CONTABILIDAD II

GUA UNIDAD I

UNIDAD I : CAJA CHICA

1.1.
FORMAS DEL EFECTIVO EN LAS EMPRESAS :
EN CAJA :
a)
Monedas y billetes emitidos por el Banco Central
b)
Monedas y billetes de otras naciones (divisas)
c)
Cheques emitidos por terceras personas que estn pendientes de cobrar o depositar
d)
Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar
e)
Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes
bancarias tales como: giros bancarios, etc.
EN BANCOS :
a)
Cuentas bancarias de depsitos a la vista o corrientes en bancos nacionales
b)
Cuentas en moneda extranjera depositada en bancos del exterior, siempre que en esos pases no
existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que impidan su libre
convertibilidad.
De ser considerada esta partida como efectivo, deber ser previamente traducida a moneda nacional, al tipo
de cambio que para ese momento exista.
c)
Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algn banco pero que, para
una determinada fecha, an no han sido entregados a sus beneficiarios.
Es obvio que, en este caso, a pesar de que el cheque haya sido emitido y deducido del saldo del banco en
los libros, se puede, en cualquier momento, disponer de ese dinero para otros fines, mientras se mantengan
en poder de la empresa los cheques que haban sido emitidos. En todo caso, lo ms que podra suceder
sera la aparicin de un sobregiro bancario en libros.
1.2. CAJA CHICA CONCEPTO :
Es el dinero en efectivo para cubrir los gastos menores de la empresa.
Se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco monto cada una de ellas,
que hara poco prctico y en algunos casos imposibles, pagarlas con cheque; por ejemplo, desembolsos por
conceptos de compra de peridicos, caf, taxis, gasolina para los vehculos, etc.
Despus de estimar las erogaciones que se harn por medio de esta caja durante un perodo determinado,
se establece el monto del fondo fijo con el que operar dicha caja, as como la cantidad mxima que se
podr erogar en cada caso.
1.3. PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER EL FONDO DE CAJA CHICA :
A medida que se hacen los desembolsos, se van registrando las partidas en el Mayor Auxiliar de Caja
Chica, a la vez que se va llevando el saldo del efectivo que va quedando.
Cuando el saldo va llegando al mnimo establecido, se procede a solicitar la reposicin de fondos. Para
ello, se elabora una relacin de los gastos que ha pagado, la cual respaldar con los respectivos
comprobantes y se enviarn al departamento correspondiente, donde, previa revisin, se proceder a
ordenar la elaboracin del cheque a nombre del custodio del fondo quien, al cobrarlo, volver a disponer

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del fondo fijo en efectivo. De esta forma, el cajero podr hacer nuevos pagos, repitindose as el ciclo
anterior.
En lo que respecta a contabilidad, no ha intervenido en este proceso hasta el momento de la reposicin.
Cuando ese momento llega, se procede a registrar en el Diario el cheque emitido para reponer el fondo fijo.
Para ello, debe ser analizada la naturaleza de los desembolsos realizados a travs del fondo, para
determinar en qu cuentas debe hacerse el registro.
Los desembolsos se clasifican de acuerdo con su naturaleza y luego se totalizan en grupos, como por
ejemplo Gastos de Administracin, Gastos de Ventas o Adelantos a/c de sueldos. Con estos totales, se
procede a hacer el asiento de diario.
As se cumple un ciclo de Caja Chica. En el asiento del reembolso o reposicin de la Caja Chica no
interviene para nada la cuenta Caja Chica. Realmente, no tiene que intervenir. Esta cuenta slo volver a
ser utilizada cuando en la transaccin est involucrado un aumento, disminucin o eliminacin del fondo
fijo.
1.4. NORMAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE CAJA CHICA :
Para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su funcin con idoneidad, es necesario que se
establezca el adecuado control interno. Para ello, es indispensable poner en prctica las siguientes normas:
1) Se fijar el fondo fijo con el que operar la caja chica
2) Ser nombrada la persona que se responsabilizar del manejo idneo de ese fondo. Este
funcionario no deber tener acceso a los registros de contabilidad.
3) El cheque que se emita para la creacin del fondo y los que posteriormente se hagan para
reponerlo o aumentarlo, deber ser hecho a nombre del custodio de dicho fondo.
4) Se establecer la cantidad mxima que podr ser pagada a travs de esta caja.
5) Todo pago que se haga por caja chica deber ser respaldado por su respectivo comprobante,
representado por recibos pre-numerados donde constar la razn del desembolso, cantidad,
autorizacin y el nombre y firma de quien lo ha recibido. Este recibo deber estar respaldado, en
los casos que proceda, por la factura que emita el beneficiario del pago.
6) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes de respaldo debern ser inutilizados
mediante la estampacin de un sello que diga CANCELADO. As podr evitarse que vuelvan a
ser presentados para su reposicin y se produzca una duplicacin de pagos.
7) Los vales y el cambio de cheques por efectivo no debe ser permitido. No obstante, de
permitirse, debe ser previamente autorizado por el funcionario que haya sido designado para ello.
En este caso, los cheques deben ser emitidos a nombre del custodio del fondo y cobrados en el
banco de inmediato.
8) El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya quedando haya alcanzado un
mnimo establecido. En caso de cierre del ejercicio contable, debe ser repuesto en esa fecha sea
cual fuere la cantidad de efectivo que exista, con el objeto de que los gastos ya causados, sean
registrados dentro del ejercicio contable que est finalizando.
9) Se harn arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de constatar la
existencia fsica del efectivo o de los comprobantes que justifican su ausencia.
1.5. REGISTRO CONTABLE DE CAJA CHICA :
Asientos de Diario:
Creacin del Fondo Fijo de Caja Chica
Caja Chica
XX
Banco
XX

