacit
des outils technologiques mis la disposition du destinataire, il serait donc du devoir de
ce dernier de ragir en cas de problmes techniques.
52
93
53
2.5.
54
Incertitudes rsiduelles
Si absence de signature numrique
Impossible de :
Dposer un spcimen de signature
(Art. 38 d), L.A.G.).
Signer un procs-verbal (Art. 52 k), L.A.G.).
Recevoir des signatures pour un confrre
(Art. 53. 2., L.A.G.).
Signer une minute
(Art. 3 et 4, R.G.M.O.A.G.Q.).
Apposer le cachet ou le sceau (Art. 68,
L.A.G.).
tude sur la transmission des documents numriques et informatiss par les arpenteurs-gomtres du
Qubec, mandat spcifique octroy un comit par la rsolution B-00-7632 du Bureau dont les rsultats
ont t transmis par lentremise dun rapport remis le 23 mai 2001.
101
Art. 3 et 4, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
102
Art. 38 d), Loi sur les arpenteurs-gomtres.
103
Art. 52 k), Loi sur les arpenteurs-gomtres.
55
Incertitudes rsiduelles
Avec la signature numrique
Comment :
Mentionner le nombre de mots rays et de
renvois la marge et apposer ses initiales ?
(Art. 52. 2., L.A.G.)
Apposer ses initiales sur chaque page de son
index ? (Art. 3 et 4, R.G.M.O.A.G.Q.)
Apposer sa signature sous lindication du
premier numro de minute ?
(Art. 3 et 4, R.G.M.O.A.G.Q.)
Etc.
104
56
nouvelle ralit ou, tout au moins, identifier les mcanismes mettre en oeuvre pour se
conformer ces dispositions lgislatives.
57
PARTIE 3
PAR
3.1
58
INTRODUCTION
Cette troisime partie, un peu plus pratique, prsentera ce quest un systme de gestion
documentaire, sa nature et sa porte gnrale. Nous prsenterons les diffrentes fonctions
que doit couvrir un tel systme (section 3.2). Lensemble des pratiques de gestion
documentaire appliques systmatiquement aux documents permet den assurer la qualit
au moment de leur enregistrement dans ce systme. Nous prsenterons alors quelles sont
ces qualits quun systme de gestion documentaire doit pouvoir confrer aux documents
(section 3.3).
La section 3.4 sattardera aux principaux outils de gestion documentaire permettant de
confrer ces qualits aux documents, notamment en matire didentification des
documents, de conservation de ceux-ci et de technologies supportant de tels systmes et
outils.
59
Systme de gestion
documentaire
z
z
60
OBJECTIF
RECHERCH
TCHES:
1.
CHERCHER
2.
CONSULTER
Effectuer une
recherche
exhaustive et
cible
Maintenir un
inventaire des
documents
Dterminer les
droits daccs
Identifier et
scuriser les
documents
confidentiels
3.
CRER
ACQURIR
4.
DIFFUSER
Normaliser la
structure des
documents
Grer la
diffusion des
documents
Grer les
formulaires et
gabarits
lectroniques
Grer la
numrisation
Grer la
production de
copies
Grer le
courrier
lectronique
Grer les
documents
diffuss sur
intranet/internet
5.
TRAITER/
enregistrer
6.
CONSERVER
Maintenir une
identification
commune des
documents
Conserver aussi
longtemps que
ncessaire
Classer les
documents
Dcrire les
documents de
faon normalise
Utiliser une
terminologie
normalise
Enregistrer le
document
Quel que soit la nature des documents grs par un systme de gestion documentaire et
quel que soit le domaine d'affaires au sein duquel il est implant, un tel systme comporte
un certain nombre de fonctions et rgles gnrales qui valent pour ainsi dire pour tous les
cas d'application. Ainsi, un systme de gestion documentaire devrait rencontrer certains
objectifs partir desquels certaines tches sont raliser :
61
114
3.3.
62
Lenregistrement officiel
Figure 1. Enregistrement dun document institutionnel
Mes documents
bureautiques
Lettre
en Word
TRANSFERT
DE
RESPONSABILIT
MTADONNES
AVEC LES
DONNES
y compris le choix
dun sujet dans le plan
de classification
Espace de cration et
demmagasinage sous
responsabilit
individuelle
INDIVIDU
Plan de classification
de lorganisation
Document
institutionnel
rattach un dossier
ENREGISTREMENT
ORGANISATION
63
Identifi clairement
Produit par les bonnes personnes: L'identit des utilisateurs est connue et la
gestion des droits d'accs est effectue.
Dans les formes officielles: la structure des documents est dtermine, il existe
des modles (formulaires et gabarits) normaliss et reconnus.
Identifi clairement: la description du document est normalise, il est nomm
de faon pouvoir le retrouver et chacun en connat la nature.
Dans son contexte d'utilisation: le document possde les indications
ncessaires afin de le rattacher au domaine d'activit, au processus, au dossier
et/ou la transaction dont il est partie prenante.
Accessible aussi longtemps que ncessaire: les priodes de conservation et le
sort final accord ce document sont identifies et les moyens assurant l'accs
long terme sont connus et appliqus.
3.4
64
Afin de rpondre, notamment, aux prescriptions de la Loi sur l'accs aux documents
des organismes publics et la protection des renseignements personnels dans le secteur
public visant le classement des documents, ainsi que l'obligation de produire un plan de
classification en vertu de la Politique de gestion des documents actifs du gouvernement
du Qubec, un outil de gestion documentaire est habituellement utilis dans le domaine
documentaire: le plan de classification des documents.
Le plan de classification se dfinit comme une structure hirarchique et logique
des documents sur tout support, produits ou reus dans le cadre des activits
d'une organisation ou d'une personne et permettant le regroupement intellectuel
ou physique de ces documents et de l'information qu'ils contiennent, leur reprage
et leur interprtation par l'ensemble du personnel de l'organisation ou par des
utilisateurs ventuels 115.
