ASISTENT MANAGER

curs online

TEMA 1:
Organizarea interna a companiei.
Functiile manageriale. Rolul si
profilul Asistent Managerului

Cuprins curs:

1.1. Notiuni generale cu privire la organizatie si la

managementul acesteia

1.2. Functiile manageriale

1.3. Analiza relatiilor dintre functiile manageriale

1.4. Functiunile organizatiei

1.5. Rolul si profilul Asistent Mangerului

1.1. Notiuni generale cu privire la organizatie si managementul acesteia

Ce este organizatia?
Organizatiile sunt considerate (Robbins, 1990):
Entitati rationale ce urmaresc atingerea anumitor scopuri;
Coalitii de grupuri de putere;
Sisteme deschise - sunt dependente de mediul lor;
Sisteme semnificante entitati create artificial;
Sisteme fragmentare sunt alcatuite din unitati independente;
Sisteme politice in interiorul lor exista grupuri care urmaresc
preluarea conducerii;
Instrumente de dominare;
Unitati de procesare a informatiei;

1.1. Notiuni generale cu privire la organizatie si managementul acesteia

Trasaturile organizatiei (Raboca, H):
Coordonare constienta a unei entitati sociale prin intermediul
structurilor de management si a functiilor manageriale;
Forma clar conturata data de cadrul formal si structurile organizatiei;

Legaturile formale din cadrul organizatiei;

Existenta unor scopuri comune definite prin misiunea organizatiei.

1.1. Notiuni generale cu privire la organizatie si managementul acesteia

Organizatia sistem deschis si in continua schimbare

Dupa Stephen, Robbins,

1990

1.1. Notiuni generale cu privire la organizatie si managementul acesteia

Ce este managementul organizatiei?

Termenul management provine din latinescul manus tradus prin termeni

precum mana, manevrare , pilotare. In consecinta managementul este
interpretat drept un proces de pilotare a organizatiei in vederea atingerii
obiectivelor stabilite

1.1. Notiuni generale cu privire la organizatie si managementul acesteia

Definitii ale managementului
1. Managementul este arta si stiinta de a-i face pe altii sa actioneze in asa
fel incat sa se atinga obiectivele unei organizatii; este procesul de statuare si
indeplinire a obiectivelor, prin realizarea unor functii de baza, specifice, in
dirijarea si utilizarea resurselor umane, materiale si financiare ale organizatiei
(Ursachi Ioan, Management, Bucuresti, ASE , 2001, p. 11)
2. Managemetul este un set de activitati (incluzand planificarea si luarea
deciziilor, organizarea, conducerea, controlul) indreptate spre resursele
organizatiei (umane, financiare, fizice si informatii), cu scopul atingerii
obiectivelor organizationale fiind un mod eficient si eficace. Un manager,
atunci, este o persoana a carei principala responsabilitate este de a efectua
procesul de management (Griffin. W. Ricky, Fundamentals of management,
6th edition, Canada, Suoth Western College Pub. 2011[1997]. p. 4.)

1.1. Notiuni generale cu privire la organizatie si managementul acesteia

Trasaturile managementului
Managementul se aplica oricarui tip de organizatie
Managementul exista la diferitele nivele (ierarhice) ale unei organizatii
Obiectivul major al tuturor managerilor este acelasi: acela de a crea valoare
Managementul implica atat eficienta (a face lucrurile cum trebuie) cat si eficacitate (a
face lucrurile care trebuie)
Scopul managementului este de a asigura eficienta unui sistem economic

In acest context rolul managerului este reprezentat de dirijarea (coordonarea)

activitatilor umane organizate - prin intermediul actiunilor manageriale grupate in

functii ale managementului.

1.1. Notiuni generale cu privire la organizatie si managementul acesteia

Cine este managerul unei organizatii?
Managerul coordoneaza activitatea organizatiei.
Responsabilitatile managerului sunt date de nivelul ierarhic si de specificul activitatii pe
care o desfasoara.

Ierarhia nivelurilor
intr-o organizatie

1.1. Notiuni generale cu privire la organizatie si managementul acesteia

Niveluri manageriale:
a) Managerii de prima linie sau supraveghetorii fac legatura intre executanti
si managerii de pe nivelul superior lor. Coordoneaza activitati legate de productia
curenta a bunurilor si serviciilor si rezolva problemele legate de aceasta.
b) Managerii de nivel mediu transforma strategiile si politicile globale
comunicate de catre managerii de varf in obiective si programe specifice. Timpul

lor este dedicat in principal diferitelor intalniri de lucru, intocmirii unor rapoarte si
comunicari cu nivelele manageriale superior si inferior lor.
c) Managerii de varf stabilesc obiectivele, strategiile si politicile, reprezinta
organizatia in raporturile cu administratia centrala si/sau locala si cu partenerii de

afaceri, fiind raspunzatori de procesele decizionale de ansamblu ale organizatiei.

1.2. Functiile managementului

Conceptul de functie a managementului

O functie a managementului este interpretata ca un efort de gandire si actiune

rationala, specifica activitatii de management care declanseaza un ciclu logic de
desfasurare a activitatilor viitoare de pregatire, previziune si organizare a
mijloacelor existente, de cunoastere si influentare a oamenilor.
Functiile managementului sunt: previziune, organizare, coordonare, antrenare
motivare, control evaluare

1.2. Functiile managementului

1.

Functia de previziune

Presupune un efort de gandire si actiune in vederea identificarii problemelor care vor

afecta activitatea organizatiei, inainte ca acest lucru sa se intample

Cuprinde activitati legate de:

Orientarea generala activitatii;

Definirea obiectivelor;

Definirea mijloacelor materiale si financiare;

Evaluarea consecintelor deciziilor adoptate;

Realizarea prognozelor.

1.2. Functiile managementului

2. Functia de organizare cea mai complexa functie a managementului.
Presupune un efort de gandire si actiune in vederea realizarii obiectivelor stabilite in
etapa de previziune. In cadrul sau sunt realizate activitatile de implementare a structurii
organizationale, constituirea echipelor si repartizarea sarcinilor si responsabilitatilor
precum si desfasurarea activitatii efective. Drept consecinta a functiei de organizare se
constituie sistemul intregii organizatii.
! Functia de organizare porneste de la premisa utilizarii eficiente a resurselor disponibile
in vederea atingerii obiectivelor stabilite.
Cuprinde activitati legate de:
Delimitarea subdiviziunilor organizatorice;
Stabilirea posturilor;
Precizarea sistemului de relatii organizatorice;
Definirea sistemului informational

1.2. Functiile managementului

3. Functia de coordonare
Presupune un proces prin care managerul asigura desfasurarea activitatii prin
armonizarea relatiilor dintre oameni, activitati si compartimente prin intermediul
instrumentelor manageriale.
! Functia de coordonare decurge din necesitatea ca toate activitatile si persoanele sa fie
orientate catre acelasi scop organizational.
Cuprinde activitati legate de:
Determinarea sarcinilor, atributiilor, responsabilitatilor individuale;
Stabilirea sistemului informational;
Determinarea standardelor de performanta ale angajatilor;
Proiectarea si monitorizarea sistemului de relatii ierarhice si functionale;
Motivarea resursei umane din organizatie.

1.2. Functiile managementului

4. Functia de antrenare - motivare
Presupune atragerea resursei umane la realizarea obiectivelor organizatiei.

Antrenarea consta in actiunea managerilor stimulare a resursei umane in vederea

asigurarii unei functionalitari normale a organizatiei in conditii de eficienta si eficacitate.
Procesul de antrenare depinde in mare masura de capacitatile de lider ale managerului
si de metodele utilizate.
Procesul de motivare presupune corelarea intereselor angajatilor organizatiei cu
realizarea obiectivelor si sarcinilor atribuite. In functie de modul in care se realizeaza
motivatia poate fi pozitiva (presupune cresterea satisfactiei angajatilor in procesul de
munca prin diverse metode) sau negativa.
ATENTIE!
Climatul reprezinta un element esential in cadrul functiei de antrenare motivare.

1.2. Functiile managementului

5. Functia de control evaluare

Presupune un ansamblu de actiuni prin care se urmareste in ce masura rezultatele

(performantele) obtinute sunt identice cu nivelul lor prestabilit sau cele ale diferitelor
standarde.

1.3. Relatiile stabilite intre functiile managementului

Consideratii privind relatiile dintre functiile de management:

Se afla intr-o continua interdependenta si interactiune;
Ponderea lor in activitatea managerului difera de la o perioada la alta in functie de ciclul de
viata al organizatiei, nivelul managerial si desfasurarea activitatilor;
Functia de previziune si coordonarea ocupa cea mai mare parte a timpului managerilor de
nivel superior in timp ce functia de organizare si control predomina in activitatea managerilor de
nivel inferior.

1.4. Functiunile organizatiei

Functiunile organizatiei

Functiunea de cercetare-dezvoltare;
Functiunea de productie;
Functiunea comerciala;
Functiunea financiar-contabila;
Functiunea de personal (resurse umane)

ATENTIE!
Vanzarile reprezinta cea mai importanta componenta a functiunii comerciale!

1.4. Functiunile organizatiei

Functiunea de cercetare-dezvoltare
Este reprezentata de ansamblul activitatiilor carese desfasoara in cadrul firmei in
vederea realizarii obiectivelor din domeniul producerii de noi idei si transformarii in
noutati utile dezvoltarii in viitor a acesteia.Importanta acestei functiuni rezulta din
necesitatea adaptarii permanente a firmelor la noile cuceriri ale stiintei si tehnicii
contemporane. Este o functiune importanta,manifestarea ei
asigura competitivitatea firmei pe piata, racordarea continua si eficienta la dinamica
mediului.

