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1. El balance
La contabilidad de una empresa tiene por finalidad mantener un registro actualizado de los
bienes y derechos que una entidad posee y de las obligaciones asumidas frente a terceros.
Como consecuencia, la diferencia entre lo que ella tiene y lo que debe es su patrimonio neto. Es
neto porque se restan activos menos pasivos.
Ese registro, que es la contabilidad, puede, por lo tanto, ser visto como un inventario
permanente de activos (bienes ms derechos contra terceros) y pasivos (obligaciones hacia
terceros). La contabilidad permite, entonces, determinar la riqueza que le corresponde a los
dueos de una entidad calculada a travs de esa simple ecuacin antes mencionada: todo lo
que tiene menos todo lo que debe es, en definitiva, el patrimonio neto.
El mencionado inventario de activos y pasivos puede ser mirado desde otro punto de vista: los
propietarios aportaron y los terceros prestaron recursos al ente. Ambos, unos como dueos y
otros como acreedores son quienes lo han financiado. Con esa financiacin, el ente realiz
inversiones (pudo incorporar activos) de los que pretende obtener beneficios.
En cualquiera de los dos casos, se concluye en lo mismo. Los contadores, con la inteligencia que
los caracteriza, le dan el nombre de balance general o estado de situacin patrimonial al
producto bsico y esencial de la contabilidad. Este reporte es la sntesis, a un momento dado,
del inventario de bienes, derechos y obligaciones y tiene la siguiente estructura:
Pasivo
Activo
Patrimonio
neto
Seguidamente, se definen con mayor precisin los trminos contables utilizados hasta ahora:
Activo
Pasivo
Patrimonio neto
En sntesis, las caractersticas que se requieren para que algo sea incorporado como activo al
balance de un ente son:
tener valor de cambio o de uso,
tener la propiedad o el control de los beneficios econmicos que puede generar,
existir o tener un origen anterior al momento de la incorporacin, y
poder ser medido de manera objetiva.
Pasivo:
a) El pasivo comprende las obligaciones hacia terceros de entregar dinero, bienes o servicios.
Si existen esa obligaciones es porque hay deudas que cancelar. Por lo tanto, esta expresin
implica que ser necesario sacrificar activos para liberarse de la obligacin.
b) Otro requisito es que la cancelacin o el pago (el sacrificio de activos) debe ser ineludible.
No es deuda algo que podra ser pagado si el deudor quiere. Sin embargo, tambin se
consideran equivalentes a ineludibles a aquellos compromisos asumidos voluntariamente
como ser ciertos pagos complementarios al personal (gratificaciones) o donaciones
decididas que todava no se efectivizaron. Si bien se podran eludir, la decisin tomada los
incorpora al pasivo.
c) Al igual que el activo, las obligaciones que forman parte del pasivo deben existir desde
antes de la fecha a la que se refiere el inventario (balance). Hoy no se puede se tiene un
pasivo porque el prximo ao habr que pagar los sueldos del personal o porque se
proyecta comprar un auto. El balance es una foto tomada un da determinado: para salir en
la foto hay que estar presente. Todava no existe la deuda porque el auto no ha sido
comprado ni los servicios del personal se han prestado.
d) Un pasivo tambin debe ser cuantificable de manera objetiva para que pueda ser incluido
en el balance. Si no se pudiera cuantificar no se lo puede incluir, cul sera su valor? Se
informar: hay una obligacin por un juicio que seguramente se perder, pero que no se
incluye en el balance porque se desconoce el monto que habra que incorporar. Esta
informacin forma parte de las notas al balance.
En definitiva, las caractersticas que se deben reunir para que algo pueda ser incorporado al
pasivo del balance de un ente son:
requerir un sacrificio de activos,
ser ineludibles,
existir o tener un origen anterior al momento de su incorporacin, y
poder ser medidos de manera objetiva.
La posibilidad de valuar objetivamente2 una partida es requisito fundamental para que tanto un
activo como un pasivo puedan ser incluidos en el balance. No se admiten partidas cuya
valuacin pueda ser arbitraria. Si fuese posible incorporar partidas arbitrarias en los balances, la
informacin seguramente sera sesgada.
2
Las estimaciones de valor son admitidas en la contabilidad siempre que sean objetivas.
