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SISTEMATIZACIN
CONTABLE Y FINANCIERA
INTEGRANTES:
PRRAGA CUENCA MARA VICTORIA
SNCHEZ PINCAY LAURA KARINA
GUADAMUD IVONNE
NIVEL:
SEXTO C
CATEDRTICA:
ING. IRASEMA DELGADO
HISTORIA
El Grupo tiene su origen a principios del siglo XX cuando se da en Colombia el
desarrollo industrial con la fundacin de empresas que hoy son smbolo de su
economa. En este perodo histrico nace, en 1920, Compaa Nacional de Chocolates
Cruz Roja que aos ms tarde se convertira en Compaa Nacional de Chocolates S.A.
En 1916, por iniciativa de un grupo de empresarios locales, se constituye en Medelln
la Fbrica de Galletas y Confites que en 1925 pasara a llamarse Fbrica de Galletas
Noel y a partir del ao 1999, Compaa de Galletas Noel S.A. En 1933, Compaa
Nacional de Chocolates se convierte en accionista de la empresa galletera; ste el
primer paso de una relacin empresarial que sera ms adelante base para la
construccin del Grupo de Alimentos.
MISIN
La misin de nuestra empresa es la creciente creacin de valor, logrando un
destacado retorno de las inversiones, superior al costo del capital empleado.
En nuestros negocios de alimentos buscamos siempre mejorar la calidad de
vida del consumidor y el progreso de nuestra gente
Buscamos el crecimiento rentable con marcas lderes, servicio superior y una
excelente distribucin nacional e internacional.
Desarrollamos nuestras actividades con el mejor talento humano, innovacin
sobresaliente y un comportamiento corporativo ejemplar.
VISIN
Juntos lograremos duplicar nuestro negocio de alimentos, proporcionando calidad de
vida al consumidor con productos que satisfagan sus aspiraciones de bienestar,
nutricin y placer.
MANUAL DE FUNCIONES
JEFE DE VENTAS
Es la persona encargada de Cumplir con las metas de venta determinadas por la
Gerencia comercial y Marketing para el rea de ventas nacionales, internacionales e
institucionales, a travs de la eficiente administracin del departamento y su fuerza de
ventas, planificando, ejecutando y controlando estrategias de ventas, generando
nuevas oportunidades de negocios, planes de fidelizacin de clientes y un servicio de
venta y post venta de excelencia.
Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa
Posiciona los productos de la comercializadora a nivel nacional
Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando, formando y motivando al
mismo
Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes clientes
JEFE DE LOGISTICA
Es el mximo responsable del correcto funcionamiento, coordinacin y organizacin
del rea logstica de la empresa, tanto a nivel de producto como a nivel de gestin de
personal, con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos de mercanca en
tiempo y forma.
Coordina las diferentes reas de almacn (entradas, reposicin, preparacin de
pedidos y transporte de los mismos).
Optimiza la poltica de aprovisionamiento y distribucin de la empresa.
Optimiza, organiza y planifica la preparacin y distribucin de pedidos.
Optimiza procesos de trabajo.
Gestiona y supervisa al personal a su cargo.
VENDEDOR
Toma los pedidos en los clientes de acuerdo a las rutas establecidas y nmero
de clientes asignados
Toma inventario de productos en los clientes.
Asesora a los clientes en la venta.
Informa sobre las actividades promocionales a los clientes.
AUXILIAR LOGISTICA
Comprende todos los procesos de depsito, almacenamiento y distribucin de
materias primas o productos hasta que llegan a sus consumidores en los puntos de
venta.
Coordina, ejecuta y controla los procesos de adquisiciones y contrataciones.
Organizar y controlar todas las actividades concernientes a los pedidos.
Mantener actualizado el Archivo y Registro de Proveedores en el Banco de
Datos.
Firma las rdenes de Compra y Prestaciones de Servicios.
Evala el Programa de Adquisiciones y necesidades.
Mantiene informado al personal de su rea sobre las disposiciones y
actividades que se tengan que ejecutar, en cumplimiento a los objetivos y
metas por alcanzar.
