SERVIOS ADMINISTRATIVOS

ICA 10-1 (ICAER) Prof. Cristiano Pinheiro EAOF 2014

1. DISPOSIES PRELIMINARES
O meio utilizado para o encaminhamento e a tramitao da documentao chamado: ACESSRIO DE
TRAMITAO
Ex. de acessrio de tramitao: Folha de encam, capa de processo, folha de rosto, fac-smile e envelope.
Autuao ou formao do processo - a abertura do processo, formalizada por um termo de autuao.
A autuao ou formao do processo - a abertura do processo, formalizada por um termo de autuao.
Utiliza-se o documento abertura de processo.
APENSAO x DESAPENSAO x DESCLASSIFICAO x DESMEMBRAMENTO x JUNTADA
Apensao - a juno fsica de processos.
Desapensao - a separao fsica de processos apensados. feito atravs do termo de desapensao.
Desclassificao - o ato da aut. competente que libera consulta de documento sujeito a grau de sigilo.
desentranhamento de peas - a retirada de peas de um processo (por interesse da Adm. Ou a pedido
do interessado). feito atravs do Termo de Desentranhamento de Peas.
Desmembramento - a separao de parte da documentao para formao de um novo processo.
feito atravs do Termo de Desmembramento de Peas.
Juntada - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo. feito atravs do
Termo de Juntada (por Anexao ou por Apensao).
2. PAPIS, ENVELOPES E TIMBRES
- Formato dos papis de expediente para uso no COMAER: 210 mm x 297 mm (A4)
- Smbolo e formato do envelope usado para folhas A4 inteiras ou processo:
Smbolo E1 e formato 229 mm x 324 mm.
- Toda correspondncia oficial expedida acondicionada em:
Envelope, escriturado conforme a padronizao da ECT.
- Para escriturao dos envelopes, pode ser utilizada: Etiqueta de endereamento.
- Nos papis e envelopes, os tamanhos das armas nacionais: Para emblema S2, altura 20 mm;
Para emblema S3, altura 15 mm.
- Timbres de 1 a 4, em relevo branco, so de uso PRIVATIVO:
Presidente da Repblica, Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, Dirigentes
dos rgos Integrantes da Presidncia da Repblica, Ministro de Estado e Presidente das Autarquias
Federais.
3. FORMAS DE TRATAMENTO
DOCs dirigidos a pessoas/rgos externos ao COMAER, formas de tratamento - Por extenso.
PAPA (Sumo Pontfice) - V.S. - Vossa Santidade
CARDEAL - V.Ema. / V.Em ma - Vossa Eminncia
ARCEBISPOS E BISPOS - V.Exa. Revma. / V.Ex Rev. ma - Vossa Excelncia Reverendssima
Monsenhores, Cnegos e Superiores Religiosos - V.Revma. / V.Rev. ma - Vossa Reverendssima
Sacerdotes, Clrigos e demais Religiosos - V.Reva. / V.Rev.a - Vossa Reverncia
REITORES - V.Maga. / V.Mag.a - Vossa Magnificncia

Uso do vocativo:
TRATAMENTO
Excelncia
Membros dos TJ
Reitor de Universidade
Sumo Pontfice (Papa)

VOCATIVO
Excelentssimo Senhor ou Vossa Excelncia
Egrgio ou Colendo ou Vossa Excelncia
Magnfico Reitor ou Vossa Magnificncia
Santssimo Padre ou Vossa Santidade

Doutor no forma de tratamento, ttulo acadmico.

