GESTINDOCUMENTAL

Quesgestindocumental?

Seentiende por gestindocumental elconjuntodenormastcnicasyprcticasusadas

para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la
recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos
debenguardarse,eliminarlosqueyanosirvenyasegurarlaconservacinindefinidade
losdocumentosmsvaliosos,aplicandoprincipiosderacionalizacinyeconoma.
Esuna actividad casitanantiguacomolaescritura,quenacidebidoalanecesidadde
"documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por
escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron
sucesivamenteen tablillasdearcilla,hojasdepapiro,pergaminosypapel,cuyagestin
sefue haciendo cadavezmscompleja amedida que crecael tamao de losfondos
documentales.
Desarrollodelagestindocumental:
Durantesiglos,lagestindocumentalenlasorganizacionesfueeldominioexclusivode
administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales bsicas
eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanteras en que se
guardanlos documentos de papel (ymstarde losaudiovisualesylos documentosen
soportes magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacerreferencias
cruzadas y una larga lista de tcnicas de recuperacin de informacin mediante
sistemas decodificacinyclasificacin. Ms recientementesefueron sumando aellos
los informticos, que soncada vez ms necesariosdebidoala complejidadynivelde
sofisticacin que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la
actividad administrativa. Aunque losinformticos benefician sustancialmentelagestin
documental, aunlos profesionales en sistemas de informacinsonlos expertosen los
flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o
electrnico.

El uso del ordenador en la gestin documental se inicia en la prctica a partir de la

experiencia de las grandes bibliotecas nacionales anglfonas, la Biblioteca del
Congreso de losEstados UnidosdeAmricaylaBritishLibrary,queenlosaos60del
siglo XX crean el formato bibliogrfico MARC (Machine Readable Cataloguing) o
catalogacin legible por mquina, para sus bases de datos. Unos aos ms tarde el
uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo comn en la
administracin pblica y privada, con el uso generalizado de bases de datos y la
aparicindelosprocesadoresdetextosyotrasaplicacionesofimticas.
En la actualidad, coexisten en el mundo los ms diversos sistemas de gestin
documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale,
hasta los ms sofisticados sistemas informticos que manejan no slo la
documentacin administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato
electrnico,sino queademscontrolanlos flujos de trabajo del proceso detramitacin
de los expedientes, capturan informacin desde bases de datos de produccin,
contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de
documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas y recuperarinformacin de
cualquierlugar.
fuente:http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental