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INDICE
DEFINICIN
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL ................................................................................................ 1
OBJETIVOS ESPECFICOS ........................................................................................ 1
FUNCIONALIDAD
CONOCIMIENTO DEL MBITO MUNICIPAL
FORTALECIMIENTO DEL PROCESO DE PLANIFICACIN
APROVECHAMIENTO DE LOS RECURSOS
CUMPLIMIENTO DE NORMAS Y REGULACIONES APLICABLES
BASE LEGAL RELACIONADA CON LA GESTIN MUNICIPAL
CONSTITUCIN POLTICA DE LA REPBLICA DE GUATEMALA ....................................... 3
CDIGO MUNICIPAL; DECRETO NO. 12-2002 DEL CONGRESO DE LA REPBLICA ....... 3
LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO; DECRETO NO.57-92, DEL CONGRESO DE LA
REPBLICA Y SU REGLAMENTO. ............................................................................... 3
LEY DEL IMPUESTO NICO SOBRE INMUEBLES -IUSI- DECRETO NO.15-98 DEL
CONGRESO DE LA REPBLICA .................................................................................. 3
LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS; DECRETO NO. 31-2002,
DEL CONGRESO DE LA REPBLICA Y SU REGLAMENTO ............................................... 3
LEY ORGNICA DEL PRESUPUESTO; DECRETO 101-97 DEL CONGRESO DE LA
REPBLICA Y SU REGLAMENTO ................................................................................ 4
LEY ORGNICA DEL INSTITUTO DE FOMENTO MUNICIPAL INFOM- DECRETO
LEGISLATIVO 1132 .................................................................................................. 4
LEY DE PROBIDAD Y RESPONSABILIDADES DE FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS PBLICOS,
DECRETO 8-97 DEL CONGRESO DE LA REPBLICA.....................................................4
ESTATUTOS DE LA ASOCIACIN NACIONAL DE MUNICIPALIDADES -ANAM- ..................4
I MODULO PRESUPUESTARIO
1 FORMULACIN PRESUPUESTARIA ......................................................................... 5
1.1 Definicin de las Polticas Presupuestarias .............................................. 5
1.2 Coordinacin del Proceso de Formulacin del Presupuesto .................... 6
1.3 Participacin de la Sociedad Civil en la Formulacin del Presupuesto
Municipal........................................................................................................... 6
1.4 Interrelacin del Proyecto de Presupuesto con las Polticas Nacionales.. 7
1.5 Estimacin de los Ingresos ....................................................................... 7
1.6 Programacin de los Egresos ................................................................... 8
1.7 Revisin del Proyecto de Presupuesto ..................................................... 9
1.8 Correccin del Proyecto de Presupuesto.................................................. 9
1.9 Aprobacin del Proyecto de Presupuesto ................................................. 9
1.10 Comunicacin de las Asignaciones a Responsables de la Ejecucin ... 9
2 EJECUCIN PRESUPUESTARIA ............................................................................ 11
2.1 Criterios para la Ejecucin Presupuestaria ............................................. 11
3.2 Libro de Cuenta Corriente para Registro del 10% Constitucional para
Gastos de Inversin ........................................................................................ 40
3.3 Libro de Cuenta Corriente para Registro del IVA-Paz, para Inversin ... 40
3.4 Libro de Cuenta Corriente por Ingresos del Impuesto nico sobre
Inmuebles -IUSI-, para Inversin .................................................................... 41
3.5 Libro de Cuenta Corriente para Registro y Control de Gastos de
Funcionamiento .............................................................................................. 41
3.6 Libro de Cuenta Corriente de los Consejos de Desarrollo Urbano y
Rural ............................................................................................................... 41
3.7 Libro de Registro de la Deuda ................................................................ 41
3.8 Caja Fiscal, Forma 200 B ................................................................... 42
3.9 Libro de Inventario .................................................................................. 42
3.10 Libro de Control Presupuestario de Ingresos y Egresos ..................... 42
4 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTITUCIN, MANEJO Y CONTROL DEL FONDO
ROTATIVO O DE CAJA CHICA .................................................................................. 43
4.1 Disposiciones Generales ....................................................................... 43
4.2 Disposiciones Especficas ...................................................................... 44
4.3 Procedimientos ....................................................................................... 44
4.4 Liquidacin de Caja Chica ..................................................................... 45
III.
MODULO DE COMPRAS
MODULO DE ALMACEN
VI. ANEXOS
ANEXO 1. EJEMPLO DE FORMULARIO PARA LIQUIDACIN DE CAJA CHICA. ................ 72
ANEXO 2. RECEPCIN DE BIENES Y SERVICIOS ...................................................... 75
ANEXO 3. SOLICITUD / ENTREGA DE BIENES ......................................................... 78
ANEXO 4. ORDEN DE COMPRA .............................................................................. 82
ANEXO 5. EJEMPLOS DE CORTE DE CAJA, ARQUEO DE VALORES Y CONCILIACIN
BANCARIA ............................................................................................................ 84
ANEXO 6. EJEMPLO DE CHEQUE VOUCHER NO.1 .................................................. 88
ANEXO 6. EJEMPLO DE CHEQUE VOUCHER NO.2 .................................................. 89
GLOSARIO DE TRMINOS ...................................................................................... 94
Definicin
Objetivos
Objetivo General
Alcanzar un nivel operativo sistemtico y funcional que conlleve al
fortalecimiento del control interno en los procesos administrativos y
financieros en coordinacin con el aprovechamiento racional de los
recursos, a efecto de obtener resultados e informacin confiable y oportuna.
Objetivos Especficos
Fortalecer la aplicacin de la normativa legal aplicable, y los
procedimientos administrativos y tcnicos que permitan mejorar la
calidad del control interno en el proceso de ejecucin de las
transacciones municipales y la administracin de los recursos
disponibles.
Funcionalidad
Mdulo Presupuestario
I MODULO PRESUPUESTARIO
Dentro del proceso presupuestario, las etapas de formulacin, ejecucin y
liquidacin, conllevan el desarrollo de una serie de actividades
interrelacionadas que deben cumplirse
Para elaborar el presupuesto en forma tcnica y participativa deben
cumplirse las siguientes actividades:
1 Formulacin Presupuestaria
Esta etapa la coordina la Unidad de Administracin Financiera Integrada
Municipal con el apoyo de la Oficina Municipal de Planificacin. Es
oportuno que durante el proceso de formulacin presupuestaria municipal
se conozcan las normas y lineamientos que para gobierno central define
Direccin Tcnica de Presupuesto conjuntamente con la Secretara de
Planificacin y Programacin de la Presidencia, para lograr la mejor
coordinacin posible entre las entidades estatales responsable de la
prestacin de bienes y servicios pblicos demandados por la poblacin. a
travs de la emisin de normas y lineamientos que deben observar las
entidades del sector pblico para la elaboracin de sus presupuestos.
1.1 Definicin de las Polticas Presupuestarias
El Concejo Municipal debe definir y aprobar para cada ejercicio fiscal, las
estrategias y polticas presupuestarias que le permitan alcanzar sus
objetivos y metas institucionales, en concordancia con lo establecido en el
artculo 16, del Decreto 14-2002, Ley General de Descentralizacin.
