Manual Compras Menores

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Pblicas
Manual de Procedimientos: COMPRAS MENORES

I -IDENTIFICACIN DEL PROCESO:
PD.DAF.05
COMPRAS MENORES
Objetivo(s) del proceso:

Realizar las compras y contratacin de bienes y servicios, bajo un procedimiento simplificado, que permita
eficientizar las compras sin vulnerar los principios establecidos en la Ley.
Alcance:
Comprende todas las compras y contrataciones de las Instituciones de la Administracin Pblica, a travs del
Procedimiento de Seleccin de Compras Menores, en funcin de los umbrales establecidos por la Direccin
General de Contrataciones Pblicas como rgano Rector del Sistema.
Referencia Normativa:
Constitucin de la Repblica Dominicana.
RD-CAFTA.
Ley No. 340-06, sobre Compras y Contrataciones Pblicas de Bienes, Servicios Obras y Concesiones, y
sus modificaciones contenidas en la Ley No. 449-06.
Reglamento de Aplicacin de la Ley, aprobado mediante Decreto No. 543-12.
Ley No. 200-04, de Libre Acceso a la Informacin Pblica.
Por las normas emitidas por el rgano Rector del Sistema Nacional de Compras y Contrataciones
Pblicas.
II -ESPECIFICACIONES GENERALES:
RESPONSABLE DEL PROCESO: DIRECCIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA O SU EQUIVALENTE
Unidades Operacionales Involucradas:
Mxima Autoridad Ejecutiva

Direccin Administrativa Financiera o su equivalente.
Unidad Operativa de Compras y Contrataciones.
Departamento de Planificacin y Desarrollo.
Almacn y Suministro.
Oficina de Acceso a la Informacin (OAI).
Polticas y Otras Observaciones:

Las compras y contrataciones debern ser las contempladas en los respectivos planes y programas
anuales elaborados por la institucin.
Las Entidades Contratantes debern tomar en cuenta los umbrales establecidos por la Direccin General
de Contrataciones Pblicas, rgano Rector del Sistema.
Ningn procedimiento de Compra Menor podr ser iniciado sino se dispone de la apropiacin
Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES
Departamento de Polticas, Normas y Procedimientos
Direccin General de Contrataciones Pblicas
Ministerio de Hacienda de la Repblica Dominicana
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II -ESPECIFICACIONES GENERALES:
RESPONSABLE DEL PROCESO: DIRECCIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA O SU EQUIVALENTE
presupuestaria respectiva.
Los Oferentes debern estar previamente inscrito en el Registro de Proveedores del Estado (RPE).
Las Unidades Operacionales involucradas debern utilizar los documentos estndar emitidos por la
Direccin General de Contrataciones Pblicas.
La Entidad Contratante deber elaborar las Especificaciones Tcnicas/Fichas Tcnicas o Trminos de
Referencias, de las compras o contrataciones de mayor frecuencia en la institucin, a los fines de contar
con una base de datos que permita la agilizacin de los procedimientos. Los peritos para la elaboracin de
las mismas debern ser designados por el Comit de Compras y Contrataciones y debern ser revisadas
peridicamente conforme los incidentes que se vayan presentando durante el desarrollo de los
procedimientos.
Las Especificaciones Tcnicas/ Fichas tcnicas o Trminos de Referencias debern ser elaboradas por
Peritos.
Las Especificaciones Tcnicas no podrn hacer mencin de ningn tipo de marca, ni dirigir la compra o
contratacin a un determinado proveedor o contratista.
Las Ofertas Econmicas debern ser recibidas en Sobre debidamente cerrados.
La Direccin Administrativa Financiera o su equivalente deber abrir las Ofertas en el da y hora fijada en
las invitaciones y convocatoria.
La Entidad Contratante deber invitar a un mnimo de tres (3) Oferentes que puedan atender el
requerimiento, no obstante debern considerarse las Ofertas de los Oferentes que no hayan sido invitados.
Las Ofertas debern recibirse hasta la fecha y hora fijada en las invitaciones y en la convocatoria.
El plazo entre la invitacin o la convocatoria y la recepcin de ofertas no deber ser menor de dos (2) das
hbiles.
La Entidad Contratante no podr bajo ninguna circunstancia adjudicar una Oferta que supere el precio de
mercado.
Todos los documentos que se generen en el proceso debern ser cargados al Sub-sistema de Compras
del SIGEF o en su defecto en el Portal administrado por el rgano Rector.
III -DESCRIPCIN DEL PROCESO:
ETAPA / UNIDAD RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO
INSUMOS
PLANIFICACIN
Requerimientos de las ETAPA:
RESPONSABLE(S):
Dpto.
de Planificacin y Desarrollo
diferentes
Unidades
Direccin Adm. Financiera o su equivalente
Requirentes.
Metodologa
preparar los
para
Planes
Unidad Operativa de Compras y Contrataciones