Brinda apoyo en Bodega y asegurar as la disponibilidad de productos y
mercaderas que se encuentran en la tienda, con el fin de realizar una entrega
oportuna al cliente.
Disea las rutas de acuerdo a las entregas a realizadas.
Prepara y entrega los informes que le sean solicitados en funcin de las
responsabilidades asignadas.
Lleva un archivo digital e impreso de los documentos y archivos que estn a su
cargo.
OPERARIO DE LOGISTICA
Planifica, implementa y controla eficazmente a travs de indicadores logsticos el flujo
y almacenamiento de productos y servicios de la cadena de distribucin.
AYUDANTE DE VENTAS
Establecer una metodologa que garantice que las rdenes de compras de los clientes,
se realicen de acuerdo a las condiciones acordadas, especialmente con una entrega
eficaz y eficiente.
Atender y ofrecer a los clientes informacin sobre los productos de la empresa
Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales
Elaboracin de estadsticas e informes de ventas
Canalizar las necesidades del cliente
Acordar con el cliente las condiciones de la venta (tiempo de entrega,
condiciones de pago, validez de la oferta etc.)
Elaborar los clculos necesarios y presentar cotizaciones a los clientes
Asegurar la entrega del producto
AUXILIAR DE CARTERA
Analiza, implementa y promueve estrategias que permitan un mejor recaudo de
cartera dentro de la empresa.
Elabora diariamente la conciliacin bancaria para detectar estado de
consignaciones efectuadas por clientes
Genera los recibos de ingreso por pagos de los clientes
Cumplir con las polticas establecidas por el Coordinador de Cartera referentes
al recaudo de cartera
Participar en el Seguimiento y Monitoreo del Sistema de Gestin Integral, para
detectar las deficiencias e implantacin de las acciones correctivas y
preventivas necesarias.
Consultar con los clientes sobre dudas en las consignaciones
DESARROLLADOR COMERCIAL
Cumple con brindar una excelente atencin, un claro entendimiento y un eficiente
manejo de las necesidades de sus clientes para as contribuir permanentemente a
propiciar en ellos un alto nivel de satisfaccin que asegure la recompra y/o el cierre
exitoso de las diversas negociaciones en las que el asesor participe como
representante de la Empresa.
Cumple a cabalidad y a tiempo con todas las tareas e informes que le sean
encomendados
Hacer un uso racional de los recursos y herramientas de la Empresa, mostrando
permanente buena disposicin hacia la labor y hacia los conductos regulares
establecidos.
Anlisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestin diario o reporte,
atendiendo reclamaciones e incidencias.
Realizar presentaciones, ofertas, tratamiento de objeciones, y cierre de la
venta.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
JEFE DE VENTAS
Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en relacin a
los pedidos y entregas de los productos
Analizar cada uno de los datos de los clientes
Solicitar a los clientes nombre, domicilio, y persona de contacto
Constar que el cliente est activo en el sistema comercial
Realizar el registro contable, administrativo y archivar en la base de datos
Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados para el
control de ventas
Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas
Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega de pedido y
descuentos ofrecidos por pago a tiempo
Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de rea de ventas
Autorizar por escrito las rdenes de compra
JEFE LOGISTICA
VENDEDOR
Saludar amablemente, importante al cliente.
Prestar atencin de las especificaciones que pidan los clientes y
proporcionarles los productos correctos que ellos ordenen, tomando respectiva
nota por escrito o forma electrnica.
Cada vendedor debe ir a cada supermercado para retomar nuevamente el
pedido peridicamente.
Plasmar en la agenda lo que ha vendido por da, llevando de ese modo el
control de su trabajo, para luego entregar ese informe a su superior y se pueda
proceder con la entrega de dicho pedido.
Se debe acercar a aquellos supermercados o tiendas que no son clientes del
grupo, y se debe ofrecer el catlogo con la variedad de productos, que en el
respectivo negocio pueda tener, pero a la vez algo nuevo que quiera
incursionar, dejndoles el nmero de telfono donde lo puedan comunicar si
en llegado caso les interesa algn artculo.
Mostrarle respeto y hacer sentir Dar a conocer las promociones que puedan
interesar al comprador, y los obsequios que la compaa le pueda regalar por
ser cliente del grupo.
Conocer entender y saber los beneficios, nutrientes, componentes de lo que
est vendiendo, para ello debe estudiar cada producto, pero tambin conocer
los precios, la disponibilidad de demanda que pueda existir, y todo lo logra
haciendo estudios detallados.
Hacer una supervisin del sector donde se encuentra el supermercado o
negocio donde el grupo surte sus productos, tomando nota de qu clase de
gente vive, que actividades frecuentan; para de esa forma hacer un anlisis de
que productos tendran mayor demanda, y esos resultados se le muestran al
cliente, dndole a entender que sera ms beneficios para su negocio, pero
lgicamente sacando ventaja tambin la empresa.
AUXILIAR LOGISTICO
Se organiza y desarrolla actividades de formulacin y tramitacin de las
rdenes de Compra y rdenes de Servicio.
Registrar y archivar la documentacin sustentadora y establecer estadsticas de
requerimientos y atenciones efectuadas por Oficinas y Direcciones.
Clasificar por el tipo de producto o servicio que comercializan o proveen y
emitir semestralmente el reporte del Registro Interno de Proveedores.
Revisar que todo este correcto y se adjunta toda la sustentacin (Pedido,
Propuestas,
Cuadros de evaluacin y calificacin, Acta de Otorgamiento de Buena Pro y
Contratos), y se pasan los documentos para la firma del Director de la Oficina.
Integrar a la planificacin general el Plan de Adquisiciones, formulando
medidas para su ejecucin.
Hacer reuniones cada vez que sea necesario con sus empleados a cargo, para
manejar una retroalimentacin para las dos partes.
Tener un estricto control de inventario y supervisin de productos en la
bodega, anotando cada detalle de entra y salida de mercanca.
Consultar mapas locales y de carreteras entre otros, tambin verificar y calcular
los tiempos estimados a realizar por los conductores de los vehculos, tomando
en consideracin las horas de trfico y los lugares de mayor
congestionamiento.
Adjuntar todos los documentos de suma ordenndolos de mayor a menor
relevancia.
Ir registrando cada tarea que se realice, ya sea de pedidos, inventarios, o de
cualquier otro aspecto, relacionado con sus funciones.
OPERARIO DE LOGISTICA
Transportar en carriles en forma ordenada los productos para una mayor
facilidad y menor esfuerzo fsico.
AYUDANTE DE VENTAS
Revisar que el vehculo de transporte este en buen estado mecnico e
higinicamente para transportar los productos
Verificar la mercanca previamente separada por el operario logstico
Cargar la mercanca ya revisada y en excelente estado
Identificar manifiesto de carga, factura, recibos de cobros y planificacin de
ruta
Establecer que las facturas y recibos de cobros estn todos registrados en el
manifiesto de carga
Ordenar adecuadamente la planificacin de las rutas
Entregar el pedido al cliente con los trminos acordados por el vendedor y jefe
de ventas
Legalizar que la persona (cliente) que recibe el pedido sea la que se encuentre
registrada en la factura
Constar con el cliente que el pedido o mercanca se encuentre completo y
hacer firma la copia de la factura
Entregar al cliente recibo de cobro y recibir el recaudo
Finalizar la jornada entregando el recaudo constndolo con las facturas de
cobro al auxiliar de cartera.
AUXILIAR DE CARTERA
Archivar en orden consecutivo los documentos de la gestin de cartera
Analizar la situacin y comportamientos crediticios de los clientes para alertar
al jefe de ventas sobre las situaciones que sean necesarias
Elaborar y digitar en el sistema los recibos de la caja por recaudo de cartera
Digitar y elaborar notas de crditos solicitados con aprobacin del jefe de
ventas
Verificar la administracin de las diferentes correspondientes a las facturas de
clientes
Archivar los soportes de todos los informes
Digitar y enviar el informe final al jefe de ventas cuantas
DESARROLLADOR COMERCIAL
Realizar la organizacin y lanzamientos de los productos del Comercial
NUTRESA
Realizar negocios semanales con proveedores con el fin de crear nuevos
convenios comerciales y seguimiento permanente a los actuales
Cumplir con el cumplimiento presupuestal asignado
Elaborar y digitar informes de seguimiento y evaluacin de actividades
Disear promociones con actividades de marca
Impulsar el mercado y las fuerzas de ventas mensuales
Enviar el informe de actividades propuestas y realizadas al jefe de ventas.
