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Plano de Gerenciamento de Aquisies Exemplo 1

Este plano descreve como sero administrados os processos de aquisio de bens e
servios neste projeto. As perguntas a serem respondidas no plano so: o que, quanto,
quando e como obter os bens e servios necessrios ao projeto. O plano de aquisies
portanto indica como o processo de aquisies ser gerenciado atravs do planejamento
das solicitaes, da solicitao, da seleo das fontes, da administrao do contrato e do
fechamento do contrato. Este plano est subordinado s normas contidas na Instruo
Normativa para Aquisies e Contratos da Empresa (INAC 2003). Nesse documento
esto os modelos de pedidos (compra ou servio) e contratos.
1) Finalidade do Processo de Gerenciamento das Aquisies (PGA):
A finalidade principal do PGA selecionar fornecedores qualificados para os bens e
servios do projeto e control-los eficazmente. O PGA envolve selecionar fornecedores,
estabelecer compromissos com os fornecedores, e acompanhar e rever o desempenho e
resultados do fornecedor.
A equipe do projeto deve documentar as exigncias do projeto e do produto que cobrem
as necessidades tcnicas e no tcnicas a serem atendidas. As exigncias sero
estabelecidas e usadas como base para o desenvolvimento do SOW e do contrato
subseqente. Os padres de qualidade que devem ser seguidos pelos fornecedores
devem ser compatveis com os padres da empresa.
O gerente de projeto ou outra pessoa designada executa o planejamento, o
monitoramento (tracking) das aquisies para se assegurar que o trabalho foi executado
apropriadamente e que os produtos, entregues pelos fornecedores, satisfaam aos
critrios acordados de aceitao.
2) As responsabilidades do PGA so:
a) O trabalho a ser contratado deve ser definido e planejado de acordo com os
procedimentos documentados em anexo.
b) Os fornecedores devem ser selecionados baseados em uma avaliao das suas
habilidades em executar o trabalho, de acordo com todas as exigncias contidas
na RFP.
c) O acordo contratual entre a empresa e o fornecedor deve ser usado como base
para a administrao do contrato.
d) O fornecedor deve fornecer um plano de trabalho que dever ser revisto e
aprovado pela equipe do projeto.
e) O plano de trabalho documentado e aceito ser incorporado ao plano do projeto,
que ser usado para acompanhar as atividades do fornecedor e ter seu status
acompanhado pela gerncia de comunicao.
f) As mudanas no SOW, termos e condies do contrato, e outros compromissos
devem ser resolvidos de acordo com as clusulas contratuais.
g) A equipe do projeto deve conduzir revises peridicas de status / coordenao
com a gerncia do fornecedor.
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h) Revises tcnicas peridicas devem ser realizadas com os fornecedores.
i) Revises formais para verificar os resultados do fornecedor devem ser conduzida
em marcos selecionados de acordo com o plano do projeto.
j) O grupo de garantia de qualidade deve monitorar as atividades do fornecedor,
usando para isso o plano de garantia de qualidade do projeto.
k) A equipe do projeto deve conduzir testes de aceitao como parte da entrega dos
produtos do fornecedor de acordo com um plano de teste-aceitao previamente
estabelecido em contrato.
l) O desempenho do fornecedor deve ser avaliado periodicamente.

3) Consideraes sobre as aquisies:

As aquisies no projeto devem ter como base a WBS. Os pacotes de trabalho da WBS
devem passar por uma deciso fazer-ou-comprar, de forma a ser decidido o que ser
adquirido fora da organizao. Pode ser contratado o pacote todo ou recursos (materiais,
equipamentos e mo de obra) necessrios para o trabalho que ser feito visando a
entrega do pacote de trabalho.
Durante a anlise fazer-ou-comprar, fornea uma anlise breve do custo direto e
indireto associado com o fato de fazer ou comprar o servio ou o produto. Por exemplo,
a anlise da "compra" deve incluir o custo da obteno e o custo de gerenciamento do
processo de compra. Isto pode ser o sumrio de um estudo de viabilidade quando
requerido.
Ao serem levantadas as condies de mercado, devem ser listados os produtos e/ou
prestadores de servios disponveis no mercado, e sob que termos e condies.
Quando necessrio o julgamento de um perito interno, liste todos os peritos que devero
participar do processo de aquisio. Isto pode incluir consultores, tcnicos, peritos em
negcios, ou outros.
Quando necessrio apoio de peritos em contrato, liste todas as habilidades dos peritos
ou os peritos que sero requeridos como parte do contrato. Isto pode incluir consultores,
tcnicos, gerncia de projeto, percia em um domnio, peritos em negcio, ou outros.
Para os itens a serem contratados, deve ser elaborada uma Declarao de Trabalho
(SOW) que permita que os fornecedores entendam o que ser fornecido e possam
apresentar as suas propostas.
Restries: Para cada item a ser contratado, liste todos as restries tais como o custo
(para no exceder) e o cronograma (Schedule), plano de qualidade, elemento da WBS,
riscos envolvidos, e outras informaes que limitaro as opes de aquisies.
Suposies: Para cada item a ser contratado, liste os fatores que, para finalidade do
planejamento da aquisio, devem ser considerados como hipteses.
O departamento de compras da empresa deve centralizar todas as aquisies, devendo
haver uma troca de informaes constante com a equipe do projeto, com relatrios

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semanais de acompanhamento, de forma a que as prioridades sejam adequadas ao
andamento do projeto. Tendo em vista que este projeto foi contratado a preo fixo, s
devem ser utilizados contratos de preo fixo (lump sum). Casos especiais devem ser
levados para anlise / aprovao do Diretor Executivo. A Administrao do Contrato
deve ficar a cargo da equipe do projeto.
4) Acompanhamento do pedido
O formulrio a seguir deve ser utilizado para o acompanhamento dos pedidos.
Desc. do Item

Pedido
n/ data

Ordem
compra
n / data

Custo
orado

Real

Data
Programada

entrega
Efetiva

Andamento

5) Avaliao de propostas
Cada proposta ser julgada como uma demonstrao das capacidades do fornecedor em
atender ao solicitado. Os pr-requisitos e os critrios de pontuao mnimos a serem
empregados na avaliao, assim como os pontos mximos permitidos constam da tabela
a seguir.
Pr-requisitos
(
(
(
(

) Folha de capa assinada

) Referncias corporativas
) Capacidade Financeira
) Formato e tamanho da proposta
Critrios de pontuao
Critrio avaliado
( ) Entendimento dos servios pedidos
( ) Apresentao da Proposta
( ) Qualificao/capacitao geral do fornecedor
( ) Qualificao do pessoal proposto
( ) Custo

Atende/No atende
Atende/No atende
Atende/No atende
Atende/No atende
Pontuao mxima
100
50
50
100
100

a) Pr-requisitos
Cada proposta deve atender a todos os pr-requisitos, caso contrrio ser rejeitada.

Folha de capa assinada A proposta deve incluir uma folha de capa completa.
Referncias corporativas A proposta deve incluir um mnimo de trs referncias por
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parte do fornecedor de trabalhos similares executados. As referncias devem conter

o nome das organizaes de referncia, o nome de um contato, e o nmero de
telefone.
Capacidade Financeira o fornecedor deve demonstrar capacidade financeira de
acordo com o que se pretende contratar.
Cronograma do salrio e dos encargos A proposta deve incluir uma programao
completa dos salrios e dos encargos para os servios propostos, e identificar toda a
equipe de funcionrios atribuda proposta. Os fornecedores que no submeterem
estas informaes sero considerados como no habilitados.
Formato e tamanho da proposta O formato da proposta deve claramente indicar e
dirigir-se aos pr-requisitos e critrios pontuados.

b) Critrios de pontuao
A pontuao deve ser, pelo menos, baseada nas categorias descritas abaixo:

Entendimento dos servios pedidos - 100 pontos

Demonstra uma compreenso clara e concisa dos servios pedidos.

Apresentao da Proposta -50 pontos

Demonstra a habilidade do fornecedor em definir claramente as aes a serem feitas
e a habilidade em executar as tarefas identificadas no escopo do trabalho. A resposta
deve incluir a programao proposta para a entrega das tarefas, pessoal do
fornecedor alocado a cada tarefa e suas disponibilidades e acessibilidades.

