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UNIDAD I

EL EFECTIVO
Objetivo Terminal de la Unidad: Aplicar tcnicas y mtodos
Contenido Programtico:
necesarios para
el registro de operaciones relacionadas con
1. Concepto de efectivo
el ciclo del efectivo, as como tambin determinar, calcular
y registrar los
asientosquecontables
procedentes
que se
2. Partidas
se consideran
efectivo.
derivan del estudio de sus componentes.
3. Ciclo del efectivo: Fuentes y usos.
4. Normas de Control Interno del efectivo.
En

5. Reglas de valuacin.
6. Reglas de Presentacin en el Balance General
7. Fraudes cometidos contra el efectivo.
8. Cuentas y partidas que integran el efectivo:
La Caja Principal. Concepto. Tratamiento contable.
Fondo Fijo de Caja Chica. Concepto. Creacin, eliminacin,
aumentos y disminuciones, el arqueo, tratamiento contable.
El Banco. Concepto. La cuenta bancaria. La conciliacin
bancaria, concepto y objetivos, procedimientos: Saldos
correctos y Saldos encontrados. Tratamiento contable.

Contabilidad I, Ud. estudi todos aquellos aspectos esenciales de la

Contabilidad, abarcando un conjunto de conocimientos que van desde el
concepto de Contabilidad, hasta la elaboracin de dos de los cuatro Estados
Financieros Bsicos exigidos por la Declaracin de Principios de
Contabilidad n 0 (DPC0).
Dentro de este cmulo de conceptos obtenidos, uno de los ms
significativos es la composicin del Patrimonio, pues ste es el objeto de
estudio de la disciplina contable. El activo es el elemento que ofrece

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mayores aspectos a conocer, por lo que su estudio debe ser amplio y

detallado.
Es por ello que dentro del pensum de estudio de las carreras de
Administracin Comercial y Contadura Pblica del Decanato de
Administracin y Contadura de la Universidad Centroccidental Lisandro
Alvarado, el estudio del activo est dividido en dos asignaturas:
Contabilidad I, donde se estudia en conjunto con los dems elementos del
Patrimonio y Contabilidad II, donde se hace un estudio mas profundo y
pormenorizado del mismo, abarcando el estudio del Activo Circulante y No
Circulante, sus caractersticas y tratamiento contable particular. A partir de
este momento, Ud se adentrar en un conocimiento mas profundo de esta
materia.
Uno de los activos de mayor importancia para las organizaciones lo
constituye sin duda el efectivo, ya que el dinero es el vehculo con que se
realizan todas las operaciones de carcter econmico como compra de
mercancas, pago de servicios o cancelacin de obligaciones.
El efectivo es el primer rengln listado dentro del activo circulante del
Balance General de la mayora de las empresas. An los pequeos negocios
poseen diversas cuentas bancarias y al menos un fondo fijo de caja chica
para gastos menores.
Precisamente esa caracterstica de disponibilidad inmediata y sin
restricciones, hace que las empresas, por pequeas que sean, apliquen un
conjunto de medidas que aseguren que todo el efectivo que entre en la
organizacin, sea utilizado de manera eficiente, de acuerdo a sus objetivos.
Por eso, el conocer que es el efectivo, como es su registro y cuales son las
estrategias de control del mismo para evitar fraudes y malos manejos, es
primordial para contadores y administradores, pues el papel fundamental de
estos profesionales es el de brindar a los usuarios una informacin financiera
que se caracterice por ser til y confiable.
En esta primera unidad se profundizar en el conocimiento del efectivo,
desde su concepto hasta sus controles, pasando por su tratamiento contable y
reglas de valuacin y presentacin. Se dice que se profundizar porque ya en
Contabilidad I se conoci los aspectos elementales de este componente del
activo, su uso, utilizacin y posicin dentro del Patrimonio.

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Al trmino de la unidad, se deben haber cumplido con los siguientes

objetivos:
Identificar las diferentes cuentas que componen el ciclo del efectivo.
Explicar las distintas situaciones que originan el registro y arqueo de
las cuentas de Caja Principal y Caja Chica.
Identificar ciclos del efectivo en distintos tipos de empresas y
compararlas con los aspectos tericos.
Explicar las distintas situaciones y registros que originan la Cuenta
Banco.

1.

CONCEPTO DE EFECTIVO

Qu es el Efectivo? Segn Kieso & Weygandt (1989) El efectivo es el

recurso normal del intercambio y constituye la base para medir y
contabilizar todas las dems partidas Por lo general se clasifica como
activo circulante.
Para Finney & Miller (S/F) El efectivo se compone de las monedas de
curso legal, los cheques, los giros bancarios, los giros postales y los
depsitos a la vista en bancos comerciales. En general la administracin de
la empresa debe disponer de l para desembolsos de cualquier naturaleza.
Es la suma de dinero de curso legal (monedas, billetes) o cualquier otro
documento (comprobantes de tarjetas de crdito, giros bancarios, cheques
sin restriccin de cobro, etc.) de rpida y fcil conversin en dinero y que
est a disponibilidad de la empresa para efectuar pagos por cualquier
circunstancia, sin ninguna restriccin
De acuerdo a la Declaracin de Principios de Contabilidad nmero 11
(DPC 11), se considera efectivo a la cantidad de dinero representada en caja,
en bancos, inversiones temporales o transitorias menores a 90 das, u otros
instrumentos de cambio de las cuales dispone el ente econmico para el
logro de sus fines y sobre los cuales posee el derecho de utilizarlo en el
momento que sea necesario.
La Norma Internacional de Contabilidad nmero 7 (NIC 7) seala que el
efectivo comprende tanto la Caja como los depsitos bancarios a la vista.

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Esta norma tambin considera como efectivo equivalentes como:

Inversiones a corto plazo de gran liquidez, siempre y cuando sean fcil y
rpidamente convertibles en dinero
El efectivo constituye pues un recurso controlado por la empresa como
resultado de eventos pasados y cuyos beneficios econmicos futuros se
espera que fluyan nuevamente a la empresa. Ese beneficio econmico
futuro, constituye el potencial para la contribucin directa o indirecta en el
flujo del efectivo o su equivalente para la organizacin.

Detente un momento:
Con la informacin que has ledo, elabora un concepto propio de efectivo.

2. PARTIDAS QUE SE CONSIDERAN EFECTIVO

La caracterstica primordial que debe cumplir el efectivo o sus
equivalentes es la disponibilidad inmediata que pueda tener, otorgando a la
organizacin la libertad de disponer de ellos en cualquier momento y sin
previo aviso. Tomando esto en consideracin, los elementos que se
consideran parte del efectivo son:
Efectivo en Caja
Efectivo en Bancos
Efectivo en Caja: Es la cantidad de dinero fcilmente determinable,
propiedad de la empresa y se encuentra en sus oficinas:
Billetes y monedas de curso legal
Monedas extranjeras cotizables o convertibles
Giros bancarios: comprende cheques emitidos por bancos a su
cargo o a cargo de otros bancos.
Cheques ordinarios, de viajeros
Comprobantes de ventas por tarjetas de crdito
Cesta Tickects

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Efectivo en Bancos: Es el dinero propiedad de la empresa depositado en

instituciones financiera (bancos), se encuentran disponibles de manera
inmediata. Est constituido por:
Depsitos a la vista en cuenta corriente, bien sea ,cuentas
normales o cuentas productivas
Depsitos en cuenta de ahorro
El siguiente cuadro especifica que partidas se consideran efectivo, de
acuerdo con la Declaracin de Principios de Contabilidad N 11 (DPC 11) y
la Norma Internacional de Contabilidad N 7 (NIC 7).

Segn la Declaracin de Principios de Contabilidad N 11

(D.P.C No. 11)
Partidas que se consideran efectivo
Monedas y Billetes de circulacin oficial
Monedas Extranjeras cotizables o convertibles.
Cheques ordinarios, viajeros.
Comprobantes de ventas por tarjetas de crdito y dbito.
Cesta ticket.
Depsitos a la vista en cuenta corriente
Depsitos en cuenta de ahorro
Por tanto, todas aquellas partidas que no encajen en la descripcin anterior,
no se consideran efectivo. Solomn (1988), seala que no pertenecen al
efectivo:

Anticipos para gastos

Vales de caja
Estampillas fiscales o Postales
Depsitos a Plazo Fijo
Cheques Posfechados o Devueltos.
Depsitos destinados a fines especficos
Depsitos en bancos intervenidos o cerrados
Depsitos congelados judicialmente o en custodia de terceros.

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La razn fundamental del por qu estas partidas no se consideran

efectivo, es que no poseen una disponibilidad inmediata y estn sujetas a
restricciones, situacin que es antagnica con la caracterstica principal del
efectivo.

3. EL CICLO DEL EFECTIVO. FUENTES Y USOS.

De acuerdo a la Declaracin de Principios de Contabilidad N 11
(DPC 11), el efectivo en los negocios est en contnua circulacin, puesto
que las mltiples transacciones que realiza la empresa, constituye un proceso
permanente de entradas y salidas de efectivo.
Las entradas y salidas de efectivo, seala la declaracin, pueden
producirse por las actividades de operacin, las actividades de
financiamiento o las actividades de inversin, clasificacin determinante
para la elaboracin y presentacin del Estado Financiero conocido como
Estado de Flujo del Efectivo. (Ver grfico siguiente)

ACTIVIDADES DE
OPERACIN

FLUJO
DE EFECTIVO

ACTIVIDADES DE
INVERSIN

ACTIVIDADES DE
FINANCIAMIENTO
Fuentes y usos del efectivo

Fuente: Morales 2004

De acuerdo a la DPC 11, el flujo de efectivo proveniente de las

actividades de operacin constituye aquella que afecta los resultados de la
empresa y estn relacionadas con la produccin y generacin de bienes y
con la prestacin de servicios. Los flujos de efectivo son generalmente
consecuencia de las transacciones de efectivo y otros eventos que entran en

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la determinacin de la utilidad neta (Beneficio que obtiene la empresa al

final de su ejercicio econmico).
Entre las entradas o fuentes de efectivo por concepto de esta actividad se
tienen:

Recaudo de las ventas por bienes o prestacin de servicios.

Cobro de cuentas por cobrar.
Recaudo de intereses y rendimientos de inversiones.
Otros cobros no originados con operaciones de inversin o
financiacin.

