Implementación de Un PGD

Manual para la implementacin de un Programa de Gestin Documental -PGD
MANUAL
Implementacin de un Programa
de Gestin Documental -PGD
Contra lo que algunos creen, la revolucin de la informtica

no genera la crisis de los principios archivsticos clsicos en el
manejo de la informacin institucional, sino muy por el contrario
son su plena vigencia y actualizacin. AGN
Bogot D.C. 2014

1
Archivo General de la Nacin
Crditos
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

JORGE PALACIOS PRECIADO -COLOMBIA
Establecimiento pblico
adscrito al Ministerio de Cultura
Consejo Directivo
Ministerio de Cultura
Ministra: Mariana Garcs Crdoba
Viceministra: Mara Claudia Lpez Sorzano

Presidenta del Consejo
Representante de los Archivos del Pas
Margarita Monsalve Salas
Alcalda Distrital de Barranquilla
Academia Colombiana de Historia
Juan Camilo Rodrguez Gmez
Presidente
Colciencias
Juanita Len Pearenas
Delegada de la Sra. Directora
Carlos Alberto Zapata Crdenas
Director General
Comit Editorial
Carlos Alberto Zapata Crdenas
Claudia Ivonne Fctor Lugo
Mauricio Tovar Gonzlez
Jhon Alexander Gonzlez Flrez
John Francisco Cuervo Alonso
Natacha Eslava Vlez
Dania Paola Asprilla Yurgaqui
Coordinacin Editorial y Diagramacin
Dania Paola Asprilla Yurgaqui
Sandra Cardona Carvajal
Diseo de Cartula
Sandra Cardona Carvajal
Impresin
Imprenta Nacional de Colombia
Coordinadores de publicacin:
Jhon Alexander Gonzlez Flrez
Jorge William Triana Torres
Wilson Ramiro Snchez Yopaza
Alba Fabiola Rincn Herrera
ISBN
978-958-8242-33-0
Archivo General de la Nacin de Colombia
Carrera 6 No. 6-91
Telfono: 328 2888 Fax: 337 2019
E-mail: contacto@archivogeneral.gov.co
Pgina web: www.archivogeneral.gov.co
Bogot D.C., Colombia - 2014
Impreso en Colombia
Las publicaciones del Archivo General de
la Nacin de Colombia estn protegidas
por lo dispuesto en la Ley 23 de 1982. Podrn reproducirse extractos sin autorizacin previa, indicando la fuente.
Las opiniones expresadas o utilizadas en
la obra son responsabilidad exclusiva de
su(s) autor(es).
Tabla de Contenido
Presentacin
Introduccin
1.Formulacin del Programa de Gestin Documental

1.1 Sujetos Obligados

1.2 Qu es el Programa de Gestin Documental - PGD?

1.3 Poltica de Gestin Documental

1.4 Beneficios del PGD

1.5 Prerrequisitos para la elaboracin del PGD

1.6 Con quines interacta el rea de ar
chivo para la elaboracin del PGD?

1.7 Elaboracin y publicacin del PGD
9
9
2. Elementos del Programa de Gestin Documental

(Anexo del Decreto 2609 de 2012)
I. Cartula
II. Cuerpo y contenido
1. Aspectos Generales

a. Introduccin

b. Alcance

c. Pblico al cual est dirigido

d. Requerimientos para el desarrollo del
PGD

1. Normativos

2. Econmicos

3. Administrativos

4. Tecnolgicos

5. Gestin del cambio
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20
22
2. Lineamientos para los Procesos de la Gestin

Documental
24
3. Fases de Implementacin del PGD
34
4. Programas Especficos
a. Programa de normalizacin de formas y formu-
37
a. Planeacin
b. Produccin
c. Gestin y trmite
d. Organizacin
e. Transferencia
f. Disposicin de documentos
g. Preservacin a largo plazo
h. Valoracin
larios electrnicos
b. Programa de documentos vitales o esenciales
c. Programa de gestin de documentos electr-
nicos
d. Programa de archivos descentralizados
e. Programa de reprografa
f. Programa de documentos especiales
g. Plan institucional de capacitacin
h. Programa de auditora y control
5. Armonizacin con los Planes y Sistemas de Gestin de la Entidad

III. Anexos

a. Diagnstico de gestin documental

b. Cronograma de implementacin del PGD
c. Mapa de procesos de la entidad
d. Presupuesto anual para la implementacin del
PGD
e. Referentes normativos
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42
42
Glosario
49
Bibliografa
55
Presentacin
La referencia ms antigua sobre la organizacin de los

documentos oficiales en el Nuevo Reino de Granada se
encuentra en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia
de 1567. Entonces se dispuso para que en todo haya buena cuenta y razn es necesario que en el aposento susodicho se tenga un archivo en el cual estn todos los papeles, cuentas y libros tocantes a la dicha Hacienda Real
despus que este Reino se descubri y los que en adelante
se ofrecieren1.
Bajo esta premisa, y del contexto histrico de la gestin de
documentos concebida en los Estados Unidos alrededor
de 1950, que inicia una autntica revolucin en la teora
y en la prctica archivstica, encaminada a dar solucin a
los problemas relacionados con el alto uso del papel en la
administracin pblica y la mitigacin del riesgo de prdida de informacin valiosa; se orientan los lineamientos del
presente manual.
En Colombia, por esta misma poca (1950), se expide el
Decreto 2527 que autoriza el uso del microfilme en los Archivos, para facilitar la toma de decisiones y proteger el
patrimonio documental, propsito que es ratificado con la
Ley 80 de 1989 que crea el Archivo General de la Nacin
y regula el uso de la microfilmacin, al establecer que en
ningn caso los documentos histricos podrn destruirse
an despus de que sus originales se hayan microfilmado.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (Colombia). El Archivo General de la Nacin de

Colombia: Diseo y Funcionalidad. Bogot D.C: El Archivo, 2001. p. 3.
1.
Por su parte, la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y

el Decreto 2609 de 2012, establecen el hilo conductor de
la gestin documental y la gestin de documentos electrnicos de archivo en el Estado Colombiano, as como el
marco de referencia que determina el concepto del ciclo
vital del documento y los beneficios de registrar y evidenciar las actuaciones y funciones constitucionales, legales,
administrativas y tcnicas, que faciliten la eficacia, eficiencia y economa en los asuntos pblicos y los relacionados
con los derechos de los ciudadanos y el control que ellos
hacen en la rendicin de cuentas.
Con la reciente promulgacin de la Ley 1712 de 2014 Ley
de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Informacin Pblica Nacional, se ratifican los principios de la gestin documental y la necesidad que tienen las entidades
del Estado y los nuevos sujetos obligados, de contar con
informacin confiable y oportuna, fortalecer los esquemas
de publicacin de informacin, y crear y mantener actualizado el registro de activos de informacin para uso y disposicin del pblico.
En consecuencia, con esta publicacin, el Archivo General
de la Nacin - AGN pretende dar continuidad al desarrollo de metodologas que desde el ao 1996 con la gua
Gestin documental: bases para la elaboracin de un
programa y la Gua para la implementacin de un programa de gestin documental: Fase I publicada en el
ao 2006, han brindado lineamientos generales para la
implementacin de un Programa de Gestin Documental y que en adelante sern consideradas como material
de referencia.
Introduccin
Este manual formula los aspectos metodolgicos bsicos

que sirven de soporte para la adopcin e implementacin
de un Programa de Gestin Documental -PGD y los procesos inherentes a todas las actividades desarrolladas por
una entidad en cumplimiento de sus funciones, las cuales quedan materializadas en documentos que debern
estar disponibles para fortalecer la poltica de eficiencia
administrativa.
Dicha poltica est encaminada a la racionalizacin, simplificacin y automatizacin de los procesos, procedimientos, trmites y servicios ofrecidos por el Estado, a promover
la evidencia de las actuaciones de los servidores y empleados pblicos bajo los principios orientadores de la Ley
de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Informacin Pblica Nacional, a impulsar el uso y aplicacin de
tecnologas para la gestin documental, a facilitar el que
hacer institucional, y a proteger y divulgar el patrimonio
documental de la entidad.
Esta herramienta inicia con la descripcin de los criterios
de la gestin documental y se describen los principales
beneficios esperados con el PGD, que debe ser desarrollado bajo la metodologa de proyectos. Se aclara el mbito
de aplicacin entendido como los sujetos obligados que
deben formularlo, y se resalta la importancia que tiene el
PGD para las entidades.
7
Posteriormente, se presenta el desarrollo de los elementos

del PGD con sujecin al anexo del Decreto 2609 de 2012
e incluye los temas mnimos que debe contemplar el documento, tales como los requerimientos normativos, econmicos, administrativos, tecnolgicos y de gestin del
cambio; los lineamientos y actividades propios de cada
proceso de la gestin documental; las condiciones para
su implementacin; la manera como se asegura a travs
de programas especficos, que las entidades apropien
mecanismos para planear, gestionar, controlar, proteger,
preservar y garantizar el derecho de acceso a los documentos que tienen caractersticas especiales; se describen
los aspectos de la armonizacin de la gestin documental con los planes y sistemas de gestin de la entidad y se
concluye con una relacin de la legislacin y estndares
que respaldan el cumplimiento de las polticas de gestin
documental.
Pese a la obviedad hay que insistir que en un Estado de

derecho, los documentos son el lenguaje natural de la administracin, y que en una sociedad democrtica, el control social y la participacin ciudadana se basan en registros confiables, verdicos y consultables de los actos de la
administracin. AGN
1. Formulacin del Programa de

Gestin Documental
1.1. Sujetos Obligados

De conformidad con el Artculo 15 Programa de Gestin
Documental de la Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho del Acceso a la Informacin Pblica
Nacional, las directrices de este manual sern aplicables
a las siguientes personas en calidad de sujetos obligados:
a) Toda entidad pblica, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Pblico, en
todos los niveles de la estructura estatal, central o
descentralizada por servicios o territorialmente, en
los rdenes nacional, departamental, municipal y
distrital;
b) Lo rganos, organismos y entidades estatales independientes o autnomos y de control;
c) Las personas naturales y jurdicas, pblicas o privadas, que presten funcin pblica, que presten
servicios pblicos respecto de la informacin directamente relacionada con la prestacin del servicio
pblico;
d) Cualquier persona natural, jurdica o dependencia de persona jurdica que desempee funcin
pblica o de autoridad pblica, respecto de la informacin directamente relacionada con el desempeo de su funcin;
9
e) Los partidos o movimientos polticos y los grupos

significativos de ciudadanos;
f) Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen pblico.
Las personas naturales o jurdicas que reciban o intermedien fondos o beneficios pblicos territoriales y nacionales y no cumplan ninguno de los otros requisitos para ser
considerados sujetos obligados, slo debern cumplir con
lo sealado en este manual, respecto de aquella informacin que se produzca en relacin con fondos pblicos que
reciban o intermedien.
1.2. Qu es el Programa de Gestin Documental

- PGD?
Es el instrumento archivstico que formula y documenta a
corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemtico de
los procesos archivsticos, encaminados a la planificacin,
procesamiento, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por una entidad, desde su
origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado.
1.3. Poltica de gestin documental

Las entidades pblicas debern formular una poltica de
gestin documental constituida por los componentes descritos en el Artculo No. 6 del Decreto 2609 de 2012, ajustada a la normativa que regula la entidad, alineada con el
Plan Estratgico, el Plan de Accin y el Plan Institucional de
Archivos PINAR, y deber estar documentada e informada a todo nivel.
10
1.4. Beneficios del PGD

Con la adopcin del PGD las entidades podrn:
* Reducir el volumen de documentos innecesarios, independientemente de su soporte y los costos asociados al mantenimiento de informacin redundante.
* Administrar la informacin plasmada en documentos para agregar valor a la gestin del conocimiento de la entidad.
* Apoyar la transparencia, la eficacia, la eficiencia y
el modelo integrado de gestin de la entidad.
* Brindar lineamientos en materia de gestin de documentos para la planeacin, diseo y operacin
de los sistemas de informacin de la entidad, mediante la articulacin con los procesos de gestin
documental.
* Propiciar un mayor aprovechamiento de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones de
la entidad.
* Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios,
as como con los procesos de auditora, seguimiento
y control.
* Implementar procedimientos archivsticos que garanticen la disponibilidad en el tiempo de documentos electrnicos autnticos2.
* Prestar adecuados servicios de archivo3.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPBLICA. Ley 1712 (6, marzo, 2014). Por medio de la
cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la informacin pblica
nacional y se dictan otras disposiciones. Bogot D.C., 2014.
3.
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN (Colombia). Acuerdo 07 (29, junio, 1994). Por medio
del cual se establecen los criterios bsicos para creacin, conformacin, organizacin,
control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones: Reglamento general de archivos. Artculo 67. Servicios de archivo: Proceso mediante el cual
se pone a disposicin de los usuarios la documentacin de una entidad, con fines de
informacin. Bogot D.C.: El Archivo, 1994. p. 19.
2.
11
* Facilitar el acceso y disposicin al pblico de la

informacin, en los trminos referidos en la Ley de
Transparencia y del Derecho del Acceso a la Informacin Pblica Nacional, a travs de medios fsicos,
remotos o locales de comunicacin electrnica.
* Salvaguardar la memoria de la entidad y su preservacin a largo plazo.
* Contribuir a Gobierno Abierto en trminos de almacenamiento, exposicin y dilogo de la informacin.
1.5. Prerrequisitos para la elaboracin del PGD