Qualificao/capacitao geral do fornecedor 0-50 pontos

Demonstra potencialidade para terminar os servios pedidos. A resposta deve listar:
9
9
9
9

Uma explicao que descreva como o fornecedor pode acomodar o nvel do

trabalho atribudo sob este contrato, incluindo algumas limitaes.
Atribuies e posies atuais ou projetadas dos membros chaves;
Os procedimentos e/ou as polticas internas relacionadas ao controle de custo;
Gerncia e estrutura organizacional.

Qualificao do pessoal proposto 0-100 pontos

Demonstra as qualificaes e a experincia dos funcionrios propostos. O
fornecedor submeter currculos, que no devem exceder duas pginas, para a
equipe de funcionrios proposta.

Custo 0-100 pontos

O salrio proposto e a programao dos encargos determinaro os custos totais da
proposta. Este custo total ser usado na frmula abaixo para determinar os pontos
concedidos para o custo:
A frmula para determinar os pontos concedidos do custo :
A = Pontos totais possveis - 100
L = O custo mais baixo proposto
X = O custo a ser pontuado
B = Pontuao
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"L" divido por "X" multiplicado por "A" = "B"
Exemplo: A = 100 pontos, L = $500, X = $1000, ento B = 50 pontos.
6) Contratos
a) Administrao do contrato
A fim de assegurar que o fornecedor cumpra os seus compromissos e exigncias do
contrato, e que a gerncia superior seja mantida ciente destes compromissos e do
cronograma do contrato, o Formulrio de acompanhamento de contrato deve ser
utilizado para o acompanhamento do mesmo.

Os seguintes itens sero acompanhados no formulrio, dependendo do tipo de contrato:

9 Contrato geral (sem opes, sem ordens de trabalho): o nmero do contrato, datas
de trmino do contrato, dias restantes, administrador do contrato, contrato para no
exceder dlares, contrato para no exceder horas, contrato para no exceder viagem
e despesas, nmero da emenda.
9 Por ordem de trabalho, Opo, (se aplicvel): Nmero da ordem de trabalho,
nmero da opo, datas do termo, para no exceder dlares, para no exceder
horas, para no exceder viagem e despesas.
9 Por cada fatura : Nmero da fatura, data da fatura, perodo do faturamento da fatura,
para no exceder dlares por entregveis, horas faturadas, viagem & despesas $
faturados, quantidade total faturada, $ do balano restante. Contratos que no so
seguidos por hora, mas por um preo fixo, no usar a coluna de horas.
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9 Totais da folha Horas totais data, horas totais restantes, $ total gastado data, $
total do balano restante.
9 Itens a serem reportados atravs do relatrio de posio gerncia superior
9 O valor total, total restante, % do trabalho terminado.
9 Comentrios da posio do Contrato.

b) Processo de gerncia de mudana do contrato:

As mudanas do contrato seguiro o processo de gerncia de mudana do projeto,
porm as exigncias adicionais para o processo de reviso e de aprovao para todos os
tipos de mudanas do contrato so descritas neste plano PGA e nas exigncias de
contrato. Recomenda-se que o plano de gerncia das mudanas do projeto incorpore
todas as exigncias adicionais para mudanas do contrato, atravs deste plano e das
exigncias de contrato - isto permite que o projeto use o processo de gerncia das
mudanas do projeto como documento de referncia para todas as mudanas no projeto
incluindo as do contrato.
c) Fechamento e arquivamento do contrato
A equipe do projeto verificar se as exigncias do contrato foram cumpridas e
documentar as lies aprendidas. O projeto arquivar tambm as informaes de
contrato geradas em conseqncia da gerncia de aquisio.
A equipe do projeto deve manter uma srie de pastas, ou um arquivo, como referncia
do contrato, com finalidade de facilitar auditorias ou revises. A pasta e o ndice
representam a atividade de um contrato com um fornecedor. O ndice mnimo para uma
pasta do contrato :

RFP
Contrato
Aditivos ao Contrato
Ordens de trabalho
Pedidos de Mudanas
Resultados e aprovao dos Resultados
Correspondncias do contrato
Correspondncias do Contratante
Avaliaes do contratado

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