Il existe plusieurs plans de classification types gnraux couvrant les documents
administratifs courants d'une organisation (Ressources humaines, matrielles,
informationnelles, financires, etc.) notamment le Plan de classification type des
documents de gestion gouvernementaux, produit par les Archives nationales du Qubec et
celui plus spcifique de lAssociation des archivistes du Qubec: Guide de classification
et de classement des documents, associations professionnelles et autres.
115
Gagnon-Arguin, Louise et Rabii Bannouri, 1998. La classification des documents institutionnels dans
les ministres du gouvernement du Qubec et le dfi informatique. Collection en ingnierie documentaire :
9, Aot 1998, Secrtariat du Conseil du Trsor du gouvernement du Qubec.
65
z
z
Organisation de l'information
Reprage de l'information
Interprtation de l'information
Favoriser une saine gestion de
l'information
Le respect de la loi
La constitution du fonds
Un plan de classification est tout autant applicable au monde numrique quau monde
papier duquel il est issu mais avec des modalits dapplication qui peuvent diffrer.
Voici une description trs claire de la nature dun plan de classification par le Groupe des
responsables de la gestion des documents au gouvernement du Qubec.
De faon gnrale, dans un programme de gestion documentaire pour les
documents papiers, le plan de classification fait partie des lments de base
laborer et mettre en place. Il permet de regrouper de faon hirarchique les
activits dun organisme. Ainsi, tous les documents qui portent sur le mme sujet
se retrouvent sous la mme cote et sont regroups au mme endroit dans le
classeur. La codification partir du plan de classification seffectuera davantage
au niveau du dossier que du document.
La plupart du temps, le plan de classification est en relation troite avec le
calendrier de conservation auquel il sert de dclencheur. Toutes les rgles de
conservation sont respectivement associes une cote de classification. Il peut
arriver quen plus du sujet, on fasse un dcoupage par type de document pour
dclencher le prarchivage. De plus, dans la plupart des logiciels de gestion
documentaire, ds quune cote de classification est indique, une rgle de
conservation sinsre automatiquement et permet de faciliter lopration de
dclassement auprs des utilisateurs.
Enfin, on peut associer une fonction de reprage au plan de classification
puisquil permet de localiser les sujets de la recherche dans un espace logique et
physique dlimit. Cependant, pour un reprage plus prcis, dautres outils sont
essentiels et ne sauraient tre supplants par le plan de classification, il sagit,
entre autres, de lindex de reprage produit par lindexation de chacun des
dossiers. De plus en plus, ces index sont accessibles sous forme lectronique via
les logiciels de gestion documentaire ou, parfois, via les intranets.
66
116
Document actif : ce dit d'un document qui est couramment utilis des fins
administratives ou lgales.
Document inactif : ce dit d'un document qui n'est plus utilis des fins
administratives ou lgales.
GRGD, 2000, Le plan de classification et les documents lectroniques, Rapport du Groupe de travail sur
la classification des documents lectroniques, Prpar par Lise Boutet, juillet.
117
Politique de gestion des documents actifs du gouvernement du Qubec.
67
Titre et description
Structure
organisationnelle
Actif
Semi-actif
999
Support
Dtenteur
Expl.
Papier
Toutes units
P,S
Disp.
C
Remarques
Jusqu' remplacement
No de rgle:
o Un numro squentiel ou encore une squence identifiant un code de
classification de documents.
68
Disposition
o C : Conservation D : Destruction E : chantillonnage
structure logique:
contenu et balisage
Identification
Description
Administration
Administration de lentre
du document
structure physique:
fichiers, notation
DOCUMENT
TIQUETTE
Ingnierie documentaire
Gouvernement du Qubec 1998
2005-02-12
27
69
118
International Standard Organisation, 2001, Normes ISO 15489-2001 Information and documentation
Records management.
70
3.4.4 Signature
Signature
z
Signature lectronique
z
La signature d'un document est certainement une caractristique que l'on retrouve
parfois autour d'un document institutionnel mais elle n'est pas toujours ncessaire. Au
sens du Code civil, apposer une signature permet, d'une part, d'tablir un lien entre une
personne et un document et, d'autre part, de marquer son consentement.
La signature consiste dans l'apposition qu'une personne fait sur un acte de son
nom ou d'une marque qui lui est personnelle et qu'elle utilise de faon courante,
pour manifester son consentement 119.
La possibilit d'une telle signature, mme dans le monde numrique, est pose par la
LCCJTI:
Quel que soit le support du document, la signature d'une personne peut servir
l'tablissement d'un lien entre elle et un document. La signature peut tre appose
au document au moyen de tout procd qui permet de satisfaire aux exigences de
l'article 2827 du Code civil 120.
Un procd qu'il est possible d'utiliser est celui de la signature numrique. Celle-ci
peut tre dfinie de la faon suivante:
Donnes annexes un document lectronique qui permet une personne qui
reoit ce document de dmontrer qui est la source des donnes, d'en attester
l'intgrit, ainsi que d'assurer de l'adhsion de l'metteur au contenu de ce
document 121.
119
71
Il faut d'abord tablir si l'on peut ou non utiliser un document numrique dans un
contexte particulier. Le cadre lgal ou rglementaire exige-t-il que le document en
cause porte un contenu spcifique (des mentions obligatoires par exemple), un
format prcis, un support particulier (papier en-tte), un mode de livraison prcis
(huissier par exemple) ?
Une fois ces lments tablis, il faut ensuite tablir si le document doit tre sign
ou non en vertu d'une obligation. Doit-on rellement tablir un lien entre une
personne et un document ET marquer son consentement ?
Il faudra, par ailleurs, identifier, pour les documents en cause, les dures de
conservation et les modes de conservation long terme d'un document sign
numriquement.
Technologies
1.
CHERCHER
TECHNOLO
GIES:
Engins de
recherche
Analyseurs
2.
CONSULTER
Gestion des
usagers et
droits d'accs
Visualiseurs
Rsums
automatiques
3.
CRER
ACQURIR
Traitement de
texte
Outils d'dition
divers
Numriseurs
Gestion de la
numrisation
Gestion des
acquisitions
4.
DIFFUSER
5.
