Sunteți pe pagina 1din 32

MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Cuprins
I. Ciclul de viata al proiectului
1. Programare
2. Identificare
3. Formulare
4. Finantare
5. Implementare
6. Evaluare
7. Documente si decizii
II. Managementul proiectelor
1. Principii
2. Formatul documentelor
3. Managementul proiectelor vs managementul organizatiilor
III. Cadrul de analiza logica
1. Descrierea logframe
2. Etapele de analiza logica
IV. Planificarea
1. Procesul de planificare
2. Elaborarea bugetului
V. Monitorizare si control
1. Etapele procesului de control
2. Monitorizarea
3. Pasi in elaborarea unui sistem de monitorizare
4. Managementul riscurilor
VI. Raportarea
1. Scopul raporutlui
2. Tipuri de rapoarte
3. Recomandari pentru raportori
VII. Evaluarea proiectelor
1. Ce este evaluarea proiectului
2. Criterii de evaluare
3. Evaluarea costurilor
4. Evaluarea activitatilor
5. Evaluarea rezultatrelor
6. Evaluarea scopului proiectului
7. Evaluarea obiectivelor generale
8. Oportunitati de evaluare

I. Ciclul de viata al proiectului

1. Programarea
Se stabilesc liniile directoare si principiile de cooperare a UE cu o anumita tara.
Se stabilesc prioritatile tematice si sectoriale, pe baza:
prioritatilor locale si ale UE
actiunilor altor finantatori
capacitatilor existente pe plan local si in UE
Se formuleaza idei de programe si proiecte
Se elaboreaza Strategia de tara (Country Strategy Paper)
Pasi in programare
Analizarea situatiei nationale/sectoriale
identifica probleme, constrangeri, oportunitati
necesita analiza indicatorilor socio-economici, prioritatilor nationale si
prioritatilor finantatorului
Identificarea si agrearea obiectivelor principale si a prioritatilor sectoriale
Elaborarea unui cadru fezabil de programare in care proiectele vor fi identificate
si formulate
2. Identificarea
Analiza problemelor, nevoilor, intereselor, stakeholderilor, in cadrul Strategiei
de tara.
Studii de pre-fezabilitate, sectoriale sau tematice ajuta la identificarea, selectarea
sau investigarea ideilor, definirea nevoii de alte studii pentru a fundamenta un
proiect.
Se formuleaza decizia asupra ideilor care vor fi studiate in detaliu in faza de
Formulare.
Analiza situatiei
identificarea problemelor

analiza cauzelor
analiza efectelor
analiza variantelor de interventie
analiza conjuncturii
stabilirea prioritatilor
Este sau nu nevoie de un proiect ?
se poate rezolva problema intr-un orizont de timp determinat / determinabil?
testeaza ceva nou?
actiuni similare sunt repetabile in viitor, intr-un mod regulat? (proiect pentru
procedura)
este nevoie de un soc pentru a demara un proces?
3. Formularea
Numita si: design, pregatire, evaluare ex-ante.
Studierea ideii de proiect tinand cont de:
orientarile din Strategia de tara
factorii de calitate
opiniile principalilor stakeholderi
Aspecte cheie:
relevanta pentru probleme
fezabilitatea
Planificarea implementarii proiectului, pe baza unui cadru de analiza logica.
Decizia de propunere a proiectului pentru finantare (sau nu).
Consultarea cu stakeholderii
Identificarea tuturor stakeholderilor
Identificarea celor mai importanti stakeholderi
Prezentarea proiectului si a obiectivului general in functie de interesele fiecaruia
Obtinerea sprijinului stakeholderilor
Informarea lor continua pana la sfarsitul proiectului
Etapele formularii
Ideile relevante de proiect sunt dezvoltate in planuri operationale
Stakeholderii sunt direct implicati in aceasta faza
Se evalueaza fezabilitatea si sustenabilitatea proiectului
Se ia decizia de inaintare (sau nu) a unei cereri formale de finantare
Formularea proiectului
Analiza mediului extern
Definirea obiectivelor, rezultatelor si resurselor
Planificarea activitatilor si resurselor
Elaborarea procedurilor de lucru
4. Finantarea
Se evalueaza cererea de finantare
Se ia decizia de finantare
Se agreaza cu statul partener modalitatile de implementare
Se semneaza cu statul partener un document legal care statueaza aranjamentele de
finantare si de implementare
5. Implementarea

