Practicas Complementarias Access 2007 02

INGENIERIA CIVIL
2014
ACCESS: PRLOGO
CURSO INFORMATICA
ACCESS
EJERCICIO PRLOGO
ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS: TABLAS, CONSULTAS, FORMULARIOS E INFORMES
ACCESS es un programa de gestin de bases de datos.

Una base de datos es un conjunto estructurado de datos entre los que
existe algn vnculo comn.
Ejemplos: datos de una empresa (clientes, empleados, proveedores, productos...), de una biblioteca (volmenes, ttulos, estanteras, salas...), de un instituto (niveles, grupos, alumnos, profesores...), de un aeropuerto (vuelos, compaas, terminales...). En estos casos, el vnculo comn es la empresa, la biblioteca,
el instituto o el aeropuerto
Access permite crear una base de datos y gestionarla (es decir, realizar
consultas a dicha base, introducir nuevos datos, suprimir otros, etc.).
ACTIVIDAD:
La estructura de una base
de datos puede comprobarse
abriendo alguna de las plantillas
descargables online desde la
ventana de presentacin del
programa. Aqu utilizaremos
para ello la base de datos
NORTHWIND que se incluye en
el apartado Ejemplo.
PROFESOR EDIDSON FUENTES
TEMA ACCESS 2007
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EJERCICIOS COMPLEMENTARIOS
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En nuestro caso, para abreviar, puedes descargar directamente en tu pendrive el archivo Northwind.zip desde la web del mdulo y, a continuacin, descomprmelo. Desde el pendrive, abre el archivo descomprimido (doble clic sobre
el mismo).
2.- Al abrirse la base de datos aparecer el siguiente mensaje de presentacin:
Este es un formulario que personaliza la base de datos en funcin del empleado seleccionado. Pero ahora mismo no nos interesa averiguar cmo funciona. Deja el empleado que aparece por defecto y pulsa Iniciar sesin.
La pantalla que aparece es la correspondiente al formulario de Inicio. Tampoco interesa demasiado, de momento. Hay que profundizar un poco ms para
acceder a la estructura bsica de la base de datos.
Haz clic en la doble

flecha del Panel de
exploracin
para
acceder al panel
con los objetos de
la base de datos..
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El panel de exploracin tambin ha sido personalizado para esta base de

datos en concreto. Para visualizar el panel genrico hace falta un paso ms:
Haz clic en esta

flecha y selecciona
la opcin Tipo de
objeto.
El Panel de exploracin adopta este aspecto:
Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Mdulos son los objetos tpicos de cualquier base de datos. De momento nos limitaremos a los 4 primeros.
Cierra el formulario Inicio haciendo clic en
el aspa de la esquina superior derecha de la
ventana del mismo
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TABLAS:
Incluyen todos los datos que queramos almacenar sobre cualquier elemento: clientes, empleados, artculos...
Para acceder a las tablas, haz

clic en esta flecha
A continuacin, haz doble clic sobre la primera tabla (estn en orden alfabtico) de la base: Clientes.
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Tabla Clientes
Cada uno de los datos almacenados sobre los clientes
es un campo. Los campos se disponen en columnas.
Cada cliente
de la tabla es
un registro.
Los registros
se disponen
en filas
Todas las tablas de la base tienen la misma estructura. Su creacin requiere

una cuidadosa planificacin previa, as que lo dejaremos para ms adelante.
CONSULTAS:
Son instrucciones que se proporcionan al programa para que extraiga de la

base de datos y muestre slo aquella informacin que nos interesa en cada momento.
La informacin se muestra a su vez en forma de tabla aunque ocupa mucho
menos espacio en el disco que una tabla (ya que lo que se almacena es slo la
instruccin y no los datos).
ACTIVIDAD:
Como ejemplo, vamos a hacer una consulta sobre la tabla Empleados que
nos muestre slo los apellidos y el nombre de los empleados que sean representantes de ventas (pg. sig.):
1.- Cierra en primer lugar la tabla Clientes, haciendo clic en el aspa de la
ventana correspondiente a la tabla.
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2.- Despliega las consultas de la base de datos en el panel izquierdo (Todos los objetos de Access)
3.- Selecciona la opcin Crear de la cinta de opciones del programa:
Haz clic en el botn

Diseo de consulta.
En el cuadro Mostrar tabla

selecciona la tabla Empleados y
haz clic en Agregar. A continuacin, haz clic en Cerrar.
Doble clic sobre el campo Apellidos. Luego,

haz doble clic sucesivamente sobre los campos Nombre y Cargo.
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4.- La mitad inferior de la ventana presenta la forma de una tabla.
En la mitad inferior de la ventana

aparecern, en diferentes columnas,
los campos seleccionados y el nombre
de la tabla a que pertenecen.
5.- A continuacin, indicaremos al programa que slo queremos mostrar

los vendedores que sean representantes de ventas:
En la fila Criterios de la columna Cargo, escribe Representante de ventas y

desactiva la casilla Mostrar (dado que
todos los empleados sern representantes de ventas, no tiene sentido
mostrar este dato).
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7.- En el penltimo paso, ejecutaremos la consulta para ver los resultados:

Haz clic sobre el botn Ejecutar en la
pestaa Diseo de la cinta de opciones
Los resultados se visualizan en forma de tabla de 2 columnas (ya que slo

nos interesan dos campos: apellidos y nombre; el campo Cargo lo hemos ocultado, aunque sirve para filtrar los datos).
Para guardar la consulta, haz clic

sobre el icono de disquete de la barra de
Office..
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En el cuadro de dilogo en el que se nos pide

un nombre para la consulta escribe Representantes de ventas y pulsa Aceptar
Cierra la consulta y observa cmo su nombre aparece en la lista de consultas del panel izquierdo. En adelante, para conocer cules son los empleados que
ocupan el cargo de representante de ventas ya slo ser necesario seleccionar y
abrir esta consulta.
Este, no obstante, es ya un ejemplo de cierta complejidad;
convendr, para ir paso a paso, retroceder un poco y empezar
con consultas ms simples que no incluyan filtrado de datos ni
ocultacin de campos (como la anterior).
FORMULARIOS:
No son, en general, ms que una forma distinta (ms atractiva) de presentar en pantalla los datos de las tablas y facilitan, adems, la introduccin de datos. Suelen incluir botones que permiten ejecutar ciertas acciones.
Los formularios tienen estructura de fichas. A cada registro de la tabla corresponde una ficha. A continuacin se muestra el formulario Detalles de Clientes
de la base de datos Northwind:
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ACCESS: PRLOGO
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Clic aqu para aadir un nuevo

cliente (registro)
Clic aqu para pasar al siguiente cliente (registro)
Clic aqu para ir al ltimo

cliente (registro)
El formulario Detalles de clientes incluye elementos adicionales, como: botones asociados a acciones, una lista de bsqueda de clientes y una pestaa adicional con un subformulario de pedidos. Todos esos objetos no forman parte,
necesaria de un formulario y, de momento, no los trataremos.
ACTIVIDAD:
Crear un formulario simple es muy sencillo. Haremos uno que muestre cada producto en una ficha independiente:
1.- Despliega la lista de tablas en el panel izquierdo Todos los objetos de
Access. Selecciona, sin abrirla, la tabla
2.- En la cinta de opciones del programa,.selecciona con un solo clic la tabla Productos.
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ACCESS: PRLOGO
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2.- En la cinta de opciones del programa, en la pestaa Crear, haz clic en el botn Formulario
La creacin del formulario es inmediata (si bien se trata de un formulario

muy bsico, sin formato):
Esto es un subformulario, que muestra los

proveedores que suministran el producto a
la empresa
3.- Para guardar el formulario haz clic en el icono de disquete de la barra

de herramientas; acepta el nombre propuesto (Productos).
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ACCESS: PRLOGO
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Cierra el formulario y despliega la lista de formularios del panel izquierdo

Todos los objetos de Access. Observa cmo en la lista aparece el nombre del
formulario recin creado. Finalmente, cierra el formulario.
INFORMES:
Presentan los datos de las tablas o de las consultas con un formato adecuado para su impresin y presentacin por escrito.
De momento, no crearemos ninguno.
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EJERCICIO 2 DE ACCESS
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ACCESS
EJERCICIO 2
CONSULTAS SENCILLAS
Una consulta en Access slo tiene sentido cuando se quiere:

A.- O bien mostrar slo parte del contenido de una tabla: consultas sencillas
B.- O bien combinar la informacin de dos o ms tablas: consultas complejas
C.- O bien las dos cosas al mismo tiempo
D.- O realizar algn tipo de operacin con los datos de uno o ms campos (p.ej,
en la base de datos Videoclub El Oscar, sumar lo gastado en alquiler de vdeos por un
determinado cliente)
No tiene sentido, por ejemplo, hacer una consulta en la base de datos Videoclub
El Oscar en la que se pida que se muestren todos los registros y campos de una de las
tablas( p.ej., todos los datos de todos los clientes). Sera repetir informacin intilmente1.
NOTA: AUNQUE HASTA AQU SLO SE HA HABLADO DE CONSULTAS REALIZADAS SOBRE TABLAS, TAMBIN ES POSIBLE UTILIZAR
UNA CONSULTA COMO BASE PARA OTRA CONSULTA.
Vamos a ver, mediante ejemplos realizados sobre la base de datos Videoclub El
Oscar cmo se realiza cada uno de estos tipos de consulta.
Antes de empezar, descarga el archivo Videoclub El Oscar desde la pgina web
del mdulo y gurdalo en la memoria USB.
Y uno de los principales objetivos de los programas de bases de datos es, precisamente, evitar las repeticiones intiles de informacin
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A.- Consultas sencillas

EJEMPLO: visualizar el nombre y apellidos de todos los clientes y su n de telfono.
PROCEDIMIENTO
Para consultas sencillas como esta podemos utilizar el Asistente para consultas
sencillas.
1.- Abre el programa Access y el archivo Videoclub El Oscar haciendo doble clic
sobre el mismo.
2.- Al abrir Videoclub El Oscar, lo primero que aparece es el panel izquierdo Todos los objetos de Access, mostrando las tablas de la base de datos (de momento, es el
nico contenido del archivo)
En la pestaa Crear de la
barra de opciones, haz clic en
el botn Asistente para consultas.
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3.- En el cuadro de dilogo Asistente para consultas sencillas se nos pide que seleccionemos la tabla o consulta sobre la que queremos realizar la nueva consulta, as
como los campos que debern aparecer como resultado de sta.
Haz clic sobre la flecha y selecciona Tabla: Clientes (la

consulta se realizar sobre
esta tabla)
Selecciona del cuadro izquierdo el

campo Nombre y haz clic en esta
flecha. Haz lo mismo con los campos Apellidos y Telfono. Luego,
haz clic en Siguiente.
4.- En el cuadro de dilogo siguiente, escribe, como nombre de la consulta, Telfono clientes y deja activada la opcin Abrir la consulta para ver informacin.
Luego pulsa Finalizar. Aparecer el resultado de la consulta (para ensanchar las columnas, el procedimiento es
igual que en Excel).
Cierra la consulta y observa como aparece ya su

nombre en el panel izquierdo.
ACTIVIDAD:
Realiza, a modo de prctica, las siguientes consultas sencillas (no todas son sobre
la misma tabla) y gurdalas con el nombre que se indica (en cursiva y negrita):
a) Directores: Ttulos disponibles en el videoclub y sus directores.
b) Fechas alquiler: N de los clientes y las fechas en que alquilaron y devolvieron el vdeo.
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c) Importe ventas: .N de venta, n de vdeo e importe de la venta.
Algo ms elaboradas son las consultas simples con filtrado de datos. Filtrar datos significa seleccionar slo una parte de los registros de una tabla (o consulta), basndonos en un determinado criterio (el que sea).
A su vez, la consulta podr mostrar, en relacin con esos registros, todos los
campos de la tabla o slo los que se indiquen (p.ej., todos los datos de la tabla Existencias referentes a los vdeos en formato Blu-ray; el nombre, apellidos y NIF de los clientes de SArenal, etc.).
Para estas consultas ya no nos sirve el Asistente para consultas sencillas. Es preciso disear la consulta sin asistencia. Lo veremos con los ejemplos antedichos.
EJEMPLOS:
Una consulta que muestre todos los datos de la tabla Existencias referentes a
los vdeos en formato Blu-ray.
1) En la pestaa Crear de la cinta de opciones, haz clic en el botn Diseo de
consulta:
2) En el cuadro de dilogo Mostrar tabla selecciona la tabla Existencias y
pulsa Agregar. Luego, haz clic en Cerrar.
3) En la mitad superior del cuadro de dilogo Consulta1 aparece la lista de
campos de la tabla Existencias.
Haz doble clic sobre el asterisco

(que representa todos los campos de la tabla)
A continuacin, haz doble clic sobre
el campo Formato
Para acabar, escribe Blu-ray en el apartado Criterios del campo Formato y

desactiva la casilla Mostrar
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4) Haz clic en el botn

de la pestaa Diseo. Aparecer una nueva
tabla con los mismos campos que la tabla Existencias pero con slo 11
registros.
5) Para guardar la consulta, haz clic sobre el icono de disquete
de la
barra de Office. En el cuadro de dilogo en el que se nos pide un nombre
para la consulta escribe Vdeos Blu-ray y pulsa Aceptar.
Cierra la consulta y observa cmo en la ficha Consultas aparece el ttulo de la consulta realizada.
Una consulta que muestre slo el nombre y apellidos y NIF de los clientes de
SArenal.
1) Repite los dos primeros pasos de la consulta anterior, aunque esta vez seleccionando la tabla Clientes.
2) En la lista de campos de la tabla Clientes haz doble clic sucesivamente sobre los campos Nombre, Apellidos , NIF y Poblacin.
3) En la mitad inferior del cuadro de dilogo, en el apartado Criterios del
campo Poblacin escribe SArenal. A continuacin, desactiva la casilla de
verificacin Mostrar correspondiente al campo Poblacin.
4) Haz clic en el botn Ejecutar de la pestaa Diseo. Aparecer una nueva
tabla con tres campos (nombre, apellidos y NIF) y slo dos registros.
Para guardar la consulta, haz clic sobre el icono de disquete de la barra de Office. En el cuadro de dilogo en el que se nos pide un nombre para la consulta escribe NIF de clientes de SArenal y pulsa Aceptar.
Cierra la consulta y observa cmo en la ficha Consultas aparece el ttulo de la consulta realizada.
ACTIVIDAD:
Realiza las siguientes consultas (has de seleccionar la tabla adecuada en cada caso) y gurdalas con los nombres que se indican (en negrita y cursiva):
a) Pelculas de Clint Eastwood: Ttulo, gnero y ao de las pelculas dirigidas
por Clint Eastwood, disponibles en el videoclub
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b) DVD en venta: IdVdeo, y nmero en existencias de los vdeos en DVD a la

venta.
c) Clientes de Palma: Todos los datos de los clientes de Palma de Mallorca.
d) Vdeos ms caros: Nmero (IdVdeo) y formato de los vdeos de ms de
14 .
e) Ttulos en alquiler ms disponibles: N (Id) de los vdeos y de los ttulos
en alquiler con ms de 4 unidades en existencias.
f) Vdeos por 12 : N (Id) y formato de los vdeos de 12 .
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ACCESS
EJERCICIO 3
CONSULTAS COMPLEJAS Y CON OPERACIONES
B) Consultas complejas
Son las que incluyen datos de ms de una tabla: p.ej., en la base de datos Videoclub El Oscar, una consulta que muestre los nombres y apellidos de los clientes (tabla
Clientes) y los das que han durado sus alquileres (tabla Alquileres).
Para hacer consultas que muestren de forma coherente datos de ms de una tabla (o consulta) es necesario que:
1.- Las tablas consultadas tengan un campo comn: en el ejemplo propuesto, intervienen las tablas Clientes y Alquileres. El campo comn es IdCliente.
2.- El campo comn a ambas tablas es el campo principal en una de ellas y un
campo secundario en la otra. Esto necesita una explicacin aparte:
Campo principal en una tabla es aquel cuyos datos no pueden
repetirse (p.ej., cada cliente slo aparecer una vez en la tabla Clientes)
Campo secundario en una tabla es aquel cuyos datos pueden
repetirse (p.ej., un cliente que haya alquilado en ms de una ocasin
aparecer repetido en la tabla Alquileres)
As, en el ejemplo, el campo IdCliente (que numera uno por uno a los
clientes del videoclub) es campo principal o clave de la tabla Clientes. En
cambio, en la tabla Alquileres, no es ms que un campo secundario, dado
que sus datos pueden repetirse.
3.- Entre las tablas se ha de establecer alguna relacin por medio de la herramienta Relaciones del men principal (en la base de datos Videoclub El Oscar las
relaciones ya estn establecidas).
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ACTIVIDAD A REALIZAR
Crea una consulta que muestre los ttulos disponibles y el formato del vdeo (o
vdeos) que los contiene.
1.- En la pestaa Crear de la cinta de opciones, haz clic en el botn Diseo de
consulta.
2.- En el cuadro de dilogo Mostrar tabla selecciona la tabla Alquileres y pulsa
Agregar luego, haz lo mismo con la tabla Clientes. Despus, cierra el cuadro de dilogo
Mostrar tabla. El resultado ser el siguiente:
Esta lnea indica la relacin

entre las dos tablas
En caso de que seleccionsemos para la consulta dos o ms

tablas y no existiese entre las mismas ninguna relacin, no podramos hacer ninguna consulta coherente sobre ellas
3.- A continuacin, haz doble clic sobre los campos que interesa que aparezcan
en la consulta:
De la tabla Clientes, los campos Nombre y Apellidos
De la tabla Alquileres, el campo Das alquiler
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Ejecuta la tabla y gurdala (con el nombre Duracin alquileres) de la forma ya

aprendida.
ACTIVIDAD:
Realiza y guarda las siguientes consultas:
a) Datos sobre ttulos: ttulos disponibles, formato en el que estn grabados
y si son de venta o alquiler
b) Datos de alquileres: nombre, apellidos de los clientes, ttulos alquilados y
en qu formato y duracin de sus alquileres
C.- Consultas complejas con filtrado de datos
Slo se diferencian de las consultas sencillas con filtrado de datos en que en las
complejas ser necesario seleccionar dos o ms tablas (relacionadas).
Teniendo esto en cuenta, intenta realizar las siguientes consultas (sobre la base
Videoclub El Oscar):
a) Fechas venta HD-DVD: n (Id) de los vdeos en HD-DVD vendidos, ttulo y
fecha de la venta. Registros ordenados por la fecha de la venta, en sentido ascendente.
b) Blu-ray Palma: ttulos en Blu-ray alquilados por clientes de Palma de Mallorca. Registros ordenados por ttulo, en sentido ascendente.
c) Clientes penalizados: nombre, apellidos y telfono de los clientes penalizados y el importe de sus alquileres.
D.- Consultas para operar con datos.
Vamos a ver los tres ejemplos ms frecuentes:

a.- Agrupar aquellos registros que se repiten, de forma que, en la consulta, se
muestre una sola vez cada uno (p.ej, una consulta sobre las tablas Existencias que
muestre los formatos en que pueden encontrarse los vdeos del videoclub).
b.- Contar cuntas veces se repite uno o ms registros en una tabla (p.ej., cuntos alquileres ha realizado cada cliente)
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c.- Sumar datos numricos (p.ej., sumar cuntas unidades en existencias hay de
cada ttulo)
a.- Consulta Formatos:
1.- Realiza los pasos ya vistos de una consulta hasta que tengamos seleccionadas las tablas y los campos que han de intervenir en la misma (aqu: la tabla Existencias
y el campo Formato)
2.- En la pestaa Diseo de la cinta de opciones, haz
clic sobre el botn Totales.
La expresin Agrupar por agrupa en

uno todos los registros en los que este
dato (Formato) sea igual.
A continuacin ejecuta la consulta (el resultado son tres registros: Blu-ray, DVD y
HD-DVD) y gurdala con el nombre Formatos
b.- Consulta Nmero de alquileres por cliente
1.- Para esta consulta, selecciona las tablas Clientes y Alquileres, y luego haz
doble clic sucesivamente sobre los campos Nombre y Apellidos de la tabla Clientes y el
campo IdAlquiler de la tabla Alquileres.
2.- Pulsa el botn Autosuma de la barra de herramientas.
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Haz clic en la flecha a la derecha de

Agrupar por, en el campo IdAlquiler y
selecciona la funcin Cuenta. En el
apartado Orden de este mismo campo, selecciona Descendente
En el apartado correspondiente al nombre

del campo escribe N de alquileres: IDAlquiler (con lo que se cambia el nombre de
este campo en esta consulta)
Finalmente, ejecuta la consulta y gurdala con el nombre Nmero de alquileres

por cliente.
c.- Consulta Uds en existencias de cada ttulo
1.- Selecciona las tabla Ttulos y Existencias y los campos Ttulo y N en existencias
2.- Pulsa el botn de Autosuma.
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Despliega la lista de funciones de este

campo y selecciona Suma.
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Cambia el nombre del campo N en

existencias por Unidades disponibles de
la manera vista anteriormente.
A continuacin, ejecuta la consulta y gurdala como Uds en existencias de cada

ttulo.
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EJERCICIO 4
CONSULTAS CON EXPRESIONES
El filtrado de datos que requiera una consulta puede ser ms complicado que los
vistos hasta el momento.
Consultar en la base de datos Videoclub El Oscar los ttulos disponibles de la
dcada de los 80:
1) Sigue los pasos habituales para crear una consulta: selecciona la tabla o
tablas donde se encuentren los datos (en este caso: la tabla Ttulos) y los
campos necesarios (aqu: Ttulo y Ao).
Como criterio de consulta escribe la expresin Entre 1980 y 1989.
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2) Ejecuta la consulta y gurdala con el nombre Ttulos de los 80.
Tener en cuenta que si en lugar de AoLanzamiento, que es un

dato numrico, se tratara de, por ejemplo, Formato, que es un dato
de texto, los formatos iran entre comillas; si se tratara de un dato de
fecha, cada fecha ira entre los smbolos # (p.ej., Entre #02/11/2000#
y #02/11/2001#)
Consultar los alquileres hechos por clientes de Llucmajor y SArenal y su duracin.