TRAITER/
enregistrer
6.
CONSERVER
Courrier
lectronique
Workflow
Babillards
lectroniques
chiffrement
Gestion des
mtadonnes
Gestion de
thsaurus
Signature
lectronique
Serveurs
d'entreposage
Gestion de
l'entreposage
lectronique et
des dures de
conservation
Archivistes
Bibliothcaires
Arpenteurs-gomtres
72
tre soutenu par d'autres technologies. Lorsque l'on considre le cycle de vie des
documents, chaque fonction peut tre porte par certaines technologies particulires.
L'offre du march des technologies est donc en partie axe sur des composants
permettant de raliser certaines fonctions prcises du cycle de vie des documents.
Toutefois, certains produits intgrs de gestion des documents numriques des
progiciels sont offerts. Il s'agit d'un ensemble intgr de fonctions technologiques
spcialement produites en vue de rpondre aux particularits de gestion des documents
dans certains secteurs d'activits. Ainsi, il est possible de retrouver autant de systmes
technologiques de gestion documentaire qu'il y a de types de documents varis: des
systmes de gestion des documents darchives, de bibliothques, de dessins, etc. Ces
systmes prennent en compte les particularits des pratiques de gestion de la recherche,
de la consultation, de la cration, diffusion, description et conservation propres un
secteur d'activit donn. Ces systmes ont l'avantage d'tre trs colls au vcu propre
ces secteurs. Par contre, ils sont parfois trs spcialiss et rpondent des normes
techniques et de gestion documentaire pointues qui rendent difficile l'intgration des
documents dans d'autres systmes de gestion documentaire.
73
Scurit
Groupe discussion
Contrle de version
Stockage
Indexation
Formulaire
Portail
Workflow
Messagerie
Archivage
Recherche
Certains progiciels sont toutefois plus gnriques afin de prendre en compte la gestion
d'un maximum de types de documents varis et de processus de travail au sein desquels
ils sont exploits. Ce sont ce que l'on qualifie familirement des "systmes de GED",
(Gestion lectronique des documents). Ces systmes comportent une suite de
fonctionnalits dont la base est standardise et laquelle peuvent se greffer de multiples
modules plus spcialiss par la suite. On retrouve certaines fonctionnalits telles:
Chaque outil de GED offre son propre dosage de ces diffrentes fonctionnalits selon
leur positionnement face au march. Il faut donc bien prendre son temps afin d'valuer
les diffrents produits dont les diffrences technologiques peuvent sembler subtiles mais
peuvent avoir de grandes incidences sur une exploitation optimale dans un environnement
de travail particulier. Un intressant portrait du domaine technologique est bross par les
trois textes de Denis Levasseur. Ils visent faire le tour de la problmatique de la gestion
des documents lectroniques de faon gnrale mais relativement systmatique,
essentiellement dun point de vue technologique. Un bon tour dhorizon pour une
initiation rapide.
Levasseur, Denis, 1997, "L'enjeu de la gestion documentaire lectronique (GDE)".
Argus. Vol. 26, no 3, hiver. pp. 9-15.
74
Levasseur, Denis, 1998, "Les crits numriques : nature et tour d'horizon des
principaux formats". Argus, vol. 27, no. 1, printemps-t. pp. 15-23.
Levasseur, Denis, 1998a, "Les solutions rseau pour optimiser la gestion des
documents et leur diffusion dans les organisations (Groupware, Workflow,
Intranet)". Argus, vol. 27, no 2, automne. pp. 18-26.
3.4.6 En rsum
Il est difficile dapprcier la valeur dun document numrique car il est fragile et il
peut tre modifi facilement par beaucoup de gens.
Les affaires se font de plus en plus en mode numrique et on assiste une prestation
lectronique de services accrue.
La socit prend acte de ceci et met en place un cadre normatif et rglementaire pour
grer ce phnomne et augmenter la confiance des citoyens dans la transaction
lectronique.
o
o
o
o
Avoir confiance, cest protger lintgrit des documents par des mesures de
protection et des mesures de gestion documentaire appliques systmatiquement.
75
Il existe des technologies permettant daider dans ce domaine mais il faut bien les
choisir.
PARTIE 4
PAR
76
77
4.1. INTRODUCTION
Cette section vise mettre en lumire certaines questions dordre pratique auxquelles
pourraient tre confronts les arpenteurs-gomtres dans la gestion de leur cabinet de
pratique. Elles ne constituent videmment quun faible chantillon des questions
potentielles souleves par la gestion des documents numriques mais se veut tout de
mme une premire amorce envers notre effort collectif de rflexion sur le sujet. La
section se divise en fonction de quatre tapes du cycle de vie dun document, soit la
gestion (modification et transfert), la consultation, la transmission ainsi que la
conservation et larchivage.
Des collgues se sont penchs rcemment sur la qualification potentielle des fichiers
numriques en gnral fabriqus et dtenus par les arpenteurs-gomtres [Genest et
Lasnier, 2004]. Ils en sont venus la conclusion que, notamment, les fichiers de type
DAO, fichiers de calculs et de dessins peuvent tre considrs comme des documents au
sens de la LCCJTI, conclusion laquelle nous adhrons. Toutefois, la rponse demande
une analyse plus approfondie en regard dun simple fichier de coordonnes
gographiques.
En effet, le premier alina de larticle 1 de la LCCCJTI stipule que L'information y
est dlimite et structure, de faon tangible ou logique selon le support qui la porte, et
elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images . La LCCJTI semble donc
exclure prime abord les chiffres, une srie de chiffres ou des nombres, ce de quoi est
constitue une liste de coordonnes gographiques. Pour parvenir un dbut de rponse,
on doit se rfrer au deuxime alina de larticle 3 qui stipule que Pour l'application de
la prsente loi, est assimile au document toute banque de donnes dont les lments
structurants permettent la cration de documents par la dlimitation et la structuration
de l'information qui y est inscrite .