Se folosesc resursele planificate pentru atingerea scopului proiectului (grupul tinta


primeste beneficiile care au fost planificate) si a obiectivelor generale
Se monitorizeaza progresul implementarii proiectului
Se ia (eventual) decizia de ajustare (sau de oprire a proiectului)

6. Evaluarea
Evaluare sistematica si obiectiva a unui proiect /program a unei politici in
derulare sau finalizate.
Cand?
in timpul implementarii (evaluare intermediara)
la finele implementarii (evaluare finala)
dupa incheierea implementarii (evaluare ex-post)
Stabileste:
relevanta si atingerea obiectivelor
eficienta & eficacitatea
impactul
sustenabilitatea
Ofera informatie credibila si utila
Incorporeaza invataminte pentru decidenti
Decizie de a continua / modifica / opri un proiect
7. Documente si decizii

II. Managementul proiectelor


1. Principii in managementul proiectelor
Designul proiectului se bazeaza pe cadrul de analiza logica.

Aspecte cheie privind calitatea sunt introduse in faza de design.


Calitatea documentelor asigura o decizie bine fundamentata.
Este esentiala consultarea si implicarea stakeholderilor cheie.
Concentrarea asupra beneficiilor durabile ale grupului tinta.
Proiectele se aliniaza si contribuie la implementarea politicilor Comisiei
Europene.
Proiectele sunt relevante pentru strategia de tara si problemele reale ale
grupurilor tinta.
Proiectele sunt fezabile.
Beneficiile generate de proiecte sunt durabile.
2. Formatul documentelor de program/proiect
Rezumat
Cadru general
Analiza problemelor si/sau a sectorului
Descrierea proiectului / programului
Ipoteze, riscuri, flexibilitate
Organizarea implementarii
Factori de calitate
Anexa: cadrul de analiza logica
3. Managementul proiectelor vs managementul organizatiilor
Ce este un proiect ?
Un mod de organizare a activitatii, caracterizat prin:
utilizarea unor resurse prestabilite, special alocate,
intr-o perioada de timp determinata,
cu scopul atingerii unor obiective (stari) clar definite.
Ce nu este un proiect?
O activitate curenta
un proiect poate pune in functiune activitati curente
O organizatie
o organizatie poate contribui la un proiect
o organizatie poate functiona temporar pe durata proiectului
un proiect poate infiinta o organizatie
Un set de active
un set de active poate fi rezultatul unui proiect
un set de active poate reprezenta o resursa pentru proiect
Specificul managementului de proiect
Rolul stakeholderilor este foarte important.
Obiectivele, durata si bugetul sunt clar definite.
Evaluarea se face strict in functie de realizarea obiectivelor.
Personalul este angajat pe durata proiectului.
Ierarhia este plata.
Evaluarea performantei se face in raport cu rezultatele.
Managementul proiectului inseamna...
Managementul timpului
planificarea rezultatelor si resurselor
prevenirea problemelor

Managementul oamenilor
rolurile
asteptari-interese-motivare, abilitati, cunostinte, atitudini
Managementul resurselor
realocarea dinamica
eficienta utilizarii
De ce esueaza proiectele?
Cauze interne
evaluarea eronata a resurselor necesare/disponibile
planificare defectuoasa
organizare defectuoasa
Cauze externe
factorii externi

III. Cadrul de analiza logica


1.
Descrierea
logframe
(Logical Framework Analysis)
Matrice a celor mai importante elemnte ale unui program, intr-o forma logica.
Reflecta cauzalitatea intre nivelurile obiectivelor.
Permite verificarea realizarii obiectivelor.
Formuleaza ipotezele dinafara controlului proiectului, care pot influenta
realizarea obiectivelor.
1. Descrierea logframe
Nu trebuie sa se devina un exercitiu formal !!!
Este rodul unui proces de analiza si planificare legat de:
informatia disponibila

abilitatea echipei de planificare


consultarea cu stakeholderii
considerarea experientei trecute
1. Descrierea logframe

2. Etapele de analiza logica


I. Analiza situatiei actuale

- defineste situatia dorita in viitor


- alege strategia.
a. Analiza stakeholderilor
b. Analiza problemelor
c. Analiza obiectivelor
d. Analiza strategiilor

