Gua rpida de

SIABUC9

SISTEMA INTEGRAL AUTOMATIZADO DE BIBLIOTECAS

DE LA UNIVERSIDAD DE COLIMA

Gua rpida de SIABUC9

2009 Universidad de Colima

Direccin General de Tecnologas para el Conocimiento
Subdireccin de Servicios Bibliotecarios
Departamento de SIABUC

Gua rpida de SIABUC9. Version1.0 de 2009

Participaron en la elaboracin de esta gua:
Jos Romn Herrera Morales
Hugo Csar Ponce Surez
Francisco E. Rodrguez Lozano
Cecilia Guadalupe Gaitn Castillo

Presentacin

a Universidad de Colima presenta el Sistema Integral Automatizado de

Bibliotecas (SIABUC), el cual despus de 25 aos de desarrollo ha llegado a
su novena versin, como resultado del trabajo inalcanzable del personal de
la Subdireccin de Servicios Bibliotecarios y del Departamento de SIABUC
as como del decidido apoyo de la autoridades universitarias.

Es tambin gracias a la cooperacin, retroalimentacin y entusiasta participacin de

diversas instituciones pblicas y privadas de varios pases quienes han sido usuarios
de SIABUC, quienes nos han permitido ir desarrollando, mejorando y
evolucionando este software hasta llegar a ser el producto que es hoy.

Captulo

Pasos previos para la utilizacin

de SIABUC9

ntes de comenzar a utilizar su SIABUC9 se requieren realizar unos pasos

previos o de inicializacin de su sistema, para ello es necesario seguir los
siguientes procedimientos:

a) Registrar su copia de SIABUC9 a travs del Web. Para hacer el

registro es necesario contar con la licencia que viene dentro del paquete de
SIABUC9, posteriormente es necesario registrar su copia va Web en la
siguiente direccin http://siabuc.ucol.mx/siabuc9/registro/, el propsito del
registro es mantener un padrn actualizado de usuarios de SIABUC, y
enviarle notificaciones de actualizaciones y eventos de SIABUC.
Terminado el proceso de registro aparecer una liga de descarga con el
paquete de instalacin junto con una clave de identificacin de usuario y
una clave de licencia definitiva.
b) Descargar su copia de SIABUC9. Al finalizar el registro Web le
aparecer una liga electrnica para descargar el paquete de instalacin de
SIABUC9.
c) Instalar el cliente y el servidor de SIABUC9. La arquitectura con la que
cuenta SIABUC9 es cliente-servidor, debido a esto, es necesario definir una
computadora que acte como servidor, en dicha computadora es necesario
ejecutar el instalador SIABUC9_servidor.exe, durante este proceso es muy
importante deshabilitar el firewall de su computadora. Mientras que las
computadoras cliente son todas aquellas que se van a conectar al servidor,
en estas computadoras es necesario ejecutar el instalador
SIABUC9_cliente.exe. Durante el proceso de instalacin es necesario tener
en cuenta lo siguiente; la generacin del usuario de servicio, el usuario
administrador y el puerto de comunicacin.

Usuario de servicio. Se utiliza para ejecutar el servidor de base de

datos cada vez que inicia la computadora, esto debido a que se
instala como servicio de Windows, cabe sealar que este usuario
no tienen ningn otro objetivo ni privilegio adicional.

Usuario administrador. Fungir como administrador de la base de

datos y administrador de SIABUC, adicionalmente contar con
absolutamente todos los privilegios, cabe sealar que se deben
tomar en cuenta las letras maysculas y minsculas al momento
que se crean los usuarios con sus respectivas contraseas ya que el
SIABUC las toma en cuenta al momento de iniciar sesin en cada
mdulo.

Puerto de comunicacin. Es el medio de comunicacin que existe entre

el cliente y el servidor, de manera predeterminada en el asistente de
instalacin del servidor aparece el puerto 9000 pero si ese puerto
esta ocupado por otra aplicacin se puede cambiar sin problema
alguno. Definido el puerto, es necesario habilitarlo tanto el la
computadora servidor como en los diferentes clientes.

Al final de la instalacin es importante definir su ubicacin geogrfica, esto

es necesario para que el servidor de base de datos configure el uso/horario
de su regin, de lo contrario podran presentar inconsistencias en las fechas
de prstamo y devolucin.
Por ltimo deber compartir en el servidor la carpeta ArchivosS9, esta
carpeta se encuentra en C:\Archivos de Programa\SIABUC9\ArchivosS9\,
bsicamente se utiliza para compartir las diferentes plantillas que integran
los reportes de SIABUC9.
d) Activar su copia. Este proceso se realiza desde la computadora servidor a
travs del modulo Administracin del Servidor, es necesario realizarlo para que
SIABUC9 funcione adecuadamente, para ello es importante contar tanto
con una conexin a Internet como con las claves que se le proporcionaron
al momento de hacer el registro Web. Durante este proceso es importante
activar el puerto 5432 en su firewall, dependiendo del trfico que exista en
Internet este proceso pude tardar varios minutos.
e) Generar los usuarios operativos de SIABUC9. Este es el primer paso
que se tiene que llevar a cabo antes de utilizar los diferentes mdulos de
SIABUC, esta opcin se refiere a registrar todos los usuarios operativos de
SIABUC, es decir, los usuarios que van a capturar las fichas, registrar los
prestamos, etc. Esta opcin se encuentra dentro del mdulo Administracin
del Servidor opcin Usuarios. Cabe sealar que la primera ocasin que se
ejecuta esta opcin tarda un poco en cargar todos los elementos que
conforman la aplicacin puesto que inicializa todos los permisos en la base
de datos.

f) Asignar permisos de acceso al servidor. Una vez que se han creado los
usuarios es necesario habilitar las direcciones IP de todas las computadoras
cliente que se van a conectar al servidor, sino se hace este proceso, el
SIABUC no permitir la entrada a los diferentes mdulos. Cabe sealar
que tambin es necesario habilitar la direccin IP real del propio servidor.
Este proceso tambin se hace en el mdulo de Administracin del Servidor
opcin Permisos.
g) Definir la carpeta de trabajo. Finalmente, tenemos que indicar la ruta de
la carpeta ArchivosS9, hay que recordar que esta carpeta contiene las
plantillas de los diferentes mdulos de SIABUC. Para hacer esta
configuracin dirjase al mdulo de Administracin del Servidor opcin
Archivos de Trabajo. La ruta debe quedar con el siguiente formato
\\IpServidor\siabuc9\ArchivosS9\ArchivosCompartidos.rt

Nota

Si ejecuta el mdulo de Administracin de SIABUC9 en el sistema

operativo Windows Vista o superior, es recomendable hacerlo con
privilegios de Administrador, tal como se muestra en la figura 3.1.

FIGURA 1.1 Inicio del mdulo de SIABUC9 con privilegios de Administrador

Captulo

El Mdulo de Conversin
El mdulo de conversin permite migrar la informacin previamente
capturada en SIABUC 8.

l mdulo de Adquisiciones de SIABUC9 se ha convertido en un sistema

contable donde se maneja la informacin completa del proceso de
compra de cualquier tipo de material. Este modulo es uno de los que mas
ha evolucionado si se compara con las versiones previas de SIABUC Siglo
XXI y SIABUC8, donde anteriormente los procesos de solicitud, pedido y
Cuando se realiza una conversin, se crean catlogos de autoridad con la
informacin existente SIABUC 8, as como tambin la informacin existente
en la fichas catalogrficas, siendo posible centralizar toda la informacin que se
captura y evitando la duplicidad de informacin de fichas.
Para poder realizar una migracin se requiere tener en una misma carpeta la
informacin existente de SIABUC 8, que son los archivos siabuc8.mdb y
estadsticas.mdb en una misma carpeta.

