AO DE LAS CUMBRES MUNDIALES EN EL PERU

UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

Direccin Universitaria de Educacin a Distancia
Escuela Profesional de Ciencias Contables
ACTIVIDAD OBLIGATORIA 2008-II
MODULO I

Carrera Profesional

Ciencias

Contables

Financieras

Asignatura

Racionalizacin Organizacional

Ciclo

IV

Docente

: Lic.

Segundo Cabanillas Balcazar

Alumno

Cdigo

: 2007145125

UDED

: Juliaca

Cabana

Cayllahua

PUNO PER

2008

Julin

Guillermo

ACTIVIDAD OBLIGATORIA 2008-II

MODULO I

Racionalizacin Organizacional
1.

Defina el concepto de DIAGRAMA DE FLUJO y con un

ejemplo aplique a una empresa que se encuentra ubicada en la
regin donde UD. reside.
Es el anlisis del procedimiento administrativo contable financiero, implica
descomponerlo grficamente, va smbolos estndares, en sus correspondientes
partes para conocer o reconocer su naturaleza, objetivos, los responsables de su
ejecucin, el lugar y el tiempo en que se debe hacer.
Tambin se podra decir es una representacin grfica de la secuencia de pasos a
realizar para producir un cierto resultado, que puede ser un producto material, una
informacin, un servicio o una combinacin de los tres. Se utiliza en gran parte de
las fases del proceso de Mejora Continua, sobretodo en definicin de proyectos,
Diagnstico, Diseo e Implantacin de soluciones, y mantenimiento de las mejoras
en todas las empresas. Para elaborar un diagrama de flujo se utilizan diversos
smbolos segn el tipo de informacin que contengan (proceso, decisin, base de
datos, conexin, etc.).
Un diagrama de flujo es la forma ms tradicional de especificar los detalles
algortmicos de un proceso. Se utiliza principalmente en programacin, economa
y procesos industriales; estos diagramas utilizan una serie de smbolos con
significados especiales. Son la representacin grfica de los pasos de un proceso,
que se realiza para entenderlo mejor. Son modelos tecnolgicos utilizados para
comprender los rudimentos de la programacin lineal.

IDENTIFICACION DE TRACTORES PARA LA PROVINCIA DE SAN ROMAN - JULIACA

FIN
Identificacin de
TRACTORES para la
provincia de San Romn

Solicitud de apoyo al
Fondo PYME a
travs de la RENAP

NO

Visita a
empresas
tractoras

Seguimiento y
monitoreo de
actividades.
Entrega de resultados

Existe inters en SI Identific 10 SI

Existe inters SI
proveedores
que
desarrollar
de proveedores actuales
requieren
proveedores
apoyo
actuales

Pueden ser por

Consultores,
licitaciones y otros

Seminario de
capacitacin

Se detectaron SI Canalizacin a
reas de mejora
consultora
de proveedores
especializada
(COMPITE)

Aplicacin de
autodiagnstico
y benchmarking
NO
FIN

NO

NO

FONDO PYME
estudio cadena
vertical

Diagnstico
CETRO CRECE

FIN

DIAGRAMA DE FLUJO DE UN PROCESO DE

DESARROLLO DE NUEVOS PROVEEDORES

Integracin a
cadena
productiva|

Contrato

Identificar
IED,
Promocin
proveedores
Alianzas
externa
extranjeros
estratgicas

Identificacin de tractores

Visita a
empresa
tractora

Solicitud de
apoyo al
Fondo PYME
a travs de la
RENAP

Existe inters
en identificar SI
y desarrollar
nuevos
Entregar lista
proveedores
de productos
o insumos
requeridos

NO
FIN

Apoyo
institucional

Seguimiento y
monitoreo de
actividades.
Ent rega de
resultados

SI

NO

Entrevista de
Se detect
negocio entre
proveeduria empresa tractora
nacional
y potenciales
proveedores
1/
SI
y existe inters
del proveedor

Seminario de
capacitacin

Entrevista
de negocio
exitosa

NO
Aplicacin de
autodiagnstico
y benchmarking

Canalizacin a
Se detectaron SI consultora
reas de mejora especializada
(COMPITE)
de proveedores

NO
Diagnstico
CETRO CRECE

2. Que son los MANUALES ADMINISTRATIVOS, para que sirven y

cual es la importancia dentro de las organizaciones
empresariales.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada
y sistemtica la informacin de una organizacin.
El manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Seala el procedimiento a
seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro
grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas.
Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar
para ejecutar algn trabajo