Pessoas que podem receber o ttulo de doutor:
- Que concluram o curso universitrio de doutorado;
- Bacharis em Direito; e
- Bacharis em Medicina.
Vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder:
Excelentssimo Senhor, seguido do cargo.
- Demais autoridades - Senhor (a) seguido do cargo.
- O destinatrio nos memorandos deve ser mencionado: Pelo cargo que ocupa, no pelo nome.
4. ABREVIATURAS, SIGLAS, NMEROS E SMBOLOS
- As siglas de identificao de OM so empregadas: Exclusivamente em letras maisculas.
- As abreviaturas e siglas nos documentos destinadas a rgos externos ao COMAER so:
Obrigatoriamente por extenso.
- A representao do horrio: trs horas, vinte e sete minutos e treze segundos : 3 h 27 min 13 s
- As datas so escritas: Na ordem: dia, ms e ano e, quando necessrio, dia da semana.
19 de fevereiro de 2012, domingo.
- As datas em textos EXTERNOS so escritas: por extenso 2 de janeiro de 1990.
- Nos textos INTERNOS, admite-se que as datas, quando abreviadas, sejam expressas:
. Na sua totalidade por algarismos arbicos 02.01.1990.
. Com dia expresso por dois algarismos arbicos, o ms por meio das trs primeiras letras seguidas
de ponto quando minscula e sem ponto quando maiscula (exceto o ms de maio, que sempre por
extenso) e o ano expresso por quatro algarismos: 01 jan. 1990, 01 JAN 1990, 01 maio 1990, 01 MAIO
1990.
- Diviso de nmero na representao de quantidades:
. Em grupos de trs algarismos, a contar da vrgula para a esquerda, separadas por ponto. 127.123;
7.123,3354; Lei n 9.796 (Ateno: data no separa por ponto: 1990)
- (EAOF 2014) Nmeros que no se aplicam regra de diviso em grupo de trs algarismos para serem
separados por ponto?
Ano (em data) 1990;
CPF 121452560-86; e
CEP 21740-000.
- Smbolo de unidade de temperatura grafado: Acompanhado de letra designativa do sistema de
medio, sem espao - 37C, 45F.

- Expresso dos valores monetrios: Sempre da indicao, por extenso, entre parnteses, devendo ser
expressa, a denominao da moeda, com a primeira letra maiscula. R$ 2.000,00 (dois mil Reais).
E quanto aos numerais, como so escritos?
- Se representarem uma nica palavra, por extenso um, quinze, cem, duzentos.
- Se representarem mais de uma palavra, algarismo arbico 21, 45, 110, 279.
- Coordenadas geogrficas para latitude:
Abreviatura Lat seguida de quatro algarismos (2 primeiros se refere ao nmero de graus e os dois
ltimos ao de minutos) seguido da letra que designa o hemisfrio que se encontra o ponto geogrfico
Lat 2345S; Lat 4533N.
- Coordenadas geogrficas para longitude:
Abreviatura Long seguida de cinco algarismos (3 primeiros se refere ao nmero de graus e os dois
ltimos ao de minutos) e da letra que indica se o ponto geogrfico se encontra a leste ou oeste do
meridiano de Greenwich Long 04630E; Long 14315W.
5. REGRAS GERAIS PARA ELABORAO DE DOCUMENTOS
Carter que deve apresentar a redao oficial: Impessoalidade.
Caractersticas da redao oficial: Correo, clareza, conciso, harmonia, formalidade e padronizao.
- Expresso do pensamento com nitidez: Clareza (EAOF 2012)
- Emprego de palavras precisas e especficas: Conciso (EAOF 2012)
- Padro culto da linguagem e respeito s normas: Formalidade e padronizao (EAOF 2012)
- Na redao oficial, quais situaes sero evitadas:
1) repetio e emprego de palavras cognatas; 2) uso de palavra com duplo sentido; 3) uso de
expresses locais e regionais; 4) emprego de expresses de lngua estrangeira, EXCETO quando
indispensveis em razo de uso j consagrado ou que no tenham exata traduo, devendo estar em
negrito ou itlico.
- Medidas de margem dos docs oficiais: Superior e inferior 2 cm; Esquerda 3 cm; direita 1,5 cm.
- Numerao dos pargrafos dos documentos oficiais: com algarismos arbicos, seguidos de ponto, e o
incio do texto ter 2,5 cm de distncia da margem esquerda.
- Fonte usada e tamanho para uso nos documentos oficiais:
Fonte times new Roman; Tamanho 12 no texto; 11 nas citaes e 10 nas notas de rodap.
- No havendo smbolos da fonte times new Roman, podem ser utilizadas as fontes: Symbol e windings.
- Doc dirigido a rgo externo ao COMAER, as referncias ou citaes de posto ou graduao devero
ser: Grafadas por extenso, sendo dispensada a referncia especialidade.
- Fecho de cortesia usado em correspondncia externa ao COMAER, dirigida a autoridades superiores,
inclusive o Presidente da Repblica? Respeitosamente
- E para autoridades da mesma hierarquia ou inferior: Atenciosamente
- E para autoridades entre OM do COMAER: No empregado
- Sinete usado para autenticar atos de governo, diplomas e certificados expedidos pelos estabelecimentos
de ensino: Selo Nacional (EAOF 2014)
- Sinete usado para autenticar atestados e declaraes: Selo da Organizao (EAOF 2014)