II. Planificarea - elaborarea unui plan operational de implementare:


- elaborarea logframe
- definirea activitatilor
- definirea resurselor
- planificarea resurselor
I.a. Analiza stakeholderilor
Stakeholder = orice persoana, grup de persoane sau organizatii care pot avea o
relatie cu proiectul
Se identifica:
- toti cei care pot fi afectati (pozitiv sau negativ)
- felul in care vor fi afectati

I.b. Analiza problemelor


Se identifica aspectele negative
Se stabilesc relatiile de cauzalitate
Pasi:
definirea precisa a cadrului de analiza si subiectului de analizat
identificarea problemelor majore ale grupurilor tinta
vizualizarea problemelor pe diagrama arborele problemelor.
Arborele problemelor

I.c. Analiza obiectivelor


Abordare metodologica pentru:
a descrie situatia viitoare, dupa remedierea problemelor.
a verifica ierarhia obiectivelor
a ilustra in diagrama relatia dintre mijloace si scopuri - Arborele
obiectivelor
Arborele obiectivelor

I.d. Analiza strategiilor


Se selecteaza strategia care va fi folosita pentru atingerea obiectivelor dorite.
Se decide asupra obiectivelor care vor fi incluse in proiect.
Se stabileste obiectivul general si scopul proiectului
Definirea strategiei presupune:
criterii clare pentru alegerea strategiei
identificarea variantelor strategice
alegerea strategiei pentru proiect
Criterii de selectare a strategiei
prioritatile stakeholderilor
probabilitatea succesului
bugetul
timpul necesar
contributia la reducerea inegalitatilor, etc.)
II.
Planificarea
Elaborarea logframe
Logica verticala:
identifica ce anume intentioneaza proiectul sa faca
clarifica relatiile de cauzalitate
specifica ipotezele principale dincolo de controlul managerului de proiect
Logica orizontala:
masoara efectele proiectului
resursele folosite de proiect
indicatorii principali
sursele de verificare a indicatorilor

Logica logframe - verticala si orizontala

Coloana Logica interventiei


Obiectivele generale:
- Exprima importanta proiectului pentru societate, beneficiile pe termen lung ale
beneficiarilor si ale altor grupuri.
- Arata cum se inscrie proiectul in politici sectoriale si regionale
- Nu vor fi atinse numai de proiect ci prin contributii ale mai multor proiecte concertate
- Proiectul contribuie la atingerea lor.
Scopul proiectului:
- Este obiectivul care va fi atins prin implementarea proiectului.
- Se adreseaza problemei principale.
- Este definit ca beneficii durabile pentru grupul tinta.
- Recomandabil doar un scop pentru un proiect.
Rezultatele proiectului:
- Sunt produse ale activitatilor desfasurate.
- Suma rezultatelor duce la realizarea scopului proiectului.
Activitatile proiectului
- Sunt actiuni care sunt realizate pentru a obtine rezultatele.
- Detalierea lor trebuie sa permita estimarea mijloacelor necesare fizice si non-fizice.

Coloana Indicatori verificabili obiectiv (IVO)


Descriu operational obiectivele generale, scopul proiectului, rezultatele
Descrierea este cantitativa, calitativa, cu referire la grupul tinta, la timp si la spatiu
Verifica viabilitatea obiectivelor si devin baza pentru sistemul de monitorizare
IVO trebuie sa fie SMART:
specifici (masoara doar ceea ce trebuie sa masoare)
masurabili
accesibili la un cost acceptabil
relevanti pentru obiectivul respectiv
temporali - definiti in timp
Fundamenteaza sistemul de monitorizare
Se pot aloca mai multi IVO pentru un obiectiv
IVO pentru rezultate descriu consecintele activitatilor
Nu exista IVO la nivelul activitatilor in matrice. Ei se definesc odata cu
planificarea activitatilor in detaliu
IVO se definesc in faza de identificare si formulare a proiectului
IVO sunt detaliati in implementare.
IVO pentru scopul proiectului trebuie sa defineasca notiunea de beneficii
durabile pentru grupul tinta.
Se estimeaza costurile de colectare a informatiei: se aleg acele IVO ale caror
costuri de colectare a informatiei sunt acceptabile.
Obiectiv: Accesul la pietele rurale / regionale imbunatatit.
Selectare indicator: Timp mediu de calatorie la cea mai apropiata piata.
Definire tinta:
- Definire cantitate: Timpul mediu de calatorie este redus cu 25% fata de nivelul ...
al anului x.

