IMPRESOS Y DOCUMENTOS MERCANTILES

0. INTRODUCCIN.
La compra-venta es el objetivo fundamental de toda empresa mercantil. Desde el punto de
vista administrativo, y a fin de otorgar validez legal al proceso de compra-venta, existen
trmites y documentos que hay que cumplimentar.
Una vez que el comprador y el vendedor han llegado a un acuerdo, el comprador emite un
PEDIDO detallando la compra al vendedor y este le enva la mercanca.
En el momento en que la mercanca llega a su destino, el comprador comprueba que todo est
correcto y que coincide con el pedido solicitado. Adems firma un ALBARN a quien le hace
la entrega expresando as su conformidad con la operacin realizada. Tanto el comprador como
el vendedor se quedan con una copia del documento firmado.
Posteriormente el vendedor hace una FACTURA de todos los albaranes que han sido
entregados en un determinado periodo de tiempo.
Mientras que el albarn es el documento justificativo de la entrega de las mercancas, la factura
es el documento que justifica y acredita legalmente la operacin.
Todo esto ser objeto de estudio en el presente tema.
1. EL PEDIDO.Cuando la empresa tiene necesidad de productos, cubre esta necesidad realizando un pedido,
as pues, es la accin por la que la empresa demanda a otra determinados productos o servicios.
El pedido es tramitado en el Departamento de Compras.
El pedido o nota de pedido, tambin es el nombre con el que se conoce al impreso que se
utiliza administrativamente para tal fin.
El pedido puede formalizarse de las siguientes maneras:

Por telfono. Para confirmar el pedido es conveniente enviar una carta o una
comunicacin tras la llamada.
Por carta comercial. Esta forma de pedido tiene la ventaja de que permite establecer
una relacin formal con el cliente y plasmar por escrito las condiciones de la operacin.
Con una nota de pedido. Se trata de un impreso que debe contener todos los datos
necesarios para facilitar, al mximo la compraventa.
Mediante agente comercial o representante. El agente comercial cumplimentar el
pedido, el cliente firma el original y se queda con una copia.

La forma de hacer llegar un pedido al proveedor, si hemos utilizado una carta comercial o el
impreso, puede ser:

PCPI

Mediante el servicio de correos.

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Fax
Correo electrnico, etc.

Podemos distinguir dos clases de pedidos:

a) PEDIDO EN FIRME:

Comprador y vendedor estn de acuerdo en las condiciones, o bien ya se han negociado

previamente en un contrato o acuerdo escrito.

El documento utilizado se denomina PEDIDO o NOTA DE PEDIDO.

b) PEDIDO CONDICIONAL:

El comprador expone unas condiciones, quedando a la espera de que el vendedor las

acepte.

La validez del pedido depende de la aceptacin del vendedor, si acepa pasa a ser en
firme, si no acepta, se considera nulo.

El documento para este tipo de pedido se denomina PROPUESTA DE PEDIDO.

1.1. PEDIDO O NOTA DE PEDIDO.Es un impreso en el que se detallan los artculos solicitados, as como las principales
condiciones de la operacin.
Cada empresa disea sus propios impresos de pedido de acuerdo con sus necesidades
pero, en general contendrn los siguientes datos:

Identificacin del comprador y del vender (nombre o razn social, direccin completa y
NIF).
Fecha y nmero de documento.
Direccin en la que deben entregarse las mercancas.
Unidades y descripcin de los artculos solicitados.
Precios unitarios e importes parciales y totales.
Fecha de entrega, o fechas ya pactadas si el envo es fraccionado.
Condiciones, forma y plazo de pago.
Descuentos solicitados.
Medio de transporte utilizado.
Nombre del agente comercial que haya intervenido.
Firma del peticionario o persona autorizada.

Del pedido se realizan, al menos 3 copias:

El original, firmado y sellado, se enva al proveedor

PCPI

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el comprador se queda con una copia, para que cuando reciba las mercancas contraste lo
que figura en la nota de pedido con las mercancas que realmente ha recibido.

La tercera copia ser para el viajante (si es que el pedido es transmitido a travs de esta
persona).
EL ALBARN O NOTA DE ENTREGA.DEFINICIONES:
Documento que acompaa al gnero en el momento de su entrega al comprador.
Documento que refleja y acredita la prestacin de un servicio.
Es el documento en el que se detallan las mercancas que salen del almacn del vendedor para
ser entregadas al comprador.
Mediante el albarn se acreditan los siguientes hechos:

Salida de las mercancas del almacn del vendedor.

Recepcin de la mercanca por el comprador.

