Es usted eficiente al programar reuniones?

Para programar reuniones eficientes desde mi punto de vista y segn mi

experiencia se deben tener en cuenta varios aspectos, en primer lugar el
coordinador o lder de la reunin debe tener previamente un derrotero que le
indique los temas a tratar y los objetivos propuestos a discutir o socializar en la
reunin; segn la experticia y conocimiento de cada tema se podr proyectar el
tiempo necesario que permita cumplir el objetivo propuesto de cada tema tratado,
es importante que durante la reunin no se permita a los participantes extenderse
demasiado en las opiniones y especialmente que no se desven del tema
propuesto debido a que sta situacin a parte de generar un uso indebido del
tiempo genera discusiones infructuosas entre los participantes. El coordinador
puede realizar los llamados de atencin pertinentes de forma cordial pero con
autoridad a la vez.
Se debe tener en cuenta tambin que se debe llevar un acta o documento similar
en donde se registre los aspectos importantes de la reunin y se evidencie las
personas que participaron en la misma, ste aspecto es muy importante si
posteriormente se requiere en una organizacin implantar sistemas de gestin de
calidad en donde las evidencias en los procesos son muy importantes. Si se han
realizado reuniones previas la lectura de las actas anteriores es un proceso
importante e inicial para realizar un proceso de retroalimentacin.
Es importante para lograr la eficiencia en la reunin identificar los asistentes que
realmente deben participar, no es necesario en algunos casos convocar a todo el
personal directivo, administrativo u operativo. Conforme el tema a tratar se podr
evaluar cul es el personal ms idneo para convocar. Tambin segn la temtica
se puede enviar documentacin de lectura y anlisis para poder optimizar el
tiempo con base a la percepcin de argumentos o conceptos y as poder obtener
conclusiones de una forma ms ejecutiva.
Otro aspecto a tener en cuenta es que se deben aclarar las normas de la reunin:
tiempos de intervencin, la intervencin de una persona a la vez, restringir el uso
de celulares o medios electrnicos a no ser que sea de pertinencia con el
desarrollo de la reunin.
El sitio donde se desarrolle la reunin debe ofrecer las condiciones necesarias
para que los participantes tengan la mayor comodidad en diferentes aspectos
como: ergonmicos, ambiente exento de ruidos y distraccin, disponibilidad de
medios audiovisuales.

Al finalizar la reunin se puede realizar un breve resumen de los acuerdos o

conclusiones obtenidas, responsables de las tareas fijadas y se puede proponer la
fecha de la prxima reunin.
Creo que las dificultades expresadas por la compaera Claudia Patricia
Hernndez en su intervencin en el foro, con respecto a la realizacin de
reuniones se presentan frecuentemente cuando las reuniones se realizan de
manera ms informal o inmediata, en la medida que se estandarice un proceso
documental y de procedimiento en la programacin de las reuniones se podr
lograr la efectividad recordando que se hace referencia no solo a la eficiencia sino
tambin a la eficacia.
Para programar reuniones eficientes desde mi punto de vista y segn mi
experiencia se deben tener en cuenta varios aspectos, en primer lugar el
coordinador o lder de la reunin debe tener previamente un derrotero que le
indique los temas a tratar y los objetivos propuestos a discutir o socializar en la
reunin; segn la experticia y conocimiento de cada tema se podr proyectar el
tiempo necesario que permita cumplir el objetivo propuesto de cada tema tratado,
es importante que durante la reunin no se permita a los participantes extenderse
demasiado en las opiniones y especialmente que no se desven del tema
propuesto debido a que sta situacin a parte de generar un uso indebido del
tiempo genera discusiones infructuosas entre los participantes. El coordinador
puede realizar los llamados de atencin pertinentes de forma cordial pero con
autoridad a la vez.
Se debe tener en cuenta tambin que se debe llevar un acta o documento similar
en donde se registre los aspectos importantes de la reunin y se evidencie las
personas que participaron en la misma, ste aspecto es muy importante si
posteriormente se requiere en una organizacin implantar sistemas de gestin de
calidad en donde las evidencias en los procesos son muy importantes. Si se han
realizado reuniones previas la lectura de las actas anteriores es un proceso
importante e inicial para realizar un proceso de retroalimentacin.
Es importante para lograr la eficiencia en la reunin identificar los asistentes que
realmente deben participar, no es necesario en algunos casos convocar a todo el
personal directivo, administrativo u operativo. Conforme el tema a tratar se podr
evaluar cul es el personal ms idneo para convocar. Tambin segn la temtica
se puede enviar documentacin de lectura y anlisis para poder optimizar el
tiempo con base a la percepcin de argumentos o conceptos y as poder obtener
conclusiones de una forma ms ejecutiva.
Otro aspecto a tener en cuenta es que se deben aclarar las normas de la reunin:
tiempos de intervencin, la intervencin de una persona a la vez, restringir el uso
de celulares o medios electrnicos a no ser que sea de pertinencia con el
desarrollo de la reunin.

El sitio donde se desarrolle la reunin debe ofrecer las condiciones necesarias

para que los participantes tengan la mayor comodidad en diferentes aspectos
como: ergonmicos, ambiente exento de ruidos y distraccin, disponibilidad de
medios audiovisuales.
Al finalizar la reunin se puede realizar un breve resumen de los acuerdos o
conclusiones obtenidas, responsables de las tareas fijadas y se puede proponer la
fecha de la prxima reunin.
Creo que las dificultades expresadas por la compaera Claudia Patricia
Hernndez en su intervencin en el foro, con respecto a la realizacin de
reuniones se presentan frecuentemente cuando las reuniones se realizan de
manera ms informal o inmediata, en la medida que se estandarice un proceso
documental y de procedimiento en la programacin de las reuniones se podr
lograr la efectividad recordando que se hace referencia no solo a la eficiencia sino
tambin a la eficacia.