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PREVENCIN DE RIESGOS
ASIGNATURA
TCNICAS DE AUDITORA
Relator:
Erika Bustos J.
TEMARIO
UNIDAD I.
Auditora Externa
Auditoria a Proveedores
Auditoria de 3Parte
CONTENIDO
ISO 19011:2011
Captulo 1. Alcance de la Norma ISO 19011
Captulo 2. Referencias Normativas
Captulo 3. Trminos y definiciones, usadas en esta Norma.
Captulo 4. Principios de Auditora. Ayudan a entender la
naturaleza esencial de la auditora.
Captulo 5. Gestin de un programa de auditora
Captulo 6. Realizacin de la auditora.
Captulo 7. Competencia y evaluacin de los auditores
Anexo A. Gua y ejemplos ilustrativos de conocimiento y
habilidades de auditores especficas a una disciplina .
Anexo B. Gua adicional para los auditores sobre planeacin y
realizacin de auditoras
DESCRIPCIN
ISO 19011:2011
Captulo 1. Alcance de la Norma ISO 19011
Esta es aplicable a todas las organizaciones que
requieren llevar a cabo auditoras internas o
externas a sistemas de gestin o manejar un
programa de auditora.
Captulo 2. Referencias Normativas
una certificadora.
AUDITORIA COMBINADA: Auditora a dos o ms
sistemas de gestin. (Calidad, ambiental, seguridad, etc.)
AUDITORIA CONJUNTA: Dos o ms organizaciones
auditan a un nico auditado.
CRITERIOS
DE
AUDITORIA:
Polticas,
Verificable.
DE
LA
Registros,
AUDITORIA:
declaraciones
Hecho
otra
auditora.
AUDITOR: Miembro de un equipo calificado para
criterios de auditora.
NO CONFORMIDAD: No cumplimiento de un
requisito especificado
ACCION CORRECTIVA: Accin tomada para
organizacin
pueda
tomar
Acciones
de
Mejoramiento.
Los lineamientos dados en los cap. 5 a 7, estn
CAPTULO 5. GESTIN DE UN
PROGRAMA DE AUDITORA
5.1 Generalidades.
CAPTULO 5. GESTIN DE UN
PROGRAMA DE AUDITORA
El programa de auditora debera incluir la informacin y
recursos necesarios para organizar y conducir las auditoras
de manera eficiente dentro de los tiempos especificados.
Tambin puede incluir lo siguiente:
Objetivos para el programa de auditora y auditoras
individuales;
Alcance/nmero/tipos/duracin/ubicacin/cronograma de las
auditoras;
Procedimientos del programa de auditora;
Criterios de auditora;
Mtodos de auditora;
Seleccin de equipos auditores;
Recursos necesarios, incluyendo viajes y hospedaje;
Procesos para manejo de confidencialidad, seguridad de la
informacin, salud y seguridad y otros temas similares.
PROGRAMA DE AUDITORIA
N___ PROPSITO: _____
SISTEMAS DE GESTIN
PERIODO DE TIEMPO
OCUPACIONAL
MEDIO AMBIENTE
Recursos
Auditores
SEGURIDAD Y SALUD
Tamao y Naturaleza
de la organizacin
Madurez del Sistema
de Gestin
CALIDAD
DIAGRAMA
ISO 19011
Cap. 5-6-7
PLANEAR
A
C
T
U
A
R
H
A
C
E
R
VERIFICAR
Responsabilidades
PLANEAR. Resp. Gestin del Programa
5.2 Establecer Objetivos y
5.3 Programa de Auditora
ACTUAR. Resp.