Estas polticas y estrategias deben estar orientadas a:
Mdulo Presupuestario
1.3
Participacin de la Sociedad Civil en la Formulacin del
Presupuesto Municipal
El Cdigo Municipal en el artculo 132, indica Que el Concejo Municipal
establecer los mecanismos que aseguren a las organizaciones
comunitarias, la oportunidad de comunicar y discutir con los rganos
municipales, los proyectos que desean incluir en el presupuesto de
inversin as como los gastos de funcionamiento. La participacin de la
sociedad civil, conlleva un proceso de planificacin y programacin
presupuestaria participativa con perspectiva de gnero, es decir, orientada
hacia la igualdad de mujeres y hombres.
6
Mdulo Presupuestario
Donaciones
Prstamos
Otros.
Mdulo Presupuestario
01
00
000
001
000
262
29
Organismo Financiador
Origen de los ingresos (Espec)
130
01
En
Actividades Centrales
(sin Subprograma)
(sin Proyecto)
Concejo Municipal
(Sin obra)
Combustibles y Lubricantes
Otros recursos del tesoro con
afectacin especfica.
Ministerio de Finanzas Pblicas*
Impuesto nico S / Inmuebles*
12
00
001
000
001
262
29
Organismo Financiador
Origen de los ingresos (Especficos)
130
02
_____________________
Impuesto de circulacin de
vehculos
*Cdigo Temporal
Mdulo Presupuestario
Descripcin
Ingresos corrientes
Ingresos tributarios IVA-PAZ
Ingresos ordinarios de aporte Constitucional
Otros recursos del tesoro, con afect. especfica
Prstamos internos
Prstamos externos
Mdulo Presupuestario
10
Mdulo Presupuestario
2 Ejecucin Presupuestaria
2.1 Criterios para la Ejecucin Presupuestaria
El presupuesto es el instrumento legal por medio del cual se lleva cuenta y
razn de los ingresos y gastos de las Municipalidades. Su aprobacin se
establece por medio de Acuerdo y certificacin del punto de acta de
aprobacin por el Concejo Municipal, de conformidad con el artculo 131,
del Decreto 12-2002, Cdigo Municipal; del Congreso de la Repblica.
El presupuesto se circunscribe al ejercicio fiscal, que por la ley citada, se
encuentra establecido del uno de enero al treinta y uno de diciembre de
cada ao.
Partiendo del principio de unidad, el presupuesto es uno, y en l deben
figurar todos los ingresos previstos y los gastos autorizados para un
ejercicio financiero. En su formulacin se tiene que tomar en cuenta, que
el monto fijado por concepto de gastos, en ningn caso, podr ser superior
a los ingresos, ms la suma disponible en caja por economas o supervit
del ejercicio anterior.
Toda solicitud de insumos, debe enmarcarse dentro de sus propias
necesidades y en congruencia con las descripciones de gasto de los
renglones contenidos en el respectivo clasificador, observando en todo
caso, la debida distribucin de sus asignaciones, durante el ejercicio fiscal
correspondiente.
Las dependencias municipales para realizar la adquisicin de insumos en
la ejecucin de sus programas y proyectos,
deben velar por el
cumplimiento de los procedimientos establecidos, de acuerdo a las
polticas dictadas por el Concejo Municipal.
2.2 Programacin de la Ejecucin Presupuestaria
Los responsables de las dependencias municipales, jefes de programas o
proyectos, deben elaborar una programacin trimestral de la forma en que
sern utilizadas las asignaciones presupuestarias aprobadas, por fuente
de financiamiento, tomando en cuenta la necesidad y oportunidad de los
insumos que sern utilizados para la prestacin de los servicios
municipales.
Asimismo, en el caso de construccin de obras, los responsables de su
ejecucin, debern prever las fechas de inicio, avances y terminacin de
las mismas, para que en forma oportuna se cumpla con los compromisos
contrados y cronogramas de ejecucin.
11
Mdulo Presupuestario
12
del
Mdulo Presupuestario
DIS :
Disminucin;
presupuesto aprobado.
del
Procedimiento Operativo
Responsable
Unidad ejecutora si la
hubiere,
si
no
el
responsable del programa
Accin
Solicita la modificacin
indicando la estructura
programtica que ser
afectada
Depend. Responsable
Unidad Ejecutora si la
hubiere.
Responsable
programa
El responsable del
programa analiza la
propuesta
y
de
considerarla conforme,
la eleva a la AFIM; de
no estar constituida
esta
oficina,
se
traslada al Tesorero.
Recibe la solicitud y
consolida
las
solicitudes
de
las
unidades
ejecutoras;
analiza la propuesta; el
cumplimiento de la
normativa aplicable; la
pertinencia
de
la
solicitud
y
la
competencia
del
funcionario
que
la
solicita.
Traslada la solicitud de
modificacin
consolidada al Alcalde
Presenta la solicitud de
modificacin
al
Concejo Municipal
Aprueba
la
modificacin
Unidad Ejecutora
AFIM o Tesorero
AFIM o Tesorero
Alcalde
Concejo
del
Accin
Registra
en
el
sistema la solicitud,
indicando el tipo de
modificacin en el
comprobante
correspondiente
Marca solicitando el
comprobante
AFIM o Tesorero
Consolida
los
comprobantes
de
solicitud
de
modificaciones a nivel
Municipal
AFIM o Tesorero
Marca aprobado
comprobante
13
el
Mdulo Presupuestario
14
Mdulo Presupuestario
15
Mdulo Presupuestario
Mdulo Presupuestario
b)
2.14 Ingresos
Para el registro y control del presupuesto de ingresos en el sistema de
informtica, se har la apertura a nivel de rubro y en tarjetas cuando el
sistema sea manual. En el sistema de informtica, el proceso operativo del
presupuesto se da en lnea, lo que permite que en el preciso momento en
el que el contribuyente efecta su pago en las ventanillas receptoras de la
Tesorera Municipal, el o los movimientos de ingreso automticamente
quedan registrados.
17
Mdulo Presupuestario
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Mdulo Presupuestario
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Departamento de
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2.15 Egresos
Dado a que el presupuesto de egresos, se tiene que desagregar hasta el
nivel de rengln, es necesario contar con los registros de control que
permitan llevar una adecuada informacin sobre el movimiento de su
ejecucin, en este sentido, el sistema de informtica registra estas
operaciones en reportes como el siguiente:
20
Mdulo Presupuestario
21
Mdulo Presupuestario
Este reporte se puede generar en cualquier fecha que se solicite durante la ejecucin, as
como para el cierre del ejercicio fiscal.
22
Mdulo Presupuestario
3 Liquidacin Presupuestaria
3.1 Normas y Procedimientos para la Liquidacin Presupuestaria
El ejercicio fiscal se inicia el 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre de
cada ao.
Un ejercicio fiscal es independiente uno de otro, sin embargo, los ingresos
del ejercicio anterior que se den en el ejercicio vigente se tomarn como
ingresos de este ltimo.
Las acreeduras que hayan quedado pendientes de pago en el ejercicio
anterior, podrn pagarse en el curso del ejercicio siguiente, pero la
ejecucin del gasto se imputar a las disponibilidades financieras del
ejercicio vigente.
De conformidad con disposiciones legales contenidas en la Constitucin
Poltica de la Repblica, Cdigo Municipal, Ley Orgnica del Presupuesto y
su Reglamento, las municipalidades estn en la obligacin de elaborar y
presentar en los plazos y forma establecida, (artculo 29 del Reglamento de
la Ley Orgnica del Presupuesto) la liquidacin e informes sobre la gestin
del presupuesto municipal.
Los compromisos no devengados al 31 de diciembre, previo anlisis de su
situacin, podrn trasladarse al ejercicio siguiente imputndose a los
renglones correspondientes en el presupuesto vigente.
Para cumplir con las disposiciones legales, la Administracin Financiera
Integrada Municipal -AFIM-, o en su caso, la Tesorera, debe presentar los
resultados de la ejecucin, de conformidad con los siguientes formatos:
23
Mdulo Presupuestario
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Mdulo Presupuestario
26
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Mdulo Presupuestario
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Situado Constitucional
Saldo de Ejercicio Anterior
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Q
Q
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Q
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Total Asignaciones
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Q
Q
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Q
Q
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Fecha:
Elaborado por:
f )_______________________________
Nombre y firma del Enc. De Ppto
f)_________________________
Nombre y firma del Tesorero
Vo. Bo.
------------------------------------------Nombre y firma del Alcalde
Nota: Un cuadro similar se formula por las asignaciones de IVA-PAZ, IUSI y para las dems
asignaciones de inversin, debe tomarse en cuenta que esta informacin debe llevar la nota de
certificacin correspondiente.
30
Mdulo Presupuestario
*$
6
Ingresos Corrientes:
Egresos Corrientes:
Diferencia
Ingresos de Capital
Gastos de Capital
Diferencia
Supervit o Dficit
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------Q
==============
Nota: debe llevar certificacin, fecha y las firmas del encargado de presupuesto,
tesorero y visto bueno del alcalde municipal.
31
Mdulo de Tesorera
II MODULO DE TESORERIA
1 Principios Generales
1.1 Atribuciones Generales del Tesorero
Las atribuciones del tesorero municipal, se encuentran contenidas en el
artculo 87 del Decreto 12-2002, Cdigo Municipal, del Congreso de la
Repblica. Asimismo el artculo 86, en su prrafo segundo, establece que
Para ser nombrado Tesorero se requiere ser guatemalteco de origen;
ciudadano en el ejercicio de sus derechos polticos; perito contador o
contador pblico y auditor, o tener certificado de aptitud. Por otra parte,
este mismo decreto establece que dentro de su estructura administrativa las
municipalidades deben contar con la Administracin Financiera Integrada
Municipal y determina que en aquellos casos que la situacin financiera
municipal no permita la creacin de esta unidad, las funciones las ejercer
el Tesorero Municipal, (artculos 97 y98).
1.2 Registro de Ingresos y Egresos
Los ingresos y egresos del mes deben quedar operados dentro del mes a
que corresponden. En el caso de los ingresos, el receptor general obtendr
un reporte general de los ingresos del da, enviar los fondos al banco y
posteriormente, bajo conocimiento, entregar al tesorero el reporte
formulado, adjuntando la boleta de depsito debidamente certificada por la
caja receptora del banco. Los depsitos bancarios se deben realizar en
forma integra, de ser posible el mismo da de su recepcin o al siguiente,
de manera que el banco registre en la misma fecha el valor de los ingresos
realizados cada da. En el caso de los gastos, siempre y cuando se haya
extendido los cheques, estos deben quedar operados dentro del mes, an
cuando queden pendientes de entregar a los proveedores o prestadores de
servicios. De contar con el sistema, los gastos deben registrarse como
pagados, siempre y cuando se hayan aprobados los pagos y an se tengan
por emitir los cheques y queden pendientes de entregar a los beneficiarios.
1.3 Cortes de Caja y Arqueo de Valores
El tesorero debe hacer corte de caja y arqueo de valores, de ser posible
diariamente o en su extremo por lo menos, semanalmente y en forma
extracontable establecer el saldo de caja a fin de relacionarlo con el
arqueo general, para comprobar as el saldo real de caja.
1.4 Comprobacin del Saldo de Caja
Por medio del sistema, el primer da de cada mes, se obtendr el resumen
mensual de ingresos y egresos del mes anterior y de cuyo movimiento se
deriva el saldo mensual de caja que ser relacionado con el arqueo
respectivo, con el fin de establecer su veracidad, se debe establecer la
descomposicin e integracin del saldo de caja. Ser parte de la rutina
operar al reverso de la caja, cuando no se cuente con la herramienta
32
Mdulo de Tesorera
informtica, los formularios realizados y la existencia de los mismos, as
como la fecha y las firmas responsables.
1.5 Liquidacin de Anticipos
Cuando por razones justificadas y propias de la institucin, se entreguen
cheques o efectivo, por medio de conocimiento, estos deben ser liquidados
por lo menos dentro de los dos das hbiles subsiguientes a la fecha de
finalizacin del evento que di origen al anticipo, y que la documentacin
originada por el gasto siga el mismo trmite presupuestario, elaborando la
respectiva orden de compra. (Cuando el valor pase del autorizado para
compras con fondos de caja chica).
1.6 Informe al Concejo Municipal
Del corte de caja y arqueo de valores que formule el Tesorero Municipal al
finalizar cada mes, informar al Concejo Municipal, enviando para el efecto,
certificacin del acta que suscriba dentro de la cual quedar detallada la
descomposicin e integracin del saldo de caja.
1.7 Programacin de Pagos
Fijar calendario de pagos, estableciendo un da a la semana para el pago
de proveedores y servicios, que conforme los criterios legales hayan sido
devengados.
1.8 Rendicin de Cuentas de Recaudadores Ambulantes
El Tesorero Municipal fijar los perodos de rendicin de cuentas a los
Recaudadores Ambulantes, Administradores de Mercados, Encargados de
Servicios Sanitarios y otros que tenga bajo su responsabilidad la
recaudacin de fondos fuera del edificio municipal. Deben operarse en el
Sistema inmediatamente de su rendicin. Con los fondos recaudados por
los receptores de ventanilla o recaudadores ambulantes y otros que estn
fuera del edificio municipal, no deben hacerse pagos a proveedores o
compras de cualquier naturaleza a fines municipales, toda compra
necesaria debe hacerse por los medios establecidos.
1.9 Centralizacin de los Ingresos
El Tesorero designar a un Receptor General que centralizar los ingresos
que sean entregados por los diferentes receptores de ventanilla, as como
de otros recaudadores con que cuente la municipalidad.
1.10 Archivo de la Documentacin
Al archivar mensualmente las cuentas, stas deben incluir la nmina de
cuentadantes, teniendo especial cuidado, de consignar los nombres
completos (sin abreviaturas). Cuando se presente el caso de personas con
un solo nombre o un solo apellido, entre parntesis se escribir (usa un
solo nombre) (usa un solo apellido). Se agregarn los cargos que
desempean, nmero de orden y registro de cdula de vecindad y lugar
33
Mdulo de Tesorera
donde fue extendida, direccin de la residencia de cada uno, nmero de
pliza de fianza, monto de la fianza y nombre de la afianzadora.
1.11 Control de Entrega de Fondos o Documentos
En todo movimiento de entrega que se haga ya sea de efectivo o
documental, debe mediar el respectivo conocimiento, lo cual se har en
libro debidamente autorizado por autoridad competente.