Entre las salidas o usos del efectivo por concepto de las operaciones se
encuentran:
Desembolso de efectivo para adquisicin de materias primas,
insumos y bienes para la produccin.
Pago de las cuentas de corto plazo.
Pago a los acreedores y empleados.
Pago de intereses a los prestamistas.
Otros pagos no originados con operaciones de inversin o
financiacin.
Las entradas y salidas de efectivo derivadas de las actividades de
inversin incluyen el otorgamiento y cobro de prstamos, la adquisicin y
venta de inversiones y todas las operaciones consideradas como no
operacionales.
Las entradas (fuentes) de efectivo por este concepto incluyen:
Recaudo por la venta de inversiones, de propiedad, planta y equipo
y de otros bienes de uso.
Cobros de prstamo de corto plazo o largo plazo, otorgados por la
entidad.
Otros cobros relacionados con operaciones de inversin o
financiacin.
Las salidas de efectivo (usos) derivados de la actividad de inversin
comprenden

30

Pagos para adquirir inversiones, de propiedad, planta y equipo y de

otros bienes de uso.
Pagos en el otorgamiento de prstamos de corto y largo plazo.
Otros pagos no originados con operaciones de inversin o
financiacin.
Por ltimo, el flujo de efectivo derivados de la actividad de
financiamiento est determinado por la obtencin de recursos como
prestamista o emisor de valores y el pago a los acreedores y dueos. Se
consideran todos los cambios en los pasivos y patrimonio, diferentes a las
actividades operativas. Entre las entradas o fuentes de efectivo derivados
de las actividades de financiamiento se encuentran:
Efectivo recibido por incrementos de aportes o recolocacin de
aportes.
Prestamos recibidos a corto y largo plazo, diferentes a las
transacciones con proveedores y acreedores relacionadas con la
operacin de la entidad.
Otras entradas de efectivo no relacionadas con las actividades de
operacin e inversin.
Entre los usos o salidas de efectivo resultantes de esta actividad se
pueden apreciar:
Pagos de dividendos o su equivalente, segn la naturaleza del ente
econmico.
Devolucin de aportes en efectivo.
Readquisicin de aportes en efectivo.
Pagos de obligaciones de corto y largo plazo diferentes a los
originados en actividades de operacin.
Otros pagos no relacionados con las actividades de operacin e
inversin.

4. NORMAS DE CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

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De acuerdo a Horngren (1997), las Normas de Control Interno

constituyen una serie de mtodos y medidas adoptadas en un negocio con el
fin de salvaguardar sus activos, garantizar la exactitud y confiabilidad de los
datos contables, promover la eficiencia operacional y aumentar la adherencia
a las polticas administrativas prescritas.
Se puede decir entonces que los objetivos primordiales que persiguen
estas normas son:
Salvaguardar los activos, es decir, procurar adecuadas medidas para la
proteccin, uso y conservacin de los recursos financieros, materiales,
tcnicos y cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.
Obtener y presentar informacin contable objetiva, oportuna,
confiable y suficiente que sirva como herramienta til para la gestin
y el control de las operaciones realizadas por la organizacin.
Promover y lograr la mayor eficiencia de las operaciones del negocio
para as alcanzar la eficiencia organizacional de la entidad y el logro
de sus objetivos.

Gmez (2004), establece que el control interno es un proceso

ejecutado por el directivos, administracin y todo el personal de una
entidad, diseado para proporcionar una seguridad razonable con miras a
la consecucin de objetivos en las reas como la operacional, financiera
y legal. Por ello, el control interno comprende el plan de organizacin y
el conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su
informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia en las
operaciones, estimular la observacin de las polticas planificadas y
lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Entre las diversas normas de control interno que se aplican al efectivo se

tienen:
1. Las relacionadas con las fuentes o entradas de efectivo:

32

Las entradas de dinero procedente de las ventas al contado, debe

realizarse a travs de cajas registradoras o sistemas automatizados.
Debe existir un empleado responsable que reciba el dinero producto
de la cobranza de las ventas a crdito, quien debe elaborar una lista
del dinero recibido de cada cliente durante el da.
El cajero debe depositar diariamente en el banco o a primera hora del
da hbil siguiente, el producto de las entradas de efectivo del da,
impidiendo as que se efecten desembolsos.

Las constancias de entradas de caja deben tener numeracin

correlativa.

2. Las aplicadas a los usos o desembolsos del efectivo:

Todos los pagos deben hacerse con cheques, salvo erogaciones

menores, los cuales se harn por Caja Chica.

Los cheques deben guardar un orden numrico estricto, lo mismo que

los recibos de pagos.
Todo pago debe estar respaldado por su respectivo comprobante.
Todo cheque emitido debe estar firmado, por lo menos, por dos
personas, previo examen por ambos, de la validez del mismo y su
justificativo.

Se debe inutilizar con sello que diga CANCELADO todos los

comprobantes saldados.

Las conciliaciones bancarias deben ser realizadas mensualmente,

por personas distintas al cajero.
Se deben separar las secciones de recepcin y pagos del efectivo.

33

El Cajero, el tenedor de Libros, y el Auxiliar de Cuentas por Cobrar,

deben ser personas distintas.
Cuando un cheque haya sido anulado debe registrarse en el libro
auxiliar de bancos y archivado conjuntamente con los dems.
Los desembolsos de Caja Chica deben ser aprobados por una persona
autorizada. Peridicamente deben ser restituidos por cheques de
reposicin.

Detente un momento:
1.
2.
3.
4.

Con la informacin que ya tienes, responde las siguientes

interrogantes:
Qu son Normas de Control Interno?
Qu objetivos persiguen?
Cual es la importancia de implementar Normas de Control Interno
adecuadas a la organizacin?
Nombra las Normas de Control Interno aplicadas al efectivo que tu
consideres son las ms importantes.

5. REGLAS DE VALUACIN
De acuerdo con la Declaracin de Principios de Contabilidad N 0
(DPC 0), se debe dar cumplimiento al Principio del Valor Histrico Original,
por lo que el efectivo en Caja y Banco se valuar a su valor nominal. Aquel
efectivo representado por metales preciosos amonedados y la moneda
extranjera, debe ser valuado a la cotizacin aplicable a la fecha de
presentacin de los Estados Financieros.

6. REGLAS DE PRESENTACIN.

34

De acuerdo con la Norma Internacional de Contabilidad N 1 (NIC 1) y la

Declaracin de Principios de Contabilidad N 0 (DPC 0), los renglones del
efectivo se deben mostrar dentro del Balance General como parte del primer
rengln del Activo Circulante, excepto cuando existan algunas restricciones
que imposibiliten su disponibilidad, en cuyo caso se mostrarn por separado
ya sea dentro de otro rubro del Activo Circulante o como parte del Activo
No Circulante, segn proceda.
Romero (1996) y Mrquez (1996), sealan que en los casos excepcionales
como por ejemplo, la existencia contable de un sobregiro bancario debe
hacerse la compensacin con otros saldos deudores de la misma naturaleza y
de disponibilidad inmediata, pero si despus de esto an persiste el
sobregiro, el mismo debe presentarse como parte del Pasivo a Corto Plazo.

7. FRAUDES
EFECTIVO

QUE

SE

COMETEN

CONTRA

EL

Para los usuarios de la informacin financiera, el efectivo representa el

activo ms importante, ya que constituye el medio mediante el cual la
empresa cancelar sus obligaciones en el corto plazo, o para la cancelacin
inmediata o futura de un bien o servicio recibido. Despus de todo, ste es el
medio ms comn y generalizado de intercambio, y la mayora de las
operaciones repercuten definitivamente en l.
Es precisamente esta razn la que hace que el efectivo constituya el
recurso sobre el cual se comete mayores irregularidades y sobre el cual hay
que extremar las medidas de control. Los fraudes al efectivo pueden darse,
segn Alvarado (2003), por errores de dos clases:
a) Errores intencionales o voluntarios: Son aquellos cometidos con
premeditacin y planificacin por una o ms personas dentro de la
empresa, ya sea a travs del engao u ocultando informacin valiosa.
Ejemplos de estos errores son: La centrfuga de fondos, la expedicin
de documentos falsos, la alteracin de los registros contables,
falsificacin de cheques y los cheques devueltos.

35

b) Errores no intencionales o involuntarios: Estn relacionados con

todos aquellos errores que de manera involuntaria, cometen uno o
ms empleados de la organizacin, en detrimento de la informacin
referida al efectivo. Entre ellos se tienen: La falta de registro por
omisin, la duplicacin del registro y el registro por una cantidad
errnea.

Detente un momento:
Con la informacin que has ledo, establece la relacin entre los
fraudes cometidos contra el efectivo y la aplicacin adecuada de
Normas de Control Interno.

8. CUENTAS Y
EFECTIVO.

PARTIDAS

QUE

INTEGRAN

EL

EL
EFECTIVO

LA CAJA
PRINCIPAL

BANCO
FONDO FIJO
DE CAJA
CHICA

Partidas que integran el efectivo

Fuente: Morales 2004

Como puede verse en el cuadro que antecede, las cuentas o partidas que
conforman el efectivo son la Caja Principal, el Fondo Fijo de Caja Chica y
Banco.

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Caja Principal: Es una cuenta del Sistema Contable que registra el

efectivo que se encuentra en poder de la empresa. En ella, aplicando la
teora del Cargo y el Abono, se registra los aumentos y disminuciones
que sufre el dinero en efectivo propiedad de la entidad.

Debe

Haber

Se Carga:
Se Abona:
Al iniciarse el ejercicio
Durante el ejercicio econmico
econmico, por el valor nominal
por el valor nominal del efectivo
de la existencia en efectivo
entregado por la entidad (salidas
propiedad de la empresa
de efectivo).
Durante el ejercicio econmico,
Al finalizar el ejercicio por el
por el valor nominal del efectivo
valor nominal de los faltantes
recibido por la entidad (entradas).
segn arqueo de caja.
Al finalizar el ejercicio econmico, Del importe de su saldo para
por el valor nominal de los
saldarla.
sobrantes segn arqueo de caja.
De acuerdo a Alvarado (2003), el efectivo que se maneja en la Caja
Principal proviene fundamentalmente de la veta de bienes o prestacin de
servicios, o por el cobro de una factura o giro. Este ingreso de efectivo
generalmente es registrado a travs de una caja registradora o computadora
programada para elaborar facturas. Los registros que se hagan a la Caja
Principal estarn soportados por las cintas de seguridad de la computadora o
mquina registradora, las copias de las facturas, los recibos emitidos y los
reportes de ventas.
Generalmente la Caja Principal se utiliza para recepcin de efectivo, pues
las Normas de Control Interno establecen que una sana poltica de control
del efectivo dispone que todos los pagos se realicen con cheque, pero puede
darse tambin eventuales salidas de efectivo, como consecuencia de pagos
realizados por la empresa. Si este es el caso, estas salidas deben estar
debidamente autorizadas.
Alvarado (2003), tambin seala que una sana poltica es la presentacin
de reportes diarios de caja, donde el responsable presente un resumen del

37

valor recibido en dinero y cheques, las posibles salidas de efectivo de caja,

as como la cantidad de efectivo al inicio y al final del da.
Otra sana poltica, sealada por las Normas de Control Interno del
Efectivo, es la de depositar diariamente el monto que ha ingresado a la Caja
Principal, de forma que al mantener una correspondencia entre el reporte y
lo depositado, exista un mejor control del efectivo.
Desde el punto de vista contable, el asiento que debe hacerse cuando
existe una entrada de dinero a la Caja Principal es el siguiente:
Fecha

Descripcin

xx-xx

-xCaja
Cuentas por cobrar, Ventas o
Efectos a cobrar (Segn el caso)
Para registrar ventas al contado o
cobro a clientes.