Es un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado y

pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa.
Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para
operar en un determinado sector; es una gua que permite encaminar en la
direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo.
Es importante por que permiten optimizar los recursos y regirse sobre ello, y
tranquilizar en algo a los gerentes involucrados y cumplir con lo sealado por las
instituciones tutelares del estado que exigen, bajo responsabilidad que estos
manuales estn adecuada y tcnicamente elaborados y actualizados por las
empresas bajo su jurisdiccin, por ejemplo: Una empresa minera, la empresa de
transportes, etc.
Objetivos de los manuales:
De acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos
permiten cumplir con los siguientes objetivos:

a) Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,

relaciones, polticas, procedimientos, normas, etc.
b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
c) Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
d) Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales.
e) Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implementacin de
reformas administrativas.
f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de
tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
g) Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
h) Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
i) Interviene en la consulta de todo el personal.
j) Que se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de
tiempos, delegacin de autoridad, etc.
k) Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.
l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria.
6

l) Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

m) Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin.
n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y
como deben hacerlo.
o) Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
p) Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de
los sistemas, procedimientos y mtodos.

3. Elabore un manual de organizacin y funciones (MOF) de una

mediana empresa.
RGANO DE DIRECCIN
Constituye el rgano de direccin de la Direccin Regional de Comercio Exterior y
Turismo. Es responsable de la implementacin y ejecucin de las polticas
nacionales y regionales en materia de Comercio Exterior, Turismo y Artesana, en
el mbito regional. Participa adems, de las acciones de promocin de las
exportaciones y de las negociaciones comerciales internacionales en coordinacin
con el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo. En materia de Turismo,
promueve, orienta y regula la actividad turstica, con el fin de impulsar su
desarrollo sostenible, incluyendo la promocin, orientacin, y regulacin de la
artesana, en el mbito regional.
La Direccin Regional de Comercio Exterior y Turismo es un rgano de lnea de la
Gerencia de Desarrollo Econmico del Gobierno Regional Cajamarca y guarda
relacin tcnico normativo con el Ministerio de Comercio Exterior y Turismo.

FUNCIONES GENERALES
Son funciones generales de la Direccin Regional de Comercio Exterior y turismo,
las siguientes:
a. Formular, dirigir, ejecutar, controlar y administrar los planes y polticas de
desarrollo de los subsectores: comercio exterior, artesana y turismo.
b. Formular, concertadamente y ejecutar las estrategias y el programa de
desarrollo turstico y de la actividad artesanal, as como de la oferta
exportable y de promocin de las exportaciones regionales.
c. Promover el desarrollo de la actividad turstica y artesanal, mediante el
aprovechamiento de las potencialidades regionales, as como el desarrollo
de una cultura exportadora en la regin.
d. Organizar y conducir las actividades de promocin y difusin de comercio
exterior, turismo y artesana de la regin, en coordinacin con las
organizaciones y los gobiernos locales.
e. Fomentar la organizacin y formalizacin de las actividades de comercio
exterior, turismo y artesana de la regin.
f. Suscribir contratos, convenios o acuerdos de cooperacin interinstitucional
con entidades pblicas y privadas.
g. Coordinar con los Gobiernos Locales las acciones en materia de turismo y
artesana de alcance regional.
h. Desarrollar circuitos tursticos que puedan convertirse en ejes del desarrollo
regional.
i. Formular, dirigir, ejecutar, controlar y administrar los planes y polticas de
desarrollo de los subsectores: comercio exterior, artesana y turismo.

j. Formular, concertadamente y ejecutar las estrategias y el programa de

desarrollo turstico y de la actividad artesanal, as como de la oferta
exportable y de promocin de las exportaciones regionales.
k. Promover el desarrollo de la actividad turstica y artesanal, mediante el
aprovechamiento de las potencialidades regionales, as como el desarrollo
de una cultura exportadora en la regin.
l. Organizar y conducir las actividades de promocin y difusin de comercio
exterior, turismo y artesana de la regin, en coordinacin con las
organizaciones y los gobiernos locales.
m. Fomentar la organizacin y formalizacin de las actividades de comercio
exterior, turismo y artesana de la regin.
n. Suscribir contratos, convenios o acuerdos de cooperacin interinstitucional
con entidades pblicas y privadas.
o. Coordinar con los Gobiernos Locales las acciones en materia de turismo y
artesana de alcance regional.
p. Desarrollar circuitos tursticos que puedan convertirse en ejes del desarrollo
regional.
q. Aplicar las sanciones administrativas que correspondan en caso de
incumplimiento, de conformidad con la normatividad vigente del Sector
Turismo.
r. Aprobar directivas relacionadas con la actividad turstica, as como criterios
tcnicos que aseguren el cumplimiento de los objetivos y metas que se
derivan de los lineamientos de la poltica nacional de turismo.
s. Proponer la declaracin de zonas de desarrollo turstico prioritario de
alcance regional.