Nota

Cuando se ejecuta el proceso de conversin, toda informacin

existente en SIABUC9 es eliminada, por lo cual se recomienda
realizar un respaldo previo de la informacin existente. El proceso de
conversin podra tardar desde algunos minutos hasta varias horas
dependiendo del tamao total de su base de datos, por lo cual se
recomienda realizarlo directamente sobre la computadora servidor
que almacena la informacin, as como tambin evitar que la
computadora sufra un corte repentino de la energa elctrica mediante
dispositivos de fuente de poder ininterrumpida (UPS).

Como primer paso se selecciona el archivo SIABUC8.mdb mediante el botn

llamado examinar, que se encuentra ubicado en la parte superior derecha.

Debido a que en una base de datos en SIABUC 8 podran existir ms de una

biblioteca capturada dentro del catlogo de bibliotecas, se debe seleccionar cual
de todas las bibliotecas ser la que fungir como biblioteca principal del listado
que se activar en la parte inferior de la ruta seleccionada.

En la versin anterior cuando se creaban cuentas de usuario, se seleccionaba

una vigencia de la cuenta, debido a que podran existir usuarios a los cuales no
se les ha asignado vigencia, en la parte inferior a la biblioteca se selecciona la
vigencia que tendrn los usuarios al momento de ser migrados a SIABUC9.
El convertidor traslada la informacin existente fichas, ejemplares, catlogos
de autoridad, as como tambin la informacin correspondiente a Prstamos,
sin embarg algunos instituciones usuaria de SIABUC 8 utilizan el mdulo de
Adquisiciones, por lo cual, en caso de utilizar dicho mdulo en SIABUC 9, se
requiere que se active la opcin de Convertir informacin de Adquisiciones.
Habiendo seleccionado la informacin mencionada, el ltimo paso para iniciar el
proceso de conversin solo es necesario hace clic en el botn Iniciar proceso de
conversin
Conforme avance el proceso de conversin, se irn mostrando mensajes indicando
el estado actual.

Cuando haya sido terminado el proceso de conversin se mostrar un mensaje

indicando que ha finalizado con xito la conversin.

Captulo

El mdulo de Adquisiciones
En el mdulo de Adquisiciones de SIABUC9 se realizan los
procesos relacionados con la adquisicin de material
bibliogrfico y documental para la biblioteca.

l mdulo de Adquisiciones de SIABUC9 se ha convertido en un sistema

contable donde se maneja la informacin completa del proceso de
compra de cualquier tipo de material. Este mdulo ha evolucionado en
gran medida si se compara con las versiones previas de SIABUC Siglo
XXI y SIABUC8, donde anteriormente los procesos de solicitud, pedido y
recepcin se realizaban de una forma muy rudimentaria; actualmente en SIABUC9
se lleva un estricto control de cada una de las fases presentes en un proceso de
compra y se realizan tareas de apoyo muy importantes como la comparacin de
cotizaciones, seleccin de mejor proveedor as como el control de facturas y pagos
asociados a los materiales que se han solicitado.

Nota

En algunas instituciones puede ser que no controlen las adquisiciones

del material del que disponen en sus acervos, dado que los procesos
de adquisiciones se realizan fuera del mbito de la biblioteca. En estos
casos, no ser necesario que utilicen el Mdulo de Adquisiciones y
entonces comenzarn su labor de automatizacin directamente en el
Mdulo de Anlisis.

El proceso de adquisicin en SIABUC9

Las tareas que se realizan con el mdulo de Adquisiciones se pueden equiparar a las
etapas que pueden estar presentes en una lnea de produccin de una fbrica. Es
decir, existe un inicio, luego una serie de procesos eslabonados y por ltimo un
proceso final.
A continuacin se describen las tareas que se deben realizar en una secuencia
lgica:
1. Inicializar los catlogos generales. Definir las bibliotecas, luego las escuelas,
capturar datos de las editoriales, de los proveedores (empresas a quienes se
les compraran los libros) y algunas instituciones (entidades que son
donadoras de materiales)
2. Definir las fuentes de financiamiento. Se debe ingresar el dinero con el que se
realizarn las adquisiciones. Se especifica una declaracin del presupuesto
(dinero) se tendr disponible para adquirir materiales documentales.
3. Dividir el pastel. Cada fuente de financiamiento o presupuesto se divide en
varias partidas o proyectos. Las partidas se asignan a las diferentes escuelas
existentes y representan el monto financiero que tendrn las facultades para
la compra de sus materiales.
4. Generar las solicitudes para la compra de materiales. Una vez que una escuela tiene
recursos asignados, se procede a realizar una solicitud de compra de libros,
cada solicitud se realiza por escuela y puede contener en ella la relacin de
uno o varios libros solicitados. Tambin es posible importar una solicitud
usando para ello una plantilla de Excel que debera ser capturada por la
escuela solicitante
5. Realizar las cotizaciones. Cada solicitud debe pasar por un proceso de
cotizacin, aqu es donde se le encarga a uno o mas proveedores que den
un precio estimado por cada libro solicitado. Los costos o precios para
cada libro se ingresan en el apartado de cotizaciones.
6. Generar el pedido de compra. Una vez cotizados los libros, el sistema ayuda a
detectar al mejor proveedor para que sea a este a quien se le realiza el
Pedido de Compra. El sistema genera un cuadro comparativo a detalle por
cada pedido realizado.
7. Seguimiento de procesos. Puede pasar un cierto tiempo desde que se realiza el
pedido de libros y en lo que se reciben los libros fsicamente, el mdulo de
adquisiciones va llevando un registro de las fechas en que se realizo cada
tarea, con la cual se pueden realizar una serie de reportes para identificar el
estatus de seguimiento y evaluacin de los procesos.
8. Control de facturas y pagos a proveedores. En el proceso de recepcin se verifican
que los libros cumplan con las especificaciones y se contrastan contra la

factura que emite el proveedor, si todo es correcto se utiliza el apartado de

control de Facturas para dar de alta la factura que ampara la compra y
tambin se genera una solicitud de pago para ese proveedor. El sistema va
llevando la contabilidad de los pagos y descuenta el monto correspondiente
de las partidas asignadas.
9. Recepcin de Ejemplares. En el proceso de recepcin de cada ejemplar se le
asigna un folio y se ingresa al sistema otorgndosele un identificador
llamado NUMADQUI, este identificador ser utilizado de aqu en adelante
en todos los dems procesos de SIABUC y es la forma de identificar un
ejemplar en el sistema.
10. Envos de materiales para catalogacin. Una vez que se han recibido los libros
correspondientes a un pedido, se genera una relacin de uno o varios
ejemplares que ya estn listos para enviarse a catalogacin. Las actividades
de anlisis, catalogacin y procesamiento fsico de cada obra se realizan en
el Mdulo de Anlisis.

La descripcin de tareas en el mdulo de

Adquisiciones
El mdulo de Adquisiciones al igual que los mdulos de Anlisis y Prstamos,
presenta una interfaz o apariencia similar, teniendo siempre una barra principal que
se sita en la parte derecha superior de la pantalla y donde se aprecian los grupos de
tareas o pestaas que integran cada mdulo.