- Averbao feita abaixo dos textos ou no verso dos Decretos e Portarias Pessoais para que seja corrigida
flagrante inexatido material do texto, desde que essa correo no venha a alterar a substncia do ato j
publicado chamado de: Apostila (EAOF 2014)
6. ELABORAO DE DOCUMENTOS E ATOS ADMINISTRATIVOS
- Os campos comuns entre a consulta, o despacho de encaminhamento, o memorando, o ofcio e a parte
so: Timbre, Epgrafe, Prembulo, Ementa, Texto, Identificao do signatrio. (T-E-P-E-T-I)
- Para todos os documentos que adotam a formatao padro utilizado o timbre: Timbre 5
- Parte do documento onde consta nome da OM, linha de numerao e data escriturados a 30 pontos do
nome da OM : Epigrafe
- Parte do documento onde consta o cargo do remetente e do destinatrio chamado: Prembulo
- Parte do documento que contm assunto, referncia, apndice e anexo chamado: Ementa
- Parte principal do documento que fica a 30 pontos abaixo da ementa chamado: Texto
- O texto dos documentos dividido em: Pargrafos, Itens, Alneas, Subalneas (P-I-A-S)
- Identificao do signatrio em documento? Nome da autoridade por extenso, em letras maisculas.
. Se OF-GEN, o posto e quadro precede ao nome.
. Demais autoridades, o posto/quadro, graduao/especialidade sucede ao nome.
. Documentos externos: O cargo da autoridade e o nome da OM so escritos por extenso.
- Doc onde feito o registro de fatos ou ocorrncias verificadas e resolues tomadas numa assembleia,
sesso ou reunio: ATA
- Doc assinado por autoridade habilitada a transmitir informao sobre fatos de que tenham conhecimento
oficial: Atestado (EAOF 2012)
- Doc de uso exclusivo do CMTAER que baixa determinaes, interpreta dispositivos regulamentares e
faz recomendaes: Aviso Interno (EAOF 2014)
- Correspondncia externa, pela qual as autoridades tratam de assunto oficial cuja natureza dispensa a
utilizao de ofcio: Carta
- Doc legal que afirma ou certifica alguma coisa de que se tem provas: Certido (EAOF 2014)
- Doc externo, redigido em forma de ofcio, em que se solicita autoridade competente esclarecimentos
sobre determinado assunto ou a correta interpretao de um texto de dispositivo legal, regulamentar ou
administrativo: Consulta
- Doc pelo qual a autoridade competente, a pedido do interessado, expressa a existncia ou no de um
fato: Declarao
- Doc pelo qual uma autoridade determina, solicita, soluciona ou informa o que for de sua alada em
determinado processo: Despacho
- Os despachos podem ser: Decisrios ou de Encaminhamento
- Meio de comunicao feito por intermdio de publicao em DOU para tornar pblico assuntos de
interesse da administrao: Edital