Patrimonio neto
Por ltimo, el patrimonio neto es la diferencia entre el activo y el pasivo. Es el neto que le
pertenece a los propietarios del ente. El patrimonio neto est siempre compuesto slo por dos
conceptos:
a) los aportes que hicieron los propietarios y
b) los resultados que se fueron acumulando porque no fueron retirados por los dueos
(los resultados que no se llevaron se asemejan a nuevos aportes de capital).
No puede haber otro concepto dentro del patrimonio neto. Aportes y resultados acumulados
(no retirados), indudablemente, les pertenecen a los dueos.
Los aportes que hicieron los dueos constituyen el capital del ente independientemente de la
forma jurdica que se les haya dado (capital, aportes a capitalizar, primas de emisin, etc.). Las
ganancias (o prdidas) acumuladas incrementan sus derechos ya que son para ellos. Si se utiliz
dinero que estaba en el activo para adquirir un bien que luego se vendi en una suma mayor,
ahora hay ms dinero. Ese plus le pertenece a los dueos que ahora tienen derechos sobre una
suma mayor que la que tenan antes.
Inversin
Financiacin
Pasivo
Activo
Patrimonio
neto
El pasivo y el patrimonio neto muestran los aportes de fondos que la entidad recibi de los
propietarios.
El pasivo, lo que proveyeron los acreedores: prestamistas, proveedores de mercaderas
(que estn o estuvieron en el activo y a quienes an no se le pag), etc.
El patrimonio neto, los fondos que aportaron los propietarios: el capital y las ganancias
que todava no han retirado.
Los recursos aportados por ambas fuentes de financiacin (acreedores y dueos) fueron
invertidos en activos: se compraron mercaderas o mquinas, se prestaron a clientes, se
compraron acciones, se mantuvieron en efectivo en la caja, etc.
En el fondo, ambos enfoques son iguales y responden a una ecuacin que los contables,
sintindose matemticos3, llaman ecuacin patrimonial y que puede plantearse de dos
maneras:
Activo
Pasivo
Patrimonio neto
Activo
Pasivo
Patrimonio neto
corrientes son los que vencen antes de que transcurra ese mismo plazo4. Esta divisin se realiza
al solo efecto de permitir extraer algo de informacin sobre la situacin financiera de la
empresa: deudas que vencen pronto (antes de un ao) y activos que se convertirn en dinero
(tambin antes de un ao) para afrontarlas.
Estado de situacin patrimonial o balance general al.............
Activo
Pasivo
Activos corrientes
Caja y bancos
Inversiones
Clientes
Otros crditos
Bienes de cambio o existencias
Total de activos corrientes
Pasivos corrientes
Cuentas por pagar
Prstamos
Deudas sociales y fiscales
Total de pasivos corrientes
Activos no corrientes
Clientes
Otros crditos
Inversiones
Bienes de uso
Activos intangibles
Total del activo no corriente
Pasivos no corrientes
Prstamos
Previsiones
Total del pasivo no corriente
Total del pasivo
Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto
Total del pasivo y patrimonio neto
Tanto dentro del activo corriente como dentro del no corriente, los activos se ordenan segn su
grado de liquidez: primero los ms lquidos5, como el efectivo y los depsitos en bancos y
luego los que tienen un grado menor de liquidez. Las inversiones en ttulos con cotizacin son
ms lquidas que lo que deben los clientes por las ventas realizadas. Las cuentas a cobrar a
clientes son ms lquidas que las mercaderas ya que stas deben ser primero vendidas antes
de que se conviertan en efectivo.
Los montos que se cobrarn a otras personas no clientes (por ejemplo un prstamo a un
empleado o lo que se debe cobrar por la venta de una mquina que ya no se usa) se muestran
separados de los clientes porque no tienen por origen las operaciones que hacen al objeto
esencial de la empresa (ventas) y se presentan bajo la denominacin de otros crditos.
Las mercaderas de reventa, los productos elaborados y las materias primas que se tienen para
producir algo destinado a la venta tienen una caracterstica comn: su destino es venderlos a
los clientes. Se los denomina bienes de cambio o existencias.
Para los activos se debe hacer una estimacin del momento en que se convertirn en efectivo. Para los pasivos
importa la fecha de vencimiento.
5
El activo ms lquido es el dinero en efectivo porque se escapa, chorreando como el agua, de las manos.
Sin perjuicio de algunas cuestiones especiales referidas a temas de contabilidad superior (que se tratarn ms
adelante) y que exceden al alcance de esta nota tcnica.
