Caderno de Logistica Servicos de Reprografia

2014
Caderno de
Logstica
Prestao de
Servios de
Reprografia
Guia de Orientao sobre os aspectos gerais na contratao
de Servios de Reprografia, ou seja, impresso, digitalizao,
reproduo de cpias com fornecimento de equipamentos e
insumos, inclusive suporte, manuteno e disponibilizao de
sistema de gerenciamento para controle de cpias
(outsourcing) no mbito da Administrao Pblica Federal
Direta, Autrquica e Fundacional.
Verso 1.0 agosto de 2014
Presidente da Repblica
Dilma Rousseff
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto MP
Miriam Belchior
Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao SLTI
Loreni F. Foresti
Departamento de Logstica DELOG
Ana Maria Vieira Neto
Coordenao-Geral de Normas CGNOR
Andrea Regina Lopes Ache
Equipe da Coordenao-Geral de Normas
CGNOR/DELOG/SLTI
Augusto Seixas Silva
Fbio Henrique Binicheski
Genivaldo dos Santos Costa
Hudson Carlos Lopes da Costa
Manuela Deolinda dos Santos da Silva Pires
Weberson Pereira da Silva
B823c
Brasil. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto.
Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao.
Caderno de Logstica: prestao de servios de
reprografia / Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto,
Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao. - Braslia :
MP, 2014.
91 p. : il.
1. Logstica. 2. Reprografia. I. Ttulo
CDU 655.2
Sumrio
APRESENTAO........................................................................
INTRODUO................................................................................
CAPTULO I O CENRIO DO MERCADO..............................
CAPTULO II ESPECIFICAES TCNICAS........................
10
2.1
Definio do Objeto..................................................................
10
2.2
Vantagens e Benefcios.............................................................
11
2.2.1
Um breve diagnstico do modelo tradicional...............................
11
2.2.2
Vantagens e Benefcios do Outsourcing de Impresso...............
12
2.2.3
Outsourcing de Impresso e Sustentabilidade
13
2.2
Descrio dos Servios............................................................
15
2.2.1
Elementos e Atividades................................................................
15
2.3
O Processo de Contratao (Soluo de TI).................................. 17
2.3.1
Planejamento da Contratao........................................................
17
2.3.1.1 Anlise da Viabilidade da Contratao........................................... 19

2.3.1.2 Plano de Sustentao....................................................................
23
2.3.1.3 Estratgia da Contratao..............................................................
24
2.3.1.4 Anlise de Riscos..........................................................................
26
2.3.1.5 Termo de Referncia ou Projeto Bsico......................................... 27

2.3.1.6 Gerenciamento do Contrato...........................................................
27
2.4
Equipamentos...............................................................................
32
2.5
Unidade de Medida Mensurao e Faturamento dos

Servios........................................................................................
38
2.6
Obrigaes e Responsabilidades de Contratada...........................
2.7
Obrigaes do Contratante............................................................. 45
42
CAPITULO III PROJETO BSICO E TERMO DE

REFERNCIA..............................................................................
46
3.1
Elementos.......................................................................................
46
3.2
Objeto.............................................................................................
46
3.3
Fundamentao Contratao.........................................................
47
3.4
Escolha da Soluo de Tecnologia da Informao........................
48
3.5
Elementos para a Gesto do Contrato...........................................
53
3.6
Estimativa de Preos......................................................................
54
3.7
Adequao Oramentria............................................................... 54
3.8
Sanes Administrativas................................................................
54
3.9
Critrios de Seleo do Fornecedor...............................................
55
3.10
Reajuste do Contrato...................................................................... 56
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS..............................................
58
ANEXOS........................................................................................
60
Perguntas Frequentes....................................................................
60
Norma Operacional Conjunta DIRAD/DTI N 1, de 23 de maio de

2014................................................................................................ 74
Fluxogramas...................................................................................
Template Termo de Referncia ou Projeto Bsico...................... 79
78
APRESENTAO
O presente estudo tem por objetivo apresentar os principais aspectos
da contratao dos servios de reprografia, ou seja, impresso, digitalizao,
reproduo de cpias com fornecimento de equipamentos e insumos,
inclusive
suporte,
manuteno
disponibilizao
de
sistema
de
gerenciamento para controle de cpias no mbito da Administrao Pblica

Federal direta, autrquica e fundacional.
Para atingir esse objetivo, o estudo faz uma abordagem do cenrio de
mercado,
vantagens,
especificaes
tcnicas,
objeto
do
servio
de
reprografia, planejamento da contratao, projeto bsico/termo de referncia,

rotinas e procedimentos, inclusive a fiscalizao dos servios executados.
O estudo foi estruturado em captulos que abordam os seguintes
assuntos:
Captulo 1 Cenrio de Mercado;
Captulo 2 Vantagens;
Captulo 2 Especificaes Tcnicas;
Captulo 3 Projeto Bsico/Termo de Referncia;
Captulo 4 Unidade de Medida;
Foram includos alguns Anexos, tais como perguntas frequentes, um
template de Termo de Referncia, fluxogramas e normas operacionais de
alguns rgos.
Enfim, espera-se que este documento seja bastante til como
instrumento de consulta aos gestores da Administrao Pblica Federal e a
outros interessados pelo tema abordado.
LORENI F. FORESTI
Secretria de Logstica e Tecnologia de Informao
INTRODUO
A contratao dos servios de reprografia pode ocorrer de formas

diversas, dependendo das necessidades do rgo contratante. Portanto, o
rgo poder contratar os servios com fornecimento de equipamento,
matrias consumveis, inclusive papel, ficando a contratada responsvel pelo
suporte tcnico e fornecimento de gerenciamento de sistema de controle de
cpias.
A
Administrao
poder
adquirir
os
equipamentos,
ficando
responsvel pela manuteno e pelos materiais consumveis. Tambm

poder obter apenas pela locao dos equipamentos, ficando a contratada
responsvel pela manuteno dos equipamentos. Portanto, estes servios
podem ser contratados isoladamente ou de forma combinada, de acordo com
a necessidade e especificao do projeto do rgo/entidade contratante.
O cenrio do mercado dos servios de reprografia apresenta como
caracterstica marcante a participao de empresas que atuam na rea de
tecnologia de informao, tendo em vista a necessidade de uma soluo de
tecnologia de informao para o gerenciamento e controle de bilhetagem.
O importante na escolha da estratgia da contratao a ser adotada
que ela proporcione reduo dos gastos e uma gesto sustentvel dos
recursos de impresso.
ANA MARIA VIEIRA NETO
Diretora
CAPTULO I REPROGRAFIA
CENRIO
DO
MERCADO
SERVIOS
DE
Os servios de reprografia atualmente caracterizam-se pela prestao

de servios de impresso, reproduo, digitalizao com disponibilizao dos
equipamentos, incluindo fornecimento de materiais consumveis, ficando a
contratada responsvel pela prestao de suporte e manuteno, pelo
sistema de gerenciamento e bilhetagem da soluo instalada. Usualmente
conhecida
como
outsourcing
de
impresso,
servios
de
impresso
corporativa.
Normalmente so prestados por empresas que atuam no ramo da
tecnologia da informao, tendo em vista a necessidade de uma soluo de
tecnologia de informao para gerenciamento e controle de bilhetagem de
impresso.
A seguir apresentamos um grfico que demonstra o volume de
contrataes desse tipo de servio no perodo de 2012 at julho de 2014 no
mbito da Administrao Pblica Federal, direta autrquica e fundacional. Nos
valores apresentados esto includas as diversas opes nas contrataes de
servios, inclusive a locao dos equipamentos.
Analisando o histrico das contrataes no perodo, verifica-se um
volume menor de contratao em 2012, em torno de R$ 36.000.000,00 (trinta
e seis milhes de reais). Em 2013
o volume de contrataes de
aproximadamente R$ 82.000.000,00 (oitenta e dois milhes de reais). Em

2014 o valor das contrataes at julho atingiu o patamar de R$
28.000.000,00 (vinte e oito milhes de reais).
Essa
reduo
no
volume
das
contrataes
decorreu
do
contingenciamento de despesas estabelecido pelo Decreto n 7.446, de 1 de

maro de 2011, que inclua locao de equipamentos.
O Decreto n 7.446, de 2011, por sua vez foi revogado pelo Decreto n
7.689, de 2 de maro de 2012, ora vigente, que estabelece, no mbito do
Poder Executivo federal, limites e instncias de governana para a
contratao de bens e servios e para realizao de gastos com dirias e
passagens.
O grfico 1 apresenta o volume de contrataes de servios de

reprografia, incluindo servios de locao de equipamentos. Portanto so
valores agregados dos servios de reprografia e servios exclusivamente de
locao de equipamentos.
Grfico 1 Volume de Contrataes no perodo de 2012 a julho de 2014
90000000
80000000
70000000
60000000
50000000
Valores
40000000
30000000
20000000
10000000
0
2012
2013
2014
Fonte: Portal de Compras Governamental do Governo Federal
CAPTULO II - ESPECIFICAES TCNICAS

2.1 DEFINIO DO OBJETO
O presente estudo tem por objetivo apresentar os principais aspectos
da contratao dos servios de reprografia, ou seja, impresso, digitalizao,
reproduo de cpias com fornecimento de equipamentos e insumos,
inclusive
suporte,
manuteno
disponibilizao
de
sistema
de
gerenciamento para controle de cpias no mbito da Administrao Pblica

Federal Direta, Autrquica e Fundacional.
A contratao desses servios deve observar os princpios que regem
a Administrao Pblica Federal.
Ressaltamos que o objeto da contratao ser definido de forma
expressa no edital de licitao e no contrato exclusivamente como prestao
de servios, sendo vedada a utilizao de contratao de servios para a
contratao de mo de obra conforme dispe o 2 do art. 6 da Instruo
Normativa n 02, o art. 3 do Decreto 2.271 de 7 de julho de 1997. e art. 37,
inciso II, da Constituio Federal.
A Instruo Normativa n 2, de 30 de abril de 2008 em seu art. 7
estabelece que as atividades de conservao, limpeza, segurana, vigilncia,
transportes,
informtica,
copeiragem,
recepo,
reprografia,
telecomunicaes e manuteno de prdios, equipamentos e instalaes

sero, de preferncia, objeto de execuo indireta.
Define-se, servio de impresso corporativa ou outsourcing de
impresso, a prestao de servios com o fornecimento de equipamentos
como impressoras copiadoras e multifuncionais, sendo a contratada
responsvel
pela manuteno dos equipamentos, suporte tcnico e
gerenciamento de impresses.
Portanto, o outsourcing de impresso no se resume apenas na
locao de copiadores, impressoras multifuncionais, por um determinado
valor mensal determinado ao final do procedimento licitatrio.
10
2.2
VANTAGENS E BENEFCIOS
A seguir apresentamos um breve relato do modelo antigo de
contratao de servios de reprografia e as vantagens e benefcios do

outsourcing de impresso.
2.2.1
Um breve diagnstico do modelo tradicional de servios de
impresso
O
modelo de contratao antigo tradicionalmente adotado pela
Administrao Pblica consistia em um modelo de gesto de servio que

inclua a
aquisio dos equipamentos e seus suprimentos, ficando a
administrao, por conseguinte , responsvel pelo servio de manuteno.

A disponibilizao de um parque de impressoras prprias por parte do
rgo corre o risco de futuramente encontrar-se em uma fase de
obsolescncia, o que implicaria na necessidade de uma renovao total com
vistas reduo dos custos com manuteno e a utilizao de suprimentos
de qualidade, inclusive quantos aos aspectos de sustentabilidade.
O sistema de gesto tradicional incorreria em alguns problemas,
listados a seguir:
Alguns equipamentos podem apresentar alto custo por pgina

impressa, comparando-se o custo do cartucho e quantidade de
pginas impressas;
A administrao deve adotar um controle rgido sobre o que

impresso,
orientando
gestor
sobre
utilizao
do
equipamento, evitando reproduo de cpias desnecessrias e

o uso particular dos referidos equipamentos;
Ausncia de controle sobre o que deve ser impresso em cores e

em preto e branco;
Parque heterogneo de impressoras, dificultando a aquisio de

suprimentos e a manuteno. Alm disso, a manuteno de tais
equipamentos demanda tempo e elevados custos financeiros
com aquisio de peas, suprimentos, assistncia tcnica,
armazenamento de suprimentos, controle, etc.
11
Equipamentos
obsoletos
com
vida
til
indesejvel,
demandando uma necessidade maior de assistncia tcnica, e

por consequncia um custo unitrio maior por pgina impressa;
Inexistncia de pessoal especializado em manuteno de

impressoras
obsoletas, com custo maior de contratao de
empresa de manuteno tcnica;
Inexistncia de um sistema de gerenciamento que permita

mensurar o custo de impresso de cada unidade do rgo, e por
usurio do equipamento, dificultando
estabelecer um estudo
comparativo ms a ms.
2.2.2 Vantagens e Benefcios do outsourcing de impresso
O outsourcing de impresso tem por objetivo, entre outros, a insero
de equipamentos corretos e o gerenciamento de impresses que visam
controlar e reduzir gastos excessivos dos servios de impresso no ambiente
de trabalho.
Em termos de economicidade, sob aspecto financeiro, com outsourcing
de impresso a reduo de despesas proeminente. Tal reduo deve-se a
diminuio dos gastos com impresso e cpias, eliminao do estoque e
logstica dos insumos consumveis, alm da atualizao tecnolgica sem
necessidade de investimento por parte do rgo contratante.
No tocante aos aspectos operacionais e tecnolgicos, o outsourcing
promove o gerenciamento dos equipamentos em rede, atravs do sistema de
outsourcing de impresso.
Do ponto de vista da gesto administrativa o outsourcing proporciona
um alto grau de escalabilidade, rastreabilidade de utilizao com a bilhetagem
por centro de custos. Dessa forma tem-se uma gesto centralizada do servio
de impresso, que em consequncia possibilita a obteno de indicadores de
qualidade, desempenho, disponibilidade, utilizao de recursos de forma mais
gil e eficiente.
O outsourcing de impresso proporciona tambm um melhor
gerenciamento de equipamentos, suprimentos, impresso e a reduo de
custos.
12
Permite a eliminao da necessidade de uma infraestrutura de logstica

para atendimento de solicitaes e distribuio de insumos e consumveis.
A contratao de servios de impresso outsourcing proporcionam a
eliminao
de
investimentos
iniciais
decorrentes
da
aquisio
de
equipamentos.
O alto grau de escalabilidade proporciona reduo de custos com os
insumos e materiais consumveis, visto que estes so fornecidos com
menores preos, em razo de serem adquiridos em larga escala pelo
prestador do servio.
O servios de impresso outsourcing elimina a necessidade do rgo
de realizar a contratao especfica de servios de manuteno e assistncia
tcnica de equipamentos, uma vez que tal encargo ser de responsabilidade
do prestador de servios de impresso outsourcing.
Os servios de impresso outsourcing proporciona ainda uniformizao
e padronizao dos produtos finais de impresso.
2.2.3
Outsourcing de impresso e Sustentabilidade

A
sustentabilidade se tornou palavra-chave em todas atividades
humanas, no somente no setor privado como tambm no setor pblico.

