Informe Final Linda Flor

[INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGICO PBLICO DANIEL VILLAR
CARAZ]
Secretariado Ejecutivo
INSTITUTO DE EDUCACIN
SUPERIOR TECNOLGICO
PBLICO
DANIEL VILLAR
EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS EN EL ESTUDIO CONTABLE

QUINTANILLA
PRESENTADO POR:
TEMPLE PORTALINO, LINDA FLOR
PARA OPTAR TTULO:
PROFESIONAL TCNICO EN SECRETARIADO
EJECUTIVO
PROMOCIN: JEAN PIERRE TCHANG
LINDA FLOR TEMPLE PORTALINO
CARAZ]
CARAZ HUAYLAS - ANCASH

2014
DEDICATORIA
mis
padres,
hermanas,
hermanos,
por su dedicacin
integral a mi persona y por

brindarme
cristalizar
su
mi
apoyo
sueo
a
ms
apreciado como es la carrera

profesional
en
Secretariado
Ejecutivo.
LINDA
CARAZ]
AGRADECIMIENTO
Mi
ms
sincero
agradecimiento
es
aquellas
personas
que
contribuyeron para hacer posible mi Prctica Final, en primer lugar a nuestra

Alma Mater el I.E.S.T.P. DANIEL VILLAR, su Director el Ing. Holger Torre
Cano, al Jefe de Programa de Secretariado Ejecutivo el CPC. Jos Maria
Quintanilla Arnao, a mi Asesora Marlene Roxana Alva Aparicio y docentes
de la especialidad por haberme brindado la oportunidad de adquirir los
conocimientos necesarios en mi formacin profesional, con mucha satisfaccin
durante el proceso de mi prctica profesional.
Gracias por depositar su confianza en nosotros, lo cual me incentiva a
seguir superndome para poner muy en alto el nombre e imagen de nuestra
institucin
CARAZ]
PRESENTACIN
SEORES MIEMBROS DEL JURADO EXAMINADOR DEL INSTITUTO

SUPERIOR TECNOLGICO PBLICO "DANIEL VILLAR".
El presente informe de Prctica Terminal realizado en El Estudio Contable
Quintanilla - Caraz, es producto de mi experiencia obtenida durante la
formacin
acadmica
de
mi
carrera
profesional,
adems
de
otros
conocimientos inherentes a nuestra especialidad.

Este trabajo ha sido elaborado, en base a los conocimientos tericos y
prcticos adquiridos en vuestro instituto, por lo que me permito presentar a
consideracin del jurado examinador, se emitan su veredicto final, para mi
graduacin como Secretaria Ejecutiva, y se me permita optar el Ttulo
Profesional Tcnico en la especialidad.
Finalmente, espero recibir algunas sugerencias para superar dificultades en el
futuro y de esta manera convertirme en una persona til a la sociedad.
LINDA
CARAZ]
SUMARIO
Pg.
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
PRESENTACIN
I.
DATOS GENERALES................................................................................5
1.1
INSTITUCIN.................................................................................. 5
1.2
DIRECCIN..................................................................................... 6
1.3
RESPONSABLE Y/O JEFE................................................................6
1.4
LUGAR DE PRCTICA.....................................................................6
1.5
NOMBRES Y APELLIDOS DEL PRACTICANTE..................................6
1.6
CARRERA PROFESIONAL...............................................................6
1.7
EJECUCIN DE PRCTICA.............................................................6
1.8
TOTAL HORAS ACUMULADAS.........................................................6
1.9
PERSONAS QUE ORIENTARON LA PRCTICA.................................6
1.10
PROMOCIN................................................................................ 6
1.11
NOMBRE DE ASESORA................................................................6
II.
ASPECTO TCNICO DE LA PRCTICA TERMINAL..................................7
2.1
RESEA HISTRICA DE LA INSTITUCIN...........................................7
2.2
VISIN............................................................................................... 7
2.3
MISIN............................................................................................... 7
2.4
OBJETIVOS ESTRATGICOS..............................................................7
2.5
FINES DE LA INSTITUCIN.................................................................7
2.6
VALORES DE LA INSTITUCIN...........................................................8
2.7
FUNCIONES....................................................................................... 9
2.8
ORGANIZACIN............................................................................... 11
2.9
MTODOS, TCNICAS O INSTRUMENTOS UTILIZADOS...................11
2.10
SECUENCIA DE LAS TAREAS Y/O ACTIVIDADES EJECUTADAS.....13
CARAZ]
2.11
DIFICULTADES.............................................................................. 14
2.12
LOGROS ALCANZADOS................................................................15
III.
EL ARCHIVO..................................................................................... 15
3.1
CONCEPTO DE ARCHIVO.................................................................15
3.2
FUNCIONES DEL ARCHIVO..............................................................16
3.3
ORGANIZACIN DE ARCHIVOS........................................................17
3.4
SISTEMA DE ARCHIVO.....................................................................18
3.5
EQUIPOS Y MATERIALES DEL ARCHIVO..........................................21
3.6
ARCHIVOS DE DEPENDENCIA Y ARCHIVO CENTRAL.......................22
CONCLUSIONES......................................................................................... 28
RECOMENDACIONES................................................................................. 29
BIBLIOGRAFA............................................................................................ 30
I.
DATOS GENERALES
1.1 INSTITUCIN
Estudio Contable Quintanilla
CARAZ]
1.2 DIRECCIN
Jr. Raymondi N 160 - Caraz
1.3 RESPONSABLE Y/O JEFE
Jos Mara Quintanilla Arnao
1.4 LUGAR DE PRCTICA
Oficina de Secretara
1.5 NOMBRES Y APELLIDOS DEL PRACTICANTE
Linda Flor Temple Portalino
1.6 CARRERA PROFESIONAL
1.7 EJECUCIN DE PRCTICA
Inicio
04/06/2009
Trmino
04/09/2009
1.8 TOTAL HORAS ACUMULADAS

512 horas de Prctica.
1.9 PERSONAS QUE ORIENTARON LA PRCTICA
- CPC. Jos Mara Quintanilla Arnao
1.10 PROMOCIN
Jean Pierre Tchang - 2007
1.11 NOMBRE DE ASESORA
Marlene Roxana Alva Aparicio
II.
CARAZ]
ASPECTO TCNICO DE LA PRCTICA TERMINAL

2.1 RESEA HISTRICA DE LA INSTITUCIN
El estudio contable Quintanilla se fund el 17 de marzo de 1993 y
hasta la fecha bien brindando servicio contable de calidad al pblico
en general.
2.2 VISIN
Ser una de las principales empresas unipersonales proveedoras de
Servicios Contables integrales en el sector privado y pblico a nivel de
la Regin.
2.3 MISIN
Ofrecer un excelente servicio Contable, Tributario y/o Laboral a todos
nuestros clientes a travs de la aplicacin del conocimiento,
experiencia y tcnico que poseen nuestros trabajadores.
2.4 OBJETIVOS ESTRATGICOS
Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo

social. Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas. Eficiencia.
Cuando logra sus objetivos con el mnimo de sus recursos.
Es permitirle a la empresa tener una perspectiva ms amplia del

medio en el cual se desarrolla
Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios
2.5 FINES DE LA INSTITUCIN

a) Recepcin de comprobantes de pago y documentos de los
clientes del estudio.
b) Registro de comprobantes de pago y documentos de los clientes
del estudio.
c) Archivo de comprobantes de pago y documentos de los clientes
del estudio.
d) Formulacin de declaraciones juradas mensuales y anuales.
CARAZ]
e) Tramitacin de diversas situaciones de los contribuyentes como:

cambios de domicilio, cambio de rgimen tributario, autorizacin
de
impresin
de
comprobantes
de
pago,
anulacin
de
comprobantes de pago por diversas situaciones, alta/baja de

mquinas registradoras, suspensin de operaciones, etc.
f) Asesora y consultora directa, telefnica y va mail a los
contribuyentes que son clientes del Estudio.
g) Asesora en Organizacin, administracin y finanzas a los clientes
y otros.
h) Formulacin de informacin financiera y econmica para SUNAT.
i) Formulacin de informacin financiera y econmica para el INEI.
j) Formulacin
de
informacin
financiera
econmica
para
CONASEV.
k) Formulacin
de
informacin
financiera
econmica
para proveedores.
l) Formulacin
de
informacin
financiera
econmica
para
entidades financieras y de seguros.

m) Asesora especializada en Bolsa de Valores, contratos a futuro y
otras herramientas financieras.
n) Llevado de contabilidades manuales y computarizadas.
o) Coordinaciones con entidades pblicas y privadas para efectos de
prestar un servicio eficiente a los clientes.
p) Otros servicios complementarios.
2.6 VALORES DE LA INSTITUCIN

La responsabilidad, el compromiso y la integridad son los principios
fundamentales
que
nuestra
empresa
posee
todo
nivel
organizacional.
CARAZ]
2.7 FUNCIONES
FUNCIONES DEL PROPIETARIO- GERENTE:
a. Celebrar
y
ejecutar
los
actos
y contratos ordinarios
correspondientes al objeto social.
b. Representar al Estudio
c. Abrir y cerrar cuentas corrientes, efectuar y retirar depsitos a
plazo, de ahorros, o de otra clase, en instituciones bancarias,
girar cheques contra cuentas de la sociedad provistas de fondos o
contra crditos o sobregiros autorizados, contratar prstamos o
mutuos a favor de la sociedad, y en general toda clase
de operaciones bancarias, financieras y mercantiles.
d. Endosar cheques para su abono en cuenta.
e. Girar letras a cargo de deudores de la sociedad, endosarlas,
darlas en cobranza y descontarlas para que su importe sea
abonado en cuenta, con el mismo fin suscribir y descontar
pagars y vales a la orden.
f. Abrir y cerrar cartas de crdito con o sin garanta; contratar, abrir,
cerrar
cajas
de seguridad en
los bancos;
registrar marcas y
nombres comerciales y/o de fbrica, y obtener patentes y

privilegios.
g. Contratar y despedir personal.
h. Administrar los recursos financieros.
i. Efectuar el pago de las compras de activos fijos y existencias
j. Efectuar el cobro de los servicios
k. Efectuar el pago de tributos de los clientes y del estudio
l. Efectuar el pago de las remuneraciones de trabajadores del
Estudio.
m.Efectuar el pago de todos los gastos que realiza la empresa.
n. Efectuar permanentes coordinaciones con todas las dependencias
del Estudio especialmente con los clientes
o. Otras funciones relacionadas con el gerenciamiento
10
CARAZ]
FUNCIONES DEL REA CONTABLE Y TRIBUTARIA:

a. Archivar y registrar los comprobantes de pago y
dems documentos sustentatorios de las operaciones de los
clientes del Estudio.
b. Registrar las operaciones de los clientes del Estudio en
los libros o registros auxiliares y libros principales, utilizando
procedimientos manuales y/o computarizados.
c. Formular las declaraciones juradas de los tributos a cargo de los
clientes del Estudio
d. Formular los estados financieros de los clientes del Estudio
contable.
e. Administrar el hardware y software de la empresa
f. Efectuar las coordinaciones permanentes con los clientes del
Estudio Contable.
g. Llevar a cabo el mantenimiento preventivo de los equipos de
cmputo del Estudio.
h. Mantener actualizado los equipos y programas que utiliza el
Estudio, a fin que cumplan un trabajo efectivo y eficaz.
FUNCIONES DEL REA DE ASESORIA Y CONSULTARA
a. Asesorar
en
el
aspecto
contable,
tributario,
financiero
administrativo a los clientes del estudio.

b. Capacitar al personal de asistentes para un desempeo eficiente
c. Obtener
informacin
actualizada
de
las
entidades
de supervisin y control para que sea utilizada en las operaciones

de los clientes.
d. Obtener
informacin
actualizada
de medios
de
comunicacin como televisin, radio, peridicos, revistas y otros.
11
CARAZ]
2.8 ORGANIZACIN
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ESTUDIO CONTABLE QUINTANILLA
2.9 MTODOS, TCNICAS O INSTRUMENTOS UTILIZADOS

METODOS:
La Observacin
TECNICAS O INSTRUMENTOS UTILIZADOS
A. Sistema de Archivos:
En la oficina de la Secretara General del Estudio Contable
Quintanilla el sistema de archivo est organizado en alfabtico,
12
CARAZ]
porque es el ms funcional para archivar los diferentes

documentos que se recepcionan y emiten, faltando actualizar
Dentro de esta oficina, la documentacin remitida se ordena
correlativamente de acuerdo al cdigo de documentos Internos y
externos recibidos, se ordena de acuerdo al orden geogrfico
Los documentos se guardan en archivos de palanca con sus
respectivas etiquetas de acuerdo al documento.
B. Sistema documentario:
En el rea de secretaria, existen diversos documentos, estos se
clasifican de la siguiente manera:
Documentos de Gestin Administrativa
El Oficio Simple y mltiple
El Memorando simple y mltiple
La Solicitud
Informe
C. INSTRUMENTOS UTILIZADOS
Instrumentos y Materiales Utilizados:
Los instrumentos y materiales utilizados en la oficina fueron
siguientes:
03 Escritorio Grande de madera color marrn.

03 Muebles para computadora color marrn
01 Gaveta Mediana color plomo
01 Telfono
02 Computadoras pantalla plana celeron D.
01 Impresora hp 300 series
01 Impresora HP LaserJet 1000 Series
01 Estante de madera.
13
CARAZ]
01 Silla Giratoria grande

02 silla grandes normal
01 Maquina de Escribir
01 Focopiadora grande.
18 Archivadores de Palanca
01 Libro registro de Ingreso de Documentos Recibidos
01 cuaderno de Cargo para realizar despacho.
tiles de escritorio (lapiceros, lpices, plumones,
corrector, regla, engrapador grande, perforador, flderes
Manila, goma, cinta escoc, clips, chinches, borrador,
tijera, cinta de Embalaje, etc.)
2.10 SECUENCIA DE LAS TAREAS Y/O ACTIVIDADES EJECUTADAS

A. TRABAJO PRCTICO REALIZADO
Preparacin y/o redaccin de documentos como:
Contabilizar facturas
Llenado de libros contables
Pagos a la SUNAT
Recepcin de llamadas
Tramite documentario
B. TRATAMIENTO DE LOS EXPEDIENTES INTERNOS

1) En cuanto a los documentos ingresados se registra en libro de
registro de documentos segn la hora, fecha, nombre del
remitente y asunto, luego es derivado al despacho de la
directora para su conocimiento, revisin y tomar decisiones al
final escribe el provedo, para distribuir los documentos a las
diferentes reas con un cuaderno de cargo, se anota nombre
de rea que corresponde el documento, N de folios fecha y
firma de recepcionista; de igual manera los documentos
elaborado por la secretaria son puestos al despacho de la
directora para su revisin, y colocacin de su sello y firma,
14
finalmente
se
deriva
los
CARAZ]
documentos
la
instancia
correspondiente para su debida atencin.

2) En otras ocasiones algunos documentos son de previo
conocimiento del Jefe para ser derivados al archivo, otros se
tenan que dar respuesta de acuerdo a lo solicitado.
C. TRATAMIENTO DE LOS EXPEDIENTES EXTERNOS
1. Estos expedientes son recepcionados y registrados en libro
registro para luego dar cuenta al Jefe, quien derivara el
documento
con su
provedo
para
dar el
tratamiento
correspondiente y una respuesta favorable.

2. Los documentos que van a ser remitidos hacia el exterior de
la Institucin se prepara un original y una copia, el cual es
entregado por diferentes modalidades como: personalmente,
mediante Serpost o por mesa de partes de la Institucin
donde labora el destinatario.
2.11 DIFICULTADES
En el Estudio Contable Quintanilla los archivos de los

documentos
se
encontr
desorganizado
por
desconocimiento de las tcnicas y mtodos para guardar los

documentos recepcionado y emitidos.
Los archivos de los documentos no se encontraron rotulados
15
CARAZ]
2.12 LOGROS ALCANZADOS

o Se logr organizar los archivos de los documentos de la
institucin utilizando las tcnicas y mtodos para facilitar la
informacin necesaria, tanto al personal administrativo como a los
investigadores.
o Se realizo la Seleccin y la evaluacin de los documentos que
procede de los archivos de gestin, con el fin de realizar
propuestas de conservacin o eliminacin a los rganos
competentes en la materia.
16
III.
CARAZ]
EL ARCHIVO
3.1 CONCEPTO DE ARCHIVO
a. Es el lugar donde se guardan papeles o documentos.
b. El archivo es el proceso de clasificacin y ordenacin de
documentos.
c. El archivo es un conjunto de equipos, mobiliarios y materiales
en las que se conservan los documentos.
d. Desde el punto de vista de la computacin es el conjunto de
datos e informaciones procesados y homogneos contenidos
en dispositivos de almacenamiento (Disco Duro, Flexibles, CDROM.
e. Es la memoria de la entidad.
f. Es la parte de sistema de informacin de la entidad
resumiendo estos conceptos entenderemos por archivo al
conjunto
de
documentos
debidamente
clasificados
ordenados que estn colocados en mobiliarios y/o materiales

convenientes.
3.2 FUNCIONES DEL ARCHIVO
-
Guardar y organizar la documentacin escrita, impresa grfica

fotografa y audio visual que han producido todos los
servicios.
Garantizar la conservacin y custodio de los documentos para

dar fe y difundirlos entre los ciudadanos.
Facilitar
la
informacin
necesaria,
tanto
al
personal
administrativo como a los investigadores con el fin de

facilitarles su trabajo de estudio e investigacin.
17
CARAZ]
Elaborar los instrumentos de descripcin que aseguren el

control, el acceso y la recuperacin rpida y eficiente de la
informacin.
Asegurar a los ciudadanos el derecho de acceso a la

informacin y a la vez preservar el derecho o intimidad y la
reserva de los documentos privados.
Asesorar en materia de organizacin de los archivos de

gestin.
Seleccionar y evaluar la documentacin que procede de los

archivos de gestin, con el fin de realizar propuestas de
conservacin o eliminacin a los rganos competentes en la
materia
Proponer e impartir, acciones de formacin en colaboracin

con servicios de recursos humanos, dirigidos a los usuarios
de los archivos de gestin.
18
CARAZ]
3.3 ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
DOCUMENTOS
RECOPILAR
SELECCIONAR
CLASIFICAR
CONSERVAR
DIFUNDIR
19
CARAZ]
3.4 SISTEMA DE ARCHIVO

Los principales sistemas de archivo son: El horizontal, lateral y
el vertical.
1.
ARCHIVADOR HORIZONTAL.
Los documentos se almacenan en sentido horizontal,
dispuestos uno encima de otro en carpetas, cajas,
archivadores o cajones. El tipo de mobiliario adecuado
para los archivadores horizontales son los armarios o
estantes.
VENTAJAS:
Es asequible, debido a su simplesidad, y el documento, al
estar apoyado sobre su superficie mayor, sufre poco.
Adems horizontalmente se pueden archivar grandes
documentos.
DESVENTAJAS.
Resulta difcil localizar los documentos.
En su bsqueda se pierde mucho tiempo
Entorpece su uso, para sacar documentos hay que sujetar
el resto y para reintegrar a su sitio es que se ha extrado
es necesario quitar primero todos los de encima o correr el
riesgo de que se deterioren y estropeen.
2.
ARCHIVADOR LATERAL.
Es similar al archivador horizontal, en este caso los
documentos se apoyan uno de los lados cortos, uno junto a
otro, igual como estn los libros en una biblioteca.
Este sistema se adapta a todo tipo de documentacin que
siempre este cuadernado
(los documentos sueltos se

20
CARAZ]
colocan dentro de carpetas cajas u otra clase de

contenedores, que se disponen en paralelo). Para
clasificarlo, el ttulo del archivo debe colocarse en el lomo
de la carpeta o caja correspondiente.
VENTAJAS:
El principal ventaja de este sistema es su economa, ya
que permite aprovechar ms el espacio disponible, sin
desperdiciarlo como con el sistema
del archivador
horizontal. Las carpetas pueden sacarse y volver a

colocarlas en su sitio sin necesidad de mover las dems.
Pueden acceder a los archivos dos o ms personas.
DESVENTAJAS:
Conciernen a los documentos sueltos. Aunque vayan
metidos en carpetas, al colocar stas paralelamente es
muy fcil que los documentos pequeos que caigan.
3.
ARCHIVO VERTICAL
En este sistema de archivos el documento se apoya sobre
uno de los lados ms largos. Los expedientes se
almacenan en carpetas separadas, archivadas juntas una
al lado de la otra.
Estas carpetas van previstas de un gancho central o dos
laterales cuando se bota de estantes o armarios el
desplazamiento se efecta en sentido lateral, cuando se
trata de muebles de cajones las barras desde el frente del
cajn vaco el fondo y su desplazamiento efecta en otra
decisin
Al clasificar los documentos, la referencia del archivo se
escribe en la parte superior de la carpeta.
21
CARAZ]
VENTAJAS:
Es sencillo de analizar y los documentos se insertan y se
extraen facilidad.
Si se utiliza la clasificacin numrico tiene su ventaja que
permite ver los nmeros en gran facilidad.
DESVENTAJAS:
Es complicado para abrir los cajones
Solo puede ser utilizado por una persona.
3.5 EQUIPOS Y MATERIALES DEL ARCHIVO
ESPACIO FSICO:
Requiere de un espacio fsico especial
diseado y adecuado a sus necesidades de la entidad, el tamao y

la ubicacin depende de cantidad de documentos a archivarse.
MAQUINAS Y EQUIPOS:
-
Extractores de Humedad: (son mquinas parecidas a

ventiladores.
Extinguidores: es un equipo de seguridad.
Equipos de Reprografa (equipo para la produccin de

fotocopiadoras, equipos de microfilmacin).
Pantallas Visores de Microfilms
Computadoras.
MOBILIARIO:
-
Armario
22
CARAZ]
Estantera depende del requerimiento de la entidad de un

estante. Compuesto de 100 casilleros, estn diseadas para
el archivo central.
Rotarramas.
Ficheros y Tarjeteros (sirve para archivar las tarjetas de

archivos y fichas).
MATERIALES:
-
Flderes de archivo central especialmente formateados
Flderes simples.
LOCAL PARA EL ARCHIVO

Respecto al local o espacio de que se disponga, se trata de un
local independiente y exclusiva, hay que evitar siempre los bajos
de un edificio (el stano), tanto por la escasez de luz como por las
posibles
humedades,
que
perjudican
enormemente
la
conservacin de los documentos. No deben pasar por l

conducciones de agua por el peligro de rotura y consiguiente
inundacin tampoco los tendidos elctricos que no estn lo
suficientemente protegidos para evitar incendios. En caso de que
local se comporta con otras dependencias y no se pueden evitar
estos inconvenientes es necesario elegir muebles adecuados as
mismo se debe evaluar la resistencia que ofrece el piso por que el
archivo tiene un peso considerable.
Otro factor es fundamental contar con luz natural ya que el trabajo
de archivo requiere mucha atencin en el contenido de los
documentos para poder ordenarlos y clasificarlos correctamente,
sino fuera posible contar con la luz natural hay que pensar en la
iluminacin natural.
23
CARAZ]
Es la buena ventilacin, si un local es cerrado con la mala

renovacin del aire y acumulacin de los documentos.
Por ltimo el factor del archivo tampoco debe ser excesivamente
pequea para que no resulte penoso y desplazamiento a los
movimientos del personal o de los usuarios dentro del local.
3.6 ARCHIVOS DE DEPENDENCIA Y ARCHIVO CENTRAL
A. LOS ARCHIVOS DE DEPENDENCIA:
Tiene el lenguaje archivstico, tambin se denomina como
archivos activos, perifricos, archivos operativos, archivos
dinmicos, archivos de oficina, archivos secretariales e
inclusive archivos vivos. Por qu es una denominacin que
expresa claramente su naturaleza. En este archivo debe
archivarse documentos que tengan hasta un ao de vigencia.
Sin embargo el tiempo de vigencia no determina el tiempo que
transcurre sino por el contenido, valor y utilidad, puede
mantenerse cuanto tiempo sea necesario en el archivo de
dependencia y otros documentos por sus caractersticas puede
ser transferido al archivo central o ser destruido de haberse
generado o recepcionado.
1.
MOBILIARIOS Y MATERIALES NECESARIOS PARA ESTE

ARCHIVO DE DEPENDENCIA
a) MOBILIARIOS, EQUIPOS Y MQUINAS

-
Archiveros con gavetas (Archivadores)
Anaqueles o Armarios (para colocar archivadores

de Palanca)
Ficheros o tarjeteros
Estantes (para colocar archivador de palanca)
24
CARAZ]
Computadora
Pantallas Visoras de Microfichas (Microfilm), etc.
b) MATERIALES
2.
Archivadores de palanca
Flderes (files o carpetas)
Flderes de Suspensin o flderes colgantes
Guas Sealizadores.
SISTEMAS DE CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS
Existen 4 sistemas de clasificacin.

a)
CLASIFICACIN POR ASUNTO:

Se clasifican segn su naturaleza, tipo o contenido.
Por ejemplo si hay un conjunto de documentos
referidos a los clientes y otro conjunto referido a
proveedores al primero agrupamos en una clase
denominado Clientes y en otra clase denominado
proveedores.
b)
CLASIFICACIN CRONOLGICA:
Se clasifica segn el tiempo o fechas en que hayan
sido generados o recibidos o cuando el contenido est
vinculado con el tiempo o con las fechas. Este es el
mejor sistema y ms adecuado a clasificar las
correspondencias (cartas, memos, oficios, etc.). Es
hacerlo teniendo en cuenta dos fechas de emisin o
recepcin de dichos documentos.
Ejemplo: si tenemos una cantidad importante de
memorandos enviados en el ao 2007 podemos
25
CARAZ]
clasificar por meses, un primer grupo en el mes de

enero y ser clasificado como
enero 2007 un
segundo grupo limitado en el mes de febrero y ser

clasificado como febrero 2007
c)
CLASIFICACIN GEOGRFICA
Se clasifica por zonas, territoriales o geogrficas.
Ejemplo: Cuando el departamento de ventas tiene
documentos
relacionados
zonas
geogrficas
(departamento, regin, provincia, distrito, localidad o

simplemente punto de ventas).
d)
CLASIFICACIN MIXTA
En este tipo se clasifica segn la cantidad de
documentos a archivarse y la complejidad de sus
interrelaciones. Ejemplo: agrupar documentos en
clases
tales
como
Asunto/Cronolgico,
Asunto/Geogrfico, cronolgico/Geogrfico; segn la

nesecidad naturaleza y los actividades que realiza la
dependencia,
3.
SISTEMA DE ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS

a. SISTEMA DE ORDENAMIENTO ALFABTICO.
Significa determinar el lugar que le corresponde a cada
uno de ellos segn la letra con que empieza el ttulo,
nombre, asunto, materia o cualquier otro distintivo pero
con carcter alfabtico del documento. Ejemplo: El
flder de un cliente llamado JOS RODRIGUEZ
ROSALES.
El primer elemento indicador del orden es
26
CARAZ]
el apellido paterno por lo tanto el lugar correspondiente

del flder es R.
b. SISTEMA DE RODENAMIENTO NUMRICO:

Significa establecer el lugar respectivo para cada
documento asignndole un nmero correlativo o
autogenerado de identificacin de cada documento de
modo que permita una fcil ubicacin de cualquiera de
ellos con solo ubicar el respectivo en el orden
numrico. Ejemplo: Si el departamento personal tiene
centenares de fichas de personal para ello tenemos
dos alternativas en el ordenamiento, bajo la clase de
fichas de personal ordenarlos alfabticamente segn
apellidos u ordenarlos numricamente segn el nmero
asignado a cada ficha (si hubiera 650 fichas, sin tener
en consideracin las letras de los apellidos del personal
se asignarn nmeros correlativos a cada ficha :
(1,2,3.150,
151,152,
647, 648, 649 y 650)

c. SISTEMA DE ORDENAMIENTO MIXTO:
Con otros casos segn, la cantidad y naturaleza de las
actividades que realiza la dependencia o segn los
criterios sern necesarios la adopcin de un sistema
alfabtico y el numrico o entre cualquier otro sistema
de
ordenamiento
personalizado
que
se
hayan
adoptado. Ejemplo: El sistema alfa numrico un

conjunto de flderes (o puede ser un conjunto de
archivadores de palanca). En los cuales se archivan los
documentos personales de cada trabajador: por citar un
27
CARAZ]
caso, se pueden ordenar alfa numricamente; de modo

que si uno de tales flderes o archivadores de palanca
tiene el cdigo A-10, significa que pertenece a un
trabajador cuyo apellido paterno empieza con A y que
en el nmero 10 representa el orden correlativo de
todos los flderes pertenecientes al personal.
B. SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL

El archivo central centraliza la documentacin de la entidad,
contiene documentos transferidos por los archivos de todas las
dependencias de la entidad. Esto significa que el archivo
central contiene enorme cantidad de documentos puesto que
alberga
(guardar)
en
su
seno
prcticamente
toda
la
documentacin de la entidad llmese empresa o Institucin. El

archivo central es un conjunto a la biblioteca; el centro de la
documentacin de la entidad, as mismo deben estar
archivados solamente aquellos documentos calificados como
absolutamente necesarios para la administracin de la entidad.
Los que no lo son segn las polticas y normas establecidas de
depuracin documentaria deben ser destruidas o transferirse al
archivo general de la nacin (AGN) en caso de las entidades
estatales.
El tiempo de vigencia de un documento en el archivo central
segn las normas es 10 aos, pero ello no es elemento
discriminatorio para decidir cunto tiempo debe permanecer un
documento en el archivo central sino su contenido, valor y
utilidad del documento para la entidad.
28
CONCLUSIONES
1.
El profesional tcnico. en Secretariado Ejecutivo debe conocer y

aplicar los diferentes mtodos y tcnicas del archivo para conservar
2.
los documentos del Estudio Contable.

La actividad cotidiana en una constante recepcin, registro,
despacho, preparacin, trmite y archivamiento de los documentos,
es estricto cumplimiento de las normas y funciones de una Secretaria
Ejecutiva de la actividad institucional.
3.
Se utilizaron las diferentes tcnicas como de redaccin de

documentos, archivos, recepcin de documentos utilizando cuaderno
de control.
RECOMENDACIONES
Asignar un asesor de la especialidad, para que durante el desarrollo de

la prctica, controle, y dirija a las practicantes en el tiempo oportuno.
Brindar capacitacin en el sistema de archivo de documentos para
utilizar las tcnicas, mtodos que nos facilitara la informacin necesaria,
tanto al personal administrativo como a los investigadores.
.Es necesario mencionar que las practicas finales se debe ejecutar al
finalizar sus estudios, para evitar problemas.
La secretaria debe saber combinar los colores para tener una buena
presentacin en los archivos.
En el Instituto de Educacin Superior Tecnolgico Pblico DANIEL
Villar se debe implementar un laboratorio de etiqueta para las
secretarias.
BIBLIOGRAFA
CECILIA FERNANDEZ 1997 Sistema de Archivos.

ENCICLOPEDIA SECRETARIAL 1993
LLANOS HORNAS, SEGUNDO J. (1985) El Quehacer de la Secretaria.

Editores CDI. Lima Per.
VSQUEZ DE PARGA, MARGARITA. El Centro de Informacin
Documental
de
Archivos
Hispanoamrica.
EN
SEMANA
INTERNACIONAL DE ARCHIVOS (1979. La Rbida) Documentacin y

archivos de la colonizacin Espaola, Madrid: Ministerio de Cultura,
Subdireccin General de Archivos, 1980, - 2 vols., 21cm.

Informe Final Linda Flor

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RESPONSABLE Y/O JEFE................................................................6

NOMBRES Y APELLIDOS DEL PRACTICANTE..................................6

TOTAL HORAS ACUMULADAS.........................................................6

PERSONAS QUE ORIENTARON LA PRCTICA.................................6

ASPECTO TCNICO DE LA PRCTICA TERMINAL..................................7

RESEA HISTRICA DE LA INSTITUCIN...........................................7

MTODOS, TCNICAS O INSTRUMENTOS UTILIZADOS...................11

SECUENCIA DE LAS TAREAS Y/O ACTIVIDADES EJECUTADAS.....13

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[INSTITUTO DE EDUCACIN SUPERIOR TECNOLGICO PBLICO DANIEL VILLAR

FUNCIONES DEL ARCHIVO..............................................................16

EQUIPOS Y MATERIALES DEL ARCHIVO..........................................21

ARCHIVOS DE DEPENDENCIA Y ARCHIVO CENTRAL.......................22

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1.8 TOTAL HORAS ACUMULADAS

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ASPECTO TCNICO DE LA PRCTICA TERMINAL

Alcanzar en forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo

Es permitirle a la empresa tener una perspectiva ms amplia del

Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios

2.5 FINES DE LA INSTITUCIN

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e) Tramitacin de diversas situaciones de los contribuyentes como:

comprobantes de pago por diversas situaciones, alta/baja de

entidades financieras y de seguros.

2.6 VALORES DE LA INSTITUCIN

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nombres comerciales y/o de fbrica, y obtener patentes y

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administrativo a los clientes del estudio.

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2.9 MTODOS, TCNICAS O INSTRUMENTOS UTILIZADOS

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01 Silla Giratoria grande

2.10 SECUENCIA DE LAS TAREAS Y/O ACTIVIDADES EJECUTADAS

B. TRATAMIENTO DE LOS EXPEDIENTES INTERNOS