Re
f

Debe

xx
xx

XXX

Haber

XXX

Por otra parte, los desembolsos o salidas de Caja se registran de la

siguiente manera:
Fecha

Descripcin

xx-xx

-xGastos o Banco (Segn el caso)

Caja
Para registrar gastos autorizados
o depsito bancario

Re
f

Debe

xx
xx

XXX

Haber

XXX

Caja Chica: Es un fondo que se crea, segn las necesidades y

requerimientos de la empresa, para el pago de gastos menores, que no
deben ser pagados mediante cheques.
Como ya se ha visto en el punto cuatro (4), una medida sana de control
interno consiste en que todo pago se haga por medio de cheques y nunca con
el efectivo que se encuentre en caja. Sin embargo, se producen en toda
empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco monto cada una
de ellas, que hara poco prctico y en algunos casos imposibles, pagarlas con

38

cheque, lo que amerita que la organizacin tenga una cantidad en efectivo

destinada a cubrir esos desembolsos menores. Son gastos por ejemplo, de
compra de peridicos, caf, taxis, gasolina para los vehculos, etc. Esta es la
razn fundamental de la creacin del Fondo Fijo de Caja Chica.
Esta cuenta registra los movimientos del Fondo Fijo de Caja Chica, los
cuales representan el importe del valor nominal del dinero efectivo
propiedad de la entidad, establecido en un monto fijo, destinado a efectuar
pagos menores.
Debe

Haber

l Se Carga:
Se Abona:
Al iniciarse el ejercicio
Durante el ejercicio
econmico, por el importe
econmico por el valor
de su saldo, que representa
nominal de las
el valor nominal del fondo al
disminuciones o
inicio del ejercicio.
cancelaciones que lleguen a
efectuarse.
Durante el ejercicio
econmico, por el valor
Al finalizar el ejercicio
nominal del fondo al
econmico, por el importe
constituirse y por lo
de su saldo para saldarla o
incrementos que puedan
cerrarla.
efectuarse.
momento de crear el Fondo Fijo de Caja Chica, deben tomarse en cuenta los
siguientes aspectos:

Para crear el fondo se deben tener presente las necesidades que

tiene la empresa de satisfacer pagos menores.
Se debe establecer el monto mximo que el responsable debe pagar
por Caja Chica
Todo pago debe estar amparado en su respectivo comprobante.
Todo pago debe ser autorizado por la persona designada para tal
fin.
Los comprobantes de pago deben ser prenumerados.
Se debe establecer un mnimo del efectivo que debe haber en Caja.
No se debe cambiar cheques con el efectivo de Caja Chica.

39

Creacin del fondo: El monto que se fija para la creacin del fondo
depender de las necesidades, tamao y caractersticas de las transacciones
y operaciones de la empresa. Sobre dicho fondo se establecern las normas
de funcionamiento interno. La creacin se efecta con la emisin de un
cheque a nombre del responsable del mismo.
Reposicin: Llegado el efectivo existente en el fondo a la cantidad mnima
establecida en las Normas de Control Interno en la empresa, el encargado o
custodio del mismo debe proceder a solicitar la reposicin, para lo cual
prepara una relacin detallada de todos los gastos con sus respectivos
comprobantes. Para las reposiciones se utilizan formatos especiales en los
cuales se especifican: El nmero de comprobante o nmero de factura que
respalda el gasto, el concepto por el cual se realiz el desembolso y la
cantidad en dinero. (Ver anexo 1)
Aumento: Cuando el monto del fondo creado sea muy pequeo para cubrir
las necesidades, y por lo tanto las reposiciones a Caja Chica se hacen en
perodos muy cortos, es necesario aumentar el fondo.
Disminucin:
Cuando el fondo es muy grande para el volumen de
operaciones de la empresa, originando el mantenimiento de dinero inactivo
que pudiera ser utilizado para otras necesidades de la empresa, se debe
entonces disminuir el fondo en funcin de los requerimientos producto de
los hechos contables que se presentan.
Eliminacin: Cuando la empresa decide que el Fondo Fijo de Caja Chica no
representa una partida necesaria para el desenvolvimiento de sus actividades,
se pude decidir la eliminacin del Fondo.
Tratamiento contable del Fondo Fijo de Caja Chica
1. Creacin del Fondo:
Fecha

Descripcin

xx-xx

-xFondo Fijo de Caja Chica

Banco
Para registrar creacin de Fondo
fijo de Caja Chica

Re
f

Debe

xx
xx

XXX

Haber

XXX

40

2. Reposicin del Fondo: Se procede a ubicar cada gasto en la cuenta que le

corresponde.
Fecha
xx-xx

Descripcin
-xGastos (Clasificados)
Banco
Para registrar reposicin del
Fondo Fijo de Caja Chica

Re
f

Debe

xx
xx

XXX

Haber

XXX

3. Aumento del Fondo: Se hace el mismo asiento de la reposicin, pero por

el monto del aumento.
Fecha

Descripcin

xx-xx

-xFondo fijo de Caja Chica

Banco
Para registrar aumento del Fondo
fijo de Caja Chica

Re
f

Debe

xx
xx

XXX

Haber

XXX

4. Disminucin del Fondo: Se reversa el asiento de la creacin por el monto

a disminuir.
Fecha
xx-xx

Descripcin
-xBanco
Fondo fijo de Caja Chica
Para registrar disminucin del
Fondo fijo de Caja Chica

Re
f

Debe

xx
xx

XXX

Haber

XXX

5. Eliminacin del Fondo: Se hace el mismo registro de la disminucin,

pero por el monto total del Fondo para cerrar esa cuenta.
Fecha

Descripcin

xx-xx

Re
f

Debe

xx

XXX

-xBanco

Haber

41
Fondo fijo de Caja Chica
Para registrar eliminacin del
Fondo fijo de Caja Chica

xx

XXX

6. Al final del ejercicio econmico, si no se ha hecho la respectiva

reposicin, debe registrarse los gastos ocasionados hasta la fecha de
cierre, dando cumplimiento al Principio de Periodo Contable.
Fecha

Descripcin

xx-xx

-xGastos (Clasificados)
Fondo fijo de Caja Chica
Para registrar gastos del periodo

Re
f

Debe

xx
xx

XXX

Haber

XXX

Arqueos de Caja
Son inspecciones que un experto autorizado efecta peridicamente, sin
previo aviso, es decir, de manera sorpresiva, para constatar la exactitud de
los registros, comprobantes y efectivo manejados, con el fin de verificar el
buen funcionamiento de la misma. Los arqueos pueden practicarse tanto al
Fondo Fijo de Caja Chica como a la Caja Principal.
El procedimiento que realiza este experto es el siguiente:
1. Revisa todos los comprobantes que se encuentran en la caja, para
constatar cuales fueron las cantidades de efectivo que se emplearon y
la causa del mismo.
2. Se cuenta el dinero que existe en la caja de manera detallada,
clasificando la cantidad de billetes encontrados por denominacin y la
cantidad de monedas encontradas por denominacin.
3. Se suma el total de los comprobantes y el total del dinero existente en
la caja.
4. Este total se compara con el valor del fondo, si se est realizando el
arqueo a la Caja Chica, o con el registro interno de la mquina
registradora, si se est practicando el arqueo a la Caja Principal. De
sta manera se verifica si el dinero se manej correctamente o si existe
alguna diferencia.
5. Con todos estos datos se elabora una matriz (Ver anexo 2), dejando
por escrito todo el procedimiento anterior.

42

6. Tanto el responsable del arqueo como el responsable de la caja o el

fondo, firman dando por vlido el procedimiento de arqueo y los
resultados plasmados en la matriz.
Al efectuarse un arqueo puede suceder:
Que la suma del efectivo ms los comprobantes sea igual al total de
Caja, en cuyo caso todo se ha llevado en forma correcta.
Que la suma del efectivo ms los comprobantes sea mayor que el total
de Caja, en cuyo caso resultar un sobrante.
Que la suma del efectivo ms los comprobantes sea menor que el total
de Caja, en cuyo caso resultar un faltante.
De lo anterior puede definirse al faltante en caja como la diferencia
negativa entre la informacin reflejada en los libros y el resultado presentado
por el arqueo. Por otro lado, puede definirse al sobrante en caja como la
diferencia positiva encontrada entre la informacin que presentan los libros
de contabilidad y el resultado arrojado por el arqueo.

Detente un momento:
Piensa un instante y responde:
1. Por qu es importante hacer Arqueos de Caja?
2. Cul es la relacin de los Arqueos de Caja con las Normas de
Control Internos del Efectivo?
3. Cules serian las consecuencias si no se hiciesen Arqueos
Peridicos?

Tratamiento contable de los faltantes y los sobrantes

Como se ha ledo en los prrafos anteriores, los faltantes o sobrantes se
detectan cuando se realiza un arqueo. En el caso de que el resultado del
mismo arroje un faltante, la forma de registrarlo depender de las polticas y
procedimientos de la organizacin en estos casos. La siguiente grfica
explica de forma esquemtica cuales son las alternativas de registro:

43

Faltantes o Sobrantes de Caja

Cuenta Nominal: Faltante de
Caja

Faltantes

Cuenta Real: Cuentas por

Cobrar Cajero
Cuenta Nominal: Sobrantes
de Caja

Sobrantes
Faltantes y Sobrantes en caja

Fuente: Prof. Yasmila de Gago(2004)

En el caso de los faltantes, la poltica ms usual es aquella donde el

responsable de la Caja Principal o del Fondo Fijo de Caja Chica responda
por los mismos, en cuyo caso el asiento contable ser el siguiente:
Fecha
xx-xx

Descripcin
-xCuentas por cobrar empleado
Banco
Para registrar faltantes en caja
segn arqueo

Re
f

Debe

xx
xx

XXX

Haber

XXX

Si la empresa decide investigar para determinar las causas de ese faltante,

el asiento ser el siguiente:
Fecha
xx-xx

Descripcin
-xFaltantes en caja
Banco
Para registrar faltante en caja
segn arqueo

Re
f

Debe

xx
xx

XXX

Haber

XXX

44

Una vez descubierta la causa del faltante, la empresa realizar un asiento

cancelando la cuenta de faltante en caja y trasladando esa cantidad a la
cuenta que le corresponda, de la siguiente manera:
Fecha
xx-xx

Descripcin
-xGasto o activo(segn el caso)
Faltante en caja
Para registrar traslado del
faltante a la cuenta definitiva

Re
f

Debe

xx
xx

XXX

Haber

XXX

Alvarado (2003) manifiesta que en el caso de que el arqueo de cmo

resultado un sobrante, la poltica de la empresa generalmente es la de
registrarla en una cuenta de ingresos extraordinarios denominada sobrantes
en caja, mientras se realiza una investigacin para determinar la o las
causas de dicho sobrante; aunque tambin puede registrarse en una cuenta de
pasivo temporalmente hasta encontrar la causa del mismo. Si no se
determina la razn, se proceder a llevarlo definitivamente al ingreso. El
registro contable en este caso es de la siguiente manera:
Fecha

Descripcin

xx-xx

-xBanco
Sobrantes en Caja
Para registrar cancelacin de
Cuenta por incobrable

Re
f

Debe

xx
xx

XXX

Haber

XXX

A travs de un ejemplo se puede explicar mejor lo anterior.

