CONTABILIDAD I

GUIA UNIDAD II

UNIDAD II : LA CUENTA
2.1. LA CUENTA CONCEPTO :
La Cuenta es la unidad bsica de la Contabilidad, cuyo objetivo principal es el de controlar las operaciones
realizadas por el titular de la misma.
La Cuenta es la unidad bsica contable que agrupa elementos de igual naturaleza, y a travs de la cual se
reflejan las variaciones cuantitativas de ese determinado rengln del Patrimonio.
Cuenta es el registro de valores homogneos relativos a una persona o cosa, bajo un ttulo apropiado, que
facilita la interpretacin de las operaciones en los libros.
El concepto ms acertado de la cuenta que se podra ilustrar sera :
Las Cuentas son las series de partidas deudoras y acreedoras originadas por las operaciones mercantiles de
una empresa.
2.2. LA CUENTA TIPOS :
Al clasificar las diferentes transacciones posibles de una organizacin, se agrupan aqullas de caractersticas
afines; viniendo a constituir las Cuentas. De esta manera se abre una cuenta para cada tipo de operacin que
se desee controlar por separado.
Ejemplos :
Todas aquellas operaciones que involucren entradas o salidas de dinero efectivo, se registrarn en una cuenta,
que suele llamarse : Caja, Efectivo, (o Banco...).
Todas las deudas contradas con proveedores se suelen registrar en una cuenta denominada Cuentas por
Pagar, y las acreencias con los clientes, en la de Cuentas por Cobrar, y as sucesivamente.
Una vez asignado un nombre a una cuenta, no se le debe cambiar durante el perodo econmico. Debe
procurarse que el nombre que se asigne sea explcito y representativo de los conceptos que registra la cuenta.
Las cuentas se llevan con el fin de recoger las alteraciones que se producen en los elementos de Activo,
Pasivo y Capital; debidas a las operaciones efectuadas en el negocio.
Cada operacin afectar por lo menos a dos cuentas, debido a que cada una tendr una CAUSA y un
EFECTO, por iguales montos.
Las Cuentas pueden ser clasificadas desde diversos ngulos, pero hay dos clasificaciones de especial
importancia.
A.- La primera de estas clasificaciones es la que divide las cuentas de acuerdo a su naturaleza especfica,
pudiendo ser las mismas :
1.- Reales o de Valores
2.- Nominales o de Resultados
3.- Mixtas o Transitorias

UNIDAD II (CUENTA)

4.- De Orden
5.- De Valuacin
1.- CUENTAS REALES O DE VALORES :
Son aquellas que representan o constituyen bienes, derechos u obligaciones contractuales de la empresa,
determinando su patrimonio; por lo tanto, comprendern todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital y que
vienen a conformar el Balance General de la empresa.
Las cuentas de Valores Activos, representan los bienes de la empresa y como tales figuran en el ACTIVO.
Pueden controlar bienes materiales tangibles, Bienes Intangibles, Crditos a favor de la empresa . Estas
cuentas para figurar en el Activo, deben tener saldo DEUDOR.
Las cuentas de Valores Pasivos, representan las obligaciones contradas por la empresa, y como tales figuran
en el PASIVO. Ejemplos : Hipotecas a Pagar, Efectos a Pagar, Impuestos a Pagar, etc.
Las Cuentas Reales son las siguientes :
Caja, Bancos, Cuentas y Efectos por Cobrar, Depsitos, Mercancas, Terrenos, Edificios, Muebles y Enseres,
Equipos, Vehculos, Seguros Pagados por Anticipados, Patentes, Concesiones, Cuentas y Efectos a Pagar,
Sueldos por Pagar, Impuestos por Pagar, Hipotecas a Pagar, Cuentas de Capital, etc.
Llmense entonces reales, porque el saldo de una cuenta de este tipo constituye siempre algo que se tiene o
algo que se debe y cuyo monto puede ser realmente comprobado con el bien o con la obligacin existente.
Ejemplos :
As el saldo de la cuenta Caja tendr que coincidir con el dinero en efectivo que se tiene en ese momento
en la empresa.
La Cuenta de Bancos, constituye la suma que se tiene disponible en un instituto de ese tipo y cuyo monto
puede ser comprobado a travs del Estado de Cuenta que enva el mismo.
El saldo de Cuentas a Cobrar, tendr que coincidir y est representado por los originales o las copias
aceptadas de las facturas que se le adeuda a la empresa, lo cual constituye derechos a favor.
La cuenta de Mobiliario, representa los bienes de este tipo que posee la empresa, constatables a travs de
su existencia real.
En conclusin, puede decirse entonces que, salvo las Cuentas de Valuacin y las de Orden, todas las cuentas
que van al Balance General son Cuentas Reales.
Activo : Viene a constituir todos los bienes y derechos que tiene una empresa, estos bienes pueden estar
parcial o totalmente pagados.
Pasivo : Es un conjunto de deudas y obligaciones de una empresa individual o colectiva.
Capital : Es la diferencia que existe entre el Activo y el Pasivo o tambin lo podemos definir como la parte
formada por las aportaciones de los propietarios ms las ganancias, y menos las prdidas.
Es un derecho residual sobre el Activo, despus de pagado el Pasivo.
2.- CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADOS :

Son las que registran las partidas de Ingresos y de Gastos, y que integrarn el Estado de Ganancias y
Prdidas de la organizacin y se cancelan al final del ejercicio.
Estn integradas por las cuentas que explican las fuentes o causas de los Ingresos y Gastos y no representan
derechos u obligaciones de la empresa, sino hechos que afectan el capital, es decir, son cuentas temporales

UNIDAD II (CUENTA)

que reflejan las diversas transacciones llevadas a cabo por el comerciante en el desarrollo del ejercicio
econmico y al trmino del, cuando se cancelan.
Son las que indican los EGRESOS e INGRESOS de la empresa. Es decir, las que controlan los Gastos y
Beneficios (Prdidas y Ganancias) y determinan las disminuciones o aumentos del Patrimonio.
Son aquellas que registran las modificaciones del patrimonio de la empresa, por concepto de aumentos o
disminuciones del Capital, durante un ejercicio econmico.
Son aquellas que aumentan o disminuyen el Patrimonio de la empresa. Pertenecen y determinan el Estado de
Ganancias y Prdidas (Ingresos, Gastos y Costos).
Las Cuentas Nominales slo constituyen renglones para registrar durante el perodo contable, aquellas
partidas de Ingresos, Costos y Gastos, que van a determinar la Utilidad o Prdida del ejercicio.
Tienen pues estas cuentas un carcter provisional o transitorio, es decir, no estn destinadas a reflejar
permanentemente bienes u obligaciones, sino que su nico fin es determinar los resultados finales del
perodo, a fin de medir y conocer el incremento o la disminucin habido en el patrimonio neto o capital. Por
eso es que se conoce este tipo de cuenta como nominal, por constituir cuentas slo de nombre.
Al final del ejercicio contable, y una vez que se conoce la Utilidad o Prdida habida en el mismo, los saldos
de estas cuentas pierden toda significacin, por lo que se saldan o cierran mediante su traspaso a una
cuenta que se denomina Resultados o Ganancias y Prdidas.
De esta manera, todas las cuentas que aparecen en el Estado de Ganancias y Prdidas, son cuentas de
carcter nominal.
Las Cuentas Nominales son las siguientes :
Ventas, Rebajas y Devoluciones en Ventas, Compras, Fletes en Compras, Devoluciones y Rebajas en
Compras, Sueldo de Vendedores, Gastos de Viajes, Propaganda, Gasto de Reparto, Otros Gastos de Ventas,
Sueldos de Oficina, Gastos Generales, Impuestos, Intereses Ganados, Descuentos por Pronto Pago, Intereses
Gastos, Alquileres, etc.
No olviden lo siguiente :
a.- Todas las cuentas que indican EGRESOS PERDIDAS para la empresa, tendrn siempre SALDO
DEUDOR.
b.- Todas las cuentas que indiquen INGRESOS GANANCIAS para la empresa, tendrn siempre SALDO
ACREEDOR.
c.- Todas las cuentas que recogen los Egresos o Ingresos de la empresa, deben cerrarse (traspasarse) indirecta
o indirectamente, al final del ejercicio, a la cuenta principal PERDIDAS Y GANANCIAS.
Egresos : Gastos de dinero que tiene efectividad dentro de una empresa individual o colectiva.
Ingresos : Toda entrada de dinero que por cualquier concepto tenga lugar en una empresa individual o
colectiva.
3.- CUENTAS MIXTAS O TRANSITORIAS :
En determinados momentos el contenido de una cuenta, que normalmente es Nominal, puede ser parcial o
totalmente de naturaleza real, o a la inversa, cuentas reales pueden contener elementos de naturaleza
nominal. En estos casos se dice que esas cuentas son Mixtas o ms propiamente de Contenido Mixto. Es
precisamente ese carcter mixto de la cuenta lo que obliga a efectuar un anlisis de la misma a fin de

