CASO ESMETRANS

La empresa ESMETRANS de conformidad con la planeacin estratgica

de corto y mediano plazo est avanzando en el cumplimiento de su misin
empresarial, es as como puso en vigencia procesos gobernantes, procesos
agregadores de valor, procesos habilitantes de asesora y apoyo, y procesos
desconcentrados.
De acuerdo con los procesos gobernantes que tienen que ver con la
orientacin de la gestin empresarial, a travs de la formulacin de polticas,
directrices, normas y procedimientos, planes acuerdos, y resoluciones para la
adecuada administracin y optimizacin de los servicios, ejercicio de la
representacin legal de la empresa, entre los principales, necesita conocer los
costos de los procesos administrativos y de servicios de las distintas gerencias,
para el efecto ha desarrollado los macro procesos, subprocesos, procesos,
actividades y tareas de cada una de las unidades de negocios de la empresa,
as como la determinacin de los objetos de costos.
Para el efecto se est dando cumplimiento al reglamento interno de la
compaa que rige en la empresa.
PROCESOS DE LA EMPRESA:
Los procesos que participan en la generacin de productos y servicios de
la empresa, se ordenan y clasifican en funcin del grado y nivel de contribucin
al cumplimiento de la misin de la misma.
La misin y visin de la empresa se cumplirn mediante la gestin de los
siguientes procesos:

Procesos gobernadores: Constituyen un conjunto de actividades

relacionadas con el direccionamiento estratgico que orienta la gestin
de la empresa mediante establecimientos de polticas, directrices,
objetivos, estrategias y disposiciones en el horizonte de su actividad.
Portafolio de procesos gobernadores empresariales: De acuerdo
con la planeacin estratgica y la misin y visin de la empresa se
cumplirn mediante la gestin de los siguientes procesos gobernantes:
1. Gestin Estratgica
2. Gestin Administrativa

Procesos agregadores de valor: La misin y visin de la empresa se

cumplir mediante la gestin de los siguientes procesos agregadores de
valor:
1. Gestin de Gerencia de Operaciones

Procesos habilitantes de apoyo: Constituyen el conjunto de

actividades y tareas
que aseguran la generacin de productos y
servicios para la satisfaccin de las necesidades internas y

requerimientos de los procesos ejecutivos, agregadores de valor y de s

mismos, proporcionando a la organizacin la asesora y el apoyo
necesario para la continuidad de la gestin con eficiencia y eficacia.
Procesos habilitantes de apoyo:
1. Gestin Administrativa Financiera
2. Gestin de administracin del talento humano

La gerencia general en funcin con los macro procesos, subprocesos,

procesos, actividades
de la Coordinacin de Finanzas de la Gerencia
Administrativa y Financiera, as como la determinacin de un objeto de costos
se determine su costo y en base a este sistema establecer un proceso de
costeo administrativo a fin de implementar un costeo ABC a toda la
organizacin.
MACROPROCESO:
COORDINACIN DE GESTIN FINANCIERA
PROCESO:
GESTIN PASAJES
OBJETO DEL COSTO:
EJECUCION COMPRA DE PASAJES
CENTRO DE RESPONSABILIAD:
GESTION DE PASAJES

PIRMIDE ESTRUCTURAL DEL PROCESO

1
2
3
4
5

GERENTE ADMINISTRATIVO
JEFE DE DEPARTAMENTO
COORDINADOR FINANCIERO
ANALISTA DE PRESUPUESTO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Subproceso:

MATRIZ
G. TECNICA
G. ADMINISTRATIVA
G. ADMINISTRATIVA
G. ADMINISTRATIVA

Compra de pasajes

1. PROPSITO
Adquirir tickets areos de acuerdo a los requerimientos.
2. ALCANCE (I)
Desde: Registrar el requerimiento
Hasta: Gestionar compra luego de aprobaciones necesarias.
3. DUEO DEL PROCESO (I)
Auxiliar Administrativo (Gerencia Administrativa)
4. POLTICAS

Los productos de los procesos de: Gestin de pasajes deben registrar el

requerimiento mnimo 8 das antes de la fecha de viaje.
5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Puesto
GERENTE
ADMINISTRATIVO
JEFE
DEPARTAMENTO
COORDINADOR
FINANCIERO
ANALISTA
PRESUPUESTO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

DE

DE

Responsable
AUTORIZAR COMPRA DE
PASAJES
SOLICITA Y VALIDA
NECESIDAD
SOLICITAR Y APROBAR
PAGOS
VERIFICA Y APRUEBA
DISPONIBILIDAD DE
RECURSOS
GESTIONAR
REQUERIMIENTO DE
PASAJES

Autoridad
Autorizar la compra
del pasaje requerido

Aprobar pagos

6. CONTROL DE REGISTROS GENERADOS

Identificacin
Formato
Responsable
recoleccin
Archivo
Acceso

de

Tipo de archivo
Tiempo de retencin
Disposicin final

Gestin pasajes
Anexos 1-7 de gestin de pasajes
Auxiliar administrativo
Pasajes
Auxiliar Administrativa,
departamento
Digital y fsico
2 aos
Enviar a archivo general