* Formular la poltica de gestin documental constituida por los componentes descritos en el Artculo
No. 6 del Decreto 2609 de 2012, ajustada a la normativa que regula la entidad, aprobada por la alta
direccin y documentada e informada a todo nivel.
* Designar la responsabilidad de la administracin y
el control de la gestin documental en la entidad al
rea o dependencia correspondiente, acorde con
el Artculo No. 10 de la Ley 594 de 2000.
* Contar con profesionales calificados en archivstica, conforme al Artculo No. 8 de la Ley 1409 de
2010.
* Conformar un equipo de profesionales de diferentes disciplinas para lograr armonizar el PGD con los
dems sistemas de gestin de la entidad.
* Realizar un diagnstico integral teniendo como
marco los procesos archivsticos que permita identificar y evaluar los aspectos crticos de la gestin documental de la entidad. El uso de buenas prcticas
y herramientas como: anlisis DOFA4, rbol del pro-
UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Gua anlisis DOFA. Anlisis DOFA es una herramienta de diagnstico y anlisis para la generacin creativa de posibles estrategias
a partir de la identificacin de los factores internos y externos de una entidad, dada su
actual situacin y contexto. Bogot D.C.: La Universidad, 2012.
4.
12
blema, cadena de valor, PMI5, cuadro de mando

integral (balanced scorecard)6, son de gran utilidad
para esta actividad.
* Conformar la instancia asesora ante la alta direccin de la entidad, en materia archivstica y de
gestin documental; en virtud del reconocimiento
otorgado para el desarrollo de sus funciones y procesos. En el orden nacional, el Comit Institucional
de Desarrollo Administrativo y en el orden territorial,
el Comit Interno de Archivo7.
* Establecer la metodologa para la planeacin e
implementacin del PGD que defina alcance, objetivos, indicadores, e identifique los riesgos de alto
nivel, entre otros.
* Definir estrategias de gestin del cambio, competencia de uso de medios tecnolgicos, y de confianza con el sistema de gestin documental.
* Alinear el PGD con las etapas y principios sealados en el Decreto 2609 de 2012, teniendo en cuenta
las caractersticas, los requisitos y los metadatos establecidos en este mismo Decreto.
* Elaborar, aprobar, publicar e implementar los instrumentos archivsticos: Cuadros de Clasificacin
Documental -CCD y Tablas de Retencin Documental TRD.
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. [Institucin fundada en 1969 en EEUU por y para

profesionales de la Direccin de Proyectos. Tiene entre otros objetivos el establecer estndares de Direccin de Proyectos].
6.
KAPLAN, Robert S. y NORTON, David P. El cuadro de mando integral herramienta de
gestin que ayuda a la toma de decisiones directivas al proporcionar informacin peridica sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos previamente establecidos mediante
indicadores. Barcelona: Fundaci per a la motivaci dels recursos humans, 2005.
7.
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2578 (13, diciembre, 2012). Por el cual se
reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos,
se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administracin de los archivos del Estado. Bogot D.C.: El Ministerio, 2012. Artculos 4, 14-16.
5.
13
1.6. Con quines interacta el rea de archivo

para la elaboracin del PGD?
La formulacin, aprobacin, publicacin, implementacin
y control del PGD implica la coordinada participacin del
rea de archivo con las dems reas funcionales de la entidad, entre otras con las siguientes o las que hagan sus
veces:
1.7. Elaboracin y publicacin del PGD

* En coordinacin con las reas de planeacin, tecnologas, gestin de calidad y control interno o quien
haga sus veces, iniciar la elaboracin del PGD.
* Disear el PGD bajo una metodologa de formulacin de proyectos.
* Presentar el PGD para su aprobacin ante el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo (entidades del orden nacional) o Comit Interno de Archivo
(entidades del orden territorial).
* Tener en cuenta la estructura definida en el anexo
del Decreto 2609 de 2012.
* Con ocasin de la entrada en vigencia de la Ley
1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho
del Acceso a la Informacin Pblica Nacional, los
sujetos obligados debern adoptar el Programa de
Gestin Documental, en los trminos establecidos
por dicha ley y dems disposiciones reglamentarias.
14
2. Elementos del Programa

de Gestin Documental
(Anexo Programa de
Gestin Documental PGD)
El Programa de Gestin Documental -PGD, debe obedecer a una estructura normalizada y como mnimo con los
elementos descritos a continuacin, que se basan en el
Anexo denominado Programa de Gestin Documental
del Decreto 2609 de 2012 (la numeracin de los elementos
est basada en dicho anexo).
I. Cartula: Debe estar normalizada con el Sistema de

Gestin de Calidad y contener los siguientes datos:
a. Ttulo: corresponde a la designacin Programa

de Gestin Documental PGD para identificarlo
dentro de la entidad.
b. Nombre de la entidad: denominacin oficial
de la entidad, acorde con el acto administrativo
de creacin, sigla en caso de que exista y logo
que identifique la entidad.
c. Fecha de aprobacin: fecha del acta de la
reunin del Comit Institucional de Desarrollo Administrativo, en las entidades del orden nacional o
el Comit Interno de Archivo en las entidades del
orden territorial8 en la que se oficializa la adopcin del PGD.
8.
Ibid. Artculo 4.
15
d. Fecha de vigencia: se asignar cuando el PGD

establezca actividades que apliquen a un periodo de tiempo concertado para su ejecucin.
Igualmente en los casos determinados por la entidad para hacer revisiones y actualizaciones, motivadas por razones normativas, cambios administrativos, modificacin de procesos, entre otros.
e. Instancia de aprobacin: es el organismo asesor de la entidad competente; Comit Institucional de Desarrollo Administrativo en las entidades
del orden nacional o el Comit Interno de Archivo
en las entidades del orden territorial.
f. Denominacin de la autoridad archivstica institucional (dependencia): nombre estipulado por
la entidad mediante acto administrativo para el
rea responsable del archivo y la gestin documental.
g. Versin del documento: secuencia de actualizacin aprobada formalmente por la entidad de
conformidad con el Sistema de Gestin de la Calidad y que determina el nivel de control del documento (controlado y no controlado).
h. Responsables de su elaboracin: lder del rea
de archivo, secretario general o funcionario administrativo de igual o superior jerarqua de la entidad y Comit Institucional de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o
el Comit Interno de Archivo en las entidades del
orden territorial.
i. Fecha de publicacin: se refiere a la fecha en
la cual la entidad hace visible en la pgina web
el Programa de Gestin Documental. Esta fecha
no podr superar los treinta das siguientes de la
fecha de aprobacin9.
9. COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 (14, diciembre, 2012). Por el cual
se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 589 de la
Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestin documental para
todas las entidades del Estrado. Bogot D.C.: El Ministerio, 2012. Artculo 12.
16
II. CUERPO Y CONTENIDO