Realizacin del transporte.
Los datos que figuran en el albarn son los siguientes:
Identificacin del vender y del comprador.
Nmero de albarn.
Nmero del pedido.
Lugar y fecha
Lugar de entrega de la mercanca.
Medio de transporte utilizado y su pago.
Descripcin de la mercanca .
Unidades de mercanca que se envan.
De la nota de entrega se realizan al menos 3 copias, cada una tiene un destinatario o una
finalidad diferente:
a) Copia para el vendedor. Sirve para justificar la salida de las mercancas del almacn y
para que el departamento de ventas realice la factura, posteriormente cuando al fin las
mercancas han sido entregadas.
b) Copia a devolver firmada por el comprador. El comprador, cuando recibe la mercanca,
esta va acompaada del albarn; es entonces, cuando debe comprobar que los datos del
albarn concuerdan con la mercanca recibida y con los del pedido que realiz y, si el
envo cumple todas las condiciones establecidas ( si es correcto), se devuelve al
vendedor la copia del albarn firmada y sellada.
c) Copia para el comprador.- El comprador se queda con una de de las copias para
justificar que ha recibido la mercanca y contrastar los datos cuando reciba la factura.
Cuando la mercanca llega al almacn del comprador se realizan las siguientes actividades:

Comprobar que la mercanca recibida es la que figura en el pedido.

Verificar que la mercanca recibida es la que se indica en el albarn.
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Comprobar que la mercanca ha llegado en perfectas condiciones.

Contratar si la fecha de recepcin de la mercanca es la que estaba prevista, para ello se
dispondr de una copia de la fecha de control de los pedidos emitidos.

Si todas las comprobaciones son correctas se aceptar la mercanca y ser firmado con
el visto bueno el albarn.

Si existieran problemas (como mal estado o daos en la mercanca, discrepancias en
calidad o cantidad, incumpliendo el plazo de entrega), el comprador podr rechazar la
mercanca. O firmar el albarn dejando escrito en l el problema habido (si fuera que
mandan ms o menos cantidad, etc.)
2. EL TRANSPORTE DE LAS MERCANCAS.Para transportar mercancas existen varias opciones:

Utilizar los vehculos del vendedor o del comprador.

Controlar a un transportista o a una agencia de transporte.

Utilizar agencias de mensajera y paquetera cuando los envos son urgentes y poco
voluminosos.
A. PERSONAS QUE INTERVIENEN EN EL TRANSPORTE.En una operacin de transporte intervienen principalmente:

Remitente, portador o expedidor. Es la persona que contrata, entrega la mercanca que

se va a transportar y paga el precio del transporte si ste transporta y paga el precio del
transporte si ste es contratado a portes pagados.
Transportista o porteador. Es la persona que realiza el transporte y conserva la
mercanca transportada para entregarla en su destino dentro del plazo convenido.
Destinatario con consignatario. Es la persona que ha de recibir la mercanca y pagar el
precio del transporte en las 24 horas siguientes a la entrega, si las mercancas son
enviadas a portes debidos.

MODALIDADES DE PAGO DEL TRANSPORTE.

Portes pagados.- El pago lo efecta el remitente en el momento del envo de

la mercanca.
Portes debidos. Paga el destinatario en el plazo mximo de veinticuatro
horas despus de la entrega de la mercanca.
Reembolso. El destinatario, al recibir la mercanca, paga las mercancas y el
porte.

4. LA FACTURA.Podemos definir la factura como el documento que da valor legal a una operacin de
compraventa, as pues, es el documento que acredita legalmente las entregas de bienes y las
prestaciones de servicios realizadas.

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La obligacin de expedir y entregar facturas est regulada por el RD 2402/1985, de 18 de

diciembre, en el cual se establece que: Los empresarios y profesionales estn obligados a
expedir y entregar facturas por cada una de las operaciones que realice y a conservar copia
o matriz de la misma.
Cuando una mercanca es entregada al comprador y ste, como prueba de su conformidad,
nos devuelve firmado el albarn, es el momento a partir del cual podemos extender una factura
y proceder al cobro de la misma.
Los impresos de pedido, albarn y factura son confeccionados por la propia empresa
de acuerdo con sus necesidades. No existe un modelo establecido, aunque s deben contener
una serie de datos que nos faciliten la informacin necesaria.
Desde el punto de vista legal, la factura debe contener, al menos, los siguientes datos:
1. Datos del vendedor (membrete).
Nombre y dos apellidos, o razn social.
Direccin completa.
NIF/CIF.
2. Datos del comprador.
Nombre y dos apellidos, o razn social.
Direccin completa.

NIF/CIF.

3. Fecha de expedicin de la factura.

4. Numeracin, que debe ser correlativa. (Ej. 1/2011, 2/2011, 3/2011, etc.)
5. Descripcin de la mercanca:
Cantidad.

(Ej. 100 unidades)

Detalle

(Ej. Leche Pascual Semidestanada, 1 litro)

Precio unitario.

(Ej. 1,05 )

Precio total.
Descuentos (si los hay)
Cargas (portes, envases, embalajes, etc.)
6. Tipo de IVA
Base imponible.
% correspondiente (18%, 8% o 4%) y cuota resultante.

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OBSERVACIONES A TENER EN CUENTA SOBRE LA FACTURA:

El vendedor tiene la obligacin de entregar al comprador un documento original de la
factura. Debern entregarse al destinatario:
o En el momento de la expedicin
o bien dentro de los 30 das hbiles siguientes.

Las facturas deben expedirse en el plazo de treinta das desde el devengo o del ltimo da
del mes cuando se facture por meses.