Definire calitate:
... In timpul sezonului ploios.
Definire fata de grupul tinta: Pentru toti calatorii, femei si barbati, cu masini
personale...
Definire in spatiu:
In regiunea Muntilor Fagaras.
Definire in timp:
... 5 ani dupa inceperea proiectului.
Coloana
Indicatori
verificabili
obiectiv
(IVO)
Mijloacele
Nu exista IVO la nivelul activitatilor in matrice.
Sunt estimate mijloacele fizice si non-fizice (intrarile) necesare pentru
desfasurarea activitatilor planificate.
Resurse umane si resurse materiale.
Detalierea activitatilor trebuie sa permita estimarea mijloacelor.
Coloana Surse de verificare
Sunt documente, rapoarte, etc. - ofera informatie despre atingerea obiectivelor
generale ale proiectului, a scopului proiectului si a rezultatelor.
Precizeaza forma in care se gaseste acea informatie, cine o ofera, cu ce
regularitate si unde se gaseste ea.
Informatia face posibila verificarea IVO.
Sursele dinafara proiectului trebuie verificate ca: accesibilitate, incredere,
relevanta.
Coloana Surse de verificare
Costurile
Nu exista Surse de verificare la nivelul activitatilor.
Traduc in termeni financiari toate resursele identificate ca necesare.
Prezentate in format standard, precizeaza contributia UE, a guvernului beneficiar,
a altor finantatori ai proiectului.
Coloana Ipotezele
Factorii externi care nu sunt influentati de proiect dar afecteaza implementarea
proiectului si durabilitatea lui.
Factori inafara controlului managerului de proiect.
Pentru a fi inclusi in logframe, factorii externi trebuie:
sa aiba efect direct asupra proiectului
sa aiba grad ridicat de probabilitate
sa poata fi cunoscuti
sa aiba efect important asupra proiectului
Logica verticala se refera la relatia dintre Logica interventiei si Ipotezele
proiectului:
Odata indeplinite conditiile preliminare, activitatile pot incepe.
Odata desfasurate activitatile si daca ipotezele de la acest nivel se
confirma, atunci rezultatele vor fi obtinute.
Odata ce aceste rezultate sunt obtinute si ipotezele de la acest nivel se
confirma, atunci scopul proiectului va fi atins.
Odata ce scopul proiectului a fost atins si ipotezelele de la acest nivel se
confirma, atunci proiectul isi va fi adus contributia la realizarea
obiectivelor generale ale proiectului.

Verificarea elaborarii logframe


Logica verticala este completa si exacta.
Indicatorii si sursele de verificare sunt accesibile si de incredere.
Conditiile preliminare sunt realiste.
Ipotezele sunt realiste si complete.
Aspectele de calitate au fost incluse in activitati, rezultate si ipoteze.
Beneficiile justifica costurile.
Sunt necesare studii suplimentare.
Riscurile sunt acceptabile.
Probabilitatea succesului este rezonabila.
Factorii de calitate
Asigura durabilitatea beneficiilor proiectului:
1) Implicarea beneficiarilor in proiect
grupurile tinta au participat la elaborarea lui, sunt implicati in implementare; astfel exista
sprijinul lor dupa incheierea finantarii.
2) Sprijinul politic
calitatea politicii sectoriale respective, prin care guvernul isi demonstreaza sprijinul
pentru continuarea serviciilor asigurate prin proiect si dupa incheierea finantarii.
3) Tehnologia adecvata
capacitatea interna existenta pentru a continua pe termen lung utilizarea tehnologiilor
aplicate in proiect.
4) Apectele socio-culturale
incorporarea in proiect a normelor si atitudinilor locale sociale si culturale; masurile care
asigura accesul beneficiarilor la serviciile proiectului dupa implementarea sa.
5) Egalitatea sexelor:
abordarea nevoilor si intereselor specifice ale femeilor si barbatilor astfel incat acestia sa
aiba acces echitabil la serviciile si infrastructurile create prin proiect.

