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2010
www.prescom-bo.com
Diseado para
Microsoft
Windows XP/Vista
MANUAL DEL
USUARIO
SECON 2010
CONTROL Y SEGUIMIENTO
DE OBRAS
INDICE
Seguimiento ECONMICO
Inventario
Historial de movimientos
Proveedores
Adquisiciones
Inversiones en general
Control de EJECUCIN
Avance obra
Subcontratos
Ejecucin de insumos
7
15
18
22
26
28
29
34
42
Reportes
43
Balance
46
51
56
SECON 2010
QUE ES SECON ?
SECON es el programa que complementa funcionalmente a PRESCOM, especficamente
orientado al control y seguimiento de obras. Trabaja con la informacin generada y calculada por
PRESCOM (presupuestos) y si es que el operador (empresa, institucin, tcnico) tiene la intencin
de verificar resultados respecto a lo supuesto econmicamente y en tiempo, tendr en este
software la posibilidad de llevar un registro permanente y detallado de lo que ocurre en la ejecucin
de un proyecto de construccin o manufactura.
A nivel de la informtica, comparte las especificaciones tcnicas dictadas para PRESCOM.
Especficamente se propone como un instrumento sencillo pero potente como para satisfacer
necesidades de distinta magnitud entre los usuarios. Su versatilidad subyace en la libertad que
oferta al operador para que ste decida si desea efectuar un control ligero o muy detallado de una
obra.
Posee gestin de almacenes, kardex de movimientos, kardex de proveedores, control de la
ejecucin de obra en tiempo y dinero, manejo de subcontratistas de mano de obra, control del
avance mtrico y temporal de la obra, anlisis de resultados a nivel grfico, etc.
La versin 2010 consolida los ajustes, cambios y mejoras producidas de la aparicin de este
mdulo.
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Montos presupuestado
y ejecutado del proyecto
Barra de herramientas
estndar
Barra de opciones secundarias
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Seguimiento ECONOMICO
Se podra decir que el segmento ms importante del proceso de seguimiento de una obra es
el ECONOMICO, por esa razn la primera herramienta dispuesta en SECON agrupa opciones
para gestionar el inventario central de insumos, revisar el historial de movimientos, controlar
cuentas con proveedores, registrar las adquisiciones de insumos y administrar las inversiones en
general.
Insistimos en aclarar que el programa solo dota de las herramientas y opciones orientadas a
la instancia de verificacin de inversin y ejecucin de obra, en ningn momento forza el uso de
todas sus posibilidades... quedando el usuario liberado para ejecutar un control ya sea detallado o
global.
Para empezar a usar todas las opciones que a continuacin se explicarn, el usuario deber
elegir un proyecto de la lista (parte superior). Esta eleccin se quedar activa en las sesiones
sucesivas hasta que se dicte lo contrario.
INVENTARIO
La acciones bsicas para esta herramienta pueden ejecutarse ya sea mediante la barra
lateral y/o la lista de opciones del men contextual (botn derecho del ratn).
SECON 2010
Seguimiento ECONOMICO
En la parte superior se hallan las pestaas que categorizan el rubro junto con el valorado del
inventario registrado en el almacn central, junto con el cajn de texto que muestra el insumo
elegido y su cantidad inventariada (ecistencias).
SECON 2010
Seguimiento ECONOMICO
Modificar registro
Despliega la misma ventana que la
anterior opcin; a travs de la misma se
incorporarn cambios y modificaciones que el
operador considere necesarias.
El ejemplo ilustrado servir para
entender el manejo de unidades.. muy til en
ciertos materiales que a nivel del presupuesto
con relacin al comercial tienen un manejo
distinto respecto a sus unidades de medida.
Estas relaciones tambin sern importantes
considerarlas en el caso de algunos materiales
que se presupuestan de una forma y se
adquieren de otra. (Ej. fierro estructural, que normalmente en los temes se incluye en KG, pero se
adquiere en BARRAS). Por ah ser necesario registrar todos los tipos de fierro que
comercialmente se utilizarn; SECON 2010 tiene la facilidad de efectuar SUSTITUCIONES y
mantener un registro coherente de lo presupuestado y lo invertido cuando se efectan los
despachos.
La edicin de un tem tiene como alternativa un mtodo acelerado: doble click con el ratn
sobre el nombre del insumo a modificar.
