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4Int.1TX.V0514
1. Programa da disciplina
1.1 Ementa
Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto, Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto,
Orientar e gerenciar o trabalho do projeto, Monitorar e controlar o trabalho do projeto, Realizar o
controle integrado de mudanas, Encerrar o projeto ou fase, Ferramentas de integrao
1.3 Objetivos
Apresentar as tcnicas e padres para o gerenciamento da Integrao de um projeto, englobando
suas ferramentas principais: metodologia e PMIS - Project Management Information System
Conceito
Como fazer
Template usual
Conceito
Como fazer (passo a passo)
Benefcios
Conceito
Como fazer
Benefcios
Conceito
Como fazer
Benefcios
Conceito
Como fazer
Benefcios
Gerenciamento da Integrao
Ferramentas
integrao
de
1.5 Metodologia
Aulas expositivas dos aspectos tericos, calcadas em exemplos de aplicabilidade prtica,
exerccios e estudo de caso.
8) UPMM, Metodologia
www.iil.com/brasil/ondemand/upmm
9) Sistema de Pontuao PMIS/PPM
www.prioritysystem.com/ppmselectionaid.html
10) Autores e colaboradores citados no texto dessa apostila:
(em ordem alfabtica do sobrenome)
Almeida, Norberto
www.norbertoalmeida.com.br
Amendola Neto, Ercole
www.linkedin.com/pub/ercole-amendola/37/841/578
Coghi, Marco
www.marcocoghi.com.br
www.otmma3.com.br
Costa, Hlio
http://blog.mundopm.com.br/2012/03/13/selecao-de-portfolios-de-projetos
Fabra, Marcantonio
www.linkedin.com/in/marcantoniofabra
Mulcahy, Rita
www.rmcproject.com
Sampaio, Mrio
www.forumdeideias.com.br
Silveira, Gutenberg
www.linkedin.com/pub/gutenberg-silveira
Xavier, Carlos Magno
www.beware.com.br
www.methodware.com.br
Zanin, Rodrigo
www.linkedin.com/profile/rodrigozanin
Gerenciamento da Integrao
Gerenciamento da Integrao
Gerenciamento da Integrao
Conceito
O gerenciamento da integrao de um projeto inclui 6 processos para combinar e unificar os outros
processos das reas de Escopo, Tempo, Custo, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicaes, Riscos,
Aquisies e Stakeholders dentro de grupos (Iniciao, Planejamento, Execuo, Monitorao/Controle e
Encerramento), como mostrado no framework da tabela 1.
Processos de Integrao
(PMBoK, 2013) prope os seguintes processos para integrao das reas de conhecimento (linhas) e
grupos (colunas):
1 - Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto;
2 - Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto;
3 - Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto;
4 - Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto;
5 - Realizar o Controle Integrado de Mudanas e
6 - Encerrar o Projeto ou Fase
A seguir, uma breve descrio de cada um dos 6 processos de integrao.
1) Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto
(PMBoK, 2013) recomenda que esse processo desenvolva um documento que formalmente autorize a
existncia do projeto e fornea autoridade ao seu gestor para aplicar os recursos da organizao nas
atividades do projeto.
Esse processo tambm deveria formalizar requisitos iniciais ouvidos na identificao de stakeholders que
seriam suas necessidades, expectativas ou anseios ligados ao trabalho que deveria ser feito, milestones,
custos por etapas, pessoas da equipe e riscos iniciais registrados num documento nico e formal. Em
algumas organizaes, o termo de abertura do projeto pode tambm ser encontrado com outros nomes:
Ficha de Projeto, Project Charter, Qualificao de Oportunidade de Investimento, etc. (Coghi, 2013)
Gerenciamento da Integrao
Gerenciamento da Integrao
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Tabela 1 - Framework para gerenciamento de projetos
reas de Conhecimento x Grupos de Processos
reas de
Conhecimento /
Grupos de
Processos
INTEGRAO
ESCOPO
TEMPO
CUSTO
INICIAO
PLANEJAMENTO
EXECUO
Desenvolver
Termo de
Abertura do
Projeto
Desenvolver
Plano de
Gerenciamento
do Projeto
Orientar e
Gerenciar o
Trabalho do
Projeto
Planejar
Gerenciamento
de Escopo
Coletar
Requisitos
Definir Escopo
Criar WBS
Planejar
Gerenciamento
do Cronograma
Definir
Atividades
Sequenciar
Atividades
Estimar Recursos
das Atividades
Estimar Durao
das Atividades
Desenvolver
Cronograma
Planejar
Gerenciamento
de Custos
MONITORAO
& CONTROLE
Monitorar e
Controlar o
Trabalho do
Projeto
Realizar o
Controle
Integrado de
Mudanas
ENCERRAMENTO
Encerrar Projeto
ou Fase
Validar Escopo
Controlar Escopo
Controlar
Cronograma
Controlar Custos
Estimar Custos
Determinar
Oramento
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QUALIDADE
RECURSOS
HUMANOS
Planejar o
Gerenciamento
da Qualidade
Planejar
Gerenciamento
dos Recursos
Humanos
Realizar
Garantia da
Qualidade
Controlar a
Qualidade
Mobilizar
Equipe do
Projeto
Desenvolver
Equipe do
Projeto
Gerenciar
Equipe do
Projeto
Planejar
Gerenciamento
Gerenciar as
Controlar
COMUNICAES
das
Comunicaes Comunicaes
Comunicaes
Planejar o
Gerenciamento
Controlar Riscos
de Riscos
Identificar Riscos
Realizar Anlise
Qualitativa dos
RISCOS
Riscos
Realizar Anlise
Quantitativa dos
Riscos
Planejar
Resposta aos
Riscos
Planejar
Conduzir
Controlar
AQUISIES
Gerenciamento
Aquisies
Aquisies
das Aquisies
Gerenciar o
Planejar
Controlar o
Identificar
Envolvimento
STAKEHOLDERS
Gerenciamento
Envolvimento
Stakeholders
dos
dos Stakeholders
dos Stakeholders
Stakeholders
Encerrar
Aquisies
Gerenciamento da Integrao
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Como fazer
Um gestor para o projeto identificado, selecionado e designado pelo Sponsor. Como j citado,
recomendado que o gestor participe de seu desenvolvimento, uma vez que este o supre com a
autoridade para usar recursos durante o ciclo de vida de todos os trabalhos do projeto.
Projetos so autorizados por algum externo ao mesmo, tais como um Sponsor, um PMO ou um
comit diretivo de portflio. O sponsor deve estar num nvel que seja apropriado para financilo. Eles criam o termo de abertura do projeto ou transmitem esta tarefa ao gestor. A assinatura
do sponsor no documento, autoriza o projeto.
O termo de abertura do projeto deve ser assinado por um Sponsor com certo nvel na hierarquia
da organizao adequado s necessidades do projeto. Esse nvel de hierarquia que fornecer ao
Gerenciamento da Integrao
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gestor, a autoridade adequada para que possa empregar os recursos organizacionais s
atividades do projeto.
comum que o gestor do projeto designado pelo Sponsor em seu primeiro momento, preencha
o termo de abertura do projeto em seu segundo momento de punho prprio, embora ele no o
assine. Ele deve aproveitar para negociar os termos no documento de forma a ficar bem claro
sua autoridade e responsabilidade, o que facilitar sua conduo. Se a organizao possui um
PMO, este o encarregado de sua elaborao. O termo de abertura do projeto divulgado e o
gestor identifica os stakeholders do projeto para entender suas necessidades, expectativas e
anseios referentes ao Tempo (Lista de Milestones), Custo (Oramento - se possvel em etapas),
Recursos Humanos (quem deveria ser mobilizado se o projeto for aprovado), Riscos iniciais.