1.12 Control de Formularios Oficiales
Cuando se reporte el extravo de formularios fiscales, el Tesorero Municipal
suscribir las actas que estime necesario, a fin de comprobar los motivos y
responsables del extravo y proceder, conforme oficio y certificacin de las
actas, a informar a la autoridad superior de la Institucin y a la Delegacin
Departamental de la Contralora General de Cuentas que corresponda.
1.13 Forma de Pago
Todo pago que haga la municipalidad se har por medio de cheque
voucher, el cual se extender exclusivamente a nombre del proveedor o
prestador del servicio, aplicando los lineamientos contables que se
requieren en el mismo, adjuntando a la vez toda la documentacin del
caso, de este procedimiento se exceptan los gastos que se hagan con
fondos de caja chica. Ver formato de cheque en anexo 6.
2 Procedimientos Especficos
2.1 Del Tesorero Municipal
2.1.1 Recibir de los receptores de ventanilla o del receptor general en
forma diaria la rendicin de cuentas del da, lo cual har por medio del
reporte que emita el sistema, cuyo total ser comparado ya sea con el
efectivo que se reciba, o bien con la boleta de depsito debidamente
certificada por la caja registradora del banco.
2.1.2 Conforme la calendarizacin establecida, efectuar los pagos
correspondientes, verificando previamente que las facturas cumplan con los
requisitos fiscales contemplados en las leyes respectivas, adems, en
todos los casos debe presentarse la respectiva Orden de Compra en
original y cuando as corresponda, copia de la Recepcin de Bienes y
Servicios extendida por el almacn municipal.
2.1.3 Emitir los cheques para efectuar los pagos, firmarlos y obtener la
firma de la autoridad administrativa correspondiente y efectuar
las
operaciones respectivas para dejar registrado el momento de pagado y
automticamente, correr las partidas en la caja fiscal de egresos.
34
Mdulo de Tesorera
35
Mdulo de Tesorera
36
No. de orden
No. de cheque
Mdulo de Tesorera
Suma total
talonarios,
37
Mdulo de Tesorera
38
Mdulo de Tesorera
Mdulo de Tesorera
realizados durante el mes anterior, as como el inventario de existencias
practicado el ltimo da del perodo que se informa. Esta informacin ser
utilizada para consignarse en el reverso de la caja fiscal u otro formulario
que la sustituya.
3 Otros Controles y Registros Necesarios en Tesorera
Los controles que se implanten, pueden ser llevados en libros, tarjetas,
hojas movibles o bien en sistema computarizado, siempre y cuando estn
autorizados por la Contralora General de Cuentas. En cuanto a los libros
de fondos que se detalla adelante, solo sern utilizados cuando el proceso
operatorio de la municipalidad sea el tradicional. Cuando se cuente con el
sistema del SIAFITO-MUNI o SIAF-MUNI no ser necesario, toda vez que
este sistema ya los tiene incorporados.
3.1 Libro de Bancos
Libro de cuatro columnas utilizado para el control y registro del movimiento
bancario que se d por medio de las cuentas de depsitos monetarios con
que cuente la municipalidad. Su movimiento se realiza por el procedimiento
de cuenta corriente, en l se anotar: a) para los ingresos: fecha y nmero
de la boleta de depsito o transferencia, el monto se anotar en la columna
del debe (segunda columna) y b) para egresos: fecha, nombre del
proveedor nmero de cheque, (que se consigna en la primera columna) y
monto en la columna del haber y saldo.
Estas operaciones deben realizarse diariamente para tener el saldo
bancario actualizado. Al finalizar cada mes se concilia el saldo con el
estado bancario, indicndose en ella los cheques en circulacin, depsitos
en trnsito, notas de dbito y crdito no operadas. Si existieran varias
cuantas bancarias, debern existir igual nmero de libros.
3.2 Libro de Cuenta Corriente para Registro del 10% Constitucional para
Gastos de Inversin
Libro utilizado para el control del 90% del aporte constitucional recibido por
la municipalidad para inversin, en l se anotarn los ingresos respectivos y
todos los gastos realizados, con cargo a este fondo, anotando: fecha,
nmero de cheque, nmero de factura, nombre del proveedor, concepto del
pago, monto y saldo. El saldo establecido a fin de mes, debe ser parte
integral para cuadrar el saldo de caja fiscal con el saldo de bancos.
3.3
40
Mdulo de Tesorera
cheque, nmero de factura, nombre del proveedor, concepto del gasto,
monto y saldo. El saldo establecido a fin de mes, debe ser parte integral
para cuadrar el saldo de caja fiscal con los saldos bancarios.
3.4 Libro de Cuenta Corriente por Ingresos del Impuesto nico sobre
Inmuebles -IUSI-, para Inversin
Libro utilizado para el control del 70% por concepto de impuesto nico
sobre inmuebles para inversin, en ste se registran los ingresos originados
por este concepto y los gastos que se realicen con cargo al mismo, para el
caso de los egresos, se anotar: fecha, nmero de cheque, nmero de
factura, nombre del proveedor, concepto del gasto, monto y saldo. El saldo
establecido a fin de mes, debe ser parte integral para cuadrar el saldo de
caja fiscal.
3.5 Libro de Cuenta Corriente para Registro y Control de Gastos de
Funcionamiento
Libro utilizado para control de los aportes recibidos para gastos de
funcionamiento, integrados por el 10% constitucional; 25% del IVA-PAZ;
30% del IUSI y los ingresos propios o privativos de la municipalidad, en
ste se registran los datos de los ingresos percibidos, y en cuanto a los
egresos la fecha, nmero de cheque, nmero de factura, nombre del
proveedor, concepto del gasto, monto y saldo, la informacin de este
registro permite conocer el nivel del gasto en funcionamiento, as como el
saldo establecido a fin de mes, el cual debe cuadrar conjuntamente con los
saldos de las otras cuentas del saldo de la caja fiscal.
3.6 Libro de Cuenta Corriente de los Consejos de Desarrollo Urbano y
Rural
Libro utilizado para el control y registro de los ingresos y egresos de los
aportes otorgados por los Consejos de Desarrollo Urbano y Rural, para
obras o proyectos aprobados por esa institucin. El o los saldos de este
libro, tambin forman parte del saldo de caja fiscal.
La suma de saldos de los seis libros de cuentas corrientes, deben ser parte
de la integracin del saldo obtenido en caja fiscal de cada mes.
3.7 Libro de Registro de la Deuda
En este libro se debe registrar todos aquellos prstamos que haga la
municipalidad, a instituciones bancarias y al INFOM, as como todos
aquellos prstamos externos, su operatoria debe ser por el sistema de
cuenta corriente.
41
Mdulo de Tesorera
3.8 Caja Fiscal, Forma 200-B
Esta se divide en caja fiscal de ingresos y caja fiscal de egresos, no es ms
que un libro de cuenta corriente general, en el que se lleva cuenta y razn
de todos los ingresos, ms el saldo anterior, menos los egresos realizados
en una entidad, durante un perodo determinado, en la caja fiscal de
ingresos se anotar: saldo anterior, fecha; cdigo y nombre del rubro de
ingreso; numeracin de los formularios utilizados en forma correlativa y
monto del ingreso obtenido. En lo que se refiere a egresos se registrarn
las partidas segn la naturaleza de gasto, haciendo referencia a la
estructura presupuestaria afectada, concepto, nmero de cheque,
numeracin de los comprobantes y monto.
