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Fundamentos
y principios
contables
Induccin
La cuenta contable
Objetivos generales
Objetivos especficos
Preparando el escenario
La contabilidad: un medio que asegura el
crecimiento de las empresas y
organizaciones
La empresa
La informacin contable: instrumento
para la toma de decisiones
La profesin contable
Definiciones y especializaciones
de la contabilidad
El activo empresarial, patrimonio
de los propietarios y obligaciones
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Contabilidad general
Induccin
Dirigida a los nuevos estudiantes.
Por el momento, le ensearemos a escribir la historia econmica de los negocios; ms tarde, es factible que usted se inicie emprendiendo negocios a nombre personal o en sociedad, es decir, haciendo
empresa. Qu mejor que hacerlo con los conocimientos contables que ir adquiriendo!
Para esto, necesita dedicar el tiempo suficiente, poner atencin a los conceptos y explicaciones, y
obviamente resolver los ejercicios que iremos presentando; pero, sobre todo, necesita disposicin y
nimo para aprender, ya sea con la gua del profesor o por autoaprendizaje.
En realidad, la contabilizacin de las operaciones es algo sencillo, puesto que:
Diariamente usted realiza transacciones, de tal manera que vive una realidad econmica y empresarial.
El registro de las transacciones es ordenado y sistemtico, y responde a un proceso que ms adelante
le explicaremos.
Adems, aprender a procesar la informacin de manera organizada, desde el reconocimiento de los
hechos econmicos, con operaciones por medio de la documentacin fuente, hasta la elaboracin de
los estados financieros. Comprender entonces la utilidad prctica de la contabilidad y tendr ideas
claras acerca de la situacin empresarial, gracias al oportuno y preciso registro contable.
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informacin. Precisamente, los empresarios y administradores han venido expresando ciertos reparos
sobre la forma de valorar los recursos tangibles y la nula presencia de los intangibles en los registros
contables de los entes, pero tambin se han opuesto a ciertas exigencias documentales o han expresado molestia por los cambios solicitados desde contabilidad en los procedimientos. Asimismo, han
cuestionado las interferencias con actividades operativas, y han llegado a comprender que si se quiere
una contabilidad realmente til como generadora de informacin y de un control exigente que le evite
contingencias tributarias, financieras y administrativas a futuro, es necesario incurrir en este costo.
Si bien la dinmica empresarial se debe enfocar sustantivamente en las actividades operativas, no es
menos cierto que determinados procesos auxiliares como la contabilidad ayudan a sustentar y mejorar
las primeras, por lo que es indispensable brindar todo el apoyo poltico a la contabilidad y aprender a
escuchar las sugerencias y recomendaciones que el profesional contable puede brindarle para que sus
decisiones estn mejor sustentadas y sean exitosas.
Por tanto, los empresarios y sus representantes deberan conocer de forma general la teora moderna
y el marco de accin de la contabilidad que evidencian las grandes ventajas que obtendrn de ella. A
partir de esto, con seguridad apoyarn las iniciativas de mejora institucional y darn curso a las sugerencias que el profesional contable les brinde.
Objetivos generales
1. Identificar el mbito en el que preferentemente se desenvuelve la contabilidad, as como el marco
terico fundamental de la ciencia contable.
2. Comprender el efecto de las transacciones en la situacin econmico-financiera y reconocer con
facilidad las cuentas contables y su potencial uso en el registro de las operaciones.
3. Desarrollar el ciclo que siguen las operaciones desde el reconocimiento hasta la generacin de estados financieros (Balances), por medio de explicaciones y aplicaciones secuenciales; comprender
las causas y efectos de las operaciones en la situacin econmica y financiera de la empresa.
Objetivos especficos
Al terminar el estudio de este captulo usted podr:
1. Identificar el mbito natural de accin de la contabilidad, conocer los fundamentos tericos ms
importantes y un resumen de la normativa tcnica vigente, conocida como Normas Internacionales
de Informacin Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
2. Identificar las cuentas que participan en una operacin y su condicin deudora o acreedora, as
como aplicar el principio de Partida doble.
3. Utilizar el plan de cuentas en el registro de las operaciones, basndose en el Plan modelo.
4. Comprender la naturaleza de las operaciones que ejecuta frecuentemente la empresa y que afectan
su situacin econmico-financiera.
5. Aplicar el proceso contable, a partir del registro inicial de transacciones de variada ndole en que se
puedan evidenciar los cambios en la posicin financiera y econmica del ente.
6. Mayorizar con seguridad, tanto en cuentas auxiliares como en principales, hasta obtener los saldos
e interpretarlos genricamente.
7. Elaborar el Balance de comprobacin y ejercitar algunas tcnicas de verificacin de saldos.
8. Ajustar las cuentas que presentan datos errneos o desactualizados y el procedimiento respectivo
en este aspecto, hasta obtener saldos depurados.
9. Preparar dos estados financieros bsicos: Estado de resultados y Balance general, en una empresa
de servicios.
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Contabilidad general
PREPARANDO EL ESCENARIO
La globalizacin de la economa, el liderazgo poltico de las empresas que ha llevado al mundo a una
crisis sin precedentes y la velocidad de las comunicaciones son hechos relevantes que caracterizan el
mundo de hoy. En ese contexto las empresas deben competir abiertamente procurando mantenerse,
posicionarse y crecer, cosa por dems difcil si no cuentan con:
Personal idneo dispuesto al cambio y que est comprometido con la misin y visin de la
empresa.
Informacin til y oportuna que gue la toma de decisiones acertadas.
Un sistema de control interno que asegure el manejo eficiente de los recursos empresariales.
Procesos simples que optimicen el flujo de las operaciones y que generen productos y servicios que
satisfagan las expectativas de los clientes.
Conciencia social de los dueos y administradores de mantener un equilibrio entre la utilidad
econmica y la utilidad social.
Precisamente la contabilidad es la herramienta fundamental que proporciona a la gerencia la informacin de carcter financiera confiable, oportuna y suficiente para que ste pueda tomar las decisiones. As
mismo, sus libros, reportes y acciones de control interno ayudarn a generan confianza y credibilidad
entre los actores econmicos y polticos de una sociedad moderna.
El contador, por tanto, debe ser un individuo preocupado por su preparacin personal, conocedor
pleno de la realidad econmica de la empresa y de su entorno, y un profesional objetivo que interprete
debidamente los hechos que afectan la situacin patrimonial de la empresa.
En este primer captulo se habla de la importancia y utilidad prctica de la contabilidad en las empresas, as como de las herramientas que usa el contador como el Plan de cuentas, los libros en donde
deja evidencia escrita de los hechos econmicos, del proceso contable, que hoy da est casi totalmente
sistematizado de los documentos fuente y la relacin con la normativa tcnica y legal vigente.
Objetivo 1
Identificar el mbito natural de accin de la contabilidad, conocer los fundamentos tericos ms
importantes y un resumen de la normativa tcnica vigente, conocida como Normas Internacionales
de Informacin Financiera (NIIF) y Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
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macin clave, tiene poder; por el contrario, una empresa sin datos oportunos, confiables, completos,
est en desventaja y, con seguridad, destinada al fracaso.
A diferencia de lo que ocurra en el pasado, cuando la contabilidad slo era una formalidad para
cumplir con el clculo y pago de impuestos, hoy da la empresa y la contabilidad coexisten desde los
inicios del negocio y su interaccin les permitir su desarrollo mutuo.
La empresa requiere la contabilidad si desea progresar, y la contabilidad no tendra objeto si no
existiera la empresa.
LA EMPRESA
La contabilidad se ha insertado en el sistema de informacin, por tanto, constituye parte esencial del
mismo, y su mbito natural es la empresa; adems, su aplicacin es muy apreciada en toda organizacin que maneje fondos y recursos con propsitos de asistencia social.
EMPRESA es todo ente econmico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer a los clientes bienes y/o
servicios que, al ser vendidos, producirn una renta que beneficia al empresario, al Estado y
a la sociedad en general.
Segn el sector
o la procedencia del capital
Segn la integracin
del capital o nmero de socios
Industriales: transforman materias pri- Pblicas: el capital pertenece al sector Unipersonales: el capital es el aporte
de una sola persona.
pblico. Ej.: empresa de Correos del
mas en nuevos productos. Ej.: Textiles
Sociedades: aporte de capital por
Estado.
San Pedro, Pronaca S.A.
personas jurdicas o naturales.
Comerciales: compra y venta de pro- Privadas: el capital pertenece al sector
Sociedad de personas.
privado. Ej.: Pintulac Ca. Ltda.
ductos, intermediarias entre producSociedad de capital.
tores y compradores. Ej.: Importadora Mixtas: el capital es pblico y privado.
Ej.: ExploCEM.
Tomebamba S.A.
Servicios: generacin y ventas de
productos intangibles. Ej.: Banco del
Pichincha, Multicines.
Agropecuarias: explotan productos
agrcolas y pecuarios.
Mineras: explotan los recursos del
subsuelo.
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Contabilidad general
La profesin contable
El contador pblico es la persona que puede cumplir papeles trascendentales en la gestin empresarial
y en la sociedad civil. Su profesin est regida por el Cdigo de tica Profesional, la Ley de Contadores
y su reglamento. Extraemos de estos instrumentos jurdicos los siguientes aspectos importantes:
Requisitos formativos. Son contadores pblicos:
Los nacionales y extranjeros que obtuviesen su ttulo de contador en universidades del pas.
Los nacionales y extranjeros que, habiendo estudiado en universidades o institutos superiores de
pases extranjeros, obtuviesen el ttulo de contador pblico y lo revalidasen en el pas, de conformidad con las regulaciones establecidas por las leyes o por convenios internacionales para el ejercicio
profesional.
Papeles que puede desempear el contador pblico:
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Contabilidad general
Contabilidad es un elemento del sistema de informacin de un ente, que proporciona datos sobre
su patrimonio y su evolucin, destinados a facilitar las decisiones de sus administradores y de los terceros que interactan con l en cuanto se refiere a su relacin actual o potencial con el mismo3.
Para el autor, la contabilidad es la tcnica fundamental de toda actividad econmica que opera por
medio de un sistema dinmico de control e informacin que se sustenta tanto en un marco terico, como
en normas internacionales. La contabilidad se encarga del reconocimiento de los hechos que afectan el
patrimonio; de la valoracin justa y actual de los activos y obligaciones de la empresa, y de la presentacin
relevante de la situacin econmico-financiera. Esto se hace por medio de reportes especficos y generales
preparados peridicamente para que la direccin pueda tomar las decisiones adecuadas que apuntalen el
crecimiento econmico de manera armnica, responsable y tica en las entidades que lo usen.
De la definicin anterior se destacan los siguientes elementos que marcan la importancia real de la
contabilidad:
Sistema dinmico, pues al procesar de manera sistemtica los hechos econmicos, la contabilidad
permite establecer controles efectivos de los recursos y generar un conjunto de reportes especficos,
estados financieros y sus notas explicativas.
Reconocimiento de los hechos que afectan la situacin patrimonial, es decir los ingresos, costos y
gastos.
Valoracin justa y actual, se refiere a las inversiones realizadas por la entidad y las obligaciones
contradas.
Presentacin relevante de la situacin econmico-financiera, que permita brindar confianza a acreedores, inversionistas y autoridades de control fiscal.
Tomar decisiones adecuadas, a partir de la informacin confiable que peridicamente ofrece la
contabilidad, con altas probabilidades de xito.
Algunas decisiones deben tomarse bajo la ptica o los intereses de terceros ntimamente relacionados con
la empresa, como inversionistas, financistas y propietarios; en este caso se habla de contabilidad financiera.
Las decisiones ms frecuentes tienen que ver con la gestin, es decir, con el da a da de la empresa
en su largo y difcil camino hacia el xito. Cuando se dirige a este grupo, se habla de contabilidad administrativa, usada por los tomadores internos de decisiones como administradores, gerentes y directores,
de tal manera que facilite las labores de planificacin, control y direccin.
A pesar de que la contabilidad financiera y la administrativa emanan de un mismo sistema de informacin destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, tienen las diferencias
y semejanzas que se presentan en los siguientes cuadros.
Diferencias
Contabilidad financiera
Contabilidad administrativa
Da orientacin financiera.
Se fundamenta en los principios generalmente
aceptados ahora NIIF y NIC.
Como resultado final entrega estados financieros de uso general.
Es empleada por quienes toman decisiones
externas, como los accionistas, los proveedores, los clientes, el gobierno, etc.
Genera informacin sobre el pasado o hechos
histricos de la organizacin.
Es obligatoria por diversas leyes.
Da orientacin administrativa.
No se basa en normatividad alguna, utiliza las
disciplinas que sean necesarias.
Entrega informes como los solicite la administracin.
Es empleada por las personas que toman
decisiones internas, como los altos ejecutivos, los jefes de departamento y del personal
administrativo.
Se enfoca en el futuro de la organizacin.
Es opcional.
3. Enrique Fowler Newton, Contabilidad financiera enfoque moderno, Editora Limusa, 1997.
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Semejanzas
Se apoyan en el mismo sistema contable de informacin, las dos parten del mismo banco de
datos.
Exigen responsabilidad sobre la administracin de los recursos puestos en manos de los
administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor de manera global, y la
contabilidad administrativa lo hace por reas o segmentos.
La responsabilidad por la consistencia de los resultados est tanto en la administracin como
en el contador, quienes suscriben los estados financieros que son soportes.
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Contabilidad general
La existencia real de la empresa o de una organizacin se evidencia en los activos, y a su vez stos son
financiados o provistos desde dos fuentes:
En primer lugar, provienen del aporte en dinero o especie de los propietarios en calidad de capital;
por tanto, el patrimonio constituye la primera y ms importante fuente de financiamiento de las
empresas, y da a los aportantes la propiedad, control y direccin del ente. El patrimonio se reconoce
cuando:
Se integra el capital, es decir, al momento de la entrega del dinero o especie en calidad de
capital.
Se reconoce el resultado econmico, es decir, la diferencia entre rentas, costos y gastos del
periodo.
Por cualquier accin interna o externa que legalmente incremente la propiedad de los dueos
en los activos empresariales.
En segundo lugar, se pueden incrementar a partir de endeudamientos meditados. Un pasivo ser
reconocido siempre que
sea legalmente adquirido, por tanto, las obligaciones que se reconozcan tendrn como antecedente hechos legales y enmarcados en la ley y buenas costumbres;
produzca erogaciones futuras de dinero o entrega de otra partida del activo, por tanto, ser reconocido como deuda si existe la certeza de que esto vaya a ocurrir, y
se pueda medir de manera confiable, por tanto, el precio asignado a la deuda ser medible razonablemente en trminos monetarios.
$ 30.000,00
$ 750,00
$ 3.000,00
$ 1.000,00
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ACTIVO
PASIVO
Caja
Edificios
Equipos computacin
$ 3.000,00
$ 30.000,00
$ 750,00
Deuda inmobiliaria
PATRIMONIO (Capital)
Capital J. D.
$32.750,00
Total
$ 33.750,00
Total
$33.750,00
$ 1.000,00
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Conclusin
La ecuacin contable del seor Daz sera:
P
pasivo
A
activo
Pr
Patrimonio
33.750,00
= 1.000,00
+ 32.750,00
ACTIVO
PASIVO
+ PATRIMONIO
PASIVO
ACTIVO
PATRIMONIO
PATRIMONIO =
ACTIVO
PASIVO
El Capital Contable
Aumenta cuando
Disminuye cuando
$ 3.000,00
$ 30.000,00
$ 750,00
PASIVO
Deuda inmobiliaria
PATRIMONIO (Capital)5
Capital J. D.
Capital P. E.
$ 26.200,00
$ 6.550,00
Total
$ 33.750,00
Total
$ 33.750,00
$ 1.000,00
Conclusin
Se modifica la composicin del capital, mas no el valor total; adems, la propiedad de la empresa
es de dos personas, lo que origina la sociedad mercantil.
5. Capital representa el aporte inicial; ms adelante aparecern otros conceptos, como Reservas, Utilidades no distribuidas,
etc., lo cual obliga a reconocer un cambio en la denominacin, que se conoce como Patrimonio. Con este nombre le
denominaremos en todas las oportunidades que hablemos del capital.
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Contabilidad general
PASIVO
Deuda inmobiliaria
Cuentas por pagar
PATRIMONIO
Capital J. D.
Capital P. E.
Total
Total
$ 34.110,00
$ 1.000,00
$ 360,00
$ 26.200,00
$ 6.550,00
$ 34.110,00
Conclusin
Con esta transaccin, sus activos aumentan en igual proporcin que sus obligaciones con los
acreedores.
PASIVO
Deuda inmobiliaria
Cuentas por pagar
PATRIMONIO (Capital)
Capital J. D.
Capital P. E.
Total
Total
$ 33.910,00
$
$
800,00
360,00
$ 26.200,00
$ 6.550,00
$ 33.910,00
Conclusin
Con esta transaccin, existe disminucin tanto de sus obligaciones como de su efectivo.
PASIVO
Deuda inmobiliaria
Cuentas por pagar
PATRIMONIO (Capital)
Capital J. D.
Capital P. E.
Donacin capital
$ 26.200,00
$ 6.550,00
$ 265,00
Total
Total
$ 34.175,00
$ 34.175,00
$
$
800,00
360,00
Conclusin
La situacin financiera vara, ya que con esta donacin se incrementan el capital y el
activo.
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PASIVO
Deuda inmobiliaria
Cuentas por pagar
PATRIMONIO
Capital J. D.
Capital P. E.
Donacin capital
Prdida - robo
$ 26.200,00
$ 6.550,00
$ 265,00
$ (120,00)
Total
Total
$ 34.055,00
$ 34.055,00
$
$
800,00
360,00
Conclusin
Si por cualquier motivo durante el ejercicio econmico se obtuviese una prdida, sta afectar
negativamente la situacin financiera, disminuyendo el activo y el capital.
Ejemplo
La empresa no puede pagar la deuda a Inmobiliaria S.A., por lo cual sta le propone que la acepte como
socio, aportando a Capital el valor restante de la deuda.
ACTIVO
Caja
$ 2.680,00
Muebles de oficina
$ 360,00
Edificios
$ 30.000,00
Equipos de oficina
$ 265,00
Equipos computacin
$ 750,00
PASIVO
Cuentas por pagar
PATRIMONIO
Capital J. D.
Capital P. E.
Capital inmobiliaria
Donacin capital
Prdida-robo
Total
Total
$ 34.055,00
360,00
$ 26.200,00
$ 6.550,00
$ 800,00
$ 265,00
$ (120,00)
$ 34.055,00
Conclusin
Cuando se produce una situacin de esta naturaleza, existe un cambio en la composicin del
pasivo y del capital, pero no en el valor total de la ecuacin.
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Contabilidad general
Se define como gasto al uso, consumo, utilizacin de bienes y servicios bsicos y complementarios
que se requieran para la gestin y funcionamiento del ente. Todo gasto trae aparejado un beneficio, de
lo contrario ser una prdida. Se reconoce un gasto cuando:
Se evidencia el uso, consumo o utilizacin.
Se utilice dinero u otros activos, o en su lugar se incrementen los pasivos.
ste pueda ser medido confiablemente.
El costo de ventas, si bien es tratado de manera diferente al gasto, est asociado ntimamente a ste,
puesto que, por un lado, el costo de ventas representa el valor de las mercaderas que se venden y, por
tanto, la recuperacin de ste ser directa; por otro lado, los gastos tambin podran verse como una
inversin recuperable indirectamente a travs de la utilidad bruta, que no es ms que la diferencia
entre el valor de las ventas y el costo de ventas.
La presencia de estos elementos cuyas cuentas tienen por objeto acumular valores monetarios sostenidamente, modificar necesariamente la situacin financiera y producir cambios en el patrimonio.
El cambio ser positivo si las rentas son superiores a los gastos, y ser negativa si sucede lo contrario; la
nueva situacin se evidenciar al trmino de un periodo mensual, semestral o anual segn se requiera.
A continuacin veremos estas afectaciones.
Por tanto, la ecuacin ampliada es la siguiente:
P
pasivo
A
activo
Pr
patrimonio
G
gasto
R
renta
$ 2.980,00
$ 360,00
$ 30.000,00
$ 265,00
$ 750,00
$
$
PASIVO
Cuentas por pagar
PATRIMONIO
Capital J. D.
Capital P. E.
Capital Ca. inmobil.
Donacin capital
$ 34.355,00
120,00
150,00
Total
ReNTAS
Renta servicio
270,00
$34.625,00
A
Pr
360,00
360,00
$ 26.200,00
$ 6.550,00
$ 800,00
$ 265,00
$33.815,00
450,00
450,00
$34.625,00
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Conclusin
La situacin financiera vara como consecuencia de las rentas obtenidas y los gastos incurridos,
existiendo a la vez cambios en el Activo, el Patrimonio o el Pasivo.
CONCLUSIONES GENERALES
La ecuacin contable es la forma matemtica de representar la situacin financiera de la empresa,
a una fecha determinada.
A la izquierda suele ubicarse el activo, y a la derecha, el pasivo y el patrimonio; los dos grupos siempre
deben sumar exactamente una misma cantidad.
Los activos se presentan en varias denominaciones, conocidas como cuentas; entre ellas puede haber
variaciones, mientras unas incrementan otras se reducen; en este caso, la ecuacin general no se
modifica, igual puede pasar entre cuentas del pasivo y del patrimonio.
Pero la ecuacin contable puede modificarse en la suma total, sin dejar de mantener el balance si,
por ejemplo, se incrementa un activo con ocasin de haber obtenido un prstamo o por aportes adicionales de capital. Tambin podra ocurrir lo contrario con ocasin de pagar una deuda o devolver
parte del patrimonio. En todo caso, el balance se debe mantener, sea cualquiera la sumatoria total.
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Contabilidad general
Presenta una visin general para una empresa que adopte las NIIF por primera vez como base de
presentacin de sus estados financieros anuales con carcter general, correspondientes al ejercicio
terminado el 31 de diciembre de 2005. Exige:
1. Seleccionar sus polticas contables en funcin de las NIIF, vigentes al 31 de diciembre de 2005.
2. Preparar, al menos, los estados financieros de 2005 y 2004 y rehacer a efectos comparativos con
carcter retroactivo el balance de apertura (primer periodo para que se presenten estados financieros comparativos completos), aplicando las NIIF vigentes al 31 de diciembre del 2005.
Dado que la NIC 1 exige como mnimo la presentacin de informacin comparativa del ejercicio anterior al periodo que se presenta, el balance de apertura ser el del 1 de enero de 2004.
Si una empresa que adopte estas normas el 31 de diciembre de 2005 presenta una seleccin
de datos financieros (sin presentar unos estados financieros completos) conforme a NIIF para
periodos anteriores a 2004, adems de los estados financieros completos de 2004 y 2005,
esto no cambia el hecho de que su balance de apertura conforme a NIIF tenga fecha del 1 de
enero del 2004.