Informaes advindas do Planejamento Estratgico, Declarao de Trabalho, Business Case,
Acordos, podem ser a principais fontes que um gestor poderia usar para preencher um termo de
abertura do projeto.
Declarao de Trabalho
A declarao do trabalho (DT) uma descrio narrativa dos produtos e servios a serem
fornecidos pelo projeto. Para projetos internos, o Sponsor produziria a declarao do trabalho
com base nos requisitos das necessidades dos negcios, produtos, ou servios. Para projetos
externos, a declarao do trabalho pode ser recebida do cliente como parte de um documento de
licitao, por exemplo, solicitao de proposta, solicitao de informaes, solicitao de
preos, ou como parte de um contrato. A DT informa:
Necessidade de negcios: Uma necessidade de negcio de uma organizao pode ser
baseada numa demanda de mercado, avano tecnolgico, requisito legal,
regulamentao de governo, ou considerao ambiental.
Descrio do escopo do produto: Documenta as caractersticas do produto, servio, ou
resultado que o projeto estar encarregado de criar. A descrio deve documentar
tambm a relao entre os produtos, servios ou resultados sendo criados e a
necessidade de negcios a qual o projeto se dedicar.
Plano estratgico: O plano estratgico documenta a viso estratgica da organizao,
metas e objetivos e podem conter uma declarao em alto-nvel da misso. Todos os
projetos devem estar alinhados aos objetivos estratgicos da organizao. O
alinhamento do plano estratgico assegura que cada projeto contribua para o objetivo
global da organizao.
Business Case
O business case, ou documento semelhante, pode fornecer informaes necessrias do ponto de
vista de um negcio, para determinar se o projeto justifica ou no o investimento. comumente
utilizada para tomadas de decises de gerentes ou executivos acima do nvel de projeto.
Normalmente, a necessidade de negcios e a anlise de custo benefcio esto contidas no
business case para justificar e estabelecer os limites do projeto, e tal anlise normalmente
completada pelo analista de negcio utilizando vrias entradas dos stakeholders. O sponsor
deve concordar com o escopo e limitaes do business case. Este criado como um resultado de
um ou mais dos seguintes fatores:
Demanda de mercado (por exemplo, uma companhia automobilstica autoriza um
projeto para construir carros mais eficientes e econmicos em resposta escassez de
gasolina);
Necessidade organizacional (por exemplo, devido ao alto custo a companhia pode
combinar pessoal funcional e simplificar processos para reduzir custos);
Solicitao do cliente (por exemplo, uma companhia eltrica autoriza um projeto para
construir uma nova subestao para atender um novo parque industrial);
Gerenciamento da Integrao
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Avano tecnolgico (por exemplo, uma empresa area autoriza um novo projeto para
desenvolver tickets eletrnicos ao invs de tickets de papel, baseado no avano
tecnolgico);
Um requisito legal (por exemplo, um fabricante de tintas autoriza um projeto para
estabelecer diretrizes para o manuseio de materiais txicos);
Impactos ecolgicos (por exemplo, uma firma empreende um projeto para diminuir o
seu impacto ambiental) ou
Necessidade social (por exemplo, uma organizao no-governamental em um pas em
desenvolvimento autoriza um projeto para fornecer sistemas de gua potvel, banheiros
pblicos e educao sanitria s comunidades com alta incidncia de clera).
Cada exemplo da lista pode conter elementos de riscos que devem ser observado. No caso de
projetos com mltiplas faces, o business case pode ser revisado periodicamente para assegurar
que o projeto est na direo correta para proporcionar os benefcios de negcios. Nas fases
iniciais do ciclo de vida do projeto, o uso de revises peridicas do business case pela
organizao patrocinadora tambm auxilia na confirmao de que o mesmo ainda necessrio
organizao. O gerente de projeto responsvel por assegurar que a efetividade e eficincia do
projeto encontrem as metas da organizao e o amplo conjunto de requisitos estabelecidos pelos
stakeholders, como definido no business case,
Acordos
Acordos so usados para definir as intenes iniciais para o projeto. Acordos podem ter a forma
de contratos, memorandos de entendimento, acordos de nvel de servio, carta de acordo, cartas
de inteno, acordo verbal, email, ou outro acordo escrito. Tipicamente, um contrato usado
quando um projeto desenvolvimento para um cliente externo.
Opinio Especializada e/ou Facilitaes de certos stakeholders devem ser incentivadas para
serem empregadas na confeco de um Termo de Abertura do Projeto (PMBoK, 2013).
Template modelo
A seguir, uma lista dos campos sugeridos para um Termo de Abertura do Projeto (PMBoK,
2013):
Descrio e limites do projeto
Propsito ou Justificativa do projeto;
Objetivo mensurvel do projeto e critrios de sucesso relacionado;
Sumrio do cronograma de milestones;
Sumario do oramento;
Riscos de alto nvel;
Requisitos de alto nvel;
Premissas e restries;
Lista de stakeholders;
Requisitos de aprovao do projeto (do que consiste o sucesso do projeto, quem decide
se o projeto bem sucedido e quem assina pelo projeto);
Gestor designado pelo Sponsor, suas responsabilidades e nvel de autoridade e
Nome e autoridade do Sponsor ou outra pessoa autorizando o termo de abertura.
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Como fazer
A pasta Plano de Gerenciamento do Projeto progressivamente elaborada atravs de
atualizaes geradas fase a fase durante o ciclo de vida do projeto.
Para o preenchimento dos vrios documentos componentes do Plano de Gerenciamento do
Projeto relacionados as reas de escopo importante o estudo desses arquivos em projetos
passados, como tambm demais informaes histricas e bases de conhecimento de lies
aprendidas. A opinio especializada (contratao de consultoria) tambm pode ser aplicada
quando no se tem os ativos de processos organizacionais (Coghi, 2013).
Gerenciamento da Integrao
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Linhas de Base:
o Linha de base de Escopo (Declarao do Escopo, WBS e Dicionrio
WBS)
o Linha de base de Tempo (Cronograma);
o Linha de base de Custo (Oramento);
o Documentos outros (Declarao de Requisitos do Produto, Declarao
de Requisitos do Projeto, Matriz de Rastreabilidade de Requisitos do
Produto, Matriz de Rastreabilidade de Requisitos do Projeto, Lista de
Verificao da Qualidade, Matriz de Competncia e Responsabilidades
e Plano de Ao, Mapa das Comunicaes, Registro de Riscos, Mapa
das Aquisies e Identificao de Stakeholders).
Planos auxiliares:
o Plano de Gerenciamento de Escopo;
o Plano de Gerenciamento de Requisitos;
o Plano de Gerenciamento de Cronograma;
o Plano de Gerenciamento de Custo;
o Plano de Gerenciamento de Qualidade;
o Plano de Melhoria de Processos;
o Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos;
o Plano de Gerenciamento de Comunicao;
o Plano de Gerenciamento de Risco;
o Plano de Gerenciamento de Aquisies e
o Plano de Gerenciamento de Stakeholders.