78
Fichier
Maison
Adresse:
Bit
Enregistrement
Valeur:
Nbre logements:
Fichier
Terrain:
Fichier
Propritaire
Nom:
N.:
Sexe.:
Terrain
Cadastre.:
Sup..:
Zone.:
Base de donnes
mon avis, les fichiers de coordonnes gographiques doivent tre considrs comme
des documents pour au moins trois motifs. Dabord, un fichier de donnes constitue une
banque de donnes vue dans sa plus simple expression. En fait, le regroupement de
caractres (le bit) en un mot ou en un nombre porte le nom de champ. Le regroupement
de champs connexes constitue un enregistrement. Un groupe denregistrement de mme
type forme un fichier. Finalement, un fichier (ou un groupe de fichiers connexes)
constitue une base de donnes [Laudon et Laudon, 2001], une base de donnes ou une
banque de donnes tant souvent vues comme tant deux appellations du mme objet. Le
glossaire de la LCCJTI confirme dailleurs cette interprtation. Deuximement, le fichier
de coordonnes gographiques constitue un des lments structurants qui permet la
cration de documents comme les plans ou les cartes produits par les arpenteursgomtres, lesdits plans ou cartes tant considrs comme des documents au sens de la
loi122. Finalement, dans lnumration des types de documents viss par la loi123,
numration par ailleurs non limitative, on y constate une interprtation large de la notion
de documents. Le Centre de recherche en droit public (CRDP) de luniversit de
Montral le confirme en mentionnant dans ses commentaires que Ds quon a un
ensemble dlimit et structur dinformation, que selon les supports utiliss,
linformation est dlimite de faon tangible ou logique, et que celle-ci est perceptible
par lhumain directement ou par lintermdiaire dinterfaces, on est donc en prsence
dun document (le soulign est de nous).
122
123
79
La LCCJTI prvoit les conditions devant tre respectes lorsque quune modification
est apporte un document technologique. La personne qui possde lautorit de faire
une modification doit noter les renseignements permettant de dterminer qui a fait la
demande de modification, quand, par qui et pourquoi la modification a t faite124.
Toutefois, lorsquil est question de lintgrit des documents, la LCCJTI stipule que le
document dont lintgrit est assure a la mme valeur juridique, qu'il soit sur support
papier ou sur un autre support, dans la mesure o, s'il s'agit d'un document
technologique, il respecte par ailleurs les mmes rgles de droit 125 (le soulign est de
nous). En consquence, le document confectionn doit respecter les rgles de droit qui
lui sont applicables, ces rgles continuant sappliquer quel que soit le support [Centre
de Recherche en droit public, 2001].
Or, larpenteur-gomtre ne peut, en aucun cas, modifier une de ses minutes 126
(Le soulign est de nous). lgard dune minute, non seulement larpenteur-gomtre
est tenu den prserver lintgrit (selon la LCCJTI, lintgrit peut tre maintenue mme
en procdant une modification mais en conservant la documentation y affrente) mais il
doit aussi assurer le caractre dunicit de la minute (le caractre dunicit se perdrait lors
dune modification). Ainsi, le contenu (linformation) du document doit demeurer intact
124
80
pour toute la dure de son cycle de vie, cest--dire pour une dure illimite. Par ailleurs,
la LCCJTI stipule quune modification est effectue par la personne qui a lautorit et
larpenteur-gomtre ne possde pas cette autorit, ni personne dailleurs.
81
Exemple :
Plan de compilation dun dveloppement
domiciliaire.
Plan topographique.
Etc.
Larticle 19 stipule Toute personne doit, pendant la priode o elle est tenue de
conserver un document, assurer le maintien de son intgrit et voir la disponibilit du
matriel qui permet de le rendre accessible et intelligible et de l'utiliser aux fins
auxquelles il est destin (le soulign est de nous). La documentation produire lors
dune modification est obligatoire justement pour assurer le maintien de lintgrit du
document. Mais lgard dun document volutif, lobjectif est-il vraiment de maintenir
lintgrit de ce type de document ? En dautres mots, est-il vraiment important de
maintenir lintgrit de ce type de document ? Il est de la nature dun document volutif
de se modifier dune manire rcurrente, ce qui cadre mal avec lobligation de maintenir
son intgrit. De plus, alors que le lgislateur a prvu des mesures concrtes de
prservation de lintgrit des minutes127, aucune disposition de mme nature nest
prvue pour les documents volutifs. Finalement, la volont du lgislateur dexclure
lutilisation des documents volutifs des fins officielles128 tmoigne de sa prcarit en
tant que document source, ou en dautres mots, de son absence dintgrit. Il faudrait
donc distinguer la notion de modification de la notion de mise jour, propre au document
volutif129. Dans ce contexte, comme les dispositions de larticle 21 de la LCCJTI
occasionneraient des difficults pratiques importantes et non justifies, elles semblent
difficilement applicables lgard des documents volutifs.
127
Art. 5, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
Art. 11, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
129
Art. 9, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
128
+
Non utilisation des documents volutifs des
fins officielles (Art. 12, R.G.M.O.A.G.Q.).
=
Reconnaissance de la prcarit du document.
Modification Mise jour
(au sens de lart. 9, R.G.M.O.A.G.Q.).
82
83
Est-ce que le droit daccs du client un document emporte avec lui les
versions numriques ?
Le droit de consultation et daccs du client aux documents contenus dans son dossier
est confr par la loi130. Le client dun arpenteur-gomtre peut, sil le dsire, demander
ce quune copie des diffrents documents qui composent son dossier lui soit remise. Le
Code de dontologie des arpenteurs-gomtres ne contient aucune mention quant au
support sur lequel doit seffectuer la consultation dun document. Il faut alors se rfrer
la LCCJTI qui stipule dabord que Tout document auquel une personne a droit d'accs
doit tre intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux technologies de
l'information 131. Il est impossible pour un arpenteur-gomtre de remettre, par
exemple, un document conserv sur un support technologique qui serait totalement
inaccessible et inintelligible. Ensuite, la LCCJTI stipule que tout document auquel une
personne a droit d'accs doit tre intelligible, soit directement, soit en faisant appel aux
technologies de l'information et que le choix d'un support ou d'une technologie tient
compte de la demande de la personne qui a droit d'accs au document, sauf si ce choix
soulve des difficults pratiques srieuses, notamment en raison des cots ou de la
ncessit d'effectuer un transfert 132.