Gestin del Programa
5.6 Revisar y Mejorar el
Programa de Auditoria
HACER
Resp. Gestin Programa
5.4 Implementar el
Programa de Auditoria
7. Competencias de los
auditores
6. Realizacin Auditoria
Resp. Lder
PLANEAR
Prioridades de la Gerencia
Intenciones comerciales
Caractersticas de procesos, productos y proyectos
Requisitos del sistema, legales y contractuales
Evaluar nivel de desempeo
Riesgos
Auditoras previas
Nivel de madurez del sistema
PLANEAR
PLANEAR
PLANEAR
5.3.6 Identificar los Recursos,
considerando lo siguiente:
- Mtodos de auditora;
- Disponibilidad auditores
- Disponibilidad Expertos
- Tiempo y Costos de Auditoria
- Disponibilidad de Tecnologas
de Comunicacin
HACER
5.4.1 Generalidades
El responsable de gestionar el
programa de auditora debera
implementar el programa de
auditora.
Debe Comunicar el programa de
auditora a las partes involucradas
e informar peridicamente sobre el
avance
HACER
HACER
HACER
5.4.6 Asegurar que se realizan
las siguientes actividades:
- Revisar y Aprobar Reportes
- Revisar el anlisis de causas
y efectividad de las acciones
correctivas y preventivas
- Distribucin del Informe
- Necesidad de auditoria de
seguimiento
6. Realizacin de la Auditora
6.1 Generalidades
Este captulo proporciona
orientacin sobre la planificacin
y forma de llevar a cabo
actividades de auditora como
parte de un programa de auditora.
La figura 2 proporciona una visin
general de las actividades de
auditora tpicas. El grado de
aplicacin de las disposiciones de
este captulo depende del objetivo
y alcance de cada auditora
especfica.
6.2 Inicio de la Auditora
6.2.1 Generalidades
Responsabilidad del lder del
equipo.
Diplomtico
Observador
Perceptivo
Verstil
Tenaz
Decidido
Seguro de si
Actuar con
Fortaleza
Abierto a la mejora
Sensible
Colaborador
Objetivos
Ejemplos
Revisin de
registros
Retroalimentacin
Entrevista
Entrevistas personales
Observacin
Examen
Revisin despus
de la auditora
VERIFICAR
ACTUAR
DOCUMENTOS DE AUDITORIA.
PROGRAMA DE AUDITORIA
PLAN DE AUDITORIA
ACTA DE REUNIN
LISTA DE VERIFICACIN
INFORME DE AUDITORIA
NO CONFORMIDADES
LOG DE NO CONFORMIDADES
1. CARACTERISTICAS DE LAS
AUDITORIAS
AUTORIZADAS
PLANIFICADAS Y PROGRAMADAS
PERSONAL COMPETENTE
TRANSPARENTES
EFECTO DE RETROALIMENTACION
NO CONSTITUYEN UN FIN PUNITIVO
PRINCIPAL CARACTERISTICA:
2. DEFINICION DE REQUISITO:
Necesidad o expectativa establecida, generalmente
implcita u obligatoria
Nota 1: "Generalmente implcita" significa que es habitual o una prctica
comn para la organizacin, sus clientes y otras partes interesadas, que la
necesidad o expectativa bajo consideracin est implcita.
Nota 2: Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo especfico de
requisito, por ejemplo, requisito de un producto, requisito de la gestin de
la calidad, requisito del cliente.
Nota 3: Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en
un documento.
Nota 4: Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes
interesadas.
(ISO 9000:2000, Sistemas de gestin de la calidad - Conceptos y
vocabulario)
USUALMENTE
CONTRATADOS
POR
LA
PROPIA
SI
LA
DOCUMENTACION
LOS
PROCEDIMIENTOS
LO
TANTO,
PUEDE
EJECUTARSE
SOLO
EXAMINANDO
LA
DOCUMENTACION PERTINENTE.
DE CONFORMIDAD:
DETERMINA SI LAS DISPOSICIONES DEL SISTEMA DOCUMENTADO
ESTAN IMPLEMENTADAS EN LA PRACTICA. POR LO TANTO, DEBE
EJECUTARSE IN SITU.
SISTEMA:
EVALUACION
DEL
GRADO
DE
IMPLEMENTACION
PROCESO:
VERIFICACION
DEL
CUMPLIMIENTO
DE
INSTRUCCIONES
PRODUCTO/SERVICIO:
UTILIZADA
PARA
PRODUCTOS/SERVICIOS
VERIFICAR
CON
LOS
CONFORMIDAD
REQUISITOS
DE
LOS
ESPECIFICADOS,
COMPLETA:
CUANDO EL ALCANCE DE LA AUDITORIA CUBRE LA TOTALIDAD DEL
SGC, POR EJEMPLO, UNA AUDITORIA DE CERTIFICACION.