Jefe

de

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
DOCUMENTOS
CDIGO
ESM-2014-R-P-001
ESM-2014-R-M-250

NOMBRE
FORMATO DE SOLICITUD DE PASAJES
MEMO INTERNO

8. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

INDICADORES
NOMBRE
DESCRIPCIN
FRMULA

EJECUCIN DE GESTIN DE PASAJES

DE

RESPONSABL

FRECUEN

ESTND

RESPONSABL

CLCULO
NUMERO DE PASAJES
EMITIDOS
DE
ACUERDO
A
REQUERIMIENTO/NU
MERO
DE
SOLICITUDES

E
DEL
INDICADOR
AUXILIAR
ADMINISTRAT
IVA

CIA

AR

MENSUAL

90%

E
DEL
ANLISIS
GERENTE
ADMINISTRAT
IVO

CENTRO DE ACTIVIDADES
CENTRO DE ACTIVIDAD
COORDINACION ADMINISTRATIVA
FINANCIERA
GESTION DE PASAJES
GERENCIA ADMINISTRATIVA
GERENCIA DE PRESUPUESTOS
JEFATURA DEPARTAMENTAL

ACTIVIDAD
SOLICITAR Y APROBAR PAGOS
GESTIONAR REQUERIMIENTO DE
PASAJES
AUTORIZAR COMPRA DE PASAJES
VERIFICA Y APRUEBA DISPONIBILIDAD
DE RECURSOS
SOLICITA Y VALIDA NECESIDAD

DENOMINACIN DE PUESTOS Y NMERO DE PERSONAS EN LA ACTIVIDAD

Coordinador Financiero (1)
Auxiliar Administrativo (1)
Gerente Administrativo (1)
Analista de Presupuesto (1)
Jefe de Departamento (1)
NIVEL MENSUAL DE SUELDOS
NOMBRE
S
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A

DENOMINACIN
DEL
CARGO
Coordinador Financiero
Auxiliar Administrativo
Gerente Administrativo
Analista de Presupuesto
Jefe de Departamento

US $
1200
600
3500
800
1700

Para la determinacin del costo mensual se debe aadir los beneficios

obligatorios de ley ms los beneficios voluntarios, para seste caso la empresa
otorga anualmente a cada funcionario un seguro mdico de US $384, ms
uniformes por el valor de $300.

De acuerdo a estudios de tiempos y movimientos se ha determinado

que los empleados trabajan 22 das al mes y en promedio 7 horas efectivas
diarias.
Para la determinacin del objeto del costo los funcionarios involucrados
en este subproceso trabajan efectivamente al mes las siguientes horas da
actividad:
Coordinador
Financiero
Auxiliar
Administrativo
Gerente
Administrativo
Analista
Presupuesto
Jefe
Departamento

1
4
1
de

de

MATERIALES FUNGIBLES:

MATERIALES
PAPEL BOND A4
FOLDERS
PAPEL
BOND
A4
FOTOCOPIADORA
SEPARADORES PLASTICO

PRECIO
UNITARIO
0,03
0,8
0,03

CANTIDAD
PROMEDIO
MENSUAL
8000
500
9000

PORCENTAJ
E DIRECTO
USO
10%
5%
15%

0,2

80

1%

SERVICIOS DIRECTOS:

CONCEPTO

PANILLA LUZ
PLANILLA AGUA
TELEFONO (3 LINEAS)
INTERNET (10 PUNTOS
RED)
MANTENIMIENTO
EQUIPOS & SOFTWARE
SEGURIDAD

VALOR
MENSUAL
US $
250,00
150,00
530,00
335,00

SERVICIO
DIRECTO
PORCENTAJE
USO (*)
5%
6%
30%
35%

800,00

35%

1.600,00

25%

Se determinan los siguientes costos indirectos:

Materiales no fungibles
Servicios de terceros
Depreciaciones y Amortizaciones
Costos fijos
MATERIALES NO FUNGIBLES:

CONCEPTO

PRECIO
UNITARIO
US $

CANTIDAD
MENSUAL
DE USO

TONER IMPRESORAS
TONER FOTOCOPIA
BOLIGRAFO
ARCHIVADOR AZ
CORRECTOR
RESALTADOR
SELLOS
REGLA

121,00
160,00
1,20
3,80
2,00
2,50
15,00
1,00

2
3
15
5
5
8
2
2

PORCENTA
JE
USO
%
30%
20%
45%
15%
25%
25%
18%
21%

SERVICIOS DE TERCEROS:

CONCEPTO

SERVICIO
TRANSPORTE
MANTENIMIENTO
EDIFICIO

VALOR
MENSUAL
US $

PROPORCION
IDENTIFICADA
ADMINISTRATIVO
FINANCIERO

625,00

30%

PROPORCION
IDENTIFICADA
AL
PROCEDIMIENT
O
25%

450,00

15%

2%

DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
PLANTA & EQUIPO

Edificios
Equipos
de
Computacin
Vehculos
Muebles y Enseres
Instalaciones

DEPRECIACI
ON
LINEAL
5,00%
33,33%

VIDA
UTIL
AOS
20
3

P.P.&Equipo
US $

20,00%
10,00%
10,00%

5
10
10

350.000,00
14.000,00
50.000,00

180.000,00
28.000,00

Equipos de oficina

10,00%

10

18.000,00

AMORTIZACIN DE INTANGIBLES
CONCEPTO

ESTUDIO
ECONOMICO
DEL
PROYECTO
G. CONSTITUCION Y PUESTA EN
MARCHA

VALOR
CONTRAT
O
2.500,00

AMORTIZACIO
N
NO. AOS
5

25.500,00

La utilizacin de P. P. &Eq., y las amortizaciones corresponden al 100%

de la Gerencia Administrativa Financiera. As mismo la proporcin identificada
al procedimiento por estos dos conceptos previo a las valorizaciones
correspondientes, corresponde un 2% respectivamente.

COSTOS FIJOS

ELEMENTOS DE
COSTO

VALOR
MENSUAL

GUARDERIA
CAFETERIA
SEGURO
EDIF
INSTALACIONES

500
120
6250

En relacin a los costos fijos, la proporcin identificada a la Gerencia

Administrativa Financiera corresponde al 20%, 20% y 6% respectivamente. Y la
proporcin identificada al procedimiento corresponde al 4%, 10% y 2%.
INDUCTORES POR CENTRO DE ACTIVIDAD

ELEMENTO DEL COSTO

MATERIAL NO FUNGIBLE
SERVICIO DE TERCEROS
DEPRECIACION
DE
ACTIVOS
AMORTIZACION
DE
INTANGIBLES
COSTOS FIJOS

COST DRIVER /
INDUCTOR
NO
PASAJES
GESTIONADOS
NO. DE CONTRATOS
M2
NO. PROYECTOS
NO.ORDENES
COMPRA

DE

INDUCTORES POR CENTRO DE ACTIVIDAD

ELEMENTO
COSTO

DEL

MATERIAL NO FUNGIBLE
SERVICIO DE TERCEROS
DEPRECIACION
DE
ACTIVOS
AMORTIZACION
DE
INTANGIBLES
COSTOS FIJOS

ACTIVIDADES EN
INVOLUCRADAS:

PRESUPUES
TADO
O
REAL
192,87
48,23
160,89

ADMINISTRA FINANZ
TIVO
AS

OPERACIO
NES

44,85
16,08
43,32

35,88
16,08
24,75

112,13
16,08
92,82

9,33

9,33

5.300,00

1.472,22

588,89

3.238,89

FUNCIN

DEL

TIEMPO

UTILIZADO

COORDINACIN ADMINISTRATIVO
TIEMPO
TOTAL
EFECTIVO
DE
ELEMENTO
DE ACTIVIDADES
POR
COSTO
CENTRO
DE
ACTIVIDAD
MATERIAL
FUNGIBLE
SERVICIO
TERCEROS
DEPRECIACION
ACTIVOS
AMORTIZACION
INTANGIBLES
COSTOS FIJOS

EN

NO

70%

PORCENTAJE
DE
APLICACIN
POR
ACTIVIDAD
REAL
10%

DE

70%

10%

DE

100%

4%

DE

80%

2%

100%

10%

COORDINACIN FINANCIERO

LAS

REAS

ELEMENTO
COSTO

DE

TIEMPO
TOTAL
EFECTIVO
DE
ACTIVIDADES
POR
CENTRO
DE
ACTIVIDAD

MATERIAL
FUNGIBLE
SERVICIO
TERCEROS
DEPRECIACION
ACTIVOS
AMORTIZACION
INTANGIBLES
COSTOS FIJOS

NO

70%

PORCENTAJE
DE
APLICACIN
POR
ACTIVIDAD
REAL
10%

DE

70%

20%

DE

100%

5%

DE

80%

2%

100%

10%

COORDINACIN OPERACIONES
TIEMPO
TOTAL
EFECTIVO
DE
ELEMENTO
DE ACTIVIDADES
POR
COSTO
CENTRO
DE
ACTIVIDAD
MATERIAL
FUNGIBLE
SERVICIO
TERCEROS
DEPRECIACION
ACTIVOS
AMORTIZACION
INTANGIBLES
COSTOS FIJOS

NO

70%

PORCENTAJE
DE
APLICACIN
POR
ACTIVIDAD
REAL
8%

DE

70%

8%

DE

100%

6%

DE

80%

8%

100%

6%

Para las reas involucradas el tiempo del consumo de las actividades

para los objetos de costo se tomar como base los 60 minutos por hora, 8
horas laborables y en promedio 22 das al mes.
Se pide determinar el costo unitario
de la prestacin de
servicios o procedimientos administrativos del objeto del costo
dispuesto: GESTIN PASAJES.