Ejercicio tomado y adaptado del Cuaderno de Prcticas de Contabilidad
Intermedia del Prof. Juan Morales Gonzlez (1989)
Por memorando de la gerencia de ALMACENES GRACIELA C.A.,
de fecha 12-01-2004, atendiendo a las Normas de Control Interno, se crea
el Fondo Fijo de Caja Chica con un monto de Bs. 2.000.000,oo mediante la
emisin de cheque n 201 de Banesco, para desembolsos menores o iguales a
Bs. 200.000,oo.

45

El 31 de enero del 2004 se decide realizar un arqueo al Fondo,

encontrndose los siguientes pagos:
Relacin de comprobantes de gastos a travs de la Caja Chica
Fecha
04-01
06-01
08-01
12-01
18-01
20-01
21-01
26-01
28-01
28-01
28-01

N de comprobante
001
002
003
004
005
006
007
008
009
010
011

Concepto
Compra de tiles de limpieza
Revistas
Fletes de compra
Compra de artculos de escrit.
Vale prstamo al cajero
Revistas y peridicos
Compra vidrio de escritorio
Compra de silla
Pago recibo de ENELBAR
Pago recibo de HIDROLARA
Compra de 1 resmas de papel

Monto
162.050,oo
69.000,oo
103.000,oo
198.000,oo
130.000,oo
12.000,oo
190.000,oo
188.600,oo
178.000,oo
64.000,oo
18.250,oo

Al hacer el Arqueo de Caja, se encontr el efectivo siguiente:

6 billetes de Bs. 50.000,oo
9 billetes de Bs. 20.000,oo
2 billetes de Bs. 10.000,oo
7 billetes de Bs. 5.000,oo
20 billetes de Bs. 1.000,oo
50 billetes de Bs. 500
7 monedas de Bs. 100
9 monedas de Bs. 50
TOTAL

300.000,oo
180.000,oo
20.000,oo
35.000,oo
20.000,oo
25.000,oo
700,oo
450,oo
581.150,oo

Informacin Adicional:
- Existe en la Caja Chica un sobre con Bs. 34.900,oo producto de una
recoleccin de dinero para un regalo, segn listado anexo.
Las Normas de Control Interno establecen lo siguiente:
- El cajero es responsable por los faltantes de Caja.
- Los sobrantes se llevan a la cuenta Sobrantes en Caja.
SE REQUIERE:

46

Registrar la creacin del Fondo Fijo de Caja Chica.

Elaborar el Arqueo de Caja Chica al 31 de enero.
Efectuar la reposicin del Fondo Fijo a esta fecha.
Realizar la reposicin suponiendo que el Arqueo arroj un resultado de
Bs. 690.087,oo.
Solucin al problema planteado

El procedimiento aplicado en la empresa para la resolucin del problema

es el siguiente:
1. Clculos:
- Sumatoria de los comprobantes: 1.312.900,oo
- Sumatoria del efectivo producto del arqueo: 581.150,oo
1.312.900,oo + 581.150,oo = 1.894.050,oo (Total encontrado segn arqueo)
2.000.000, oo (Valor del Fondo) 1.894.050,oo = 105.950,00 (Faltante en
Caja)
2. Agrupacin de gastos en las cuentas(Segn relacin de comprobantes)
Comprobante N 1 Artculos de limpieza:
Comprobantes N 2 y 6 Gastos de publicaciones:
Comprobante N 3 Fletes sobre compra:
Comprobante N 4 y 11 Artculos de escritorio:
Comprobante N 5 Prestamos a empleados:
Comprobante N 7 Gastos de reparacin:
Comprobante N 8 Mobiliario:
Comprobante N 9 y 10 Servicios Bsicos:
Total

16.500,oo
81.000,oo
103.000,oo
216.250,oo
130.000,oo
190.000,oo
242.000,oo
188.600,oo
1.312.900,oo

3. Clculos tomando en cuenta el supuesto que la sumatoria del efectivo

encontrado en el arqueo sea de Bs. 690.087,oo:
1.312.900,oo +690.087,oo = 2.002.987,oo (Total encontrado segn arqueo)

47

2.002.987,oo 2.000.000,oo = 2.987,oo (Sobrante en Caja)

Una vez elaborados los clculos, el siguiente paso es el registro de las
operaciones en el Diario Principal.

Fecha
12-01

31-01

Descripcin

ALMACENES GRACIELA
DIARIO PRINCIPAL
Ref.
Debe

-1Fondo fijo de Caja Chica

Banco
Para registrar creacin del
Fondo de Caja Chica.
-2Artculos de limpieza
Gastos para publicaciones
Fletes de compra
Artculos de escritorio
Cuentas por cobrar empleados
Gastos de reparacin
Mobiliario
Servicios Bsicos
Cuentas por cobrar cajero
Banco
Para registrar reposicin del
Fondo de Caja Chica.

10
03

2.000.000,oo

11
05
06
07
12
15
17
20
23
03

162.050,oo
81.000,oo
103.000,oo
216.250,oo
130.000,oo
190.000,oo
188.600,oo
242.000,oo
105.950,oo

Haber
2.000.000,oo

1.418.850,oo

ASIENTO EN EL SUPUESTO
DEL SOBRANTE
31-01

-2Artculos de limpieza
Gastos para publicaciones
Fletes de compra
Artculos de escritorio
Cuentas por cobrar empleados
Gastos de reparacin
Mobiliario
Servicios Bsicos
Banco
Sobrantes en Caja
Para registrar reposicin del
Fondo de Caja Chica.

11
05
06
07
12
15
17
20
03
24

162.050,oo
81.000,oo
103.000,oo
216.250,oo
130.000,oo
190.000,oo
188.600,oo
242.000,oo
1.309.913,oo
2.987,oo

48

Detente un momento:
El procedimiento utilizado en la solucin de este ejercicio es similar al
que se utilizar en la resolucin de los ejercicios propuestos .Estudialo.
Elabora el arqueo utilizando el formato de arqueo de caja presentado
al final del mdulo.
La Cuenta corriente Bancaria
La cuenta Banco es la acumulacin que del efectivo hacen las personas
naturales o jurdicas, en una institucin bancaria, con el objeto de un mejor
resguardo, manejo y control del efectivo.
La cuenta Banco registra los aumentos y disminuciones que experimenta
el efectivo propiedad de la entidad, depositado en cuentas corrientes o de
ahorros en una entidad financiera (bancos)
Debe
Haber
Se Carga:
Se Abona:
Por el valor nominal del efectivo Por el importe de los cheques
depositado en la entidad financiera.
o retiros expedidos por la
empresa.
Por los depsitos de efectivo que
se hagan a la cuenta bancaria, as Por el valor de las notas de
como por las notas de crdito
dbito emitidas por la entidad
emitidas por la entidad financiera.
financiera por comisiones,
intereses, impuestos, etc.

La cuenta corriente bancaria ofrece varias ventajas, entre las que se pueden
mencionar:
Facilita el control de los pagos efectuados por la empresa.
Permite movilizar rpidamente el dinero mediante cheques.
La facilidad de obtener prestamos a corto y mediano plazo.

49

El descuento y cobro de giros y dems operaciones de crdito.

El resguardo de los recursos financieros con un alto grado de
seguridad.
Las instituciones bancarias presentan a sus clientes, al final de cada mes,
un estado de cuenta bancario, en el que presentan una relacin de las
operaciones efectuadas y registradas por el banco, en la cuenta corriente. El
saldo en la cuenta de dicho estado, generalmente no coincide con el saldo
registrado en los libros de la empresa, siendo las causas:
Depositos Pendientes

Notas de Crdito.

Cheques en Transito o
Pendientes.

Errores cometidos tanto

por la empresa como
por el banco

Notas de Dbito
En este punto, es importante recordar algunos conceptos de Contabilidad
I que se van a utilizarse en esta unidad.
En la unidad de Documentos Mercantiles de Contabilidad I, se trabajaron
los conceptos y el tratamiento contable de las Notas de Dbito y Notas de
Crdito tanto bancarias como comerciales. En aquella oportunidad, se
defina a las Notas de Dbito bancarias como documentos emitidos por la
institucin financiera, las cuales representan disminuciones de la cuenta
bancaria del titular. Estas disminuciones pueden darse por diferentes
conceptos como: Comisiones bancarias, cheques devueltos, cargos de
transferencias entre cuentas y cargos por intereses pagados, entre otros.
Por su parte, las Notas de Crdito bancarias se definan como
documentos emitidos por el banco y que, al contrario de las Notas de Dbito,
representaban para el titular un aumento de su saldo bancario. Estos
aumentos se producan por: Cheques acreditados a la cuenta, Transferencias
recibidas de otras cuentas, abono por prstamos recibidos e ingresos por
cobro de intereses, entre otro. El siguiente cuadro explica claramente el
efecto de estos dos documentos en el saldo de una cuenta corriente:

50

NOTAS
DE
DEBITO

Disminuyen el
saldo de la Cuenta
Corriente

NOTAS
DE
CREDITO

Efectos de las Notas de Dbito y Crdito Bancarias

Aumenta el saldo
de la Cuenta
Corriente

Fuente: Morales 2004

La Conciliacin Bancaria
Es un anlisis comparativo, donde muestran detalladamente los registros
que originan las diferencias entre los saldos que presentan los estados de
cuentas bancarios y los registrados en los libros de la empresa.
Tambin nos permite conocer:
El saldo real disponible en dicha cuenta bancaria.
Los registros necesarios para la actualizacin de las operaciones en
los libros de la empresa.
Los objetivos principales de la conciliacin son:
Constatar la exactitud de los saldos.
Verificar la exactitud de los registros, por ambas partes.
Corregir los errores u omisiones
Procedimiento para elaborar la Conciliacin Bancaria
La Conciliacin se realiza a travs de la comparacin de los registros
hechos por la empresa y los que aparecen en los Estados de Cuenta que el
Banco enva. Los pasos a seguir para elaborar una conciliacin son los
siguientes:
a) Comience por la confrontacin de los Saldos Iniciales, que deben ser
iguales a los Saldos Finales del mes anterior.

51

b) Compruebe si los registros emitidos en el mes anterior fueron ya

registrados, si no lo han sido, inclyalos nuevamente en la
Conciliacin.
c) Confronte los cargos del Mayor Auxiliar de Banco con los abonos
presentados en el Estado de Cuenta para encontrar las diferencias.
d) Confronte los abonos del Mayor Auxiliar de Banco con los cargos
presentados en el Estado de Cuenta para encontrar las diferencias.
e) Al encontrar las diferencias, verifique cual es el valor correcto e
incluya en la conciliacin la diferencia.
f) Una vez descubiertas todas las partidas que han originado diferencias
entre los saldos del Mayor Auxiliar y el Estado de Cuenta, se
proceder a elaborar la Conciliacin Bancaria por cualquiera de los
mtodos descritos anteriormente.
Una vez realizada la conciliacin, por cualquiera de los mtodos
escogidos, el siguiente paso es la contabilizacin, por parte de la empresa,
de la informacin que le compete, a travs del registro de aquellos aspectos
que no aparecen registrados en el Libro Auxiliar de Banco: Notas de Dbito,
Notas de Crdito y la correccin de los errores cometidos por la empresa.
Los cheques y depsitos en trnsito, as como los errores del banco, sern
registrados y solventados por l y no por la empresa. Recuerde: Ud. lleva los
registros de la empresa, no los del banco.
Mtodos para realizar la conciliacin bancaria
Alvarado (2003), seala que existen dos (2) mtodos para realizar la
conciliacin bancaria:
El mtodo de Saldos Correctos o Ajustados, en donde de manera
simultnea se van ajustado ambas cantidades (Libros y Banco) para
llegar a un saldo nico e igual para ambos. Se puede utilizar un
formato de dos o cuatro columnas (Ver esquemas 1 y 2)
El mtodo denominado de Saldos encontrados, que consiste en
elaborar la conciliacin partiendo del saldo de los Libros y llegar al

52

saldo que muestra el Banco en el Estado de Cuenta o viceversa (Ver

esquemas 3 y 4)
A continuacin, Ud. pude ver el esquema del mtodo de Saldos
Correctos:
MTODO DE SALDOS CORRECTOS
Esquema N1
Utilizando dos (2) columnas
CUENTAS

BANCO
XXX

Saldos
Depsitos pendientes

LIBROS
XXX

+
-

Cheques en Trnsito
Notas de Dbito

Notas de Crdito
Errores del Banco

Corregir

Errores de la Empresa

Corregir

Saldo Correcto (Cantidades Iguales en

ambas columnas)

XXX

XXX

Esquema N 2.
Utilizando cuatro (4) columnas
DEBE
Banco
Saldos
Depsitos pendientes

HABER
Banco

DEBE
Libros

xxx

xxx

HABER
Libros

xxx

Cheques en Trnsito

xxx

Notas de Dbito

xxx

Notas de Crdito

xxx

Errores del Banco

Errores de la Empresa
Saldo Correcto(Cantidades Iguales en
todas las columnas)

xxx

xxx

SALDOS ENCONTRADOS

xxx

xxx

53

Esquema N 3
Partiendo del saldo del Banco para llegar al saldo en Libros
Saldo segn Banco
Depsitos Pendientes

XXX
Incluir (+)

Cheques en Trnsito
Incluir (-)
Notas de Dbito
Excluir (+)
Notas de Crdito
Excluir(-)
Errores del Banco
Corregir
Errores de la Empresa
Incluir
Saldo segn Libros

XXX

Esquema N 4
Partiendo del saldo en Libros para llegar al saldo del Banco
Saldo segn Libros
Depsitos Pendientes

XXX
Excluir (-)

Cheques en Trnsito
Excluir(+)
Notas de Dbito
Incluir (-)
Notas de Crdito
Incluir (+)
Errores del Banco
Incluir
Errores de la Empresa
Saldo segn Banco

Corregir
XXX

A travs de un ejemplo se puede visualizar y comprender mejor lo

expuesto tanto en el texto como en los esquemas anteriores:

54

Conciliacin Bancaria. Ejercicio Resuelto

(Ejercicio adaptado de la Prof. Mara Estela Marante)
A continuacin se le detalla el movimiento que presenta el estado de
cuenta del Banco Provincial durante el mes de agosto del 2003, as como el
mayor auxiliar respectivo de la empresa LARA para dicho mes

Fecha
31-07
03-08
06-08
07-08
10-08
10-08
22-08
25-08
27-08

BANCO PROVINCIAL
ESTADO DE CUENTA
Concepto
Debe
Saldo
Depsito n 12254
Cheque n 2554
18.000,oo
Depsito n 12386
N/C 8384
N/D 5460
150,oo
N/C 8556
N/D 5467
1.650,oo
Cheque n 2555
950,oo

Fecha
31-07
03-08
06-08
10-08
15-08
20-08
29-08

EMPRESA LARA
MAYOR AUXILIAR BANCO PROVINCIAL
Concepto
Debe
Haber
Saldo
Depsito n 12254
45.000,oo
Cheque 2554
18.000,oo
Cheque n 2555
9.500,oo
Depsito n 12386
16.300,oo
Cheque n 2557
31.000,oo
Depsito n 12574
43.800,oo

Haber

Saldo
195.000,oo

45.000,oo
6.300,oo
25.000,oo
13.000,oo

Informacin adicional:
El cheque n 2554 fue emitido para cancelar una cuenta

263.550,oo

Saldo
195.000,oo

277.600,oo

55

El cheque n 2555 fue emitido por Bs. 9.500,oo

La N/C n 8384 corresponde a pagar otorgado por el banco
La N/D n 5460 corresponde a cobro de chequeras.
La N/C n 8556 corresponde a intereses sobre plazo fijo
La N/D n 5467 corresponde a cheque devuelto de un cliente.
El Depsito n 12386 es de Bs. 16.300,oo

Se requiere: Preparar la conciliacin bancaria por los mtodos de saldos

correctos y saldos encontrados y efectuar los asientos necesarios en los
libros de la empresa LARA.

Procedimiento a realizar para resolver el ejercicio:

1. El primer paso es la identificacin de los datos que ofrece el Estado de
Cuenta Bancario y el Libro Auxiliar de la empresa.
2. El segundo paso es la identificacin de las partidas que van para
conciliacin. Para ello se comparan las columnas del Debe del Estado
de Cuenta con el Haber del Libro Auxiliar de Banco para determinar
las diferencias. El mismo procedimiento se hace con las columnas del
Haber del Estado de Cuenta Bancario y el Debe del Libro Auxiliar.
Si las cantidades comparadas coinciden en ambas columnas, en
cantidad y posicin, esta partida se excluye de la conciliacin a travs de
una tilde (). Si por el contrario las columnas comparadas presentan
diferencias de cantidad o posicin, sern partidas que se incluirn en la
Conciliacin Bancaria y se marcarn con un asterisco (*)

BANCO PROVINCIAL
ESTADO DE CUENTA

56
Fecha
31-07
03-08
06-08
07-08
10-08
10-08
22-08
25-08
27-08

Concepto
Saldo
Depsito n 12254
Cheque n 2554
Depsito n 12386
N/C 8384
N/D 5460
N/C 8556
N/D 5467
Cheque n 2555

Debe

Haber

Fecha
31-07
03-08
06-08
10-08
15-08
20-08
29-08

EMPRESA LARA
MAYOR AUXILIAR BANCO PROVINCIAL
Concepto
Debe
Haber
Saldo
Depsito n 12254
45.000,oo
Cheque 2554
18.000,oo*
Cheque n 2555
9.500,oo*
Depsito n 12386
16.300,oo*
Cheque n 2557
31.000,oo*
Depsito n 12574
43.800,oo*

Saldo
195.000,oo

45.000,oo
18.000,oo*
6.300,oo*
25.000,oo*
150,oo*
13.000,oo*
1.650,oo*
950,oo*

263.550,oo

Saldo
195.000,oo

277.600,oo

3. Como tercer paso se procede a elaborar la Conciliacin Bancaria por

el mtodo escogido. En este ejercicio didctico, se resolvi la
conciliacin por ambos mtodos.

CONCILIACIN BANCARIA
EMPRESA LARA

57
METODO DE SALDOS CORRECTOS
Concepto
Banco
Saldos
263.550,oo
Partidas no registradas en Banco:
Depsito n 12574
43.800,oo
Cheque n 2557
(31.000,oo)
Partidas no registradas en los libros:
N/C n 8384
N/D n 5460
N/C n 8556
N/D n 5467
Errores en Banco:
Depsito 12386
10.000,oo
Cheque 2555
(8.550,oo)
Errores en Libros:
Cheque 2554
TOTALES
277.800,oo

Libros
277.600,oo

25.000,oo
(150,oo)
13.000,oo
(1.650,oo)

(36.000,oo)
277.800,oo

CONCILIACIN BANCARIA
EMPRESA LARA
METODO DE SALDOS ENCONTRADOS
Concepto
Saldo del Banco
+ Depsito 12574
- Cheque 2557
- N/C n 8384
- N/C n 8556
+ N/D n 5460
+ N/D n 5467
- Cheque n 2555
+ Depsito 12386
+ Cheque 2554
Saldo segn libros

Cantidades
263.550,oo
43.800,oo
(31.000,oo)
(25.000,oo)
(13.000,oo)
150,oo
1.650,oo
(8.550,oo)
10.000,oo
36.000,oo
277.600,oo

4. Por ltimo, una vez elaborada la Conciliacin Bancaria y obtenidas

las partidas que deben ser registradas por la empresa, se procede a
efectuar el registro en los Libros de la Empresa.

58

EMPRESA LARA
MAYOR AUXILIAR DE BANCO
Fecha
30-08

30-08

30-08

Descripcin
-1-

Ref.

Debe

Banco
Pagar por pagar
Ingresos por intereses
Para registrar N/C n 8384 y n
8556.
-2Comisiones bancarias
Cuentas por cobrar
Banco
Para registrar las N/D n 5460 y
5467
-3Cuentas por pagar
Banco
Para corregir error en registro de
Cheque n 2554.

01
02
03

38.000,oo

05
06
01

150,oo
1.650,oo

07
01

36.000,oo

Haber
25.000,oo
13.000,oo

1.800,oo

36.000,oo

Detente un momento:
Observa bien el ejercicio anterior y ubica cada uno de los pasos del
procedimiento para elaborar la conciliacin bancaria en el ejercicio.
Tambin observa el mtodo de conciliacin utilizado y compralo con el
esquema presentado. Toma todo esto en cuenta para elaborar los
ejercicios propuestos.

GLOSARIO DE TRMINOS:

59

1. Ajustes: Proceso clave para la asignacin de los efectos financieros de

las transacciones a los periodos apropiados, para llevar las cuentas a
sus saldos correctos y para corregir errores u omisiones.
2. Arqueo de caja: Recuento fsico de la existencia en efectivo
propiedad de la entidad en una fecha determinada, para efectuar el
debido control sobre los recursos financieros de la empresa.
3. Cuenta Banco: Cuenta que registra los aumentos y disminuciones del
efectivo propiedad de la empresa, depositados en instituciones del
sistema financiero, como consecuencia de las transacciones
realizadas.
4. Centrfuga de fondos: Mtodo de fraude contra el efectivo que
consiste en una sucesin de apropiaciones indebidas de efectivo por
parte del responsable de la caja. El procedimiento consiste en
apoderarse de una cantidad de dinero destruyendo las evidencias para
el registro. Cuando se cobra una nueva cantidad de dinero, el cajero
repone lo extrado inicialmente y se queda con el resto. Esta operacin
se repite sucesivamente. Para que este mtodo sea efectivo, el cajero
debe tener acceso a los registros contables.
5. Cuenta Caja: Cuenta que registra los aumentos y las disminuciones
del defectivo propiedad de la entidad econmica como consecuencia
de las operaciones realizadas por la misma.
6. Control Interno: Plan de organizacin, polticas y procedimientos que
tiene como objetivos: a) salvaguardar los activos, b) generar datos
contables precisos y confiables, c) promover la eficiencia operativa y
d) estimular la sujecin a las polticas administrativas.
7. Conciliacin bancaria: Proceso que ayuda a explicar las diferencias
que pudieran existir entre el saldo de efectivo mostrado por un
cuentahabiente en sus registros, y aquel mostrado por el banco.
Estado que prepara la empresa, generalmente al final de cada mes,
para determinar la razn de cualquier diferencia entre el saldo del
efectivo que aparece en sus libros y el del estado de cuenta bancario,
con el fin de verificar cual es el correcto.

60

8. Cuenta Corriente: Contrato mediante el cual una persona, natural o

jurdica, abre una cuenta corriente en una institucin financiera.
9. Cheques en Transito: Cheques expedidos por la empresa durante el
mes y que an no se han presentado al banco para su pago, por tanto,
sus importes no han sido deducidos por el banco de la cuenta de la
empresa.
10.Dinero: Sinnimo de efectivo.
11. Depsitos en Trnsito: Depsitos efectuados por la compaa pero
que por cualquier circunstancia, no figuran en el Estado de Cuenta
bancario de ese mes. En trminos generales, el depsito aparecer en
el Estado de Cuenta del mes siguiente.
12.Efectivo: Activo constituido por monedas de curso legal o sus
equivalentes, propiedad de una persona natural o jurdica y
disponibles para sus operaciones sin ningn tipo de restriccin.
13.Estado de Cuenta Bancario: Documento que expide una Institucin
Financiera a sus clientes y en el cual se resume los movimientos de
una cuenta de cheques.
14.Faltante en caja: Diferencia entre el saldo segn el mayor y el
mostrado por el arqueo de caja, donde el primero es mayor que el
segundo.
15.Fraude: Representacin falsa y voluntaria o la ocultacin deliberada
de un hecho importante con el fin de inducir informacin falsa.
16.Fondo fijo de Caja Chica: Fondo que contiene una cantidad de
efectivo dentro de la empresa y que es utilizada para cancelar gastos
menores o gastos necesariamente pagaderos en efectivo.
17.Sobrante en Caja: Diferencia entre el saldo segn el mayor y el
mostrado por el arqueo de caja, donde el primero es menor que el
segundo.

PREGUNTAS DE REPASO

61

1. Define qu entiendes por Efectivo.

2. De acuerdo a la DPC 11 Cules partidas se consideran efectivo y
cules no?
3. Seala Normas de Control Interno del Efectivo que a su juicio sean las
ms significativas.
4. Cules son las razones por las cuales no es conveniente efectuar
todos los pagos con efectivo de Caja?
5. Cmo se denomina la diferencia resultante cuando el monto del
arqueo es menor al registro en libros?
6. Qu es una reposicin de Caja Chica y cul es el procedimiento de
registro?
7. Qu es una Conciliacin Bancaria y para qu se hace?
8. Describa, a travs de un mapa conceptual, el procedimiento para
elaborar una conciliacin.
9. Cuntos mtodos de Conciliacin Bancaria conoce? Explique cada
uno de ellos.
10.Cules son los principales fraudes que se cometen con el efectivo?

BIBLIOGRAFA SUGERIDA

62

Alvarado V. (2003). El Efectivo. Barquisimeto. Impresos Cardi C.A.

Catacora F. (1998). Contabilidad, la base para las decisiones gerenciales.
Caracas. Editorial McGraw-Hill Internacional de Venezuela C.A.
Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela.
(1999).Declaracin de Principios de Contabilidad nmero 0. Los Principios
de Contabilidad de Aceptacin General en Venezuela y otras publicaciones
tcnicas. Caracas Venezuela.
Horngren, Harrison y Robinson (1997). Contabilidad. Mxico. Prentice-Hall
Hispanoamericana C.A. Tercera Edicin.
Guajardo G. (2000). Contabilidad. Mxico. Editorial McGraw-Hill de Mxico
C.A.
Mrquez H. (1996). Apuntes de Contabilidad Intermedia. DAC UCLA.
Redondo A. (1993). Curso prctico de Contabilidad general y superior. Tomo
I. Caracas. Corporacin Marca S.A. Tercera Edicin.
Romero J. (1997). Contabilidad Intermedia. McGraw-Hill Interamericana
Editores C.A.
Solomn L. (1988). Principios de Contabilidad. Mxico. Editorial Harla S.A

EJERCICIOS RESUELTOS

63

EJERCICIOS SOBRE FONDO FIJO DE CAJA CHICA

1. Por memorando de la gerencia de la empresa EL SOL C.A., de fecha 02-012003, se crea el Fondo Fijo de Caja Chica por Bs. 200.000,oo. A tal efecto se
emite el cheque nmero 001 a cuenta del Banesco.
Se imparte la orden a al responsable que los desembolsos no pueden ser
mayores de Bs. 20.000,oo y que el mnimo al cual debe llegar el fondo es de
Bs. 25.000,oo, momento en el cual la responsable debe elaborar la relacin
en el formato existente para la reposicin respectiva.
El 31-01-2003, el Fondo llega a su nivel mnimo, por lo que la cajera
elabora la siguiente relacin:
N Comprobante
N 001
N 002
N 003
N 004
N 005
N 006
N 007
N 008
N 009
N 010
N 011
N 012

Fecha
Detalle
04-01-2003 Compra de tiles de limpieza
06-01-2003 Compra de caf, azcar y vasos
08-01-2003 Flete por mercanca comprada
12-01-2003 Compra artculos de escritorio
18-01-2003
Prstamo a cajera
20-01-2003
Compra de agua mineral
21-01-2003
Envo de encomienda
23-01-2003 Compra vidrio para escritorio
26-01-2003
Compra sillas de plstico
27-01-2003 Cancelacin recibo electricidad
28-01-2003 Cancelacin a HIDROLARA
31-01-2003 Compra artculos de escritorio

Monto
16.250,00
8.700,oo
6.500,oo
19.800,oo
20.000,oo
8.000,oo
16.500,oo
19.500,oo
18.000,oo
17.800,oo
6.400,oo
18.250,oo

Adems, la cajera inform que el efectivo que qued en el fondo es de

Bs. 22.750,oo

Informacin adicional:
La Norma de Control Interno de la empresa establece que aquellos
faltantes que sobrepasen Bs. 1000,oo, sern cancelados por el responsable
del fondo y que los sobrantes, sea cual sea la cantidad, se tomarn como
ingresos extraordinarios.

64

Se requiere:
a) Elaborar la relacin de pagos, clasificando los comprobantes en las
cuentas que correspondan.
b) Determinar, con la informacin que suministra la cajera, si existe
faltantes o sobrantes en caja.
c) Efectuar el registro de apertura del Fondo Fijo de Caja Chica.
d) Hacer el registro de reposicin del Fondo.
SOLUCIN DEL EJERCICIO
En primer lugar se presentarn los diferentes clculos para resolver el
ejercicio y en segundo lugar se proceder a presentar los asientos contables.
1.- Clculos.
Para poder registrar la reposicin del fondo, primero se debe elaborar la
relacin de pagos, ubicando cada comprobante en la cuenta que le
corresponda. Es de hacer notar que todos los comprobantes se anexan a esta
relacin de pagos.
Empresa EL SOL C.A.
Relacin de pagos efectuado durante el periodo, segn comprobantes anexos
Del 02-01-2003 Al 31-01-2003
N Comprobante
N 001
N 002

Fecha
04-01-2003
06-01-2003

Nombre del la cuenta

Gastos Generales
Gastos Generales

N 003

08-01-2003

Fletes de Compra

N 004

12-01-2003

Artculos de oficina

N 005
N 006
N 007
N 008

18-01-2003
20-01-2003
21-01-2003
23-01-2003

Prstamo empleado
Gastos Generales
Gastos Encomiendas
Mobiliario y equipo

N 009
N 010

26-01-2003
27-01-2003

Mobiliario y equipo
Servicios bsicos

Concepto del pago

Compra de tiles de limpieza
Compra de caf, azcar y
vasos
Flete por mercanca
comprada
Compra artculos de
escritorio
Prstamo a cajera
Compra de agua mineral
Envo de encomienda
Compra vidrio para
escritorio
Compra sillas de plstico
Cancelacin recibo
electricidad

Importe
16.250,00
8.700,oo
6.500,oo
19.800,oo
20.000,oo
8.000,oo
16.500,oo
19.500,oo
18.000,oo
17.800,oo

65
N 011
N 012

28-01-2003
31-01-2003

Servicios bsicos
Artculos de oficina

Cancelacin a HIDROLARA
Compra artculos de
escritorio

Resumiendo:
Nombre de la cuenta
Gastos Generales
Fletes de compra
Artculos de Oficina
Cuentas por cobrar empleado
Gastos de encomiendas
Mobiliario y equipo
Servicios bsicos
TOTAL

Importe
32.950,oo
6.500,oo
38.050,oo
20.000,oo
16.500,oo
37.500,oo
24.200,00
175.700,oo

La cajera haba informado que el efectivo que exista en el fondo al 31 de

enero era de Bs. 22.750,oo. Se debe entonces sumar este resultado con el
total de comprobantes presentados en la relacin de pagos. Si todo est
correcto este resultado debe ser igual a Bs. 200.000,oo, que es el monto
original del fondo. Si por el contrario existe alguna diferencia, se debe
registrar el sobrante o el faltante, segn el caso.
22.750,oo (Monto del fondo) + 175.700,oo (Total de Pagos) = 198.450,oo
200.000,oo (Valor del Fondo) 198.450,oo = 1.550,oo Faltante en caja
Una vez realizados todos los clculos necesarios, se pueden elaborar los
asientos contables correspondientes:

EMPRESA EL SOL C.A.