PARCIAL:
CUANDO EL ALCANCE DE LA AUDITORIA CUBRE PARTE DEL SGC,
POR EJEMPLO, UNA AUDITORIA DE MANTENIMIENTO O VIGILANCIA.
SEGUIMIENTO:
UTILIZADA PARA VERIFICAR LA IMPLEMENTACION DE ACCIONES
CORRECTIVAS/PREVENTIVAS ESPECIFICAS.
DAR
CONFIANZA
A
LOS
CLIENTES
ACERCA
DEL
CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES PARA PERMITIR EL
ASEGURAMIENTO DE CALIDAD.
DAR CONFIANZA AL AUDITADO EN LA BUENA CONDUCCION DE
SU TAREA Y EN SU CAPACIDAD DE SATISFACER LOS
REQUISITOS.
VERIFICAR SI LAS DISPOSICIONES ESTAN APLICADAS Y SI
ESTAS DISPOSICIONES SON PERTINENTES A LOS OBJETIVOS
PLANIFICADOS O PROPUESTOS PARA LA SATISFACCION DE LA
POLITICA DE CALIDAD ESTABLECIDA POR LA ALTA GERENCIA.
LOS
CAMBIOS
PREPARACION DE LA AUDITORIA
NOTIFICACION DE LA AUDITORIA
EJECUCION DE LA AUDITORIA
CALENDARIO DE AUDITORIAS
EL OBJETIVO
LOS REQUISITOS APLICABLES
LA COMPOSICION DEL EQUIPO AUDITOR
EL AUDITOR LIDER
LAS ACTIVIDADES ESPECIFICAS A AUDITAR
LOS SECTORES A NOTIFICAR
LOS DOCUMENTOS APLICABLES
FECHA
DURACION
OTRA INFORMACION APLICABLE
PREPARACION DE LA AUDITORIA
CONFIRMAR OBJETIVOS
NOTIFICACION DE LA AUDITORIA
SE
COMPONE
DE
LAS
SIGUIENTES
ETAPAS
PRINCIPALES:
REUNION INICIAL
DESARROLLO
REUNION POST-AUDITORIA
ESTABLECER
CANALES
DE
COMUNICACION
AUDITADOS Y AUDITORES
ENTRE
REUNION
ENTRE
EL
EQUIPO
DE
AUDITORES
Y
REPRESENTANTES DE LA ORGANIZACION, PARA LA
PRESENTACION
DE
LOS
RESULTADOS
Y
OTRAS
ACLARACIONES NECESARIAS.
FECHA;
FIRMA DE TESTIFICACION DE UN RESPONSABLE DE LA
ORGANIZACION; Y OTROS QUE SE CONSIDERE NECESARIO.
INVESTIGAR
LAS
CAUSAS
DE
LAS
NO
CONFORMIDADES
OPORTUNIDADES
DE
MEJORAMIENTO
DEL
SEGUIMIENTO
AUDITORIAS
DE
LOS
RESULTADOS
DE
LAS
PARTE TEORICA:
TRATANDO TEMAS SOBRE NORMA DE GESTION DE
CALIDAD,
MANUALES,
ESPECIFICACIONES,
FUNCIONES, POSTURAS, ETC.
PARTE PRACTICA:
PARTICIPACION
EN
AUDITORIAS
ACOMPAAMIENTO DE UN SUPERVISOR.