t. Declarar eventos de inters turstico regional.

u. Calificar a los prestadores de servicios tursticos de la regin, de acuerdo
con las normas legales vigentes.
v. Llevar y mantener actualizados los directorios de prestadores de servicios
tursticos, calendarios de eventos y el inventario de recursos tursticos, en el
mbito regional, de acuerdo a la metodologa establecida por el Ministerio
de Comercio Exterior y Turismo.
w. Identificar posibilidades de inversin y zonas de inters turstico en la
regin, as como promover la participacin de los inversionistas interesados
en proyectos tursticos.
x. Disponer facilidades y medidas de seguridad a los turistas, as como
ejecutar campaas regionales de proteccin al turista y difusin de
conciencia turstica, en coordinacin con otros organismos pblicos y
privados.
y. Verificar el cumplimiento de las normas de medio ambiente y preservacin
de los recursos naturales de la regin, relacionadas con la actividad
turstica.
z. Supervisar la correcta aplicacin de las normas legales relacionadas con la
actividad turstica y el cumplimiento de los estndares exigidos a los
prestadores de servicios tursticos de la regin.
aa. Producir y difundir las estadsticas derivadas de las actividades de
competencia de acuerdo a la metodologa establecida por el MINCETUR.
bb. Asegurar la calidad de sus estadsticas e informar al organismo de nivel
regional competente, sobre las empresas omisas para la aplicacin de
acciones y sanciones correspondientes.

10

cc. Promover la formacin y capacitacin del personal que participa en las

actividades de comercio exterior, turismo y artesana.
dd. Formular, dirigir, ejecutar, controlar y administrar los planes y polticas de
desarrollo de los subsectores: comercio exterior, artesana y turismo.
ee. Formular, concertadamente y ejecutar las estrategias y el programa de
desarrollo turstico y de la actividad artesanal, as como de la oferta
exportable y de promocin de las exportaciones regionales.
ff. Promover el desarrollo de la actividad turstica y artesanal, mediante el
aprovechamiento de las potencialidades regionales, as como el desarrollo
de una cultura exportadora en la regin.
gg. Organizar y conducir las actividades de promocin y difusin de comercio
exterior, turismo y artesana de la regin, en coordinacin con las
organizaciones y los gobiernos locales.
hh. Fomentar la organizacin y formalizacin de las actividades de comercio
exterior, turismo y artesana de la regin.
ii. Suscribir contratos, convenios o acuerdos de cooperacin interinstitucional
con entidades pblicas y privadas.
jj. Coordinar con los Gobiernos Locales las acciones en materia de turismo y
artesana de alcance regional.
kk. Formular, dirigir, ejecutar, controlar y administrar los planes y polticas de
desarrollo de los subsectores: comercio exterior, artesana y turismo.
ll. Formular, dirigir, ejecutar, controlar y administrar los planes y polticas de
desarrollo de los subsectores: comercio exterior, artesana y turismo.

11

mm.

Formular, concertadamente y ejecutar las estrategias y el programa

de desarrollo turstico y de la actividad artesanal, as como de la oferta

exportable y de promocin de las exportaciones regionales.
nn. Promover el desarrollo de la actividad turstica y artesanal, mediante el
aprovechamiento de las potencialidades regionales, as como el desarrollo
de una cultura exportadora en la regin.
oo. Organizar y conducir las actividades de promocin y difusin de comercio
exterior, turismo y artesana de la regin, en coordinacin con las
organizaciones y los gobiernos locales.
pp. Fomentar la organizacin y formalizacin de las actividades de comercio
exterior, turismo y artesana de la regin.
qq. Suscribir contratos, convenios o acuerdos de cooperacin interinstitucional
con entidades pblicas y privadas.
rr. Coordinar con los Gobiernos Locales las acciones en materia de turismo y
artesana de alcance regional.
ss. Desarrollar circuitos tursticos que puedan convertirse en ejes del desarrollo
regional.
tt. Aplicar las sanciones administrativas que correspondan en caso de
incumplimiento, de conformidad con la normatividad vigente del Sector
Turismo.
uu. Aprobar directivas relacionadas con la actividad turstica, as como criterios
tcnicos que aseguren el cumplimiento de los objetivos y metas que se
derivan de los lineamientos de la poltica nacional de turismo.
vv. Proponer la declaracin de zonas de desarrollo turstico prioritario de
alcance regional.

12

ww.

