Jos Miguel Bolvar: "GTD - Productividad

Personal para gente que Innova"

El GTD puede ayudar a aumentar la eficacia personal en la bsqueda de

nuevos productos, servicios y formas de gestin. Es una metodologa, y una
herramienta, al servicio de los innovadores.
Tags: capacidades; eficacia; gestin de tiempo; herramientas; productividad 0
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GTD: La Innovacin al servicio de la Productividad Personal

Antes, casi todo era evidente. Desde tiempos prehistricos hasta la Era
Industrial, las personas tenan bastante claro qu significado tenan para ellas
las cosas que les rodeaban, cmo les afectaban y que deban hacer al
respecto. Los cambios eran escasos y suficientemente lentos como para poder
entenderlos e integrarlos en el da a da de forma satisfactoria. En este
contexto, la clave para lograr resultados era hacer.
En la Era de la Informacin la situacin ha cambiado. Ahora todo es nuevo
ms a menudo y eso hace imposible no solo entender e integrar todos los
cambios en nuestra vida, sino incluso ser conscientes de todos ellos. Nos
encontramos, por primera vez en la Historia, en una situacin en donde la
mayora de las cosas ya no son evidentes. En este contexto, la clave para
lograr resultados es saber decidir qu hacer.
Los antiguos modelos de gestin del tiempo eran vlidos en entornos donde
el ritmo de cambio era moderado y el corto plazo relativamente predecible, ya
que el tiempo solo es gestionable cuando sabes con certeza de cunto
dispones, algo que a da de hoy es sencillamente inimaginable.
GTD, las siglas de Getting Things Done, surge en los albores del siglo XXI
para dar respuesta a la necesidad que tienen las personas de gestionarse de
forma efectiva en esta nueva realidad, en la que la cantidad de informacin

sigue aumentando de forma exponencial y las interrupciones y los cambios de

prioridad son parte esencial del paisaje cotidiano.
En su desarrollo, GTD incorpora elementos como el systems thinking o
el design thinking. Partiendo de un enfoque sistmico, centrado en la persona
como un todo, sintetiza los principios universales que permiten obtener el
control y la perspectiva necesarios para relacionarnos proactivamente con la
realidad que nos rodea y para saber tomar en cada momento la decisin
ms adecuada en funcin de las circunstancias en que nos encontramos.
En GTD abundan las metforas a la vez que se hibridan teoras y conceptos de
diversas fuentes, desde la teora de flujo de Mihly Cskszentmihlyi a
conceptos del karate, pasando por herramientas de coaching o diversas
tcnicas de visualizacin utilizadas por deportistas.

GTD: La Productividad Personal al servicio de la Innovacin

Uno de los hallazgos de David Allen es que la productividad es mxima en el
estado de flujo. En otras palabras, nuestra productividad depende tanto de
nuestra capacidad para centrarnos en la tarea como de tomar decisiones
adecuadas en cada momento segn las circunstancias.
El primer paso hacia la eficacia personal es lograr una mente como el
agua, es decir, una mente capaz de reaccionar a la medida de las cosas, de
forma creativa, sin estrs, abierta a todo y capaz de rendir al mximo en cada
momento. Esto se obtiene al combinar el uso detres herramientas:
1) El mtodo de los 5 pasos para administrar el flujo de trabajo permite ese
milagro de vaciar la mente, obteniendo una reconfortante sensacin de
confort. Este mtodo te permite dibujar el mapa con todos tus
compromisos, contigo o con otras personas y el simple hecho de saber que
estn todos all es suficiente para devolverte el control. A partir de ah eres
capaz de decidir donde quieres ir en cada momento, siendo consciente de
todas las opciones disponibles y estando seguro de que ninguna se te pasa por
alto.
2) El modelo de 6 niveles de perspectiva es el complemento ideal al mtodo
de los 5 pasos, ya que te da informacin sobre lasconsecuencias a corto,
medio y largo plazo de tus decisiones. Gracias a este modelo no slo sabes
qu caminos puedes tomar en tu mapa, sino a dnde te llevan y qu significa
tomar uno u otro.
3) El tercer elemento de GTD es el mtodo de planificacin natural de
proyectos.
1. Se comienza por definir el propsito del proyecto, el qu resultado
quiero conseguir? y el para qu quiero conseguirlo?, enfoque que al igual
que en el design thinking, evita partir del problema para concentrarse en la
solucin deseada

2. El siguiente paso es visualizar el resultado deseado, tener claro cmo

voy a saber que lo he conseguido? Se trata de construir la visin del resultado
deseado
3. Lo siguiente es un ejercicio de pensamiento divergente, una tormenta de
ideas o brainstorming, cuya finalidad es generar la mayor cantidad posible de
ideas, independientemente de su calidad, viabilidad, etc. El objetivo es
responder a la pregunta qu puedo hacer para conseguirlo?
4. A continuacin viene una fase complementaria de pensamiento
convergente y sntesis. Consiste en elegir alternativas de entre las surgidas
en el ejercicio anterior y prototiparlas, eligiendo las que ms nos aproximen al
resultado buscado
5. Por ltimo, una vez definidas las secuencias a seguir, el siguiente paso
es identificar cuales son las prximas acciones, es decir, las siguientes
acciones fsicas que debemos llevar a cabo para que el proyecto avance.

GTD: Productividad Personal para Innovadores

Diariamente en todo el mundo hay millones de personas que innovan.
Unas buscan nuevas y mejores formas de aumentar su eficacia personal y
lograr los resultados que desean.
Otras buscan nuevas y mejores formas de crear productos, servicios y
soluciones, modelos de negocio o formas de gestin.
Muchas de ellas hacen ambas cosas. Son innovadores que usan GTD. Eres
t ya una de ellas?
2012 - Jos Miguel Bolvar

Sobre el autor:
Jos Miguel Bolvar es Consultor Artesano, Coach de la ICF, profesor,
ponente y autor del blog ptima Infinito, en el que escribe habitualmente
sobre Innovacin y Productividad (GTD).
Licenciado en Psicologa Social y Anlisis Poltico por la Universidad
Complutense de Madrid y mster en RRHH por el Centro de Estudios
Garrigues, Jos Miguel acumula una amplia experiencia profesional y como
directivo en entornos profesionales altamente competitivos como HP o Life
Technologies.
Actualmente, como Consultor Artesano y Coach, Jos Miguel trabaja ayudando
a personas y organizaciones a adaptarse con xito a esta nueva realidad.