Manual terico:

Base de datos
Access XP

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Diseo de una base de

Datos

Diseo de una base de datos

La creacin de una base de datos consta de

una serie de pasos que comienzan por la
planificacin y el diseo, imprescindibles para obtener los resultados previstos.
El diseo de una base de datos consiste,
bsicamente, en planificar las tablas que va
a contener: qu datos va a almacenar, de
qu tipo, etctera.
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2.1. Planificacin
Al disear una base de datos es necesario determinar la finalidad de la base de datos, decidir qu tablas debe contener la base de datos y cul debe ser su contenido.

Asimismo, es necesario decidir si va a haber datos de una tabla relacionados con los datos
de otra tabla y, en tal caso, cules van a ser esos datos.
La planificacin comienza decidiendo cuntas tablas van a incluirse en la base de datos.
Siempre es mejor organizar la informacin en varias tablas en lugar de utilizar una sola tabla grande que contenga muchos campos. Naturalmente, cada una de las tablas puede
contener campos relacionados con un tema especfico.
Por ejemplo, puede crearse una tabla Clientes que slo contenga la informacin de cada
uno de los clientes; y otra tabla llamada Pedidos, que contenga la informacin sobre los
pedidos que realicen los clientes.
De este modo se simplifica la estructura de las tablas, con lo que tambin se facilitar su
posterior modificacin. Al crear una tabla hay que elegir el formato adecuado para cada
uno de los campos de la base de datos. Access permite asignar un tipo de datos a cada
campo. Se trata de un formato que define el tipo de datos que el campo puede aceptar.

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Existe una gran variedad de tipos de datos, desde formatos de texto y nmeros, hasta formatos para imgenes, vdeos y sonidos. Definir el tipo de datos correcto facilita el manejo
de los datos y reduce la posibilidad de cometer errores durante su introduccin.
Por ejemplo, los campos relativos a nombres y apellidos se definen como campos de texto,
mientras que el campo correspondiente a la edad puede definirse con un tipo de datos que
solamente permita nmeros enteros positivos.
En la fase de diseo y planificacin, hay que establecer uno o ms campos como claves
principales. Una clave principal ser un campo cuyos valores identifiquen cada registro de
la tabla de una forma nica.
Por ejemplo, en una tabla que recoja los datos de los empleados, puede definirse el campo
correspondiente al nmero de la Seguridad Social como clave principal, puesto que cada
empleado tiene asignado un nmero nico. La definicin de claves principales, aunque no
es obligatoria, s es conveniente para evitar duplicar los registros de la base de datos.
Al utilizar varias tablas, hay que establecer relaciones entre ellas que indiquen qu datos de
una tabla se relacionan con los de otra tabla. Los datos de varias tablas se relacionan mediante campos comunes. Un campo comn es un campo existente en varias tablas que
permite coincidencias entre los registros de una tabla y los registros de otras tablas.
As, por ejemplo, si en una base de datos hay una tabla para clientes y otra para pedidos,
ambas pueden contener un nmero de cliente que funcione como clave principal en la tabla
Clientes. Utilizando este campo comn podremos, por ejemplo, generar informes que contengan informacin tanto de los clientes como de los pedidos que stos hayan realizado.

2.2. Crear una base de datos

Toda base de datos se compone de diversos elementos: tablas, formularios, informes, etctera, pero el primer paso para su creacin consiste en reservar el espacio necesario para
albergarlos todos juntos.
En esto se basa la creacin de una base de datos propiamente dicha.
Existen varias formas para conseguirlo, pero solamente vamos a estudiar a fondo la ms
habitual, que consiste en hacerlo partiendo de cero.

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Tras abrir el programa Access, observa el panel de tareas.

En l existen cuatro epgrafes: Abrir un archivo, Nuevo, Nuevo a partir de un archivo
existente y Nuevo a partir de una plantilla.
La opcin que nos interesa es Base de datos en blanco del epgrafe Nuevo.