CON
EL
DE
RESOLUCIN
DE
CUALIDADES PERSONALES
CAPACIDAD
PARA
INTERACTUAR
CON
TODO
TIPO
DE
INTERLOCUTORES
MADUREZ
PARTICULARES
CAPACIDAD
DE
COMPRENDER
LOS
VALORES
EMPRESAS
DONDE
REALIZARA
LAS
AUDITORIAS,
PRETENDIENDO FUNDAMENTALMENTE:
OBTENER
EVALUAR
EVIDENCIAS OBJETIVAS
HONESTAMENTE
LAS
CONCLUSIONES
EVIDENCIAS OBJETIVAS
ACEPTABLES
BASADAS
EN
SER CLAROS
OBJETIVOS
RACIONALES
COMPLETOS
TENER UN OBJETIVO DEFINIDO
LENGUAJE AUDITIVO
PROBLEMAS FRECUENTES:
ASUNTO NO INTERESANTE
ATENCION PUESTA EN LA EVALUACION DE QUIEN
HABLA Y NO EN EL ASUNTO
INVOLUCRAMIENTO EMOCIONAL
"ESCUCHAR LOS HECHOS" Y NO LAS OPINIONES
TOMAR NOTAS
FALTA DE ATENCION
DISTRACCION
EVITAR ASUNTOS COMPLEJOS
FUGAS PERIODICAS
LENGUAJE VERBAL
LENGUAJE ESCRITO
EL AUDITOR DEBE ESCOGER CUIDADOSAMENTE LAS PALABRAS
EN EL LENGUAJE ESCRITO, CONSIDERANDO QUE ESTE NO
POSEE ENTONACION.
ESTO DEBE SER
DESTINATARIOS.
APROPIADO
LA
FLUENCIA
DE
SUS
CMO?
QU?
CUNDO?
DNDE?
QUIN?
POR QU?
MUESTRE!
ACTIVIDADES
NEGOCIAR LOS LIMITES DE INTERFERENCIA E INDAGACION
SEGUIR LA ORIENTACION DEL AUDITOR LIDER
EVITAR PRESENTAR SORPRESAS AL AUDITADO
DIRIGIR LAS CRITICAS A LOS HECHOS, NUNCA A LAS PERSONAS
PERSUADIR, NO IMPONER
REACCIONAR EFICAZMENTE EN SITUACIONES DIFICILES
LA PRESENTACION FISICA
LA ACTITUD
LA ETICA Y EL RESPETO AL AUDITADO
MANTENERSE IMPERTURBABLE
SER CLARO
EXPLICAR
QUE
LA
EVALUACION
REALIZADA
ES
UNA
MUESTRA.
DISCUTIR
ACORDAR
ACCIONES
APROPIADAS
DE
SEGUIMIENTO.
POSTERGACION DE FECHAS
ATRASO EN EL COMIENZO DE LA AUDITORIA
LARGOS DISCURSOS DE BIENVENIDA
DISCULPAS
DE
AUSENCIA
DE
PERSONAS
INVOLUCRADAS
LARGAS EXPLICACIONES
ALMUERZO DE LARGA DURACION
DESVIO DE ATENCION HACIA ACTIVIDADES,
DOCUMENTADOS U OTROS QUE SI CUMPLEN LOS
REQUISITOS.
TRATAMIENTO INTIMIDATORIO.
PONER EN DUDA LA COMPETENCIA DEL AUDITOR.
SITUACIONES PARTICULARES
INFORMACIONES ESPONTANEAS
AUTO RECOMENDACIONES
13.
Entrevista
Desarrollo de entrevistas segn programa
Entrevistas a travs preguntas prefijadas (Lista de Verificacin)
Consenso con el auditado y redaccin de NC?
Reunin de cierre
Clausura de actividades de auditora
Presentacin de informe de auditora
Enfoque de procesos
Mediciones peridicas
Evolucin, tendencia y cumplimiento de metas
Caza de no conformidades
Identificacin y presentacin de NC
Problemas de redaccin
Confusin de no cumplimientos
Falta de evidencia objetiva o mal explicada
Estrategias
Descripcin de la NC (relacionando evidencia objetiva)
Identificacin de la clusula o punto no cumplido
Simplicidad en la redaccin evitando ambigedades y
confusiones
Preparacin de Reunin de cierre
Tareas pendientes
Una vez definido el equipo auditor:
1.
2.
3.
4.
5.