Declarar eventos de inters turstico regional.

xx. Calificar a los prestadores de servicios tursticos de la regin, de acuerdo

con las normas legales vigentes.
yy. Llevar y mantener actualizados los directorios de prestadores de servicios
tursticos, calendarios de eventos y el inventario de recursos tursticos, en el
mbito regional, de acuerdo a la metodologa establecida por el Ministerio
de Comercio Exterior y Turismo.
zz. Identificar posibilidades de inversin y zonas de inters turstico en la
regin, as como promover la participacin de los inversionistas interesados
en proyectos tursticos.
LNEA DE AUTORIDAD
La Direccin Regional de Comercio Exterior y Turismo, depende jerrquica y
administrativamente de la Gerencia Regional de Desarrollo Econmico del
Gobierno Regional Cajamarca.

ORGANIGRAMAESTRUCTURAL

13

GERENCIA REGIONAL DE
DESARROLLO
ECONMICO

DIRECCIN REGIONAL DE
COMERCIO EXTERIOR Y
TURISMO

CUADRO ORGNICO DE CARGOS

N
ORD

CARGOS CLASIFICADOS
NOMENCLATURA

CDIGO

CARGO
ESTRUCT.

TOTAL
NEC.

Director Regional de
Comercio Exterior y
Turismo

1.0. ORGANO DE
DIRECCIN
A. DIRECCIN
1

DIRECTOR PROG.
SECTORIAL IV

D6-05290-4

PLANIFICADOR III

P5-05610-3

PLANIFICADOR III

P5-05610-3

ESPECIALISTA ADM. III

P5-05338-3

SECRETARIA IV

T4-05-6754

TCNICO ADMINISTRATIVO
III

T5-05-7073

TCNICO ADMINISTRATIVO
II

T4-05-7072

CHOFER III

T4-60-245-

14

3
9

AUXILIAR SISTEMA ADM. III

A5-05160-3

ESPECIFICACIN DE LOS CARGOS

HOJA DE FUNCIONES POR CARGO ASIGNADO
DENOMINACIN DEL CARGO:

DIRECTOR DE PROGRAMA SECTORIAL IV

(DIRECTOR REGIONAL)
CDIGO

D6-05-290-4

FUNCIONES ESPECFICAS:
a. Planear, organizar, dirigir, ejecutar, supervisar y evaluar las polticas,
objetivos, planes y programas sectoriales en el mbito regional, en materias
de su competencia.
b. Cumplir y hacer cumplir la poltica sectorial para el desarrollo de las
actividades de los Sub Sectores Comercio Exterior, Turismo y Artesana.
c. Dirigir la formulacin, ejecucin y evaluacin del Plan Anual de la entidad.
d. Proponer normas y procedimientos tcnicos en materia de su competencia.
e. Dirigir la formulacin del Presupuesto de la Direccin Regional de Comercio
Exterior y Turismo y controlar su ejecucin, de acuerdo a normas legales
vigentes.

15

f. Aprobar por Resolucin Directoral los Actos Administrativos que por

mandato legal le corresponde.
g. Dirigir y supervisar las acciones de los sistemas administrativos de su
competencia.
h. Proponer y suscribir Convenios orientados al desarrollo del Sector segn
las normas en vigencia.
i. Evaluar en forma permanente el desempeo laboral del personal de la
Direccin Regional, proponiendo estmulos o sanciones, segn el caso
amerite.
j. Asignar funciones y delegar responsabilidades al personal de la Direccin
Regional de Comercio Exterior y Turismo.
k. Informar peridicamente sobre las actividades del sector.
l. Elaborar informes tcnicos en asuntos de su competencia.
m. Participar en comisiones tcnicas de trabajo.
n. Otras que se le asigne y corresponda.
LNEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:
El Director Regional depende jerrquica y administrativamente del Gerente
Regional de Desarrollo Econmico del Gobierno Regional Cajamarca.
REQUISITOS MNIMOS:
o

Ttulo Profesional Universitario.

Experiencia en actividades relacionadas al sector no menor de cinco (5)

aos.

Experiencia en labores directivas no menor de tres (3) aos.

Experiencia en la conduccin y gestin de personal.

ALTERNATIVA
Poseer una combinacin equivalente de formacin profesional y experiencia.
HOJA DE FUNCIONES POR CARGO ASIGNADO

16

DENOMINACIN DEL CARGO:

CDIGO

PLANIFICADOR III

P5 05-610-3

FUNCIONES ESPECFICAS:
o

Participar, asesorar y consolidar la formulacin del Plan Anual Institucional y

los Planes de Corto y Mediano plazo, en concordancia a los lineamientos,
polticas y planes de desarrollo de nivel nacional y regional.

Programar, formular y proponer el proyecto de presupuesto, en

concordancia con las metas y acciones definidas en el programa de trabajo
institucional.

Intervenir en la evaluacin del avance de la ejecucin presupuestal,

estableciendo el grado de cumplimiento de metas.

Participar en la elaboracin de normas y procedimientos y supervisar su

cumplimiento.

Elaborar estadsticas sectoriales y organizar el Banco de Proyectos.

Intervenir en la formulacin de proyectos de inversin sectorial.

Participar en la organizacin y ejecucin de eventos que aprueba la

Direccin Regional.

Proponer Normas Tcnicas par el desarrollo de procesos propios del

Sistema de Planificacin y Cooperacin Tcnica Internacional de su
competencia.

Intervenir en la consolidacin y procesamiento de la informacin que se

elabora en la direccin.

Participar en la elaboracin de la Memoria Institucional y en la evaluacin

del Plan Anual.

17

Elaborar informes tcnicos sectoriales y asesorar en asuntos de su

competencia.

Elaborar documentos de gestin Institucional.

Otras que se le asigne y corresponda.

LNEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

Depende jerrquica y administrativamente del Director Regional de Comercio
Exterior y Turismo
REQUISITOS MNIMOS:
o

Ttulo profesional universitario que incluya estudios relacionados con la

especialidad requerida.

Capacitacin especializada en el rea.

Conocimiento de computacin.

Experiencia no menor de tres (3) aos en aspectos de planificacin del

desarrollo y racionalizacin.

ALTERNATIVA
Poseer una combinacin equivalente de formacin profesional y experiencia.

HOJA DE FUNCIONES POR CARGO ASIGNADO

DENOMINACION DEL CARGO: ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III
CODIGO

: P5-05-338-3

FUNCIONES ESPECFICAS

18

a. Ejecutar los procesos de programacin, adquisicin, almacenamiento,

distribucin y mantenimiento de los bienes y servicios de la Direccin
Regional de Comercio Exterior y Turismo.
b. Administrar los fondos econmicos asignados a la Direccin.
c. Elaborar y presentar de informes especficos solicitados por la superioridad.
d. Participar de la formulacin, ejecucin y evaluacin del Plan Anual.
e. Coordinar la prestacin de servicios de bienestar y asistencia a
trabajadores de la Direccin.
f. Asegurar la aplicacin de normas, procedimientos, dispositivos legales
vigentes, relacionados con los sistemas administrativos.
g. Elaborar informes tcnicos y asesorar en asuntos de su competencia.
h. Otras funciones que se le asigne y corresponda.
LINEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
Depende jerrquica y administrativamente del Director Regional de Comercio
Exterior y Turismo.
REQUISITOS MINIMOS
o

Ttulo Profesional Universitario.

Amplia experiencia en labores concernientes a la especialidad, no menor de

tres (3) aos.

Capacitacin especializada en el rea.

Tener conocimientos de computacin.

ALTERNATIVA

19

Poseer una combinacin equivalente de formacin y experiencia.

HOJA DE FUNCIONES POR CARGO ASIGNADO
DENOMINACIN DEL CARGO:
CDIGO

SECRETARIA IV

T4-05-675-4

FUNCIONES ESPECFICAS:
o

Recepcionar, analizar, sistematizar y archivar la documentacin clasificada

de la Direccin Regional.

Tomar dictado taquigrfico y procesar documentos.

Coordinar reuniones y preparar la agenda respectiva.

Redactar documentos con criterio propio de acuerdo a indicaciones

generales.

Velar por la seguridad, conservacin de los archivos, biblioteca y bienes

materiales del Despacho del Director Regional.

Distribuir los expedientes de la Direccin Regional a las Direcciones de

Lnea de Comercio Exterior y Artesana y Turismo, con sus respectivos
cargos, sealando el nmero de folios.

Atender el servicio de comunicacin telefnica, llevando el control

correspondiente.

Las dems que le asigne y corresponda

LNEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

Depende jerrquica y administrativamente del Director Regional de Comercio
Exterior y Turismo
REQUISITOS MNIMOS:

20

Ttulo profesional universitario que incluya estudios relacionados con la

especialidad requerida.

Capacitacin especializada en el rea.

Conocimiento de computacin.

Experiencia no menor de tres (3) aos en aspectos de planificacin del

desarrollo y racionalizacin.

ALTERNATIVA
Poseer una combinacin equivalente de formacin profesional y experiencia.
HOJA DE FUNCIONES POR CARGO ASIGNADO
DENOMINACIN DEL CARGO:
CDIGO

SECRETARIA IV

T4-05-675-4

FUNCIONES ESPECFICAS:
o

Recepcionar, analizar, sistematizar y archivar la documentacin clasificada

de la Direccin Regional.

Tomar dictado taquigrfico y procesar documentos.

Coordinar reuniones y preparar la agenda respectiva.

