MC01 Manual Sistema Integrado de Gestion v9 PDF

Repblica de Colombia
Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Direccin de Planeacin y Control de Gestin
Manual del Sistema Integrado de Gestin
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MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

NTC ISO 9001: 2008 / NTCGP 1000: 2009
NTC ISO 14001:2004 / ISO IEC 27001:2006
NTC-OHSAS 18001:2007
Bogot D.C., Febrero de 2013
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1.1 Objetivo del Manual............................................................................................. 3

1.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestin ......................................................... 3
1.3 Justificacin de Exclusiones ................................................................................ 3
1.4 Control del Manual .............................................................................................. 4
1.5 Estructura de la Documentacin ......................................................................... 4
2.1 Presentacin del ICBF ........................................................................................ 5
2.2 Organizacin ....................................................................................................... 5
2.3 Misin .................................................................................................................. 6
2.4 Visin .................................................................................................................. 6
3.1 Fundamentos ...................................................................................................... 6
3.2 Servicios.............................................................................................................. 6
3.3 Clientes/Usuarios y partes interesadas ............................................................. 12
3.4 Necesidades de los Clientes ............................................................................. 12
3.5 Marco Legal ...................................................................................................... 13
3.6 Polticas del Sistema Integrado de Gestin ...................................................... 13
3.7 Objetivos Sistema Integrado de Gestin .......................................................... 15
4.1 Requisitos Generales ........................................................................................ 16
5.1 Compromiso de la Direccin ............................................................................. 18
5.2 Enfoque al Cliente ............................................................................................. 18
5.3 Planificacin ...................................................................................................... 18
5.4 Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin .................................................... 19
5.5 Revisin por la Direccin................................................................................... 21
6.1 Provisin de los Recursos ................................................................................. 22
6.2 Talento Humano ................................................................................................ 22
6.3 Infraestructura ................................................................................................... 23
6.4 Ambiente de Trabajo ......................................................................................... 24
7.1 Planificacin de prestacin del servicio ............................................................. 24
7.2 Procesos relacionados con el cliente ................................................................ 24
7.3 Diseo y Desarrollo ........................................................................................... 26
7.4 Adquisicin de bienes y servicios ...................................................................... 26
7.5 Prestacin del Servicio ...................................................................................... 28
7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medicin .................................... 29
8.1 Generalidades ................................................................................................... 30
8.2 Seguimiento y Medicin .................................................................................... 30
8.3 Control del Servicio No Conforme ..................................................................... 31
8.4 Anlisis de Datos............................................................................................... 32
8.5 Mejora ............................................................................................................... 32
Anexo 2: Estructura Orgnica ................................................................................. 33
Anexo 3: Mapa De Macro Procesos ........................................................................ 34
Anexo 4. Matriz Requisitos vs. Macroprocesos ....................................................... 35
Anexo 5. Matriz de comunicaciones internas y externas......................................... 35
Anexo 6. Caracterizacin Macroproceso/proceso ................................................... 35
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CAPITULO 1: PRESENTACIN DEL MANUAL

1.1 Objetivo del Manual
Describir el Sistema Integrado de Gestin conformado por los Ejes de Gestin de Calidad-SGC,
Gestin Ambiental-SGA, Gestin de Seguridad de la Informacin-SGSI y Gestin de Seguridad
y Salud Ocupacional-SYSO, que el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar implementa,
mantiene y mejora continuamente para la prestacin de sus servicios en el marco de la
Garanta de Derechos y la Proteccin Integral, con el fin de lograr la satisfaccin de los nios,
nias, adolescentes y familias.
En este contexto, este manual da respuesta a los requisitos establecidos en las normas:
NTC ISO 9001:2008: Sistema de Gestin de Calidad. Requisitos
NTCGP 1000:2009: Sistema de Gestin de Calidad. Para la rama ejecutiva del poder
pblico y otras entidades prestadoras del servicio. Requisitos.
NTC ISO 14001:2004: Sistema de Gestin Ambiental. Requisitos
ISO/IEC 27001:2006: Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin. Este manual
incluye la Declaracin de Aplicabilidad en el Anexo 7 Declaracin de Aplicabilidad
NTC-OHSAS 18001:2007: Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional
El manual describe las polticas y los objetivos para el Sistema Integrado de Gestin, su alcance
y la justificacin de las exclusiones frente a las normas antes citadas y la descripcin e
interaccin de los procesos y la documentacin asociada.
1.2 Alcance del Sistema Integrado de Gestin
Prestacin del servicio pblico de bienestar familiar para el desarrollo y la proteccin integral de
la primera infancia, la niez, la adolescencia y el bienestar de las familias en Colombia.
En el mbito geogrfico, dicho manual aplica para las 33 Regionales, sus Centros Zonales y la
Sede de la Direccin General.
1.3 Justificacin de Exclusiones
Para el Sistema Integrado de Gestin del ICBF, no aplican los siguientes requisitos de las
Normas NTCGP 1000:2009 e NTC ISO 9001:2008
-Diseo y desarrollo (7.3):
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Se encuentra excluido por considerarse que el diseo y desarrollo no aplica a la Entidad por
enmarcarse en los requisitos de la Ley 1098 de 2006 - Cdigo de la Infancia y la Adolescencia;
y el Plan Nacional de Desarrollo; los servicios que presta el ICBF son resultado de la
materializacin de Polticas de Estado.
El ICBF no disea ni reglamenta polticas, brinda asistencia tcnica a nivel sectorial para el
diseo de las mismas, las cuales son emitidas a nivel de Ministerios, y la mesa Intersectorial
para la primera infancia, la cual define los lineamientos tcnicos para el Desarrollo de la
Estrategia de Cero a Siempre.
El Orden jerrquico en que se materializa una poltica sectorial es el siguiente:
1. Poltica
2. Planes (Intersectoriales)
3. Proyectos y Programas (Lineamientos Tcnico Administrativos)
4. Servicios
Sin embargo esta exclusin no afecta la capacidad o responsabilidad del ICBF para suministrar
servicios que cumplan con las necesidades de los clientes y la normatividad vigente.
1.4 Control del Manual
El Manual se actualiza para garantizar la correspondencia con los cambios de los procesos, los
procedimientos y los requisitos de Ley; la naturaleza de su actualizacin se identifica en el
anexo 1. Control de Cambios. Su revisin es realizada por la Direccin de Planeacin y Control
de Gestin -Subdireccin de Mejoramiento Organizacional y aprobada por el representante ante
el sistema.
El manual ser publicado en la Intranet y para efectos del Sistema Integrado de Gestin, las
copias impresas se consideran como copias NO CONTROLADAS.
Una vez aprobado el Manual, la Subdireccin de Mejoramiento Organizacional actualiza el
listado maestro de documentos, lo publica en la Intranet, e informa a travs de distintos medios
internos de comunicacin a todos los colaboradores, servidores pblicos y particulares al
servicio del ICBF para que pueda ser consultado.
Las copias impresas no requieren de actualizacin y por lo tanto son consideradas para un uso
temporal o para fines de informacin, y se consideran como copias NO CONTROLADAS.
En todo caso, se considera el consumo de papel como uno de los aspectos ambientales ms
significativos de las actividades de oficina en el ICBF y su uso racional constituye una de las
mejores prcticas ambientales del hbitat laboral, razn por la cual y de no ser necesaria una
copia impresa, se recomienda la consulta en medio magntico.
1.5 Estructura de la Documentacin
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La documentacin del Sistema Integrado de Gestin se encuentra organizada de la siguiente

forma:
Primer Nivel
Segundo Nivel:
Tercer Nivel:
Cuarto Nivel:
Quinto nivel:
Sexto Nivel:
Manual
Caracterizaciones de Macro procesos y Procesos
(cuando aplique)
Procedimientos Documentados, Planes de Gestin
Ambiental, Plan de Preparacin y Respuesta ante
Emergencia, Plan de Continuidad del Negocio
Lineamientos,
Manuales Operativos, Normas
Tcnicas de Empresa
Guas, Instructivos, Protocolos, Instrumentos,
Publicaciones
Registros especficos para cada Macro Proceso y
procesos
CAPITULO 2: EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

2.1 Presentacin del ICBF
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF- Cecilia de la Fuente de Lleras, es un
establecimiento pblico descentralizado, con personera jurdica, autonoma administrativa y
patrimonio propio adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social mediante
Decreto 4156 del 3 de noviembre de 2011, creado por la Ley 75 de 1968, reorganizado
conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979 y su Decreto Reglamentario 2388 de 1979.
El ICBF tiene por objeto propender y fortalecer la integracin y el desarrollo armnico de la
familia, proteger a los nios, nias y adolescentes y garantizarle sus derechos. Para ello,
coordina la integracin funcional de las Entidades pblicas y privadas que conforman el Sistema
Nacional de Bienestar Familiar- SNBF para que participen armnica y racionalmente de acuerdo
a su competencia.
2.2 Organizacin
El ICBF cuenta con una Sede de la Direccin General en el nivel central, aprobada mediante
Decreto 0987 del 14 de mayo de 2012; treinta y tres (33) regionales en el nivel departamental y
doscientos uno (201) centros zonales en el nivel municipal, con cobertura nacional en los 1.102
Municipios para ejecutar los programas y servicios misionales de la Entidad a favor de la niez y
la familia. (Ver anexo 2 Estructura Orgnica ICBF).
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2.3 Misin
Trabajamos por el desarrollo y la proteccin integral de la primera infancia, la niez, la
adolescencia y el bienestar de las familias en Colombia
2.4 Visin
Ser ejemplo mundial en la construccin de una sociedad prospera y equitativa a partir del
desarrollo integral de las nuevas generaciones y sus familias
Los valores, principios y objetivos estratgicos se pueden consultar en el Plan Indicativo
Institucional 2011-2014 Por la cual se actualiza el Plan Indicativo Institucional para el
periodo 2011-2014: para que los nios y las familias de Colombia tengan derecho a
crecer con bienestar. Nuestros resultados son derechos y deroga la Resolucin N 4379
de 2011 en intranet: Macro Procesos / Direccionamiento Estratgico / Plan Indicativo
Institucional
CAPITULO 3: SERVICIOS QUE PRESTA EL ICBF
3.1 Fundamentos
La familia es el ambiente y el paradigma de relacin social primaria ms adecuada para el
desarrollo humano, por lo cual el Estado debe brindarle toda su proteccin.
Es claro que a la familia corresponde la responsabilidad fundamental de la asistencia,
educacin y cuidado de los nios, nias y adolescentes, tarea en la que habr de contar con la
colaboracin de la sociedad y del Estado. Este ltimo cumple una funcin manifiestamente
supletoria, cuando los padres no existen o cuando no puedan proporcionar a sus a hijos las
condiciones indispensables para llevar una vida plena.
3.2 Servicios
La Oferta de Servicios del ICBF se define en los Lineamientos de Programacin, establecidos
travs de programas, proyectos y modalidades de atencin. De igual manera el componente
tcnico y de operacin de cada uno de los servicios, se encuentra definido en los Lineamientos
Tcnico Administrativos y Manuales Operativos. Para los Macro misionales se han diseado
los siguientes servicios, de acuerdo con los diferentes grupos etreos y problemticas de
proteccin:
3.2.1 Primera Infancia
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La Primera Infancia (Menores de 6 Aos): El apoyo a la primera infancia se brinda a travs de la

operacin del Servicio Pblico de Bienestar Familiar- SPBF en diferentes modalidades de
atencin las cuales comprenden el conjunto de procesos, recursos, parmetros y actividades en
corresponsabilidad con la familia, la comunidad y el Estado que se articulan para dar respuesta
al derecho que tiene la familia de ser apoyada para garantizarle a los nios y nias menores de
seis aos su desarrollo armnico e integral y el ejercicio pleno de sus derechos.
De los servicios de apoyo a la primera infancia, hacen parte modalidades que realizan acciones
con las familias gestantes, con las madres lactantes y sus hijos hasta los dos aos, y con
grupos de nios y nias menores de seis aos. Tiene programas de:
Desayunos Infantiles Con Amor: Mejorar el consumo y aprovechamiento biolgico de
alimentos a nios entre seis meses y cuatro aos once meses de edad, pertenecientes a
familias de los niveles 1 y 2 del SISBEN, mediante el suministro de un complemento
alimentario y la realizacin de acciones formativas, de promocin, de prevencin y
atencin en salud en los 1.102 municipios, con la participacin activa de la familia, la
comunidad y Entes Territoriales, en coordinacin con organizaciones no
gubernamentales y empresas privadas, con el propsito de contribuir a la seguridad
alimentaria y nutricional de los nios menores de edad.
Recuperacin Nutricional Ambulatoria Racin Preparada: Contribuir a la recuperacin
del estado nutricional del nio y nia menor de cinco aos, con riesgo de peso bajo para
la talla; peso bajo para la talla o desnutricin aguda y peso muy bajo para la talla o
desnutricin aguda severa; adicionalmente, menores de dos aos con riesgo de peso
bajo para la edad; peso bajo para la edad o desnutricin global; peso muy bajo para la
edad o desnutricin global severa, para avanzar en el logro de un estado nutricional
adecuado en la primera infancia y as romper el ciclo de desnutricin-pobreza-bajo nivel
educativo; con la participacin de la familia como responsable directa de la atencin de
los nios y nias, la sociedad como corresponsable y del Estado como garante de los
derechos de la niez.
Centros de Recuperacin Nutricional para la Primera Infancia: Recuperar el estado de
salud y nutricional de los nios y nias menores de 5 aos 11 meses con diagnstico de
desnutriciones graves, a travs de una intervencin interdisciplinaria que involucra a la
familia y la comunidad, con el fin de contribuir en la disminucin de las muertes por o
asociadas a la desnutricin.
Hogares ICBF - HCB FAMI: Apoyar a las familias en desarrollo en la cualificacin de las
relaciones intrafamiliares y el fortalecimiento de vnculos afectivos, para que apoyen el
desarrollo de los nios y nias desde su gestacin, vinculando adems a otros adultos
para que participen de la crianza de los nios.
Hogares ICBF - HCB Tradicionales Jardines Sociales: Proporcionar espacios de
socializacin para los nios y las nias de hasta cinco aos de edad, con el fin de
promover su desarrollo psicosocial, cultural, moral y fsico y propiciar su participacin
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como sujetos de derechos. Fomentar una cultura de deberes y responsabilidades desde

la primera infancia. Promover y coordinar con los organismos de salud, la vinculacin de
los nios beneficiarios al Sistema General de Salud, se garantice la aplicacin de la
vacunacin, acorde con el esquema completo para la edad, as como el control de
crecimiento y desarrollo.
Hogares Infantiles: Propiciar el desarrollo fsico, social, emocional y cognitivo de los
nios menores de 5 aos, prioritariamente los nios de familias con alta vulnerabilidad
socioeconmica, a travs de acciones que propicien el ejercicio de sus derechos.
Lactantes y Preescolares: Propiciar el desarrollo fsico, social, emocional y cognitivo de
los nios menores de 5 aos, prioritariamente los nios de familias con alta
vulnerabilidad socioeconmica, a travs de acciones que propicien el ejercicio de sus
derechos.
Jardines Comunitarios: Apoyar a la familia para que asuma su responsabilidad en el
desarrollo integral de los nios y nias de 2 a 4 aos 11 meses de la poblacin
vulnerable, mediante la realizacin de actividades educativas, pedaggicas,
nutricionales y de formacin de los padres y adultos a cargo de los nios, promoviendo
el fortalecimiento de las pautas de crianza positivas, los factores protectores de la familia
y la comunidad, para la prevencin de la violencia intrafamiliar.
Promocin y Fortalecimiento a la Lectura: Favorecer el desarrollo de los lenguajes y de
las posibilidades expresivas, comunicativas y creativas de los nios y las nias desde la
primera infancia, al enriquecer y cualificar las prcticas pedaggicas en las diferentes
modalidades de atencin del ICBF, a travs de la conformacin de las Bibliotecas
Infantiles y la formacin, acompaamiento y evaluacin permanente a los agentes
educativos involucrados en el proyecto.
Bienestarina por Convenios: Contribuir a mejorar la situacin alimentaria y nutricional, de
los nios y adolescentes de las zonas rurales del pas que estudian en instituciones
educativas de manera interna y apoyar el desarrollo proyectos formativos propios que
conlleven al mejoramiento de las condiciones de vida de sus familias. Familias con nios
y nias, adolescentes, mujeres gestantes y madres en perodo de lactancia, instituciones
que tengan como objetivo dentro de su misin la atencin a poblacin en condiciones de
vulnerabilidad y extrema pobreza.
Acciones para la Atencin Integral: Desarrollar e Implementar un modelo institucional de
atencin integral a travs de la cualificacin de los programas de atencin de primera
infancia existentes y la transferencia de nios y nias de programas de hogares ICBF y el
programa de desayunos infantiles a esquemas de atencin integral. Capacitar agentes
educativos comunitarios e institucionales en el modelo de atencin integral, para garantizar
el desarrollo infantil adecuado y la atencin integral de los nios y nias en sus ambientes
educativos. Garantizar que los nios en programas del ICBF sean reportados y definida la
transicin con el MEN para ingresar al sistema educativo. Fortalecer y cualificar programas
de atencin a la primera infancia mediante la integracin sistmica de los cuatro
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componentes: desarrollo fsico y salud, nutricin, desarrollo cognitivo psicosocial y

proteccin y cuidado. Lograr el equilibrio y armona entre la proteccin, nutricin y
educacin inicial, para el desarrollo de los nios y nias en la primera infancia.
3.2.2 Niez y adolescencia
Apoyo a la Niez y Adolescencia (Entre 6 y 17 Aos): El apoyo a los menores entre 6 y 17 aos
se brinda a travs de la operacin del Servicio Pblico de Bienestar Familiar- SPBF en
diferentes modalidades de atencin las cuales comprenden el conjunto de procesos, recursos,
parmetros y actividades en corresponsabilidad con la familia, la comunidad y el estado que se
articulan para dar respuesta al derecho que tiene la familia de ser apoyada para garantizarle
esta poblacin su desarrollo armnico e integral y el ejercicio pleno de sus derechos.
Programa Promocin y Prevencin para la Proteccin integral de nios, nias y
adolescentes
El Programa de Promocin y Prevencin para la Proteccin Integral de Nios, Nias y
Adolescentes busca la promocin, garanta y proteccin integral de los NNA, comprende su
reconocimiento como sujetos de derechos; la garanta y cumplimiento de los mismos; la
prevencin de su amenaza o vulneracin y la activacin de la respuesta institucional en los
casos que se requiera su restablecimiento. Las acciones de restablecimiento de derechos son
responsabilidad de los actores institucionales del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, entre
otros
Programa de Alimentacin Escolar
Es uno de los programas diseados para fortalecer la estrategia de permanencia de los nios,
nias y adolescentes en el Sistema Educativo, a travs de la cual se suministra a los
estudiantes un complemento alimentario y se brinda educacin en hbitos saludables
Asistencia Nutricional al Escolar y Adolescente: Garantizar alimentacin inocua a los
escolares, que aporte un mnimo del 20% de las recomendaciones diarias de energa y
nutrientes acordes con su edad y sexo, en especial el calcio, hierro y vitamina A, durante
la jornada diaria de estudio y el periodo escolar. Promover y fomentar en los escolares,
la formacin de hbitos alimentarios y, que favorezcan su salud en todas las etapas del
ciclo vital, a travs de procesos formativos en el mbito escolar.
3.2.3 Familia
Programa Nacional de Alimentacin para el Adulto Mayor
Contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de los Adultos Mayores a travs del
suministro de un complemento alimentario para 214.933 Adultos(as) Mayores en condiciones de
extrema vulnerabilidad econmica y social.
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Familias con Bienestar:

Desarrollar y potenciar capacidades en las familias Colombianas para la promocin de la
convivencia armnica de todos sus integrantes, la prevencin de la violencia en el contexto
familiar, a travs de una estrategia pedaggica diferencial, psicolgica y social, que promueva el
mejoramiento de su calidad de vida y bienestar
.
Grupos tnicos
En las comunidades de grupos tnicos, se debe igualmente apoyar el fortalecimiento de su
identidad cultural, sus costumbres alimentarias y formas de socializacin propias de los
Indgenas, Afrocolombianos, Raizales y Rom.
3.2.4 Proteccin
Acciones para preservar, proteger y restituir el ejercicio integral de los derechos de los nios,
nias, adolescentes y familias.
Comprende el conjunto de servicios actuaciones orientados a preservar, proteger y restituir el
ejercicio pleno de los derechos a nios, nias y adolescentes menores de 18 aos en situacin
de inobservancia, amenaza y vulneracin de derechos, bien sea vctimas de delitos, autores o
participes de estos (medidas de carcter pedaggico especifico o diferenciado), en conflicto con
la Ley Penal, vctimas o desvinculados de Grupos armados irregulares, con el fin de garantizar
previo la verificacin del cumplimiento de sus derechos a lograr su integracin reintegro familiar,
social y comunitario en cumplimiento de la misin institucional de acuerdo a los tratados y
convenios internacionales (Convencin de los derechos del nio, Constitucin Poltica las
competencias definidas en el Cdigo de la Infancia y la Adolescencia (Decreto, la Ley 1098 de
2006 y los Lineamientos Tcnicos del Proceso Administrativo de Restablecimiento de
Derechos).
Atencin desde Centro Zonal:
Asuntos Conciliables: Se refiere a las intervenciones realizadas por el Defensor de Familia y su
equipo interdisciplinario, en situaciones suceptibles de conciliacin entre las partes, definiendo
acciones de mutuo acuerdo, en beneficio del ejercicio y garanta de los derechos de los nios,
nias y adolescentes. Los asuntos conciliables en el ICBF son:
Fijacin de Cuota de Alimentos, Revisin de Cuota de Alimentos, Ofrecimiento de Alimentos,

Fijacin de Visitas, Revisin de Visitas, Fijacin de Custodia y Cuidado Personal, Revisin de
Custodia y Cuidado Personal, Permiso de Salida del Pas, Restitucin Internacional, Fijacin
Provisional de Residencia Separada, Suspensin de Vida en Comn de Cnyuges o
Compaeros Permanentes, Separacin de Cuerpos y Bienes - Acuerdos Conciliatorios,
Cauciones de Comportamiento Conyugal y Disolucin y Liquidacin de Sociedad Conyugal por
Causa Diferente de la Muerte del Cnyuge.
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Asuntos No Conciliables o No Conciliados: Se refiere a las intervenciones realizadas por el

Defensor de Familia y su equipo interdisciplinario mediante acciones integrales para el
restablecimiento de los derechos, en beneficio de nios, nias y adolescentes, que se ven
afectados por situaciones de inobservacia, amenaza o vulneracin de los mismos y que no son
susceptibles de conciliacin entre las partes. Los asuntos no conciliables en el ICBF son:
Reconocimiento Voluntario de Paternidad/Maternidad, Investigacin de Paternidad, Ordinario de
Filiacin, Impugnacin de Paternidad / Maternidad, Impugnacin de Reconocimiento, Ejecutivo
de Alimentos, Ejercicio Arbitrario de la Custodia, Privacin de Patria Potestad, Suspensin de
Patria Potestad, Rehabilitacin de Patria Potestad, Interdiccin o Prrroga de la Patria Potestad,
Nombramiento de Guarda o Tutor, Remocin de Guardador o Tutor, Impedimento de Salida del
Pas, Licencia Judicial para Venta de Inmuebles, Autorizacin para Venta de Inmuebles (Ley
9/89), Permiso Laboral en Ausencia de Representante Legal.
Procesos Civiles en Juzgados de Familia.
Hogares Gestores y Hogares Sustitutos.
Instituciones de Proteccin para las siguientes problemticas
Por Condiciones de amenaza o vulneracin

Con discapacidad o enfermedad de cuidado especial
En situacin de vida en calle
En explotacin laboral
Con consumo de sustancias psicoactivas
En explotacin sexual
Vctimas del conflicto armado
Instituciones de sistemas de responsabilidad penal para adolescentes
En conflicto con la Ley (Restablecimiento)

En conflicto con la Ley (Sistema de Responsabilidad Penal)
En conflicto con la Ley (Rgimen decreto)
Unidades Mviles
Unidades Mviles: Contribuir a la garanta y restitucin de los derechos de los nios, nias y
adolescentes, mujeres gestantes, madres lactantes y su grupo familiar, familias indgenas,
familias afro descendientes y adultos mayores en situacin de desplazamiento, vctimas de
desastres, o inseguridad alimentaria, mediante el desarrollo de acciones integrales y
diferenciales de acompaamiento. Sus principales objetivos son:
-Prestar asistencia alimentaria de emergencia y acompaamiento nutricional.
-Apoyar los procesos de organizacin y participacin comunitaria.
-Promover acciones que atenen las consecuencias traumticas de los eventos vividos,
y prevengan los riesgos asociados al desplazamiento.
-Promover y gestionar la articulacin intersectorial para la atencin.
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3.3 Clientes/Usuarios y partes interesadas

Son Clientes y partes interesadas del ICBF las Entidades Pblicas, Privadas, Sociales y
Comunitarias legalmente autorizadas que trabajan unidas para mejorar las condiciones de vida
de la niez y la familia, en los Municipios, Departamentos y en todo el territorio nacional.
Estas Entidades demandan el Servicio de Articulacin del SNBF recibiendo acompaamiento,
capacitacin y asistencia tcnica, para la implementacin de los programas diseados por el
ICBF como ente rector y articulador del Sistema.
El Sistema Nacional de Bienestar Familiar est integrado por los siguientes agentes:
1. El Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, al cual est adscrito el Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar. 2. El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en su
calidad de ente rector, coordinador y articulador del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
3. Los Departamentos.
4. Los Distritos.
5. Los Municipios.
6. Las comunidades organizadas y los particulares.
7. Las Comisaras de Familia
8. La Polica de Infancia y Adolescencia
9. Las Cajas de Compensacin Familiar
10. Las dems Entidades o Instituciones, Pblicas o Privadas, que contribuyan o estn
llamadas a contribuir, de acuerdo con su objeto de constitucin o a mandato de Ley o
reglamento, a garantizar, directa o indirectamente, la prestacin del servicio pblico de
bienestar familiar.
El ICBF atiende activamente a estos clientes en todos los niveles: nacional, regional y municipal
y/o local, para ello participa de los Concejos de Poltica Social con el fin de acompaar y brindar
asistencia tcnica en la implementacin de todo lo establecido en la Ley de Infancia y
Adolescencia.
Los clientes o usuarios de los servicios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar son los
nios, nias, adolescentes colombianos, adulto mayor y las familias colombianas y extranjeras
(adopciones). Los Grupos poblacionales se describen en el numeral 3.2 Servicios.
3.4 Necesidades de los Clientes
Son necesidades de nuestros clientes:
Que se posibiliten, se preserven, restituyan y respeten los derechos del nio, nia o
adolescente y de su familia, que se han vulnerado o estn amenazados.
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Que cuando acudan al ICBF reciban un trato humano digno y un servicio eficiente.
Que se contribuya al mejoramiento de la calidad de vida de los adultos mayores.
Que se fortalezca el desarrollo humano para el ejercicio pleno de los derechos de los nios,
nias y adolescentes.
Las establecidas en la Ley 1098 Cdigo de la infancia y la adolescencia y dems normatividad
relacionada con la garanta y restablecimiento de los derechos de los nios, nias, adolescentes
y familias.
3.5 Marco Legal
Los Macroprocesos/procesos establecidos por el ICBF se rigen bajo normas que tienen como
finalidad establecer los principios y las reglas generales para su funcionamiento (Ver
Procedimiento de Identificacin y Evaluacin de Requisitos Legales ).
3.6 Polticas del Sistema Integrado de Gestin

3.6.1 POLTICA INTEGRAL
En el ICBF prestamos servicios con calidad y calidez para el desarrollo y la proteccin integral
de la primera infancia, la niez, la adolescencia y para el bienestar de las familias colombianas,
en el marco de la garanta de derechos, la gestin de riesgos, la seguridad de la informacin, la
sostenibilidad ambiental y con enfoque territorial.
Para ello contamos con talento humano disciplinado, competente, con sensibilidad social y
patriotismo, innovador, comprometido con la excelencia en el servicio, los principios y valores
institucionales, para lo cual promovemos el cuidado de su salud fsica, mental y social.
3.6.2 Poltica de Calidad
El ICBF en el nivel nacional, en las direcciones regionales y en los centros zonales prestamos
servicios con calidad, calidez, transparencia y eficiencia para el desarrollo y la proteccin
integral de la primera infancia, la niez, la adolescencia y para el bienestar de las familias
colombianas, en el marco de la garanta de los derechos.
Desarrollamos estrategias para la articulacin del Sistema Nacional de bienestar Familiar. Para
ello contamos con talento humano competente y comprometido con la mejora continua de sus
macroprocesos
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3.6.3 Poltica Ambiental