Mxima Autoridad Ejecutiva
Oficina de Acceso a la Informacin

PRODUCTOS
Plan Anual de Compras
y Contrataciones.
Difusin a travs del
portal institucional y del
administrado por el
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Anuales de Compras y 01.01 Planificacin.
rgano Rector.
Contrataciones.
Todo proceso de compra o contratacin se inicia con el
Plan Anual de Compras y consolidado de todos los requerimientos realizados por las
Contrataciones (PACC)- diferentes Unidades Requirentes (UR), debiendo ser
aprobado por la Mxima Autoridad Ejecutiva de la Entidad
SNCC.F.053
Contratante.
El Departamento de Planificacin y Desarrollo con apoyo de
la Direccin Administrativa Financiera (DAF) coordina y
ejecuta las actividades relativas a la elaboracin del Plan
Anual de Compras y Contrataciones (PACC).
La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones remite el
Plan Anual de Compras y Contrataciones a la Oficina de
Acceso a la Informacin (OAI) para fines de su publicacin
en el Portal de la Entidad Contratante y del administrado por
el rgano Rector.
PREPARACIN
Plan Anual de Compras y ETAPA:
RESPONSABLE(S):
Contrataciones.
Modelo de Solicitud de
Compra o Contratacin- 02.01Preparacin de las Solicitudes de Compras
o Contrataciones.
SNCC.D.001
Luego de consolidados todos los requerimientos, las
Unidades Operativas de Compras y Contrataciones debern
formalizar las Solicitudes de Compra o Contratacin
tomando en consideracin el precio histrico y el precio del
mercado, para solicitar el correspondiente Certificado de
Existencia de Fondos a la Direccin Administrativa
Financiera (DAF), o su equivalente, previa comprobacin de
que la misma se encuentra contemplada dentro del Plan
Anual de Compras y Contrataciones.
Solicitud de Compra o
Contratacin contentiva
de los bienes a
adquirirse y de los
servicios a ejecutarse,
firmada por la Unidad
Operativa de Compras y
Contrataciones,
conforme al Plan Anual
de Compras.
Difusin a travs del
administrado por el
rgano Rector.
La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones deber

remitir las Solicitudes de Compras y Contrataciones a la
Oficina de Acceso a la Informacin (OAI) para fines de su
publicacin en el Portal de la Entidad Contratante y del
rgano Rector.
PREPARACIN
Solicitud de Compra o ETAPA:
Contratacin contentiva RESPONSABLE(S): Direccin Administrativa Financiera o
su equivalente
de los bienes a adquirirse
Certificado
de
Existencia de Fondos
aprobado por la DAF o
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y de los servicios a
ejecutarse, firmada por la
Unidad Operativa de
Compras
y
Contrataciones,
de
Compras
y
Contrataciones.
02.02Apropiacin de Fondos.
La Direccin Administrativa Financiera (DAF) o su
equivalente, valida la existencia de fondos en el presupuesto
para la compra o contratacin del bien o servicio en cuestin
y lo remite a la Unidad Operativa de Compras y
Contrataciones.
su equivalente, donde
verifica, reserva y hace
constar que la Entidad
Contratante cuenta con
la apropiacin de fondos
suficientes.
Modelo de Certificado de
Existencia de FondosSNCC.D.002
Solicitud de Compra o
Contratacin contentiva
de los a adquirirse y de
los
servicios
a
ejecutarse, firmada por la
Unidad Operativa de
Compras
y
Contrataciones,
de
Compras
y
Contrataciones.
Certificado de Existencia
de Fondos aprobado por
la DAF o su equivalente,
donde verifica, reserva y
hace constar que la
Entidad
Contratante
cuenta con la apropiacin
de fondos suficientes.
Certificado de Existencia
de Fondos aprobado por
la DAF o su equivalente,
donde verifica, reserva y
hace constar que la
Entidad
Contratante
cuenta con la apropiacin
de fondos suficientes.
Acta simple emitida por

la Mxima Autoridad
Ejecutiva de la Entidad
Contratante,
donde
02.03 Apoderamiento para Ejecucin del apodera a la Direccin
Administrativa
Proceso.
Financiera,
o
su
equivalente,
del
La Mxima Autoridad Ejecutiva, revisa la solicitud y la Procedimiento
Certificacin de Existencia de Fondos, y apodera a la correspondiente.
Direccin Administrativa Financiera, o su equivalente, para
que d inicio al procedimiento correspondiente.
ETAPA:
PREPARACIN
RESPONSABLE(S): Mxima Autoridad Ejecutiva
Direccin Administrativa Financiera o su
Equivalente.
La DAF, o su equivalente, se encarga de remitir los

documentos a la Unidad Operativa de Compras y
Contrataciones
para que d Inicio al Expediente
Administrativo y Carga en el Portal.
ETAPA:
PREPARACIN
RESPONSABLE(S): Unidad Operativa de Compras y Contrataciones
02.04 Asignacin del Nmero nico y Carga en

el Portal.
Nmero nico para el

Procedimiento
de
Compra o Contratacin.
Una vez se cuenta con la apropiacin de fondos para la

compra o contratacin, la Unidad Operativa de Compras y
Contrataciones carga el proceso en el Sub-sistema de
Sub-sistema de Compras Compras y Contrataciones del SIGEF o en su defecto, en el
y Contrataciones SIGEF. portal administrado por el rgano Rector e inicia el
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Expediente Administrativo de compras con su Nmero nico
Portal administrado por el correspondiente.
rgano Rector.
PREPARACIN
Modelo Convocatoria a ETAPA:
Invitaciones
RESPONSABLE
(S):
Unidad
Operativa de Compras y Contrataciones debidamente firmadas y
Compras
MenoresDireccin Administrativa Financiera o su
SNCC.F.013.
Convocatoria
a
Equivalente.
presentar Ofertas.
Modelo de Invitaciones a
presentar
Ofertas- 02.05 Elaboracin y Firma de las Invitaciones y Invitaciones
Convocatoria a Participar.
SNCC.D.014
debidamente recibidas
por los Oferentes.
La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones procede
Especificaciones
Tcnicas/
Fichas a invitar a un mnimo de tres (3) Oferentes, debidamente
Tcnicas o Trminos de inscrito en el Registro de Proveedores del Estado (RPE).
Referencias
La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones de la
Entidad Contratante, elabora la convocatoria a presentar
Ofertas y las invitaciones formales y tramita la firma por ante
el Director Administrativo Financiero o su equivalente,
procediendo a invitar a los oferentes seleccionados.
Convocatoria firmada.
Invitaciones firmadas.
ETAPA:
CONVOCATORIA
03.01Difusin y Publicidad.
La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones remite la
convocatoria a la Oficina de Acceso a la Informacin (OAI),
conjuntamente con las Especificaciones o Fichas Tcnicas
para su difusin en el portal institucional y en el administrado
por el rgano Rector.
Difusin y publicacin
de la Convocatoria en el
portal de la Entidad
Contratante y en el
Portal administrado por
el rgano Rector.
Nota: El plazo entre la invitacin o la convocatoria y la

recepcin de ofertas no deber ser menor de dos (2) das
hbiles.
Las Ofertas Econmicas.
Acta simple firmada.
ETAPA:
OFERTA ECONMICA
RESPONSABLE(S):Direccin Administrativa Financiera o
su equivalente
04.01Recepcin,
Adjudicacin.
Apertura
de
Ofertas
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La Direccin Administrativa Financiera o su equivalente,
conjuntamente con la Unidad Operativa de Compras y
Contrataciones en el plazo establecido en las invitaciones y
la Convocatoria, reciben las Ofertas Econmicas, en sobres
debidamente cerrados y posteriormente, proceden a su
apertura y anlisis.
La Direccin Administrativa Financiera o su equivalente
proceden a la Adjudicacin de la Oferta que ms convenga a
los intereses de la institucin, considerando el menor precio
ofertado.
La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones procede
en forma inmediata a elaborar un acta simple que deber
contener la fecha y hora de su emisin, nmero asignado a
cada Oferta, nombre de los Oferentes, monto de sus Ofertas,
la adjudicacin y las observaciones que se formularen,
debiendo ser firmada por el Director Administrativo
Financiero o su equivalente y el responsable de la Unidad
Operativa de Compras y Contrataciones y un funcionario que
haya intervenido en el procedimiento.
Acta simple firmada.
Modelo de Orden de
Compra- SNCC.D.027.
ETAPA:
ADJUDICACIN
Notificaciones y sus
anexos
debidamente
acusadas.
05.01Notificacin de Adjudicacin.
Orden de Compra u
Orden de
Servicios
aprobada.
Modelo de Orden de
Servicios - SNCC.D.028. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones procede
a notificar la Adjudicacin al/los adjudicatarios y a los
Modelo de Recepcin de restantes Oferentes dentro de un plazo de cinco (5) das
Bienes- SNCC.D.029.
hbiles a partir de la expedicin del Acto administrativo de
adjudicacin.
Modelo de Recepcin de
Servicios- SNCC.D.030. La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones emite la
Orden de Compra u Orden de Servicios correspondiente, la
remite al proveedor con copia al almacn.
Entrada de Almacn.
Difusin a travs del
administrado por el
rgano Rector.
La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones remite a

la Oficina de Acceso a la Informacin la Orden de Compra u
Orden de Servicios, segn corresponda, para su publicacin
y difusin.
Orden de Compra u ETAPA: PERFECCIONAMIENTO
CONTRATACIN

DE
LA
COMPRA
Cheque/ Transferencia
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Orden de
aprobada.
Servicios RESPONSABLE(S):Mxima Autoridad Ejecutiva
Direccin Administrativa Financiera o

su equivalente
Oficina Acceso a la Informacin
Conduce/ Factura.
Entrada de Almacn.
06.01 Pago.
de pago al proveedor.
Difusin a travs del
administrado por el
rgano Rector.

elabora el/los cheque(s)/ Transferencias, correspondientes y
lo remite a la Mxima Autoridad Ejecutiva para su revisin y
firma, si procede.
darn seguimiento a los trmites de pago conforme lo
establezca la Orden de Compra u Orden de Servicios.
remite a la Oficina de Acceso a la Informacin (OAI) los
pagos correspondientes para su publicacin y difusin.
Comprobante
de ETAPA: GERENCIAMIENTO DE LA COMPRA
Recepcin de los bienes RESPONSABLE(S):Unidad Operativa de Compras y Contrataciones
Almacn y Suministro
adjudicados, o de los
servicios ejecutados.
07.01Cierre del Expediente Administrativo de

Compra.
Expediente
Administrativo
compras
contrataciones.
Una vez se han completado todas las entregas y los pagos

correspondientes a la Orden de Compra u Orden de
Servicios, se procede al cierre del expediente administrativo
de la compra.

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de
y

IV - FLUJOGRAMA DEL PROCESO:
PD.DAF.05 COMPRAS MENORES
Mxima
Autoridad
Ejecutiva
Procedimiento
General
Planificacin
Requerimiento
Diferentes
Unidades
Direccin
Adm. Y
Financiera
Ud. Operativa
Compras
Oficina de Acceso a la
Informacin
Consolida los
requerimientos y
remite plan anual
de compras
Verifica y aprueba
plan annual de
compras
Comprueba que la
misma se encuentra
contemplada dentro del
Plan Anual de Compras y
Contrataciones
Preparacin de
Solicitudes de
Compra o
Contratacin
Formaliza las
solicitudes de
compras o
contratacin
Remite solicitudes
compra a OAI
para publicacin y
difusin
Publica informacin
en pgina web
contratante y rgano
rector
Solicita
certificado de
existencia de
fondos
Valida la
existencia de fondos
en el presupuesto
Apropiacin de
Fondos
No
Archiva el
expediente
Fin del proceso
Expediente
Archivado
Si
Remite certificacin de
existencia de Fondos
Apoderamiento
de la Ejecucin
Revisa
solicitud y
certificacin de
existencia de
fondos
Apodera a DAF
que inicie
proceso
Asignacion No.
Unico y carga en
portal

Remite documentos
a Compras para
inicio de Expediente
Administrativo
Carga proceso en el
SIGEF o en el portal
organo rector e
inicia el proceso
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PD.DAF.05 COMPRAS MENORES (continuacin)
Procedimiento
General
Mxima
Autoridad
Ejecutiva
Direccin
Adm. Y
Financiera
Elaboracin y
Firma de las
Invitaciones y
Convocatoria a
Participar
Ud. Operativa
Compras y C.
Oficina de Acceso a la
Informacin
Elabora
convocatoria e
invitaciones a
presentar ofertas
Tramita firma por

ante Director DAF
Invita mnimo tres (3)

oferentesinscritos en
el RNPE
Difusin y
Publicidad
Remite Convocatoria
conjuntamente con las
especificaciones
tcnicas a la OAI para
difusin
Recepcin,
Apertura de
Ofertas y
Adjudicacin
Recibe ofertas
econmicas
Recibe ofertas
econmicas
Procede a
apertura y
anlisis de las
mismas
Procede a
apertura y
anlisis de las
mismas
Adjudica ofertas
Elabora y remite
acta simple de
adjudicacin
Publica informacin
en portal de la
institucional y en el
del rgano Rector
Firma Acta Simple

de Adjudicacin
Notificacin de
Adjudicacin
Notifica
adjudicacin a
ganador y
restantes
oferentes
Emite orden de
compra y remite
a Almacn y
Proveedor
Remite Orden
de Compra a
OAI para
publicacin y
difusin

Publica
informacin en
pgina Web
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PD.DAF.05 COMPRAS MENORES (continuacin)
Procedimiento
General
Mxima
Autoridad
Ejecutiva
Direccin
Adm. Y
Financiera
Ud. Operativa
Compras y C.
Oficina de Acceso
a la Informacin
Remite pago a
OAI para su
publicacin y
difusin
Publica
informacin en
portal de la
entidad
contratante y en
el del rgano
Rector
Almacen y
Suministro
Elabora el (los)
cheque(s) y/o
transferencia(s)
correspondiente(s)
Pago
Revisa y firma
pago
Remite
cheque(s)/
trasnferencia
Da seguimiento
a los trmites
de pago
Cierre del
Expediente
Administrativo
de Compra
Recibe las
entregas
totales de los
bienes
Completadas
todas las entregas
procede a cierre
de expediente
administrativo
Fin del proceso

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Indicadores de Desempeo
Cantidad de incumplimiento en la entrega.

Porcentaje de incumplimiento en la entrega.
Cantidad de bienes devueltos.
Porcentaje de bienes devueltos.
Tiempo para llevar a cabo el procedimiento.
V - CREACIN:
Fecha
Realizado por:
5
de
Dpto. de Polticas,
octubre
Procedimientos.
del 2010
Normas
Aprobada Por:
Firma:
DR. ERIC HAZIM
y Director General de Contrataciones Pblicas
Nombre
Cargo
Referencia
VI - CONTROL DE CAMBIOS:
No.
Fecha
28/05/2012
27/09/2012
08/04/2014
Realizada /Aprobada por:

Realizada por:
Dpto. de Polticas, Normas y
Procedimientos.
Aprobada por:
DR. ERIC HAZIM
Director
General
de
Contrataciones Pblicas
Realizada por:
Procedimientos.
Aprobada por:
DRA. YOKASTA GUZMN S.
Directora
General
de
Realizada por:
Procedimientos.

Descripcin y Referencias.
Inclusin del Departamento de Planificacin y
Desarrollo en la etapa de Planificacin 01.01.
Sustitucin del Decreto 490-07 de fecha 30 de

agosto del 2007 por el Decreto 543-12 de fecha
6 de septiembre del 2012.
Sustitucin del Comit de Licitaciones por el
Comit de Compras y Contrataciones.
Definicin de plazo mnimo para presentacin
de ofertas.
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Aprobada por:
DRA. YOKASTA GUZMN S.
Directora
General
de
No hay nada escrito despus de esta lnea

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Manual de Procedimientos: COMPRAS MENORES

Objetivo(s) del proceso:

Unidades Operacionales Involucradas:

Mxima Autoridad Ejecutiva

Polticas y Otras Observaciones:

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Pblicas

Unidad Operativa de Compras y Contrataciones

Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Pblicas

La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones deber

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Pblicas

Acta simple emitida por

La DAF, o su equivalente, se encarga de remitir los

02.04 Asignacin del Nmero nico y Carga en

Nmero nico para el

Una vez se cuenta con la apropiacin de fondos para la

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Pblicas

Nota: El plazo entre la invitacin o la convocatoria y la

Acta simple firmada.

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Pblicas

La Unidad Operativa de Compras y Contrataciones remite a

Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Pblicas

Servicios RESPONSABLE(S):Mxima Autoridad Ejecutiva

Direccin Administrativa Financiera o

La Direccin Administrativa Financiera o su equivalente

07.01Cierre del Expediente Administrativo de

Una vez se han completado todas las entregas y los pagos

Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Pblicas

Fin del proceso

Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Pblicas

Tramita firma por

Invita mnimo tres (3)

Firma Acta Simple

Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Pblicas

Fin del proceso

Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Pblicas

Cantidad de incumplimiento en la entrega.

Realizada /Aprobada por:

Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES

Sustitucin del Decreto 490-07 de fecha 30 de

Sistema Nacional de Compras y Contrataciones Pblicas

Procedimiento PD.DAF.05COMPRAS MENORES

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