En las municipalidades que tienen instalado el SIAFITO-MUNI o el SIAFMUNI, este control se lleva a travs de este sistema, el cual produce los
reportes que sustituirn el registro de caja fiscal tradicional, previa
aprobacin por parte de la Contralora General de Cuentas.
Por consiguiente, se llevarn registros tradicionales en libros, nicamente
en aquellas municipalidades que no tienen esta herramienta informtica.
3.9 Libro de Inventario
Libro utilizado para el registro de todos los bienes tangibles propiedad de la
municipalidad que conforman su activo fijo, en l se registrarn todos los
ingresos y las bajas de bienes que se autoricen, en su operatoria se debe
anotar fecha de ingreso o egreso, nmero de factura o acta de descargo,
proveedor, descripcin del bien con todas sus caractersticas, y valor del
mismo. Del inventario general de bienes propiedad de la municipalidad,
debe enviarse copia a la Contralora General de Cuentas, en los primeros
das del mes de enero de cada ao.
Para el control de los bienes fungibles, se debe llevar un libro auxiliar de
inventario, en el que se registra control de ingresos y egresos de los
mismos, adems para su registro, control y ubicacin se hace necesario
implementar tarjetas de responsabilidad personal en las que se anotar el
nombre del empleado, puesto que ocupa, tiles y bienes que posee bajo su
cargo, monto de cada bien, fecha de ingreso, y firma de responsable. Al
renunciar o ser destituido, debe entregar todos los bienes que tiene bajo su
responsabilidad, para que le sean pagadas sus prestaciones o su
liquidacin.
3.10 Libro de Control Presupuestario de Ingresos y Egresos
Este control puede llevar por medio de tarjetas propia para esta clase de
registro, en ellas se lleva el control de los ingresos y egresos ejecutados en
el desarrollo de un programa, actividad o proyecto, se debe anotar en este
control, la partida presupuestaria; monto asignado en el presupuesto anual;
42
Mdulo de Tesorera
fecha del ingreso o egreso ejecutado; factura; proveedor; destino del pago,
monto; monto acumulado; transferencias; incrementos; decrementos; total y
saldo.
En las municipalidades que tienen instalado el SIAFITO-MUNI o el SIAFMUNI, este control se llevar a travs de este sistema, el cual produce
reportes que muestran el estado de la ejecucin a nivel de las diferentes
categoras presupuestarias.
Por consiguiente, se llevarn registros tradicionales en libros, nicamente
en aquellas municipalidades que no tienen esta herramienta informtica.
4
Procedimiento para la Constitucin, Manejo y Control del Fondo
Rotativo o de Caja Chica
4.1 Disposiciones Generales
A propuesta que haga el Tesorero, el Alcalde designar la persona que
tendr a su cargo el manejo y control del fondo de Caja Chica, (no debe
ser la misma persona que tenga a su cargo las compras).
Por medio de resolucin o acuerdo, segn el monto del fondo, el alcalde o
el Concejo Municipal, autorizar la constitucin del fondo de Caja Chica
hasta por un monto de (Q 10, 000.00) DIEZ MIL QUETZALES.
No se podr efectuar gasto alguno con cargo a fondos de Caja Chica,
mientras no se cuente con la previa consulta a la unidad de presupuesto,
para que verifique la disponibilidad presupuestaria. Quien contraiga
obligaciones o efecte gastos sin hacer dicha consulta, ser responsable
del pago realizado y como consecuencia, responder por el mismo,
reembolsando su valor.
Con fondos de Caja Chica, se pueden realizar gastos como los siguientes:
compra de medicina para botiquines; accesorios y repuestos; reparaciones
menores de equipo de oficina, computacin y vehculos; transporte urbano;
envo de correspondencia; combustibles y lubricantes; cafetera, tiles y
papelera para oficina y otros de anloga naturaleza, que sean de urgencia
y de poco valor.
Con cargo a los fondos de Caja Chica, pueden hacerse pagos hasta por un
valor de (Q 1,000.00) UN MIL QUETZALES EXACTOS, pues pasado de
este valor, se seguir el procedimiento de orden de compra, conforme lo
establecido en el manual de compras respectivo.
43
Mdulo de Tesorera
4.2 Disposiciones Especficas
La persona que solicite suministros o servicios debe tomar en cuenta que
stos tienen que ser en cantidades razonables y que tengan relacin con
las necesidades operativas de la Institucin y ajustarse al texto de las
partidas establecidas en el Manual de Clasificaciones para el Sector
Pblico, as como que cuenten con asignacin autorizada en el
presupuesto.
Las reposiciones de los recursos financieros de caja chica, se formularn
cuando se haya gastado por lo menos un 25% del valor de la asignacin
con que sta fue creada, de manera de no agotar el margen por girar,
durante el trmite de reembolso.
Cuando los reembolsos no sean realizados dentro de los trminos
prudenciales, la persona que tenga a su cargo la caja chica, antes de
agotar el margen por girar, deber insistir en su reembolso al Tesorero
Municipal.
4.3 Procedimientos
El interesado en realizar una compra por caja chica, elaborar el oficio de
solicitud, lo firmar y obtendr el visto bueno de su jefe inmediato y
trasladar el pedido a compras.
Compras recibe la solicitud y obtiene los fondos necesarios del encargado
de caja chica, por cuyos valores firmar un vale, el cual debe ser liquidado
en el menor tiempo posible.
Compras realizar las adquisiciones solicitadas previa consulta a la unidad
de presupuesto y las entregar directamente al interesado a quien le
requerir que razone la factura, para justificar el gasto, pondr la fecha,
firmar de recibido y obtendr el visto bueno de su jefe inmediato y lo
devolver a compras.
Compras recibe la factura y la traslada a presupuesto para ejecutar el
gasto. Firma y sella como evidencia de haber sido operada y la devuelve a
compras.
Compras recibe la factura y la entrega a caja chica, a cambio del vale por
medio del cual recibi los fondos para efectuar la compra.
El responsable de manejo y control de caja chica, al recibir las facturas
procedentes de compras, estampar al documento, un sello fechador que
identifique a la oficina y que diga PAGADO POR CAJA CHICA
44
Mdulo de Tesorera
4.4
45
Mdulo de Compras
III.
MODULO DE COMPRAS
1
Procedimiento
Municipalidades
para
la
Realizacin
de
Compras
en
las
46
Mdulo de Compras
1.1.6 Compras para Obras por Administracin
La compra de materiales, suministros y servicios que sean necesarios
para la realizacin de obras por administracin, se sujetarn a la Ley de
Contrataciones del Estado, su reglamento y al presente manual.
1.2 Disposiciones Especficas
El encargado de compras debe de tomar en cuenta que toda adquisicin
que realice, debe ser con base en las cantidades y calidades establecidas
por el solicitante de los bienes y/o suministros y tomando en cuenta la
codificacin y autorizacin presupuestarias correspondientes, segn el
Manual de Clasificadores Presupuestarios emitido por el Ministerio de
Finanzas Pblicas.
De conformidad con el artculo 15, del Reglamento, de la Ley de
Contrataciones, para efectuar una compra, debe existir el pedido
correspondiente, de la persona que solicita los bienes o servicios
aprobada por el jefe inmediato.
