Teora de Sistemas

TEORIA DE SISTEMAS

La Teora de Sistemas (TS), rama especfica de la Teora General de

Sistemas (TGS), representa la plenitud del enfoque sistemtico en la TGA a
partir de 1960.
ORIGENES DE LA TEORIA DE SISTEMAS
La teora de general de sistemas surgi con los trabajos del bilogo
alemn Ludwing von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. La TGS no
busca solucionar problemas ni proponer soluciones practicas, pero si
producir teoras y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones
de aplicacin en la realidad emprica. Los supuestos bsicos de la teora
general de sistemas son:
Existe una ntida tendencia hacia la integracin en las diversas
ciencias naturales y sociales.

Esta integracin parece orientarse hacia una teora de los sistemas.

Dicha teora de los sistemas puede ser una manera ms amplia de

estudiar los campos no fsicos del conocimiento cientfico, en especial las
ciencias sociales.

Esa teora de sistemas, al desarrollar principios unificadores que

atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas
ciencias involucradas, nos aproximan al objeto de la unidad de la ciencia.

Esto pude llevarnos a una integracin en la administracin cientfica.

La teora general de los sistemas afirma que las propiedades de los

sistemas no pueden describirse significativamente en trminos de sus
elementos separados. La comprensin de los sistemas solo ocurre cuando se
estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus
partes.
El concepto sistema paso a dominar las ciencias y, en especial, la
administracin. Si se habla de astronoma, se piensa en el sistema solar. La
sociologa habla de sistema social, y as sucesivamente. En la actualidad el
enfoque sistemtico es tan comn en administracin que no se nos ocurre
pensar que estamos utilizndolo en todo momento.
La teora de sistemas penetro rpidamente en la teora administrativa

por dos razones bsicas:

1. Por una parte, debido a la necesidad de sintetizar e integrar mas las
teoras que la precedieron, lo cual se llevo a cabo con bastante xito
cuando los behavioristas aplicaron las ciencias del comportamiento al
estudio de la organizacin.
CONCEPTO DE SISTEMAS
La palabra tiene muchas connotaciones: "conjunto de elementos
interdependientes e interactuantes; grupo de unidades combinadas que
forman un todo organizado. El ser humano, por ejemplo, es un sistema
que consta de varios rganos y miembros; solo cuando stos funcionan
de manera coordinada, el hombre es eficaz. De igual manera, se puede
pensar que la organizacin es un sistema que consta de varias partes
interactuantes".
1. Caractersticas de los Sistemas.
Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o
combinacin de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario.
Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interaccin o
interdependencia. Los lmites o fronteras entre el sistema y su
ambiente admiten cierta arbitrariedad.
2. Tipos de Sistemas.
2. Por otra parte, la ciberntica y la tecnologa informtica trajeron
inmensas posibilidades de desarrollo y operacin de las ideas que
convergan hacia una teora de sistemas aplicada a la administracin.
a. En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o abstractos:
Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria,
objetos y cosas reales. El hardware.

Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e

ideas. Muchas veces solo existen en el pensamiento de las personas. Es el
software.

a. En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:

Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el medio ambiente
que los rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental. Como las
mquinas.

La empresa como sistema abierto: Una empresa se puede definir

como un sistema abierto al entorno, con el cual intercambia elementos e

informacin y del cual recibe la influencia que condiciona su actividad,
comportamiento y resultados.
Parmetros de los sistemas.
El sistema se caracteriza por ciertos parmetros. Parmetros son
constantes arbitrarias que caracterizan, por sus propiedades, el valor y la
descripcin dimensional de un sistema especfico o de un componente del
sistema.
Los parmetros de los sistemas son:
Entrada o insumo o impulso (input): es la fuerza de arranque del
sistema, que provee el material o la energa para la operacin del sistema.

Salida o producto o resultado (output): es la finalidad para la cual se

reunieron elementos y relaciones del sistema.

Procesamiento o procesador o transformador (throughput): es el

fenmeno que produce cambios, es el mecanismo de conversin de las
entradas en salidas o resultados.

Retroaccin o retroalimentacin o retroinformacin (feedback): es la

funcin de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un
criterio preestablecido, mantenindola controlada dentro de aquel
estndar o criterio.

Ambiente: es el medio que envuelve externamente el sistema. Est en

constante interaccin con el sistema, ya que ste recibe entradas, las
procesa y efecta salidas.

Sistema abierto.
El sistema abierto mantiene un intercambio de transacciones con el
ambiente y conserva constantemente el mismo estado, a pesar de que la
materia y la energa que lo integran se renuevan de modo continuo. El
organismo humano, por ejemplo, no puede considerarse una simple
aglomeracin de elementos separados, sino un sistema definido que posee
integridad y organizacin. El sistema abierto, como el organismo, es
influenciado por el medio ambiente e influye sobre este, alcanzando un
estado de equilibrio dinmico en ese medio.
Existen diferencias fundamentales entre los sistemas abiertos y los
sistemas cerrados.

El sistema abierto esta en constante interaccin dual con el ambiente.

Dual, en el sentido de que influye en l y es influenciado por el ambiente;

acta con simultaneidad como variable dependiente y como variable
dependiente del ambiente. El sistema cerrado no interacta con el
ambiente.
El sistema abierto tiene capacidad de crecimiento, cambio,
adaptacin al ambiente y hasta autorreproduccin en ciertas condiciones
ambientales. El sistema cerrado no tiene esa capacidad. Por tanto, el
estado actual y final o futuro del sistema abierto no esta necesaria ni
rgidamente condicionado por su estado original o inicial, puesto que el
sistema abierto tiene reversibilidad.

Competir con otros sistemas es una caracterstica del sistema

abierto, la cual no se presenta en el sistema cerrado.

Del mismo modo que los organismos vivos, las empresas tienen seis
funciones primarias o principales que mantienen estrecha relacin entre s,
pero que pueden estudiarse individualmente.
1. Ingestin. Las empresas compran materiales para procesarlos de
alguna manera y buscan dinero, maquinas y personas del ambiente, con
el fin de ayudar a otras funciones, del mismo modo como los organismos
vivos ingieren alimentos, para suplir otras funciones y mantener su
fuente de energa.
2. Procesamiento. En la empresa, la produccin es equivalente a ese
ciclo animal. Al procesar los materiales, existe cierta relacin entre las
entradas y las salidas; el exceso equivale a la energa necesaria para la
supervivencia de la empresa.
3. Reaccin ante el ambiente. La empresa reacciona al ambiente
cambiando sus materiales, consumidores, empleados y recursos
financieros. Los cambios pueden efectuarse en el producto, el proceso
o la estructura.
4. Alimentacin de las partes. A los participantes de la empresa se les
suministra no solo el significado de sus funciones, sino tambin los
datos de compras, produccin, ventas o contabilidad, y se les
recompensa principalmente mediante salarios y beneficios. Muchas
veces se considera que el dinero es la sangre de la empresa.
5. Regeneracin de las partes. Los miembros de la empresa tambin
pueden enfermar, jubilarse, dejar de pertenecer a ella o morir. Las
maquinas pueden volverse obsoletas. Dado que hombres y maquinas
deben mantenerse o reubicarse, son necesarias las funciones de

personal y de mantenimiento.
6. Organizacin. La organizacin necesita un sistema nervioso central
que coordine las diversas funciones de produccin, compras,
comercializacin, recompensas y mantenimiento. Esto se logra a travs
de la administracin, la cual implica control, toma de decisiones y
planeacin para adaptar la empresa al ambiente.
La organizacin como sistema abierto.
Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX:
Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes
rasgos esenciales:

En el crecimiento.

En el hecho de volverse ms complejo a medida que crece.

En el hecho de que hacindose ms complejo, sus partes exigen una

creciente interdependencia.

Porque su vida tiene inmensa extensin comparada con la vida de sus

unidades componentes.

Porque en ambos casos existe creciente integracin acompaada por

creciente heterogeneidad.

Caractersticas de las organizaciones como sistemas abiertos.

Las organizaciones poseen todas las caractersticas de los sistemas
abiertos. Algunas caractersticas bsicas de las organizaciones son:
1.
Comportamiento
organizaciones.

probabilstico

no

determinstico

de

las

2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y

constituidas de partes menores.
3. Interdependencia de las partes.
4. Homeostasis o estado firme.
5. Fronteras o lmites.
6. Morfognesis.
MODELOS DE ORGANIZACION
Schein propone una relacin de aspectos que una teora de sistemas debera

considerar en la definicin de organizacin:

La organizacin debe ser considerada como un sistema abierto.

La organizacin debe ser concebida como un sistema con objetivos o

funciones mltiples.

La organizacin debe ser visualizada como constituida de muchos

subsistemas que estn en interaccin dinmica unos con otros.

Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno

de ellos, afectar a los dems.

La organizacin existe en un ambiente dinmico que comprende otros

sistemas.

Los mltiples eslabones entre la organizacin y su medio ambiente

hacen difcil definir las fronteras de cualquier organizacin.

Modelo de Katz y Kahn.

Desarrollaron un modelo de organizacin ms amplio y complejo a travs
de la aplicacin de la TS y la teora de las organizaciones. Segn su modelo,
la organizacin presenta las siguientes caractersticas:
La organizacin como un sistema abierto.
Para Katz y Kahn, la organizacin como sistema abierto presenta las
siguientes caractersticas:
Importacin (entrada): la organizacin recibe insumos del ambiente y
necesita provisiones energticas de otras instituciones, personas o del
medio. Ninguna estructura social es autosuficiente.

Transformacin (procesamiento): los sistemas abiertos transforman

la energa disponible. La organizacin procesa y transforma insumos en
productos acabados, mano de obra, servicios, etc.

Exportacin (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos

productos hacia el medio ambiente.

Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de

cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importacintransformacin-exportacin.

Entropa negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para

detener el proceso entrpico y reabastecerse de energa manteniendo
indefinidamente su estructura organizacional.

Informacin como insumo, retroalimentacin negativa y proceso de

codificacin: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales
conteniendo energa que se transforman por el trabajo hecho.

Estado firme y homeostasis dinmica: los sistemas abiertos se

caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de
energa del exterior y una exportacin continua de los productos del
sistema.

Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio

de equifinalidad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de
caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones
iniciales.

Lmites o fronteras: como sistema abierto, la organizacin presenta

lmites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema.
Definen el campo de accin del sistema, as como su grado de apertura.

Las organizaciones como clase de sistemas sociales.

Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a su vez
son sistemas abiertos. Las organizaciones comparten con todos los sistemas
abiertos propiedades como la entropa negativa, retroinformacin,
homeostasis, diferenciacin y equifinalidad. Los sistemas abiertos tienden a
la elaboracin y a la diferenciacin, debido a su propia dinmica.
Caractersticas de primer orden.
Para Katz y Kahn, las caractersticas de las organizaciones como
sistemas sociales son las siguientes:
1. Los sistemas sociales, al contrario de las dems estructuras bsicas,
no tienen lmites en su amplitud.
2. Los sistemas sociales necesitan entradas de produccin y de
mantenimiento.
3. Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son
sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre e
imperfectos.
4. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas
biolgicos.
5. Las funciones, normas y valores como los principales componentes
del sistema social.

6. Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de

funciones.
7. El concepto de inclusin parcial.
8. La organizacin en relacin con su medio ambiente: el
funcionamiento organizativo debe ser estudiado en relacin con las
transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve.
Cultura y clima organizacional.
Toda organizacin crea su propia cultura o clima, con sus propios tabes,
costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y
valores del sistema formal como su reinterpretacin en el sistema informal,
as como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la
organizacin atrae, de sus procesos de trabajo y distribucin fsica, de las
modalidades de comunicacin y del ejercicio de la autoridad dentro del
sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivas, se transmiten a los
nuevos miembros del grupo.
Dinmica de sistema.
Para mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicacin de
mecanismos, ya que les falta la estabilidad de los sistemas biolgicos. As,
crean estructuras de recompensas para vincular a sus miembros al sistema,
establecen normas y valores y dispositivos de control. Mientras que en la TS
se habla de homeostasis dinmica (o mantenimiento del equilibrio por ajuste
constante y anticipacin), se usa el trmino dinmica de sistema en las
organizaciones sociales: el sistema principal y los subsistemas que lo
componen hacen que se vuelva cada vez ms aquello que bsicamente es para
sobrevivir (y evitar la entropa), la organizacin social debe asegurarse de
una provisin continua de materiales y hombres (entropa negativa).
Concepto de eficacia organizacional.
La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organizacin surge
como producto y cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se
relaciona con la necesidad de supervivencia de la organizacin. La eficacia
organizacional se relaciona con la extensin en que todas las formas de
rendimiento para la organizacin se hacen mximas. La eficiencia busca
incrementos a travs de soluciones tcnicas y econmicas, mientras que la
eficacia busca la maximizacin del rendimiento para la organizacin, por
medios tcnicos y econmicos (eficiencia) y por medios polticos (no
econmicos).

Organizacin como un sistema de roles.

Roles es el conjunto de actividades exigidas a un individuo que ocupa
determinada posicin en la organizacin.
Modelo sociotcnico de Tavistock.
Fue propuesto por socilogos y siclogos del Instituto de Relaciones
Humanas de Tavistock, con base en investigaciones realizadas en minas de
carbn inglesas y empresas textiles hindes.
Concibe la organizacin como un sistema sociotcnico estructurado sobre
dos subsistemas:
El subsistema tcnico: conlleva la tecnologa, el territorio y el tiempo.
Es el responsable de la eficiencia potencial de la organizacin.

El subsistema social: comprende los individuos, las relaciones sociales

y las exigencias de la organizacin tanto formal como informal.
Transforma la eficiencia potencial en eficiencia real.

Estos dos subsistemas presentan una ntima interrelacin, son

interdependientes y se influyen mutuamente. El enfoque sociotcnico
concibe a la organizacin como una combinacin de tecnologa y a la vez un
subsistema social. El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque
sociotcnico, importa cosas del medio ambiente, las cuales en base a ciertos
procesos de conversin, convierte en productos, servicios, etc., para
exportar. La tarea primaria de la organizacin es algo que le permita
sobrevivir dentro de ese proceso de:

Importacin: adquisicin de materias primas.

Conversin: transformacin de las importaciones en exportaciones.

Exportacin: colocacin de los resultados de la importacin y de la

conversin.

EVALUACIN CRTICA DE LA TEORA DE SISTEMAS

De todas las teoras, la TS es la menos criticada, ya que an no ha
transcurrido suficiente tiempo para su anlisis ms profundo. Sin embargo,
una apreciacin crtica de la TS, lleva a los siguientes aspectos:
1. Confrontacin entre teoras de sistema abierto y de sistema
cerrado
Hay varias implicaciones crticas entre distinguir un sistema abierto y uno
cerrado, desde el punto de vista administrativo, estn las siguientes del

sistema abierto:
La naturaleza dinmica del ambiente est en conflicto con la
tendencia esttica de la organizacin.

Un sistema organizacional rgido no podr sobrevivir si no responde

adaptndose al entorno.

Un sistema abierto necesita garantizar la absorcin de sus productos

por el ambiente.

El sistema necesita, de constante y depurada informacin del

ambiente. Para el sistema es indispensable una retroalimentacin
constante, depurada y rpida.

Contrario a ese enfoque abierto, la perspectiva de sistema cerrado indica

las siguientes distorsiones:
a. Conduce el estudio y la prctica administrativa a una concentracin
en reglas de funcionamiento interno, la eficiencia como criterio
primario de la viabilidad organizacional y por ende, nfasis en
procedimientos y no en programas.
b. La perspectiva de organizacin como sistema cerrado, se da por
insensibilidad de la administracin tradicional a las diferencias entre
ambientes organizacionales y por la desatencin a la dependencia entre
la organizacin y su ambiente.
c. La perspectiva de la organizacin como sistema cerrado, lleva a la
insensibilidad hacia la necesidad de cambios y adaptacin continua y
urgente de las respuestas de la organizacin al ambiente.
4.

Caractersticas bsicas del anlisis sistemtico

Las principales caractersticas de la moderna teora de la administracin

basada en el anlisis sistemtico son las siguientes:
Punto de vista sistemtico: la moderna teora visualiza a la
organizacin como un sistema constituido por cinco partes bsicas:
entrada, salida, proceso, retroalimentacin y ambiente.

Enfoque dinmico: el nfasis de la teora moderna es sobre el proceso

dinmico de interaccin que ocurre dentro de la estructura de una
organizacin.

Multidimensional y mltiples niveles: se considera a la organizacin

desde un punto de vista micro y macroscpico. Es micro cuando es

considerada dentro de su ambiente (sociedad, comunidad, pas); es macro

cuando se analizan sus unidades internas.
Multimotivacional: un acto puede ser motivado por muchos deseos o
motivos. Las organizaciones existen porque sus participantes esperan
satisfacer ciertos objetivos a travs de ellas.

Probabilstica: la teora moderna tiende a ser probabilstica. Con

expresiones como "en general", "puede ser", sus variables pueden ser
explicadas en trminos predictivos y no con certeza.

Multidisciplinaria: busca conceptos y tcnicas de muchos campos de

estudio. La teora moderna presenta una sntesis integradora de partes
relevantes de todos los campos.

Descriptiva: buscar describir las caractersticas de las

organizaciones y de la administracin. Se conforma con buscar y
comprender los fenmenos organizacionales y dejar la escogencia de
objetivos y mtodos al individuo.

Multicausal: tiende a asumir que un evento puede ser causado por

numerosos factores interrelacionados e interdependientes. Los factores
causales podran ser generados por la retroalimentacin.

Adaptacin: un sistema es adaptativo. La organizacin debe adaptarse

a los cambios del ambiente para sobrevivir. Se genera como consecuencia
una focalizacin en los resultados en lugar del nfasis sobre el proceso o
las actividades de la organizacin.

1. La TS se considera demasiado abstracta y conceptual, por lo tanto,

de difcil aplicacin a situaciones gerenciales prcticas. Auque tiene
gran aplicabilidad, su enfoque sistemtico es bsicamente una teora
general comprensible, que cubre todos los fenmenos organizacionales.
Es una teora general de las organizaciones y de la administracin, una
sntesis integradora.
2. Carcter integrador y abstracto de la teora de sistemas.
Una fuerte causa para la existencia de organizaciones, es su efecto
sinrgico, es decir, en el resultado de una organizacin pueden diferir
en cantidad o en calidad la suma de los insumos. La palabra sinergia
viene del griego (syn = con y ergos = trabajo) y significa trabajo en
conjunto. Cada participante de la organizacin espera que los
beneficios personales de su participacin, sean mayores que sus costos
personales de participacin. Existe sinergia cuando dos o ms causas

producen, actuando conjuntamente, un efecto mayor que la suma de

efectos que produciran actuando individualmente.
3. El efecto
abiertos.

sinrgico

de

las

organizaciones

como

sistemas

La TS se basa en la teora del hombre funcional. El individuo desempea

un papel dentro de la organizacin, interrelacionndose con los dems
individuos, como un sistema abierto. En sus acciones basadas en roles,
mantiene expectativas respecto al rol de los dems y enva a los dems
sus expectativas. Esa interaccin altera o refuerza el papel. Las
organizaciones son sistemas de roles, en las cuales los individuos actan
como transmisores de roles y organizadores.
4. El "hombre funcional".
5. Un nuevo enfoque organizacional.
La perspectiva sistemtica introdujo una nueva manera de apreciar los
fenmenos. No solo en trmino de amplitud, sino en cuanto al enfoque. El
enfoque del todo y de las partes, dentro y fuera, de lo general y de la
especializacin, de la integracin interna y de la adaptacin externa, de la
eficiencia y de la eficacia.