DIARIO PRINCIPAL
Fecha
2003

Descripcin

Ref.

Debe

Haber

6.400,oo
18.250,oo

66
02-01

31-01

-1Fondo Fijo de Caja Chica

Gastos IDB
Banco
Para registrar la creacin del
Fondo Fijo de Caja Chica, segn
Cheque n 1234
-2Gastos Generales
Fletes de Compra
Artculos de oficina
Prstamos a trabajadores
Gastos de encomiendas
Mobiliario y equipo
Servicios bsicos
Cuentas por cobrar cajero
Gastos IDB
Banco

01
02
03

200.000,oo
100,oo

09
12
13
15
17
08
18
10
02
03

32.950,oo
6.500,oo
38.050,oo
20.000,oo
16.500,oo
37.500,oo
24.200,oo
1.500,oo
886,25

200.100,oo

178.136,25

2. La empresa FERRETEROS DEL CENTRO decide dar vacaciones colectivas

el 24-12-2003 y decide suprimir el Fondo Fijo de Caja Chica por el periodo
que dure las mismas. El Fondo haba sido creado por Bs. 200.000,oo. De
acuerdo a las polticas de la empresa, los faltantes sern responsabilidad del
cajero y los sobrantes se registrarn como otros ingresos. Efecte el registro
respectivo tomando en cuenta que para la fecha se haban efectuado las
siguientes erogaciones:
N Comprobante
01
02
03
04
05
06

Fecha
25-11-2003
28-11-2003
08-12-2003
12-12-2003
18-12-2003
21-12-2003

Detalle
Prstamo al presidente
Donacin a Fe y Alegra
Compra Cdigo de Comercio
Compra cristal para escritorio
Compra de papel higinico
Compra tobos para limpieza

Monto
30.000,oo
25.000,oo
30.000,oo
20.000,oo
18.700,oo
28.300,oo

Para la fecha exista un efectivo en la Caja Chica de Bs. 49.400,oo

SOLUCIN DEL EJERCICIO
La empresa FERRETEROS DEL CENTRO, ha decidido suprimir o
cerrar la cuenta Fondo Fijo de Caja Chica temporalmente durante el periodo

67

de vacaciones colectivas. El procedimiento para realizar el registro contable

es similar al descrito en el ejercicio anterior.
Primero se debe elaborar la relacin de pagos, para determinar el monto
cancelado a travs del Fondo de Caja Chica y determinar en que cuenta se
va a ubicar dicho pago.
Empresa FERRETEROS DEL CENTRO
Relacin de pagos efectuado durante el periodo, segn comprobantes anexos
Del 25-11-2003 Al 21-12-2003
N Comprobante
01
02
03
04

Fecha
25-11-2003
28-11-2003
08-12-2003
12-12-2003

Nombre del la cuenta

Prstamos a socios
Donaciones
Mobiliario y equipo
Mobiliario y equipo

05
06

18-12-2003
21-12-2003

Gastos generales
Artculos de limpieza

Concepto del pago

Prstamo al presidente
Donacin a Fe y Alegra
Compra Cdigo de Comercio
Compra cristal para
escritorio
Compra de papel higinico
Compra tobos para limpieza

Importe
30.000,oo
25.000,oo
30.000,oo
20.000,oo
18.700,oo
28.300,oo

Resumiendo:
Nombre de la cuenta
Prstamos a socios
Donaciones
Mobiliario y equipo
Gastos generales
Artculos de limpieza
TOTAL

Importe
30.000,oo
25.000,oo
50.000,oo
18.700,oo
28.300,oo
152.000,oo

En segundo lugar, se debe sumar el monto de efectivo existente en la Caja

Chica y el total de los comprobantes de pago, para averiguar si existe un
faltante o un sobrante en caja.
152.000,oo + 49.400,oo = 201.400,oo Total de gastos y efectivo
200.000,oo (Monto del fondo) 201.400,oo = 1.400,oo Sobrante en caja
Una vez elaborados todos los clculos, se determin la existencia de un
sobrante en caja de Bs. 1.400,oo, el cual, de acuerdo con las polticas de la
empresa, se registrar como una cuenta de ingreso. Luego de todos estos
clculos, el tercer paso es el registro de toda esta informacin en el Diario
Principal de la empresa. Recuerde que no se est haciendo reposicin, sino

68

que se est cerrando temporalmente la cuenta Fondo Fijo de Caja Chica

(Ver pgina 21 del mdulo)
EMPRESA EL SOL C.A.
DIARIO PRINCIPAL
Fecha
2003
24-12

Descripcin
-1Prstamos a socios
Donaciones
Mobiliario y equipo
Gastos generales
Artculos de limpieza
Banco
Sobrantes en caja
Fondo Fijo de Caja Chica
Para cerrar la cuenta Fondo Fijo
De Caja Chica por vacaciones.

Ref.

Debe

Haber

23
28
06
14
15
01
19
11

30.000,oo
25.000,oo
50.000,oo
18.700,oo
28.300,oo
49.400,oo
1.400,oo
200.000,oo

EJERCICIOS SOBRE CONCILIACIN BANCARIA

1. La empresa EL AGUILA C.A. tiene una cuenta corriente en el Banco del
Caribe N 3820457-002 y el 05-09-2003 recibe el siguiente Estado de
Cuenta correspondiente al mes de agosto de ese ao:
Estado de Cuenta. Banco del Caribe
Cuenta corriente N 3820457-002
Fecha
04-08
11-08
11-08
15-08
22-08
25-08
25-08
29-08
30-08

Descripcin
Depsito n 012
Depsito n 013
Cheque n 100
Cheque n 102
Cheque n 103
Nota de Crdito 112
Nota de Dbito 082
Nota de Dbito 95
Nota de Dbito 96

Debe

Haber
150.000,oo
100.000,oo

30.000,oo
20.000,oo
45.000,oo
150.000,oo
8.100,oo
24.000,oo
1.050,oo

Saldo
150.000,oo
250.000,oo
220.000,oo
240.000,oo
195.000,oo
345.000,oo
336.900,oo
312.900,oo
311.850,oo

Mayor auxiliar Banco del Caribe

Cuenta corriente N 3820457-002
Fecha
03-08
05-08

Descripcin
Depsito n 012
Cheque n 100

Debe
150.000,oo

Haber
30.000,oo

Saldo
150.000,oo
120.000,oo

69
10-08
12-08
14-08
15-08
20-08
25-08
30-08

Depsito n 013
Cheque n 101
Cheque n 102
Depsito n 014
Cheque n 103
Depsito n 015
Cheque n 104

100.000,oo
50.000,oo
20.000,oo
80.000,oo
40.000,oo
35.000,oo
25.000,oo

220.000,oo
170.000,oo
190.000,oo
270.000,oo
230.000,oo
195.000,oo
170.000,oo

Informacin Adicional:
La Nota de Crdito n 112 es por un pagar obtenido en el banco.
La nota de Dbito n 082 es el producto del pago de los intereses del
pagar obtenido.
La Nota de Dbito 95 se debe a la devolucin de un cheque que se
haba depositado por cobro a un cliente.
La Nota de Dbito n 96 es producto de los gastos hechos por el banco
para el cobro de un giro.
El Cheque n 103 fue emitido por un valor de Bs. 40.000,oo
El cheque 102 fue emitido para cancelar un gasto de reparacin.
El depsito 015 fue hecho por el cobro de una factura en efectivo.
Se requiere:
a. Efectuar la Conciliacin bancaria por los mtodos de Saldos Correctos y
Saldos Encontrados.
b.Realizar los asientos contables a que hubiese lugar.
SOLUCIN DEL EJERCICIO
Para elaborar la Conciliacin Bancaria, lo primero que debe hacerse es
determinar cules son las partidas que van a conciliacin y cules no. Para
ello, se compararn las columnas del Debe del Estado de Cuenta con el
Haber del Mayor Auxiliar y las columnas del Haber del Estado de Cuenta
con el Debe del Mayor Auxiliar (Ver pgina 30 de este Mdulo).
De esta comparacin se determinan las partidas que causan la diferencia
de saldos entre el Estado de Cuenta y el Mayor Auxiliar. Para marcar cuales
partidas formarn parte de la conciliacin y cuales no, se utilizarn las

70

seales asterisco (*) para las que irn a conciliacin y la tilde () para
aquellas partidas que no formarn parte de ella.
Estado de Cuenta. Banco del Caribe
Cuenta corriente N 3820457-002
Fecha
04-08

Descripcin
Depsito n 012

11-08

Depsito n 013

11-08

Cheque n 100

15-08
22-08
25-08
25-08
29-08
30-08

Cheque n 102
Cheque n 103
Nota de Crdito 112
Nota de Dbito 082
Nota de Dbito 95
Nota de Dbito 96

Debe

Haber
150.000,oo

Saldo
150.000,oo

100.000,oo

250.000,oo

30.000,oo

220.000,oo
20.000,oo*

45.000,oo*
150.000,oo*
8.100,oo*
24.000,oo*
1.050,oo*

240.000,oo
195.000,oo
345.000,oo
336.900,oo
312.900,oo
311.850,oo

Mayor auxiliar Banco del Caribe

Cuenta corriente N 3820457-002
Fecha
03-08

Descripcin
Depsito n 012

05-08

Cheque n 100

10-08

Depsito n 013

12-08
14-08
15-08
20-08

Cheque n 101
Cheque n 102
Depsito n 014
Cheque n 103

25-08
30-08

Depsito n 015
Cheque n 104

Debe
150.000,oo

Haber

Saldo
150.000,oo

30.000,oo

120.000,oo

100.000,oo

220.000,oo
50.000,oo*

20.000,oo*
80.000,oo*
40.000,oo
35.000,oo*
25.000,oo*

170.000,oo
190.000,oo
270.000,oo
230.000,oo
195.000,oo
170.000,oo

De la comparacin surgi la siguiente informacin:

El Cheque 102 es un error tanto en la empresa como en el banco.
El Cheque 103 es un error del banco.
La Nota de Crdito 112 y las Notas de Dbito 082, 95 y 96 no estn
registradas en la empresa.
El Cheque 101 y 104 estn en transito.

71

Los depsitos014 y 015 estn en trnsito. Adems el depsito 015 es

un error de la empresa
Una vez determinadas las partidas que van para la conciliacin, el
siguiente paso es la elaboracin propiamente de la misma, por el mtodo
escogido para hacerla. Por ser ste un ejercicio didctico, se elaborar la
conciliacin por ambos mtodos (Ver pginas 32 y 33 de este Mdulo).
EMPRESA EL AGUILA
CONCILIACIN BANCARIA
AGOSTO 31 DEL 2003
METODO DE SALDOS CORRECTOS
Detalle o Concepto
Saldos al 31-08-2003
Partidas no reg. por el Banco:
Depsito 014 en transito
Depsito 015 en transito
Cheque n 101 en transito
Cheque n 104 en transito
Partidas no reg. en la Empresa:
N/D n 082
N/D n 95
N/D n 96
N/C n 112
Errores del Banco:
Error en cheque n 103
Error en Cheque n 102
Errores de la Empresa:
Error en cheque n 102
Error en depsito n 015
TOTALES

Estado de Cuenta
311.850,oo

Libros de la empresa
170.000,oo

80.000,oo
35.000,oo
(50.000,oo)
(25.000,oo)
(8.100,oo)
(24.000,oo)
(1.050,oo)
150.000,oo
5.000,oo
(40.000,oo)

316.850,oo

(40.000,oo)
70.000,oo
316.850,oo

A travs de este mtodo, se logr la igualacin de ambos saldos, tomando

en cuenta aquellas partidas que presentaban informacin no coincidente. En
cambio, el mtodo de saldos encontrados lo que busca en llegar al saldo
contrario, es decir, si se parte del saldo del Estado de Cuenta, el objetivo es
introducir las partidas de conciliacin hasta llegar al saldo del Libro Auxiliar
de Banco. Es factible tambin el caso contrario, es decir, partir del saldo del
Libro Auxiliar de Banco para llegar al saldo del Estado de Cuenta.

72

A continuacin se presenta la conciliacin de este ejercicio, desarrollada a

travs del mtodo de Saldos Encontrados, partiendo del saldo del Estado de
Cuenta, para llegar al saldo del Libro Mayor:
EMPRESA EL AGUILA
CONCILIACIN BANCARIA
AGOSTO 31 DEL 2003
METODO DE SALDOS ENCONTRADOS
PARTIDAS PARA CONCILIACIN
SALDO SEGN ESTADO DE CUENTA
Partidas que incrementan el saldo:
Error en cheque n 103
Nota de Dbito n 082
Nota de Dbito n 95
Nota de Dbito n 96
Error en cheque n 102
Depsito en trnsito n 014
Depsito en trnsito n 015
Total Incrementos
Partidas que disminuyen:
Error en cheque n 102
Nota de Crdito n 112
Cheque n 101 en trnsito
Error en Depsito 015
Cheque 104 en trnsito
Total disminuciones

CANTIDADES
5.000,oo
8.100,oo
24.000,oo
1.050,oo
40.000,oo
80.000,oo
35.000,oo

Totales
311.850,oo

193.151,oo
505.000,oo

40.000,oo
150.000,oo
50.000,oo
70.000,oo
25.000,oo
335.000,oo

SALDO SEGN LIBROS

170.000,oo
========

Una vez hecha la conciliacin, el siguiente y ltimo paso, es el registro en

los Libros de la empresa, aquellas partidas que no tiene registradas como las
Notas de Dbito y Crdito y la correccin de los errores cometidos, como el
cheque 102 y el depsito 015.
EMPRESA EL AGUILA
MAYOR AUXILIAR DE BANCO DEL CARIBE
Fecha

Descripcin

Ref.

Debe

Haber

73
2003
31-08

-1Banco

31-08

31-08

31-08

31-08

31-08

Pagar por pagar

Para registrar Nota de Crdito
N 112
-2Gastos por Intereses
Gastos IDB
Banco
Para registrar Nota de Dbito
N 082
-3Cuentas por cobrar
Gastos IDB
Banco
Para registrar Nota de Dbito
N 95 por cheque devuelto
-4Gastos de Cobranza
Banco
Para registrar Nota de Dbito
N 96
-5Gastos de mantenimiento
Gastos IDB
Banco
Para corregir error en registro de
Cheque n 102
-6Banco
Cuentas por cobrar
Para corregir error en registro de
Depsito 015

02
17

150.000,oo

23
03
02

8.100,oo
40,50

07
03
02

24.000,oo
120,oo

24
02

1.050,oo

10
03
02

40.000,oo
200,oo

02
07

70.000,oo

150.000,oo

8.140,50

24.120,oo

1.050,oo

40.200,oo

70.000,oo

74

EVALUACION

Nombre:__________________________C.I.__________________
Firma:__________________________
Fecha de entrega de Autoevaluacin. _____/______/_____

A continuacin se te presenta un conjunto de interrogantes para

que las respondas de acuerdo con lo aprendido en el mdulo
instruccional:
1. Qu significa que un cheque se encuentre en trnsito?
2. Proponga cuatro (4) medidas eficaces de Control Interno del Efectivo
para una empresa pequea que no cuente con suficiente personal para
separar las actividades de operacin, registro y custodia.
3. Qu ajustes sobre una Conciliacin Bancaria requieren registros
contables en los libros de la empresa?
4. Cul es la finalidad del Sistema de Fondo Fijo de Caja Chica?
5. En el Balance General Dnde mostrara Ud. un sobregiro bancario?
6. Qu significa hacer un Arqueo de Caja?
7. Cmo se registran los sobrantes y faltantes en Caja?
8. Qu significado tiene para la empresa las Notas de Dbito y Crdito
bancarias? Cmo se registran?

75

9. Nombre dos (2) acciones de fraude que se cometen con mayor

frecuencia contra el efectivo.

Pon en prctica lo que has aprendido con los siguientes

ejercicios:
1. El 01-04-200X la empresa DIASPORA C.A. decide crear un Fondo
Fijo de Caja Chica por Bs. 350.000,oo para efectuar pagos menores o
iguales a Bs. 50.000,oo, estableciendo un lmite de Bs. 70.000,oo para
efectuar la reposicin. La fecha de cierre de la empresa es el 30 de junio
de cada ao.
El 07 06 200X el responsable de la Caja Chica decide hacer la
reposicin y presenta los siguientes comprobantes:
Relacin de gastos
Reposicin de Caja Chica del 07/06/200X
Fecha
01-04
02-04
02-04
03-04
04-04
05-04
05-04
06-04

N de comprobante
250
001
A 0125
002
780
12570
8761
1497264

Detalle de adquisicin
Papelera
Correo
Cafetera
Viticos a vendedor
Fletes de compra
Materiales de oficina
Materiales de limpieza
Recibo de agua

Monto
25.900,oo
4.540,oo
12.500,oo
35.860,oo
26.800,oo
35.380,oo
18.663,oo
39.540,oo

El 30-06-200X se efecta un arqueo de Caja Chica encontrndose la

siguiente situacin:

Empresa EL DESPERTAR C.A.

Arqueo de Caja Chica

76

30/06/200X
Detalle de efectivo

Billetes:
3 de Bs. 20.000,oo
10 de Bs. 10.000,oo
6 de Bs. 5.000,oo
8 de Bs. 1.000,oo
6 de Bs. 500,oo
4 de Bs. 100,oo
5 de Bs. 50,oo
8 de Bs. 20,oo
3 de Bs. 10,oo
8 monedas de Bs. 100,oo
40 monedas de Bs. 50,oo
30 monedas de Bs. 20,oo

Facturas o comprobantes
N 03
N 10154

Peridicos y revistas Bs. 11.750,oo

Materiales de oficina Bs. 24.630,oo
Total Efectivo y Facturas

Totales

Efectivo Bs.___________
Facturas Bs. __________

El 15 07 200X el encargado de la Caja Chica solicita reposicin de la

misma con la siguiente informacin:
Relacin de Gastos
Reposicin de Caja Chica del 15/07/200X
Fecha
02-05
04-05
05-05
08-05
08-05
12-05

N factura o comp.
004
14872
005
4576921
84344
14880

Detalle
Peridicos y revistas
Materiales de oficina
Viticos a vendedores
CANTV
Materiales de limpieza
Materiales de oficina

Monto
25.850,oo
32.530,oo
41.000,oo
47.690,oo
23.712,oo
34.870,oo

Se decide aumentar la Caja Chica a Bs. 400.000,oo

Se Requiere:
Realizar los asientos que originan las operaciones descritas.
Efectuar las reposiciones del Fondo Fijo de Caja Chica segn el caso.

2. La informacin que sigue corresponde al movimiento en la cuenta

corriente N 315-48125 que la empresa SUPERMERCADO EL

77

FUTURO mantiene con el Banco de Venezuela. La informacin es del

mes de abril del 200X .

Fecha
01-04
04-04
06-04
10-04
15-04
18-04
21-04
25-04
30-04
30-04

Fecha
01-04
05-04
05-04
06-04
15-04
18-04
25-04
25-04
26-04
27-04
30-04

MAYOR AUXILIAR
BANCO DE VENEZUELA
CUENTA N 315-48125
Concepto
Debe
Haber
Depsito 101
20.000,oo
Cheque N 21201
1.500,oo
N/C 402 por Transf..
5.000,oo
bancaria
N/D 803 por Transf.
2.010,oo
bancaria
Depsito 108
10.000,oo
Cheque 21202
2.000,oo
Cheque 21203
1.000,oo
Depsito 110
8.000,oo
Cheque 21204
4.000,oo
Depsito 112
11.860,oo

Saldo
20.000,oo

24.350,oo

BANCO DE VENEZUELA
CUENTA N 315-48125
ESTADO DE CUENTA. EMPRESA EL FUTURO
Concepto
Debe
Haber
Saldo
Depsito 101
20.000,oo
20.000,oo
Cheque 21201
1.500,oo
N/C 402 Transf.. bancaria
5.000,oo
N/D 803 Transf. bancaria 2.010,oo
Depsito 108
10.000,oo
Cheque 21202
200,oo
Depsito 110
800,oo
Cheque 812289
5.000,oo
N/C 489 Transf. bancaria
1.800,oo
N/D 880 Transf.. bancaria 2.500,oo
N/D 889 Transf. bancaria
20,oo
26.370,oo

Informacin Adicional:

78

Si existe alguna diferencia entre los montos registrados en libros y

los registrados por el banco, asuma el criterio que el banco tiene
las cantidades correctas. Los errores fueron cometidos por la
empresa al hacer los pases del Diario al Mayor.
La N/C 489 corresponde a una transferencia hecha por el cliente
Rosa Morales cancelando el giro N 1/1
La N/D 880 se refiere a una transferencia ordenada por el banco
para cancelar una factura al proveedor Techoduro C.A. La N/D
889, corresponde a intereses por concepto de un prstamo
otorgado por el banco.
El cheque 812289 no es de la empresa.

Se Requiere:

Realizar la conciliacin bancaria por el mtodo de Saldos

Correctos
Elaborar los asientos de ajuste.