Las adquisiciones cuyo monto exceda el lmite establecido para compras
por medio de caja chica, se efectuarn con orden de compra.
1.3 Procedimientos
Para solicitar la compra de bienes, materiales, suministros o servicios, el
interesado deber llenar el formulario de solicitud/entrega de bienes,
firmar como solicitante, obtendr la firma de su jefe inmediato superior y
la firma de autorizacin de la administracin superior y la trasladar al
encargado de almacn para que certifique la inexistencia de lo solicitado.
El encargado de compras recibe del almacn la solicitud/entrega de
bienes y la trasladar a presupuesto, para efectos de codificacin
presupuestaria, presupuesto codificar, rubricar y sellar, como seal de
que existe disponibilidad en los renglones afectados y la devolver a
compras.
Compras recibe la solicitud codificada por presupuesto y proceder a
obtener de los proveedores que se indiquen, el giro comercial relacionado
con los bienes, materiales y suministros o servicios que se solicitan, y
una vez se haya seleccionado al proveedor, se formular la orden de
compra, firmar y obtendr las firmas as: Encargado de presupuesto,
Tesorero Municipal y Alcalde Municipal.
Presupuesto recibe la orden de compra y procede a verificar las cuotas de
programacin financiera y luego al registro del compromiso
presupuestario, firmar donde corresponde, desglosar la copia para su
archivo y el original y las dems copias las devolver a compras.
47
Mdulo de Compras
Compras recibe de presupuesto la orden de compra y con el original de la
misma, solicitar al proveedor ya determinado que proceda a entregar al
almacn municipal los bienes, materiales o suministros en la misma
requeridos.
Todo pago de estimaciones de obras por contrato, o pagos por prestacin
de servicios tcnicos y profesionales, as como de servicios no
personales, compra de bienes, materiales y suministros, llevar, adems
de la factura respectiva, orden de compra y cuando corresponda la
recepcin de bienes/servicios y su trmite se sujetar a los
procedimientos ya definidos. En el caso de pago de estimaciones de
obras por contrato, se debe agregar, adems constancia de verificacin
de avance fsico extendido por la Oficina Municipal de Planificacin.
En el caso especial de caja chica, el encargado de compras se sujetar a
los procedimientos determinados en el manual respectivo.
Todo movimiento documental que se d entre las diferentes dependencias
involucradas en este proceso, debe mediar conocimiento escrito en libros
debidamente autorizados para el efecto.
1.4 Elaboracin de la Orden de Compra
Este formulario estar bajo la responsabilidad de la oficina de compras,
ser atribucin de la misma proceder a llenarlo conforme a las solicitudes
de compras y los datos del proveedor seleccionado.
Este formulario ser numerado en forma correlativa y editado en original y
tres copias, las cuales se distribuirn de la siguiente forma:
Original. (blanco) Para el proveedor o prestador del servicio, para
adjuntar a la factura para su cobro, requisito indispensable sin el
cual no se pagar dicho documento.
de
Cuando se anule una orden de compra sin que se hayan distribuido las
copias a las oficinas respectivas, se proceder a su archivo, con el fin de
no interrumpir la correlatividad numrica de stas.
48
Mdulo de Compras
49
Mdulo de Compras
en quetzales, tanto en nmeros como en letras, cuando corresponda.
(Artculo 6 de la Ley de Contrataciones).
Cuando se trate de mercancas, obras, bienes y servicios que sean
adquiridos en el mercado local o entrega inmediata, podr omitirse la
celebracin del contrato escrito, siempre que el monto de la negociacin
no exceda de cien mil quetzales (Q 100,000.00), debindose hacer
constar en acta, todos los pormenores de la negociacin, agregando las
constancias del caso al expediente respectivo. (Artculo 50 de la Ley de
Contrataciones).
Queda exonerada de los requisitos de licitacin y cotizacin, la compra de
bienes y suministros que lleven a cabo los organismos del Estado y
dependencias a que se refiere el artculo 1 de la Ley de Contrataciones,
quienes la podrn hacer directamente con los proveedores con quienes el
Ministro de Finanzas Pblicas, previa calificacin de proveedor, de
cotizacin y adjudicacin, de los distintos rubros, hubieran celebrado
contratos abiertos. (Artculo 46 de la Ley de Contrataciones).
Corresponde la designacin de los integrantes de la Junta de cotizacin o
licitacin, segn sea el caso, as como a la aprobacin de la adjudicacin
de toda cotizacin o licitacin, a las autoridades que se especifican: a) Al
alcalde
cuando el monto no exceda de novecientos mil quetzales
(Q900,000.00); b) a la Corporacin Municipal, cuando el valor total
exceda de novecientos mil quetzales (Q 900,000.00), (Artculo 9 numeral
5) de la Ley de Contrataciones). Adems se debe tomar en cuenta lo
determinado en el numeral 6, del artculo 9, del referido cuerpo legal.
Las Juntas de Licitacin y/o Cotizacin, son el nico rgano competente,
para recibir, calificar ofertas y adjudicar el negocio. La Junta de
Cotizacin se integrar con tres miembros que sean servidores pblicos
de la entidad contratante, nombrados por la autoridad administrativa
superior. La Junta de Cotizacin tendr las mismas facultades,
atribuciones, responsabilidades y obligaciones que se fijan para la Junta
de Licitacin. La Junta de Licitacin se integrar con un nmero de cinco
miembros, nombrados por la autoridad administrativa superior, de
preferencia entre servidores pblicos de la entidad contratante. Si la
entidad no cuenta con personal idneo, podr nombrarse a servidores
pblicos de otras dependencias del Estado que tenga experiencia en la
materia de que se trate. La Junta tomar sus decisiones por mayora del
total de sus miembros, quienes no podrn abstenerse de votar, dejando
constancia en acta de lo actuado. (Artculos 10; 11; 15 y 16 de la Ley de
Contrataciones y 14 del Reglamento de la misma Ley).
50
Mdulo de Compras
Mediante formulario de cotizacin, deber obtenerse un mnimo de tres
ofertas firmes, solicitadas a proveedores que se dediquen en forma
permanente a este giro comercial y estn legalmente establecidos para el
efecto y que estn en condiciones de vender o contratar los bienes,
materiales, suministros, obras o servicios requeridos. Los formularios de
cotizacin, las bases, especificaciones generales, especificaciones
tcnicas, disposiciones especiales y planos, segn procedan, debern
entregarse sin costo alguno a los interesados en presentar ofertas.
(Artculo 39 de la Ley de Contrataciones).
El formulario y los documentos a que se hace referencia en el prrafo
anterior, debern ser aprobados por la autoridad superior de la entidad
contratante, antes de requerir las ofertas. (Artculo 40 de la Ley).
Para los efectos de Licitacin, se debe tomar en cuenta a) La autoridad
superior velar porque las especificaciones generales, tcnicas,
disposiciones especiales o planos de construccin, sean congruentes o se
ajusten al contenido de las bases y con las necesidades que motiven la
contratacin y se observar lo que sobre el particular regule el
Reglamento. b) Que los documentos a que se refiere el artculo 18 de Ley,
deben ser aprobados por la autoridad administrativa superior de la
dependencia, previo los dictmenes tcnicos que determina el
Reglamento.
