MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COORDINADORES

El la Coordinador Regional CR-, tiene la responsabilidad de cumplir el presente

Manual de Procedimiento referido al Manejo de Campaas/Actividades CAM- as como
tambin a la Atencin de Clientes y al manejo de imagen de la Empresa.
0. INICIO DE CAMPAA
Antes del inicio de toda CAM, l la CR recibir el siguiente material de parte de la
Direccin de Cuentas -DC-, va e-mail y/o de forma impresa. Adicionalmente la DC
programar formalmente una Tele conferencia (TC) con da y hora, donde explicar a
detalle las diferentes etapas de la CAM.
a) Presentacin de la Campaa/Actividad aprobada en formato Power-Point, para
su respectiva ejecucin. Esta presentacin contendr en detalle todas las
etapas y elementos que compone la Campaa/Actividad, y que deben ser
ejecutadas en el plazo estipulado.
b) Planning Regional de Ejecucin de Campaa/Actividad, que presenta segn
formato tipo la siguiente informacin:
b.1) Perfil y Cantidad de personal eventual a contratar por etapa
b.2) Caractersticas y Condiciones de los Proveedores, con detalle de los
materiales en cuanto a cantidad y calidad y/o servicios que debern ser
contratados por etapa.
b.3) Presupuestos individualizados para cada tem y condiciones de pago.
c) Cronograma de Ejecucin etapa por etapa de cuando se desarrollar la CAM.
d) Caractersticas de lugares potenciales (puntos calientes) a los cuales se busca
visitar considerando el segmento de la marca Ej. Supermercados, Colegios,
Universidades, Parques, etc.
e) Listado de Materiales, Productos y Otros que sern enviados desde la Oficina
Central en Cochabamba, con detalle de fechas de envo y va de transporte.
I. GESTIONES PRE CAM
Revisin y Aclaracin de Informacin CAM
Es responsabilidad del CR revisar detenidamente TODA la informacin que la DC, le
enve la cul deber tenerla siempre disponible, especialmente en el momento en el que
la DC se comunique para la (TC) previamente definida en horario y durante la ejecucin
de toda la CAM.
Una vez que el la CR reciba la capacitacin va TC, este (a) podr pedir la aclaracin
de dudas que considera necesaria y/o coordinar otras necesidades no contempladas
cambios al planning propuesto por potenciales imprevistos por razones especficas y
justificables que estn relacionados a su ciudad.
La DC responder con las aclaraciones y/o modificaciones necesarias previamente
validadas con DG y/o el cliente, en un plazo mximo de 48 horas por escrito.