1. Aspectos Generales
a. Introduccin:
* Defina la importancia del PGD para la entidad.
* Resalte el valor que tienen los documentos
para dar soporte y continuidad a las actividades, responsabilidades y obligaciones de la
entidad10.
* Seale cmo se articula e interacta el PGD
con la misin, objetivos y metas estratgicas de
la entidad y con los planes y sistemas de gestin
de la entidad.
b. Alcance:
* Defina la relacin del PGD con el Plan Estratgico Sectorial, Plan Estratgico Institucional,
Plan de Accin Anual y el Plan Institucional de
Archivos de la entidad PINAR.
* Planifique estratgicamente (alcance - tiempo - inversin).
* Formule las metas a corto, mediano y largo
plazo que pretende lograr la entidad con el
PGD y verifique que sean especficas, medibles,
alcanzables y con tiempos definidos.
* Identifique las reas responsables de establecer los requerimientos del PGD (normativos,
econmicos, administrativos, tecnolgicos y de
gestin del cambio).
* Identifique los tipos de informacin11 existentes
en la entidad independientemente del medio y
soporte utilizado.
10. CRUZ MUNDET, Jos Ramn. La gestin de documentos en las organizaciones. Madrid: Pirmide, 2006. p. 24.
11. Decreto 2609 de 2012. Op. Cit., Artculo 2.
17
* Identifique los requisitos y estndares aplicables y documente cmo se dar cumplimiento

a dichos estndares.
* Describa cmo se ejercer la direccin, gestin, control, evaluacin y mejora de cada uno
de los procesos de la gestin documental.
c. Pblico al cual va dirigido:
Identifique los usuarios de la entidad, de forma
tal que los procesos y actividades del PGD y el
mejoramiento de los trmites y servicios (de informacin, interaccin y participacin) giren en torno a la solucin de las necesidades del pblico
objetivo. Se podrn realizar estudios que permitan
conocer caractersticas geogrficas, demogrficas, intrnsecas y de comportamiento de grupos
de usuarios conformados por organizaciones, as
como las necesidades de interaccin con la entidad, un referente es la Gua de caracterizacin
de usuarios de Gobierno en Lnea12.
d. Requerimientos para el desarrollo del PGD
1. Normativos:
Elabore y mantenga actualizado un normograma relacionado con la gestin documental, acorde con la naturaleza y el sector al cual
pertenece la entidad e integrado como mnimo por:
* La legislacin archivstica general y especfica que le aplique a la entidad acorde con
su objeto misional, sus necesidades, sus proyectos y el contexto documental en el cual
opere.
12. COLOMBIA. MINISTERIO DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICACIONES. Gua para la caracterizacin de usuarios de las entidades pblicas.
18
* Los estndares nacionales e internacionales

que le apliquen a la gestin documental.
* La legislacin que incida en las relaciones
con el ciudadano para garantizar sus derechos, la proteccin de datos personales, la
libertad y acceso a la informacin, las restricciones de uso por reserva legal y el secreto profesional.
* Las disposiciones orientadas a promover la
participacin ciudadana por medios electrnicos a fin de garantizar la transparencia de
las actuaciones de la administracin pblica.
* Los mecanismos de vigilancia y control establecidos por el Estado para conocer el nivel
de gestin y cumplimiento de las metas y objetivos de las entidades.
* La normativa interna que regula la gestin
documental de la entidad.
2. Econmicos:
Acorde con lo establecido en el Plan Institucional de Archivos de la entidad PINAR garantice la apropiacin de los recursos nancieros
a travs del Plan de Accin de Inversin que
permita la ejecucin, la implementacin y el
cumplimento de los objetivos, metas y actividades trazadas en el PGD a corto, mediano y
largo plazo.
3. Administrativos:
* Conforme un equipo interdisciplinario, constituido por personal de las reas de archivo
y/o gestin documental, planeacin y tecnologa para su elaboracin e implementacin.
* Defina los responsables de asumir el liderazgo de la gestin documental de la entidad y
19
de hacer el seguimiento y actualizacin del

PGD.
* Establezca roles, responsabilidades, perfiles,
plan de trabajo con asignacin de tiempos y
su correspondiente desglose de actividades
y asegure el desarrollo, cumplimiento, control
y evaluacin de dichas actividades (puede
utilizar herramientas tipo Matriz RACI13).
* Defina metodologas para el aseguramiento
de la calidad y de la gestin de las comunicaciones.
* Identifique los riesgos y el Plan de Accin
para mitigarlos en cuanto a tiempos y recursos.
4. Tecnolgicos:
* Identifique las herramientas tecnolgicas e
infraestructura existente para la gestin documental y con el apoyo de los expertos o
rea de sistemas de la entidad, verifique si es
adecuada, actualizada y suficiente. Es importante contar con el inventario de los sistemas
y activos de informacin.
* Identifique y caracterice los sistemas de informacin existentes en la entidad y su produccin documental o de informacin.
13. PROJECT MANGEMENT INSTITUTE. Matriz RACI: matriz de la asignacin de responsabilidades: R (Responsible) es quien ejecuta una tarea, su funcin es hacer. A
(Accountable) es quien vela porque la tarea se cumpla, an sin tener que ejecutarla en
persona, su funcin es hacer hacer. C (Consulted) indica que una persona o rea
debe ser consultada respecto de la realizacin de una tarea. I (Informed) indica que
una persona o rea debe ser informada respecto de la realizacin de una tarea, se utiliza generalmente en la gestin de proyectos para relacionar actividades con recursos
(individuos o equipos de trabajo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de
los componentes del alcance est asignado a un individuo o a un equipo.
20
* Verifique que los sistemas de informacin

