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LIBROS DE CONTABILIDAD
De las normas sobre registros y libros
DECRETO 2649
Art. 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segn el
tipo de acto de que se trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes,
de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en
ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando
constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronolgico y de tal
manera que sea posible su verificacin.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, as como ser
utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.
Art. 124. Comprobantes de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen
y en aquel donde se asienten en orden cronolgico las operaciones, deben estar respaldadas
en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.
Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio
y en idioma castellano.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicacin del
da de su preparacin y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripcin y cuanta de las operaciones, as como
las cuentas afectadas con el asiento.
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La descripcin de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, cdigos o
smbolos numricos, caso en el cual deber registrarse en el auxiliar respectivo el listado de
cdigos o smbolos utilizados segn el concepto a que correspondan.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resmenes peridicos, a lo sumo
mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos
en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronolgico todas las
operaciones.
Art. 125. Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros
en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e
integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeracin
sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y a la de sus operaciones, se
deben llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones, bien en forma individual o por
resmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus
movimientos debit y crdito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las
restricciones que pesen sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre
otros, los auxiliares necesarios para:
a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen
en forma global;
b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada
establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus
operaciones;
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Formador en Contabilidad y Finanzas.
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c) Conocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as como los cdigos o
smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacin de las adiciones,
modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras;
d) Controlar el movimiento de las mercancas, sea por unidades o por grupos homogneos;
e) Conciliar los estados financieros bsicos con aquellos preparados sobre otras bases
comprensivas de contabilidad.
5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados de direccin,
administracin y control del ente econmico.
6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.
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Art. 126. Registro de los libros. Cuando la ley as lo exija, para que puedan servir de
prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las
Autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.
En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la Autoridad o
entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente
econmico e identificndolos con la ensea del establecimiento.
Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser
registrados.
Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que:
1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o
2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente econmico.
Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del
revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador publico. Si la falta del
libro se debe a prdida, extravo o destruccin, se debe presentar copia autntica del
denuncio correspondiente.
Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas
deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas.
Las autoridades o entidades competentes puede proceder a destruir los libros presentados
para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripcin.
Art. 127. Lugar donde deben exhibirse los libros. Los libros deben exhibirse en el
domicilio principal del ente econmico.
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Art. 128. Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor
tcnico contable, adems de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las
operaciones en forma mecanizada o electrnica, para los cuales se utilicen mquinas
tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.
El ente econmico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los
asientos contables.
En los libros se deben anotar el nmero y fecha de los comprobantes de contabilidad que los
respalden.
Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo
menos a fin de cada mes, determinando su saldo.
En los libros esta prohibido:
I . Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a
continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados
o electrnicos no se consideran "espacios en blanco" los renglones que no es posible utilizar,
siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las
partidas que se han contabilizado.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
PARAGRAFO. Sin perjuicio de los dems requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares,
tendrn valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por
este artculo.
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21030101901: Identificar los tipos de entidades, segn su organizacin principios corporativos, aspectos
legales y actividades.
21030101902: Clasificar documentos comerciales y ttulos valores segn el objetivo del registro.
21030101903: Codificar y diligenciar documentos de acuerdo con el PUC del sector.
21030101904: Contabilizar los diferentes tipos de operacin en el desarrollo del objeto social de la
empresa.
21030101905: Registrar los hechos econmicos segn las normas comerciales,tributarias y laborales.
Aspectos legales de los libros de contabilidad.
Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e
integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debellevar una numeracin
sucesiva y contina. Las hojas y tarjetas deben sercodificadas por clase de libros.
Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y a la de susoperaciones, se
deben llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronolgico todas las operaciones, bien en forma individual opor
resmenes globales no superiores a un mes.
2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cadacuenta, sus
movimientos dbito y crdito, combinando el movimiento de losdiferentes establecimientos.
3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y lasrestricciones
que pesen sobre ellos.
4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores.
5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los rganos colegiados dedireccin,
administracin y control del ente econmico.
6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.
Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:
a) Conocer las transacciones individuales, cuando stas se registren en los librosde resumen
en forma global;
b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propiasde cada
establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus
operaciones;
c) Conocer los cdigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, as comolos cdigos o
smbolos utilizados para describir las transacciones, con indicacinde las adiciones,
modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan deunas y otras;
d) Controlar el movimiento de las mercancas, sea por unidades o por grupos
homogneos, y
e) Conciliar los estados financieros bsicos con aquellos preparados sobre otrasbases
comprensivas de contabilidad.
En los libros est prohibido:
1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que stos serefieren.
2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientoso a
continuacin de los mismos. En los libros de contabilidad producidos pormedios mecanizados
o electrnicos no se consideran espacios en blanco losrenglones que no es posible utilizar,
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siempre que al terminar los listados los totalesde control incluyan la integridad de las partidas
que se han contabilizado.
3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.
5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Los libros, incluidos los auxiliares, tendrn valor probatorio cuando en los mismosno se hayan
cometido los anteriores actos prohibidos.
Correccin de errores. Los simples errores de trascripcin se deben salvar
mediante una anotacin al pie de la pgina respectiva o por cualquier otro
mecanismo de reconocido valor tcnico que permita evidenciar su correccin.
La anulacin de folios se debe efectuar sealando sobre los mismos la fecha y lacausa de la
anulacin, suscrita por el responsable de la anotacin con indicacinde su nombre completo.
Exhibicin de libros. Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los librosse debe
practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del enteeconmico, en
presencia de su propietario o de la persona que ste hubieredesignado expresamente para el
efecto.
Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los
activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cadaestablecimiento, la
exhibicin se debe efectuar en el lugar donde funcione elmismo, si el examen hace relacin
con las operaciones del establecimiento.
Si el ente econmico no presenta los libros y papeles cuya exhibicin se decreta,se tendrn
como probados en su contra los hechos que la otra parte se propongademostrar, si para los
mismos es admisible la confesin, salvo que aparezcaprobada y justificada su prdida,
extravo o destruccin involuntaria.
Si al momento de practicarse la inspeccin los libros no estuvieren en las oficinaso
establecimientos del ente econmico, ste puede demostrar la causa quejustifique tal
circunstancia dentro de los tres das siguientes a la fecha sealadapara la exhibicin. En tal
caso debe presentar los libros en la oportunidad que elfuncionario seale.
En la solicitud de exhibicin parcial debe indicarse:
1. Lo que se pretende probar.
2. La fecha aproximada de la operacin.
3. Los libros en que, conforme a la tcnica contable, deben aparecer registradaslas
operaciones.
En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes ysoportes del
asiento que se examine.
La exhibicin y examen general de los libros y papeles de un comercianteprevistos en el
artculo 64 del Cdigo de Comercio tambin proceder en el casode la liquidacin de
sociedades conyugales, cuando uno o ambos cnyugestengan la calidad de comerciante.
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El
El
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El
El
La clase de libros auxiliares que un comerciante puede necesitar, depende del tipo de
empresa e informacin que maneje; entre otros los ms utilizados son:
Auxiliar
Auxiliar
Auxiliar
Auxiliar
Auxiliar
Auxiliar
Auxiliar
Auxiliar
Auxiliar
de
de
de
de
de
de
de
de
de
Caja
Bancos
Clientes
Proveedores
Gastos
Ventas o Comercio al por mayor y menor.
Mercancas
Inversiones
Anticipo de Impuestos y Contribuciones
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Auxiliar
Auxiliar
Auxiliar
Auxiliar
Auxiliar
de
de
de
de
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Habr lugar a aplicar sancin por libros de contabilidad, en los siguientes casos:
De acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros.
1. Libro de Inventario y Balances
Al iniciar sus
elaborar un
completa la
inventarios y
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2. Libro Diario
Es un libro principal, en el que se registra en orden cronolgico cada comprobante de
contabilidad elaborado por la empresa durante un mes.
Con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan
los registros dbitos y crditos, informacin necesaria que se traslada al libro mayor en la
columna de movimiento mensual.
Registro en el Libro Diario Columnario: una vez elaborado el comprobante de
contabilidad con sus soportes, se procede a registrar, teniendo en cuenta las siguientes
columnas.
Fecha: Aqu se escribe el ao, mes y da del comprobante que se est registrando.
Detalle o descripcin: En esta columna se escribe el nombre y nmero del comprobante.
Una serie de Columnas con Debe y Haber: Cada columna doble corresponde al
nombre de una cuenta, las Dos ltimas, se utilizan para cuentas varias, donde la
primera sirve para el nombre de la cuenta y la segunda para registrar los movimientos
dbitos y crditos.
Procedimiento:
o Se inicia el Diario columnario con el comprobante de apertura, o sea, el que
corresponde al inventario General Inicial y se Traslada esta informacin al libro Mayor
y Balance.
o Se registra en orden cronolgico cada uno de los comprobantes de contabilidad
correspondientes a un mes.
o Se totaliza el movimiento de bito y crdito de cada cuenta, sin incluir el comprobante
de apertura. Estos valores se trasladan a la columna de movimiento mensual en el
libro mayor y balances.
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ajuste para obtener el saldo real de las cuentas, que servir de base para la elaboracin
de los Estados Financieros.
o Al finalizar el ciclo contable, se registra el comprobante de cierre, para cancelar en el
libro Mayor los saldos de las cuentas nominales o de resultado y obtener los valores
correspondientes al Balance General.
Correccin de Errores: Cuando se cometen errores en este libro pueden corregirse as:
Si hay una inconsistencia o error, se anula la hoja completa y se pasa a la siguiente.
Las anulaciones en los libros principales deben llevar la firma del contador.
4. Libro de Actas y Registro de Socios
La sociedad llevar un libro, debidamente registrado, en el que se anotarn, por orden
cronolgico, las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas sern
firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o junta
de socios.
As mismo, las sociedades por acciones tendrn un libro debidamente registrado para
inscribir las acciones, en el que se anotarn tambin los ttulos expedidos, con indicacin
de su nmero y fecha de inscripcin, la enajenacin o traspaso de acciones, embargos y
demandas judiciales que se relaciones con ellas, las prendas y dems gravmenes o
limitaciones de dominio, si fueren nominativas.
5. Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias.
Quienes comercializan bienes o prestan servicios gravados perteneciendo al rgimen
simplificado, debern llevar el libro Fiscal de Operaciones Diarias del establecimiento, en
el cual se identifique el contribuyente, est debidamente foliado y se anoten diariamente
en forma global o discriminada las operaciones realizadas. Al finalizar cada mes debern,
con base en las facturas que les hayan sido expedidas, totalizar el valor pagado en la
adquisicin de bienes y servicios, as como los ingresos obtenidos en el desarrollo de su
actividad. Adems deben conservar las facturas de compra de bienes y servicios.
6. Libros Auxiliares
Se trasladan a los libros auxiliares la informacin presentada en las columnas parciales
del comprobante de contabilidad. Los registros se deben efectuar en las siguientes partes
del libro auxiliar, o tomando la informacin directamente de los soportes codificados para
el registro contable.
Fecha: Cronolgicamente se registra el ao, mes y da del comprobante diario
correspondiente.
Detalle: Se describe la transaccin, indicando el soporte que la respalda.
Nmero de Comprobante de Contabilidad: Se registran en orden consecutivo.
Dbito y Crdito: Se registra el valor del movimiento dbito o crdito de cada
subcuenta, tomando de la columna de parciales del comprobante de contabilidad.
Saldos: Aqu se escribe el valor que resulte despus del movimiento dbito o crdito de
acuerdo con las siguientes reglas:
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oEn las cuentas de activos, gastos y costos, por tener saldo dbito, la columna saldos
aumenta con los movimientos registrados en el debe y disminuye con los valores
registrados en el haber.
oEn las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, por tener saldo crdito, su saldo
aumenta con los valores registrados en el haber y disminuye con los valores registrados
en el debe.