1. Se constituye una sociedad cuyo objeto es la compraventa de pifusios8. Si los socios realizan
un aporte $ 1.000 en efectivo, inicialmente, el inventario patrimonial mostrar lo siguiente:
Activo
Pasivo
Caja y bancos
1.000
Total del pasivo
1.000
Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto
1.000
1.000
1.000
2. En la primera operacin se compran 600 pifusios a $ 1 cada uno y se los paga al contado. La
situacin patrimonial se modifica como se ve ms abajo. El activo es el mismo, slo se
modific su composicin. Hay menos dinero pero ahora se tienen $ 600 de mercaderas.
Activo
Pasivo
Caja y bancos
Mercaderas
400
600
1.000
Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto
1.000
1.000
1.000
3. Luego se venden 400 unidades a $ 1,50 cada una a cobrarse en 90 das lo que vuelve a
modificar el inventario patrimonial. Se han cambiado 400 pifusios cuyo costo haba sido de
$ 400 por una cuenta por cobrar de $ 600. El patrimonio se increment en $ 200 por la
ganancia obtenida. Se ha reemplazado un activo de $ 400 por otro de $ 600.
8
Activo
Pasivo
Caja y bancos
Clientes
Mercaderas
400
600
200
1.200
Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto
1.000
200
1.200
1.200
Pasivo
Caja y bancos
Clientes
Mercaderas
400
750
100
1.250
Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto
1.000
250
1.250
1.250
5. Se cobra la mitad de lo que deba el primer cliente (el de la operacin 3): $ 300. El balance
vuelve a cambiar. Hay ms efectivo y menos cuentas por cobrar.
Activo
Pasivo
Caja y bancos
Clientes
Mercaderas
700
450
100
1.250
Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto
1.000
250
1.250
1.250
6. Ahora se compran 300 pifusios adicionales a $ 1 cada uno a pagar en 180 das. Hay ms
mercaderas y, como esa mercadera no se pag, aparece una deuda.
10
Activo
Pasivo
Caja y bancos
Clientes
Mercaderas
700
450
400
1.550
Proveedores
Total del pasivo
300
300
Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto
1.000
250
1.250
1.550
7. Lo siguiente es el pago de sueldos al personal por $ 100. Se achican los fondos de la caja y
baja el patrimonio ya que se trata de un gasto.
Activo
Pasivo
Caja y bancos
Clientes
Mercaderas
600
450
400
1.450
Proveedores
Total del pasivo
300
300
Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto
1.000
150
1.150
1.450
8. Finalmente, antes de terminar el ejercicio, los socios refuerzan el capital con un nuevo
aporte de $ 500 en efectivo.
Activo
Pasivo
Caja y bancos
Clientes
Mercaderas
1.100
450
400
1.950
Proveedores
Total del pasivo
300
300
Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto
1.500
150
1.650
1.950
Como consecuencia de todas estas transacciones, el patrimonio pas desde los $ 1.000 que
fueron el aporte inicial a $ 1.650. Creci $ 650. Se ganaron $ 650?
Vale decir que el crecimiento del patrimonio neto ($ 650) excluido el segundo aporte de los
propietarios ($ 500) es el resultado del perodo que va desde la constitucin de la sociedad
hasta el da que se emiti el inventario patrimonial (o balance) anterior.
Se puede decir que el resultado del ejercicio puede representarse por la siguiente frmula:
750
-500
250
-100
150
Como puede apreciarse, la informacin se ha enriquecido. Se conocen los motivos por los
cuales se produjo la ganancia de $ 150. Se vendieron en $ 750 bienes que haban sido
comprados en $ 500 y se gastaron $ 100 en el pago de sueldos. Antes slo se saba que se
haban ganado $ 150.
12
En el enfoque inicial se dijo que el pasivo y el patrimonio neto representaban a los acreedores
(el haber) ya que ellos fueron quienes aportaron los recursos (financiacin) para que sean
invertidos en activos (inversin), y por eso el activo era deudor (el debe) de aqullos, podremos
entender mejor el signo de las ganancias y de las prdidas.
Las ganancias son acreedoras (van al haber) porque aumentan los derechos de los propietarios,
permiten que se invierta ms en activos. Las prdidas, en cambio, son deudoras (van al debe)
porque tienen el efecto contrario sobre la riqueza de los dueos y, para soportarlas, se han
tenido que consumir activos o asumir deudas10.
6. El ejercicio siguiente
9. El siguiente ejercicio (o ao en la vida de la empresa) tiene como inventario patrimonial
inicial el que fue final del anterior. Cuando finalice y se emita el nuevo balance, debe
tenerse muy en claro cuales fueron los resultados acumulados durante este perodo. El
cuadro que sigue es la repeticin del final anterior. As comienza el nuevo ejercicio.
Activo
Pasivo
Caja y bancos
Clientes
Mercaderas
1.100
450
400
1.950
Proveedores
Total del pasivo
300
300
Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Total del patrimonio neto
1.500
150
1.650
1.950
10. La primera transaccin del segundo ejercicio es la venta de 300 pifusios a $ 1,80 cada uno.
La operacin no se realiza al contado sino que se otorga un plazo al cliente. Se dan de baja
300 pifusios que estn valuados a $ 1 cada uno y se incorpora al activo una cuenta por
cobrar de $ 450. Se han ganado $ 150. Los resultados se comienzan a acumular dese cero
para poder conocer el resultado de este ejercicio. Para ver esto con ms claridad, se usa una
cuenta de resultados acumulados diferente de la que contiene los resultados acumulados
del ejercicio pasado11.
10
Proverbio chino: Los activos y las prdidas tienen saldo deudor. Los pasivos, el capital y las ganancias tienen
saldo acreedor. Puede haber activos o prdidas si alguien las financia; siempre le deben su existencia a alguien.
Los pasivos, el capital y las ganancias son acreedores; ellos pusieron el dinero.
11
Muchas empresas utilizan una sola cuenta para agrupar a todos los resultados acumulados pero para conocer el
resultado del ejercicio tienen en cuenta esta situacin.
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Activo
Pasivo
Caja y bancos
Clientes
Mercaderas
1.100
990
100
2.190
Proveedores
Total del pasivo
300
300
Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Resultados acumulados nuevos
Total del patrimonio neto
1.500
150
240
1890
2.190
11. Despus de la venta anterior, se pagan $ 100 de sueldos lo que reduce las ganancias de este
ejercicio a $ 100.
Activo
Pasivo
Caja y bancos
Clientes
Mercaderas
1.000
990
100
Proveedores
Total del pasivo
300
300
Patrimonio neto
2.090
Capital
Resultados acumulados
Resultados acumulados nuevos
Total del patrimonio neto
1.500
150
140
1790
2.090
12. Se pagan $ 300 al proveedor que haba vendido, en el ejercicio anterior, 300 pifusios (ver
operacin 6). Esto disminuye el activo y tambin el pasivo pero no genera ningn resultado.
Activo
Pasivo
Caja y bancos
Clientes
Mercaderas
700
990
100
Proveedores
Total del pasivo
0
0
Patrimonio neto
1.790
Capital
Resultados acumulados
Resultados acumulados nuevos
Total del patrimonio neto
1.500
150
140
1790
1.790
14
13. Se cobran los $ 300 pendientes del cliente de la operacin 3. Aumenta el activo Caja pero
disminuye, al mismo tiempo, el activo Clientes.
Activo
Pasivo
Caja y bancos
Clientes
Mercaderas
1.000
690
100
1.790
Proveedores
Total del pasivo
0
0
Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Resultados acumulados nuevos
Total del patrimonio neto
1.500
150
140
1790
1.790
14. Finalmente, los socios deciden retirar $ 130 de los $ 150 de ganancia que obtuvieron en el
primer ejercicio. Se reduce el saldo de la Caja y tambin se achica el patrimonio neto por el
retiro de parte de las ganancias. Por eso, los resultados acumulados anteriores bajan a $ 20.
Activo
Pasivo
Caja y bancos
Clientes
Mercaderas
870
690
100
1.660
Proveedores
Total del pasivo
0
0
Patrimonio neto
Capital
Resultados acumulados
Resultados acumulados nuevos
Total del patrimonio neto
1.500
20
140
1.660
1.660
Se acumularon durante este ejercicio $ 140 de ganancias nuevas las que se muestran separadas
de las anteriores. Se recuerda que la finalidad de arrancar de nuevo con las cuentas de
resultado es poder determinar el resultado de cada ejercicio. El estado de resultados de este
ejercicio, donde se desagrega la acumulacin de resultados del balance es el que sigue:
Estado de resultados de este perodo.............
Ventas
Costo de ventas
Ganancia bruta
Gastos operativos
Ganancia del perodo
540
-300
240
-100
140
15
El balance o estado de situacin patrimonial es una foto de lo que se tiene y de lo que se debe a
una fecha determinada. En cambio el estado de resultados muestra la pelcula o lo que ocurri
durante un perodo.