INTRODUCCIN
Las ventas en la actualidad es cada da ms competitivo y es una labor por la cual las
personas lo ejercen para poder subsistir, pero muchos que ejercen esta profesin o
labor no emplean las tcnicas ni utilizan los mtodos que establecen las ventas tanto
en su estructura como organizacin como el ofrecimiento de sus productos o servicios.
El presente trabajo de investigacin cientfica tiene por objetivo analizar las diversas
formas de ventas, los mtodos de registros en los libros de contabilidad y el control de
sus ventas.
Vamos a notar que el marketing va a ser parte esencial para el estudio de mercado
para as poder crear nuevas estrategias de venta, gracias a esta informacin la
empresa va a tomar mejores decisiones en su departamento de venta.
El objetivo de nuestra rea comercial no es venderle al Cliente una solucin, sino darle
alternativas de apoyo para satisfacer sus necesidades. El Cliente no es una fuente de
ingresos para el Grupo, es nuestra oportunidad de participar en el mercado y
demostrar nuestro liderazgo.
MARCO TEORICO
VENTAS
Historia De Las Ventas
A las ventas se le conoce como una forma de transaccin o un como un intercambio de
productos pero por un valor monetario, que antiguamente no se conoca, y se
comercializaba mediante el trueque que tambin es una forma de intercambio de
productos pero no tiene un valor monetario. Pero despus de un largo periodo el
hombre fue evolucionando e invento la moneda, pero no se conoce certeramente en
qu lugar se emitieron las primeras monedas ni cuando se empezaron a circular con un
valor de cambio, sin embargo, algunas fuentes revelan que comenzaron a utilizar
los hititas.
Las gentes traan la parte sobrante de sus productos a los templos de las ciudades
amuralladas. All los sacerdotes contables abran una cuenta corriente con fichas de
barro a cada persona, ingresando sus productos en el almacn del templo y
estableciendo una cantidad de dinero abstracto en funcin de las mercancas
ingresadas, podemos deducir que desde que existi en ese entonces una forma
precaria de la moneda las comercializaciones y las formas de transaccin de un
negocio ha ido evolucionando hasta la actualidad en la cual efectuamos nuestro
comercio con mucho mas criterio y ms audacia.
1. Factor Externo
Entre los factores externos se encuentra en primer lugar, la organizacin de las ventas,
esta organizacin previene del departamento de venta lugar especfico donde vamos a
tener informacin concreta de la capacidad de la empresa para realizar operaciones
por lo tanto es necesario ver las contingencias de los presupuestos exagerado de
imposible realizacin, que pueden originar mltiples problemas en los distintos
rganos de apoyo en la que se constituye la empresa.
Uno de los problemas que merece un estudio ms detenido con relacin al anlisis del
mercado, es el de la influencia que la variacin de los precios ejerce sobre la oferta y la
demanda. El caso ms tpico es el de la demanda elstica o inelstica. Hay productos
cuya demanda se mantiene ms o menos rgida, aunque los precios suban o bajen. En
cambio la demanda de otros es muy sensible a las oscilaciones de los precios.
Pero de todo depende el precio. La calidad, la presentacin y el envase de los
productos o mercaderas son factores que contribuyen a mantener y elevar las ventas
y los beneficios. Es evidente que en la firmeza de la demanda no solo influyen los
precios, sino tambin la calidad de los productos.
Para fijar los precios de venta hay que tener presente la situacin del mercado y la
tendencia de los negocio, y con ese fin es necesario analizar minuciosamente las
estadsticas del ramo en general y de la propia empresa en particular.