6) Protectia mediului:
pastrarea sau distrugerea mediului in cadrul proiectului, sprijinind sau perclitand
obtinerea beneficiilor pe termen lung.
7) Capacitatea institutionala si de management:
abilitatea si angajamentul agentiilor de implementare a proiectului de a continua
serviciile dupa incheierea finantarii.
8) Viabilitate economica si financiara:
masura in care beneficiile proiectului depasesc costurile sale astfel incat el sa devina o
investitie pe termen lung viabila.
Programe, proiecte si componente

IV. Planificarea
in managementul proiectelor
1. Procesul de planificare
Stabileste activitatile proiectului si relatiile intre ele.
Ia in considerare constrangerile.
Identifica responsabilitatile.
Planul devine instrument de monitorizare si control.
Asigura structura de comunicare.
Reduce riscurile.
Pasii planificarii proiectului
Definirea scopului
Definirea obiectivelor
Matricea de responsabilitati
Lista activitatilor
Estimarea activitatilor
Determinarea relatiilor intre activitati

Stabilirea calendarului proiectului


Determinarea drumului critic
Trasarea graficului de desfasurare a proiectului
Analiza de resurse
Bugetul revizuit
Diagrama procesului de planificare

Retele de activitati

Graficul activitatilor Graficul activitatilor


Graficul Gantt

Simboluri utilizate
activitate
eveniment

Graficul Gantt

Alocarea cantitativa a resurselor

Graficul resurselor

Nivelarea resurselor
Ce este ?
Ce alte elemente ale planificarii sunt afectate ?
Planificarea costurilor
- tipuri de costuri -

directe - indirecte
clasificare dupa continut
administrabile - neadministrabile
Costing si estimarea costurilor
Costing:
stabilirea costului total de jos in sus, prin insumarea directa a costurilor
confirmate ale fiecarei componente a proiectului
Estimare:
stabilirea costului prin metode indirecte: experienta unor proiecte sau activitati
anterioare, ipoteze de proportionalitate etc.
Factori care influenteaza estimarea costurilor
Inflatia
Rata de schimb a monedei nationale
Volumul activitatii: nu exista intotdeauna proportionalitate directa intre costuri si
volum datorita:
indivizibilitatii
factorilor tehnologici etc.
Localizarea proiectului
reglementari locale
grupuri de presiune etc.
Baza de proiecte de referinta similare
Costuri (cheltuieli) neprevazute
Capitol special in bugetul proiectului; de regula
se refera numai la costuri suplimentare de acelasi tip cu cele planificate
nu depasesc 10% din bugetul total
sunt administrare in regim special de confirmare cu managerul de nivel
superior.
Parte a managementului riscurilor
2. Elaborarea bugetului
Parte a managementului financiar al proiectului, alaturi de:
contabilitate si administrarea financiara
analiza financiara
aprovizionarea si managementul stocurilor
contractari
utilizarea unor servicii de specialitate
Cum arata un buget ?
Nu exista un format unanim agreat!
Matrice care grupeaza diferite tipuri de costuri, impartite pe (grupe de) activitati
totaluri pe linii (activitati), coloane (tipuri de costuri) si grupari ale
acestora
Poate fi completat cu:
lista cheltuielilor eligibile pentru fiecare tip de cost
planificarea fluxurilor de numerar
Pot exista structuri de buget uzuale, specifice
unei organizatii
unui tip de proiect etc.

Estimarea costurilor per activitate

Estimarea costurilor pe zi si activitate

Planificarea costurilor pe durata proiectului

Planificarea costurilor pe durata proiectului

V. Control si monitorizare
1. Etapele procesului de control
Stabilirea instrumentelor si documentelor necesare
Monitorizarea desfasurarii activitatilor si colectatrea de date

Determinarea progresului proiectului


Stabilirea masurilor de corectie
Elaborarea si comunicarea instructiunilor
Ciclul procesului de control

2. Monitorizarea
Colectarea, analizarea si utilizarea informatiei cu scopul de a asigura controlul
managerial si luarea deciziei.
Ofera informatie managementului pentru:
identificarea problemelor in implementare
rezolvarea problemelor
evaluarea progresului proiectului fata de plan.
Activitate manageriala sistematica.
Are loc la toate nivelurile manageriale.
Foloseste raportari formale si comunicare informala.
Concentrata asupra resurselor, activitatilor si rezultatelor cuprinse in logframe.
Scopul monitorizarii
realizarea activitatilor proiectate
obtinerea output-urilor si rezultatelor, inclusiv calitatea
executia detaliata a bugetului
incadrarea in timp
evolutia mediului
Sistemul de referinta:
sistemul de proceduri de lucru
indicatori
plan de operatii
buget

factorii externi
3. Pasi in elaborarea unui sistem de monitorizare
i. Analiza obiectivelor proiectului
ii. Revizuirea procedurilor de implementare
iii. Revizuirea indicatorilor de realizare
iv. Raportarea - Mecanisme de comunicare
v. Planul de aplicare a sistemului de monitorizare
i.
Analiza obiectivelor proiectului
clarifica structura proiectului.
In cadrul unui atelier pentru demararea proiectului:
revizuirea documentelor proiectului impreuna cu stakeholderi: obiectivele
sunt clare, realiste si masurabile.
ii. Revizuirea procedurilor de implementare (cine? / ce?)
stabileste nevoile de informatie la diferite niveluri manageriale ale proiectului.
identifica nevoia de informatie pentru rolurile de decizie.
Revizuirea activitatilor care vor fi desfasurate
Clarificarea responsabilitatilor.
Nivelul de detaliu si frecventa raportarii variaza in functie de nivelul managerial.
Nevoia de informatie si nivelul managerial

ii.
de implementare
Elaborarea unui tabel:
- utilizatorul de informatie
- informatia necesara

Revizuirea

procedurilor

- sursa de informatie
- cine raspunde de pregatirea raportului.
Utilizatorii si raportorii trebuie sa aiba o intelegere comuna a necesitatii raportului si
utilizarii lui.
ii. Revizuirea procedurilor de implementare
Riscuri :
Se presupune ca utilizatorii cunosc apriori ce informatie au nevoie.
Utilizatorii cer mai multa informatie decat au nevoie.
Utilizatorii nu stiu ce informatie este disponibila.
iii. Revizuirea indicatorilor de realizare
... stabileste instrumente de monitorizare fizica si financiara a activitatilor si rezultatelor

Probleme in selectarea indicatorilor


Prea multi indicatori
se supraestimeaza nevoia de informatie pentru a lua decizia;
nevoile de informatie sunt raportate la nivelurile manageriale - se
specifica un set minim de informatie
- Indicatori prea complecsi
probleme mari de colectare a datelor: abilitati si resurse
Concentrarea asupra indicatorilor de progres
ofera informatie insufienta despre performanta proiectului
scuza - nu se poate masura impactul proiectului in perioada de
implementare
indicatorii de aproximare a impactului dau totusi o imagine a
probabilitatii de atingere a obiectivelor
indicatorii de aproximare a impactului presupun acuratete in
formularea obiectivelor si in identificarea grupurilor tinta
iv. Raportarea
ofera managerilor acces la informatia relevanta, la timpul potrivit.
Formatele faciliteaza analiza.
Revizuirea frecventa a evolutiei proiectului necesita procesarea datelor
operationale colectate la nivelul echipei de proiect.
iv. Mecanisme de comunicare
a) Project Progress Report
rezumat periodic al evolutiei proiectului
ofera informatie despre indicatori fizici si financiari stabiliti in
logframe, planul de activitati, planul de cheltuieli
format standardizat
realizarile planificate sunt comparate cu ...
realizarile obtinute, pentru a identifica
deviatiile semnificative de la plan , ca o baza de pornire
pentru ...
identificarea problemelor si oportunitatilor, pentru a
gasi ...
actiuni de corectare si alternative.
a) Project Progress Report contine:

b) Progress Review

Rezumatul starii actuale fata de planificare


Principalele activitati derulate in perioada raportata, comparate cu
planul de activitati
Cheltuiala in perioada raportata si cheltuiala cumulata la zi,
comparate cu bugetul si cu planificarea costurilor
Estimarea numarului de clienti sau beneficiari deserviti in perioada
raportata
Probleme actuale si anticipate, inclusiv planificarea actiunilor
corective
Planul principalelor activitati pentru perioada urmatoare.

compara evolutia reala fata de cea planificata


rapoarte scrise prezentate si discutate
evaluare orala rapida a problemelor curente.
risc: mai mult timp cheltuit cu planificarea
implementarea.
v. Planificarea aplicarii sistemului de monitorizare
Se defineste personalul necesar, abilitatile si instruirea necesare.
Se aloca responsabilitati de colectare a informatiei si de raportare.
Se defineste personalul necesar, abilitatile si instruirea necesare.
Se aloca responsabilitati de colectare a informatiei si de raportare.
Graficul
instrument de control

Urmarirea costurilor

Gantt

decat

cu

4. Managementul riscurilor
Riscuri externe
din logframe sau fisa de proiect
identificarea surselor de informare
monitorizarea permanenta a evolutiei
identificarea oportunitatilor de influentare
Plan B
Riscuri interne
managementul lor - responsabilitatea managerului (echipei) de proiect
planificare
bugetare
monitorizare
masuri corective
Probleme tipice la implementare
performante scazute
intarzieri
depasiri de buget
abateri procedurale
Cauze tipice
expertiza/experienta echipei/indivizilor
comunicare defectuoasa
conflicte
comportamente indezirabile
planificare defectuoasa
sarcini/indicatori supraestimati
subevaluarea necesarului de resurse

schimbari majore in mediu


Masuri corective
consultare
negociere/mediere
realocarea resurselor
revizuirea calendarului de implementare
realocarea rolurilor/activitatilor pe oameni
inlocuirea unor membri ai echipei/unei echipe
evaluare externa
reformularea rezultatelor/obiectivelor
oprirea proiectului
VI. Raportarea
1. Scopul raportului
Transmiterea de
informatii
rezultate
propuneri
recomandari
2. Tipuri de rapoarte
In ierarhie:
verticale (decizii, avizari)
orizontale (cooperare)
radiale (informare)
Natura raportului:
fezabilitate - evalueaza necesitatea, oportunitatea, posibilitatea unei actiuni
monitorizare (progres al activitatii) - rol de urmarire a progresului si luare a
deciziilor
evaluare - rol de masurare, judecare si invatare
Rapoarte de monitorizare
Pot fi prezentate:
periodic (zilnic/saptamanal/lunar)
la incheierea fiecarei activitati
la incheierea unui grup de activitati
la incheierea unor activitati critice pentru proiect
Nu exista un format standard general, dar
Este indicata standardizarea lor la nivel de organizatie.
Informatii cheie in rapoartele de monitorizare
date de identificare a proiectului
stadiul realizarii indicatorilor
deviatiile fata de valorile planificate
justificarea deviatiilor
masurile corective aplicate
rezultatele asteptate ale masurilor corective
stadiul realizarii activitatilor (descriere)
activitatile planificate pentru perioada urmatoare
calendarul de implementare actualizat

executia bugetului/devieri
realocari in cadrul bugetului
Rapoarte de evaluare
Nu exista formate standard dar, in linii mari, sunt recomandate sectiunile:
rezumat (executive summary)
informatii generale
modul de lucru
faptele
analiza si constatari
concluzii si recomandari
3. Recomandari pentru raportori
Reguli in raportare
Acuratete
Claritate
Concizie
Lizibilitate
Stabilirea obiectivelor (raportor si utilizator)
Respectarea cerintelor utilizatorului (cu pastrarea profesionalismului
raportorului)
Eliminarea redundantelor
Evidentierea subiectului principal
Usurinta la citirea materialului, simplitatea textului
Adresare directa cititorului
Verificarea de catre o a doua persoana
Evitarea speculatiilor si a exagerarilor
Includerea unor date precise
Evitarea limbajului de lemn
Rezumarea
VII. Evaluarea programelor si a proiectelor
Ce este evaluarea proiectului
Comparare periodica a realizarilor obtinute ale proiectului cu cele planificate din
perspectiva obiectivelor stabilite. Se analizeaza:
eficienta
eficacitatea
impactul
viabilitatea economica si financiara
durabilitatea
Extrage invataminte pentru a le utiliza in proiecte viitoare.
Se bazeaza pe rapoartele de monitorizare si pe investigari externe
Se concentreaza asupra obtinerii rezultatelor pentru realizarea scopului proiectului
si astfel pentru a contribui la obiectivul general.
Verifica coerenta planificarii
Verifica influenta celor mai importanti factori externi.
Se bazeaza pe principiile: impartialitate, independenta, credibilitate.
2. Criterii de evaluare

Relevanta = adecvarea obiectivelor proiectului la problemele pe care le adreseaza si la


mediul in care acesta opereaza.
Identificarea corecta a problemelor, nevoilor reale si a beneficiarilor
Capacitatea locala de absorbtie
Capacitatea locala de implementare
Studiile si analizele pe care s-a bazat identificarea si formularea proiectului
Consultarea si implicarea stakeholderilor
Complementaritatea cu alte interventii
Factorii externi (logframe)
Pregatirea proiectului si elaborarea lui = logica planificarii proiectului, logica
formularii lui.
Calitatea logframe-ului
Claritatea si consistenta obiectivelor si a rezultatelor
Alegerea indicatorilor de performanta
Definirea input-urilor
Gradul de flexibilitate
Eficienta = costul, viteza si eficienta cu care intrarile si activitatile au fost transformate in
rezultate; calitatea rezultatelor obtinute.
Calitatea managementului
administrarea bugetului
administrarea celorlalte resurse
managementul riscului
coordonarea cu alte organizatii implicate
respectarea limitelor de timp
Value-for-money
Contributia statului partener
Contributia Comisiei/Delegatiei
Asistenta tehnica
Calitatea monitorizarii
Alegerea indicatorilor de Eficienta
Rezultate neplanificate
Eficacitatea = contributia rezultatelor obtinute, la atingerea scopului proiectului; cum au
afectat factorii externi obtinerea acestor rezultate.
Beneficiile proiectului - livrare/primire
Realizarea indicatorilor de atingere a scopului
Factorii externi
Stakeholderii
Rezultate neplanificate
Impactul = efectul proiectului asupra mediului si contributia sa la atingerea obiectivelor
sectoriale - obiectivele generale ale proiectului.
Contributia la atingerea obiectivului general
Contributia la dezvoltarea socio-economica
Flexibilitatea
Impactul neplanificat
Durabilitatea = probabilitatea ca beneficiiel proiectului sa fie oferite in continuare.

Costurile realizate sunt comparate cu cele planificate - baza pentru analiza


variatiei de cost.
revizuirea bugetului
sincronizarea reala a intrarilor fata de plan
efectuarea contributiilor partenerilor
Informatii disponibile in rapoartele intermediare de monitorizare (Progress
Reports).
3. Evaluarea costurilor
Costurile realizate sunt comparate cu cele planificate - baza pentru analiza
variatiei de cost.
revizuirea bugetului
sincronizarea reala a intrarilor fata de plan
efectuarea contributiilor partenerilor
Informatii disponibile in rapoartele intermediare de monitorizare (Progress
Reports).
4. Evaluarea activitatilor
Realizarea activitatilor din planul curent, comparate cu planul initial.
intarzieri sau devansari
responsabilitatea pentru intarzieri
efectele deviatiilor asupra proiectului
Informatii existente in rapoartele de monitorizare intermediare (Progress Reports).
5. Evaluarea rezultatelor
Indicatorii pentru transformarea activitatilor in rezultate si servicii:
indicatori de proces (Centru de afaceri operational)
indicatori de cuantificare (numar de manageri instruiti)
indicatori de eficienta: compara intrarile realizate pentru unitatea de
rezultat (cost per participant instruit)
Informatii existente in rapoartele de monitorizare intermediare (Progress Reports).
6. Evaluarea scopului proiectului
Indicatori de realizare a unor beneficii durabile pentru grupul tinta:
atingerea scopului proiectului
durabilitatea serviciilor pentru grupul tinta
Din ce cauza proiectul a avut o performanta ? Deficiente de
analizei initiale a problemelor
formularii proiectului
implementarii
capacitatii institutionale si manageriale
sprijinului politicilor
viabilitatii financiare
calitatii bunurilor si serviciilor generate de proiect, apreciata de
beneficiarii finali
7. Evaluarea obiectivelor generale
Contributia proiectului la realizarea obiectivelor sectoriale.
Evaluare desfasurata in cadrul unei evaluari sectoriale.
8. Oportunitati de evaluare
Evaluarile formale sunt organizate la momente anume din ciclul proiectului:

Evaluarea intermediara - revizuieste evolutia proiectului si propune


modificari in structura lui pentru restul perioadei.
Evaluarea finala - la finele proiectului, se asambleaza documentarea
asupra resurselor folosite, rezultatele si evolutia proiectului. Se genereaza
invataminte pentru viitoare proiecte.
Studii tematice ad-hoc.