1) Como antes, sigue los pasos habituales para crear una consulta: selecciona
la tabla o tablas donde se encuentren los datos (en este caso: las tablas Clientes y Alquileres) y los campos necesarios (aqu: Nombre, Apellidos, Poblacin y
Das alquiler.).
Como criterio de consulta escribe Llucmajor en la fila Criterios y SArenal en

la fila de abajo (que permite aadir un 2
criterio alternativo) lo que dar como
resultado los alquileres hechos por clientes de cualquiera de estas poblaciones
2) Ejecuta la consulta y gurdala con el nombre Alquileres de clientes de

Llucmajor y SArenal.
Consultar los ttulos que comienzan por la letra H y el formato en que estn
grabados:
1) Una vez seleccionadas las tablas (Ttulos y Existencias) y los campos (Ttulo
y Formato) haz lo que se indica a continuacin:
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Como criterio de consulta escribe H seguida de un asterisco (que significa cualquier texto). Al hacer clic fuera de la
celda, lo que has escrito es sustituido por
la expresin Como H*.
2) Ejecuta la consulta y gurdala con el nombre Ttulos que empiezan por H y

su formato (honestamente, no se me ocurre qu utilidad pueda tener una consulta como esta,pero se trata de aprender las diferentes expresiones posibles).
Realiza las siguientes consultas en la base de datos Videoclub El Oscar:
1- Alquileres entre el 14 y el 16 de abril: el ttulo y el formato en que estn grabadas, de las pelculas alquiladas entre el 14 y el 16 de abril de 2012.
2- Clientes que alquilan Blu-ray o HD-DVD: apellidos, nombre y NIF de los clientes que hayan alquilado videos en formato Blu-ray o HD-DVD.
3- Ttulos del siglo XX vendidos en abril: ttulos de fecha anterior al ao 2000
que se hayan vendido en el mes de abril. Se mostrarn el ttulo, la fecha del
mismo y la de la venta.
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EJERCICIO 5
CONSULTAS DE ACCIN
Hasta el momento hemos visto cmo se realizan las consultas de seleccin de datos. Pero los datos, adems de consultarse, han de actualizarse peridicamente.
Por ejemplo, si la empresa NORTHWIND sube el precio de
los productos de repostera un 10%, ser necesario actualizar
ese dato en la base de datos (el campo Precio unitario de la tabla Productos)
Si esa misma empresa deja de vender un producto, ser
preciso borrar los registros de la base relativos a ese producto..
La eliminacin o modificacin de datos podra hacerse registro por registro pero
eso supondra muchas veces un trabajo excesivo. Por eso se recurre a las llamadas
Consultas de accin (frente a las Consultas de seleccin, que son las que habamos
visto hasta ahora).
En Access existen cuatro tipos bsicos de consultas de accin:
a) Consultas de eliminacin de datos :

Sirven para eliminar de una tabla todos los registros que cumplen una determinada condicin.
Por ejemplo, eliminar todos los vdeos en formato Blu-ray que estn
a la venta.
b) Consultas de creacin de tablas (normalmente complementarias de las anteriores).
Por ejemplo, supn que, ya en abril, quieres conservar los datos de
los alquileres de marzo pero en otra tabla; lo que tendras que hacer
sera crear una tabla con dichos datos (mediante una consulta de
creacin de tablas) y, posteriormente, eliminar dichos datos de la tabla original (con una consulta de eliminacin de datos).
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c) Consultas de anexado de datos:

Sirven para aadir (en una sola operacin) varios registros a
una tabla existente.
Por ejemplo, si en mayo quieres traspasar los datos de los alquileres
de abril de la tabla Alquileres a la tabla que hemos creado en el apartado anterior, debers usar una consulta de anexado de datos.
d) Consultas de actualizacin de datos:
Son tiles cuando cambian datos incluidos en la base de datos y
que afectan a varios registros.
Por ejemplo, si la empresa NEPTUNO sube el precio de venta de, por
ejemplo, las bebidas, ser necesaria una consulta de actualizacin
sobre la tabla Productos.
En este ejercicio slo veremos ejemplos de consultas de eliminacin y de actualizacin.
NOTA IMPORTANTE: antes de hacer estas consultas es prudente

hacer una copia del archivo de base de datos que vamos a modificar,
por si cometemos un error en la consulta. Haz la copia en la misma
carpeta (en el pendrive) y llmala Videoclub el Oscar 2.
Consulta de eliminacin de datos: eliminacin de todos los videos en HD-DVD a
la venta.
1.- Abre la copia de la base de datos (Videoclub El Oscar 2) y realiza en ella la
consulta. Para ello sigue, en principio, los mismos pasos que para una consulta normal.
Selecciona, para la consulta, la tabla Existencias.
2.- De la lista de campos de la tabla Existencias haz doble clic sobre los campos
Formato y Venta/Alquiler.
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En la pestaa Diseo de la cinta de opciones, haz clic en el botn Eliminar.
Se ha aadido una nueva lnea (Eliminar) en la tabla del panel inferior.

Aade los criterios de eliminacin que
se indican en la fila Criterios.
La traduccin vendra a ser, p.ej, en la
1 columna: eliminar todos los registros de la tabla Existencias dnde el
formato sea HD-DVD.
3.- Ejecuta la consulta.
Este cuadro nos informa de que se

van a eliminar 4 registros y de que
no habr vuelta atrs. Haz clic en
S
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5.- Aunque normalmente estas consultas no es necesario guardarlas, gurdala

con el nombre Fuera HD-DVD a la venta.
Abre la tabla Existencias y observa cmo han desaparecido los vdeos en formato
HD-DVD a la venta.
Consulta de actualizacin de datos: apuntar llamada telefnica a clientes lentos

(aquellos el importe de cuyo alquiler sea superior a 9 )
1.- Sigue, en principio, los mismos pasos que para una consulta normal. Selecciona, para la consulta, la tabla Alquileres
2.- Haz doble clic sucesivamente sobre los campos Importe alquiler y Llamar
(s/no).
3.- En la pestaa Diseo, haz clic en el botn Actualizar
Observa que se ha aadido una nueva fila:

Actualizar a.
Como criterio (qu registros se han de actualizar), escribe, en el campo Importe alquiler la
expresin >9. En el campo Llamar (s/no), en el
apartado Actualizar a: escribe S (sin comillas).
Esto se traduce como: actualiza (cambia) el
valor del campo Llamar (s/no) a S en todos
los registros en los que el valor del campo
Importe alquiler sea mayor que 9.
Ejecuta la consulta. Aparece el siguiente aviso:
Haz clic en S
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4.- Guarda la consulta con el nombre Llamar a clientes lentos. Cirrala y abre la
tabla Alquileres; observa cmo aparece marcada la casilla correspondiente al campo
Llamar (s/no) en los alquileres de ms de 9 .
ACTIVIDAD (A REALIZAR EN LA COPIA DE LA BASE DE DATOS):

Consulta de eliminacin (Fuera ttulos antiguos): de todos los ttulos anteriores a 1980
Consulta de actualizacin (Reducir precio DVDs de 17 ): aumentar el
precio de los DVD de 17 para que pasen a costar 12
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ACCESS
EJERCICIO 6
FORMULARIOS (1 parte)
En Access se utilizan dos tipos de formulario:
Formularios de inicio y/o paneles de control: se muestran al abrir la base de datos y sirven como panel de presentacin y, muchas veces, para
acceder a otros elementos de la base de datos (una tabla, una consulta,
otro formulario...).
Ejemplo de formulario de inicio
Formularios de presentacin e introduccin de datos: presentan en

pantalla los datos de las tablas y de las consultas en forma de fichas, facilitando as la introduccin de nuevos registros en las tablas. Estos son
los ms numerosos.
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Ejemplo de formulario de introduccin de datos
Crea formularios para cada una de las tablas de la base de datos Videoclub El Oscar, salvo para la tabla Precios alq.
PROCEDIMIENTO
Crear los formularios
Abre la base de datos Videoclub El Oscar. Si es necesario, despliega el apartado
Tablas del panel izquierdo Todos los objetos de Access. Selecciona con un clic la tabla
Alquileres. A continuacin, en la pestaa Crear, haz clic en Formulario.
El formulario creado presentar aproximadamente el siguiente aspecto (salvo por
las fechas):
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Las flechas sirven para desplazarse de

un registro a otro
Guarda el formulario con el nombre Alquileres (de la forma ya vista en el ejercicio-prlogo).

Repite la operacin con las dems tablas de la base de datos, salvo la tabla Precios alq., dando a cada formulario el nombre de la tabla respectiva.
Observa que en los formularios Titulos y Clientes en la parte inferior del formulario se muestran (en forma de hoja de datos) informacin que no es de la tabla Ttulos o
Clientes sino de la tabla Existencias o Alquileres.
Dicha informacin se incluye en lo que se llama un subformulario. Cuando a un
elemento (registro) de una tabla le corresponde (o puede corresponder) ms de un
registro en otra, al crear el formulario basado en la primera tabla el Access crea automticamente un subformulario con los datos correspondientes de la segunda. Salvo
que esa relacin se d con ms de una tabla (como es el caso de Existencias, cuyo formulario no incluye ningn subformulario).
Cambiar el formato de los formularios creados

1. Abre el formulario Alquileres
En la pestaa Inicio, haz clic en la flecha del botn Ver y, luego, sobre la
opcin Vista Diseo.
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Sita el cursoren la esquina inferior derecha del formulario y, cuando

el cursor adopte la forma de un cuadro con 4 flechas, arrastra hacia
abajo y hacia la derecha para agrandar el rea disponible (ver abajo)
Repite esta operacin siempre que necesites espacio para colocar adecuadamente los objetos en el formulario; tambin es posible aumentar slo el ancho o el alto del
rea del formulario haciendo clic sobre el borde derecho o inferior y arrastrando.
2. A continuacin, en la pestaa Organizar
de la cinta de opciones, despliega la lista de
Autoformato y elige el modelo Equidad.
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3. Esto cambia el aspecto de la seccin Detalle del formulario. El encabezado del mismo permanece igual. Vamos ahora a cambiarlo.
Antes de eso, sin embargo, descarga de la web del mdulo en tu pendrive el archivo de imagen Oscar.jpg y, si es necesario, la letra Broadway. A continuacin:
A la izquierda de la etiqueta Alquileres hay un
icono que representa el logo de la base de
datos. Seleccinalo y, en el panel derecho Hoja de propiedades, en el apartado Imagen (el
2), haz clic sobre los puntos suspensivos.
Busca en tu pendrive el archivo de imagen Oscar.jpg y haz doble clic sobre l.

La imagen se inserta a la izquierda de la etiqueta Alquileres. Mueve la etiqueta hacia la derecha y ensancha la seccin Encabezado del formulario haciendo
clic sobre la barra Detalle y arrastrando hacia abajo. Luego, agranda la imagen
recin insertada hasta que el encabezado tenga ms o menos este aspecto:
A continuacin, en el panel derecho Hoja de propiedades, haz clic en la flecha

del cuadro Tipo de seleccin: Seccin para desplegar la lista de objetos del
formulario. Elige EncabezadoDelFormulario.
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En el apartado Color del fondo, haz clic en los puntos suspensivos. En el cuadro Colores selecciona la
pestaa Estndar y, de la lista de colores, elige el
marrn oscuro que se indica abajo. Dado que el
programa numera los colores, en la casilla aparecer el n correspondiente al color elegido.
Ahora, el encabezado presenta como fondo el color elegido pero el texto de

la etiqueta apenas se ve. Seleccinala y cambia el color, tipo y tamao del
texto:
o Tipo: letra Broadway (si no est, instlala con el archivo bajado de la
web)
o Tamao: 36 puntos
o Color: elige un beige claro
Usa para ello las opciones del apartado
Fuente en la pestaa Diseo.
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Asimismo, haz ms estrecha la etiqueta, de manera que el cuadro se ajuste a

la longitud del texto. Ahora el encabezado tiene este aspecto:
De momento, lo vamos a dejar as.

