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UNIVERSIDAD VERACRUZANA

Facultad de Contadura y Administracin

La Auditora Administrativa en la
Estructura Organizativa de las Empresas

MONOGRAFA
para obtener el Ttulo de:

Licenciado en Contadura

Presenta:

Abril Adriana Hernndez Gutirrez


Asesor:

Ernesto Cobos Escudero

Xalapa-Enrquez, Veracruz

Junio 2011
I

II

UNIVERSIDAD VERACRUZANA
Facultad de Contadura y Administracin

La Auditora Administrativa en la
Estructura Organizativa de las Empresas

MONOGRAFA
para obtener el Ttulo de:

Licenciado en Contadura

Presenta:

Abril Adriana Hernndez Gutirrez


Asesor:

Ernesto Cobos Escudero

Xalapa-Enrquez, Veracruz

Junio 2011
III

AGRADECIMIENTOS
A Dios:
Por darme la vida y salud, fuerza y sabidura para realizar todos mis logros.

A mis padres:
Por su amor, comprensin, sacrificios, consejos y apoyo incondicional que me
brindaron todo ste tiempo, siempre les estar agradecida. Los quiero mucho.

A mi hermano:
Por haber crecido juntos y apoyarme en las buenas y en las malas.

A mis abuelos:
Gracias por su paciencia, por tus consejos y por el amor que me han brindado

A mis tos y primos:


Por demostrarme siempre su apoyo y cario.

A mis amigos:
Que estarn por siempre en mi mente, por los momentos agradables y malos que
vivimos en este trayecto de nuestras vidas. Los quiero y estimo. Gracias por todo.

A mi asesor:
Por el apoyo, disposicin y asesora brindados en la realizacin de este trabajo.

A mis sinodales:
Por su apoyo, tiempo invertido y contribucin a este trabajo.
IV

NDICE
RESUMEN 1
INTRODUCCIN.. 2
CAPTULO I. MARCO CONCEPTUAL
1.1 Antecedentes histricos. 7
1.2 Definicin de auditora 8
1.3 Tipos de auditora... 9
1.4 Definiciones de auditora administrativa. 12
1.5 Objetivos de la Auditora Administrativa..

14

1.6 Importancia de la Auditora Administrativa..

16

1.7 Ventajas y limitaciones.. 16


1.7.1 Menores costos y mayores utilidades.. 18
1.8 Campo de aplicacin.. 18
1.8.1 La empresa... 19
1.8.2 Sector publico... 20
1.8.3 Sector privado.. 20
1.8.4 Sector social. 21
1.9 Momento en que debe realizarse la A.A. 22
1.10 Forma en que debe hacerse la A.A... 24
1.11 Quien debe realizar la A.A.. 25
1.12 El Auditor y sus caractersticas en la A.A. 25
1.13 Perfil del Auditor... 26
1.13.1 Formacin acadmica.. 27
1.13.2 Formacin complementaria. 27
1.13.3 Formacin emprica.. 27
1.13.4 Tipos de auditores. 28
1.13.5 Habilidades y destrezas del Auditor Administrativo. 30
1.13.6 Experiencias... 31
1.13.7 tica profesional 31
II V

1.14 Responsabilidad de su ejercicio. 32


1.15 Funciones principales del Auditor Administrativo 35

CAPITULO II. METODOLOGA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA


2.1 Metodologa de la Auditora Administrativa.

38

2.2 Planeacin... 38
2.2.1 Objetivo. 39
2.2.2 Investigacin preliminar.. 39
2.2.3 Preparacin del proyecto de auditora. 40
2.2.4 Diagnostico preliminar. 42
2.3 Organizacin....... 42
2.3.1 Caractersticas de la organizacin 43
2.3.2 Principios de organizacin. 43
2.4 Direccin.. 45
2.4.1 Importancia... 46
2.4.2 Factores que intervienen en la direccin. 46
2.5 Control.. 47
2.6 Programa de auditora 49
2.6.1 Ventajas del programa de auditora.. 50
2.6.2 Contenido del programa. 51
2.7 Recoleccin de datos..... 53
2.7.1 Medios de recoleccin.... 54
2.7.2 Papeles de trabajo... 55
2.8 Medicin 55
2.9 Verificacin de la informacin... 56
2.10 Registro de la informacin...... 57
2.10.1 Diagramas de organizacin. 57
2.10.2 Carta de actividades..... 58
2.10.3 Diagrama linear de responsabilidad... 59
2.10.4 Carta de distribucin de actividades...... 59
2.10.5 Diagramas de flujo. 60
VI
III

2.11 Supervisin del trabajo.... 60


2.12 Examen.. 61
2.12.1 Propsito del examen... 61
2.12.2 Procedimiento para la realizacin del examen. 62
2.12.3 Tcnicas de anlisis administrativo 62
2.12.4 Formulacin del diagnostico administrativo.. 63
CAPTULO III. INFORME DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA Y SU EFECTO EN LA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LAS EMPRESAS.
3.1 Informe de la Auditora Administrativa..

66

3.1.1 Tipos de informe.. 66


3.1.2 Importancia del informe.. 67
3.1.3 Objetivo general del informe.. 68
3.1.4 Lineamientos generales para la preparacin del informe. 68
3.2 Contenido del informe 69
3.2.1 Propsito de la auditora. 70
3.2.2 Hechos relevantes generales.... 70
3.2.3 Hechos relevantes departamentales 71
3.2.4 Recomendaciones... 71
3.2.5 Anexos... 72
3.3 Presentacin del informe... 72
3.4 Seguimiento del informe 73
3.4.1 Acciones especficas... 74
3.4.2 Criterios para la ejecucin de la auditora de seguimiento... 75
3.5 Plan de reorganizacin.. 76
3.5.1 Aceptacin del plan. 76
3.5.2 Plazo para la reorganizacin..... 79
3.6 Funciones del auditor como asesor en el desarrollo de la reorganizacin 81
3.7 El Contador Pblico dentro de la Auditora Administrativa.. 81
3.8 Estructura organizativa de las empresas 82
3.8.1 Afectacin de la A.A. en la estructura organizativa de las empresas. 83

VII
IV

3.8.2 Mejora en el control interno 84


3.8.3 Apreciacin del resultado de la Auditora Administrativa...... 86
CONCLUSIONES.. 87
FUENTES DE IFNORMACIN... 91
NDICE DE FIGURAS... 93
NDICE DE TABLAS..... 94

VIII
V

RESUMEN
La Auditora Administrativa consiste en revisar y evaluar los mtodos, sistemas y
procedimientos que se siguen en todas las fases del proceso administrativo de
una empresa y aseguran el cumplimiento del mismo con polticas, planes
programas, leyes y reglamentaciones que puedan tener un impacto significativo en
la operacin y en los reportes, y asegurar si la organizacin lo est cumpliendo y
respetando.

En el proceso de la Auditora Administrativa habr una metodologa por seguir,


tambin podrn variar el alcance y la profundidad del examen, que dependern
bsicamente del objetivo de la auditora. Pero en todos los casos se trata de llevar
a cabo un anlisis sistemtico e integral de los problemas, sus causas y
soluciones.

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de


examinar y evaluar los factores internos y externos de la empresa y ello debe
hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma para poder de
sta forma mejorar la Estructura Organizativa de las empresas.

INTRODUCCIN

En la actualidad, los cambios que se presentan en las empresas son constantes y,


por muy pequeos que nos lleguen a parecer, a la largo son notables y sensibles
para la efectividad de la organizacin. Por lo tanto, los negocios se ven en la
necesidad de adaptarse a ese proceso de cambio, esto siempre guiados por la
habilidad y la competencia de sus dirigentes.
Con el desarrollo y crecimiento de las empresas se ha desarrollado la necesidad
de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su
exactitud. Adems de auditar los registros financieros de un organismo, es
necesario auditar tambin los medios de que se vale la direccin superior, con el
fin de poder determinar la pertinencia de la informacin que le es suministrada
para la planeacin (ya sea estratgica o tctica), la organizacin, el control
administrativo y el sistema operativo de la empresa. Hoy en da, es cada vez
mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea
capaz de llevar a cabo el examen y evaluacin de la calidad, tanto individual como
colectiva, de los gerentes y que cubran la totalidad o una parte del organismo, en
cuanto a planes y objetivos, estructura organizacional, sistemas y procedimientos,
informacin, mtodos de control, entre otros.
Con la aparicin de tcnicas tendientes a buscar mejores mtodos de trabajo que
permitieran aprovechar mejor los recursos, tanto fsicos y humanos, de que
disponen las organizaciones, surgi lo que llamamos Auditora Administrativa y
con ella todo un cuerpo de conocimientos e instrumentos encaminados a lograr
una eficiente coordinacin de esos recursos que conjugan las empresas. La
principal caracterstica de la Auditora Administrativa es que permite como su
nombre lo dice, administrar sobre causas y no sobre efectos, al sealar no solo el
qu sino tambin el porqu de cada hecho administrativo que ocurre dentro de la
entidad.
La extensin de la labor de Auditora es con el objeto de maximizar la eficacia del
control interno de la empresa. Es en este proceso donde la tcnica de Auditora
Administrativa aplicada en empresas de cierta magnitud se constituye en auxiliar
de la direccin empresarial, ya que la constitucin de los objetivos implica la
3

existencia de un sistema de control dirigido a corregir las desviaciones e identificar


causas, con relacin a las metas preestablecidas.
Esto significa que hay que llevar a cabo un anlisis exhaustivo de la organizacin
por el Auditor Administrativo; por lo que debe de poner en juego toda su
imaginacin y capacidad teniendo en cuenta que "Siempre existe una forma mejor
de realizar las cosas" y que generalmente, puede conseguirse por medio de la
investigacin que se realice, tomando como base los recursos de que dispone el
organismo social.
Por lo tanto la Auditora Administrativa se considera como una tcnica e
instrumento que tiene como objeto revisar, supervisar y evaluar la estructura,
sistemas, procedimientos y mtodos administrativos lo cual constituye su
ubicacin en la fase del control dentro del proceso de la administracin.
Muchas veces se hace no slo necesario sino imprescindible analizar
detalladamente los problemas y las causas que estn dificultando el desarrollo
operativo de la empresa. Posiblemente habr necesidad de redefinir objetivos y
planes, polticas y presupuestos, y los sistemas y procedimientos administrativos,
ya que la organizacin debe ser analizada y evaluada en todos sus aspectos.
La supervisin de las Auditoras constituye un aspecto de vital de importancia
segn las tendencias actuales, por cuanto significa la comprobacin y seguridad
de que stas se hayan realizado cumpliendo con los principios y normas
establecidos para el ejercicio de la Auditora y permiten evaluar la correspondencia
del dictamen emitido por el grupo de auditores con la situacin real de la entidad
auditada.
La presente investigacin nos muestra la descripcin de la metodologa para
realizar una Auditora Administrativa buscando la mejora de la Estructura
Organizativa de las empresas, y as podremos observar como la imperiosa
necesidad de mejores prcticas administrativas ha originado que se desarrollen y
mejoren ciertas tcnicas cuyo comn denominador es, precisamente, contribuir a

lograr una administracin gil, dinmica y eficaz que valla de acuerdo con las
exigencias de nuestros tiempos.
En el primer captulo se observarn los antecedentes de la Auditora en general,
as como su clasificacin, definicin, sus ventajas y limitaciones, mientras que a su
vez, hablo del encargado de realizar este tipo de tarea; el Auditor.
En el segundo captulo expongo la metodologa de la Auditora Administrativa y
enfoques de algunos investigadores de la materia.
En el tercer captulo presento el informe de la Auditora Administrativa, su
aceptacin e implementacin y su importancia para lograr a travs de ste
examen una mejora en la Estructura Administrativa de las empresas a travs de
su control interno.

CAPITULO I:
MARCO CONCEPTUAL

1.1Antecedentes Histricos

Para poder tener una nocin del tiempo que ha tenido el uso de la Auditora
debemos entender que es una de las aplicaciones de los principios cientficos de
la contabilidad, y se basa en la verificacin de los registros patrimoniales de las
empresas para observar su exactitud; no obstante, este no es su nico objetivo.
Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos, tenindose
conocimiento de su existencia desde pocas lejanas como la civilizacin sumeria.
En pocas anteriores, el alcance de la Auditora en una empresa se limitaba a
estudiar nicamente el rea financiera de la misma, sin embargo con el paso del
tiempo las empresas comenzaron a crecer dando como resultado un control y una
administracin ms complicada, por ello se vio la necesidad de crear nuevas
formas de administrar, es aqu donde se empieza a tomar en cuenta la importancia
de la Auditora y an mas de la Auditora Administrativa como mtodo de
evaluacin y revisin de la compleja estructura de una entidad.
La Auditora Administrativa surgi de la necesidad para medir y cuantificar los
logros alcanzados por la empresa en un periodo de tiempo determinado. Surge
como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para
lograr un mejor desempeo y productividad.
Entre los primeros antecedentes que existieron de forma escrita sobre la Auditora
administrativa aparece un documento perteneciente al ao 1945, dicho escrito
proviene del instituto de auditores internos norteamericanos; y trata de una
discusin sobre el alcance de la auditora interna de operaciones tcnicas.

Cabe mencionar que en Mxico uno de los primeros antecedentes con los que
contamos sobre Auditora Administrativa lo encontramos en el libro El anlisis
factorial: gua para estudios de economa industrial de los autores Nathan
Grabinsky y Alfred W. Klein publicado en 1959.
En la actualidad podemos encontrar muchas empresas que no han sabido
aprovechar todas las ventajas que ofrece la Auditora Administrativa. El futuro que
podemos prever para la profesin contable en el sector Auditora es realmente
importante, es por ello que es necesario difundir la trascendencia de este tipo de
estudio y mostrar que el Auditor Administrativo es un profesionista capaz de
desempear todas aquellas actividades que exige su profesin a su vez que
brinda los soportes necesarios para llevar a cabo una buena administracin de las
empresas.

1.2. Definicin de Auditora


La Auditora es una rama de la Contabilidad, que se basa en un examen detallado
de la informacin financiera, operacional y administrativa para as verificar que
sta sea confiable, veraz y oportuna.
La Auditora es una de las actividades ms importantes que el Contador Pblico
desempea, con el objetivo de obtener un dictamen.
A continuacin se presenta la definicin que diversos autores han dado a la
Auditora:
Mendivil Escalante (1995). Es la actividad por la cual se verifica la correccin
contable de las cifras de los estados financieros; es la revisin misma de los
registros y fuentes de contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras
que muestran los estados financieros.
Kell Boynton (1997). Un proceso sistemtico que obtiene y evala objetivamente
la evidencia con respecto a declaraciones acerca de acciones econmicas y
8

eventos: dicho proceso determinara el grado de correspondencia entre estas


declaraciones y el criterio para comunicar los resultados a los usuarios
interesados.
Fernando Lpez Cruz (2006). Actividad profesional, que debe hacerse de
profundos conocimientos acadmicos, y utilizando una serie de tcnicas
especializadas; que conduzcan a la prestacin de un servicio con el ms alto nivel
de calidad y asumiendo la debida responsabilidad social; no solamente con el
cliente, sino tambin con el pblico en general, que tenga que hacer uso del
dictamen del auditor, para la toma de decisiones.
IMCP (Instituto Mexicano de Contadores Pblicos). Es el proceso sistemtico
para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias relacionadas con
informes sobre actividades econmicas y otras situaciones que tienen una relacin
directa con las actividades que se desarrollan en una entidad pblica o privada. El
fin del proceso consiste en determinar el grado de precisin del contenido
informativo con las evidencias que le dieron origen, as como determinar si dichos
informes se han elaborado con principios establecidos para el caso.

1.3

Tipos de Auditora

De forma general y desde el punto de vista de quien lleva a cabo la prctica de


Auditora; se la ha clasificado como sigue:
 En cuanto al organismo que lo realiza:
Auditora interna: este tipo de Auditora es el examen crtico, sistemtico y
detallado de un sistema de informacin de una entidad econmica, realizado por
un profesional que tenga vnculos laborales con la misma (es decir, que depende
de ella), ste utiliza tcnicas determinadas y tiene por objeto emitir informes y
formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Dichos informes son de
circulacin interna y no tienen trascendencia pues no se produce bajo la figura de
la fe pblica.
9

El objetivo de la Auditora interna es apoyar a los integrantes de la empresa, para


que tengan un desempeo eficiente de sus actividades. Es por esto que este tipo
de examen es llevado a cabo por personal de la empresa, adems de ser un
servicio que reporta a los altos mandos de la organizacin y tener una funcin
asesora donde brinda asesoramiento con las que pretende un control
organizacional.
Auditora externa: podemos decir que la Auditora externa es el examen crtico,
sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una entidad econmica,
dicho examen es llevado a cabo por un Contador Pblico que carezca de vnculos
laborales con la misma (es decir, que no dependen de ella), y que utiliza tcnicas
determinadas con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma
como opera el sistema, el control interno de la misma y as formular sugerencias
para su mejoramiento.
El objetivo particular de la Auditora externa es obtener elementos de juicio
fundamentados en su anlisis y as averiguar la razonabilidad, integridad y
autenticidad de los estados, expedientes, documentos y toda aquella informacin
que sea producida por los sistemas de la entidad a fin de obtener la oportunidad
de detectar hechos de importancia despus del cierre del ejercicio.
Frecuentemente se recurre a este tipo de Auditora pues se tiene la confianza de
que podr emitirse un juicio imparcial con base en su revisin.
Existen algunas diferencias importantes entre la Auditora Interna y la externa que
es necesario mencionar:

La Auditora Interna tiene lugar cuando el actor que genera la actividad


auditora pertenece a la misma organizacin que la entidad auditada. En
cambio la Auditora Externa se produce cuando el auditor forma parte de
una organizacin distinta de la que pertenece la entidad auditada.

10

Los trminos interno y externo son independientes al tipo de Auditora que


se haga. Una Auditora puede ser Interna o Externa en funcin de la
ubicacin organizativa del responsable de la misma.

En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, est destinado para la


empresa; en el caso de la Auditora Externa este dictamen se destina
generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.

La Auditora tambin puede ser clasificada de acuerdo con el fin para el que es
practicada, entre esta podemos encontrar:
 Segn su objeto de estudio:
Auditora Administrativa: (No numrica) Es una revisin sistemtica con el fin de
evaluar a una dependencia, entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la
finalidad de determinar si la organizacin est operando eficientemente para
cumplir con los objetivos que tiene encomendados dentro de la Administracin
Pblica Federal.
La Auditora Administrativa abarca una revisin de los objetivos, planes y
programas de la empresa; su estructura orgnica y funciones; sus sistemas,
procedimientos y controles para dar una opinin sobre la eficiencia administrativa
de toda la empresa o la parte a evaluar de la misma.
Auditora Operacional: Es la valoracin independiente de todas las operaciones
de una empresa, en forma analtica, objetiva, constructiva, sistemtica y
profesional, para determinar si se llevan a cabo, las polticas y procedimientos de
forma aceptable; si se siguen las normas establecidas por la entidad, si se utilizan
los recursos de una forma eficaz y econmica a la vez que se comprueba si los
objetivos de la organizacin se han alcanzado y as maximizar resultados
obtenidos para fortalecer el desarrollo de la empresa.
Auditora Financiera: (Numrica) Consiste en el examen de los registros,
comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados
11

financieros de una entidad para formular el dictamen respecto de la razonabilidad


con que se presentan los resultados de las operaciones, la situacin financiera, los
cambios operados en ella y en el patrimonio de la misma.
Tambin es til para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y
para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones a fin de mejorar los
procedimientos referentes a la gestin financiera y al control interno.
Sin importar el tipo de auditora, debemos tener presente que todo profesionista
dedicado a realizar este tipo de exmenes debe distinguirse por contar con una
combinacin de un conocimiento completo de los procedimientos contables, tener
un juicio certero, haber contado con estudios profesionales y tener una
receptividad mental, imparcial, justa y razonable.

Auditora integral: es hacer Auditora Financiera, Administrativa y Operacional en


su conjunto, y es ms econmico
 En cuanto al tipo de empresa al cual se aplique:
Auditora Gubernamental: las Auditoras pueden ser llevadas tambin por
muchas organizaciones de los gobiernos federal, estatal y locales, por ejemplo: la
secretaria de hacienda y crdito pblico. Las investigaciones por parte de estas
dependencias pueden ser similares a una auditora interna, en cuanto examen se
concentra en las propias operaciones de la dependencia, o se puede concentrar el
examen sobre las operaciones de una entidad externa que tenga ciertas
relaciones con la dependencia del gobierno, y en este caso puede tener muchos
aspectos similares a los de una Auditora externa independiente.

1.4. Definiciones de Auditora Administrativa


Con la finalidad de brindar una mayor comprensin del tema es conveniente
presentar diversos conceptos de la Auditora Administrativa de algunos tratadistas
en la materia.
12

William P. Leonard: Es el examen comprensivo y constructivo de una empresa,


de una institucin, de una seccin del gobierno o de cualquier parte de un
organismo, con una divisin o departamento, respecto a sus planes y objetivos,
sus mtodos y controles, su forma de operacin y el uso de sus recursos fsicos y
humanos.
Para Leonard, este tipo de Auditora ayuda y complementa a la administracin en
todas aquellas reas que requieren la mejora tanto de su economa como de sus
prcticas.

E.F. Norbeck: Es una tcnica de control que proporciona a la gerencia un mtodo


de valuacin de la efectividad de los procedimientos operativos y controles
internos.
Para Norbeck, la principal funcin de la Auditora Administrativa es brindar a la
gerencia los medios para comprender de manera efectiva los aspectos generales
de esta disciplina.

Roberto Macas Pineda. Aquella que constituye una oportunidad para mostrar
qu es lo que un negocio est logrando. Es una audiencia en la cual los asistentes
pueden enterarse de lo que se ha logrado con respecto a las polticas y programas
sobre los que se hace la Auditora.
Desde el punto de vista de Pineda, este tipo de Auditora es una evaluacin de lo
que la entidad est logrando por medio de las polticas y programas que se aplican
en la organizacin.

13

Anaya Snchez. Es la tcnica que tiene por objeto revisar, supervisar y evaluar
la administracin de una empresa
Esta definicin que nos brinda Anaya, maneja a esta Auditora como un examen
que evala por completo todas las actividades administrativas realizadas por la
entidad.

Enrique Benjamn Franklin F. Es el examen integral o parcial de una


organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades
de mejora.
Basndonos en las definiciones antes proporcionadas podemos deducir que la
Auditora Administrativa constituye una bsqueda para localizar los problemas
relativos a la eficiencia dentro de la organizacin y proporciona una evaluacin
cuantificada de la eficiencia con la que cada funcin de la empresa desarrolla las
diferentes etapas del proceso administrativo, nos brinda un panorama general de
la empresa que estamos auditando, sealando el grado de efectividad con el que
operan cada una de las unidades administrativas que la integran. El resultado de
la Auditora Administrativa es una opinin sobre la eficiencia administrativa de toda
la dependencia o entidad o parte de ella. Por consecuencia, seala aquellas reas
cuyos problemas exigen mayor atencin por parte de la direccin general.

1.5

Objetivos de la Auditora Administrativa

La Auditora Administrativa constituye una herramienta fundamental que ayuda a


impulsar el crecimiento de las organizaciones. Permite revelar las reas que
requieren de mayor estudio, a su vez que brinda acciones para corregir las
deficiencias de la entidad o del rea estudiada y ayudar a superar los obstculos
que le impiden avanzar.

14

Es por todo esto, que es necesario definir los objetivos que por rea permiten
encaminar a logros especficos.
De acuerdo con Enrique Benjamn Franklin F. podemos encontrar 8 objetivos
sobresalientes de la Auditora Administrativa:
1. De control: destinados a orientar los esfuerzos en la aplicacin de la
auditora y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con
estndares preestablecidos.

2. De productividad: encauzan las acciones de la Auditora para optimizar el


aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa
instituida por la organizacin.

3. De organizacin: determinan que el curso de la Auditora apoye la


definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del
manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.
4. De servicio: representan la manera en que la auditora puede constatar
que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y
cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.

5. De calidad: disponen que la Auditora tienda a elevar los niveles de


actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que
produzca bienes y servicios altamente competitivos.

6. De cambio: transforman a la Auditora en un instrumento que hace ms


permeable y receptiva a la organizacin.

7. De aprendizaje: permiten que la Auditora se transforme en un mecanismo


de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus
experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidad de mejora.

15

8. De toma de decisiones: traducen la puesta en prctica y resultados de la


Auditora en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la
organizacin.

1.6 Importancia de la Auditora Administrativa


Como ya se ha mencionado anteriormente el propsito u objetivo de la Auditora
Administrativa, es revisar y evaluar una organizacin a fin de identificar y eliminar
deficiencias o irregularidades en cualquiera de las reas examinadas. Esto
significa que por medio de este estudio la empresa podr llevar a cabo entre otras
labores, las siguientes:

1.- Eliminar prdidas y deficiencias


2.- Mejorar los sistemas y procedimientos de operacin
3.- Mejorar los medios de control
4.- Desarrollar mejor al personal
5.- Utilizar mejor los recursos de que se dispone, tanto humanos como fsicos.

1.7 Ventajas y Limitaciones


Ventajas:
Una ventaja importante de la Auditora Administrativa es que mediante una
revisin completa, mide la eficiencia con que se cumplen los objetivos, o las
causas por las cuales existen desviaciones en una empresa, seccin o unidad,
evaluando los apoyos tcnicos y el desempeo del personal en cada puesto. La
revisin antes sealada es realizada por un profesionista que, conociendo todas
las tcnicas bsicas de este tipo de auditora as como conocimientos sobre
administracin, realiza sin asomo de parcialidad.

16

Se trata de una revisin que no solo ve aspectos puramente administrativos sino


que, al verificar procedimientos, operaciones, o formatos; descubre reas
conflictivas correspondientes a situaciones econmicas, ambientales y financieras.

Limitaciones:
Como limitaciones de la Auditora Administrativa podemos sealar 2 muy
significativas (C.P. y L.A. Vctor M. Rubio Ragazzoni y L.A. Jorge Hernndez
Fuentes. (2000):
1. La resistencia de la organizacin al cambio

2. Algunos elementos hay que elaborarlos para poder entrar en accin de


Auditora, propiamente:

Que se encuentran en su proceso, con resistencia del personal del


rea en que se aplica y esto hace que no se cumplan los objetivos
para los cuales se plante.

Para llegar a practicar posibles soluciones, en ocasiones, existe la


necesidad de elaborar las condiciones para la revisin, y esto
conlleva a formular una serie de pasos que consumen una cantidad
considerable de tiempo, muy superior a los beneficios.

3. Si bien esta tcnica es una herramienta magnfica para las organizaciones,


no es infalible, en virtud de que su principal limitacin consiste en que no
cuenta con una escala de valores precisa con la que pueda medirse el
grado de eficiencia con que se cumple una funcin; por lo tanto, el resultado
de tal revisin carece en cierta manera, ya que es el responsable de ella
quien determina la escala ideal que usar como base para la evaluacin.
No obstante, podemos decir que a medida que se vaya desarrollando la tcnica de
la Auditora Administrativa y se vallan recabando experiencias de otros estudios
17

realizados, llegaremos sin duda al establecimiento de modelos ideales contra los


que se podrn comprar los resultados obtenidos.

1.7.1 Menores Costos y Mayores Utilidades


Para entender mejor la relacin que existe entre la Auditora Administrativa con los
costos y las utilidades es necesario conocer que con el paso del tiempo los
negocios y su medio ambiente evolucionaron y aparecieron factores determinantes
como mas empresas, nuevos productos, nueva tecnologa, limitaciones por parte
del estado, competencia ms aguda, etc., esto hizo que los dueos se dieran
cuenta de que el precio est determinado, en la generalidad de los costos, por el
precio de venta menos la suma total de los costos de operacin, y que en vista de
la competencia y de las condiciones del mercado, poco o nada pueden hacer para
elevar el precio de venta.
Debido a los relativamente fijos precios de venta y los costos de operacin, la
administracin se ha visto precisada a reducir estos ltimos costos pensando
nicamente en la eliminacin de desperdicios y deficiencias. El problema surge
cuando se trata de detectar esos desperdicios y deficiencias, ya que esta
bsqueda debe hacerse con los medios tcnicos adecuados. Es aqu donde la
Auditora Administrativa representada por sus mltiples tcnicas e instrumento
para la recoleccin, anlisis y evaluacin de los hechos que se vern
posteriormente en prximos captulos, seala la causa de cada irregularidad y
presenta la accin que debe tomarse inmediatamente contra las deficiencias o
desperdicios que, al eliminarse, reducirn los costos y, en consecuencia,
aumentaran las utilidades.

1.8 Campo de Aplicacin


La Auditora Administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizacin
productiva, sea pblica, privada o social, por su extensin y complejidad, es
18

necesario entender como estn ordenadas estas organizaciones para responder a


las demandas de servicios y productos del medio ambiente lo cual nos obliga a
precisar su fisionoma, rea de influencia y dimensin.
1.8.1 La Empresa
Una empresa podemos considerarla como una unidad econmica social en la cual
se conjugan recursos materiales, humanos y tcnicos que mediante una
Administracin acertada se canaliza hacia la obtencin de los objetivos para la
cual fue creada.
Estos objetivos se refieren principalmente al beneficio de las partes interesadas en
la propia empresa: inversionistas, personal de la empresa, pblico y estado. En
consecuencia, la economa total est regida, hasta cierto punto, por la propia
actuacin de quienes administran o dirigen las empresas.
Debemos tener en cuenta que el administrar una empresa es crear a un ente para
cubrir una necesidad existente; es poner en juego un mecanismo que, desde el
punto de vista econmico, pretende lograr el mximo de utilidades. Todo esto
implica la produccin de uno o varios bienes o servicios; de disponer de los
medios adecuados para realizar las ventar de lo que produce; de contar con el
financiamiento necesario para que no se detenga el flujo normal de las
operaciones; de tener personal adecuado en cuanto a la cantidad y capacidad que
la empresa demande; de llevar registro de todo cuanto sucede en la empresa y de
proporcionar la informacin de esos acontecimientos.
Debido a la amplitud que tiene la empresa entre los diversos componentes que
obran dentro de ella, es lo que justifica el tratamiento de diferentes puntos de vista
con fines de estudio. Por lo que se refiere al que trataremos en el presente trabajo,
los elementos que debemos tomar en cuenta para su anlisis son los derivados de
los conceptos explicados anteriormente, relacionados con el propsito de la
Auditora Administrativa, y que de acuerdo con el Dr. Y C.P. Fabin Martnez
Villegas (2000) podemos determinar como sigue:

19

La empresa conjuga recursos materiales y humanos.

La empresa realiza funciones con fisionoma propia.

La capacidad de quienes administran es especial, as como los niveles


jerrquicos.

La Auditora Administrativa debe descansar en los principios de la teora


administrativa.

A continuacin se presenta la informacin por sector especfico para determinar la


fisonoma, rea de influencia y dimensin de la auditora en los diferentes tipos de
empresas.

1.8.2 Sector Pblico


En este sector la Auditora se emplea en funcin de la figura jurdica, atribuciones,
mbito de operacin, nivel de autoridad, relacin de coordinacin, sistemas de
trabajo y lneas generales de estrategia. Con base en estos criterios, las
instituciones se clasifican en (Enrique Benjamn Franklin F. ,2004):
1. Dependencia del Ejecutivo Federal (Secretaria del Estado)
2. Entidad Paraestatal
3. Organismos Autnomos
4. Gobiernos de los Estados (Entidades Federativas)
5. Comisiones Intersecretariales
6. Mecanismos Especiales

1.8.3 Sector Privado


En cuanto a este sector, la Auditora se utiliza tomando en cuenta la figura jurdica,
objeto, tipo de estructura, elementos de coordinacin y relacin comercial, sobre la
base de diversas caractersticas como:
1. Tamao de la empresa
20

2. Sector de la empresa
3. Naturaleza de sus operaciones

En lo relativo al tamao, convencionalmente se las clasifica en:


1. Microempresa
2. Empresa pequea
3. Empresa mediana
4. Empresa grande
Lo correspondiente al sector de actividad se refiere al ramo especfico de la
empresa, el cual puede quedar enmarcado por mencionar algunas bsicamente
en:
1. Telecomunicaciones
2. Transportes
3. Energa
4. Servicios
5. Banca
6. Seguros
7. Qumica
8. Alimentos y bebidas
9. Informtica
10. Comercio
11. Entre otras
En cuanto a la naturaleza de sus operaciones, las empresas pueden agruparse
en:
1. Nacionales
2. Internacionales
3. Mixtas

21

1.8.4 Sector Social


En este sector, la Auditora Administrativa se aplica considerando dos factores:
1. Tipo de organizacin

Fundaciones

Agrupaciones

Asociaciones

Fondos

Empresas de solidaridad

Programas

Proyectos

Comisiones

Colegios

2. Naturaleza de su funcin

Educacin

Cultura

Salud y seguridad social

Poltica (obrero, campesino, popular)

Empleo

Alimentacin

Derechos humanos

Apoyo a marginados y discapacitados

1.9 Momento en que debe realizarse la Auditora Administrativa


Para realizar un estudio o evaluacin es necesario llevar a cabo un proceso, y
para efectuar dicho proceso es necesario conocer ciertas incgnitas que son
indispensables para su realizacin:

En qu momento debe hacerse la Auditora Administrativa?

En qu forma debe desarrollarse la Auditora Administrativa?


22

Quin la debe realizar?

En las definiciones explicadas anteriormente sobre la Auditora Administrativa,


podemos darnos cuenta de que este tipo de Auditora se enfoca en encontrar una
mejor forma de hacer las cosas, por otra parte, sabemos que la accin de aquellas
personas que dirigen las organizaciones es en muchas ocasiones insuficiente y
que es ms bien perceptible, por lo que el cumplimiento oportuno de esos
conceptos contribuir definitivamente a incrementar la eficiencia con que debe
operar una empresa.
Debemos tomar en cuenta que muchos de los problemas que se presentan en las
entidades son consecuencia de algn mal que lentamente se van agravando por
falta de atencin inmediata, y que cuando finalmente son descubiertos es a causa
de los estragos causados, y que a esas alturas son muy difciles de remediar. Es
por ello que cuando se comiencen a presentar dudas o incertidumbres sobre el
correcto funcionamiento de la administracin de la empresa ser necesario
realizar una Auditora Administrativa. Esta presentara un diagnostico preventivo
para precisar las causas y propondr su eliminacin a fin de que stas no se
extiendan.
Entre las causas que indican la presencia de males o deficiencias, podemos
encontrar:

Frecuentes disgustos entre el personal, ya sea entre subordinados y jefes,


empleados y obreros entre s, o jefes con jefes.

Cargas excesivas de trabajo en un departamento, en una seccin o en un


puesto.

Descenso en las ventas, totales o por lnea de productos.

Excesiva rotacin de personal, por despidos o renuncias.

Altos costos de produccin.

Excesivo desperdicio de materias primas.

Marcadas variaciones en los presupuestos.

Prdidas econmicas.
23

Estos sntomas son motivo de un meticuloso examen por parte de la Auditora


Administrativa, que establecer las causas generadoras de efectos negativos y de
esta manera tratar de eliminarlas de inmediato antes de que se traduzcan en
males mayores con repercusiones econmicas que pueden llegar a ser
desastrosas para el negocio.

1.10 Forma en debe realizarse la Auditora Administrativa


En lo referente a cmo debe hacerse, la Auditora Administrativa se lleva a cabo
en fases perfectamente definidas que van desde una serie de trabajos
preliminares que dan las bases sobre el alcance de la auditora, su propsito, etc.,
hasta el plan de reorganizacin que indica los cambios que se establecern y que
conducirn a eliminar deficiencias, mejorar mtodos, procedimientos y sistemas y
en general para lograr eficiencias administrativas. Cada una de esas fases son de
suma importancia, y es por ello que sern analizados de forma detallada en
captulos posteriores.

Figura 1.10. Fases de la Auditora Administrativa. Fuente: El contador pblico y la auditora


administrativa

24

1.11 Quien debe realizar la Auditora Administrativa


Cuando ya se ha decidido el realizar el estudio, es cuando surge la interrogante
sobre quin es el profesional ms indicado para realizar la Auditora
Administrativa. Si partimos de que la realizacin de este tipo de Auditora es
trabajo en equipo y requiere la intervencin de una serie de tcnicas, las cuales
son aplicadas por especialistas de varios campos: Economistas, licenciados en
Administracin de Empresas, el propio Contador Pblico, etc. Todos estos
profesionales pueden emprender este tipo de Auditora siempre y cuando cuenten
con la experiencia y los conocimientos generales sobre las tcnicas que
intervienen en ella.
Sin embargo, es indudable que el Contador Pblico es uno de los profesionales
ms adecuados para desarrollar una Auditora Administrativa, principalmente
cuando ha actuado como profesional independiente, ya que al estar en contacto
directo con muchos y muy variados problemas en diferentes tipos de empresas le
da una valiosa experiencia que le es de suma utilidad en la Auditora
Administrativa. No obstante, el Contador Pblico que se dedique a esta rama de la
Auditora, deber complementar su experiencia y preparacin acadmica con
conocimientos y un perfil que explicaremos ms adelante.

1.12 El Auditor y sus Caractersticas en la Auditora


Administrativa
El Auditor debe de tener ciertas caractersticas que lo ayuden para llevar a cabo
de una mejor manera su trabajo (Enrique Benjamn Franklin F. ,2004), ya que no
cualquier persona puede realizar una Auditora, esta tiene que ser una persona
bien capacitada y debe tener una mente abierta para cualquier acontecimiento que
se le presente durante su trabajo, debe estar convencido que su trabajo es de
suma importancia, as como tambin tener pleno conocimiento de lo que realiza,

25

debe ser una persona paciente y tolerante la cual debe de ejecutar su trabajo
mediante una serie de pasos lgicos hasta llegar a la conclusin del mismo.
El Auditor tiene la virtud de or y revisar cuentas; se encarga de llevar a cabo la
evaluacin de normas, controles, tcnicas y procedimientos que se tienen
establecidos en una empresa para lograr la confiabilidad, oportunidad, seguridad y
confidencialidad de la informacin obtenida de las entidades; sin embargo su
estudio debe estar encaminado a un objetivo especfico que es el de evaluar la
eficiencia y eficacia con que se est operando para que, por medio de ste se
puedan tomar cursos alternativos de accin, y se tomen decisiones que permitan
corregir los errores, en caso de que existan, o bien, mejorar la forma de actuacin
que la empresa lleva desarrollando hasta ese momento.

1.13 Perfil del Auditor


El Auditor es aquella persona profesional, independiente que, con base en su
examen revisa, examina y evala los resultados de la gestin administrativa y
financiera de una dependencia o entidad con el propsito de informar o dictaminar
acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para
mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeo.

Es importante recalcar que no cualquier individuo es capaza de llevar a cabo sus


funciones, esto se debe primordialmente a que se requiere de cierta preparacin,
conocimientos y una formacin que demanda capacidad y experiencia para as
brindar orden e imprimir coherencia a su labor.

El Auditor que es seleccionado para llevar a cabo un proyecto de auditora


administrativa debe contar con una preparacin acorde con los requerimientos que
sta exige, de forma que le sea posible interactuar de manera natural con todos
los mecanismos de estudio que sern requeridos durante su estudio.

26

1.13.1 Formacin Acadmica


De acuerdo con diversos estudiosos de la materia (Enrique Benjamn Franklin F.
,2004, Giovanny E. Gmez ,2001, Robert J. Thierauf ,1999) estudios a nivel
tcnico, licenciatura o postgrado en Administracin, Informtica, Comunicacin,
Ciencias Polticas, Administracin Pblica, Relaciones Industriales, Ingeniera
Industrial, Psicologa, Pedagoga, Ingeniera en Sistemas, Contabilidad, Derecho,
Relaciones Internacionales y Diseo Grfico.

Otras especialidades como Actuara, Matemticas, Ingeniera y Arquitectura,


pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que les
permita intervenir en el estudio.

1.13.2 Formacin Complementaria


Instruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de
diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.

1.13.3 Formacin Emprica


Conocimiento resultante de la implementacin de Auditoras en diferentes
instituciones sin contar con un grado acadmico. Adicionalmente, deber saber
operar equipos de cmputo y de oficina, y dominar l o los idiomas que sean parte
de la dinmica de trabajo de la organizacin bajo examen.

Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al Auditor adquirir la


madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y
justa.

Entre los conocimientos idneos del Auditor para contribuir a la preparacin y


realizacin de la auditora destacan:

Administracin general e internacional


27

Teora de la organizacin

Metodologa de investigacin

Metodologa para el desarrollo de estudios organizacionales

Anlisis y diseo de estructuras organizacionales

Sistemas y procedimientos

Empowerment

Planeacin estratgica

Sistemas de informacin

Correlacin

Reingeniera

Finanzas

Teora de las decisiones

Inteligencia emocional

Mercadotecnia

Modelos de inventario

Costos

Presupuestos

Control total de calidad

Benchmarking

Programacin lineal

Desarrollo organizacional

Liderazgo

Comercio internacional

Innovacin tecnolgica

1.13.4 Tipos de Auditores


Se puede establecer que existen tres tipos de Auditores: los independientes o
externos, internos y del gobierno.

28

Una de las caractersticas sobresalientes de la posicin del Contador Pblico es la


independencia. El trabajo de Auditora, es elaborado reservndose el derecho de
hacer un examen de los mtodos y la extensin que l considere adecuados.
Los Auditores independientes no son propietarios de la entidad a la cual prestan
sus servicios; y a pesar de que el cliente paga honorarios por sus servicios, ste
no sigue instrucciones detalladas; el Auditor independiente tampoco es un
empleado de la entidad, sin embargo, contrae determinadas responsabilidades
hacia los usuarios interesados que confan en su opinin o dictamen.
Las prcticas de Auditoras de estados financieros, hechas por los Auditores
independientes, satisfacen las necesidades de los inversionistas y acreedores y
los requisitos de organismos reguladores.
Debido a la posicin con la que cuenta el Auditor Pblico independiente existen
dos caractersticas esenciales para el xito de un Contador o una firma de
contadores: la integridad y vigilancia. Base de una buena reputacin profesional.
A diferencia de los auditores independientes o externos, los auditores internos son
empleados de la entidad, cuyo propsito es la revisin y evaluacin de lo
adecuado y exacto del control interno de la entidad. As como tambin el poder
dedicar

su

atencin

problemas

administrativos

operacionales,

que

generalmente se encuentran fuera del rea de trabajo de los auditores externos.


Su objetivo es ayudar a los administradores de la organizacin en lo que
concierne a la delegacin de responsabilidades.
Los auditores de gobierno son empleados de las dependencias de gobierno a nivel
federal, estatal o local.
Dentro de este tipo de auditores encontramos la prctica de la auditora interna
que se da cuando es la de la dependencia o departamento del gobierno que los
emplea, y actan como auditores externos cuando auditan a los receptores de los
recursos del gobierno.

29

1.13.5 Habilidades y Destrezas del Auditor Administrativo


En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o prctica, el equipo
Auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo,
referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones
intrnsecos a su carcter.

La expresin de estos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el


deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se
d a la tarea de cumplir con el papel de Auditor, sea poseedor de las siguientes
caractersticas:

Actitud positiva.

Estabilidad emocional.

Objetividad.

Sentido institucional.

Saber escuchar.

Creatividad.

Respeto a las ideas de los dems.

Mente analtica.

Conciencia de los valores propios y de su entorno.

Capacidad de negociacin.

Imaginacin.

Claridad de expresin verbal y escrita.

Capacidad de observacin.

Iniciativa.

Discrecin.

Facilidad para trabajar en grupo.

Comportamiento tico.

30

1.13.6 Experiencia
Una de las caractersticas fundamentales que se deben considerar en el Auditor,
es su experiencia personal, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y
diligencia profesionales que empleara y la profundidad con que emitir sus
observaciones.
Por la naturaleza de la funcin a desempear, existen varios campos que tiene
que dominar:

Conocimiento de las reas sustantivas de la organizacin

Conocimiento de las reas adjetivas de la organizacin

Conocimiento por esfuerzos anteriores

Conocimiento de casos prcticos

Conocimiento derivado de estudios organizacionales de otra naturaleza

Conocimiento personal basado en elementos diversos

1.13.7 tica Profesional

Tenemos que entender que uno de los aspectos ms relevantes en el desarrollo


profesional, es el relativo a la tica. La tica profesional del Auditor, se refiere a la
responsabilidad del mismo para con el pblico, hacia los clientes y colegas y los
niveles de conducta mximos y mnimos que debe poseer.

La tica desde un punto de vista organizacional, puede ser definida como los
principios morales y las normas que orientan el comportamiento en el mundo de
los negocios. Estos forman parte de los cdigos de tica que los colegios de
profesionales e instituciones preparan, a los cuales se tiene acceso durante el
periodo de formacin acadmica y, posteriormente, en el transcurso de la vida
productiva.

31

Finalmente, podemos entender a la tica como un elemento primordial para la


Auditora Administrativa, ya que todas las acciones de un Auditor, deben de
sustentarse en ella. Si bien el impacto y la credibilidad de su trabajo dependen de
la precisin y calidad de sus resultados, invariablemente tendr que avalarlo con
una conducta tica.

1.14 Responsabilidad de su Ejercicio


El Auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y
criterio para determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en
una Auditora, as como evaluar los resultados y presentar los informes
correspondientes.

Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en:

Preservar la independencia mental

Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional


adquiridas

Cumplir con las normas o criterios que se le sealen

Capacitarse en forma continua

Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten


credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonoma e imparcialidad al
participar en una Auditora.

Es conveniente sealar, que los impedimentos a los que normalmente se puede


enfrentar son: personales y externos.

Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen especficamente en el


auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeo, (Enrique Benjamn
Franklin F. ,2004) destacando las siguientes:
32

Vnculos

personales,

profesionales,

financieros

oficiales

con

la

organizacin que se va a auditar

Inters econmico personal en la Auditora

Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas

Relacin con instituciones que interactan con la organizacin

Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o anti-tica

Los segundos estn relacionados con factores que limitan al Auditor a llevar a
cabo su funcin de manera puntual y objetiva como son:

Injerencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o metodologa


para la ejecucin de la auditora.

Interferencia con los rganos internos de control

Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la Auditora

Presin injustificada para propiciar errores inducidos

En estos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se tomen las
precauciones necesarias.

Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin est


sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a
normas profesionales tales como:

Objetividad: Mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular


juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que
obtenga.

Responsabilidad: Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus


encargos oportuna y eficientemente.

Integridad: Preservar sus valores por encima de las presiones.


33

Confidencialidad: Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio


propio o de intereses ajenos
.
Compromiso: Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la
organizacin para la que presta sus servicios.

Equilibrio: No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos.

Honestidad: Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus


propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.

Institucionalidad: No olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y


obedecer a la organizacin a la que pertenece.

Criterio: Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada.

Iniciativa: Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva.

Imparcialidad: No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su


objetividad al margen de preferencias personales.

Creatividad: Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.

El Auditor tiene la responsabilidad de mantener en completa integridad y


objetividad la informacin que se le ha dado de manera confidencial para poder
llevar a cabo los requerimientos que se le han asignados y ofrecer una mejor
calidad de sus servicios con el fin de que la organizacin donde esta
desempeando su labor quede conforme. Y obtener evidencia suficiente, confiable
y til para lograr de manera eficaz los objetivos de la auditora. Y tener
responsabilidades que estn claramente comprendidas en las estipulaciones

34

generales del cdigo de la tica profesional e inculcar normas generales y tcnicas


de su competencia.

1.15 Funciones Principales de un Auditor Administrativo


Entre las principales funciones que lleva a cabo el Auditor Administrativo podemos
encontrar las siguientes:
a) Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias, planes y
programas de trabajo.
b) Desarrollar el programa de trabajo de una auditora.
c) Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una auditora.
d) Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de
los procesos, funciones y sistemas utilizados.
e) Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo.
f) Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de informacin.
g) Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.
h) Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin,
corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.
i) Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan
elevar la efectividad de la organizacin.
j) Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos
y niveles.
k) Revisar el flujo de datos y formas.
l) Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en el
funcionamiento de la organizacin.
35

m) Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina.


Evaluar los registros contables e informacin financiera.
n) Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin continua
de avances.
o) proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar el
cambio organizacional.
p) disear y preparar los reportes de avance e informes de una Auditora.

36

CAPITULO II:
METODOLOGA DE LA AUDITORA
ADMINISTRATIVA

2.1 Metodologa de la Auditora Administrativa


La metodologa de auditora administrativa tiene el propsito de servir como marco
de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de ejecucin se
conduzcan en forma programada y sistemtica, unifiquen criterios y delimiten la
profundidad con que se revisaran y aplicaran las tcnicas de anlisis
administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados.
Tambin cumple con la funcin de facilitar al auditor la identificacin y
ordenamiento de la informacin correspondiente al registro de hechos, hallazgos,
evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones, para su
examen, informe y seguimiento.
Para utilizarla de manera lgica y accesible se ha dividido por etapas, en cada una
de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse para
que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.

2.2 Planeacin
En el actual mundo de los negocios ya no se concibe una empresa sin planes.
Esta necesidad nace de cualquier situacin en la que el futuro es incierto y se
debe actuar sobre la base de hacer previsiones. Al planear se estn definiendo los
objetivos y determinando los medios necesarios para alcanzarlos, lo cual implica la
formulacin de pronsticos para definir el curso de la accin a seguir.
El papel de la Auditora Administrativa es precisamente llevar a cabo una revisin
de los planes mediante un anlisis de sus principales componentes y avaluarlos
en trminos de la eficacia con que contribuyen al logro de los objetivos de la
empresa.
38

La planeacin refiere los lineamientos de carcter general que norman la


aplicacin de la Auditora Administrativa, para garantizar que la cobertura de
factores prioritarios, las fuentes de estudio, la investigacin preliminar, el proyecto
de auditora y el diagnostico preliminar sean sufrientes, pertinentes y relevantes.

2.2.1 Objetivo
La planeacin de la Auditora Administrativa tiene como objetivo el determinar las
acciones que se deben realizar para instrumentarla en forma secuencial y
ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para
alcanzar en tiempo y lugar los objetivos establecidos.

2.2.2. Investigacin Preliminar


Para llevar a cabo un correcto desarrollo del proceso que requiere la planeacin,
se requiere de un reconocimiento o investigacin preliminar para determinar la
situacin administrativa de la organizacin.
Esto conlleva la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin del
campo de trabajo, y toda clase de documentos relacionados con los factores
predeterminados, as como el primer contacto con la realidad. Lo que puede
provocar una reformulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o
tiempos de ejecucin.
Asimismo, perfilar algunos de los problemas que podran surgir y brindar otra
perspectiva. Tal acercamiento inicial demanda de mucha precisin, ya que la
informacin tiene que analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar
confusin en la interpretacin de su contenido.
Para realizar esta tarea en forma adecuada es conveniente tomar en cuenta los
siguientes criterios:

39

Determinacin de las necesidades especificas

Identificacin de los factores que requieren de atencin

Definicin de estrategias de accin

Jerarquizacin de prioridades en funcin del fin que se persigue

Descripcin de la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores.

Especificacin del perfil del auditor

Estimacin del tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo
definido.

2.2.3. Preparacin del Proyecto de Auditora


Una vez hemos recabado toda la informacin preliminar, se debe proceder a
seleccionar la necesaria para instrumentar la auditora, la cual incluye dos
apartados: la propuesta tcnica y el programa de trabajo.
La propuesta tcnica contendr (Enrique Benjamn Franklin F. ,2004):

Naturaleza: tipo de auditora que se pretende realizar

Alcance: rea(s) de aplicacin

Antecedentes: recuento de auditoras anteriores

Objetivos: logros que se pretenden alcanzar

Estrategia: ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin


de recursos.

Justificacin: demostracin de la necesidad de instrumentarla

Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin

Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos

Costo: estimacin global y especifica de recursos financieros necesarios

Resultados: beneficio que se espera obtener

Informacin complementaria: material e investigaciones que pueden servir


como elementos de apoyo.

40

El programa de trabajo contendr:

Identificacin: nombre del estudio

Responsable: auditor a cargo de su implementacin

rea: universo bajo estudio

Clave: numero progresivo de las reas, programas o proyectos

Actividades: pasos especficos para captar y examinar la informacin

Fases: definicin del orden secuencial para realizar las actividades

Calendario: fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase

Representacin grafica: descripcin de las acciones en cuadros e imgenes

Formato: presentacin y resguardo de avances

Reportes de avance: seguimiento de las acciones

Periodicidad: tiempo dispuesto para informar avances

Una vez realizada la propuesta y el programa de trabajo, se deber iniciar


formalmente el estudio, y para ello es necesario que la organizacin designe al
auditor o equipo de auditores que estime conveniente, atendiendo a la magnitud o
grado de complejidad de la auditora. La organizacin puede tambin optar por la
contratacin de servicio externo especializado en la materia. Finalmente, existe la
posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la misma
empresa as como personal externo.
Una vez que ha sido definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o
al equipo designado, no solo en lo que respecta al manejo de los medios de
investigacin que sern empleados, sino en todo el proceso para preparar la
aplicacin e instrumentacin de la auditora.
Finalmente para evitar crear falsas expectativas, es de vital importancia que el
equipo de auditores se abstenga de externar comentarios que no tengan un
sustento, o de hacer promesas que no pueda cumplir, apegndose en todo
momento a las directrices de la auditora en forma objetiva.
41

2.2.4 diagnostico preliminar


En esta fase, el diagnostico debe precisar claramente los fines susceptibles de
alcanzar, los factores que se van a examinar, las tcnicas a emplear y la
programacin que va orientar el curso de accin de la auditora.
Teniendo en cuenta lo anterior es necesario que el auditor prevea la realizacin de
una serie de pasos, como lo explica enrique benjamn franklin f. (2004) pg. 64:
1. Enriquecer la documentacin de antecedentes y justificacin de la auditora
2. Afinar el objetivo general
3. Definir objetivos tentativos especficos por rea
4. Complementar la estrategia global
5. Ajustar y concretar el proyecto de auditora
6. Determinar las acciones a seguir
7. Delimitar claramente el universo a examinar
8. Proponer tcnicas para la captacin y el anlisis de la informacin
9. Plantear alternativas de medicin
10. Depurar los criterios para el manejo de papeles de trabajo y evidencias
11. Coadyuvar en el diseo y aplicacin del examen
12. Contribuir en la elaboracin del informe
13. Proponer mecanismos de seguimiento.

2.3 Organizacin
La Auditora Administrativa se encarga de identificar aquellos defectos y
deficiencias que propicien problemas en la administracin de todos los recursos
humanos y materiales de la organizacin.
Esta revisin debe ser exhaustiva, ya que es en esta etapa donde se puede
justificar mejor la Auditora Administrativa al encontrar deficiencias, sugerir
mejoras y proponer mejor uso de los recursos, en fin, dejar bases tiles para una
mejor revisin en las fases de direccin y control.
42

2.3.1. Caractersticas de la Organizacin


Podemos definir a la organizacin como la agrupacin de las actividades
necesarias

para llevara a cabo los planes, asignando la autoridad y

responsabilidad a quienes tienen a su cargo la ejecucin de dichas actividades. La


organizacin define las relaciones que logran la cohesin entre todos los
esfuerzos tendientes al logro de los objetivos.
El DR. C.P. Fabin Martnez Villegas (2000) pg. 85, considera algunos puntos
que el auditor administrativo debe comprender al llevar a cabo su revisin. Esto
es, que en toda estructura orgnica se debe identificar:

Definicin de las funciones y actividades necesarias para el fiel


cumplimento de los propsitos de la empresa

Integracin de esas funciones y actividades en divisiones o departamentos


con fisionoma e importancias propias, pero coordinadas entre s.

Jerarquizacin de autoridad, de manera que los grupos o individuos


separados por la divisin del trabajo acten coordinadamente.

Definicin de cada puesto, considerado como la unidad especfica menor,


que represente el orden mnimo dentro de un grupo de tareas que deben
ser desempeadas por una solo persona.

2.3.2 Principios de Organizacin


Para cumplir con los fines de la Auditora Administrativa, es de gran importancia el
conocimiento de los principios bsicos que rigen la organizacin, pues estos
servirn de gua en la revisin y solucin de aquellos problemas que s presenten
en las diversas reas que estarn sujetas a estudio.
Dichos principios fundamentales (DR. C.P. Fabin Martnez Villegas (2000) pg.
86) son:

Unidad de mando

Tramo de control
43

Delegacin de autoridad

Divisin del trabajo

Cada uno de estos principios ser explicado brevemente con la finalidad de poder
ampliar el conocimiento referente al tema.
Unidad de mando. Debido a que la unificacin de esfuerzos, la consistencia de
direccin y la efectividad de coordinacin solo se logran cuando un grupo tiene un
solo jefe, este principio exige del auditor un completo entendimiento de lo que es
la autoridad tal como se ejerce realmente en el rea sujeta a revisin, lo cual
implica un conocimiento detallado de las actividades de cada persona.
Para realizar correctamente este principio es necesario que el auditor recurra a
instrumentos tales como el anlisis de puestos y manuales y graficas de
organizacin para que pueda definir claramente la situacin de cada miembro
dentro de la estructura orgnica.
Tramo de control. Este principio es un factor que limita el nmero de unidades y
su disposicin en la estructura orgnica. Por ello seala que un jefe solo debe
tener el numero de subordinados que pueda controlar eficientemente, a su vez
sostiene que a mayor numero de subordinados reporten a un jefe, mayor dificultad
encontrar ste en dirigirlos.
El auditor en su estudio debe tratar de determinar el nmero ptimo de
subordinados, teniendo presente que tanto el aumento como la disminucin del
tramo de control tiene consecuencias indeseables como una falta de direccin y
control de los propios subordinados.
Delegacin de autoridad. En cualquier tipo de organizacin, como en cualquier
grupo humano, la autoridad es un elemento clave, ya que por medio de ella se da
facultad para exigir a otros que acten en el cumplimiento de los objetivos que se
han fijado.

44

El auditor, al revisar este principio, debe hacerlo considerndolo conjuntamente


con el tramo de control y no en forma separada, ya que en cierta forma la
delegacin de autoridad es una derivacin del tramo de control.
Divisin del trabajo. Este principio parte de que el trabajo y las obligaciones
deben descomponerse para poder ser desempeadas por varias personas y as
aprovechar las ventajas de la especializacin mientras que a su vez considera las
desventajas que presenta la divisin del trabajo, un ejemplo de esto es que el
trabajo demasiado sencillo o rutinario puede resultar montono y sin inters para
quienes lo ejecutan.
Por ltimo, es conveniente dejar asentado que la divisin del trabajo debe
disearse para cada empresa de acuerdo a sus caractersticas particulares y los
recursos con que cuente.
El criterio que debe seguir el auditor administrativo es que esos principios deben
cumplirse eficientemente para y conforme a lo que se ha planeado.

2.4 Direccin
Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas
esenciales. La relacin y el tiempo son fundamentales para las actividades de la
direccin. La direccin debe de saber cmo es el comportamiento de la gente
como individuos y cuando estn en grupos y entender la forma en cmo operan
los diferentes tipos de estructura.

La principal caracterstica de la direccin es que es la fase en la que quien dirige


est

dinmicamente

en

contacto

con

sus

subordinados,

guindolos

supervisndolos hacia la consecucin de las metas que les ha fijado.

45

2.4.1. Importancia.

La direccin es de vital importancia, porque de la calidad con que se lleve a cabo


depender a su vez que se realicen los planes, ms aun cuando mediante la
delegacin de autoridad desde el nivel jerrquico ms alto hasta el ms bajo, las
decisiones se traducen en realidades materiales. As pues, un jefe se reserva la
facultad de planear y organizar, sin embargo, para que sea efectivo l debe lograr
que sus subordinados ejecuten y materialicen el contenido de sus planes mediante
su precisa direccin.

2.4.2. Factores que Intervienen en la Direccin


Para realizar una buena Auditora Administrativa existen factores que deben ser
tomados en cuenta como lo son las relaciones humanas y la comunicacin.
El auditor debe obtener una visin ms real acerca de las relaciones humanas que
se practican, la cual evidentemente tendr un aspecto subjetivo, pero tambin
validez para conocer las fallas cuyas causas sean identificadas en las relaciones
entre el personal de la empresa.
Indudablemente el elemento humano siempre presentara una serie de problemas
difciles de evaluar. Sin embargo, el auditor administrativo debe guiarse por
cualquier indicio a mejorar las situaciones desfavorables que existan en el rea de
relaciones humanas.
Teniendo en cuenta la importancia de las relaciones entre los miembros del equipo
que llevara a cabo la evaluacin, es necesario contar con una buena
comunicacin, pues es el medio a travs del cual se est en contacto para guiar y
supervisar a los empleados y obreros, as como para que el jefe conozca el
resultado de sus decisiones. Por esto la Auditora Administrativa no debe ignorar
las comunicaciones existentes en la empresa.

46

2.5. Control
Es evidente que el ejercicio de control tiene como fundamento la planeacin, la
organizacin y la direccin, de las cuales depender la efectividad de los
diferentes controles. El auditor administrativo, al haber revisado esas funciones,
tambin ha hecho avances en la revisin de los controles, ya que estos tienen
como elementos los puntos siguientes:
1. Definicin de objetivos
2. Fijacin de polticas adecuadas
3. Programas de accin precisos
4. Sistemas y procedimientos eficientes
5. Estructura orgnica adecuada
6. Buena prctica de relaciones humanas
7. Comunicaciones eficientes
8. Registros y formas adecuadas
No obstante que el auditor haya revisado los puntos anteriores y que
indirectamente significan una revisin de los controles, estos tambin deben ser
examinados directamente desde los puntos de vista siguientes:
Fases de control. Todo control se desarrolla por medio de fases perfectamente
definidas, mismas que el auditor administrativo debe revisar junto con todos
aquellos elementos que estn ntimamente relacionados.
En la revisin de los controles, el auditor administrativo debe llegar al fondo de las
causas que han originado desviaciones para poder definir no solo que sucede sino
tambin el por qu, para que de esta forma las correcciones no sean transitorias
sino permanentes. Asimismo, debe percatarse tambin de que los controles estn
actualizados en cuanto a su mecanismo, ya que de estar obsoletos la eficiencia
del control estar disminuyendo.

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Campos del control. Este se refiere al campo que los controles cubren, en vista
de que toda actividad puede controlarse con respecto a uno, varios o todos los
campos como son: cantidad, calidad, unidad monetaria y tiempo.
El auditor administrativo debe considerar que un control ser ms efectivo cuando
abarque el mayor nmero de campos; pero desde luego que no es necesario que
cada actividad comprenda cada uno de los cuatro campos, ya que en muchos
casos, un control dar buenos resultados cuando slo comprenda un campo. La
importancia de lo que se quiera controlar ser lo que nos diga cuantos y cuales
campos deben considerarse en un control.

Tipo de control
Control financiero

Campos principales
Unidades monetarias
Cantidad (horas-hombre, horas-maquina, unidades de produccin, etc.)
Tiempo (periodo presupuestal)

Control de costos

Unidades monetarias
Tiempo (costos incurridos en un periodo)

Control de personal

Unidades monetarias (sueldos y salarios)


Cantidad (produccin personal)
Tiempo (horas de trabajo)
Calidad (eficiencia de ejecucin)

Control de produccin

Unidades monetarias (costo de produccin)


Cantidad (volumen de produccin)
Tiempo (produccin en determinado periodo)

Control de ventas

Unidades monetarias (importe de las ventas)


Cantidad (volumen de ventas)
Tiempo (ventas de un periodo)

Control de inventario

Unidades monetarias (costo de artculos)


Cantidad (numero del articulo almacenado)

Control de calidad

Cantidad (nmero de artculos aceptados en un lote)


Calidad (calidad de un producto)

Tabla 2.5. Controles bsicos. Fuente: El contador pblico y la Auditora Administrativa.

48

2.6. Programa de Auditora


Para tener un buen desarrollo de la Auditora Administrativa, al igual que para
otros tipos de auditora, es necesario realizar una formulacin previa de un
programa de trabajo que determine el curso especfico de accin que se habr de
seguir. El programa es un plan detallado que seala los diferentes pasos por
seguir, el nmero y calidad del personal que se asignara al trabajo, los medios que
se utilizaran y los lineamientos generales a que habr de sujetarse el trabajo del
auditor, ya que este le proporciona un ordenamiento adecuado y un medio que le
da la seguridad sobre el cumplimiento de los puntos contenidos en su plan, para
salvaguardarlo de que no se omitir ningn punto de la revisin.
Cada programa de auditora debe estar diseado especficamente para cada
empresa, y como es de suponerse, el programa de auditora administrativa se
disea de acuerdo a las condiciones particulares del negocio y al alcance de la
propia auditora y principalmente, del objeto de la misma. Esto mismo hace que la
programacin de una Auditora Administrativa no pueda ni deba hacerse en
abstracto, ya que como cada trabajo tiene caractersticas y peculiaridades propias,
los procedimientos generales de este tipo de auditora se adaptan a las
condiciones que prevalecen en cada situacin particular.
Para cada trabajo especifico, existen condiciones particulares que son las que
modifican la forma como se realice la revisin administrativa. Las principales
condiciones son (DR. C.P. Fabin Martnez Villegas (2000) pg. 126):

El objetivo principal de la Auditora Administrativa.

Los objetivos particulares de cada etapa de trabajo.

Las limitaciones a que est sujeta la auditora.

Las caractersticas particulares de la empresa.

Cabe mencionar que no es absolutamente necesariamente que todo el trabajo se


programe en todos sus detalles antes de emprender cualquier fase del mismo. El
auditor siempre debe tener una visin general del trabajo a desarrollar, de tal

49

forma que cuente con un medio que le sirva de gua para llevar a cabo la revisin
con la mxima eficiencia.
Un programa de auditora administrativa no debe ser rgido e infranqueable, sino lo
suficientemente flexible para hacer frente a circunstancias no previstas o a
elementos no conocidos que exijan hacer variaciones o ampliaciones a los
programas de trabajo establecidos inicialmente.
As pues, el primer paso para la formulacin del programa de auditora
administrativa es conocer y definir su objeto en razn de la empresa en la cual se
va a desarrollar. Solo hasta conocer el objetivo de la Auditora Administrativa se
podr desarrollar el programa adecuado que sea la gua que marque el trabajo a
realizar.
Es muy conveniente que el auditor en jefe y sus colaboradores revisen
detenidamente el programa de trabajo que se piensa realizar con el objeto de
mejorarlo y unificar criterios entre los miembros del grupo que realizaron la
revisin administrativa.

2.6.1. Ventajas del Programa de Auditora

Es la experiencia del Auditor, el que se encarga de dar las pautas y aspectos


necesarios e importantes a ser tomados en el programa de Auditora que elabora
para poder realizar un trabajo Profesional determinado.

El programa de Auditora bien elaborado, ofrece las siguientes ventajas:


1. Fija la responsabilidad por cada procedimiento establecido.
2. Efecta una adecuada distribucin del trabajo entre los componentes del
equipo de Auditora, y una permanente coordinacin de labores entre los
mismos.
3. Establece una rutina de trabajo econmico y eficiente.
4. Ayuda a evitar la omisin de procedimientos necesarios.
50

5. Sirve como un historial del trabajo efectuado y como una gua para futuros
trabajos.
6. Facilita la revisin del trabajo por un supervisor o socio.
7. Asegura una adherencia a los Principios y Normas de Auditora.
8. Respalda con documentos el alcance de la Auditora.
9. Proporciona las pruebas que demuestren que el trabajo fue efectivamente
realizado cuando era necesario.

2.6.2. Contenido del Programa


Teniendo en cuenta de que no podemos disear un programa rgido que pueda
aplicarse a todo tipo de empresas y circunstancias, s podemos enunciar los
principales puntos que debe contener un buen programa (DR. C.P. Fabin
Martnez Villegas (2000) pg. 128):
1. Datos generales de la empresa.
2. Objeto de la Auditora Administrativa.
3. reas especficas que sern objeto de revisin.
4. Tiempo estimado para la realizacin del trabajo.
5. Descripcin de la informacin que debe obtenerse.
6. Relacin de las fuentes de donde se obtendr la informacin.
7. Personal necesario y caractersticas tcnicas de cada uno de sus
miembros.
8. Trabajos especficos que cada persona realizar y tiempo que consumir.
9. Facilidades materiales y tcnicas de que se podr disponer.
10. Con quien o quienes debern discutirse los problemas que requieran
inmediata atencin.
11. A quien o quienes se les deben proporcionar informes de los resultados de
la Auditora Administrativa.
12. Secuencia lgica, cronologa y funcional que deber seguir la revisin.
13. Contexto general que guiara la revisin en su aspecto tcnico.

51

Todos los puntos son importantes, sin embargo, es el ltimo de estos el que nos
dar la pauta para hacer la evaluacin de toda situacin administrativa. Es este el
punto que deber desarrollarse ampliamente, basado principalmente en las fases
del proceso administrativo, ya que los elementos de cada funcin administrativa
nos darn un ordenamiento para realizar metdicamente la auditora de la
administracin de la entidad a evaluar.

Trabajos preliminares
Entrevistas, platicas telefnicas, correspondencia, lista de puntos a definir,
propsito de la auditora.
Contratos de servicios profesionales
Tipo de auditora, honorarios, tiempo de la auditora, condiciones y limitaciones,
facilidades.
Informacin general de la empresa
Caractersticas jurdicas, operacin, organizacin, funcionarios principales,
diagramas de organizacin, manuales de organizacin, reglamentos.
Fuentes de informacin
Formas de papelera, archivos, lugares de trabajo, personal que se entrevistar,
otros registros, externa.
Personal que se empleara
Auxiliares, analistas, supervisores, especialistas, otros.
Facilidades que proporcionara la empresa
Personal, local, instrumentos, equipo, discusin de problemas.
Secuencia de la auditora
Funciones, departamentos, secciones, puestos.
Formulacin de cuestionarios
De aspectos administrativos, aspectos tcnicos, departamentales, seccionales,
otros.
Entrevistas
Director general, gerentes, supervisores, obreros, empleados.
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Tcnicas
Tipos de diagramas, tcnicas matemticas, tcnicas de ingeniera industrial, otras
Informe de auditora
Consejo de administracin, director general, gerentes, supervisores, otros
Plan de reorganizacin
Diagramas, manual de organizacin, equipo, personal, fecha de iniciacin, tiempo

Tabla 2.6.2. Contenido de un programa de auditora. Fuente: Auditora administrativa.

2.7. Recoleccin de Datos


Cuando finalmente se ha formulado el programa de trabajo, ya se est en
posibilidad de iniciar la siguiente etapa, que es la de obtener informacin,
recopilando el mayor numero de datos acerca del rea objeto de la auditora
administrativa. La informacin debe referirse a todos los factores que afecten la
funcin, departamento, divisin o rea examinada, como son: influencias externas,
economas, legales, sociales, de trabajo, de estructura, acatamiento de las
polticas, exactitud y confiabilidad en los controles, procedimientos de operacin,
medios de informacin, entre otros.
El auditor debe obtener la informacin metdica y ordenadamente, buscando
siempre que sea digna de confianza y est debidamente actualizada. Para ello
requiere de hechos relevantes sobre los cuales fundamentar conclusiones y
recomendaciones, por lo cual tendr que acudir a las mltiples fuentes de
informacin que se encuentren dentro de la empresa: registros, manuales,
mtodos y procedimientos de operacin, equipo, utilizacin de personal, etc.
Adems tendr que obtener todos los detalles de aquellas personas que conozcan
mejor la situacin en estudio.

53

2.7.1. Medios de Recoleccin


La recoleccin de la informacin debe hacerse por los medios adecuados, de
manera que el auditor obtenga datos claros, completos y suficientemente
detallados para integrar la red de informacin en que habr de fundamentar su
estudio. Los principales medios de que puede valerse son (C.P. Fabin Martnez
Villegas (2000) pg. 134 y Enrique Benjamn Franklin F. (2001) pg. 64):
Inspeccin y observacin: cuando se necesite informacin acerca de las
instalaciones de la planta, de las oficinas, arreglo fsico de los almacenes o
ubicacin de la planta, el auditor debe inspeccionarlos personalmente tomando
nota de todos aquellos hechos relevantes y necesarios para su estudio.
El auditor debe obtener toda la informacin que crea pertinente acerca del objeto
de su estudio, y de ser posible trazar graficas o diagramas que posteriormente
procurara verificar y mejorar.
Revisin de documentos y archivos: el auditor obtendr valiosa informacin de
documentos, formas, manuales, circulares aplicables al caso en estudio. El auditor
debe pedir copias de la informacin documentada que necesite, obtener juegos de
cada forma en uso y tomar datos relativos al orden que siguen los diferentes
trmites y procedimientos.
Acceso a redes de investigacin: el acceso a redes, permite detectar
informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados,
organizacionales del sector o ramo, entre otras, va internet, internet o extranet,
adems de mantener una situacin interactiva con el entorno.
Entrevistas: consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas
orientadamente para obtener informacin y tiene por objeto obtener informacin de
las personas enteradas de la situacin vigente y de los problemas que se
estudian. Sirve para confirmar y aclarar la informacin obtenida por otros medios.
Cuestionarios: estos sirven como gua para buscar contestacin a interrogantes
acerca del rea en revisin. Las necesidades especficas y las circunstancias
54

particulares del rea bajo examen darn la pauta para formular los cuestionarios
adecuados.
Cdulas: se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el
propsito de la auditora. Estn conformadas por formularios cuyo diseo
incorporan casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su
contenido para su revisin y anlisis. No obstante, si en el curso de la revisin se
advierten situaciones de las que se pueda inferir la existencia de irregularidades,
las pruebas debern ampliarse hasta conseguir evidencia suficiente.

2.7.2. Papeles de Trabajo


Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor
habr de incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos y
argumentos para respaldarlo; adems, apoyan la ejecucin y supervisin del
trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos
referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos,
transacciones o situaciones detectadas.
El auditor debe preparar y considerar los papeles de trabajo, cuya forma y
contenido dependen de las condiciones de aplicacin de la auditora, ya que son el
testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.

2.8. Medicin
Para poder consolidar toda la informacin obtenida, es necesario que los hechos
se puedan evaluar relacionndonos con una medida, la cual parte de los
indicadores establecidos por el proceso administrativo y de los elementos
especficos, as como del propsito estratgico y atributos fundamentales
asociados con uno y otro.

55

La eleccin y el uso de las escalas de medicin estn vinculados con las normas y
directrices acordadas para aplicar la Auditora Administrativa; aunque su variedad,
alcance y precisin dependen tambin de las acciones que de manera particular
ejerza el auditor, por lo que es necesario que las integre de manera racional y
congruente.

2.9. Verificacin de la Informacin


Una responsabilidad de la Auditora Administrativa es determinar qu es lo que s
est haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la
practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable
del rea o el supervisor piensan que est ocurriendo.
La evidencia representa la comprobacin fehaciente de los hallazgos durante el
ejercicio de la auditora, por lo que construye un elemento relevante para
fundamentar los juicios y conclusiones que formula el auditor.
Por ello, al reunirla se debe prever el nivel de riesgo, incertidumbre y conflicto que
puede traer consigo, as como el grado de confiabilidad, calidad y utilidad real que
debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se apegue en todo
momento a la lnea de trabajo acordada, a las normas en la materia y a los
criterios que durante el proceso de ejecucin vayan surgiendo.
El auditor debe integrar los datos que ha recopilado aisladamente de manera que
tenga la secuencia operativa y cronologa de las operaciones, para no llegar a
resultados equivocados debido a informacin igualmente equivocada. Es
necesario llevar a cabo una verificacin de los datos que se estn obteniendo y
para eso se debe pedir al mismo personal que proporcion la informacin que
ayude al auditor a evaluar la exactitud de los datos, antes de que sean registrados
en definitiva y analizados posteriormente.

56

2.10. Registro de la Informacin


Los datos que el auditor obtiene deben registrarse ordenadamente para hacer ms
objetiva la informacin y facilitar el anlisis de las actividades o acciones que se
encuentren bajo estudio. En esta etapa es cuando surge la necesidad de contar
con instrumentos que nos muestren objetivamente la situacin que se examina y
que faciliten la obtencin de hechos, localizacin de problemas y proposicin de
soluciones que siempre nos lleven a una mejora.
El registro de datos puede hacerse mediante las diversas tcnicas e instrumentos
con que cuenta la Auditora Administrativa.
Entre los principales instrumentos que se manejan debido a que pueden ser
elaborados sin necesidad de especializacin, adems de ser sumamente prcticos
en una Auditora Administrativa, podemos encontrar (DR. y C.P. Fabin Martnez
Villegas. ,2002):
1. Diagrama de organizacin
2. Carta de actividades
3. Diagrama linear de responsabilidades
4. Carta de distribucin de actividades
5. Diagrama de flujo

2.10.1 Diagramas de Organizacin


Los diagramas de organizacin son instrumentos valiosos que permiten tener un
panorama general de una estructura orgnica, ya sea de toda la empresa o de un
departamento o seccin en particular. Es por medio de este tipo de diagramas
que, el auditor tiene la posibilidad de apreciar las relaciones que en teora existen
en una organizacin pero que, en la realidad, pueden no responder a las
formalidades establecidas.
Estos diagramas, permiten al auditor estudiar entre otros, elementos de una
estructura orgnica como lo son las funciones principales, los canales de
57

comunicacin, los niveles jerrquicos, el campo de autoridad de cada jefe, las


relaciones de cada unidad orgnica, etc. Mientras que a su vez son tiles para
auxiliar estudios tales como los sistemas de contabilidad por reas de
responsabilidad, sistemas de control presupuestal y sistemas integrales de
informacin.
En el caso de que en la empresa o rea a estudiar no exista el diagrama de
organizacin, el auditor tendr que construirlo, para lo cual, deber tomar en
cuenta la magnitud de la empresa o en su caso la seccin a estudiar.
El diagrama de la organizacin formal servir de base para emprender estudios
que lleven a cualquier cambio que signifique mejoras para la empresa. Dichos
estudios deben hacerse en conjunto con otros instrumentos tales como Manuales
de Organizacin, Diagramas Funcionales y Carta de Actividades.

2.10.2 Carta de Actividades


Para la realizacin de una serie de actividades con un propsito comn, es normal
que en una empresa se requiera de la participacin de personal que depende de
varios departamentos o secciones. El estudio de dichas actividades debe hacerse
considerando el conjunto de empleados y jefes que toman parte, as como los
departamentos y secciones que intervienen. Para poder llevar a cabo este fin, el
auditor debe formular las cartas de actividades que sean necesarias, si es que no
existen.
Este instrumento ayuda a describir las acciones y las obligaciones de cada una de
las personas que intervienen en un conjunto de actividades tendientes a un
objetivo especfico.
Con ayuda de la carta de actividades el auditor podr estudiar la importancia del
objetivo y de las actividades necesarias para alcanzarlo, la intervencin de cada
puesto en las actividades contenidas en el estudio, los departamentos o secciones
que intervienen y las acciones que realiza cada persona.
58

2.10.3 Diagrama Linear de Responsabilidad


Este diagrama permite registrar grficamente la informacin correspondiente el
grado de responsabilidad que tienen quienes estn directamente relacionados en
la ejecucin de varias funciones y actividades, as como los departamentos o
unidades que intervienen.
Por medio de este diagrama, el auditor tendr informacin similar a la que
proporcionan el diagrama de organizacin y las cartas de actividades. La ventaja
de este tipo de diagrama es que es una representacin grafica que permite
presentar informacin fcil de estudiar.

2.10.4 Carta de Distribucin de Actividades


Este instrumento permite conocer y estudiar una serie de actividades que se
desarrollan en un departamento o seccin, junto con el personal que las ejecuta e
incluyendo tambin el factor tiempo.
La carta de distribucin de actividades se elabora a partir de la informacin
obtenida por el auditor, de acuerdo a los siguientes pasos:
1. Hacer una lista en forma general de las actividades que se desarrollan en
los distintos puestos de la unidad orgnica sujeta a examen.
2. Hacer una lista de tareas o labores asignadas a cada persona indicando el
tiempo que cada una dedica a ellas.
La utilidad de este tipo de instrumento radica en que el auditor puede hacer su
estudio desde los siguientes puntos de vista:
1. Al analizar la carta, puede estudiar los volmenes de trabajo, distribucin de
labores, etc., lo cual permite conocer si no existe duplicidad de trabajo,
deficiente utilizacin de especialidades, tiempos de trabajo efectivo, tiempos
muertos, etc., o cualquier otra deficiencia.

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2. Puede estudiar el costo de las actividades que se llevan a cabo, lo cual


permite hacer una serie d estudios de tipo econmico, tales como
determinar el costo de cada operacin, costo de tiempos muertos, fijacin
de sueldos y salarios, etc., situaciones que, cuando son deficientes,
siempre repercuten en los resultados financieros de la empresa.

2.10.5 Diagramas de Flujo

Los diagramas de flujo le permiten al auditor representar grficamente la


secuencio operativa y cronolgica que siguen los procedimientos. Estos
diagramas proporcionan informacin objetiva, ms fcil de estudiar y hacer
comparaciones entre los procedimientos existentes y los mejorados que se
proponen.
Es importante hacer hincapi en que la preferencia que se tenga al utilizar una
tcnica o instrumento en vez de otro, depender del auditor, quien solamente debe
guiarse por los resultados y beneficios que busque, los cuales se derivarn del
medio que elija.

2.11. Supervisin del Trabajo


Para tener la seguridad de que se sigue y respeta el programa aprobado, es
necesario ejercer una estrecha supervisin sobre el trabajo que realizan los
auditores, delegando la autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y
capacidad.
De esta manera, a medida que descienda el nivel de responsabilidad, el auditor
que encabece una tarea, tendr siempre la certeza de dominar el campo de
trabajo y los elementos de decisin para vigilar que las acciones obedezcan a una
lgica en funcin de los objetivos de la auditora.
60

La supervisin, en las diferentes fases de ejecucin de la auditora, comprende


(Enrique Benjamn Franklin F. (2001) pg. 72):

Revisin del programa de trabajo

Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores

Aclaracin oportuna de dudas

Control del tiempo invertido en funcin del estimado

Revisin oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo

Revisin final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de


que estn completos y cumplen con su propsito

2.12 Examen
El examen de los factores de la auditora consiste en dividir o separar sus
elementos componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen
de su comportamiento, sin perder de vista la relacin, interdependencia e
interaccin de las partes entre s y con el todo, y de estas con su contexto.
El auditor debe llevar a cabo este examen en forma lgica determinando el
propsito, buscando relaciones, verificando los diferentes pasos que siga el rea
bajo estudio, con el objeto de tener una clara comprensin de lo que es sujeto de
anlisis y pensando que el objetivo de la Auditora Administrativa es: eliminar la
prdidas y deficiencias, mejorar los sistemas, procedimientos y mtodos de
operacin, mejorar los medios de control, desarrollar mejor al personal y utilizar
mejor los recursos.

2.12.1 Propsito del Examen


El examen de los factores de la auditora consiste en dividir o separar sus
elementos componentes para conocer la naturaleza, las caractersticas y el origen

61

de su comportamiento, sin perder de vista la relacin, interdependencia e


interaccin de las partes entre s y con el todo, y de estas con su contexto.

2.12.2 Procedimiento para la Realizacin del Examen


El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico de
problemas, as como de los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de
un cambio (Enrique Benjamn Franklin F. ,2004).
-El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:
-Conocer el hecho que se analiza
-Describir ese hecho
-Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles
-Revisarlo crticamente para comprender mejor cada elemento
-Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificacin seleccionado,
haciendo comparaciones y buscando analogas o discrepancias
-Definir

las

relaciones

que

operan

entre

cada

elemento,

considerado

individualmente y en conjunto
-Identificar y explicar su comportamiento, con el fin de entender las causas que lo
originaron y el camino para su atencin

2.12.3 Tcnicas de Anlisis Administrativo


Las tcnicas de anlisis administrativo constituyen los elementos en el que el
auditor se apoya para complementar sus observaciones, y le posibilitan:

Comprobar cmo se estn ejecutando las etapas del proceso administrativo

Evaluar cualitativa y cuantitativamente los indicadores establecidos


62

Examinar los resultados que est obteniendo la organizacin

Revisar las circunstancias que inciden en los resultados

Verificar los niveles de efectividad

Conocer el uso de los recursos

Determinar la medida de consistencia en procesos especficos

2.12.4 Formulacin del Diagnostico Administrativo


Es un recurso que traduce los hechos y circunstancias en informacin concreta,
susceptible de cuantificarse y cualificarse. Sirve tambin una para disear un
marco global de anlisis; para sistematizar la informacin de la realidad de una
organizacin; para establecer la naturaleza y magnitud de sus necesidades; para
identificar los factores ms relevantes de su funcionamiento; para determinar los
recursos disponibles en la resolucin de problemas; y, sobre todo, para servir
como cause a las acciones necesarias que ofrezcan su atencin efectiva.
El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje, que permite evaluar
tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo
analtico, de la realidad de la organizacin.
De forma que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisin
sustantivos de la auditora, tiene que incorporar diversos aspectos entre los que
podemos encontrar (Joaqun Rodrguez Valencia. ,2003).
1. Descripcin de la organizacin de acuerdo con su situacin actual y su
trayectoria histrica
2. Elementos

probatorios

de la necesidad de ejercer una Auditora

Administrativa
3. Definicin de un objetivo general y objetivos por rea especifica
4. Efecto de la estrategia seguida
5. Consecuencias de la implementacin del proyecto de auditora
6. Nivel de aplicacin del proceso administrativo
63

7. Comportamiento de los elementos especficos que coadyuvan con el


proceso administrativo
8. Efectividad con la que se instrumentan las acciones administrativas
9. Racionalidad con la que se utilizan los recursos
10. Calidad de vida de la organizacin
11. Alternativas de accin para elevar el desempeo organizacional
12. ndole de las relaciones con el entorno
13. Identificacin de tendencias internas y externas
14. Deteccin de oportunidades de mejora

64

CAPITULO III INFORME DE LA AUDITORA


ADMINISTRATIVA Y SU EFECTO EN LA
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LAS
EMPRESAS

3.1 Informe de la Auditora Administrativa


Cuando hemos terminado con la Auditora Administrativa y ya se tiene una
revisin completa de lo que se ha examinado, es cuando se llega a la etapa de
terminar y presentar el informe final, el cual se convierte as, en una gua para
mejorar la administracin de una empresa. El informe servir para informar la
actual situacin administrativa de un negocio y las posibilidades de lograr
superarla, ya que presentar todos aquellos hechos relevantes que tienen efectos
en las prcticas administrativas.
Hay que tener en cuenta que el propio informe de la Auditora Administrativa
mostrar a quienes lo lean, la calidad, el alcance y el desarrollo del trabajo de
quienes ejecutaron dicha auditora. Esto exige que el informe cuente con un claro
y completo contenido de lo que se informa y, a su vez, cuente con oportuna
presentacin para que se puedan tomar medidas inmediatas que en el mismo se
sugieran, claro est que bajo la supervisin del propio auditor.
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer si los
instrumentos y criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales,
y deja abierta la alternativa de su presentacin previa al titular de la organizacin
para determinar los logros obtenidos. Asimismo, permite establecer las
condiciones necesarias para su presentacin e instrumentacin. En caso de una
modificacin significativa, derivada de evidencia relevante, el informe tendr que
ajustarse.

3.1.1 Tipos de Informe


De acuerdo con los objetivos, el informe puede ser de tres clases: expositivo,
interpretativo y de exposicin sistemtica.
66

Un informe es meramente expositivo si se limita a describir determinados hechos,


situaciones o actividades. (Informe las memorias de labores, los informes
financieros de actividades, de avance, entre otros).
El informe interpretativo consiste en una informacin formal, regularmente de
carcter oficial, de las conclusiones y recomendaciones.
El informe es una exposicin sistemtica de los resultados de una investigacin
presentada, producto de un estudio o investigacin; incluye conclusiones y suele
ser de carcter institucional.

3.1.2 Importancia del Informe


El informe de la Auditora Administrativa presenta como su nombre lo indica, la
situacin administrativa que se tenga a una fecha determinada; aunque el informe
de la auditora contable tambin presenta la misma situacin, la importancia del
informe de la Auditora Administrativa radica en que sta a su vez es mucho ms
amplia que la contable, ya que nos informa del comportamiento de la empresa en
forma integral. Esto queda mejor explicado si consideramos que la informacin
proporcionada por esta est basada precisamente en el proceso administrativo.
Planeacin: informa de la posicin que la empresa guarda con respecto al futuro,
lo cual implica informacin sobre sus objetivos, polticas y programas de accin,
sealando como se han logrado y que es lo se espera alcanzar en los ejercicios
venideros.
Organizacin: informa sobre la eficacia de la estructura orgnica y de todos sus
componentes. Indica si los sistemas, procedimientos y mtodos de operacin son
adecuados o se pueden mejorar. Asimismo, informa de la fijacin de
responsabilidades y de las reas de autoridad del elemento directivo, para
determinar si son adecuadas para conformarse al desarrollo de los planes.

67

Direccin: informa sobre la actuacin de todo cuerpo administrativo, indicando si


los dirigentes de todos los niveles han alcanzado real y positivamente los
resultados deseados por medio de la direccin acertada de sus subordinados.
Control: informa de como se estn controlando todas las funciones, actividades y
operaciones de la empresa. Asimismo, proporcionan informacin sobre las normas
y estndares para precisar la eficacia de ejecucin. Tambin informa de todas
aquellas desviaciones a los planes originales que requieran inmediata atencin.

3.1.3 Objetivo General del Informe


El objetivo principal de realizar el informe de auditora es el de establecer los
lineamientos generales para dar el adecuado seguimiento de las observaciones
formuladas por el auditor y asegurar su atencin y puesta en operacin.

3.1.4 Lineamientos Generales para la Preparacin del Informe


Existen un nmero de lineamientos generales a desarrollar en cuanto al informe
de auditora (Enrique Benjamn Franklin F. (2001) pg. 89):

Definir las reas en que se comprobara la implantacin de los cambios


propuestos por el auditor, tomando como referencia el informe de la
auditora y las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin.

Considerar la participacin de especialistas cuando se estime que la


aplicacin de las recomendaciones as lo requiere.

Realizar, con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener


evidencia que fundamente la adopcin de las sugerencias del auditor.

Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control


del cumplimiento de estas propuestas en los trminos y fechas
establecidos.

68

Brindar el apoyo necesario a las reas involucradas durante el proceso de


seguimiento e instrumentacin de tales recomendaciones.

Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de las


modificaciones efectuadas de acuerdo con dichas propuestas.

Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en


especial

cuando

existan

cambios

plenamente

justificados

de

las

condiciones que les dieron origen.

Reprogramar las fechas compromiso para implantar las recomendaciones


en los casos en que stas no se hayan adoptado o se hayan atendido
parcialmente.

El auditor comentara con el responsable del rea sujeta a seguimiento las


observaciones determinadas, con el objeto de que se aporten pruebas o
elementos de juicio adicionales que en el desarrollo de la auditora no
fueron expuestos, permitiendo con ello rectificar su opinin.

Si a criterio del auditor se tiene que reportar el seguimiento de


observaciones derivadas de una auditora en proceso, deber adjuntarse al
informe.

Establecer, cuando se justifique, fechas de reprogramacin para implantar


en su totalidad las recomendaciones conforme a los trminos previamente
acordados con el titular de la organizacin.

3.2 Contenido del Informe


En la formulacin del informe es importante tener presente quienes son las
personas que van a recibirlo, para as disearlo en la forma que sea ms
fcilmente comprensible. El diseo y contenido del informe pueden variar de
empresa a empresa, segn sea el tipo de auditora que se realice, su propsito,
las fallas encontradas y las medidas o sugerencias propuestas; no obstante, los
puntos principales que debe contener un informe, son los siguientes (DR. y C.P.
Fabin Martnez Villegas. ,2002):

69

1. Propsito de la auditora
2. Hechos relevantes a nivel de empresa
3. Hechos relevantes de cada departamento o seccin
4. Recomendaciones
5. Conclusiones
6. Anexos

3.2.1 Propsito de la Auditora


En esta parte del informe se tendr que mencionar en forma clara, pero concisa,
cual fue el propsito de la auditora, dando una explicacin breve en lo referente al
trabajo desarrollado, de acuerdo al convenio original y al programa de auditora.
Es importante mencionar que el propsito de la auditora hace el papel a su vez de
protocolo, por ello se hace hincapi en la necesidad de presentarlo con inters
para que provoque la lectura de todo el informe.
Un ejemplo de la idea principal podra ser:
Hemos llevado a cabo una revisin y estudio de la organizacin de la empresa
con el propsito de formular y presentar las sugerencias necesarias para mejorarla
de acuerdo al nuevo plan de administracin, para centralizar todas las operaciones
que hasta la fecha han venido realizando en..

3.2.2 Hechos Relevantes Generales


Conviene destacar en esta parte todos aquellos hechos relevantes y que son
negativos para la empresa, y que por consiguiente requieren medidas correctivas
inmediatas. Es importante tratarlos en orden de importancia, es decir, los ms
importantes deben ir al principio de esta seccin y despus los menos importantes
o que no requieran de una atencin inmediata.

70

En trminos generales podramos decir que esta seccin es la parte ms


importante del informe, pues es aqu donde se resumen las faltas encontradas por
la Auditora Administrativa. Por esa razn es en esta parte donde primeramente se
fijan su atencin quienes reciben el informe.
El auditor debe expresar clara y brevemente aquellas situaciones que merezcan
atencin de los interesados y se refieran al comportamiento general de la
empresa; pero, cuando se crea necesario, pueden ampliarse por medio de
comentarios adicionales, cuadros o graficas e incluirse como anexos, haciendo la
referencia correspondiente.

3.2.3 Hechos Relevantes Departamentales o Seccionales


En esta seccin se informa con mayor detalle que en la seccin anterior debido a
que se explican en concreto todos aquellos hechos que afecten directamente a
cada departamento o seccin en particular. Es conveniente tratar a cada
departamento o seccin por separado indicando las fallas que se encontraron, e
incluir toda aquella informacin que pueda ser de inters tanto para la persona a
quien se dirige el informe, como para el jefe del departamento o seccin
comentada.
Para brindar una mayor claridad y objetividad de la informacin contenida en esta
seccin, tambin pueden incluir en el anexo graficas o cuadros explicativos fciles
de interpretar.

3.2.4 Recomendaciones
El auditor deber anotar en esta parte todas las recomendaciones que
positivamente van a beneficiar a la empresa. Dichas recomendaciones tambin
deben formularse de forma clara y concisa, y a su vez, debern dar una idea

71

general del porque de los cambios y beneficios que se originen una vez aceptados
e implantados.
Algunos ejemplos de recomendaciones podran ser:
Se recomienda que los supervisores del departamento de produccin tomen un
curso de capacitacin para informar sus prcticas en el manejo del personal
Se sugiere la implantacin de un sistema de sugestiones para el personal de
fbrica, ya que esto puede contribuir a obtener mejores mtodos de trabajo
Independientemente

de

que

estas

recomendaciones

puedan

no

ser

comprendidas por el personal de la empresa, deben al menos ser supervisadas


por el auditor hasta su completa aceptacin. Es aqu donde se pueden incluir
algunos comentarios sobre el plan de reorganizacin que se proyecte llevar a
cabo, siempre que antes se hayan discutido y aceptado las recomendaciones
sugeridas.

3.2.5 Anexos
Esta es la ltima seccin del informe, y en ella se deben incluir las graficas,
diagramas, cuadros, formas de papelera y en general todos aquellos datos que
sirven para ampliar o hacer ms clara la informacin contenida en las secciones
anteriores a los anexos.
Con la finalidad de facilitar la lectura e interpretacin de los anexos, estos debern
ser presentados siguiendo el mismo orden en que se desarrollen las secciones
anteriores.

3.3 Presentacin del Informe


Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de
la auditora convocara al grupo auditor para efectuar una revisin de su contenido;
72

en caso de detectar algn aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, realizar


los ajustes necesarios para depurarlo.
Cuando ya se cuente con el informe final, se proceder a su entrega y
presentacin a:

Titular de la organizacin

rgano de gobierno

Niveles directivos

Mandos medios y nivel operativo

Grupo(s) de filiacin, corporativo(s) o sectorial(es)

Dependencia globalizadora (en el caso de instituciones pblicas)

Atendiendo a las normas de funcionamiento, convenios de coordinacin,


convencin sectorial, estrategia y relaciones con el entorno, el informe se puede
hacer extensivo a las instituciones con las que interacta la organizacin, con el
objeto de fortalecer o reconsiderar los criterios para el desarrollo del urbano en
conjunto.
La presentacin del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de
cmputo, lminas o material audiovisual.

3.4 Seguimiento del Informe


Las observaciones que se producen como resultado de la auditora deben de
sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas
detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia.
En este sentido, el seguimiento no se limita a la determinacin de observaciones o
deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento a la organizacin, lo que
hace posible:
El verificar que las acciones realizadas como resultado de las observaciones, se
lleven a la prctica en los trminos y fechas establecidos conjuntamente con el
73

responsable del rea, funcin, proceso, programa, proyecto o recurso revisado, a


fin de alcanzar los resultados esperados.
Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones
Constatar las acciones que se llevaron a cabo para instrumentar las
recomendaciones, y al finalizar la revisin, rendir un nuevo informe referente al
grado y forma como stas se atendieron.

3.4.1 Acciones Especficas


Para examinar el grado de avance en la puesta en prctica de los cambios
sugeridos y sentar las bases para una auditora de seguimiento, se requiere que el
auditor verifique como se efectan, lo cual puede visualizarse desde dos
perspectivas (Enrique Benjamn Franklin F. ,2004):
1. Las recomendaciones se han implantado conforme a programas
2. Tal implantacin se ha realizado fuera del programa
Recomendaciones programadas
1. Asignacin de responsabilidad
2. Factores considerados
3. reas de aplicacin
4. Periodo de realizacin
5. Porcentaje de avance
6. Costo
7. Apoyo y soporte utilizados
8. Resultados obtenidos
9. Impacto logrado
Recomendaciones fuera de programa
1. Desviaciones

74

2. Causas
3. Efectos
4. Alternativas de solucin planteadas
5. Alternativas de solucin aplicadas
6. Acciones correctivas realizadas
7. Calendario de aplicacin

3.4.2 Criterios para la Ejecucin de la Auditora de Seguimiento

Existen algunos criterios que son importantes considerar a la hora de realizar la


ejecucin de la auditora de seguimiento (Enrique Benjamn Franklin F. ,2004):
- Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organizacin referentes
a las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes, con el
propsito de atenderlas en la auditora de seguimiento a realizar.
-Entrevistarse previamente a la ejecucin de esta auditora con los responsables
de las reas involucradas, a fin de obtener un panorama general del avance en la
implantacin de las recomendaciones.
-Especificar el nmero de semanas-hombre que comprender la revisin, el
responsable de la supervisin y los auditores que participarn en la ejecucin.
-Dar prioridad, en la auditora de seguimiento, a la comprobacin del cumplimiento
en los trminos establecidos y fechas programadas en las disposiciones de apoyo
preparadas, la definicin de medidas correctivas y las sugerencias de tipo
preventivo para evitar recurrencia de las observaciones sealadas por el auditor.
-Cuando en la auditora de seguimiento se detecten nuevas irregularidades, se
deber ampliar el alcance de los procedimientos de auditora, con la finalidad de

75

plantear al responsable del rea las recomendaciones necesarias para


subsanarlas y establecer conjuntamente las fechas compromiso.

3.5 Plan de Reorganizacin


El objetivo principal del plan de reorganizacin es llevar a cabo dentro de la
empresa todas aquellas mejoras contenidas en el informe final, una vez que lo
haya discutido y aceptado la administracin y el personal relacionado con esas
mejoras.
El auditor tiene una grave responsabilidad al implantar las mejoras o cambios
sugeridos, ya que estos van a justificar ante su cliente el trabajo desarrollado y, en
consecuencia, el costo de la auditora. Todo esto exige del auditor gran cuidado y
precisin para efectuar los cambios, los cuales deben estar sujetos a un plan para
no incurrir en errores, descuidos o cualquier otra causa que pueda perjudicar en
ltima instancia su prestigio profesional. El programa en cuestin puede seguir los
mismo lineamientos que los sugeridos para el programa de auditora, con la
salvedad de que en este ultimo los resultados que se esperan no se pueden
precisar, puesto que puede haber o no deficiencias que corregir, mientras que en
el programa de reorganizacin ya se sabe con absoluta precisin que mejoras se
van a hacer y cmo se van a implantar.

3.5.1 Aceptacin del Plan


El auditor debe tener presente que las mejoras propuestas no sern aceptadas por
el personal de la empresa hasta que se les demuestre que efectivamente hay
mejora y que estn libres de fallas; por lo tanto, habr que realizar una labor de
convencimiento. Para lograr esto, es indispensable demostrar la necesidad del
cambio, lo cual hace necesario presentar una exposicin detallada en donde se
consignen las deficiencias actuales y las ventajas de los cambios propuestos.

76

El plan de reorganizacin exige ser discutido con los jefes de aquellas reas
donde se van a implantar las mejoras con el objeto de hacer todas las
explicaciones y aclaraciones pertinentes, a fin de que exista un completo
entendimiento de los cambios que se van a efectuar. De esta manera se tendrn
las bases para desarrollar el propio plan de reorganizacin en cuanto a su
secuencia cronolgica y operativa.
Para lograr el convencimiento del plan propuesto, es recomendable que el auditor:
1. Presentar sus proposiciones de forma completa y clara.
2. Hablar con todos aquellos que intervienen y deban intervenir en los
cambios propuestos.
3. Preparar todo lo necesario para hacer un ensayo, ya sea practica o
grficamente.
Es importante que el auditor obtenga la completa aceptacin de los jefes, sobre
todo de los niveles superiores, ya que su apoyo contribuye a influir sobre el
personal de niveles inferiores. En el caso de cambios importantes que afecten a
toda la empresa en conjunto, es necesario obtener la aceptacin formal del
director general e inclusive del consejo de administracin.
Antes de llevar a cabo los cambios, es necesario que el auditor tome todas las
medidas necesarias para evitar temores y oposiciones entre el personal, que
pueden originar el que surjan rumores o apreciaciones derivados de la falta de
entendimiento y finalidad del plan de reorganizacin. Por otra parte, el auditor
debe darse cuenta que el personal de una empresa siempre tiende a oponer
resistencia al cambio, a no aceptar criticas y a desconfiar de lo que no entiende.
El personal de la empresa siempre presenta esas suposiciones porque creen que
su seguridad puede verse afectada, no obstante que los cambios emprendidos
generalmente tienden a beneficiarlos en sus formas de trabajar y aun
econmicamente.

77

El auditor debe poner en prctica una serie de puntos debido a la importancia que
reviste el convencimiento de que los cambios sean aceptados (Enrique Benjamn
Franklin F. ,2004):
EL PROPOSITO DEL CAMBIO DEBE DARSE A CONOCER EN FORMA CLARA
Y ACCESIBLE- las personas presentan mayor resistencia al cambio cuando lo que
se les presenta es ambiguo o utiliza una terminologa que ellos desconocen.
LOS JEFES DEL AREA AFECTADA POR LOS CAMBIOS DEBEN TENER
PARTCIPACION- la naturaleza de las personas los lleva a apoyar aquellos
aspectos en cuya creacin han participado, ya que les es ms fcil seguir las
sugestiones en las cuales han intervenido.
LOS CAMBIOS NO DEBEN FUNDAMENTARSE EXCLUSIVAMENTE EN
RAZONES PERSONALES- el personal solo va a responder de razones
personales cuando se les demuestre que resolvern un problema suyo, de esta
forma alcanzarn un objetivo y obtendrn un beneficio especifico.
DEBEN EXISTIR EFICIENTES COMUNICACIONES SOBRE LOS CAMBIOSaunque un cambio slo se relacione con una o dos personas integrantes de un
grupo, ste debe ser informado completamente acerca del cambio, a fin de dar
una sensacin de seguridad y seguir manteniendo la cooperacin de todo el
grupo.
LOS BENEFICIOS DEL CAMBIO DEBEN BENEFICIAR A QUIENES SALEN
AFECTADOS- aunque solo sea benfico para la empresa, el personal estar a
disgusto si el cambio no les produce un beneficio directo y, ms an, cuando
resienten alguna desventaja en su trabajo.
LOS CAMBIOS DEBEN COMUNICARSE ANTICIPADAMENTE- el plan de
reorganizacin debe comunicarse anticipadamente a las personas que sern
afectadas por l, pues aunque se pueda exigir su aplicacin repentina y brusca, el
personal puede obstruirlos en diferentes formas difciles de advertir.

78

Tomando en cuenta los puntos anteriores, queda claro que el principal problema
para emprender cualquier cambio es particularmente de carcter humano y
constituye el principal obstculo que demanda paciencia y practica de muy buenas
relaciones humanas.

3.5.2 Plazo para la Reorganizacin


Para llevar a cabo una correcta reorganizacin, es importante contar con un plazo
adecuado para que los cambios propuestos se emprendan y puedan llevarse a
cabo, debiendo considerar que los problemas que los propios cambios implican
son entre otros, la conservacin de un buen ambiente entre el personal afectado.
El plazo se puede elegir segn diversas formas de aplicar los cambios en la
organizacin (DR. C.P. Fabin Martnez Villegas (2000) pg. 173):
1. Efectuar absolutamente todos los cambios de inmediato
2. Efectuar los cambios durante un periodo ms o menos corto (1 ao)
3. Efectuar los cambios paulatinamente durante un periodo mayor (ms de un
ao)

En ocasiones donde se requiere de una reorganizacin total de la empresa, tal vez


sea preferible poner en prctica un plan de carcter intermedio entre la estructura
existente y la proyectada, y en el cual se incluyan todos aquellos pasos necesarios
para corregir los defectos o fallas ms importantes en que se ha venido
incurriendo hasta el presente. Hasta que la nueva estructura que de de acuerdo al
plan de reorganizacin.
Los cambios proyectados a corto plazo son aquellos en que la aplicacin vara
entre 6 meses y 1 ao aproximadamente. En este caso, los cambios
fundamentales se introducen de inmediato, pero como resultado de un estudio
previo consultado y comentado con los jefes correspondientes en este caso, la
introduccin de los cambios se complementa con reuniones en que se discuten los
79

distintos puntos de vista de aplicacin prctica y que inclusive puede hacer


modificaciones al diseo original.
En el caso de la introduccin de cambios a largo plazo, se pueden elegir un
periodo mayor de un ao, en el cual frecuentemente el plan se fracciona en varias
partes, con lo cual las modificaciones se llevan a cabo en forma paulatina. Este
sistema constituye de hecho un proceso que no tiene fin y que, procurando causar
los menores trastornos posibles, trata de llevar a la empresa al grado ms elevado
de organizacin.
Es indudable que la eleccin adecuada para efectuar los cambios depender de la
magnitud de los mismos, ya que pueden referirse a toda la organizacin de la
empresa. A las principales funciones o solo a unas cuantas secciones que no
presenten mayores problemas al ser aplicados de inmediato en cualquiera de los
cambios sugeridos. Sin embargo, este procedimiento radical no siempre produce
buenos resultados en virtud de que frecuentemente da lugar a que los jefes
pierdan su seguridad, a que renuncien buenos elementos y, en general, a que se
lesione el espritu de grupo de la empresa.
Tampoco es adecuado ni conveniente hacer que la empresa se acomode de
manera inmediata a una nueva organizacin, ms aun cuando sta forma parte de
los planes a largo plazo del negocio. Sin embargo, pueden aprovecharse
determinadas situaciones que por su naturaleza permitan acelerar al plazo para
llevar a cabo la reorganizacin, como el cambio o llegada de nuevos directivos,
situacin que puede aprovecharse para reestructurar inmediatamente el rea que
le corresponder a ese nuevo funcionario, quien no estar viciado por las practicas
ya establecidas y desaparecern con motivo de la reorganizacin.
La eleccin del plazo ms adecuado para una empresa debe tener en cuenta las
caractersticas personales de los ejecutivos y jefes, as como las necesidades de
la empresa. No necesariamente debe eludirse la posibilidad de aplicar cambios
radicales y completos en forma inmediata, pues en un momento dado puede ser la
mejor solucin. Lo mejor ser medir los beneficios y perjuicios que pueda resentir
80

la empresa en todos sus aspectos segn cada una de las posibilidades que se han
apuntado.

3.6 Funciones del Auditor como Asesor en el Desarrollo de la


Reorganizacin
Es importante hacer hincapi en el papel de asesor que debe desempear el
auditor en el desarrollo del plan de reorganizacin, para lo cual l debe hacer lo
siguiente:
-Contribuir con el personal para que se logre un uso efectivo de los nuevos
sistemas, procedimientos o mtodos mediante inspecciones y asesoramiento.
-Eliminar los motivos de retraso en el uso pleno de las mejoras propuestas.
-Visitar cada una de las reas en donde se hayan implantado las mejoras, con el
objeto de descubrir posibles necesidades de alteraciones para asegurar la mxima
afectividad.

3.7 La Participacin del Contador Pblico Dentro de la Auditora


Administrativa
Con el paso del tiempo y la evolucin de las diferentes actividades econmicas
que han surgido, el contador pblico se ha preocupado por prestar mejores
servicios a sus clientes, y esto puede apreciarse precisamente cuando en forma
adicional proporciona algunas sugerencias o recomendaciones tendientes a que,
directa o indirectamente, se logre una mayor eficiencia administrativa, es decir,
cada vez ms el licenciado en contadura tiende a desplazarse de la Auditora
Administrativa a la Auditora contable abarcando de esta forma un mayor campo
de accin, y para ello busca formalizar el estudio y presentacin de aquellos
aspectos que se pueden considerar parte de la Auditora Administrativa pero que
81

l examina en forma accesoria en la realizacin de su auditora contable, como


son el mejoramiento del sistema y procedimientos contables, de la estructura
orgnica, de la informacin y de control.
La importancia y el papel de la Auditora Administrativa tiene por objeto que el
contador la realice en forma prctica y sistemtica, conjugando su experiencia con
aquellos conocimientos adicionales que son necesarios, independientemente de
que en el futuro tambin se convierta en otra definida especializacin, ya sea del
propio contador pblico o de algn otro profesionista. En consecuencia, la idea
presente es que ambas auditorias se conjuguen para fines prcticos en una sola,
coordinando las etapas de cada una de manera que la administracin de una
empresa sea la que salga beneficiada en mayor grado.

3.8 Estructura Organizativa de las Empresas


Se puede establecer que la estructura organizativa de una empresa es el
esquema de jerarquizacin y divisin de las funciones componentes de ella. A la
organizacin empresarial corresponde al proceso de organizacin de los recursos
(humanos, financieros y materiales) de los que dispone la empresa.

La estructura organizativa del trabajo que tenga una empresa influye directamente
en la percepcin que pueda tener un trabajador de sus condiciones laborales y en
su rendimiento profesional.

La estructura organizacional influye en la cantidad de reglas, procedimientos,


trmites y otras limitaciones a que se ven enfrentados los trabajadores en el
desarrollo de su trabajo.

En ocasiones la estructura organizacional se ve afectada por cambios de diversas


ndoles (un ejemplo de esto es el aumento de costos de forma incomprensible), y
es en estas ocasiones que llegan a haber problemas internos en las empresas, y
82

que dependiendo del caso, puede que no sea fcil localizar el origen del mismo,
por ello se requiere el realizar estudios a fondo dentro de la organizacin que no
solo permita localizar lo errores dentro de las entidades sino brindar a su vez
posibles soluciones, es aqu donde recae la importancia de la Auditora
Administrativa, y el porqu es indispensable su realizacin.

3.8.1 Afectacin de la Auditora Administrativa en la Estructura Organizativa


de las Empresas
Tomando en cuenta la investigacin presentada hasta el momento podemos
deducir que la Auditora Administrativa juega un papel muy importante para el
xito de una empresa, pues su desarrollo permite tener la confianza sobre la
buena marcha del negocio y descubrir cules son los errores de la estructura
organizativa y as emplear soluciones efectivas. Cabe mencionar que en un futuro
el informe de la Auditora administrativa podra tener una mayor aceptacin por
parte de los empresarios, pues podran confiar en este tipo de examen tanto como
lo hacen con la auditora contable, pues el informe administrativo nos da una
visin integral del negocio, que se refleja en la utilidad para las partes interesadas
y que actualmente recurren a los estados financieros, como son (DR. C.P. Fabin
Martnez Villegas (2000) pg. 190):
Dueos: tendran informacin completa sobre la actuacin de quienes dirigen sus
empresas, y podran conocer cmo y en qu grado han logrado los objetivos de la
empresa. Esa evaluacin no puede hacerse por medio de los tradicionales
estados financieros, ya que la actuacin de los dirigentes no siempre va en razn
directa con las utilidades reflejadas en dichos estados.
Pblico inversionista: con la informacin de la Auditora Administrativa, pueden
determinar la posicin que una empresa guarda en el mercado y con respecto al
futuro, a fin de asegurar mejor su inversin, y es indiscutible que esto depende
ms de la calidad de los administradores que de las utilidades que se han
obtenido en el presente.
83

Acreedores: estos podran hacer consideraciones acerca de las necesidades del


crdito a otorgar, como es el determinar si realmente se justifica el objeto del
mismo. Tambin les permitira tener conocimientos sobre el mercado del negocio y
sus posibilidades de expansin, sus polticas de ventas, sus sistemas y
procedimientos de operacin y, en general, sobre como es dirigida la empresa,
todos ellos factores que, desde luego, afectan la solvencia de un negocio.
Personal: el personal de la empresa, especialmente el administrativo, puede
conocer como se ha desarrollado y como puede mejorar. Con el informe de la
Auditora Administrativa, tiene una pauta que le permite fortalecer sus puntos
dbiles o cualquier causa que pueda afectar su proyeccin como ejecutivo.
Estado: el informe de la Auditora Administrativa sealara las causas de las
prdidas que ha sufrido un negocio, con lo cual se puede determinar si son causas
imputables a la administracin o ajenas a la misma. En este ltimo caso, tal vez se
sigan aceptando como se ha hecho tradicionalmente, ms no en el primer caso, o
sea por prdidas causadas por mala administracin. Esto es inexplicable, ya que
una empresa mal administrada es siempre un mal social y el estado no tiene el
deber de soportarla.
Teniendo en cuenta la amplitud con que cuenta la Auditora Administrativa, es
relevante mencionar podra fortalecer otra clase de estudios como la auditora
contable y as integrar un dueto con un objetivo comn: proporcionar informacin
completa y conjunta para que los dirigentes de los diversos tipos de empresas
alcancen cada vez ms un mayor grado de eficiencia en sus funciones directivas.

3.8.2 Mejora en el Control Interno


Para comprender mejor en qu sentido existe una mejora en el control interno de
la entidad gracias a la Auditora Administrativa debemos entender por control
interno al proceso ejecutado por el consejo de directores, la administracin y todo

84

el personal de una entidad, diseado para proporcionar una seguridad razonable


con miras a la consecucin de objetivos en las siguientes reas:

Efectividad y eficiencia en las operaciones.

Confiabilidad en la informacin financiera.

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

El control interno ha sido diseado, aplicado y considerado como la herramienta


ms importante para el logro de los objetivos, la utilizacin eficiente de los
recursos y para obtener la productividad, adems de prevenir fraudes, errores
violacin a principios y normas contables, fiscales y tributarias.

Este comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas


adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la
exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la
eficiencia en las operaciones, estimular la observacin de las polticas prescrita y
lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Es importante entender que todos los integrantes de la organizacin, sea esta


pblica o privada, son responsables directos del sistema de control interno, esto
es lo que garantiza una eficiencia total dentro de la estructura organizativa de la
empresa.

Sin embargo existen ciertas limitaciones de la efectividad de un sistema de control


interno (Giovanny E. Gmez ,2001):

1. Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos.


2. Solo brinda seguridad razonable.
3. El costo est ligado al beneficio que proporciona.
4. Se direcciona hacia transacciones repetitivas no excepcionales.
5. Se puede presentar error humano por mal entendidos, descuidos o fatiga.
85

6. Potencialidad de colusin para evadir controles que dependen de la


segregacin de funciones.
7. Violacin u omisin de la aplicacin por parte de la alta direccin.

Por ello es que el realizar exmenes peridicos a travs de la Auditora


Administrativa es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la
efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de
general aceptacin. Es por medio de sta que los directivos de las organizaciones
podrn crear un ambiente de control que permitir la mejora de la estructura
organizativa de la entidad y a su vez evitar el mal aprovechamiento de los
recursos con que cuenta.

3.8.3 Apreciacin del Resultado de la Auditora Administrativa


El inters e importancia sobre la auditora administrativa se est incrementando
cada da ms mientras las empresas tratan de sacar mayor provecho de los
limitados recursos con que disponen.
El acelerado crecimiento de las empresas en los ltimos aos, demanda que su
organizacin sea ms eficiente que antes y por ello una herramienta adicional y
ms til en estas circunstancias es la Auditora Administrativa. Por ello las
empresas cada da recurren a este mtodo de control y lo aplican cada vez mas
pues conocen los importantes beneficios que brinda a la estructura organizativa de
la entidad, as como el buen manejo de sus recursos lo que les dar mejores
resultados.

86

CONCLUSIONES

La administracin general en los ltimos tiempos ha crecido, y han aparecido


nuevos retos y nuevas formas, en su aplicacin. La forma de administrar las
empresas ha crecido y cada da se hace ms complicado su manejo por lo que es
necesario, darle importancia a los aspectos ms especficos para su mejor
desarrollo. La circunstancia anterior exige una observacin cuidadosa, un estudio
analtico que est al alcance de los que dirigen las empresas y es por ello que la
mejor herramienta a utilizar es la Auditora Administrativa.

Como ya he mencionado anteriormente, con el objeto de equilibrar el examen


integral de las empresas, es necesaria la aplicacin de la tcnica de la auditora
dentro de estas y as, evaluar las diferentes reas que la conforman, ya que
generalmente es el rea financiera a la que se le da atencin, quedando un
desequilibrio en el examen que se realiza en la empresa. el examen de la empresa
se limitaba principalmente a la situacin financiera como lo decimos antes, al
manejo de las finanzas y al manejo de los nmeros, lo cual consiste en una
investigacin minuciosa para averiguar la situacin financiera y descubrir fraudes y
errores, sin embargo hace falta la revisin, el estudio y la evolucin de la empresa
en su conjunto, en su composicin y estructura, organizada en cada una de las
funciones que la integran desde la principal hasta el ltimo nivel de la
organizacin.

En alguno de los casos en este campo se aplica la auditora llevando implcito el


carcter administrativo. El auditor moderno debe separarlos, para darle as a la
Auditora Administrativa su propia esencia y naturaleza de la actividad que se
realiza en las empresas, y as completar el examen integral en cada rea
funcional.

La Auditora Administrativa ha tenido su desarrollo mediante aplicaciones en todos


los tipos de empresas y su estructura, algunos autores y estudiosos de la materia,
la ubican solo en el examen de los controles en general de las actividades que
generan problemas, por lo que el anlisis y evaluacin del comportamiento de los
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objetivos, polticas, estrategias, tienen una gran importancia en los diferentes


elementos que componen el que hacer de la empresa.

Entre otras podemos llegar a las siguientes conclusiones:

El auditor es el proceso de acumular y evaluar evidencia, realizando por una


persona independiente y competente acerca de la informacin cuantificable de una
entidad econmica especifica, con el propsito de determinar e informar sobre el
grado de correspondencia existente entre la informacin cuantificable y los
criterios establecidos.
Que la Auditora Administrativa es una herramienta mayormente dinmica, la cual
debe de aplicarse en cada nivel de la empresa, independientemente de su
magnitud, de sus productos, y de sus objetivos, aun en las pequeas empresas en
donde muchas veces se llega a considerar que no es necesaria. Su aplicacin
debe ser secuencial y concatenada, integral y parcial con el objeto de lograr la
eficiencia en toda la dimensin de las entidades.

La auditora es una necesidad en la actividad empresarial de nuestros tiempos por


lo que la especialidad en este campo se vuelve imperiosa y su aplicacin para el
logro de una efectiva administracin de la empresa. La Auditora Administrativa
nos lleva a visualizar de inmediato la posibilidad de ubicar a la empresa en la ruta
correcta de su desarrollo administrativo y operativo para el logro de los objetivos.

La Auditora Administrativa es considerada una herramienta preventiva de los


efectos negativos que ocasiona la mala coordinacin, relacin y la valuacin de
cada uno de los elementos que forman la gestin gerencial de la empresa. Su
implementacin permite anticipar las posibles anomalas, que limitan el
funcionamiento de un organismo social, que le permite, de forma oportuna,
considerar en su toma de decisiones los factores determinantes que afectan su
operacin.

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La aplicacin de la Auditora Administrativa y la actividad de la auditora financiera


se complementan, formando un binomio del control, formando as la auditora
integral, cuya aplicacin se ha constituido en una necesidad de la empresa
moderna para poder hacer frente a los retos del futuro.

Tomando en consideracin todas las investigaciones realizadas, podemos concluir


de forma generalizada que conforme el factor tiempo obliga a cambiar la industria,
el comercio, los servicios pblicos, entre otros., tambin obliga a las empresas a
cambiar para satisfacer mayores necesidades de sus consumidores, y es este
aumento lo que las exige a crecer, y hace que la forma de guiarlas sea ms
complicada, por ello la Auditora Administrativa a adoptado mayor importancia,
pues ayuda a manejar la estructura organizativa de las entidades a travs de su
control interno, ayudando a conocer si est marchando adecuadamente con lo que
est planeado en un tiempo determinado y sacar resultados para observar si ha
mejorado, y a su vez buscar nuevas estrategias o mtodos que permitan cerciorar
cada una de las actividades para as vigilar que se estn cumpliendo y ejecutando
correctamente y de esta forma alcanzar y obtener respuestas exitosas.

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FUENTES DE INFORMACIN
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atestiguar, revisin y otros servicios relacionados

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Dcima Novena. Mxico: CECSA

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LA AUDITORA ADMINISTRATIVA. Editorial Pac SA de CV, Mxico.

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2011, de: http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/no11/
controlinterno.htm

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NDICE DE FIGURAS

1 Figura 1.10. Fases de la Auditoria Administrativa. ..24

93

NDICE DE TABLAS

1 Tabla 2.5. Controles bsicos. .........48


2 Tabla 2.6.2. Contenido de un programa de auditora. ....52

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