El vendedor debe expedir un original de cada factura, ticket o vale, pudiendo expedir
duplicado cuando concurran varios destinatarios o en caso de prdida del original con la
expresin duplicado.

Los vendedores deben conservar copia de cada factura emitida, durante 5 aos.

Una vez expedidas, las facturas pueden ser modificadas en mayor o menor cantidad cuando
surjan algunas circunstancias como, por ejemplo, las siguientes:
Errores.
Devoluciones.
Descuentos por volumen de operaciones., etc.
Las rectificaciones se llevarn a cabo emitiendo unos nuevos documentos denominados
facturas de rectificacin, estas han de estar numeradas en series especiales, y en ellas se
han de estar identificar las facturas que se rectifican y las modificaciones practicadas.
A. Facturas de gastos suplidos.Los gastos ocasionados por una determinada operacin (como portes, seguros, envases y
embalajes y otros que puedan surgir) deben ser facturados junto con la operacin principal y
pasan a formar parte de la base imponible (llevarn el mismo tipo de IVA que los productos
que van en la factura).
No obstante, en ocasiones surgen los denominados gastos suplidos que son los que se facturan
separadamente de las mercancas porque as lo ha pedido de forma verbal o escarita el
comprador.
Los gastos suplidos no estn gravados con el tipo impositivo de la operacin principal que los
ocasiona, sino con el que les corresponda por su naturaleza; de este modo tenemos:
Portes.- gravados con el 18% de IVA. El transportista expedir la carta de portes a
nombre del comprador.
Seguros.- Se encuentran exentos de IVA, la compaa de seguros expedir una factura a
nombre del comprador.
Si los gastos se facturan junto con la mercanca, pasan a formar parte de la base imponible
del IVA, y por lo tanto, estarn sometidos al mismo tipo impositivo que la operacin
principal.

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B. Descuentos en las facturas

En muchas operaciones comerciales los proveedores realizan descuentos, rebajas o
bonificaciones sobre el importe de los productos que venden.
Estos descuentos se aplican en las facturas y reducen los precios de los productos antes de
aadir los gastos (transporte, embalajes, etc.,) que ocasione la operacin.
Los tres tipos de descuentos que pueden presentarse son:
a) Descuento comercial.- Es el ms usual; es un descuento que concede la empresa para
promocionar los productos o bien por rebajas u ofertas. Se calcula descontando un
porcentaje al importe de los productos.
b) Rappels o descuentos por volumen de compra. Se aplica cuando se compran grandes
cantidades de mercanca. Lo ms frecuente es que este descuento se aplique cuando en
un determinado periodo de tiempo, por ejemplo un ao, se ha superado un determinado
volumen de compras. Los Rapels se aplicaran sobre el importe bruto de los productos,
es decir, sobre la misma cantidad a la que se le aplica el descuento comercial.
c) Descuento por pronto pago. Este descuento se realiza cuando el pago es al contado.
Se aplica sobre el importe neto que resulte de aplicar el descuento comercial y el
Rappels.
C. El impuesto sobre el valor aadido (IVA)
El IVA es un impuesto de naturaleza indirecta, que recae sobre el consumo y grava las entregas
de bienes, adquisiciones intracomunitarias y las prestaciones de servicios, efectuadas por
empresarios y profesionales, as como las importaciones de bienes.
El impuesto se aplica en el territorio peninsular espaol e islas baleares, no aplicndose a las
operaciones realizadas en Ceuta, Melilla e islas Canarias.
Sujeto pasivo.El sujeto pasivo de IVA son los empresarios y profesionales que realizan entregas de bienes y
prestaciones de servicios sujetos al IVA.
El sujeto pasivo repercute el IVA al adquirente del bien o servicios, que ser el que lo soporta.
Los sujetos pasivos no deben ingresar en Hacienda todo el IVA que hayan repercutido a sus
clientes, sino nicamente la diferencia entre el impuesto soportado en sus compras y el
repercutido en sus ventas.

Base Imponible.Es el importe total sobre el cual se aplica el Tipo impositivo. La base imponible est
constituida por el importe total de la contraprestacin, debindose incluir en ella las
comisiones, envases, embalajes, portes, seguros, intereses, etc.,
Forma de calcular el Importe Total de la Factura.-

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CLCULO DE LA BASE IMPONIBLE

Importe de la operacin descuentos + gastos = Base Imponible
CLCULO DE LA CUOTA
Base Imponible * Tipo impositivo = Cuota
CLCULO DEL IMPORTE TOTAL DE LA FACTURA
Base Imponible + cuota = TOTAL FACTURA.
Facturas con Recargo de Equivalencia.CLCULO DE LA BASE IMPONIBLE
Importe de la operacin descuentos +gastos = Base Imponible
CLCULO DE LA CUOTA DE IVA Y DE RECARGO DE EQUIVALENCIA
Base imponible * Tipo impositivo = Cuota de IVA
Base Imponible * Tipo de recargo de equivalencia = Cuota de recargo de equivalencia
CLCULO DEL IMPORTE TOTAL DE LA FACTURA
Base imponible + cuota de IVA + cuota de recargo de equivalencia = TOTAL
FACTURA.

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