MANUAL DE AUDITORAS INTERNAS

Bogot D.C. Abril de 2014

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

TABLA DE CONTENIDO

1.

OBJETIVO ...........................................................................................................................4

2.

ALCANCE ............................................................................................................................4

3.

TRMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................................4

4.

LINEAMIENTOS PARA LA COORDINACIN DE LAS AUDITORIAS.................................6

4.1

Creacin del Programa en el Modulo Revisiones Auditoria. .......................................6

4.2

Seleccin de los Auditores Internos de Calidad ..........................................................12

4.2.1

5.

Asignacin y Programacin de Auditores Internos ...................................................14

4.3

Definicin y socializacin de alcance y directrices ......................................................15

4.4

Elaboracin y Aprobacin del Plan General de Auditora ............................................15

LINEAMIENTOS PARA LA EJECUCIN DE LAS AUDITORIAS ......................................17

5.1

Recopilacin, revisin y anlisis de la documentacin ................................................17

5.2

Reunin de Apertura ...................................................................................................21

5.2.1

Desarrollo de la Auditoria .........................................................................................21

5.2.2

Anlisis de informacin ............................................................................................23

5.2.3

Reunin de Cierre ....................................................................................................27

6. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL INFORME DE

AUDITORIA ..............................................................................................................................27
6.1

Elaboracin del Informe de Auditora ..........................................................................27

6.1.1

Aprobacin del Informe de Auditora ........................................................................28

6.1.1.1

Revisin del Informe de Auditoria por el auditado.................................................29

6.1.1.2

Revisin de Descargos .........................................................................................30

6.1.1.3

Informe Final .........................................................................................................30

6.2

Informe de Conclusiones Generales de las Auditoras Internas de Calidad ................31

7.

SOLICITUD Y FORMULACIN DE MEJORAS .................................................................31

8.

EVALUACIN DE AUDITORES INTERNOS .....................................................................33

9.

SEGUIMIENTO Y VERIFICACIN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO ................33

2

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

10.

MARCO LEGAL:..........................................................................................................34

11.

REQUISITOS TCNICOS: ..........................................................................................34

12.

DOCUMENTOS ASOCIADOS: ...................................................................................34

13.

RESPONSABLE DEL DOCUMENTO .........................................................................34

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para garantizar la coordinacin y ejecucin de las auditoras
internas al Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia de la Repblica, con el propsito
de determinar la conformidad del Sistema frente a las disposiciones planificadas y los
requisitos aplicables as como establecer si el Sistema se mantiene de manera eficaz,
eficiente y efectiva.
2. ALCANCE
El presente manual aplica para todas las auditoras internas de acuerdo con la planeacin
establecida en el Programa Anual de Auditorias para cada vigencia fiscal.
3. TRMINOS Y DEFINICIONES
Auditora Interna: Proceso sistemtico independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoria y evaluarlas objetivamente para determinar la extensin en que se
cumplen los criterios de auditora. Denominadas como de primera parte.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
Auditado: Organizacin, dependencias y/o proceso que es auditado.
Alcance de la Auditoria: Extensin y lmites de una auditoria, que incluye generalmente una
descripcin de las ubicaciones, las dependencias de la entidad, procesos y actividades, as
como el perodo de tiempo cubierto.
Criterios de Auditoria: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como
referencia.
Conclusiones de la Auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor
tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos.
Evidencia de Auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin
que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. Estas pueden ser
cuantitativas o cualitativas.
4

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Entrevista: Tcnica de Auditoria que busca a travs de la conversacin, obtener informacin.

Equipo Auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si es
necesario, de expertos tcnicos.
Experto Tcnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo
auditor.
Hallazgo de la Auditoria: Resultado de la evaluacin de la evidencia de la auditoria
recopilada frente a los criterios de la auditora.
Nota: Los hallazgos de la auditoria pueden indicar: conformidad o no conformidad con
respecto a criterios de auditora, as como oportunidades de mejora.
Observador: Persona que acompaa al equipo auditor, pero no influye ni interfiere en la
realizacin de la auditora.
Plan de Auditora: Descripcin de las actividades y programacin para cada auditoria.
Programa de Auditoria: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un perodo de
tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.
Prueba de Recorrido: Tcnica de Auditoria que consiste en observar las actividades
realizadas por los auditados.
Prueba Selectiva: Tcnica de Auditoria que consiste en seleccionar una muestra para
revisin, verificacin y obtencin de evidencia sobre los temas que se estn auditando.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades ejecutadas.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia,

eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos
establecidos.
Riesgo: Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.
Tcnicas de Auditoria: Son procedimientos especiales utilizados por el auditor para obtener
las evidencias necesarias y suficientes, a fin de formarse un juicio profesional y objetivo sobre
el tema objeto de revisin.
Validacin: Confirmacin mediante el suministro de evidencia de que se han cumplido los
requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica prevista.

4. LINEAMIENTOS PARA LA COORDINACIN DE LAS AUDITORIAS

4.1 Creacin del Programa en el Modulo Revisiones Auditoria.

Teniendo en cuenta el Programa Anual de Auditoras elaborado con base en la Gua para la
Planeacin y Gestin de la Oficina de Control Interno G-EM-02 y aprobado en el Comit
de Coordinacin de Control Interno, se procede a crear el Programa Anual de Auditoras
Internas tanto de Gestin como de Calidad, en el aplicativo SIGEPRE Modulo Revisiones
Auditoras Crear Programas, como se indica a continuacin:

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

En el campo Nombre:*, se registra el nombre del Programa Anual de Auditoria, como se

muestra en la ilustracin anterior.
En el campo Responsable:* se registra el nombre del Jefe de la Oficina de Control Interno,
quien es el garante del Programa Anual de Auditoras.
En el campo Descripcin, se detallaran los siguientes aspectos:
a) Objetivo del Programa de Auditorias
b) Alcance del Programa de Auditorias
Una vez diligenciados los campos, se guarda la informacin y el aplicativo indicar operacin
exitosa.
7

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Seguidamente, se proceder a Crear Auditora como se observa en la siguiente ilustracin

El aplicativo le mostrar el formato que deber ser diligenciado con la informacin bsica de
la Auditoria, la cual deber concordar con lo diligenciado en el Plan General de Auditoria. A
modo de ejemplo se muestra lo siguiente:

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Nota 1

Nota 2
Nota 3
Seleccione y agregue los auditores
Sele
asignados por
el Jefe de Control
Interno

Seleccione y agregue el (los)

proceso(s) sujeto(s) de auditoria

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Nota 1: Al seleccionar las fechas inicial y final, tenga en cuenta los tiempos establecidos
desde la remisin del Plan General de Auditoria hasta la presentacin del informe versin
Final de Auditoria y/o la solicitud de la mejora.
Nota 2: En relacin al campo Seleccione una opcin, seleccione externa para el caso que
se opte por registrar en el mdulo de auditoras, una auditoria de ente externo (ICONTEC,
Contralora General de la Repblica, entre otros).
Nota 3: En relacin al campo Plan asociado, el plan se asociar una vez se cree la auditoria
Interna de Calidad. El Plan se formular atendiendo las orientaciones establecidas en la Gua
para la planeacin estratgica y operativa institucional-G-DE-02.
Una vez creado el Programa Anual de Auditoras Internas de Calidad en el Aplicativo
SIGEPRE Modulo Planes, se registran como categoras, las siguientes etapas:
1. Planeacin y Coordinacin de las Auditoras Internas
2. Ejecucin del Ciclo de Auditorias
3. Cierre y Conclusiones de las Auditoras Internas

A cada categora se le agregan las tareas correspondientes para su ejecucin, conforme a los
criterios establecidos en el presente Manual.
El lder asignado para cada auditoria, es el responsable de ejecutar las actividades de los
planes de auditoras internas y de registrarlas en el aplicativo SIGEPRE Modulo Revisiones
Auditoras y Planes, adjuntando las evidencias que soportan su ejecucin.
Una vez creada la Auditoria, podr consultar en Mis Responsabilidades la auditoria
asignada y se visualizar lo siguiente:
10

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Versin: 04

Cdigo: M-EM-01

Al oprimir el clic
izquierdo, le mostrar la
opcin de Editar.
Seleccinelo.

Al seleccionar la opcin de Editar, le permitir al Auditor Lder o Equipo Auditor registrar los
comentarios necesarios en la ejecucin de la Auditoria, de acuerdo con los criterios
establecidos en el presente Manual.

Enumere e Indique el nombre del comentario en el orden de ejecucin de la Auditoria.

Describa brevemente la ejecucin de la actividad concerniente con la Auditoria, verifique la ortografa y
la redaccin y luego, adjunte los respectivos soportes.
Podr finalizar la auditoria en el
aplicativo, solo cuando se
registre el informe final de la
misma y/o solicite las mejoras.

Guardado el comentario,
quedar creado en el aplicativo
y ste mostrar el estado de la
Auditoria en Desarrollo.

A modo de ejemplo:
11

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Nota 4: Una vez creado y guardado el comentario, el mismo no se podr eliminar. Creado el
comentario, el responsable del Programa no podr eliminar la auditoria creada ni el programa
creado en el aplicativo Modulo Revisiones Auditoria.

4.2 Seleccin de los Auditores Internos de Calidad

El Jefe de la Oficina de Control Interno selecciona a los auditores internos teniendo en cuenta
el perfil de los servidores pblicos de la Entidad en cuanto a su educacin, formacin,
experiencia y habilidades, informacin que es registrada en el Formato Evaluacin
Competencias Auditores Internos (F-EM-12):

Para la seleccin de auditores, se tendrn en cuenta los siguientes aspectos, los cuales sern
validados con el Proceso de Talento Humano:

12

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

a) Educacin:

Auditor Lder: Mnimo Profesional en cualquier disciplina (evaluada por

certificados).
Equipo Auditor: Mnimo Tecnlogo en cualquier disciplina (evaluada por
certificados).

b) Formacin:

Auditor Lder: Curso con una intensidad horaria de mnimo 40 horas en los modelos
referenciales: NTCGP 1000, MECI 1000 y en tcnicas de auditora (evaluado por
certificados y/o registros de asistencia y aprobacin)

Equipo Auditor: Curso con una intensidad horaria de mnimo 16 horas en los
modelos referenciales: NTCGP 1000, MECI 1000 y Tcnicas de Auditora
(evaluado por certificados y/o registros de asistencia y aprobacin)

c) Experiencia:

Auditor Lder: Mnimo 8 horas de auditora Interna, (Registro de auditor lder en

programacin de auditores e informe de auditora).

Equipo Auditor: Mnimo 4 horas de auditora Interna como observador (Registros de

acompaamiento en programacin de auditores e informe de auditora).

Observador: No requiere de experiencia dado que no influye ni interfiere en la

realizacin de la auditora.
d) Habilidades:

Auditor Lder y Equipo Auditor: Capacidad de planeacin, buenas relaciones

interpersonales, objetividad, respetuoso, diplomtico e interesado en lo que se est
haciendo.

e) Responsabilidades:
13

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Desarrollar el ejercicio auditor segn lo planificado, documentar las actividades de

auditora, mantener la confidencialidad y reportar los hallazgos detectados con
inters de agregar valor.

Nota 5. Las Auditoras Internas de Gestin, sern ejecutadas por los Auditores Internos de la
Oficina de Control Interno.
Nota 6. Cuando se requiera, las auditoras internas tanto de Gestin como de Calidad,
podrn ser ejecutadas por auditores y/o expertos tcnicos externos.

4.2.1 Asignacin y Programacin de Auditores Internos

Una vez seleccionados los auditores internos, el Jefe de la Oficina de Control Interno realiza
la asignacin de un auditor lder y de un equipo Auditor competente para cada uno de los
procesos y/o dependencias a auditar, y se consignan en el Formato Programacin
Auditores Internos (F-EM-19), con las fechas aprobadas en el Programa Anual de
Auditorias.
Nota 7. Los auditores asignados a cada proceso deben ser independientes a la dependencia
a evaluar, con el fin de mantener la objetividad a lo largo del proceso de auditora y asegurar
que los hallazgos y conclusiones de la auditora estarn basados slo en la evidencia
objetiva.
Nota 8. El responsable del Proceso podr solicitar a travs de comunicacin escrita, la
reprogramacin de la fecha inicial de Auditoria al Jefe de la Oficina de Control Interno, quien a
su vez aprobar los ajustes en la Programacin Auditores Internos (F-EM-19) y en el Plan
General de Auditora, as mismo, de ser necesario se ajusta la fecha registrada en el
Programa Anual de auditoras en el aplicativo SIGEPRE Modulo Planes y Modulo
Auditorias.

14

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

4.3 Definicin y socializacin de alcance y directrices

El Jefe de la Oficina de Control Interno define el alcance de las auditoras, teniendo en cuenta
el objetivo, extensin de tiempo requerido, complejidad, sedes, equipo auditor disponible y
establece los criterios y requisitos con respecto a los cuales se realizar la auditora, estos
pueden ser: de los clientes, legales, tcnicos y los establecidos por la organizacin.
Posteriormente, el Jefe de la Oficina de Control Interno convoca a los auditores internos de
calidad y/o de Gestin, para efectuar la reunin de socializacin de los aspectos generales a
tener en cuenta para el desarrollo de las auditoras.

4.4 Elaboracin y Aprobacin del Plan General de Auditora

Teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el Jefe de la Oficina de Control Interno
y dados a conocer mediante reuniones con los Auditores Internos de Calidad como de
Gestin, el auditor lder y el equipo auditor planean la auditoria, realizan una revisin
documental inicial y elaboran el Plan General de Auditora en el formato (F-EM-09).

Nota 9

Nota 9. El nmero de Auditoria del Proceso y/o dependencia, es el asignado en el Programa

Anual de Auditorias, publicado en el aplicativo SIGEPRE Modulo Planes y en el Modulo
Revisiones Auditorias.

15

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Seguidamente en el mismo Formato Plan General de Auditora (F-EM-09), se determina la

agenda a desarrollar, los responsables a entrevistar y las actividades a ejecutar, las cuales
debern estar encaminadas a verificar las acciones definidas por los procesos para la
prestacin del servicio, las fechas especficas y las horas en las cuales se realizar el trabajo
de campo.

Auditor lder y/o equipo auditor

Nombre del Jefe de la

Oficina de Control Interno

En el campo Observaciones (resaltado en azul), se podr hacer nfasis sobre la importancia

de la disponibilidad del Responsable del proceso y de su equipo para garantizar la adecuada
ejecucin de la auditoria, disponer de los documentos y dems soportes que den cuenta del
seguimiento, control, coordinacin, medicin de las actividades y metas propuestas.
Una vez el Plan General de Auditoria sea presentado por el Auditor Lder al Jefe de la Oficina
de Control Interno, se proceder a revisarlo y de ser necesario se realizaran los comentarios
y los ajustes junto con el Auditor Lder. De lo contrario, se aprobar y se remitir a travs de
comunicacin escrita al Responsable del Proceso a Auditar, en un trmino mnimo de ocho
(8) das calendario, antes de la ejecucin de la Auditora.
Nota 10. En caso de requerirse comisiones y desplazamientos por parte de los auditores, la
Oficina de Control Interno gestionar con el rea de Talento Humano, atendiendo los
lineamientos establecidos para la solicitud de viticos al interior en el Procedimiento
16

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Viticos y gastos de viaje al interior y exterior de Militares, funcionarios y contratistas

P-TH-11.
Nota 11. En el caso de la Auditoria Interna de Calidad, si el equipo auditor requiere ms
tiempo para el desarrollo del proceso auditor, podr informarlo al responsable del Proceso,
Alto Consejero o Director de Programa, en la reunin de apertura de cada auditoria.
Nota 12. En el caso de Auditoria Interna de Gestin, el Jefe de la Oficina de Control Interno
podr solicitar al responsable del proceso mediante comunicado, la ampliacin del tiempo de
ejecucin de la Auditoria con la justificacin correspondiente.

5. LINEAMIENTOS PARA LA EJECUCIN DE LAS AUDITORIAS

5.1 Recopilacin, revisin y anlisis de la documentacin
El auditor lder en coordinacin con el equipo auditor recopilan, revisan y analizan la
documentacin asociada al Proceso a Auditar, como: caracterizaciones, manuales, guas,
lineamientos, instructivos, procedimientos, formatos, requisitos legales y requisitos de normas
tcnicas, as como los informes de gestin, de resultados, de auditoras anteriores, de anlisis
de datos, riesgos, mejoras, planes, entre otros. Esto con el propsito de preparar la auditora
y tener un conocimiento ms cercano a las actividades, documentos, registros y requisitos
que deben tenerse en cuenta al momento de efectuar la auditora de campo.
La mayor parte de la informacin mencionada, est disponible en el Aplicativo SIGEPRE,
ingresando por la Intranet de la Entidad, como se muestra a continuacin:
Paso 1: Ingresar al Aplicativo SIGEPRE: en la pgina principal del computador identifique el
cono del SIGEPRE, como se muestra a continuacin con la marcacin verde:

17

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Paso 2: Registrar los datos: Dominio seleccionar Presidencia.int; Usuario: escriba el

usuario con el cual ingresa a su computador; Contrasea: escriba su contrasea, con la cual
inicia sesin en su computador e ingresar como se muestra en el pantallazo siguiente:

Paso 3: Explore los Reportes: A continuacin se presentan los reportes que se encuentran
en el Aplicativo SIGEPRE Pgina Inicial, en el cual se podr explorar la informacin
asociada a cada proceso ingresando por cada uno de los reportes, seguimiento a la
planeacin estratgica, institucional y por el Mapa de Procesos, como se muestra a
continuacin:

18

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Al explorar el Mapa de Procesos, el aplicativo le mostrar la siguiente informacin:

19

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Seguidamente, podr explorar el proceso que va a auditar, a modo de ejemplo se selecciona

el Proceso de Evaluacin, Control y Mejoramiento (marcacin en verde), el cual presenta la
siguiente informacin en el aplicativo, para revisin y anlisis:

Derivado del anlisis de la documentacin asociada al Proceso, se registra en el formato Plan

Detallado de Auditora (F-EM-02) siguiendo el Ciclo P.H.V.A1., los aspectos a evaluar y la
base informativa (documentos y registros) para ser verificados en el trabajo de campo.

1Planear,Hacer,VerificaryActuar

20

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Este Plan Detallado se constituye en papel de trabajo del auditor, cuyo fin es documentar los
aspectos importantes de la auditora que proporcionan evidencia de que el ejercicio auditor,
se llev a cabo de acuerdo con las normas de auditora generalmente aceptadas. Los
papeles de trabajo se pueden registrar en fsico o electrnico y deben ser legibles, lgicos,
completos y fciles de entender.
Nota 13: El Plan detallado se deber aplicar en las Auditoras Internas de Calidad, y es
facultativo en las Auditoras Internas de Gestin.

5.2 Reunin de Apertura

El Auditor Lder y el equipo auditor realizan la reunin de apertura con el Responsable del
Proceso y los auditados para presentar el Plan General de Auditora y el equipo auditor,
definiendo roles y responsabilidades para la auditora.
Se debe ilustrar al auditado de una manera clara y detallada acerca del objetivo, alcance,
criterios, informe y plan de accin que se relacionan con la auditora as como el
establecimiento de los canales de comunicacin formales entre el equipo auditor y el auditado
y la confirmacin de los temas relacionados con la confidencialidad y la seguridad de la
informacin que el auditado proporcione, cuando aplique.
Adicionalmente, el auditor deber resolver cualquier inquietud o duda que en tal sentido tenga
el auditado.

5.2.1 Desarrollo de la Auditoria

Durante el desarrollo de la auditora in situ se recopila la informacin que conduzca a
determinar los aspectos conformes y no conformes, para lo cual se puede hacer uso de:

Entrevista
Prueba Selectiva
Encuesta
Prueba de Recorrido
Revisin Documental
21

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

De acuerdo con la agenda establecida, se aplican las tcnicas de Auditora en el tiempo

previsto, para lo cual las preguntas o intervenciones del auditor deben ser cortas, precisas,
claras y correctamente formuladas.
Seguidamente, el Auditor selecciona las evidencias que requiere revisar, solicitndolas de la
manera ms precisa posible. La explicacin de los registros debe ser dada por el AUDITADO.
Cuando se trate de Auditoria Interna de Gestin, las solicitudes de informacin se
realizarn a travs del Jefe de la Oficina de Control Interno o Lder de Auditora al
Responsable del Proceso y el trmino de respuesta, se definir de acuerdo a la complejidad
de la informacin solicitada.
As mismo, el Responsable del Proceso podr solicitar Prrroga y se le otorgar por cinco (5)
das ms al plazo inicial establecido.
En desarrollo de la Auditoras Internas, se deber tener en cuenta las siguientes
Recomendaciones:

Es recomendable:
a. Que el manejo de las entrevistas sea una responsabilidad directa del Auditor
Lder.
b. Durante el desarrollo de la entrevista, se deben considerar todos los aspectos
especficos que se han relacionado previamente en el formato de plan detallado.
c. Lo anterior, no debe limitar el alcance y profundidad de la entrevista, la cual en
un determinado momento pueda requerir de la verificacin de aspectos que no se
han considerado previamente.

Recuerde:

a. Se
deben
evitar
las
distracciones,
respuestas
generales o fuera de contexto.
b. Desarrollar la Auditoria en un
ambiente
de
respeto
y
amabilidad.

Tenga en cuenta:
a. El registro de las notas
relacionadas
con
las
observaciones debe ser tomado en
el momento en que se obtienen.
b.
Se
deben
evitar
las
generalizaciones y ambigedades
al redactar los hallazgos.

22

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Una vez ejecutada la auditoria In Situ y teniendo la seguridad que existen evidencias
objetivas que soportan un determinado aspecto conforme o no conforme, stas se registran
en forma resumida, en el Plan Detallado de Auditoria (F-EM-02) - Resultados, con el fin de
facilitar la presentacin formal de las conclusiones de la auditoria.

Los resultados se registran marcando con una X, si el aspecto evaluado es Conforme o No

Conforme. Si es No Conforme, identifique si es por Documentacin, Aplicacin o por
Resultado y detalle la evidencia encontrada que sustenta tanto el aspecto Conforme como el
No Conforme.

5.2.2 Anlisis de informacin

Con base en los resultados de las encuestas, de las pruebas selectivas, de recorrido y el
anlisis de la documentacin asociada y/o aportada por el Proceso, el auditor realiza un
anlisis gil y metdico con el propsito de facilitar la concrecin de los hallazgos, teniendo
en cuenta lo siguiente:
a) Caractersticas de los Hallazgos:
Los auditores deben asegurarse de tener la suficiente evidencia objetiva que soporte cada
uno de los hallazgos, para lo cual es importante tener en cuenta las siguientes caractersticas:

23

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Caracterstica del
Hallazgo2

Versin: 04

Concepto

Factual

Se debe establecer con fundamento en la comparacin entre el criterio y

la situacin encontrada.
Basado en hechos y evidencias precisas.

Relevante

Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicacin

Objetivo

Verificable

Que contenga afirmaciones inequvocas, libres de ambigedades, que

est argumentado y que sea vlido para los interesados.
Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas.

Da valor agregado

Que su establecimiento contribuya al mejoramiento continuo de la Entidad

Claro y Preciso

b) Clasificacin de los Hallazgos:

El Auditor Lder clasifica los hallazgos obtenidos, segn estos sean:

Conformidad

No Conformidad Real

Cumplimiento de
los requisitos ya
sean tcnicos.
Legales, del cliente
y organizacin

Incumplimiento de un
requisito tcnico, legal,
cliente u organizacin. Se
constituye cuando existe
evidencia objetiva del
incumplimiento.

No conformidad
Potencial
(Observacin)

Oportunidad de Mejora
(Recomendacin)

Hecho o situacin que

podra
generar
el
incumplimiento de un
requisito.

Hecho o situacin que se

puede fortalecer, para
incrementar el grado de
satisfaccin
de
los
clientes o de las partes
interesadas.

A modo de Ejemplo, se describen algunos casos en los cuales se podra generar un

hallazgo:

Conformidad: la situacin encontrada en el ejercicio del proceso auditor con respecto a

las operaciones, actividades o procesos desarrollados por el auditado, cumple los
criterios.
No Conformidad Real: la situacin encontrada no se ajusta a los criterios,
Por la utilizacin de documentos obsoletos
2

Tomado de la Gua de Auditora de la Contralora General de la Repblica, agosto 22 de 2011. Caractersticas y requisitos del hallazgo
Pg. 59
24

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Por el incumplimiento de algn requisito tcnico, legal, del cliente y de la

organizacin, de manera recurrente.
Por ausencia de formulacin y ejecucin de acciones correctivas o preventivas,
asociadas a no conformidades reales o potenciales detectadas.
Por incumplimiento de planes de mejoramiento generados por no conformidades
reales o potenciales (observaciones) detectadas en las auditoras internas o
externas anteriores.
Por el no seguimiento al desempeo del proceso, con el anlisis de datos para la
toma de acciones.

No conformidad potencial (Observacin): la

parcialmente a los criterios,

situacin encontrada se ajusta

Por falta de relacin entre las actividades y los registros obtenidos.

Por el diligenciamiento incorrecto o incompleto de registros, siempre y cuando el
hecho no sea recurrente.
Por el incumplimiento parcial de un requisito tcnico o de procedimiento de forma
no regular (espordico).

Oportunidades de Mejora (Recomendacin): la situacin encontrada se ajusta

satisfactoriamente a los criterios y son aspectos que pueden mejorar el nivel de
desempeo del proceso, el producto y/o prestacin del servicio.
El proceso cuenta con formatos que le permiten controlar las actividades pero es
factible automatizar estas herramientas.
El proceso tiene actividades secuenciales pero es posible simplificarlas para hacer ms
eficiente su gestin.

c) Redaccin de los hallazgos: No Conformidad Real o Potencial

Una vez el hallazgo cumpla con las caractersticas y la clasificacin mencionadas, se debe
redactar atendiendo los siguientes elementos:

25

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Versin: 04

Cdigo: M-EM-01

1. Descripcin
del Problema

2. Evidencia
Objetiva

Cul es el requisito
Incumplido
con
Respecto
a
los
CriteriosdeAuditora

Son
los
registros,
declaracionesdehechoso
informacin que son
pertinentes y verificables
para los Criterios de
Auditoria

3. Requisito
que incumple

Captulo, clusula o
tem
incumplido
relacionado con los
CriteriosdeAuditora

A modo de ejemplo, se presenta el siguiente hallazgo redactado con los tres elementos
constitutivos:
No se evidencia la planificacin de un programa de auditoras que tenga en consideracin el
estado, importancia de los procesos y los resultados de auditoras previas, como se observ
en la verificacin de la documentacin para realizar las auditoras internas de calidad.
Incumpliendo lo establecido en el numeral 8.2.2 Auditora Interna de la Norma NTCGP:
1000:2009.
1. Descripcin
del Problema

2. Evidencia
Objetiva

3. Requisito
que incumple

No se evidencia la
planificacin
de
un
programadeauditorasque
tenga en consideracin el
estado, importancia de los
procesos y los resultados
deauditorasprevias,

Como se observ en la
verificacin
de
la
documentacin
para
realizar las auditoras
internasdecalidad.

Incumpliendo
lo
establecido
en
el
numeral 8.2.2 Auditora
Interna de laNorma NTC
GP1000:2009.

Recuerde, la redaccin clara de los hallazgos incluyendo los tres

elementos, facilita su comprensin para la formulacin de acciones
preventivas, correctivas y de mejora.

26

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Nota 14: Para la redaccin tanto de los aspectos conformes y oportunidades de mejora, no
se requiere incluir los elementos constitutivos del hallazgo, para el caso del aspecto conforme
su redaccin se efectuar describiendo lo positivo y relevante. Ejemplo: Compromiso e inters
de la Alta Direccin por mantener y mejorar el Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia de la
Repblica.

En el caso de la Oportunidad de Mejora, se describir la situacin que se recomienda

mejorar. Ejemplo: Fortalecer el acompaamiento a la labor que desempean los enlaces del
SIGEPRE en pro del mejoramiento del Sistema Integrado de Gestin.

5.2.3 Reunin de Cierre

Es la ltima actividad programada en la agenda del Plan de Auditora, donde el Auditor Lder
presenta algunos posibles aspectos conformes y no conformes as como las conclusiones
generales de la auditora, al responsable del proceso y dems auditados.
Nota 15: Cuando se presenten aspectos no conformes como resultado de la auditora a otro
proceso y no sean comunicados en la reunin de cierre del Proceso Responsable, stos
sern presentados en el Informe Preliminar de Auditora.

6. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y PRESENTACIN DEL INFORME DE

AUDITORIA
6.1 Elaboracin del Informe de Auditora
Auditora Interna de Calidad, el Auditor Lder y el Equipo Auditor, elaboran el
Informe en el formato Informe de Auditoria Interna (F-EM-03) y debern remitirlo a
la Oficina de Control Interno en un tiempo mximo de cinco (5) das despus de la
reunin de cierre.
Auditoria Interna de Gestin, el Lder de la Auditora consolidar y presentar los
resultados en documento y lo remitir al Jefe de la Oficina de Control Interno, en un
tiempo mximo de diez (10) das despus de la reunin de cierre.

27

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

La relacin de aspectos no conformes puede variar de los presentados en la reunin de cierre

en casos, como:
i.

Si una vez realizada la reunin de cierre y analizados los registros entregados

durante la auditoria, se constituye evidencia objetiva para presentar un nuevo
aspecto no conforme.

ii.

Por los aspectos transversales detectados como resultados de auditoras a otros

procesos.