electrnica sean efectivamente una herramienta para promover el acceso a la informacin pblica. Los sujetos obligados deben
asegurar que estos:
a) Se encuentren alineados con los distintos
procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de
Gestin Documental de la entidad;
b) Gestionen la misma informacin que se
encuentre en los sistemas administrativos
del sujeto obligado;
c) En el caso de la informacin de inters
pblico, deber existir una ventanilla en la
cual se pueda acceder a la informacin en
formatos y lenguajes comprensibles para los
ciudadanos;
d) Se encuentren alineados con la estrategia de Gobierno en Lnea o de la que haga
sus veces.
* Analice los proyectos de desarrollo tecnolgico previstos por la entidad para la gestin
documental, con el fin de validar su pertinencia y adecuacin con las necesidades reales
de la entidad.
* Verifique el cumplimiento, restricciones y criterios de aceptacin de los requisitos funcionales y no funcionales de los medios y herramientas tecnolgicas de la entidad.
* Haga una evaluacin tecnolgica de la
entidad14, teniendo en cuenta los siguientes
dominios:
14. INTERNATIONAL STANDAR OORGANIZATION ISO 17024 y Certified Information Professional (CIP) http://www.aiim.org/.
21
- Acceso y uso: mtodos de bsqueda empresarial, inteligencia de negocios, administracin de datos y anlisis de contenidos/
contexto.
- Captura y administracin: captura de informacin, administracin de procesos de
negocio, administracin de conocimiento,
administracin de correos electrnicos y administrador de contenidos.
- Colaboracin y entrega: entornos colaborativos (roles), social media (valor, integracin, polticas), informacin y entorno
laboral, mensajera instantnea (almacenamiento y reenvo), teletrabajo (seguridad,
procedimientos, soporte -GD) y colaboracin sincrnica.
- Seguridad y preservacin (conexin y acceso): seguridad, administracin de registros, privacidad de datos, administracin de
derechos digitales, archivamiento y descubrimiento electrnico (mapping data).
- Arquitectura y sistemas: arquitectura de informacin, arquitectura tcnica, computacin en nube, aplicaciones mviles y sitios
web y portales.
- Planeacin e implantacin: planeacin
es-tratgica, taxonoma corporativa, metodologa de gestin de proyectos, denicin
de requisitos, diseo de soluciones y gestin
del cambio.
5. Gestin del cambio
* Formule acciones orientadas a que las personas y la cultura de la entidad se ajusten a
las nuevas dinmicas, estrategias, directrices y mejores prcticas de la gestin documental y al uso y adopcin de las tecnolo22
gas de la informacin y las comunicaciones.

* Defina y comunique claramente las razones
que motivan a la entidad para realizar cambios
o ajustes en los procesos y actividades de la gestin documental, los objetivos que se pretenden
alcanzar con su implantacin y los resultados que
se esperan en el corto, mediano y largo plazo.
* Identifique los obstculos y adopte medidas para
eliminar las barreras y la resistencia al cambio.
* Disee mecanismos que reduzcan las percepciones negativas y exageradas frente a los cambios, as como la incertidumbre, los estados de
ansiedad y preocupacin de todas las personas
que intervienen en la gestin documental de la
entidad.
* Promueva la aceptacin racional y emocional
de la realidad, indicando las ventajas de abandonar prcticas y conductas anteriores.
* Genere un ambiente de confianza que promueva el liderazgo y las acciones de sinergia
frente al cambio.
* Reconozca y aproveche las personas que demuestren inters, compromiso y sentido de apertura para aprender, reaprender y afrontar nuevos
retos, de tal forma que se conviertan en aliados y
multiplicadores del proceso de cambio.
* Participe activamente con el rea de personal
o quien haga sus veces para orientar los procesos de induccin, re-induccin y formacin, encaminados al fortalecimiento de las habilidades
y competencias del personal en todas las actividades del quehacer archivstico.
* Identifique las victorias tempranas que se pueden alcanzar con los cambios planteados para la
mejora de la gestin documental de la entidad.
* Fortalezca el grado de apropiacin y confianza con los nuevos procesos y la implantacin de
herramientas tecnolgicas y del Sistema de Ges23
tin de Documentos Electrnicos de Archivo SGDEA.

* Describa los casos exitosos y mejores prcticas adoptadas por otras entidades.
* Concerte compromisos laborales y obligaciones contractuales acordes con todas las
actividades del quehacer archivstico y directrices formuladas por la Entidad.
2. Lineamientos para los procesos de la Gestin Documental.
Acorde con el Decreto 2609 de 2012, los procesos
de la gestin documental:
* Se denominan planeacin, produccin, gestin y trmite, organizacin, transferencia, disposicin de documentos, preservacin a largo
plazo y valoracin.
* Estn incluidos dentro de las etapas de creacin, mantenimiento, difusin y administracin
sealadas en el Artculo No. 7 del mismo.
* Se fundamentan especialmente en los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economa, transparencia, medio ambiente, cultura archivstica, interoperabilidad, neutralidad
tecnolgica y orientacin al ciudadano, entre
otros.
* Se caracterizan por no ser lineales e interactuar de manera simultnea.
* Requieren ser desarrollados e implementados
por las entidades a partir de su propia realidad
y contexto.
Por su parte, con el propsito de orientar las actividades a desarrollar en cada uno de los procesos
de la gestin documental, a continuacin se hace
24
una descripcin mediante una tabla que incluye los

aspectos o criterios del proceso, las actividades a
desarrollar y el tipo de requisito definido como:
Tipo de requisito: A=Administrativo, L=Legal, F=Funcional, T=Tecnolgico
Nota: Las actividades descritas a continuacin en

cada proceso son de carcter general, razn por la
cual, cada entidad acorde con sus propios requerimientos y necesidades, podr adicionar o ajustar las
que considere pertinentes.
15. Decreto 2609 de 2012. Op. cit., Artculo No. 8.
25
16. Ibid. Artculo No. 2.

17. Ibid., Artculo No.30.
26
27
28
18. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Acuerdo 005 (15, marzo, 2013). Por el cual se
establecen los criterios bsicos para la ordenacin, clasificacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan
otras disposiciones. Bogot D.C: El Archivo, 2013. Artculo 9.
19. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Cartilla de ordenacin documental. Bogot
D.C.: El Archivo, 2001, p.1620.
20. Acuerdo AGN No. 005 de 2013. Op. Cit. Pargrafo nico del Artculo 11.
29
30
31
21. Decreto 2609 de 2012. Op. Cit. Art. 29.
32
33
3. Fases de implementacin del Programa de Gestin Documental -PGD