Para el caso de Ecuador, los ejercicios correspondientes son los que concluyan en 2009 y 2008.
NIIF 2 Pagos basados en acciones. Vigencia 01-01-2005
Establece el tratamiento contable de una operacin en la que una sociedad reciba o adquiera bienes
o servicios, ya sea en contraprestacin por sus instrumentos de capital, o mediante la asuncin de
pasivos de importe equivalente al precio de las acciones de la sociedad o a otros instrumentos de
capital de la sociedad.
NIIF 3 Combinacin de negocios. Vigencia 31-03-2004 (reemplaza la NIC 22)
Dispone la informacin financiera que debe presentar una sociedad cuando lleva a cabo una combinacin de negocios. El mtodo de compra se utiliza para todas las combinaciones de negocios.
(El mtodo de unin de intereses, que se utilizaba en virtud de la NIC 22 en determinados casos,
queda prohibido).
NIIF 4 Contratos de seguros. Vigencia 01-01-2005
Instituye los requisitos de informacin financiera aplicables a contratos de seguros, hasta que el
Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB) termine la segunda fase de su proyecto
sobre normas aplicables a los contratos de seguros.
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Implanta el tratamiento contable de los activos mantenidos para la venta y los requisitos de presentacin e informacin de explotaciones en interrupcin definitiva. Introduce la clasificacin mantenido para la venta y el concepto de conjunto de enajenacin (grupo de activos que se enajena en
una misma operacin, incluidos los correspondientes pasivos que tambin se transfieren).
NIIF 6 Exploracin y evaluacin de recursos minerales. Vigencia 01-01-2006
Define los requisitos de presentacin de informacin financiera aplicables a la exploracin y evaluacin de recursos minerales. Una sociedad puede desarrollar su poltica contable para activos de
exploracin y evaluacin de conformidad con las NIIF, sin considerar especficamente los requisitos
recogidos en los prrafos 11 y 12 de la NIC 8, que establecen la jerarqua de las fuentes de PCGA
segn NIIF, a falta de una norma especfica. Por ello, una sociedad que adopte la NIIF 6 podr seguir
utilizando sus polticas contables existentes.
NIIF 7 Instrumentos financieros: informacin a revelar. Vigencia 01-01-2007
Requiere a las entidades que, en sus estados financieros, revelen informacin que permita a los
usuarios evaluar:
a) la relevancia de los instrumentos financieros en la situacin financiera y en el rendimiento de
la entidad; y
b) la naturaleza y el alcance de los riesgos procedentes de los instrumentos financieros a los que la
entidad se haya expuesto durante el ejercicio y en la fecha de presentacin, as como la forma
de gestionar dichos riesgos.
NIIF 8 Segmentos operativos. Vigencia 01-01-2009
Exige que las entidades adopten el enfoque de la direccin al revelar informacin sobre el resultado
de sus segmentos operativos. En general, sta es la informacin que la direccin utiliza internamente
para evaluar el rendimiento de los segmentos y decidir cmo asignar los recursos a los mismos.
NIIF 9 Para PIMES
Es un compendio simplificado de las NIIF que pueden utilizar las pequeas y medianas empresas
(PIMES). Para el caso de Ecuador, un gran nmero de empresas podran caer en esta definicin y,
por tanto, tendran que utilizar la normativa de esta NIIF.
Constituye el marco general para la presentacin de estados financieros con fines generales, incluyendo
directrices para su estructura y el contenido mnimo. Presenta los principios fundamentales que subyacen la preparacin de estados financieros, incluyendo la hiptesis de empresa en funcionamiento, la
uniformidad de la presentacin y clasificacin, la hiptesis contable del devengo y la materialidad.
NIC 2 Inventarios (existencias). Vigencia 01-01-2005
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Contabilidad general
neto realizable, segn cul sea menor. Los costos comprendern el precio de adquisicin, el costo
de transformacin (materiales, mano de obra y gastos generales) y otros costos, en los que se hayan
incurrido para dar a las existencias su condicin actual, pero no las diferencias de cambio.
NIC 7 Estado de flujos de efectivo. Vigencia 01-01-1994
Exige a las empresas que suministren informacin acerca de los movimientos histricos en el efectivo
y los equivalentes al efectivo, mediante la presentacin de un estado de flujos de efectivo, clasificados
en el periodo segn procedan de actividades de operacin, de inversin y de financiamiento. Los
estados de flujos de efectivos deben analizar los cambios en el efectivo y los equivalentes al efectivo
durante un periodo.
NIC 8 Polticas contables, cambios en estimaciones contables y errores. Vigencia 01-01-1994.
Revisin 01-01-2005
Prescribe criterios para seleccionar y cambiar polticas contables, junto con el tratamiento contable
y la informacin que se ha de proporcionar en cuanto a cambios en polticas contables, cambios
en estimaciones y errores.
NIC 10 Hechos posteriores a la fecha del balance. Vigencia 01-01-2005
Dispone cundo debe una empresa proceder a ajustar sus estados financieros por hechos posteriores
a la fecha del balance.
NIC 11 Contratos de construccin. Vigencia 01-01-1995
Prescribe el tratamiento contable de los ingresos y los costos relacionados con los contratos de
construccin en los estados financieros del contratista.
NIC 12 Impuesto sobre las ganancias. Vigencia 01-01-1998. Revisin 01-01-2001
Dispone el tratamiento contable del impuesto sobre las ganancias. Establece los principios para
facilitar directrices para la contabilizacin de las consecuencias actuales y futuras, a efectos del impuesto sobre las ganancias.
NIC 16 Propiedad, planta y equipo (material inmovilizado). Vigencia 01-01-2005
Instituye, para arrendatarios y arrendadores, las polticas contables apropiadas y la informacin que
debe revelarse en relacin con los arrendamientos operativos y financieros.
NIC 18 Ingresos. Vigencia 01-01-1995
Dispone el tratamiento contable de los ingresos que surgen de ciertos tipos de transacciones y
eventos. Los ingresos ordinarios deben valorarse utilizando el valor razonable de la contrapartida
recibida o por recibir.
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Establece el tratamiento contable para las transacciones en moneda extranjera y las actividades en
el extranjero de una entidad.
NIC 23 Costos por intereses. Vigencia 01-01-1995
Prescribe el tratamiento contable de los costos por intereses. stos incluyen intereses, amortizacin
de descuentos o primas correspondientes a prstamos, y amortizacin de gastos de formalizacin
de contratos de prstamo. Se permiten dos tratamientos contables.
NIC 24 Informacin a revelar sobre partes vinculadas. Vigencia 01-01-2005
Requiere que en los estados financieros se tenga en cuenta la posibilidad de que la situacin financiera
y los resultados de las operaciones puedan verse afectados por la existencia de partes vinculadas.
NIC 26 Contabilizacin de informacin financiera sobre planes de prestaciones por retiro.
Vigencia 01-01-1998
Especifica los principios de valoracin y desglose de informacin financiera en relacin con los planes
de prestaciones por retiro. Establece los requisitos de la informacin que se ha de suministrar, tanto
en relacin con los planes de aportaciones definidas como con las prestaciones definidas, incluyendo
un estado de activos netos disponibles para el pago de prestaciones y un desglose del valor actuarial
actual de las prestaciones comprometidas (detallando las devengadas y las no devengadas).
NIC 27 Estados financieros consolidados y contabilizacin de inversiones en subsidiarias.
Vigencia 01-01-2005
Prescribe los requisitos para la preparacin y presentacin de los estados financieros consolidados
de un grupo de empresas, bajo el control de una dominante. Establece los requisitos para el trata-
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20
Contabilidad general
miento contable de las inversiones en entidades dependientes, entidades bajo control conjunto y
empresas asociadas en los estados financieros individuales de la dominante.
NIC 28 Contabilizacin de inversiones en empresas asociadas. Vigencia 01-01-2005
Determina el tratamiento contable que debe adoptar el inversor para las inversiones en empresas
asociadas en las que tenga una influencia significativa. Se aplica a todas las inversiones en las que
el inversor tenga influencia significativa, a menos que el inversor sea una empresa de capital riesgo,
un fondo de inversin o inversin mobiliaria, en cuyo caso debe aplicarse la NIC 39.
NIC 29 Informacin financiera en economas hiperinflacionarias. Vigencia 01-01-1990
Instaura unos principios especficos para la elaboracin y presentacin de la informacin financiera de una empresa, en la moneda correspondiente a una economa hiperinflacionaria, con el fin
de evitar proporcionar informacin confusa. Los estados financieros de una entidad que presente
informacin financiera en la moneda de una economa hiperinflacionaria, deben presentarse en la
unidad de valoracin corriente en la fecha del balance.
NIC 31 Informacin financiera de los intereses en negocios conjuntos. Vigencia 01-01-2005
Regula el tratamiento contable de las inversiones en negocios conjuntos (joint ventures), con independencia de la estructura o forma legal bajo la cual tienen lugar las actividades de la entidad. Se aplica
a todas las inversiones en las que el inversor tenga el control conjunto, a menos que el inversor sea
una empresa de capital riesgo, un fondo de inversin o un fondo de inversin mobiliaria, en cuyo
caso debe observarse la norma NIC 39.
NIC 32 Instrumentos financieros: informacin a revelar. Vigencia 01-01-2005
Facilita a los usuarios de los estados financieros la comprensin de los instrumentos financieros
reconocidos dentro y fuera del balance, as como su efecto sobre la posicin financiera, los resultados
y flujos de efectivo de la entidad.
NIC 33 Beneficios por accin. Vigencia 01-01-2005
Establece los principios para la determinacin y presentacin de los beneficios por accin (BPA),
con el fin de mejorar la comparacin de la rentabilidad entre diferentes sociedades en un mismo
ejercicio y entre diferentes ejercicios para la misma sociedad. La NIC 33 se centra en el denominador
del clculo del BPA.
NIC 34 Informacin financiera de fecha intermedia. Vigencia 01-01-1999
Asegura que los activos no estn registrados a un importe superior a su importe recuperable y define
cmo se calcula ste.
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La NIC 36 es aplicable a todos los activos, excepto existencias (vase NIC Existencias); activos surgidos
de los contratos de construccin (vase NIC 11 Contratos de construccin); activos por impuestos
diferidos (vase NIC 12 Impuesto sobre las ganancias); activos relacionados con retribuciones a
empleados (vase NIC 19 Retribuciones a los empleados); activos financieros (vase NIC 39 Instrumentos financieros: reconocimiento y valoracin); propiedades inmobiliarias de inversin valoradas
a valor razonable (vase NIC 40 Inmuebles de inversin), y activos biolgicos relacionados con la
actividad agrcola, valorados a valor razonable, minorado por los costes en el punto de venta (vase
NIC 41 Agricultura).
NIC 37 Provisiones, activos y pasivos contingentes. Vigencia 01-01-1999
Establece los criterios para el reconocimiento, la cancelacin y valoracin de activos y pasivos financieros. Todos los activos y pasivos financieros, incluyendo los derivados financieros y ciertos
instrumentos financieros implcitos, deben ser reconocidos en el balance de situacin.
NIC 40 Propiedades de inversin. Vigencia 01-01-2005
Establece los criterios para la contabilizacin de la actividad agrcola, que comprende la gestin de
la transformacin de los activos biolgicos (plantas y animales) en productos agrcolas.
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Contabilidad general
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23
Es importante seguir la regla que a continuacin se detalla, con el fin de poder identificar y ubicar
con facilidad las cuentas que afectan las diferentes transacciones.
Preguntas directrices:
Qu hecho econmico sucede realmente?
Cules son las cuentas que intervienen?
Qu cuenta aumenta y qu cuenta disminuye?
Por qu valor aumenta?, por qu valor disminuye?
En toda operacin, la suma dbito debe coincidir exactamente con la suma acreedora. Cada operacin
debe ser considerada independientemente de otra, incluso cuando intervengan las mismas cuentas.
Ejemplo
Muebles de oficina
Recibe/aumenta
Caja
Entrega/disminuye
Proveedores
Recibe/aumenta
Conclusin
Cuenta deudora (o dbito):
Muebles de oficina
$170,00
$170,00
$100,00
$ 70,00
$170,00
Ejemplo
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Contabilidad general
Conclusin
Cuentas deudoras:
Caja
Cuentas por cobrar
Debe
Haber
$ 45,00
$105,00
Cuentas acreedoras:
Ventas
Total
$150,00
$150,00
$150,00
Como se puede apreciar en los ejemplos, la frmula de la partida doble se cumple. As mismo, usted
nota que la contabilidad usa cuentas contables, tema que veremos a continuacin.
Objetivo 2
Identificar las cuentas que participan en una operacin y su condicin deudora o acreedora, as
como aplicar el principio de Partida doble.
la cuenta contable
Cuenta es el nombre o denominacin objetiva usado en contabilidad para registrar, clasificar y resumir en
forma ordenada los incrementos y disminuciones de naturaleza similar (originados en las transacciones
comerciales) que corresponden a los diferentes rubros integrantes del Activo, el Pasivo, el Patrimonio,
las Rentas, los Costos y los Gastos.
Presentacin
La cuenta se presenta en forma de T, en la cual se identifican cuatro partes:
1. El ttulo o nombre de la cuenta. Ejemplo: Caja.
2. El sector izquierdo en el que se registran los dbitos o cargos, que se denomina Debe; aqu se anotan
los valores que incrementan el activo, los valores que representan prdidas o gastos y la disminucin
del pasivo.
3. El sector derecho en el que se registran los crditos o abonos, que se denomina Haber; aqu constan
los valores de aportes de capital (Patrimonio), de deudas contradas (Pasivos), las rentas o ganancias
y la disminucin de los activos.
4. Saldo. Se obtiene de la diferencia entre el Debe y el Haber; si la suma del Debe es mayor que la suma del
Haber, se tiene un saldo deudor; si la sumatoria del Haber es mayor que la del Debe, se obtiene saldo
acreedor; si las sumas son iguales, el saldo ser nulo o cero y si es contrario a su naturaleza, ser en rojo.
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HABER
Movimientos dbito
Movimientos crdito
Suma dbitos
Suma crditos
Tipos de cuentas
Cuentas reales o de balance. Estas cuentas pertenecen al balance general y por su naturaleza no
se cierran al finalizar un ejercicio econmico, sino que su saldo al final del periodo se constituye en saldo inicial para el siguiente. Aqu se encuentran cuentas como: Caja, Bancos, Vehculos,
Cuentas por pagar, etc.
Cuentas temporales, nominales o de resultado. En este grupo se encuentran cuentas que representan rentas, gastos y costos, cuentas que, por su naturaleza, al final de un ejercicio se cierran con
el fin de incrementar o disminuir el patrimonio empresarial con el resultado econmico; aqu se
encuentran cuentas como: Ventas, Ingresos por servicios prestados, Gastos generales, etc.
Cuentas mixtas. Son cuentas formadas por una parte real y una temporal, como es el caso de los
pagos y cobros anticipados, cuyo valor inicial (REAL) ser modificado por efectos de los ajustes que
muestre el gasto o renta devengado al final de un ejercicio econmico.
Segn el grupo
al cual pertenecen
Por el estado
financiero
Por el saldo
Balance general.
Ej.: Muebles de oficina
Dbito - Deudoras.
Ej.: Sueldos
Crdito - Acreedoras.
Ej.: Intereses ganados
Cero o nulo
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Contabilidad general
De acuerdo con la clasificacin anterior, enseguida se describen brevemente las cuentas clasificadas
segn el grupo al que pertenecen.
Cuentas del Activo. Todas las denominaciones contables que representen los bienes, valores y derechos
que una empresa posee en una fecha determinada; estas cuentas pueden ser tangibles, como: Caja,
Documentos por cobrar, Vehculos, etc., e intangibles, como: Franquicias, Marcas, Patentes, etc.
Cuentas de valuacin del Activo. stas tienen el propsito de presentar el valor de realizacin de
ciertas cuentas del activo al final de un ejercicio econmico, mediante un ajuste que registre la disminucin del costo histrico del activo. En este grupo se encuentran cuentas como: Provisin para
cuentas incobrables, Depreciaciones, Amortizaciones, etc.; estas cuentas se presentan en el balance
general con signo negativo; por tanto, su saldo por naturaleza, es acreedor.
Cuentas del pasivo. Son las denominaciones contables que representan obligaciones y responsabilidades contradas por la empresa con terceras personas, las mismas que en un plazo determinado
deben ser honradas, pagadas o devengadas. Ejemplo, Documentos por pagar, Ingresos cobrados por
anticipado, etc.
Cuentas del patrimonio. Representan las denominaciones dadas como aportes de los socios, los
resultados obtenidos por la actividad de la empresa, y las reservas de la empresa. Ejemplo, Capital
social, Reserva legal, Utilidades del ejercicio (del presente ao o del ao anterior).
Cuentas de Gastos. Denominacin aplicada a los conceptos que denotan uso, consumo, extincin
o devengo de bienes y servicios necesarios para mantener las operaciones de la empresa; estos valores se relacionan con el nivel de ingresos operativos de una empresa. Un ejemplo son los pagos
de remuneraciones del sector administrativo (gasto operativo), ya que, independientemente de
que las ventas aumenten o disminuyan, se deber cumplir con estos pagos en forma peridica. Los
gastos que no se relacionan con la actividad propia de la empresa se denominan no operativos;
un ejemplo son los gastos navideos.
Costo de Ventas. Es una denominacin especial asignada a la inversin realizada en bienes de
comercio; esta inversin se recupera con la venta del mismo; un ejemplo son los costos de la mercadera, materia prima, insumos para la fabricacin de bienes.
Cuentas de ingresos o Rentas. Denominaciones que representan los beneficios o ganancias de una
empresa; cuando stas se generan por el giro normal del negocio, se denominan rentas operativas;
por ejemplo, la venta de mercaderas para una empresa comercial. Cuando los ingresos provienen de
actividades ocasionales, se denominan rentas no operativas; por ejemplo, intereses ganados en una
inversin temporal.
Cuentas de orden. Son cuentas que por su naturaleza no afectan la situacin econmica ni financiera de la empresa, pero es necesario mantenerlas para controlar ciertas operaciones que podran
eventualmente significar derechos u obligaciones empresariales. Estas cuentas se registran al pie del
balance general; en este grupo se encuentran cuentas como: Mercaderas en consignacin, Valores
entregados en garanta, etc.
Objetivo 3
Utilizar el plan de cuentas en el registro de las operaciones, basndose en el Plan modelo.
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El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia estados financieros y
estadsticos de importancia trascendente para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se
disea en funcin de las necesidades de informacin y el control que desea la gerencia de la empresa y se
elabora atendiendo los conceptos de contabilidad generalmente aceptados y las normas de contabilidad.
Estructura
Se debe disear de acuerdo con las necesidades de informacin presentes y futuras de la empresa, y se
elaborar luego de un estudio previo que permita conocer sus metas, particularidades, polticas, etc. Por
lo anterior, un plan de cuentas debe ser especfico y particularizado. Adems, debe reunir las siguientes
caractersticas:
Sistemtico en el ordenamiento y presentacin.
Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas.
Homogneo en los agrupamientos practicados.
Claro en la denominacin de las cuentas seleccionadas.
La estructura del plan de cuentas debe partir de agrupamientos convencionales, los cuales, al ser
jerarquizados, presentan los siguientes niveles:
Primer nivel. El grupo est dado por los trminos de la situacin financiera, econmica y potencial, as:
Situacin financiera
Activo
Pasivo
Patrimonio
Situacin econmica
Cuentas de resultados deudoras, Gastos
Cuentas de resultados acreedoras, Rentas
Situacin potencial
Cuentas de orden
Segundo nivel. El subgrupo est dado por la divisin racional de los grupos, efectuada bajo algn
criterio de uso generalizado, as:
El Activo se desagrega bajo el criterio de disponibilidad o liquidez:
Activo corriente
Activo fijo o propiedad, planta y equipo
Diferidos y Otros activos
El Pasivo se desagrega bajo el criterio de exigibilidad:
Pasivo corriente (corto plazo)
Pasivo fijo (largo plazo)
Diferidos y Otros pasivos
El Patrimonio se desagrega bajo el criterio de inmovilidad:
Capital
Reservas
Supervit de capital
Resultados
Las Cuentas de resultados deudoras, Gastos, se desagregan as:
Gastos operacionales
Gastos no operacionales
Gastos extraordinarios
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Contabilidad general
El cdigo de cuentas
Es la expresin resumida de una idea a travs de la utilizacin de nmeros, letras y smbolos; en consecuencia, el cdigo viene a ser el equivalente a la denominacin de una cuenta.
Con la codificacin de cuentas se obtienen las siguientes ventajas:
Facilita el archivo y la rpida ubicacin de las fichas o registros que representan las cuentas.
Permite la incorporacin de nuevas cuentas dentro del plan, como consecuencia de nuevas
operaciones.
Posibilita, mediante la asignacin de cdigo, que se puedan distinguir las clases de cuentas. (Ejemplo: se
asigna el dgito 1 al Activo; una cuenta que lleve el nmero 1101 indicar que forma parte del Activo).
Permite el acceso, con relativa facilidad, al procesamiento automtico de datos.
El cdigo de cuentas se debe acoger a las siguientes caractersticas:
Ser flexible: capacidad de aceptar la intercalacin de nuevos tems.
Ser amplio: capacidad de aceptar la intercalacin de nuevas categoras o jerarquas.
Ser funcional: capacidad para funcionar a travs de cualquier medio.
Sistemas de codificacin
Alfabtico: cuando se asigna a cada cuenta del plan un cdigo formado por una o varias letras.
Numrico: se basa en la asignacin de nmeros como cdigos para identificar las cuentas.
Nemotcnico: se basa en la asignacin de cdigos que consisten bsicamente en las abreviaturas
de los nombres de las cuentas.
Mixto: cuando se utiliza simultneamente el nmero, la letra o la abreviatura.
Mtodos de codificacin
Mtodo serial simple: se deben ordenar los datos bajo algn criterio; luego se les asigna un nmero,
comenzando por el uno (1), respetando la serie numrica. Este mtodo no permite una clasificacin
jerarquizada y sera un grupo.
Mtodo serial simple saltado: ordenando los datos bajo algn criterio, se salta o interrumpe la
serie, con el objeto de intercalar en el futuro nuevos datos. Tampoco permite jerarquizar los datos
y sera cuenta.
Mtodo serial en bloques: establece un tipo de agrupamiento y de jerarqua al determinar lmites,
respetando la serie numrica, para el grupo o la categora. Generalmente, el lmite est dado por el
(0) y sera subcuenta.
Ejemplo
1-10
1-20
1-30
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Activo
Pasivo
Patrimonio
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Mtodo de dgitos finales: frente a cualquier composicin que tenga el dgito, slo aquellos ubicados
a la derecha del mismo son los que realmente constituyen el cdigo. Este mtodo sirve para discriminar
la informacin.
Ejemplo
Ejemplo
Grupo
1
Subgrupo
1.1
En el momento en que se entra en una jerarqua inferior, se respeta el cdigo de la jerarqua mayor.
A continuacin se presenta el plan general de cuentas de la Compaa Comercial La Rebaja, aplicando el sistema de codificacin numrico decimal.
CDIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
ACTIVO
1.1
CORRIENTE
1.1.01
Caja
1.1.02
Caja chica
1.1.03
Bancos
1.1.04
Fondo rotativo
1.1.05
1.1.06
1.1.07
1.1.08
1.1.09
1.1.10
1.1.11
1.1.12
Inventario de mercaderas
1.1.13
1.1.14
1.1.15
1.1.16
IVA compras
1.1.17
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30
Contabilidad general
Continuacin
CDIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
1.1.18
1.1.19
1.1.20
Anticipo de sueldos
1.1.21
1.1.22
Seguros prepagados
1.1.23
Publicidad prepagada
1.1.24
1.2
1.2.01
Terrenos
1.2.02
Edificios
1.2.03
1.2.04
Maquinaria y equipo
1.2.05
1.2.06
Equipo de computacin
1.2.07
1.2.08
Muebles y enseres
1.2.09
1.2.10
Muebles de oficina
1.2.11
1.2.12
Equipo de oficina
1.2.13
1.2.14
Vehculo
1.2.15
1.2.16
1.2.17
1.2.18
1.2.19
1.2.20
1.3
INTANGIBLES
1.3.01
Derechos de llave
1.3.02
1.3.03
Patentes y franquicias
1.3.04
1.3.05
Certificacin ISO
1.3.06
1.3.07
Gastos de reorganizacin
1.3.08
1.3.09
Desarrollo de mercados
1.3.10
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31
Continuacin
CDIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
1.4
1.4.01
1.4.02
1.4.03
1.4.04
1.4.05
Inversin en propiedades
1.4.06
1.4.07
PASIVO
2.1
2.1.01
2.1.02
2.1.03
2.1.04
2.1.05
2.1.06
2.1.07
2.1.08
2.1.09
IVA ventas
2.1.10
2.1.11
2.1.12
Sobregiros bancarios
2.1.13
2.1.14
2.1.15
2.1.16
2.1.17
2.2
2.2.01
2.2.02
2.2.03
2.2.04
Provisin desahuci
PATRIMONIO
3.1
CAPITAL
3.1.01
Capital accionario
3.1.02
3.2
RESERVAS
3.2.01
Reservas legales
3.2.02
Reservas estatutarias
Contina
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32
Contabilidad general
Continuacin
CDIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
3.2.03
Reservas especiales
3.3
SUPERVIT DE CAPITAL
3.3.01
Reserva de capita-revaluaciones
3.3.02
Donaciones de capitales
3.4
RESULTADOS
3.4.01
3.4.02
3.4.03
3.4.04
3.4.05
RENTAS-INGRESOS
4.1
OPERATIVAS
4.1.01
Ventas
4.1.02
Servicios prestados
4.1.03
Comisiones ganadas
4.1.04
Arriendos ganados
4.1.05
4.1.06
4.1.07
4.1.08
4.1.09
4.1.10
Indemnizaciones de seguros
4.1.11
Donaciones recibidas
4.1.12
4.1.13
Dividendos ganados
GASTOS-EGRESOS
5.1
OPERACIONALES
5.1.01
Sueldos y salarios
5.1.02
5.1.03
Comisiones a vendedores
5.1.04
Horas extras
5.1.05
Subsidio familiar
5.1.06
Gastos de representacin
5.1.07
5.1.08
5.1.09
5.1.10
5.1.11
Lubricantes y combustibles
5.1.12
Prima de seguro
Contina
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33
Continuacin
CDIGO
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NOMBRE DE LA CUENTA
5.1.13
5.1.14
5.1.15
5.1.16
5.1.17
Publicidad
5.1.18
Servicios bsicos
5.1.19
5.1.20
5.1.21
Aseo y limpieza
5.1.22
Seguridad y vigilancia
5.1.23
Transporte y movilizacin
5.1.24
Gastos pre-operativos
5.1.25
Gastos decoracin
5.2
NO OPERACIONALES
5.2.01
5.2.02
5.2.03
5.2.04
Comisiones bancarias
5.2.05
Prdidas ocasionales
5.2.06
Intereses en compras
5.2.07
5.2.08
5.2.09
5.2.10
5.3
COSTO DE VENTA
5.3.01
Costo de ventas
DE ORDEN
6.1
DEUDORAS
6.1.01
6.1.02
Garantas entregadas
6.1.03
6.1.04
6.1.05
6.1.06
6.2
ACREEDORAS
6.2.01
Mercaderas en consignacin
6.2.02
Activos en garanta
6.2.03
Inmuebles en garanta
6.2.04
6.2.05
Fondos en fideicomiso
6.2.06
Inmuebles en fideicomiso
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Contabilidad general
Las cuentas compras, devoluciones, transportes en compras, propias del sistema denominado cuenta
mltiple, no se presentan por cuanto este sistema est obsoleto.
Importante:
Un plan de cuentas ms completo y descrito se encuentra en el CD que acompaa este libro.
Objetivo 4
Comprender la naturaleza de las operaciones que ejecuta frecuentemente la empresa y que
afectan su situacin econmico-financiera.
Actos de comercio
Compra, vende,
deposita, etc.
PROCeSO
Proceso contable
PRODuCTOS
estados Financieros
(eeFF)
y otros reportes
De todo proceso se esperan productos de calidad, para el caso de la contabilidad, sern los estados financieros totalmente oportunos y plenamente confiables. Para ello ser indispensable:
Disponer de insumos de calidad, es decir que las transacciones ejecutadas estn debidamente sustentadas y soportadas mediante los documentos pertinentes, suficientes y legales.
Contar con un proceso contable gil y seguro, ayudado por un paquete informtico verstil, que cuente
con un ambiente laboral agradable, provisto de materiales e insumos a tiempo y principalmente
operado por profesionales contables competentes, que estn dispuestos a constituirse en asesores
financieros de la gerencia.
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2do. paso
Registro inicial
Requiere criterio y orden
Se presenta como asiento
Mayorizacin
Libro mayor
3er. paso
4to. paso
5to. paso
Resultados
o productos
Estados financieros
Financieros
Econmicos
En los siguientes apartados detallaremos los cinco pasos sucesivos que deben darse a fin de completar
el proceso.
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Contabilidad general
7. En el libro del mismo autor, titulado Introduccin a la contabilidad y documentos contables, se ampla el tema sobre documentacin contable.
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DESCRIPCIN
Cdigo
Mercaderas
Activos fijos
Repuestos
Artc. de uso
Cantidad
requerida
Justificacin
Firma:
Claves:
1) Reposicin stock
2) Nuevos Productos
3) Otros
Bodeguero
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Contabilidad general
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RUC 0290044685001
Direccin: 24 de Mayo s/n y Simn Bolvar
Guaranda - Ecuador
Cliente:
RUC
Direccin:
Telfono:
Fecha de emisin:
Gua de remisin:
CANTIDAD
DESCRIPCIN
UNITARIO usd$
TOTAL $
SUB TOTAL
Firma autorizada:
DESCUENTO
IVA 0%
IVA12%
SUMA USD$
Imprenta Paola, autorizacin No. 0465, RUC 1794746575001, emisin vlida hasta agosto de 2011. Desde 0000001 al 000000500
Objetivo 5
Aplicar el proceso contable, a partir del registro inicial de transacciones de variada ndole en
que se puedan evidenciar los cambios en la posicin financiera y econmica del ente.
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Contabilidad general
Los comerciantes al por menor pueden llevar las operaciones de su giro en un solo libro, encuadernado,
forrado y foliado, en el que asentarn diariamente, y en resumen, las compras y ventas que hicieren al
contado, y detalladamente, las que hicieren a crdito, y los pagos y cobros que hicieren sobre stas.
Se prohbe a los comerciantes:
Alterar los asientos contables el orden y la fecha de las operaciones descritas.
Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos.
Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
Borrar los asientos o parte de ellos.
Arrancar hojas, alterar la encuadernacin y foliacin, y mutilar alguna parte de los libros.
La referencia anterior permite clasificar los libros contables en su orden de importancia, as:
Libros principales: Diario, Mayor, Inventarios y Caja.
Libros especiales: Facturas.
Libros auxiliares: deja a discrecin de las necesidades de informacin y control que desee el ente
contable.
Por otra parte, la referencia legal tambin define las formalidades que deben reunir los citados libros;
as, seala que:
Debe expresarse en dlares de Norteamrica (usd$), incluso si la operacin se realizara en monedas
diferentes.
Deben llevarse debidamente encuadernados, forrados y foliados.
Debe escribirse en idioma castellano.
A fin de ao, se deben legalizar y ordenar.
En definitiva, no ponen limitacin al nmero de libros de contabilidad ni al formato tcnico; tan slo
referencia algunas de las formalidades generales mnimas.
Cuando el proceso de registro contable se realice por medios electrnicos, no se deber perder de
vista el aspecto legal citado, y aunque la forma de edicin fuera diferente, al final se deben obtener
evidentemente libros que se deben ajustar a las formalidades y usos prescritos en las leyes, reglamentos
y normas tcnicas de contabilidad.
Es obligacin del contador almacenar debidamente la documentacin, guardarla durante 7 aos y
presentarla a auditores y otros organismos de control legalmente facultados para ello. No debe exhibirla
libremente ni divulgar su contenido.
La jornalizacin o registro inicial es el acto de registrar las transacciones por primera vez en libros
adecuados, mediante la forma de asiento contable y conforme vayan ocurriendo.
Asiento contable
El asiento contable es la frmula tcnica de anotacin de las transacciones bajo partida doble, como se
observa en el siguiente ejemplo:
FECHA
CUENTA
200X/01/03
-1-
DEBE
Muebles de oficina
HABER
2.000,00
Bancos
2.000,00
Ref. por compra de escritorio, Ch. No. 005 y Factura No. 038
Total
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2.000,00
2.000,00
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41
CUENTA
200X/01/08
DEBE
HABER
-1CAJA
700,00
700,00
700,00
700,00
Los asientos compuestos constan de ms de dos cuentas: dos o ms cuentas deudoras, y dos o ms
cuentas acreedoras, como se ve en el siguiente ejemplo:
FECHA
CUENTA
DEBE
HABER
-2-
200X/01/09
MUEBLES DE OFICINA
1.120,00
EQUIPOS DE OFICINA
2.000,00
1.560,00
BANCOS
1.560,00
3.120,00
3.120,00
Los asientos mixtos constan de una cuenta deudora y dos o ms acreedoras, o viceversa, como por
ejemplo:
FECHA
CUENTA
200X/01/10
-3-
DEBE
2.400,00
CAJA
9.600,00
VENTAS
HABER
12.000,00
12.000,00
12.000,00
Libro diario
Es el registro contable principal, en el que se anotan todas las operaciones en forma de asiento.
A continuacin se presenta el diseo del Libro diario y ejemplos de los tipos de asiento contables.
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Contabilidad general
EMPRESA ABC
LIBRO DIARIO O DIARIO GENERAL
FOLIO No. 1
FECHA
DETALLE
200X
Ene. 8
CDIGO
PARCIAL
DEBE
HABER
-1CAJA
700,00
700,00
Cliente C
700,00
MUEBLES DE OFICINA
1.120,00
EQUIPO DE OFICINA
2.000,00
BANCOS
1.560,00
1.560,00
2.400,00
CAJA
9.600,00
VENTAS
12.000,00
15.820,00
15.820,00
Ntese que:
Este libro principal tiene un diseo especial, incluso si se procesara por medio de la computadora.
Cada operacin est fechada y numerada, a fin de conocer de inmediato la cantidad de transacciones
ejecutadas.
Cada operacin se presenta en forma de asiento, el cual contiene cuentas deudoras (o dbito) y
cuentas acreedores (o crdito) y sus respectivos valores.
En caso de requerir informacin detallada, por ejemplo, Cliente A, Cliente B, etc., se puede utilizar
la columna Parcial.
Conclusin
La jornalizacin se presenta en forma de asiento contable en uno de los libros de entrada original
(existen otros, adems del Libro diario), aplicando el concepto de partida doble.
paso 3. Mayorizacin
Accin de trasladar sistemticamente y de manera clasificada los valores que se encuentran jornalizados,
respetando la ubicacin de las cifras, de tal manera que si un valor est en el Debe, pasar al Debe de
la cuenta correspondiente.
Libro mayor
Es el segundo registro principal que se mantiene por cada cuenta, con el propsito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.
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Para fines didcticos se utiliza la denominada T contable, cuyo diseo informal es el siguiente:
Ttulo o nombre de la Cuenta
DEBE
HABER
SALDO
Los diseos formales de uso general son los que se observan en seguida:
EMPRESA X
LIBRO mayor principal
Cuenta: Caja general
Cdigo: 1.1.01
FECHA
No.
Asiento
DESCRIPCIN
MOVIMIENTO
DEBE
1
3
HABER
700,00
9.600,00
SALDO
DEUDOR
ACREEDOR
700,00
10.300,00
EMPRESA X
LIBRO mayor AUXILIAR
Subcuenta: Caja No. 1
Cdigo: 1.1.01.01
FECHA
No.
Asiento
MOVIMIENTO
DEBE
1
3
700,00
9.600,00
HABER
SALDO
DEUDOR
ACREEDOR
700,00
10.300,00
Objetivo 6
Mayorizar con seguridad, tanto en cuentas auxiliares como en principales, hasta obtener los
saldos e interpretarlos genricamente.
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Contabilidad general
4. Obtenga los saldos as: asigne a los valores del Debe el signo (+), y si estn en el Haber el signo (),
y obtenga la diferencia matemtica; si el resultado es positivo, se trata de un saldo deudor; por el
contrario, si el valor es negativo, se trata de un saldo acreedor. Existen tres tipos de saldos:
Saldo deudor (o dbito). Se obtiene cuando los valores debitados en una cuenta son mayores
que los valores acreditados. Generalmente, este tipo de saldo es propio de las cuentas de Activo,
Costos y Gastos.
Saldo acreedor (o crdito). Se obtiene cuando los valores acreditados en una cuenta son mayores
que los valores debitados. Generalmente, este tipo de saldo es propio de las cuentas de Pasivo,
Patrimonio y Rentas.
Saldo nulo (o en cero). Se obtiene cuando los valores debitados y acreditados en una cuenta
son exactamente iguales. Este tipo de saldo es excepcional; se puede dar en cuentas de Activo,
Pasivo y Patrimonio, pero momentneamente; y en las cuentas de Costos, Gastos y Rentas, al
final del ejercicio, mediante los asientos de cierre.
Ejemplos
CAJA
DEBE
PROVEEDORES
HABER
500,00
DEBE
100,00
HABER
810,00
700,00
200,00
100,00
50,00
10,00
750,00
650,00
100,00
SALDO DEUDOR (Db)
810,00
810,00
HABER
50,00
1.000,00
400,00
800,00
450,00
1.800,00
1.350,00
Con el fin de facilitar futuras revisiones, al momento de mayorizar se deben dejar pistas contables referenciando la accin, as:
En el libro diario se escribir el cdigo en la columna respectiva (alternativamente se puede situar
una tarja o visto).
En el libro mayor se indicar el nmero de asiento del que se toma el valor.
paso 4. Comprobacin
Objetivo 7
Elaborar el Balance de comprobacin y ejercitar algunas tcnicas de verificacin de saldos.
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Mensualmente se debe verificar el cumplimiento del concepto de partida doble y otros relacionados con
la valuacin, consistencia, etc.; para esto ser necesario elaborar un Balance de comprobacin, el mismo
que se prepara con los saldos de las diferentes cuentas que constan en el Libro mayor principal.
CUENTA
200X
Mayo 4
DEBE
HABER
-1MUEBLES DE OFICINA
500,00
BANCOS
500,00
CUENTA
200X
Mayo 4
DEBE
HABER
-1Equipos de oficina
500,00
BANCOS
500,00
En consecuencia, el Balance de comprobacin podr cuadrar, pero los saldos de las cuentas Muebles
y Equipos de oficina sern incorrectos.
CUENTA
200X
Mayo 4
DEBE
HABER
-1Equipos de oficina
BANCOS
50,00
50,00
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46
Contabilidad general
NOMBRE DE LA CUENTA
SUMAS
DEBE
HABER
SALDOS
DEUDOR
ACREEDOR
TOTAL
A partir de los siguientes datos, obtenidos de los documentos fuente que se referencian en el Memo de
operaciones ejecutadas por la empresa de servicios Lavamatic, se explican las actividades tcnicas que
realiza el contador a fin de reconocer, jornalizar, mayorizar y comprobar. Con esta misma informacin
se completar el ciclo contable en la pgina 67, en el que se podr observar el destino final de los resultados de las operaciones, cuyas cifras se presentarn en los estados financieros.
Memo de las operaciones: ao 200X
Enero 10 Se constituye como Sociedad civil la empresa de servicios de lavado en seco, bajo la denominacin de Lavamatic; los seores Jorge Lpez y Pedro Soria aportan $25.000,00 c/u en
efectivo, segn consta en un Contrato social registrado en la Notara 6 del Cantn Quito
y tramitado en el Juzgado 4 de lo Civil.
Enero 11 Por seguridad, se abre una cuenta de ahorros en la que se depositan los $50.000,00 recibidos
de los socios, segn Nota No. 101.
Enero 12 El seor Soria, gerente, decide comprar 2 mquinas de lavar a $1.200,00 c/u, paga con dinero retirado de la cuenta bancaria la cantidad de $1.500,00, y por la diferencia firma una
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47
Enero 15
Enero 18
Enero 19
Enero 20
Enero 25
Enero 28
Enero 31
letra de cambio a 30 das de plazo. Los documentos habilitadores son la Factura No. 42 de
Artefacta, la Nota de retiro No. 001 y la letra de cambio.
Paga con dinero retirado de la cuenta bancaria la cantidad de $1.000,00 al diario El Universo
por publicidad y propaganda del negocio. Documentos: Factura No. 345 y Nota de retiro
del banco No. 002.
Adquiere muebles de oficina valorados en $3.000,00 a crdito 60 das plazo (no firma
documento exigible), Factura No. 0042.
Paga arriendos correspondientes a enero de 200X, por $800,00, con dinero que retira del
banco. Documentos: Recibo No. 045 y Nota de retiro No. 003.
Compra un lote significativo de materiales: qumicos, detergentes, etc., para facilitar su
labor, por $500,00; segn Factura No. 045, paga as: 50% con dinero que retira del banco,
con Nota No. 004 y la diferencia, a crdito a 30 das.
Ejecuta su primer trabajo de lavado de la ropa de trabajo de la fbrica Pintulac. El valor del
servicio asciende a $6.900,00, que cobra con cheque a la fecha con Nota de venta No. 001.
Se deposita en el banco (cuenta de ahorro) la cantidad de $6.900,00, segn Nota No. 102.
Se pagan sueldos a los empleados de la empresa por $390,00; de este valor, se retiene 9,35%
para aportar al IESS; el valor neto se paga en efectivo retirado del banco segn Rol y Nota
de retiro No. 005.
Paso 1. Reconocimiento
De cada operacin realizada se debe obtener al menos un documento principal; si aparecen ms estarn
mejor respaldadas. Sobre stos ser necesario efectuar el anlisis a fin de reconocer:
a) La naturaleza de la operacin (compra, venta, etc.).
b) Las cuentas que se afectan (caja, cuentas por cobrar, ventas, etc.).
c) La condicin deudora (se recibe) o acreedora (se entrega) de cada cuenta.
d) Los valores que le corresponden a las cuentas.
Nota: no olvide que cada operacin dar origen a un asiento, que tiene que cumplir la Partida
doble:
No habr deudor sin acreedor por el mismo valor o su equivalente.
Paso 2. Jornalizacin
Se oficializa el registro contable, cuando el contador ingresa al Libro diario las operaciones propuestas
y los presentados en asientos as:
lAVAMATIC
lIbRO DIARIO O DIARIO GeNeRAl
FOlIO No. 1
FeCHA
DeTAlle
200X
Ene. 10
CDIGO
PARCIAl
Debe
HAbeR
-1CAJA
50.000,00
CAPITAL SOCIAL
50.000,00
25.000,00
25.000,00
Contina
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48
Contabilidad general
Continuacin
LAVAMATIC
LIBRO DIARIO O DIARIO GENERAL
FOLIO No. 1
FECHA
DETALLE
CDIGO
PARCIAL
DEBE
HABER
50.000,00
Caja
50.000,00
Maquinaria y equipo
2.400,00
Bancos
1.500,00
900,00
Publicidad y propaganda
1.000,00
Bancos
1.000,00
EQUIPO DE OFICINA
3.000,00
3.000,00
800,00
Bancos
800,00
500,00
BANCOS
250,00
250,00
caja
6.900,00
servicios prestados
6.900,00
bancos
caja
6.900,00
6.900,00
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49
FOLIO No. 1
FECHA
DETALLE
CDIGO
PARCIAL
DEBE
HABER
- 10 Ene. 31
sueldos y salarios
390,00
BANCOS
353,53
36,47
121.890,00
121.890,00
Nota: el asiento No. 5 se registra errneamente para ejemplificar posteriormente el ajuste de correccin.
Paso 3. Mayorizacin
El contador debe trasladar los valores ($) a sus respectivas cuentas, para las que se han destinado unas
tarjetas (archivo), as:
LAVAMATIC
LIBRO mayor principal
Cuenta: CAJA
Cdigo
MOVIMIENTO
FECHA
DESCRIPCIN
No. AS.
DEBE
HABER
SALDO
200X
Enero 10
Enero 11
Enero 25
Enero 28
50.000,00
50.000,00
50.000,00
6.900,00
0
6.900,00
6.900,00
LAVAMATIC
LIBRO mayor principal
Cuenta: BANCOS
Cdigo
MOVIMIENTO
FECHA
DESCRIPCIN
No. AS.
DEBE
HABER
SALDO
200X
Enero 11
Enero 12
1.500,00
48.500,00
Enero 15
Publicidad y propaganda
1.000,00
47.500,00
Enero 19
800,00
46.700,00
Enero 20
250,00
46.450,00
Enero 28
Enero 31
Pago sueldos
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10
50.000,00
50.000,00
6.900,00
53.350,00
353,53
52.996,47
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Contabilidad general
Con el fin de simplificar y ahorrar espacio, en las siguientes cuentas se utiliza el diseo informal del
Mayor en T.
CAPITAL SOCIAL
DEBE
MAQUINARIA Y EQUIPO
HABER
DEBE
50.000,00
SALDO:
50.000,00
2.400,00
SALDO:
2.400,00
PUBLICIDAD Y PROPAGANDA
HABER
DEBE
HABER
900,00
SALDO:
900,00
1.000,00
SALDO:
EQUIPO DE OFICINA
DEBE
1.000,00
INVENTARIO MATERIALES
HABER
DEBE
3.000,00
SALDO:
HABER
HABER
500,00
3.000,00
SALDO:
GASTO DE ARRIENDO
DEBE
500,00
SERVICIOS PRESTADOS
HABER
DEBE
HABER
800,00
SALDO:
6.900,00
800,00
SALDO:
6.900,00
SUELDOS Y SALARIOS
HABER
DEBE
36,47
SALDO:
36,47
HABER
390,00
SALDO:
390,00
HABER
3.000,00
250,00
SALDO:
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3.250,00
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51
Paso 4. Comprobacin
Lista los saldos de cada cuenta que aparece en el mayor.
LAVAMATIC
No. IDENTIFICACIN
BALANCE DE COMPROBACIN DE SALDOS (expresado en US$)
AL 31 DE ENERO DEL AO 200X
CDIGO
NOMBRE DE LA CUENTA
DEUDOR
ACREEDOR
Capital social
Caja
Bancos
50.000,00
0
52.996,47
Maquinaria y equipo
2.400,00
Publicidad y propaganda
1.000,00
900,00
3.250,00
Gasto arriendo
800,00
Inventario materiales
500,00
Servicios prestados
Sueldos y salarios
6.900,00
390,00
36,47
3.000,00
61.086,47
61.086,47
Como se dijo anteriormente, en el proceso contable (manual electrnico) se filtran errores, omisiones y
desactualizaciones que afectan la razonabilidad de las cuentas. Ante estos hechos, las normas contables
han desarrollado la metodologa denominada ajustes y reclasificaciones que se resume y ejemplifica a
continuacin.
Los ajustes permiten presentar saldos razonables mediante la depuracin oportuna y apropiada de
todas las cuentas que, por diversas causas, no presentan valores que puedan ser comprobados y, por
ende, no denotan la real situacin econmica y financiera de la empresa.
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52
Contabilidad general
Desactualizaciones: por uso sistemtico de bienes o servicios, por realizacin de rentas que fueron
precobradas o que no pudieron ser liquidadas en el periodo; por gastos que se pagaron por anticipado
o que an no se han pagado. Adems, por previsin objetiva de situaciones futuras, como es el caso
de posibles incobrables o variaciones significativas del valor original de activos y pasivos. En cualquier
caso, los saldos estarn desactualizados en el momento de preparar el Balance de comprobacin.
Uso indebido: por abusos o exceso de confianza de parte de los custodios de dinero, bienes, etc., se
suelen presentar desfases (faltantes) entre los saldos contables y la presencia fsica de recursos.
Ejemplo
La empresa realiz una venta de servicios por $150,00, con Factura A-004, el 4 de enero de 200X, a
crdito. Por razones desconocidas esta transaccin no fue asentada oportunamente, y el 8 de mayo de
200X el contador se entera de este hecho y lo registra.
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FECHA
CUENTA
200X
Mayo 8
DEBE
53
HABER
150,00
Servicios prestados
150,00
CUENTA
200X
Febrero 2
DEBE
HABER
-1 Equipos de oficina
200,00
Bancos
200,00
El contador deber realizar la correccin en la fecha en que tiene conocimiento del error, en este caso
suponemos que fue al da siguiente, para lo que debe utilizar las siguientes soluciones:
Solucin A
FECHA
CUENTA
200X
Febrero 3
DEBE
HABER
-2Bancos
200,00
Equipos de oficina
200,00
200,00
Bancos
200,00
Solucin B
FECHA
CUENTA
200X
Febrero 3
DEBE
HABER
-3Muebles de oficina
Equipos de oficina
200,00
200,00
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54
Contabilidad general
Caso 2
El 2 de febrero de 200X, con Factura 001, se compr un archivador metlico para la oficina por $500,00;
se pag con cheque a la vista.
El error: el contador equivocadamente lo registr as:
FECHA
CUENTA
200X
Febrero 2
DEBE
HABER
-3Muebles de oficina
5.000,00
Bancos
5.000,00
Suponemos que al da siguiente, el contador se da cuenta de su error y procede a corregirlo, para lo que
podr utilizar cualquiera de las dos opciones:
Solucin A
FECHA
CUENTA
200X
Febrero 3
DEBE
HABER
-2Bancos
5.000,00
Muebles de oficina
5.000,00
500,00
Bancos
500,00
Solucin B
FECHA
CUENTA
200X
Febrero 3
DEBE
HABER
-3Bancos
4.500,00
Muebles de oficina
4.500,00
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FECHA
CUENTA
200X
Octubre 8
DEBE
HABER
-1Anticipo de sueldos
30,00
Caja
30,00
CUENTA
200X
Octubre 8
DEBE
HABER
-1Prdidas fortuitas
2.000,00
Mercaderas
2.000,00
Caso 2
Al tesorero de la empresa le sustrajeron $520,00 que deba depositar en la cuenta corriente de la
empresa.
FECHA
CUENTA
200X
Octubre 8
DEBE
HABER
-2Prdidas OCASIONALES
Caja
520,00
520,00
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56
Contabilidad general
EMPRESA A
EMPRESA B
Inquilino o arrendatario
Propietario o arrendador
-2-
-2
Gasto arriendo
300,00
Arriendo prepagado
Caja
3.600,00
Arriendo precobrado 3.600,00
Contabilizar la realizacin del servicio prestado
mensualmente, as:
300,00
Arriendo precobrado
300,00
Arriendos ganados
300,00
Conclusiones
Los prepagados se convertirn a futuro en gasto.
Los precobrados reconocen a futuro una renta.
En los dos casos, las referidas cuentas se deben ajustar peridicamente, con el fin de actualizar los
respectivos saldos.
Igual procedimiento se aplicar con inventarios de suministros adquiridos en el presente para uso
futuro. El valor del consumo se establecer por diferencia entre el valor comprado y las existencias
en una fecha determinada.
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57
atencin etc., se estima que habr un incremento de 20%, el clculo estimativo ser de $360,00
(300,00 + 60,00).
FECHA
DETALLE
200X
Dic. 31
DEBE
HABER
-1Servicios bsicos
360,00
360,00
360,00
360,00
b) La Empresa Elctrica Latinoamericana, prestadora del servicio, deber reportar en sus libros, la cantidad exacta de consumo (porque esta empresa s conoce los kilovatios consumidos por la empresa
Y); la registrar as:
FECHA
DETALLE
200X
Dic. 31
DEBE
HABER
380,00
Servicios prestados
380,00
380,00
380,00
c) Cualquier diferencia entre lo estimado (en este caso $20) por la empresa Y y el costo real del servicio
ser conocido y ajustado en el momento del pago.
Ajustes por desgaste de propiedad, planta y equipo (activos fijos)
La depreciacin es el desgaste que sufren los activos fijos, por uso, obsolescencia o destruccin, como
robo, incendio, u otros.
Este desgaste se debe reportar peridicamente, a fin de:
Depurar resultados
Actualizar el valor del activo fijo
El asiento tipo para registrar el gasto por este concepto es el siguiente:
FECHA
DETALLE
200X
Dic. 31
DEBE
HABER
-1Gasto depreciacin
DepRECIACIN acumULADA activo fijo
150,00
150,00
El clculo de la depreciacin aproximada de un bien durante un periodo se efecta por medio de mtodos tcnicos, entre los cuales se destacan:
Mtodo lineal
Mtodo de unidades producidas
Mtodo acelerado o sumatorias de dgitos
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58
Contabilidad general
Por el momento trataremos y ejemplificaremos el mtodo lineal, mejor conocido como lnea recta;
para ello, se deben conocer, mediante facturas, consultas, etc., los siguientes aspectos:
Costo de adquisicin (histrico) y a partir de los aos siguientes el valor actual. Es el valor
efectivamente pagado o a pagar por un bien, en el que se incluyen todos los conceptos legalmente
atribuibles al activo hasta su funcionamiento o puesta en marcha (impuestos, fletes, instalacin,
etc.). El valor actual es aqul que tendra el activo luego de un proceso de revalorizacin o de
deterioro.
Vida til. Es el tiempo que se espera que el activo contribuya a la generacin de ingresos o que
sea econmicamente productivo para la empresa, es estimado de vida, expresado en aos, o
meses e incluso en horas. Este dato se obtiene de catlogos o de opiniones tcnicas basadas en
experiencias o conocimiento pleno del producto. En este caso, el propio fabricante puede aportar
decididamente a resolver este asunto.
Valor residual. Valor estimado, de ltima recuperacin, es decir precio en el que se podra vender
el bien cuando ste se encuentre obsoleto o fuera de uso. Puede incluso ser cero.
La frmula de clculo para la depreciacin es:
Depreciacin ao =
Ejemplo
La empresa AB compr una computadora el 2 de enero de 200X en $2.000,00 (incluye gastos de instalacin y puesta en marcha). El 31 de diciembre, calcula y registra el desgaste, suponiendo que la vida
til es de 4 aos y que se podra vender en $200,00 cuando el bien est totalmente usado.
2.000,00 200,00
Depreciacin ao =
4
FECHA
DETALLE
200X
Dic. 31
= $450,00
DEBE
HABER
-1Gasto depreciacin
450,00
450,00
450,00
450,00
10. Este tema se estudia ampliamente en el Captulo II, Anlisis de las cuentas del activo corriente.
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59
Para prevenir estos hechos, la empresa debe, a travs de estudios, tcnicos y objetivos, calcular estimativamente los posibles valores que no se podran cobrar. Estos clculos se realizan mediante mtodos
tcnicos, entre los cuales se destacan:
Mtodo estadstico
Mtodo de antigedad de saldos
Mtodo de calificacin de riesgo
Por el momento se desarrollar el mtodo estadstico, por ser uno de los ms simples.
Este mtodo toma como referencia los datos de incobrables reales de aos anteriores y proyecta
para el ao vigente, tomando las frmulas de tendencias, como:
Promedio
Desviacin tpica
Mnimos cuadrados
Ejemplo
Valor Incobrable
500,00
550,00
700,00
Total
1.750,00
Si se desea aplicar el promedio simple, para calcular los incobrables del ao 4, se suman los valores de
los tres aos y se divide entre 3, as:
Provisin ao 4 =
1.750,00
3
= $583,33
CUENTA
200X
Dic. 31
DEBE
HABER
583,33
583,33
583,33
583,33
Advertencia
Este mtodo estadstico promedio se utiliz nicamente para ejemplificar el ajuste, pero no es el ms
idneo. Se analiza ms adelante el mtodo de antigedad de saldos, que es ms apropiado, pero tambin se abordar el tema tributario sobre el tope reconocido para provisiones de este tipo.
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60
Contabilidad general
InTROduccIn
El ciclo contable se realiza actualmente de manera expedita con la ayuda del computador que, por medio
de programas genricos o especficos, procesa la informacin automticamente; es decir, el contador
slo tiene que definir las partidas afectadas y digitar los valores que correspondan a las cuentas, y el
programa automatizado de contabilidad se encargar de mayorizar, emitir el balance de comprobacin
e incluso emitir los estados financieros. Esta fabulosa ayuda, que simplifica tareas y reduce significativamente el tiempo de proceso, debe ser aprovechada por el contador quien, en compensacin, pondr
toda su atencin en los ajustes contables, es decir, en depurar y analizar los saldos de las cuentas, a tal
punto que stas puedan:
Reflejar razonablemente la situacin econmica y financiera.
Ser verificables y comprobables bajo cualquier prueba.
Cuando se tenga absoluta seguridad sobre la idoneidad de los saldos contables, se puede empezar a
preparar los informes contables, mejor conocidos como estados financieros.