Tanto el CR como la DC, mandarn copia de toda su correspondencia a la Direccin

General y Direccin Principal, a fin de que stas se encuentren informadas en todo
momento y puedan hacer el monitoreo correspondiente.
Contacto y Contratacin de Proveedores y Toma de Medidas
El la CR debe cumplir con las instrucciones a cabalidad de la DC en cuanto a
bsqueda, contacto y contratacin de proveedores, toma de medidas y fotografas se
refiera, , mismas que ser encomendadas por escrito con fechas lmite de cumplimiento
y reporte.
Contacto y Contratacin de Personal Eventual
Una vez que el la CR haya contactado y pre-seleccionado al personal necesario para
su contratacin eventual, debe enviar a la DC un Power Point de Casting (Fotos y Datos
bsicos) para que la DC haga aprobar con el cliente.
Una vez aprobado este deber este deber enviar a la DC, antes de iniciar la campaa,
una planilla segn formato tipo con los nombres, direcciones, telfonos y fotocopias de
C.I de cada uno, a fin de registrarlos en la base de datos de Personal Eventual y pueda
posteriormente enviar los contratos de trabajo a cada promotor, modelo, etc. A fin de
que sean debidamente firmados ANTES DEL INICIO DE LA CAM O CUALQUIER
OTRA ACTIVIDAD.
En caso de que el la CR no realice el envo del contrato debidamente firmado antes
del inicio de la CAM, ser responsabilidad del mismo esta falta reservndose Chromart,
el derecho de la aplicacin de sanciones por el perjuicio ocasionado. Se deja
claramente establecido que TODO personal eventual deber firmar su contrato
antes de iniciar su trabajo en la campaa, el mismo que le ser devuelto luego
con la firma de la DP, caso contrario ser responsabilidad del la CR cualquier
anormalidad o reclamo posterior por falta de pago.
Una vez concluida la campaa el la CR deber enviar la misma planilla completando
los datos contables segn Planilla de Pago personal Eventual, vale decir detalle de das
trabajados, a la DC correspondiente, para que dicha planilla sea procesada y
cancelada.
En caso de tener reemplazos por imprevistos o retiros, el la CR, debe informar de
inmediato a la DC y enviar fotografa y una Planilla adicional con los datos de la persona
que trabaj como reemplazo, a fin de tener conocimiento de todo el personal que
trabaja con las marcas. Si se ve por conveniente la DC y/o DG podrn ponerse en
contacto con la persona sugerida para el reemplazo va telfono a fin de que sean ellas
quienes determinen la contratacin.
Capacitacin Personal Eventual
Una vez que el la CR se asegure de que el personal eventual ya tiene contratos
firmados deber citar a todo su personal previa coordinacin con la DC a fin de hacerles
la capacitacin para el desarrollo de su trabajo, y hacer una presentacin sobre la
campaa (Concepto, Objetivos, Expectativas, Logstica, etc.), en base a la informacin
enviada por la DC, al menos con 3 das de anticipacin a la primera salida.

Es responsabilidad del la CR realizar un seguimiento diario a su personal eventual

(modelo, promotor y/o supervisor) por lo que deber leer y hacer firmar la Planilla de
Check Out Diario (Formato enviado por DC), a fin de que ste sirva de recordatorio y
compromiso de cumplimiento de funciones. Esto a fin de mantener y asegurar la
calidad del servicio que presta la agencia y mejorar, por tanto, sus servicios de manera
continua.
Ruteos y Zonificaciones
El la CR, de acuerdo a requerimiento de la DC, deber enviar Informacin sobre
Zonificaciones, Ruteos y otros relacionados con el desarrollo de las etapas de las
Campaas/Actividades, en el plazo convenido en el planning o en cualquier otra
instruccin.
Autorizaciones & Permisos
El la CR deber prever con suficiente anticipacin la gestin de autorizaciones o
solicitud de permisos con las autoridades o gerencias correspondientes, para poder
realizar actividades en aquellos predios que estn contemplados dentro de la
Programacin de Actividades o Campaas.
El la CR debe mantener copia escrita de las solicitudes de permiso, con el sello de
recepcin que corresponda y debe realizar el monitoreo necesario hasta contar con la
autorizacin correspondiente.
El la CR debe informar de forma semanal el avance de estas gestiones a la DC y/o
cualquier eventualidad de forma inmediata.
II. GESTIONES CAM
Supervisin y Monitoreo
El la CR debe estar siempre presente fsicamente en toda salida de ejecucin de
CAM, cumpliendo estrictamente los horarios y parrilla definida. Solo en caso de cruces
de campaas se aceptar la contratacin de un supervisor eventual el cual deber ser
previamente capacitado y permanentemente monitoreado por el la CR.
Control y Reporte de Recepcin de Material
El la CR debe revisar y reportar de forma inmediata cualquier anomala sobre el
material de CAM enviado por la Oficina Central Cbba y/o cualquier Proveedor que envi
directamente. En caso de que este no reporte cualquier anomala (cantidad, calidad o
estado) de forma escrita en el tiempo lmite de 24 horas, este se responsabiliza al 100%
del mismo.
Material de Apoyo
Es responsabilidad del la CR filmar y tomar fotografas (segn Manual provisto por la
Direccin Creativa - DG) por lo menos 70% de las salidas que tenga cada etapa.
Dichas imgenes debern ser enviadas a la DC, semanalmente, todos los Lunes, a fin
de dotar a sta con el material necesario para el Informe Final.
El la CR deber estar presto (a) a asistir y atender las coberturas de prensa
programadas por la DC, previa coordinacin anticipada con los ejecutivos de la agencia
de PR y/o cliente.

Este material debe ser enviado va e-mail y en CD DVD.

Control de Inventarios
El la CR deber llevar en todo momento el inventario de sus materiales, productos,
etc. al detalle y al da, de manera tal de que pueda reportar en el momento a la DC y/o a
la Jefa de Almacenes, cualquier informacin que esta requiera al respecto.
Informes Semanales
El la CR debe preparar informes semanales y enviar va e-mail todos los Lunes hasta
Hrs. 18:00, con detalle de todas las actividades que se hayan desarrollado. Este
informe ser realizado de acuerdo al Formato Tipo, enviado previamente por la DC,
para cada campaa de forma especfica. Adicionalmente el la CR debe armar un
Informe Fotogrfico, cuidando la calidad del mismo, en formato Power Point, para lo
cual la empresa le provee de una cmara fotogrfica en buenas condiciones, la cual
queda bajo su entera responsabilidad y buen uso.
Asimismo se le recomienda cuidar la redaccin y ortografa de la informacin
proporcionada. En caso de que la DC considere que el mismo no cumple con las
expectativas, l o la CR deber rehacer dicho informe las veces que sean necesarias en
un tiempo oportuno.
Toda vez que sea necesario, a solicitud de la DC, este informe deber ser
complementado con otra informacin relevante. En caso de sucesos extraordinarios,
estos adems de ser notificados en el mismo da va e-mail y/o telfono, debern ser
ampliados por escrito, con todo el detalle de lo sucedido.
Se espera, durante todo el ciclo de una Campaa/Actividad (pre - durante y post) un
cdigo de conducta de parte del la CR que est al nivel de las expectativas de un
empresa como Chromart, por lo que se espera un alto nivel de educacin en las
relaciones con otros ejecutivos de la empresa o cualquier otra entidad, empresas
proveedoras, de la competencia y el cliente; enmarcndose siempre dentro de los
cdigos de conducta y normas de la empresa.
Con respecto a los medios de comunicacin, el CR asume el rol de Portavoz oficial de
la Agencia, sin embargo, no le est permitido efectuar ninguna declaracin sin previa
consulta con la DC que corresponda.
El la CR deber tener toda la informacin relacionada a la Campaa/Actividad que
est bajo su responsabilidad a fin de informar a Oficina Central Cochabamba cualquier
situacin que sta le solicite y tambin proporcionar al cliente siempre y cuando est
previamente autorizado por DG y/o la DC correspondiente.
Cambios e Imprevistos
El la CR debe comunicarse con Oficina Central, las veces que sean necesarias a fin
de solicitar instrucciones y/o autorizaciones para cambios de cronogramas, y/o cualquier
otro imprevisto que no este reflejado en el Planning.
Es responsabilidad de los CR reportarse por lo menos 1 vez al da (Va e-mail y va
celular) con la DC correspondiente, para poder mantener a esta Direccin,

continuamente informada de lo acontecido en estas ciudades. Lo anterior, al margen de