La implementacin y seguimiento del PGD debe establecerse a corto, mediano y largo plazo, y est
bajo la responsabilidad del rea de archivo de la
entidad en coordinacin con la oficina de control
interno o quien haga sus veces. Se refiere a las fases
necesarias para ponerlo en marcha y se constituye
en el prerrequisito para que las entidades puedan
convertirlo en una actividad permanente de la administracin. La implementacin significa la asignacin de responsabilidades dentro de la entidad, la
definicin de roles y el establecimiento de objetivos
a corto, mediano y largo plazo22.
Fase de elaboracin:
Tiene como finalidad, identificar las condiciones para la implementacin, precisar los requisitos y roles,
as como garantizar la disponibilidad de recursos.
Por lo tanto:
* Verifique el cumplimiento de los prerrequisitos
y haga un anlisis de las estrategias y recomendaciones identificadas en el diagnstico y la
metodologa establecida para la formulacin
del PGD, a fin de convertirlas en actividades
que debern alinearse con el Plan de Accin
Anual de la entidad.
* Valide que se hayan identificado todos los requerimientos (normativos, econmicos, administrativos, tecnolgicos y de gestin del cambio) para el desarrollo del PGD.
22. ZAPATA CRDENAS, Carlos. Directrices para estructura un programa de gestin de

documentos en las organizaciones. En: Cdice, Bogot D.C. Julio diciembre, 2005,
no.2, p. 97-111.
34
* Construya un plan de trabajo que contenga

como mnimo un cronograma de tiempos, metas, hitos, actividades, roles y responsabilidades.
* Revise que se tenga claridad en los roles establecidos para la formulacin del PGD con el
propsito de garantizar el cumplimiento de los
compromisos concertados.
* Garantice la disponibilidad del personal y de
los recursos fsicos, tcnicos y tecnolgicos requeridos para la implantacin del PGD.
* Defina estrategias de gestin del cambio,
competencia de uso de medios tecnolgicos
y de confianza en el sistema de gestin documental.
Fase de ejecucin y puesta en marcha:
Comprende el desarrollo de actividades y estrategias que garanticen el xito de la implementacin
del PGD en la entidad. En consecuencia:
* Con el apoyo del rea de comunicaciones de
la entidad o quien haga sus veces, desarrolle
acciones tendientes a la divulgacin de los aspectos metodolgicos propios de la implementacin del PGD.
* En coordinacin con el rea de personal o
quien haga sus veces, programe las actividades de sensibilizacin y capacitacin que sirvan como mecanismos para la apropiacin del
PGD en cada uno de los niveles de la entidad.
* Disponga de estrategias que minimicen el impacto de la resistencia al cambio para la adaptacin a los nuevos escenarios.
* Desarrolle cada una de las actividades contempladas en el plan de trabajo y garantice su
cumplimiento.
35
* Disee y publique materiales e instructivos fsicos y virtuales que faciliten la compresin de los
procesos y actividades de la gestin documental.
Fase de seguimiento:
Se refiere al proceso de monitoreo y anlisis permanente del PGD que se traducir en acciones de revisin y evaluacin de la gestin documental. Por lo
tanto:
* Valide el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos en el plan de trabajo de implementacin del PGD en la entidad.
* Supervise y evale el funcionamiento y conformidad de los recursos y aplicaciones dispuestos
para la gestin documental.
* Evale que los documentos hayan sido creados y organizados de acuerdo con las necesidades de la entidad y que estn adecuadamente interrelacionados con los procesos que
les dan origen.
* Realice controles peridicos para la identificacin de posibles cambios que afecten la gestin documental de la entidad.
Fase de mejora:
Esta Fase tiene como propsito mantener los procesos y actividades de la gestin documental de la
entidad en disposicin contina y permanente de
innovacin, desarrollo y actualizacin. Por ello:
* Tenga en cuenta la poltica de gestin documental para promover el desarrollo y aplicacin
de acciones correctivas, preventivas y de mejora, resultantes de la evaluacin de la gestin
36
documental y de los procesos de revisin, auditoria, autocontrol, anlisis de datos, recomendaciones y rendicin de cuentas, entre otros.
* Establezca un plan de mejora orientado a reducir los riesgos identificados en los procesos de
gestin documental y prevea acciones relacionadas con los cambios significativos en polticas,
requisitos, recursos y necesidades de la entidad.
4. Programas Especficos
Los Programas Especficos tienen como propsito
orientar a las entidades que lo requieran, en aspectos especiales relacionados con el tratamiento de
los tipos de informacin y documentos fsicos y electrnicos, as como los sistemas, medios y controles
asociados a su gestin.
Cada entidad podr adoptar los programas sealados a continuacin o aquellos que considere,
de acuerdo con sus propias necesidades o requerimientos. Es importante establecer un marco metodolgico para la elaboracin de los programas y
que incluyan como mnimo: propsito, objetivos, justificacin, alcance, beneficios, lineamientos, metodologa, recursos, cronograma, responsables, entre
otros.
37
23. INTERNATIONAL STANDARS ORGANIZATION - ISO Principles and functional requirements for records in electronic office enviroments. Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems. ISO 16175-2. Geneva: ISO, 2011.
38
5. Armonizacin con Planes y Sistemas de Gestin

de la Entidad
En el marco de la poltica de eficiencia administrativa, la gestin documental est dirigida a identificar,
racionalizar, simplificar y automatizar trmites, as
como optimizar el uso de recursos; se articula con el
Modelo Integrado de Planeacin y Gestin, el Plan
Estratgico Institucional, el Plan de Inversin, el Plan
de Accin Anual, el Plan Institucional de Archivos de
39
la Entidad PINAR y con los dems modelos y sistemas de la entidad, en aspectos tales como:
40
III. ANEXOS
a. Diagnstico de gestin documental: Realice
un anlisis de la situacin actual de la entidad en
el marco los procesos archivsticos que permita
identificar y evaluar los aspectos problemticos
y crticos, las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de la gestin documental de la
entidad. El uso de metodologas como el anlisis
DOFA24, el rbol del problema, la cadena de valor, el PMI25, el balanced scorecard26, son de gran
utilidad para esta actividad.
b. Cronograma de implementacin del PGD: Elabore un plan de trabajo consistente en un cronograma de metas, hitos y actividades para la
implementacin, seguimiento y publicacin del
PGD y los responsables por cada actividad.
c. Mapa de procesos de la entidad: Incluya el documento que representa grficamente la estructura e interaccin de los procesos estratgicos,
misionales, de apoyo y de evaluacin del Sistema
Integrado de Gestin de la entidad.
24. UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Gua anlisis DOFA. Anlisis DOFA es una
herramienta de diagnstico y anlisis para la generacin creativa de posibles estrategias a partir de la identificacin de los factores internos y externos de una entidad,
dada su actual situacin y contexto. Bogot D.C.: La Universidad, 2012.
25. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. [Institucin fundada en 1969 en EEUU por y para
profesionales de la Direccin de Proyectos. Tiene entre otros objetivos el establecer estndares de Direccin de Proyectos].
26. KAPLAN, Robert S. y NORTON, David P. El cuadro de mando integral herramienta
de gestin que ayuda a la toma de decisiones directivas al proporcionar informacin
peridica sobre el nivel de cumplimiento de los objetivos previamente establecidos mediante indicadores. Barcelona: Fundaci per a la motivaci dels recursos humans, 2005.
41
d. Presupuesto anual para la implementacin del

PGD: Tenga en cuenta para su ejecucin, seguimiento y control, los recursos financieros que permitan la implementacin y el cumplimento de los
objetivos, metas y actividades trazadas en el PGD
a corto, mediano y largo plazo, en los planes estratgicos, de accin anual y el Plan Institucional
de Archivos de la entidad PINAR.
e. Referentes normativos del PGD: Para la elaboracin del normograma puede tenerse en cuenta
la legislacin y estndares de buenas prcticas
relacionadas a continuacin, as como las normas que las sustituyan, adicionen o modifiquen,
actualicen o sean adoptadas para Colombia:
Legislacin colombiana:
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones. Ttulo V. Gestin de Documentos.
Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se
crea la ley de transparencia y del derecho de
acceso a la informacin pblica nacional y se
dictan otras disposiciones.
Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de
las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.
Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevencin, investigacin y sancin de actos
de corrupcin y la efectividad del control de la
gestin pblica.
Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo
42
Contencioso Administrativo.
Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide
el Cdigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones.
Ley 1581 de 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la proteccin de datos personales.
Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta
el Ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los
artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan
otras disposiciones en materia de Gestin Documental para todas las Entidades del Estado.
Decreto 2578 de 2012 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece
la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto
4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas
a la administracin de los archivos del Estado.
Decreto 1515 de 2013 Por el cual se reglamenta
la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histrico al Archivo General de la Nacin, a los Archivos generales de los entes territoriales, se derogan
los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan
otras disposiciones.
Decreto 2758 de 2013. Por el cual se corrige el
artculo 8 y los literales 5 y 6 del artculo 12 del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las trasferencias
secundarias y de documentos de valor histrico al
Archivo General de la Nacin y a los archivos generales territoriales.
Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas
para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la Administracin Pblica.
Decreto 2364 de 2012 Por medio del cual se reglamenta el artculo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre
la firma electrnica y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2482 de 2012 Por el cual se establecen
43
los lineamientos generales para la integracin

de la planeacin y la gestin.
Decreto 2693 de 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia
de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes
1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras
disposiciones.
Directiva Presidencial 004 de 2012. Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Poltica
cero papel en la Administracin Publica.
Acuerdo 002 de 2014. Por medio del cual se
establecen los criterios bsicos para creacin,
conformacin, organizacin, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan
otras disposiciones.
Acuerdo AGN 004 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y
2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboracin, presentacin, evaluacin, presentacin e implementacin de las
tablas de retencin y valoracin documental.
Acuerdo AGN 005 de 2013. Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos
en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras disposiciones.
Circular externa AGN 004 de 2010. Estndares
mnimos en procesos de administracin de archivos y gestin de documentos electrnicos.
Circular externa AGN 002 de 2012. Adquisicin de herramientas tecnolgicas de gestin
documental.
Circular externa AGN 005 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalizacin y comunicaciones oficiales electrnicas en el marco de la iniciativa.
44
* Normas de sistemas de gestin de documentos. Marco de poltica de gestin documental:

NTC-ISO 15489-1: Gestin de documentos.
Parte 1: Generalidades.
GTC-ISO/TR 15489-2 Gua Tcnica Colombiana. Gestin de Documentos. Parte 2 Gua.
NTC-ISO 30300: Sistemas de gestin de registros: fundamentos y vocabulario.
NTC-ISO 30301: Sistemas de gestin de registros: requisitos.

* Normas para la implementacin de procesos
gestin documental:
Normas generales
NTC-ISO 16175-1: Principios y requisitos funcionales de los registros en entornos electrnicos
de oficina. Parte 1: Informacin general y declaracin de principios.
UNE-ISO/TR 26122: Anlisis de los procesos de
trabajo para la gestin de documentos.
NTC-ISO 14533-1 Procesos, elementos de datos y documentos en comercio, industria y administracin. Perfiles de firma a largo plazo. Parte 1. Perfiles de firma a largo plazo para firmas
electrnicas avanzadas CMS (CAdES).
NTC-ISO 5985 Directrices de implementacin
para digitalizacin de documentos.
Norma ISO TR 13028: Directrices para la implementacin de la digitalizacin de documentos.
Norma ISO 23081: Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin de documentos.
45
46
* Buenas prcticas
Manual para la implementacin de la estrategia de Gobierno en Lnea en las entidades
del orden nacional de la Repblica de Colombia (2012-2015).
Modelo de requisitos de las aplicaciones
para la gestin de los documentos electrnicos de archivos (MoReq2), publicado por la
Unin Europea.
47
48
Glosario
ACCESO: Derecho, oportunidad, medio de encontrar, usar

o recuperar informacin.
AUTENTICIDAD: Caracterstica tcnica para preservar la
seguridad de la informacin que busca asegurar su validez en tiempo, forma y distribucin. As mismo, garantiza
el origen de la informacin, validando el emisor para evitar
suplantacin de identidades.
CAPTURA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Los documentos elaborados o recibidos en el curso de la actividad, se
convierten en documentos de archivo cuando se guardan, esto es, se capturan en el SGDEA. En esta captura,
se clasifican, es decir, se les asignan cdigos que hacen
referencia a la clase a la que pertenecen, lo que permite
que el sistema los gestione.
CONSERVACIN DIGITAL: Se refiere generalmente al proceso de establecer y desarrollar a largo plazo, repositorios
digitales de referencia actual y futura. Consiste en la seleccin, la preservacin, mantenimiento, recoleccin y archivo de los objetos digitales.
CONVERSIN: Proceso de transformacin de un documento digital hacia otro objeto digital desde un formato
o versin de un formato hacia otro. [Archivos]. Vase tambin: compatibilidad retrospectiva, estrategia de preservacin de documentos de archivo, reingeniera de
software, migracin transformativa, actualizacin.
49
CONTENIDO ESTABLE: Contenido que tiene variabilidad vinculada, y por tanto ese contenido solamente puede tener
cambios o permanecer fijo obedeciendo a un conjunto
de reglas fijas preestablecidas. [Archivos]. Vase tambin:
forma fija, fijeza, variabilidad vinculada.
DIPLOMTICA DOCUMENTAL: Disciplina que estudia las caractersticas internas y externas de los documentos, conforme a las reglas formales que rigen su elaboracin, con el
objeto de evidenciar la evolucin de los tipos documentales y determinar su valor como fuentes para la historia.
DISPONIBILIDAD: Caracterstica de seguridad de la informacin, que garantiza que los usuarios autorizados tengan
acceso a la misma y a los recursos relacionados, toda vez
que lo requieran asegurando su conservacin durante el
tiempo exigido por ley.
DOCUMENTO ELECTRNICO: Documento cuyo soporte
material es algn tipo de dispositivo electrnico y en el que
el contenido est codificado mediante algn tipo de cdigo digital que puede ser ledo o reproducido mediante el
auxilio de detectores de magnetizacin.
DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO: Registro de informacin generada, producida o recibida o comunicada por medios electrnicos, que permanece almacenada
electrnicamente durante todo su ciclo de vida, producida por una persona o entidad en razn a sus actividades o
funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, cientfico, histrico, tcnico o cultural, y que debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivsticos.
EMULACIN: La reproduccin del comportamiento y resultados de programas y equipos de cmputo obsoletos
por medio del desarrollo de nuevos programas y equipos
que permiten la ejecucin de aquellos en computadores
50
actuales. [Informtica]. Vase tambin: encapsulado,