4. Nos ocuparemos ahora de la seccin Detalle.
Selecciona los campos trazando con el cursor un rectngulo que los abarque a
todos. Cambia el tipo de letra a Calibri, 14 ptos.
Observa que es imposible modificar o mover cada campo independientemente. Al crear el formulario, el Access rene los campos en dos bloques, para
poder alinearlos y tratarlos ms cmodamente. Sin embargo, si queremos dar
a cada campo un tamao y posicin distinta, hemos de romper ese bloque.
Para ello:
o Selecciona todos los campos de la manera ya vista.
En la pestaa Organizar haz clic en el

botn Quitar.
o Ahora, cada campo puede editarse por separado. Selecciona slo los
cuadros con los nombres de los campos; elige para el texto un color
gris muy oscuro y ponlo en negrita. Hazlo primero con los campos de
la izquierda y luego, con los de la derecha.
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o Selecciona por separado cada uno de los 3 primeros campos y, en el

panel de propiedades de la derecha, cambia el texto de la propiedad
Ttulo de modo que los campos presenten este aspecto:
o Dado que los datos de este formulario son cortos (lo ms largo son
las fechas), reduce el ancho de las casillas blancas al mnimo necesario para que muestren la informacin. Puedes comprobarlo haciendo
clic en el botn Ver de la pestaa Inicio. Luego, vuelve a la vista Diseo. A estas alturas, el aspecto de la seccin Detalle ser parecido a
esto:
o A continuacin, recoloca los campos uno a uno aprovechando la cuadrcula. Para mover un campo haz clic sobre la casilla con el nombre
del campo (no la casilla blanca sino la otra) y arrstralo a donde corresponda. Si es necesario, ensancha alguna casilla para que se muestre todo el texto de la misma. Una vez recolocados los campos, la
seccin Detalle tendr el siguiente aspecto (ver pgina siguiente):
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Nota: para mover por separado los elementos de un mismo campo (p.ej, N de
alquiler e IdAlquiler), selecciona el elemento que quieras mover y haz clic sobre el cuadro que aparece en la esquina superior izquierda del mismo. Luego, arrstralo.
Para mover varias de las casillas blancas hacia la derecha sin mover las etiquetas
con los nombres de los campos, seleccinalas y modifica el valor de la propiedad Izquierda en el panel de propiedades de la derecha.
Finalmente, en la pestaa Inicio haz clic en la flecha del botn Ver y selecciona la
opcin Vista formulario. El resultado ser aproximadamente el siguiente:
Si el formulario
ocupa toda la
ventana, haz clic
en el botn
Minimizar tamao (el de en
medio) y gurdalo as. La prxima vez que lo
abras, mantendr ese formato.
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Modifica, por el procedimiento ya visto, los dems formularios de manera que
muestren el siguiente aspecto (salvo las fechas de alquiler):
Formulario Clientes
Formulario Existencias
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Formulario Ttulos
Formulario Ventas
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ACCESS
EJERCICIO 7
FORMULARIOS (2 parte): PANEL INICIAL
En este ejercicio confeccionaremos el formulario que aparecer al iniciar la base de datos Videoclub El Oscar y que permitir:
acceder a cada uno de los formularios creados en el ejercicio anterior

cerrar el panel inicial
salir de la base de datos y del programa Access
PROCEDIMIENTO
Abre la base de datos Videoclub El Oscar y en la pestaa Crear de la cinta de
opciones haz clic en el botn Diseo del formulario.
Sita el cursor en la esquina

de la cuadrcula y expndela
hasta que ocupe toda la
ventana
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Guarda el formulario con el nombre Panel inicial. No lo cierres.

En el nuevo formulario slo se muestra la seccin Detalles. Para aadir un encabezado:
En la pestaa Organizar haz clic
en el botn Encabezado o pie
del formulario del apartado
Mostrar u ocultar
Ensancha el encabezado haciendo clic en la barra Detalle y

arrastrando hacia abajo. Para insertar el logo de la base de datos,
en la pestaa Diseo haz clic en el botn Logotipo.
Busca la imagen del oscar en tu pendrive e insrtala en el
encabezado del formulario.
Agranda la imagen para que

ocupe todo el ancho del encabezado.
A continuacin, establece como fondo del encabezado el mismo color marrn

oscuro que para los formularios creados en el ejercicio 6.
A la derecha de la imagen, inserta una etiqueta cuyo texto sea VIDEOCLUB EL
OSCAR. El formato para esta etiqueta ser:
Tipo de letra: Broadway
Tamao de letra: 48 ptos.
Color de letra: beige claro
Colocacin:
Izquierda: 5 cm.
Superior: 1 cm
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El aspecto del encabezado debe parecerse a esto:
Antes de seguir adelante, activa la pestaa Organizar de la cinta de opciones

y aplica al formulario el modelo de autoformato Equidad.
Ahora hay que introducir botones de comando que permitan realizar (haciendo clic encima) las acciones indicadas al inicio del ejercicio.
Botones de comando para abrir formularios
En la pestaa Diseo haz clic en

el icono Botn y luego, haz clic
en la seccin Detalle del formulario y dibuja un pequeo cuadrado (del tamao de una celda de
la cuadrcula)
Con ello se pone en marcha el asistente para la creacin de botones de comando:
En el primer paso, entre las categoras de acciones que se realizarn al hacer clic en el botn,
elige Operaciones con formularios. Como accin concreta, selecciona Abrir formulario. Luego,
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Este botn deber abrir el formulario Alquileres as que djalo

seleccionado.y haz clic en Siguiente.
En el tercer paso, deja seleccionada la opcin Abrir el formulario y mostrar todos los registros y haz clic en Siguiente.
En este paso, decidiremos qu es lo que
se mostrar dentro del botn. En este
caso, selecciona la opcin Texto y borra
el contenido de la casilla correspondiente.
Como nombre para el botn, escribe

Nuevo alquiler y haz clic en Finalizar.
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Inserta a la derecha del botn una etiqueta con el texto Nuevo alquiler. El formato del texto de la etiqueta ser el siguiente:
Tipo de letra: Rockwell (si no est en el ordenador, bjala de la web del mdulo
e instlala)
Tamao: 16 ptos.
Estilo: negrita
Color: #663300 (lo puedes establecer en el panel derecho Hoja de propiedades,
en la propiedad Color del texto.
Ajusta el largo y alto de la etiqueta para que se ajuste al texto. El formulario

presentar aproximadamente el siguiente aspecto:
Pasa a vista Formulario (Ver, Vista Formulario) y haz clic sobre el botn creado:
deber abrirse el formulario Alquileres. Cierra dicho formulario para volver al Panel
inicial
De acuerdo con el procecimiento visto (aunque seleccionando en cada caso, en
el asistente, el formulario que corresponda), crea los siguientes botones de comando, con sus etiquetas correspondientes:
Nuevo cliente: abrir el formulario Clientes
Nueva venta: abrir el formulario Ventas
Nuevo vdeo: abrir el formulario Existencias
Nuevo ttulo: abrir el formulario Ttulos
Una vez creados, colcalos y configralos para que presenten el siguiente aspecto:
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Para enmarcar mejor este bloque de botones, insertaremos un rectngulo que los
abarque. En la pestaa Diseo de la cinta de
opciones, haz clic en el botn Rectngulo. Luego, en la seccin Diseo del formulario traza un
rectngulo que abarque tanto los botones como
las etiquetas. En el panel derecho Hoja de propiedades, modifica los siguientes puntos:
Efecto especial: Sombreado
Color delos bordes: #BA1419 (rojo oscuro)
Si es necesario, mueve el rectngulo de manera que el aspecto del formulariosea lo ms parecido posible a esto:
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Botn para abrir la ventana principal
Haz clic en el icono Botn de comando del cuadro de controles y, a continuacin, otro clic en el punto en el que queremos que aparezca el botn.
En el primer paso del asistente, selecciona las opciones Operaciones con formularios y Cerrar formulario.
Sigue con los dems pasos del asistente. Cuando te pida un nombre para el
botn, escribe Salir del panel inicial.
Este botn no tendr etiqueta sino que mostrar l mismo el texto. Para ello,
seleccinalo y, en el panel derecho Hoja de propiedades, en la propiedad Ttulo, sustituye el texto que ya hay por ste: Salir del panel inicial.
El formato del texto (tipo, color, tamao, estilo) ser el mismo que el de las
etiquetas creadas anteriormente.
Botn para cerrar la base de datos y salir de Access
Sigue los mismos pasos que para crear los dems botones, pero, en el primer
paso del asistente, selecciona las opciones Aplicacin y Salir de la aplicacin.
El nombre y el texto del botn sern: Salir de Access. El formato del texto (tipo,
color, tamao, estilo) ser el mismo que el de las etiquetas creadas anteriormente.
Para acabar, inserta un rectngulo que incluya los dos ltimos botones creados.
Aplcale el mismo formato que el anterior rectngulo:
Efecto especial: Sombreado
Color delos bordes: #BA1419 (rojo oscuro)
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Si es preciso, mueve o ajusta el tamao de los ltimos botones y del rectngulo

de modo que el aspecto del formulario sea ste:
Ajusta el tamao de la ventana para que slo se muestre el contenido del formulario (sin reas vacas).
Guarda todos los cambios realizados en el formulario y pasa a vista Formulario.
Debera aparecer algo como esto:
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Comprueba el funcionamiento de todos los botones (dejando para el final el

botn de Salir de Access).
Para acabar, le diremos al programa que, al abrir la base de datos Videoclub El
Oscar, abra en primer lugar el formulario Panel inicial.
Adems, como nombre de la aplicacin, en lugar de Microsoft Access aparecer el nombre de la base de datos. Y, en la esquina superior izquierda de cada formulario e informe aparecer el logo de Videoclub El Oscar.
Antes de empezar, baja de la web el archivo de icono logo oscar.ico.
Haz clic en el botn de Microsoft Office y en Opciones de Access
Selecciona la ficha Base de datos actual (panel izquierdo) y configura las primeras opciones (panel derecho) de la manera que se muestra:
Ttulo de la aplicacin: Videoclub El Oscar

Icono de la aplicacin:
haz clic en Examinar;
busca en tu pendrive y
abre el archivo logo
oscar.ico
Deja activada
esta casilla
Mostrar formulario: Panel inicial
Finalmente, cierra la base de datos y vulvela a abrir. El formulario Panel inicial

(que acta como distribuidor) aparecer en primer lugar.
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CURSO INFORMATICA
ACCESS
EJERCICIO 8
FORMULARIOS (3 parte): macros, e introduccin de datos; controles
de formulario
MACROS
En el ejercicio anterior hemos creado botones en un formulario por medio de
un asistente. A veces nos puede interesar que un botn de comando realice ms de
una accin: p.ej, cerrar el formulario activo y abrir otro. En tal caso, el asistente no
basta. Es necesario crear una macroinstruccin o macro y asociarla al botn.
Macroinstruccin o macro es un conjunto de instrucciones o acciones que se ejecutan por medio de una combinacin de teclas o un clic del
ratn.
Crear en cada uno de los formularios de la base de datos Videoclub El Oscar
(salvo en el Panel inicial) botones que sirvan para acceder a otros formularios de
introduccin de datos sin pasar por el panel inicial.
Tales botones debern:
-
Cerrar el formulario activo

