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5. Defina lo que implica el uso de preguntas cerradas en una entrevista. Mencione seis
beneficios y cuatro desventajas de usarlas.
Las preguntas cerradas de una entrevista limitan las opciones de los encuestados. Los
ejemplos se seleccionaran de entrevistas diferentes y no se muestran en ningn orden
especial.
Beneficios
Ahorrar tiempo.
Comprar las entrevistas fcilmente.
Ir al grano.
Mantener el control durante la entrevista.
Cubrir terreno rpidamente.
Conseguir datos relevantes.
Desventajas
Aburren al entrevistado.
No permiten obtener gran cantidad de detalles (debido a que el entrevistador
proporciona el marco de referencia para el entrevistado).
Olvidar las ideas principales por la razn anterior.
Nos ayudan a forjar una relacin cercana entre el entrevistador y el entrevistado.
6. Cundo es apropiado usar preguntas cerradas en las entrevistas?
Le dan una pregunta y cinco respuestas, pero no le permiten anotar su propia respuesta y
aun as se espera que conteste la pregunta correctamente.
7. Qu es una pregunta de sondeo? Cul es el propsito de usar una pregunta de sondeo
en las entrevistas?
Los sondeos permiten a los analistas de sistemas a ahondar en las preguntas para
conseguir respuestas ms detallas. Los ejemplos se seleccionaron de las diferentes
entrevistas y no se muestran en ningn orden especial. El propsito del sondeo es ir ms
all de la respuesta inicial para conseguir mayor significado, clarificar, obtener y ampliar la
opinin del entrevistado. Pueden constar de preguntas abiertas o cerradas.
8. Defina lo que significa estructura de pirmide. Cundo es til emplearla en las
entrevistas?
La estructura pirmide para entrevistar va de las preguntas especficas a las generales.
Inician con una pregunta especfica, y terminan con una pregunta general. Es conveniente
utilizar una estructura de pirmide para las secuencias de las preguntas cuando desea una
opinin concluyente del tema. Tal es el caso de la pregunta final.
9. Defina lo que significa estructura de embudo. Cundo es til emplearla en las
entrevistas?
Las estructuras de embudo empiezan con una pregunta general, y terminan con una
pregunta especfica. Se debe utilizar cuando el entrevistado tiene opiniones fuertes acerca
del tema y necesita libertad para expresar sus emociones.
10. Defina lo que significa estructura en forma de diamante. Cundo es til emplearla en
las entrevistas?
Con frecuencia, es mejor la combinacin de las dos estructuras anteriores, lo cual da como
resultado una estructura diamante. Implica empezar de una manera especfica, despus se
examinan los aspectos generales y finalmente se termina con una conclusin especfica. A
la mitad de la entrevista se le pide al entrevistado, que d su opinin sobre temas amplios,
que obviamente no tiene una respuesta correcta. Posteriormente, el entrevistador
limita de nuevo
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Las preguntas para obtener respuestas especificas con lo cual propicia, tanto como para l
como para el entrevistado, una forma de cerrar la entrevista. Las estructuras diamantes
combina las fortalezas de los otros dos mtodos, pero tienen la desventajas de tomar
mucha ms tiempo que cualquiera de las otras estructuras.
Defina diseo de aplicacin conjunta (JAD).
No importa cun experto llega a ser como entrevistador, inevitablemente experimentara
situaciones en las cuales las entrevistas uno a uno no parecern tan tiles como usted
quisiera. Las entrevistas personales requieren mucho tiempo y estn sujetas a error, y sus
datos estn sujetos a una mala interpretacin. De donde la IBM desarroll un mtodo
alternativo para entrevistar a los usuarios uno a uno, conocido como diseo conjunto de
aplicaciones (Join Application Desing, JAD).
Haga una lista de las situaciones que garantizan el uso de JAD en vez de las entrevistas
personales en la organizacin.
Son reducir el tiempo, (y el costo) requeridos por las entrevistas personales, mejorar la
calidad de los resultados de la evaluacin de los requerimientos de informacin. y generar
una mayor identificacin con los nuevos sistemas de informacin como resultado de los
sistemas participativos.
Haga una lista de los beneficios potenciales de usar el diseo de aplicacin conjunta.
Los grupos de usuarios estn intranquilos y quieren algo nuevo, no una solucin
comn a un problema tpico.
La cultura organizacional apoya los mtodos conjuntos de resolucin de
problemas entre diversos niveles de empleados.
Los analistas prevn que cualquier cantidad de ideas generadas por medios de las
entrevistas uno a uno no sern tan abundante como la cantidad de ideas que se
podran obtener de un ejercicio en grupo.
El flujo de trabajo de la organizacin permite la ausencia de personal importante
durante un periodo de dos a cuatro das.
Haga una lista de tres posibles desventajas de usar JAD como alternativa para las
entrevistas personales.
La primera desventaja requiere que todos los participantes dediquen una cantidad de
tiempo. Dado que JAD, requiere un compromiso de dos a cuatro das, no es posible hacer
cualquier otra actividad al mismo tiempo o cambiar el horario de las actividades, como se
hace tpicamente en las entrevistas uno a uno.
El segundo peligro se manifiesta si la preparacin para las sesiones de JAD es inadecuada
en cualquier aspecto o si el informe de seguimiento y la documentacin de
especificaciones estn incompletos. En estos casos los diseos resultantes podan ser
pocos satisfactorios. Es necesario que muchas variables se conjuguen correctamente para
que JAD tenga xito. En caso contrario, muchas cosas pueden salir mal. El xito derivado
de las sesiones de JAD es menos predecible que aquel que se consigue a travs de las
entrevistas tradicionales.
Por ltimo quizs las habilidades y cultura que requieren la organizacin no se hayan
desarrollado lo suficiente para permitir el esfuerzo concertado indispensable para ser
productivo en un escenario JAD. A la postre usted tendr que determinar si la organizacin
se compromete con, y est preparada para, este enfoque.
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Las actitudes consisten en lo que las personas de la organizacin dicen lo que quieren (en
un nuevo sistema, por ejemplo); las creencias son lo que las personas realmente piensan
que es verdad; el comportamiento es lo que los miembros de la organizacin hacen, y las
caractersticas son propiedades de las personas o cosas.
Haga una lista de cuatro situaciones en las que se utilicen los cuestionarios en forma
apropiada.
Las personas que necesitan encuestar se encuentran ubicaciones dispersas,
(diferentes instalaciones de la misma corporacin)
Una gran cantidad de personas estn involucradas en el proyecto de sistema, y es
importante saber qu proporcin de un grupo dado, (por ejemplo, los directivos)
aprueba o desaprueba una caracterstica especfica del sistema propuesto.
Est haciendo un estudio preliminar y desea medir la opinin general antes de que
se determine el rumbo que tomara el proyecto de sistema.
Desea tener la certeza de que en las entrevistas de seguimiento se identificara y
abordara cualquier problema relacionado con el sistema actual.
Cules son los dos tipos bsicos de preguntas que se utilizan en los cuestionarios?
Son las abiertas y las cerradas, al igual que en las entrevistas. Debido a las limitaciones
propias de los cuestionarios, se justifica una explicacin adicional de los tipos de preguntas
de stos.
Haga una lista de dos razones por las que un analista de sistemas usara una pregunta
cerrada en un cuestionario.
Cuando el analista de sistema puede listar eficazmente todas las posibles
respuestas a la pregunta.
Cundo todas las respuestas listadas mutuamente excluyentes, es decir, que al
elegir una se impida la eleccin de cualquiera de las dems.
Haga una lista de dos razones por las que un analista de sistemas usara una pregunta
abierta en un cuestionario.
Recuerde que las preguntas abiertas son aquellas que dejan abiertas al
encuestado todas las posibles opciones de respuesta. Cuando redacte preguntas
abiertas para un cuestionario, anticipe que tipo de respuesta obtendr.
En consecuencia, aun cuando redacte una pregunta abierta, debe ser
suficientemente especfica para guiar al encuestado a responder de una manera
particular.
Cules son los siete lineamientos para elegir el lenguaje para el cuestionario?
Use el lenguaje de los encuestados siempre que sea posible. Utilice una redaccin
sencilla.
Esfurcese por ser especfico en lugar de divagar en la redaccin. Tambin evite
las preguntas demasiadas especficas
Haga preguntas breves
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Es el grado en que la pregunta mide lo que el analista pretende medir. Por ejemplo, si el
propsito del cuestionario es determinar si la organizacin est lista para un cambio
trascendental en las operaciones por computadora.
28. Haga una lista de tres problemas que pueden ocurrir debido a la accin de construir
escalas sin cuidado.
CONDESCENDENCIA
TENDENCIA CENTRAL
EFECTO DE HALO.
29. Cules son las cuatro acciones que se pueden tomar para asegurar que el formato del
cuestionario produzca una buena tasa de respuesta?
Deje bastante espacio en blanco.
Proporcione suficiente espacio para escribir las respuestas.
Facilite a los encuestados que marquen con claridad sus respuestas.
Mantenga un estilo consistente.
30. Qu preguntas hay que colocar primero en el cuestionario?
Algunos lineamientos para ordenar las preguntas son:
Colocar primero las preguntas ms importantes.
Agrupar los elementos de contenido similar.
Incorporar primero las preguntas menos polmicas.
31. Por qu hay que agrupar preguntas sobre temas similares?
Usted necesita que los encuestados se sientan lo ms cmodos e interesados posibles con
las preguntas que les haga, sin que los abrume algn tema en particular.
32. Cul sera una ubicacin apropiada para las preguntas controversiales?
Cuando el que entrevistado se sienta seguro con el que le est haciendo las pregunta en
este caso el entrevistador.
33. Haga una lista de cinco mtodos para administrar el cuestionario.
Citar al mismo tiempo a todos los encuestados.
Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos cuando estn
terminados.
Permitir a los encuestados que llenen el cuestionario por s mismos en su trabajo y
que lo dejen en una caja colocada en algn punto central.
Mandar por correo los cuestionarios a los empleados de las sucursales e indicarles
una fecha lmite, instrucciones y enviarles sobres con envo pre pagado para que
devuelvan los cuestionarios llenos.
Aplicar el cuestionario a travs de correo electrnico o la Web.
34. Qu consideraciones son necesarias cuando los cuestionarios estn basados en Web?
La aplicacin electrnica del cuestionario va Internet constituye una manera de
llegar rpidamente a los usuarios.
Los costos de duplicacin son mnimos, adems el encuestado puede responder
cuando lo prefiera y sus respuestas se pueden recopilar y almacenar
automticamente por los medios electrnicos.
Los encuestados tienen disposicin para responder preguntas a travs del Internet
sobre temas muy delicados.
Problemas
1. Como parte de su proyecto de anlisis para actualizar las funciones de contabilidad
automatizadas para Xanadu Corporation, una empresa fabricante de cmaras digitales,
usted entrevistar a Leo Blum, el jefe de contabilidad. Escriba de cuatro a seis objetivos de
la entrevista relacionados con la forma en que Leo utiliza las fuentes de informacin, los
formatos de la informacin, la frecuencia con que toma decisiones, las calidades deseadas
de informacin y el estilo de toma de decisiones.
Objetivos
Buscar que el gerente Harry se sienta satisfecho con el sistema de anlisis
La entrevista se realice con preguntas fciles cortas y efectivas
Corregir los errores existentes en la empresa de fabricacin de relojes digitales
Que el gerente se sienta libre de expresar sus objetivos del sistema
De informacin fehaciente y sea de fcil manejo
a. Escriba en un prrafo cmo se acercar a Leo para programar una entrevista.
Como primera medida le enviaramos un correo electrnico para hacerle saber que
realizaremos dicha entrevista donde le hara saber el da la hora y cul ser la forma
en que realizaremos la entrevista para lograr los objetivos que se quieren alcanzar.
Para confirmar la entrevista, de igual forma lo llamara y as tener seguridad de que
recibi el correo electrnico y de que ya est preparado para entrevistarle.
b. Indique la estructura que elegir para esta entrevista. Por qu?
Para esta entrevista hemos elegido la estructura de Pirmide para utilizar un enfoque
deductivo empleando preguntas generalizadas y abiertas con preguntas cerradas. De
igual forma elaborare un informe inicial ms un informe ms detallado donde se
coloquen puntos clave de la entrevista con mis propias opiniones.
c. Leo tiene cuatro subordinados a su cargo que tambin utilizan el sistema. Los
entrevistara tambin? S o no, y por qu?
Si los entrevistaramos, ya que lo que se quiere lograr en esta entrevista es actualizar
las funciones de contabilidad automatizadas y ellos hacen parte de este
departamento, con su entrevista obtendra ms informacin detallada de como es el
funcionamiento de este departamento y as lograr la actualizacin que se requiere.
d. Tratara usted tambin de entrevistar clientes (visitantes del sitio Web)? Hay
mejores formas de obtener las opiniones de los clientes? S o no, y por qu?
Si, elaboraramos un cuestionario y se los enviara va correo electrnico para que lo
respondieran, con la informacin que obtenga de los clientes que lo contesten
obtendra ms ayuda e informacin y as mejorar en un alto porcentaje los datos e
informacin de esta entrevista.
e. Escriba tres preguntas abiertas que enviar por correo electrnico a Leo antes de su
entrevista. Escriba un enunciado en el que le explique por qu es preferible realizar
una entrevista en persona, en vez de hacerlo por correo electrnico.
Enunciado:
Estimado Leo, por la presente mostramos tres preguntas que nos gustara poder que
nos la respondiera, debido por el medio quisiramos que estas la respondera en
persona ya que as usted se puede expresar con un confort ms propio, el cual estara
limitado por el correo electrnico.
1. Cules son las responsabilidades principales que usted, como jefe de
contabilidad, tiene en la empresa?
2. Cunto tiempo lleva ejerciendo este cargo?
3. Cul es su visin en cuanto a los objetivos del departamento del cual usted es
encargado?
2. He aqu cinco preguntas escritas por uno de los miembros de su equipo de anlisis de
sistemas. La persona a la que va a entrevistar es el gerente local de LOWCO, un punto de
venta de una cadena nacional de descuento, quien le ha pedido que trabaje en un sistema
de informacin de administracin para proveer informacin sobre el inventario. Revise
estas preguntas para el miembro de su equipo.
1. Cundo fue la ltima vez que pens seriamente en su proceso de toma de
decisiones?
2. Quines son los empleados problemticos en su tienda? Es decir, los que mostrarn
ms resistencia a los cambios en el sistema que propuse.
3. Hay decisiones sobre las que necesite ms informacin para tomarlas?
4. No tiene problemas graves con el sistema de control de inventario actual, o s?
5. Cunteme un poco sobre los resultados que le gustara ver.
a. Vuelva a escribir cada pregunta para que sea ms efectiva al obtener informacin.
1. Ha analizado ltimamente su proceso en la toma de decisiones?
2. Qu trabajadores producen polmica o se oponen a los cambios con ms
frecuencia en su empresa?
3. Tiene claridad en su toma de decisiones o necesitara adquirir ms informacin?
4. Tiene usted algn problema en especial con el sistema de control de intervalo
actual?
5. En cuanto a la salida que le gustara ver Cmo sera?
b. Ordene sus preguntas en estructura de pirmide, embudo o forma de diamante y
etiqutelas con el nombre de la estructura que utiliz.
Estructura de Pirmide:
Preguntas ordenadas
1. Ha analizado ltimamente su proceso en la toma de decisiones?
2. Tiene usted algn problema en especial con el sistema de control de intervalo actual?
3. Tiene claridad en su toma de decisiones o necesitara adquirir ms informacin?
4. Qu trabajadores producen polmica o se oponen a los cambios con ms frecuencia
en su empresa?
5. En cuanto a la salida que le gustara ver Cmo sera?
Pirmide
Ha analizado
ltimamente su
proceso en la toma
de decisiones?
Tiene usted algn
problema en especial con
el sistema de control de
intervalo actual?
Tiene claridad en su toma de decisiones
o necesitara adquirir ms informacin?
Cunto tiempo
ha estado en
este puesto?
Cules son sus
responsabilidades
clave?
Qu informes recibe?
9. Cada vez que llegan consultores aqu, reparten cuestionarios ridculos que no significan
nada para nosotros. Por qu no se molestan en personalizarlo, aunque sea un poco?,
pregunta Ray Dient, jefe de sistemas de emergencia. Usted est discutiendo sobre la
posibilidad de empezar un proyecto de sistemas con la empresa Pohattan Power Company
(PPC) de Far Meltway, New Jersey.
a. Qu pasos seguir para personalizar un cuestionario estandarizado?
Leer entretenidamente el cuestionario
Seleccionar las preguntas de acuerdo a la importancia a la empresa
Analizar qu actividad realiza la empresa a entrevistar
b. Cules son las ventajas de adaptar un cuestionario para una organizacin
especfica? Cules son las desventajas?
Ventajas:
Se realiza preguntas precisas y se optimiza el tiempo
Que el entrevistado no se aburra y conozca las preguntas realizadas
Mayor desenvolvimiento del entrevistado
Desventajas
Limitacin a las respuestas
Una informacin pobre sobre temas abiertos
Existencia a un error
10. La siguiente es una pregunta de ejemplo en el borrador del cuestionario de Pohattan
Power Company:
He estado con la empresa:
20 aos a la fecha
10-15 aos a la fecha
5-10 aos a la fecha
Menos de un ao
Marque la que se adapte mejor a su situacin.
a. Qu tipo de escala utiliza el autor de la pregunta?
El tipo de escala es intervalos
b. Qu errores se cometieron al construir la pregunta y cules podran ser las posibles
respuestas?
Que se puede generar dos respuestas ya ambas estaran en lo correcto. Generando
duda al entrevistado.
c. Reformule la pregunta para obtener resultados ms claros.
he estado con la compaa: Marque a opcin apropiada.
a. 10 a 14 aos.
b. 15 aos o mas .
c. O menos de 1 ao
d. En dnde debe aparecer la pregunta que escribi en el cuestionario?
Se debe colocar al inicio para que genere la interrogante sino existira el vaco.
a. Elabore una crtica en un enunciado para cada una de las preguntas anteriores.
-qu hay de nuevo? Segn los rumores, estamos tras una nueva computadora,
aqu hay algunas preguntas para que reflexionen.
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a. Cada 3 meses
b. 1 vez al ao
c. Cuando se malogra
Cunto tiempo lleva sin actualizar el sistema de informacin?
a. Ms de 20
b. Entre 5 a 10
Las computadoras estas actualizadas para crear programas?
a. Si
b. No
c. No me encuentro informado
Cuenta con personal capacidad en el uso de los programas?
a. Si
b. No
Qu opinin nos puede dar usted de un sistema de informacin veloz y eficaz?
a. Es importante para la empresa
b. Me reservo a la opinin
c. Es la mejor opcin que nos dio la globalizacin