FIGURA 3.1 Pantalla principal del mdulo de Adquisiciones donde se aprecian los 3 principales grupos de tareas.

En estas pestaas se agrupan las actividades que se realizan con mayor frecuencia y
que tienen una relacin entre s, generalmente porque son tareas que se deben
realizar con cierta secuencia y que estn derivadas unas de otras.
Para el mdulo de Adquisiciones se tienen los grupos de tareas de:

FIGURA 3.2 Grupo de tareas de Presupuestos, partidas y pagos.

a) Presupuestos, partidas y pagos. Aqu se incluyen tareas relacionadas con

el manejo de recursos financieros, mismas que son de mayor cuidado y
nivel de responsabilidad por lo que se recomienda que las realice el
encargado del departamento o un usuario con clave de administrador. Las
opciones que se incluyen son:

Fuentes de financiamiento. Se definen los presupuestos o

diferentes entradas de dinero que posteriormente se repartirn
en una o varias partidas. Se pueden registrar tantos
presupuestos sean necesarios.

Asignacin de partidas. Se asignan partes de cada fuente de

financiamiento asocindolas a una escuela (o rea que requiere
la adquisicin de material bibliogrfico o documental), se
indica el monto asignado y las fechas de vigencia de cada
partida.

10

Control de facturas. Se registran y controlan las diferentes facturas

que amparan los materiales adquiridos. Cada factura debe ser
expedida por un proveedor, tener un folio, fecha de
facturacin y monto a cubrir. Se incluye tambin la opcin de
generar descuentos o devoluciones a las factura mediante la
relacin de Notas de Crdito.

Control de pagos. Se lleva un control de los pagos a realizar para

cada proveedor, y en cada solicitud de pago se pueden
relacionar varias facturas siempre y cuando estas facturas
amparen la compra de materiales que fueron solicitados para
una misma escuela y por consecuencia que sern descontados
de una misma partida.

Suscripciones de revistas. Se permite llevar el registro de diversas

suscripciones a revistas ya sea para recepcin impresa o en
lnea. Adems, se van capturando las diferentes recepciones
que se vayan realizando de los nmeros o fascculos de cada
revista.

FIGURA 3.3 Grupo de tareas de Solicitudes, cotizaciones y pedidos.

b) Solicitudes, cotizaciones y pedidos. En este grupo de tareas se incluyen

las opciones que son de trabajo cotidiano, que se realizan con mayor
frecuencia y que generalmente se delegan al personal del departamento de
adquisiciones. Las opciones incluidas son las siguientes:

Solicitudes. En este apartado se generan las solicitudes de

compra para cualquier tipo de material bibliogrfico y
documental. Se relacionan una lista de ttulos a comprar para
lo cual se ingresan los datos bsicos de una obra (titulo, autor,
editorial, edicin, ISBN y cantidad de ejemplares solicitados).
Cada solicitud se asocia con una escuela solicitante y al mismo
tiempo se identifica la partida con la cual se hara el pago de los
materiales solicitados; debido a esto, en el sistema no se
podrn generar solicitudes de compra para una escuela que no
tenga partidas asignadas.

11

Cotizaciones. Para cumplir con ciertas reglamentaciones de tipo

fiscal (quizs no aplicables en otros pases) es necesario que
para cada compra que se vaya a realizar existan al menos 3
cotizaciones de diferentes proveedores. En este apartado se
generan las solicitudes de cotizacin y una vez recibidas las
cotizaciones se ingresan los precios ofertados para cada ttulo
solicitado. Esta opcin genera la solicitud de cotizacin en
formato de MS Excel.

Pedidos. Despus de que se han capturado los precios de cada

cotizacin el sistema ayuda a identificar y preseleccionar al
proveedor que ofreci el mejor precio para cada ttulo. Se
permite generar el pedido automtico para cada proveedor y
adems un cuadro comparativo entre los tres proveedores.
Estas opciones trabajan con documentos en formato de MS
Excel.

Recepciones. La recepcin de los ttulos se puede realizar de

forma parcial o total, registrndose en el sistema la fecha de
recepcin fsica y/o la fecha de captura para ejemplar. En este
proceso se asigna un identificador para cada ejemplar
denominado NUMADQUI. Para proceder al registro de los
ejemplares es necesario que previamente se haya capturado los
datos de la factura correspondiente en el apartado de Control
de facturas.

Envos. Este es el proceso final en la adquisicin de los ttulos,

una vez que se tiene la recepcin de los libros se genera un
paquete virtual de envo que comprende una serie de
ejemplares listos para que sean catalogados usando el mdulo
de Anlisis.

Donaciones. Este apartado se maneja independiente a los

procesos enlazados de compra de materiales, puesto que las
donaciones simplemente se reciben y se ingresan al sistema. Se
registra una recepcin de donacin con datos generales de la
institucin donante, la fecha y a que escuela y biblioteca se
asignara el resguardo de los materiales recibidos. Al final se
registran uno a uno los ttulos recibidos para cada donacin.

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FIGURA 3.4 Grupo de tareas de Catlogos, reportes y utileras.

c) Catlogos, reportes y utileras. En este grupo de tareas se incluyen las

opciones generales que aplican para diversas tareas o aquellas herramientas
que se usan en diferentes procesos. Las opciones incluidas son las
siguientes:

Catlogos generales. Los catlogos generales son el mecanismo

para poder capturar informacin que se utiliza de manera
transversal en varios procesos. Para este mdulo de
Adquisiciones se requiere que se ingresen los datos
correspondientes a las bibliotecas, las escuelas, las editoriales,
los proveedores y las instituciones donantes.

Reportes y estadsticas. Mediante esta opcin se pueden

seleccionar una lista de reportes prediseados agrupados por
tipo de actividad. En cada reporte se mostrar la informacin
en pantalla con posibilidad de visualizar los datos por pginas,
agruparlos por una columna pivote, reordenarlos o filtrar la
informacin de acuerdo a ciertos criterios aplicables para cada
columna de datos. Se permite tambin exportar la informacin
en formatos HTML y CSV (formato tabular legible por MS
Excel y muchas otras aplicaciones).

Respaldo de la Base de Datos. Esta opcin sirve para generar un

backup de la base de datos de SIABUC9 y se deber de aplicar
por un usuario Administrador o SuperUsuario y directamente en
la computadora servidor empleando el Mdulo de
Administracin.

Usuarios y permisos. Esta opcin es accesible solo para

usuarios de perfil Administrador o SuperUsuario y sirve para
generar cuentas de usuario y asignar privilegios sobre los
mdulos de SIABUC9.

Una vez realizadas las tareas de adquisiciones el siguiente paso es utilizar el

mdulo de Anlisis de SIABUC9, en l se realizan los procesos de captura y

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modificacin de anlisis documental, incluyendo la clasificacin y generacin

de fichas en formato MARC21 para cualquier tipo de material. Tambin, se
realiza la asociacin de ejemplares a las fichas y por ltimo el procesamiento
fsico de los materiales que incluye la generacin de etiquetas de clasificacin y
cdigos de barras, con su respectivo envo de material ya procesado a las
bibliotecas.