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Reposicin o Reembolso de Caja Chica

Gastos
XX
Banco
XX
Aumento del Fondo de Caja Chica
Caja Chica
XX
Banco
XX
Disminucin del Fondo de Caja Chica
Banco
XX
Caja Chica
XX
Eliminacin del Fondo de Caja Chica
Banco
XX
Caja Chica
XX
CONCEPTO DE EFECTIVO:
Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son
propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no est sometida a ningn tipo de restriccin.
CONSIDERACIONES SOBRE:
VALES:
Con frecuencia se encontrar con que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados o no,
que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados ms
bien como cuentas por cobrar.
EFECTIVO EN CAJA:
CAJA PRINCIPAL O GENERAL:
Es esta la cuenta a travs de la cual se controla la mayora del efectivo que entra, sale o permanece dentro
de las instalaciones de la empresa.
MAYOR AUXILIAR DE CAJA:
El Libro Mayor de Caja es un auxiliar en el que se registran todas las operaciones que signifiquen slo
dinero en efectivo; se inicia el registro con el importe inicial para la creacin del fondo. Este ingreso se
hace en el DEBE.

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FECHA
DESCRIPCION
Mes Da Creacin del Fondo
Artculos de Oficina
Gasolina
Adelanto Empleado
Fletes en Ventas
Viticos
Peridicos
Caf
Lavado y Engrase
Torta panadera
Reposicin de Fondo