Em relao ao setor pblico o desenvolvimento econmico sustentvel
se reveste de grande importncia, constituindo-se tambm um dos princpios
basilares nas aquisies e contrataes pblicas.
Nos casos dos servios de impresso podemos destacar o ajuste
automtico frente-e-verso das impresses como medida para reduo do
consumo de papel e consequentemente diminuio do custo referente ao
gasto com papel. Tal prtica pode reduzir at pelo menos 20% dos custos
com gasto de papel.
A utilizao correta dos aparelhos, eliminando muitos equipamentos
que so usados de forma desnecessria ocasiona uma economia de gastos
com energia eltrica, que por sua vez implicam em reduo de custos. A
utilizao de equipamentos que apresentam o melhor desempenho sob o
ponto de vista de eficincia energtica.
Recomenda-se a utilizao de
equipamentos que estejam em conformidade com programas de reduo de

consumo de energia, quando houver.
13
As unidades do rgo devero racionalizar os trabalhos de impresso e

cpia, dando preferncia s facilidades disponveis na internet/intranet, ao uso
do correio eletrnico e demais recursos de multimdia (CD/DVD), baseados no
Projeto Esplanada e nas normas ambientais.
A escolha do papel dever
ter como referncia a dimenso, peso,
textura, consistncia, gramatura e cor de papel sulfite, com certificao

ambiental
(FSC
ou
CERFLOR)1
e/ou
seu
equivalente
direto
com
caractersticas de reciclado.
A utilizao do papel reciclado tambm constitui um dos exemplos de
boas prticas ambientais.
FSC Forest Stewardship Council ou Conselho de Manejo Florestal uma organizao

internacional no-governamental, fundada em 1993, que no emite certificados e sim acredita
certificadoras no mundo inteiro, garantindo que os certificados destas obedeam a padres de
qualidade. As certificadores desenvolvem um mtodo para certificao baseado nos princpios e
critrios do FSC, adaptando-o para a realidade de cada regio ou sistema de produo. O CERFLOR
Programa Brasileiro de Certificao Florestal. O CERFLOR Programa Brasileiro de Certificao
Florestal um programa que visa identificar critrios e indicadores de sustentabilidade do manejo
florestal, de modo a propiciar prticas que sejam ecologicamente adequadas, economicamente
sustentveis e socialmente justas. O INMETRO o organismo acreditador oficial do governo
brasileiro do programa CERFLOR. Maiores detalhes vide portal do INMETRO no link:
http://www.inmetro.gov.br/qualidade/cerflor.asp
14
2.2
DESCRIO DOS SERVIOS

Os elementos descritos podem ser ou no necessrios dependendo da
especificidade da contratao.
2.2.1 Elementos/Atividades dos servios de impresso (outsourcing)
Como dito anteriormente os elementos ou atividades abaixo elencados
podem
ser ou no necessrios dependendo da especificidade da
contratao. O Termo de Referncia definir os elementos ou atividades

necessrias.
Os
servios
de
impresso
compreendem
os
seguintes
elementos ou atividades, entre outros:

a) O fornecimento dos equipamentos em regime de comodato
devidamente instalados, configurados e em funcionamento;
b) A atualizao peridica dos equipamentos fornecidos de
modo a garantir a modernizao do parque de impressoras e
copiadoras do rgo e o atendimento de demanda futura;
c) A prestao de servio de manuteno preventiva e
corretiva, inclusive para substituio de equipamentos ou
peas danificadas;
d) O fornecimento de insumos e suprimentos (cartucho de
toner, cilindros, reveladores, fusores, etc.. O fornecimento de
papel deve ser avaliado pelo rgo contratante;
e) Equipamento e pessoal especfico para o setor de
reprografia, quando for necessrio, a ser instalado e mantido
em local determinado pela Administrao. (Esta obrigao
depende da especificidade da contratao);
f) O servio in loco de suporte tcnico ao usurio.
O Termo de Referncia tambm definir as atividades que no
constituiro escopo da contratao.
A seguir apresentamos um modelo de atividades que no integram o
escopo da contratao, s quais devem estar previstas no Termo de
Referncia.
15
No compreendem no escopo da contratao os seguintes elementos

ou atividades, entre outros :
) O fornecimento de papel;
) A responsabilidade pelo gerenciamento de acesso e consumo;
) A fiscalizao e verificao das mtricas de consumo;
) O controle dos chamados tcnicos de suporte;
) O local para o desempenho das atividades afetas ao respectivo
contrato do rgo, quando couber;
) Soluo completa para impresso colorida e matricial, quando
couber.
O Termo de Referncia definir tambm os elementos que constituem
o sistema de outsourcing de impresso e reprografia, em conformidade com a
especificidade da contratao.
Segue abaixo um exemplo de sistema de outsourcing definido para um
tipo de contratao especfico:
Constitui o sistema de outsourcing de impresso e reprografia;
a) A soluo de externalizao representada pelos elementos e
atividades que constituem escopo da contratao;
b) O ambiente de reprografia a ser instalado nas dependncias do
rgo contratante, quando for o caso;
c) O sistema de digitalizao de documentos (inclusive via rede de
dados) por meio das impressoras multifuncionais;
d) O pessoal tcnico a ser disponibilizado na execuo dos servios.
2.3
O PROCESSO DE CONTRATAO (SOLUO DE TI)
16
O processo de contratao de servios de impresso outsourcing,

inclui a necessidade de uma soluo de TI para gerenciamento da rede dos
equipamentos. Dessa forma o processo de contratao no mbito da
Administrao Pblica Federal, autrquica e
fundacional,
observar as
disposies constantes da Instruo Normativa n 4, de 12 de novembro de

2010.
Nos termos da Instruo Normativa n 4, de 2010, as contrataes de
Solues
de
Tecnologia
da
Informao,
doravante
denominadas
simplesmente de Solues de TI, devero seguir 03(trs) fases, a saber:

I - Planejamento da Contratao;
II - Seleo do Fornecedor; e
III - Gerenciamento do Contrato.
Considera-se Soluo de Tecnologia da Informao, nos termos da
referida Instruo Normativa, o conjunto de bens e servios de Tecnologia da
Informao e Automao que se integram para o alcance dos resultados
pretendidos com a contratao.
Com base na anlise feita no Planejamento da Contratao, o rgo
avaliar a possibilidade de internalizao do servio ou a contratao externa
da soluo.
2.3.1
Planejamento da Contratao
A fase de Planejamento da Contratao ter incio com o recebimento
pela rea de Tecnologia da Informao do Documento de Oficializao da

Demanda, a cargo da rea Requisitante da soluo, que conter no mnimo:
I - necessidade da contratao, considerando os objetivos estratgicos
e as necessidades corporativas da instituio, bem como o seu
alinhamento ao PDTI;
17
II - explicitao da motivao e demonstrativo de resultados a serem

alcanados com a contratao da Soluo de Tecnologia da
Informao;
III - indicao da fonte dos recursos para a contratao; e
IV - indicao do Integrante Requisitante para composio da Equipe
de Planejamento da Contratao.
O
Documento
de
Oficializao
da
Demanda
deve
conter
detalhamento da necessidade da rea Requisitante da Soluo a ser

atendida pela contratao. O referido documento ser encaminhado
autoridade administrativa que dever decidir motivadamente sobre o
prosseguimento da contratao, indicar os integrantes da equipe de
planejamento da contratao e institu-la.
A equipe de planejamento da contratao dever acompanhar e
apoiar, no que for determinado pelas reas responsveis, todas as atividades
presentes nas fase de Planejamento da Contratao e Seleo do
Fornecedor.
A fase de Planejamento da Contratao consiste nas seguintes etapas:
1. Anlise de Viabilidade da Contratao;
2. Plano de Sustentao;
3. Estratgia da Contratao;
4. Anlise de Riscos; e
5. Termo de Referncia ou Projeto Bsico.
Lembrando que os documentos resultantes das etapas previstas nos
itens 1 a 4 podero ser consolidados em um nico documento, a critrio da
Equipe de Planejamento da Contratao.
18
2.3.1.1
Anlise de Viabilidade da Contratao
Como dito anteriormente a primeira etapa do processo de contratao

consiste na anlise da viabilidade tcnica e econmica da contratao, que
compreender as seguintes tarefas:
.
Definio e especificao dos requisitos gerais e tecnolgicos,

a partir da avaliao do Documento de Oficializao da
Demanda e do levantamento de:
a) Demandas dos potenciais gestores e usurios da Soluo
de TI;
b) Solues disponveis no mercado; e
c) Anlise de projetos similares realizados por outros rgos
ou entidades da Administrao Pblica;
II - Identificao das diferentes solues que atendam aos

requisitos, considerando:
) a disponibilidade de soluo similar em outro rgo ou
entidade da Administrao Pblica;
) as solues existentes no Portal do Software pblico
Brasileiro;
) a capacidade e alternativas do mercado, inclusive a
existncia de software livre ou software pblico;
d) observncia s polticas, premissas e especificaes
tcnicas definidas pelos Padres de Interoperabilidade de
Governo Eletrnico- e-PING e Modelo de Acessibilidade
em Governo Eletrnico- e- MAG, conforme as Portarias
Normativas SLTI n 5, de 14 de julho de 2005 2 e n 3, de 7
de maio de 20073.
e) Aderncia s regulamentaes da Infraestrutura de Chaves
Pblicas
Brasileira
ICP-Brasil,
conforme
Medida
A Portaria Normativa n 5, de 14 de julho de 2005 Institucionaliza os Padres de Interoperabilidade de Governo

Eletrnico - e-PING, no mbito do Sistema de Administrao dos Recursos de Informao e Informtica SISP, cria
sua Coordenao, definindo a competncia de seus integrantes e a forma de atualizao das verses do
Documento.
3
A Portaria Normativa n 3, de 7 de maio de 2007 institucionaliza o Modelo de Acessibilidade em Governo Eletrnico

e-MAG no mbito do Sistema de Administrao dos Recursos de Informao e Informtica SISP,
19
Provisria n 2-200-2, de 24 de agosto de 2001 4, quando

houver necessidade de utilizao de certificao digital; e
f) A observncia s orientaes, premissas e especificaes
tcnicas e funcionais definidas pelo Modelo de Requisitos
para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivista de
Documentos e ARQ Brasil, quando o objetivo da
soluo abranger a gesto de documentos arquivsticos
digitais e no digitais, conforme Resoluo do CONARQ
n 25, de 27 de abril de 20075;
g) Oramento estimado;
III Anlise e comparao entre os custos totais de propriedade
das solues identificadas, levando-se em conta os valores de
aquisio dos ativos, insumos, garantia e manuteno;
IV escolha da Soluo de Tecnologia da Informao e
justificativa da soluo escolhida, que contemple, no mnimo:
) Descrio sucinta, precisa, suficiente e clara da Soluo
de Tecnologia da Informao escolhida, indicando os bens
e servios que a compem;
) Alinhamento em relao s necessidades de negcio e
requisitos tecnolgicos; e
) Identificao dos benefcios a serem alcanados com a
soluo escolhida em termos de eficcia, eficincia,
efetividade e economicidade;
V - Avaliao das necessidades de adequao do ambiente do
rgo ou entidade para viabilizar a execuo contratual, que
4
A ICP- Infraestrutura de Chaves Pblicas Brasileira uma organizao criada para garantir a autenticidade, a
integridade e a validade jurdica de documentos de forma eletrnica, das aplicaes de suporte e das aplicaes
habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realizao de transaes eletrnica seguras. Foi instituda
pela Medida Provisria n 2-200-2, de 24 de agosto de 2001. Lembrando que em conformidade com o art. 2 da
Emenda Constitucional - EMC 32, de 11/09/2001, as medidas provisrias editadas em data anterior da
publicao desta emenda continuam em vigor at que medida provisria ulterior as revogue explicitamente
ou at deliberao definitiva do Congresso Nacional.
5
O CONARQ Conselho Nacional de Arquivos um um rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do

Ministrio da Justia, que tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, como rgo
central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e
proteo especial aos documentos de arquivo. A Resoluo do CONARQ N 25, 27 de abril de 2007 dispe sobre
a adoo do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivsticas de Documentos e- ARQ
Brasil pelos rgos e entidade integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR.
20
servir de subsdio para o Plano de Insero, abrangendo no

que couber;
a ) infraestrutura tecnolgica;
b) infraestrutura eltrica;
c) logstica;
d) espao fsico;
e) mobilirio; e
f) outras que se apliquem.
A anlise de Viabilidade da Contratao ser aprovada e assinada pela
Equipe de Planejamento da Contratao.
Lembrando que a Equipe de Planejamento da Contratao formada
pelo menos por um Integrante da rea Requisitante e por um Integrante
Tcnico com atribuies distintas conforme dispe a Instruo Normativa n 4,
de 2010.
Compete ao Integrante Requisitante definir, quando aplicveis, os
seguintes requisitos:
De negcio, que independem de caractersticas tecnolgicas e

que definem as necessidades e os aspectos funcionais da
Soluo de Tecnologia da Informao;
De capacitao, que definem a necessidade de treinamento, de

carga horria e de materiais didticos;
Legais, que definem as normas com as quais a Soluo de

Tecnologia da Informao deve estar em conformidade;
De manuteno, que independem de configurao tecnolgica e

que definem a necessidade de servios de manuteno
preventiva, corretiva, evolutiva e adaptativa;
Temporais, que definem data de entrega da Soluo de

Tecnologia da Informao contratada;
De segurana, juntamente com o Integrante Tcnico; e
Sociais, ambientais e culturais, que definem requisitos que a

Soluo de Tecnologia da Informao deve atender para estar
21
em conformidade com costumes, idiomas e ao meio ambiente,

dentre outros.
Compete ao Integrante Tcnico especificar, quando aplicveis, os
seguintes requisitos tecnolgicos:
de arquitetura tecnolgica, composta de hardware, software,

padres de interoperabilidade, linguagens de programao,
interfaces, dentre outros;
de projeto e de implementao, que estabelecem o processo de

desenvolvimento de software, tcnicas, mtodos, forma de
gesto, de documentao, dentre outros;
de implantao, que definem o processo de disponibilizao da

soluo em ambiente de produo, dentre outros;
de garantia e manuteno, que definem a forma como ser

conduzida a manuteno e comunicao entre as partes
envolvidas;
de capacitao, que definem o ambiente tecnolgico dos

treinamentos a serem ministrados, os perfis dos instrutores,
dentre outros;
de
experincia
profissional
da
equipe
que
projetar,
implementar e implantar a Soluo de Tecnologia da

Informao, que definem a natureza da experincia profissional
exigida e as respectivas formas de comprovao dessa
experincia, dentre outros;
de metodologia de trabalho;
de segurana da informao; e
demais requisitos aplicveis.
Lembrando tambm que os requisitos tecnolgicos devero ser

especificados
em
conformidade
com
os
requisitos
de
negcio,
de
capacitao, legais, de manuteno, temporais, de segurana, sociais,

ambientais e culturais.
22
2.3.1.2
Plano de Sustentao
O plano de Sustentao ser elaborado pelos Integrantes Tcnico e

Requisitante, contendo no mnimo:
I recursos materiais e humanos necessrios continuidade do
negcio;
II continuidade do fornecimento da Soluo de Tecnologia da
Informao em eventual interrupo contratual;
III atividades de transio contratual e encerramento do contrato;
IV estratgia de independncia do rgo ou entidade contratante com
relao contratada.
As atividades de transio contratual e encerramento do contrato
incluem:
a) a entrega de verses finais
dos produtos e da
documentao;
b) a transferncia final de conhecimentos sobre a execuo
e
manuteno
da
Soluo
de
Tecnologia
da
Informao;
c) a devoluo de recursos;
d) a revogao de perfis de acesso;
e) a eliminao de caixas postais;
f) outras que se aplicam.
A estratgia de independncia do rgo ou entidade contratante com
relao contratada contemplar, pelo menos:
a) forma de transferncia de conhecimento tecnolgico; e
b) direitos de propriedade intelectual e direitos autorais da Soluo de
TI sobre os diversos documentos e produtos produzidos ao longo
do contrato, incluindo a documentao, os modelos de dados e as
bases de dados, justificando os casos em que tais direitos no
vierem a pertencer Administrao Pblica Federal direta,
autrquica e fundacional.
23
Lembrando que o Plano de Sustentao ser aprovado e assinado pela

Equipe de Planejamento e Contratao.
2.3.1.3
Estratgia da Contratao
A Estratgica da Contratao ser elaborada a partir da Anlise de