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Benefcios
(Coghi, 2013), prope alguns benefcios ao realizar-se esse processo:
Obter TERMINADAS, todas as Entregas dos Pacotes de Trabalho, tanto dos pacotes
MAKE quanto dos pacotes BUY, Entregas de Fase e Entrega final do Produto;
Obter informaes dos avanos fsicos das entregas terminadas para serem comparados
com os baselines de escopo, tempo e custo - isso ser utilizado posteriormente para
monitorao e acompanhamento da medio do desempenho do projeto;
Informaes outras que podem ser utilizadas para comparao com o que foi planejado
em requisitos, qualidade, pessoas da equipe de projeto, comunicaes, riscos, contratos
- obteno de desvios que podem ser utilizados em correes;
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Como fazer
Essas atividades incluem (PMBoK, 2013):
Realizar as atividades para atingir os objetivos do projeto;
Criar as Entregas do projeto para atingir o trabalho do projeto planejado;
Formar, treinar e gerenciar os membros da equipe designados para o projeto;
Obter, gerenciar e usar recursos, inclusive materiais, ferramentas, equipamentos e
instalaes;
Implementar os padres e os mtodos planejados;
Estabelecer e gerenciar os canais de comunicao do projeto, tanto externos como
internos equipe de projeto;
Gerar dados do projeto, tais como custo, cronograma, progresso tcnico e da qualidade
informaes sobre o andamento do projeto para facilitar previses;
Emitir solicitaes de mudanas e adaptar mudanas aprovadas no escopo do projeto,
planos, e ambiente;
Gerenciar riscos e implementar atividades de resposta a riscos;
Gerenciar vendedores e fornecedores;
Gerenciar Stakeholders e seu compromisso e
Coletar e documentar lies aprendidas e implementar as atividades de melhorias nos
processos aprovados.
Para disparar o processo "Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto", precisamos de um
documento formal intitulado Autorizao do Trabalho, o qual deve ser endereado a equipe de
projeto (pacotes MAKE) e aos fornecedores (pacotes BUY). (Coghi, 2013)
O gestor juntamente com a equipe de projeto, orienta o desempenho das atividades planejadas e
gerencia as diversas interfaces tcnicas e organizacionais que existem dentro do projeto. O
processo Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto diretamente afetado pela rea de
aplicao do projeto.
Entregas so produzidas e terminadas sejam pela equipe de projeto (pacotes MAKE) ou pelos
fornecedores contratados e aqui mobilizados (pacotes BUY). (Coghi, 2013).
Durante a execuo do projeto, as informaes sobre o desempenho do trabalho e a situao
atual de finalizao das entregas e o que j foi alcanado, so coletadas como parte da execuo
do projeto at o momento e so alimentadas nos relatrios de desempenho. As informaes
sobre o desempenho do trabalho do projeto, sero utilizadas tambm como entrada no grupo de
processos de monitoramento e controle.
Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto tambm requer reviso do impacto de todas as
mudanas e a implementao de mudanas aprovadas quando aplicado, as quais incluem
(PMBoK, 2013):
Ao corretiva: Uma orientao para realinhar a performance do trabalho do projeto com o
plano de gerenciamento do projeto.
Ao preventiva: Uma orientao documentada para a realizao de uma atividade que pode
reduzir a probabilidade de consequncias negativas associadas aos riscos do projeto.
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Reparo de defeito: A identificao documentada formalmente de um defeito em um componente
do projeto com a recomendao para reparar o defeito ou substituir completamente o
componente.
(PMBoK, 2013) sugere que alguns Fatores Ambientais Empresarias possam influenciar o
processo Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto":
Cultura e estrutura organizacional, da organizao ou do cliente;
Infraestrutura (equipamentos e instalaes existentes);
Administrao de pessoal (diretrizes para contrataes e demisses, anlises de
desempenho de empregados, registros de treinamento);
Tolerncia a riscos dos stakeholders e
Software PMIS Sistema de Informao do Gerenciamento do Projeto (que ser tratado
em outra seo desta apostila).
(PMBoK, 2013) sugere tambm que alguns Ativos de Processos Organizacionais possam
influenciar o processo Orientar e Gerenciar a Execuo do Trabalho:
Diretrizes padronizadas e instrues de trabalho;
Requisitos de comunicao que definem os meios de comunicao permitidos, reteno
de registros e requisitos de segurana;
Procedimentos de gerenciamento de questes e defeitos que definem controles de
questes e defeitos, identificao e resoluo de questes e defeitos, e acompanhamento
de itens de ao;
Banco de dados para medio de processos usado para coletar e disponibilizar dados de
medio de processos e produtos;
Arquivos de projetos passados (escopo, cronograma, oramento, linhas de base da
medio de desempenho, calendrios do projeto, diagramas de rede, registros de riscos,
aes de resposta planejadas e impacto de risco definido) e
Banco de dados para gerenciamento de questes e defeitos contendo o andamento
histrico de questes e defeitos, resoluo de questes e defeitos, e resultados de itens
de ao.
Opinio especializada usada para avaliar as entradas necessrias para orientar e
gerenciar a execuo do plano de gerenciamento do projeto. Tal opinio e expertise so
aplicadas todos os detalhes tcnicos e de gerenciamento durante o processo. Essa
competncia fornecida pelo gerente de projeto e sua equipe atravs de conhecimento
especializado ou treinamento. Competncia adicional disponibilizada por outras
fontes, tais como:
Outras unidades dentro da organizao;
Consultores;
Stakeholders (clientes, Sponsor, etc) e
Associaes profissionais e tcnicas.
PMIS: Sigla genrica que damos aos softwares aplicativos para gerenciamento de quaisquer
itens do projeto, seja para gerenciamento do cronograma, um sistema de gerenciamento de
configurao, um sistema de coleta e distribuio de informaes, ou interfaces Web para outros
sistemas online automatizados usados durante o projeto.
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Benefcios
O principal benefcio desse processo permitir aos Stakeholders compreenderem o atual status
do projeto, os passos tomados e o oramento, cronograma e escopo previstos (PMBoK, 2013).
Como fazer
(PMBoK, 2013) cita o processo Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto
concernente :
Gerenciamento da Integrao
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o
(Coghi, 2013) sugere que aps feita a Anlise de Desempenho e a Anlise de Previses no
processo Controlar Custos, conforme os parmetros abaixo:
Gerenciamento da Integrao
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Gerenciamento da Integrao
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Tanto as Anlises de Desempenho (do ponto da avaliao para o passado at a data do incio do
projeto) como as Anlises de Previses (do ponto da avaliao para o futuro at a data do fim)
servem o processo "Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto", pois a partir da que
decises de recomendaes de mudanas para se colocar o projeto novamente em rota sero
tomadas (Coghi, 2013).
(Mulcahy, 2009) sugere que para a tomada dessas decises possam ser aplicadas as seguintes
ferramentas:
Anlise de opinio especializada (consultoria), anlise do PMIS, reunies com stakeholders ou
ainda as seguintes tcnicas analticas:
Uma vez definidas as aes a serem tomadas, teremos como consequncia do processo
"Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto" recomendar mudanas contendo os campos
mnimos:
Na prxima seo, veremos como a partir daqui, realizamos o controle integrado de uma
mudana normalmente registrando no mesmo documento os seguintes campos:
Impactos identificados
o Escopo do projeto;
o Tempo do projeto;
o Custo do projeto;
o Qualidade do projeto;
o Recursos humanos do projeto;
o Comunicao do projeto;
o Riscos do projeto;
o Aquisies do projeto;
o Outros projetos correntes;
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o
o
o
Benefcios
O principal benefcio desse processo permitir que os documentos de mudanas do projeto
sejam considerados de maneira integrada enquanto reduz o risco do projeto, o qual geralmente
surge de mudanas realizadas sem considerarem os objetivos e planos globais do projeto
(PMBoK, 2013).
Como fazer
Realizar o Controle Integrado de Mudanas inclui as seguintes atividades de gerenciamento de
mudanas em nveis diferentes de detalhes, com base no progresso do projeto de execuo:
Gerenciamento da Integrao
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Influenciar os fatores que tentam evitar o controle integrado de mudanas para que
somente as mudanas aprovadas sejam implementadas;
Revisar, analisar e aprovar as solicitaes de mudana imediatamente, que essencial j
que uma deciso lenta pode afetar negativamente o tempo, custo ou viabilidade de uma
mudana;
Gerenciar as mudanas aprovadas;
Manter a integridade das linhas de base liberando somente as mudanas aprovadas para
serem incorporadas ao PGP e aos documentos do projeto;
Revisar, aprovar ou rejeitar todas as aes corretivas e preventivas recomendadas;
Coordenar as mudanas atravs de todo o projeto (por exemplo, uma mudana proposta
no cronograma freqentemente afetar o custo, o risco, a qualidade e a equipe) e;
Documentar o impacto completo das solicitaes de mudana.
As mudanas podem ser solicitadas por qualquer parte interessada envolvida no projeto.
Embora possam ser iniciadas verbalmente, devem ser sempre registradas de maneira escrita e
introduzidas no gerenciamento de mudanas e/ou no sistema de gerenciamento de
configuraes. As solicitaes de mudana esto condicionadas ao processo especificado no
controle de mudana e sistemas de controle de configurao. Esses processos de solicitao
podem precisar de informaes a respeito dos impactos estimados no tempo e custos.
Toda solicitao documentada de mudana deve ser aprovada ou rejeitada por algum indivduo
responsvel, geralmente o patrocinador (sponsor) ou gerente de projeto. O indivduo
responsvel deve ser identificado no plano de gerenciamento do projeto ou pelos procedimentos
organizacionais. Quando necessrio, o processo Realizar o Controle Integrado de Mudanas
inclui um comit de controle de mudana (CCM) responsvel pela reviso, avaliao,
aprovao, atraso ou rejeio das solicitaes e de registrar e comunicar a deciso. Solicitaes
de Mudanas aprovadas podem requerer uma nova ou revisada estimativa de custo,
sequenciamento de atividade, datas do cronograma, fontes de requisitos e anlise de respostas
alternativas aos riscos. Essas mudanas podem requerer ajustes no plano de gerenciamento do
projeto e outros documentos do projeto. O nvel de controle de mudana aplicado depende das
reas de aplicao, complexidade do projeto especfico, requisitos contratuais e o contexto e
ambiente o qual o projeto realizado. A aprovao do cliente ou patrocinador pode ser
requisitado pela certeza da solicitao de mudana antes da aprovao do comit de controle de
mudanas, ao menos que eles faam parte do comit (PMBoK, 2013).
Um sistema de gerenciamento de configurao com controle integrado de mudanas fornece
uma maneira padronizada, efetiva e eficiente de gerenciar, de maneira centralizada, as
mudanas e linhas de base aprovadas dentro de um projeto. O controle de configurao focado
na especificao das entregas e dos processos, enquanto o controle de mudanas focado na
identificao, documentao e controle de mudanas e as linhas de base do produto. A aplicao
do sistema de gerenciamento em todo o projeto, incluindo processos de controle de mudanas,
alcana trs objetivos principais:
Estabelece um mtodo evolutivo para consistentemente identificar e solicitar mudanas
nas linhas de base estabelecidas e avaliar o valor e efetividade dessas mudanas;
Proporciona oportunidades de validar e aprimorar o projeto continuamente
considerando o impacto de cada mudana e
Fornece equipe de gerenciamento do projeto o mecanismo para que se comunique,
consistentemente, todas as mudanas aprovadas e rejeitadas s partes interessadas.
Gerenciamento da Integrao
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(Costa, 2012) publicou um artigo na revista Mundo PM em 2012 sobre o processo "Realizar o
Controle Integrado de Mudanas":
Eraclito de Efeso j dizia: A nica coisa que nunca muda que tudo est sempre mudando.
Concordo plenamente com esta frase e desta forma tenho que dizer: Seu plano de projeto vai
mudar.
No estou dizendo que o planejamento vai mudar, mas que o PLANO vai mudar. Muita gente
confunde essas duas palavras. O plano o resultado do planejamento, do ato de pensar, de
inferir, de criar diretrizes, caminhos. Inclusive de como tratar as mudanas que ocorrero ao
longo do tempo. Portanto, se o planejamento for feito corretamente ele dever, tambm, possuir
diretrizes para lidar com as mudanas no PLANO.
Em todas as pesquisas que leio sobre problemas em gerenciamento de projetos vejo que as
pessoas citam como os principais itens as mudanas constantes que ocorrem. Eu discordo
radicalmente destas citaes, pois o problema no est na mudana, e sim na forma como voc
lida com as mudanas. Se voc est estruturado para lidar com eventuais mudanas, elas
podero at lhe dar um pouco de trabalho, mas no constituiro um problema.
Qual o problema se um cliente pede para voc mudar o escopo do seu projeto? Qual o problema
se ele pede para aumentar a qualidade de uma entrega? No h problema nisso. O problema est
em ele querer mudar isso e no alterar outros parmetros de planejamento. E voc como gerente
tem a funo de mostrar para ele que em muitos casos isto no possvel, ou que isto
prejudicar o projeto DELE, pois somos gerentes e no mgicos. Se algum pede para aumentar
o escopo sem mudar prazo ou custo, algumas consequncias podem ocorrer: a qualidade vai ter
que diminuir, o risco pode aumentar ou o seu prazo vai estourar. No existe mgica. As
baselines de um projeto esto conectadas e no h como mexer em uma sem alterar outra.
Costumo citar o exemplo do cubo mgico para explicar isso. Se voc tem um cubo montado, e
assumindo que cada um dos lados seja uma baseline, tente mexer em um lado sem alterar outro
lado. Simplesmente impossvel. O mesmo acontece com nossos planos. O processo de
gerenciamento responsvel por manter nossos planos harmnicos e integrados diante de
solicitaes de mudanas o Realizar o Controle Integrado de Mudanas. Como ele
funciona? Diante de uma Solicitao de Mudana, avalie o impacto dessa possvel mudana nas
Gerenciamento da Integrao
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baselines de ESCOPO, TEMPO, CUSTO, QUALIDADE e RISCO. Aps esta anlise, rena os
principais stakeholders envolvidos nesta mudana e decidam quais as alternativas para
implement-la. Em seguida, decidam qual a melhor alternativa a ser implementada e se vivel
fazer isto sem comprometer os objetivos do projeto. Se a mudana for aprovada, crie uma nova
verso plano com as devidas modificaes necessrias para incorporar a mudana de maneira
integrada. Se a mudana no for aprovada, isto provavelmente ocorreu porque o impacto em
uma ou mais baselines era inaceitvel naquele momento, mas no necessariamente esta restrio
perdurar at o fim do projeto.
Portanto, fique atento e continue monitorando a possibilidade de implementar a mudana em
momento futuro, pois a partir do momento que ela foi negada, algum stakeholder ficou frustrado
e como gerente de projeto voc tem obrigao de gerenciar estas expectativas. Se em algum
momento futuro voc perceber que a restrio que impedia a mudana desapareceu, reinicie o
processo de avaliar os impactos da solicitao, pois algum parmetro pode ter sido alterado.
Este ciclo deve ser repetido at que a mudana seja aprovada ou o projeto termine. Formalize
tudo isso, registre, obtenha as aprovaes necessrias e leve uma vida mais tranquila diante de
solicitaes de mudanas. Os stakeholders agradecero.
Gerenciamento da Integrao
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Benefcios
O principal benefcio desse processo fornecer lies aprendidas para futuros planejamentos,
formalizar o fim do trabalho do projeto (tambm de uma fase) e liberar os recursos da
organizao para outros empreendimentos (PMBoK, 2013).
Gerenciamento da Integrao
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prazo para que as mesmas sejam sanadas, para, ento, emitir-se o Termo Definitivo de
Encerramento do Projeto. Para que isto atenda aos interesses comuns dos stakeholders
necessrio que estejam muito bem definidas tais parcialidades desse encerramento (seja do
projeto ou fase) e ajustadas entre as partes fornecedor-cliente a forma de serem monitoradas e
corretamente administradas.
Em projetos com vrias fases, o processo Encerrar o Projeto pode d-se em vrias etapas:
aps todas as fases estarem encerradas, pode-se considerar o projeto encerrado ou tambm, de
posse destes documentos de encerramentos parciais, um Termo Definitivo de Encerramento de
Projeto emitido substituindo e cancelando os demais anteriores.
(Coghi, 2013) define que o encerramento do projeto pode se dar de vrias outras formas.
Exemplos :
Terminao:
Por trmino normal e comum do projeto
Resilio:
Por cancelamento do projeto
Reciso:
Recinde-se o contrato, ocasionado por incapacidade de entregar um produto, por um estouro do
oramento, por falta de recursos necessrios ou por uma srie de outros motivos.
Para que serve um Termo de Encerramento de Projeto ?
O Termo de Encerramento do Projeto vem confirmar que o projeto atendeu a todos os requisitos
definidos, aponta de forma definitiva que todas as entregas previstas no escopo do projeto foram
atendidas, validadas e aceitas pelo cliente do projeto.
Uma das entregas mais caractersticas e que geralmente negligenciada o Encerramento
Administrativo do Projeto. Este procedimento de encerramento administrativo, documenta todas
as atividades, interaes, funes e responsabilidades relacionadas, necessrias para a execuo
do procedimento de encerramento administrativo do projeto. de fundamental importncia para
a concluso do Projeto e deve igualmente ser idealizado no PGP.
Aceitao formal da entrega do produto, servio ou resultado final que o projeto foi
Gerenciamento da Integrao
28
autorizado a produzir;
A aceitao inclui o recebimento de uma declarao formal de que os termos do
contrato foram atendidos.
3) Obter a aprovao formal (legal) do produto do projeto pelo cliente, na fase do projeto
especfico ou final do projeto
Coletar as lies aprendidas;
Atualizar os processos, os procedimentos e os modelos da empresa com base nas lies
aprendidas;
Adicionar as novas habilidades adquiridas aos registros de recursos humanos dos
membros da equipe;
Realizar auditorias em aquisies;
Concluir o encerramento de contratos com terceiros e o encerramento administrativo;
Analisar e documentar o xito e a eficcia do projeto;
Medir a satisfao do cliente;
ransferir as entregas concludas do projeto para operaes e ativar contratos de
manuteno/servios;
Liberar os recursos dependentes da elaborao do Termo de Encerramento do Projeto.
Gerenciamento da Integrao
29
Ferramentas de integrao
Metodologia para gerenciamento de projetos
O que
um passo-a-passo com procedimentos (mtodo) descrevendo como um projeto deve ser
iniciado, planejado, executado, monitorado e encerrado.
Uma metodologia o processo definido que encerra uma diretriz ou estrutura. Em essncia,
um conjunto explcito de polticas e procedimentos que aponta um passo-a-passo, uma
sequncia de fases e marcos/gates de controle (milestones ou checkpoints), devidamente
suportada por tcnicas especficas, definies de papis e responsabilidade e templates para
referncia de registro de informaes relevantes.
30
Metodologias de mercado:
Metodologia FEL (Front-End Loading)
O conceito da Metodologia FEL baseia-se no processo de validao por etapas, ao trmino de
cada estgio de desenvolvimento, o projeto submetido para validao (portes), na qual so
verificados os produtos desenvolvidos em cada etapa e recomendando prosseguir para a
prxima fase, conforme mostrado na figura a seguir.
Gerenciamento da Integrao
31
Ao trmino de cada estgio de desenvolvimento, o projeto submetido A validaes (portes),
nos quais so verificados os produtos desenvolvidos em cada etapa e recomendando
prosseguir para a prxima fase, conforme mostrado na figura a seguir.
Gerenciamento da Integrao
32
1. O Projeto permanece de acordo com os objetivos estratgicos da organizao?
2. O Projeto economicamente vivel com base nas informaes revisadas relativas a
custo e prazo?
3. O Projeto maximizou as anlises e finalizou todos os produtos recomendados para
este porto?
Depois de respondidas as perguntas importantes acima, o projeto dispe de quatro (quatro)
opes: Avanar para o prximo estgio de FEL, Retornar para melhor definio visando
melhor estudo das alternativas e Cancelar ou Arquivar o projeto.
Metodologia Methodware
(Xavier et al, 2013) desenvolveram a Basic Methodware numa verso simplificada da
Methodware, de utilizao prtica, para estudantes e gerentes de pequenos e mdios projetos.
Ela possibilita que seja possvel gerenciar sem burocratizar o trabalho, trazendo como benefcio
uma maior previsibilidade do projeto, aumentando a chance de sucesso.
A metodologia incorpora uma das ferramentas mais conhecidas de melhoria contnua de
processos: o ciclo PDCA da qualidade. Tambm conhecido como ciclo de Shewhart ou ciclo de
Deming, foi introduzido no Japo por Deming aps a 2 guerra, tendo sido idealizado por
Shewhart na dcada de 20. A figura abaixo representa esse ciclo, que uma tcnica para manter
e melhorar os processos empresariais (No caso da Basic Methodware, processos para
gerenciamento de projetos).
A forma de utiliz-lo bastante simples: O P representa o Planejamento, fase onde se definem
as metas e os mtodos que permitiro atingi-las. A fase de Desenvolvimento (D) trata,
inicialmente, de educar e treinar os profissionais e tambm de executar as tarefas planejadas.
Durante essa execuo faz-se uma coleta de dados que a fase de Checar (C), que visa
verificao de resultados da tarefa executada (no caso de gerenciamento de projetos chamamos
de Monitoramento). Os desvios entre o previsto e o realizado, detectados na checagem,
subsidiam a Ao corretiva (A) na fase seguinte (que denominamos como Controle no
gerenciamento de Projetos. Nesse momento, devemos analisar os erros cometidos e recomear o
ciclo PDCA, planejando outra vez a atividade. A cada ciclo, temos mais informaes sobre as
caractersticas do processo e, consequentemente, teremos tido melhorias contnuas como
resultado.
A metodologia agrupa os processos de gerenciamento em tpicos associados aos grupos de
processos: iniciar; planejar; executar; monitorar e controlar; e encerrar o projeto.
O fato de adotar uma metodologia no quer dizer que ela deva ser aplicada da mesma maneira
em todos os projetos da organizao. Dependendo da tipicidade e complexidade, a equipe do
projeto ir dispender mais ou menos esforo em seu gerenciamento. O gerente do projeto, com a
colaborao de sua equipe, o responsvel pela determinao do grau adequado de rigor a ser
usado em cada processo de gerenciamento, para um especfico projeto.
