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Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
Lucrativo - O Estudo do Caso Instituto Politcnico de Portalegre -
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Resumo
A presente dissertao de mestrado tem como propsito, atravs da inquirio da
base terica e da demonstrao, com um estudo emprico de caso, contribuir para a
melhoria do impacto da utilizao da metodologia Balanced Scorecard na optimizao
do comportamento das organizaes do sector pblico no lucrativo.
A relevncia do tema tratado suportada por uma ampla literatura editada que,
embora sustentando a importncia da metodologia como um forte instrumento de gesto
estratgica, raramente questiona aspectos tericos que, porventura, podem ser
melhorados.
Procurou-se produzir um documento que traduza o trabalho de investigao
realizado, conciliando dois aspectos: localizar a problemtica num determinado
contexto terico e, paralelamente, conferir ao estudo um grau de profundidade tal que
permita a produo de um contributo original, ainda que modesto.
A gesto organizativa uma actividade que, por si s, constitui um importante
desafio ao Homem. Os sistemas tradicionais de informao para a gesto tm
dificuldade em responder a esse desafio, em virtude das debilidades e insuficincias que
comportam. Nestas condies o BSC, dadas as suas caractersticas, poder ser ento
encarado como um instrumento de gesto estratgica imprescindvel.
A definio da misso, viso, valores e o estabelecimento de vectores e objectivos
estratgicos, de iniciativas, de metas e de indicadores, pelas perspectivas
organizacionais, considerando as suas relaes de causa-efeito, permitem uma gesto
muito mais adequada realidade dos tempos.
Continua a verificar-se que muitas organizaes possuem uma fraca cultura de
gesto estratgica mas estas, mesmo perante cenrios de incerteza, atravs da utilizao
do modelo BSC, com as necessrias adaptaes, que permitam a comunicao,
clarificao e gesto da estratgia, tm a possibilidade de vir a melhorar o seu
desempenho futuro.
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Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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Abstract
The present Masters thesis aims to contribute towards improving the impact of the
use of the Balanced Scorecard (BSC) methodology in order to optimise the behaviour,
of public sector non-profit organisations including an overview of the respective
theoretical basis and evidence and an empirical study of a specific case.
A broad range of published literature exists, underpinning the importance of the
topic in question, however, while this literature confirms the importance of this
methodology as a strong strategic management instrument, it rarely questions
theoretical aspects that may be improved.
This thesis aims to produce a document that summarises the research work
conducted, conciliating two aspects: localisation of the relevant set of issues in a
specific theoretical context and, simultaneously, confer depth to the study, making it
possible to produce an original, albeit modest, contribution.
Organisational management is an activity that, in its own right, constitutes an
important challenge to mankind. Traditional management information systems find it
hard to respond to this challenge, due to their inherent weaknesses and insufficiencies.
In these circumstances, the BSC methodology, given its characteristics, may be viewed
as an indispensable strategic management instrument.
Definition of the organisations mission, vision, values and establishment of
strategic action lines and objectives, from an organisational perspective, considering
cause and effect relations, makes it possible to devise a management strategy that is far
more suited to current realities.
Many organisations continue to have a weak strategic management culture.
However, even in the context of scenarios of uncertainty, when such organisations use
the BSC model, with necessary adaptations, enabling communication, clarification and
management of their strategy, they can improve their future performance.
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Agradecimentos
Ao Professor Doutor Jorge Landeiro de Vaz, por ter aceite orientar a minha
dissertao, pelos ensinamentos transmitidos, pelo incentivo, apoio e disponibilidade
sempre demonstrados.
Ao Dr. Joaquim Mourato, Administrador do IPP, e Dra. Isabel Mourato, dos
Servios de Aco Social, que generosamente se disponibilizaram a prestar colaborao
e o conhecimento imprescindvel transmitido para a elaborao do estudo de caso.
Dra. Graa Mocinha, Chefe de Diviso dos Servios Acadmicos do IPP, pela
generosidade demonstrada.
Ao Dr. Lus Nazar, pelo acolhimento manifestado.
Aos meus pais por estarem sempre presentes, a ateno e apoio incondicional que
me deram.
Finalmente, aos meus amigos, pelo seu apoio e compreenso.
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ndice
Resumo
Abstract
Agradecimentos
ndice de Figuras
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ndice de Quadros
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Abreviaturas
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Introduo
14
PARTE I - Enquadramento
16
16
16
20
23
limitaes
4. Os sistemas de avaliao do desempenho na actualidade
26
28
32
1.1. Conceito
32
34
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37
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39
40
1.8.1. Misso
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40
6
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1.8.2. Valores
41
1.8.3. Viso
41
1.8.4. Estratgia
41
42
42
45
48
50
51
52
54
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55
todos
1.10.5. Princpio V: Fazer da estratgia um processo contnuo
56
57
58
64
68
da organizao
1.12.1. As relaes de causa-efeito
69
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73
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O Mapa Estratgico
1.14. O Balanced Scorecard como um sistema de gesto estratgica
1.14.1. A gesto estratgica
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implementao da estratgia
1.15. Vantagens e desvantagens da utilizao do Balanced Scorecard
105
110
114
116
Scorecard
2.1. A utilizao das quatro perspectivas suficiente?
Captulo III Aplicao do Balanced Scorecard ao sector pblico
116
119
119
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pblico
PARTE II Estudo do caso IPP
136
Metodologia adoptada
136
1. Justificao do mtodo
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2. Vantagens e limitaes
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na investigao
Captulo IV O Balanced Scorecard no IPP
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4.5. A estratgia
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153
153
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161
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Bibliografia
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Anexos
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ndice de Figuras
Figura 1.1. O que o BSC
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42
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Figura 1.8. Ligao entre a oferta de valor aos clientes e os principais indicadores
48
de resultados
Figura 1.9. A perspectiva interna o modelo genrico da cadeia de valor
49
52
53
54
55
56
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Balanced Scorecard
Figura 1.17. A cadeia de ralaes de causa-efeito
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Auditors Office
Figura 1.25. Balanced Scorecard do Duke Children Hospital
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Federal do Cear
Figura 1.28. Viso e objectivos da University of Califrnia
132
144
145
146
147
154
156
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lucrativos
Figura 1.36. Cpias de ecr dos scorecards do IPP
157
158
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ndice de Quadros
Quadro 1.1. Os objectivos financeiros e as vrias fases do ciclo de vida
45
65
80
mercado
Quadro 1.4. Os dez mandamentos para a implementao do Balanced Scorecard
113
120
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128
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Abreviaturas
BSC - Balanced Scorecard
CRP Constituio da Repblica Portuguesa
ESAE Escola Superior Agrria de Elvas
ESE Escola Superior de Educao
ESS Escola Superior de Sade
ESTG Escola Superior de Tecnologia e Gesto
EUA Estados Unidos da Amrica
EVA Economic Value Added
I&D Investigao e Desenvolvimento
IPP Instituto Politcnico de Portalegre
OTD On-time delivery
ROCE Return On Capital Employed
ROE Return On Equity
ROI Return On Investment
SIADAP Sistema Integrado de Avaliao do Desempenho da Administrao Pblica
SIG Sistema Integrado de Gesto
SMART Strategic Measurement and Reporting Technique
SWOT - Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats
TI Tecnologias de Informao
TQM Total Quality Management
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Introduo
A presente dissertao enquadra-se no mbito do trabalho final de mestrado em
Cincias Econmicas no Instituto Superior de Economia e Gesto.
O tema escolhido para a presente dissertao sobre o Balanced Scorecard, ponto
abordado na cadeira de Economia dos Mercados e da Empresa, no 1 semestre do ano
lectivo 2007/08 do referido mestrado, ministrada pelo Professor Doutor lvaro Martins.
De facto, face evoluo verificada nas economias, as organizaes procuram
sobreviver num mercado cada vez mais competitivo e globalizado adoptando novas
caractersticas operacionais, como por exemplo a inovao, a melhoria das qualificaes
dos seus quadros, a relao com os clientes, o que obriga a que estas revejam as suas
estratgias e os seus sistemas de informao e de gesto.
Do mesmo modo, a complexidade crescente que envolve as organizaes da
Administrao Pblica, que sempre assentou em princpios formais, encontra-se
tambm exposta aos novos desafios estratgicos originados pela globalizao na
actividade social e muito maior exigncia dos cidados consumidores. Esta
complexidade obriga a uma melhoria contnua da eficincia e da eficcia das
organizaes e esse objectivo apenas ser conseguido com inovao, criatividade e com
modelos de gesto estratgica devidamente adequados.
Assim sendo, existe a necessidade da implementao de novos sistemas de avaliao
do desempenho nas organizaes, mesmo nas organizaes pblicas, onde essa
necessidade ainda mais imperiosa.