1.4. Functiunile organizatiei

Functiunea de productie:
Reprezinta ansamblul activitatiilor de baza, auxiliare si de servire prin care se realizeaza
obiectivele din domeniul fabricarii produselor,eleborarii lucrarilor,prestarii serviciilor in
cadrul firmei. Transformarea materilor prime in produse, servicii, lucrari,constituie
obiectivul functionarii firmei. Avand in vedere importanta
obiectivelor din punct de vedere al ponderii si naturii proceselor de munca, functiunea de
productie cuprinde urmatoarele activitati:-Fabricatie sau exploatare-Controlul tehnic de
calitate-intretinerea si repararea utilajelor si instalatiilor

1.4. Functiunile organizatiei

Functiunea comerciala:
Cuprinde activitati menite sa contribuie la realizarea obiectivelor din domeniul stabilirii
legaturilor unitatii economice cu mediul ambiant,in vederea achizitionarii mijloacelor
necesare si desfacerii produselor,serviciilor si lucrarilor, care fac obiectul de baza
al firmei.
Activitati:

marketing,
aprovizionare,
desfacere.

1.4. Functiunile organizatiei

Functiunea financiar contabila

Regrupeaza toate activitatile care se refera la fluxurile financiare si la gestiunea

acestora. Cele doua componente ale functiei fiananciar-contabile sunt: componenta
activa (subfunctia financiara) si cea pasiva (subfunctia contabila). Ele ii confera atat
valoarea strategica, concretizata in proiectarea fluxurilor financiare, cat si tactica, prin
urmarirea gestiunii modului in care se efectueaza cheltuielile.

1.4. Functiunile organizatiei

Functiunea de personal (resurse umane):

Functia de personal din cadrul organizatiilor economice reprezinta ansamblul de activitati

(strategice si operationale), ce contribuie la indeplinirea obiectivelor organizatiei, prin
asigurarea, mentinerea si utilizarea rationala, eficienta a resurselor umane de care dispune
aceasta.
In ultimele decenii, functiunea de personal a evoluat spectaculos si permanent, in ceea ce
priveste continutul sau cat in ceea ce priveste profilul specialistilor care o exercita.

1.5. Rolul si profilul Asistent Managerului

Asistentul Manager isi indeplineste sarcinile in colaborare stransa cu managerul sau patronul/
proprietarul unei intreprinderi mici sau mijlocii sau cu directorul general.
Este in subordonarea directa a patronului, este colaboratorul direct al acestuia.
Aceasta misiune este caracterizata de o polivalenta puternica, predominant administrativa.
Poate fi caracterizata printr-o multitudine de activitati care sunt desemnate in mod explicit de
catre manager sau patron/proprietar.

1.5. Rolul si profilul Asistent Managerului

Misiunea Asistent Managerului

participa la managementul operational al companiei, in administratie, contabilitate si resurse

umane;

contribuie la imbunatatirea eficientei organizatiei prin optimizarea organizarii acesteia;

contribuie la anticiparea nevoilor, acompanierea dezvoltarii si participare la monitorizarea
activitatilor prin intermediul indicatorilor pe care ii prezinta managerului sau
patronului/proprietarului.

1.5. Rolul si profilul Asistent Managerului

Rolul Asistent Managerului:

Suport pentru manager

Aceste activitati suport corespund sarcinilor propriu-zise ale Asistentului manager. Acestea
constau in pregatirea informatiilor necesare managerului, patronului/proprietarului pentru a lua o
decizie si in a-l sprijini in toate actiunile sale.
Asistentul ii furnizeaza acestuia informatiile necesare in conducerea afacerii, in dezvoltarea
intreprinderii si in realizarea de proiecte. El pregateste anumite dosare sau proiecte si in functie
de instructiunile primite, monitorizeaza executarea acestora. Aceste activitati de suport au
legatura in primul rand cu asistarea managerului, patronului / proprietarului cu administrarea
timpului sau, organizarea si planificarea de activitati (intalniri, evenimente, deplasari).

1.5. Rolul si profilul Asistent Managerului

Rolul Asistent Managerului:

Suport in conducerea organizatiei

Realizarea acestor activitati are implicatii cu referire la anumite functii ale organizatiei (ex:
functia comerciala) sau care se intind prin toate functiile intreprinderii (ex: activitati de
comunicare). Sarcinile de asistenta nu mai sunt doar de asistenta a unui individ, ci a prelucrarii
partiale sau totale a activitatilor din cadrul proceselor unei intreprinderi.

1.5. Rolul si profilul Asistent Managerului

Tipuri de activitati:
managementul relatiilor cu clientii;
managementul relatiilor cu furnizorii;
managementul si dezvoltarea resurselor umane;
organizare si planificare;
managementul resurselor;
mentinerea organizatiei;
managementul riscului;
comunicare globala.

1.5. Rolul si profilul Asistent Managerului

Tipuri de activitati:

managementul relatiilor cu clientii;

managementul relatiilor cu furnizorii;
managementul si dezvoltarea resurselor umane;
organizare si planificare;

managementul resurselor;
mentinerea organizatiei;
managementul riscului;
comunicare globala.