En todo caso se respetarn los convenios y tratados
internacionales acordados entre las partes, si fuere el caso. c) Que las
bases se entregarn a quien las solicite, siempre que se acredite estar
inscrito en el Registro de Precalificados correspondiente y demuestre
haber hecho el pago correspondiente establecido en el reglamento de la
Ley, el cual en ningn caso exceder del cero punto cero cinco por ciento
(0.05%) del monto. d) Que las convocatorias a licitar se publicarn dos
veces en el diario oficial y en otro de mayor circulacin, dentro de un plazo
de diez das. Entre la ltima publicacin y el da fijado para la
presentacin y recepcin de ofertas, deber mediar, por lo menos un
trmino de ocho das. (Artculo 20; 21; 22; y 23 de la Ley ).
1.6 Rgimen de Licitacin y Cotizacin Pblica
1.6.1 Convocatoria de Oferentes
Cuando se trate de licitaciones la convocatoria se har por medio de
publicaciones en el diario y oficial y en otro de mayor circulacin. Cuando
se trate de cotizaciones, la convocatoria se har enviando directamente al
proveedor o prestador del servicio que se requiera, los formularios de
cotizacin respectivos, adjuntando al mismo los requisitos legales a que
se debe ajustar la cotizacin.
51
Mdulo de Compras
La Junta
ORDEN DE
PROCESO
PROCEDIMIENTO
Mdulo de Compras
QUIEN LO HACE
La Junta
ORDEN DEL
PROCESO
PROCEDIMIENTOS
a) Expedientes de la Ofertas:
Realizar el examen y revisin de los
expedientes que conforma cada una de las
ofertas presentadas, para el efecto, observar:
53
Mdulo de Compras
QUIEN LO HACE
La Junta
ORDEN DEL
PROCESO
PROCEDIMIENTO
las
Plicas.
(artculo
del
54
Mdulo de Compras
QUIEN LO HACE
La Junta
ORDEN DEL
PROCESO
PROCEDIMIENTO
55
Mdulo de Compras
QUIEN LO HACE
La Junta
ORDEN DEL
PROCESO
PROCEDIMIENTO
g) Acta de Adjudicacin.
Una vez hecha la adjudicacin, se proceder a
levantar el acta respectiva.
h) Notificacin de la Adjudicacin.
Dentro del plazo de tres das, establecido en el
artculo 35 de la Ley, har las notificaciones
del caso a los oferentes participantes.
Autoridad
Superior
i) Resolucin de Adjudicacin.
En un plazo de dos das y conforme lo
establece el artculo 36 de la Ley, emitir la
resolucin respectiva y enviar el expediente a
la autoridad superior correspondiente, para su
aprobacin o improbacin.
Resolucin de Aprobacin o improbacin.
Recibe el expediente con la resolucin emitida
por la Junta, proceder a su estudio y anlisis
y dentro del plazo de 5 das emitir la
resolucin de aprobacin o improbacin,
actuacin que se har conforme lo establecido
en el artculo 36 de la Ley.
Nota de Referencia
a)
En el texto de estos procedimientos al mencionar la Junta, sta
puede ser la Junta de Cotizacin o Junta de Licitacin, segn el caso.
b)
Cuando se indica la Ley se refiere al Decreto 57-92 del Congreso
de la Repblica que contiene la Ley de Contrataciones del Estado y sus
modificaciones.
c)
Cuando se indica el Reglamento se refiere al Acuerdo Gubernativo
1056-92 que contiene el Reglamento de la Ley de Contrataciones del
Estado y sus modificaciones.
Anexo 4: Ejemplo de Orden de Compra
56
Mdulo de Compras
Solicitante
Jefe Inmediato
Encargado de almacn
Encargado de presupuesto o
tesorero
Encargado de compras o
tesorero
Alcalde Municipal
Alcalde Municipal
Encargado de compras
Secretara
10
Proveedores
11
Licitante
12
Junta de cotizacin o
licitacin
13
Alcalde Municipal
14
Secretara
57
Mdulo de Compras
15
Secretara
16
Concejo Municipal
17
Secretara
18
19
Encargado de Presupuesto
Encargado de compras o
tesorero
20
21
Alcalde Municipal
Encargado de compras o
tesorero
22
Contratista
23
Encargado de almacn
24
Tesorero municipal
25
26
Contratista
Unidad Solicitante
58
para discutirlo.
Elabora el contrato respectivo, cumpliendo con el
procedimiento legal.
Aprueba el contrato, hacindolo constar en punto de
acta de la sesin correspondiente.
Solicita al contratista, todas las fianzas y requisitos
que exige la ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento.
Registra el Compromiso
Llena la orden de pago, ya sea para bienes o
servicios, o para pagar el anticipo cuando se trate
de obras o proyectos.
Firma la orden de pago en seal de autorizacin.
Si se trata de bienes, le pide al contratista la entrega
de los mismos y la factura correspondiente o bien el
recibo de caja o factura, si se trata de anticipo de
obras.
Entrega el bien al encargado de almacn,
acompaado de la factura contable, y si se trata de
obras, presentar el recibo del anticipo, acta de
recepcin y la fianza correspondiente.
Recibe el bien, lo ingresa y extiende la constancia
de ingreso a almacn y al inventario.
Recibe toda la documentacin, la revisa, contabiliza
el gasto, firma la orden de pago, emite el cheque
con las firmas correspondientes y lo entrega al
contratista.
Recibe el cheque, firmando de conformidad.
Recibe los bienes solicitados.
Mdulo de Almacn
59
Mdulo de Almacn
IV.
MODULO DE ALMACEN
1 Procedimientos para el Control de Almacn de Bienes y Suministros
1.1 Almacn de Suministros
1.1.1 Definicin
Es el espacio fsico en el cual se almacenan y se encuentran bajo
custodia, materiales, tiles de escritorio, equipo, vehculos, maquinaria,
mobiliario y otros bienes de consumo, que por su naturaleza, tienen que
ser objeto de control y resguardo por medio del Almacn Municipal.
1.1.2 Responsable del Almacn
El Almacn Municipal debe contar con un encargado, al que se le puede
denominar Guardalmacn, quien ser responsable de la custodia y control
de todos aquellos bienes que por su naturaleza son sujetos de esta clase
de control.
En caso necesario, el Guardalmacn podr contar con algn auxiliar,
quien realizar las labores que le encomiende el Guardalmacn.
1.1.3 Dependencia Jerrquica
El almacn de suministros depender jerrquicamente del jefe del rea
administrativa.
1.2 Disposiciones Generales
Las diferentes dependencias municipales, para solicitar bienes, materiales
o suministros al almacn, debern hacerlo por medio del formulario
Solicitud / entrega de Bienes.
Los interesados obtendrn del Guardalmacn el formulario Solicitud /
entrega de Bienes, quien lo entregar por medio de conocimiento, en el
entendido de que si dicho formulario no es utilizado, ser devuelto al
Guardalmacn para su archivo.
Al llenar el formulario Solicitud / entrega de Bienes, en ste solo debe
incluirse artculos que se encuentren en existencia en el almacn
municipal.
Por los bienes, materiales o suministros que no haya existencia en el
almacn, se llenar, por parte del interesado, una Solicitud / entrega de
Bienes y su trmite se ajustar a los procedimientos de autorizacin
establecidos.