El ICBF, en el nivel Nacional, en las Direcciones regionales y en los Centros Zonales, est
comprometido con la prestacin del Servicio Pblico de Bienestar Familiar, identifica,
dimensiona y revisa permanentemente sus Aspectos e Impactos Ambientales para prevenir la
contaminacin, el consumo de recursos, manejar sus residuos slidos, mantener la
infraestructura y cumplir con los requisitos legales, buscando ser una organizacin carbono
neutro con un excelente Desempeo Ambiental orientado a resultados.
As mismo, promueve la dimensin ambiental en todos sus Macroprocesos/procesos, al igual
que la educacin y sensibilizacin ambiental en los Nios, Nias, Adolescentes, Familia,
Agentes Educativos y Servidores Pblicos en procura de incorporar en su cultura y estilo de
vida, mejores prcticas ambientales lideradas por Talento Humano competente, comprometido
con los valores institucionales y con sensibilidad social para lograr la Atencin Integral a la
Primera Infancia, la Proteccin de los nios, nias y adolescentes y el bienestar de las Familias
Colombianas.
3.6.4 Poltica de Seguridad de la Informacin

El ICBF en el nivel nacional, en las direcciones regionales y en los Centros Zonales. est
comprometido con la correcta administracin y proteccin de la informacin para el
fortalecimiento de la prestacin de servicios con calidad a nuestros nios, nias, adolescentes,
familias colombianas y dems entes que lo soliciten, trabajando en el aseguramiento de la
informacin que tiene como fuente los macroprocesos estratgicos, misionales, de apoyo y
evaluacin propios de la entidad, para garantizar que sea consultada y/o modificada nicamente
por personas autorizadas en el momento que se requiera.
Para el cumplimiento de esta poltica el ICBF cuenta con servidores pblicos idneos,
metodologas para valoracin y, tratamiento adecuado del riesgo.
3.6.5 Poltica de Seguridad y Salud ocupacional

Trabajando por el desarrollo y la proteccin integral de la primera infancia, la niez, la
adolescencia y para el bienestar de las familias colombianas, el ICBF es una entidad
comprometida con el crecimiento humano para lograr el desarrollo personal, la salud y la
seguridad de sus colaboradores y prevenir los accidentes de trabajo, nivel nacional, en las
direcciones regionales y en los Centros Zonales respondiendo a las necesidades y requisitos de
nuestros clientes y partes interesadas, as como a los legales y normativos en materia de
seguridad y salud ocupacional.
Contamos con el respaldo econmico y el compromiso de la Alta Direccin para alcanzar y
mejorar continuamente un ambiente de trabajo sano y seguro para nuestros colaboradores.
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3.7 Objetivos Sistema Integrado de Gestin

1. Lograr el bienestar de las familias colombianas
2. Lograr la atencin integral de alta calidad a la Primera Infancia

3. Prevenir vulnerabilidades o amenazas y proteger a los nios, nias y adolescentes
4. Lograr una organizacin apreciada por los colombianos que aprende orientada a
resultados
5. Incrementar el nivel de satisfaccin de los nios, nias, adolescentes, sus familias y
ciudadana beneficiaria del servicio
6. Prevenir la materializacin de los riesgos mediante el fortalecimiento de la gestin de los
riesgos, su monitoreo y evaluacin
7. Asegurar el cumplimiento de la confidencialidad, integridad, disponibilidad, legalidad y
confiabilidad de la informacin del ICBF.
8. Promover y adoptar mejores prcticas ambientales por parte de los colaboradores en
desarrollo de sus actividades y de los aliados y beneficiarios en ejecucin de los
servicios
9. Optimizar el consumo de agua y energa en las instalaciones del instituto para mitigar el
impacto ambiental asociado al uso indirecto de recursos naturales
10. Disminuir los impactos ambientales producidos por los residuos slidos en la Direccin
General, las 33 Regionales, los 201 Centros Zonales y en los programas DIA y PAE del
instituto.
11. Fortalecer el compromiso ambiental con la medicin de la huella de carbono
desarrollando acciones que contribuyan con la sostenibilidad ambiental
12. Reducir los casos de ausentismo en los colaboradores del ICBF, fomentando programas
de estilo de vida y trabajo saludables.
13. Generar hbitos de auto-cuidado en los colaboradores del ICBF, mediante el desarrollo
de jornadas de sensibilizacin en temas de Seguridad y Salud en el trabajo.
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14. Prevenir la ocurrencia de accidentes de trabajo, identificando, valorando y determinando

los controles de los riesgos de Seguridad y Salud en el trabajo a que estn expuestos
los colaboradores del ICBF, en el desarrollo de sus actividades laborales.
CAPITULO 4: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
4.1 Requisitos Generales

Para garantizar la efectividad y asegurar que nuestros servicios son conformes con los
requisitos de los clientes (nios, nias, adolescentes, familias, adultos mayores, partes
interesadas) y se desarrollan bajo principios de responsabilidad social, sostenibilidad ambiental,
seguridad de la informacin y seguridad y salud ocupacional de los colaboradores, el ICBF ha
establecido, documentado e implantado el Sistema Integrado de Gestin cuyas directrices,
polticas y objetivos han sido documentadas en el presente manual.
El punto de partida para gestionar mejora continua al interior del ICBF, consiste en establecer,
documentar, implementar y mantener:
a) La identificacin de procesos; para efectos de cumplir este requisito se llev a cabo la
determinacin del Mapa de Macro Procesos del ICBF (Ver Anexo 3), el cual est conformado
por Macro procesos estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin.
Para el Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin -SGSI se ha definido el documento
declaracin de aplicabilidad ICBF, el cual contiene los objetivos de control, los controles,
seleccionados, las razones para su seleccin y los controles que se implementan de acuerdo
con la valoracin realista de que ocurra una falla en la seguridad, en los activos del ICBF.
Como parte primordial del Sistema de Gestin de Seguridad de la Informacin- SGSI, se
identificaron los activos de informacin asociados a estos, igualmente se listan los componentes
crticos tales como el recurso humano, software, hardware, infraestructuras que soporten los
Macroprocesos/procesos. La identificacin de estos activos se realiz mediante la aplicacin de
la gua metodolgica para control de cambios y requerimientos de sistemas de informacin.
Dicha identificacin es esencial para saber que hay que proteger y para hacer una correcta
clasificacin mediante criterios de confidencialidad, integridad y disponibilidad. La
responsabilidad sobre cada uno de estos activos recae en cada uno de sus propietarios quienes
tienen la tarea de clasificar su nivel de seguridad, derechos de acceso y el mantenimiento de
controles apropiados, con base en las amenazas, vulnerabilidades y los riesgos a las que estn
expuestos los activos.
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Luego de identificadas todas las amenazas, se evala su probabilidad de ocurrencia y el

resultado de esta evaluacin permitir identificar las amenazas de mayor a menor ocurrencia y
la decisin sobre cuales atacar y cuales descartar de acuerdo con criterios tcnicos, legales y
de costos.
Una vez identificados los riesgos a los que estn expuestos los activos del ICBF, se realiza una
comparacin frente a los criterios para la aceptacin de riesgos, que fueron previamente
definidos, se estiman los niveles de riesgo y partir de all se identifican las opciones para su
tratamiento.
b) El Sistema Integrado de Gestin ha identificado los rasgos distintivos del proceso a travs de
las Caracterizaciones de Macroprocesos/procesos (Ver Anexo 6), en donde se establece la
relacin con los dems procesos internos o externos, las entradas y salidas del
macroproceso/procesos, los proveedores, clientes, para permitir a los usuarios del sistema,
clarificar de manera sencilla la gestin de sus procesos y el accionar del ICBF.
c) Se determinaron los mtodos y criterios necesarios para asegurar el funcionamiento efectivo
y el control de los procesos del Sistema Integrado de Gestin, a partir de: Todas las
Caracterizaciones de los Macroproceso y procesos
Para la atencin integral del nio, nia y adolescente, el ICBF contrata la prestacin de los
servicios con asociaciones de padres de familia, ONG`s Cajas de Compensacin Familiar,
Instituciones especializadas y hogares sustitutos, los cuales son controlados mediante la
supervisin tcnica, administrativa financiera y legal realizada por los servicios pblicos del
ICBF, las Interventoras, la verificacin de estndares y la inspeccin, vigilancia y control, 4.2
requisitos de la Documentacin.
4.2. Requisitos de la Documentacin
La documentacin del Sistema Integrado de Gestin del ICBF incluye:
Las declaraciones documentadas de las polticas y de los objetivos los procedimientos
documentados requeridos por la norma NTCGP 1000:2009, NTC ISO 9001:2008, NTC ISO
14001:2004, ISO IEC 27001:2006, NTC-OHSAS 18001:2007 as como la gua de buenas
prcticas para controlar lo peligros identificados por el Instituto para asegurar la eficaz
planificacin, operacin y control de sus procesos, informe de la valoracin de riesgos
presentes en cada uno de los ejes del sistema, la declaracin de aplicabilidad, los registros
requeridos por el Sistema Integrado de Gestin
4.2.1 Control de Documentos

Para controlar los documentos del Sistema Integrado de Gestin- se ha establecido el
procedimiento: Elaboracin y Control de Documentos, el cual puede ser consultado en la
intranet
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4.2.2 Control de Registros

Para controlar los registros del Sistema Integrado de Gestin, la entidad ha establecido el
procedimiento: Organizacin de Archivo y Aplicacin de Tabla de Retencin Documental, el
cual define los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la
recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros.
CAPITULO 5: RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5.1 Compromiso de la Direccin
La Direccin General del ICBF est comprometida con el desarrollo, implementacin y mejora
continua del Sistema Integrado de Gestin para la prestacin de los servicios y la gestin de
sus Macroprocesos/procesos, mediante la aplicacin de los Macroprocesos de
Direccionamiento Estratgico y Mejoramiento Continuo en donde se establece:
a) Llevar a cabo sensibilizacin y comunicacin a todos los servidores pblicos y particulares al
servicio del ICBF, sobre la importancia de satisfacer las necesidades de los nios, nias,
adolescentes y familias, as como de los requisitos legales y reglamentarios. Estas actividades
pueden ser realizadas mediante cartillas, talleres, red interna e inducciones entre otros.
b) Formular y aprobar la poltica y los objetivos en Comit de Coordinacin del sistema
Integrado de Gestin
c) La realizacin de revisiones del Sistema integrado de Gestin por la direccin
d) Proponer y aprobar los riesgos residuales propuestos para el SGSI
e)Asignar los recursos necesarios para la sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de
Gestin-.
5.2 Enfoque al Cliente
La Direccin General asegura que los requisitos (Ver anexo 4 Matriz Requisitos
vs.Macroprocesos) que debemos cumplir en beneficio de los nios, nias, adolescentes,
familias y adulto mayor, se establecen en la Ley y los diferentes Lineamientos Tcnico
Administrativos, aplicables en los procesos y niveles pertinentes, con el fin de satisfacerlos.
5.3 Planificacin
5.3.1 Planificacin del Sistema Integrado de Gestin
El ICBF identifica y define las actividades y recursos necesarios para alcanzar los objetivos y los
requisitos del servicio (Ver anexo 4 Matriz Requisitos vs. Macroprocesos) a travs de la
planificacin estratgica, lo cual se refleja en el mapa Estratgico de la Entidad, el Plan
Indicativo Institucional, los planes de accin, planes de gestin ambiental Plan de Preparacin y
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Respuesta ante Emergencia, Plan de Continuidad del Negocio y planes operativos que elabora
cada dependencia del nivel nacional, regional, y zonal, para la respectiva vigencia.
Dentro de la planificacin se identifican los aspectos ambientales y los requisitos legales, para
lo cual se tienen definidos los procedimientos (ver en intranet macroproceso mejoramiento
continuo la matriz de valoracin de aspecto e impacto ambiental) y los planes de gestin
ambiental que pueden ser consultados en la intranet, proceso de Direccionamiento Estratgico.
As mismo, se identifican los peligros, se valoran los riesgos y se determinan controles, para lo
cual se estableci la Gua de Administracin de Riesgos.
Dentro de la planificacin se identifican los procesos esenciales para el Sistema Integrado de
Gestin, la secuencia e interaccin de estos Macroprocesos (Ver anexo.3 Mapa de Macro
Procesos) y la disponibilidad de recursos necesarios para su eficaz operacin y control.
La planificacin definida garantiza que los cambios generados e identificados en el Sistema, se
realizan en forma controlada a travs del Comit de Coordinacin del Sistema Integrado de
Gestin y se divulgan al interior de la Entidad para la sostenibilidad y mejora del sistema.
5.4 Responsabilidad, Autoridad y Comunicacin
5.4.1 Responsabilidad y autoridad
El ICBF defini los niveles de autoridad y responsabilidad mediante Decreto 0987 de 14 de
mayo de 2012 (Estructura y funciones de sus dependencias del nivel Nacional), la Resolucin
1616 de 2006 (Estructura y funciones de las diferentes dependencias del nivel Regional y
Zonal) y los Lineamientos Tcnico Administrativos de los diferentes servicios. Las
responsabilidades y autoridades son comunicadas a todos los colaboradores y servidores
pblicos mediante los procesos y procedimientos, as como en el manual de funciones.
Las responsabilidades especficas frente al Sistema Integrado de Gestin se establecen en la
Resolucin 4964 del 16 de Agosto de 2012 proferida por la Direccin General.
Por medio del procedimiento de Identificacin y Valoracin de Impactos Ambientales, se

determin que los aspectos ambientales significativos corresponden a las actividades,
programas, servicios y proyectos de los procesos de Gestin Administrativa, Macro procesos de
Gestin para la atencin integral a la primera infancia, Proteccin, Gestin de Abastecimiento y
Gestin Tecnolgica
Para el Sistema Integrado de Gestin, la identificacin de los aspectos ambientales, as como la
valoracin de los impactos ambientales se realiza por medio del procedimiento identificacin y
valoracin de impactos ambientales; en donde se determinan los impactos ambientales ms
significativos que son incluidos en las caracterizaciones de los Macroprocesos con el fin de
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establecer programas, objetivos y metas para la prevencin de la contaminacin generada en

las actividades, programas y servicios del ICBF.
Corresponde al Macroproceso de Direccionamiento Estratgico la formulacin de la planeacin
institucional, dentro de la cual se tienen los Planes de Gestin Ambiental del ICBF, por medio
de la aplicacin de herramientas de diagnstico as como de seguimiento y evaluacin.
El Macroproceso de Mejoramiento Continuo se encarga de la documentacin y puesta en
marcha del Sistema Integrado de Gestin por medio de la creacin, as como de la
sostenibilidad y mejora a travs de metodologas e instrumentos para el cumplimiento de los
requisitos de las normas NTCGP1000:2009; NTCISO14001:2004; NTC ISO9001:2008, ISO IEC
27001:2006 y NTC OHSAS 18001:2007.
Al Proceso de Gestin Administrativa le corresponde ejecutar los planes de gestin ambiental
en los diferentes niveles de la entidad.
Los Macroprocesos Misionales se encargan de gestionar los aspectos ambientales a travs de
los controles operativos definidos en los lineamientos relacionados con las actividades que
desarrollan para la operacin de las modalidades dentro de la prestacin de los servicios.
El proceso Gestin de Contratacin se encarga de que en los contratos se definan criterios
para el manejo de los aspectos ambientales asociados a la seleccin de proveedores, el
suministro de bienes y servicios para el ICBF.
El Macroproceso de Gestin Tecnolgica define y clasifica los activos del ICBF mediante la
aplicacin de la gua para desarrollo de inventario y clasificacin de inventario de activos, con
el fin de garantizar la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la informacin.
El proceso de Gestin Humana, se encarga de implementar el PSO- Programa de Salud
Ocupacional en la Direccin General y en las 33 Regionales. El proceso de Gestin
Administrativa suministra los recursos de seguridad industrial y los dems macroprocesos y
procesos, son los responsables de identificar los peligros, valorar los riesgos, determinar los
controles y responder a las necesidades de seguridad y salud ocupacional de los colaboradores
y servidores pblicos del ICBF.
5.4.2 Representante de la Direccin

La Direccin General del ICBF design al Director de Planeacin y Control de Gestin como
representante de la Direccin ante el Sistema Integrado de Gestin, a travs de la Resolucin
4964 del 16 de Agosto de 2012 proferida por la Direccin General, definiendo las funciones, que
cumplir con el apoyo y soporte de la Subdireccin de Mejoramiento Organizacional.
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5.4.3 Comunicacin interna

El ICBF mantiene un sistema permanente de comunicacin interna en los diversos niveles, a
travs de la organizacin de diferentes tipos de Comits, cuya composicin y periodicidad es
variable, dependiendo del objetivo que persiguen. El ms gerencial y permanente es el Comit
de Direccin, que se realiza semanalmente en la Direccin General y mensualmente en el nivel
regional a travs del Comit Estratgico Regional; con el fin de hacer seguimiento a la gestin.
En el nivel nacional est constituido por los Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina y
Asesores; en el nivel regional, por los Coordinadores de Grupo y Coordinadores de Centros
Zonales.
El Instituto cuenta con Grupo Promotor pico GEP a nivel sede Nacional en las regionales y
sede de la Direccin General, los cuales articulan y facilitan la sostenibilidad y mejora del
Sistema Integrado de Gestin.
Igualmente se mantiene comunicacin permanente con las Regionales y Centros Zonales a
travs de diferentes medios internos tales como el correo electrnico, el NOTICBF, la Intranet,
las carteleras, videoconferencias entre otros dependiendo de las necesidades de comunicacin.
La Direccin General divulga de manera permanente informacin en la Intranet y a travs del
NOTICBF.
Las carteleras son utilizadas frecuentemente en los diferentes niveles para publicar informacin
de diferentes temas relacionados con los servicios y programas del Instituto y sobre las
actividades desarrolladas por las dependencias. Todas las necesidades y sus medios de
comunicacin estn definidas en la Matriz de Comunicaciones Internas y externas (Ver anexo
5).
De igual forma se realizan Grupos de Estudio y Trabajo- GET en los diferentes niveles de la
Entidad, como una estrategia para fortalecer la comunicacin interna.
El ICBF tiene conformado un COPASO en la Direccin General y en cada de las 33 Regionales,
mediante resolucin 1783 del 10 de mayo del 2012.
La estrategia de comunicacin para dar a conocer a las partes interesadas los asuntos relativos
al eje de Seguridad y salud Ocupacional (Los medios son los mismos, se incluyen cartillas,
folletos, guas de control operacional y en general impresos informativos, papel tapiz, carteleras,
correos masivos, actividades programadas en el Programa de Salud Ocupacional y los
Cronogramas de Salud Ocupacional (jornadas saludables, simulacro, jornadas deportivas,
vacunacin, etc.).
5.5 Revisin por la Direccin
5.5.1 Generalidades
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La Direccin General del ICBF ha establecido la revisin de la implementacin, avances y

mejora del Sistema Integrado de Gestin durante la vigencia con el fin de asegurar la
conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad continua, de acuerdo con la
metodologa establecida en el Procedimiento Revisin por la Direccin del Sistema Integrado
de Gestin.
Esta revisin incluye la evaluacin de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar
cambios en el Sistema Integrado de Gestin, incluyendo las Polticas y los Objetivos del
Sistema Integrado de Gestin
5.5.2 Informacin para la revisin por direccin
Para la revisin del Sistema se trabaja con la informacin de entrada que suministran los
respectivos dueos de macroproceso/proceso en el Procedimiento de Revisin por la Direccin
del Sistema Integrado de Gestin se definen las entradas..
5.5.3 Resultados de la revisin
Los resultados de la revisin por la direccin incluyen las decisiones y acciones relacionadas
con la mejora de la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin y sus
procesos; la mejora del servicio con relacin a los requisitos del cliente y las necesidades de
recursos.
De cada una de las revisiones que se realicen al Sistema Integrado de Gestin se conservaran
registros de las actas evidenciando cada una entradas de acuerdo al procedimiento de Revisin
por la Direccin al Sistema Integrado de Gestin
CAPITULO 6. GESTION DE LOS RECURSOS
6.1 Provisin de los Recursos
El ICBF determina y proporciona los recursos necesarios para la implementacin,
mantenimiento y mejoramiento del Sistema Integrado de Gestin y para aumentar la
satisfaccin de los usuarios (clientes) y partes interesadas, con los requisitos establecidos, esto
se refleja en la programacin de metas sociales y financieras aprobadas por la Direccin
General. En la planificacin de cada proceso se tienen en cuenta los recursos necesarios para
el desarrollo de las actividades.
6.2 Talento Humano
El ICBF en su manual de funciones ha determinado el nivel de educacin, formacin,
habilidades y experiencia de los servidores pblicos que desarrollan las diferentes actividades
del Instituto y que pueden afectar la calidad de los servicios y el medio ambiente.
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Para asegurar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin, el ICBF
acta:
Estableciendo la competencia (valoracin de competencias) de los servidores pblicos y/o
particulares que ejercen funciones pblicas o que realizan trabajos que afectan la calidad del
servicio, (acadmicas, formacin, experiencia, habilidades), necesarias para desempear cada
uno de sus cargos.
Proporcionando la formacin para satisfacer las necesidades detectadas, mediante planes
anuales de capacitacin, previa identificacin de necesidades y/o estableciendo requisitos de
formacin para los particulares que ejercen funciones pblicas. Estos se orientan a mejorar las
competencias profesionales de los servidores pblicos involucrados.
Evaluando la eficacia, eficiencia o efectividad de las acciones desarrollada (Instructivo de
Capacitacin), asegurndose que los servidores pblicos, del ICBF, conozcan la pertinencia e
importancia de su trabajo y cmo estn contribuyendo al logro de los objetivos del Sistema
Integrado de Gestin.
Manteniendo en la historia laboral, los registros de educacin,
formacin, habilidades y experiencia de los servidores pblicos vinculados al Instituto.
6.3 Infraestructura
El ICBF cuenta con una infraestructura de comunicaciones que consta de una Red WAN
conformada por enlaces dedicados (Frame Relay) y/o Satelitales con los respectivos DTU;
sobre dicha red se accede a servicios de datos e informacin en lnea y para el caso de enlace
dedicado Frame Relay se dispone de dos puertos de voz sobre IP (VoIP) en los enrutadores
conectados a nivel nacional y este se conecta a la central telefnica, para dar respuesta a la
demanda de servicios.
Las metodologas, controles, pruebas y validaciones para garantizar la disponibilidad y uso
adecuado de los aplicativos del ICBF se desarrollarn a travs del Macroproceso Gestin
Tecnolgica
El ICBF cuenta con un Sistema de Informacin Misional (SIM) para las operaciones de los
Macroprocesos/procesos del nivel misional, Macroproceso Gestin Servicio y Atencin y
Direccionamiento Estratgico en el modulo de metas sociales y financieras.
Las treinta y tres (33) Regionales estn distribuidas a lo largo y ancho del territorio nacional
cada una de estas regionales y doscientos uno (201) Sedes donde operan los Centros Zonales
los cuales han sido impactados con el programa de Centros Zonales con calidad a travs del
cual han permitido su mejora integral para la prestacin de los servicios a la comunidad.
Los procedimientos relacionados con la infraestructura fsica y de mantenimiento de la misma al
interior del ICBF estn relacionados en el Proceso Gestin Administrativa.
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6.4 Ambiente de Trabajo

Las condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo y se presta el servicio a la comunidad,
cuenta con espacios adecuados de acuerdo a factores fsicos y ambientales, esto como
resultado de la implementacin del programa integral Centros Zonales con calidad que viene
siendo liderado por la Direccin General de la Entidad.
CAPITULO 7: REALIZACIN DEL PRODUCTO

7.1 Planificacin de prestacin del servicio
El ICBF planifica la prestacin del servicio dentro de sus Macro procesos misionales dando
cumplimiento a la misin, para lo cual se definen servicios de atencin orientados a posibilitar,
proteger, preservar y restituir el ejercicio integral de los derechos de los nios, nias y
adolescentes; fortalecer la formacin y desarrollo humano de las familias para favorecer el
ejercicio de los derechos de los nios, nias y adolescentes y atender al adulto mayor que se
encuentra en estado de indigencia o de extrema pobreza, en riesgo econmico por la
imposibilidad de generar ingresos y en riesgo derivado de la exclusin social.
Para asegurar la operacin y el seguimiento de los servicios, el Instituto define Lineamientos
Tcnicos Administrativos, procedimientos y dems documentos que soportan la ejecucin de
los programas.
El control operacional de los aspectos ambientales de los programas del ICBF se documenta en
los Lineamientos Tcnicos Administrativos Misionales, como se establece en la Gua
Metodolgica Para la Construccin y / o Actualizacin
Esta planificacin es coherente con los requisitos establecidos en la normativa aplicada al que
hacer institucional, alineada a planeacin estratgica y a los objetivos del Sistema Integrado de
Gestin.
Para la prestacin del servicio, la Entidad planifica la ejecucin de los procesos, prevista desde
el anteproyecto de presupuesto, el presupuesto de inversin aprobado, la programacin de
metas sociales y financieras, los planes de accin y operativos.
Cuenta adems con
procesos estructurados, documentados y controlados mediante
indicadores de gestin para verificar la eficacia en la operacin de los Macroprocesos, as como
los registros para proporcionar la evidencia de cumplimiento de los requisitos en los
Macroprocesos/procesos misionales. (Ver Anexo 4. Matriz Requisitos vs. Macroprocesos).
7.2 Procesos relacionados con el cliente
7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el servicio
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Los requisitos para los servicios de atencin de los nios, nias, adolescentes y las familias se
encuentran establecidos en el artculo 44 de la Constitucin Poltica de Colombia y en la Ley
1098 de 2006 Cdigo de la Infancia y Adolescencia.
Igualmente, las Direcciones de Proteccin, Primera Infancia, Niez y Adolescencia, Familia y
comunidades, Nutricin con la Direccin del Sistema Nacional de Bienestar Familiar, la Oficina
Asesora de Comunicaciones y Direccin de servicios y atencin la Oficina Asesora Jurdica;
estudian y revisan los diferentes requisitos de Ley aplicables a los servicios y los lineamientos
tcnicos administrativos, para su adecuada prestacin acorde con las necesidades de los
usuarios.
En relacin con los requisitos legales, se establece el procedimiento de identificacin y
evaluacin del cumplimiento Legal; a travs del cual se determinan algunas fuentes de
legislacin y se definen las autoridades ambientales, as como un instrumento para documentar
la revisin peridica de estos requisitos y verificar su aplicabilidad para el Instituto.
7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el servicio

Conforme a lo dispuesto por las Leyes 75 de 1968, 7 de 1979 y 1098 de 2006, el Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar adecua su organizacin para cumplir los preceptos legales y
a travs de las Direcciones de Proteccin, Primera Infancia, Niez y Adolescencia, Familia y
comunidades, Nutricin se generan los Lineamientos Tcnicos requeridos en concordancia con
la normativa vigente para todos los servicios.
7.2.3 Comunicacin con el cliente
La comunicacin con los clientes se efecta a travs de atencin directa en los Centros Zonales
donde se les informa y orienta sobre los servicios que presta el ICBF; atencin telefnica las 24
horas del da por medio de la Lnea Bienestar 01 8000 91 8080; atencin de peticiones de los
usuarios tratadas de acuerdo con lo estipulado en el macroproceso Gestin de servicio y
atencin y sus procedimientos; de la pgina Web www.icbf.gov.co publicada en espaol, ingls
y francs; la urna de cristal como la herramienta que busca que la comunidad ayude a
identificar problemas colectivos y soluciones innovadoras que contribuyan a la Prosperidad
Democrtica y a los principios de Buen Gobierno, las carteleras y buzones de sugerencias
ubicados en los Centros Zonales, Regionales y Direccin General para publicar informacin de
diferentes temas relacionados con los servicios y programas del Instituto, as como sobre las
actividades desarrolladas por los diferentes procesos.
As mismo, la Entidad realiza encuestas a los usuarios de los servicios para identificar la
percepcin del cliente y buscar oportunidades de mejora para retroalimentar el Sistema
Integrado de Gestin. Todas las necesidades y sus medios de comunicacin estn definidas en
la Matriz de Comunicaciones Internas y Externas, (ver Anexo 5). El ICBF garantiza la eficacia
en el uso y retroalimentacin de esta informacin para la mejora continua de los
macroprocesos/procesos y del Sistema.
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Ambientalmente, para el Sistema Integrado de Gestin- la principal parte interesada es la

Comunidad, en consecuencia, la Alta Direccin ha decidido divulgar externamente los aspectos
ambientales de la Entidad, as como las medias de prevencin, mitigacin y correccin de los
impactos ambientales generados; esta comunicacin se realiza por medio de la Pgina de
Internet.
7.3 Diseo y Desarrollo

Este numeral se excluye del Sistema Integrado de Gestin (ver 1.3 de este Manual).
7.4 Adquisicin de bienes y servicios
7.4.1 Proceso de adquisicin de bienes y servicios
Para la prestacin efectiva de los servicios de los nios, nias y adolescentes y familias y
atender al adulto mayor, se realiza a travs de diferentes modalidades de servicios
subcontratados. La convocatoria, seleccin, calificacin y contratacin de los operadores de los
servicios externos se encuentra establecida en el proceso Gestin Contratacin y en el Manual
de Contratacin del ICBF.
Para asegurar la calidad en la prestacin de los servicios, se tienen mecanismos de control a
estas modalidades de servicios subcontratados, mediante la Gua de Supervisin que
contempla instrumentos de supervisin para las diferentes modalidades.
7.4.2 Informacin para la adquisicin de bienes y servicios
Por la naturaleza especial del Servicio Pblico de Bienestar Familiar y para lograr su objetivo, el
ICBF celebra contratos de aporte con las instituciones de utilidad comn1, pertenecientes al
Sistema Nacional de Bienestar Familiar. Estos contratos deben cumplir con los principios
rectores de la contratacin estatal y la administracin pblica, incorporados en el manual de
contratacin del ICBF y en el proceso de Gestin Logstica y Abastecimiento.
El ICBF contrata con Organizaciones no Gubernamentales la prestacin de estos servicios y los
compromisos que se suscriben con estas entidades contratistas comprenden entre otros:
Respetar y salvaguardar los derechos fundamentales de nios, nias y adolescentes,

consagrados en el artculo 44 de la Constitucin Poltica de Colombia de 1991, en la
Convencin internacional de los derechos del nio, en el Cdigo la Infancia y la
Adolescencia, ley 1098 de 2006 y en las dems normas legales pertinentes.
Son instituciones sin nimo de lucro.
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Cumplir y ejecutar las acciones y el proceso contenidos en los lineamientos tcnicos,

administrativos y financieros que hacen parte integral del contrato de aportes.
Aplicar los estndares de atencin que establecidos por el ICBF.

Continuar con la aplicacin o aplicar (para aquellos que no lo han hecho) dentro de los
dos meses siguientes a la iniciacin de la ejecucin del contrato, el instrumento del
proyecto de autoevaluacin, fortalecimiento y estndares de calidad de los procesos de
proteccin integral.
Gestionar la afiliacin o vinculacin de todo nio, nia y adolescente al Sistema de

Seguridad Social en Salud conforme a lo establecido por la Ley.
Presentar informes cada seis meses donde presente el concepto de los profesionales
sobre el seguimiento de los casos, el diagnstico y las recomendaciones pertinentes que
de manera integral establezca el equipo tcnico institucional.
Presentar los informes extraordinarios que sobre casos especficos de nios, nias y
adolescentes solicite el ICBF.
Presentar informes trimestrales financieros segn el plan nico de cuentas, el cual

incluye la ejecucin de los ingresos y los gastos provenientes de los recursos aportados
por las Entidades contratantes. Estos informes debern ser remitidos al coordinador del
Centro Zonal respectivo, con destino al supervisor del contrato.
Facilitar las visitas de supervisin y asesora de cualquier nivel del Instituto que se
desarrollan para establecer las condiciones en las que se encuentran los nios, nias y
adolescentes para tomar medidas pertinentes.
Presentar, a la terminacin de los contratos, un estado de cuenta conforme a lo

establecido en los lineamientos financieros y llevar la contabilidad cindose al PUC.
Colocar un aviso o valla en parte visible que indique la prestacin del Servicio Pblico de
Bienestar Familiar.
Informar previamente al ICBF cualquier cambio de las instalaciones en donde se presta

el servicio o cualquier cambio de domicilio.
Informar por escrito al ICBF, una vez concluido el contrato, sobre el desarrollo y el
mejoramiento tcnico del servicio prestado, en especial sobre sus logros y
recomendaciones.
7.4.3 Verificacin de los servicios contratados

Para asegurar la verificacin de los servicios contratados, y el control de la operacin el
Macroproceso Aseguramiento a Estndares, busca garantizar la calidad del Servicio Pblico de
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Bienestar Familiar prestado por terceros, de tal forma que se cumpla con las exigencias
contempladas en la Ley, la normativa vigente, Manuales Operativos y Lineamientos Tcnicos
definidos; mediante el diseo y ejecucin de actividades de verificacin, validacin, seguimiento
e inspeccin en la supervisin tcnica a travs de la aplicacin de criterios y estndares de
calidad.
7.5 Prestacin del Servicio

7.5.1 Control de la prestacin del servicio
Para la prestacin del servicio la Entidad cuenta con un modelo de operacin por procesos en
donde se definen los Macroprocesos Misionales y el Macroproceso Estratgico Coordinacin y
Articulacin del SNBF, los cuales estn estructurados, documentados y controlados mediante
indicadores de gestin.
Los diferentes niveles de la Entidad, as como las unidades aplicativas en donde se prestan los
servicios, cuentan con la informacin para apoyar la ejecucin de los procesos a travs de los
mecanismos de comunicacin interna y se realiza el seguimiento y medicin del cumplimiento
de los mismos, a travs del Macroproceso Aseguramiento a Estndares.
El Instituto cuenta con un mapa de riesgos por Macroproceso/procesos, valorado de acuerdo a
la metodologa establecida en la Gua Administracin de Riesgos y al cual se le realiza
seguimiento a las acciones para el control y mitigacin de los mismos de acuerdo a la
metodologa establecida en la Gua Administracin de Riesgos.
7.5.2 Validacin de los procesos de prestacin del servicio
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar define los criterios para la prestacin de cada uno
de los servicios, con base en las directrices del gobierno, dadas a travs del Departamento
Administrativo para la prosperidad Social y los diagnsticos situacionales. Efecta un modelo de
costos como criterio para la viabilidad del servicio, el cual actualiza mediante una ficha del
proyecto BPIN ante Departamento Nacional de Planeacin.
En los lineamientos de cada uno de los programas se encuentran la descripcin del servicio,
caractersticas de operacin, financiacin, personas encargadas de la operacin, y
componentes del programa.
7.5.3 Identificacin y trazabilidad
El ICBF identifica los servicios mediante una estructura presupuestal que identifica el programa,
subprograma, proyecto, subproyecto, modalidad y cdigo.
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Los beneficiarios de los programas de prevencin por ciclo de vida, son identificados mediante
el registro nico de beneficiarios- RUB y lo de proteccin, a travs del tipo de documento de
identificacin (NUIP, registro civil, cdula de ciudadana,) en el Formato nico de Historia de
Atencin, que contiene toda la informacin desde su ingreso al servicio hasta su salida del
programa o cierre del caso.
7.5.4 Propiedad del cliente

Se considera propiedad del cliente toda informacin o documentos recibidos u obtenidos por el
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en relacin con los nios, nias, adolescentes y
ciudadana, que es utilizada para el cumplimiento de su misin. Esta documentacin e
informacin se maneja acorde con las polticas establecidas en el ICBF, a travs de las tablas
de retencin documental- TRD y la realizacin permanente de back ups, de acuerdo con las
polticas de seguridad de la informacin.
7.5.5 Preservacin del servicio
Para preservar el servicio que el ICBF presta a los nios, nias y adolescentes, familias y adulto
mayor que ingresan a los diferentes programas, se brinda asesora, capacitacin y asistencia
tcnica a los prestadores de los servicios subcontratados en sus diferentes modalidades.
Igualmente la elaboracin y aplicacin de los Lineamientos Tcnicos Administrativos (los cuales
se encuentran relacionados en el listado maestro de documentos internos) para las diferentes
modalidades, asegura que la prestacin del servicio se realice de forma continua y con los
parmetros de calidad, sostenibilidad ambiental, oportunidad y pertinencia acordes a los
requisitos de nuestros clientes.
El Control Operacional de los aspectos ambientales de los programas del ICBF se documenta
mediante los lineamientos de los mismos como se establece en la Gua Metodolgica para la
Construccin y / o Actualizacin de Lineamientos Tcnicos Administrativos Misionales.
7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medicin
Dentro de la prestacin de los servicios, el Instituto realiza mediciones de talla, peso y otras
mediciones antropomtricas de los nios y nias, para valorar su crecimiento y su estado
nutricional en los diferentes programas de salud y desarrollo comunitario. Para ello emplea
balanzas e infantmetros o tallmetros.
La capacidad y especificaciones de los equipos necesarios para dichas mediciones son
definidas en el documento conceptual tcnico operativo del sistema de seguimiento nutricional.
Con el fin de garantizar que los procesos de seguimiento y medicin se realizan de manera
coherente y asegure la validez de los resultados, el Instituto lleva a cabo la calibracin de los
equipos, la cual se planifica y efecta de acuerdo con las recomendaciones del fabricante, el
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uso de los equipos y los resultados de chequeos peridicos hechos por las nutricionistas o
supervisor en los puntos de medicin.
Este control junto con las disposiciones para el mantenimiento, manipulacin y almacenamiento
se encuentra descrito en la Gua para la Lnea Tcnica en Metrologa aplicable a los programas
de
Prevencin y Proteccin del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar para la
estandarizacin de medidas antropomtricas Y entregas de raciones preparadas
Los responsables de operar las balanzas y tallmetros son los encargados de mantener los
registros de calibracin y/o verificacin y de mantener los equipos estn identificados para
determinar su estado de calibracin.
Los datos de la hoja de vida de los equipos, la planificacin y control de las calibraciones son
registradas en el mdulo calibracin de equipos del aplicativo Isolucin.
CAPITULO 8: MEDICION ANALISIS Y MEJORA

8.1 Generalidades
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar busca sostener y mejorar la eficacia, eficiencia y
efectividad del Sistema Integrado de Gestin, para lo cual implementa Macroprocesos de
evaluacin tales como: i) Evaluacin, Monitoreo y Control de la Gestin, ii) Aseguramiento a
Estndares; a travs de los cuales se realiza seguimiento, medicin y anlisis de la gestin;
con el nimo de facilitar la toma de decisiones fundamentadas en hechos, demostrar la
conformidad de los servicios, asegurar la conformidad del Sistema Integrado de Gestin y
garantizar su mejora continua.
8.2 Seguimiento y Medicin
8.2.1 Satisfaccin del cliente
Para obtener la percepcin del cliente externo con respecto al cumplimiento que el Instituto da a
sus requisitos, se aplican encuestas por parte del macroproceso Gestin Servicio y Atencin a
los nios, nias, adolescentes y familias usuarios de programas y servicios que presta el ICBF.
Los resultados del anlisis de estas encuestas son fuente de identificacin de oportunidades de
mejora para el servicio que permiten asegurar el cumplimiento de requisitos y mejorar el
desempeo del Sistema Integrado de Gestin. Estas encuestas de satisfaccin se aplican en
las Regionales y Centros Zonales, en donde se tabulan, se analizan sus resultados para enviar
posteriormente al nivel Nacional y se divulgan a travs de la Intranet
8.2.2 Auditora interna
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El ICBF tiene estructurado el procedimiento para la realizacin de las Auditoras Internas en el

que se establece la planificacin de las mismas, la realizacin in situ de las auditorias,
conclusiones de la verificacin y el seguimiento a las acciones correctivas resultado de los
hallazgos.
Se ha designado al proceso de Evaluacin Independiente en cabeza del Jefe de la Oficina de
Control Interno, como el responsable de coordinar las Auditoras Internas del Sistema Integrado
de Gestin.
8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos y servicios
El Instituto Colombiano Bienestar Familiar, desarrolla modelos de evaluacin para el
seguimiento de los programas misionales y las actividades de apoyo del Instituto. Algunos de
los mtodos para conocer la eficacia, eficiencia y efectividad de los mismos son: seguimiento,
monitoreo, control, supervisin, interventora, auditora, investigacin, elaboracin de
diagnsticos y elaboracin de informes.
Las partes interesadas son informadas de la gestin institucional mediante informes como:
Informe anual al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, Informe de Gestin al
DNP, Informe al Consejo Nacional de Planeacin, Informe al Congreso Nacional de la
Repblica y Reportes de Evaluacin para Rendicin de Cuentas al Presidente y Ministros.
El sistema de Supervisin contempla seguimientos al servicio en diferentes etapas de la
prestacin, el cual tiene como finalidad verificar que los servicios de Bienestar Familiar, se
presten de acuerdo con los requisitos y Lineamientos Tcnico Administrativos establecidos y los
compromisos contractuales acordados.
Cada macroproceso/proceso tiene indicadores que miden su gestin y el resultado se reporta a
travs del Tablero de Control en el mdulo de Seguimiento a Planes, Programas y proyectos del
SIM, permitiendo hacer seguimiento y control al logro de las disposiciones planificadas en el
Sistema Integrado de GestinEn relacin con el cumplimiento de la legislacin ambiental y de Seguridad y Salud Ocupacional
y seguridad de la informacin en el Sistema Integrado de Gestin, se implementa el
procedimiento de identificacin y evaluacin del Cumplimiento Legal; en donde se establece el
mecanismo mediante el cual se realiza la evaluacin del cumplimiento de los requisitos legales
aplicables al Instituto, en colaboracin con los dems Macroprocesos/procesos del ICBF.
8.3 Control del Servicio No Conforme
Se cuenta con el procedimiento: Control Servicios No Conformes y No Conformidades del
Sistema para la deteccin, tratamiento, registro y control de los servicios no conformes /no
conformidades del sistema, generados en los distintos Macroprocesos/procesos de la entidad.
Los servicios no conformes- SNC, se identifican y documentan en los Macroprocesos/procesos
misionales y en el Macroproceso de apoyo Gestin Servicio y Atencin. La naturaleza de las no
conformidades y el tratamiento adelantado se registra en el mdulo de mejoramiento del
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aplicativo ISOLUCION, herramienta implementada para el seguimiento y control de las acciones

de mejora.
Con el fin de preparar y responder ante las emergencias, se han formulado Planes de
Preparacin y Respuesta ante Emergencia donde se identifican situaciones potenciales a las
que estn expuestas las Regionales, Centros Zonales y Unidades de Servicio en todo el pas.
La Entidad cuenta con 235 Planes de Preparacin y Respuesta ante Emergencia para cada una
de las Regionales y Centros Zonales con la informacin suministrada por cada uno de sus
Centros Zonales en relacin con amenazas de tipo tecnolgico como incendio y explosin,
colapso de estructuras, fenmenos naturales como movimientos ssmicos, descargas elctricas
y de orden social como atentados terroristas por la actividad propia del ICBF. Al presentarse
estos eventos, adems de tener un impacto de orden econmico y afectar el servicio que la
institucin presta al pas, afectan de forma sbita y significativa la integridad de las personas
expuestas y los procesos desarrollados.
As mismo, desde los 33 Planes de Gestin Ambiental Regional, se hace nfasis en las
medidas de emergencia a tener en cuenta en las unidades de servicio del ICBF, enmarcando la
gestin interinstitucional con entidades del Sistema Nacional de Prevencin y Atencin de
Desastres SNPAD, como los Comits Locales de Prevencin y Atencin de Desastres CLOPAD
(municipios) y Comits Regionales de Prevencin y Atencin de Desastres CREPAD
(Departamentos); con el fin de comunicar y mitigar el riesgo principalmente de tipo natural, para
organizarlas y atenderlas en caso de un desastre natural o una materializacin del riesgo
ambiental
8.4 Anlisis de Datos
El proceso Evaluacin y Monitoreo de la Gestin a travs de sus procedimientos, permite
integrar y analizar el desempeo general del Instituto e identificar oportunidades de mejora.
El anlisis a la informacin se realiza con el fin de identificar tendencias, guiar decisiones y
evaluar el Sistema Integrado de Gestin- para demostrar su eficacia, eficiencia y efectividad.
Los datos para el Tablero de Control son registrados y analizados por los dueos y
responsables de los Macroprocesos/procesos a nivel nacional, regional y zonal, con el fin de
aplicar y documentar acciones correctivas y preventivas que permitan mejorar la efectividad de
los procesos.
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continua
El Instituto mejora la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestinmediante el uso de las Polticas del Sistema, de sus objetivos, resultados de auditoras internas,
resultados de indicadores de gestin y revisiones por direccin para el seguimiento y medicin
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de los Macroprocesos/procesos; con el fin de implementar las acciones correctivas y

preventivas para la sostenibilidad y mejora del Sistema.
8.5.2 Accin correctiva / 8.5.3 Accin preventiva
La Entidad cuenta con los procedimientos para el manejo de las Acciones Correctivas y
Acciones Preventivas, mediante los cuales se busca eliminar las causas de las no
conformidades con el objeto de evitar que vuelvan ocurrir y no conformidades potenciales para
prevenir su ocurrencia. Para ello se construy la Gua para la identificacin de causas.
Se cuenta con un procedimiento de investigacin y reporte e incidentes de trabajo para reporte
e implementacin de medidas y acciones correctivas, para evitar que se vuelvan a presentar.
El tratamiento e implementacin de estas acciones es responsabilidad de todos los servidores
pblicos y se registran en el mdulo de mejoramiento del aplicativo ISOLUCION, herramienta
implementada para el seguimiento, control y eficacia de las acciones de mejora para el Sistema
Integrado de Gestin.
Anexo 1: Naturaleza de los Cambios

ITEM
NOMBRE DEL ITEM

SOLICITADO
3.5
Marco Legal
3.6.5.1
3.7
Objetivos
Objetivos Sistema Integrado de

Gestin
DESCRIPCION DEL
CAMBIO
Se incluye el procedimiento de identificacin y

evaluacin de requisitos legales.
Se elimina objetivos
Se elimina el objetivo Promover un ambiente de
trabajo adecuado para prevenir y controlar las
enfermedades profesionales y accidentes de
trabajo en los colaboradores del ICBF y se
incluyen tres objetivos 12, 13 y 14.
5.5.1
Revisin por la direccin

Generalidades
Se ajusta redaccin
5.5.2
Informacin para la revisin

por direccin
se elimina la descripcin de las entradas.
Anexo 2: Estructura Orgnica
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Anexo 3: Mapa De Macro Procesos
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Anexo 4. Matriz de Requisitos v/s Procesos Misionales

Anexo 5. Matriz de Comunicaciones Internas y Externas
Anexo 6. F1.PR5.MPE2 Formato Caracterizacin
Anexo 7. Anexo 7 Declaracin de Aplicabilidad

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Repblica de Colombia

Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

Manual del Sistema Integrado de Gestin

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Bogot D.C., Febrero de 2013

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1.1 Objetivo del Manual............................................................................................. 3

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CAPITULO 1: PRESENTACIN DEL MANUAL

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La documentacin del Sistema Integrado de Gestin se encuentra organizada de la siguiente

CAPITULO 2: EL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

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3.2.1 Primera Infancia

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La Primera Infancia (Menores de 6 Aos): El apoyo a la primera infancia se brinda a travs de la

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como sujetos de derechos. Fomentar una cultura de deberes y responsabilidades desde

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componentes: desarrollo fsico y salud, nutricin, desarrollo cognitivo psicosocial y

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Manual del Sistema Integrado de Gestin

Familias con Bienestar:

Fijacin de Cuota de Alimentos, Revisin de Cuota de Alimentos, Ofrecimiento de Alimentos,

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Manual del Sistema Integrado de Gestin

Asuntos No Conciliables o No Conciliados: Se refiere a las intervenciones realizadas por el

Por Condiciones de amenaza o vulneracin

Instituciones de sistemas de responsabilidad penal para adolescentes

En conflicto con la Ley (Restablecimiento)

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3.3 Clientes/Usuarios y partes interesadas

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3.6 Polticas del Sistema Integrado de Gestin

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3.6.3 Poltica Ambiental

3.6.4 Poltica de Seguridad de la Informacin

3.6.5 Poltica de Seguridad y Salud ocupacional

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3.7 Objetivos Sistema Integrado de Gestin

2. Lograr la atencin integral de alta calidad a la Primera Infancia

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14. Prevenir la ocurrencia de accidentes de trabajo, identificando, valorando y determinando

CAPITULO 4: SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

4.1 Requisitos Generales

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Luego de identificadas todas las amenazas, se evala su probabilidad de ocurrencia y el

4.2.1 Control de Documentos

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