14

Captulo

El mdulo de Anlisis
En esta nueva versin del mdulo de Anlisis se ha integrado
el manejo de las revistas, de tal forma que ahora en una nica
interfaz se administra el acervo bibliogrfico y tambin la
informacin de cualquier tipo de documento o soporte. Otra
caracterstica muy relevante, es que ahora se realizan
recepciones y asignaciones de los ejemplares que tienen que ser
catalogados, de tal forma que se lleva un mejor control sobre los
materiales que se tienen pendientes y facilitar su envo oportuno
a las bibliotecas.

os mdulos de Anlisis y Adquisiciones de SIABUC9 han experimentado

una transformacin en el sentido de que ciertas tareas rutinarias ahora se
realizan de una forma diferente. Se han rediseado con una fuerte
orientacin a procesos y con la finalidad de llevar un mejor control del
trabajo que se debe realizar. En versiones anteriores de SIABUC, en estos mdulos
se poda comenzar a trabajar sin haber preparado o realizado ciertas tareas previas
que eran necesarias y que seguramente se realizaban manualmente pero que en el
sistema no se registraban, porque no se tenan las opciones o las herramientas para
ayudar a su realizacin.
Para ejemplificar este tipo de cambios en SIABUC9 se puede comentar el proceso
inicial de registro de fichas y asignacin de nmeros de adquisicin: Anteriormente
cuando se iniciaba el proceso de catalogacin de una obra, cualquier usuario de
manera indistinta poda directamente generar una ficha, capturar sus metadatos y al
final agregarle el ejemplar. En esta nueva versin, es necesario que primero un
usuario con perfil de administrador genere una asignacin para otro usuario de los
ttulos que deber de procesar (ejemplares que se han recibido), y que
posteriormente el usuario asignado vea que ejemplares tiene pendientes y entonces
realice su labor de catalogacin.
Tambin para destacar, en SIABUC9 ahora toda la informacin de la fichas se
almacena en una estructura que da soporte y compatibilidad al formato estndar
MARC21 y donde todas las entradas de informacin que se corresponden con los
campos de ttulos, autores, editoriales temas y series (comnmente manejados
como catlogos de autoridades) en esta versin se generan, se validan y se enlazan
automticamente en el sistema; propiciando con ello una mejor consistencia de los

15

datos, la unificacin de trminos y mayores facilidades en la recuperacin de

informacin como las que mostrarn en el mdulo de Consultas.

El proceso de catalogacin en SIABUC9

Como se comento en lneas atrs, un cambio significativo es que ahora se lleva un
mayor control de las tareas que se realizan con el mdulo de Anlisis. A
continuacin se describen las tareas que se deben realizar en una secuencia lgica:
1. Inicializar los catlogos generales. Antes de comenzar el proceso de catalogacin
se deben definir las bibliotecas y las escuelas que forman parte de la
institucin, siendo stas las que sern dueas y depositarias de la
informacin del acervo.
2. Realizar la recepcin y asignacin de materiales. Este es el punto de partida del
proceso de catalogacin, no se puede realizar un procesamiento
bibliogrfico de ninguna obra que no se tenga en existencia, que no se haya
recibido. La recepcin es un proceso de control y se puede realizar de
ejemplares que hayan sido previamente procesados en Adquisiciones o de
ejemplares que hagan llegado directamente sin informacin de compra
para lo cual se tendra que hacer una captura manual de cada ejemplar.
3. Procesamiento bibliogrfico. El procesamiento bibliogrfico consiste en el
anlisis y catalogacin de cada obra recibida y que ha sido previamente
asignada para cada analista. El analista con el ejemplar en mano procede a
la verificacin de una posible existencia previa de la ficha en el acervo, o
puede iniciar la captura de una nueva ficha. La descripcin de los campos
de informacin para cada ttulo se utiliza registrando los datos de acuerdo
al estndar MARC21. Para agilizar el proceso de catalogacin se puede
auxiliar de las opciones de consulta al acervo y de diferentes mecanismos
de importacin de registros.
4. Procesamiento fsico. Es la preparacin que se hace directamente sobre cada
ejemplar, libro, cinta, videos, mapas, DVDs, etc., donde se hace una
revisin fsica, aplicacin de etiquetas y cintas de seguridad, rotulacin,
entre otras. Con SIABUC9 se facilita la generacin de los marbetes o
etiquetas de clasificacin donde a la vez se incluye los cdigos de barras
para facilitar su identificacin y uso en el sistema.
5. Envo de materiales a la biblioteca. Cuando ya se tiene una serie de ejemplares
procesados se introducen en cajas rotuladas para enviarse a las bibliotecas
de tal forma que puedan ser consultadas por los usuarios. SIABUC9 ayuda
a llevar un control sobre este proceso de envos de los materiales.
6. Seguimiento y reportes estadsticos. En una serie de reportes y estadsticas
agrupadas por tipo, se puede obtener la informacin del acervo, cantidad
de ttulos y volmenes disponibles, reportes de productividad, listado de
autoridades como ttulos, autores y temas, entre otros.

16

La descripcin de tareas en el mdulo de

Anlisis
Despus del inicio de sesin donde se solicitan los datos de conexin al servidor de
SIABUC9 se presenta una barra principal del mdulo de Anlisis que se sita en la
parte derecha superior de la pantalla y donde se aprecian los grupos de tareas o
pestaas que integran este mdulo.

FIGURA 4.1 Pantalla principal del mdulo de Anlisis donde se aprecian los 2 principales grupos de tareas.

En estas pestaas se agrupan las actividades que tienen una relacin entre s,
generalmente porque son tareas que estn derivadas unas de otras.
Para el mdulo de Anlisis se tienen los grupos de tareas de:

FIGURA 4.2 Grupo de tareas de Catalogacin y procesamiento.

a) Catalogacin y procesamiento. En este grupo de tareas estn

concentradas las tareas operativas y de uso cotidiano del mdulo de
Anlisis. Las opciones que se incluyen son:

Recepcin y asignacin. Despus de haber inicializado los

catlogos de bibliotecas y escuelas, este es el punto de partida
para comenzar el proceso de catalogacin. Todo ejemplar a
procesar debe ser previamente recibido y registrado en el
sistema para que se le pueda asignar a un analista para que
realice su labor de catalogacin.
Las recepciones pueden hacerse de dos formas:
a) Recepcin manual. Se debe ingresar directamente cada
ejemplar cuando no se utiliza o no se tiene el
procesamiento aplicada desde el mdulo de Adquisiciones.

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b) Recepcin con rastro de compra. La recepcin se realiza

mediante la seleccin de un envo que proviene desde
Adquisiciones, cada envo ya trae una lista de ejemplares
que debern de ser procesados. De esta forma, para cada
ejemplar recibido se puede llevar una trazabilidad completa
que abarca desde su solicitud, cotizacin, recepcin,
catalogacin y envo a bibliotecas.

Catalogacin de material. Esta opcin esta diseada para que sea la

herramienta de uso diario para los usuarios de tipo analista.
Aqu se mostrarn los ejemplares que les han sido asignados y
a partir de ah comenzar su proceso de catalogacin. Muestra
opciones para crear la ficha de los ejemplares seleccionados, o
buscar si ya existe la ficha del ejemplar que tiene asignado o
crear una ficha nueva para posteriormente asignarle el
ejemplar. Esta ltima opcin es anloga al comportamiento
usado en SIABUC8 para hacer la catalogacin.

Bsquedas en el acervo. Esta opcin es de uso general y con ella se

puede explorar el contenido del acervo, tambin sirve para
modificar la informacin de las fichas y ejemplares en los
resultados que se hayan obtenido en la bsqueda. En este
apartado de consultas se pueden usar opciones avanzadas
donde se puede delimitar los criterios de bsqueda aplicables a
los campos de entrada, tipos de materiales y formato de
visualizacin. Tambin se incluyeron atajos de bsqueda que
mostraran de manera directa aquellas fichas pendientes, fichas
vacas o nuevas y fichas sin ejemplares.