Viabilidade da Contratao e do Plano de Sustentao contendo no mnimo:
I indicao,
pelo Integrante Tcnico, da Soluo de TI a ser
contratada;
II definio, pelo Integrante Tcnico, das responsabilidades da
contratada que no poder se eximir do cumprimento integral do contrato
mesmo havendo subcontratao;
III indicao, pela Equipe de Planejamento da Contratao, dos
termos contratuais;
IV elaborao, pelos Integrantes Administrativo e Tcnico, do
oramento detalhado em preos unitrios;
V- elaborao, pelo Integrante Requisitante, da estimativa do impacto
econmico-financeiro no oramento do rgo ou entidade, com indicao das
fontes de recursos;
VI Elaborao, pela Equipe de Planejamento e Contratao de
modelos de documentos;
VII definio pelo Integrante Tcnico, dos critrios tcnicos de
julgamento das propostas para a fase de Seleo do fornecedor;
A indicao dos termos contratuais, observada as disposies da Lei
8.666/93 se referem a:
a) fixao de procedimentos e critrio de Aceitao dos servios
prestados ou bens fornecidos, abrangendo mtricas, indicadores
e valores mnimos aceitveis;
b)
quantificao ou estimativa prvia do volume de servios

demandados ou quantidade de bens a serem fornecidos, para
comparao e controle;
c)
definio da metodologia de avaliao da qualidade e da

adequao da Soluo de TI s especificaes funcionais e
tecnolgicas;
24
d)
garantia de inspees e diligncias, quando aplicveis, e suas

formas de exerccio;
e)
forma de pagamento, que ser definido em funo dos

resultados obtidos;
f)
cronograma de execuo fsica e financeira;
g)
definio dos mecanismos formais de comunicao a serem

utilizados para troca de informaes entre a contratada e a
Administrao; e
h)
definio clara e detalhada das sanes administrativas.
A definio das sanes administrativas deve estar em conformidade

com os arts. 86 a 88 da Lei n 8.666/93, juntamente com o art. 7 da Lei n
10.520, de 2002 devendo observar ainda as seguintes condies descritas a
seguir:
a) vinculao aos termos contratuais;
b) proporcionalidade das sanes previstas ao grau do prejuzo
causado pelo descumprimento das respectivas obrigaes;
c) as situaes em que advertncias ou multas sero aplicadas;
d) as situaes em que o contrato ser rescindido;
e) as situaes de suspenso de contratar com o rgo;
f) as situaes em que a contratada ser declarada inidnea para
licitar ou contratar com Administrao Pblica.
A elaborao do oramento detalhado em preos unitrios deve ser
fundamentada em pesquisa de mercado, contrataes similares, valores
oficiais de referncia e pesquisa junto a fornecedores
A Instruo Normativa n 4, de 2010 elenca alguns modelos de
documentos necessrios na contratao de TI, a saber:
a)
Termo de compromisso, contendo declarao de manuteno de

sigilo e respeito as normas de segurana vigentes no rgo ou
entidade a ser assinado pelo representante legal do fornecedor;
e
b)
Termo de cincia da declarao de manuteno de sigilo e das

normas de segurana vigente no rgo ou entidade, a ser
assinado por todos os empregados da contratada diretamente
envolvidos na contratao;
25
Na definio dos critrios tcnicos de julgamento das propostas para

fase de Seleo do Fornecedor a ser feita pelo Integrante Tcnico deve ser
observado o seguinte:
a) a utilizao de critrios correntes no mercado;
b) a Anlise da Viabilidade da Contratao;
c) a possibilidade de considerar mais de um atestado relativo ao
mesmo quesito de capacidade tcnica, quando necessrio para a
comprovao da aptido;
d) a vedao da indicao de entidade certificadora, exceto nos casos
previamente dispostos em normas do governo federal;
e) a vedao de pontuao com base em atestados relativos
durao de trabalhos realizados pelos licitantes;
f) a vedao de pontuao progressiva de mais de um atestado para
o mesmo quesito de capacidade tcnica; e
g) a justificativa dos critrios de pontuao em termos de benefcio
que trazem para a contratante.
2.3.1.4
Anlise de Riscos
A Anlise de Riscos ser elaborada pela Equipe de Planejamento da

Contratao, contendo os seguintes itens:
I identificao dos principais riscos que possam comprometer o
sucesso dos processo de contratao e de gesto;
II identificao dos principais riscos que possam fazer com que a
Soluo de TI no alcance os resultados que atendam s necessidades da
contratao;
III mensurao das probabilidades de ocorrncia e dos danos
potenciais relacionados a cada risco identificado;
IV definio das aes previstas a serem tomadas para reduzir ou
eliminar as chances de ocorrncia dos eventos relacionado a cada risco;
V definio das aes de contingncia a serem tomadas caso os
eventos correspondentes aos riscos se concretizem; e
VI definio dos responsveis pelas aes de preveno dos riscos
dos procedimentos de contingncia.
26
2.3.1.5
Termo de Referncia ou Projeto Bsico da Soluo de TI
O Termo de Referncia ou Projeto Bsico ser elaborado a partir da

Anlise de Viabilidade da Contratao, do Plano de Sustentao, da
Estratgia da Contratao e da Anlise de Risco.
O Termo de Referncia ou Projeto Bsico ser elaborado pela Equipe
de Planejamento da Contratao e conter, no mnimo, as seguintes
informaes:
I definio do objeto;
II fundamentao da contratao;
III descrio da Soluo de TI;
IV requisitos da soluo;
V modelo de prestao de servios ou de fornecimento de bens;
VI elementos de gesto de contrato;
VII estimativa de preos;
VIII adequao oramentria;
IX definies dos critrios de sanes;
X critrios de seleo do fornecedor.
2.3.1.6
Gerenciamento do Contrato no caso da Soluo de TI
A fase de Gerenciamento do Contrato visa acompanhar e garantir a

adequada prestao de servios e o fornecimento de bens que compem a
Soluo de TI durante todo o perodo de execuo do contrato.
O Gerenciamento do Contrato envolve tarefas a serem realizadas no
incio do contrato, na execuo e seu monitoramento, na transio contratual
e no encerramento do contrato.
As tarefas a serem executadas no incio do contrato abrangem:
a) a elaborao do Plano de Insero da Contratada;
b) a realizao de uma reunio inicial.
27
O Plano de Insero da Contratada dever ser feito pelo Gestor do

Contrato e pelos Fiscais Tcnico e Administrativo e Requisitante do Contrato,
que contemplar no mnimo:
1.
o repasse contratada de conhecimentos necessrios

execuo dos servios ou ao fornecimento de bens;
2.
a disponibilizao de infraestrutura contratada, quando

couber.
A realizao de reunio inicial ser convocada pelo Gestor do Contrato

com a participao dos Fiscais Tcnico, Requisitante e Administrativo do
Contrato, da contratada e dos demais intervenientes por ele identificados.
A pauta da reunio inicial observar, pelo menos:
a) presena do representante legal da contratada, que apresentar o
preposto da mesma;
b) entrega, por parte da contratada, do termo de compromisso e do
termo de cincia;
c) esclarecimentos relativos a questes operacionais, administrativas
e de gerenciamento do contrato;
Na fase de execuo do contrato sero encaminhadas formalmente as
Ordens de Servios ou de Fornecimento de Bens pelo Gestor do Contrato ao
preposto da Contratada.
As Ordens de Servios ou de Fornecimento de Bens contero, no
mnimo:
a) definio e a especificao dos servios a serem realizados ou
bens a serem fornecidos;
b) o volume de servios a serem realizados ou a quantidade de bens a
serem fornecidos segundo mtricas definidas em contrato;
c) o cronograma de realizao dos servios ou entrega dos bens,
includas todas as tarefas siginificativas e seus respectivos prazos;
e
d) a
identificao
dos responsveis pela
solicitao
na rea
Requisitante da Soluo.
28
O monitoramento da execuo do contrato consiste em diversas

tarefas, tais como:
a) confeco e assinatura do Termo de Recebimento Provisrio, a
cargo do Fiscal Tcnico do Contrato, quando da entrega do objeto
resultante de cada Ordem de Servio ou de Fornecimento de Bens;
b) avaliao da qualidade dos servios realizados ou dos bens
entregues e justificativas, de acordo com os Critrios de Aceitao
definidos em contrato, a cargo dos Fiscais Tcnico e Requisitante
do Contrato;
c) identificao de no conformidade com os termos contratuais, a
cargo dos Fiscais Tcnico e Requisitante do Contrato;
d) verificao da aderncia aos termos contratuais, a cargo do Fiscal
Administrativo do Contrato;
e) verificao da manuteno das condies classificatrias referentes
pontuao obtida e habilitao tcnica, a cargo dos Fiscais
Administrativo e Tcnico do Contrato;
f) encaminhamento das demandas de correo contratada, a cargo
do Gestor do Contrato;
g) encaminhamento de indicao de sanes por parte do Gestor do
Contrato para a rea Administrativa;
h) confeco e assinatura do Termo de Recebimento Definitivo para
fins de encaminhamento para pagamento, a cargo do Gestor e do
Fiscal Requisitante do Contrato;
i) autorizao
para
emisso
de
nota(s)
fiscal(is),
ser(em)
encaminhada(s) ao preposto da contratada, a cargo do Gestor do

Contrato;
j) verificao das regularidades fiscais, trabalhistas e previdenciria
para fins de pagamento, a cargo do Fiscal Administrativo do
Contrato;
k) verificao da manuteno da necessidade, economicidade e
oportunidade da contratao, a cargo do Fiscal Requisitante do
Contrato;
l) verificao da manuteno das condies elencadas no Plano de
Sustentao, a cargos dos Fiscais Tcnico e Requisitante do
Contrato;
29
m) encaminhamento rea Administrativa de eventuais pedidos de

modificao contratual, a cargo do Gestor do Contrato; e
n) manuteno do Histrico de Gerenciamento do Contrato, contendo
registros formais de todas as ocorrncias positivas e negativas da
execuo do contrato, por ordem histrica, a cargo do Gestor do
Contrato.
Podemos ainda considerar quatro etapas bsicas do processo de
contratao de servios de reprografia, outsourcing , a saber:
) Diagnstico;
)
Estabelecimento de um projeto de impresso

outsourcing;
) Implantao do Sistema de Outsourcing;

) Consultoria e Gerenciamento
A
primeira
etapa
denominada
diagnstico
consiste
em
um
levantamento da situao. Para tanto, necessrio a realizao de um

mapeamento completo do parque de impresso e volume de cpias do rgo
ou entidade para desenvolver as solues baseadas em suas necessidades.
Com esse minucioso levantamento de dados quantitativos de insumos,
mquinas e usurios, cria-se uma estratgia personalizada para aperfeioar a
estrutura. Assim , estabelece-se, no s, a padronizao e racionalizao do
processo, bem como tambm a previso de despesas.
Concluda a etapa do diagnstico, necessrio elaborar o projeto de
Outsourcing. Nesse processo constri-se a infraestrutura tecnolgica com a
implantao de novos modelos de softwares, ou at mesmo com a
atualizao dos sistemas j atualizados. Inserem-se os equipamentos e
suprimentos mais adequados para as necessidades do rgo. Alm de se
determinar a melhor maneira de controle ( por departamento, diviso, pblico
usurio, entre outros).
Aps as instalaes e necessrias adequaes dos equipamentos
necessrio o gerenciamento. O gerenciamento consiste no monitoramento,
em tempo real, de todo o parque de impressoras e copiadoras. Nesse
processo, deve-se identificar o tipo de impresso, colorida ou preto e branco,
origem, quantidade e custos por pgina, com a emisso de relatrios por tipo
de impressora, departamento, usurios, diviso, atividades ou pblico usurio.
30
Desse modo, o funcionamento da rede de equipamentos fica

transparente ao usurio.
31
2.4
EQUIPAMENTOS
Podemos
considerar
equipamentos
de
impresso,
alm
dos
equipamentos propriamente dito, os suprimentos, tais como, impressoras,

copiadoras, toner, revelador, cilindro, papel, etc.
Caber ao rgo contratante avaliar os equipamentos e os suprimentos
que atendam as suas reais necessidades.
A deciso na escolha do tipo de equipamento a ser utilizado na
contratao desses servios dever estar fundamentada em uma anlise
criteriosa das reais necessidades do Contratante levando-se em considerao
os seguintes aspectos6:
a) a quantidade de cpias contratadas mensalmente, de acordo com o
equipamento utilizado em conformidade com a qualidade mnima de
impresso (dpi), velocidade de impresso e capacidade produtiva;
b) a quantidade de mquinas necessrias para atendimento s
necessidades do rgo, a distribuio em conformidade com as instalaes
fsicas e os processo de trabalho. Exemplo: estimativa de 200.000 cpias por
ms para atendimento da sede de um rgo, instalado em edifcio de 10
andares. A sugesto para a distribuio dos equipamentos poderia ser de 2
mquinas por andar com capacidade para reproduzir 10.000 cpias cada;
assim teramos um total de 20 mquinas com capacidade de produo de
10.000 cpias /ms cada;
c) A adoo do tipo de mquina deve ser precedida de anlise de
vantagens oferecidas entre as opes de multifuncionais e impressoras e,
ainda do tamanho do papel a ser utilizado (A4, Oficio e A3), dependendo
tambm da quantidade de cpias estimadas e da velocidade necessria por
cpia ( cpias por minuto ppm). Observa-se que h uma tendncia de
vantagem na escolha de multifuncionais, pois estas propiciaro, alm da
economicidade, a disponibilizao de um nmero maior de funcionalidades.
Tais aspectos devem ser levados em conta quando da elaborao do projeto;
d) A adoo do tipo de mquina dever considerar a possibilidade de
incluso, ou no, do fornecimento do papel. Esta uma deciso da
Nessa seo foram utilizadas as orientaes, com algumas adaptaes, previstas no Caderno Tcnico
Volume 14 Prestao de Servios de Impresso e Reprografia Corporativa Verso jul/2013
elaborado pela equipe tcnica da Secretaria de Fazenda do Governo de Estado de So Paulo.
32
administrao contratante, tendo em vista as repercusses no custo da

contratao.
e) Deve ser avaliado o tipo de impresso necessria (monocromtica
ou em cores). A utilizao de impressoras em cores dever ocorrer somente
para as situaes em que forem indispensveis;
Lembrando que os equipamentos devem ser novos, sem uso anterior,
lacrado de fbrica e em seu ltimo estgio de reviso tecnolgica, de
software e hardware.
Juntamente com os equipamentos devero ser entregues os
respectivos manuais de operao, em portugus, sem qualquer nus para o
Contratante.
a) Exemplos de descrio de equipamento
A descrio dos equipamentos, aqui apresentada, pode variar em
funo das inovaes tecnolgicas e dos novos produtos lanados no
mercado.
1. Equipamento de reprografia e impresso em preto e branco por meio

digital
Para prestao dos servios no .......................... (descrio do local onde
ser instalada o equipamento), exige-se da empresa contratada que
disponibilize no mnimo 1 (um) equipamento novo, sem uso anterior (primeiro
uso), em linha de produo do fabricante, no remanufaturado, no
recondicionado, no reformado e em perfeitas condies de funcionamento e
produtividade, com especificaes mnimas para executar os servios nas
seguintes condies:
velocidade e volume de impresso capazes de atender demanda de
produo do rgo contratante, nos prazos citados e exemplificados nestas
especificaes tcnicas, com velocidade mnima de 100 pginas por minuto;
possibilidade de conexo e recebimento de trabalhos via rede digital;
alimentador automtico de originais;
impresso em papel com gramatura de 64 g/m a 240 g/m;
33
impresso em frente e verso automtico, com preciso, nos formatos de

papel A4 at A3;
tecnologia de impresso laser/toner em preto e branco;
capacidade de digitalizao automtica de jogos de originais;
ajuste contnuo de registro, para permitir o transporte do papel sem
atolamento;
acesso automtico a capas e papis especiais sem interrupo da
impresso;
mdulos de no mnimo 03 (trs) gavetas com capacidade total mnima de
4.000 (quatro mil) folhas;
digitalizao e reproduo de documentos por meio scanner;
reduo e ampliao;
impresso duplex automtica em folhas at 297 x 432 mm;
incluso e/ou excluso de pgina no arquivo digitalizado.
2)
Impressora
Multifuncional
Monocromtica
AD,
com
as
seguintes
caractersticas mnimas obrigatrias:

a. Velocidade de impresso : no mnimo 40 cpias/pginas por minuto em A4
ou carta;
b. Ampliao e Reduo com Zoom: 50 % a 200%;
c. Alimentao de Papel: Capacidade de entrada de papel de no mnimo 500
pginas, mais alimentador manual para 50 folhas;
d. Capacidade de sada de papel: 150 folhas;
e. Originais e cpias: A4, Oficio e Carta;
f. Funo cpia/digitalizao: Texto, Foto, Texto/Foto;
g. Alimentador de Originais Duplex: Automtico, com capacidade para 50
folhas;
h. Frente e Verso: Automtico, para impresso, cpia e digitalizao;
i. Tecnologia de Impresso: Laser/LED monocromtica;
j. Memria: 256 MB;
k. Resoluo de impresso: 1200x1200 dpi;
l. Linguagem de Impresso: PCL 6 e Post Script 3;
m. Protocolo de Rede: TCP/IP e SNMP;
n. Conectividade: USB 2.0 e Ethernet 10/100;
34
o. Funo de impresso multi-pginas;

p. Painel de Controle: Visor do tipo "touch-screen", com telas em Portugus;
q. Capacidade de impresso: 60.000 pginas por ms;
r. Impresso confidencial: Permitir impresso confidencial com uso de senha;
s. Fax: Deve implementar a funo de fax.
B Exemplo de alguns requisitos comuns em conformidade com os

equipamentos fornecidos (impressora/copiadora)
A seguir so elencados alguns itens comuns aos equipamentos
representados por impressoras ou copiadoras:
a) os equipamentos devem ser novos, de primeiro uso, no-remanufaturados
e em linha de produo dos fabricantes, comprovado atravs de nota fiscal
dos fabricantes, distribuidores ou fornecedores.
b) A Licitante dever apresentar documento, comprovando que os
equipamentos ofertados esto em linha de produo.
c) A Licitante dever apresentar comprovao que a sua equipe tcnica
possui capacitao para atendimento dos chamados relacionados
manuteno dos equipamentos.
d)
Todos
os
equipamentos
devem
ser
compatveis
com
Windows
2003/2008/XP/Vista/7 e Linux. (verificar a verso utilizada pelo rgo)

e) Possuir tenso de 110/220V, havendo necessidade, a licitante dever
fornecer transformadores compatveis com a potncia dos equipamentos
ofertados.
f)
Os equipamentos dotados de interface interna de Fax devero estar
obrigatoriamente homologados segundo a Resoluo ANATEL 242/2000 7,

sendo obrigatria a apresentao de certificado de homologao. A
A Resoluo ANATEL 242/2000 aprova o Regulamento para Certificao e Homologao de Produtos para
Telecomunicaes.
35
Contratante
poder
consultar,
qualquer
tempo,
certificado
de
homologao atravs de acesso ao stio da ANATEL na internet.