DEBE
XX

HABER
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX

XX

SALDO
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX
XX

REGISTROS:
Las operaciones comerciales en efectivo: pagos, cobros, ventas de contado, compras al contado, originan
necesariamente un registro a caja; se efectuar un dbito, si es un ingreso y un crdito, si es un egreso.
Cada pago o cobro debe ser explicado en forma abreviada: nombre del cliente que paga, del proveedor a
quien se le paga, nmero de recibo y la operacin.
NORMAS DE CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO:
CONTROL INTERNO DE CAJA GENERAL:
El efectivo es el activo que ms se presta para manejos no idneos, siendo una razn poderosa para poner
especial nfasis en la implantacin de un estricto y efectivo control interno.
A continuacin, se mencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuenta al elaborar y poner en
marcha el sistema de control interno:
1) Separacin de funciones.
Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que intervenga en operaciones de
autorizacin ni de registros contables.
Ni el cajero ni nadie que labore en el departamento de caja pueden tener acceso a:
a) Facturacin y entrega de mercanca.
b) Registros en los auxiliares de cuentas o efectos por cobrar o el mayor.
c) Elaboracin y envo de estados de cuentas a los clientes.
d) Control del cobro de cuentas por cobrar atrasadas.
e) Cuadre de los auxiliares de cuentas por cobrar con el mayor.
f) Autorizacin para conceder descuentos, devoluciones o bonificaciones.
g) Autorizacin para dar de baja a clientes por considerar incobrable la cuenta que debe.
2) Depsitos diarios.
No debe ser permitido hacer pagos con el efectivo que haya ingresado en caja, excepto los que se
hagan por caja chica. Todos los ingresos de caja deben ser depositados intactos en el banco en forma
diaria.
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Este paso del control interno quedara an ms reforzado, si se establece que, una vez hecho el
depsito bancario, las planillas de depsito sean entregadas directamente a contabilidad y no al cajero.
3) Endoso de cheques recibidos.
A todos los cheques recibidos de terceros se les debe estampar inmediatamente en el reverso un sello
que diga Slo para depositar en cuenta corriente nmero.... De esta forma se evita la posibilidad de
que el cheque sea cobrado indebidamente.
4) Ingresos por cobranzas.
Diariamente, el cobrador elaborar un informe de cobranzas por cuadruplicado que, junto con el
efectivo cobrado, entregar al cajero, quien lo firmar y devolver al cobrador el original y duplicado.
Este, a su vez, los entregar a cobranzas junto con los documentos por cobrar que no pudieron ser
cobrados ese da.
El cajero, por su parte, al finalizar el da procede a elaborar la planilla de depsito bancario el cual se
har, a ms tardar, el da siguiente.
Una vez hecho el depsito, el cajero enva a contabilidad la copia del depsito junto con el triplicado
del informe de cobranza.
5) Ingresos recibidos por correo.
Generalmente, todos los cobros que se reciben por correo son cheques a los cuales debe estamprsele
inmediatamente el sello de slo para depositar en la cuenta corriente nmero...
Ser elaborado un informe por cuadruplicado de los valores recibidos, los cuales sern posteriormente
entregados al cajero, quien firmar el original y duplicado del informe y los devolver a la persona
encargada de recibir la correspondencia.
Finalizando el da, el cajero proceder a hacer el depsito por la totalidad de los ingresos recibidos, y
enviar una copia de la planilla a contabilidad junto con el triplicado del informe que obtuvo del
empleado que recibe la correspondencia. El cuadruplicado de este informe, queda archivado en el
departamento de caja.
6) Ingresos por ventas al detalle.
El cliente quien pasar por la caja y cancelar, por lo que el cajero pondr el sello de cancelado a los
tres ejemplares de la factura y devolver el original y duplicado al cliente.
Luego, el cajero realizar el proceso de depsito ya explicado, enviando una copia del mismo a
contabilidad.
ARQUEOS DE CAJA:
Consiste en hacer un conteo fsico del efectivo, cheques, valores y cualquier otro elemento que se
encuentre en poder del cajero, as como de cualesquiera documentos que respalden justificadamente la
ausencia de l, tales como facturas de gastos, vales, etc., especialmente en los casos de caja chica.
Para que los arqueos tengan un resultado positivo, deben ser sorpresivos y en su ejecucin, es
recomendable tener en cuenta los siguientes aspectos:
1) Valores que estn sujetos al arqueo.
Deber ser contado absolutamente todo lo que se encuentre en poder del cajero en el momento de
hacer el arqueo.

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2) Arqueos del Fondo de Caja Chica.

Tratndose de un fondo fijo, deber contarse, adems del efectivo, cualquier documento que respalde
la utilizacin del efectivo faltante.
3) Arqueo en la Caja General.
En trminos generales, la existencia que pudiese haber en esta caja a la fecha del arqueo, se refieren a
ingresos que estn pendientes por depositar.
4) Simultaneidad en los arqueos.
Cuando en la empresa existan varias cajas, los arqueos deben ser hechos en forma simultnea en la
misma fecha y hora. De esta forma, se evita la posibilidad de realizar traslados de fondos de una caja
a la otra con el objeto de cubrir faltantes en caso de haberlos.
5) Presencia del custodio en el arqueo.
Es indispensable que mientras dure el conteo, el custodio o cajero permanezca presente en el lugar y
que por ninguna circunstancia, se permita que se ausente.
6) Evidencia del arqueo realizado.
El funcionario que hace el arqueo, debe dejar evidencia detallada de los valores encontrados, mediante
la elaboracin de un formulario.
7) Ingresos por depositar incluidos en el arqueo.
Con el fin de cerciorarse de que los fondos por depositar encontrados en la caja general son legtimos,
debe exigirse que tales fondos sean depositados ntegramente en el banco, a ms tardar en el da hbil
siguiente al arqueo. Ello debe ser comprobado posteriormente mediante la obtencin de la copia de la
planilla de depsito correspondiente, comparando el contenido de la misma con los fondos encontrados
en el arqueo. En caso de que tal depsito no sea hecho oportunamente o se encuentre alguna
discrepancia, debe ser investigada la causa.
8) Comprobantes de egresos en el arqueo de caja chica.
En caso de que en el arqueo de Caja Chica hayan sido encontrados comprobantes de egresos, y cuando
el arqueo corresponda a la fecha de cierre del ejercicio contable, debe ser ordenada la reposicin con el
objeto de lograr que tales egresos sean registrados dentro del ejercicio que est finalizando y cumplir
as con el principio de contabilidad de perodo contable.
DIFERENCIAS ENCONTRADAS EN LOS ARQUEOS:
Una vez hecho el conteo, el siguiente paso ser comparar el total obtenido en el arqueo con el saldo que
tenga la cuenta caja para ese momento en el mayor. De no haber ocurrido ningn tipo de anormalidad,
deben cuadrar.
Sin embargo, puede suceder que no cuadren y en tal caso, apareceran lo que en contabilidad se denomina
diferencias en caja.
El tratamiento que estas diferencias en caja reciben en contabilidad, depende del tipo de error que ocasiona
tal diferencia.
Bsicamente, los errores pueden ser voluntarios e involuntarios.
Como errores involuntarios, se pueden considerar desde el punto de vista de quin los comete los
siguientes:

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a) Errores cometidos por el cajero

b) Errores cometidos por contabilidad
TRATAMIENTO CONTABLE A LOS ERRORES COMETIDOS:
Los errores involuntarios cometidos pueden ser de naturaleza muy variada. Habiendo determinado la
diferencia, se procede a registrar en contabilidad el hecho de que se hizo un arqueo y se encontr una
diferencia de menos o ms. Esta diferencia debe ser registrada en una cuenta transitoria denominada
diferencias en caja por localizar, la cual permanecer abierta con su respectivo saldo mientras se est
investigando las razones por las que esa diferencia se produjo.
Una vez aclarada la causa de la diferencia, debe hacerse el asiento para regularizar las cuentas afectadas,
adems debe ser cerrada la cuenta diferencias en caja por localizar.
FRAUDES:
El efectivo es uno de los bienes que ms estimula para cometer irregularidades. Por ello, el sistema de
control interno debe ser particularmente slido en esta rea, pues siempre habr la posibilidad de que
alguien est maquinando e ideando formas de apropiarse indebidamente de l. Algunas de las formas ms
comnmente utilizadas para ello son:
1) Sustraccin de fondos de caja chica.
Las caractersticas de fondo fijo que tiene esta caja, desestimula en parte la apropiacin indebida de
este fondo. Sin embargo, con alguna frecuencia se producen sustracciones mediante la introduccin de
comprobantes ficticios o de comprobantes que ya haban sido reembolsados con anterioridad.
El examen detenido de los comprobantes de gastos que el custodio presente para su reembolso, as
como la inutilizacin de los mismos estampndoles un sello que diga CANCELADO, minimizar la
posibilidad de robo por esta va.
2) Centrfuga o jineteo de fondos.
Consiste esta prctica en apropiarse del producto de una determinada cobranza no reportndola.
Posteriormente, al recibir otra cobranza por un monto igual o superior a la anterior, reporta la primera
cobranza sustrada apropindose de la diferencia, y as sucesivamente.
3) Cobranzas hechas con cargo a cuentas diferentes de caja
Consiste en realizar una cobranza a un cliente apropindose indebidamente del dinero y, en vez de
cargar a la cuenta caja, se debita a otras cuentas diferentes tales como Provisin para Cuentas
Incobrables, Devoluciones y Descuentos, en cuyo caso, estara siendo presentada la transaccin como
si se tratara de que se est dando de baja una Cuenta por Cobrar o que, en vez de una cobranza, se est
registrando una Devolucin o un Descuento.
4) Bonificaciones y Descuentos ficticios.
En este caso, el desfalco consistira en que, por ejemplo, se realiza una cobranza a un cliente y, al
reportarla, se registra como si se hubiese otorgado algn descuento, y slo una parte como ingreso de
efectivo.
5) Apertura de cuentas a clientes inexistentes.
Esta modalidad consiste en que cuando se hace una venta a crdito se le carga a una cuenta de un
cliente imaginario.

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Posteriormente, cuando el verdadero cliente paga, se intercepta el dinero apropindoselo. Ms tarde se

reporta la cuenta del cliente ficticio como incobrable y se le da de baja.

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