O BSC, que inicialmente foi utilizado como um sistema de avaliao do
desempenho, ser actualmente o suporte de ligao dos sistemas de gesto de uma
organizao que possibilite gerir a estratgia, assim como clarific-la e comunic-la,
permitindo ainda a uma organizao definir o caminho que pretende seguir e assegurarse que no se desvia dele.
Note-se que esta metodologia, aplicada a uma instituio pblica de ensino, como
adiante se ver, permite a traduo da estratgia e da viso num conjunto de medidas de
desempenho que optimizaro o seu funcionamento.
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PARTE I - Enquadramento
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Os conceitos de eficincia e eficcia podem aplicar-se tanto a uma determinada aco como ao resultado
dessa aco (Neely et al., 1995).
2
Neste contexto, o termo mtrica refere-se no s frmula de clculo de medida como, entre outras
coisas, ao ttulo da medida, quem dever efectuar o clculo ou de onde sero extrados os dados (Neely et
al., 1995).
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Exposio de metas;
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Tm formato inflexvel;
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desenvolvimento
desta
concepo,
Kaplan
Norton
cortaram
Por exemplo: Freire, 1998; Madeira, 2000; Carvalho e Azevedo, 2001; Marcos et al., 2001; Ramos e
Gonalves, 2002; Neves, 2000; ou Sousa e Rodrigues, 2002.
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reconhecida
necessidade
de
aplicao
dos
sistemas
de
medio
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Uma abordagem similar agora adoptada para o desenvolvimento do BSC (Kaplan e Norton, 1996a).
Em Portugal a Lei n. 10/2004, de 22 de Maro, revogada pela Lei n. 66-B/2007 de 28 de Dezembro,
traduz uma nova orientao governamental na matria.
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Tempo e despesa;
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Captulo I
O Balanced Scorecard
No presente captulo so abordados, de forma pormenorizada, os aspectos tericos
da constituio e aplicao da metodologia BSC.
No final do captulo, so apresentadas as vantagens e as desvantagens da sua
utilizao, as dificuldades encontradas na implementao e, por fim, referido porque
falham algumas implementaes da metodologia.
1.1. Conceito
A utilizao da presente metodologia centra a organizao na construo da sua
prpria estratgia. O Balanced Scorecard um sistema de gesto, que visa focar a
organizao
na
implementao
da
estratgia.
(website
MBR
Consultores,
www.mbr.pt).
A expresso, Balanced Scorecard, reflecte o equilbrio entre diversos elementos.
gerado a partir da Misso, Valores, Viso e Estratgia da Organizao e constitudo por
vrias componentes relacionadas entre si (Objectivos Indicadores Metas
Iniciativas) fornecendo aos lderes uma ferramenta de gesto com benefcios relevantes
na gesto do seu negcio. So eles:
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O que
O que no
Um processo evolutivo.
Um projecto.
Um sistema de aumentar a
responsabilizao.
Fcil.
Um compromisso de mudana.
Gesto da Qualidade Total consiste numa estratgia de administrao orientada criao de uma
conscincia de qualidade em todos os processos da organizao.
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Fonte: www.mbr.pt
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Fonte: www.mbr.pt
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A pilotagem estratgica consiste em verificar se a organizao se mantm na rota que foi definida e se a
rota que foi definida continua correcta.
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Inteno
Objectivos
Medio
Quantificao
Indicadores
Metas
Aco
Iniciativas
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Valores
Viso
Porque existimos?
Balanced Scorecard
Misso
Estratgia
Actividades diferenciadoras
Fonte: Paul Niven (2003, p. 101)
1.8.1. Misso
O ponto de partida de qualquer sistema de avaliao do desempenho deve ser uma
declarao clara da misso, dos objectivos e da consequente estratgia da organizao.
(Clarke, 2000).
Santos (2006) define a misso como o propsito central da organizao. A misso da
organizao a sua funo bsica na sociedade.
O BSC uma metodologia que procura descodificar e traduzir as matrias-primas
em objectivos e indicadores de performance, desdobrados pelas suas quatros
perspectivas.
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1.8.2. Valores
Os valores so os alicerces em que se sustenta uma organizao. Eles representam as
crenas mais profundas demonstradas atravs do comportamento quotidiano. Os valores
de uma organizao so um anncio aberto sobre o que se espera do comportamento
organizacional.
O BSC representa a melhor soluo para disseminar os valores, repens-los no
tempo e criar uma cultura comum desde o topo at base da organizao.
1.8.3. Viso
A viso uma declarao de intenes que define o posicionamento da organizao
no futuro.
A mensagem que se quer transmitir pela viso uma imagem de como que a
organizao se v no futuro, devendo conter o ambiente ideal, a estratgia e os
objectivos para o alcanar.
O BSC a metodologia que permite o controlo dos objectivos intermdios de forma
a garantir o cumprimento do objectivo final ditado pela viso.
1.8.4. Estratgia
Para Santos (2006) a maior dificuldade em definir a estratgia a de que esta pode
ter muitos significados, dependendo da sua origem e dos interesses de cada grupo ou
stakeholder que a interpreta ou intervm na sua elaborao..
Alguns defendem que a estratgia se associa ao planeamento que conduzir ao
futuro. Outros encaram a existncia da estratgia no conjunto de aces a implementar
para alcanar o futuro desejado.
O BSC descreve a estratgia desdobrando-a pelos seus componentes atravs de
objectivos e indicadores seleccionados em cada uma das quatro perspectivas mais
comuns: financeira, clientes, processos internos e, aprendizagem e crescimento.
(Santos, 2006).
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Fonte: www.balancedscorecard.org/
Estas so as quatro perspectivas do BSC. Cada uma delas deve incluir um conjunto
de indicadores de desempenho prprio.
Estas perspectivas permitem fazer o balanceamento entre indicadores externos e
internos; entre os objectivos de curto e de longo prazo; entre os resultados obtidos no
passado e os indutores de resultados futuros.
No existe um ordenamento especfico para a utilizao ou uma gradao de
importncia em cada uma das diferentes perspectivas. Cada organizao dever, na
utilizao do BSC, escalon-las de acordo com os seus objectivos estratgicos.
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activos totais;
ROI 12;
11
EVA Economic Value Added (Valor Econmico Adicionado) este conceito tem como principal
fundamento: os proveitos de um determinado produto ou servio devem exceder os seus custos de capital,
seno no estar a gerar lucro aos accionistas.
12
ROI Return on Investment (Retorno sobre o Investimento) uma comparao do dinheiro ganho
(ou perdido) sobre o investimento para a quantidade de capital investido.
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EVA;
custo total;
...
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Fases
Crescimento
Objectivos
- aumentar as vendas
- reduzir as despesas
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ROE Return On Equity (Retorno sobre o Patrimnio) indicador que demonstra a capacidade de
uma organizao em agregar valor a si mesma utilizando os seus prprios recursos.
14
ROCE Return on Capital Employed (Retorno sobre o Capital Empregue) o rcio pode ser tambm
representativo da eficincia com que o capital est a ser utilizado para gerar receita.