Etiquetado de materiales. Esta opcin se emplea para generar las

etiquetas de clasificacin y etiquetas de cdigos de barras para
terminar el procesamiento fsico de los materiales. Se incluyen
diferentes plantillas a escoger para cambiar la distribucin de
los datos y del cdigo de barras en la etiqueta. Este apartado
esta diseado para trabajar con hojas de etiquetas engomadas
de 3 x 10 tamao carta y una impresora lser con resolucin
mnima de 600 dpi.

Envo de material a bibliotecas. Esta opcin se utiliza para realizar

la ultima actividad del departamento de procesamiento y
consiste en generar un relacin de ejemplares ya procesados
que debern ser enviados a las bibliotecas para que estn
disponibles para su consulta. Se incluyen varias formas de
recuperacin de los ejemplares procesados, buscando por
fechas, por analistas, por NUMADQUI, por biblioteca o
escuela destino, entre otras.

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FIGURA 4.3 Grupo de tareas de Catlogos, reportes y utileras.

b) Catlogos, reportes y utileras. En este grupo de tareas se incluyen las

opciones generales o herramientas aplicables en los diferentes procesos del
mdulo de Anlisis como el manejo de catlogos, reportes y estadsticas,
funciones para importar fichas, entre otras. Las opciones incluidas son las
siguientes:

Catlogos generales. Los catlogos generales se administran en

una pantalla que se utiliza tambin en Adquisiciones y
Prstamos y es el mecanismo para poder capturar informacin
que se utiliza de manera transversal en varios procesos. Para
este mdulo de Anlisis se requiere que se ingresen los datos
correspondientes a las bibliotecas y las escuelas.

Reportes y estadsticas. Mediante esta opcin se escogen de una

lista de reportes prediseados, y se mostrarn la informacin
en pantalla con posibilidad de visualizar los datos por pginas,
agruparlos por una columna pivote, reordenarlos o filtrar la
informacin de acuerdo a ciertos criterios aplicables para cada
columna de datos. Se permite tambin exportar la informacin
en formatos HTML y CSV (formato tabular legible por MS
Excel y muchas otras aplicaciones).

Respaldo de la Base de Datos. Esta opcin sirve para generar un

backup de la base de datos de SIABUC9 y se deber de aplicar
por un usuario de tipo SuperUsuario y directamente en la
computadora servidor empleando el Mdulo de
Administracin

Usuarios y permisos. Esta opcin es accesible solo para usuarios

de perfil Administrador o SuperUsuario y sirve para generar
cuentas de usuario y asignar privilegios sobre los mdulos de
SIABUC9

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Catalogacin electrnica

Existen diferentes tcnicas de catalogacin electrnica que permiten

agilizar el proceso de anlisis y catalogacin de un acervo, mediante la
importacin de fichas bibliogrficas y con esto evitar la catalogacin
de primera mano. Las tcnicas ms empleadas son acceder a diversos
OPACs (el OPAC de la Biblioteca del Congreso quizs sea el ms
utilizado, http://catalog.loc.gov/) y copiar informacin directamente
en las pantallas de captura de fichas, o mejor an usando opciones de
guardar o exportar las fichas seleccionadas a formatos estndar como
el ISO-2709, MARC-XML o Dublin-Core. Tambin existen
herramientas especializadas de diversos fabricantes que se conectan a
servidores especializados mediante protocolos de comunicacin
como el Z39.50 o OAI-PMH, que tambin generan archivos con las
fichas seleccionadas para despus ser importados en el sistema.
En esta versin 1.0 del mdulo de Anlisis, se incorporan opciones
para importar usando el formato ISO-2709 y tambin mediante el
protocolo Z39.50. En prximas actualizaciones se incluir el soporte
para importar mediante el protocolo OAI-PMH.

Importacin de fichas con ISO-2709. Con esta opcin se pueden

importar aquellas fichas que fueron obtenidas de otros acervos
bibliogrficos empleando un formato estndar para el
intercambio de registros bibliogrficos denominado ISO-2709.
Para usar esta opcin se debe tener previamente uno o varios
archivos que contengan informacin en este formato de
transferencia de fichas, cuya extensin de archivo caracterstica
es .dat, .iso, .marc e incluso .txt.

Importacin de fichas con Z39-50. Con esta opcin se pueden

importar fichas que fueron obtenidas de otros acervos
bibliogrficos empleando un formato estndar para el
intercambio de registros bibliogrficos denominado ISO-2709.
Para usar esta opcin se debe tener previamente.

Una vez que la informacin ha sido procesada y esta incluida en la base de

datos, la informacin puede ser accedida y utilizada para la prestacin de los
servicios bibliotecarios, estos servicios se proporcionan con los mdulos de
Consultas y de Prstamos, mismos que sern descritos en los siguientes
captulos.

20

Captulo

El mdulo de Consultas
En el mdulo de Consultas de SIABUC9 se realizan las
consultas de material bibliogrfico al acervo.

n el mdulo de Consultas de SIABUC9 , como su propio nombre lo dice,

es el mdulo encargado de la realizacin de consultas de material
bibliogrfico al acervo. Dentro de la versin 9, el mdulo de consultas se
encuentra integrado por tres secciones: Bsqueda general, Bsqueda
temtica y Nuestra biblioteca, adems se cuenta con un apartado de configuracin
tanto para el control del sistema de la mquina y para la pgina personalizable de la
biblioteca.

21

Bsqueda general
Dentro de ste apartado se pueden realizar dos tipos de bsquedas:
1. Bsqueda libre. En la bsqueda libre se pueden realizar consultas a travs de
una sola expresin, adems se pueden seleccionar tanto el tipo de material
que se desee encontrar (libros, revistas, tesis, CD, etc.) as como la cantidad
de elementos que aparecern en el listado de resultados.
2. Bsqueda avanzada. Dentro de la bsqueda avanzada el usuario puede ir
formando una expresin de bsqueda ms precisa con la ayuda de la
utilizacin de los operadores lgicos AND, OR y NOT as mismo se
puede seleccionar algn campo en especfico en donde se quiera buscar
(ttulo, autor, tema, editorial, etc.). De la misma manera que en la bsqueda
libre se pueden seleccionar el tipo de material a buscar as como la cantidad
de elementos que se visualizarn en el listado de resultados.
Una vez que se realiza una bsqueda se pueden observar las siguientes
caractersticas:
a) Listado de resultados. Una vez realizada la bsqueda se visualizar un
listado con los resultados que cumplieron con las caractersticas
especificadas en la bsqueda. En este listado se muestra el tipo de material
de cada elemento que fue encontrado adems se puede seleccionar de un
elemento a la vez o seleccionar todos los elementos que se muestran en
pantalla.
En el apartado de opciones que se encuentra al lado derecho se da la
facilidad de poder ordenar el listado ya sea por fecha, ttulo o autor;
adems si la cantidad de elementos encontrados es algo grande, en el
apartado de registros encontrados se puede ir desplazndose entre cada
elemento, en este apartado se muestra tambin la cantidad total de
registros encontrados y de cuantas pginas se encuentran disponibles.
b) Visualizacin de la ficha. La nueva visualizacin de las fichas ahora se
encuentra disponible en un formato de tabla que resulta ms amigable para
el usuario y se encuentra dividido en dos apartados: ficha completa y cmo
citar (si la ficha cuenta con descripcin del contenido y resumen tambin se
agregan esos apartados). Cabe mencionar que si la ficha cuenta con un
ISBN vlido es posible visualizar la portada del libro consultado.

22

En esta visualizacin se puede destacar lo siguiente:

Links de inters. En este apartado se cuenta con dos opciones:

Adquirir en Amazon (cuyo principal propsito es que el
usuario se de una idea del precio del libro que se ha
consultado y si el usuario cuenta con una cuenta en
Amazon poder adquirirlo) y Bsqueda en Google del
mismo autor (en donde se puede ampliar la bsqueda a
documentos publicados en Internet desde Google
Schoolar), los cuales al hacer clic sobre ellos se abre una
ventana en donde se visualizar la pgina correspondiente.

Disponibilidad. En este apartado el usuario podr revisar

cuantos ejemplares de la misma ficha se encuentran
disponibles, en qu biblioteca los podra buscar y en qu
estado estn (ya sea en prstamo o no).

Cmo citar. En esta seccin se le proporciona al usuario

cuatro formatos de citas bibliogrficas: APA, Harvard,
MLA y Chicago, al seleccionar alguna de estas opciones el
usuario podr tener una idea de cmo se realiza la cita
bibliogrfica.

Ms ttulos. En la parte inferior de la pantalla se muestra la

seccin de ms ttulos, en donde se muestra un listado
sobre los ttulos del mismo tema y otro donde se
despliegan los ttulos del mismo autor. Al seleccionar algn

23

elemento de la lista aparecer en otra ventana la

visualizacin de la ficha.
c) Exportacin de fichas. En todas las secciones anteriormente explicadas
existe un botn para Exportar, al hacer clic sobre ste aparecer una
ventana en donde el usuario podr exportar aquellas fichas que ha
seleccionado con anterioridad en distintos formatos bibliogrficos (APA,
Chicago, Harvard, MLA, o bien en MARC-XML) en alguna unidad de
almacenamiento (Disquete, memoria, etc.), mandar a impresin o ya sea
enviarlos a travs de correo electrnico.

Bsqueda temtica
En este apartado se pueden realizar bsquedas mediante reas de
conocimientos (ya sea por temas, autores, ttulos o editoriales) directamente
desde el catlogo de autoridades. Aqu se pueden realizar las bsquedas de dos
maneras: libre (donde el usuario puede buscar por el rea que l mismo
especifique mediante alguna expresin escrita directamente en la caja de texto)
o por categoras (en donde el usuario puede seleccionar porque letra se va a
iniciar la bsqueda). En ambos casos y al igual que en la bsqueda general se
pueden seleccionar la cantidad de elementos que se van a visualizar en el
listado.
Una vez que se realiza una bsqueda se pueden observar las siguientes
caractersticas:
a) Cmo realizar la bsqueda. Una vez realizada la consulta ya sea
mediante la opcin libre o mediante la opcin por categoras, primero
se listarn los temas generales y dependiendo del tema que se haya
seleccionado se desplegarn en el listado de temas especficos aquellos
que estn relacionados con l, as mismo una vez que se hayan
visualizado los temas especficos habr que seleccionar los que se
necesiten para poder visualizar las fichas que estn relacionadas con
ellos al hacer clic en el botn Mostrar fichas relacionadas. Para finalizar
y poder visualizar la(s) ficha(s) bastar con dar clic en el botn Mostrar
fichas seleccionadas, al hacer esto aparecer la ficha en formato de
tabla con las caractersticas que ya fueron mencionadas.

24

b) Visualizacin de la ficha. Al igual que en la bsqueda general, la

nueva visualizacin de las fichas se muestra disponible en un formato
de tabla que resulta ms amigable para el usuario, contando con las
mismas caractersticas que ya han sido descritas anteriormente.
c) Exportacin. De la misma manera que en el apartado de bsqueda
general, existe una opcin para exportar la informacin seleccionada en
los formatos bibliogrficos y en las distintas formas de
almacenamiento.

Nuestra biblioteca
En este apartado se muestra una visualizacin de la pgina personalizable de
cada biblioteca, se encuentra conformado por cuatro pestaas:
1. Nuestra biblioteca. En donde se muestra principalmente la descripcin
general de la biblioteca o institucin.
2. Servicios. En donde se describe los servicios que se ofrecen en la biblioteca.
3. Personal. En este apartado se muestra el nombre de cada personal as como
as como el su correo electrnico y su foto.
4. Noticias. Es el apartado donde se muestran las noticias que se consideren
ms relevantes dentro de la biblioteca o institucin.

25

Men configuracin
Este men cuenta con dos opciones: Configuracin del sistema y
Configuracin de la pgina de la biblioteca (que a su vez se conforma de las
opciones de Nuestra biblioteca, Servicios, Personal y Noticias,
correspondientes a cada una de las pestaas que aparecen en la pgina). Cabe
mencionar que a este men slo pueden acceder usuarios de tipo
administrador o superior.
1. Configuracin del sistema. Al igual que la versin anterior, se presentan
algunas opciones como el bloqueo del equipo, para que la mquina slo
pueda ser usada para el mdulo de consultas. El usuario simplemente
tendr que seleccionar o deseleccionar alguna de las opciones que se le
muestra y a continuacin dar clic en el botn Aplicar configuracin si
desea que dichas opciones sean tomadas en cuenta o en Cancelar si no
quiere aplicar ningn cambio.
2. Configuracin de la pgina de la biblioteca. Con esta opcin se puede
personalizar el contenido de la pgina de la biblioteca, este apartado se
encuentra dividido en las siguientes partes:

Nuestra biblioteca. Al dar clic sobre esta categora se podr

modificar el contenido de la primera pestaa, bastar con
que el usuario llene los campos correspondientes y al
finalizar de clic al botn Regresar a nuestra biblioteca para
que los datos aparezcan en la pgina o en Cancelar si no
quiere que los datos anteriormente introducidos sean
tomados en cuenta.

Servicios. Al seleccionar ste apartado se mostrar un listado

de todos los servicios con los que cuenta la biblioteca. Para
agregar un nuevo servicio bastar con dar clic en el botn
Agregar nuevo servicio y llenar los datos correspondientes
para que los datos puedan ser mostrados en la pgina
bastar con que se de clic en el botn Guardar cambios, de
lo contrario se puede dar clic en el botn Cancelar cambios
el cual al dar clic sobre l se regresa al listado de servicios.
Por otro lado tambin se puede modificar algn servicio ya
existente, para hacer esto es necesario seleccionar el
nmero del servicio a modificar y dar clic en el botn
Modificar servicio, se mostrar la informacin de dicho
servicio lista para editar, una vez modificado el servicio
bastar con dar clic en el botn Guardar servicio para que
los cambios sean tomados en cuenta. Por ltimo si lo que
se desea es borrar algn servicio que ya no se necesite que
se visualice en la pgina, bastar con seleccionar el nmero
de servicio que se quiera borra y a continuacin dar clic en

26

el botn Borrar servicio, al hacer esto aparecer una

ventana de confirmacin de dicha accin. Para ver los
cambios realizados slo habr que dar clic en el botn
Regresar a nuestra biblioteca.

Personal. Al seleccionar ste apartado se mostrar un listado

de todo el personal que labora en la biblioteca. El
mecanismo para agregar, modificar o borrar algn miembro
del listado de personal es el mismo que en el apartado de
Servicios.