Abrir otro formulario
Los botones a crear sern los siguientes:

Formulario Alquileres:
Botn 1 (A Ttulos desde Alquileres): para ir al formulario Ttulos
Botn 2 (A Clientes desde Alquileres): para ir al formulario Clientes
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Formulario Clientes:
Botn 1 (A Alquileres desde Clientes): para volver al formulario Alquileres
Formulario Ttulos:
Botn 1 (A Alquileres desde Ttulos): para volver al formulario Alquileres
Botn 2 (A Existencias desde Ttulos): para ir al formulario Existencias
Formulario Existencias:
Botn 1 (A Ttulos desde Existencias): para ir al formulario Ttulos
Botn 2 (a Ventas desde Existencias): para ir al formulario Ventas
Formulario Ventas:
Botn 1 (A Existencias desde Ventas): para volver al formulario Existencias
Adems, para redondear la navegacin entre formularios, crea en cada uno
de los formularios de datos un botn suplementario que cierre el formulario activo y
abra el formulario Panel inicial. Dale a dicho botn el mismo formato que a los dems. Llama al botn Al Panel inicial desde(y aqu escribe el nombre del formulario
en que ests creando el botn)
PROCEDIMIENTO
Abre la base de datos Videoclub El Oscar. Haz clic en el botn Ir a la ventana
principal de la base de datos. En la ventana principal, haz clic en el apartado Formularios.
Abre el formulario Alquileres y activa la vista Diseo.
Crea en el encabezado del formulario (debajo y a la derecha de la etiqueta)
un botn de comando, pero, en el primer paso del asistente, haz clic en Finalizar.
Con el nuevo botn seleccionado, en el panel derecho Hoja de propiedades
selecciona la ficha Todas y modifica las siguientes propiedades del botn:
- Nombre: A Ttulos desde Alquileres
- Ttulo: Ttulos
- Cursor al activar: Mano de hipervnculo
- Imagen: borra el contenido de la
casilla (mapa de bits).
-
Nombre de la fuente: Calibri.

Tamao de la fuente: 14 ptos.
Espesor de la fuente: Negrita
Color del texto: blanco
Estilo del fondo: Transparente
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CURSO INFORMATICA
A continuacin, en el mismo panel, selecciona la ficha Eventos.
En la propiedad Al hacer clic borra la

expresin [Macro incrustada] y, luego,
haz clic sobre los puntos suspensivos de
la derecha.
Deja seleccionada la opcin Generador

de macros y acepta
Con ello abrimos una nueva ventana en la que procederemos a crear la macro que abra un formulario nuevo y cierre el activo:
En la columna Accin, haz clic en la flecha de la 1 celda y selecciona AbrirFormulario.
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CURSO INFORMATICA
En la parte inferior de la ventana (Argumentos de accin) haz clic en la flecha de

Nombre de formulario y selecciona el
formulario Ttulos.
La propiedad Vista (debajo de Nombre
de formulario) ha de mostrar la opcin
Formulario.
A continuacin, haz clic en la flecha de la

2 celda de la columna Accin y selecciona la accin Cerrar.
Configura las opciones del panel inferior

de la accin Cerrar de la manera que se
muestra.
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CURSO INFORMATICA
Finalmente, haz clic en el botn Guardar como de la pestaa Diseo en la

ventana de la macro.
Escribe el nombre de la
macro y acepta.
Cierra la ventana de la macro haciendo clic en el botn Cerrar de la pestaa

Diseo (si el programa te pide guardar los cambios, haz clic en S). Una vez en el formulario, guarda los cambios realizado en el mismo. Luego, pasa a vista Formulario. El
aspecto (parcial) del formulario ser aproximadamente ste:
Sita la flecha del cursor sobre el nuevo botn; el cursor adopta la forma de
una mano con el ndice levantado (si has configurado correctamente la propiedad
Cursor al activar). Haz clic; se cerrar el formulario Alquileres y se abrir el formulario
Ttulos (las dos acciones son prcticamente simultneas).
A continuacin, procede a crear los dems botones indicados al principio del
ejercicio, por el procedimiento visto. Los botones se situarn en la esquina inferior
derecha del encabezado de cada formulario respectivo. Las propiedades sern las
mismas (cambiando los nombres en su caso, claro) para todos los botones.
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Controles de formulario
El Access ofrece, adems de los botones y las etiquetas, toda una serie de
controles para hacer ms atractivo o sencillo el uso de los formularios. Aunque hay
muchos, aqu, de momento, nos limitaremos a dos: el control de ficha y el de cuadro
combinado.
Control de ficha:
En los formularios con muchos elementos o que incluyen subformularios, puede ser una buena idea distribuir los objetos en fichas distintas.
Vamos a ensayarlo con el formulario Clientes, que incluye un subformulario
con los datos de los alquileres realizados por cada cliente.
PROCEDIMIENTO
1. Abre el formulario Clientes en modo Diseo.
2. Provisionalmente, mueve (corta y pega) todos los campos del formulario, salvo el subformulario, al pie del formulario (si es necesario, ensancha antes el
pie hasta hacerlo visible o ms ancho).
3. En la pestaa Diseo de la cinta de opciones, haz clic sobre el icono Control de ficha
4. Dibuja el control en la seccin Detalle de manera que ocupe la mayor parte

de la superficie de dicha seccin (salvo la ocupada por el subformulario, claro) El control presentar ms o menos el siguiente aspecto
TEMA ACCESS 2007
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CURSO INFORMATICA
El n de las pginas quiz no

coincida pero da igual
5. A continuacin, selecciona los campos que habas movido al pie del formulario. Crtalos y, haciendo clic en la primera ficha del control, pgalos. Si es necesario, agranda la ficha para que se ajuste a los campos.
6. Selecciona el campo con el subformulario y muvelo (cortando y pegando) a

la segunda ficha del control. Borra la etiqueta correspondiente al subformulario
7. Finalmente, cambia el nombre de las fichas en la propiedad Ttulo de cada ficha (has de seleccionarla antes en la lista de objetos del panel Hoja de propiedades). Los nombres sern:
a. Ficha 1: Clientes
b. Ficha 2: Alquileres por cliente
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CURSO INFORMATICA
Finalizadas estas operaciones, el aspecto del formulario ser el siguiente:
Pasa a vista Formulario y observa cmo puedes alternar entre los datos del
cliente y los alquileres realizados por el mismo.
Por el procedimiento ya visto, en el formulario Ttulos, crea un control de ficha
con dos fichas.
-
En la primera sita los campos referentes a cada ttulo. Llmala Titulo.

En la 2, el subformulario, con los datos del soporte (DVD, Blu-ray o HDDVD) o soportes que lo contienen (un mismo ttulo puede estar en DVD y
en Blu-ray, p.ej). Llmala Soporte.
Control de cuadro combinado

Este control evita la necesidad de escribir manualmente el dato, seleccionndolo de una lista procedente de una tabla o consulta.
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En el formulario Existencias, sustituye el campo Formato por un cuadro combinado que permita elegir uno de los tres formatos (DVD, Blu-ray o HD-DVD) en que se
hallan grabadas las pelculas del videoclub.
PROCEDIMIENTO
1. Abre el formulario Existencias en modo Diseo.
2. Selecciona el campo Formato y brralo (las dos casillas)
3. En la pestaa Diseo de la cinta de opciones, haz clic en el
icono Cuadro combinado (Control de formulario)
4. Dibuja el cuadro combinado en el lugar que ocupaba antes el campo Formato. Con ello se inicia el asistente para la creacin del
cuadro combinado:
En el primer paso, deja seleccionada la 1 opcin y haz clic

en Siguiente.
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En el segundo paso, activa la

opcin Consulta y, arriba, selecciona la consulta Formatos. Luego, haz clic en Siguiente.
En este paso, haz clic en esta

flecha para aadir el nico campo
de la consulta: Formato. Luego,
clic en Siguiente.
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Como campo para ordenar los registros,

obviamente, selecciona el nico de la
consulta: Formato. La ordenacin Ascendente significa, en este caso, orden alfabtico.
En el siguiente paso, no cambies nada (puesto que el ancho de la columna es

suficiente para mostrar todo el texto) y haz clic directamente en Siguiente.
En este paso, activa la opcin Almacenar el valor en

el campo y selecciona el campo Formato. De este
modo, el campo mostrar el valor que figura en la
tabla Existencias y, en caso de seleccionar otro, el
dato se modificar tambin en la tabla Existencias.
A continuacin, haz clic en Siguiente.
En el ltimo paso, como nombre del cuadro combinado escribe Formato. Luego, haz clic en Finalizar.
Sita el cuadro combinado en el mismo lugar que ocupaba el campo Formato y
aplcale las mismas opciones de formato que tena ese campo.
Para acabar, guarda los cambios realizados en el formulario y pasa a vista Formulario. Observa el resultado.
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Introduccin de datos
La principal utilidad de los formularios es la introduccin de datos en la base.
Supongamos que un cliente nuevo alquila un vdeo. Hemos de introducir dos
registros, en el siguiente orden:
-
El que corresponde al nuevo cliente: para lo que utilizaremos el formulario Clientes.

El que corresponde al nuevo alquiler: para lo que emplearemos el formulario Alquileres
Si intentas introducir el nuevo alquiler antes que el nuevo cliente,

la base de datos no te lo permitir. Slo es posible introducir alquileres
de clientes ya registrados en la base. Esto es as porque el formulario
Alquileres incluye el dato Cliente mientras que el formulario Clientes no
incluye ninguna referencia a los alquileres.
Introduce en la base de datos los siguientes registros, teniendo en cuenta que
el primer campo (Id...) de cada formulario no es necesario escribirlo, sino que aparece automticamente al introducir el segundo:
Supuesto: un cliente nuevo alquila una pelcula (Matrix, en DVD) y la devuelve
al cabo de dos das
Idcliente
Nombre
21
Apellidos
Lpez
Aguilar
Agapito
IdAlquiler
Idcliente
21
21
IdVdeo
NIF
Direccin
CP
Poblacin
Cam de
42351836G 971462319
Grcia, 71
07620
Llucmajor
Fecha
alquiler
Telfono
Fecha devolucin
Das
alquiler
18/04/12 21/04/2012 3
Importe
alquiler
Penalizacin
(s/no)
Llamar
(s/no)
Supuesto: el videoclub adquiere un nuevo vdeo en DVD, que incluye la pelcula