Existem vrios tipos de projetos em uma empresa. Eles se diferenciam quanto ao porte e quanto
ao produto ou servio a ser desenvolvido. A metodologia compatvel e adequada para uma
grande variedade de tipos e tamanhos de projetos.
33
Project Model Canvas foi proposta por (Finnochio, 2013). uma metodologia que necessita de
uma folha em formato A1 e alguns blocos de papel pequeno adesivo. O gerente de projetos
coordena um brainstorming com sua equipe e o cliente para que todos construam juntos o incio
do processo, tendo ao mesmo tempo uma viso de conjunto sobre seus objetivos, fases, custo e
benefcios.
Essa sistemtica permite que as informaes coletadas comecem a ser organizadas em blocos e
integradas em conjuntos. Premissas, restries, custos, stakeholders, cronogramas e custos so
extrados da folha a partir de integraes previstas na metodologia.
Project Model Canvas prope ser uma ferramenta prtica que organiza as ideias, deixe claros os
objetivos e fases e torne todo o processo compreensvel rapidamente, mesmo para quem no
est familiarizado com a nomenclatura tcnica - e que muitas vezes quem tem o maior poder,
como clientes e direo.
Project Model Canvas uma metodologia inspirada nos livros "Business Design" e "Business
Model Generation".
(Finnochio, 2013) exemplifica que Business Model Generation uma maneira de fazer um
Plano de Negcio claro, conciso, simples, visual, onde abre-se a possibilidade de um
processamento muito mais rpido e intuitivo. Isso permite tornar o projeto mais claro para a
equipe e os stakeholders e tambm acelerar a organizao.
(Finnochio, 2013) refora que planos so modelos mentais. Para elaborar um plano de projeto
nossa mente precisa compreender o presente, enxergar a dinmica dos stakeholders, imaginar o
estado futuro desejado e pensar no trabalho para chegar at l. Pginas de arguio em textos
podem ser substitudos por uma pequena tabela ou um grfico. mais fcil pensar e planejar
visualmente.
A maior dificuldade que o gerente de projeto enfrenta que o mundo do gerenciamento clssico
pede muita informao. S que na prtica essa informao no existe de maneira organizada. Na
prtica, quando voc comea um projeto, aquelas informaes no existem, no esto
formalizadas e muito difcil formaliz-las. A chave buscar um modelo onde a informao
trabalhada em conjunto, ela extrada dos stakeholders em tempo real. Porque se voc parar e
esperar por toda as informaes pra comear o projeto, voc no anda. Se voc for esperar todos
os documentos voc no tem informao. necessrio um trabalho em conjunto para engajar as
partes interessas, para que colaborem para que em tempo real as pessoas formem um modelo
mental do projeto e as informaes sejam extradas em tempo real, de maneira colaborativa,
menos pesada.
Metodologia SCRUM
Scrum um framework dentro do qual pessoas podem tratar e resolver problemas complexos e
adaptativos, enquanto produtiva e criativamente entregam produtos com o mais alto valor
possvel. Scrum : leve, simples de entender, extremamente difcil de dominar.
Scrum um framework estrutural que est sendo usada para gerenciar o desenvolvimento de
produtos complexos desde o incio de 1990. Scrum no um processo ou uma tcnica para
Gerenciamento da Integrao
34
construir produtos; em vez disso, um framework dentro do qual voc pode empregar vrios
processos ou tcnicas.
O framework Scrum consiste nas equipes do Scrum associadas a papis, eventos, artefatos e
regras. Cada componente dentro do framework serve a um propsito especfico e essencial
para o uso e sucesso do Scrum.
Metodologia UPMM
Introduo
(Sampaio, 2013) explica que a melhoria contnua do desempenho um objetivo comum a todas
as organizaes. Todas elas querem aumentar sistematicamente o retorno sobre o investimento
(ROI), minimizar os custos, conquistar o mercado mais rpido com produtos e servios
melhores, aumentar a satisfao dos clientes, acionistas, reguladores e colaboradores. Uma
metodologia de gerenciamento de projetos que promova uma abordagem enxuta (sem
desperdcio) e gil (flexvel e que suporte boa relao interpessoal) transforma-se, assim, em um
importante instrumento para melhorar o desempenho organizacional.
Gerenciamento da Integrao
35
esforo planejado para articular de forma sincronizada conhecimento, atravs de capacitao
contnua; regras de suporte institucional de projetos (governana) e ferramentas e tcnicas
especficas (tecnologia) e tudo isto visando habilitar PESSOAS a trabalhar de forma mais
eficaz.
Isto significa dizer que melhorar o desempenho de projetos nas organizaes requer uma
perspectiva corporativa que reconhea a interao entre o planejamento estratgico e o
gerenciamento de portflio, de programa e de projetos, num esforo adequadamente suportado
por tecnologia e pelo desenvolvimento sistemtico de competncias. Este conjunto d ensejo
criao e manuteno de uma comunidade de prticas de GP com pensamento crtico e com
processo de tomada de deciso diferenciados. Desta forma, necessrio haver o gerenciamento
de mudana organizacional, porque a melhoria envolve modificaes no modo como as pessoas
pensam, se organizam e percebem seus papis e responsabilidades (inclusive as de prestar
contas pelo que fazem e de responder pelos resultados dos projetos nos quais estejam
envolvidas).
A figura a seguir, representa os elementos que so requeridos para melhorias no desempenho do
gerenciamento de projetos. O foco deste artigo justamente a metodologia de gerenciamento de
projetos individuais, base para a implementao de processos integrados de GP nas
organizaes.
CPI*
* Continuous Process
Improvement
Support
(PMO)
Organization
Methodology,
Tools, Techniques
Knowledge Transfer
and Management
Sustained Management
Commitment & Strategic Alignment
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Gerenciamento da Integrao
37
Esforos de gerenciamento de mudana organizacional envolvem a mdia gerncia e seus
clientes. O fundamental ir alm do ponto de vista centrado no projeto individual para uma
viso de mltiplos projetos, organizacional. Uma metodologia efetiva elimina algumas das
causas do desempenho pobre em projetos, como, por exemplo, um prolongamento do escopo
causado por requisitos mal levantados, mal definidos ou mal documentados, bem como o
descontrole de suas alteraes. Uma metodologia consistente de GP apia o gerenciamento de
portflio por assegurar que somente projetos estrategicamente alinhados e com casos de negcio
slidos sejam iniciados. Esta deve ser uma mudana chocante para os stakeholders (em
particular a mdia gerncia e seus clientes) cujas preferncias pouco embasadas eram at ento
suficientes para garantir a continuidade de seus projetos preferidos, tambm conhecidos como
projetos de estimao (pet projects).
A implementao da metodologia deve enderear estas questes confrontando a mdia gerncia
e seus clientes por meio da educao e da motivao a partir do nvel snior, bem como por um
processo de monitoramento que correlacione comprometimento com resultados e a prestao de
contas pelo trabalho realizado.
E h, tambm, a questo do timing da mudana: quando uma equipe est a pleno vapor na
execuo de um determinado processo, interromp-la para revises metodolgicas tende a ser
devastador e incuo para implementao de melhorias. O gerenciamento efetivo de mudanas
requer necessariamente que a marcha do trabalho seja reduzida o suficiente para que alternativas
ao curso de ao corrente possam ser produzidas, avaliadas e implantadas.
Gerenciamento da Integrao
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longo de mltiplos projetos aumentam a eficincia com o passar do tempo. Prticas consistentes
ao longo de projetos reduzem as curvas de aprendizagem e aumentam a habilidade da
organizao de deslocar as pessoas entre os projetos. Toda a organizao se beneficia com o
aumento progressivo de seu nvel de maturidade em GP.
Gerenciamento da Integrao
39
estes diferentes tipos o volume de informaes e controles (atravs respectivamente de
templates e marcos/gates) que correspondam a uma boa relao custo X benefcio deste
esforo. Por exemplo, aos projetos de pequeno porte (e as regras desta definio devem ser
arbitradas pela organizao) deve caber um esforo de documentao e acompanhamento
compatvel com a importncia relativa e impacto assumidos por projetos desta categoria dentro
do portiflio da empresa. As definies dos atributos de categorizao dos projetos devem ser
de acesso restrito aos gerentes e especialistas, e normalmente cabe ao Escritrio de Projetos
faz-lo.
Gerenciamento da Integrao
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Como j expus anteriormente, metodologia no implica numa quantidade exaustiva de papelada
e burocracia. Entretanto, para ser eficaz deve ter elementos essenciais tais como:
O entendimento sobre os objetivos e as restries do projeto.
Um plano documentado com uma lista de atividades, num nvel apropriado de
detalhamento, entregveis esperados e uma agenda de tempo e oramento realistas.
O entendimento comum sobre como a equipe ir se comunicar e gerenciar informaes.
O entendimento claro sobre os papis e responsabilidades.
As expectativas gerenciadas.
O controle da qualidade.
As revises ps-projeto.
O gerenciamento de risco, a comunicao e o controle de mudana esto encaixados nos itens
de agendamento, oramento, monitoramento do progresso e expectativas gerenciadas. H vrios
meios de execut-los, mas o objetivo faz-lo com o menor esforo de documentao enquanto
se controla adequadamente a satisfao e a complexidade das necessidades. Por exemplo, o
tamanho do projeto e a experincia da equipe e do gerente de projetos tambm devem ser
critrios de definio da quantidade de marcos/gates necessrios para o adequado
monitoramento da performance e manuteno do controle. Num projeto pequeno, um
documento nico pode ser suficiente para definir objetivos e estabelecer o plano, enquanto num
projeto grande vrios documentos devem ser necessrios para executar esta mesma tarefa
(Sampaio, 2013).
Por exemplo, existem no mbito da Tecnologia da Informao as abordagens iterativa x linear tipo waterfall; ou, no
contexto da engenharia civil, diferentes mtodos construtivos, tais como estruturas pr-moldadas X montadas no
prprio canteiro de obras.
Gerenciamento da Integrao
41
de vida do projeto. A vantagem de t-las separadamente possibilitar o uso de uma mesma
metodologia de GP para vrios ciclos de vida diferentes, facilitando a manuteno dos mtodos.
J a combinao das abordagens tende a gerar menos complexidade do que a necessidade de
sincroniz-las adequadamente, tornando esta alternativa um pouco mais vantajosa para as
equipes de projeto menos familiarizadas com as prticas de GP de forma integrada.
M
E
T
O
D
O
L
O
G
I
A
de
Seleo
Planejamento
Iniciao
Encerramento
Execuo
Reporte do Status
C
O
N
T
R
O
L
E
G
P
Gate 0
Reviso
Estratgica
Negcio
Anlise
Preliminar
Gate 1
Reviso
Soluo
Anlise
Detalhada
Gate
3
Gate 2
Gate 5
Reviso da
Disponibilidade
Operacional
Reviso
Arquitetura
Tcnica
Projeto
Gate
4
Desenvolvimento
Implementao
Operao
Assistida
Rollout
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Gerenciamento da Integrao
43
Gerenciamento da Integrao
44
Melhoria Contnua
Metodologia um corpo vivo de conhecimento no qual melhorias devem ser feitas
continuamente.
Na metodologia do IIL, a UPMM, inclumos uma etapa chamada Melhorias Contnuas
(Ongoing Improvement). Sua contribuio so as lies aprendidas dos projetos num
determinado perodo junto com os exemplos de melhores prticas, questes mais freqentes,
comentrios dos que exercem gerenciamento de projetos e os resultados dos esforos de
benchmarking. O resultado so refinamentos da metodologia, incluindo novos processos,
mudanas de fases, marcos/gates, templates, exemplos e atualizao da base de
conhecimento.
Melhorias contnuas asseguram que a metodologia permanecer relevante para a organizao e
esta relevncia se traduz na aceitao e nos resultados de seu uso contnuo, os quais, por sua
vez, acabam por conduzir a uma metodologia adotada como natural para a conduo dos
projetos. Advm deste ciclo virtuoso excelncia da performance e evoluo do nvel de
maturidade em GP na organizao.
Concluso
O gerenciamento de projetos um processo de misso crtica. O desenvolvimento e a
implantao de metodologia so um programa dentro de um outro, mais amplo, de melhoria
contnua do gerenciamento de projetos, conduzindo elevao paulatina do nvel de maturidade
em GP. A metodologia indica uma orientao do trabalho a ser realizado e o supremo
reconhecimento de que a melhoria do processo o instrumento-chave da melhoria do
desempenho organizacional.
A metodologia , ainda, a parte central do conhecimento das organizaes. Uma ferramenta de
gerenciamento de metodologia/conhecimento um caminho para desenvolver e apresentar o
conhecimento diretamente na estao de trabalho do colaborador, transferindo informaes e
enriquecendo a construo da competncia em GP.
Gerenciamento da Integrao
45
A consistncia metodolgica no significa que todos devam fazer o mesmo, sempre, para todos
os projetos. Uma boa metodologia inclui processos escalonados que possibilitam uma
abordagem enxuta e gil, que fundamentada na flexibilidade e na eliminao, ou na
manuteno sob controle da papelada e da burocracia. A metodologia busca um
balanceamento dinmico entre a flexibilidade e o controle, atravs da observao disciplinada
de processos e, dentro deles, de fases e marcos/gates, adaptada s necessidades de cada
projeto dentro do contexto das necessidades da organizao e de seu portflio de
empreendimentos.
P - Plan (Planejar) Este o primeiro passo do ciclo de melhoria continua. Este passo
o responsvel pelo desenho do processo ao qual se quer ter o conceito aplicado.
D - Do (Executar) Esse passo a execuo da etapa anterior de planejamento. Consiste
em executar o que foi planejado e a coleta de dados para futura anlise.
C - Check (Checar) Aqui teremos a anlise e verificao dos dados coletados
anteriormente. Nesse passo onde sero detectados as possveis falhas e erros que no
estavam previstos no desenho do processo.
A - Act (Agir) este a ltimo passo do ciclo, aps ser concludo, o PDCA inicia um
novo ciclo. Aqui so aprimoradas as correes e tambm definidos os planos de ao
para o melhoramento da eficincia e eficcia.
(Coghi, 2008) descreve uma metodologia para gerenciar projetos, programas e portflio
intitulada Otmma3 PPM, como sendo 3 ciclos PDCA, um dentro do outro, como na figura:
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4.0 Gerenciar as Incidncias Problemticas Gerenciamento das Incidncias
Problemticas um dos processos mais importantes, e uma habilidade que todos os gerentes
de projetos deveriam possuir e saber a fundo.
5.0 Gerenciar as Mudanas O propsito do gerenciamento das mudanas do escopo para
assegurar que qualquer mudana ser documentada e aprovada pelo patrocinador do projeto.
6.0 Gerenciar a Comunicao A Comunicao de forma efetiva um fator vital para o
sucesso do gerenciamento das expectativas dos clientes e das partes interessadas.
7.0 Gerenciar os Riscos Riscos referem-se a futuras condies ou circunstncias que
existem e que esto fora do controle da equipe do projeto, e podem ter um impacto adverso no
projeto se os mesmos ocorrerem.
8.0 Gerenciar os Recursos Humanos Quanto maior o projeto, mais recursos humanos so
requeridos, e mais rigorosos devem ser os processos em relao a aquisio, desenvolvimento
e gerenciamento dos mesmos.
9.0 Gerenciar a Qualidade e as Mtricas Esse passo apresenta a melhor abordagem para
executar os processos de controle da qualidade e de garantia da qualidade do projeto. As
mtricas so usadas para auxiliar nas decises, para informar se as expectativas esto sendo
superadas e para fornecer alguma indicao de tendncia que possa impedir que o projeto
tenha o sucesso.
10.0 Gerenciar as Aquisies O gerenciamento das aquisies o processo de planejar,
contratar e gerenciar a aquisio de bens e/ou servios externas. Isso refere-se
especificamente aos vendedores e aos fornecedores.
A metodologia TenStep Processo de Gerenciamento de Projetos, foi projetada para
fornecer as informaes necessrias para os indivduos, e para as empresas obterem sucesso
no gerenciamento de projetos de todos os tipos e de qualquer natureza. Voc vai encontrar
tudo que voc precisa para ser um excelente gerente de projetos, atravs de uma abordagem
passo-a-passo (step-by-step), comeando com o bsico e tornando-se complexo para projetos
mais especficos. A metodologia TenStep PGP flexvel e escalvel e permite que voc
gerencie todos os seus trabalhos em formato de projetos. A filosofia bsica "uma
metodologia grande para projetos grandes, uma metodologia pequena para projetos
pequenos". A metodologia TenStep PGP lhe d o suporte que voc precisa para gerenciar
projetos de todos os tipos e de qualquer tamanho.
Gerenciamento da Integrao
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As ferramentas que compem um PMIS podem focar mais em uma rea de conhecimento
especfica, como, por exemplo: foco em riscos (Crystalball, @Risk, Risk+, etc.), foco em
qualidade (JMP, Quality Tools Online, SixSigma, SPC for Excel, etc. ), em Gesto Estratgica,
como o Balanced ScoreCard, visando alinhar o gerenciamento de projetos estratgia da
empresa e melhorar os subsdios para tomada de deciso; foco individual ou mais corporativo,
visando a gesto do portflio da empresa e fornecendo informaes importantes sobre diversas
reas de conhecimento e neste caso, chamarei neste artigo de soluo ao invs de ferramenta,
pois compreendem um conjunto de ferramentas integradas para o apoio a gesto de
empreendimentos e tomada de deciso. Na gesto de empreendimentos complexos
fundamental utilizarmos solues de cunho corporativo.
Conforme (Almeida, 2013), estas solues de Gesto de Portflio so na sua maioria
classificadas como PPM (Project Portfolio Management) Suites e fornecem este link entre a
estratgia e o gerenciamento de projetos.
A maioria destas solues fornece as seguintes caractersticas, entre outras:
- Padronizao e automao do processo de Governana;
- Um repositrio nico (Central de Projetos), que permite consolidar negcios e investimentos,
melhorando a visibilidade e a gesto de todos os empreendimentos em um nico painel de
controle. Esta viso fornece informaes importantes para a tomada de deciso, como
indicadores grficos e quantitativos de performance dos empreendimentos agrupados de acordo
com as necessidades, como por exemplo por objetivo estratgico ou unidade de negcio;
- Cenrios de hipteses para identificar opes e selecionar o portflio ideal, levando-se em
contas as restries de tempo, custo e recursos e os objetivos estratgicos;
- Gesto de recursos de forma corporativa, fornecendo a disponibilidade, respectiva utilizao e
onde esto alocados os recursos existentes na empresa;
- Relatrios de Desempenho dos empreendimentos, como, por exemplo, Retorno sobre
Investimento (ROI), Anlise do Valor Agregado (EVM), Indicadores de Performance de Tempo
e de Custos, etc.;
- Possibilidade de integrao com as ferramentas da sua linha de negcio, como ERP, CRM,
RH, etc.;
- Funcionalidades para que as equipes compartilhem objetivos, informaes, lies aprendidas,
modelos, documentos, pendncias, riscos, etc.;
- Colaborao e acompanhamento online dos empreendimentos.
Planejar as ferramentas que iro compor os Sistemas de Informaes de Gerenciamento de
Projetos imprescindvel. Precisamos planejar a soluo tanto com relao aos requisitos
tcnicos quanto de negcios.
Segundo (Almeida, 2013), o primeiro passo definir os objetivos do SIGP e os benefcios
esperados com sua implementao. Na figura a seguir, observamos o contexto organizacional do
gerenciamento de portflio, onde podemos analisar os requisitos de negcio de acordo com suas
partes integrantes:
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Fonte: Adaptado do Standard for Portfolio Management. PMI (2008b)
O segundo passo definir os requisitos tcnicos das ferramentas a serem adquiridas. A norma
ISO 9126 (ABNT, 2003, Apud Junior e Martimiano, 2010), chamada de Engenharia de
Software Qualidade de Produto define algumas caractersticas especficas para o software:
A figura a seguir, mostra o quadrante onde as principais solues esto classificadas segundo o
Gartner Group (para maiores informaes, acesse www.gartner.com). O Gartner define os
quadrantes e suas caractersticas:
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alto para PPM, mais de 100 usurios finais, maturidade alta em PPM (pelo menos 3) e se a
integrao com outros sistemas for prioridade. As principais caractersticas destas ferramentas
so:
Niche Players As empresas devem optar pelas ferramentas consideradas nicho de mercado se
tem um plano de investimento de curto prazo (1 ano), focam em apenas alguns domnios do
processo de PPM, no tem alta maturidade em GP, a integrao no o fator relevante, no
possui ou possui um oramento pequeno para PPM, e sua maturidade em PPM baixa. As
principais caractersticas destas ferramentas so:
Gerenciamento da Integrao
54
Enfim, implementar um PMIS uma tarefa rdua e desafiadora, mas que bem feito, trar
benefcios e resultados fundamentais para as empresas continuarem competitivas no mercado.
(Zanin, 2013) sugere um Sistema de Pontuao no qual as organizaes poderiam utilizar-se
para escolher um PMIS que melhor se adeque aos seus requisitos:
6
7
Peso
Ferramenta #1
Pontos Total
Ferramenta # 2
Pontos
Total
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8
9
10
11
12
13
14
Governana e Segurana
15
16
17
Exibio e Reporte
18
19
20
21
Peso
Peso
Ferramenta #1
Pontos Total
Ferramenta # 2
Pontos
Total
Ferramenta #1
Pontos Total
Ferramenta # 2
Pontos
Total
Gerenciamento da Integrao
56
22
23
Comunicao e Colaborao
24
25
26
Ajuda e Treinamento
27
28
30
Peso
29
Peso
Peso
Peso
Ferramenta #1
Pontos Total
Ferramenta # 2
Pontos
Total
Ferramenta #1
Pontos Total
Ferramenta # 2
Pontos
Total
Ferramenta #1
Pontos Total
Ferramenta # 2
Pontos
Total
Ferramenta #1
Pontos Total
Ferramenta # 2
Pontos
Total
Gerenciamento da Integrao
57
31
32
Totais (todas as
categorias):
Gerenciamento da Integrao