g) Os equipamentos devem estar em conformidade com o padro
internacional de consumo eficiente de energia ENERGY STAR8.
h) Os equipamentos multifuncionais devem possuir entrada USB, que permita
conexo de leitores de cartes de proximidade.
i) Os equipamentos multifuncionais devem ser dotados de telas do tipo
"touch-screen", com as seguintes caractersticas:
Telas com interface grfica, com menus em portugus e que permita
entrada de dados atravs de teclado alfanumrico;
Login (autenticao) dos usurios no AD do Windows e LDAP,
utilizando necessariamente o teclado alfanumrico da tela "touchscreen";
O equipamentos devem suportar a customizao do menu da tela
"touch-screen", com incluso de novas funcionalidades e construo
de formulrios para permitir a integrao com sistemas existentes na
instituio.
j) Os equipamentos multifuncionais devem possuir digitalizador (scanner) com
as seguintes caractersticas mnimas:
Pr-visualizao dos documentos digitalizados no prprio
painel
(tela)
do
equipamento,
permitindo
aos
usurios
descartar antes de salvar ou encaminhar o documento;

Formatos dos arquivos de sada: PDF, JPEG e TIFF;
Digitalizao via rede com interface padro TWAIN ou com
recursos do prprio scanner (scan-to-folder);
Digitalizao para interface USB do prprio equipamento;
Digitalizao para e-mail. O e-mail dever ser informado
utilizando o teclado na tela "touch-screen";
O padro internacional de consumo eficiente de energia ENERGY STAR foi criado em 1992 pela Agncia de
Proteo Ambiental e o Departamento de Energia dos Estados Unidos durante a Administrao de Clinton.
Posteriormente foi adotado pelo Canad, Japo, Nova Zelndia, Taiwan e Unio Europeia. So certificados com o
selo de eficincia energtica os equipamentos que usam entre 20% e 30% menos que os estabelecidos por normas
federais.
36
Modos de digitalizao: Texto PB, fotos, texto/foto, foto fullcolor e escala de cinza (256 tons);
Possuir compatibilidade com software de reconhecimento tico
de caracteres (OCR - Optical Character Recognition);
Nas possibilidades de digitalizao descritas, dever ser
possvel realizar a operao de digitalizao e envio do
documento diretamente do equipamento, sem a necessidade
de utilizao de um microcomputador.
k) Todos equipamentos devero possibilitar a digitalizao de documentos
com tamanhos de originais de at 8,5 x 14.
l) No caso da digitalizao e envio de documentos diretamente a banco de
dados, deve ser possvel a informao, via painel de operao, de parmetros
por meio de digitao de textos, nmeros e escolha de opes a serem
definidas, que devero integrar o comando de insero do documento na
tabela do banco de dados.
m) O equipamento dever ser acompanhado de todos os softwares
necessrios implementao das possibilidades de digitalizao acima
descritas, com exceo do software de reconhecimento tico de caracteres
(OCR - Optical Character Recognition).
37
2.5 UNIDADE DE MEDIDA MENSURAO E FATURAMENTO DOS

SERVIOS
a) Considerando o custo do equipamento e o custo unitrio por
cpia.
Os valores da contratao do servio normalmente so
compostos por um custo fixo para cada equipamento utilizado e custo unitrio
determinado para cada pgina impressa.
O fornecimento dos suprimentos ser a cargo da contratada e a
manuteno dos equipamentos, se o Edital assim previr.
O perodo de medio dos servios deve estar previsto no Edital.
Por exemplo, o perodo de medio dever ser compreendido da zero hora do
dia 25 do ms anterior at s 23h59 do dia 24 do ms corrente.
As condies do faturamento dos servios devem estar previstas
no Edital. Por exemplo, para o faturamento das pginas impressas/cpias,
devero ser sempre considerados os volumes de impresso/cpia registrados
nos contadores dos hardwares.
O edital dever estabelecer as condies de mensurao dos
servios de digitalizao, podendo prever que o servio de digitalizao no
dever ser objeto de contabilizao para fins de composio de custos da
soluo, no podendo, portanto, ser faturado.
O edital deve ainda estabelecer as regras nos casos de
instalao ou remoo de equipamentos para fins de mensurao dos
servios. Exemplo, nos casos de instalao ou remoo de equipamentos do
parque, devero ser anexados aos faturamentos os registros de quantidade
de pginas impressas dos hardwares nos momentos de instalao ou
remoo dos equipamentos, e os chamados que originaram o pedido.
38
b) Considerando uma franquia mensal

Os
impresses/cpias
servios
sero
efetivamente
pagos
produzidas
exclusivamente
pelas
recebidas
rgo
pelo
contratante de acordo com os critrios estabelecidos pelo contrato, e

registradas no boletim prprio de medio, respeitadas as franquias
estabelecidas para os servios. Os demais servios no sero cobrados
individualmente, de modo que as licitantes devem considerar seus custos e
inclu-los no preo cotado por cpia/impresso.
Para avaliao destas medies sero utilizados os relatrios
mensais da empresa contratada, os dados dos contadores das mquinas e os
registros das Solicitaes de Servios, catalogados e contabilizados pela
fiscalizao do contrato.
Os pagamentos sero devidos mensalmente pelo total de
cpias/impresses executados e recebidos conforme, critrios contratuais,
para os servios em cores e preto e branco.
Os servios de impresso sero faturados em funo dos
servios efetivamente prestados durante o ms de competncia, baseado no
valor unitrio do servio, obedecendo s franquias (mnimo contratual)
consideradas sempre em conjunto para todos os postos e distintas somente
pelo tipo de cpia/impresso (P&B ou colorida),
Nos casos de volume de impresso superior franquia, a
administrao poder estabelecer um percentual de desconto sobre as cpias
excedentes. Nesse caso, para o clculo do pagamento das impresses/cpias
excedentes franquia, ser aplicado desconto de no mnimo ........% em
relao ao valor unitrio correspondente s impresses/cpias da franquia. A
margem de desconto oferecida para as impresses/cpias excedentes faz
parte da composio de preos a serem julgados no processo licitatrio.
Caso haja medio inferior franquia mensal em algum perodo,
ser efetuado o pagamento no valor da franquia, e ser registrado e
computado o quantitativo de cpias/impresses da diferena a menor
observada.
Sempre que o quantitativo de impresses/cpias realizadas for inferior
ao da franquia mnima prevista, a nota fiscal/fatura dever indicar a produo
39
efetiva do perodo e separadamente o quantitativo correspondente

complementao devida pelo rgo contratante.
EXEMPLO - ORAMENTO ESTIMATIVO DADOS FICTCIOS

A) Franquia Mnima
EXEMPLO 01 - ORAMENTO ESTIMATIVO DADOS FICTCIOS
QUADRO RESUMO DOS CUSTOS
TIPO DE
IMPRESSO
OU CPIA
FRANQUIA
MENSAL
Preto e
branco
Colorida
100.000
10.000
VALOR
MENSAL OU
PREO POR
CPIA
DENTRO DA
FRANQUIA
R$ 0,1000
R$ 1.0000
SUBTOTAL 1
VALOR
MENSAL DA
FRANQUIA
TOTAIS
ANUAIS
R$ 18.000,00
R$ 216.000,00
R$ 10.000,00
R$ 120,000,00
R$ 336,000,00
B) Previso de impresses/cpias excedentes

EXEMPLO 02 - ORAMENTO ESTIMATIVO DADOS FICTCIOS
QUADRO RESUMO DOS CUSTOS
TIPO DE
IMPRESSO
OU CPIA
CPIAS
EXCEDENTES
VALOR
UNITRIO
VALOR
MENSAL DA
FRANQUIA
TOTAIS
ANUAIS
Preto e
branco
Colorida
50.000
R$ 0,0500
R$ 9.000,00
R$ 108.000,00
R$ 5.000,00
R$ 60,000,00
R$ 168.000,00
5.000
R$ 0,50
SUBTOTAL 1
40
c) Considerando o custo do software de gerenciamento na composio

da Planilha estimativa
O exemplo apresentado a seguir foi extrado dos estudos consolidados
no Caderno Tcnico Volume 14 Prestao de Servios de Impresso e
Reprografia Corporativa realizados pela Secretaria da Fazenda do Estado de
So Paulo. (vide bibliografia).
O exemplo abaixo considera uma contratao de equipamentos com o
software de gerenciamento. Dados fictcios.
Item
Descrio
Qtde
Qtde
Valor
Valor
Valor
cpias PB
cpias
fixo
unitrio
unitrio
Total
Valor
Valor
Qtde
estimadas
coloridas
por
de
de
mensal
Software
total
de
no ms
estimadas
equip.
cpia
cpia
por
gerencia
mensal
equip.
por equip
no ms
PB
colorida
Equip.
-mento
R$
R$
R$
R$
por equip.
(1)
(2)
(3)
R$
(4)
(5)
81,04
0,1062
104,36
0,1062
(6)
(8)=(1)x(7)
(7)(*)
Multifuncional
preto
1
5.000
2.000
612,04
3.060,20
1.607,66
4.822,98
branco
(mnimo
de 16 ppm)
Impressora
2
colorida
(mnimo
3.000
0,4303
de 30 ppm)
Software
3
de
211,98
211,98
gerenciamento
TOTAL MENSAL : R$ 8.095,17 = R$ 3.060,20 + R$. 4.822,98 + R$ 211,98

Prazo Contratual : 15 meses
TOTAL 15 MESES : R$ 121.427,50 = R$ 8.095,17 x 17
(*) (7) = ( (2) x (5) + (3) x (6) + (4)

Exemplo 01: R$ 1.607,66 = ((2.000 x R$ 0,1062) + (3.000 x 0,4303) )+ R$ 104,36
Exemplo 02: R$ 3.060,20 = 5 x R$ 612,04
2.6
OBRIGAES E RESPONSABILIDADES DA CONTRATADA
41
So obrigaes e responsabilidades da Contratada:

a) Instalar, nas dependncias do Contratante, os equipamentos e acessrios
necessrios execuo dos servios contratados;
b) Identificar todos os equipamentos e materiais de sua propriedade, de forma
a no serem confundidos com similares de propriedade do Contratante,;
c) Fazer seguro de seus trabalhadores contra riscos de acidentes de trabalho,
responsabilizando-se, tambm, pelas prescries e encargos trabalhistas,
previdencirios, fiscais e comerciais, resultantes da execuo do contrato; (a
critrio do rgo contratante)
d) Apresentar ao Contratante, quando exigido, comprovantes de pagamentos
de salrios, aplices de seguro contra acidente de trabalho, quitao de suas
obrigaes trabalhistas, previdencirias relativas aos seus empregados que
prestam ou tenham prestado servios ao Contratante;
d) Submeter aprovao da Unidade Fiscalizadora os formulrios que sero
utilizados para planilhas, controles e relatrios referentes ao ajuste, antes do
incio de suas atividades, que sejam devidamente adequados ao sistema do
Contratante;
e) Responsabilizar-se pelo sigilo do teor de todos os documentos produzidos;
f) Encaminhar Unidade Fiscalizadora, at s ...... horas do dia posterior,
ou a qualquer momento que o Contratante julgar necessrio, relatrio de
produo dos servios executados no decorrer do dia;
g) Conservar tcnica, mecnica e operacionalmente os equipamentos
instalados, de modo a mant-los em permanente, plena e eficaz capacidade
produtiva, com a utilizao de aparelhamento e ferramentas adequados e
tcnicos qualificados devidamente identificados para livre acesso aos locais
de instalao dos equipamentos;
h) Solucionar o problema de pane operacional (mecnica, eltrica, eletrnica)
apresentado nos equipamentos em no mximo 24 (vinte e quatro horas).
Sendo este prazo extrapolado, a empresa dever substituir o equipamento
imediatamente, observando as especificaes mnimas exigidas, para que
no haja interrupo na prestao dos servios;
42
i) Providenciar, a critrio do Contratante, a substituio de equipamento que

apresentar quantidade excessiva de defeitos e manutenes, ocasionando
atrasos e prejuzos aos servios;
j)
Executar, em ambiente externo, tempo hbil e s suas expensas, os
servios urgentes que por ventura no puderem ser realizados nas

dependncias do Contratante, devido paralisao dos equipamentos
internos;
k) Efetuar, no ltimo dia til de cada ms, em conjunto com um servidor
designado pelo Contratante, a leitura do medidor de cada um dos
equipamentos instalados
l) Fornecer, por ocasio da assinatura do contrato, lista com o nome e
telefone de contato dos funcionrios disponibilizados, bem como mant-la
atualizada;
m) Responsabilizar-se por danos causados aos equipamentos e/ou outros
bens de propriedade do Contratante, ou de terceiros, ocasionados por seus
empregados, em virtude de dolo ou culpa, quando na execuo do objeto
contratado;
n)
Submeter seus empregados, durante o tempo de permanncia nas
dependncias do Contratante, aos regulamentos de segurana e disciplina

por este institudo, mantendo-os devidamente uniformizados e identificados
por crach;
o) Manter, durante todo o perodo de vigncia deste ajuste, todas as
condies que ensejem sua contratao;
p)
Responsabilizar-se pelas despesas com ligaes externas dos ramais
telefnicos instalados nas dependncias de utilizao do Contratante,

devendo recolher os valores em favor da Unio Federal, aps apurao
procedida pelo setor competente do Contratante;
q) Ressarcir o valor do crach fornecido pelo Contratante, quando inutilizado
ou desviado por seus funcionrios;
r)
Ser responsvel exclusivo por quaisquer acidentes na execuo dos
servios contratados, pelo uso indevido de patentes registradas e pela

destruio ou dano dos documentos por culpa ou dolo de seus agentes.
s) O Contratante no aceitar, sob nenhum pretexto, a transferncia de
qualquer responsabilidade da Contratada para outras entidades, sejam
fabricantes, tcnicos, subcontratados etc.
43
t) Pagar os salrios de seus empregados, bem como recolher, no prazo legal,

os
encargos
sociais
devidos,
exibindo,
sempre
que
solicitado,
as
comprovaes respectivas;
u) Selecionar e treinar adequadamente os empregados alocados prestao
dos servios, observando a comprovao dos atestados de boa conduta e de
idoneidade moral.
v)
Responsabilizar-se por todos os encargos de possvel demanda
trabalhista,
civil
ou
penal,
relacionada
execuo
deste
contrato,
originariamente ou vinculada por preveno, conexo ou continncia;

x) Responsabilizar-se por todos os encargos fiscais , previdencirios, sociais,
seguros obrigatrios, seguro contra roubo, furto, danos materiais e pessoais,
inclusive de terceiros;
z)
Sero de responsabilidade da Contratada o transporte de eventual(is)
remoo(es) e instalao(es) de equipamento quando houver necessidade

de alterao de local de utilizao, correndo s suas expensas todos os
custos e despesas decorrentes;
y)
Garantir estoque mnimo e efetuar automaticamente a reposio dos
suprimentos necessrios produo mensal de cpias (toner, revelador,

cilindro ou belt e papel, quando for caso), tendo como base a sua durabilidade
e a quantidade de cpias dos modelos de equipamentos;
w) Executar a manuteno preventiva e corretiva dos equipamentos, incluindo
os servios de troca de peas, lubrificao, bem como a substituio de peas
desgastadas;
aa) Realizar manuteno preventiva na periodicidade recomendada pela boa
tcnica e de acordo com as especificaes do fabricante, mantendo os
equipamentos em perfeitas condies de operacionalidade, segurana,
limpeza e higiene;
bb) Comunicar ao fiscal do Contrato, conforme o caso requeira, sobre fatos
como obras e/ou impedimentos temporrios que impliquem na alterao de
itinerrios e horrios;
44
2.7 OBRIGAES DO CONTRATANTE