Redactar documentos con criterio propio de acuerdo a indicaciones

generales.

Velar por la seguridad, conservacin de los archivos, biblioteca y bienes

materiales del Despacho del Director Regional.

Distribuir los expedientes de la Direccin Regional a las Direcciones de

Lnea de Comercio Exterior y Artesana y Turismo, con sus respectivos
cargos, sealando el nmero de folios.

21

Atender el servicio de comunicacin telefnica, llevando el control

correspondiente.

Las dems que le asigne y corresponda

LNEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

Depende jerrquica y administrativamente del Director Regional de Comercio
Exterior y Turismo.
REQUISITOS MINIMOS:
o

Ttulo o Diploma de Secretaria Ejecutiva.

Capacitacin en el rea.

Experiencia laboral en rganos del primer y segundo nivel organizacional

no menor de tres (03) aos.

Tener conocimientos de computacin.

ALTERNATIVA
Poseer una combinacin equivalente de formacin y experiencia.
HOJA DE FUNCIONES POR CARGO ASIGNADO
DENOMINACION DEL CARGO: TECNICO ADMINISTRATIVO III
CODIGO

: T5-05-707-3

FUNCIONES ESPECIFICAS:
o

Ejecutar actividades referidas a los aspectos de personal, contabilidad,

tesorera, logstica, patrimonio y presupuesto, segn corresponda.

Estudiar y participar en la elaboracin de normas y procedimientos tcnicos.

22

Participar en la programacin de actividades tcnico administrativas en

reuniones y comisiones de trabajo.

Apoyar en las acciones propias de la administracin sectorial.

Llevar la consolidacin bancaria y elaborar el informe mensual de gastos.

Preparar el inventario Fsico de Bienes.

Emitir informe para dar de baja a los materiales y equipos de oficina en

desuso.

Absolver consultas de carcter tcnico del rea de su competencia.

Las dems que le asigne y corresponda.

LNEA DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

Depende jerrquica y administrativamente del Director de Comercio Exterior y
Turismo.
REQUISITOS MINIMOS:
o

Ttulo tcnico o estudios superiores en reas afines.

Capacitacin en el rea.

Experiencia laboral no menor de tres (3) aos.

Conocimiento de computacin.

ALTERNATIVA
Poseer una combinacin equivalente en formacin y experiencia.
HOJA DE FUNCIONES POR CARGO ASIGNADO

23

DENOMINACIN DEL CARGO: TCNICO ADMINISTRATIVO II

CDIGO

: T4-05-707-2

FUNCIONES ESPECFICAS:
o

Apoyar las actividades referidas a los aspectos de personal, contabilidad,

tesorera, logstica, patrimonio y presupuesto, segn corresponda.

Participar en la elaboracin y diseo de material de informacin y apoyar

en las actividades de Relaciones Pblicas y actos protocolares.

Participar en la programacin y ejecucin de acciones de Bienestar Social

del personal de la Direccin Regional.

Realizar el control de asistencia de personal.

Realizar las adquisiciones de bienes y servicios.

Elaborar certificados de trabajo y constancias escalafonarias.

Absolver consultas de carcter tcnico del rea de su competencia.

Las dems que le asigne y corresponda.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

Depende jerrquica y administrativamente del Director Regional de Comercio
Exterior y Turismo.
REQUISITOS MNIMOS:
o

Ttulo tcnico o estudios superiores en reas afines.

Capacitacin en el rea.

Experiencia laboral no menor de tres (3) aos.

Conocimiento de computacin.

24

4. Seale la importancia de estos manuales en la administracin

de las organizaciones.
Cmo tener una empresa ms ordenada, mejor organizacin
Aunque ya lo hemos comentado con anterioridad, es muy importante, sobre
todo en las pequeas y medianas empresas el mantener una organizacin y
orden ya que, normalmente, ste es precisamente uno de los factores que
hacen que estas empresas fracasen.
A la falta de estrategia se le une muchas veces el hecho de que estas
empresas carecen de experiencia suficiente como para dar en la clave
acertada de su organizacin empresarial. No, no dudamos que muchas veces
se suple con horas de trabajo y tiempos largusimos dedicados a la
reestructuracin o, digmoslo as, al anlisis del estado de la cosa.
Muchas veces ello se debe a la no existencia de departamentos como los que
s subyacen bajo cualquier empresa de gran tamao. Esta carencia de
departamentos como habitualmente se conoce, provoca por un lado que los
empleados tengan que llevar muchos elementos diferentes de la empresa, con
la complejidad que va a aadindose a cada uno de ellos, por otro lado el
hecho de que este trabajo, por este u otros motivos, provoca la automtica y a
veces inevitable independencia entre los empleados, lo cual conlleva segn el
argumento que seguimos al caso de mantener personas/departamentos sin
coordinar, sin conocer sus acciones.
Es por ello que una empresa desorganizada, al menos ha de provocar en su
gestin los siguientes problemas:
Repeticin de acciones por personas distintas que no aprovechan lo realizado
por otros

25

Descompensacin temporal y laboral de cada uno de los empleados. Unos

van demasiado deprisa, otros se retrasan, as como unos consiguen siempre
los objetivos con facilidad mientras otros, no menos vlidos nunca llegan a la
previsin. Adems ello provoca sin duda que algunos de sus empleados
pierdan mucho tiempo esperando a que otros acaben.
Defectos en algunas parcelas de la empresa. La desorganizacin lleva
automticamente a un posible mal reparto de las funciones de la empresa, lo
cual inevitablemente ha de llevar a que algn elemento quede sin atencin o,
por lo contrario caigamos en lo mencionado en el primero de los puntos que
mencionamos.
Los eternos malentendidos. Una mala coordinacin del negocio lleva
acarreados los constantes malentendidos o, si nos ponemos a pensar mal, los
extraos equvocos. Yo crea que, pensaba que eso ya lo haba hecho ya
fulanito, pero a m me tocaba eso?
Creacin de carencias e imprescindibles. Con este tipo de empresas
desorganizadas es muy fcil caer en que cuando alguien falta todo se
desmorona, y por lo tanto nos vemos en la tesitura de que algunos de nuestros
empleados se han convertido en imprescindibles para el negocio.
Falta de motivacin, el empleado acaba por convertirse en una isla donde no
ve el apoyo de nadie, as como tampoco lo brinda a alguien que lo necesita
Imposibilidad de comunicacin de la idea de empresa, imposibilidad por
tanto de crear algn tipo de estrategia que implique por parte de los
empleados su participacin activa en los objetivos de la misma.
Podramos seguir, pero creemos que no es necesario. Las empresas notan las
carencias de organizacin en cada uno de los visibles errores que comenten y
que, seguro, les cuestan dinero y tiempo. Pero tambin afectan estas

26

carencias a elementos no tan visibles y, sin caer en ello, muchas empresas

estn perdiendo dinero, recursos y tiempo en errores que desconocen. Es
lgico que lo desconozcan, ya que as se ha hecho siempre y porque,
seguramente, no tengan a mano con quien compararse.
Por ello y para evitarlo, realice un anlisis de las actividades diarias de su
empresa, parcele el anlisis y comience a configurar las funciones de cada
uno de los responsables.
Anlisis funcional y de competencias
Comience por anotar y descubrir los elementos que configuran su negocio,
salindose, ms bien profundizando con respecto a los departamentos que ha
odo y conoce. Nos referimos en que no se quede en los departamentos de
recursos humanos, marketing, finanzas, etctera. Ms bien profundice hacia
tareas determinadas y cuya relacin sea alta. Es un modo de evitar uno de los
motivos de desorganizacin de su empresa, que es cuando no se tienen clara
las funciones.
Para ajustarse a la realidad, sintese con sus empleados y analice
detenidamente sus rutinas de trabajo, antelas con detalle y hgase, aqu
empieza la ayuda de la tecnologa, de una buen programa que le permita
visualizar la estructura y funciones de sus empleados. Nosotros nos
decantamos esta vez por programas como Microsoft Visio, que le va a permitir
en un mismo documento el establecer un perfecto organigrama de la empresa,
junto con un desarrollo temporal segn un calendario o un timeline as como la
relacin de estos documentos, por ejemplo, con su agenda Microsoft Outlook.
En todo caso de lo que hablamos en definitiva es del anlisis funcional. Una
vez haya recogido y anotado las rutinas de cada empleado analice el tiempo
que cada uno de ellos dedica a sus tareas. No vamos a explayarnos en ello,
pues lo hemos ido desarrollando a lo largo de otros temas, pero s le
recomendamos que aproveche este anlisis funcional para descubrir cunto

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tiempo se puede ahorrar automatizando e introduciendo la ayuda de la

tecnologa en esas acciones.
Sobra notar que si su empresa es de un tamao considerable, hgase con un
buen equipo que le permita realizar el anlisis. Este equipo ha de conocer a la
perfeccin la empresa y las tareas existentes.
No se deje engaar ni desee terminar este anlisis antes de tiempo. El haber
conseguido desbrozar las rutinas y tareas que conlleva el da a da de su
negocio no significa el que tenga los puestos definidos. Ahora se trata de
establecer las competencias determinadas para cada rutina, los conocimientos
y herramientas adquiridas y el tiempo aprendizaje, lo ver adelante, para cada
una de ellas.
En trminos de empresa podemos decir que lo que ha conseguido es lo que
llamaramos establecer las competencias de su empresa. Con estas
competencias se impone un anlisis preferiblemente estructurado en:
Cules son las prioritarias
Cules son independientes del resto, y cules depende de la realizacin de
alguna otra (piense en el tiempo perdido de muchos empleados que se acogen
al es que aun no tienen preparado desde otro departamento y sin eso no
puedo hacer nada.
Cules requieren mayor nmero de empleados
Cules requieren de una confidencialidad mayor