Borrar registro
Permite la eliminacin temporal de uno o mas registros.
Ver kardex de movimientos el insumo
Una vez elegido o sealado un insumo y entrando a esta opcin, el programa ejecutar un
enlace directo con el kardex de movimientos del mismo. Mayores detalles en el siguiente acpite.
Imprimir listado
Para imprimir la lista visible. El programa cuenta con un sistema de previsualizacin y
configuracin bastante amigables. La explicacin de esta interfase tendr un acpite aparte mas
adelante.
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Seguimiento ECONOMICO
Registrar envo de insumos a obra.
Esta opcin se usa para ejecutar el despacho de material, suministros y/o equipo a una
determinada obra/mdulo. Si se desea efectuar un control y obtener al final un balance del gasto de
materiales especialmente, su uso ser obligatorio.
El proceso involucra el registro de la solicitud, su registro y almacenamiento (opcional) y al
final su despacho. En la fase de solicitud, el pedido puede ser revisado y archivado las veces que
se quiera, una vez confirmada y revisada lista y cantidades y en consecuencia ejecutado el
despacho, su modificacin ya no ser posible.
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Seguimiento ECONOMICO
efectuar sustituciones de insumos por otros; esta posibilidad obviamente
reservada para los materiales que tienen un manejo distinto de cuando se
incluyen en el presupuesto con relacin a su uso en obra.
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Seguimiento ECONOMICO
En la misma hoja de solicitud pueden registrarse materiales y suministros.
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Seguimiento ECONOMICO
- Actualiza el archivo de consumo de MATERIALES de los temes de la obra.
- Elimina la solicitud (por eso se recomienda su impresin)
Importar datos
Ejecuta el pegado de los datos que se encuentran en el portapapeles. Esta herramienta
resulta importante en la necesidad de ahorrar tiempo y transferir informacin al inventario central
desde una hoja electrnica. Esta informacin deber estar ordenada de la siguiente forma:
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Seguimiento ECONOMICO
Una vez marcado el bloque a ser copiado, se oprime la combinacin: CTRL + C, en seguida
se rengresa a SECON y haciendo uso de esta opcin se verifica en una tabla los datos
disponibles.
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Seguimiento ECONOMICO
HISTORIAL
El kardex o historial de movimientos de los insumos, sirve fundamentalmente para controlar,
analizar, visualizar e informar cada modificacin (entrada o salida) en sus cantidades. Estos
movimientos pueden ser: envos, ajustes manuales del inventario, devoluciones.
Siendo una herramienta de anlisis visual, posee de un filtro completo en la parte superior.
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Seguimiento ECONOMICO
EL kardex tambin puede ser accedido directamente desde la planilla del inventario central.
Para ello se debe sealar un determinado tem y luego activar la opcin que se muestra en el
grfico.
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Seguimiento ECONOMICO
El botn
tabla.
Solo ser efectiva la eleccin del molde y no as el estilo ni el
tamao. Para alterar los tamaos de letras junto con el ancho de
las columnas de cualquier tabla en SECON, se deber utilizar la
combinacin de teclas: CTRL + rueda del ratn.
Al lado izquierdo existe una barra de acceso directo a los resmenes por mes. Las luces
sobre los botones numerados indican la existencia o no de movimientos en ese mes.
Los nmeros van del 1 al 12, significando los doce meses del ao.
Para utilizar esta barra, se debe adems fijar el ao o gestin en la parte
superior.
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Seguimiento ECONOMICO
PROVEEDORES
SECON tambin tiene un set completo de herramientas para registrar y controlar las
cuentas con los proveedores de insumos.
En caso de que el usuario acostumbre comunicar las cuentas con su proveedor (conciliar),
ser recomendable ingresar el fono y el correo electrnico (email), SECON tiene la posibilidad de
mandar va correo electrnico el estado de cuentas.
Eliminar datos proveedor, sirve para borrar el registro de un proveedor. Esta funcin no esta
habilitada para los proveedores con los que el usuario tiene cuentas pendientes.
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Seguimiento ECONOMICO
Desde el listado se pueden efectuar enlaces directos con el kardex de movimientos de los
insumos, en este caso, especficamente ver adquisiciones efectuadas al proveedor sealado.