6.1.1 Aprobacin del Informe de Auditora

Informe de Auditora Interna de Calidad, el Jefe de la Oficina de Control Interno y su
equipo de trabajo revisan el informe de auditora con sus respectivos soportes y en
caso de ser necesario, se efectan los ajustes con el auditor lder.
Informe de Auditoria Interna de Gestin, el Jefe de la Oficina de Control Interno
revisa el informe de auditora con sus respectivos soportes y en caso de ser
necesario, efecta los ajustes con el auditor lder.
Una vez el Informe es aprobado por el Jefe de la Oficina de Control Interno, se remitir la
versin preliminar del mismo al Responsable del Proceso y/o Jefe de la dependencia, en un
tiempo mximo de dos (2) das despus de aprobado.
En el caso de la Auditoria Interna de Gestin, realice el registro de la accin y adjunte los
documentos soportes en el Mdulo Revisiones - Auditorias, como se observa a continuacin:

28

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Recuerde que en la ejecucin de la Auditoria de Gestin, se debe registrar la

accin y adjuntar el Informe versin Preliminar en el mdulo de Auditorias. Vase
pgina 11, del presente manual.
Adjunte el
comunicado de
remisin y el
Informe Preliminar
Guarde la accin

En el caso de las Auditoras Internas de Calidad se registra la accin y se adjunta el Informe

Preliminar en el Plan creado en el Modulo Planes, como se indic en la pgina 10 del
presente manual.

6.1.1.1

Revisin del Informe de Auditoria por el auditado

El Responsable del proceso revisar el Informe de Auditoria y en caso que presente

comentarios o est en desacuerdo con el Informe de Auditora Interna de Calidad y/o de
Gestin versin Preliminar, podr tomar cualquiera de las siguientes alternativas:
1. Solicitar una reunin (mesa de trabajo), dentro de los cinco (5) das siguientes al
recibo del mismo, para que presente los argumentos y soportes que permitan
desvirtuar el aspecto no conforme.
Nota 16: La elaboracin del acta y suscripcin es responsabilidad de quien solicita
la reunin.
2. Remitir el informe de descargos, dentro de los cinco (5) das siguientes al recibo del
mismo, en el cual se sealen las respuestas concretas, claras y precisas con los
soportes de los aspectos en discusin.
3. Hacer uso de las dos opciones 1 y 2: el Auditado una vez remita el Informe de
Descargos, tambin podr solicitar mesa de trabajo con el propsito de discutir y
comprender con mayor acierto, los argumentos planteados en la respuesta.
29

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

6.1.1.2

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Revisin de Descargos

Si una vez analizadas las respuestas del auditado por el equipo auditor, estas satisfacen y
desvirtan de manera idnea y soportada el aspecto no conforme, se efectan los ajustes en
el Informe, dejando constancia de las razones de la decisin tomada por el equipo auditor as
como de las evidencias que la soportan. De lo contrario, se confirmaran los hallazgos
inicialmente presentados y se dejar la anotacin en el informe.

6.1.1.3

Informe Final

Se remitir al Responsable del Proceso, el Informe de Auditoria Interna de Calidad y/o de

Gestin versin Final, con los aspectos conformes y no conformes confirmados en la mesa de
trabajo o a travs del anlisis del Informe de descargos del Proceso Auditado o con los
aspectos presentados en la versin preliminar, sobre los cuales no se pronunci el proceso
auditado en los trminos sealados.
En el caso de la Auditoria Interna de Gestin, realice el registro de la accin y adjunte los
documentos soportes en el Modulo Revisiones - Auditorias, como se observa a continuacin:

Recuerde que en la ejecucin de la Auditoria de Gestin, se debe registrar la

accin y adjuntar el Informe versin Final en el mdulo de Auditorias. Si requiere
mejoras, contine en el numeral 7. De lo contrario podr finalizar la Auditoria.

Adjunte el
comunicado de
remisin y el
Informe Versin final
Guarde la accin,
si continua en el
numeral 7.

Finalice la accin,
si no solicita
mejoras.

30

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Recuerde que deber quedar registrado en los comentarios de ejecucin de la Auditoria, los
pasos dispuestos en el presente manual, esto es el registro de los Lineamientos Generales,
Plan General, Reuniones de apertura y cierre, Informe preliminar, mesa de trabajo (si aplica),
informe Final y relacin de mejoras (si aplica).
En el caso de las Auditoras Internas de Calidad se registra la accin y se adjunta el Informe
Final en el Plan creado en el Modulo Planes, como se indic en la pgina 10 del presente
manual.

6.2 Informe de Conclusiones Generales de las Auditoras Internas de Calidad

Teniendo en cuenta los resultados de las Auditoras Internas de Calidad, la Oficina de Control
Interno elabora el Informe de Conclusiones Generales de Auditoras Internas (F-EM-10),
el cual se enva al Proceso de Direccionamiento Estratgico Oficina de Planeacin, como
insumo para la revisin que realiza la Alta Direccin al Sistema Integrado de Gestin de la
Presidencia de la Repblica SIGEPRE, una vez al ao. Ver Procedimiento Revisin del
Sistema Integrado de Gestin (P-DE- 06).

7. SOLICITUD Y FORMULACIN DE MEJORAS

El Jefe de la Oficina de Control Interno proceder dentro de los cuatro (4) das siguientes al
envo del Informe Final, a solicitar las mejoras de los Aspectos No Conformes detectados
mediante las Auditoras Internas de Calidad y/o de Gestin, en el Mdulo MEJORAS Aplicativo SIGEPRE de conformidad con el Procedimiento Formulacin, Seguimiento y
Evaluacin de Planes de Mejoramiento -P-EM-06.
En el caso de solicitar la Mejora desde el Modulo Revisiones Auditoria, el lder de la
Auditoria podr solicitarla o asociarla, de la siguiente manera:
Ingrese al mdulo Revisiones Auditoria, seleccione Mis Responsabilidades:

31

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

Al oprimir el clic
izquierdo, le mostrar la
opcin de Editar.
Seleccinelo.

Luego, el sistema le mostrar la auditoria en desarrollo y podr efectuar la seleccin

pertinente, as:

Seleccione esta opcin

Solicitar para crear la
mejora en el Modulo
Mejoras, conforme al
(P-EM-06)

Seleccione esta opcin

Agregar, cuando la
mejora ya est creada
en el Mdulo Mejoras

Seguidamente, los responsables de los Procesos auditados deben iniciar la formulacin del
Plan de Mejoramiento, de conformidad con el Procedimiento Formulacin, Seguimiento y
Evaluacin de Planes de Mejoramiento -P-EM-06.
Teniendo en cuenta el Procedimiento (P-EM-06), las Oportunidades de Mejora
(Recomendaciones) presentadas en los Informes de Auditora, podrn ser solicitadas por los
responsables de los Procesos en el Mdulo MEJORAS - Aplicativo SIGEPRE.
32

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

8. EVALUACIN DE AUDITORES INTERNOS

La evaluacin de Auditores Internos aplica para todos los auditores que participen tanto en el
Ciclo de Auditoria Interna de Calidad como en las Auditoras Internas de Gestin, para lo cual
el Jefe de la Oficina de Control Interno solicitar mediante correo electrnico la aplicacin de
la evaluacin del equipo auditor una vez finalice la Auditoria, en la modalidad de encuesta
digital.
El Responsable del Proceso Auditado, evaluar de manera objetiva el desempeo de los
auditores diligenciando el link de la encuesta. La Oficina de Control Interno realizar el
anlisis de los resultados una vez al ao, con base en la informacin consolidada y remitida
por el rea de Informacin y Sistemas.
Con base en los resultados de los aspectos evaluados sobre el desempeo de los Auditores
Internos, el Jefe de la Oficina de Control Interno adoptar las acciones pertinentes, orientadas
al fortalecimiento de las competencias que se requieran para el mejoramiento continuo del
proceso, las cuales se llevaran a cabo segn lo definido en el procedimiento Elaboracin del
PIC, Bienestar Social e Incentivos (P-TH-05).

9. SEGUIMIENTO Y VERIFICACIN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

En cumplimiento del rol de evaluacin y seguimiento de la Oficina de Control Interno, se
determin que para los casos en que se requieran verificaciones a actividades puntuales,
como revisar el reporte de informacin en cumplimiento a un requisito legal, tcnico o de la
organizacin, los auditores debern efectuar la verificacin correspondiente sin requerir de la
aplicacin total del procedimiento de Auditoras Internas, esto es no elaborar Plan General de
Auditoria ni reunin de apertura o cierre. Se cumplir con lo establecido en el Procedimiento
en cuanto a la presentacin del informe versin preliminar, mesa de trabajo y versin final.
El informe se constituye con la presentacin del Formato Seguimiento y Verificacin (F-EM14) debidamente diligenciado por el auditor.
En el mismo sentido de efectuar seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno, se
determin que trimestralmente se deber presentar un informe de seguimiento a la gestin
adelantada por los procesos y/o dependencias en cumplimiento de las metas y objetivos
33

MANUAL DE AUDITORIAS INTERNAS

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento

Cdigo: M-EM-01

Versin: 04

institucionales. Esta actividad se realizar por los auditores de la Oficina de Control Interno y
se deber registrar en el Formato Seguimiento a la Gestin de los Procesos y/o
dependencias (F-EM-18), para presentacin al Jefe de la Oficina.
Por lo anterior, no requiere de la aplicacin del Procedimiento de Auditoras Internas.

10. MARCO LEGAL:

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Evaluacin, control y
mejoramiento Normograma o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el
documento.
11. REQUISITOS TCNICOS:
Norma Tcnica para la Gestin Pblica
NTCGP 1000:2009 Numeral 4.2.1
Generalidades literal d) los documentos, incluido los registros requeridos por la entidad
para el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz
planificacin, operacin y control de sus procesos.
Modelo Estndar de Control Interno MECI: 1000:2005 Subsistema: De Gestin
Componente: Actividades de Control. Elemento: Manual de Procedimiento.
Norma Tcnica Colombiana NTC ISO 19011:2012 Directrices para la Auditora de los
Sistemas de Gestin de la Calidad y/o Ambiental.

12. DOCUMENTOS ASOCIADOS:

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Evaluacin, control y
mejoramiento, Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se
consulta el documento.
13. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe Oficina de Control Interno
34