El Coloso en llamas, y lo destina a alquiler.
IdTtulo
31
Ttulo
El Coloso
en llamas
IdVdeo
46
Tipo
Pelcula
Gnero
Catstrofes
Formato vdeo
DVD
Director
John
1975
Guillermin
N en existencias
IdTtulo
31
Ao
TEMA ACCESS 2007
Duracin
Ficha
imdb
Comentario
165
Precio
Venta/alq.
Alquiler
12
INGENIERIA CIVIL
2014
CURSO INFORMATICA
PROCEDIMIENTO
1. Abre el formulario Panel inicial y cierra todos los dems (o bien, cierra la base
de datos y vulvela a abrir). Haz clic en el botn Nuevo cliente del formulario
Panel inicial. Se abrir el formulario Clientes
Con la ficha Cliente seleccionada, haz clic en la

flecha con asterisco que aparece en la esquina
inferior izquierda de la ventana del formulario
para introducir un nuevo registro
2.
3. Has de tener en pantalla una nueva ficha en blanco. Haz clic en la casilla correspondiente al campo Nombre y escribe el nombre del nuevo cliente (observa cmo se llena automticamente el campo Idcliente con el n 21).
4. Pulsa la tecla Tabulador para pasar al siguiente campo, o haz clic con el ratn
en la casilla correspondiente, (Apellidos) e introduce el dato.
5. Tras introducir el ltimo dato (Poblacin), haz clic en la ficha Alquileres por
cliente.
Introduce a mano los datos del nuevo alquiler,

empezando por el campo Idvideo (el campo
IdAlquiler se llena solo y el campo IdCliente de
la tabla Alquileres no aparece aqu porque ya
se ha llenado en la ficha Cliente)
Hecho lo cual, ya puedes cerrar directamente el formulario Clientes; los datos

han quedado guardados en el mismo momento de introducirlos. No es necesario
guardar los cambios.
Sigue el mismo procedimiento para aadir el nuevo ttulo y el nuevo vdeo.
TEMA ACCESS 2007
13
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CURSO INFORMATICA
ACCESS
EJERCICIO 9
INFORMES
Los informes presentan los datos de las tablas y/o de las consultas en un
formato adecuado para su impresin.
Confecciona un informe que muestre los siguientes datos relativos a los alquileres:
N del vdeo alquilado (IdVdeo)

Ttulo incluido en el vdeo (Ttulo)
N del alquiler (IdAlquiler)
Duracin del alquiler (Das alquiler)
Importe (Importe alquiler)
PROCEDIMIENTO
1. Abre la base de datos Videoclub El Oscar y, en la pestaa Crear de la cinta de
opciones, haz clic en el botn Asistente para informes.
Selecciona la tabla Alquileres y agrega el campo

Idvdeo. Luego, elige la tabla Ttulos y aade el
campo Ttulo. Por ltimo, vuelve a seleccionar
la tabla Alquileres y agrega los campos IdAlquiler, Das alquiler e Importe alquiler
Para agregar un campo al informe, seleccinalo del panel izquierdo (Campos

disponibles) y haz clic en esta flecha
Una vez agregados los campos que se indican, haz clic

en Siguiente.
TEMA ACCESS 2007
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CURSO INFORMATICA
2. En el siguiente cuadro de dilogo, se nos dice cmo deseamos ver los datos.
Selecciona Por Ttulos (se mostrarn los datos de alquiler de cada ttulo por separado)
y pulsa Siguiente
3. El cuadro que aparece a continuacin nos pregunta por qu campo queremos
agrupar los datos:
Haz doble clic en el campo Idvideo del panel izquierdo y dicho

campo aparecer destacado en
azul en el panel derecho. Luego,
Agrupar los datos por el campo Idvdeo significa que, si un vdeo ha

sido alquilado en ms de una ocasin, el n de ese vdeo slo aparecer una
vez y, a continuacin, los datos de los diversos alquileres de ese vdeo.
4. Aparece este cuadro:
Haz clic en la flecha y selecciona el
campo Das alquiler. Con lo que se
ordenarn los alquileres en funcin
de su duracin, de menos a ms.
Luego, pulsa en Siguiente.
TEMA ACCESS 2007
2
INGENIERIA CIVIL
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CURSO INFORMATICA
5. En el siguiente cuadro, selecciona, como modo de distribucin, el modelo Esquema y pulsa Siguiente.
Como estilo a aplicar al informe, escoge Viajes (por escoger

alguno) y haz clic en Siguiente.
6. Como ttulo a aplicar al informe, escribe Alquileres; deja seleccionada la opcin Vista previa del informe y haz clic en Finalizar. Al cabo de unos momentos, aparece el informe ya acabado.
7. Para pulir algunos aspectos del informe tendremos que ir a la vista Diseo.
En la pestaa Inicio, haz clic en la

flecha del botn Ver y selecciona
Vista Diseo..
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CURSO INFORMATICA
La vista Diseo es sensiblemente distinta de la vista previa del informe.
7.a.- En primer lugar, en la pestaa Organizar, aplica al informe el modelo de

Autoformato Equidad (por dar una cierta homogeneidad de formato a la base de datos)
7.b.- En segundo lugar, da a la seccin Encabezado del informe el mismo formato que a los encabezados de los formularios creados en el ejercicio 6. Para ello, inserta
la imagen del oscar a la izquierda del ttulo del informe. Cambia el color de fondo, el
tipo y tamao de letra de la etiqueta de ttulo. El resultado ha de ser como el que sigue:
Dado que los procedimientos son bsicamente los mismos que los seguidos con
los formularios, no los repetiremos aqu.
Si tienes problemas para insertar como logo el archivo logo oscar.ico, elige el archivo oscar.jpg y configura su propiedad Estilo del fondo como Transparente.
7.c.- En tercer lugar, selecciona todos los campos de las secciones Encabezado
Idvdeo y Detalle y cambia el tipo, tamao y color de letra a: Calibri, 12 puntos y negro.
7.c.- En cuarto lugar, cambia el nombre de los campos Idvdeo e IdAlquiler a N
de vdeo y N de alquiler. Ha de quedar as:
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7.d.- En cuarto lugar, ensancha un poco la seccin Encabezado Idvdeo y arrastra

hacia abajo los campos Das alquiler, N de alquiler e Importe alquiler:
7.e.- En quinto lugar, separa los campos Das alquiler, N de alquiler e Importe
alquiler (tanto en la seccin Encabezado Idvdeo como en Detalle). Para ello, antes selecciona los tres campos (en las 2 secciones) y, en la pestaa Organizar, haz clic en el
botn Quitar (para poder mover cada campo independientemente.
Adems, centra el contenido de dichos campos (con el botn Centrar de la pestaa Inicio, igual que en Word y en Excel).
7.e.- Como sexto y ltimo paso, selecciona todos los campos de todas las secciones y, en el panel derecho Hoja de propiedades, elige el color negro para la propiedad Color de los bordes.
El aspecto del informe en vista Diseo ser ahora ste:
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CURSO INFORMATICA
Finalmente, guarda los cambios realizados en el informe y en el botn Ver de la

pestaa Diseo haz clic en la opcin Vista Informes. El resultado ha de ser algo as (slo
se muestra una parte):
Aplica el procedimiento visto para crear los siguientes informes:
Clientes y alquileres: Nombre, Apellidos y Telfono (tabla Clientes), Idvdeo, Fecha alquiler y Fecha devolucin (tabla Alquileres). Los datos se vern por clientes, sin aadir ningn nivel de agrupamiento, y se ordenarn por fecha de alquiler, en sentido ascendente. La distribucin del informe ser: En pasos. El estilo : Viajes.
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CURSO INFORMATICA
Preferencias: Ttulo (tabla Ttulos), IdVideo (tabla Alquileres), Apellidos y Nombre (tabla Clientes), Importe alquiler (tabla Alquileres). Los datos se vern por
Ttulos, se agruparn por el campo IDVideo y se ordenarn por los apellidos de
los clientes (ascendente). La distribucin del informe ser: Esquema. El estilo :
Viajes.
Categoras: Tipo y Ttulo (tabla Ttulos), Formato, N en existencias y Venta/alq

(tabla Existencias), Duracin (minutos) (tabla Ttulos). Los datos se vern por
Existencias, se agruparn por Tipo y se ordenarn por N en existencias. La distribucin del informe ser: En pasos y Horizontal. El estilo : Viajes.
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CURSO INFORMATICA
Ventas por formato: Formato (tabla Existencias), Ttulo (tabla Ttulos), Fecha
venta e Importe venta (tabla Ventas). Datos vistos por Existencias, agrupados
por Formato. Ordenados por el importe de la venta. La distribucin del informe
ser: En pasos. El estilo, Viajes.
TEMA ACCESS 2007
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CURSO INFORMATICA
ACCESS
EJERCICIO 10
CREACIN Y MODIFICACIN DE TABLAS; PERSONALIZACIN DEL

PANEL IZQUIERDO
Hasta aqu hemos trabajado con los datos ya incluidos en las tablas iniciales.
Ahora vamos a suponer que el Videoclub El Oscar cuenta con cuatro locales diferentes
en Palma y que queremos poder introducir y consultar informacin acerca de dichos
locales. Dicha informacin consistir en: el nmero identificativo del local, la direccin
y el telfono.
Ser necesario:
A.- Crear una nueva tabla, Locales, que contenga los datos referidos a los cuatro
locales. Dicha tabla se relacionar con la tabla Alquileres, por lo que ser preciso:
B.- Incluir en la tabla Alquileres un nuevo campo que contenga el nmero identificativo del local en que se ha realizado cada alquiler. Este campo, IdLocal, tambin
aparecer en la tabla Locales.
cal.
C.- Relacionar las tablas Alquileres y Locales por medio del campo comn IdLo-
Tambin podramos introducir toda la informacin sobre

los locales en la tabla Alquileres. Pero, en tal caso, si hubiera 50
alquileres realizados en el mismo local, estaramos obligados a
escribir 50 veces todos los datos de ese local.
De esta forma, en cambio, en la tabla Alquileres slo
hemos de introducir el nmero del local; los dems datos de
ste los podemos extraer de la tabla Locales. As se evita la repeticin de datos.
TEMA ACCESS 2007
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CURSO INFORMATICA
PROCEDIMIENTO
A.- Creacin de la tabla Locales
1.- Abre la base de datos Videoclub El Oscar y cierra el panel inicial. En la pestaa Crear de la cinta de opciones, haz clic en Diseo de Tabla.
2.- En el cuadro de dilogo que se muestra, aparece una tabla con tres columnas: Nombre del campo, Tipo de datos y Descripcin.
En esta columna escribe, fila

por fila, el
nombre de los
campos
que
incluir la tabla
En la columna Tipo de datos, elige, de

la lista desplegable, de qu tipo ser el
campo creado
3.- Haz clic en la celda que contiene el nombre del campo IdLocal.. En la mitad
inferior de la ventana en que estamos aparece una serie de apartados, correspondientes a las propiedades del campo seleccionado.
En el apartado Ttulo
escribe Nmero del local
(ser lo que aparecer
como nombre del campo
al abrir la tabla)
En el campo Telfono configura la propiedad Tamao del campo a 10 (caracteres). (el programa no nos dejar introducir en este campo ningn dato mayor el nmero que especifiquemos en esta propiedad).
7.- Vuelve a hacer clic en la celda que contiene el nombre del campo
IdLocal. En la barra de herramientas del programa pulsa el botn Clave
principal. Con esto convertimos el campo IdLocal en el campo clave o principal de esta tabla.
Este icono de la izquierda muestra que se trata
de un campo clave.
TEMA ACCESS 2007
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CURSO INFORMATICA
Campo principal de una tabla es aqul cuyos datos no pueden repetirse; de

esa forma, identifica cada registro diferencindolo de cualquier otro de la misma
tabla. Suele ser un campo autonumrico (una secuencia consecutiva de nmeros
que se crea sola al introducir los dems datos) cuyo nombre empieza por Id (de
identificador).
8.- Pulsa en el icono de disquete de la barra de acceso rpido para guardar la
tabla. Llama a la tabla Locales. Cierra la ventana de diseo de la tabla. Si despliegas el
apartado Tablas del panel izquierdo Todos los objetos de Access vers como ya aparece
la nueva tabla.
9.- Lo anterior nos proporciona una tabla con tres campos pero sin datos. Introduce los siguientes datos en la tabla. Para ello, brela haciendo un doble clic sobre ella
y escribe directamente los datos (recuerda que el campo Nmero de local no es necesario introducirlo):
Nmero de local
Se llena automticamente
Direccin
C/ Conquistador, 4
C/ Joan Mir, 36
C/ Aragn, 13
Pza. de Sta. Catalina, 3
Telfono
971214040
971 210240
971 297474
971 710017
Una vez introducidos los datos, cierra la tabla.

