Sunteți pe pagina 1din 27

Tehnici Eficiente de Recrutare si Selectie

Curs Online

J'Info Training 2012

Toate drepturile rezervate. Nicio parte a acestui produs nu poate fi reprodusa, distribuita, transmisa in
orice fel de format (fotocopiere, inregistrare, fotografiere sau prin alte metode), fara acordul scris al
JInfo Training.
JInfo Training

1
www.jinfotraining.ro

Descriere Generala

Scopul cursului
Acest curs se adreseaza tuturor managerilor implicai in procesul de recrutare, care doresc sa
stapaneasca tehnicile de selectie pentru a atrage si retine talentele in companie, persoanelor care
doresc sa profeseze in domeniul recrutarii de personal sau care au preluat de curand responsabilitati in
cadrul departamentelor de recrutare.
Acest curs are ca scop imbogatirea cunostintelor teoretice in domeniul Resurselor Umane dar si
aplicarea acestora prin exercitii practice, studii de caz si vizualizarea materialelor video.
La finalul acestui curs veti dobandi competente referitoare la:
analiza nevoii de recrutare
planificarea recrutarii in functie de necesitate
stabilirea surselor de recrutare
recrutarea interna
stabilirea criteriilor de selectie si a metodelor de verificare a competentelor
organizarea si desfasurarea interviurilor de selectie
procesul decizional
redactarea si comunicarea ofertei de angajare
integrarea noului angajat in companie

Va dorim succes si mult spor!

JInfo Training

2
www.jinfotraining.ro

Modul 1
Procesul de Recrutare si Selectie

Ce este activitatea
de recrutare si
selectie?

Intr-o organizatie pot interveni, la un moment dat, schimbari de personal


precum: unii angajati parasesc organizatia (concediere, demisie), altii sunt
promovati, detasati sau transferati. Toate aceste modificari creeaza posturi
vacante si un necesar de persoane competente care sa ocupe aceste posturi.
In plus, in cazul in care activitatea organizatiei se extinde (lansarea unui nou
produs, achizitionarea unui nou cont sau client, deschiderea unui nou magazin
etc.), va fi nevoie de un numar suplimentar de angajati.
Recrutarea este procesul de cautare si atragere in organizatie a persoanelor
potrivite pentru ocuparea posturilor vacante. Acest proces presupune
cunoasterea numarului de posturi vacante, natura si cerintele acestora si
competentele necesare indeplinirii sarcinilor.
Selectia presupune alegerea persoanelor care vor primi oferta de angajare,
dintre candidatii recrutati. Eficienta acesteia depinde de eficienta activitatii de
recrutare care trebuie sa ofere un numar mediu de optiuni viabile. Grupul
recrutat (short list-ul) nu trebuie sa fie prea mare pentru a nu aglomera procesul
de selectie.

Actorii in procesul de
recrutare si selectie

In activitatea de recrutare intervin atat departamentul de resurse umane cat si


managerul direct sau chiar managerul general. Intre acestia trebuie sa existe o
foarte buna comunicare si colaborare, deoarece pot exista pareri diferite
referitoare la candidatul ideal. Managerul de linie va urmari sa identifice
calitatile tehnice, acele competente care pot face angajatul foarte productiv. In
schimb recrutorul se poate axa mai degraba pe motivatia candidatului, calitatile
sociale si disponibilitatea sa.
In acest caz se recomanda cultivarea increderii intre cei care recruteaza si
utilizarea unui instrument de recrutare care sa surprinda atat soft skills cat si
hard skills. Este foarte important ca recrutorul sa inteleaga exact ce urmeaza sa
faca viitorul angajat si sa isi formeze o imagine cat mai clara a profilului
candidatului dorit de managerul direct.

JInfo Training

3
www.jinfotraining.ro

Etape in procesul de
recrutare si selectie

Fig. 1 Recrutarea si selectia de personal

JInfo Training

4
www.jinfotraining.ro

Modul 2
Analiza nevoii de personal

Procesul de recrutare si selectie este initiat in momentul in care nevoile de


personal depasesc oferta interna de angajati (ca numar sau competente).

Elemente esentiale
in analiza nevoii de
personal

Pentru a pregati in mod eficient procesul de recrutare, este necesar sa se


estimeze ce nevoi de personal vor exista in viitorul apropiat. In previzionarea
nevoii de personal se urmaresc schimbarile ce intervin in cariera angajatilor,
necesitatea promovarii unora dintre ei si decizia altora de a pleca din firma. Alte
motive pentru care poate aparea necesitatea de angajare de personal pot fi
relocarea sediului/filialelor sau dezvoltatea acestora, dezvoltarea liniilor de
business si reorganizari.
Planificarea resurselor umane se refera la ajustarea numarului de intrari si iesiri
de personal din organizatie in asa fel incat numarul de angajati din firma sa
ramana egal cu cel necesar desfasurarii in bune conditii a activitatii (vezi
handout Workforce Planning).
Identificarea corecta a nevoii de recrutare este unul dintre avantajele unei
planificari eficiente a resurselor umane.

Analiza
Postului

Pentru a realiza corect o analiza a nevoilor de recrutare este necesar sa ne


punem intrebari referitoare la volumul de munca estimat, la structura actuala a
departamentelor si modificarile ce pot interveni, impactul postului si
constrangerile bugetare, competentele neacoperite in prezent, modalitati de
acoperire a acestor nevoi.
Odata stabilita nevoia concreta de recrutare, aceasta trebuie definita in termeni
concreti pentru a putea fi utilizata in procesul de recrutare.
Cand in companie se sesizeaza necesitatea unui nou post trebuie sa se tina cont
de urmatoarele aspecte:
-

obiectivele postului vizat


indeplinirea acestor obiective in prezent
tipul postului (permanent sau pentru o perioada determinata)
perioada de proba
modificarile ce vor interveni in companie in urma creerii postului
complexitatea sarcinilor pentru post
costurile impuse
unde gasim angajatul potrivit (care sa detina competentele necesare
indeplinirii sarcinilor)
riscul cel mai mare in cazul in care postul nu se infiinteaza/nu se ocupa

JInfo Training

5
www.jinfotraining.ro

In cadrul procesului de recrutare si selectie, analiza postului, precum si


evaluarea candidatilor se realizeaza in functie de un set de competente pe care
viitorul angajat pe un anumit post trebuie sa le posede, pentru a fi considerat
performant.
O competenta are o serie de elemente-cheie care, odata identificate, pot fi
evaluate mai usor.
CUNOSTINTE = ce stie candidatul la nivel rational (ex. cunostinte financiare,
de IT, de vanzari, de negociere, de resurse umane etc.)
Definirea
competentei

ABILITATI = ce poate face candidatul, ce dexteritati are (ex. deprinderi PC,


de conducere a masinii etc.)
ATITUDINE = ce vrea candidatul sa faca in directia respectiva
ALTE CARACTERISTICI = ex. potrivire cu organizatia, acceptarea lucrului
peste program etc.

JInfo Training

6
www.jinfotraining.ro

Modul 3
Etapele recrutarii si selectiei de personal

Procesul de recrutare si selectie trebuie organizat in mod riguros, indiferent de


marimea sau complexitatea organizatiei. Cu cat planul de recrutare si selectie
este mai bine elaborat si implementat, cu atat procesul va fi mai eficient
Mai jos sunt enumerate etapele unui astfel de proces :
1.
2.
3.

Etape in procesul de
recrutare si selectie

4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

Analiza postului
Stabilirea competentelor specifice
Stabilirea metodelor de recrutare si selectie (teste, interviuri, Assessment
Center etc).
Recrutare interna sau externa?
Redactarea si publicarea anuntului de recrutare
Primirea si selectia CV-urilor
Anuntarea si sustinerea testelor (daca este cazul)
Anuntarea si sustinerea interviurilor
Luarea deciziei de angajare si ofertarea
Negocierea salariului
Acceptarea / respingerea ofertei de catre candidati
Integrarea in organizatie

Procedura de recrutare nu se initiaza automat ci este necesara anticiparea


nevoilor de recrutare. Aceasta etapa presupune analiza sarcinilor viitorului post,
daca acesta este necesar sau daca responsabilitatile postului pot fi impartite la
posturile deja existente.
Analiza
postului

In urmatoarea etapa vorbim despre analiza postului. Fie ca este un post nou
creat sau un post mai vechi este necesara o analiza amanuntita a
responsabilitatilor aferente acestuia si a caracteristicilor necesare persoanei
care va ocupa acel post vacant. Astfel trebuie urmarite calitati, experienta,
calificari si studii absolvite, data de incepere a activitatii, caracteristicile specifice
postului.
Astfel se urmareste o compatibilitate intre post si candidatul recrutat/selectat.
Cu cat postul vacant este mai detaliat descris cu atat se va sti mai bine care este
profilul candidatului de recrutat. De analiza postului (in urma careia se
intocmeste fisa postului) depinde succesul recrutarii si al selectiei.

JInfo Training

7
www.jinfotraining.ro

Fisa
postului

Fisa postului ofera si candidatului un reper, stie care ii sunt responsabilitatile,


sarcinile, standardele de performanta, pozitia pe linia ierarhica, conditiiile si
programul de lucru, specificatiile postului, beneficii si forma de recompensare.
Fisa postului este un document deosebit de important pentru activitatea
departamentului de resurse umane dar si pentru functionarea eficienta a
oricarei companii. Acesta furnizeaza informatii despre responsabilitati ce ii revin
titularului postului, standarde de performanta, modalitati de recompense,
caracteristici necesare angajatului, condii de munca.
Pe piata exista modele de fise de post pentru o varietate de pozitii. Acestea pot
fi extrem de utile, mai ales in momentul in care postul pentru care se recruteaza
este abia creat. Totusi, desi modelele pot fi o foarte buna sursa de inspiratie,
acestea trebuie adaptate in functie de specificul domeniului de activitate si al
organizatiei.
Foarte important este si momentul in care se demareaza activitatea de
recrutare. Trebuie gasit acel moment optim, care depinde de tipul si de numarul
de angajati cautati. Pentru un singur post recrutarea si selectia poate dura si 2
luni, iar pentru un post managerial poate dura si mai mult.

Anuntul
de recrutare

Anuntul de recrutare are ca scop gasirea cat mai multor candidati


corespunzatori si de aceea este foarte important ca inainte de a-l redacta sa
cunoastem profilul angajatului dorit. Trebuie sa aveti in vedere si modalitatea
de promovare a anuntului, pentru a fi sigur ca acesta se va adresa persoanelor
potrivite.
Anuntul de recrutare este considerat un instrument de marketing pentru
compania angajatoare, asadar il putem asocia cu o reclama la un produs.
Diferenta este ca la anuntul de recrutare trebuie sa ne asiguram ca e conceput
astfel incat din el sa se inteleaga realitatile postului vacant si sa atraga doar
persoanele potrivite. Postul vacant trebuie vandut, dar anuntul trebuie sa
ofere in acelasi timp si o imagine credibila si corecta a acestuia. De asemenea, in
afara de responsabilitati, este recomandat sa se introduca si avantajele reale ale
postului.
Incercarile de a recruta cu ajutorul unui anunt infrumusetat nu aduc decat
insatisfactii recrutorilor, pentru ca cel mai probabil vor fi atrasi candidati
nepotriviti care vor consuma atat resurse de timp cat si resurse materiale. De
asemenea se pot produce insatisfactii si la nivelul candidatilor selectati iar acest
fapt duce la cresterea fluctuatiei de personal. Prin informarea corecta este

JInfo Training

8
www.jinfotraining.ro

incurajata autoselectia. Astfel cei care intra in contact cu anuntul de recrutare


decid in privinta interesului si pregatirii pe care le au pentru job-ul respectiv.

Surse
de recrutare

In ceea ce priveste sursele de recrutare este necesara stabilirea unei strategii de


recrutare care sa evidentieze nivelul la care se va desfasura recrutarea local,
regional, national etc.
Sursele de recrutare difera ca eficienta de la companie la companie. Fiecare
trebuie sa identifice sursa de recrutare cea mai potrivita segmentului sau de
activitate, de marime, de localizare, buget sau natura posturilor vacante.
Avem posibilitatea sa alegem intre sursele interne si sursele externe de
recrutare.

Surse interne

Sursele interne presupun repartizarea angajatilor existenti prin transfer,


promovare sau retrogradare. Dar acest lucru presupune cunoasterea
potentialului angajatilor si punctelor forte/slabe ale acestora. De aceea este
necesara o evaluare a performantelor. Utilizarea surselor de recrutare interne
motiveaza angajatii sa devina performanti pentru a putea fi promovati.
Un alt avantaj al recrutarii interne este acela ca fluctuatia de personal scade si
creste retentia angajatilor in companie, pe o perioada mai lunga de timp. De
asemenea recrutand din interior, se face o investitie in resursele umane ale
organizatiei.

Avantaje si
dezavantaje ale
surselor interne

Sursele interne de recrutare scad riscul de a gresi in decizia de angajare,


deoarece persoanele selectate pentru posturile vacante pot deja cunoscute de
recrutor.
Exista si dezavantaje in sursele de recrutare interna. Angajatii pot fi promovati
pana ajung sa fie pozitionati pe un post pentru care nu mai sunt competenti
(Principiul lui Peter). De asemenea se poate crea si tensiune intre angajati,
fiecare dintre ei luptand pentru a-si arata performantele. Astfel lucrul in
echipa si colaborarea in vederea atingerii aceluiasi scop comun scopul
companiei, pot deveni deficitare. In astfel de situatii angajatii pot fi demoralizati,
epuizati si lipsiti de motivatie.
Pentru a eficientiza recrutarea din interior este recomandata realizarea
programelor de dezvoltare a personalului care permite elaborarea unor criterii
concrete de evaluare si promovare.

JInfo Training

9
www.jinfotraining.ro

In momentul in care apare un post vacant in companie si dorim sa realizam si o


recrutare interna trebuie respectate anumite reguli: angajatii trebuie informati
depre unui post vacant existent in firma din care fac parte; oferta de angajare
trebuie prezentata intai in interior si apoi se realizeaza recrutarea externa;
criteriile de promovare/transfer trebuie comunicate posibililor candidati pe
post.

Surse externe

Exemple

In momentul in care pleaca din companie angajati care nu pot fi inlocuiti se


apeleaza la sursele de recrutare externe. Dar acesta nu este singurul motiv
pentru care se foloseste recrutarea externa. Se mai foloseste in cazul in care o
companie se dezvolta repede sau cand este nevoie de angajati cu o anumita
calificare sau specializare. Desi este mai dificila decat recrutarea interna ofera
mai multe optiuni pentru alegerea candidatului potrivit. Principalul avantaj al
acesteia este ca un angajat nou poate veni cu un suflu nou si idei creative usor
de implemantat. De cele mai mult ori acesta nu mai are nevoie de instruire
amanuntita, asa cum ar avea nevoie un angajat intern dar fara experienta pe
post, fapt ce ar duce la reducerea costurilor de instruire si pregatire.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.

Candidatura spontana (candidatul isi depune CV-ul din proprie initiativa)


Referinte ale angajatilor / Recomandari
Agentii de recrutare din tara sau din strainatate
Site-uri specializate de job-uri (www.ejobs.ro, www.bestjobs.ro etc).
Site-uri
de
socializare
(www.linkedin.com,
www.facebook.com,
www.xing.com, www.viadeo.com etc).
Bloguri
Grupuri de discutii, forumuri
Institutii de invatamant
Presa online sau tiparita de specialitate
Anunturi de angajare la mica publicitate
Networking (retea proprie de contacte profesionale)
Targuri de job-uri (ex. Angajatori de Top)
Reangajari
Candidati anteriori
Oficiul fortelor de munca

Pentru a confirma eficienta unei surse de recrutare, periodic acestea trebuie


evaluate. Se folosesc indicatori precum cost, numarul de candidaturi primite,
numarul de candidaturi corespunzatoare, numarul de candidati angajati/sursa
etc.
Activitatea de sourcing este una complexa, avand in vedere faptul sa tehnologia
si preferintele candidatilor evolueaza din ce in ce mai repede. Astfel, exista deja
JInfo Training

10
www.jinfotraining.ro

o tendinta catre mediul online, in detrimentul publicatiilor tiparite sau a afiselor.


Sursele de recrutare trebuie alese in functie de specificul postului si de bugetul
(de timp si de bani) alocat acestei activitati.

Analiza
candidaturilor

In urmatoarea etapa, recrutorul trebuie sa analizeze dosarele de candidatura.


Aceasta este prima modalitate de triere a candidatilor.
Cel mai important in dosarul de candidatura este CV-ul. Acesta reprezinta
cartea de vizita a candidatului.

Screening-ul
CV-urilor

Avand in vedere faptul ca din ce in ce mai multe persoane sunt in cautarea unui
loc de munca, sansele sa primiti un numar impresionant de CV-uri sunt destul de
mari. Astfel, persoana care face evaluarea acestora, trebuie sa isi stabileasca o
serie de criterii de evaluare a acestora, care sa ii permita alegerea candidaturilor
potrivite in cel mai scurt timp. In caz contrar, analiza CV-urilor poate deveni o
activitate care consuma foarte mult timp si care poate prelungi procesul de
recrutare.
Care sunt aspectele pe care trebuie sa le urmariti la un CV atunci cand faceti
recrutare? Desigur, nu e un lucru usor sa iti dai seama ce se ascunde in spatele
unui CV, dar un recruiter trebuie sa fie mereu pregatit sa poata construi un
portret al candidatului cat mai apropiat de cel real.

Criterii de evaluare
a CV-urilor

La un CV trebuie urmarit:
aspectul CV-ului
daca exista greseli de gramatica, ortografie sau punctuatie
continutul acestuia: informatii despre studii, experienta, rezultate
obtinute, premii/certificari, traininguri urmate etc.
nivelul de experienta a candidatului trebuie sa corespunda cu nivelul
solicitat
durata ocuparii fiecarui post (mai multe experiente de 1-3 luni pe
anumite posturi pot indica o anumita tendinta spre schimbare sau
nestatornicie)
fotografia trebuie sa fie una profesionala
coerenta ideilor
raspunsurile la intrebarile de tip mini-interviu (serviciu oferit de anumite
site-uri de recrutare)
existenta unei scrisori de motivatie
aspectul, personalizarea si corectitudinea scrisorii de motivatie

JInfo Training

11
www.jinfotraining.ro

In general un CV nu trebuie sa contina mai mult de 2 pagini, oricat de vasta ar fi


experienta candidatului. Exceptie fac CV-urile din domenii precum cercetarea
sau mediul academic. Acestea au formate specifice, in functie de tipul institutiei.
Candidatul trebuie sa-si dovedeasca capacitatea de a sintetiza si de a prezenta
doar acele informatii cu adevarat importante pentru post. Pe prima pagina
trebuie neaparat sa apara datele personale, pentru a fi usor de contactat. Apoi,
in ordine acornonlogica trebuie sa apara experienta candidatului si principalele
realizari, abilitati si competente care il recomanda pentru respectivul loc de
munca. De apreciat sunt acele CV-uri care in care se mentioneaza participarea la
cursuri, training-uri, workshop-uri din domeniul de activitate pe care il
urmareste. Acest lucru dovedeste preocuparea sa pentru cariera, gradul de
motivatie pentru un anumit post si nivelul de pregatire in domeniul respectiv.
Analizand dosarul de candidatura (CV, scrisoare de intentie, referinte, anexe
etc.) recrutorul poate acorda calificative pentru fiecare dintre criteriile de
selectie astfel: supracalificat; corespunde cerintelor postului; corespunde
partial; nu corespunde. Astfel se realizeaza trierea candidatilor, proces ce
economiseste timp si bani.

Interviul preliminar

Metode de
recrutare

Dupa analiza dosarelor, candidatii potriviti sunt chemati la un interviu


preliminar, prin care se urmareste eliminarea candidatilor nepotriviti sau
demotivati. Acest prim interviu poate fi facut si prin intermediul telefonului sau
online, in functie de tipul postului. De regula, primul interviu este realizat de
catre o persoana din cadrul departamentului de resurse umane (recrutor sau
asistent de recrutare).
Scopul acestuia este de a verifica anumite criterii considerate esentiale pentru
post si de a elimina candidaturile nepotrivite.
Exemple de astfel de criterii pot fi:
cunoasterea unei limbi straine (iar discutia poate fi purtata in limba
respectiva)
disponibilitatea candidatului pentru un anumit tip de contract sau
pentru o anumita perioada
disponibilitatea candidatului de a lucra intr-o anumita locatie (mai ales
in cazul relocarilor)
capacitatea de a convinge (simulare de vanzare la telefon)

JInfo Training

12
www.jinfotraining.ro

asteptari salariale (mai ales in cazul recrutarii unui numar mare de


candidati; astfel sunt eliminati cei care nu se incadreaza in grila propusa
de angajator)

Testele de selectie
Acestea aduc informatii noi care pot completa profilul candidatului. Se pot
aplica teste de aptitudini, teste de personalitate, teste de inteligenta etc.
Testarea aptitudinilor profesionale se face mai ales cand angajatul nu poseda o
experienta relevanta sau studii in domeniul respectiv. Cu toate ca acestea pot
oferi informatii importante despre candidat, nu ofera o certitudine a faptului ca
respectivul candidat detine aptitudinile respective. De aceea testele de selectie
nu inlocuiesc niciodata interviul sau alte metode de recrutare, ci doar le
completeaza.
De asemenea, se pot folosi baterii de teste de cunostinte, pentru a verifica intro etapa de inceput a procesului cunostintele tehnice, teoretice. Aceste teste
sunt de cele mai multe ori eliminatorii si reprezinta o metoda eficienta de a
cerne candidatii.
Interviul de selectie
Dupa testarea competentelor, interviul de selectie presupune analiza atenta a
capacitatii candidatului de a se adapta pe post, de a face fata cerintelor, de a
indeplini responsabilitatile aferente locului de munca respectiv. Interviul de
selectie mai este si o ocazie de a discuta despre disponibilitatea candidatului, de
a-l cunoaste ca persoana, de a verifica gradul de compatibilitate cu cultura
organizationala, dar si de e evalua gradul de motivatie pentru postul si domeniul
respectiv.
In plus, interviul are si o functie de marketing, deoarece in timpul acestuia se
prezinta compania, postul etc. Impresia pe care o lasa intervievatorul
candidatului se va propaga asupra intregii organizatii. Asadar, interviul trebuie
sa fie bine organizat, sa aiba loc intr-o sala ordonata, fara a fi intrerupt, iar
comportamentul evaluatorului trebuie sa fie ireprosabil.
Decizia de selectie
Dupa realizarea acestor pasi, recrutorului ii revine responsabilitatea de a lua
decizia de selectie. Se alege acel candidat care corespunde cel mai mult
profilului angajatului ideal.
JInfo Training

13
www.jinfotraining.ro

Un element important este durata timpului de raspuns pentru fiecare


candidatura. Feedback-ul trebuie oferit cat mai repede posibil. Astfel, candidatii
vor aprecia atentia pentru timpul lor, iar in ceea ce-i priveste pe cei care se
regasesc pe short list, ne marim sansele ca ei sa accepte oferta de angajare a
companiei noastre. In cazul in care timpul de raspuns este foarte mare (3
saptamani), acestia pot accept oferta unei alte organizatii.
Care sunt criteriile dupa care este ales un candidat? Cei mai multi angajatori tin
cont in primul rand de experienta si de cunostinte. Astfel elimina cheltuielile
legate de formarea noului anagajat. Se mai urmareste si conduita in cariera a
respectivului angajat, modalitatea in care a evoluat, istoria acestuia, iar daca e
vorba de un post de conducere se urmaresc aptitudinile manageriale care il
recomanda pentru un astfel de post.
Pe langa aptitudini si calitati relevante pentru post se tine cont si de motivatia
candidatului de a ocupa acel loc de munca. Recrutorii vor tinde sa aleaga
candidatii pasionati de domeniul lor de activitate, care stiu sa se automotiveze,
care isi doresc cu adevarat sa lucreze in acea companie, pe respectivul post.
Desigur, motivatia angajatului nu va fi suficienta daca se cauta un candidat cu
experienta relevanta in domeniu, iar acesta nu o are. Un angajat motivat dar
fara experienta poate fi ales de o firma care e dispusa sa investeasca in
formarea sa, bazandu-se pe potentialul acestuia.
Desigur, exista si cazuri cand un candidat cu o vasta experienta, competent si
disponibil nu este cea mai buna alegere. Pot fi candidati supra-calificati pentru
un anumit post.
Candidatul
Supra-calificat

Candidatul supra-calificat este cel care:


- are mult mai multa experienta decat este necesara pentru un anumit post
- isi seteaza obiective foarte inalte
- are asteptari foarte mari din partea organizatiei si a colegilor
De ce sa nu alegem un candidat supra-calificat:
- desi se arata entuziast fata de noile responsabilitati, in timp va fi demotivat de
sarcini care sunt sub nivelul sau de competenta
- in general, accepta un post sub nivelul sau deoarece il vede doar ca pe o etapa
intermediara, posibilitatea de a umple un gol, un timp mort, iar in momentul in
care o noua oportunitate se iveste, o va accepta cu usurinta
- dupa un anumit timp va considera ca se plafoneaza si va cauta ceva mai bun
- poate avea o atitudine de superioritate fata de colegii de pe aceeasi linie
ierarhica, deoarece considera ca este mai bun si ca stie mai multe

JInfo Training

14
www.jinfotraining.ro

- poate fi sfidator fata de autoritate (manageri, sefi de departamente)


- o persoana cu aspiratii inalte isi va dori sa progreseze, sa presteze servicii din
ce in ce mai complexe, sa aiba cat mai multa responsabilitate
Desigur, exista si exceptii, cand un candidat supra-calificat chiar cauta un post
care sa nu implice foarte multa responsabilitate sau care sa ii permita sa aiba
mai mult timp liber etc. De aceea motivatia pentru post si organizatie trebuie
analizate cu atentie pe tot parcursul procesului de recrutare. De asemenea,
daca in planificarea resurselor umane se constata o nevoie ulterioara de
anagajati ce trebuie sa aiba un nivel superior de experienta si anumite
competente, putem angaja candidatul supra-calificat, doarece in viitor ii putem
oferi oportunitatea de a evolua. In cadrul recrutarii trebuie sa se tina cont foarte
mult de principiul Omul potrivit la locul potrivit .

Selectia
personalului

Spre deosebire de recrutare, aceasta presupune alegerea candidatului potrivit


dintr-un numar de candidati care satisfac cerintele postului.
In procesul decizional pot fi implicati, pe langa recrutor sau manager de
recrutare si managerul de resurse umane sau viitorul sef direct al noului angajat
sau chiar un viitor coleg de departament. Acest lucru eficientizeaza procesul de
selectie, iar decizia va fi obiectiva.
O greseala de selectie poate atrage dupa sine costuri foarte mari (costuri pentru
postarea anuntului de recrutare, timp, resurse materiale, resurse umane,
costuri de instruire etc.). Procesul de selectie trebuie sa aduca un plus de
valoare companiei facand diferenta dintre un angajat motivat, care munceste
avand rezultate foarte bune si un angajat care depune un minim de efort,
muncind doar pentru a fi platit.
Cu cat este mai complex procesul de recrutare si selectie, cu cat candidatul este
supus mai multor probe, cu atat procesul este mai eficient pe termen lung. De
aceea, in recrutare exista Regula celor 3.

Regula celor 3

Aceasta se refera la faptul ca fiecare candidat trebuie sa treaca prin cel putin 3
probe, in 3 locatii diferite, cu cel putin 3 evaluatori diferiti. De exemplu, prima
proba poate fi un test de cunostinte, intr-o sala de testare; a doua proba un
interviu cu recrutorul intr-o sala de reuniuni si a treia proba, interviul final cu
managerul de departament in biroul acestuia.

JInfo Training

15
www.jinfotraining.ro

In plus, in luarea deciziei va puteti folosi de 3 strategii, pentru a-l identifica pe


cel mai potrivit angajat!
1. Compararea candidatilor recrutati.
2. Compararea fiecarui candidat recrutat cu standardele impuse de postul
vacant.
3. Compararea cu un candidat ideal.
Pentru anumite pozitii, se pot organiza centre de evaluare (assessment
centers). Acestea dureaza de la cateva ore la 2-3 zile, implica participarea mai
multor candidati (5-25), iar evaluarea se face de catre o serie de observatori.
Candidatii participa la cel putin 3 probe de evaluare (studii de caz, interviu de
grup, exercitiu de grup, teste de cunostinte, teste psihometrice etc). Astfel,
decizia angajarii are un grad ridicat de obiectivitate, iar procesul de selectie este
mult mai eficient.

Comunicarea deciziei
de angajare

Dupa ce decizia de selectie a fost luata, urmeaza comunicarea acestei decizii


catre viitorul angajat. Aceasta trebuie sa contina conditiile agreate de ambele
parti.
Astfel, intr-o oferta de angajare regasim urmatoarele elemente:
-

postul (denumirea si responsabilitatile acestuia)

tipul de contract

norma de lucru (norma intreaga sau partiala)

tipul de post (conducere sau executie)

perioada de proba

obiective de indeplinit si indicatori de performanta

programul de lucru

ziua de incepere a activitatii

pachetul salarial si beneficii

locul desfasurarii activitatii (birou-adresa, teren)

superiorul ierarhic

De regula, oferta de angajare este scrisa si emisa in 2 exemplare : unul pentru


viitorul angajat, iar celalalt pentru angajator.

JInfo Training

16
www.jinfotraining.ro

Evident, dupa fiecare etapa, fiecare candidat trebuie sa primeasca un feedback,


indiferent daca este pozitiv sau nu. Indiferent de numarul de candidaturi, fiecare
persoana trebuie sa primeasca cel putin un mesaj in care i se transmite stadiul
procesului si daca merge sau nu mai departe. Este nepoliticos sa uitam pur si
simplu de candidatii care nu au corespuns criteriilor unui anumit post. De altfel,
fostii candidati pot fi una din sursele de recrutare externe sau potentiali clienti
ai companiei.
Fiecare persoana care aspira la un loc in companie trebuie tratata cu respect
chiar daca nu corespunde standardelor acesteia.
Procesul de recrutare si selectie poate afecta imaginea companiei, daca nu se
desfasoara conform unor strategii si tehnici eficiente. Acest lucru se intampla
inca de la publicarea anuntului de recrutare, care in functie de cum este
promovat, este vazut de numeroase persoane. Aceste impresii pot influenta
potentialii candidati (sau chiar clienti), pierzand astfel oameni valorosi .

JInfo Training

17
www.jinfotraining.ro

Modul 4
Tipuri de interviu

Definitie

Interviul de selectie este o conversatie intre cel putin 2 persoane, un angajator


si un candidat la angajare, care serveste unor scopuri bine definite ale
organizatiei: selectie, evaluare a performantelor, informare.
Interviul de selectie este un mijloc de obtinere a unor informatii despre
candidati intr-o perioada limitata de timp. Acesta trebuie sa constituie, atat
pentru intervievator, cat si pentru candidat, o ocazie de a se cunoaste mai bine.
Daca este reusit, acest prim dialog asigura o evaluare completa a celui
intervievat; daca esueaza, ramane o simpla discutie intre doi necunoscuti.

Obiectivele
Interviului

sa comunicati fiecarui candidat o descriere cat mai exacta a postului vacant


sa observati candidatul si sa aprofundati informatiile despre acesta, asa cum
reies din dosarul de candidatura
sa prezentati cat mai corect dar si atragator compania dumneavoastra,
astfel incat candidatul pe care il preferati sa fie convins de avantajele
ocuparii unui post in cadrul organizatiei
Interviurile pe care le puteti folosi ca recrutor sunt numeroase, important este
insa sa cunoasteti fiecare tip, si sa il folositi la momentul potrivit si in situatia
potrivita.
In functie de structura interviului se pot deosebi interviul structurat, interviul
semistructurat si interviul nestructurat.

Structurat

Se caracterizeaza printr-un mare grad de strictete. Daca optati pentru un astfel


de dialog, atunci trebuie sa pregatiti in avans o lista de intrebari si sa o
respectati. Puteti pregati tipuri de raspunsuri posibile, urmand sa notati in ce
categorie se incadreaza raspunsul candidatului.
Interviul structurat presupune ca recrutorul sa isi stabileasca bine pasii
interviului, fara sa se abata de la ei pe parcursul acestuia. Stabilindu-si o
structura isi propune anumite obiective pentru obtinerea unui anumit tip de
informatii de la candidat.
Mai jos este descrisa structura unui plan de interviu structurat.

JInfo Training

18
www.jinfotraining.ro

Nestructurat

Interviul nestructurat este acela in care recrutorul nu isi creeaza o structura si


conduce interviul in functie de persoana pe care o recruteaza si de experienta
acestuia. Informatiile pe care candidatul le furnizeaza sunt suportul discutiilor
pentru acest tip de interviu.
Pentru acest tip de interviu intervievatorul isi stabileste o lista de posibile
subiecte ce urmeaza a fi discutate, pastrandu-si o mare libertate de a se adapta
situatiei si candidatului. Abordarea tipica pentru un astfel de interviu este
vorbiti-mi despre dumneavoastra.
Interviurile nestructurate se bazeaza pe spontaneitate. Atentie! Condus
inadecvat, un astfel de interviu poate aluneca in derizoriu. Alegeti acest gen de
dialog numai daca aveti experienta ca intervievator.

Semi-structurat

O varianta de mijloc este interviul semistructurat. Intrebarile sunt pregatite in


avans si se investigheaza punctele de interes. Intervievatorul isi permite o
anume flexibilitate pe parcursul interviului, urmand sa insiste asupra subiectelor
care merita o atentie mai speciala.

JInfo Training

19
www.jinfotraining.ro

Pentru a fi sigur/a ca obtineti cele mai bune rezultate, realizati o combinatie


intre interviul structurat (care faciliteaza schimbul de informatii esentiale) si cel
nestructurat, care ofera o anumita libertate in a analiza aspectele de interes.
Interviul semistructurat presupune ca interviul sa se desfasoare in functie de
obiectivele propuse, de informatiile necesare celui care recruteaza dar permite
o anumita mobilitate in cazul in care ies la iveala informatii interesante despre
candidat si pot fi un atu pentru acesta.
In functie de numarul de intervievatori putem sa ne referim la interviul panel si
interviul dublu.

Panel

Dublu

De grup

Bazat pe cunostinte

Comportamental

Interviul panel este acel tip de interviu care se desfasoara in fata unei comisii cu
un numar de 2-20 persoane fiecare avand cate un rol bine definit. Insa un numar
prea mare de persoane poate inhiba candidatul si poate cauza confuzii.
Avantajul acestui tip de interviu este lipsa subiectivitatii, decizia apartinand
intregii comisii si nu doar unei singure persoane. Viitorul angajat in acest mod va
cunoaste mai multe persoane din companie, acest fapt ajutandu-l sa-si faca mai
usor o impresie despre colectiv si activitatile prestate.
In cazul interviului dublu, vorbim despre doi recruteri, reprezentatul
departamentului de resurse umane si reprezentantul departamentului in care se
afla postul vacant. Spre deosebire de interviul panel acesta are o atmosfera mai
amicala, iar candidatul se poate informa atat despre activitatile pe care urmeaza
sa le desfasoare cat si despre competentele si aptitudinile necesare.
Interviul de grup are la baza ideea de competitie, de concurs cu scopul de a
analiza capacitatea de adaptare, de luare a deciziilor si de a masura rolul potrivit
intr-o echipa. De cele mai multe ori acest tip de interviu este asociat cu interviul
situational. In cazul acestuia, se modeleaza situatiile intalnite cel mai des in
cadrul companiei sau pe postul respectiv. Candidatului pus intr-o anumita
situatie i se urmaresc acele capacitati sau atitudini necesare, modul de rezolva
situatia, timpul de reactie etc.
Interviul bazat pe cunostinte de specialitate se foloseste de obicei dupa
interviul preliminar cu reprezentatul departamentului de resurse umane. Acesta
este tinut de seful direct al noului angajat, sau de catre un specialist din
companie. Candidatul va fi testat din punct de vedere al cunostintelor teoretice
dar mai ales din punct de vedere al cunostintelor practice, a faptelor concrete
pe care le poate desfasura si cu care poate aduce un plus de valoare companiei.
Cea mai noua tehnica de intervievare este interviul bazat pe norme de
comportament. Avantajul este acela ca nu se folosesc acele intrebari deja
cunoscute, specifice oricarui interviu, pe care orice candidat si le poate pregati.

JInfo Training

20
www.jinfotraining.ro

Intrebarile din acest tip de interviu incep cu expresii de tipul Cum ati
rezolvat.?, Cum ati procedat..? Cum v-ati comportat? etc.
In cadrul interviului comportamental se foloseste tehnica STAR care porneste
de la premisa ca un comportament trecut reprezinta o buna predictie pentru un
comportament viitor.

Tehnica STAR

JInfo Training

21
www.jinfotraining.ro

Orice tip de interviu veti folosi, acesta va primi amprenta dumneavoastra ca


recrutor, va deveni original si adaptat necesitatii de a afla informatiile de care
aveti nevoie pentru a putea alege cea mai potrivita persoana pentru postul
vacant.

Notati ceea ce este cu adevarat relevant pentru post.


Terminati de scris notitele referitoare la o intrebare inainte de a adresa
o noua intrebare.
Notati-va ce va spune candidatul, nu interpretati. Fiti obiectiv/a!
Dezvoltati-va propriul sistem schematic de notare.
Tineti notitele departe de raza vizuala a candidatului .
Evitati sa notati doar aspectele negative. Acest lucru va descuraja
candidatul sa ofere mai multe detalii.

Luarea de notite in
timpul interviului

In timpul interviului recrutorul este ambasadorul propriei organizatii


atitudine profesionala, tinuta impecabila.
Vorbiti despre organizatie in mod pozitiv, dar realist.
Accentuati calitatile, oportunitatile de dezvoltare, beneficiile care va
diferentiaza ca organizatie.
Asigurati-va ca intervievatul va pleca dorindu-si sa lucreze in organizatia
dumneavoastra.
Ramaneti pozitiv si profesional chiar daca nu il angajati pe candidat;
acesta poate fi/deveni client.
Candidatii multumiti reprezinta un instrument de recrutare foarte
puternic, prin transmiterea experientei pozitive din organizatia
dumneavoastra.
Oferiti detalii cat mai generale despre post si organizatie.

Functia de marketing
a interviului

Recomandari in conducerea unui interviu

De avut in vedere

respectati planul prestabilit pentru interviu


sustineti interviul intr-o sala unde nu veti fi intrerupt/a
asigurati-va ca cel care vorbeste mai mult este candidatul
ascultati activ
concentrati-va pe discutie
fiti atent/a la comportamentul non-verbal al candidatului
afisati o atitudine pozitiva, entuziasta, suportiva
aratati interes fata de ceea ce spune candidatul
pastrati controlul pe parcursul interviului

JInfo Training

22
www.jinfotraining.ro

De evitat

parerile subiective
adresarea de intrebari personale (despre situatia familiala, rude,
casnicie, religie etc).
afisarea unei atitudini de superioritate
finalizarea raspunsului in locul candidatului
oferirea de informatii despre post la inceputul interviului
sugerarea raspunsului dorit din partea candidatului
oprirea unui interviu dupa 10 minute, desi incompatibilitatea dintre
candidat si post este evidenta.

JInfo Training

23
www.jinfotraining.ro

Modul 5
Integrarea noului angajat in companie

De ce este necesar un proces de integrare in organizatie? Pentru ca orice


organizatie este un sistem dinamic, alcatuit din persoane cu pricipii si valori
diferite, opinii si modalitati de abordare a situatiilor diferite. Pe baza punctelor
comune ale acestor persoane dar si a diferentelor prin care se stabilesc limite si
reguli se creaza cultura organizationala si specificitatea companiei. Astfel, un
proces de integrare in organizatie (de adaptare si acceptare) care esueaza, duce
la stres ocupational si astfel, pe termen lung la ineficienta sau la fluctuatie de
personal crescuta.
In mod firesc procesul de recrutare si selectie este urmat de procesul de
integrare in organizatie a noului angajat. Scopul este acela de a-l introduce in
cultura organizationala si in politica interna a firmei. Este foarte important ca
noul angajat sa ia contact cu realitatea companiei, cu principiile, valorile si
procesele acesteia intr-un mod organizat, ajutat de persoanele implicate in
procesul de integrare.

Actorii implicati in
procesul de
integrare

Recruiter, HR Manager, responsabil contracte de munca


Trainer intern
Instructor SSM si PSI
Supervizor / manager de linie / manager de department
Reprezentant al salariatilor / Sef de sindicat
Mentor sau buddy
In urma procesului de integrare in organizatie se asteapta ca noul angajat sa
aiba o atitudine pozitiva fata de intentiile si serviciile companiei in vederea
obtinerii unor rezultate performante intr-un timp cat mai scurt. Desigur, si noul
angajat are asteptari in perioada de integrare. De cele mai multe ori se asteapta
la un mediu de lucru (colegi, line manager, resurse materiale etc.) care sa ii
permita atat sa isi expuna capacitatile de a performa cat si dezvoltarea acestora.
Desi are aceste asteptari, noul angajat va avea mereu intrebari in ceea ce
priveste compatibilitatea sa cu postul si echipa. In acest sens actorii implicati in
procesul de integrare intervin, pentru a crea comfortul necesar obtinerii unui
sentiment de stabilitate si siguranta.
Felul in care primesti un angajat in companie in prima zi de munca, este foarte
important pentru certitudinea celui angajat ca a facut o alegere buna,
orientandu-se spre firma voastra. Acesta va dobandi o atitudine pozitiva si va

JInfo Training

24
www.jinfotraining.ro

devani entuziasmat inca de la comportamentul deschis al persoanei de la


receptie, pana la cunoasterea managerului sau direct si a colegilor cu care va
lucra.
Un rol important il are Mentorul de Integrare. Acesta stie care sunt
responsabilitatile noului venit si, impreuna cu el, hotaraste modalitatea in care
va asimila toate cunostintele necesare fiind disponibil sa raspunda eventualelor
nelamuriri si neintelegeri.
Modalitatile prin care un nou angajat poate fi integrat in organizatie si pe post
atat pe baza studiului individual cat si prin coaching, training, vizitarea
departamentelor firmei (in functie de posibilitati si functie) in vederea
familiarizarii cu aceastea.
Integrarea organizationala condusa responsabil duce la scaderea fluctuatiei de
personal si mareste retentia angajatilor in companie. De aceea este necesara
crearea unui program de integrare organizationala si de orientare. O persoana
nou venita are nevoie sa i se faca cunoscute regulile si normele de functionare,
modalitatea de indeplinire a sarcinilor care ii revin, intampinand altfel diverse
dificultati de adaptare.
Adaptarea in cadrul
organizatiei

De mentionat in cadrul acestui proces, sunt tipurile de adaptare prin care


angajatul trebuie sa treaca.
Astfel, el trebuie sa se adapteze din punct de vedere social. Procesul de
socializare este esential in integrare, pentru ca oamenii sunt fiinte sociale si nu
izolate, simtind nevoia de a relationa, de a comunica si a impartasi idei sau
rezultate.
Echipa in care va lucra si colectivul intregii firme sunt de multe ori o provocare
pentru noii angajati. Acestia intalnesc de multe ori bariere impuse intre ei si
colegi sau chiar manageri, fapt ce le inhiba deschiderea de a comunica
neclaritatile pe care le au. O alta consecinta poate fi sentimentul de excludere,
fapt ce poate duce la o lipsa de activitate in echipa, nedeterminandu-si rolul in
cadrul acestia.
Un angajat nou in companie trebuie sa se adapteze si din punct de vedere
profesional. El trebuie sa-si insuseasca practicile specifice postului sau,
modalitatile de rezolvare a problemelor si de indeplinire a sarcinilor. Astfel,
adaptarea profesionala trebuie facilitata de mentorul de integrare si de ceilalti
responsabili implicati in acest proces.

JInfo Training

25
www.jinfotraining.ro

Modul 6
Eficacitatea Procesului de Recrutare

Selectia personalului poate fi de multe ori foarte costisitoare, de aceea bugetul


trebuie luat in considerare ca factor foarte important. Calcularea costurilor pe
categorii de cheltuieli (anuntul de recrutare, cheltuieli papetarie, resurse de
timp, resurse umane implicate etc.) ajuta si la controlarea intregului proces de
recrutare.
O serie de indicatori ne pot ajuta in conturarea bugetului de recrutare, dar si in
masurarea eficacitatii acestuia.
In fig. 2 sunt descrisi cativa dintre indicatorii de performanta in cadrul procesului
de recrutare si selectie. Responsabilul de proces trebuie sa isi selecteze
indicatorii relevanti pentru activitatea sa si sa masoare periodic rezultatele
obtinute. Astfel se pot identifica anumite tendinte, iar indicatorii pot fi de un
real folos in procesul de planificare a resurselor umane.
De exemplu, se poate observa ca intr-o anumita perioada din an rata atritiei
este mai ridicata. Astfel, in anul urmator se poate prevedea in strategia de
recrutare o potentiala nevoie de personal.
Folosirea corecta a indicatorilor este o activitate consumatoare de timp, dar
trebuie privita mai ales ca o investitie in calitatea procesului de recrutare si
selectie si a personalului angajat.
Cu cat un astfel de proces este mai riguros si mai transparent, cu atat el va fi mai
eficient pe termen lung.
In bugetul de recrutare se va tine cont de costurile aferente surselor de
recrutare (anunturi, targuri de job-uri, materiale promotionale precum brosuri,
fluturasi sau afise), precum si de costurile implicate in construirea brandului de
angajator, precum: diverse cheltuieli pentru apartenenta la asociatii de profil,
cheltuilei pentru audit in vederea obtinerii anumitor certificate sau premii (ex.
Investors in People), evenimente organizate in campusuri universitare,
evenimente organizate pentru noii angajati sau potentialii angajati etc.

JInfo Training

26
www.jinfotraining.ro

Fig. 2 Indicatori de performanta in recrutare

JInfo Training

27
www.jinfotraining.ro