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Al pulsar sobre ella se abre el cuadro de dilogo Archivo nueva base de datos. En l hay
que especificar la carpeta donde se guardar y el nombre que queremos otorgar al archivo
que contendr la base de datos.

Para especificar la carpeta tenemos que abrir la lista desplegable Guardar en y elegir la
unidad donde queremos almacenar la base de datos.
En este caso, elegimos la unidad C, o disco duro, que es lo ms habitual.
Tras ello, aparecen las carpetas existentes en este disco.
Si la carpeta existe, basta seleccionarla, haciendo doble clic sobre ella.
Pero si la carpeta en la que queremos almacenar la base de datos no existe, podemos
crearla desde aqu.

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Pulsamos el botn Crear nueva carpeta.

Escribimos el nombre deseado, por ejemplo, Empresa y pulsamos Aceptar.
El ltimo paso consiste en escribir el nombre de archivo con el que se almacenar la base
de datos. Escribimos Control de stock y pulsamos Crear.

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La base de datos ha sido creada y en pantalla aparece la ventana Base de datos correspondiente al archivo creado.

Naturalmente, la base de datos est vaca porque todava no hemos incluido tablas, formularios, etctera.

2.3. La ventana base de datos

La ventana Base de datos es el centro de control del programa, ya que desde ella crearemos y modificaremos los distintos objetos que componen la base de datos, por eso es interesante conocerla a fondo.
Al crear una nueva base de datos aparece la ventana Base de datos. Tambin aparecer
cada vez que abramos una ya existente.
La ventana Base de datos consta de una serie de elementos que debemos identificar.
Bajo la barra de ttulo que, como siempre, encabeza la ventana, aparece una barra de herramientas con varios botones.
Los que ms utilizaremos son: Abrir, Diseo y Nuevo, que sirven para abrir, modificar y
crear nuevos objetos, respectivamente.

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El resto de botones permiten modificar la forma en que se visualizan los objetos en esta
ventana: en forma de iconos grandes, en iconos pequeos, en lista, etc.
Tambin aparece el botn Eliminar que se utiliza para borrar objetos seleccionados.
Aquello que se elimina no podr ser recuperado, por lo tanto, hay que usar este botn con
precaucin.
En la parte izquierda aparece la barra de objetos, donde figuran todas las categoras de objetos existentes en Access.
Para pasar de una a otra basta pulsar sobre su nombre.
El resto de la ventana es el cuadro de objetos, donde aparecern todos los objetos de cada
una de las categoras existentes, adems de las opciones pertinentes para la creacin de
nuevos objetos.
Repasemos, rpidamente, los elementos de la ventana Base de datos.
En la parte superior tenemos la barra de ttulo. Inmediatamente debajo de sta vemos la
barra de herramientas con los botones disponibles. A la izquierda tenemos la barra de objetos, donde podemos elegir entre los diferentes objetos que componen la base de datos.
Finalmente, la zona ms amplia de la ventana es el cuadro de objetos, donde aparecern

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todos y cada uno de los objetos que vayamos creando.

Veamos, de forma general, en qu consiste cada una de las categoras de objetos existentes.
Las tablas constituyen la forma ms fcil de introducir y visualizar los datos, que estarn organizados en filas y columnas, es decir, en registros y campos.
Las consultas se utilizan para localizar informacin almacenada en la base de datos. Dicho
de otro modo, sirven para buscar datos de una manera rpida y sencilla.
Los formularios se utilizan para visualizar la informacin de un nico registro cada vez permitiendo su modificacin.
La funcin principal de los informes radica en la impresin en papel de los datos almacenados en la base de datos.
Las pginas de acceso a datos son un tipo de pginas web diseadas, especficamente,
para mostrar la informacin almacenada en una base de datos permitiendo su gestin desde Internet o desde una red local.
Las macros son secuencias de acciones que el programa ejecuta, de forma automtica,
para llevar a cabo tareas comunes.
Finalmente, los mdulos son conjuntos de declaraciones, instrucciones y procedimientos de
Visual Basic, que se almacenan en una sola unidad.