Los estados financieros son reportes que se elaboran al finalizar un periodo contable, con el objeto
de proporcionar informacin sobre la situacin econmica y financiera de la empresa, la cual
permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial econmico de la entidad.
Tanto la administracin de la empresa como el pblico en general estn interesados en conocer
las fortalezas y debilidades financieras de la entidad en conjunto, o sobre una seccin del negocio en
particular; para esto, se debern analizar y estudiar los estados financieros mediante los mtodos de
anlisis que miden, comparan y ponderan hechos.
Los principales estados financieros tienen como objetivo informar sobre la situacin financiera de la
empresa en una fecha determinada, sobre los resultados de sus operaciones, el cambio en el patrimonio
y el flujo del efectivo.
Los estados financieros deben servir para:
Tomar decisiones de inversin y crdito.
Formular juicios sobre los resultados financieros de la administracin, en cuanto a la rentabilidad,
solvencia, generacin de fondos y capacidad de desarrollo empresarial.
Evaluar la gestin gerencial, la solvencia y la liquidez de la empresa, as como su capacidad para
generar fondos.
Conocer el origen y las caractersticas de sus recursos, para estimar la capacidad financiera de
crecimiento.
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optar por diferentes alternativas para el tratamiento y cuantificacin monetaria de las operaciones.
La moneda, por otra parte, no conserva su poder de compra y, con el paso del tiempo, puede perder
su significado en las transacciones de carcter permanente.
De aqu se desprende que los estados financieros no representan valores absolutos; por tanto, la
informacin que ofrecen no es una medida exacta de su situacin ni de su productividad, pero s proporcionan ideas claras sobre la situacin, si las cifras son razonables. La utilidad o prdida definitiva
no se conoce sino hasta el momento de la venta o liquidacin de la empresa.
Reglas de presentacin11
En la presentacin de cualquier estado financiero se deben proporcionar algunos datos y seguir ciertas
reglas generales como las siguientes:
Nombre de la empresa o razn social, sea persona natural o jurdica
Nmero de identificacin tributaria, como por ejemplo el RUC
11. Los estados financieros deben ser elaborados segn lo dispone la NIC-1 y adoptados segn prescribe la NIIF-1.
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62
Contabilidad general
Estado de resultados
El Estado de resultados muestra los efectos de las operaciones de una empresa y su resultado final, ya
sea ganancia o prdida; resumen de los hechos significativos que originaron un aumento o disminucin
en el patrimonio de la empresa durante un periodo determinado.
El estado de resultados es dinmico, ya que expresa en forma acumulativa las cifras de rentas (ingresos), costos y gastos resultantes en un periodo determinado.
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63
XXX
() GASTOS OPERACIONALES
(XXX)
De administracin
Sueldos
XXX
Beneficios sociales
XXX
Servicios bsicos
XXX
De ventas
XXX
Publicidad
XXX
XXX
XXX
Arriendos ganados
XXX
Prdidas ocasionales
(XXX)
(Firma)
Gerente
XXX
(Firma)
Contador
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64
Contabilidad general
PASIVO
Corriente
Corriente
Caja general
xxx
Bancos
xxx
Inventarios
xxx
Largo plazo
No corriente
xxx
Muebles de oficina
Depreciacin acumulada
Otros
Inversiones L/P.
xxx
xxx
TOTAL ACTIVO
xxx
(Firma)
Gerente
XXX
(Firma)
Contador
A manera de informe, el estado se presenta en forma vertical: primero el Activo, luego el Pasivo y por
ltimo el Patrimonio, como se observa en el siguiente ejemplo:
EMPRESA LUBRICADORA EL ACEITE
ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA -$
Al 31 de diciembre de 200X
ACTIVO
Corriente
Caja general
xxx
Bancos
xxx
Inventarios
xxx
No corriente
Fijo o propiedad, planta y equipo
Muebles de oficina
xxx
Depreciacin acumulada
(xxx)
Otros Activos
xxx
xxx
TOTAL ACTIVO
xxx
PASIVO
Corriente
Contina
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65
Continuacin
EMPRESA LUBRICADORA EL ACEITE
ESTADO DE SITUACIN FINANCIERA -$
Al 31 de diciembre de 200X
Cuentas por pagar
xxx
xxx
Largo plazo
Hipotecas por pagar
xxx
PAtrimonio
Capital social
xxx
xxx
xxx
(Firma)
Gerente
(Firma)
Contador
DETALLE
200X
Dic. 31
DEBE
HABER
-1INGRESO servicios
xxxxx
Arriendos ganados
xxxxx
OtrOs INGRESOs
xxxxx
Resumen P y G
xxxxx
b) Las cuentas de gastos y costos (de saldo deudor) se deben acreditar o cerrar contra Resumen
de Prdidas y Ganancias.
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66
Contabilidad general
FECHA
DETALLE
200X
Dic. 31
DEBE
HABER
-1Resumen G Y P
xxxxx
Costo de ventas
xxxxx
Gasto inters
xxxxx
Otros gastos
xxxxx
c) La cuenta Resumen de Prdidas y Ganancias puede reflejar un saldo acreedor (o crdito), que
significa que existe utilidad, o un saldo deudor (o dbito), que representa la presencia indeseable
de prdida.
En caso de saldo acreedor (o crdito), el asiento ser:
FECHA
DETALLE
200X
Dic. 31
DEBE
HABER
-1Resumen P Y G
xxxxx
xxxxx
DETALLE
200X
Dic. 31
DEBE
HABER
xxxxx
Resumen P y G
xxxxx
d) La utilidad, resultado esperado y deseado, dar origen a obligaciones empresariales con trabajadores, socios, fisco y reservas, para lo que ser necesario provisionar estos conceptos tomndolos
de la Utilidad (estas provisiones sern tratadas detenidamente en los prximos captulos).
FECHA
DETALLE
200X
Dic. 31
DEBE
HABER
xxxxx
xxxxx
xxxxx
Reservas
xxxxx
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67
DETALLE
CDIGO
PARCIAL
DEBE
HABER
AJUSTES
- 11 -
Ene. 31
Muebles de oficina
3.000,00
EQUIPO DE OFICINA
3.000,00
Caja
100,00
Servicios prestados
100,00
Servicios prestados
7.000,00
7.000,00
2.190,00
Publicidad y propaganda
1.000,00
Gasto arriendo
800,00
Sueldos y salarios
390,00
4.810,00
4.810,00
01_Chapter_1_Zapata.indd 67
17.100,00 17.100,00
10/03/2011 21:59:52
68
Contabilidad general
Paso 3. Mayorizacin
Slo de las cuentas que han sido afectadas en los ajustes, las dems mantienen los mismos saldos.
LAVAMATIC
LIBRO mayor principal
Cuenta: CAJA
FECHA
DESCRIPCIN
No. AS.
DEBE
HABER
SALDO
200X
Enero 31
Lavado de ropa
12
100,00
MUEBLES DE OFICINA
EQUIPO DE OFICINA
DEBE
SALDO:
DEBE
HABER
3.000,00
3.000,00
3.000,00
3.000,00
3.000,00
SALDO:
SERVICIOS PRESTADOS
DEBE
HABER
800,00
800,00
800,00
800,00
SUELDOS Y SALARIOS
SALDO:
6.900,00
100,00
7.000,00
7.000,00
HABER
DEBE
HABER
390,00
390,00
1.000,00
1.000,00
390,00
390,00
1.000,00
1.000,00
DEBE
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PUBLICIDAD Y PROPAGANDA
SALDO:
PRDIDAS Y GANANCIAS
SALDO:
HABER
7.000,00
SALDO:
DEBE
3.000,00
GASTO DE ARRIENDO
SALDO:
HABER
3.000,00
DEBE
100,00
HABER
DEBE
2.190,00
4.810,00
7.000,00
7.000,00
7.000,00
HABER
4.810,00
4.810,00
SALDO:
4.810,00
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69
NOMBRE DE LA CUENTA
SALDO DEUDOR
Capital social
SALDO ACREEDOR
50.000,00
Caja
100,00
Bancos
52.996,47
Maquinaria y equipo
2.400,00
Publicidad y propaganda
1.000,00
900,00
3.250,00
Gasto arriendo
800,00
Inventario materiales
500,00
Servicios prestados
Sueldos y salarios
7.000,00
390,00
36,47
Muebles de oficina
SUMAN
3.000,00
61.186,47
61.186,47
7.000,00
7.000,00
() GASTOS OPERACIONALES
2.190,00
Administracin
Publicidad y propaganda
1.000,00
Gasto arriendo
800,00
Sueldos y salarios
390,00
= UTILIDAD OPERACIONAL
4.810,00
0,00
01_Chapter_1_Zapata.indd 69
(Firma)
Gerente
4.810,00
(Firma)
Contador
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70
Contabilidad general
LAVAMATIC
BALANCE GENERAL - USD$
Al 31 de diciembre de 200X
ACTIVO
PASIVO
Corriente
53.596,47 Corriente
Caja
100,00
Bancos
52.996,47
Inventarios
500,00
4.186,47
36,47
54.810,00
50.000,00
2.400,00
Muebles de oficina
3.000,00
TOTAL ACTIVO
01_Chapter_1_Zapata.indd 70
900,00
PATRIMONIO
No corriente
3.250,00
(Firma)
Gerente
4.810,00
58.996,47
(Firma)
Contador
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71
Cuestionario de evaluacin
Seale con un la respuesta correcta.
1.
Empresa es:
Todo ente econmico que ofrece bienes o servicios que luego de venderlos
producirn una renta.
Todo ente que se dedica a la prestacin de servicios pblicos, sin nimo de lucro.
Un ente econmico que se dedica a la prestacin de servicios, con el objeto
de obtener utilidad, si se puede.
2.
3.
4.
La contabilidad empleada por personas que toman decisiones y que es obligatoria, se denomina:
Contabilidad gubernamental.
Contabilidad administrativa.
Contabilidad financiera.
5.
7.
8.
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72
Contabilidad general
9.
10. Renta es todo beneficio que se obtiene al vender un bien o servicio o dejar que otros usen
nuestros activos.
Verdadero
Falso
Explique:
Conteste las siguientes preguntas:
11. Cul es el objetivo fundamental de las Normas Internacionales de Informacin Financiera
(NIIF)?
12. Qu pretende el marco conceptual?
13. Cules son los enunciados de la Partida doble?
14. Qu es la Cuenta contable?
15. Qu es el Plan de cuentas y cul es su importancia?
16. En cuntos grupos se divide el nivel superior del Plan de cuentas?
17. Qu es el Cdigo de cuentas?
18. Cules son las caractersticas del Cdigo de cuentas?
19. Cules son los sistemas de codificacin?
20. Desde cundo deben aplicarse las NIIF en el pas?
Marque con X la respuesta correcta. En caso de pedido especfico, explique o fundamente
la respuesta.
21. La emisin de comprobantes de venta es:
Obligatoria
Opcional
22. Cualquier imprenta puede imprimir comprobantes de venta.
Verdadero
Falso
23. Qu significan las siglas NIC? Mencione cuatro normas.
24. El Libro diario es un registro de entrada original. Por qu?
25. Los saldos de las cuentas de gastos y costos, por naturaleza, son:
Deudoras (Dbitos)
Acreedoras (Crditos)
26. El cuadre de saldos en el Balance de comprobacin, antes de los ajustes, brinda absoluta
seguridad sobre la razonabilidad de saldos. Explique.
Verdadero
Falso
27. Qu grupos de cuentas se presentan en el Balance general? Explique.
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