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Kaplan e Norton (1996b) referem que o valor oferecido ao cliente mostra a forma
como a organizao se vai diferenciar e em que mercados ir actuar. Segundo estes
autores, os trs grandes caminhos de orientao a tomar em conta no desenvolvimento
da proposta de valor ao cliente so:
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Objectivos Financeiros
Resultados dos Clientes
Quota de
mercado
Account
Share
Aquisio
de clientes
Rendibilidade
de clientes
Reteno
de clientes
Aquisio
de clientes
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Aquisio
de clientes
Reteno
de clientes
Satisfao
de clientes
Valor =
+
Imagem e
reputao
Atributos
dos produtos
Relao com
clientes
+
- Singularidade
- Funcionalidade
- Comodidade
- Valor da marca
- Qualidade
- Confiana
- Receptividade
- Preo
- Prazo
Fonte: Kaplan e Norton (1996c), p. 62
Figura 1.8. Ligao entre a oferta de valor aos clientes e os principais indicadores de resultados
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o processo de inovao;
o processo operacional;
Processo de
Inovao
Identificao
da
necessidade
do cliente
Processo
Operacional
Servio
Ps-Venda
Satisfao
Servio ao
Cliente
do
cliente
1 Identificao do mercado
3 Produo produtos/servios
2 Criao do produto/servio
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Traduzir a estratgia em
termos operacionais
FOCO
Fazer da estratgia um
processo contnuo
ESTRATGIO
Alinhar a organizao
com a estratgia
Fazer da estratgia um
trabalho de todos
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Empenhamento
da liderana de
topo
Mudana
articulada
Equipa de
liderana
formada
Mudana pela
liderana
executiva
Viso e estratgia
clarificada
Melhorar a gesto
do conhecimento
Programa de
gesto
identificado
Fonte: Santos (2006), p. 55
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Mapas
estratgicos
Atribuio de
responsabilidade
Transformao
da estratgia
Racionalizar
iniciativas
Criao do BSC
Estabelecimento
de metas
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Accionistas
Presidente
Administrao
Gesto
Administrao
Direces
Grupos
Equipas
Subordinados
Empregados
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Criao da
estratgia do
conhecimento
Alinhar
objectivos
pessoais
A ESTRATGIA
Alinhar
incentivos
pessoais
Providenciar
desenvolvimento pessoal
Fonte: Santos (2006), p. 58
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Objectivos
estratgicos
Indicadores e
alinhamento
Ciclo
Estratgico
Monitorizao
Metas e
iniciativas
Financiamento
Ciclo
Oramental
Reporting
Execuo
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Do mesmo modo, para Giollo (2002), o incio da construo de um BSC eficaz ter
de ter a anuncia e o envolvimento dos gestores de topo da organizao relativamente
aos motivos que levaram sua aplicao. Kaplan e Norton (1997a) complementam esta
ideia dizendo que os gestores devem ainda estar em sintonia com os principais
propsitos do projecto de construo do BSC, pois ajudam a:
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no entanto Kaplan e Norton (1997a), tendo por base a sua experincia, propem um
plano de desenvolvimento assente em quatro passos e dez tarefas.
1 Passo: Definir a arquitectura de medio
Tarefa 1 - Seleccionar a unidade da organizao
Obtido o acordo dos gestores de topo, o arquitecto dever escolher a parte
da organizao na qual vai implementar o BSC. Assim, Kaplan e Norton (1997a)
defendem que a implementao ocorrer melhor numa parte estratgica da
organizao que realize actividade em toda a cadeia de valor, isto , que seja
transversal a toda a organizao. Dever tambm ser uma parte para a qual seja
acessvel obter indicadores de actuao financeira, sem as complicaes de
imputao de custos aos centros previamente estabelecidos.
A parte da organizao escolhida no poder ter uma actuao demasiado
limitada, pois dificulta a definio de uma estratgia coerente e poder ser
bastante limitativo.
Ser ainda importante referir que a parte da organizao proposta tenha uma
estratgia definida para cumprir a sua misso.
Tarefa 2 - Identificao das relaes entre a organizao e a unidade de
negcio
Depois de seleccionada a parte da organizao, o arquitecto ter de
compreender as relaes que esta mantm com as outras partes e com a
organizao no seu todo. Assim, na reunio entre os gestores de topo e o
arquitecto devem ser analisados os seguintes aspectos (Giollo, 2002):
Temas
organizacionais
decisivos
(meio
envolvente,
qualidade,
competitividade, etc.);
__________________________________________________________________________ 59
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Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
Lucrativo - O Estudo do Caso Instituto Politcnico de Portalegre -
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A seleco dos indicadores deve ter como principal objectivo a forma como
eles reflectem a estratgia. Assim, como existe unicidade na estratgia, tambm
os indicadores gozam desta propriedade.
Cada subgrupo dever ter a preocupao de: apresentar os objectivos para a
perspectiva que representam; descrever os indicadores para cada objectivo;
exemplificar a forma como podem ser quantificados e mostrados os indicadores;
apresentar graficamente a relao dos indicadores na prpria perspectiva e a sua
relao com as restantes (Kaplan e Norton, 1997a).
Tarefa 7 - Segunda srie de reunies com os gestores de topo
As reunies citadas devem abarcar os gestores de topo e os quadros
intermdios, devendo debater-se a viso da organizao, a estratgia, os
objectivos e a bateria de indicadores a incluir no BSC (Kaplan e Norton, 1997a).
Os lderes dos subgrupos devem apresentar os resultados, comprometendo-se
com a sua obteno.
Depois de analisado o conjunto dos indicadores chave deve comear-se a
preparar o plano de implementao.
__________________________________________________________________________ 62
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Seleco dos indicadores o BSC deve ser: claro e simples, cujo elemento
central o utilizador. A bateria de indicadores deve estar limitada ao
estritamente necessrio;
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Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
Olve et al. (2000) apresentam uma alternativa, pondo em relevo que a ordem das
tarefas e o tempo que demora cada uma delas depende fundamentalmente da
organizao. Estes autores apresentam onze passos para o processo de criao do BSC,
conforme constam no quadro 1.2.
Os mesmos autores referem que o objectivo do primeiro passo da implementao
chegar-se a um consenso sobre as caractersticas e requisitos do sector onde a
organizao se insere e sobre a definio da sua posio actual.
recomendvel que no segundo passo seja definida uma viso global para a
organizao, pois as consequncias de uma viso mal estruturada podem ser
desastrosas.
No terceiro passo so definidas as perspectivas. Olve et al. (2000) apresentam as
perspectivas originais do modelo de Kaplan e Norton, no entanto, os mesmos autores
acrescentam que algumas organizaes incluram uma quinta, relacionada com os
empregados. Realam ainda que qualquer alterao nas perspectivas ter de se basear
em fundamentos estratgicos.
Passo
1
Descrio
Durao
1-2 meses
organizao
2
2-3 dias
Estabelecer as perspectivas
1-2 dias
2-3 dias
1-2 dias
1-2 dias
Formular objectivos
10
11
Implementao do BSC
> 2 meses
__________________________________________________________________________ 65
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
No quarto passo procura-se traduzir a viso em termos tangveis tendo por base as
perspectivas escolhidas.
No quinto passo a organizao identifica os factores crticos de sucesso e classificaos por prioridades.
Ser fundamental que no sexto passo se identifiquem e se criem as relaes de
causa-efeito entre os indicadores, bem como os respectivos equilbrios necessrios entre
estes e as perspectivas escolhidas (Olve et al., 2000).
O estabelecimento do BSC de alto nvel deve ser feito no stimo passo e deve ser
apresentado e aprovado pelos intervenientes. A informao sobre a forma como foi
constitudo deve ser difundida por toda a organizao.
Olve et al. (2000) referem que o BSC e os indicadores de alto nvel devem ser
decompostos e aplicados a unidades organizativas de nveis inferiores no oitavo passo.
A formulao de objectivos para cada indicador deve ser feita no nono passo. Olve
et al. (2000) informam que devem ser definidos objectivos de curto e de longo prazo,
para que se possa medir o desenvolvimento de forma contnua.
Os objectivos devero ser coerentes com a viso e estratgia global da organizao,
no devendo ser conflituosos entre si.
No dcimo passo deve ser criado um plano de aco que inclua os passos
necessrios para a realizao dos objectivos definidos.
Por ltimo, Olve et al. (2000) defendem que no dcimo primeiro passo ter de se
implementar o BSC para que este possa cumprir a sua funo.
Horvth e Partners (2003) estruturam o seu modelo de implementao do BSC em
cinco fases, permitindo estabelecer um conceito de gesto que garanta com xito a
execuo das estratgias.
__________________________________________________________________________ 66
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_____________________________________________________________________________
Criar um
marco
organizativo
Determinar a
estrutura do BSC
Especificar a
organizao do
projecto
Criar o
desenvolvimento
do projecto
Definir
princpios
estratgicos
Verificar as
condies
estratgicas
prvias
Gerir a
implementao
Garantir uma
aplicao
contnua do
BSC
Introduzir o BSC
em
todos os
nveis da
empresa
Integrar o BSC
num sistema de
gesto e controlo
Seleccionar
indicadores
Dirigir o BSC s
unidades
de destino
Gerir os
funcionrios
com a ajuda do
BSC
Fixar
valores dos
objectivos
Coordenar o
BSC entre
as unidades
Derivar
objectivos
estratgicos
Construir
relaes causaefeito
Fixar a
linha
estratgica
inicial
Garantir a
informao,
comunicao e
participao
Estandardizar e
comunicar os
mtodos e os
contedos
Considerar os
factores crticos
de sucesso
Desenvolver
BSC
Integrar o BSC
num sistema de
planificao
Integrar o BSC
num sistema de
informao
Relacionar o
BSC c/ valor
para o cliente
Integrar o BSC
no
desenvolvimento
da estratgia
Determinar
aces
estratgicas
Assegurar a
quantidade e
documentar os
resultados
Aplicar o BSC
de forma
coordenada
Suportar o BSC
com a gesto de
riscos
Relacionar o
BSC e o custo
objectivo
Suportar o BSC
com TI
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
as relaes de causa-efeito
_____________________________________________________________________________
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PERSPECTIVAS
RELAES DE CAUSA-EFEITO
Financeira
ROCE
Cliente
Interna
Aprendizagem e crescimento
Qualidade
Durao
dos processos
dos processos
Coloca-se neste momento a questo de saber o que que pode ser feito nos
processos internos para conseguir alcanar aquele objectivo. Para melhorar os prazos de
entrega das encomendas, a organizao pode ter necessidade de reduzir o perodo das
operaes e melhorar a qualidade dos processos internos, factores que devem ser
incorporados como objectivos na perspectiva interna.
