Introduccin al proceso administrativo

Introduccin
Universalidad del PA
La ciencia en el PA
Premisas y principios
Principios administrativos aplicados al PA
Beneficios de la aplicacin del PA
Conceptuacin del PA
El PA como sistema
Visin y misin en el PA
Clasificaciones y principales autores del PA

INTRODUCCIN
La administracin es un sistema, en tanto que el funcionamiento de una
organizacin (empresa, institucin, gobierno, etctera) cuenta con objetivos,
metas acordes con sus recursos (insumos) y planes (procesos) que actan en
forma continua y cclica para generar productos o servicios que, al ser
consumidos, satisfacen necesidades de usuarios a travs de una retribucin
econmica por el beneficio recibido. Esto le permite a la empresa retroalimentar
su proceso y expandir su desarrollo. En consecuencia, el usuario satisfecho
retroalimenta a la organizacin para su mejoramiento.
UNIVERSALIDAD DEL PA
Al reconocer a la empresa como un sistema universal, se puede prever su
funcionamiento; al preverlo, es posible planificarlo y organizarlo. Una vez
planeada y organizada una empresa, es factible dirigir y controlar; adems,
cualquier empresa en el mundo, al aplicar el proceso administrativo, mejorar
continuamente su eficiencia, eficacia y efectividad.
La eficiencia es la capacidad de reducir al mnimo los recursos usados para
alcanzar los objetivos de la organizacin: hacer las cosas bien.
La eficacia es la capacidad para determinar los objetivos apropiados: hacer lo
que se debe hacer. La efectividad se logra cuando se es eficiente y eficaz.
El proceso administrativo se puede aplicar tanto a una granja como a una
industria o una empresa comercial, incluso a una institucin educativa. Tanto
las empresas pblicas como las privadas requieren de l.
LA CIENCIA EN EL PA
El proceso administrativo est ntimamente vinculado al mtodo cientfico, ya
que una empresa, al estar sistematizada, es viable de mejorar continuamente,
siempre y cuando se observen el desenvolvimiento y el desempeo en forma
cientfica, de tal manera que los cambios sean objeto de investigacin previa,
mediante hiptesis sujetas a comprobacin a un lado el mtodo emprico
tradicional de la toma decisiones con base en corazonadas. Para tal efecto, el
control de las operaciones y su registro histrico de los resultados y hechos
ponen la base para la observacin, siempre y cuando los controles estn

basados en parmetros y estndares consistentes, a travs de periodos

prolongados que permitan sacar conclusiones.
PREMISAS Y PRINCIPIOS
Una premisa es una base, un cimiento en donde soportamos e inferimos
conclusiones. Un buen juicio est dado por las premisas en las que se
cimienta. Las premisas son fundamentales para comprender el PA (en cada
fase se mencionan algunas de las que ms ayudan a comprender mejor el marco conceptual).
PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS APLICADOS AL PA
Los principios son guas universales que le permiten a una ciencia o un arte
orientar el trabajo en su realizacin. Se diferencian de las premisas en tanto
que las primeras varan, de autor a autor, conforme van desarrollando sus
temas. La administracin cuenta con principios de orden universal que son aplicables tanto a la previsin, la planeacin, la organizacin, la direccin y el
control. Segn Fayol, son los siguientes:
1. Divisin del trabajo.
2. Autoridad y responsabilidad.
3. Disciplina.
4. Unidad de modo.
5. Unidad de direccin.
6. Subordinacin del inters individual al general.
7. Remuneracin al personal.
8. Descentralizacin vs. Centralizacin.
9. Jerarqua.
10. Orden.
11. Equidad.
12. Estabilidad del personal.
13. Iniciativa.
14. Espritu de grupo o unin del personal.
BENEFICIOS DE LA APLICACIN DEL PA
El PA es un importante instrumento para manejar de manera integral una
empresa y lograr los objetivos de la misma, ya que proporciona una
metodologa relativamente simple y sencilla de aplicacin. Empieza por
visualizar una empresa, cualquiera que sea su naturaleza (pblica, privada, de
asistencia social, de actividad poltica, etctera), y nos da las guas de cmo
planearla, organizara, dirigirla y controlarla, incluyendo los pasos para
conseguir el equipo humano necesario para su administracin. Podemos sealar como ventajas de la aplicacin del PA, las siguientes:
-Es una gua prctica y metodolgica para la generacin de empresas.
-Permite sistematizar y controlar las operaciones continuas.

-Da las bases para estructurar (organizar) el trabajo y dividirlo en

departamentos y jerarquas conforme a las
necesidades y los recursos
de las empresas.
-Permite establecer un sistema de seleccin de individuos acorde con las
necesidades de la empresa.
-Permite el desarrollo de capacidades y competencias laborales.
-Facilita la direccin, al darle estrategia y control a quien la conduce.
-Facilita el anlisis de problemas para su solucin.
-Da las bases para aplicar el mtodo cientfico para el mejoramiento de la
empresa o su replanteamiento.
-Es un instrumento importante de reorganizacin de la empresa.
CONCEPTUACIN DEL PA
El PA, es la herramienta fundamental del administrador desde que Henri Fayol
lo desarroll. Actualmente, los tratadistas lo estructuran de varias formas, la
mayora de ellos por medio de la planificacin, la organizacin, la direccin y el
control de la empresa para alcanzar los objetivos de la misma. Otros incluyen la
previsin e integracin, como lo hizo Agustn Reyes Ponce, destacado autor
mexicano.
Para comprender mejor el PA,
el concepto de proceso: Secuencia
sistematizada de actividades para alcanzar un fin.
Administrar, en forma general, segn el Diccionario de la Real Academia
Espaola, es: Gobernar, regir o aplicar...
De acuerdo con Escriche, administracin es la direccin, gobierno y cuidado
que uno tiene a su cargo [...] de un establecimiento con fines determinados.
De ah que por lo anterior, Wilburg Jimnez Castro defina a la administracin,
como profesin, de la siguiente manera:
Una ciencia compuesta de principios, tcnicas y prcticas, cuya aplicacin a
conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo
cooperativo, a travs de los cuales se pueden alcanzar propsitos comunes
que individualmente no se logran en los organismos sociales.
Utilizando las definiciones de proceso y administracin, segn diccionarios
clsicos, en forma general
el proceso administrativo es la secuencia
sistematizada de actividades para alcanzar un fin bajo la direccin, el gobierno
y el cuidado especfico de acuerdo con fines determinados de un
establecimiento, una institucin, una empresa, etctera.
Sin embargo, una definicin ms precisa de PA es la siguiente:
Pasos para sistematizar la operacin de una empresa en forma efectiva, desde
su presin para la fijacin de objetivos claros planeacin, organizacin,
intregacin , direccin y control de sus actividades, que permitan el adecuado
aprovechamiento de sus recursos y la mxima motivacin del elemento
humano que la conforma.

EL PA COMO SISTEMA
Un proceso es una secuencia de actividades en forma lineal: por ejemplo, en la
numeracin, el dos es posterior al uno y el tres al dos, etctera, o bien, de un
inmueble primero se construyen los cimientos y despus la primera planta; una
vez concluida sta, se pueden levantar los siguientes pisos en forma
secuencial. El PA est conceptuado en esta forma, pero su operacin no es
secuencial necesariamente; ms bien, es sistmica; esto significa que todas las
etapas actan en un momento dado en forma simultnea. El director de una
empresa regularmente est controlando, visualizando (previendo) o planeando
conforme lo requiera el problema o el trabajo en turno. Es como el
funcionamiento del cuerpo humano; en l operan todos los subsistemas a la
vez: respiramos y vemos, mientras el corazn trabaja junto con el sistema
digestivo, etctera. De ah que requerimos ver el PA como un sistema, pues es
como se maneja la organizacin. El proceso tiene insumos, investigacin,
fijacin de objetivos, metas y estrategias. Asimismo, hay metodologas de
planeacin que brindan un proceso de formulacin. Se requiere una estructura
de trabajo para obtener productos concretos como es la organizacin de una
empresa o la evaluacin de un proyecto de inversin. Todo sistema, a la vez,
cuenta con un subsistema de control y/o retroalimentacin.
VISIN Y MISIN EN EL PA
El proceso del PA clsico inicia con una etapa de previsin, hoy conocida
tambin por la escuela de la planeacin estratgica como visin. sta es una
representacin mental del negocio o la institucin concebida y deseada por un
lder, misma que deber ir acompaada de la misin que tendr que cubrir la
empresa al producir un bien o un servicio en la sociedad donde operar. La
visin y la misin son el eje de la aplicacin del PA, el cual no necesariamente
es para una empresa de nueva creacin, pues tambin sirve para reorganizar
una organizacin. En este caso, se puede iniciar el proceso, mediante la
evaluacin de la efectividad de la empresa y el anlisis del funcionamiento
actual, diagramando los procesos y las estructuras vigentes. Conocer la visin
y la misin de la empresa es indispensable para el administrador que se
abocar a su creacin o reorganizacin. La visin, en ocasiones, es generada
por un hombre de negocios o fundador de una institucin pblica o privada. La
visin es: Una mezcla de experiencia, intuicin, perspicacia en los negocios,
conocimiento de informacin privilegiada, relaciones e, incluso, sabidura y
buen juicio. Sobre todo, fe.
La visin es la percepcin precisa de la empresa y de su entorno presente y
futuro, ms all de sus fronteras marcadas por su organizacin formal que
permite comprender su desenvolvimiento en el medio ambiente, visualizando
oportunidades y amenazas, fuerzas y debilidades.
Segn Thompson, la visin estratgica es un mapa de rutas del futuro de una
compaa, de la direccin que lleva, de la posicin que pretende ocupar y de
las capacidades que planea desarrollar.
La mayora de las empresas han nacido por la visin de un hombre; sin
embargo, no todas las visiones son necesariamente buenas o llegan a gestar

una organizacin slida. De ah que el administrador como consultor o gerente

debe traducir la visin de un emprendedor a investigaciones (previsin),
objetivos y metas (planeacin), estructuras (organizacin) y definicin de
cualidades del equipo humano (staff), en elementos de direccin y control. En
la medida en que la capte y la traduzca bien, se garantizar el xito o fracaso
de la empresa.
La visin es un tema que se tratar a lo largo del PA, fundamentalmente en
previsin, planeacin y estrategia, direccin y control.
El diagrama muestra el PA iniciando desde la previsin y concluyendo en el
control.

Definicin de proceso administrativo.

Fuente: Hernndez y Rodrguez Sergio, Administracin, pensamiento, proceso,
estrategia y vanguardia, Mxico, Mc Graw Hill, 2002, pp. 200.
CLASIFICACIONES Y PRINCIPALES AUTORES DEL PA
Son muchos los autores en el mbito mundial que han tratado sobre el PA. Se
puede decir que es la escuela o corriente administrativa ms difundida; sin
embargo, los autores, aunque coinciden en dividirlo en etapas (iniciando por la
previsin o planeacin y concluyendo en el control), cada uno lo trata de
manera diferente, con el fin de darle un toque personal original, de ah que

tanto las etapas como las subetapas varen en forma, no en fondo, lo cual hace
de esta corriente un enfoque enriquecido por muchos autores.
El administrador profesional debe nutrirse de varios autores y generar su
propio modelo, evitando someterse a uno solo como dogma, ya que as
generara una ceguera o una parlisis paradig-mtica. Una parlisis
paradigmtica es quedarse nicamente dentro de los lmites de un modelo, sin
ver otras maneras y otros modelos de solucin.
Un paradigma en una ciencia es, segn Joel Arthur Barker: Un conjunto de
reglas y disposiciones (escritas o no) que hace dos cosas: 1) establece o
define lmites, y 2) indica cmo comportarse dentro de los lmites para tener
xito.
Como se observa en la definicin anterior, un paradigma permite actuar
conforme a las reglas que nos da el mismo, para resolver problemas con l; sin
embargo, los modelos o paradigmas establecen lmites para funcionar. Estos
lmites implican ver hacia dentro limitando la visin. De ah que puedan generar
parlisis, lo que significa detener, entorpecer, impedir la accin y el movimiento
de una cosa; en este caso, una persona.

Cuadro comparativo de autores del proceso administrativo.

Fuente: Hernndez y Rodrguez Sergio, Administracin, pensamiento, proceso,
estrategia y vanguardia, Mxico, Mc Graw Hill, 2002, pp. 198.

Cuadro comparativo de autores del proceso administrativo.

Fuente: Hernndez y Rodrguez Sergio, Administracin, pensamiento, proceso,
estrategia y vanguardia, Mxico, Mc Graw Hill, 2002, pp. 199