Noticias. Al seleccionar ste apartado se mostrar un listado

de todas las noticias que la biblioteca o institucin
consideren importantes que sean conocidas por sus
usuarios. El mecanismo para agregar, modificar o borrar
algn miembro del listado de noticias es el mismo que en el
apartado de Servicios.

De manera general se han explicado las principales opciones con las que
cuenta el mdulo de Consultas y cul es el proceso que se tiene que llevar a
cabo para la realizacin de las bsquedas en sus dos modalidades (general y
temtica), as mismo, se mencion a grandes rasgos las caractersticas ms
relevantes encontradas en la nueva visualizacin de las fichas y el
funcionamiento de la pgina personalizable de la biblioteca.

27

Captulo

El mdulo de Prstamo
En el mdulo de Prstamo de SIABUC9 se lleva el control de los procesos
relacionados con el prstamo y devolucin de material bibliogrfico y
documental.

l mdulo de Prstamo de SIABUC9 ha evolucionado notoriamente

respecto a su antecesor, el SIABUC8, ya que en esta nueva versin se
contemplo el manejo de estantera abierta cerrada, el envo de alertas
mediante y notificacin de multas pendientes a los usuarios morosos
mediante correos electrnicos, adicionalmente cuenta con un nuevo catlogo
llamado Restricciones adicionales de prstamo donde se pueden configurar
polticas adicionales de prstamo por un periodo determinado de tiempo,
adicionalmente, se incluy una nueva estadstica de productividad por bibliotecario,
en sta se especifica todas las actividades que ha hecho uno o todos los
bibliotecarios, cantidad de prstamos, devoluciones, multas cobradas
condonadas, etc.

Nota

Antes de utilizar el mdulo de Prstamo es necesario configurarlo y

generar los catlogos de bibliotecas, escuelas, grupos y usuarios.

28

La descripcin de tareas en el mdulo de

Prstamo
El mdulo de Prstamos al igual que los mdulos de Anlisis y Adquisiciones,
presenta una interfaz o apariencia similar, teniendo siempre una barra principal que
se sita en la parte derecha superior de la pantalla y donde se aprecian los grupos de
tareas o pestaas que integran cada mdulo.

FIGURA 6.1 Pantalla principal del mdulo de Prstamo donde se muestran 6 grupos de opciones.

En estas pestaas se agrupan las actividades que se realizan con mayor frecuencia y
que tienen una relacin entre s, generalmente porque son tareas que se deben
realizar con cierta secuencia y que estn derivadas unas de otras.
Para el mdulo de Prstamo se tienen los grupos de tareas de:
d) Proceso Diario. Aqu se incluyen las tareas cotidianas de la biblioteca
como son el control del prstamo y devoluciones, multas, bloqueo de
usuarios y constancias de no adeudo.
e) Reportes. En el apartado de reportes encontrar toda la informacin que
se esta procesando en el sistema, como por ejemplo, multas, prstamos
histricos, usuarios bloqueados, constancias expedidas, prstamos
actuales/vencidos.
f) Estadsticas. En este apartado a diferencia de los reportes encontrar
informacin concentrada de diversa ndole, mientras que en los reportes
encuentra informacin ms detallada.
g) Catlogos. Mediante esta opcin podr registrar la informacin
correspondiente a su biblioteca, las escuelas que corresponden a su
biblioteca, polticas de prstamo y usuarios.
h) Utileras. Contiene funcionalidades diversas como la generacin de un
reporte para un descarte futuro, envo de alertas mediante correo
electrnico, impresin de credenciales, etc.
i) Configuracin. Permite configurar el mdulo en general y
funcionalidades particulares como los reportes y las constancias de no
adeudo.

29

Configuracin del mdulo

Antes de comenzar a utilizar este mdulo es necesario configurarlo, para ello
existen tres apartados: configuracin general, configuracin de reportes y
configuracin de constancias, estas opciones se encuentran dentro del apartado
Configuracin.

FIGURA 6.2 Pantalla con las opciones de configuracin

a) Configuracin general. En este apartado se configuran aspectos como el

envo de alertas mediante correo electrnico, impresin de tickets, tipo de
estantera, fines de semana laborables, vigencia de usuarios, instancia de
office e institucin. De manera general se recomienda configurar lo
correspondiente a la estantera, fines de semana laborables, vigencia de
usuarios, instancia de Office y lo relacionado a la impresin de tickets.

Estantera. El SIABUC9 esta preparado para soportar estantera

abierta o cerrada, sin embargo es necesario definirla y no cambiarla
durante la operacin del sistema.

Fines de semana. Este apartado es importante tomarlo en cuenta

puesto que si en su institucin no laboran esos das y se encuentra
activo, el SIABUC9 podr generar multas de prstamo de forma
incorrecta.

Vigencia/Usuarios.. Existen dos formas de indicarle a SIABUC9 la

vigencia de los usuarios, de manera individual y de manera grupal,
la recomendacin que se hace es habilitar la vigencia individual
puesto que se tiene un mejor control sobre la vigencia de cada
usuario.

Instancia Office. Si las computadoras donde se ejecutan los diferentes

mdulos de SIABUC9 cuentan con la instalacin de Microsoft
Office es necesario indicarlo a SIABUC9, esto con la finalidad de
poder generar reportes en formatos de Word y Excel.

30

Institucin. En cada mdulo de SIABUC9 aparece el nombre de su

institucin, para personalizar este dato es necesario hacerlo
mediante sta opcin.

Tickets. Si cuenta con una impresora de ticket se recomienda

habilitarla junto con el tipo de ticket que SIABUC9 generar.

b) Configuracin de reportes. Mediante esta opcin podr personalizar los

reportes que se generan con el formato HTML, podr cambiar el tipo y
color de la fuente, color de fondo y adicionar su imagen institucional al
reporte. Mientras que en el apartado de Word podr elegir entre 42
formatos disponibles
c) Configuracin de constancias. Las constancias es un comprobante que
emite la biblioteca donde se especifica que un usuario no adeuda ningn
material multa, se utiliza en varias instituciones como comprobante para
aspectos administrativos diversos. Mediante esta opcin se permite
personalizarla el contenido textual de la misma.

Creacin de los catlogos

Una vez que ha configurado el mdulo de prstamo es necesario capturar los datos
generales de la biblioteca, escuelas, grupos, para posteriormente capturar a todos
nuestros usuarios, todo esto se hace en el apartado Catlogos opcin Catlogos
Generales.

FIGURA 6.3 Pantalla con los catlogos de SIABUC9

31

Toda la informacin que se capturen en los diferentes catlogos de SIABUC9 se

comparte entre todos los mdulos que lo integran, por ejemplo, no es necesario
capturar la misma biblioteca en el mdulo de prstamos y en el mdulo de anlisis,
bastar con capturarla en uno u otro mdulo.
En la creacin de los catlogos todos los campos que aparecen en color azul, son
requeridos, no pueden quedar vacos.
Para comenzar con el proceso de captura primero deber registrar la biblioteca.
Posteriormente las escuelas correspondientes a su biblioteca (una biblioteca puede
tener una o ms escuelas asociadas), en ste catlogo, es muy importante asociar la
escuela a la biblioteca correspondiente ya que de no hacerlo as posteriormente los
reportes no arrojarn la informacin adecuadamente. Despus se capturan los
grupos, este catlogo tiene como objetivo definir las polticas de prstamo y las
sanciones que realizar SIABUC9 cuando se entregue un libro de manera tarda,
esto, mediante el cobro de multas, en este sentido, si en su institucin no cobran
multas el campo correspondiente a stas deber quedar con el numero cero (0),
puede, por ejemplo, generar un grupo para alumnos, otro para personal docente y
otro para personal administrativo con diferentes polticas de prstamo cada uno.
Finalmente, se encuentra el catlogo de usuarios, aqu se capturan todos los
usuarios de la biblioteca, es decir, aquellas personas a las que se le van a prestar los
libros, en este apartado es muy importante asignar el usuario al grupo y escuela
correspondiente, as como tambin asignar una fecha de vigencia vlida de lo
contrario el sistema no le permitir hacer el prstamo.

Servicios de Prstamo y devolucin

sta es una de las partes centrales del sistema, en este apartado se registra todos los
prstamos tanto en sala como a domicilio a travs de una interfaz nica, la cantidad
de prstamos que se le otorguen a cada usuario dependern de los das de prstamo
que se definieron en el catlogo de grupos. Esta opcin se encuentra en el apartado
Proceso Diario opcin Servicios Bibliotecarios.

FIGURA 6.4 Pantalla con la opcin de Servicios bibliotecarios

32

Si un usuario entrega fuera de tiempo un libro, el SIABUC9 detectar

automticamente esta situacin y generar una multa donde usted puede
seleccionar uno de tres diferentes estados: cobrar, cancelar y multa pendiente. La
opcin de cancelar se utiliza para cuando la multa que gener el SIABUC9 no
deseamos cobrarla, la opcin registrar se usa cuando se le va a cobrar al usuario la
cantidad que especifica SIABUC9, sin embargo, en algunas situaciones el usuario
no trae efectivo en ese momento, entonces optaremos por utilizar la opcin multa
pendiente, al hacer esto el usuario se bloquea automticamente para que de esta
manera la siguiente ocasin que el usuario visite la biblioteca o requiera algn
servicio el SIABUC9 alertar al bibliotecario acerca del adeudo en cuestin, para
observar un listado de todas las multas pendientes dirijase a al apartado Proceso
Diario opcin Multas Pendientes.

FIGURA 6.5 Pantalla con la opcin de Multas pendientes

33

Reportes y Estadsticas
En SIABUC9 existen dos mecanismos para extraer informacin: reportes y
estadsticas. En el apartado de reportes encontrar toda la informacin que se esta
procesando en el sistema, como por ejemplo, multas, prstamos histricos,
usuarios bloqueados, constancias expedidas, prstamos actuales/vencidos.

FIGURA 6.6 Pantalla con la opciones de Reportes

Mientras que en las estadsticas encontrar informacin concentrada de diversa

ndole, mientras que en los reportes encuentra informacin ms detallada.

FIGURA 6.7 Pantalla con la opciones de Estadsticas

A grandes rasgos stas son las actividades principales que se llevan a cabo en ste
mdulo, sin embargo, tambin permite controlar y registrar otras tareas cotidianas
de la biblioteca como bloqueo de usuarios, constancias de no adeudo, impresin de
credenciales con cdigo de barra, generacin de reportes, depuracin de usuarios
de manera semiautomtica, apartado de libros, registro de material en condiciones
especiales, etc.

34

Captulo

El mdulo de Inventario
El modulo de Inventario permite obtener informacin del material
bibliogrfico que se encuentra fsicamente en el acervo.

ediante un proceso inventario que se realiza en un periodo corto de

tiempo el obtener un comparativo del material que se contabiliza, para
obtener el dato preciso de cuales materiales son los que por diversas
razones ya no se encuentra fsicamente en el acervo.

El proceso de inventario, actividad que se realiza dentro del mdulo que lleva el
mismo nombre, slo puede ser iniciado, cancelado, terminado y depurado por un
usuario con privilegios de Administrador. La captura nmeros de adquisicin para
inventariar la pueden llevar a cabo todos los usuarios de las bibliotecas.

El proceso de inventario, actividad que se realiza dentro del mdulo que lleva el
mismo nombre, slo puede ser iniciado, cancelado, terminado y depurado por un
usuario con privilegios de Administrador. La captura nmeros de adquisicin para
inventariar la pueden llevar a cabo todos los usuarios de las bibliotecas.

35

Al momento de iniciar un nuevo proceso de inventario es posible seleccionar

diversos parmetros sobre el material a inventariar:

Biblioteca(s).
Escuela(s).
Acervo: libros o revistas.
Tipo(s) de material.
Coleccin(es).

As mismo es posible inventariar automticamente los materiales que se

encuentran prestados al momento de iniciar un nuevo inventario:

Prstamos a domicilio.
Prstamos en sala.
Prstamos Interbibliotecarios.

Por cuestiones de seguridad, cuando se inicia un proceso de inventario el

modulo realiza un copia de la informacin de fichas y ejemplares.
La informacin que genera referente a los materiales que se van inventariando son
almacenados temporalmente mientras dure el proceso de inventario activo

Cuando se ha iniciado un proceso de inventario, pueden capturar

simultneamente materiales varias personas, as mismo pueden realizar captura
de inventario durante varios das debido a que la informacin se guarda hasta
que sea cancelado o terminado el proceso inventario.

36

Al capturar un nmero de adquisicin, en la ventana aparecern la informacin

referente a el ejemplar, ejemplo: fichas, ttulo, autor, etc. De la misma manera,
en la parte derecha se irn agregando a la lista los nmeros de adquisicin,
cada cierto periodo de tiempo es necesario hacer clic en el botn de Guardar,
para que los nmeros de adquisicin sean inventariados completamente.

Nota

En caso de ocurrir un corte de luz cuando se tienen nmeros de

adquisicin en la lista temporal, SIABUC recuperar los nmeros de
adquisicin que haya capturado el usuario en sesin activa, teniendo
la posibilidad de no perder la informacin previamente capturada
antes del corte de energa elctrica.
La lista temporal permite hacer una revisin de los ejemplares que han sido
capturados para inventario, y antes de que sean formalmente inventariado se
pueda hacer una revisin sobre su correcto contenido.
En la parte inferior se muestran los datos generales sobre el inventario activo,
como son: cuando fue iniciado el proceso actual, quien lo inici, cual es el
usuario que se encuentra activo en la sesin, etc.

37

Antes de dar por terminado o cancelado el proceso actual de inventario, es

altamente recomendable que se generen e impriman los diversos reportes, para
que puedan ser consultados o adaptados de acuerdo a sus necesidades.

Nota

Cuando un proceso de inventario ha sido terminado o cancelado, no

ser posible recuperar el listado de los nmeros de adquisicin que
fueron capturados, en caso de requerir los nmeros de adquisicin o
continuar con el proceso de inventario, ser necesario iniciar
nuevamente el proceso de inventario completamente desde cero.

38

Cuando ya se han capturado la totalidad de los nmeros de adquisicin, el Mdulo

de Inventario permite eliminar o depurar todos los ejemplares que no fueron
localizados fsicamente en el acervo, otra posibilidad es la verificacin de las fichas
que quedaran sin ejemplares. El proceso de depuracin de ejemplares y libros
facilita el mantenimiento de la base de datos, debido a que existirn registrados solo
los materiales que existen fsicamente en acervo.

En esta seccin han sido descritas las opciones que incluye el mdulo de
Inventario, con el cual se tendr un mejor control sobre el material que existe
fsicamente en un acervo bibliogrfico.

39