Finalmente, se se chegar concluso de que estes objectivos podem ser atingidos
formando e melhorando competncias dos trabalhadores, o objectivo deve constar na
perspectiva aprendizagem e crescimento.
Igualmente, a ligao entre a melhoria das competncias e o aumento dos benefcios
pode ser estabelecida atravs da seguinte sequncia de hipteses:
Este exemplo mostra como cada indicador seleccionado para o Balanced Scorecard
dever ser um elemento da cadeia de relaes de causa-efeito que comunique o
__________________________________________________________________________ 71
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Perspectivas
Objectivos
Financeira
EVA
Clientes
Satisfao
dos clientes
Processos Internos
Prazos de
execuo
de Negcio
Aprendizagem e
Desenvolvimento
Qualificao
dos
colaboradores
Tecnologia
__________________________________________________________________________ 75
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Processos de
Inovao
- Inveno
- Desenvolvimento de
produtos
- Rapidez no
mercado
- Joint
Venture /
Associaes
Construir uma
posio
privilegiada
Processos de
Gesto de
Clientes
Processos
Operacionais
- Desenvolvimento de
solues
- Servio ao
cliente
- Relacionamento de
gesto
- Servios
consultivos
Aumentar o
valor para o
cliente
Processos
Ambientais e
Reguladores
- Gesto da
cadeia de
fornecimentos
- Eficincia
operacional
- Capacidade
de gesto
- Sade
- Segurana
- Ambiente
- Meio Social
Atingir a
excelncia
operacional
Ser um bom
cidado
empresarial
Temas Estratgicos
Fonte: Kaplan e Norton (2000a), p. 91
__________________________________________________________________________ 78
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
os
stakeholders
externos.
Utiliza-se
em
sectores
fortemente
A relevncia de cada uma destas categorias varia de acordo com o ambiente em que
a organizao se insere, o que cria condicionalismos implementao da sua estratgia.
A articulao entre a estratgia de mercado e a categoria dos activos intangveis
apresentada no quadro seguinte:
__________________________________________________________________________ 79
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
Estratgia
Activo Intangvel
Liderana no produto
Excelncia operacional
Quadro 1.3. Importncia das categorias de activos intangveis por estratgia de mercado
__________________________________________________________________________ 80
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_____________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________ 81
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
Estudo do meio
Formulao da estratgia
Implementao da estratgia
envolvente
Externo
Ambiente social:
foras gerais
Ambiente do
ramo: anlise da
indstria
Avaliao
e controlo
Misso
Razo
da
existncia
Object.
Que
resultados
obter e
quando
Interno
Estrutura
Estrat.
Plano
para
alcanar a
misso
e os
objectivos
Cultura:
Opinies,
expectativas e
valores
Planos
Programa
Linhas
gerais
de
actuao
Actividades
necessria
s para
cumprir o
plano
Oramento
Custo do
programa
Procedimentos
Desempenho
Plano para
alcanar a
misso e os
objectivos
Recursos:
activos,
competncias e
conhecimento
Resultados
actuais
Feedback/Aprendizagem
Fonte: Wheelen e Hunger (2002), p. 10
No estudo do meio envolvente deve ser analisado todo o tipo de informao, interna
e externa, tentando aproximar os vrios elementos organizao. Ser fundamental
reconhecer os vrios factores estratgicos que podero influenciar o futuro da
organizao (Wheelen e Hunger, 2002).
Os mesmos autores introduzem a ideia de que o mtodo a utilizar nesta fase poder
ser a anlise SWOT 15. Assim sendo, ser importante que na anlise externa sejam
identificadas as ameaas e as oportunidades e na anlise interna as foras e as fraquezas
da organizao.
Na formulao da estratgia, as organizaes devem, tendo por base as foras e
fraquezas, desenvolver planos de longo prazo que permitam ultrapassar as ameaas e
aproveitar as oportunidades (Wheelen e Hunger, 2002).
15
__________________________________________________________________________ 82
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Formulao da estratgia:
Misso (objectivos gerais a atingir)
Planos de aco para alcanar os objectivos
Seleco de indicadores
_____________________________________________________________________________
Segundo Lpez Viegla (2002b), existem muitas organizaes que utilizam o BSC
como uma pedra angular no sistema de gesto estratgica. Tambm defende que esta
ferramenta permite preencher um vazio existente nas organizaes, entre a formulao e
a implementao da estratgia.
Desta forma, o BSC deve ser utilizado pelas organizaes para (Kaplan e Norton,
1997a):
Proporcionar feedback.
_____________________________________________________________________________
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_____________________________________________________________________________
Traduo da Viso
o Clarificao da viso
o Obteno de consenso
Comunicao e Ligao
Feedback e
Aprendizagem
o Comunicao e
educao
o Fixao de objectivos
o Ligao das
recompensas aos
indicadores de
desempenho
o Articulao da viso
partilhada
o Fornecimento de
feedback estratgico
o Reviso estratgica e
aprendizagem
Balanced
Scorecard
Planeamento
o Fixao de metas
o Alinhamento das
iniciativas estratgias
o Afectao de recursos
o Estabelecimento de
prazos
Fonte: Kaplan e Norton (1996b), p. 77
__________________________________________________________________________ 87
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Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
A viso que a organizao tem do futuro deve ser descrita a todos os seus
colaboradores atravs do BSC. Torna-se irrelevante a sua execuo se a
viso estiver errada.
A compreenso partilhada tem de ser criada pelo BSC. Este cria um modelo
holstico da estratgia que faz com que todos os colaboradores identifiquem
a sua atitude como forma contributiva para o xito da organizao, evitando
assim que pessoas e departamentos possam optimizar o seu desempenho no
colaborando para a obteno dos objectivos estratgicos globais.
Os efeitos da mudana devem ser o foco do BSC. Para que a sua execuo
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
16
Quarto princpio: Transformar a estratgia numa tarefa quotidiana de todos. (Ver ponto 1.10. - Os
cinco princpios do BSC.)
__________________________________________________________________________ 91
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
Estratgia
e Viso
Incentivos
e objectivos
pessoais
Oramento
Estratgia e
Viso
Plano financeiro e
afectao de capital
_____________________________________________________________________________
2.
_____________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________ 95
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
Uma equipa que resolva os problemas e que adapte a estratgia aos aspectos
emergentes.
i.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
A utilizao do BSC garante uma visibilidade muito maior no que toca ao esforo e
qualidade das decises dos gestores, em vez do uso de indicadores financeiros
tradicionais.
A motivao extrnseca pode ser feita atravs de um incentivo, mas esta pode no
ser adequada para a resoluo de problemas de forma criativa e tomada de decises
inovadoras. importante que exista tambm motivao intrnseca, uma vez que os
indivduos, ao actuarem de acordo com as suas crenas e preferncias, obtm uma maior
criatividade e inovao.
O BSC inclui a motivao intrnseca, dado que os objectivos e as aces pessoais
dos indivduos so consistentes com a consecuo de objectivos e estratgias da
organizao (Betancourt, 1999).
ii.
Estabelecer metas;
__________________________________________________________________________ 99
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Para Kaplan e Norton (1997a), verifica-se que no existem dados para 20% dos
indicadores definidos aps a implementao do BSC. Assim, este facto pode tornar-se
num problema de gesto, uma vez que a ausncia de dados para apoiar uma medida
conduz, provavelmente, a que o processo de gesto, para um objectivo estratgico, seja
imprprio ou inexistente.
A forma de ultrapassar este problema passa pela criao de um processo de recolha
de dados que permite organizao desenvolver iniciativas estratgicas que
possibilitem a reunio de informao importante e facilitem a gesto dos processos
internos tambm mais importantes.
O BSC justifica a transformao e reengenharia da organizao, no se limitando a
aplicar um processo de mudana a qualquer mtodo sectorial. Permite tambm que se
desenvolvam e reorganizem processos que so fundamentais para o xito estratgico da
organizao (Betancourt, 1999).
Assim sendo, o objectivo de um programa de transformao e reengenharia no
deve ser medido com base na reduo de custos. ento importante utilizar medidas
no financeiras, como a reduo de ciclos operacionais e melhoria da capacidade dos
empregados.