Por defecto el historial de movimientos solo mostrar los registros del mes (segn la fecha
del sistema). En cualquier caso, mximo se mostrar lo registrado en el ao con excepcin del
filtrado por insumo; situacin que puede evitar esa restriccin.
La impresin, como en todos los reportes, muestra inicialmente el informe en pantalla:
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Seguimiento ECONOMICO
La ultima opcin permite el control y comunicacin de las cuentas (adquisiciones a crdito y
amortizaciones).
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Seguimiento ECONOMICO
Amortizar. Para registrar las amortizaciones efectuadas. A su finalizacin automticamente
el programa emitir un recibo. Su numeracin es manejada automticamente por el programa.
Enviar cuentas por correo. Sirve para conciliar cuentas con el proveedor.
Esta opcin solo funciona en cuentas de correo POP3 y ser impresicindible acceder a la
configuracin.
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Seguimiento ECONOMICO
ADQUISICIONES
Complementaria a la anterior herramienta, sta se dedica con exclusividad a gestionar las
adquisiciones o compras efectuadas de los insumos (materiales o suministros).
Ingresar nueva adquisicin, se usa para efectuar el almacenamiento del detalle de una
compra (copiar el recibo o factura). Este proceso tiene dos fases, en la primera (opcional) se
guarda el detalle con la opcin a futuras modificaciones (ARCHIVAR) y en la segunda se graba
ste en forma definitiva y no modificable (CONSOLIDAR). Este ltima actualiza el inventario y el
kardex de movimientos de los insumos involucrados.
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Seguimiento ECONOMICO
solo se debe oprimir la tecla ENTER para llevar el tem indicado al formulario. El listado posee un
mecanismo de filtrado gil para ubicar a travs de las iniciales al insumo buscado.
La segunda opcin elimina sin mayores trmites el insumo del detalle
La tercera (imprimir detalle) tiene el propsito de generar un reporte con el contenido del
formulario.
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Seguimiento ECONOMICO
Cuando se opte por esta modalidad, al tiempo de CONSOLIDAR una compra, el programa
desplegar un mensaje recordatorio al efecto.
No son compatibles las consolidaciones de compras con cheque y a crdito, esto implica
que las compras con cheque necesariamente debe ser CANCELADAS, a no ser que el crdito sea
parcial, y que el anticipo est siendo girado en un cheque.
La eleccin de los insumos aplica de forma predeterminada el valor: 1 a las cantidades, el
operador deber corregir esta cifra en el acto o posteriormente de la manera acostumbrada
(directamente en la celda).
Modificar despues
DOBLE CLICK
o ENTER en celda
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Seguimiento ECONOMICO
Ver/modificar registro de adquisicin. Sirve para entrar al detalle de una compra y
modificarla si es que sta no est consolidada.
Eliminar registro de adquisicin. Para borrar las compras que estn en la fase de edicin.
Imprimir lista. Estructura un reporte con la lista visible. Para generar un informe con los
criterios del operador, se podr utilizar el filtro de la barra superior.
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Seguimiento ECONOMICO
INVERSIONES
La herramienta que integra todos los egresos econmicos registrados para la obra, es la
presente:
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Seguimiento ECONOMICO
Los egresos en la modalidad inversin directa, pueden ser modificados en lo que hace a
su precio y cantidad. El doble click en cualquier columna excepto la DESCRIPCION, abrevia este
paso.
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Seguimiento ECONOMICO
La funcin de transferencia de material de una obra a otra o de un mdulo a otro mdulo,
viene representada por esta otra opcin.
Haciendo doble click en cualquier rubro, har que el programa muestre el detalle
correspondiente de inversiones efectuadas.
En la parte inferior se aadi el filtro del reporte. Funciona similar a lo expuesto para el
historial de movimientos de insumos.
Para filtrar un insumo o componente especfico, bastar con hacer doble click en su
DESCRIPCIN. Esta variante har que aparezca adems una fila con los totales.
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EJECUCION
AVANCE DE OBRA
En el control y seguimiento de obras, una de las labores recurrentes es el registro del
avance fsico de las actividades o temes con el fin de obtener la compensacin econmica
contractual a ese hecho.
Ajustado el periodo del avance (inicio de obras y fecha actual), se podr inicial el registro de
las cantidades.