- Expediente dirigido a Presidente da Repblica ou Vice-Presidente da Repblica para inform-lo de

determinado assunto, propor alguma medida ou submeter sua considerao projeto de ato normativo:
Exposio de Motivos (EAOF 2014)
- Doc interno que tramita entre os setores de uma mesma OM, podendo ser do mesmo nvel hierrquico
ou de nvel superior para inferior, onde normalmente transmite ordens, instrues ou solicita informaes:
Memorando
- Doc utilizado para transmisso de mensagens urgentes com textos sucintos: Fac-smile (FAX)
- Usada para padronizar os procedimentos rotineiros a serem seguidos em uma atividade determinada:
NPA
- Doc que divulga ordens ou estabelece medidas relacionadas com a execuo de servio que prescindam
de meno e/ou publicao em boletim: Nota de Servio (NS)
- Doc que tem por finalidade trato de assuntos oficiais entre as OM do COMAER: Ofcio
- Doc que deve ser expedido quando abordar assunto que deva ser do conhecimento de vrias OM do
mesmo nvel ou de OM subordinadas: Ofcio Circular
- Ofcio Circular NO pode ser enviado: Para o EMAER e para o CMTAER (EAOF 2014)
- Doc pelo qual o CMTAER ou outras autoridades exaltam datas ou fatos histricos ou fazem citaes
meritrias: Ordem do Dia
- Identificao da ordem do dia: No recebe nmero, ser identificada pela data de sua publicao no
Bol Int da OM. (EAOF 2014)
- Doc pelo qual o signatrio emite uma opinio especializada, um esclarecimento tcnico ou uma
orientao fundamentada sobre determinado assunto: Parecer
- Doc dirigido a superior hierrquico ou colateral, contendo solicitao ou comunicando fatos ou
acontecimentos ocorridos na esfera disciplinar ou administrativa: Parte
- Exposio escrita, circunstanciada, para expor atividades, acontecimento e fatos: Relatrio
- Doc interno/externo pelo qual o peticionrio dirige-se a uma autoridade para pleitear direitos ou
benefcios previstos na legislao em vigor : Requerimento (EAOF11)
- Parte que indica os motivos ou razes em que se fundamenta a deciso, constituindo parte dispensvel:
Consideranda ou Justificao do Ato.
- Parte em que se prescreve a fora coativa do ato: Ordem de execuo ou Mandado de Cumprimento
- Expedido pelos CMT das OM, em virtude de competncia regimental ou delegada com a finalidade de
proferir deciso sobre requerimento submetido sua apreciao ou ordenar a execuo de servios:
Despacho Decisrio.
- Doc expedido pelos CMT de OM, em virtude de competncia regimental ou delegada, para dispor sobre
aplicao de legislao geral ou especfica e institucionalizao de polticas, diretrizes, planos,
programas, projetos e demais atividades: Portaria