Le choix du support revient donc la personne qui en fait la demande moins que le
support demand prsente des difficults pratiques srieuses. Par exemple, un texte de
plusieurs milliers de pages emmagasin sous forme numrique est facilement
reproductible sous la mme forme mais risque doccasionner des cots importants sil est
transfr sur un support analogique (papier). La LCCJTI prvoit aussi que nul ne peut
exiger de quelqu'un qu'il se procure un support ou une technologie spcifique pour
transmettre ou recevoir un document, moins que cela ne soit expressment prvu par la
loi ou par une convention 133 (le soulign est de nous).
Ainsi, ni larpenteur-gomtre (lmetteur) et ni le client (le rcepteur) ne peuvent
imposer un support particulier lautre moins de clauses spcifiques cet effet
expressment incluses au sein dune convention les unissant. Le choix du support est
donc vraiment effectif lorsque dune part, la technologie permettant laccessibilit et
lintelligibilit est en possession des deux parties et, dautre part, la transmission du
document sur un support particulier noccasionne pas de cots excessifs. Toutefois, si le
document convoit par le client est accessible sur plusieurs supports, le choix du support
lui appartient134. Dans cet esprit, il serait donc possible pour le client dobtenir une copie
des fichiers numriques comportant soit des textes, des dessins et mme les coordonnes
130
Art. 60.5, Code des professions et Art. 3.07.02, Code dontologie des arpenteurs-gomtres.
Art. 23 1er al., Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
132
Art. 23 3e al., Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
133
Art. 29 1er al., Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
134
Art. 29 3e al., Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
131
84
gographiques relies son dossier. Si les cots relis au transfert de linformation sur le
support convoit par le client sont importants, larpenteur-gomtre serait justifi de se
faire rembourser les cots relatifs la reproduction ou au transfert lorsque la situation le
justifie, condition dinformer pralablement son client cet effet135.
135
85
Accessibilit et intelligibilit
Impossibilit dobliger larchitecte.
tre proactif, sentendre avant.
Possibilit de transfrer en mme temps la
version du logiciel.
Doit se faire dans le respect de la Loi sur
le droit dauteur.
136
137
Sil y a une divergence entre linformation de documents qui sont sur des
supports diffrents ou faisant appel des technologies diffrentes et qui
sont censs porter la mme information, lequel des documents prvaut ?
86
138
139
87
Art. 55, Loi sur les arpenteurs-gomtres, Art. 5 et 12, Rglement sur la norme de pratique relative au
piquetage et limplantation, Art. 5, Rglement sur la norme de pratique relative au certificat de
localisation.
141
Art. 7 2e al., Rglement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation.
142
Art. 8, Rglement sur la norme de pratique relative au certificat de localisation.
88
89
fonctionnement adquat des outils ou des logiciels quil utilise et rien ne garantit que des
tiers prendront leur charge den assurer une compatibilit avec dautres produits. La
dcision de transfrer plusieurs documents sur support technologique doit tre vue
comme une dcision lourde de consquences et comportant un niveau de risque non
ngligeable.
4.5.2. Conservation du rpertoire et de lindex cadastral
Question :
Au sens commun, un registre est un cahier sur lequel on note des faits, des noms,
des chiffres dont on veut garder le souvenir [Robert, 2000]. Au sens de la Loi sur les
arpenteurs-gomtres, le rpertoire est le registre sur lequel larpenteur-gomtre
inscrit jour par jour, les minutes quil signe et les oprations quil effectue 148. Quant
lindex, il est dfini au sens commun comme tant une table alphabtique (de sujets
traits, de noms cits dans un livre, par mots-cls, par rubriques) accompagnes de
rfrences ou encore, avec une connotation encore plus analogique, comme un petit
objet mobile servant distinguer un document dans un ensemble [Robert, 2000]. Le
terme index cadastral nest pas dfini ni dans la Loi sur les arpenteurs-gomtres ni au
sein du Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du
Qubec. Sur support analogique, lindex cadastral est normalement constitu dune srie
de petites fiches classes en ordre alphabtique de noms de cadastre, du noms ou de
numros de Rangs et de numros de lots, srie entrecoupe de petits onglets permettant
de reprer rapidement la fiche dsire, chacune des fiches faisant rfrence aux dossiers
ou aux minutes de larpenteur-gomtre.
148
90
Le rpertoire et lindex cadastral (ou un index) ne sont pas inclus au sein de la liste
non limitative des types de document apparaissant larticle 71 de la LCCJTI. Ces deux
types de document contenant de linformation dlimite et structure, rien ne motive leur
exclusion des documents soumis la LCCJTI, et par consquent, rien ne semble
empcher larpenteur-gomtre de conserver son registre ou son index cadastral
exclusivement sur support technologique. Toutefois, les mmes prrogatives souleves
prcdemment sappliquent, additionnes cette fois des ventuelles complications pour
satisfaire certaines exigences de la loi telles quapposer sa signature sous lindication de
son premier numro de minute dans son rpertoire149 ou apposer ses initiales en marge du
rpertoire sil commet une erreur dans la numrotation150. Parmi les mesures de scurit
potentielles pour viter la perte totale du rpertoire, il est recommand den faire des
copies de sret sur support technologique mais aussi den produire une copie sur support
papier de manire rgulire, comme tous les mois, par exemple.
4.5.3. Numrisation des documents dposs au greffe
Question :
149
Art. 14, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
Art. 15, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
151
Art. 56. 5., Loi sur les arpenteurs-gomtres.