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EJECUCION
El programa hace un registro dinmico de los
valores; el operador podr ver en tiempo real
(instantneamente) como afecta lo que introduce, en el
porcentaje y el posible total.
Existen dos formas de ingresar los avances peridicos.
1) Escribir manualmente las cantidades en la columna de AVANCE ACTUAL, directamente
en la planilla.
2) Transferir los avances de la mano de obra (ver captulo mas adelante:
SUBCONTRATOS).
Cualquiera de las dos formas aade a la informacin especfica (cantidad) la fecha en la que
se ingresan estos datos. Este detalle es muy importante si que el operador desea posteriormente
analizar la ejecucin del cronograma.
El programa lleva un registro individual y muy preciso de las fechas en las que son
introducidos los cambios en las cantidades del AVANCE ACTUAL, para ello bastar fijarse dicha
informacin al lado derecho de esta columna.
INICIO indica la fecha en la que por primera vez se introdujo una cifra al avance. Este dato
se mantiene en las planillas sucesivas.
Ult. Ejec. indica el da en el que se modific la cifra previa del avance, podra ser por
alteracin manual y adrede; por acumulacin de avances en la mano de obra o; por cambios en
nuevas planillas (avance reciente). sta al final, es decir cuando se concluya o supere la cantidad
presupuestada, indicar al cronograma de control la fecha de culminacin de la actividad.
Para modificar manualmente las fechas de estas columnas, el usuario
debe hacer doble click sobre el contenido de la celda; aparecern dos flechas
para retroceder o avanzar el calendario. Debe quedar claro que el programa
automticamente bloquear posibilidades de fecha basndose en el perodo
fijado para la planilla y los lmites lgicos en cada tem. Esta funcin esta
reservada para efectuar pequeos ajustes a los inicios y culminaciones de avance y en
consecuencia darle una mayor precisin a lo ejecutado en obra.
Mientras no se COBRE la planilla, sta se podr modificar. Existen colores que orientan al
operador en lo que respecta a las actividades que tienen avance, las que culminaron y las que se
desfasaron.
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EJECUCION
Una vez revisadas las cantidades, ajustadas las mismas a los acuerdos con el supervisor de
obra y aprobado el perodo del avance, la planilla podra cambiar de estado y pasar a ser cobrada.
Esta accin requiere por primera vez (1 planilla), la introduccin del nombre del supervisor y la
fijacin correcta del porcentaje del anticipo; este ltimo dato no podr ser cambiado mas adelante.
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EJECUCION
Existen otros reportes que resumen el avance de obra en trminos fsicos y de tiempo. Este
ltimo se refuerza con un grfico de barras que comparan los tiempos previstos y los ejecutados.
El resumen de avance fsico tiene este contenido:
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EJECUCION
Los dos grficos adicionales, ilustran algunos otros aspectos importantes para el anlisis
del avance y su compensacin econmica.
Planillas cobradas
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EJECUCION
Porcentaje de ejecucin general de obras
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EJECUCION
SUBCONTRATOS
Opcionalmente el usuario podr encarar la ejecucin de una obra a travs de la
subcontratacin de mano de obra. Esta tarea puede ser administrada con la presenta herramienta:
Posee similares caractersticas al manejo de las planillas de avance de obra, de hecho sta
tambin tiene el propsito de registrar el avance de obra pero a nivel de los contratistas y las
actividades asignadas a cada uno de ellos.
El lado izquierdo controla especficamente el listado de
contratistas de una obra.
En ese entendido sus opciones se encargan de aadir,
modificar o eliminar los nombres de los contratistas. Los datos
solicitados para el registro son:
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EJECUCION
El programa cuando utiliza la opcin ELIMINAR, en realidad solo oculta el nombre del
contratista, por ello cuando el operador considere reponer ese registro, entrar a crear y en vez de
escribir el nombre, deber solo extraer de la lista el nombre oculto.
La impresin del contrato hace que el programa genere un reporte tcnico en la parte
inferior de la pantalla, conteniendo todos los temes asignados.
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EJECUCION
El nmero de la planilla se genera automticamente y en
funcin del cobro de avances peridicos. El perodo (fechas) de
cada planilla se determina en dependencia de las fechas del
sistema en las cuales se ingresen los avances. El usuario podr
ingresar ajustes en fechas utilizando el calendario incorporado.