So obrigaes do Contratante, entre outras:
a) Permitir acesso dos empregados da Contratada
s suas
dependncias para a execuo dos servios;

b) Prestar as informaes e os esclarecimentos pertinentes que
venham a ser solicitados pelo representante ou preposto da Contratada;
c)Fornecer condies adequadas para instalaes dos equipamentos;
d) Efetuar o pagamento mensal devido pela execuo dos servios,
desde que cumpridas todas as formalidades e exigncias do contrato;
e) Exercer a fiscalizao dos servios prestados, por servidores
designados para esse fim;
f) Proceder s medies, atestar as respectivas faturas e proceder
liquidao e ao pagamento dos servios realizados;
g) Comunicar oficialmente Contratada quaisquer falhas verificadas no
cumprimento do contrato;
h) Fornecer crach de acesso s dependncias do Contratante, de
uso obrigatrio pelos empregados da Contratada;
i) indicar o responsvel pela gesto do contrato, a quem competir a
fiscalizao dos servios;
j) disponibilizar local para o armazenamento dos suprimentos;
k) disponibilizar pontos de rede para os equipamentos;
m) disponibilizar pontos de conexo eltrica para os equipamentos;
45
CAPITULO III - PROJETO BSICO/TERMO DE REFERNCIA

3.1
ELEMENTOS DO PROJETO BSICO/TERMO DE REFERNCIA

O Termo de Referncia ou Projeto Bsico ser elaborado pela Equipe
de Planejamento da Contratao e conter, no mnimo, as seguintes

informaes:
I - definio do objeto;
II - fundamentao da contratao;
III - descrio da Soluo de Tecnologia de Informao;
IV - requisitos da soluo;
V - modelo de prestao de servios ou de fornecimento de bens;
VI - elementos para gesto do contrato;
VII - estimativa de preos;
VIII - adequao oramentria;
IX - definies dos critrios de sanes;
X - critrios de seleo do fornecedor.
3.2 OBJETO
A descrio do objeto deve ser sucinta precisa, suficiente e clara,
indicando os bens e servios que o compem.
Considera-se objeto desse Termo de Referncia ou Projeto Bsico a
Prestao de Servios de impresso e Reprografia Corporativa, por meio de
disponibilidade
de
equipamentos
(multifuncionais
e/ou
impressoras),
instalao de software de gerenciamento, inventrio, contabilizao, e devida

manuteno dos equipamentos.
46
3.3 FUNDAMENTAO DA CONTRATAO

A fundamentao da contratao faz parte da fase de planejamento da
contratao, devendo constar a necessidade da contratao, a motivao e
os resultados esperados.
A necessidade da contrao deve considerar os objetivos estratgicos
e as necessidades corporativas, bem como o seu alinhamento ao Plano
Diretor de Tecnologia da Informao, quando envolver soluo de TI.
A fundamentao deve constar a explicitao da motivao e o
demonstrativo de resultados a serem alcanados.
A fundamentao da contratao deve ainda informar a soluo de TI
escolhida, apresentar as justificativas que endossaram a soluo escolhida.
A escolha da Soluo de Tecnologia da Informao e justificativa da
soluo escolhida deve contemplar, no mnimo:
a) descrio sucinta, precisa, suficiente e clara da Soluo de
Tecnologia da Informao escolhida, indicando os bens e servios
que a compem;
b) alinhamento em relao s necessidades de negcio e
requisitos tecnolgicos; e
c) identificao dos benefcios a serem alcanados com a soluo
escolhida em termos de eficcia, eficincia, efetividade e
economicidade;
47
3.4
ESCOLHA DA SOLUO DE TI A utilizao do software de gerenciamento (bilhetagem)
aplicvel para contrataes que envolvam um nmero significativo de

mquinas concentradas em nico local fsico ou quando a quantidade de
cpias contratadas seja superior, por exemplo, a 20.000 cpias/ms.
O software de gerenciamento de impresso recomendado para
a reduo do custo total de impresso, por permitir a diminuio do nmero
de cpias e desperdcio, por meio do controle sobre a fila de impresso e
eventual determinao de cotas para usurios. Com ele tambm possvel
extrair relatrios de utilizao, o que possibilita melhorias no planejamento e
gesto das despesas com reprografia.
A soluo de TI escolhida dever indicar os bens e servios que
a compem.
a) Exemplo de Uma Soluo de TI adotada
a.1) Sistema de Gesto dos Servios
A EMPRESA a ser contratada dever disponibilizar sistema informatizado
para garantir todo o inventrio do parque instalado e facilitar a gesto dos
servios. Tal sistema deve possuir as seguintes capacidades:
a)
Apresentar uma nica interface on-line para acesso do MP, onde

estejam reunidas todas as especificaes citadas neste item, bem
como as informaes consolidadas de todos equipamentos instalados.
b) Operar em ambiente Web (internet ou intranet), devendo ter sua

interface de acesso compatvel com o navegador Firefox verso 3.0
(ou superior) ou Internet Explorer 7 (ou superior).
c)
Monitorar os equipamentos on-line, possibilitando, no mnimo,

gerenciar remotamente via rede TCP/IP os equipamentos instalados,
permitindo checagem do status de impresso e nvel dos suprimentos
de impresso. Este processo dever ser realizado na prpria rede do
rgo contratante, seguindo a poltica de segurana vigente, no
48
exigindo nenhuma modificao estrutural, nem permitindo o envio de

dados a servidores externos rede.
d) Operar preferencialmente em sistema operacional baseado em
GNU/Linux. Em caso de necessidade de solues de hardware,
software ou firmware que requeiram licenciamento, oneroso ou no,
estas devero ser integralmente fornecidas e custeadas pela
EMPRESA contratada.
e) Emitir alertas, em tempo real, quando os equipamentos apresentarem
baixo nvel de insumos e consumveis, permitindo assim a ao
proativa da EMPRESA a ser contratada para evitar a interrupo do
servio prestado;
f)
Permitir a impresso de relatrios e a exportao nos formatos de

planilha eletrnica (em formato .csv, .ods ou .xls), contendo
minimamente os modelos e o quantitativo de equipamentos instalados,
a unidade onde o equipamento encontra-se instalado, se o
equipamento encontra-se ativo ou no, a data da ltima impresso e o
nvel de insumos disponveis;
g) A EMPRESA a ser contratada ser responsvel de prover toda a

infraestrutura de hardware, software e licenas necessrias para a
instalao do sistema de gesto dos servios.
h) Aps sua instalao, o sistema dever ter sua autenticao integrada
base LDAP do rgo contratante. Caso seja comprovada a
inviabilidade tcnica de integrao aos ambientes, ser admitida,
alternativamente, autenticao ofertada pela EMPRESA, ficando a
cargo da EMPRESA o registro de todos os usurios na base de
autenticao.
i) Exclusivamente para acesso a gesto do sistema (gerao de
relatrios, entre outros), dever ser liberado somente acesso aos
usurios indicados pelo gestor do contrato.
j) Toda
qualquer
informao,
relatrio
ou
dado
dever
ser
disponibilizado somente pessoas indicadas pelo rgo contratante. A

disponibilizao de tais dados a terceiros, sem a prvia anuncia do
rgo contratante, poder acarretar em interrupo contratual, no
excluindo a responsabilizao civil e criminal.
49
a.2 ) Sistema de contabilizao de bilhetagem de impresso

A EMPRESA dever disponibilizar sistema informatizado para a
contabilizao das pginas impressas/copiadas em todo o ambiente. Tal
sistema deve possuir as seguintes capacidades:
a) Apresentar uma nica interface on-line para acesso do rgo
Contratante, onde estejam reunidas todas as especificaes citadas
neste item, bem como as informaes consolidadas de todos
equipamentos instalados.
b) Operar em ambiente Web (internet ou intranet), devendo ter sua
interface de acesso compatvel com o navegador Firefox verso 3.0
(ou superior) ou Internet Explorer 7 (ou superior).
c) Monitorar de forma remota, via rede TCP/IP, o nmero de pginas
impressas/copiadas em todo parque instalado. Este processo dever
ser realizado na prpria rede do rgo Contratante, seguindo a poltica
de segurana vigente, no exigindo nenhuma modificao estrutural;
d) Operar preferencialmente em sistema operacional baseado em
GNU/Linux. Em caso de necessidade de solues de hardware,
software ou firmware que requeiram licenciamento, oneroso ou no,
estas devero ser integralmente fornecidas e custeadas pela
EMPRESA;
e) Permitir a definio de perfis de utilizao para que seja possvel
aplicar restries quanto acesso equipamentos ou recursos de
impresso (colorido e preto branco). Estes perfis sero estabelecidos
de acordo com a funo do usurio, como por exemplo, perfil Gestor;
f) Permitir a definio de grupos e subgrupos de usurios para que seja
possvel aplicar restries quanto acesso equipamentos ou recursos
de impresso (colorido e preto e branco) e a gerao de relatrios a
partir dos mesmos. Estes grupos sero estabelecidos de acordo com a
localizao dos usurios, como por exemplo, grupo rgo, subgrupo
Estado, subgrupo Sala;
g) Permitir a atribuio de diversos perfis, grupos e subgrupos a um
mesmo usurio;
50
h) Permitir a definio de custos de pgina impressa por modelo de

equipamento, diferenciando custos para impresso monocromtica e
policromtica e o formato do papel;
i) Permitir a gerao de relatrios contendo minimamente:
Informaes sobre o usurio, CPF do usurio, nome do
documento, horrio de impresso, impressora, nmero de pginas,
quantidade de folhas utilizadas nas impresses, indicao de
impresso simples ou duplex, modo de impresso (poli ou
monocromtica, impresso ou digitalizao), tamanho do papel e
custo para cada trabalho impresso;
Os relatrios podero ser impressos e exportados em formatos de
sada em planilha eletrnica (em formato .csv, .xls ou .ods);
Os relatrios devero ser compostos a partir de perodos
determinados pelo usurio. O leiaute do relatrio gerado dever
ser aprovado pela contratante;
Os relatrios devero ser compostos de forma hierarquizada,
conforme estrutura da organizao (grupos e subgrupos) at a
extrao de relatrios especficos por usurio;
Em caso de relatrios por grupos, os mesmos devem fazer a
contabilizao total de volumes e custos por grupos;
j)
A EMPRESA ser responsvel de prover toda a infraestrutura de

hardware, software e licenas necessrias para a instalao do
sistema de bilhetagem e gerenciamento;
k) Aps sua instalao, o sistema dever ter sua autenticao integrada

base LDAP ou RLSL Rede Livre e AD Active Directory 2000, 2003
e superiores do rgo contratante. Caso seja comprovada a
inviabilidade tcnica de integrao aos ambientes, ser admitida,
alternativamente, autenticao ofertada pela EMPRESA, ficando a
cargo da EMPRESA o registro de todos os usurios na base de
autenticao.
l) Exclusivamente para acesso a gesto do sistema (gerao de
relatrios, entre outros), dever ser liberado somente acesso aos
usurios indicados pelo gestor do contrato.
51
m) Todas e qualquer informao, relatrio ou dado dever ser

disponibilizado somente a pessoas indicadas pelo rgo contratante. A
disponibilizao de tais dados a terceiros, sem a prvia anuncia do
rgo contratante, poder acarretar em interrupo contratual, no
excluindo a responsabilizao civil e criminal da EMPRESA.
n) A EMPRESA dever preservar em banco de dados, durante toda
vigncia contratual, as informaes que permitam o rastreamento de
impresses realizadas por um determinado usurio, identificando
minimamente o nome do trabalho, formato, tamanho, nmero de
pginas, quantidade de folhas utilizadas nas impresses, indicao de
impresso simples ou duplex, identificao do usurio, nome/cdigo da
impressora, estao de trabalho, data e hora, sendo tambm
responsvel pela realizao e guarda de cpias de segurana (backup)
dessas informaes.
52
3.5
ELEMENTOS PARA A GESTO DO CONTRATO

Os termos contratuais devero dispor sobre os seguintes assuntos:
a) fixao de procedimentos e Critrios de Aceitao dos servios
prestados ou bens fornecidos, abrangendo mtricas, indicadores e
valores mnimos aceitveis;
b) quantificao ou estimativa prvia do volume de servios
c) definio de metodologia de avaliao fixao de procedimentos
e Critrios de Aceitao dos servios prestados ou bens
fornecidos, abrangendo mtricas, indicadores e valores mnimos
aceitveis;
d) quantificao ou estimativa prvia do volume de servios
e) definio de metodologia de avaliao da qualidade e da
adequao
da
Soluo
de
Tecnologia
da
Informao
especificaes funcionais e tecnolgicas;

f) garantia de inspees e diligncias, quando aplicveis, e suas
formas de exerccio;
g) forma de pagamento, que ser efetuado em funo dos
resultados obtidos;
f) cronograma de execuo fsica e financeira;
g) definio de mecanismos formais de comunicao a serem
utilizados para troca de informaes entre a contratada e a
Administrao; e
h) definio clara e detalhada das sanes administrativas, de
acordo com os arts. 86, 87 e 88 da Lei n 8.666, de 1993,
juntamente com o art. 7 da Lei n 10.520, de 2002, observando:
53
3.6
ESTIMATIVA DE PREOS
O termo de Referncia ou Projeto Bsico dever conter oramento
detalhado em preos unitrios, fundamentado em pesquisa de mercado,

contrataes similares no mbito da administrao Pblica, pesquisa junto a
fornecedores. A Instruo Normativa n 5, de 27 de junho de 2014 traz
algumas regras a serem observadas nos procedimentos de pesquisa de
preos.
3.7 ADEQUAO ORAMENTRIA
Informar a estimativa do impacto econmico-financeiro no oramento
do rgo ou entidade, com indicao das fontes de recurso.
3.8
SANES ADMINISTRATIVAS
O Termo de Referncia ou Projeto Bsico dever elencar as sanes
administrativas, de acordo com os arts. 86, 87 e

88 da Lei n 8.666, de 1993, juntamente com o art. 7 da Lei n 10.520, de
2002, observando:
1. vinculao aos termos contratuais;
2. proporcionalidade das sanes previstas ao grau do prejuzo
causado pelo descumprimento das respectivas obrigaes;
3. as situaes em que advertncias ou multas sero aplicadas, com
seus percentuais correspondentes, que obedecero uma escala
gradual para as sanes recorrentes;
4. as situaes em que o contrato ser rescindido por parte da
Administrao devido ao no atendimento de termos contratuais, da
recorrncia de aplicao de multas ou outros motivos;
5. as situaes em que a contratada ter suspensa a participao em
licitaes e impedimento para contratar com a Administrao; e
6. as situaes em que a contratada ser declarada inidnea para
licitar ou contratar com a Administrao, conforme previsto em Lei;
54
3.9
CRITRIOS DE SELEO DO FORNECEDOR