150
91
Encore une fois, rien ne semble empcher pareille possibilit mais les diffrents
transferts devront tre excuts conformment aux dispositions de la loi, lesquelles,
comme il a t dmontr, sont particulirement contraignantes notamment lorsque le
document original est dtruit. Il faut sinterroger, dans le contexte actuel, si des
oprations massives de numrisation reprsentent vraiment des conomies de cots
suffisantes pour pallier aux risques quelles comportent. Larpenteur-gomtre devrait
aussi porter attention la possible valeur archivistique, historique ou patrimoniale de
certains documents quil dtient, particulirement au sein des greffes darpenteursgomtres ayant pratiqu il y a plusieurs dizaines dannes, voire plusieurs centaines
dannes. Si tel est le cas, la LCCJTI oblige alors le dtenteur de tels documents les
conserver sur leur support dorigine, empchant ainsi un transfert de linformation sur un
support diffrent152.
92
stipule que larpenteur-gomtre est tenu dassurer son greffe et tout greffe dont il est
dpositaire, cessionnaire ou gardien, ainsi qu tout greffe commun dont il est gardien,
une protection satisfaisante contre le feu, leau et le vol157. La loi ne dcrivant pas ce que
constitue cette protection satisfaisante, lincertitude persiste quant aux stratgies de
conservation mettre en uvre de manire ce que larpenteur-gomtre puisse remplir
adquatement ses obligations.
Dentre de jeu, tel que formul, larticle semble laisser en blanc la pertinence
dassurer une prservation pure et simple des documents contre lvolution du temps, ce
qui aurait t cohrent avec une obligation de conservation dune dure illimite. De
telles dispositions existent lgard des notaires qui on exige lutilisation, pour ses
originaux, du papier chiffon mesurant 216 millimtres sur 356 millimtres et dont le
grammage ou la masse doit tre au moins de 75 grammes par mtre carr 158. Dans
ltat actuel des choses, larpenteur-gomtre ne serait donc pas tenu de prendre des
mesures ncessaires pour empcher une dtrioration prmature des documents due
des variations de temprature ou dhumidit relative trop leves, une temprature et un
degr dhumidit relative inadquat par rapport la nature des documents, une mauvaise
manipulation des documents provoquant une dtrioration prmature ou la prolifration
dinsectes nuisibles. Par exemple, des documents entreposs 20 oC plutt qu 15 oC
peuvent voir leur dure de vie diminuer de moiti. linverse, en rduisant de moiti le
taux dhumidit relative, on double la dure de vie des documents. Un taux dhumidit
relative lev favorise linfestation par les insectes. Un taux dhumidit relative trop bas
contribue au desschement des documents qui deviennent plus fragiles et risquent de se
dchirer lorsquon les manipule [Conseil canadien des archives, 2004].
Mauvaise manipulation.
Manipulation excessive.
Temprature inadquate.
Humidit relative inadquate.
Infestation par les insectes.
Art. 19, Rglement sur le greffe des membres de lOrdre des arpenteurs-gomtres du Qubec.
Art. 18, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires.
93
Le libell de larticle laisse croire que lon demande principalement larpenteurgomtre de se doter dun plan durgence en cas de sinistres, lesquels peuvent dtruire
entirement une collection de documents. Le feu et leau constituent les deux principaux
ennemis des documents darchives. Le dveloppement dun tel plan durgence dpasse la
porte de la prsente formation, mais il apparat souhaitable que lOrdre investisse des
efforts dans la prparation dun guide de dveloppement dun tel plan durgence, voire de
fixer certaines normes minimales en matire de protection des documents, comme le fait,
par exemple, la Chambre des notaires qui exige que les documents soit conservs dans
une chambre-forte ou un coffre-fort offrant la garantie d'une rsistance au feu de 927C
pour une priode d'au moins une heure 159 et de fournir sur demande un certificat d'un
expert attestant que sa chambre-forte ou son coffre-fort est conforme aux exigences 160.
Dans lintervalle, les arpenteurs-gomtres dsirant procder llaboration dun plan
durgence peuvent consulter notamment le Manuel de conservation des documents
darchives diffus en 2004 par le Conseil canadien des archives.
4.6.
Question :
159
Art. 20, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires (c. N-2, r.15.3).
Art. 21, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires.
161
Art. 56. 1., Loi sur les arpenteurs-gomtres.
162
Art. 56. 3., Loi sur les arpenteurs-gomtres.
160
94
notre avis, le texte de loi soulve deux fonctions inhrentes un systme de gestion
documentaire. Dabord, il sagit dvaluer la porte des termes en bon ordre. Le terme
ordre, selon une vison documentaire, est dfinit comme tant une disposition qui
satisfait lesprit, semble la meilleure possible ; aspect rgulier, organis ou la qualit
dune personne qui range les objets leur place et sait les retrouver [Robert, 2000].
Ranger les choses en bon ordre signifie les agencer, les classer ou les disposer de manire
ordonne ou mthodique de manire pouvoir les retrouver. La notion de reprage
apparat essentielle mme si elle nest pas explicitement mentionne dans la loi. Tenir le
greffe en ordre signifie pouvoir reprer rapidement les documents qui en font partie.
Dailleurs, cette obligation dassurer le reprage des documents existe lgard des
notaires qui on oblige que le systme de classement permette le reprage par le nom
de chacune des parties intresses 163 (Le soulign est de nous) et que lindex contenant
le noms des parties soit doter d'un indice permettant un reprage rapide des actes
inscrits au rpertoire 164 (Le soulign est de nous). Il apparat tout fait justifi
dobliger larpenteur-gomtre reprer efficacement les documents faisant partie de son
greffe.
La deuxime fonction souleve par les dispositions de la loi concerne le contrle de
laccs aux documents et de leur confidentialit. La valeur des documents reposant dans
le greffe, et notamment le caractre dauthenticit de certains actes qui sy retrouvent,
exigent que laccs au greffe fasse lobjet dun contrle par larpenteur-gomtre. Ce
contrle est rendu ncessaire non seulement pour protger les ventuels renseignements
personnels apparaissant dans certains dossiers mais aussi pour protger lintgrit des
documents telle que le stipule la LCCJTI.
Ces deux fonctions doivent tre assures aussi dans lunivers numrique. La majorit
des arpenteurs-gomtres disposent dj dun systme de gestion documentaire efficace
pour grer les documents reposant sur support analogique. Toutefois, la mthode utilise
163
164
Art. 6, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires.