7. TRMITE DE DOCUMENTOS
- Os documentos que tiverem qual carimbo tero prioridade sobre os demais?
URGENTE (no canto superior esquerdo na cor vermelha) e dever ter a rubrica do oficial
responsvel pelo protocolo da OM.
- Doc no permanecero em determinada OM por perodo: Superior a 8 dias teis. (EAOF 2014)
- No caso de necessidade de extenso do prazo, quando a complexidade do assunto exigir estudos
prolongados ou providncias demoradas, os documentos no permanecero na OM por perodo: Que
exceda a 30 dias teis, sem que haja um pronunciamento oficial.
8. NUMERAO DE PROTOCOLO E ORGANIZAO DE PROCESSO
- Principal meio de identificao dos documentos, dado na OM de origem: Nmero de protocolo
- Constituio do nmero de protocolo: 15 dgitos, acrescidos de +2 DV (dgitos verificadores)
- Identificao dos processos ser sempre feita por meio de: NUP nmero nico de processo
- vedada a adoo dos seguintes procedimentos na utilizao do NUP: 1) Colocar arbitrariamente
qualquer algarismo para indicar os DV, sem o clculo correto; 2) Suprimir os DV.
- obrigatria a adoo dos seguintes procedimentos na utilizao do NUP: 1) Corrigir DV, quando
constatado incorreto no clculo; 2) Quando, por falha ou omisso, for constatada a necessidade da
correo de n dos DV.
- Autuao - a abertura do processo, formalizada por um termo de autuao.
- O processo deve ser obrigatoriamente autuado: Pela unidade que produzir o 1 despacho de
encaminhamento.
- Docs que no sero autuados, que no constituem processo: 1) Remessa para publicao; 2)
Desarquivamento de processo; 3) Mensagem fac-smile (deve enviar o documento original); 4) E-mail
(deve enviar o documento original). (EAOF 2014)
- No numerado no processo: 1) Capa do processo; Verso da folha; 2) Certides, Certificados de
Concluso de Cursos, Diplomas, Fichas Individuais (cpias devidamente autenticada) (EAOF 2014)
- Quando for necessria identificao no verso da folha: Ter como referncia a letra V, da palavra
verso.
- Doc que retirado quando do envio da documentao a outra OM: Folha de Encaminhamento
- Quando houver necessidade de efetuar um simples encaminhamento de diversos processos (que no
necessitem de esclarecimentos ou despachos individualizados), este feito mediante: Um nico ofcio
- Juntada - a unio de um processo a outro, ou de um documento a um processo.
- A juntada executada: Mediante determinao, por despacho do CMT da OM.
- Tipos de juntada: Por anexao e por apensao.

- Juntada por Anexao a unio definitiva e irreversvel de um ou mais processos ou documentos a

outro processo principal.
- Juntada por Apensao a unio provisria de um ou mais processos a um processo principal.
- Se, na juntada por anexao, o processo acessrio contiver Termo de Desentranhamento de Peas, o que
acontece com a numerao do conjunto processado? Permanecer vago o lugar correspondente pea
desentranhada, devendo ser consignado expressamente no TERMO DE RESSALVA a ser lavrado
imediatamente aps o Termo de Juntada por Anexao.
- Desapensao - Separao fsica de processos apensados.
- Desentranhamento de peas - Retirada de peas de um processo.
- Termo de Desentranhamento de Peas ser utilizado para registrar as peas retiradas do processo. feito
mediante: Despacho prvio do CMT da OM.
- Sempre que houver retirada de peas, lavrado aps o ltimo despacho: Termo de Desentranhamento de
Peas.
- Pea do processo que vedada a retirada: Pea inicial do processo.
- Cada volume do processo no pode exceder: 200 folhas. (EAOF 2014)
- Distncia a ser observada para fixao dos colchetes: Margem esquerda de cerca de 2 cm.
- Quando a pea processual contiver nmero de folhas excedentes a 200 folhas: Ser aberto novo
volume com esse documento excedente.
- O encerramento e a abertura de novos volumes efetuado: Mediante lavratura dos respectivos termos
em folhas suplementares.
- Caso de desaparecimento ou extravio de processo: O 1 que tomar conhecimento do fato comunicar
o ocorrido sua chefia.
- A autoridade administrativa que tiver cincia do fato: Promover sua apurao imediata, mediante
sindicncia ou PAD.
- Carimbo usado para registrar a quantidade de peas inseridas no processo, desde que no haja sistema
prprio para a confeco do Termo de Autuao e dever constar na 1 pgina dos autos: Carimbo
CONFERIDO (EAOF 2014)
- Carimbo usado em pginas e espaos que no contenham informaes ao autuar um processo: Carimbo
EM BRANCO (EAOF 2014)