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MANUAL DE CALIDAD

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Cdigo: M-SI-SIG-001
Revisin: C
Fecha: Julio de 2012

M-SI-SIG-001

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN .............................................................................................................5
1. GENERALIDADES ....................................................................................................7
1.1 OBJETO DEL MANUAL ..........................................................................................7
1.2 ALCANCE ...............................................................................................................7
1.3 CONTROL .............................................................................................................8
1.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ........................................................................9
1.4.1 General................................................................................................................9
1.4.2 Especficos .........................................................................................................9
1.5 TRMINOS Y DEFINICIONES.............................................................................10
2. INFORMACIN INSTITUCIONAL..............................................................................11
2.1 BREVE RESEA HISTORICA..............................................................................11
2.2 MISIN .................................................................................................................11
2.3 VISIN ..................................................................................................................12
2.4 PRINCIPIOS TICOS ...........................................................................................12
2.5 VALORES INSTITUCIONALES ............................................................................12
2.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.....................................................................13
2.7 MAPA ESTRATGICO .........................................................................................13
2.8 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS............................................................................16
2.9 IDENTIFICACIN DE CLIENTES, PARTES INTERESADAS Y REQUISITOS
ANTE LOS PROCESOS INSTITUCIONALES. ...........................................................18
3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN MECI - CALIDAD .......................................22
3.1

POLTICA DE CALIDAD ................................................................................22

3.2

OBJETIVOS DE CALIDAD ............................................................................23

M-SI-SIG-001

3.3

ALCANCE ......................................................................................................23

3.4 EXCLUSIONES.....................................................................................................23
3.5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN ............................................................24
3.5.1

Revisin por la Direccin ............................................................................25

3.5.2

Responsabilidad, autoridad y comunicacin interna...................................26

3.6 GESTIN DE LOS RECURSOS...........................................................................26


3.7 GESTIN POR PROCESOS ................................................................................27
3.7.1 Modelo de operacin por procesos.................................................................27
3.7.2 Mapa de Procesos ..........................................................................................28
3.7.2.1 Procesos estratgicos..................................................................................30
3.7.2.2 Procesos misionales ...................................................................................30
3.7.2.3 Procesos de apoyo .....................................................................................31
3.7.2.4 Procesos de evaluacin y mejora ................................................................32
3.7.3 Estructura documental ....................................................................................33
3.7.4 Polticas operacionales ..................................................................................36
3.7.5

Controles ....................................................................................................37

3.7.6

Administracin del Sistema Integrado de Gestin .....................................37

3.7.6.1 Control de Documentos ...............................................................................37


3.7.6.2 Control de Registros ....................................................................................37
3.7.6.3 Auditoras internas .......................................................................................38
3.7.6.4 Control de producto no conforme.................................................................38
3.7.6.5 Formulacin de Acciones correctivas, preventivas y de mejora .................38
3.7.7

Medicin del Sistema Integrado de Gestin ...............................................39

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3.7.8 Mejora Continua..............................................................................................39


3.7.9 Enfoque al cliente y partes interesadas ..........................................................40
4. Control de Cambios .............................................................................................40
5. Relacin de anexos....................................................................................................41

M-SI-SIG-001

INTRODUCCIN
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, como Institucin de Educacin
Superior establece que, La educacin que se imparte en la Universidad Francisco de
Paula Santander debe desarrollarse dentro de un marco de claros criterios ticos y
democrticos que garanticen el respeto, fortalecimiento y desarrollo de valores apropiados
para enfrentar los cambios y requerimientos de la sociedad actual.
A la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, le corresponde como principio
fundamental concebir la Educacin Superior como un derecho de la persona, un servicio
pblico cultural, un proceso permanente que posibilita el desarrollo de las potencialidades
del ser humano de una manera integral, con miras a configurar una sociedad mas justa,
equilibrada y autnoma, enmarcada dignamente en la comunidad internacional, por ello ha
implementado un Sistema de Gestin de Calidad basado en las directrices de la NTC GP
1000:2009, con el fin de cumplir su objeto social con eficiencia, eficacia y efectividad,
generando un cambio en la cultura organizacional de tal manera que se reflejen principios
como enfoque hacia el cliente, liderazgo, participacin activa de los funcionarios, enfoque
basado en procesos, la mejora continua, la coordinacin, cooperacin, articulacin y la
transparencia; mediante las actividades que realizan por medio de los procesos
institucionales: Direccin y Planeacin, Gestin Acadmica, Investigacin, Extensin;
Admisiones, Registro y Control; Bienestar Universitario, Gestin Humana, Gestin
administrativa y financiera, Sistemas de Informacin Telecomunicaciones y Tecnologa,
Gestin de Comunicaciones, Secretara General, Infraestructura y mantenimiento, Sistema
Integrado de Gestin y Control Interno.
Por tal motivo, la implementacin de este Sistema se ha realizado con base en la NTC GP
1000:2009, establecida por medio de la ley 872 de 2003 que crea el Sistema de Gestin de
Calidad para el sector pblico, y el decreto 4110 de 2004 que adopta la Norma Tcnica de
Calidad. Asimismo, siguiendo los lineamientos dados por el MECI 1000:2005, que orienta
la implementacin de un modelo estndar de control interno, para la administracin pblica
colombiana, lo cual est reglamentado en el decreto 1599 de 2005.
El presente manual tiene como finalidad describir el Sistema de Integrado de Gestin
implementado por la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, para el
aseguramiento de la calidad en los servicios ofrecidos y el control de los procesos,
cumpliendo con los estndares de la Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica
NTC GP 1000:2009 y del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2008.

M-SI-SIG-001

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, estructur e implement el Sistema


Integrado de Gestin, con el propsito de mejorar su desempeo, y su capacidad de
proporcionar servicios de educacin superior, que respondan a las necesidades y
expectativas de los estudiantes, del sector productivo y de las partes interesadas.
El Sistema Integrado de Gestin en la institucin est conformado por el Sistema de
Gestin de Calidad, el Modelo Estndar de Control Interno; y en adelante, todos aquellos
sistemas de mejora que les sean complementarios, con el objetivo de lograr la
armonizacin entre sistemas, optimizar el uso de recursos y evitar la duplicidad de
esfuerzos y funciones y, finalmente, dar cumplimiento a las directrices dispuestas por el
Gobierno Nacional.
El compromiso permanente, por parte de la Direccin, lderes de procesos y funcionarios
en general, ha sido el factor de xito en el diseo, implementacin, desarrollo y mejora del
Sistema Integrado de Gestin. Los mecanismos de difusin han permitido que toda la
informacin relacionada con el Sistema, sea socializada en forma permanente con los
funcionarios, proveedores y con la misma comunidad, lo que ha generado un proceso de
retroalimentacin constante mejorando da a da el sistema y la labor educativa; objeto
social de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa.

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1. GENERALIDADES

1.1 OBJETO DEL MANUAL

El presente Manual del Sistema Integrado de Gestin, tiene por objeto:


a) Describir el Sistema Integrado de Gestin de la Universidad Francisco de Paula
Santander Ocaa, documentando y comunicando a los funcionarios la Poltica y los
objetivos de Calidad.
b) Ofrecer un medio de consulta interna acerca de la gestin de la calidad y de las
responsabilidades asociadas dentro de los sistemas de mejora de la Universidad.

c)
Establecer una gua para la aplicacin de procedimientos de calidad en cada uno
de los procesos de la Universidad y as lograr la satisfaccin de los requerimientos del
cliente.

1.2 ALCANCE

El presente manual describe la estructura del Sistema Integrado de Gestin de la


Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, y aplica a los procesos identificados
por la institucin, dentro del enfoque por procesos:
Procesos Estratgicos: Direccin y Planeacin.
Procesos Misionales:
o Gestin Acadmica
o Investigacin
o Extensin.
Procesos de Apoyo:
o Gestin Administrativa y Financiera
o Gestin de Bienestar Universitario
o Gestin Humana

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o
o
o
o
o

Sistemas de Informacin Telecomunicaciones y Tecnologa


Gestin de Comunicaciones
Secretaria General
Infraestructura y Mantenimiento
Admisiones Registro y Control.

Procesos de Evaluacin y Mejora:


o Control Interno
o Sistema Integrado de Gestin.

Es compromiso de todos los funcionarios de la Universidad Francisco de Paula


Santander Ocaa aplicar el presente Manual para la consolidacin, mantenimiento y
mejoramiento del Sistema Integrado de Gestin.

1.3 CONTROL

Para la emisin, modificacin, distribucin y control del Manual del Sistema Integrado
de Gestin, se siguen los lineamientos establecidos en el procedimiento Control de
Documentos. El Sistema Integrado de Gestin es el responsable de la validez de su
contenido y de su formalizacin.
La responsabilidad y autoridad de evaluar las propuestas de exclusiones para
determinar su aprobacin corresponde al equipo MECI-CALIDAD y al representante de
la direccin. La evaluacin y aprobacin de las exclusiones son conducidas en el marco
de las Revisiones por la Direccin del Sistema Integrado de Gestin.
En el numeral 4. Control de Cambios, se describen las modificaciones realizadas a este
Manual; su control y registro actualizado es responsabilidad del Sistema Integrado de
Gestin; su distribucin se efectuar de acuerdo con el Procedimiento de Control de
Documentos; se mantendr el original del mismo en la Oficina de Sistema Integrado de
Gestin.

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1.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

1.4.1 General

Decreto 4110 de 2004: Reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la Norma


Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, mediante la cual se determinan las
generalidades y los requisitos mnimos para establecer, documentar,
implementar y mantener un Sistema Integrado de Gestin.
Norma ISO 19011:2002: Directrices para auditorias para SIG y/o medio
ambiente.
Decreto 1599 de 2005 mediante el cual se adopta el Modelo Estndar de Control
Interno para el Estado Colombiano.
Anexo Tcnico del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2008:
Establece el marco conceptual del Modelo
Manual de Implementacin del MECI 1000:2008
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica 1000:2009
Ley 594 de 2000
Ley 87 de 1993
Ley 142 de 1994
Ley 30 de 1992
Decreto 1295

1.4.2 Especficos

Acuerdo 003 de 1974, por el cual se crea el rea de tecnologa de la Universidad


Francisco de Paula Santander Ocaa y se establece su estructura acadmico
administrativa.
Acuerdo 084 de 1995, por el cual se aprueba la estructura orgnica de la
Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa.
Resolucin: 028 de marzo 15 de 2010 Creacin del Grupo Interno de Trabajo de
Calidad y MECI Mejoramiento en la oficina de SIG en la Universidad Francisco
de Paula Santander Ocaa.
Resolucin N 0219 del 3 de octubre de 2008: Adopcin de los procedimientos y
dems documentacin del SIG de la Universidad Francisco de Paula Santander
Ocaa

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y se establecen los mecanismos para su actualizacin y mejora continua.


Resolucin 0169 del 23 de julio de 2008: Integracin y responsabilidad del
Comit de Calidad.
Resolucin 028 del 15 de marzo de 2010, donde se modifica y define la
estructura operativa del MECI y del SGC.
Resolucin N 0147 del 28 de septiembre de 2009 Por medio de la cual se emite
el procedimiento interno para la recepcin y tramite de Peticiones, Quejas,
Reclamos y sugerencias Mejorando la U presentadas ante la Universidad
Francisco de Paula Santander Seccional Ocaa
Resolucin 036 del 1 de marzo de 2011 Por medio de la cual se crea la
reglamentacin pertinente a la conformacin del comit de Autoevaluacin
Institucional
Resolucin 092 del 21 de marzo de 2012 Por medio del cual se aprueba la
obligatoriedad de la implementacin del modelo y la gua de autoevaluacin y su
integracin con la estructura del sistema integrado de gestin para la medicin,
anlisis y mejora continua de la gestin.

1.5 TRMINOS Y DEFINICIONES

Los trminos y definiciones utilizados en el presente Manual y dems documentos del


Sistema Integrado de Gestin corresponden a las contenidas en el numeral 3 de la NTC
GP 1000:2009, y a los conceptos que se manejan en el Manual de Implementacin del
MECI 1000:2008.

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M-SI-SIG-001

2. INFORMACIN INSTITUCIONAL
2.1 BREVE RESEA HISTORICA
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, Alma Mater de la zona del
Catatumbo y Nororiente Colombiano, nace institucionalmente el 18 de julio de 1974, a
travs del Acuerdo 003, como una opcin de Educacin Superior, para los estudiantes
de la Provincia de Ocaa y su zona de influencia.
El 5 de marzo de 1975 se dio inicio a las labores acadmicas en el Antiguo Convento
anexo al Templo de San Francisco, con un programa acadmico de corte tecnolgico
denominado Tecnologa en Matemticas y Fsica abriendo sus puertas a los
estudiantes, en su mayora profesores de Primaria y Secundaria. En 1981, gracias a la
gestin del entonces Director, El Doctor Edmundo Sarmiento Nez, el ICFES expide la
resolucin de que da inicio al programa de Tecnologa en Produccin Agropecuaria,
programa con el cual adquiere un amplio desarrollo, crecen las expectativas y se da
solucin inmediata, como la ampliacin de la pequea biblioteca existente.
Posteriormente con el fin de darle continuidad al programa de Tecnologa en
Produccin Agropecuaria se aprueba para la seccional el Programa de Zootecnia,
primero en la historia de la Universidad con completa autonoma, ya que en la sede
central no exista dicho programa acadmico. En su constante preocupacin el cuerpo
docente y el personal Administrativo, logran ms tarde crear el programa de Tecnologa
en Administracin Comercial y Financiera, como una respuesta tambin al pensamiento
comercial del habitante general de nuestra Provincia.
Esta nueva tecnologa, alcanza su profesionalizacin, crendose en la seccional la
carrera de Administracin de Empresas, seguidamente vendran los primeros semestres
de las Ingenieras de Sistemas, Civil y Mecnica, e igualmente un segundo ciclo de
Profesionalizacin de Tecnologa en Produccin Agropecuaria, dirigido hacia la
Ingeniera Ambiental1.
2.2 MISIN
La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaa, como Universidad
Pblica, tiene como Misin, el compromiso de formar en el nivel superior, profesionales
idneos, mediante la generacin y difusin del conocimiento en los mbitos de la
ciencia, la cultura y el arte, la tcnica, la tecnologa y las humanidades, con autonoma y

Pgina Web UFPSO www.ufpso.edu.co

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M-SI-SIG-001

vocacin de servicio social. Atendiendo a su carcter de institucin estatal, asume


compromisos indelegables con la construccin de una sociedad justa y democrtica.
2.3 VISIN
La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional Ocaa, como institucin de
educacin superior, con criterios de cobertura, calidad y diversidad de sus servicios,
busca con la acreditacin institucional, consolidarse como la IES, mas importante del
nororiente del pas, por su excelencia, eficiencia, pertinencia, competitividad,
innovacin, proyeccin e investigacin2.
2.4 PRINCIPIOS TICOS
Los principios ticos de la funcin pblica que se direccionan a la Universidad Francisco
de Paula Santander Ocaa, de acuerdo a su misin Institucional estn enmarcados
dentro de los principios de responsabilidad, respeto, compromiso, justicia, lealtad,
imparcialidad y transparencia.
Los funcionarios de la Universidad, deben mantener una conducta tica, debiendo para
ello cumplir las disposiciones legales y someterse a los principios ticos, estn o no
regulados por la ley.
El ejercicio de este importante servicio pblico estar fundamentado en la confianza y
credibilidad dada por los estudiantes, la comunidad, los compaeros y otras
instituciones. En este sentido, los principios ticos tienen como funcin primordial el
desarrollar hbitos y actitudes positivas en los servidores de la Universidad, que
permitan el cumplimiento de los fines institucionales.

2.5 VALORES INSTITUCIONALES

Cultura autocontrol
Transparencia
Cultura de calidad
Excelencia
Liderazgo
Servicio

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Los Principios ticos y Valores Institucionales de la Institucin, se encuentran definidos


en el Cdigo de tica.

2.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL


La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, cuenta con una estructura
organizacional que soporta en forma coordinada sus procesos misionales,
permitindole integrar la atencin al cliente tanto interno como externo y los servicios
que brinda, optimizando el talento humano y los recursos disponibles. (VER ANEXO
1.)

2.7 MAPA ESTRATGICO


Los lineamientos generales del Plan de Desarrollo de la Universidad Francisco de Paula
Santander Seccional Ocaa 2012-2016, Universidad Regin y Desarrollo, refleja la
orientacin de la institucin apuntando hacia un mayor compromiso con la comunidad
en los sectores econmicos y sociales en el prximo quinquenio, enmarcado dentro de
la polticas del Gobierno Nacional, Departamental y Municipal, la poltica Nacional de
Ciencia y Tecnologa, la ley 30/92 y las reformas institucionales.
En el Mapa Estratgico vigente se establecieron los objetivos institucionales, los cuales
son ejecutados a travs de estrategias, enmarcados en la misin y visin institucional,
como se muestran a continuacin.

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MAPA ESTRATGICO
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAA
DIRECCIN Y PLANEACIN

ACUERDO No.003 DE JULIO 18 DE 1974


(Por el cual se crea el rea de tecnologa de la Universidad Francisco de Paula Santander - Seccional de Ocaa y se establece su estructura acadmico - administrativa.). El fomento de la alta cultura, la investigacin cientfica,
la formacin profesional, la prestacin de servicios investigativos, tcnicos y sociales, orientados a elevar el nivel
intelectual y econmico de la comunidad y la juventud Norte-Santandereana dentro de la moral cristiana y las
leyes de Colombia, en condiciones accesibles a sus posibilidades econmicas.
MISIN

VISIN

La Universidad Francisco de Paula Santander


Seccional Ocaa, como Universidad Pblica, tiene
como Misin, el compromiso de formar en el nivel
superior, profesionales idneos, mediante la generacin
y difusin del conocimiento en los mbitos de la ciencia,
la cultura y el arte, la tcnica, la tecnologa y las
humanidades, con autonoma y vocacin de servicio
social. Atendiendo a su carcter de institucin estatal,
asume compromisos indelegables con la construccin
de una sociedad justa.

La Universidad Francisco de Paula Santander Seccional


Ocaa, como institucin de educacin superior, con
criterios de cobertura, calidad y diversidad de sus
servicios, busca con la acreditacin institucional,
consolidarse como la IES, mas importante del
nororiente del pas, por su excelencia, eficiencia,
pertinencia, competitividad, innovacin, proyeccin e
investigacin.

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M-SI-SIG-001

OBJETIVOS
INSTITUCIONALES

1.
Incorporacin
del
proyecto
de
desarrollo
regional
a
3.
Desarrollo
las
estrategias
acadmico
metodolgicas
de
formacin
de
los
programas
acadmicos.

4.
Diversificar
y
optimizar la gestin
financiera
2.
Modernizacin
institucional
(acadmica
y
administrativa)
5. Implementacin de
T.I.C.

Fortalecimiento de la
divisin de Bienestar
Universitario
ESTRATEGIAS
Priorizacin de reas
de trabajo de los
programas
acadmicos,
de
Mejoramiento
la
acuerdo
a de las
oferta
acadmica
necesidades
del
pertinentes
a
la
entorno
regin.
Articulacin de los
proyectos con
la
Gestionar
alianzas
poltica faciliten
de
que
el
investigacina
acceso
la
institucional
obtencin
de
recursos financieros
y
maximizar
el
aprovechamiento de
los
Procesos recursos
existentes
permanentes
de
formacin
y
capacitacin
de
Incorporacin de las
personal;
nuevas TIC en los
construccin
y
procesos
adecuacin
y
institucionales.
modernizacin
tecnolgica.

Apoyo
y
fortalecimiento de los
planes, programas y
PROYECTOS
proyectos
promovidos
por
Bienestar
Universitario
y
articulados con todos
los
estamentos
Ajustes
curriculares a
las necesidades del
Oferta
currculode programas
acadmicos
con
registro calificado

Fortalecimiento de las
Definicin
finanzas de la
depoltica
la
investigativa
institucin
para

Planes, programas
y
proyectos
establecidos por
PROCESO
Bienestar
Universitario.

Estudios tcnicos
pertinentes
e
incorporacin de
Acadmicos
tecnologas

Planes
de
desarrollo
y
estudios
tcnicos
Proceso
sectorizados
estratgico

responder al desarrollo
y concordancia con la
parte
misional
Estudio
de procesos y
procedimientos
Eficiencia
y eficacia
institucionales
y en
su
el
gasto
institucional.
articulacin con la
gestin
de
la
Universidad

Proceso
Procesos
administrativo
misionales y
apoyo
estrategia y
apoyo

Ajustes
de la
las gestin
TIC al
Fortalecer
desarrollo
humana a misional.
travs de la

Acadmico
Gestin humana y
misional

dey
de

Actos
administrativos

Planes,
programas
y
proyectos implementados y
ejecutados.
INDICADORES

RECURSOS

Numero
de
programas
acadmicos
Cumplimiento
de las
ajustado
condiciones
de
funcionan

Nmero
de
convenios
(alianzas) realizadas con
organismos e instituciones
regionales o centros
de
Programas
registros
investigacin con
acadmicos.

Documento elaborado
Acto administrativo
Formulacin
y
aprobado.
presentacin
de
proyectos

Seguimiento
Documentos
evaluacin
procesos

y
de

Nmero
programas
Numero de de
proyectos
acadmicos
ajustado
cofinanciados
Mapa de procesos definidos y
socializados.
Manual de capacitacin.
Informes

Actos
Estudios tcnicos
administrativos

definicin de perfiles
de
los
cargos,
funciones y evaluacin
del desempeo por
competencias.

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Asignatura
y
planes
Plan de capacitacin.
apoyados con TICS.
Manual de funciones

M-SI-SIG-001

Los planes operativos son definidos y administrados por cada uno de los procesos,
peridicamente la Oficina de Planeacin realiza el seguimiento a los mismos, para
determinar el avance del Plan Estratgico.

2.8 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS


La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa ofrece los siguientes programas:
PREGRADO (Modalidad Presencial)
FACULTAD DE INGENIERAS

Ingenieras de Sistemas
Ingeniera Civil
Ingeniera Mecnica

Ciclos Tcnicos (Propeduticos):

Tcnico Profesional en Telecomunicaciones


Tcnico Profesional en Informtica

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONMICAS

Tecnologa en Gestin Comercial y Financiera


Administracin de Empresas
Contadura Pblica

Programas por Ciclos Tcnicos (Propeduticos):

Tcnico Profesional en Gestin Administrativa y Financiera

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS Y DEL AMBIENTE

Tecnologa Agropecuaria
Zootecnia
Ingeniera Ambiental

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M-SI-SIG-001

FACULTAD DE ARTES Y HUMANIDADES

Comunicacin Social
Derecho

POSGRADO:

Especializacin Auditoria de Sistemas

CONVENIO UNIVERSIDAD DEL TOLIMA

Administracin Agropecuaria (ciclo tecnolgico y profesional)


Administracin de Empresas Tursticas por ciclos
Ingenieras de Sistemas (ciclo tecnolgico y profesional)
Licenciatura en Pedagoga Infantil
Salud Ocupacional
Tecnologa Forestal
Administracin Financiera (II ciclo)

CONVENIO UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

Licenciatura en Educacin Bsica con nfasis en Educacin Artstica.


Licenciatura en Humanidades
Licenciatura en Educacin Bsica en nfasis en Educacin Fsica
Licenciatura en Informtica
Licenciatura en Matemticas
Tecnologa en Obras Civiles
Tecnologa Comercial y Financiera

EDUCACIN CONTINUADA

Diplomado en Gobernabilidad y Gerencia Poltica

ESCUELA DE BELLAS ARTES

Iniciacin Artstica
Msica

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M-SI-SIG-001

Artes Plsticas
Artes Escnicas

2.9 IDENTIFICACIN DE CLIENTES, PARTES INTERESADAS Y REQUISITOS ANTE


LOS PROCESOS INSTITUCIONALES.

U. F. P. S. O.
PROGRAMAS ACADMICOS
SERVICIO QUE SE PRESTA:

DESARROLLO DE CONOCIMIENTO
PROYECTOS DE EXTENSIN Y PROYECCIN SOCIAL
ESTUDIANTES

CLIENTES Y/O USUARIOS:

PARTES INTERESADAS:

COMUNIDAD EN GENERAL

EGRESADOS
ASPIRANTES
PADRES DE FAMILIA
FUNCIONARIOS
SECTOR EMPRESARIAL
ENTES GUBERNAMENTALES Y NO GUBERNAMENTALES
ENTES DE CONTROL
PROVEEDORES
COMUNIDAD
INSTITUCIONES EDUCATIVAS NACIONALES E
INTERNACIONALES

18

M-SI-SIG-001
PROCESOS
INSTITUCIONALES

DIRECCIN Y
PLANEACIN

INTERNOS

1.

EXTERNOS

INTERNOS

CLIENTES

Estudiantes
Entes de control
Entidades gobierno
Comunidad
Sector empresarial

Direccionamiento institucional
Polticas de gestin claras
Proyectos viables y pertinentes
Recursos para la gestin
Liderazgo
Cumplimiento de normatividad
Empoderamiento
Gestin tica
Transparencia
Comunicacin permanente
Informacin veraz y oportuna

Todos los procesos


Informacin veraz y oportuna

Todos los procesos


Docentes

Pertinencia de los programas


Calidad en la enseanza
Competitividad
Recursos
Planeacin
Acreditacin
Docentes competentes
Cumplimiento de las leyes
Informacin veraz y oportuna
Polticas de investigacin claras
Lneas de investigacin definidas
Informacin veraz y oportuna
Gestin de recursos
Visibilidad de grupos

EXTERNOS

INVESTIGACIN

INTERNOS
4.

Estudiantes
Entes de control

Todos los procesos

Polticas claras
Informacin veraz y oportuna
Gestin de recursos

Comunidad
Entes de Control

Estudiantes
Comunidad
Entes de Control
Institutos
cientficos

EXTENSIN
EXTERNOS

3.

Todos los procesos


institucionales

EXTERNOS

GESTIN
ACADMICA

INTERNOS

2.

REQUISITOS DE LOS CLIENTES

Informacin veraz y oportuna


Nuevos conocimientos
Cumplimiento de normatividad
Visibilidad y reconocimiento grupal.

Alianzas estratgicas
Informacin veraz y oportuna
Beneficios para la comunidad
Cumplimiento de normatividad
Cobertura

19

INTERNOS

BIENESTAR
UNIVERSITARIO

INTERNOS

6.

ADMISIONES,
REGISTRO Y
CONTROL

EXTERNOS

5.

EXTERNOS

INTERNOS

M-SI-SIG-001

GESTIN HUMANA

GESTION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA

EXTERNOS

8.

INTERNOS

EXTERNOS

7.

Todos los procesos

Estudiantes
Comunidad
Entes de control

Informacin veraz y oportuna

Rapidez y pertinencia en el servicio


Claridad y veracidad en la informacin
Buen servicio
Sistemas de informacin giles
Acceso a la informacin
Seguridad en el tratamiento de las hojas
de vida acadmica

Funcionarios de la
institucin

Programas de bienestar laboral

Estudiantes
Entes de control

Programas de bienestar universitario


Informacin veraz y oportuna

Todos los procesos


Funcionarios de la
institucin

Aspirantes a
convocatorias laborales
Entes de control
E.P.S y A.R.P
Entidades bancarias

Todos los procesos

Entes externos de control


Proveedores
Entidades con quienes
existen convenios
Firmas calificadoras de
riesgos

Informacin veraz y oportuna


Claridad y veracidad en la informacin
Buen servicio
Procedimientos definidos

Procedimientos definidos
Transparencia
Informacin veraz y oportuna

Calidad
Oportunidad
Celeridad
Economa
Cumplimiento de los procedimientos
Informacin veraz y oportuna
Gestin de los recursos
Procedimientos establecidos
Transparencia
Cumplimiento de las obligaciones

20

13. SISTEMA INTEGRADO


DE GESTIN

EXTERNOS
INTERNOS
EXTERNOS
INTERNOS

12. SECRETARIA
GENERAL

Estudiantes
Comunidad

Todos los procesos

EXTERNOS

11. INFRAESTRUCTURA
Y MANTENIMIENTO

Estudiantes
Comunidad
Entes externos de
control

Estudiantes
Contratistas
Entes de control

INTERNOS

10. SISTEMAS DE
INFORMACIN ,
TELECOMUNICACION
ES Y TECNOLOGIA

Todos los procesos

Todos los procesos

Todos los procesos

EXTERNOS

GESTION DE
COMUNICACIONES

INTERNOS

9.

INTERNOS

M-SI-SIG-001

Estudiantes
Entes de control

Todos los procesos

Claridad y oportunidad de la informacin


Medios de comunicacin adecuados

Informacin veraz y oportuna


Transparencia

Agilidad
Facilidad de acceso y manejo
Trazabilidad
Veracidad y oportunidad de la
informacin
Tecnologa de punta
Actualizacin

Infraestructura adecuada para la


ejecucin de las actividades
Planes de mantenimiento de
infraestructura
Oportunidad
Seguridad de las instalaciones
Cumplimiento de normatividad
Procedimientos establecidos y claros
Transparencia
Informacin veraz y oportuna
Claridad de los procedimientos
Comunicacin clara y oportuna
Asesora en la implementacin de
procedimientos
Agilidad y oportunidad en el servicio
Informacin veraz y oportuna

Informacin veraz y oportuna


Acompaamiento y asesora

21

EXTERNOS

Entes de control

INTERNOS

Todos los procesos

EXTERNOS

M-SI-SIG-001

Entes de control

Cumplimiento de la normatividad
Informacin veraz y oportuna

Informacin veraz y oportuna


Acompaamiento y asesora

14. CONTROL INTERNO


Cumplimiento de la normatividad
Informacin veraz y oportuna

3. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN MECI - CALIDAD

En cumplimiento de lo establecido en la Ley 872 de 2003, a la ley 489 de 1998 y a la ley


87 de 1993; la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, asume el
compromiso de implementar, mantener y mejorar un Sistema de Gestin de Calidad
(SGC) y el Modelo Estndar de Control Interno, basado en las directrices de la norma
tcnica colombiana para la gestin pblica, NTC GP 1000:2009 y al MECI 1000:2008
respectivamente.

3.1 POLTICA DE CALIDAD

La Universidad Francisco de Paula Santander, como institucin de Educacin superior,


comprometida con la formacin de profesionales idneos; garantiza mediante la
implementacin del Sistema Integrado de Gestin la satisfaccin plena de los
requerimientos de sus clientes, a travs de la idoneidad del recurso humano, la
investigacin permanente del entorno, el desarrollo sostenible y la mejora continua de
sus procesos; los cuales contribuyen al logro de los objetivos institucionales,
impactando el desarrollo regional.

22

M-SI-SIG-001

3.2 OBJETIVOS DE CALIDAD

Satisfacer las necesidades de los clientes, a travs del aseguramiento del Sistema
Integrado de Gestin.

Desarrollar procesos de modernizacin de todos los medios de operacin, a fin de


garantizar la calidad en los procesos y el permanente control de los mismos.

Fortalecer el Sistema de Gestin de talento humano, generando mayor compromiso


de los funcionarios con los procesos que desarrolla dentro de la institucin.

Fomentar la cultura de autocontrol dentro de los procesos de la universidad,


fundamentado con el enfoque en la mejora continua dentro del Sistema Gestin de
Calidad.

Contribuir con el mejoramiento de nuestro entorno, en consonancia con los criterios


de desarrollo sostenible del Sistema de Gestin Ambiental

3.3 ALCANCE

El Sistema Integrado de Gestin


aplica a todos los procesos institucionales,
clasificados como procesos estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin y
mejora, los cuales estn definidos en el Mapa de Procesos institucional, adoptado
mediante Resolucin N 0233 del 28 de octubre de 2008 . El cual muestra la secuencia
e interaccin de los procesos, los cuales son fundamentales para el cumplimiento del
objeto social de la institucin y de los requerimientos de los clientes.

3.4 EXCLUSIONES
Debido a la naturaleza de las actividades misionales desarrolladas en la Institucin, se
excluyen los requisitos de la NTC GP 1000:2009, que se remiten a continuacin:

CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIN (7.6)

23

M-SI-SIG-001

3.5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN

En el marco de la implementacin del Sistema Integrado de Gestin, la Universidad


Francisco de Paula Santander Ocaa, asume un compromiso con el Sistema de
Gestin de Calidad y el Modelo Estndar de Control Interno, para lo cual establece una
estructura que permita el diseo, implementacin, mantenimiento y mejora de ambos
sistemas.

La alta direccin designa la conformacin del Sistema Integrado de Gestin, como un


proceso de mejora institucional, que por medio del equipo MECI-CALIDAD, conformado
por funcionarios de todos los procesos, revisan, disean y aprueban elementos de
mejora continua de los sistemas. Por medio de la Representante de la direccin, dichos
elementos son revisados y aprobados o desaprobados por parte del Comit
Coordinador de Control Interno, para que finalmente sea oficializado. De esta manera,
se involucra a los funcionarios de diferentes niveles y procesos, en el diseo,
implementacin, mantenimiento, mejora e interiorizacin de ambos sistemas.
La oficina del Sistema Integrado de Gestin, es responsable de la divulgacin,
entendimiento y apropiacin de los elementos que requieren el MECI y el SGC, por
parte de los funcionarios que ejecutan las actividades dentro de los procesos
institucionales.
El Director de Universidad, adems de realizar un reconocimiento a las bondades de la
implementacin del Sistema Integrado de Gestin, ha manifestado su compromiso y ha
invitado a todos los servidores, mediante comunicacin escrita, a continuar este
esfuerzo para forjar as un futuro institucional de excelencia. Por medio del siguiente
texto:
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, atendiendo a su carcter de
institucin estatal, asume compromisos indelegables con la construccin de una
sociedad justa y democrtica; tiene la misin de formar en el nivel superior,
profesionales idneos, mediante la generacin y difusin del conocimiento en los
mbitos de la ciencia, la cultura y el arte, la tcnica, la tecnologa y las humanidades,
por tal razn esta administracin ha implementado un Sistema Integrado de Gestin
que permita, dirigir y evaluar el desempeo institucional en trminos de calidad y
satisfaccin social.

24

M-SI-SIG-001

Nuestra misin institucional est enmarcada dentro de los principios de liderazgo,


excelencia, eficiencia, pertenencia, competitividad, innovacin, proyeccin e
investigacin, garantizando el mejoramiento contino de los procesos con el
propsito de consolidar a la Universidad como la Institucin de Educacin Superior
ms importante del nororiente colombiano.

Asumimos la responsabilidad de la implementacin del Sistema Integrado de


Gestin bajo la norma NTCGP 1000:2009, como una herramienta administrativa que
facilita el manejo integral de la institucin, propiciando un cambio en la cultura
organizacional de tal manera que se de un enfoque hacia el cliente que son los
estudiantes y la comunidad.

Este Manual de Calidad, constituye una herramienta fundamental del Sistema


Integrado de Gestin de la Universidad, ya que adems de identificar procesos,
determina su secuencia e interaccin a travs del mapa de procesos.

El Manual de Calidad de la Universidad, se encuentra a disposicin de todos los


usuarios, servidores y partes interesadas, como gua fundamental para el buen
entendimiento de la estructura, composicin y compromiso de la direccin.

Igualmente la Direccin de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, a


travs del Cdigo de Buen Gobierno Adoptado por Resolucin 0132 del 15 de
septiembre de 2009 se ha definido mecanismos de autorregulacin; este documento
contiene los lineamientos y polticas de la Entidad que permite guiar y orientar sus
acciones frente a los clientes y partes interesadas con enfoque hacia el cumplimiento
de su Misin, en el contexto de los fines sociales del Estado, generando autoridad y
confianza, demostrando conocimiento de las necesidades y requisitos de los mismos, y
manifestando su compromiso con el control, el cumplimiento de sus objetivos y la
utilizacin transparente y eficiente de los recursos.
3.5.1 Revisin por la Direccin
La Revisin por la Direccin es un pilar para garantizar la continuidad del Sistema
Integrado de Gestin, es coordinado por el proceso de mejora y se realizar
anualmente.
Esta revisin tendr en cuenta los resultados de auditoras integradas, la
retroalimentacin del cliente, el desempeo de los procesos, la conformidad del

25

M-SI-SIG-001

producto y/o servicio, el estado de las acciones correctivas y preventivas, las acciones
de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la direccin, los cambios que
podran afectar al sistema Integrado de gestin, las recomendaciones para la mejora y
los riesgos actualizados e identificados para la Institucin.
El procedimiento de Revisin por la Direccin, junto con el compromiso de los lderes de
proceso, permitir asegurar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema.

3.5.2 Responsabilidad, autoridad y comunicacin interna

La responsabilidad y autoridad del Sistema Integrado de Gestin, estn dadas en el


Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Generales, en las competencias
propias de cada proceso y en los procedimientos establecidos.
Las funciones y responsabilidades del equipo MECI CALIDAD, del representante de la
direccin, del Equipo directivo o comit coordinador de Control Interno, y del comit
evaluador, estn establecidas por medio de la Resolucin 0169 del 23 de julio de 2008
y la Resolucin 028 de 2010; cualquier cambio que afecte la operacin del Sistema
Integrado de Gestin es planificado y aprobado por esta estructura.

Los flujos de informacin y comunicacin de la Universidad, a nivel interno y externo se


encuentran documentados en los instrumentos Matriz de Informacin y Matriz de
Comunicacin, las cuales permiten identificar el tipo de informacin, las fuentes,
caractersticas, responsables, clientes y la forma en donde se conserva y salvaguarda
dicha informacin. La responsabilidad del mantenimiento y socializacin de estas
matrices corresponde al Gestin de la Comunicacin.

3.6 GESTIN DE LOS RECURSOS

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa cuenta con el talento humano


competente y la estructura necesaria para el desarrollo del Sistema Integrado de
Gestin y el cumplimiento de sus objetivos, es as como:
Cuenta con funcionarios competentes en cuanto a educacin, formacin, habilidades y
experiencia apropiadas para el desarrollo de las actividades laborales. Con base en los
procedimientos internos se evalan las competencias y se establecen planes de

26

M-SI-SIG-001

mejoramiento individual e institucional con el propsito de garantizar la calidad de los


productos y servicios que entrega el Sistema Integrado de Gestin.
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa cuenta con instalaciones fsicas,
apropiadas al desarrollo de sus actividades.
Se cuenta con informacin actualizada de la capacidad instalada para la prestacin
de los servicios acadmicos de la institucin, en relacin a la cantidad de estudiantes
que reciben los programas acadmicos.
Se dispone de una plataforma tecnolgica conformada por equipos de cmputo,
programas, servicios asociados y de apoyo, y medios de comunicacin apropiados para
el desarrollo de la gestin institucional. La gestin, control e interrelacin de los
sistemas y medios de comunicacin se establece en las matrices de comunicacin e
informacin.
La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa con la implementacin de los
documentos del Sistema Integrado de Gestin, la divulgacin y aplicacin de los
principios de la NTC GP-1000 y del MECI, busca garantizar un ambiente de trabajo
adecuado para la prestacin del servicio.

3.7 GESTIN POR PROCESOS

El Sistema Integrado de Gestin se encuentra direccionado para funcionar bajo un


enfoque de operacin basado en procesos; el cual identifica y gestiona de manera
eficaz numerosas actividades relacionadas entre s; permitiendo el control continuo que
proporcionan los vnculos entre los procesos, as como sobre su combinacin e
interaccin.

3.7.1 Modelo de operacin por procesos

El Modelo de Operacin de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa est


conformado por catorce (14) procesos; clasificados as: un proceso estratgico, tres

27

M-SI-SIG-001

procesos misionales, ocho procesos de apoyo y un proceso de evaluacin y un proceso


de mejora, los cuales interactan entre s para suplir las necesidades y requisitos de los
clientes y partes interesadas de la institucin.

3.7.2 Mapa de Procesos


La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, ha adoptado un Mapa de
Procesos, como un esquema que integra los procesos de la Entidad y su interaccin
dentro del Sistema Integrado de Gestin, la cual se puede evidenciar en la
identificacin de clientes internos y externos, de conformidad con los requisitos de la
NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2008.

En el Mapa de Procesos se pueden apreciar como entrada las necesidades y


expectativas de los clientes y partes interesadas, los tipos de procesos y la interaccin
de los mismos y como salida la satisfaccin del cliente y partes interesadas.

28

M-SI-SIG-001

29

M-SI-SIG-001

3.7.2.1 Procesos estratgicos

Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de


objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de disponibilidad de los recursos
necesarios y revisiones por la direccin.
Proceso:

Objetivo:

DIRECCIN Y
PLANEACIN

Asesorar, elaborar y coordinar planes, programas y proyectos


para el desarrollo de las actividades institucionales de carcter
acadmico, administrativo, financiero y de infraestructura fsica de
la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, acordes con
el plan de desarrollo y con las necesidades nacionales y
regionales de manera efectiva, oportuna y de impacto social.

3.7.2.2 Procesos misionales

Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el
cumplimiento de su objeto social.
Proceso:

Objetivo:

GESTION
ACADEMICA

Formar en el nivel superior, profesionales idneos, mediante la


generacin y difusin del conocimiento en los mbitos de la
ciencia, la cultura y el arte, la tcnica, la tecnologa y las
humanidades, con autonoma y vocacin de servicio social para
la construccin de una sociedad justa y democrtica.

Desarrollar proyectos y productos de investigacin cientfica, que


contribuyan a la solucin de problemas del entorno social y que
INVESTIGACION permitan consolidar el inters cientfico y tecnolgico de la
comunidad acadmica de la Universidad, acorde con las
tendencias y necesidades del pas.

EXTENSIN

Realizar actividades de extensin y proyeccin social desde la


institucin hacia la comunidad y/o clientes internos, a travs del
desarrollo de programas y servicios que aporten de manera
efectiva a la solucin de los problemas de la regin.

30

M-SI-SIG-001

3.7.2.3 Procesos de apoyo

Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos, que son necesarios
en los procesos estratgicos, misionales y de evaluacin y mejora.
Proceso:

Objetivo:

BIENESTAR
UNIVERSITARIO

Promover y mantener el bienestar de la comunidad


universitaria, a travs de la coordinacin de programas
orientados al desarrollo fsico, psicoafectivo, espiritual,
artstico y social de los estudiantes, docentes, egresados
y personal administrativo, facilitando con ello al desarrollo
integral de los mismos.

GESTIN HUMANA

Velar por la gestin integral del Talento Humano, hacia el


cumplimiento de los objetivos de la Universidad, de
acuerdo con las normas legales vigentes requeridas para
el desarrollo de los procesos institucionales, de manera
oportuna y eficaz garantizando la pertinencia y
efectividad en el servicio.

SECRETARIA GENERAL

Administrar y controlar los procesos relacionados con la


formalizacin, custodia, refrendacin, aspectos legales,
gestin documental y notificacin de los actos
administrativos que expidan los organismos de direccin
y gobierno universitario y asegurar su disponibilidad a la
comunidad en general.

GESTION
ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA

Suplir las necesidades de bienes y servicios a los


diferentes procesos institucionales y administrar de forma
oportuna y eficaz los recursos econmicos y financieros
de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa.

ADMISIONES,
REGISTRO Y CONTROL

Llevar a cabo las acciones correspondientes a la


admisin, registro y control acadmico de los estudiantes
de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa,
a travs de la administracin de los registros acadmicos
y el trmite oportuno y eficaz para la prestacin de
servicios como soporte a la formacin.

31

M-SI-SIG-001

Proceso:

Objetivo:

INFRAESTRUCTURA Y
MANTENIMIENTO

Coordinar y supervisar las actividades correspondientes


a la proyeccin, construccin y mantenimiento de la
infraestructura fsica de la Universidad Francisco de
Paula Santander Ocaa, en sus diferentes sedes;
asegurando que las condiciones de los espacios fsicos,
sean las adecuadas para la prestacin de los servicios
ofrecidos.

SISTEMAS DE
INFORMACIN,
TELECOMUNICACIONES
Y TECNOLOGA.

Administrar y Mantener los sistemas de informacin, las


telecomunicaciones y la infraestructura tecnolgica
utilizados para el desarrollo de los procesos de la
Universidad de manera eficaz, efectiva y oportuna en el
cumplimiento de su misin.

GESTION DE
COMUNICACIONES

Garantizar de manera oportuna, el flujo de la informacin


en todos los procesos internos, as como la
comunicacin y las relaciones pblicas institucionales; a
travs de los medios y canales de comunicacin
institucional, propendiendo por el buen nombre e imagen
de la institucin y el respeto a la pluralidad, facilitando el
cumplimiento de los objetivos institucionales.

3.7.2.4 Procesos de evaluacin y mejora

Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a


realizar el anlisis del desempeo y mejora de la eficacia y eficiencia institucional.
Incluyen procesos de medicin, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y
preventivas, y son una parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los
misionales.

Proceso:

Objetivo:

SISTEMA INTEGRADO
DE GESTION

Asegurar la conformidad del Sistema de Gestin de


Calidad y la mejora continua de los procesos
institucionales, de acuerdo a los requerimientos legales y
a las necesidades y expectativas de los clientes.

32

M-SI-SIG-001

Proceso:

Objetivo:

CONTROL INTERNO

Evaluar y verificar la conformidad del Sistema de Control


Interno y el Sistema de Gestin de la Calidad de la
Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa en
forma independiente, objetiva y oportuna.

3.7.3 Estructura documental

La estructura de la documentacin del Sistema Integrado de Gestin se fundamenta en


la Poltica de Calidad, abarcando documentos tales como manual de calidad,
procedimientos obligatorios y registros, los cuales se convierten en las evidencias que
soportan el Sistema Integrado de Gestin.
En la estructura definida para la documentacin del Sistema Integrado de Gestin se
determinan cinco (5) categoras, las cuales se describen a continuacin:

33

M-SI-SIG-001

El control documental se ha definido a partir de la implementacin de la ley 594 de


2000, la cual establece el manejo de los archivos en las entidades pblicas. Dada la
necesidad de dar cumplimiento a este requerimiento legal, la Universidad Francisco de
Paula Santander Ocaa, decide derivar del proceso de Secretara General quien es el
encargado del manejo y administracin del archivo, la gestin documental de la
institucin, en concordancia con lo establecido en la NTC GP 1000:2009 y a los
requerimientos en cuanto al manejo de informacin del MECI 1000:2008.
De acuerdo al tipo de documentos que se generan en la Universidad, se ha definido la
siguiente codificacin:
CODIGO
A
G
Z
CP
T
C
H
CS
S
B
V
J
U
F
K
HL
HP
E
I
IV
M
D
N
O
L
R
P
W
Q
X

DOCUMENTO
Acta
Acuerdos
Caracterizaciones
Carpeta Con Documentos
Certificados
Circular
Citacin
Consignaciones
Constancia
Contratos
Convenios
Documentos Fines Externos
Documentos Institucionales Y Reportes
Formato
Guas
Historias Laborales
Hoja De Vida Proveedores
Informe
Instructivo
Inventarios
Manual
Memorando
Normograma
Oficio
Planes Y Programas
Procedimiento
Proceso
Radicado
Reporte Sistemas
Resoluciones

34

M-SI-SIG-001

La documentacin que de manera general estructura el Sistema Integrado de Gestin


en la Universidad Francisco de Paula Santander es la siguiente:
DOCUMENTO
Poltica y objetivos de calidad
Manual de calidad
Procedimiento para el control de documentos
Procedimiento para el control de registros
Procedimiento para el control de producto no
conforme
Procedimiento de auditoras internas
Procedimiento para la formulacin de acciones
correctivas, preventivas y de mejora
Procedimiento de Tratamiento a las Peticiones,
Quejas, Reclamos y Sugerencias
Procedimiento de revisin por la direccin
Mapa de procesos
Fichas de caracterizacin de los procesos
Manual de funciones y competencias
Gua de administracin de riesgos
Manual de indicadores
Registros requeridos por la NTC GP 1000:2009 y
otros definidos dentro de los procesos.

La documentacin en general del Sistema se administra de acuerdo con lo indicado en


los procedimientos Control de documentos y Control de Registros. Se determin que
los documentos vigentes del Sistema Integrado de Gestin son los que se encuentran
para consulta de todos los funcionarios en el Sistema Integrado de Gestin, y en la
pgina web de la universidad; en el Link MECI-CALIDAD, de requerirse copia fsica del
documento, sta se entregar al solicitante como copia no controlada.

35

M-SI-SIG-001

3.7.3.1 Conceptos de tipos de documentos

A continuacin se describen algunos tipos de documentos que soportan la el desarrollo


de las actividades y funciones de los procesos.
Protocolo: conjunto de acciones, lineamientos y/o actividades que deben seguirse de
forma secuencial para llevar a cabo un procedimiento o producir una comunicacin.
Gua: describe las pautas y directrices para la ejecucin de acciones de forma que se
pueda llevar a cabo un trabajo o actividad concreta
Instructivo: describen cmo se realiza una tarea. Se pueden extraer las que se desean
realizar como parte de un procedimiento o de un proceso general.
Manual: documento que contiene la identidad de un proceso en cuanto a su imagen,
visin, misin, indicadores, servicios, productos, riesgos, lneas entre otras. En el caso
de productos o servicios los manuales contienen informacin especfica que identifica
su uso aplicacin para cada tipo de usuario o de acuerdo a sus caractersticas y
utilidades.
Plan: lista en la que se enumeran unas acciones concretas que se van a desarrollar en
un momento concreto
Programa: es una serie de actividades en el tiempo que se desarrollan en unas fechas
previstas con una duracin determinada
Informe: Documento en el cual se da cuenta de los avances realizados a lo largo de un
proyecto o proceso

3.7.4 Polticas operacionales

En el Cdigo de Buen Gobierno se encuentran definidas las polticas para la


administracin y gestin de la Entidad, las cuales constituyen el marco de accin
para hacer eficiente la gestin institucional, as como servir de gua de accin para la
implementacin de estrategias, planes, programas, proyectos y actividades. Dentro del
cdigo de buen gobierno, estn establecidas las polticas de operacin que se norman y
apoyan el funcionamiento general de la institucin.

36

M-SI-SIG-001

3.7.5 Controles

Dentro de la Gua de Administracin de Riesgos, establecida por el proceso de Sistema


Integrado de Gestin, se orienta la identificacin, anlisis y valoracin de los riesgos de
cada proceso. Adicionalmente, en los procedimientos se definieron puntos de control
los cuales tienen enfoque preventivo.

3.7.6 Administracin del Sistema Integrado de Gestin

Para garantizar el mantenimiento, revisin y mejora continua de la eficacia, eficiencia y


efectividad del Sistema Integrado de Gestin, la universidad define el Proceso de
Sistema Integrado de Gestin, creado segn la Resolucin N 0169 del 23 de julio de
2008; el cual gestiona el mejoramiento continuo de la institucin, a travs de la
estructura organizativa definida para tal fin. Definido de la siguiente manera: Oficina de
MECI Calidad, Jefe del SIG, Equipo operativo MECI Calidad, Representante de la
direccin, Comit Coordinador de Control Interno y Comit Evaluador.
Otro aspecto que apoya el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestin, lo
constituye la implementacin de los procedimientos requeridos por la NTC GP
1000:2009, la Universidad los define de la siguiente manera:

3.7.6.1 Control de Documentos


Este procedimiento tiene por objeto efectuar el control de los documentos del Sistema
Integrado de Gestin, con el fin de asegurar la disponibilidad de la versin vigente de
los documentos aplicables y facilitar el acceso a stos cuando se requiera. Aplica
tambin para el control de los documentos externos, referidos stos a la normatividad
que es aplicable y utilizada directamente por los procesos

3.7.6.2 Control de Registros


Los registros de la gestin que se hace en los procesos institucionales, dentro del
Sistema Integrado de Gestin, deben ser consolidados en los respectivos formatos, con
el fin de brindar evidencia objetiva de la realizacin de las actividades. En especial, se

37

M-SI-SIG-001

llevan los registros establecidos como obligatorios, en la NTC GP 1000:2009. Para ello,
se ha documentado el procedimiento de Control de Registros.
3.7.6.3 Auditoras internas
Con este procedimiento documentado se estandariza la forma como se deben realizar
las Auditorias Integrales a los procesos de la institucin, con el fin de determinar
mediante evidencia objetiva el cumplimiento con los requisitos del Sistema Integrado de
Gestin, as como su eficiencia, eficacia y efectividad. Inicia con la seleccin de los
auditores internos y finaliza con el archivo de los papeles de trabajo que soportan las
actividades de las Auditorias Integrales. Es un procedimiento implementado para todo
tipo de auditoras internas, de calidad, de control, ambientales, entre otras que son
realizadas en la Universidad.

3.7.6.4 Control de producto no conforme

Este procedimiento se enfoca en la identificacin, control y tratamiento al producto o


servicio no conforme que resulte de no cumplir los requisitos establecidos ante el
Ministerio de Educacin Nacional, para la oferta de programas acadmicos. Definidos
en el Proyecto educativo Institucional, en el plan de calidad y en documentos asociados
a estos. Su implementacin corresponde a los procesos misionales que entregan
directamente los productos y servicios al cliente externo, stos son: Gestin acadmica,
Investigacin y Extensin. Inicia con la identificacin de los productos y/o servicios no
conformes y finaliza con el seguimiento a las acciones tomadas para asegurar la
conformidad con los requisitos.
3.7.6.5 Formulacin de Acciones correctivas, preventivas y de mejora
En este procedimiento se describen las actividades que se deben desarrollar para
tomar acciones que eliminen las causas de no conformidades reales o potenciales en el
desarrollo de las actividades de la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa, y
prevenir que vuelva a ocurrir, as como evaluar los aspectos que permitan desarrollar
actividades de mejora en cada uno de los procesos. Inicia con la revisin y anlisis de
las fuentes que generan la no conformidad, y finaliza con la verificacin de la efectividad
de las acciones tomadas para eliminar y/o minimizar las causas del hallazgo, logrando
el mejoramiento del proceso.

38

M-SI-SIG-001

3.7.7 Medicin del Sistema Integrado de Gestin

El Sistema Integrado de Gestin se monitorea y mide a travs de indicadores de


gestin definidos para los procesos institucionales y para los planes y programas; se
han diseado indicadores que miden la gestin institucional en trminos de eficacia,
eficiencia y efectividad. Para verificar el enfoque del sistema con respecto a los
lineamientos estratgicos se construy un cuadro de mando que permite establecer la
cohesin de los procesos del Mapa de Procesos, los Objetivos Estratgicos y los
Objetivos de Calidad.
El cuadro de mando es un instrumento que apoya al proceso de Sistema Integrado de
Gestin para el seguimiento, evaluacin y toma de decisiones con base en hechos y
datos. Se actualiza y mantiene en los archivos del proceso de mejora Sistema Integrado
de gestin y en el proceso de Direccin y Planeacin, lo cual garantiza la
responsabilidad de la Direccin y la Medicin, anlisis y Mejora del Sistema Integrado
de Gestin.
Otro mecanismo que le permite a la Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa
fortalecer y controlar el Sistema Integrado de Gestin es la autoevaluacin institucional,
mecanismo que evala los controles y monitorea la gestin de la Entidad a travs de la
medicin de los resultados generados por los procesos misionales, evaluando su
diseo y aplicacin en un periodo de tiempo determinado.
Esta informacin sirve de insumo para que el proceso de Control Interno, de manera
independiente verifique la coherencia y aplicacin de los elementos de control del
Sistema de Control Interno por parte de los funcionarios, en cada uno de sus procesos
y su incidencia en la gestin institucional.

3.7.8 Mejora Continua

En cumplimiento del principio Mejora Continua, la Universidad Francisco de Paula


Santander Ocaa, ha establecido instrumentos para planificar y ejecutar los planes de
mejoramiento en los tres niveles que establece el MECI; estos instrumentos relacionan
las actividades que se deben adelantar con el propsito de eliminar las brechas
detectadas a nivel de cada servidor pblico, de cada proceso y a nivel institucional, esta
informacin queda plasmada en:

39

M-SI-SIG-001

El Plan de Mejoramiento Individual que lo lidera el proceso de Gestin Humana.


Se soporta con la evaluacin del desarrollo laboral.

Los Planes de Mejoramiento por Proceso se encuentran a cargo del Sistema


Integrado de Gestin; se fundamenta en las acciones correctivas, preventivas y de
mejora producto del seguimiento y evaluacin de la gestin.

Plan de mejoramiento Institucional: Recoge las recomendaciones y anlisis


generados en el desarrollo de los Componentes de Auditoria Interna, Evaluacin
Independiente y las observaciones del rgano de Control Fiscal. Est a cargo del
proceso de Control Interno.

3.7.9 Enfoque al cliente y partes interesadas

La Universidad Francisco de Paula Santander Ocaa define el principio de enfoque


hacia el cliente tanto interno como externo, como un lineamiento que norma la gestin
de los procesos, para asegurar que sus necesidades y requisitos legales y
reglamentarios estn determinados y se cumplan. Se aprovechar para este fin la
informacin relacionada con la percepcin del cliente respecto del cumplimiento de sus
requisitos por parte de la institucin, el procedimiento de acciones correctivas y
preventivas; la atencin de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias; el tratamiento a
los productos no conformes; los planes de mejoramiento, la revisin por la direccin,
entre otros.

4. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA
CONTROL DE CAMBIOS
28-06-2010 Creacin del documento
30-09-2011 Se agreg la resolucin 036 - 2011 de autoevaluacin
a los documentos de referencia. Se cambi la plantilla
del documento a 3. Se agreg el proceso de
autoevaluacin a los elementos de medicin
institucional.

REVISIN
A
B

40

M-SI-SIG-001

10-07-2012 Se agreg la resolucin 092 2012 por la cual se


articula la autoevaluacin con la medicin, anlisis y
mejora del sistema integrado de gestin. Se actualiz
el plan de desarrollo institucional 2012 2016. Se
actualizaron los productos y servicios. Se actualizaron
los objetivos de los procesos de acuerdo a las
caracterizaciones. Se actualiz el listado de tipos de
documentos y sus descripciones.

REVISO

APROBO

Coordinador SIG

Representante de la direccin

5. RELACIN DE ANEXOS

Anexo 1.
Anexo 2.
Anexo 3.
Anexo 4.

Estructura Orgnica
Matriz de coherencia entre el modelo por procesos y la estructura
organizacional
Correspondencia entre la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin
Pblica y el Modelo Estndar de Control Interno
Caracterizacin del proceso

41

M-SI-SIG-001

Anexo 1

42

M-SI-SIG-001

Anexo 2. Coherencia entre el Organigrama y el mapa de procesos institucional

43

M-SI-SIG-001

Anexo 4. Correspondencia entre la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin


Pblica y el Modelo Estndar de Control Interno

NTCGP 1000:2009
Ttulo
Sistema
Calidad

de

Gestin

MECI:2005
Numeral

de

Subsistema

Componente

Elementos

la
4
Direccionamiento
Estratgico
Control
Estratgico

Administracin del
riesgo

Valoracin del riesgo


Informacin primaria

Requisitos generales

4.1

Gestin documental

4.2

Generalidades
Manual de la calidad

4.2.1
4.2.2

Control de documentos

4.2.3

Control de los registros

4.2.4

Responsabilidad de la direccin

Informacin
Control de
gestin

Control de
gestin

Sistemas de informacin

Actividades de
control Informacin

5
Control
Estratgico

Compromiso de la direccin

Informacin secundaria

5.1

Control de
gestin

Ambiente de
control
Direccionamiento
Estratgico
Comunicacin
pblica

Estilo de direccin
Estructura organizacional
Comunicacin
organizacional

44

M-SI-SIG-001
Enfoque al cliente

5.2

Control
Estratgico

Control
Estratgico

Direccionamiento
Estratgico
Direccionamiento
Estratgico
Ambiente de control

Poltica de la calidad

5.3
Control de
gestin

Planificacin

5.4

Objetivos de la calidad

5.4.1

Planificacin del Sistema de


Gestin de la Calidad

5.4.2

Responsabilidad,
comunicacin

5.5

autoridad

Responsabilidad y autoridad

Control de
gestin

5.5.1

Control
Estratgico

Actividades de
control

Acuerdos ticos,
compromisos y protocolos
ticos
Polticas de operacin

Direccionamiento
Estratgico

Planes y programas

Direccionamiento
Estratgico

Estructura organizacional

Estilo de direccin

45

M-SI-SIG-001

Tabla B.1. (Continuacin)


NTCGP 1000:2009

MECI:2005

Ttulo

Numeral

Representante de la direccin

5.5.2

Comunicacin interna

5.5.3

Revisin por la direccin


Generalidades

5.6

Subsistema

Control de
gestin

Comunicacin
pblica

Elementos

Comunicacin organizacional

Control
Estratgico

5.6.1
Control
Estratgico

Informacin para la revisin

Componente

5.6.2

Control de
evaluacin

Administracin del
riesgo

Evaluacin
independiente
Autoevaluacin del control
Autoevaluacin
Autoevaluacin de la gestin

46

M-SI-SIG-001

Resultados de la revisin

5.6.3

Gestin de los recursos

6.1

Talento humano

6.2

Generalidades

6.2.1
toma

Planes de
mejoramiento

Provisin de recursos

Competencia,
formacin

Control de
evaluacin

Control
Estratgico

Direccionamiento
Estratgico

Control
Estratgico

Ambiente de
control

Planes y programas

Desarrollo del talento


humano

de conciencia y
6.2.2

Infraestructura

6.3

Control de
gestin

Ambiente de trabajo

6.4

Control
Estratgico

Realizacin del producto y/o


prestacin del servicio

Sistemas de informacin
Informacin

Direccionamiento
Estratgico

Planes y programas

47

M-SI-SIG-001

Planificacin de la realizacin del


producto y/o prestacin del servicio

7.1

Control
Estratgico

Direccionamiento
Estratgico

Procesos relacionados con el cliente


7.2
Determinacin de los requisitos
relacionados con el producto y/o servicio

7.2.1

Control de
gestin

Informacin

Revisin de los requisitos


relacionados con el producto y/o servicio

7.2.2

Control de
gestin

Actividades de
control

Informacin primaria

Polticas de operacin

48

M-SI-SIG-001

Tabla B.1. (Continuacin)


NTCGP 1000:2009
Ttulo

Numeral

Subsistema

MECI:2005
Componente

Elementos
Informacin primaria

Control de
gestin
Comunicacin con el cliente

7.2.3

Diseo y desarrollo
Planificacin del

7.
3

Informacin
Comunicacin
pblica

Control
Estratgico
Control de
gestin

Direccionamiento
estratgico
Actividades de
control

Control
Estratgico

Direccionamiento
Estratgico
Comunicacin
pblica

Medios de comunicacin
Comunicacin informativa

diseo y desarrollo
7.3.1

Elementos de entrada para el diseo y


desarrollo
Resultados del

diseo

7.3.2

y desarrollo

Revisin del diseo y desarrollo


Verificacin del

diseo

y desarrollo

Validacin del

diseo

y desarrollo

7.3.3
7.3.4
7.3.5
7.3.6

Control de los cambios del diseo y


desarrollo

Adquisicin de

bienes

7.3.7

y servicios
7.
4

Planes y programas
Comunicacin informativa

Control de

49

M-SI-SIG-001
Actividades de
control
Proceso de
servicios

7.4.1

Informacin de la adquisicin de bienes y


servicios

7.4.2

Verificacin de los productos y/o servicios


contratados

7.4.3

Produccin

Controles

adquisicin de bienes y

prestacin

del servicio

Control de la produccin y de la
prestacin del servicio
Validacin de los procesos de
produccin y de la prestacin del
servicio

7.
5

Control de
gestin
Control de
evaluacin

Actividades de
control
Autoevaluacin

7.5.1
7.5.2

50

M-SI-SIG-001

Tabla B.1. (Continuacin)


NTCGP 1000:2009
Ttulo

Numeral

Identificacin y trazabilidad

7.5.3

Propiedad del cliente

7.5.4

Preservacin del producto

7.5.5

Control de los equipos


seguimiento y de medicin

de

Medicin, anlisis y mejora

7.6

Subsistema

Control de
gestin

MECI:2005
Componente

Elementos

Actividades de
control

Controles

Generalidades

8.1

Seguimiento y medicin

8.2

Satisfaccin del cliente

8.2.1

Auditora interna

8.2.2

Control de
evaluacin
Control de
gestin
Control de
evaluacin

Informacin primaria
Informacin
Evaluacin
independiente

Auditora interna
Autoevaluacin de la gestin

Control de
evaluacin
Seguimiento y medicin de los
procesos

8.2.3
Control de
gestin

Autoevaluacin

Autoevaluacin del control

Actividades de
control
Comunicacin
pblica

Indicadores
Medios de comunicacin
Comunicacin informativa

51

M-SI-SIG-001
Seguimiento y medicin del
producto y/o servicio
Control del producto y/o servicio no
conforme

8.2.4
8.3

Anlisis de datos

8.4

Mejora

8.5

Control de
evaluacin
Control de
gestin
Control de
gestin

Autoevaluacin del control


Autoevaluacin
Actividades de
control
Informacin

Planes de
mejoramiento

Mejora continua

Accin correctiva

Accin preventiva

8.5.1

Controles
Informacin secundaria

Control de
evaluacin

Planes de mejoramiento por


proceso
Planes de mejoramiento
Institucional
Planes de mejoramiento
Individual

Control de
evaluacin

Planes de
mejoramiento

Control de
gestin

Actividades de
control

Control de
evaluacin

Planes de
mejoramiento

Control de
gestin

Actividades de
control

8.5.2
Controles

8.5.3

Controles

52

M-SI-SIG-001

Anexo 5. Caracterizacin del proceso


UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAA
Documento

CARACTERIZACION SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Cdigo

Z-SI-SIG-001

Fecha

05-06-2012

Dependencia

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Aprobado

COORDINADOR
GESTIN

SISTEMA

INTEGRADO

DE

Revisin

C
Pg.

1 (57)

NOMBRE DEL PROCESO: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN


OBJETIVO: Asegurar la conformidad del Sistema de Gestin de Calidad y la mejora continua de los procesos institucionales, de acuerdo a los
requerimientos legales y a las necesidades y expectativas de los clientes.
ALCANCE: Desde planificacin de las actividades para el mantenimiento del SGC hasta su evaluacin y mejora continua
LIDER DE PROCESO: JEFE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
ENTRADA / INSUMO
NTC ISO 9001:2008
NTC GP 1000:2009
MECI
Normatividad interna
Calendario acadmico
Resultados de la revisin por la
direccin
Informes de auditoras externas
Decreto 1295
Modelo de autoevaluacin institucional
Gua de autoevaluacin institucional

PH
VA

ACTIVIDADES CLAVE
DEL PROCESO

 Planificacin
de
las
actividades que respondan a
los
requerimientos
normativos del SGC en la
institucin.
-

Conformacin de equipos
de trabajo.
Evaluacin de la poltica
y objetivos de calidad.
Requisitos generales del
SGC.
Responsabilidad de la
Direccin.

SALIDA

USUARIOS - PROCESOS

RESULTADO
 Plan de accin del proceso
 Resolucin de estructura
organizativa del Sistema
Integrado de Gestin
 Estructura del Sistema de
Gestin de Calidad
 Plan de trabajo para la
medicin, anlisis y mejora
 Manual del SIG

53

INTERNO
Procesos
institucionales

EXTERNO
Entes
de
control
MEN
Entidades
certifica-doras

M-SI-SIG-001
-

Gestin de los recursos.


Realizacin del producto
o prestacin del servicio.
Medicin,
anlisis
y
mejora.

 Manual de Indicadores
 Manual de procedimientos
 Gua
de
institucional
 Poltica
calidad

Manual de indicadores
Matriz de autoevaluacin
Informes de autoevaluacin anteriores
Planes de mejoramiento por procesos
Plan de trabajo para la medicin,
anlisis y mejora
Fichas de indicadores
Procedimientos obligatorios NTC ISO
9001:2008 y NTC GP 1000:2009

Aseguramiento del Sistema


Integrado de Gestin en los
procesos
institucionales,
a
travs
del
diseo,
implementacin, mantenimiento
y mejora del sistema.
 Organizacin de comit de
calidad
 Control de documentos
 Control de registros
 Administracin
del
procedimiento de PQRS

Autoevaluacin

objetivos

de

 Mapa de procesos
 Actas de comits

Procesos
institucionales

 Listado
maestro
documentos

de

de

 Fichas de caracterizacin de
los procesos.
 Evidencias de socializacin
del procedimiento de PQRS
y de PNC
 Actualizacin de las fichas
de indicadores

54

Entes
control
MEN

Entidades
certifica-doras

Normatividad interna
Decreto 1295
Modelo de autoevaluacin institucional
Gua de autoevaluacin institucional

Manual de indicadores
Informes de autoevaluacin anteriores
Planes de mejora por procesos
Plan de trabajo para la medicin,
anlisis y mejora
Fichas de indicadores
Procedimientos obligatorios NTC ISO
9001:2008 y NTC GP 1000:2009
Normatividad interna
Gua de autoevaluacin institucional
Decreto 1295 de 2010

Manual de indicadores
Informes de autoevaluacin anteriores
Planes de mejora por procesos
Plan de trabajo para la medicin,
anlisis y mejora
Fichas de indicadores
Procedimientos obligatorios NTC ISO
9001:2008 y NTC GP 1000:2009
Normatividad interna
Gua de autoevaluacin institucional
Decreto 1295 de 2010

 Identificacin de hallazgos
 Aseguramiento
del
procedimiento de Revisin por
la Direccin.
 Acompaamiento permanente
a los procesos para el
mantenimiento del SGC.
 Orientacin de lineamientos
para la medicin, anlisis y
mejora
en
los
proceso
institucionales
 Verificacin de efectividad de
acciones de mejora para:
- Peticiones,
Quejas,
Reclamos y Sugerencias.
- Producto no conforme
- Hallazgos del SGC.
 Revisin
y
actualizacin
permanente
del
Listado
Maestro de documentos
 Implementacin del modelo
de
Autoevaluacin
institucional

 Evidencias de socializacin
del
modelo
de
autoevaluacin institucional.

Procesos
institucionales

M-SI-SIG-001
Entes
de
control
MEN

 Renovacin de
internas
y
calificados.

licencias
registros

 Informes
procesos

de

PQRS

por

 Informes
procesos

de

PNC

por

 Informe de Revisin por la


Direccin
 Listado
Maestro
documentos actualizado

de

 Informe de autoevaluacin
por programa
 Informe de autoevaluacin
institucional
 Estrategias de mejoramiento
por proceso
 Actualizacin de los planes
de
mejoramiento
por
programa

55

Entidades
certifica-doras

Procesos
institucionales

Entes
control

de

MEN
Entidades
certifica-doras

Documento
clientes
internos
externos y sus expectativas.

 Medicin de la satisfaccin
del cliente

 Resultados de las encuestas


de satisfaccin de los
estudiantes.

Procesos
institucionales

Formatos de encuestas

M-SI-SIG-001
Entes
de
control
MEN

 Resultados de la medicin
de la satisfaccin de los
clientes internos.

Calendario acadmico

Entidades
certifica-doras

Gua de autoevaluacin institucional

 Resultados de las encuestas de


satisfaccin de los estudiantes.
 Resultados de la medicin de la
satisfaccin de los clientes internos.
 Medicin de la percepcin de los
empresarios,
respecto
del
desempeo de los pasantes.

 Proporcionar informacin de la
gestin por procesos, para el
diseo
de
planes
de
mejoramiento.

 Medicin de la percepcin
de los empresarios, respecto
del desempeo de los
pasantes.
 Plan de mejoramiento del
Sistema
Integrado
de
Gestin.

Procesos
institucionales

Entes
control
MEN

 Definicin de acciones de
mejoramiento
para
los
hallazgos que afecten el
cumplimiento de los objetivos
del proceso.

Entidades
certifica-doras

 Informes de auditoras internas


 Informes de PQRS por procesos
 Informes de PNC por procesos
 Informe de
Direccin

Revisin

por

RECURSOS HUMANOS

de

la
INFRAESTRUCTURA

SEGUIMIENTO Y MEDICIN

56

Representante de la Direccin
Jefe del Sistema Integrado de Gestin
Equipo operativo MECI CALIDAD
Coordinador de Autoevaluacin
Personal de apoyo al Sistema Integrado de
Gestin
REQUISITOS LEGALES
Ver Normograma

Recursos tecnolgicos, fsicos, equipos de


oficina.

M-SI-SIG-001
Ver manual y fichas de indicadores
Ejecucin del plan de accin
Eficacia de las acciones de mejora por
proceso
Satisfaccin del cliente interno / externo

REQUISITOS SGC

REQUISITOS MECI

4. Sistema de gestin de
calidad
5. Responsabilidad de la
direccin
6.Gestin de los recursos
7. Realizacin del producto o
prestacin del servicio excepto
7.6
8. Medicin, anlisis y mejora.
RIESGOS

Ver mapa de riesgos

1. Control estratgico
2. Control de Gestin
3. Control de Evaluacin

PARAMETROS DE CONTROL
Informacin veraz y oportuna
Rapidez y pertinencia en el servicio
Auditoras internas
Control de documentos y registros
Revisin por la direccin
Producto no conforme
Acciones correctivas y preventivas
PQRS

57