Art. 19, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires.
95
au sein de lunivers numrique doit tre aussi efficace et rigoureuse que celle adopte au
sein de lunivers analogique. Compte tenu des caractristiques propres linformation
numrique (sa forte volatilit et mallabilit), les arpenteurs-gomtres ont tout intrt
se doter dun systme de gestion documentaire formel comprenant notamment un plan de
classification, un ensemble de procdures en regard de lenregistrement officiel des
documents, de leur accs et de leur conservation ainsi quun ensemble de mtadonnes
descriptives. Certaines procdures semblables ont dailleurs t formellement imposes
au notaire comme, par exemple, lobligation de sauvegarder les donnes recueillies et de
les conserver165, lobligation dutiliser une base de donnes distincte de toute autre pour
la tenue des dossiers166 et lobligation de protger les donnes par lutilisation de mots de
passe167.
165
Art. 4. 1o, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires.
Art. 4. 2o, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires.
167
Art. 4. 3o, Rglement sur la tenue des dossiers et des tudes des notaires.
166
96
5. CONCLUSION
La gestion documentaire est un sujet vaste et complexe dont on ne peut contester
limportance au sein de la pratique quotidienne de larpenteur-gomtre. Il est surprenant
de constater que cet aspect de la pratique ait soulev si peu dintrt par le pass. La mise
en vigueur de la LCCJTI (et les bouleversements qui laccompagnent) aura peut-tre
constitu le chanon manquant. Lobjectif de la prsente formation consistait prsenter
une introduction gnrale la gestion documentaire. On a donc opr une distinction
entre diffrents types ou catgories de document, identifi le contenu type dun
document, prsent le cadre lgal et rglementaire gnral touchant la gestion
documentaire (Partie 1) pour ensuite explorer dans le dtail les devoirs et obligations qui
incombent aux arpenteurs-gomtres tout au long du cycle de vie des documents quils
crent ou quils collectent (Partie 2). Il sen est suivi ensuite une prsentation des
lments composant un systme de gestion documentaire, de ses principales fonctions, de
la notion denregistrement, de mtadonnes et des diffrentes technologies disponibles et
efficaces pour assurer une gestion adquate des documents (Partie 3). Finalement, il a t
prsent, pour fins de discussions, quelques questions dordre pratique afin dclairer
davantage les arpenteurs-gomtres dans leur quotidien (Partie 4). Les concepts ou les
principes avancs ne peuvent qutre incomplets et mriteraient certes de maints
approfondissements dans le futur.
Les actions les plus pressantes consisteraient notamment offrir un guide de gestion
documentaire adapt au contexte particulier de larpenteur-gomtre de manire
favoriser le maintien de lintgrit des documents dont il a la garde. Ensuite, il y a lieu
dexplorer plus en profondeur les enjeux relis la diffusion des documents produits par
larpenteur-gomtre. Lavnement du numrique soulve dpineuses questions
notamment quant au droit dauteur et la responsabilit civile. Plusieurs questions
demeurent en suspens ou mriteraient une recherche plus approfondie telles que :
Est-ce que les fichiers de dessins et les coordonnes gographiques confectionns
par les arpenteurs-gomtres sont protgs par le droit dauteur ?
Comment larpenteur-gomtre peut-il se prmunir contre des copies illgales ou
abusives de ses documents ?
Est-ce que larpenteur-gomtre engage sa responsabilit lorsquil diffuse des copies
numriques de ses fichiers et, si oui, comment rduire les risques de poursuite en
responsabilit civile ?
Est-il souhaitable que les coordonnes gographiques soient utilises par des tiers
(architectes, ingnieurs, municipalits, etc.) et, si non, comment viter que cela se
produise ?
97
98
6. RFRENCES
6.1.
6.2.
99
DOCTRINE CONSULTE
ALDRICH, D. F, 1999, Mastering the Digital Marketplace, John Wiley & Sons inc.,
321 p.
ANDERSON, R., et collab., 1998, La politique de concurrence et les droits de proprit
intellectuelle dans l'conomie du savoir, Calgary, University of Calgary Press, 572 p.
BARREAU DU QUBEC, 2000, Mmoire sur la Loi sur la normalisation juridique des
nouvelles technologies de linformation (Avant-projet de loi), Montral, 36 p.
BDARD, Y., 1986, A Study of the Nature of Data Using a Communication-Based
Conceptual Framework of Land Information Systems, Thse de doctorat, Surveying
Engineering, University of Maine, Orono, 260 p.
BENSOUSSAN, A. et collab., 1995, Les SIG et le droit, Paris, ditions Herms, 249 p.
BERGERON, M., 1993, Vocabulaire de la Gomatique, Office de la langue franaise,
Publications du Qubec, Qubec, 41 p.
CENTRE DE RECHERCHE EN DROIT PUBLIC (CRDP), 2001, Loi concernant le
cadre juridique des technologies de linformation (L.Q. 2001, c. 32) Texte annot,
Universit de Montral, 93 p.
CHO, G., 1998, Geographic information systems and the law, mapping the legal
frontiers, John Wiley & Sons, England , 337 p.
CT, R., C. JOLIVET, G. A. LEBEL et B. BEAULIEU, 1993, La Gomatique, ses
enjeux juridiques, Publications du Qubec, Qubec, 252 p.
DAVIES, P., 1996, Payment for Goods and Services on the Information Superhighway,
Reproduction Rights and Remuneration in the Electronic Marketplace, OECD Working
Papers, Paris, 25 p.
DUPR, J., 2001, Espionnage conomique et droit : l'inutile cration d'un bien
informationnel , Lex Electronica, vol. 7, n 1, http://www.lex-electronica.org.
FERNANDEZ-FALCON, E. A. et collab., 1993, A Review of Digital Geographic
Information Standards for the State/Local User , URISA Journal, vol. 5, n 2, p. 21 27.
GAGNON-ARGUIN L. ET R. BANNOURI, 1998, La classification des documents
institutionnels dans les ministres du gouvernement du Qubec et le dfi informatique.