O Termo de Referncia dever estabelecer os critrios tcnicos de
julgamento das propostas para a fase de Seleo do Fornecedor, observando

o seguinte:
a) a utilizao de critrios correntes no mercado;
b) a Anlise de Viabilidade da Contratao;
c) a possibilidade de considerar mais de um atestado relativo ao
mesmo quesito de capacidade tcnica, quando necessrio para a
comprovao da aptido;
d) a vedao da indicao de entidade certificadora, exceto nos
casos previamente dispostos em normas do governo federal;
e) a vedao de pontuao com base em atestados relativos
durao de trabalhos realizados pelo licitante;
f) a vedao de pontuao progressiva de mais de um atestado
para o mesmo quesito de capacidade tcnica; e
g) a justificativa dos critrios de pontuao em termos do benefcio
que trazem para a contratante.
A fase de Seleo do Fornecedor observar as normas pertinentes,
incluindo o disposto na Lei n 8.666, de 1993, na Lei n 10.520, de 2002, no
Decreto n 2.271, de 1997, no Decreto n 3.555, de 2000, no Decreto n
3.931, de 2001, no Decreto n 5.450, de 2005 e no Decreto n 7.174, de 2010.
Lembrando que em consequncia da padronizao existente no
mercado de Tecnologia da Informao, recomendada a utilizao da
modalidade Prego para as contrataes de Tecnologia da Informao.
55
3.10
REAJUSTE DO CONTRATO
O edital indicar, obrigatoriamente o critrio de reajuste que dever

retratar a variao efetiva do custo da contratao, admitida a adoo de
ndices especficos ou setoriais conforme disposto no art.40 da Lei 8.666/93.
Os preos unitrios estabelecidos para a prestao dos servios,
desde que observado o interregno mnimo de um ano, data da cotao dos
preos de mercado pela CONTRATANTE, ou, nos reajustes subsequentes ao
primeiro, da data de incio dos efeitos financeiros do ltimo reajuste ocorrido,
sero reajustados utilizando-se a variao do ndice Nacional de Preos ao
Consumidor INPC9, calculado e divulgado pelo Instituto Brasileiro de
Geografia Estatstica IBGE, com base na seguinte frmula:
R = [(I - Io).P]/Io
Em que:
a) Para o primeiro reajuste:
R = reajuste procurado;
I = ndice relativo ao ms do reajuste;
Io = ndice relativo ao ms da data limite para apresentao da
proposta;
P = preo atual dos servios.
b) Para os reajustes subsequentes:
R = reajuste procurado;
I = ndice relativo ao ms do novo reajuste;
Io = ndice relativo ao ms do incio dos efeitos financeiros do ltimo
reajuste efetuado;
P = preo do servio atualizado at o ltimo reajuste efetuado.
Caso o ndice estabelecido para reajustamento venha a ser extinto, ou
de qualquer forma no possa mais ser utilizado, ser adotado em substituio
o que vier a ser determinado pela legislao ento em vigor.
Na ausncia de previso legal quanto ao ndice substituto, as partes
elegero novo ndice oficial, para reajustamento do preo do valor
remanescente.
9
A adoo do INPC nos contratos de locao de veculo deve-se ao fato de tal ndice ter como unidade de coleta
estabelecimentos comerciais e de prestao de servios, concessionria de servios pblicos e domiclios (para
levantamento de aluguel e condomnio). Maiores detalhes sobre a metodologia de construo do INPC podem
ser obtidos no link: http://www.ibge.gov.br/home/estatistica/indicadores/precos/inpc_ipca/INPC_6_ED_2012.pdf.
56
O rgo contratante dever assegurar-se de que os preos

contratados so compatveis com aqueles praticados no mercado, de forma a
garantir a continuidade da contratao mais vantajosa.
57
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
BRASIL. Constituio (1988). Constituio da Repblica Federativa do
Brasil.
______. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Instruo
Normativa n 2, de 30 de abril de 2008. Dispe sobre os procedimentos a
serem observados pelos proponentes em licitaes para contratao de
servios terceirizados.
______. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Instruo
Normativa n 4, de 12 de novembro de 2010. Dispe sobre os o processo
de contratao de Solues de Tecnologia da Informao pelos rgos
integrantes do Sistema de Administrao dos Recursos de Informao e
Informtica (SISP) do Poder Executivo Federal.
______. Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto. Norma
Operacional Conjunta/DIRAD/DTI n 01, de 23 de maio de 2014.
Estabelece os procedimentos para o acompanhamento dos servios de
impresso, digitalizao e cpia e da execuo dos contratos de prestao
dos servios, com o fornecimento de equipamentos e insumos, firmados com
o Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto - MP.
______. Tribunal de Contas da Unio. Jurisprudncia. Disponvel em:
<http://portal2.tcu.gov.br/TCU>. Acesso em: 31 mar. 2012.
______. Tribunal Superior do Trabalho. Smulas, Orientaes
Jurisprudenciais
e
Precedentes
Normativos.
Disponvel
em:
<http://www.tst.gov.br/jurisprudencia/Livro_Jurisprud/livro_pCE_atual.pCE>.
Acesso em: 31 mar. 2012.
______. Presidncia da Repblica. Decreto n 2.271, de 7 de julho de 1997.
Dispe sobre a contratao de servios pela Administrao Pblica Federal
direta, autrquica e fundacional e d outras providncias.
______. Presidncia da Repblica. Decreto n 7.174, de 12 maio de 2010.
Regulamenta a contratao de bens de informtica e automao pela
administrao pblica federal, direta ou indireta, pelas fundaes institudas
ou mantidas pelo Poder Pblico e pelas demais organizaes sob o controle
direto ou indireto da Unio.
.
______. Presidncia da Repblica. Decreto n 5.450, de 31 de maio de
2005. Regulamenta o prego, na forma eletrnica, para aquisio de bens e
servios comuns, e d outras providncias.
58
______. Presidncia da Repblica. Lei n 8.666 de 21 de junho de 1993.

Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituio Federal, institui normas
para licitaes e contratos da Administrao Pblica e d outras providncias.
Disponvel em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8666cons.htm>.
Acesso em: 2 abr. 2011.
______. Presidncia da Repblica. Lei n 8.212, de 24 de julho de 1991.
Dispe sobre a organizao da Seguridade Social, institui Plano de Custeio, e
d
outras
providncias.
Disponvel
em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8212compilado.htm>. Acesso em:
2 abr. 2011.
______. Presidncia da Repblica. Lei n 10.520, de 17 de julho de 2002.
Institui, no mbito da Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios, nos
termos do art. 37, inciso XXI, da Constituio Federal, modalidade de licitao
denominada prego, para aquisio de bens e servios comuns, e d outras
providncias.
______. Presidncia da Repblica. Lei Complementar n 123, de 14 de
dezembro de 2006. Institui o Estatuto Nacional da Microempresa e da
Empresa de Pequeno Porte; altera dispositivos das Leis nos 8.212 e 8.213,
ambas de 24 de julho de 1991, da Consolidao das Leis do Trabalho - CLT,
aprovada pelo Decreto-Lei no 5.452, de 1o de maio de 1943, da Lei no
10.189, de 14 de fevereiro de 2001, da Lei Complementar no 63, de 11 de
janeiro de 1990; e revoga as Leis nos 9.317, de 5 de dezembro de 1996, e
9.841,
de
5
de
outubro
de
1999.Disponvel
em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/LCP/Lcp123.htm>. Acesso em: 26
mar. 2011.
SO PAULO .Secretaria da Fazenda. Cadernos Tcnicos Servios Terceirizados. Prestao de Servios de Impresso e Reprografia Corportativa. Vol.
14 Verso jul/2013. Disponvel em: CADTERC - Cadernos Tcnicos de Servios Terceirizados . Acesso em 24 ago.2014
59
ANEXOS
ANEXO I PERGUNTAS FREQUENTES
DEMANDA 3353 15/02/2012
De acordo com a nova redao conferida IN 04/2010, ela no se aplica "s
contrataes cuja estimativa de preos seja inferior ao disposto no art. 23,
inciso II, alnea 'a' da lei 8666 de 1993". No entanto, esse artigo da 8.666 a
que o texto se refere trata do "limite que determina a modalidade Convite para
licitaes de obras e servios". Minha dvida a seguinte:
- Se a licitao for efetuada na modalidade prego, se o valor da contratao
for inferior a R$ 80.000 no h necessidade de cumprimento da IN 04/2010?
RESPOSTA
Se a contratao da soluo de TI for at R$ 80.000,00, o rgo/entidade
est dispensado de seguir os trmites da IN 04/2010. Entretanto, no estar
desobrigado de efetuar o devido planejamento da contratao.
DEMANDA 3376 29/02/2012
Minha instituio pretende contratar 6 (seis) pontos do servio especializado
Broadcast, que veicula informaes eletrnicas, on-line e em tempo real.
Pergunto: essa contratao Soluo de Tecnologia da Informao? Dever
seguir a IN SLTI/MP n 04/2010?
RESPOSTA
No existe uma lista fechada do que ou no uma Soluo de TI.
A classificao de um bem ou servio como sendo de Tecnologia da
Informao deve estar caracterizada em um dos normativos abaixo:
Bens de informtica e Automao - Lei 8.248/1991, em especial art. 16A.
Bens de Informtica e Automao - Anexo I do Decreto 7.010/2009
60
Recursos de Tecnologia da Informao 1o do art. 2 do Decreto

7.579/2011.
Soluo de Tecnologia da Informao - inciso IX do art. 2 da Instruo
Normativa n 04/2010 - SLTI/MPOG
Independentemente do resultado da anlise dos pressupostos, vale ressaltar
a indispensabilidade da realizao do planejamento da contratao,
independentemente do objeto a ser licitado. Tal fato encontra amparo legal no
Decreto-Lei n 200/67 que afirma em seu artigo 7 que a ao governamental
obedecer a planejamento. Desta forma, a classificao do bem e/ou
servio a ser
licitado como no sendo um recurso ou Soluo de Tecnologia da
Informao no isenta o rgo contratante da realizao do planejamento da
contratao. Neste caso, o rgo pode utilizar outro modelo de planejamento
que julgue mais adequado para a natureza da contratao em questo e cuja
equipe possua mais experincia ou maturidade na realizao de tais
atividades.
Entretanto, se o rgo no possui tal modelo, recomenda-se a utilizao o
Modelo de Contratao de Solues de TI MCTI, descrito na IN SLTI/MP n
04/2010. Apesar de ser um modelo com foco em contrataes de Solues de
TI, o mesmo representa um conjunto de boas prticas que pode ser
facilmente adaptado para qualquer natureza de contratao.
DEMANDA 3389 02/03/2012.

Em dezembro de 2011 fiz uma consulta ao C3S sobre outsourcing de
impresso. Foi-me informado que, por causa do decreto 7446/2011, "os
servios de impresso, ultimamente, esto sendo contratados por meio de
franquias de cpias/ms". Gostaria de mais esclarecimentos sobre este tipo
de contratao:
1) Podemos contratar um valor fixo mensal por impressora + um valor varivel
mensal, que depende do nmero de cpias/ms?
2) Ou deve-se contratar apenas por meio de franquias de cpias/ms?
61
3) O errado seria contratar apenas atravs do valor mensal, sem levar em

conta o valor varivel cobrado por papel?
4) Se um rgo aderir a uma ata que estabelece o valor fixo mensal por
impressora + valor varivel mensal, que depender do nmero de
cpias/ms, estar incorrendo em ilegalidade?
5) Se a contratao for feita apenas atravs do volume de cpias por ms, o
valor unitrio no ficar muito alto (para compensar a falta do fixo mensal)?
RESPOSTA
A etapa de Anlise de Viabilidade tem, entre outras, a funo de avaliar este
tipo de situao em questo. O gestor de TI deve avaliar junto ao mercado
quais so as solues em potencial para o atendimento das demandas. Esta
anlise no deve restringir-se apenas ao escopo do produto, mas a forma de
contratao, tambm.
H opo de contrataes por franquia fixa mensal envolvendo todos os
custos (ativos, garantia, manuteno e insumos), por locao de mquina +
insumos em separado, por custo fixo mensal + nmero de impresses/ms e
outras. Nos casos em que h franquia estabelecida mensalmente existe uma
diminuio natural dos riscos da contratada, levando a reduo de valores. A
franquia deve ser muito bem estudada por meio de histrico para que no
haja disparidade entre o contratado e o utilizado. H uma certa tolerncia
nesta diferena por se tratar de estimativa, mas
deve estar dentro de margens seguras como pode ser visto nos acrdos
1829/2008 e 1039/2005 do TCU.
As formas apresentadas na questo so vlidas e devem ser avaliadas
juntamente com outras, como por exemplo a compra dos ativos (impressoras)
com garantia e aquisio de material em processos separados. Isto pode
levar a uma maior competitividade entre empresas de diferentes segmentos e
chegar a uma soluo mais interessante para a administrao pblica.
Somente aps uma exaustiva anlise de todas estas opes e todos os
custos envolvidos em cada modelo de contratao - seus custos totais de
62
propriedade (TCO) - o gestor poder tomar uma deciso mais segura acerca
da melhor forma de contratar, levando em conta no s estas informaes,
mas tambm a anlise dos riscos envolvidos em cada uma delas.
Ao final desta anlise, com a soluo escolhida, deve-se estabelecer todas as
regras da prestao por meio das clusulas contratuais de forma a atender as
necessidades do rgo e seus nveis mnimos de servios exigidos.
Por fim, com o planejamento da contratao concludo, o gestor poder
verificar se h em outros rgos alguma ata de registro de preos vigente que
possa atender suas necessidades descritas no Termo de Referncia
produzido.
DEMANDA 3394 09/03/2012.
Tenho dvidas quanto a responsabilizao da figura do Gestor de contratos
de TI. Como ocorre a responsabilizao perante aos rgos de controle e
legislao referente ao Gestor de Contratos e Fiscais no caso de alguma
irregularidade, omisso intencional ou no durante a gesto do contrato?
Exemplificando:
O Gestor do contrato autorizando o pagamento de um servio ou produto,
baseado no parecer tcnico do fiscal tcnico e administrativo e havendo
alguma irregularidade em decorrncia das normas contratuais, o gestor
responde por essa irregularidade ou somente o fiscal ir responder j que o
mesmo emitiu parecer tcnico favorvel a prestao do servio?
Existe responsabilidade solidria em eventuais irregularidades na gesto de
contratos e de que forma isso se d?
Quando as figuras fiscal tcnico e administrativo no so nomeados por
portaria ou
oficializados de alguma forma o Gestor do contrato que responde por todos
os atos e aes da gesto de contratos?
Existe uma corrente de pensamento de alguns colegas que alegam que se o
fiscal tcnico emitir um parecer tcnico e se esse parecer tcnico estiver
errado ou omisso em alguns pontos e se o Gestor autorizar o pagamento
desses servios, o Gestor ficar isento de penalidades, responsabilidade,
pois ele autorizou o pagamento baseado no parecer do fiscal tcnico. Isso
procede?
63
RESPOSTA
Para anlise e resposta o Guia Prtico para Contratao de Solues de TI,
em seu captulo 8, relata as responsabilidades conjuntas e especficas dos
fiscais e gestor do contrato, com base na IN-SLTI 04/2010 e legislao
aplicada.
Neste particular, em termos gerais, destacamos que:
- o recebimento provisrio do bem ou servio e emisso do respectivo termo
de responsabilidade do fiscal tcnico;
- a avaliao da qualidade de responsabilidade dos fiscais tcnico e
requisitante;
- a verificao da aderncia aos termos contratuais e da regularidade fiscal,
trabalhista e previdenciria de responsabilidade do fiscal administrativo;
-
verificao
da
manuteno
da
necessidade,
economicidade
oportunidade da soluo e portanto - do contrato e/ou seus termos, de

responsabilidade do fiscal administrativo;
- a elaborao do Termo de Recebimento definitivo, cumpridos todos os
requisitos, de responsabilidade conjunta dos fiscais e gestor do contrato;
- a autorizao para emisso da nota fiscal e posterior encaminhamento para
pagamento de responsabilidade do gestor.
Tais atividades compem a etapa de liquidao da despesa, que consiste,
segundo a Lei n 4.320/64 na verificao do direito adquirido pelo credor
tendo por base os ttulos e documentos comprobatrios do respectivo crdito
;
A fase de pagamento, por outro lado, de responsabilidade da rea contbiladministrativa da instituio, recaindo, com efeito, a competncia da
autorizao de pagamento sobre a autoridade competente ordenadora da
despesa.
Entendemos que, em tese, a responsabilidade solidria em todos os casos.
No obstante, acreditamos que um possvel processo de auditoria buscaria a
medida da responsabilidade efetiva de cada ator, com base em fatores
relevantes, tais como: forma de prestao do servio, forma de verificao da
qualidade, indicadores, mecanismos de controle (contratuais e institucionais),
etc., visando auferir a possvel existncia de fraude, omisso, desdia, m-f
ou incompetncia tcnica, de responsabilidade individual ou conjunta, bem
64
como se os atores envolvidos dispunham de condies satisfatrias

oferecidas pela instituio para conduzir seus trabalhos com a qualidade
esperada.
Portanto, quanto assertiva apresentada ao final de sua pergunta,
entendemos que no pode ser tomada como uma regra incondicional, posto
que, em caso de auditorias e responsabilizaes, as anlises devem ser
baseadas na conjuntura do eventual caso concreto.
Finalmente, no que diz respeito nomeao de atores, alertamos que, do
ponto de vista legal, inexistem figuras de fiscais extraoficiais.
DEMANDA 3460 27/03/2012.
Posso contratar servio de TI e solicitar que o sistema requerido pela
CONTRATANTE para gerenciamento do servio ao final do contrato seja de
propriedade da CONTRATANTE?
Caso positivo, qual a melhor maneira de especificar o direito e controle de
propriedade das licenas?
RESPOSTA
As leis 9.609/98 e 9.610/98, respectivamente sobre direitos relativos a
programas de computador e direitos autorais em geral, determinam que os
direitos do autor pertencem exclusivamente ao criador da obra, entretanto no
cabvel o reconhecimento do direito de autor para projetos criados por
servidor pblico no desempenho das tarefas prprias do cargo.
O artigo 111 e respectivo pargrafo nico da lei 8.666/93 declara que a
contratao de um servio tcnico deve prever a cesso dos direitos
patrimoniais, ou seja, este tipo de transferncia deve estar incluso no
instrumento contratual.
Na prtica ocorre que, com a opo de transferncia de direitos patrimoniais,
os fornecedores incrementam o custo do servio significativamente, o que
contraria o princpio da economicidade a ser seguido pela Administrao
Pblica. Esta opo, se adotada por motivos estratgicos e/ou de segurana,
forar o rgo ou entidade a adquirir conhecimento suficiente para dar
continuidade ao projeto desenvolvido por terceiros, pois este tipo de cesso
65
desonera a empresa da obrigao de prestar servios de suporte ao produto