Por esto es muy importante el mof ya que ello ordena la administracin

de la empresa y por que es como una Biblia de la administracin ya
que es considerada como un manual de organizacin de funciones, es
muy importante contar en las empresas con este tipo de manual
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llamado tambin como la Biblia de la administracin empresarial, ya

que ordena planifica y ejecuta todo tipo de reglas administrativas y
cuales son sus funciones.

5. Si UD. estara ocupando el cargo de gerente en una empresa lo

primero que UD. Buscara es el desarrollo empresarial utilizando
el liderazgo cmo lo hara UD.?
Ser lder o hacer el liderazgo es muy importante, y como gerente en una empresa
es aun ms importante tener la capacidad para guiar y dirigir con efectividad, es
uno de los requisitos clave para hacer el liderazgo o gerente efectivo.
Lo primero que hera es lograr los objetivos trazados el la empresa, para lograr
todo el objetivo trazado se debe tener una clara y transparente administracin y un
cierto gado de discrecin o autoridad para dar apoyo alas acciones de los
ejecutivos; y tambin influye mucho la voluntad y motivacin y tambin la de
trabajar con celo y confianza y lograr el mximo de sus capacidades.
Impulsar y afianzar al grupo y siempre tener una buena organizacin del grupo; el
lder debe tener una buena personalidad y autoridad dentro del grupo la
motivacin y de inculcar el buen aliento y deseo de superacin y mucha
competitividad asa las otras empresas y siempre debe llevar la diferencia asa la
competencia.

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6. Elabore un organigrama de una mediana empresa y diga cual

es la forma de aplicar una buena comunicacin en la organizacin
empresarial.

EMPRESA POLMAR S.R.L.

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION

ASISTENTE DE ADMINISTRACION

JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE CONTROL
PRESUPUESTAL
ENCARGADA DE
RECURSOS HOMANOS

JAFE DEL DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO
ENCARGADA DE TRMITES

RESPCIONINISTA

MENSAJERO

MENSAJERO

VIGILANTE

JEFEDEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MATERIALES

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32

7. La empresa SOLYMAR .SA, se declara en quiebra por la baja

sustancial de sus ventas de sus productos en el mercado por la
que es necesario hacer una reingeniera, diga UD. en que consiste
y cmo aplicara?
La reingeniera consiste en empezar de cero o volver a empezar de cero de nuevo
la organizacin en el diseo radical de procesos para alcanzar mejoras
espectaculares en medidas criticas y contemporneas de rendimiento, tales como
costos, calidad, servicio y rapidez y de ser mas eficientes en el trabajo y radicales
llegar hasta la raz, as tambin espectaculares en rendimiento de la calidad y del
costo, y el proceso es lo que se debe aplicar mas o lo mas importante y no ala
burocracia.
En la reingeniera la idea no es cambiar el negocio es mejorar el negocio es hacer
mejor y dar lo bueno al cliente; y tambin no pretende modificar el comportamiento
de los trabajadores o de los gerentes; sino dar riendas sueltas a su ingeniosidad;
pero con abandono a reglas anticuadas, ya absueltas hoy por hoy.

8. Importancia de la informtica y los sistemas de informacin y

su aplicacin en la administracin en las organizaciones
empresariales.
Actualmente, no se puede concebir una empresa por ms pequea que sea
sin el apoyo de un software, siendo esta unidad quiz lo ms importante por lo
moderno y por complicado de manejar de la alta direccin de las
organizaciones de una empresa y la velocidad por ejemplo sobre los flujos de
la caja y ms etc. Temas que realmente deben ser manejados en tiempo real.
Por otro lado, desde la aparicin del Internet en la dcada de los 90 nos a
facilitado el manejo d las cosas, asindolas mas sencillas y implicando el

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costo de la administracin y manejo de personal o de productos. y as

asegurar y evaluar permanentemente los costos vs. Beneficios propuestos.
Y tenemos metodologas propuestas lo siguientes:
Concepcin
Estudio de la viabilidad
Anlisis
Diseo
Especificaciones
Programas
Pruebas
Formacin usuaria

Instalacin

Explotacin

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