GUA PARA LA ELABORACIN Y

PRESENTACIN DE DOCUMENTOS

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GERENCIA DE PROCESOS
GUA PARA LA ELABORACIN Y PRESENTACIN
DE DOCUMENTOS

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Glorimar Urbina/Alba Sulbarn

Analista de Procesos
Direccin de Tecnologa de Inf.

Glorimar Urbina/Alba Sulbarn

Analista de Procesos
Direccin de Tecnologa de Inf

Liliana Padrino
Gerente de Procesos y Website
Direccin de Tecnologa de Inf.

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN ....................................................................................................................................... 3
OBJETO ................................................................................................................................................... 3
ALCANCE ................................................................................................................................................. 3
TIPO DE LETRA Y TAMAO ....................................................................................................................... 4
MRGENES .............................................................................................................................................. 4
CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS ........................................................................................................... 5
CODIFICACIN DE DOCUMENTOS ............................................................................................................ 5
PRESENTACIN ....................................................................................................................................... 8
Documentos Principales e Intermedios....................................................................................................... 9
Documentos Regulares ........................................................................................................................... 10
Representaciones grficas: ..................................................................................................................... 11
PROCESO GENERAL PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS Y PROCESOS ........................................... 13

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INTRODUCCIN
Para unificar el estilo de los documentos que se generan y presentan en nuestra empresa, la Gerencia de
Procesos establece unos estndares mnimos para la elaboracin de los mismos. Consideramos que esto ayudar a
presentarlos de forma homognea y repercutir en la mejora de la calidad de los mismos y en su facilidad de acceso ya
que se establece una clasificacin de acuerdo a su forma de presentacin y jerarquizacin.
La presente gua tiene como fin principal ser un instrumento de apoyo al momento de elaborar, presentar y
codificar los documentos. Entre los aspectos que tomaremos en cuenta en su generacin, estar el tipo de letra,
mrgenes, codificacin, revisiones y presentacin.

OBJETO
Proporcionar orientacin en la elaboracin de los documentos que se generen en la organizacin, con el fin de
llevar de forma homologada, estructurada y organizada la generacin de de los mismos.
ALCANCE
Es aplicable a los documentos que se realicen en la organizacin. Abarca desde la forma de presentacin hasta
el proceso a seguir por otros departamentos para realizar la solicitud de generacin de documentos a la Gerencia de
Procesos y Website.

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TIPO DE LETRA Y TAMAO

El tipo de letra a emplear para la generacin de los documentos es TAHOMA, ver tamaos en la tabla n 1
TAMAO DE LA LETRA
Titulo del
Encabezado
14

Ttulos
Principales
9

Maysculas,
Negrita

Maysculas, Tipo
Titulo 1, Negrita

Subttulos
9
Tipo Titulo 2, Negrita,
Minsculas y subrayado si lo
desea el elaborador.

Para el
texto
9

Encabezado y Pie
de pginas
De 6 a 8

Normal

Normal

Tabla n 1. Clasificacin de documentos

En la elaboracin de los formatos, presentaciones, tablas y grficos se puede emplear el tamao de letra que
mejor se adapte al uso y espacio de la hoja. El fin primordial es usar la menor cantidad posible de papel en la generacin
de documentos.

MRGENES
Los mrgenes que se pueden utilizar son:
Margen
Margen
Margen
Margen

superior: 1 cm.
inferior: 1 cm.
izquierdo: 2 cm.
derecho: 1,5 cm

En el interlineado (espaciado entre lneas) se puede usar el sencillo de 1,0 el mltiple de 1,5.

El encabezado 1,5 cm y pie de pgina de 1 cm

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CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS
En la tabla n 2 se establece la clasificacin de los documentos.
Clasificacin

Tipos

1. Documentos Principales

Manuales (Organizacin, de cargos, de

Procesos y Procedimientos, de usuario,
Polticas etc).

2. Documentos Intermedios

Procedimiento, Gua, Norma, Lineamiento,

Instructivo.

3. Documentos Regulares
4. Representaciones
grficas

Internos: Formato, Lista de Verificacin,

Informes, Memos, Minuta.
Externos: Carta
Organigrama,
Diagrama,
Flujogramas,
Pictogramas,
cadenas
de
valor
o
suministro, cronograma, etc.

Descripcin
Muestra informacin que aplica a toda la
organizacin u rea especifica. Describe la
empresa, su funcionamiento, formas de
actuacin o forma de usar un sistema o
programa.
Describen el Qu?, Cmo?, Cundo?,
Dnde?, Quin? y Por qu? efectuar las
actividades y tareas dentro de la
organizacin.
Proporcionando
detalles
tcnicos de cmo realizar el trabajo
Proporcionan
evidencia
objetiva
y/o
descriptiva de lo que se realiza.
Documentos que reflejan grficamente
informacin que puede ser representativa,
de resumen o que indican los pasos a seguir
en un proceso o procedimiento.

Tabla n 2. Clasificacin de documentos

CODIFICACIN DE DOCUMENTOS
Se utilizar para identificar los documentos, es un distintivo se usa para distinguirlo de los otros, se empleara la forma
alfanumricos, estar compuesto de cuatro o cinco partes.
Aspectos a considerar para la codificacin:
Si es una sola palabra se tomar en cuenta las tres primeras siglas.
Si son dos palabras se tomar las dos primeras siglas de la primera palabra y la primera sigla de la segunda.
Si son tres palabras se tomar una de cada una.
En el caso de los manuales se tomar la primera sigla de la primera palabra y las dos primeras siglas de la
segunda palabra.
En las tablas n 3 y 4 se especifican las siglas a usar.

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NOMBRE DEL DEPARTAMENTO

Presidencia

Junta Directiva

Asuntos Regulatorios

Desarrollo de Nuevos Negocios

Direccin de Administracin y Finanzas

Tesorera
Crdito y Cobranzas

Administracin y Finanzas

Contabilidad e Impuestos

Cuentas por Pagar

Compras y Logstica

Compras Nacionales

Compras Internacionales

Trfico y Logstica
Direccin de Tecnologa de Informacin

Informtica

Inteligencia de Negocios BI

Infraestructura Tecnolgica

Procesos
Direccin de Mercadeo

Eventos

Productos

Creativos
Direccin de Capital Humano

Desarrollo de Talentos

Calidad de Vida

Captacin de Talentos

Seguridad Industrial y Servicios Generales

Servicios Generales

Consultora Jurdica

Compensacin

Administracin de Gestin Humana

Direccin de Ventas

Ventas Nacionales

Ventas Regionales

Comercializacin

Adiestramiento

Asesora Mdica

Fuerza de Venta
Tabla n 3. Siglas de las unidades

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SIGLAS
PRE
JUD
ASR
DNN
DAF
TES
CRC
ADF
COI
CUP
COL
CON
COI
TRL
DTI
INF
INN
INT
PRO
DIM
EVE
PRD
CRE
DCH
DET
CAV
CAT
SIS
SEG
COJ
COM
AGH
DIV
VEN
VER
COM
ADI
ASM
FUV

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CLASIFICACIN
DOCUMENTOS
PRINCIPALES

DOCUMENTOS
INTERMEDIOS

DOCUMENTOS
REGULARES
REPRESENTACIONES
GRFICAS

TIPO DE DOCUMENTO
Manual de Organizacin
Manual de Descripcin de Cargos
Manual de Procedimientos y Procesos
Manual de Usuario
Manual de Polticas
Proceso
Procedimiento
Gua
Poltica
Norma
Normativa y Procedimiento
Lineamientos
Instructivo
Formato
Lista de Verificacin
Organigrama
Diagrama
Pictograma
Flujograma

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SIGLA (S)
MOR
MDC
MPP
MUS
MPO
PRO
PRC
GUI
POL
NOR
NOP
LIN
INS
FOR
LIV
ORG
DIA
PIC
FLU

Tabla n 4. Siglas de las documentos

En caso de generar un documento que no este indicado en la tabla n 4 se recomienda seguir lo indicado en los Aspectos
a considerar para la codificacin.
Primera Parte:
La primera referente a las dos primeras siglas para identificar a la organizacin ZP; seguido de un slash (/).
Segunda Parte:
Se sub-divide en dos secciones:

La primera indica las siglas de la unidas general, seguido de un guin (-).

La segunda del departamento al cual pertenece el documento que se elabora, seguido de un slash (/). Ver siglas
en tabla n 3.

Ejemplo:

Siglas de unidad
de supervisin
directa

ZP/SIS- SEG
Siglas que identifican
la Organizacin

Unidad a la que
pertenece el
documento

1ra parte. 2da parte.

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Tercera Parte:
Se colocan las siglas que identifican el tipo de documento y el correlativo, que indicar la cantidad de documentos de ese
tipo que se han generado para el rea. El correlativo estar conformado por dos caracteres numricos, se comenzar a
usar a partir del 01.
Ejemplo:
Siglas de unidad
de supervisin
directa

Siglas que
identifican el tipo
de documento

ZP/SIS-SEG/PRO01
Siglas que identifican
la Organizacin

Unidad a la que
pertenece el
documento

Correlativo que indica

cantidad de documentos que
han sido generado de ese
tipo. Se colocar cuando
aplique.

1ra parte. 2da parte. 3ra parte

Nota: Los documentos como manuales y Organigramas, no les ser colocado el
correlativo.

Cuarta Parte:
Aplica slo para documentos regulares y representaciones grficas en los cuales se ubica el pie de pgina en la parte
inferior derecha, esta parte contendr las tres primeras siglas del mes (Ejm: MAR), los dos ltimos dgitos del ao (ejm:
12) y dos siglas del nombre y apellido que realiza el documento (Ejm: GU). Se sugiere dejar dos espacios entre la parte 3
y la cuatro a fin de que las siglas no se vean muy juntas
Siglas de unidad
de supervisin
directa

Siglas que
identifican el tipo
de documento

Siglas del mes y ao

en que fue elaborado
o actualizado

ZP/SIS-SEG/PRO01 ENE10 GU
GU GU
Siglas que identifican
la Organizacin

Unidad a la que
pertenece el
documento

Correlativo que indica

cantidad de documentos que
han sido generado de ese
tipo. Se colocar cuando
aplique.

Siglas de la persona que

elabor el documento.

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PRESENTACIN
Documentos Principales e Intermedios
Sern presentados de la forma que se indica a continuacin:
Encabezado

Logotipo de la Empresa con el Rif estar ubicado en la parte superior izquierda

Ttulo del documento: tamao 14 en maysculas negritas.
Cdigo del documento
Nmero de edicin: indica el numero de modificaciones que se le han realizado al documento, el cual ser
indicado en nmeros ordinales.
Indicar el nmero de pgina y el total de nmero de pginas
Fecha de elaboracin: colocar el mes y el ao, ejemplo: Marzo 2011

Este encabezado ser usado en todas las pginas.

Ejemplo:

Portada
Centro de la pgina
1.
2.

Nombre de la Direccin, unidad o departamento que pertenece el documento

Ttulo del documento. Letra tamao 18

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Ejemplo:

GERENCIA DE PROCESOS
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Pie de Pgina.
Slo se colocar en la portada del documento tamao n 9 e indicar los responsables de la elaboracin, revisin y
aprobacin. Colocar el nombre y apellido, cargo y direccin a la que esta adscrita la persona.
Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Glorimar Urbina/Alba Sulbarn

Analista de Procesos
Direccin de Tecnologa de Inf.

Glorimar Urbina/Alba Sulbarn

Analista de Procesos
Direccin de Tecnologa de Inf

Liliana Padrino
Gerente de Procesos y Website
Direccin de Tecnologa de Inf.

Documentos Regulares
Encabezado

Logotipo de la Empresa con el Rif estar ubicado en la parte superior izquierda.

El Ttulo del documento: tamao 14 en maysculas Vinotinto y con el fondo gris.
El tamao del titulo que identifica el documento (nombre) es letra n 14, mayscula, color vinotinto, negritas y
resaltado en color Gris. Ejemplo: ORGANIGRAMA
Emplear el mismo tipo de letra.
El tamao y mrgenes dependern del tipo de formato y su estructura.
Utilizar el mayor espacio dentro de la hoja.
La informacin debe ser precisa.
Ser autocontenido (que posea siempre que sea posible y aplique, una breve descripcin de la informacin que el
elaborador esta buscando obtener en cada campo). De ser necesario incluir instructivo de uso.

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Pie de Pgina.
Colocar en el pie de pgina:

La codificacin en la parte inferior derecha en tamao 6.

Fecha de elaboracin: colocar el mes y el ao, ejemplo: SEP10.
Siglas de la persona que lo realiza.
En la parte inferior izquierda se puede colocar el numero de paginas y el total de las pginas cuando el
documento este conformado por varias hojas y el mismo va a ser impreso, si es slo una no es necesario
colocar.

Representaciones Grficas

Representaciones grficas:
Encabezado

Logotipo de la Empresa con el Rif estar ubicado en la parte superior izquierda.

El Ttulo del documento: tamao 14 puede estar ubicado en el lugar que se considere conveniente a fin de
utilizar mejor el espacio en la hoja y se puede usar Maysculas o minsculas, en color negro, Vinotinto o gris.

Pie de Pgina.
Parte inferior derecha:

La codificacin en la parte inferior derecha en tamao 6.

Fecha de elaboracin: colocar el mes y el ao, ejemplo: SEP10.

Siglas de la persona que lo realiza.

Parte inferior izquierda:
Se puede colocar el numero de paginas y el total de las pginas cuando el documento este conformado por varias hojas y
el mismo va a ser impreso, si es slo una no es necesario colocar.

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Aspectos a considerar para la entrega de documentos:

Al concluir la elaboracin de alguno de los documentos indicados anteriormente se sugiere convertir en PDF antes
de que sea revisado o publicado en la intranet.

Cuando el documento esta en revisin se sugiere colocar marca de agua en el fondo con la palabra en Revisin.

Imprimir y archivar slo la carta de entrega, la versin final del documento guardarla en digital.

Enviar la versin final del documento al solicitante en PDF.

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PROCESO GENERAL PARA LA ELABORACIN DE DOCUMENTOS Y PROCESOS

PROCESOS/ Procedimiento: Elaboracin de Documentos y Procesos / Enero2012

Solicitante

Gerente de Procesos

Inicio

1. Realiza solicitud de los documentos, Procesos y/o proyectos

a realizar.

2. Revisa solicitud y la justificacin del

requerimiento

3. Rene con Analistas de Procesos para

validar la planificacin y requerimientos
anteriores y asigna al responsable

Analista de Procesos

Fin

6. Entrega a la unidad solicitante y/o revisa en

conjunto y realiza las modificaciones o ajustes
que sean necesarios.

5. Analiza y realiza el diseo y la forma de

presentacin de la informacin.

4. Se rene con unidad solicitante, levanta

informacin necesaria.