continuamente, salvo perodo de garantia do produto.
Uma alternativa mais econmica optar pela cesso de direito de uso
exclusivo pelo rgo ou entidade, permanecendo o direito patrimonial com o
autor, que continuar responsvel por novas implementaes e suporte ao
projeto contratado.
Cabe observar que no caso de desenvolvimento de projetos com alocao de
mo de obra terceirizada (atualmente no recomendada, mas existente em
contratos antigos), o direito de propriedade ser do rgo ou entidade,
embora como garantia deva estar expresso no instrumento contratual a opo
pela transferncia de direitos.
Como este tema controverso, o importante fazer constar no instrumento
contratual o tipo de cesso pretendida para que os direitos autorais previstos
nas leis citadas no sobreponham a falta do mencionado no artigo 111 da lei
8.666/93.
DEMANDA 3467 29/03/2012
Gostaria de saber se na renovao contratual correto a empresa alterar o
valor inicial da contratao de acordo com o IGP-M. Baseado nisso, qual a
legislao embasadora disso.
RESPOSTA
A Lei 8666/93 estabelece:
Art. 40. O edital.. indicar, obrigatoriamente, o seguinte:
...
XI - critrio de reajuste, que dever retratar a variao efetiva do custo de
produo, admitida a adoo de ndices especficos ou setoriais, desde a data
prevista para apresentao da proposta, ou do oramento a que essa
proposta se referir, at a data do adimplemento de cada parcela;
...
Art. 55. So clusulas necessrias em todo contrato as que estabeleam:
..
66
III - o preo e as condies de pagamento, os critrios, data-base e

periodicidade do reajustamento de preos, os critrios de atualizao
monetria entre a data do adimplemento das obrigaes e a do efetivo
pagamento;
J a Lei 10.192/2001 (que dispe sobre medidas complementares ao Plano
Real) faculta a estipulao de ndices de preos gerais nos contratos da
administrao:
Art. 2. admitida estipulao de correo monetria ou de reajuste por
ndices de preos gerais, setoriais ou que reflitam a variao dos custos de
produo ou dos insumos utilizados nos contratos de prazo de durao igual
ou superior a um ano.
Dessa forma, em contratos com prazo de durao igual ou superior a um ano
admite-se o reajuste por ndice geral, especfico ou setorial, previsto no
instrumento contratual.
Inobstante, no que concerne a servios, a IN-SLTI 02/2008 (que deve ser
aplicada subsidiariamente s contrataes de que trata a IN-SLTI 04/2010)
estabelece:
Art. 19. Os instrumentos convocatrios devem o conter o disposto no art. 40
da Lei n 8.666, de 21 de junho de 1993, indicando ainda, quando couber:
XXII o critrio de reajuste de preos, observado o disposto no art. 40, inciso
XI da Lei n 8.666, de 1993, admitindo-se a adoo de ndices especficos ou
setoriais para as contrataes de servio continuado sem a dedicao
exclusiva da mo de obra. (Includo pela Instruo Normativa n 3, de 16 de
outubro de 2009).
Art. 37. A repactuao de preos, como espcie de reajuste contratual,
dever ser utilizada nas contrataes de servios continuados com dedicao
exclusiva de mo de obra, desde que seja observado o interregno mnimo de
um ano das datas dos oramentos aos quais a proposta se referir, conforme
estabelece o art. 5 do Decreto n 2.271, de 1997. (Redao dada pela
Instruo Normativa n 3, de 16 de outubro de 2009).
67
Assim sendo, entendemos que, nos contratos da Administrao, a concesso

de qualquer readequao de preos, seja qual for a espcie, sujeita-se
prvia disposio no contrato e/ou em seus instrumentos vinculados.
No caso concreto, recomendamos estudo detalhado da citada legislao e
consulta assessoria jurdica de sua Instituio.
DEMANDA 3505 09/04/2012.
A IN SLTI/MP n 04/2010 em seu art. 7, inciso VII informa:
Art. 7 vedado:
(...);
VII - prever em edital exigncia que os fornecedores apresentem, em seus
quadros, funcionrios capacitados ou certificados para o fornecimento da
Soluo, antes da contratao.
No entanto, no art. 13, inciso VI informado:
Art. 13. Compete ao Integrante Tcnico especificar, quando aplicveis, os
seguintes requisitos tecnolgicos:
(...);
VI - de experincia profissional da equipe que projetar, implementar e
implantar a Soluo de Tecnologia da Informao, que definem a natureza
da experincia profissional exigida e as respectivas formas de comprovao
dessa experincia, dentre outros;
VII - de formao da equipe que projetar, implementar e implantar a
Soluo de Tecnologia da Informao, que definem cursos acadmicos e
tcnicos, formas de comprovao dessa formao, dentre outros;
Pergunta: existe contradio nos arts. 7 e 13?
RESPOSTA
A diferena entre os dois artigos citados est no momento que esta
capacidade exigida.
68
O final do art. 7 a chave da questo. A exigncia de tcnicos capacitados

ou certificados deve ser comprovada no momento da contratao. Os
tribunais de conta j possuem jurisprudncia acerca deste assunto
informando que a exigncia de itens que geram custos para que as empresas
possam participar do certame indevida. Desta forma, independente do item
em questo ser necessrio ou pontuvel em uma licitao do tipo Tcnica e
Preo, a comprovao dever ser exigida somente empresa vencedora do
certame no momento de assinatura do contrato ou na reunio inicial.
DEMANDA 5345 07/07/2014
Com a aproximao do fim do atual contrato de servios de impresso do
rgo no qual trabalho, surge a necessidade da elaborao de um novo
processo para contratao destes servios. Neste sentido, o novo processo j
foi institudo com o recebimento da demanda e publicao da portaria de
nomeao dos integrantes administrativo, tcnico e requisitante. Atualmente,
o processo encontra-se na fase de Anlise de Viabilidade da Contratao.
Aps essa contextualizao, relato que o novo contrato em questo dever
incluir os servios de impresso, cpia e digitalizao, com fornecimentos de
equipamentos multifuncionais e impressoras novas, de primeiro uso, inclusive
papel A0, A4 e A3 75 g/m.
A dvida a seguinte:
possvel incluir no mesmo objeto alm dos servios de impresso (incluindo
cpia e digitalizao, com fornecimentos de equipamentos multifuncionais e
impressoras novas) o fornecimento do papel?
RESPOSTA
possvel licitar incluindo o fornecimento de papel, mas financeiramente esta
soluo pode ser pior para o rgo, pois o valor a ser cobrado pelo papel
fornecido pelo licitante ser superior ao valor de aquisio pelo rgo atravs
de licitao.
Um fator que pode onerar a prestao dos servios, a ser confirmado com a
rea contbil do rgo, com relao aos impostos, pois com o fornecimento
do papel pelo licitante, o preo vem embutido com o ICMS da compra e ao
69
pagar a prestao de servio, o papel ser tributado novamente, agora pelo

ISS.
DEMANDA 3353 15/02/2012
De acordo com a nova redao conferida IN 04/2010, ela no se aplica
"s contrataes cuja estimativa de preos seja inferior ao disposto no art. 23,
inciso II, alnea 'a' da lei 8666 de 1993". No entanto, esse artigo da 8.666 a
que o texto se refere trata do "limite que determina a modalidade Convite para
licitaes de obras e servios". Minha dvida a seguinte:
- Se a licitao for efetuada na modalidade prego, se o valor da contratao
for inferior a R$ 80.000 no h necessidade de cumprimento da IN 04/2010?
RESPOSTA
Se a contratao da soluo de TI for at R$ 80.000,00, o rgo/entidade
est dispensado de seguir os trmites da IN 04/2010. Entretanto, no estar
desobrigado de efetuar o devido planejamento da contratao.
PERGUNTA : Onde est prevista a diferena entre a prestao de servios
de outsourcing de impresso (prazo contratual de at 60 meses) e a locao
de impressoras (at 48 meses)? (17/11/2011)
RESPOSTA: Esta diferena est prevista nos incisos II e IV, do art. 57 da Lei
8.666/93, que cita os prazos de 60 e 48 meses respectivamente para
prestao de servios (outsourcing de impresso) e aluguel de equipamentos.
Em geral, no outsourcing contratado os servios de impresso a serem
prestados pelo fornecedor, j na locao, as impressoras so alugadas para
uso pelo prprio contratante.
Convm observar que o Decreto 7.446/2011, em seu art. 5, inciso VI,
suspende, no mbito do Poder Executivo, as novas contrataes relacionadas
a locaes de equipamentos, permitindo apenas prorrogaes e/ou
substituies contratuais.
70
PERGUNTA : Senhores o decreto 7446/2011, em seu, Art. 5, VI veda a locao de mquinas e equipamentos. Minha dvida se devido a essa
restrio, permitido ou no efetuar a contratao de servio de Outsourcing de Impresso no exerccio de 2011.
RESPOSTA: No h impedimento na contratao de servios de Outsourcing
de Impresso, desde que a prestao dos servios no envolva a locao de
equipamentos diretamente pelo rgo.
PERGUNTA : Por exemplo, se eu tenho uma proposta comercial de uma empresa que me prope um custo fixo mensal de cada impressora R$ 235,00 e
o valor de R$ 0,02 por cpia. Esse valor fixo mensal se enquadra como locao?
RESPOSTA : Conforme descrito, a contratao poderia caracterizar uma
forma de locao de impressoras. Alternativamente pode ser considerada a
opo de valor de franquia (xxx impresses) por equipamento + valor por
cpia excedente, descaracterizando a locao de equipamentos. Caso ainda
exista o risco desta alternativa estar caracterizada como forma de locao, o
rgo poder exercer o direito descrito no 3 do art. 5 do Decreto
7.446/2011, de solicitar ao Ministro de Estado do Planejamento, Oramento e
Gesto, justificadamente, autorizao para realizar novas contrataes.
PERGUNTA - Quando devo utilizar o software de gerenciamento?

RESPOSTA - O software de gerenciamento deve ser utilizado para as
contrataes de grande porte. Por exemplo, um software de gerenciamento
adequado para contrataes de servios de impress, cuja quantidade seja
superior a 20.000 cpias/ms (em qualquer combinao de preto e branco e
colorido) ou
5.000
cpias/ms
coloridas,
facilitando
administrao
centralizada de todo o ambiente de impresso.

Quanto mais mquinas ou cpias contratadas, menor ser o custo unitrio do
software, e mais rapidamente ele se pagar.
A emisso de relatrio discriminando as quantidades de cpias coloridas e das
em preto e branco s ser possvel por meio do uso do software, e s nesses
71
casos ser possvel a remunerao diferenciada.

Caso se opte pela utilizao do software de gerenciamento, dever ser
adicionada, ao valor mensal a ser pago pelo conjunto das mquinas, a parcela
fixa. Esse valor no varia e independe do nmero de mquinas.
PERGUNTA - Como se identifica a velocidade do equipamento a ser cotado?
RESPOSTA - A velocidade mnima do equipamento escolhido dever estar
devidamente estabelecida nas especificaes tcnicas do edital pelo
Contratante, em funo do levantamento de suas necessidades para atender
os resultados pretendidos.
PERGUNTA Posso fazer uma contratao para um perodo de 15 meses,
renovvel a cada 15 meses. Qual o fundamento legal ?
RESPOSTA - A Lei N 8.666, de 1993 em seu art. 57, inciso II, diz que a
prestao de servios contnuos poder ter sua durao prorrogada por iguais
e sucessivos perodos, at o limite de 60 meses.
A opo pela fixao do prazo de 15 meses, alm de no conflitar com o texto
legal, encontra coerncia para a prorrogao em iguais e sucessivos perodos:
15 meses de vigncia original, somados a possveis mais trs prorrogaes de
15 meses, resultaro em exatos 60 meses.
Dessa forma, como no h impeditivo legal para a fixao do nmero de
meses, a opo de 15 meses uma discricionariedade da Administrao,
tendo em vista o melhor ajustamento de prazos aos reajustes de preos. Se
houver acrscimo nos preos decorrentes de aplicao do ndice de reajuste
e, caso o contratado se recusar a negociar aos valores dos limites
estabelecidos, divulgados neste stio, o contrato no dever ser prorrogado.
O prazo de contratao de 15 meses objetiva soluo a essa situao, ou
seja, concede-se o reajuste aps 12 meses e se a empresa no concordar
com a negociao, a Administrao ter trs meses para realizar um novo
prego.
PERGUNTA - Como proceder quando necessrio reajustar o contrato, mas
o mercado atual no contempla mais o tipo de mquina contratada?
RESPOSTA - O cenrio atual dos equipamentos disponveis no mercado pode
72
dispor de mquinas com configuraes mais amplas, em razo das inovaes

tecnolgicas.
Para aqueles contratos formalizados com bases anteriores, prevalecem as
clusulas
contratualmente
pactuadas
as
respectivas
referncias
estabelecidas no ano base. A prorrogao dos contratos em andamento

somente
ser
possvel,
desde
que
demonstrado
ser
vantajoso
economicamente para a Administrao.

PERGUNTA - possvel a compra de impressoras e copiadoras, ou esse tipo
de servio deve ser necessariamente contratado de terceiros?
RESPOSTA - No h expressa proibio para a compra desses produtos, no
entanto,
no recomendvel. Esses equipamentos sofrem evoluo
tecnolgica muito rapidamente, de forma que novos produtos, com melhor

desempenho e a preos competitivos, so colocados disposio dos
consumidores constantemente. O rgo deve avaliar as solues disponveis
de impresso e reprografia corporativa disponveis no mercado. A melhor
soluo aquela que atenda s necessidades da administrao contratante,
proporcione reduo dos gastos, promova uma gesto sustentvel do
ambiente de impresso, e esteja em sintonia com a atualizao tecnolgica
dos equipamentos.
ANEXO II NORMA OPERACIONAL CONJUNTA/DIRAD/DTI N 01, DE 23 DE

MAIO 2014
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO, ORAMENTO E GESTO