que se est en desarrollo de una Campaa/Actividad o no.
Rendicin de Cuentas Y Facturacin a Chromart
La Direccin Administrativa y Financiera de la empresa, DAF entregar al CR montos
de dinero presupuestados y solicitados por la DC, previamente validados por la DG,
para el desarrollo de las actividades exclusivas de la campaa en sus diferentes etapas,
a travs de giros bancarios en el banco donde la empresa trabaje.
Estos montos debern ser rendidos a DAF a travs de la Direccin de RRHH, de
acuerdo a las Normas Contables vigentes y en los formatos de Rendicin de Cuentas
definidos hasta el quinto da (5to) del mes siguiente de la fecha de recepcin, tanto en
formato digital va e-mail como en fsico a travs del envo de su rendicin impresa con
el respaldo de facturas correctamente emitidas a favor de la empresa y/o recibos
oficiales en caso de que estos hayan sido previamente aprobados por la DC.
Es responsabilidad del la CR revisar las facturas al momento de recibirlas para
comprobar la correcta emisin de la misma con los datos que corresponden.
Facturas Directas al Cliente
En caso de recibir facturas a nombre del cliente, por instruccin de la DC, el CR debe
enviar la misma en sobre va courrier, dirigido a la DC, en el plazo mximo de 1 da
despus de su recepcin y comunicar inmediatamente de este envo de manera de que
esta pueda hacerle el seguimiento respectivo.
Considerar la fecha tope de recepcin de facturas por parte del cliente, segn
instruccin de la DC. En caso de retrasos, la empresa se reserva el derecho efectuar
descuentos al CR.
Es responsabilidad del la CR revisar las facturas al momento de recibirlas para
comprobar la correcta emisin de la misma con los datos que corresponden.
III. GESTIONES POST-CAM
Una vez finalizada la CAM actividad, el la CR deber enviar junto al Informe Final,
una evaluacin cualitativa, de acuerdo a Formato Tipo previamente enviado al inicio de
la CAM por la DC de:
a) Cada una de las etapas de la campaa en general.
b) Cada una de las personas (modelos, promotores, supervisores, etc.)
contratados, en trminos de eficiencia, voluntad, puntualidad, honestidad, etc.
c) Cada uno de los proveedores contratados. (En trminos de calidad,
cumplimiento de fechas de entrega y/o horarios, respuesta a eventualidades,
etc.)
d) Envo de planillas de Check Out Diarias.
Planilla de Devolucin de Materiales & Envo de los mismos
Conformidad previa validacin de la Planilla de Devolucin de Materiales enviada por la
Jefa de Almacenes Cbba, de los tems para devolucin de saldos y hacer seguimiento a
posterior envo de materiales segn instruccin de la DC.

Una vez que la DC, reciba el Listado de Materiales para Devolucin y/o Saldos, instruir
a la brevedad posible, previa coordinacin con Operaciones y Logstica, la devolucin o
envo del mismo directamente al Cliente o a la Oficina Central, siempre a travs del uso
de una planilla firmada (Proporcionada por DC) por el la CR y por el receptor de la
misma.
Otros a enviar:
El CR debe enviar hasta 3 das de concluida la CAM:
Planillas de Pago de Personal Eventual correctamente elaborados
Facturas de Proveedores Directos
CDs de Fotografas y DVDs de Filmacin
4.- Comunicacin y Monitoreo
El CR deber tener contacto directo con la DC y enviar a sta todos los informes
solicitados. Para casos especficos, el la, CR podr contactarse con la DG y/o DP.
Cabe recalcar que todo e-mail enviado por el CR a la DC, deber tener
indefectiblemente copia al e-mail de:
yoly@chromart.com.bo
cuentas@chromart.com.bo
De acuerdo a la encargada de cada marca:
cuentas1@chromart.com.bo
cuentas2@chromart.com.bo
cuentas3@chromart.com.bo
La empresa enviar, cuando considere necesario un ejecutivo de la Oficina Central a fin
de que sea este quien monitoree y evalu el desempeo del la CR y su gente en
cualquiera de las etapas.
En el caso de la atencin a otros clientes, la comunicacin deber realizarse
directamente con DG:
Cintia Espada cuentas@chromart.com.bo
Segn sea el manejo de la misma, a fin de solicitar instrucciones, propuestas y/o
cotizaciones.
El CR, dentro de su actividad profesional, deber presentar sugerencias a cada DC,
sobre mejoras que considere apropiadas para mejorar su ejecucin y procedimientos.
El CR debe mantener en cuenta que este Manual de Operaciones est siempre sujeto a
mejoras internas relacionadas a cada CAM y que sern enviadas por Oficina Central
Cbba. y se compromete a aceptarlas y acatarlas como parte inherente de su contrato.