La ventana Base de
datos puede cerrarse
pulsando su botn
Cerrar, como cualquier otra ventana. Es
fundamental resaltar
que, al cerrar esta ventana, tambin cerramos
la base de datos.

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2.4. Abrir y cerrar una base de datos

Una vez creada una base de datos, sta puede ser abierta y cerrada cada vez que sea necesario. En este apartado aprenders a realizar estas operaciones.

Existen varias formas de abrir una base de datos ya existente.

En el panel de tareas hay que seleccionar Ms archivos en el apartado Abrir un archivo.
En el men Archivo hay que elegir la opcin Abrir.
En la barra de herramientas basta pulsar sobre el botn Abrir.
Sea cual sea la forma utilizada, tras seleccionarla aparecer el cuadro de dilogo Abrir,
en el que debemos localizar el archivo que contiene la base de datos que queramos abrir.
A travs de la lista desplegable Buscar en se especifica la unidad de disco en la que se
encuentra el archivo. Abriremos entonces la lista desplegable Buscar en y elegimos la opcin Disco duro. Inmediatamente aparecen las carpetas contenidas en dicho disco. Hay
que seleccionar, haciendo doble clic, aquella que contenga el archivo de base de datos que
queremos abrir. En el ejemplo anterior en el que hemos creado la carpeta Empresa. Pulsamos sobre ella y aparecern los archivos contenidos en esa carpeta. De ellos, se selecciona el correspondiente, haciendo clic sobre su nombre, y se pulsa el botn Abrir.
La base de datos se abrir y aparecer la ventana Base de datos con los objetos creados,
ofrecindonos la posibilidad de crear nuevos objetos.
Para cerrar una base de datos tambin existen varias formas distintas.

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Al pulsar el botn Cerrar de la ventana Base de datos queda cerrada toda la base de datos.
Lo mismo ocurre seleccionando la opcin Cerrar del men Archivo. La ventana Base de
datos desaparece indicando que la base de datos ha sido cerrada.

2.5. La barra de herramientas

Como casi todos los elementos de Access, la barra de herramientas puede ser personalizada de forma que solamente muestre los botones que utilizamos. Veamos cmo se hace.

La barra de herramientas de Access consta de una serie de botones grficos que permiten
ejecutar comandos de forma rpida.

Aunque inicialmente est ubicada justo debajo de la barra de men, podemos colocarla en
cualquier otro lugar.

Para conseguirlo, basta pulsar sobre su controlador de movimiento, situado en la esquina

izquierda, y arrastrar.

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La barra se convierte en flotante, y puede ser colocada en cualquier lugar de la ventana.

Si la arrastramos hasta cualquiera de los extremos de la ventana del programa, volver a

quedarse acoplada.
Pulsando sobre Opciones de barra de herramientas podremos modificar los botones que
aparecen.

Al hacer clic sobre este botn, aparece la opcin Agregar o quitar botones.

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Situando el puntero del ratn sobre ella, aparecen dos opciones: Base de datos y
Personalizar.

Si ahora colocamos el puntero sobre la opcin Base de datos aparecer una lista con los
botones que aparecen en la barra de herramientas y los que estn disponibles pero no se
visualizan.

Basta seleccionar los botones que quieras que aparezcan en la barra de herramientas y
deseleccionar aquellos que no quieras que aparezcan.
Haciendo clic fuera de la lista de botones, sta desaparece. Cierra la lista de botones.
Si en lugar de Base de datos pulsamos sobre la opcin Personalizar, aparece un cuadro
de dilogo con tres fichas: Barras de herramientas, Comandos y Opciones.
En la ficha Barras de herramientas puede elegirse qu barras de herramientas se quieren
visualizar.
En la ficha Comandos podemos aadir o quitar comandos a diferentes elementos de men y barras de herramientas.
Finalmente, en la ficha Opciones puede establecerse diversos parmetros de configuracin, como, por ejemplo, visualizar los iconos grandes, o dejarlos con su tamao normal.

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