SECRETARIA-EXECUTIVA
NORMA OPERACIONAL CONJUNTA/DIRAD/DTI N 01, DE 23 DE MAIO DE
2014.
73
Estabelece os procedimentos para o

acompanhamento dos servios de
impresso, digitalizao e cpia e da
execuo dos contratos
de prestao dos servios, com o
fornecimento de equipamentos e
insumos, firmados com o Ministrio
do Planejamento, Oramento e
Gesto - MP.
A DIRETORA DE ADMINISTRAO e o DIRETOR DE
TECNOLOGIA DA INFORMAO DO MINISTRIO DO PLANEJAMENTO,
ORAMENTO E GESTO, no uso das atribuies que lhes conferem os arts.
6 e 7, respectivamente, do Decreto n 8.189, de 21 de janeiro de 2014,
resolvem:
CAPTULO I
DAS DISPOSIES PRELIMINARES
Art. 1 Ficam estabelecidos os procedimentos para o
acompanhamento dos servios de impresso, digitalizao e cpia e da
execuo dos contratos de prestao dos servios, com o fornecimento de
equipamentos e insumos, firmados com o Ministrio do Planejamento,
Oramento e Gesto - MP.
Art. 2 A coordenao e o gerenciamento dos servios de
impresso, digitalizao e cpia e a definio da alocao dos equipamentos
sero de competncia da Diretoria de Tecnologia da Informao - DTI, com o
apoio das unidades administrativas do MP.
Art. 3 As unidades do MP devero racionalizar os trabalhos de
impresso e cpia, dando preferncia s facilidades disponveis na
internet/intranet, ao uso do correio eletrnico e demais recursos de multimdia
(CD/DVD), baseados no Projeto Esplanada Sustentvel e nas normas
ambientais.
CAPTULO II
DA FISCALIZAO
DO CONTRATO
Art. 4 A fiscalizao do contrato ser exercida por um representante da
Administrao indicado pela DTI, designado fiscal do contrato, que seguir as
orientaes das Instrues Normativas da Secretaria de Logstica e
Tecnologia da Informao - SLTI/MP e das Normas da Diretoria de
Administrao - DIRAD sobre fiscalizao e superviso de contratos.
Art. 5 Ao fiscal do contrato, alm das atribuies previstas na legislao citada no art. 4, incumbe ainda:
74
I - verificar a conformidade da prestao dos servios e da

alocao dos recursos necessrios, de forma a assegurar o perfeito
cumprimento dos trabalhos;
II - requisitar as providncias de responsabilidade do MP para
viabilizar o funcionamento do equipamento, como pontos de rede e energia
eltrica, no que for o caso;
III - apor o carimbo e assinatura em todos os relatrios que
evidenciam a leitura mensal dos equipamentos instalados nas dependncias
do MP;
IV - acompanhar o consumo e encaminhar aos dirigentes os
relatrios gerenciais mensais com a leitura dos equipamentos e o custo do
servio em suas unidades
administrativas; e
V - consolidar mensalmente as informaes apresentadas pela
empresa contratada, atestar as faturas e encaminh-las DTI para a
instruo do processo e envio DIRAD para pagamento.
1 Somente ser encaminhada para pagamento a fatura que
estiver acompanhada dos relatrios de impresso extrados dos
equipamentos faturados, contendo a informao sobre o registro do contador
de cada mquina, com data, assinatura e carimbo do fiscal do contrato.
2 Os relatrios de impresso para fins de pagamento das faturas no podero conter rasuras nas leituras dos equipamentos.
CAPTULO III
DAS RESPONSABILIDADES DAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Art. 6 Os chefes dos setores de apoio das unidades
administrativas do Ministrio ou as chefias das reas, sero responsveis
pelas impressoras instaladas em suas dependncias, devendo auxiliar a DTI
no acompanhamento dos servios prestados pela empresa contratada,
incumbindo-lhes:
I - acompanhar a instalao da impressora efetuando o teste do
equipamento na presena do tcnico da empresa contratada;
II - carimbar, assinar e datar os relatrios de instalao ou
desinstalao do equipamento, com a informao do registro do contador;
III - solicitar, quando necessrio, os insumos ou a manuteno
do equipamento junto ao representante da empresa contratada;
IV - promover a guarda dos insumos destinados sua unidade,
os quais somente podero ser utilizados na operacionalizao do
equipamento contratado;
75
V - permitir o acesso do empregado da empresa contratada,

devidamente identificado, s dependncias da unidade, no que se refere
execuo dos servios;
VI - receber o relatrio gerencial mensal enviado pela DTI,
mantendo controle
sobre o histrico de consumo da unidade administrativa;
VII - solicitar ao fiscal do contrato, quando necessrio e a
qualquer momento, relatrio detalhado do consumo do servio de impresso
em sua unidade administrativa; e
VIII - informar ao fiscal do contrato quaisquer irregularidades
observadas na prestao dos servios.
CAPTULO IV
DOS RELATRIOS
Art. 7 Os dados que comporo os relatrios gerenciais sero
extrados dos relatrios de faturamento e dos relatrios mensais com a leitura
dos equipamentos.
Art. 8 A empresa contratada emitir os relatrios de leitura de
forma remota, ou manualmente pela impresso da pgina com o contador
instalado nas impressoras, quando
no for possvel a emisso remota.
Art. 9 A DTI dever verificar a confiabilidade da emisso remota
dos relatrios de impresso, bem como os procedimentos de consolidao do
consumo realizado pela empresa contratada para utilizao no faturamento
mensal.
Art. 10. Nos casos de impressoras instaladas localmente e no
conectadas rede MP ou quando no for possvel adotar os procedimentos
remotos, os relatrios mensais de impresso, com a informao sobre o
registro dos contadores, sero impressos nos prprios equipamentos pela
empresa contratada e sob a superviso da DTI.
Pargrafo nico. A DTI ser responsvel pela emisso dos
relatrios gerenciais e por acompanhar a emisso dos relatrios mensais de
impresso realizada pela empresa contratada, apondo o carimbo e assinatura
do fiscal do contrato em todos os relatrios que evidenciam a leitura mensal
dos equipamentos instalados nas dependncias do MP.
CAPTULO V
DAS DISPOSIES FINAIS
Art. 11. Os servios de diagramao, composio e artes
grficas e de reproduo de documentos para terceiros sero disciplinados
em norma especfica.
76
Art. 12. Eventuais situaes no previstas na presente NOC

sero dirimidas pelo Diretor de Administrao e pelo Diretor de Tecnologia da
Informao.
Art. 13. Esta Norma Operacional Conjunta entra em vigor na
data de sua publicao.
Art.
14.
Fica
revogada
a
Norma
Conjunta/SPOA/DTI n 01, de 20 de setembro de 2013.
ANA CLCIA SILVA

GONALVES DE FRANA
Diretora de Administrao
EDUARDO
GOMES
CSAR
Operacional
SOARES
Diretor de Tecnologia da Informao
ANEXO III FLUXOGRAMAS
a) Modelo de Contratao de Solues de TI
77
ANEXO IV BSICO
TEMPLATE - TERMO DE REFERNCIA OU PROJETO
78
1 Objeto da Contratao
2 Fundamentao da Contratao
2.1 Relao Demanda x Necessidade
Id
1
Demanda Prevista
Quantitativo a ser Contratado
2
3
...
2.2 Motivao
2.3 Resultados a Serem Alcanados com a Contratao

2.3.1 <resultado>
2.3.2 <resultado>
2.3.3 <resultado>
2.3. ... <resultado>
2.4 Justificativa da Soluo Escolhida

Id
Necessidade
Benefcio
1
2
3
...
3 Descrio da Soluo
3.1 Descrio
79
3.2 Bens e/ou Servios

3.2.1 <bem/servio>
3.2.2 <bem/servio>
3.2.3 <bem/servio>
3.2. ... <bem/servio>
4 Especificao Tcnica
4.1 Consideraes Gerais
4.2 Requisitos da Soluo

4.2.1 <requisito
4.2.2 <requisito>
4.2.3 <requisito>
4.2. ... <requisito>
5 Modelo de Prestao de Servio / Fornecimento de Bens
5.1 Justificativa para Parcelamento do Objeto

5.1.1 <item>
Forma de Parcelamento:
Justificativa:
5.1.2 <item>
Justificativa:
80
5.1.3 <item>
Justificativa:
5.1. ... <item>
5.2 Metodologia de Trabalho

5.2.1 <bem / servio / item>
Forma de Execuo / Fornecimento:
Justificativa:
Justificativa:
Justificativa:
5.2. ... <bem / servio / item>
Justificativa:
6 Elementos para Gesto do Contrato

6.1 Papis e Responsabilidades
6.1.1 <papel>
Entidade:
Responsabilidades:
6.1.2 <papel>
Entidade:
Responsabilidades:
6.1.3 <papel>
Entidade:
Responsabilidades:
81
6.1. ... <papel>

Entidade:
Responsabilidades:
6.2 Deveres e Responsabilidades da Contratante

6.2.1 <dever / responsabilidade>

6.2. ... <dever / responsabilidade>
6.3 Deveres e Responsabilidades da Contratada

6.3. ... <dever / responsabilidade>
6.4 Formas de Acompanhamento do Contrato
6.4.1 <evento>
Forma de Acompanhamento:
6.4.2 <evento>
6.4.3 <evento>
6.4. ... <evento>
6.5 Metodologia de Avaliao da Qualidade

6.5.1 <etapa / fase / item>
Mtodo de Avaliao:
82

Mtodo de Avaliao:
Mtodo de Avaliao:
6.5. ... <etapa / fase / item>
Mtodo de Avaliao:
6.6 Nveis de Servio

Id
Etapa/Fase/Item
Indicador
Va l o r M n i m o
Aceitvel
1
2
3
...
6.7 Estimativa do Volume de Bens / Servio

6.7.1 <bem / servio>
Estimativa:
Forma de Estimativa:
Estimativa:
Estimativa:
6.7. ... <bem / servio>
Estimativa:
6.8 Prazos e Condies
Prazo / Condio:
83
Prazo / Condio:
Prazo / Condio:
Prazo / Condio:
6.9 Aceite, Alterao e Cancelamento

6.9.1 Condies de Aceite
a) <condio de aceite>
b) <condio de aceite>
c) <condio de aceite>
... ) <condio de aceite>
6.9.2 Condies de Alterao

a) <condio de alterao>
b) <condio de alterao>
c) <condio de alterao>
... ) <condio de alterao>
6.9.3 Condies de Cancelamento

a) <condio de cancelamento>
b) <condio de cancelamento>
c) <condio de cancelamento>
... ) <condio de cancelamento>
6.10 Condies para Pagamento

Condio de Pagamento:
84

6.11 Garantia
6.11.1 <garantia>
6.11.2 <garantia>
6.11.3 <garantia>
6.11. ... <garantia>
6.12 Propriedade, Sigilo, Restries

6.12.1 Direitos de Propriedade
a) <direito de propriedade>
b) <direito de propriedade>
c) <direito de propriedade>
...) <direito de propriedade>
6.12.2 Condies de Manuteno de Sigilo

a) <condio de manuteno de sigilo>
b) <condio de manuteno de sigilo>
c) <condio de manuteno de sigilo>
...) <condio de manuteno de sigilo>
6.12.3 Restries Adicionais
a) <restrio>
b) <restrio>
c) <restrio>
...) <restrio>
85
6.13 Mecanismos Formais de Comunicao

6.13.1 <funo de comunicao>
Emissor:
Destinatrio:
Forma de Comunicao:
Periodicidade:
Emissor:
Destinatrio:
Forma de Comunicao:
Periodicidade:
Emissor:
Destinatrio:
Forma de Comunicao:
Periodicidade:
6.13. ... <funo de comunicao>
Emissor:
Destinatrio:
Forma de Comunicao:
Periodicidade:
7 Estimativa de Preo
Id
Bem/servio
Va l o r E s t i m a d o
1
2
R$
R$
3
...
R$
R$
8 Adequao Oramentria
Id
Va l o r
Fonte (Programa / Ao)
86
1
2
3
...
= To t a l
9 Sanes Aplicveis
Id
Evento
1a
Ocorrncia
2a
3a
...
Sano/
Multa
Sano/
Multa
Sano/
Multa
Sano/
Multa
10 Critrios de Seleo do Fornecedor

10.1 Proposta Tcnica / de Preo
10.1.1 <item>
10.1.2 <item>
10.1.3 <item>
10.1. ... <item>
10.2 Qualificao Tcnica

Id
1
Papel
Requisitos
2
3
...
10.3 Critrios de Seleo

10.3.1 Caracterizao da Soluo
10.3.2 Tipo de Licitao

87
<justificativa>
10.3.3 Modalidade de Licitao

<justificativa>
10.3.4 Justificativa para Aplicao do Direito de Preferncia (Lei Complementar n

123/06 e Lei n 8.248/91)
10.3.5 Justificativa para Contratao Direta

10.3.6 Critrios de Habilitao
a) <critrio>
Justificativa:
b) <critrio>
Justificativa:
c) <critrio>
Justificativa:
...) <critrio>
Justificativa:
10.3.7 Critrios Tcnicos Obrigatrios
a) <critrio>
Justificativa:
b) <critrio>
Justificativa:
c) <critrio>
Justificativa:
...) <critrio>
Justificativa:
10.3.8 Critrios Tcnicos Pontuveis
Id
Critrio Tcnico
Pontuao
Justificativa
88
Pontuvel
(para tcnica e preo)
1
2
3
...
To t a l =
10.3.9 Critrios de Aceitabilidade de Preos Unitrios e Globais

a) <critrio>
Justificativa:
b) <critrio>
Justificativa:
c) <critrio>
Justificativa:
...) <critrio>
Justificativa:
10.3.10 Critrios de Julgamento
a) <critrio>
Justificativa:
b) <critrio>
Justificativa:
c) <critrio>
Justificativa:
...) <critrio>
Justificativa:
Encaminha-se <nome da rea de licitaes> para abertura de processo
administrativo e iniciao de procedimento licitatrio, segundo o art. 38 da Lei n
8.666, de 21 de junho de 1993.
Equipe de Planejamento da Contratao
Integrante
Tcnico
Integrante
Requisitante
Integrante
Administrativo
89
______________________
<Nome>
M a t r c u l a : < M a t r. >
______________________
<Nome>
______________________
<Nome>
Autoridades Competentes
<Autoridade
Competente>
<Autoridade Competente>
<Autoridade
Competente>
______________________
<Nome>
______________________
<Nome>
______________________
<Nome>
____________________________,
________ de _____________________ de 20_____
90

Caderno de Logistica Servicos de Reprografia

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2014

Verso 1.0 agosto de 2014

CAPTULO I O CENRIO DO MERCADO..............................

CAPTULO II ESPECIFICAES TCNICAS........................

Um breve diagnstico do modelo tradicional...............................

Vantagens e Benefcios do Outsourcing de Impresso...............

Outsourcing de Impresso e Sustentabilidade

Descrio dos Servios............................................................

O Processo de Contratao (Soluo de TI).................................. 17

2.3.1.1 Anlise da Viabilidade da Contratao........................................... 19

2.3.1.3 Estratgia da Contratao..............................................................

2.3.1.4 Anlise de Riscos..........................................................................

2.3.1.5 Termo de Referncia ou Projeto Bsico......................................... 27

Unidade de Medida Mensurao e Faturamento dos

Obrigaes e Responsabilidades de Contratada...........................

CAPITULO III PROJETO BSICO E TERMO DE

Escolha da Soluo de Tecnologia da Informao........................

Elementos para a Gesto do Contrato...........................................

Critrios de Seleo do Fornecedor...............................................

Norma Operacional Conjunta DIRAD/DTI N 1, de 23 de maio de

Template Termo de Referncia ou Projeto Bsico...................... 79

gerenciamento para controle de cpias no mbito da Administrao Pblica

reprografia, planejamento da contratao, projeto bsico/termo de referncia,

A contratao dos servios de reprografia pode ocorrer de formas

responsvel pela manuteno e pelos materiais consumveis. Tambm

Os servios de reprografia atualmente caracterizam-se pela prestao

aproximadamente R$ 82.000.000,00 (oitenta e dois milhes de reais). Em

contingenciamento de despesas estabelecido pelo Decreto n 7.446, de 1 de

O grfico 1 apresenta o volume de contrataes de servios de

Grfico 1 Volume de Contrataes no perodo de 2012 a julho de 2014

Fonte: Portal de Compras Governamental do Governo Federal

CAPTULO II - ESPECIFICAES TCNICAS

gerenciamento para controle de cpias no mbito da Administrao Pblica

telecomunicaes e manuteno de prdios, equipamentos e instalaes

pela manuteno dos equipamentos, suporte tcnico e

contratao de servios de reprografia e as vantagens e benefcios do

Um breve diagnstico do modelo tradicional de servios de

modelo de contratao antigo tradicionalmente adotado pela

Administrao Pblica consistia em um modelo de gesto de servio que

aquisio dos equipamentos e seus suprimentos, ficando a

administrao, por conseguinte , responsvel pelo servio de manuteno.

Alguns equipamentos podem apresentar alto custo por pgina

A administrao deve adotar um controle rgido sobre o que

equipamento, evitando reproduo de cpias desnecessrias e

Ausncia de controle sobre o que deve ser impresso em cores e

Parque heterogneo de impressoras, dificultando a aquisio de

demandando uma necessidade maior de assistncia tcnica, e

Inexistncia de pessoal especializado em manuteno de

obsoletas, com custo maior de contratao de

empresa de manuteno tcnica;

Inexistncia de um sistema de gerenciamento que permita

Permite a eliminao da necessidade de uma infraestrutura de logstica

Outsourcing de impresso e Sustentabilidade

sustentabilidade se tornou palavra-chave em todas atividades

humanas, no somente no setor privado como tambm no setor pblico.

equipamentos que estejam em conformidade com programas de reduo de

As unidades do rgo devero racionalizar os trabalhos de impresso e

ter como referncia a dimenso, peso,

textura, consistncia, gramatura e cor de papel sulfite, com certificao

FSC Forest Stewardship Council ou Conselho de Manejo Florestal uma organizao

DESCRIO DOS SERVIOS

ser ou no necessrios dependendo da especificidade da

contratao. O Termo de Referncia definir os elementos ou atividades

elementos ou atividades, entre outros: