Gestin de la informacin

El termino gestin se utiliza en su ms amplio sentido de la palabra,

refirindonos a todo un conjunto cada vez mayor y ms compacto de teoras y
de tcnicas que nos van a permitir optimizar, o lo que es lo mismo, obtener el
mximo provecho de los recursos con los que se cuenta, y de las actividades
que se realicen.
Objetivos:
Los objetivos bsicos de la gestin de recursos de informacin para la
investigacin son:

Maximizar el valor y los beneficios del uso de los recursos para alcanzar
las metas y los objetivos propuestos
Minimizar el costo de adquisicin, procesamiento, uso y disposicin de
los recursos
Fijar la responsabilidad de cada miembro para el uso efectivo y eficiente
de los recursos en cada unidad, departamento o grupo de investigacin.

Funciones:
La gestin de la informacin tiene las funciones siguientes de apoyo a la
investigacin:
a) Determinar las necesidades internas de informacin (relativas a
las funciones, actividades y procesos administrativos del centro de
investigacin o departamento universitario) y satisfacerlas
competitivamente.
b) Determinar las necesidades de informacin externa del centro y
satisfacerlas competitivamente
c) Desarrollar la base informativa de la institucin y garantizar la
accesibilidad a la misma; y posteriormente desarrollar la estructura
informativa institucional y garantizar la operatividad de la misma
d) Optimizar el aprovechamiento de la base y la estructura informativa del
centro de investigacin para incrementar su productividad o el
rendimiento de la inversin
e) Manejar eficientemente los recursos institucionales de informacin,
mejorar las inversiones sucesivas en los mismos y optimizar su valor y
su aprovechamiento
f) Garantizar la integridad y accesibilidad de la memoria corporativa
g) Establecer, apicar y supervisar los procedimientos relativos a la
seguridad de la informacin de la institucin
h) Optimizar el flujo de la informacin de la organizacin y el nivel de las
comunicaciones

i) Evaluar peridicamente la calidad e impacto del soporte informativo

para la gestin y el desarrollo de la institucin
j) Entrenar a los miembros de la organizacin en el manejo o la utilizacin
de los recursos informativos internos
k) Garantizar la calidad de los productos informativos (difundibles o no) de
la organizacin y asegurar una difusin efectiva
Estas funciones pueden asociarse tericamente con las que debera asumir
en una organizacin un gestor de informacin.
Recursos
Para gestionar contamos con una serie de recursos. Para estudiar cada uno
de estos recursos vamos a diferenciar:

Recursos
Recursos
Recursos
Recursos
Recursos

de informacin
tcnicos
tecnolgicos
humanos
conceptuales

Recursos que ultimanete parecen agruparse en solo tres: informativos,

humanos y econmicos.
PAEZ identifica como recursos de informacin a toda la documentacin textual
y no textual o interna, formal o informal, de la organizacin:
1. Las fuentes de informacin primarias, internar y externas, de la
organizacin
2. Las fuentes secundarias (ndices, catalogos, localizadores, directorios y
repertorios institucionalmente elaborados diccionarios de elementos
informativos de la organizacin, etc.) ya sean elaboradas o no dentro de
la organizacin
3. Las fuentes terciarias de la informacin, internas y externas
4. Las bases de datos institucionales y extra-institucionales
5. Los productos informativos de la organizacin (comerciables o
resutantes de la agregacin de valor a los institucional o extrainstitucionalmente disponibles)
Si hacemos una divisin segn el servicio que prestan al usuario, los recursos
de informacin se pueden dividir en cuatro grandes clases segn Horton:
1. Fuentes de informacin. Un individuo o una organizacin un lugar que
facilita la informacin necesaria y los datos a los usuarios. Responde al
interrogante donde y quien. Ejemplos: pueden ser el jefe, un
bibliotecario, un ordenador, el editor, etc.
2. Servicios de informacin. Son utiles para ofrecer a los usuarios la
ayuda que precisan para encontrar la informacin necesaria. Ejemplos

son: oficionas de informacin, servicios de referencia de las bibliotecas,

servicios de asesora, micrografa, indizacin y resumen, busqeudas, DSI,
etc.
3. Productos de informacin. Constituyen una mercanca til ofrecida a
los usuarios para ayudarles a encontrar la informacin necesaria, tales
como los documentos secundarios.
4. Sistema de informacin. Configuran procesos o procedimientos
estructurados a travs del cual la informacin o los datos son recogidos,
organizados y distribuidos a los usuarios. La recogida de datos es la
entrada y os informes son las salidas.
Dos se las cuatro clases de recursos se refieren al significado: fuentes y
sistemas; los otros dos a la finalidad: productos y servicios.
Como podemos observar esta ultima clasificacin y tipologa es mas amplia
e incluye dentro de recursos de informacin prcticamente el resto de los
recursos. Aunque evidentemente los recursos econmicos, por ejemplo. No
aparecen a primera vista que tengan que ver con el desarrollo de nuestro
trabajo, ni con el hecho de gestionar informacin, si son importantes,
porque entre otras cosas, para gestionar informacin efectivamente
necesaitamos un presupuesto, y viceversa, una buena gestiona de la
informacin de la que dispone un centro tiene repercusiones econmicas.
De esta manera, y a nivel de gestin de informacin, debemos considerar
que recursos de informacin serian << una configuracin de personas,
software, hardware, material, espacio, informacin y otros << recursos de
entrada>> que se describen ampliamente como funciones de
almacenamiento y manejo de informacin, o alternativamente, como
fuentes de informacin, servicios y sistemas>>
Los recursos tcnicos son de dos tipos: los recursos opracionalers y las
herramientas.
Entre los recursos operacionales se incluyen:
1. Los servicios de seleccin, tratamiento, almacenamiento y difusin de
la documentacin de la institucin
2. Los servicios internos y externo de automatizacin y procesamiento
de datos
3. Los productores externos de informacin
4. Los sistemas de informacin gerencial, administrativo y de soporte a
la toma de desiciones con los que cuenta la unidad
5. Los servicio internos o externos de reprografa
6. Las unidades departamentales de produccin informativa
En la categora de las herramientas se incluiran las tcnicas y los formatos
para:

1. La determinacin de las necesidades de informacin de los usuarios

2. La determinacin y formacin de flujos de informacin
3. La evalucion del uso y aprovechamiento de los recursos, servicios y
sistemas de informacin de la organizacin
4. El diseo y la organizacin de sistemas de informacin
5. La evaluacin de la eficiencia de los sistemas de informacin de la
institucin
6. La definicin y cumplimiento de normas relativas a la generacin y
manejo de la documentacin, el diseo , la implementacin y el
desarrollo de los recursos de informacin automatizados, el
funcionamiento de los servicios informativos internos y el suso de la
informacin institucional
7. La evaluacin del ambiente organizacional en funcin de su dinmica
informativa
8. La agregacin de valor a los productos informativos de la organizacin
9. La determinacin del costo/beneficio de las actividades informativas de
la organizacin
10.La determinacin del valor y el rendimiento de los recursos informativos
y tecnolgicos de la organizacin
11.La incorporacin de niveles competitivos de informacin en las
actividades organizacionales
12.El entrenamiento o formacin de los usuarios de los recursos
informativos de la organizacin
Los recursos tecnolgicos, ltimamente incluidos dentro de los recursos de
informacin, engloban los que convencionalmente se identifican como:
1.
2.
3.
4.
5.

Hardware
Software
Perifiericos para la impresin
Perifricos para las telecomunicaciones (correo electrnico, fax, etc)
Redes de comunicacin

Recursos humanos. Son el personal que forma parte de cyalquier institucin.

Sediferencian de los materiales y financieros en cuanto a que sus potenciales,
su capacidad de futuro, su desarrollo, es muy amplio e incluso imposible de
determinar. En cualquier punto del desarrollo de los recursos humanos, este
puede modificarse por diferentes vas, como son informacin, motivacin, e
integracin, apareciendo nuevos potenciales humanos que no existan al
comienzo.
Recursos econmicos. El presupuesto y la financiacin de las unidades de
informacin depende de su estatuto y de su naturaleza. Las principales
partidas de gastos son los siguientes:

1. La remuneracin del persona, que es, con las cargas que le son anexas,
la partida mas importante en todas las unidades y representa
generalmente mas de la mitad de los gastos
2. La adquisiscion de documentos, que viene en segundo lugar, pero que,
en laguns casos extraordinarios, puede superar los costes de personal
3. Las suministros
4. El equipamiento
5. Las comunicaciones
Los recursos conceptuales. Equivalen al conjunto de conocmientos teoricos
y metodolgicos de que hace uso la GI para lograr el cumplimiento de sus
objetivos. Entre estos recursos conceptuales se identifican:
a)
b)
c)
d)
e)

La gestin de recursos y servicios de informacin

La teora de la organizacin
El anlisis, diseli y evaluacin de sistemas de informacin
La investigacin de operaciones
La ciencia de la informacin y documentacin

Bibligrafa:

Chain Navarro, Celina (1995), Introduccion a la gestin y nalisis de recursos de

informacin en ciencia y tecnologa. Edicion de COMPOBELL . Murcia.
http://books.google.com.mx/books?
id=dAMavsy7ebMC&pg=PA26&dq=gestion+de+la+informacion+definicion&hl
=es&sa=X&ei=teQ1VLqYJYSfyASa9YDIDg&ved=0CDAQ6AEwAg#v=onepage&q
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