Se calcula el resultado global por diferencia patrimonial con la frmula presentada antes:
7. Funcionamiento de la contabilidad
La contabilidad es, como se dijo, un sistema de inventario permanente12. El balance, el estado
de situacin patrimonial o el estado de situacin financiera (como se lo llame) es la sntesis de
ese inventario.
La complejidad de los patrimonios de las empresas no permite, en la prctica, que puedan
utilizarse tan pocos agrupamientos como los que se emplearon en el ejemplo anterior. As, lo
que se expuso como mercaderas, normalmente se agrupa con otros cuyo destino final es ser
vendidos (materias primas, productos elaborados, productos en curso de elaboracin,
mercaderas de reventa, etc. u otras denominaciones ms adecuadas al tipo de bienes con que
opera la empresa) bajo la denominacin Bienes de cambio o Existencias.
Si bien en el balance, que es sinttico, se muestra todo en el rengln bienes de cambio o
existencias, en el manejo diario se utilizan cuentas con denominaciones ms especficas.
stas, a su vez, se componen de subcuentas (por ejemplo una subcuenta para cada tipo de
mercadera).
La necesidad de una contabilidad minuciosa reconoce diferentes causas:
12
Los patrimonios de las empresas son complejos ya que incluyen infinidad de bienes,
derechos y obligaciones diferentes.
Qu brillante definicin!
16
Si en una fbrica de autos se utilizara slo el rubro bienes de cambio para acumular todo lo que
finalmente se destina al intercambio, no sera posible mantener un control adecuado sobre las
innumerables partes en existencia ni asignar responsabilidades a las personas en caso de
faltantes de existencias fsicas.
Lo mismo ocurre con los clientes; no basta tener una bolsa con el total que hay para cobrar a
los clientes; es necesario saber cuanto debe cada uno para poder gestionar adecuadamente las
cobranzas.
La denominacin de las cuentas por utilizar se define en el llamado plan de cuentas. ste es
variable de empresa en empresa y se ajusta a las necesidades de informacin de cada una. El
plan de cuentas incluye cuentas patrimoniales que reflejan los activos, pasivos y patrimonio
neto de la empresa y que se muestran (agrupadas) en el balance.
Las cuentas de resultados tienen por finalidad clasificar las causas por las que se obtuvieron
ganancias y prdidas. Son, en la prctica, subcuentas en las que se detalla lo que aparece en el
balance como resultados acumulados aumentando o disminuyendo el patrimonio neto(la parte
de este ejercicio).
Las cuentas de orden13 no tienen efecto patrimonial. Reflejan bienes de terceros en depsito y
contingencias. Su objeto es que estas cuestiones queden registradas. Las cuentas de orden son,
en muchos casos, reemplazadas por las notas con informacin complementaria.
La organizacin contable y administrativa de una empresa debe asegurar que la contabilidad
capte todas las transacciones que modifican su patrimonio de manera de poder mantener
actualizado los registros. Este ordenamiento hace a la diferencia entre una empresa ordenada y
bien administrada y otra que no lo es.
Los libros de contabilidad han ido variando con el tiempo hasta llegar a sistemas integrados en
los que una transaccin dispara la emisin de la documentacin de respaldo y todas las
anotaciones contables y extracontables relacionadas.
Sin perjuicio de ello, los libros habituales de contabilidad ms conocidos son:
Mayor: Se acumulan rodos los movimientos relacionados con una misma cuenta para
obtener su saldo. Una cuenta puede llamarse Deudores por ventas.
Sub-mayores: Se acumulan todos los movimientos relacionados con una misma subcuenta para obtener su saldo. La sumatoria de los saldos de las sub-cuentas debe
coincidir con el saldo de la cuenta. Hay una subcuenta para cada cliente donde figura
13
Dados los objetivos de este curso, por ahora se recomienda olvidarlas. Consisten en anotaciones que se incluyen
en las notas al balance.
14
Hay obligacin legal de llevarlo cumpliendo ciertos requisitos.
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lo que l debe. La sumatoria de las subcuentas debe coincidir con la cuenta Deudores
por ventas.
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Tambin es obligatorio
Si en una transaccin se registr la compra de acciones por $ 20.000 la cuenta Acciones tendr ese saldo. Es
necesario ajustarlo para llevar el saldo a lo que valen al cierre (por ejemplo $ 19.000 o $ 21.000).
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