No BSC, a utilizao destas medidas faz com que se estabelea uma ligao entre as
mesmas e a actuao financeira futura, o que permite justificar e monitorizar as
iniciativas estratgicas (Kaplan e Norton, 1997a).
O BSC tambm pode ser utilizado para estimular programas de transformao e
reengenharia, fazendo com que a organizao se foque nos temas que levam ao
crescimento e no apenas nos que reduzem custos ou aumentam a eficincia.
As relaes de causa efeito so a base para o estabelecimento de prioridades nos
programas de reengenharia.
As decises de investimento devem estar relacionadas com os planos estratgicos.
Mas, segundo Kaplan e Norton (1997a), existem muitas organizaes que no conjugam
os investimentos com as prioridades estratgicas de longo prazo. Isto deve-se
utilizao de indicadores financeiros de curto prazo, como o perodo de recuperao do
investimento e os cash flows, que no se relacionam com o desenvolvimento das
capacidades estratgicas ou melhorias no financeiras, tais como a qualidade,
capacidades dos funcionrios e outras.
Estas organizaes no incorporam formalmente o desenvolvimento de capacidades
de longo prazo nos seus processos e decises de afectao de recursos. Mas, o BSC
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Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
iii.
_____________________________________________________________________________
Vrias organizaes esto a usar o BSC para ampliar os seus processos de reviso de
gesto operativos para um processo de formao estratgica, quer operacional quer dos
rgos de gesto.
Assim sendo, segundo Kaplan e Norton (1997a), o processo estratgico tem por base
trs elementos fundamentais:
_____________________________________________________________________________
essencial que exista uma perspectiva interdisciplinar no que toca s funes, uma
vez que so uma componente importante do processo de formao.
Deve ser partilhada por todo o grupo de gesto a responsabilidade de alcanar os
indicadores e de mobilizar as iniciativas. Algumas organizaes usam a cadeia de valor
do processo interno para criar equipas interdisciplinares que giram as diferentes facetas
da sua estratgia.
tambm essencial a preparao de reunies formais para que seja revista
periodicamente a estratgia. Mas, uma grande parte das organizaes foca-se, nas suas
reunies de gesto, em temas operativos e no estratgicos (Kaplan e Norton, 1997a).
_____________________________________________________________________________
Norreklit destaca outras explicaes mais especficas para o BSC ter atingido tanta
popularidade.
Em primeiro lugar, alguns podem ver o BSC como um instrumento que
complementa os indicadores financeiros com os no financeiros, o que, no sendo uma
nova teoria, pode despertar a ateno devido sua retrica.
Em segundo lugar, o BSC pode ser til para fundamentar redues de custos e para
levar os colaboradores a aumentarem os seus servios ao cliente. Devido ao seu estilo,
pode ser um instrumento extremamente persuasivo para justificar o controlo do topo
para a base da organizao.
Uma terceira explicao que as organizaes e os seus colaboradores precisam de
mostrar, a si prprios e a quem os rodeia, que controlam a incerteza intrnseca do seu
trabalho. Quando as velhas teorias se tornam desajustadas, a gesto tem que aplicar
novas tcnicas que assegurem a manuteno da ordem e o controlo da incerteza.
Por ltimo, a gesto pode ser uma forma de arte de desempenho, isto , uma forma
de arte que reduz a distncia entre o espectador e o actor, experimentando ambos o
trabalho, simultaneamente. Assim, o BSC uma forma de arte de desempenho porque a
teoria muito aberta interpretao, possibilitando aos leitores uma oportunidade de
construir simultaneamente as suas prprias teorias.
Por tudo isto, a autora termina dizendo que a retrica que constitui um instrumento
chave da gesto e que a popularidade do BSC se deve fundamentalmente retrica
promocional utilizada pelos seus autores.
No entanto, muitos tm sido os aspectos positivos apontados ao BSC. Alvarez
(1999) destaca trs das vantagens que reconhece no BSC:
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Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
Enfoque prioritrio sobre a satisfao dos clientes, como meio essencial para
melhorar os resultados, atravs de trabalhadores bem motivados e com
tecnologias adequadas organizao. Tudo isto deve constituir a infraestrutura bsica que permita empresa desenvolver processos produtivos
eficientes, orientados para a fidelizao dos clientes e, em consequncia,
para a melhoria da competitividade e para o aumento da rendibilidade da
organizao. [Alvarez (1999), p. 8].
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Tendo em considerao todos estes aspectos, Smith conclui que o BSC uma das
novas ferramentas que d resposta s exigncias da contabilidade de gesto, que
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Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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Fazer
Utilizar o scorecard como uma rampa de
lanamento dos objectivos estratgicos;
No Fazer
Utilizar o scorecard para obter um controlo
extra, do topo para a base;
As pessoas revoltar-se-o;
No se deixar enganar pela simplicidade da ideia tem que se lidar com a enorme mudana que ele
acarrete;
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Captulo II
Perspectivas para a aplicao da metodologia
Balanced Scorecard
Neste captulo colocada e analisada a questo sobre se as quatro perspectivas do
BSC, apresentadas por Kaplan e Norton abarcam, por si s, todo o principal universo
em que se est a operar.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Verifica-se, desta forma, que o modelo BSC deve ser entendido como um modelo
aberto, capaz de abarcar todas as perspectivas que nos permitam identificar a realidade,
onde o nmero ptimo de perspectivas a considerar, para alm das tradicionais, seja
aquele que, em cada momento e para cada caso, traduza de forma mais fidedigna a
realidade em perspectiva.
Como exemplo, vejam-se as particularidades quando se pretende implementar o
Balanced Scorecard no sector pblico. Existem autores que defendem a criao de uma
nova perspectiva. Assim, Mller (2001), Monteiro Pessoa (2000), Rocha (2000) e Niven
(2003) defendem que poder ser acrescentada uma perspectiva social, dada a funo
social das organizaes pblicas.
Veja-se ainda que, autores como Kaplan e Norton (1997a), Amat Salas e Soldevila
Garcia (1999), Monteiro Pessoa (2000), Negre e Vivas Urieta (2003) e Olve et al.
(2000) acrescentam que deve ser repensada a perspectiva do cliente, dado que o
principal objectivo das instituies pblicas ser a sua satisfao, o que se percebe dada
a especificidade dos seus clientes/utentes e da funo objectivo destas instituies que
a maximizao da utilidade.
A perspectiva financeira tambm questionada por vrios autores, Kaplan e Norton
(1997a), Mller (2001), Rocha (2000) e Dvila (1999), dado que as instituies pblicas
jamais devero ter como objectivo principal a obteno do lucro, pois a perseguio
deste poder ser um factor adulterador da sua actuao.
Na definio das perspectivas para instituies de ensino superior pblico, as
preocupaes so genericamente as mesmas que para o sector pblico em geral. No
entanto, Rocha (2000) prope a criao de uma perspectiva de educao dado ser o
principal objectivo dessas organizaes.
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Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
Lucrativo - O Estudo do Caso Instituto Politcnico de Portalegre -
_____________________________________________________________________________
Captulo III
Aplicao do Balanced Scorecard ao sector pblico
Este captulo analisa a aplicao da metodologia Balanced Scorecard ao sector
pblico. Para isso, inicia-se com a definio e estrutura do sector pblico em Portugal,
seguidamente faz-se uma anlise da aplicao da metodologia em vrias instituies
pblicas dos EUA e, finalmente, apresentam-se exemplos de aplicaes de sucesso em
instituies do ensino superior pblico em Espanha, Brasil, EUA e Portugal.
_____________________________________________________________________________
Administrao Central
Segurana Social
Administrao Pblica
Administrao Regional
Regies Autnomas
Administrao Local
- Freguesias
- Concelhos/Municpios
- Regies Administrativa
Sector Empresarial do
Estado
Fonte: Adaptado de Sousa Franco (1997, p. 145)
_____________________________________________________________________________
Quanto segurana social, esta regula-se por um diploma prprio Bases Gerais da
Segurana Social 17.
O artigo 227 da CRP refere, relativamente aos poderes que, as regies autnomas
so pessoas colectivas territoriais e tm os seguintes poderes, a definir nos respectivos
estatutos: h) administrar e dispor do seu patrimnio e celebrar os actos e contratos
em que tenham interesse; i) exercer poder tributrio prprio, nos termos da lei, bem
como adaptar o sistema fiscal nacional s especificidades regionais, nos termos da leiquadro da Assembleia da Repblica; p) aprovar o plano de desenvolvimento
econmico e social, o oramento regional e as contas da regio e participar na
elaborao dos planos nacionais; .