Collection en ingnierie documentaire : 9, Aot 1998, Secrtariat du Conseil du Trsor du
gouvernement du Qubec.
100
101
102
7.
7.1.
LOIS ET RGLEMENTS
Qubec, Gouvernement du. 1983. Loi sur les archives, (L.R.Q. A21.1)
Il sagit de la loi qui impose aux organismes publics des obligations en matire de
gestion documentaire.
http://www.anq.gouv.qc.ca/conseil/loiarchives.htm
Cette loi est particulirement importante relativement au rglement et aux
politiques qui en dcoulent qui spcifient les obligations relatives la
confection dun calendrier de conservation
Rglement sur le calendrier de conservation, le versement, le dpt et
llimination des archives publiques. c. A-21.1, r.1
http://www.anq.gouv.qc.ca/conseil/reglementcalendrier.htm
Et la mise en place et au respect dun systme de gestion des documents
actifs, semi-actifs et inactifs.
Politique de gestion des documents actifs
http://www.anq.gouv.qc.ca/conseil/loiactifs.htm
Politique de gestion des documents semi-actifs
http://www.anq.gouv.qc.ca/conseil/loisemiactifs.htm
Politique de gestion des documents inactifs
http://www.anq.gouv.qc.ca/conseil/loiinactifs.htm
Qubec, Gouvernement du. 2001. Loi concernant le cadre juridique des
technologies de l'information, (L.Q. 2001, C.32)
Cette loi pose les conditions de lquivalence juridique dun mme document sur
support papier et sur support technologique. Voir aussi la racine Loi en ligne de
ladresse propose. Il sagit dun ensemble dinterprtations de plusieurs articles de la
loi. Intressant pour chercher un thme particulier lintrieur de la loi quoique les
interprtations sont encore trs hypothtiques considrant la nouveaut de la loi et
labsence de jurisprudence.
http://www.autoroute.gouv.qc.ca/loi_en_ligne/loi/texteloi.html
Qubec, Gouvernement du. 1999. La scurit inforoutire, Ministre de la justice,
septembre.
Prsentation image des grands principes ayant prsids la conception de
la Loi concernant le cadre juridique des technologies de linformation.
Par la personne qui a rdig la Loi. (en anglais) (adresse du document
franais non fonctionnelle, janv. 05)
http://www.autoroute.gouv.qc.ca/publica/pdf/secinfoenglish.pdf
103
Qubec, Gouvernement du. 1982. Loi sur laccs aux documents des organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels. (L.R.Q. A-2.1)
Cette loi oblige les organismes publics tenir jour une liste de classement de leurs
documents afin den permettre le reprage par les citoyens demandant laccs ceuxci.
http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.
php?type=2&file=/A_2_1/A2_1.html
7.2.
Canada, Gouvernement du. 2000. Lignes directrices sur la gestion des messages
lectroniques. Ressources naturelles Canada.
Plus un guide que des lignes directrices. Trs complet tour dhorizon sur
la problmatique de gestion des courriels dans les organisations.
http://www.nrcan.gc.ca/em-ce/guide_f.htm
Communauts europennes. 1998. Guide de l'information numrique: Comment
traiter les donns lisibles par machine et les documents numriques.
Luxembourg: Office des publications officielles des Communauts europennes.
Ce guide est une bonne initiation aux diffrentes composantes dont devrait
traiter un guide de gestion documentaire numrique. Certainement le plus
simple et le plus clair sur le sujet. Il aurait besoin dtre rafrachi mais il
est surtout utile pour sa forme et sa valeur didactique.
http://europa.eu.int/ISPO/dlm/documents/gdlines-fr.pdf
Gareau, Andr et al. 2003.Guide de gestion des archives dentreprise. Montral,
Rseau des archives du Qubec.
7.3.
104
7.4.
7.5.
DESCRIPTION
Dublin Core Metadata Initiative. 2001. Guide dutilisation du Dublin Core,
Version 1.1,
Comme son nom lindique, il sagit dun guide dutilisation des
mtadonnes de base (Core) proposes par le groupe de Dublin. Il sagit
de la rfrence fondamentale de la plupart de toutes les initiatives en
matire de description de documents lectroniques de toute nature. Il a,
entre autres, inspir les profils de mtadonnes suggrs par les travaux du
gouvernement du Qubec.
http://www.bibl.ulaval.ca/DublinCore/usageguide-sectc-20000716fr.htm
Qubec, Gouvernement du. 2004. Profils de mtadonnes gouvernementaux.
Qubec, Comit sur les mtadonnes. Archives nationales du Qubec.
Les profils de description des documents de rfrence, de transaction et les
dossiers gouvernementaux.
Ces profils sont en consultation pangouvernementale actuellement et deviendront ventuellement des pratiques
recommandes en matire de description et denregistrement des
documents gouvernementaux.
http://www.anq.gouv.qc.ca/conseil/crggid/profil.htm
CONSERVATION
105
7.6.
NUMRISATION
7.7.
GESTION
DE
LINFORMATION
GOUVERNEMENTAL
EN
MILIEU
106
7.8.
http://www.bulletin.gouvenligne.tresor.gouv.qc.ca/
CEFRIO : Centre francophone dinformatisation des organisations
107
FORMATION CONTINUE
Arpenteur-gomtre ?
Immatricul ?
Autre ?
Cette valuation a pour but de vous permettre dindiquer votre degr dapprciation de la session de
formation dans son ensemble daprs lchelle qui suit et dajouter tout commentaire qui pourrait
permettre damliorer les sessions ultrieures.
Encerclez le chiffre qui indique votre apprciation
1.
(1) = Excellent
Objectifs
-
Contenu
Le contenu tait :
pratique et utile
3.
Animation
Le formateur Sylvain Sncal :
4.
Mthodes pdagogiques
5.
Quels sont, daprs vous, les deux points forts et les deux points les plus
importants amliorer dans cette session de formation :
Points forts
Points amliorer
6.
Organisation matrielle
La salle de cours tait adquate
lieu physique
espace
clairage et ventilation
stationnement
7.
Non