60
Mdulo de Almacn
Mdulo de Almacn
Q xxxx.xx
Q xxxx.xx
Q xxxx.xx
Q xxxx.xx
Q xxxx.xx
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62
63
V.
MDULO
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DE
ENDEUDAMIENTO
MUNICIPAL
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Otras deudas: montos que se adeudan y que no figuran como prstamo. Ej.: IGSS, EEGSA,
etc.
I IDENTIFICACIN DEL PRESTAMO/DEUDA
1. Prstamo nmero: consignar nmero o cdigo que identifica al prstamo.
2. Acreedor: nombre del banco, entidad o empresa que concedi el prstamo.
3. Monto contratado: monto inicial de la deuda contratada por la municipalidad (en la moneda
que fue contratado).
4. No. de Acta de aprobacin: nmero del acta municipal, mediante la cual el Concejo
Municipal aprueba el prstamo/deuda.
5. Fecha de contratacin de prstamo/deuda: Da, mes y ao en que la municipalidad contrat
el prstamo/deuda con la institucin correspondiente.
6. Fecha de inicio de pago de intereses: da, mes y ao en que la municipalidad inicia a
cancelar los intereses sobre el prstamo.
7. Fecha de la primera amortizacin a capital: da, mes y ao en que se realiza el primer pago
del capital del prstamo.
8. Ultima fecha de amortizacin a capital (fecha de vencimiento del prstamo), fecha lmite
para la cancelacin del prstamo.
9. Destino: uso asignado a los recursos financieros obtenidos con el prstamo.
II. CONDICIONES FINANCIERAS DEL PRESTAMO/DEUDA
10. Tasa de inters anual: porcentaje anual que cobra la entidad prestamista sobre el saldo
pendiente de pago del prstamo otorgado, en el mes reportado.
11. Tipo de inters: Indicar con una X si es variable (es decir, si es modificada por parte del
Banco durante la vigencia del prstamo), indicar con una X si es fija (si permanece la
misma tasa en todo el plazo del prstamo).
12. Base de clculo de intereses: nmero de das sobre el cual se calcula el pago de intereses
(360 365).
13. Tasa de inters moratorio: porcentaje que cobra la entidad prestamista sobre el saldo
vencido.
14. Plazo del prstamo/deuda: duracin del prstamo desde la fecha de su contratacin, hasta
su vencimiento. En aos, si hubiera fraccin de aos consignar meses.
15. Perodo de Gracia: perodo durante el cual la municipalidad solo cancela intereses,
comisiones y otros gastos respecto a su deuda.
16. Perodo de amortizacin: tiempo durante el cual la municipalidad cancela capital, intereses
y otros gastos a cuenta del prstamo/deuda.
17. Periodicidad de cuotas: indicar si el prstamo/deuda se cancela mediante cuotas anuales,
semestrales, trimestrales o mensuales.
18. Nmero de cuotas: nmero de pagos en que fue dividido el prstamo.
19. Valor ltima cuota de capital: monto a que asciende la ltima cuota de principal, para la
cancelacin del prstamo con la institucin crediticia.
III
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
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68
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VI. ANEXOS
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31,729.00
2,101.70
Q 256,672.09
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86
Q 896,163.27
80,843.80
Q 977, 007.07
720, 334.98
Q 256, 672.09
===========
Q 256, 672.09
Q 256, 672.09
Q 256, 672.09 Q 256, 672.09
========================
Conciliacin Bancaria
Para realizar una conciliacin bancaria, debern de estar al da las
operaciones en el libro de bancos y el saldo actualizado, procediendo
de la siguiente manera:
Se solicita el estado bancario de la cuenta al banco correspondiente.
Con el estado bancario en nuestro poder, se confronta con el libro de
bancos, los cheques que fueron cobrados y los cheques que se
encuentran en circulacin, as como los depsitos realizados,
depsitos en trnsito intereses bancarios pendientes de operar.
Con esta informacin establecida, se puede efectuar la conciliacin
bancaria deseada. Por ejemplo:
La Municipalidad de Parramos tiene en el libro de bancos de
BANRURAL, cuenta No.83-458-2569-3, un saldo de Q 492,902.23 en
el estado bancario le aparece un saldo de Q 514,004.67 e intereses
por Q 967.34 y sin pagar los cheques No. 45 de Rubn Palacios por
Q 556.00; el 54 de Mario vila por Q 3,000.00; el No. 68 de DEORSA
por Q 15,456.98 y el No. 75 de Ferretera La Unin por Q1,122.12.
Quedando la conciliacin as:
Saldo segn libro . . . . .
Q 492,902.23
Ms: Intereses bancarios . .
967.34
Saldo segn Banco. . .
Q 514,004.67
Menos: cheques en circulacin_________________20,135.10
Saldos Conciliados
Q 493,869.57
Q 493,869.57
===========================
87
Cheque No.____________
Lugar y fecha:_____________________________________________________
Pguese a:__________________________________________________________Q___________
La suma de:___________________________________________________Quetzales
f)_______________________________
f)_____________________________
MUNICIPALIDAD DE
Cuenta No.
__ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ __ _
ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA
O CODIGO CONTABLE
HECHO POR
88
CONCEPTO
REVISADO POR
APROBADO POR
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RECIBI CONFORME
HABER
CHEQUE No._______
f)_______________________________
ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA
O CDIGO CONTABLE
HECHO POR
f)_____________________________
CONCEPTO
%
REVISADO POR
VOUCHER No.______
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DEBE
APROBADO POR
RECIBI CONFORME
89
HABER
90
91
92
93
Glosario de Trminos
Con el fin de facilitar la comprensin del contenido del manual, a
continuacin se detalla el significado de los trminos de uso mas
frecuente en la administracin financiera municipal.
Autoridad Administrativa Superior
Es la autoridad colegiada no, que ocupa el orden jerrquico superior
en la municipalidad. (Alcalde Municipal).
Autoridad Superior
Es la autoridad colegiada que aprueba las acciones de la autoridad
administrativa superior en los casos que lo determina la ley. (Concejo
Municipal).
Activos
Son todos los bienes tangibles o intangibles, propiedad de la
municipalidad, que tienen un valor expresado en dinero. (Ejemplo los
bienes inmuebles, mobiliario y equipo, papelera y tiles de oficina,
etc.)
Activo Fijo
on todos los bienes tangibles que se poseen y son utilizados en la
produccin de bienes y servicios. Estos bienes tienen una vida til
duradera. (bienes inmuebles, muebles, vehculos, terrenos, mobiliario
y equipo, etc.)
Activos Fungibles
Son aquellos bienes de uso constante, de vida til limitada o que no
se puede establecer su durabilidad. (Ejemplo papelera, tiles de
oficina, pinturas y colorantes, tiles de limpieza, etc.)
Acuerdo Municipal
Resolucin emitida de comn acuerdo por el Concejo Municipal,
sobre asuntos de su competencia, en el que se expresa la
determinacin o decisin de una o ms acciones a realizar.
Ajuste
Arreglo, liquidacin y comparacin del cargo y data, del debe y el
haber, en un registro contable.
Acta
Instrumento escrito, que se utiliza para dejar constancia de los asuntos
tratados en una reunin, ya sea de Concejo Municipal, de asuntos
municipales o de otra ndole.
94
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