El botn HOY, cambia el lmite a la vigente en el ordenador
(fecha de sistema).
Una vez creada la lista de contratistas, se generarn los contratos en base a la asignacin
de los temes.
La lista de asignacin viene acompaada con datos importantes sobre los temes
componentes del mdulo elegido, tales como precios unitarios de la mano de obra presupuestados
y cantidades, situacin que tiene el objetivo de orientar al operador para proceder con la
contratacin.
El programa esta diseado para advertir contrataciones
con valores superiores a los previstos (precios unitarios tope
para la mano de obra).
Tambin se podrn borrar temes de esta lista si que los mismos no tienen avance.
Los avances se ingresarn en la columna correspondiente.
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EJECUCION
Para ello bastar con escribir la cifra en la celda o pulsar ENTER. En seguida aparecer una
ventana con los valores que orientan el impacto de los cambios.
En la parte inferior se halla informacin ampliada del tem editado.
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EJECUCION
Los comprobantes tienen este formato:
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EJECUCION
Reportes complementarios se ofrecen al operador a travs de estas dos opciones:
Consisten en resmenes orientados al anlisis y toma de decisin por parte del usuario de
SECON.
El resumen por contratista tiene este formato:
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EJECUCION
relacionada a la asignacin de temes, cifras contractuales y los nombres de los contratistas
encargados de las distintas actividades.
Archivadas y pagadas las planillas, stan mostrarn en la columna de AVANCE un cono
que destaca la situacin de la ejecucin de cada tem.
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EJECUCION
EJECUCION DE INSUMOS
Este recurso es del tipo informativo y su objetivo se centra en la posibilidad de efectuar un
anlisis sobre la cantidad real de insumos consumidor por la obra a nivel de mdulo e tem.
Las dos nicas opciones que posee es su impresin y el cambio de tipo de letra.
Las planillas estn divididas por rubro, y en la parte superior un botn permite alternar la
visualizacin de la ejecucin general de insumos con la de ejecucin de materiales por tem.
La primera emitir alertas cuando la cantidad o el presupuestos se hayan sobregirado.
En la segunda se podr ver en color azul el ingreso de materiales y en color rojo cuando
stos hayan sobrepasado lo previsto.
La ejecucin de insumos por
tem, expone practicamente la
misma informacin, solo que sta
vez detallando dichos registros por
cada actividad de construccin.
Este ltimo reporte depender de
la asignacin fijada por el usuario
cuando efectuaba los
DESPACHOS o ENVIOS desde el
almacn central.
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REPORTES
En este captulo se har una explicacin sobre las opciones en la hoja de reportes.
Lo primero que se notar es su similitud con la interfase de reportes del mdulo PRESCOM, de
hecho los botones y modalidades de navegacin son los mismos.l
Ir a la primera pgina
Retroceder a la pgina anterior
Avanzar a la siguiente pgina
Ir a la ltima pgina
Ir a una determinada pgina
Hacer alejamiento
Hacer acercamiento
Ver en escala 1:1
Pgina actual
Nmero de pginas del reporte
Imprimir o exportar el reporte
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REPORTES
La variante radica en la accin IMPRIMIR.
Accionado el botn de imprimir, se ver una ventana de configuracin y confirmacin del
proceso.
Los cambios en la configuracin (letras, contenido, etc), podr verificarse en tiempo real.
Los botones del lado derecho tienen como funcin la de obtener una copia dura (impresa),
transferir hacia el EXCEL el contenido y copiar al portapapeles respectivamente (de arriba hacia
abajo).
La impresora inicialmente desplegar la ventana de configuracin del dispositivo de salida.
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REPORTES
El botn con el cono de EXCEL, ejecuta un proceso que automticamente pasa el
contenido del reporte a Microsoft Excel (siempre que ste este instalado en el ordenador)
CTRL + V
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BALANCE
La herramienta BALANCE permite deducir, conjeturar, decidir, analizar, informar la situacin del
avance de la obra con la ayuda de grficas.
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BALANCE
La Ejecucin porcentual de los insumos bsicos por mdulo, elabora una grfica de
barras que permite apreciar el porcentaje consumido del total previsto en el presupuesto para los
tres rubros bsicos: materiales, mano de obra y equipo.
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BALANCE
La Ejecucin econmica de toda la obra, consiste en un grfico integrador para analizar
el avance la obra en trminos monetarios.
Todos los grficos tienen la posibilidad de migrar a travs del portapapeles hacia otro
programas o ser impresos.
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BALANCE
La opcin llamada: FLUJO DE FONDOS tiene la habilidad de construir en forma interactiva
los curvas de tres instancias del control econmico: 1) previsin de los desembolsos, 2)
desembolsos ejecutados y 3) inversin real paralela.
Cuando se acceda por primera vez a esta herramienta, el programa solicitar que se defina
el cronograma y montos de la primera curva: desembolsos propuestos.
Las fechas son ingresadas con doble
click en la celda correspondiente (tabla
superior a la grfica), luego el monto, aunque
este orden no es obligatorio.
Fijarse o definir en la parte
superior los lmites del cronograma
Al lado del monto se ir
acumulado que significa el
calculando el porcentaje
desembolso propuesto.
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BALANCE
La curva de desembolsos ejecutados ser representada en tiempo y dinero a partir de la
cancelacin de las planillas de avance de obra y a partir de esta, concretamente de las fechas, se
estructurar la curva de inversin.
Los algoritmos internos advertirn posibles transgresiones a los lmites establecidos, tanto
en el cronograma (plazo) y los montos presupuestados.
La curva de desembolsos programados ser complementada con dos datos en cada hito
propuesto: X = das transcurridos desde la fecha de inicio, Y = monto desembolsado acumulado.
Estos dos datos no son incluidos en las otras dos curvas para evitar solapes visuales y porque ellos
estn incorporados en la planilla superior.
La planilla tiene un lmite de 100 files, capacidad suficiente como para acomodar esa
cantidad de planillas de avance de obra.
Los botones de la barra de herramientas tienen tienen estas funciones:
Imprimir planilla de datos numricos
Refrescar el grfico
Imprimir el grfico
Copiar al portapapeles el grfico
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UTILIDADES
Existen un grupo de herramientas orientadas al
manejo del mdulo y su informacin.
Parmetros
Contiene cuatro opciones de configuracin:
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UTILIDADES
La 3 pestaa contiene los parmetros de uso del programa.
El botn
El botn
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UTILIDADES
En la configuracin tambin se ha contemplado una opcin especfica para modificar los
parmetros de salida de los reportes con anticipacin a su generacin.
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UTILIDADES
En Acerca de SECON podrn encontrar esta ventana:
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ORDENES DE CAMBIO
Una de las mejoras incorporadas en la versin 2010, es el hecho de poder administrar las
ORDENES DE CAMBIO. Este aspecto tiene que ver con los dos mdulos (PRESCOM y SECON).
Los cambios necesariamente deben ser registrados en PRESCOM e implicar a NUEVOS ITEMES;
solo as se podr explotar las nuevas habilidades del sistema.
Pasos:
1) Ingresar a PRESCOM
2) RECUPERAR el presupuesto que esta en la fase de seguimiento y debe ahora incluir una
NUEVA ORDEN DE CAMBIO. (notar que el programa alerta el estado del proyecto)
4) Podr ver que la ventana cambi sus opciones. Verificando la fecha, ejecute el botn de CREAR
NUEVA ORDEN DE CAMBIO
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ORDENES DE CAMBIO
5) Activando el ltimo mdulo, que ahora tiene como ttulo el de ORDEN DE CAMBIO # xx, ingrese
al listado de temes para aadir los que se requieran.
Los cambios solo sern posibles en este mdulo, mientras no se ACTUALICEN los archivos
de seguimiento con su contenido
Los precios unitarios de los insumos de los nuevos temes sern lo mismos vigentes en el
proyecto, salvo aquellos que no estaban registrados anteriormente. En este ltimo caso, el usuario
deber tener cuidado de aplicar los cambios con anticipacin y directamente en el base de datos,
ya que el programa no permitir modificaciones de este tipo (precios unitarios) junto con la
generacin de la orden de cambio.
6) Archivar el proyecto
7) Ingresar al menu CONTROL Y SEGUIMIENTO y ejecutar la
opcin de ACTUALIZAR ARCHIVOS DE SEGUIMIENTO.
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