B.- Modificacin de la tabla Alquileres.
1.- Del apartado Tablas, haz clic derecho sobre la tabla Alquileres y selecciona la
opcin Vista Diseo.
TEMA ACCESS 2007
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CURSO INFORMATICA
Aade al final un campo

nuevo: IdLocal; configralo
como de tipo Nmero En el
apartado Ttulo de las propiedades del campo, escribe
Nmero de local
2.- Pulsa el icono de disquete de la barra de acceso rpido para guardar los
cambios realizados.
3.- En la pestaa Inicio, haz clic en la flecha del botn Ver y selecciona Vista
Hoja de datos (en este caso concreto, es ms prctico introducir los datos de este modo que no a travs del formulario correspondiente). Desplzate al nuevo campo N de
local llena los registros de ese campo con los siguientes datos: 1, 1, 3, 3, 2, 4, 2, 1, 1, 3,
2, 4, 3, 2, 1, 1, 3, 4, 2, 1, 1.
4.- Cierra la tabla Alquileres.
C.- Relacionar la tabla Locales con la tabla Alquileres.
1.- Dado que la nueva tabla Locales tiene un campo en comn con la tabla Alquileres1, el ltimo paso consistir en relacionar ambas tablas (para poder hacer consultas que combinen datos de las dos).
Haz clic en la pestaa Herramientas de la base de datos, de la cinta de opciones.
y selecciona la opcin Relaciones.
El campo principal de la primera es un campo secundario en la segunda
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CURSO INFORMATICA
Aparecer una ventana con todas las tablas que tienen alguna relacin.
2.- Para que aparezca la nueva tabla, pulsa el botn

de la barra de
herramientas. Del cuadro de dilogo selecciona la tabla Locales y pulsa Agregar. Luego,
cierra el cuadro de dilogo.
En la ventana Relaciones
aparece ahora el cuadro
correspondiente a la tabla
Locales
TEMA ACCESS 2007
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CURSO INFORMATICA
3.- Se trata de relacionar el campo IdLocal de la tabla

Locales con el campo IdLocal de la tabla Alquileres. Para
eso, en primer lugar, agranda el cuadro-resumen de la tabla
Alquileres hasta que sea visible el campo IdLocal.
A continuacin, arrastra con el ratn el campo IdLocal de la tabla Locales sobre

el campo IdLocal de la tabla Alquileres y sultalo all. Aparecer el siguiente cuadro de
dilogo:
Activa estas tres casillas. Esto

garantizar la coherencia en
la informacin contenida en
la base de datos. A continuacin, haz clic en Crear.
Activar la casilla Exigir integridad referencial garantiza que no podamos introducir en el campo IdLocal de la tabla Alquileres ningn dato
que no aparezca previamente en el mismo campo de la tabla Locales.
Las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados hacen que cambios realizados en
los datos de una tabla se reflejen tambin en las tablas relacionadas con
ella.
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CURSO INFORMATICA
Ahora ya aparece la nueva relacin creada, del tipo

uno a varios (he movido un poco los cuadros de las
tablas para que se vea mejor); eso significa que
cada local slo puede aparecer una vez en la tabla
Locales pero un nmero indefinido de veces en la
tabla Alquileres (de ah el smbolo de infinito)
4.- Pulsa el botn con el icono de disquete para guardar la nueva relacin creada. Luego, cierra la ventana Relaciones.
5.- Con el fin de comprobar que se ha creado la relacin correctamente, crea
una consulta que muestre los ttulos alquilados por los clientes de Palma en el local n
1. La consulta mostrar los campos: Ttulo, Apellidos y Nombre, aunque deber incluir
otros dos para hacer el filtrado de datos. Llama Alquileres en local 1 a la consulta.
ACTIVIDAD
De acuerdo con el procedimiento ya visto, crea una nueva tabla, llamada Empleados, para introducir los datos relativos a los empleados en los diferentes locales
del videoclub.
Los campos a crear, y los datos correspondientes, sern los siguientes:
IdEmpleado
1
2
3
4
5
6
Apellidos
Amador Gonzlez
Nicolau Hernando
Claramunt Garca
Ceballos Carvajal
Adrover Cap
Lpez Candado
Nombre
Amalia
Roberto
Jordi
Rosa M
Pere Joan
Rebeca
IdLocal
3
1
4
1
2
2
El campo clave o principal ser IdEmpleado (autonumrico). La propiedad Ttulo

de este campo se configurar como N de empleado.
El campo IdLocal se configurar como numrico.
El Tamao del campo de Nombre ser 25.
TEMA ACCESS 2007
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Aade luego a la tabla Alquileres el campo IdEmpleado (como campo secundario) e introduce como datos correspondientes al nuevo campo creado los siguientes: 2,
4, 1, 1, 6, 3, 5, 2, 2, 1, 5, 3, 1, 6, 4, 4, 1, 3, 5, 2, 1.
Relaciona ambas tablas, por el procedimiento visto anteriormente.
Relaciona, asimismo, la tabla Locales con la tabla Empleados por medio del campo IdLocal (principal en Locales y secundario en Empleados).
Finalmente, haz las siguientes consultas
Alquileres de empleados 1 y 3: ttulos alquilados por los empleados 1 y 3, la direccin del local y el importe del alquiler
Locales de empleados 2 y 5: direccin y telfono de los locales en que trabajan
los empleados 2 y 5
PERSONALIZACIN DEL PANEL IZQUIERDO
Para acabar (de momento) con la base de datos Videoclub El Oscar, y a falta de
un mejor sitio para explicarlo, vamos a explorar las posibilidades de personalizacin del
panel izquierdo, a travs del cual accedemos a los diferentes objetos de la base de datos.
ACTIVIDAD
Personalizar el nombre y contenido del panel izquierdo de la base de datos Videoclub El Oscar.
PROCEDIMIENTO
1- Si es necesario, abre de nuevo la base de datos Videoclub El Oscar.
TEMA ACCESS 2007
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CURSO INFORMATICA
2- En primer lugar, cambiaremos el modo de visualizar los objetos de la base de

datos:
En el panel izquierdo, haz clic en la flecha y selecciona la opcin Personalizado.

Como puedes ver, hay otras maneras predefinidas
de visualizar los objetos de la base de datos; pueden ser tiles en su momento, pero no ahora.
La vista Personalizado, de momento, slo tiene un

apartado: Objetos no asignados.All se incluyen
todos los objetos de la base de datos, sin diferenciacin por tipo (el orden no ha de ser necesariamente el mismo que aqu).
3- En el panel, podemos crear grupos para visualizar los diversos objetos de la

base de datos segn los criterios que nosostros escojamos. En nuestro caso,
como slo estamos probando, crearemos siete grupos, atendiendo a los elementos que dan lugar a las tablas: Alquileres, Clientes, Existencias, Ttulos,
Ventas, Locales y Alquileres.
Para ello:
TEMA ACCESS 2007
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CURSO INFORMATICA
Haz clic derecho sobre Personalizado y elige Opciones de exploracin.
En el cuadro de la izquierda selecciona

Personalizado.Observa que contiene
un solo grupo: Objetos no asignados
(la casilla activada significa que ese
grupo es visible)
Haz clic en Agregar grupo.
Dicho sea de paso, tambin puedes
cambiar el modo de abrir los objetos
(con un clic o doble clic). Elige la opcin que prefieras (se puede volver a
cambiar en cualquier momento)
Escribe Alquileres como

nombre para el nuevo grupo. Luego, vuelve a hacer
clic en Agregar grupo.
TEMA ACCESS 2007
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INGENIERIA CIVIL
2014
CURSO INFORMATICA
Sigue creando y nombrando

grupos hasta tener los 5
que queramos.
Para acabar, en el cuadro izquierdo,

selecciona Personalizado y haz clic en
Cambiar nombre de elemento. Escribe
Videoclub El Oscar como nombre para
el elemento. Finalmente, acepta
TEMA ACCESS 2007
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CURSO INFORMATICA
Ahora, el panel izquierdo

presenta este aspecto:
4-
Para aadir cualquiera de los objetos del grupo Objetos no asignados a uno de
los nuevos grupos creados, basta hacer clic derecho sobre el mismo y seleccionar
Agregar al grupo y el grupo de que se trate.
Lo propio es asignar a alguno de los grupos todos y cada uno de los objetos de la
base de datos. Pero como aqu el nico objeto es practicar, asignaremos slo las tablas, formularios e informes, del siguiente modo:
Grupo Alquileres:
-
Tabla Alquileres
Formulario Alquileres
Informes: Alquileres y Preferencias
Grupo Clientes:
-
Tabla Cientes
Formulario Clientes
Informe Clientes y Alquileres
Grupo Existencias:
-
Tabla Existencias
Formulario Existencias
Informe Categoras
Grupo Ttulos:
-
Tabla Ttulos
Formulario Ttulos
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CURSO INFORMATICA
Grupo Ventas:
-
Tabla Ventas
Formulario Ventas
Informe Ventas por formato
Grupo Locales
-
Tabla Locales
Grupo Empleados:
-
Tabla Empleados
A medida que asignas objetos a los

grupos, el panel izquierdo va cambiando de aspecto.
Finalmente, indicar que, as como podemos crear grupos en un conjunto personalizado, tambin podramos crear tantos paneles personalizados como queramos, con
distintos grupos en cada uno. Pero tranquilos, paramos aqu (de momento).
TEMA ACCESS 2007
13
INGENIERIA CIVIL
2014
CURSO INFORMATICA
ACCESS
EJERCICIO 11
CREACIN DE UNA BASE DE DATOS
La academia Bodhi Yoga, con sede en Palma, encarga a su personal de oficina la

creacin de una base de datos para almacenar informacin sobre:
Los cursos ofertados para el prximo semestre

Los alumnos matriculados hasta el momento
Los profesores que impartirn los cursos
Las aulas o espacios en que se realizarn
A la hora de disear una base de datos, el orden a seguir, en lneas generales es:
1. Decidir qu tablas vamos a crear: lo que depender de los elementos sobre los
que queramos guardar informacin. En general, cualquier elemento sobre el
que queramos guardar ms de un dato (o campo) requerir una tabla aparte.
En nuestro caso presente, dichos elementos son:
los cursos
los alumnos matriculados
los profesores
las aulas
2. Decidir qu datos o campos vamos a incluir en cada tabla: lo que depender:

de las consultas que queramos realizar (p.ej, si deseamos poder saber la
media de edad de nuestros alumnos, deberemos incluir el campo Edad en
la tabla Alumnos). Antes de disear la tabla, por tanto, es necesario tener
en cuenta las consultas que tendrn que realizar los usuarios de la base
de datos.
de las relaciones que queramos establecer entre las tablas, ya que para
relacionar dos tablas es necesario que tengan un campo en comn. (p.ej,
el campo Cdigocurso en las tablas Cursos y Alumnos)
TEMA ACCESS 2007
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INGENIERIA CIVIL
2014
CURSO INFORMATICA
ACTIVIDAD
Crea la base de datos para la academia Bodhi Yoga, siguiendo las instrucciones
que se indican a continuacin.
PROCEDIMIENTO
Creacin de la base de datos en blanco
Inicia el Access y, en el apartado Nueva base
de datos en blanco, haz clic en el icono Base de
datos en blanco.
Haz clic en el icono de carpeta y

busca y selecciona tu pendrive.
Luego, escribe el nombre de la
nueva base de datos (Academia
de yoga) y haz clic en Crear.
La nueva base de datos se abre directamente en la tabla 1, en modo hoja de datos, para que empecemos a introducir informacin. De momento, no lo vamos a hacer.
Guarda la tabla 1 con el nombre Cursos y luego, cirrala.
TEMA ACCESS 2007
2
INGENIERIA CIVIL
2014
CURSO INFORMATICA
Creacin de las tablas y configuracin de los campos

De acuerdo con el procedimiento indicado en el ejercicio 10 de Access, crea, a
continuacin, las tablas correspondientes a: Alumnos, Profesores y Aulas (con estos
mismos nombres), y configura los campos de las 4 tablas de acuerdo con los siguientes
cuadros
CURSOS
ALUMNOS
TEMA ACCESS 2007
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CURSO INFORMATICA
La propiedad Tamao del campo para el campo Nombre ser de 20; para Apellidos, de 50.
PROFESORES
La propiedad Tamao del campo para el campo Nombre ser de 20; para Apellidos, de 50.
AULAS
La propiedad Tamao del campo para el campo Tipo ser de 30.
TEMA ACCESS 2007
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CURSO INFORMATICA
Establece en cada tabla como campo principal o clave aquel que presenta el dibujo de una llave a su izquierda.
Configura los campos de fecha de la tabla Cursos con el formato Fecha media (en
el cuadro de Propiedades del campo)
Relacionar las tablas

Una vez creadas las tablas, el siguiente paso es establecer las relaciones entre
ellas. De acuerdo con el procedimiento explicado en el ejercicio 10, relaciona:
-
Cursos con Alumnos

Profesores con Cursos
Aulas con Cursos
En todos los casos, recuerda activar las casillas de integridad referencial y actualizacin en cascada:
El resultado final presentar aproximadamente este aspecto:
TEMA ACCESS 2007
5
INGENIERIA CIVIL
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CURSO INFORMATICA
Guarda las relaciones establecidas (clic en el icono

rpido de Office) y cierra el cuadro Relaciones.
de la barra de acceso
Creacin de formularios
ACTIVIDAD
Crea, para la base de datos, un panel inicial de distribucin y formularios de datos (uno para cada tabla).
Panel inicial
Su aspecto ser como el que se muestra a continuacin.
TEMA ACCESS 2007
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INGENIERIA CIVIL
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CURSO INFORMATICA
CONFIGURACIN:
Modelo de autoformato: Access 2007.
Texto: Calibri, 12 ptos., en negrita, color azul oscuro. La del encabezado puede
ser cualquiera que se parezca a la de la imagen (aplica el tamao a ojo).
Imagen: archivo yoga.jpg, incluido en la web del mdulo (Archivos para ejercicios de Access)
Botones
- Los botones ALUMNOS, CURSOS, AULAS y PROFESORES cerrarn el panel inicial y abrirn el formulario respectivo (ser necesario recurrir a las
macros).
- El botn Cerrar Panel Inicial simplemente cerrar este formulario (basta
con el asistente).
Este formulario ser lo primero que aparezca al abrir la base de datos. Asimismo,
en la barra de ttulo del programa aparecer el nombre de la academia (BODHISATTVA).
Nota importante: crea y guarda en primer lugar todos los formularios, sin darles formato de ningn tipo. Los necesitars para poder crear los botones y las macros.
Alumnos:
CONFIGURACIN:
Modelo de autoformato: Access 2007.
Texto: Calibri, 12 ptos., en negrita, color azul oscuro (el de los botones, negro). La
del encabezado puede ser cualquiera que se parezca a la de la imagen (el tamao depender un poco del tipo de letra; rondando los 36 ptos.)
TEMA ACCESS 2007
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INGENIERIA CIVIL
2014
CURSO INFORMATICA
Logo: imagen yoga.jpg, incluida en la web del mdulo (Archivos para ejercicios
de Access)
Botones:
-
Panel inicial: asociado a una macro que abra el formulario Panel inicial y
cierre el formulario Alumnos.
Nuevo alumno: aade un nuevo registro y permite introducir los datos
del mismo (en el primer paso del asistente para la creacin de botones
de comando, elige Operaciones con registros, Agregar nuevo registro).
La propiedad Cursor al activar en ambos botones tendr el valor Mano
de hipervnculo,
Aulas:
CONFIGURACIN:
Las opciones son las mismas que en el formulario Alumnos con las siguientes diferencias:
-
Se crear un control de ficha con dos fichas: en la 1 (Aula) se incluirn

los campos de la tabla Aulas; en la 2 (Cursos por aula), el subformulario con los datos de la tabla Cursos.
El funcionamiento de los botones ser el mismo que en Alumnos, pero
adaptado, lgicamente, al formulario Aulas.
TEMA ACCESS 2007
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INGENIERIA CIVIL
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CURSO INFORMATICA
Cursos:
CONFIGURACIN:
Las opciones son las mismas que en los formularios anteriores con las siguientes
diferencias:
-
Se crear un control de ficha con dos fichas: en la 1 (Curso) se incluirn

los campos de la tabla Cursos; en la 2 (Alumnos por curso), el subformulario con los datos de la tabla Alumnos.
El funcionamiento de los botones ser el mismo que en Alumnos y Aulas, pero adaptado al formulario Cursos.
Profesores
TEMA ACCESS 2007
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INGENIERIA CIVIL
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CURSO INFORMATICA
CONFIGURACIN:
Las opciones son las mismas que en los formularios anteriores con las siguientes
diferencias:
-
Se crear un control de ficha con dos fichas: en la 1 (Profesor/a) se incluirn los campos de la tabla Profesores; en la 2 (Curso por profesor/a), el subformulario con los datos de la tabla Cursos.
El funcionamiento de los botones ser el mismo que en los formularios
anteriores, pero adaptado al formulario Profesores.
Introduccin de los datos

El ltimo paso ser introducir los datos o registros correspondientes de cada tabla, usando para ello los formularios creados.
A la hora de introducir los datos, es fundamental el orden en que lo hagamos.

Hay que introducir primero aquellos elementos que aparezcan como campo secundario (no principal) en otra tabla. En nuestro caso, el orden ser el siguiente:
Primero: las aulas y los profesores (o al revs, es indiferente). Ya que tanto aula
(Cdigoaula) como profesor (Nmprofesor) aparecen como campo secundario en la
tabla Cursos.
Segundo: los cursos, ya que el curso (Cdigocurso) aparece como campo secundario en la tabla Alumnos.
Tercero: los alumnos, ya que el alumno no aparece como campo secundario en
ninguna otra tabla.
El sentido de esto es que, si intentramos introducir en la tabla Cursos

el cdigo de un aula o el nmero de un profesor an no introducido en la
base de datos, el programa no nos lo permitira. Y lo mismo si intentramos
matricular a un alumno en un curso que an no figurase en la tabla Cursos.
As se protege la coherencia de la informacin (la integridad referencial)
TEMA ACCESS 2007
10
INGENIERIA CIVIL
2014
CURSO INFORMATICA
Los datos a introducir son los siguientes:

AULAS
Cdigoaula
CO1
ME1
YO1
YO2
Tipo
De cocina
De meditacin
De yoga
De yoga
Capacidad (n de alumnos)
15
25
30
20
PROFESORES
Nmprofesor
1
2
3
4
Nombre
Rabindranath
Saratcandra
Pedro
Magadhi
Apellidos
Thakur
Cattopadhyay
Lpez Lpez
Apabhramsa
Direccin
Aragn, 12
Passeig Mallorca, 34
Tagore, 5
Capitn Salom, 34
Telfono
971712356
619334455
971123456
651357901
CURSOS
N del
curso
Nombre
1
2
3
4
5
Yoga normal
Yoga prenatal
Yoga para la 3 edad
Meditacin
Cocina vegetariana
Duracin
(en horas)
70
50
40
60
20
Fecha de
Fecha de
inicio
finalizacin
01-jul-12
30-nov-12
01-sep-12
02-nov-12
01-oct-12
03-dic-12
15-sep-12
15-dic-12
05-jul-12
30-jul-12
Aula
Profesor/a
YO1
YO2
YO1
ME1
CO1
1
1
2
4
3
ALUMNOS
N del alumno
1
2
3
4
5
6
7
8
Nombre
Sara
Jorge L.
Herclito
Helena
Elisabeth
Sergio
Miranda
Plcida
Apellidos
Garca Bernat
Amancio Garau
Panza Barn
Torres Gonzlez
Woodhouse
Oliver Menda
Pniker
Paz Segura
Curso a realizar
Entrada pagada
1
4
2
2
4
1
1
3
S
No
S
S
No
No
S
S
ACTIVIDAD
Para acabar, personaliza el panel izquierdo creando (bajo el nombre BODHISATTVA) 4 grupos: Alumnos, Aulas, Cursos y Profesores. Redistribuye los objetos de
la base de datos incluyendo cada uno en su grupo respectivo.
TEMA ACCESS 2007
11
Precio
100,00
75,00
60,00
80,00
50,00

Practicas Complementarias Access 2007 02

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INGENIERIA CIVIL

ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS: TABLAS, CONSULTAS, FORMULARIOS E INFORMES

ACCESS es un programa de gestin de bases de datos.

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Haz clic en la doble

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El panel de exploracin tambin ha sido personalizado para esta base de

Haz clic en esta

El Panel de exploracin adopta este aspecto:

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Para acceder a las tablas, haz

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Todas las tablas de la base tienen la misma estructura. Su creacin requiere

Son instrucciones que se proporcionan al programa para que extraiga de la

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Haz clic en el botn

En el cuadro Mostrar tabla

Doble clic sobre el campo Apellidos. Luego,

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4.- La mitad inferior de la ventana presenta la forma de una tabla.

En la mitad inferior de la ventana

5.- A continuacin, indicaremos al programa que slo queremos mostrar

En la fila Criterios de la columna Cargo, escribe Representante de ventas y

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7.- En el penltimo paso, ejecutaremos la consulta para ver los resultados:

Los resultados se visualizan en forma de tabla de 2 columnas (ya que slo

Para guardar la consulta, haz clic

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En el cuadro de dilogo en el que se nos pide

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Clic aqu para aadir un nuevo

Clic aqu para ir al ltimo

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La creacin del formulario es inmediata (si bien se trata de un formulario

Esto es un subformulario, que muestra los

3.- Para guardar el formulario haz clic en el icono de disquete de la barra

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Cierra el formulario y despliega la lista de formularios del panel izquierdo

De momento, no crearemos ninguno.

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Una consulta en Access slo tiene sentido cuando se quiere:

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A.- Consultas sencillas

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Haz clic sobre la flecha y selecciona Tabla: Clientes (la

Selecciona del cuadro izquierdo el

Cierra la consulta y observa como aparece ya su

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c) Importe ventas: .N de venta, n de vdeo e importe de la venta.