De acordo com o n 2 do artigo 235 da CRP, as autarquias locais so pessoas
colectivas territoriais dotadas de rgos representativos, que visam a prossecuo de
interesses prprios das populaes respectivas. Tambm o n 1 do artigo 236 refere
que no continente as autarquias locais so as freguesias, os municpios e as regies
administrativas.. As autarquias locais tm patrimnio e finanas prprios, conforme
estipula o n 1 do artigo 238 da citada CRP.
Quanto ao sector pblico empresarial (SPE) este constitudo pelas empresas
pblicas e por outras empresas cuja orientao, controlo, tutela e superviso dependam
do Governo e da Administrao Central do Estado. (Sousa Franco, 1997, p. 184).
i.
17
__________________________________________________________________________121
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
Lucrativo - O Estudo do Caso Instituto Politcnico de Portalegre -
_____________________________________________________________________________
Misso
Cumprimos a nossa misso estabelecendo relaes de trabalho com os
nossos clientes e satisfazendo as suas necessidades
Perspectiva do
Cliente
Estabelecemos relaes de trabalho com os nossos clientes e satisfazemos
as suas necessidades com eficazes processos internos de alta qualidade
Processos
Internos
Estabelecemos eficazes processos internos de alta qualidade contratando e
desenvolvendo empregados qualificados essenciais para fazer o trabalho
Aprendizagem
e Crescimento
Contratamos e desenvolvemos empregados qualificados atravs da gesto
eficiente dos nossos fundos
Perspectiva
financeira
Fonte: Adaptado de Niven (2003, p. 393)
Figura 1.24. Uso do Balanced Scorecard para medir a misso do Texas State Auditors Office
__________________________________________________________________________122
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
Lucrativo - O Estudo do Caso Instituto Politcnico de Portalegre -
_____________________________________________________________________________
O xito do Balanced Scorecard no Texas State Auditors Office foi reconhecido pela
associao de contabilistas governamentais que lhe atriburam o prmio da Melhor
Prtica. Foi ainda reconhecido pela Society of Human Resource Management que
considerou o processo de implementao do Balanced Scorecard como um dos quatro
de maior xito em todos os Estados Unidos.
ii.
Existia alguma confuso quanto aos servios mais importantes que teriam de
prestar;
__________________________________________________________________________123
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
Lucrativo - O Estudo do Caso Instituto Politcnico de Portalegre -
_____________________________________________________________________________
Misso
Proporcionar aos pacientes, s famlias e aos mdicos de atendimento
primrio, uma melhor e mais compassiva ateno possvel, bem como
destacar em comunicaes
Perspectiva financeira
Paciente
Mdico de
atendimento primrio
- % de satisfao
- % de satisfao com a
comunicao
- % dos que
- Percentagem de pais
recomendariam
que poderiam
- % dos pais que
identificar o mdico
poderiam articular do hospital
um plano de ateno
- Oportunidade
das altas
- % margem de explorao
- Custo por caso
- Proveitos por atendimento neo-natal
Qualidade
- Taxa de infeces
- Taxa de contaminao
de sangue
- Uso de caminhos
clnicos (os 10 mais
importantes)
Produtividade
- Durao da
estadia
- Taxa de
reingressos
- Pessoal dirio versus
ocupao
__________________________________________________________________________124
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
Lucrativo - O Estudo do Caso Instituto Politcnico de Portalegre -
_____________________________________________________________________________
iii.
Cidade de Charlotte
A cidade de Charlotte (EUA) tinha uma misso e uma definio de misso que se
traduzia no desejo de proporcionar servios de alta qualidade aos seus cidados. Este
facto poderia fazer com que os cidados escolhessem a cidade para viver (Kaplan e
Norton, 2001a). Mas, os rgos de gesto no estavam seguros da forma como iriam
implementar a misso e a viso. Assim, os responsveis decidiram como forma de
ultrapassar o problema utilizar o Balanced Scorecard, definindo em primeiro lugar os
seguintes temas estratgicos:
Segurana da comunidade;
Transportes;
Reestruturao da gesto; e
Desenvolvimento econmico.
__________________________________________________________________________125
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
Segurana da
comunidade
Cidade dentro de
uma cidade
Reestruturao
da Gesto
Transportes
Desenvolvimento
econmico
Temas
estratgicos
Aumentar a
percepo de
segurana
Assegurar-se dos
scios necessrios para
os fundos e servios
Simplificao
relaes com os
clientes
Reforar
vizinhana
Realar a
prestao de
servios
Cidade dentro de
uma cidade
Promover a resoluo
de problemas para a
sociedade
Intensificar a
gesto da
informao
Manter
fiscalidade
competitiva
Aumentar a base
impositiva
Melhorar a
produtividade
Criar uma
atmosfera de
trabalho positiva
Transporte
seguro e
conveniente
Manter a
classificao
AAA
Aumentar os
contactos
positivos
Diminuir a
diferena de
formao
Perspectiva
do cliente
Promover a
oportunidade
econmica
Perspectiva
financeira
Aumentar a
capacidade
infraestruturas
Perspectiva
processos
internos
Perspectiva
aprendizagem
e crescimento
__________________________________________________________________________126
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
i.
Perspectiva
Utilizadores - Sociedade
Indicadores
Quadro 1.6. Indicadores da perspectiva dos utilizadores Biblioteca da Universitat Pompeu Fabra
__________________________________________________________________________127
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
Perspectiva
Indicadores
- N de monografias cedidas/n de
monografias adquiridas
- Custo total da biblioteca/n de respostas
de informao
- Custo total da biblioteca/n de estudantes
- Custo do pessoal da biblioteca/total de
estudantes
Econmico
-financeira
Controlo de custos
Perspectiva
Indicadores
disposio
dos
utilizadores
- N documentos processados/total de
pessoal da biblioteca
- N de documentos cedidos/total de
pessoal da biblioteca
- N de aces de melhoria realizadas/n de
aces de melhoria previstas
- N de metros quadrados da
biblioteca/total de estudantes
- Total de estudantes/total de pontos de
leitura
- N de estudantes/total de pessoal na
biblioteca
Quadro 1.8. Indicadores da perspectiva dos processos internos Biblioteca da Universitat Pompeu
Fabra
Perspectiva
Recursos
humanos
Indicadores
administrativo e de servios
Motivao do pessoal administrativo
e de servios
Quadro 1.9. Indicadores da perspectiva dos recursos humanos Biblioteca da Universitat Pompeu
Fabra
__________________________________________________________________________128
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________129
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
Avano
qualitativo
Aumentar a satisfao
do cliente ()
Perspectiva
dos cliente
Perspectiva
financeira
Melhorar a qualidade do
ensino de graduaes ()
Perspectiva
dos processos
internos
Melhorar a produtividade
do processo de ensino ()
Perspectiva
de
aprendizagem
e crescimento
Aumentar o nvel de
qualidade da produo
acadmica
Intensificar a produo
tcnico-cientfica
Aumentar o nvel de
qualificao do corpo
docente
Incentivar a integrao
dos alunos nos processos
de investigao
Reduzir os
custos
Desenvolver e fornecer
novos produtos
Relacionar remuneraes
e desempenho
__________________________________________________________________________130
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
iii.
University of California
__________________________________________________________________________131
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
Perspectiva Financeira
- Administrao e responsabilidade
fiduciria
- Eficincia dos custos
- Criao de valor
Perspectiva dos clientes
- Satisfao dos clientes
- Valor para os stakeholders
Viso
Contribuir para a construo de um
melhor mundo universitrio
Perspectiva de aprendizagem e
crescimento
- Satisfao dos funcionrios
- Participao dos funcionrios
- Utilizao efectiva de tecnologia
- Cultura de inovao
- Melhoria contnua
Fonte: Adaptado de Hafner (1998, p. 8)
__________________________________________________________________________132
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
iv.
18
Investigao em aco termo inventado e introduzido por Lewin (1946) que enfatizou a
importncia do conhecimento cientfico para produzir melhorias sociais O investigador trabalha um
problema real da empresa. Ou seja, as teorias no so validadas de forma independente e depois aplicadas
na prtica. So validadas atravs da prtica . [Vaz (2005-2006, p. 101)]
__________________________________________________________________________133
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
Crescimento rpido e
sustentado dos Proveitos
Dimenso
Financeira
Dimenso
do
Cliente
Maximizao/Utilizao dos
Activos
Dividendos
Minimizao de Custos
Sucesso de Mercado
Liderana de Produtos
- First to Market
- Design, Qualidade e
Preo
Imagem de Marca
Excelncia de Relacionamento
Eficincia Logstica e
Operacional
Organizao
- Font Office e Back
Office
- Melhoria de Processos
- Gesto de Alunos
- Assistncia tcnica s aulas
Dimenso
Interna
Inovao
Criao de Novos Produtos
- 6 ps-graduaes
- 3 especializaes
Recrutamento e Avaliao de
Competncias
- Internas
- Externas
Dimenso de
Aprendizagem
e Crescimento
Produtividade
Confiana e Entusiasmo
Lealdade
Atendimento ao Cliente
- Atencioso e Amigvel
- Rapidez
Facilidades e Conforto
- Estacionamento
- Salas de Aula
Cultura
- De Sucesso
- De Autonomia
- De Motivao
- De Excelncia
__________________________________________________________________________134
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
19
ndice que mede a rentabilidade dos dividendos de uma empresa em relao ao preo de suas aces.
