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Mantenimiento II
Sistemas de Mantenimiento
Sistemas de Mantenimiento
Este captulo esta enfocado a discutir sobre los sistemas informticos que se
utilizan en las Empresas modernas para el tratamiento de datos e informacin y
la gestin de Mantenimiento con el objetivo de conocer las bases del diseo de
los procesos que definen un adecuado CMMS
Temas a tratar :
Una visin general sobre los sistemas de Mantenimiento (
CMMS )
Sistemas de Mantenimiento
Que son ?
Los sistemas de Mantenimiento o Computarized Maintenance Management Systems
mas conocidos como CMMS surgieron en la dcada del los 70 para el Mantenimiento de
unidades Hospitalarias donde la criticidad de la operacin requera mtodos muy
ordenados de Mantenimiento preventivo .
Si bien arrancaron con los main-frames , la popularizacin de las PCs y mas
modernamente las redes y aplicaciones del tipo cliente-servidor han hecho que su
difusin se multiplicara geomtricamente .
Hoy no existe prcticamente ninguna organizacin mediana o grande de Mantenimiento
que no los utilice o planee utilizarlos a corto plazo .
Sistemas de Mantenimiento
Clasificacin
Si bien hablar de clasificacin en Software es un objetivo poco efectivo porque el rpido
desarrollo tecnolgico permanentemente las supera , en general se acepta que este tipo
de aplicaciones puede dividirse en dos grandes grupos :
Sistemas
Sistemas de Mantenimiento
Clasificacin
Sistemas ERP :
Tienen origen en los viejos sistemas MRPII , han evolucionado mucho en las ltimas dos
dcadas generando sistemas muy difundidos en el mundo como SAP .
Originalmente orientados a las industrias de manufactura discreta ( no de proceso
continuo ) y con grandes variaciones en la planificacin de la produccin por
movimientos de mercado .
Su fortaleza esta en la capacidad de planificar recursos de manera muy flexible desde la
programacin de ventas hacia la manufactura .
ltimamente han incorporado mdulos de Mantenimiento que presentan la ventaja de
incorporar las variaciones de carga de la Planta a la planificacin de Mantenimiento .
Sistemas de Mantenimiento
Clasificacin
Sistemas EAM :
Tienen origen en las industrias de Capital Intensivo ( Minera , Siderurgia ) donde los
requerimientos de activos en general son fijos y muy cerca del 100% . En este tipo de
Industrias la rentabilidad esta fuertemente afectada por la disponibilidad de equipos , por
lo que las estructuras industriales estn fuertemente orientadas al Mantenimiento .
Estos software tiene su fortaleza en la gestin integral de activos y en general manejan
todos los aspectos vinculados incluyendo : costos , almacenes de repuestos ,
Planificacin de reparaciones , Gestin de proyectos ,etc .
Los mximos exponentes mundiales de estos sistemas son el MIMS , con base en la
industria minera de Australia y el MAXIMO de amplia aplicacin en la Siderurgia y la
generacin elctrica .
Sistemas de
Mantenimiento
Jerarqua de la informacin
Flujos de datos , Informacin y toma de decisiones
Nivel Jefatura
Nivel Operacional
Nivel Equipos
Sistemas
Gerenciales
Sistemas
de gestin
El flujo de informacin es
siempre down-top y las
decisiones tienen sentido
inverso . Cuando esto esta
soportado por sistemas
informticos estos debern
ser funcionales a la dinmica
organizacional .
Sistemas
Transaccionales
Sistemas de piso de Planta
FLUJO DE DECISIONES
Nivel Gerencia
FLUJO DE INFORMACIN
Sistemas de Mantenimiento
Jerarqua de la informacin
La calidad de las decisiones y sobre todo su efectividad estn fuertemente
influenciadas por la calidad y la pertinencia de la informacin registrada disponible
Cada uno de los niveles decisorios se apoya en la elaboracin del nivel anterior ,
generndose un efecto multiplicador ( leverage ) en cada transicin de nivel
La informacin se transforma en su ascenso por la organizacin cambiando de estado
en cada proceso de agregacin de valor pasando de DATO a INFORMACIN y
finalmente a CONOCIMIENTO
Sistemas de Mantenimiento
Jerarqua de la informacin
Por lo tanto los elementos de informacin sern diversos
segn el nivel en el
cual se utilizan . Ej : Sistema de Mantenimiento ,
DATO
INFORMACIN
CONOCIMIENTO
Sistemas
Gerenciales
Planes &
mtodos
Nivel Gerencia
Nivel Jefatura
Nivel Operacional
Transaccionales
Unidades
de Ingeniera
Sistemas de piso
de Planta
Nivel Equipos
Sistemas de Mantenimiento
Jerarqua de la informacin
Sistemas
Gerenciales
Nivel Gerencia
Nivel Jefatura
Sistemas
de gestin
Sistemas
Transaccionales
Sistemas de piso de Planta
Nivel Operacional
Nivel Equipos
Sistemas de Mantenimiento
Flujos y decisiones
Cada uno de los niveles de informacin tiene un tratamiento particular asociado a las
caractersticas de esta y su funcin en la dinmica Industrial
Variables de
proceso
ACCIONES
DE
CONTROL
C,
mts/min
Amp
,Volts,
etc
ESTANDARES
ALARMAS &
ACCIONES
DE
CORRECCION
Sistemas de Mantenimiento
Flujos y decisiones
CARACTERSTICAS :
Procesan datos nicamente ( unidades de Ingeniera )
Trabajan en tiempo real
Sistemas de Mantenimiento
Flujos y decisiones
Cada uno de los niveles de informacin tiene un tratamiento particular asociado a las
caractersticas de esta y su funcin en la dinmica Industrial
Sistema transaccionales :
Eventos
Inspecciones
Alarmas
Inspecciones
Detenciones
Consumos
Etc
DATO
PROCESO
INFORMACI
Validar
Identificar
Asignar
HHRR
Recursos
MRO
ANALIZA
PLANIFICA
Sistemas de Mantenimiento
Flujos y decisiones
Estos sistemas tienen bsicamente dos procesos :
Un proceso de registro , validacin , identificacin y asignacin
Un proceso de planificacin definido a partir de la informacin obtenida :
Registro
Validacin
DATOS
Ots
Bloqueos
Info
tcnica
Stocks
Identificacin
Asignacin
Generacin
de documentos
Anlisis
Planificacin
Sistemas de Mantenimiento
Flujos y decisiones
CARACTERSTICAS :
Procesan datos e Informacin
Son procesos off line
Estn ntimamente relacionados con las actividades
humanas relacionadas con los equipos : Reparar ,
planificar , comprar ,etc .
Permiten corregir problemas y condiciones fuera de
standard
Sistemas de Mantenimiento
Flujos y decisiones
Sistemas de Gerenciamiento Estratgico :
El rea de Mantenimiento no es una parte independiente de la Empresa sino
que es ( y debe ser ) funcional a sus objetivos estratgicos .
La estructura y dinmica del rea de Mantenimiento define per se un modelo
de gestin que no es otra cosa que un sistema dinmico relacional donde cada
uno de los objetivos de los Departamentos constituyentes apalanca otros
generando finalmente esto un efecto econmico financiero en la Empresa .
Para que toda la estructura de Mantenimiento este alineada con los objetivos
estratgicos de la Empresa , es vital que cada sector conozca cual es su
contribucin al beneficio y su impacto medido en acciones que es capaz de
realizar para maximizarlo .
Este tipo de sistemas no esta contemplado en los paquetes CMMS existentes y
por lo tanto deben ser diseados de acuerdo a los criterios de gestin que la
Empresa defina para el seguimiento de iniciativas estratgicas .
Sistemas de Mantenimiento
Flujos y decisiones
Sistemas de Gerenciamiento del Conocimiento :
Todos los procesos anteriores van generando una base de conocimientos que usualmente
esta concentrada en especialistas y expertos .
Las dinmicas del trabajo actuales hacen de esta circunstancia una debilidad de las
organizaciones , al mismo tiempo que la imposibilidad de contar con el experto on line
en el 100% de los casos hace perder eficiencia a la toma de decisiones en todos los
niveles .
Los Sistemas de Gerenciamiento del Conocimiento ( Knowledege Management ) buscan
resolver esta problemtica permitiendo que el conocimiento est disponible en el
momento adecuado ( Just in Time ) y con el contenido adecuado ( Just in Case ) .
Un sistema de este tipo no solo debe ser una biblioteca de amplia disponibilidad y acceso
sencillo , sino que debe apalancar la creacin de conocimiento , favoreciendo las sinergias
e intercambios entre expertos
Sistemas de Mantenimiento
Flujos y decisiones
Sistemas de Gerenciamiento del Conocimiento :
Algunos objetivos para la definicin y diseo de estos sistemas :
Deben permitir
discusin .
el
intercambio
entre
expertos
con
sistemas
mediante
de
de
foros
de
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Como ordenara Ud. los siguientes factores claves de una
implementacin exitosa en importancia decreciente y porqu :
Integracin con
otros sistemas
de la Empresa
Proceso de
Implementacin
Reingeniera
Control del cambio
Capacitacin
Cultura
Organizacional
Eleccin del
Sistema
Proponga uno
????????
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Introduccin :
En los primeros aos de los CMMS , se supona que su sola instalacin y
entrenamiento del personal traa aparejados grandes beneficios a una
organizacin de Mantenimiento
Actualmente se reconoce que esto no alcanza : para obtener resultados
sostenibles en el tiempo tanto la estructura de negocios como el CMMS deben
tener objetivos convergentes .
En caso que as no fuese , debe encararse un proceso de re-ingeniera de
negocios ( BPR o Buisiness Process Re-engineering )
Por lo tanto la implementacin de un CMMS implica siempre un cambio en la
organizacin existente
Price-Waterhouse , define todo cambio mediante 6 dimensiones que deben ser
tratadas de manera coordinada y buscando que cada interviniente se sienta
parte y comprometido con el cambio
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Dimensiones
Estratgicas
Dimensiones
Tcticas
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Dimensiones estratgicas : El proceso de Negocio
Podemos ver el proceso de mantenimiento como una serie de lazos de control
anidados .Una visin de esto analizamos al ver el flujo de datos e informacin
en una roganizacin . Otra forma de verlo podra ser :
Lazo de Gestin
Lazo transaccional
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Dimensiones estratgicas : El proceso de Negocio
En la mayora de los casos en que estos lazos anidados no se cumplen , la
implementacin de un CMMS no pasa de ser una impresin sofisticada de
ordenes de trabajo
Para el cumplimiento de estos lazos el proceso de Mantenimiento debe incluir :
Programacin diaria y seguimiento de ordenes ( como se aloca la fuerza
de trabajo )
Control y Gestin de la programacin semanal / mensual ( asegura el
concepto JIT de las OT , generacin de Gantt )
Mejora de los planes de trabajo ( Comparacin entre lo planificado y lo
real para ajustar y mejorar estndares )
Presupuesto y control de costos ( Supone el control del costo de las
actividades de Mantenimiento comparndolo con lo presupuestado )
Procesos de mejora de efectividad ( hacer las cosas correctas : Ingeniera
de Mantenimiento )
Resumen: Primero establezca los Procesos de Mantenimiento y
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Dimensiones tcticas : Habilidades y Cultura Organizacional
Generalmente se enfoca la capacitacin , en la instalacin de CMMS , a las
habilidades para usar el sistema y poco se habla de la importancia de la calidad
de los datos incorporados como factor determinante en las de las decisiones a
tomar en Mantenimiento
Muchas veces es necesario considerar las habilidades inherentes de la
organizacin en actividades tales como planificacin del Mantenimiento ,
liderazgo de la supervisin , anlisis de falla y confiabilidad antes de instalar un
CMMS . Luego la capacitacin debe incluir estos tpicos como forma de
aumentar el beneficio de la instalacin de un CMMS .
Que podemos decir respecto a la cultura Organizacional ? : Veamos el grafico
de OCI ( www.oci.com ),
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Culturas de
Trabajo en equipo
Culturas
De Confrontacin
Culturas
Dciles
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Dimensiones tcticas : Habilidades y Cultura Organizacional
Las culturas agresivas / defensivas se caracterizan por un alto grado de conflicto
y competencia entre los grupos e individuos .
Los estilos pasivos / defensivos se caracterizan por un alto nivel de adhesin a
normas y procedimientos
Los estilos Constructivos en cambio se caracterizan por el trabajo en equipo y
los procesos creativos .
En los ambientes de Mantenimiento se requiere una mezcla adecuada de estos
dos ltimos .
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Dimensiones tcticas : Habilidades y Cultura Organizacional
Para soportar la cultura deseada , se requiere la definicin de una poltica de
premios y castigos alineada .
Tambin es importante la definicin de una poltica de auditoria de
procedimientos de Mantenimiento , de exactitud de datos y de cumplimiento de
objetivos en tiempo
Las evaluaciones y los premios econmicos deben estar de alguna forma ligados
con este proceso
Resumen: Implementar un CMMS cuando las disciplinas del sistema
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Dimensiones tcticas : Estructura y Organizacin
La estructura de la Organizacin est ntimamente ligada con el flujo de datos e
informacin como vimos anteriormente y por lo tanto con la configuracin del
CMMS debe acompaar esta estructura .
Algunas organizaciones hacen depender a sus departamentos de Mantenimiento
de las reas de fabricacin u operaciones , especialmente aquellas que quieren
aplicar conceptos del tipo TPM : en estos casos es importante determinar que
acciones de los operadores deben ser registrados en el CMMS .
El aspecto mas importante a considerar es el rol que la organizacin le da a
cada integrante , esto debe necesariamente estar ligado al concepto de
accountability : la responsabilidad y el cumplimiento eficiente del rol medido
en trminos del cumplimiento de indicadores y objetivos .
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Dimensiones tcticas : Tecnologa
Cuando se selecciona un CMMS se debe considerar la tecnologa como la
capacidad de crecimiento y conectividad actual y futura del sistema .
Se consiguen importantes sinergias conectando los sistemas de piso de planta
con los CMMS de manera automtica ,de esta forma se pueden obtener alarmas
tempranas del funcionamiento del equipo que ayudan a la determinacin
temprana de problemas .
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Introduccin :
En las filminas anteriores estuvimos viendo las caractersticas que debera tener
un CMMS para lograr una adecuada implementacin .
El objetivo en esta etapa es ver cual sera el enfoque sistemtico que permita
una adecuada seleccin que se ajuste a los objetivos y restricciones enunciados
Las etapas que un proceso de seleccin debera cubrir son las siguientes :
Creacin de un team de seleccin del CMMS
Determinar la funcionalidad requerida y crear un documento de
especificacin
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Introduccin :
Si bien desde el punto de vista de su definicin este proceso parece sencillo ,
las consideraciones de cada paso no lo son y requieren del management una
serie de consideraciones estratgicas .
La seleccin final debe ser hecha de acuerdo a una ponderacin de todos los
factores a considerar y nunca basado solamente en precio o tecnologa .
De la misma forma un sistema elegido por el Departamento de sistemas
nicamente , difcilmente satisfaga todos los requerimientos que la organizacin
de Mantenimiento requiere : un equipo interdisciplinario es la unica forma de
tener todos los puntos de vista bajo consideracin al realizar la seleccin .
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Creacin de un team de seleccin :
El team deber incluir representantes de todas las reas funcionales de la
Empresa que vayan a tener interaccin con el sistema
El grupo debe estar liderado por el Manager de Mantenimiento el grupo deber
tener como integrantes :
-
Junto con una persona del Departamento de IT que permita definir la aptitud
de integracin del CMMS con las bases existentes .
El tiempo definido para la especificacin del sistema debe ser determinado de
antemano y debe ser lo suficientemente amplio como para permitir una
adecuada definicin de los requerimientos
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
Determinacin de la funcionalidad :
La funcionalidad debe ser especificada en 3 categoras :
1 ) Debe tener : Son los requerimientos hard que el sistema debe tener y
condicin sine qua non de la compra
2 ) Debera tener : Son funcionalidades que no todos los CMMS tienen y que
los diferencia unos de otros . Es el campo de trabajo de la especificacin
Sistemas de Mantenimiento
Implementacin de un CMMS
:
Solicitar
y revisar propuestas a los vendedores :
Al terminar la especificacin el team debe seleccionar un grupo de potenciales
proveedores de CMMS . Es conveniente que esta seleccin abarque diversos
niveles de capacidades anunciadas de manera de tener un amplio panorama del
mercado .
Una vez que ingresen las propuestas , debe desarrollarse algn mtodo
sistmico que permita una comparacin ( en lo posible numrica ) de las
propuestas
En el proceso de revisin hay que tener en cuenta que muy difcilmente se
cumplan todas las expectativas del grupo ya que en el proceso de especificacin
se vuelcan en general todas las expectativas que cada miembro tiene .
Al analizar el costo del sistema hay que considerar que puede ser muy variable
para la misma funcionalidad dependiendo de : cantidad de usuarios ( licencias )
, costo de instalacin , costo de Mantenimiento , versiones de up-grade , etc.
Sistemas de Mantenimiento
Eleccin de un CMMS
Solicitar demostraciones a los finalistas :
Al final del proceso anterior deberan quedar no mas de 3 finalistas .En este
momento es conveniente i demostraciones on-site .
Esta prueba debe disearse en la fase de especificacin de manera de
entregarle a cada proveedor un escenario idntico que permita demostrar las
capacidades de cada sistema ( Sand Box Test ) .
Este escenario deber consistir en la entrega de diversos archivos de equipos ,
inventario de repuestos y de Mano de Obra para que cada sistema demuestre
su habilidad de planificar , registrar , aplicar materiales a una orden , etc .
Tambin es muy importante conocer las capacidades de reporte de cada
sistema y cualquier otra capacidad de diferenciacin de la competencia .
Sistemas de Mantenimiento
Resultados
Introduccin :
El gran objetivo de una implementacin de este tipo es pasar de una
organizacin basada en el Mantenimiento Correctivo ( a veces llamado
Mantenimiento a la rotura ) ,a un Mantenimiento Preventivo Proactivo
basado en el conocimiento .
Este cambio no siempre es fcil de medir , sobre todo en organizaciones que
estn en un proceso intermedio de desarrollo o que no han alcanzado ciertos
grados de madurez o avance en algunas tcnicas .
Sin embargo el esfuerzo de medir resultados , sea antes de la implementacin
para justificar ante la Direccin su implementacin o a posteriori con el objeto
de monitorear y dirigir la mejora continua ,no debe desestimarse .
La organizacin basada en el conocimiento es el camino cierto para desarrollar
y mantener una performance World- class .
Sistemas de Mantenimiento
Resultados
Aspectos a medir :
Los Benchmarking de aplicacin de CMMS y sistemas de Mantenimiento proactivo / planificado declaran mejoras del orden del 5 % o superiores .
En este caso se debern monitorear el MTBF y MTTR de los principales
equipos .
Sistemas de Mantenimiento
Resultados
Aspectos a medir :
Sistemas de Mantenimiento
Trabajo Final
Ud es un consultor experto en Sistemas de Mantenimiento . Su cliente requiere el
diseo y/o seleccin de un CMMS en los siguientes casos :
1 ) CODELCO
2 ) COCA - COLA
3 ) CELULOSA ARAUCO
4 ) CAP
Sistemas de Mantenimiento
Trabajo Final
Objetivos a alcanzar :
1 ) Establecer las caractersticas del negocio y la demanda potencial a
Mantenimiento
2 ) Definir si no se conoce, una estructura de Mantenimiento
3 ) Elegir la tecnologa del CMMS mas conveniente adecuada a la
realidad del negocio
4 ) Proponer un software (CMMS)