El margen de beneficio tiene una gravitacin decisiva en la determinacin de los
precios. Dicho margen, que siempre debe ser justo y razonable, depende de los
precios que imponen el mercado y de la poltica que siga a este respecto la
competencia. Influye adems en los precios el prestigio y la clientela de la firma, su
poltica de crdito y la reputacin de sus marcas.
2. Factor Interno
Entre los factores internos se encuentra en primer lugar la organizacin de ventas, esta
organizacin proviene del departamento de venta lugar especfico donde vamos a
tener informacin concreta de la capacidad de la empresa para realizar operaciones;
por lo tanto es necesario ver las contingencias de los presupuestos exagerados de
imposible realizacin, que pueden originar mltiples problemas en los distintos
organizaciones internas de empresa o industria.
Claro est si se mejora la organizacin mediante ampliaciones o cambios adecuados y
se utilizan nuevas vas de distribucin, se dispondrn de una mayor capacidad de
venta. Pero no siempre se pude perfeccionar la organizacin de las ventas a corto
plazo, pues ello requiere por lo comn nuevos locales, instalaciones y depsitos ms
amplios, adiestramiento de vendedores y cambios en los sistemas de distribucin,
todo lo cual exige tiempo e inversiones ms o menos importantes. Por lo consiguiente,
aunque se prevea el mejoramiento de la organizacin de ventas, no hay que olvidar
que ello solo ha de lograr a travs de un periodo de tiempo generalmente prolongado.
La formulacin de los presupuestos obliga a prever los modelos, colores dems
caracterstica de las mercaderas o servicios que constituyen el objeto de explotacin,
por supuesto siempre que ello se considere necesario. As por ejemplo, en una
empresa prestacin de servicio se seguridad y vigilancia el personal que ejecutar el
servicio, tiene que tener capacitacin del servicio que va brindar y trato con el cliente
porque de su servicio va a depender la imagen de la empresa, por eso el personal tiene
que ser capacitado continuamente para mejorar el servicio que presta y as estimular
demanda y expandir las ventas.
La capacitacin productiva de la planta es un factor que impone un lmite al
presupuesto de venta, dado que, por razones obvias, no se debe prever un volumen
fsico de la produccin segn las horas obrero o las horas mquinas de produccin
probable.
El monto del capital circulante, los lmites del crdito bancario y comercial de que
dispone la empresa, los plazos a conceder a la clientela y los que acuerdan los
acreedores, son importantes cuestiones de carcter financiero a las que debe
presentarse una preferente atencin al formular el presupuesto de las ventas. En
efecto, un rgimen financiero adecuado facilita la expansin de las operaciones,
porque en este caso no habr mayores dificultades para adquirir mercancas y
materias primas, cancelar compromisos y atender los diversos gastos de la
explotacin. Adems, la poltica de venta a crdito no ha de originar apremios
financieros y por lo tanto puede constituir un notable recurso para la promocin de los
negocios.
Gerencia y departamentos de una empresa minorista que explota establecimiento en
cadena
Departamento de venta
Departamento de propaganda o promocin de venta.
El departamento de venta tambin est integrado por diversas dependencias, de
acuerdo con la caracterstica de la empresa y las vas de distribucin utilizadas que
pueden ser los siguientes a continuacin:
Locales de venta en la casa matriz divididos en distintas secciones.
Sucursales en ciudades del interior.
Representante o agentes del interior.
Puede ocurrir que en una empresa todas las funciones relativas a las ventas se
encuentren bajo la direccin de un solo funcionario. En otros casos la propaganda,
aunque se halle ubicado dentro de la gerencia de ventas, est a cargo de un
departamento especializado. Y a veces sucede lo mismo con el departamento de
venta.
CONCLUSIONES
Crea una adecuada disciplina en el ambiente de trabajo que puede ser fcil
mantener con el cumplimiento del Manual de Funciones y Procedimientos.
BIBLIOGRAFIA
www.grupochocolates.com
www.rincondelvago.com
JESUS OMEACA GARCIA , CONTABILIDAD GENERAL, DEUSTO S.A. EDICIONES, 2008