__________________________________________________________________________135
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_____________________________________________________________________________
Metodologia adoptada
A metodologia adoptada na conduo do presente trabalho a seguinte: identifica-se
na seco 1 o mtodo de investigao utilizado estudo de caso. No ponto 2 sero
identificadas as suas vantagens e limitaes. Finalmente, no ponto 3, descrito de
forma mais concreta o modo como este mtodo foi aplicado no Instituto Politcnico de
Portalegre (IPP), destacando-se a forma como se procurou alcanar a validade e
fiabilidade na investigao.
1. Justificao do mtodo
Na fase emprica deste trabalho ser efectuado um estudo de caso do tipo ilustrativo,
segundo as tipologias propostas por Keating (1995) e Otley e Berry (1998), dado que se
pretende utilizar a teoria existente sobre Balanced Scorecard para se estudar a aplicao
do BSC no IPP 20.
20
Keating (1995) indica quatro tipos de estudos de caso, directamente relacionados com os trs estgios
do processo de desenvolvimento de uma teoria: descoberta da teoria casos descobridores de teoria
(theory discovery case); refinamento da teoria casos ilustrativos da teoria (theory illustrative case) e
casos de especificao da teoria (theory specification case) e refutao da teoria casos de teste teoria
(crucial test/counterpoint case).
Para Otley e Berry (1998), existem quatro tipos de estudo de caso: exploratrios (exploratory), crticos
(critical), ilustrativos (illustrative) e acidentais (accidental).
__________________________________________________________________________136
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
Para explicar ligaes causais nas intervenes na vida real que so muito
complexas para serem abordadas pelos surveys 21 ou pelas estratgias
experimentais;
21
Inquritos.
__________________________________________________________________________137
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
Lucrativo - O Estudo do Caso Instituto Politcnico de Portalegre -
_____________________________________________________________________________
Decidiu-se realizar apenas um estudo de caso dado que se pretendeu que este fosse
to completo e profundo quanto possvel. A opo foi pois pela realizao de um estudo
de caso relativamente exaustivo, em vez da realizao de dois ou trs estudos mais
superficiais.
2. Vantagens e limitaes
As vantagens colhidas na investigao pela utilizao do mtodo estudo de caso,
segundo Yin (1994), so: mtodo que produz informao de fcil entendimento, o que
facilita a compreenso e comunicao; foca pontos nicos que se perderiam num estudo
de escala mais alargada; relata pormenorizadamente a situao em estudo, o que
proporciona uma maior compreenso da realidade e, finalmente, pode ser implementado
por um nico investigador.
No tocante s limitaes, aquela que aparenta ser mais relevante a que nos chama
ateno sobre os resultados da investigao (observaes e explicaes das
observaes), afirmando que estes no so generalizveis a outros casos (Otley e Berry,
1998).
Tambm uma crtica importante geralmente apontada aos estudos de caso que
estes comportam falta de rigor e excesso de enviesamento (Amaratunga e Baldry,
2001), sendo frequentemente identificados como no sendo capazes de levar em conta
critrios de investigao como a validade e a fiabilidade 22. Como referido por
Humphrey e Scapens (1996), nenhum investigador de um estudo de caso pode afirmar
que realizou uma anlise objectiva dos acontecimentos. De acordo com os autores
citados, um estudo de caso no mais do que a representao subjectiva do sistema
22
Validade De acordo com Sykes (1990), o termo validade usado numa grande variedade de sentidos
nos debates sobre a pesquisa quantitativa. A sua mais importante distino est no seu uso, referindose ao tipo e preciso da informao obtida das amostras individuais, sejam elas indivduos ou grupos.
A avaliao da validade deve ser feita luz do propsito do trabalho de investigao.
Fiabilidade Qualquer que seja o tipo de estudo cientfico, seja ele um estudo quantitativo ou
qualitativo, o conceito de fiabilidade, neste contexto, relaciona-se com a possibilidade de reaplicar as
concluses a que se chega (Vieira, 1999), ou seja, com a possibilidade de diversos investigadores
poderem chegar a resultados semelhantes sobre o mesmo fenmeno estudado utilizando, para isso, os
mesmos instrumentos (Schofield, 1993; Yin, 1994; Mertens, 1998). Na realidade, trata-se de aferir se
os dados recolhidos na investigao so estveis no tempo e se tm consistncia interna,
especialmente se provierem de diversas fontes (Stake, 1995; Punch, 1998). Num estudo de cariz
quantitativo, o requisito da fiabilidade facilmente alcanvel mas, num estudo de caso, a garantia de
fiabilidade torna-se mais difcil de alcanar, porque o investigador o principal e muitas vezes o nico
instrumento do estudo (Vieira, 1999) e, acrescentando que o caso em si no pode ser replicado ou
reconstrudo (Yin, 1994).
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Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Como referido por Zanini (2003), muitas das organizaes utilizadoras da metodologia BSC tm
apenas implementados alguns conceitos de Kaplan e Norton. Embora os estudos de caso possam ser
escolhidos de forma aleatria, esta seleco no necessria nem a preferida (Eisenhardt, 1989). O
investigador deve escolher o caso que apropriado para o objecto de estudo, permitindo que o tema seja
integralmente investigado (Patton e Appelbaum, 2003). Esta preocupao esteve presente na elaborao
deste trabalho.
__________________________________________________________________________140
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
Lucrativo - O Estudo do Caso Instituto Politcnico de Portalegre -
_____________________________________________________________________________
ameaas validade e fiabilidade causadas pela limitao de acesso aos dados, devido ao
tempo reduzido que o investigador consegue estar no terreno (McKinnon, 1988) 24.
No final da investigao, enviou-se um relatrio preliminar do estudo de caso para o
IPP para poder ser revisto e, consequentemente, poderem corrigir-se lacunas
eventualmente existentes. Baseados nos comentrios e sugestes recebidos, realizaramse as devidas correces.
24
Apesar da durao deste estudo ter sido limitada, ela foi apropriada aos objectivos estabelecidos no
mesmo.
__________________________________________________________________________141
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
Lucrativo - O Estudo do Caso Instituto Politcnico de Portalegre -
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Captulo IV
O Balanced Scorecard no IPP
No presente captulo aborda-se o processo de implementao e de utilizao do BSC
no IPP. Para isso, aps a introduo e a apresentao do Instituto descrito, nas
diversas componentes, o SIG por si adoptado.
Posteriormente, identificada a misso, viso, valores e poltica de qualidade
seguida.
Apresentam-se esquematicamente as debilidades, ameaas, foras e oportunidades
(matriz SWOT) que enquadram a actividade do IPP.
A estratgia seguida referida com a apresentao das perspectivas, vectores
estratgicos, objectivos estratgicos e respectivos indicadores de anlise, elementos
constantes do mapa estratgico.
Identificam-se as fases de implementao do BSC e apresenta-se o software
informtico de auxlio aplicao do BSC no IPP.
Finalmente, concluses finais foram retiradas do estudo sobre a aplicao do BSC
no Instituto Politcnico de Portalegre.
__________________________________________________________________________142
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
Lucrativo - O Estudo do Caso Instituto Politcnico de Portalegre -
_____________________________________________________________________________
O IPP iniciou a sua actividade em 1985 com a ESE. Em 1990, comeou a funcionar
a ESTG, em 1995 a ESAE e, em 2001, integrou a ento Escola Superior de
Enfermagem, actual ESS.
A aco social prestada tem sido preocupao deste Instituto, comportando o
alojamento de alunos e docentes, o fornecimento de refeies, o apoio mdico, a prtica
desportiva, o acesso s novas tecnologias e a participao em actividades culturais.
Favorece-se igualmente a cooperao com a comunidade, a articulao com
Instituies e Empresas, facto que demonstrado na elevada colocao profissional que
se tem verificado nos diplomados pelo IPP.
Actualmente, com uma oferta de 21 cursos de Licenciatura, 9 Ps-graduaes e 3
Mestrados, o ensino no IPP abrange reas to diferentes como a formao de
professores, o turismo, a animao social, o jornalismo, a agricultura, a veterinria, a
gesto, a equinicultura, a enfermagem, a engenharia, a informtica, o servio social, o
design e o marketing. O universo do IPP constitudo por cerca de 250 docentes, 160
funcionrios e 3200 alunos.
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Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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-
_____________________________________________________________________________
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Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No Lucrativo - O Estudo do Caso Instituto Politcnico de Portalegre
-
Sistema de Gesto
da Qualidade
Balanced Scorecard
OperacIonalizar
Avaliao do
desempenho
Formulao estratgica
Equipas de trabalho
Sistemas de
informao
Automatizao
Comunicao
SIADAP
Fonte: Manual do Sistema Integrado de Gesto do IPP (reviso 5)
25
147
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
26
Foi criado, em sede da Comisso Permanente do Conselho Geral do IPP, o Crculo de Progresso, cujos
elementos so nomeados, destitudos e/ou substitudos por Despacho do Presidente do IPP, por forma
assegurar uma vigilncia regular dos resultados gerais do SIG. O Crculo de Progresso rene
periodicamente para avaliar o desempenho do sistema de forma a monitorar no s o desempenho bem
como a convergncia de toda a nossa estratgia. [Manual do Sistema Integrado de Gesto do IPP (reviso 5)].
__________________________________________________________________________148
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
Subsidiariedade.
Responsabilidade social.
__________________________________________________________________________149
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
Oportunidades
1.
2.
3.
4.
5.
Ameaas
1.
2.
3.
4.
Constrangimentos poltico-legais
Regras de financiamento
Rede de ensino superior
Fraco desenvolvimento regional e
desinvestimento do poder local
5. Reduo dos candidatos ao ensino superior
Foras
1.
2.
3.
4.
5.
Debilidades
1.
2.
3.
4.
5.
4.5. A estratgia
De acordo com o Manual do Sistema Integrado de Gesto do IPP (reviso 5), a
estratgia adoptada uma Estratgia mista (ofensiva e adaptativa) centrada no
aproveitamento das oportunidades, atravs da potenciao das foras e da superao das
debilidades.
Destaque:
Ponto Forte empregabilidade dos diplomados
Debilidade qualificao do corpo docente
Oportunidade novos pblicos
__________________________________________________________________________150
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_____________________________________________________________________________
Perspectiva Financeira.
__________________________________________________________________________152
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__________________________________________________________________________154
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_____________________________________________________________________________
Perspectiva
Aluno/
/comunidade
Processos
Inovao/
/aprendizagem
Financeira
Objectivos estratgicos
Indicadores
Taxa de sucesso
Melhorar a empregabilidade
dos diplomados
Taxa de empregabilidade
Representaes do IPP
Eventos com parceiros externos
Imagem IPP
Conhecimento pela divulgao IPP
Taxa de especialistas
Taxa de doutores
Docentes em doutoramento
Racionalizar custos
Independncia do OE
Crescimento de Receita Prpria
__________________________________________________________________________155
Aplicao da Metodologia Balanced Scorecard em Instituies do Sector Pblico No
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_____________________________________________________________________________
The Strategy
The Mission
Financial Perspective
If we succeed, how will we
look to our shareholders
Customer Perspective
Fiduciary Perspective
Customer Perspective
Internal Perspective
Internal Perspective
Assim sendo, procurou-se averiguar junto da instituio qual o motivo que levou
construo do seu mapa nos referidos moldes.
A resposta que obtivemos por parte do seu Administrador, Dr. Joaquim Mourato, foi
a seguinte: De facto a perspectiva financeira, no caso do IPP, est na base. No
engano. Esta nossa opo tambm acolhida por inmeros autores. Existem vrias
aplicaes do BSC na Administrao Pblica que seguem esta sequncia, adicionando
at uma quinta perspectiva. Os prprios Kaplan e Norton consideram que a sequncia
das perspectivas no rgida, adaptando-se s situaes concretas.
No nosso caso a perspectiva financeira est na base porque funciona,
essencialmente, como restrio. Isto significa que os recursos financeiros, em grande
medida, vindos do Oramento de Estado no dependem da prpria organizao. Assim,
o Instituto est dependente do montante que lhe atribudo. Mais ou menos recursos
condiciona os objectivos a alcanar em todas as outras perspectivas.
A sequncia que est no mapa faz sentido quando as organizaes tm forte
capacidade de influenciar os recursos e os resultados financeiros, o que no acontece
com as nossas instituies. Existe alguma margem de gesto mas muito limitada.
__________________________________________________________________________156
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_____________________________________________________________________________
A nossa
organizao
e scorecards
__________________________________________________________________________157
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_____________________________________________________________________________
Os processos
do Sistema
de Gesto da
Qualidade
Meta
Evoluo de
um indicador
__________________________________________________________________________158
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_____________________________________________________________________________
O Crculo de Progresso, com a informao gerada por este software, envia relatrios
para os rgos do IPP e das Escolas.
Os Grupos de Melhoria Contnua, com a informao gerada, verificam os resultados,
apresentam aces e avaliam a sua eficcia.
_____________________________________________________________________________
Quanto cultura organizacional do IPP, o facto das pessoas sentirem que o IPP
uma extenso da famlia, onde existe uma elevada participao de todos, facilitou o seu
envolvimento, quebrando a resistncia inicial mudana.
No entanto, o IPP construiu o seu mapa estratgico com a perspectiva financeira na
base do mapa. A explicao para tal facto, apresentada pelos seus responsveis, j foi
citada na presente dissertao. Assim, do ponto de vista conceptual, a opo adoptada
no seguiu o que Kaplan e Norton definem como sendo a estrutura base de um mapa
estratgico de organizaes do sector pblico sem fins lucrativos. De facto, a
perspectiva aprendizagem e crescimento que, tambm em nossa opinio, deveria
constar na base do mapa, pois esta perspectiva que comporta todo o suporte de
conhecimento para a utilizao das restantes perspectivas, inclusivamente a financeira.
Em suma, pelo exposto, parece evidente que a utilizao da metodologia do BSC
veio claramente contribuir para que o IPP se conhecesse melhor, se modernizasse nos
mtodos e na forma de conceber a comunidade.
__________________________________________________________________________160
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_____________________________________________________________________________
Captulo V
Concluses e consideraes finais
Neste captulo final so apresentadas as concluses gerais decorrentes do trabalho de
investigao realizado.
So igualmente focadas as limitaes e as sugestes entendidas como teis para
investigaes futuras.
_____________________________________________________________________________
a sua utilizao se enquadra no novo conceito de gesto pblica, contribuindo para uma
maior dinamizao da estratgia dessas organizaes.
Algumas alteraes tero de ser introduzidas, especialmente nas perspectivas
financeira e do cliente, quando se aplica a organizaes pblicas. A relevncia dos
objectivos financeiros no mundo empresarial, de maximizao do lucro, alterada pela
preocupao social de maximizao da utilidade de que esto munidas estas
organizaes.
Nelas, o cliente dever ser encarado como o centro da ateno, a razo da existncia
da organizao. Esta nova ptica de encarar o cliente no era entendida, at h bem
pouco tempo, na maioria destas organizaes.
Finalmente, importa referir que, quer resultante da pesquisa sobre as organizaes
que em Portugal aplicam a metodologia BSC, quer da dificuldade para encontrar uma
organizao onde pudesse ser realizado o estudo de caso, a popularidade e a utilizao
do BSC em Portugal baixa quando comparada com outros pases. Embora no
dispondo de elementos fiveis que permitam afirm-lo, com toda a convico, a razo
fundamental parece residir na dificuldade que as organizaes tm em adaptar a
metodologia sua realidade e em desenvolver os processos necessrios para a sua
implementao.
Espera-se que a presente dissertao, atravs dos elementos nela contidos, possa
contribuir para o colmatar das dificuldades enfrentadas nos processos de implementao
da metodologia e que os mais cpticos encontrem nela a motivao necessria para a
sua utilizao.
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pour
organisations
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Thse
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http://www.afc-cca.com/
http://www.balancedscorecard.org/
http://www.cognos.com/
http://www.dukechildrens.org/
http://www.ibm.com/cognos/
http://www.ipportalegre.pt
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http://iseg.utl.pt
http://www.mbr.pt/index.html
http://www.sao.state.tx.us/
http://www.ufc.br/
http://www.upf.edu/
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Anexos
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de
modo
minimizar/eliminar
cada
uma
dessas
dificuldades/barreiras?
fosse
bem
sucedida?
Globalmente,
quais
as
principais
barreiras/dificuldades enfrentadas?
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