estrategia de preservacin, envoltura.
ESQUEMAS DE PUBLICACIN: Se refiere a la forma (cuadro,
sinopsis, etc.) como los sujetos obligados publican en la
pgina web o medios de divulgacin, la informacin mnima obligatoria.
ESTAMPADO CRONOLGICO: Mensaje de datos que vincula a otro mensaje de datos con un momento o periodo
de tiempo concreto, el cual permite establecer con una
prueba que estos datos existan en ese momento o periodo de tiempo y que no sufrieron ninguna modificacin a
partir del momento en que se realiz el estampado.
FIABILIDAD: Entendida como la capacidad de un documento para servir de prueba fidedigna aspecto que
hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos como prueba.
FIRMA ELECTRNICA: Mtodos tales como, cdigos, contraseas, datos biomtricos, o claves criptogrficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relacin
con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea
confiable y apropiado, respecto de los fines para los que
se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del
caso, as como cualquier acuerdo pertinente.
FORMA DOCUMENTAL: Cualidad de un documento de archivo que asegura que su contenido permanece completo e inalterado. [Archivos]. Vase tambin: variabilidad
vinculada, fijeza, estable.
GESTIN DOCUMENTAL: Es el conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, procesamiento, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por los sujetos obligados, desde su
51
origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su

utilizacin y conservacin.
NDICE ELECTRNICO: Relacin de los documentos electrnicos que conforman un expediente electrnico o serie
documental, debidamente ordenada conforme la metodologa reglamentada para tal fin.

INTEGRIDAD: Caracterstica tcnica de seguridad de la informacin con la cual se salvaguarda la exactitud y totalidad de la informacin y los mtodos de procesamiento
asociados a la misma.
INTEROPERABILIDAD: La capacidad que tienen programas
y/o sistemas para comunicarse y trabajar conjuntamente
con otros sin ajustes o cambios especiales. [Informtica].
Vase tambin: compatibilidad, multiplataforma.
LEGIBILIDAD: Propiedad de los documentos de poder ser
ledo o comprensible.
METADATOS PARA LA GESTIN DE DOCUMENTOS: Informacin estructurada o semi-estructurada que permite la
creacin, gestin y uso de los documentos a lo largo del
tiempo.
MIGRACIN: Proceso de mover los registros de una configuracin de hardware o software a otra sin cambiar el
formato.
PRESEVACIN: Procesos y operaciones involucrados para
asegurar el mantenimiento de registros en el tiempo.
REFRESHING (Refrescado): El proceso de copiar cierto contenido digital desde un medio digital hacia otro (incluye
copiado al mismo tipo de medio). Tambin se le conoce
como: refresco. [Informtica]. Vase tambin: conver-
52
sin, migracin de documentos de archivo, migracin

transformativa, refrescado de documentos de archivo.
REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIN: listado de la Informacin bsica que tiene la entidad y que se puede conocer a travs de sus instrumentos o guas y que debe ser
creado y mantener actualizado por los sujetos obligados.
REQUISITO FUNCIONAL: Es la funcin del sistema de software o sus componentes.
REQUISITO NO FUNCIONAL: Requisito que especifica criterios que pueden usarse para juzgar la operacin de un sistema en lugar de sus comportamientos especficos.
SISTEMA DE GESTIN PARA REGISTROS (management system for records)27: Sistema de gestin destinado a dirigir y
controlar los registros de una organizacin.
SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE
ARCHIVO - SGDEA: Herramienta informtica destinada a la
gestin de documentos electrnicos de archivo. Tambin
se puede utilizar en la gestin de documentos de archivo
tradicionales.
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIN: Conjunto de
estrategias y procesos de preservacin y conservacin,
acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el concepto de Archivo Total, para asegurar el
adecuado mantenimiento de sus documentos, independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad fsica y funcional de toda la documentacin, desde el
momento de su emisin, durante su periodo de vigencia,
hasta su depsito final o sea en cualquier etapa de su ciclo
vital.
27. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIN Y CERTIFICACIN. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin de registros: fundamentos y vocabulario. NTC-ISO 30300.
Bogot D.C.: El Instituto, 2013. 19 p.
53
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisin de los documentos del archivo de gestin al central, y de ste al histrico,
de conformidad con las tablas de retencin y de valoracin documental vigentes.
TRAZABILIDAD: Crear, capturar y mantener informacin
acerca del movimiento y uso de registros.
UNIDADES DE CONSERVACIN: Cuerpo que contiene un
conjunto de documentos de tal forma que garantice su
preservacin e identificacin.
USABILIDAD: Cualidad de un producto interactivo de ser
fcil de usar y comprender por quien lo usa. Es una disciplina que ha cobrado especial importancia en el campo del
diseo y desarrollo de sitios web.
VNCULO ARCHIVSTICO: Se entiende como la relacin de
los documentos de archivo entre s, por razones de procedencia, proceso, trmite o funcin. Estos deben mantenerse a lo largo del tiempo, a travs de agrupaciones como
series, sub-series o expedientes, mediante metadatos que
reflejen el contenido, el contexto y la estructura del documento y de la agrupacin documental a la que pertenecen.
54
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y futuro. Huelva (Principado de Asturias Espaa): Diputacin Provincial del Principado, 2007.
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56
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de digitalizacin de colecciones y fondos de dominio pblico, en particular para aquellos custodiados en bibliotecas y archivos. La Haya (Holanda): IFLA, 2002.
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIN Y CERTIFICACIN ICONTEC. Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades y Parte 2: Lineamientos. NTC-ISO 15489-1. Bogot
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.. Preservacin a largo plazo de la informacin basada
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