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determinar la parte de su contenido que es de naturaleza real y la que corresponde a elementos nominales.
Esto es de fundamental importancia para devolverle su verdadera naturaleza y poder en definitiva llevarla al
Estado Financiero que corresponda.
Ejemplo :
Suponiendo que en una empresa que cierra su ejercicio anual el 31 de diciembre, se efecta el 01/11 un pago
de Bs. 1.200,oo por la prima de un seguro de incendio. Como es normal en materia de seguros, este pago se
realiza por adelantado y tiene una cobertura de doce meses. El contador de la empresa registr el mismo en
la siguiente forma :
Seguros Pagados por Anticipado
Banco

1.200,oo
1.200,oo

En ese momento (01/11) la cuenta Seguros Pagados por Anticipado es una cuenta tpicamente real, por
constituir el derecho que tiene la empresa a que la compaa de seguros le cubra el riesgo durante un ao
(Activo Circulante); sin embargo, para el 31 de diciembre, fecha en la que se cierra el ejercicio de la
empresa, la cuenta Seguros Pagados por Anticipado, que contina con el mismo saldo, ya no puede decirse
que siga siendo totalmente real, pues no es cierto que para el 31 de diciembre est pagado por adelantado
Bs. 1.200,oo de seguros, ya que habiendo transcurrido dos meses, lo que realmente est pagado por
adelantado es Bs. 1.000,oo (es decir, lo que corresponde a los meses de enero a octubre del prximo
ejercicio), y la diferencia de Bs. 200,oo representa un gasto por ser la parte consumida o usada para cubrir el
riesgo de los meses de noviembre y diciembre.
De esta manera puede verse que la cuenta Seguros Pagados por Anticipado para el 31 de diciembre, es una
cuenta de Contenido Mixto y en esta situacin no se podra ubicar ni en el Estado de Ganancias y Prdidas,
ni en el Balance General, razn por la cual se requiere ajustarla para devolverle su verdadera naturaleza.
Esto se logra cargndole a una cuenta de Gastos el importe respectivo y abonndoselo a la cuenta de
Seguros Pagados por Anticipado :
Gastos de Seguro
Seguros Pagados por Anticipado

200,oo
200,oo

Por este procedimiento, la cuenta Seguros Pagados por Anticipado ha dejado de ser Mixta para recuperar
su carcter natural de cuenta real y con ese saldo, ya puede ser llevada al Balance General.
Es conveniente insistir entonces, en que no existe propiamente una tercera categora de cuentas que se opone
a las reales y a las nominales; es decir, por su propio carcter no existen especficamente cuentas mixtas;
sino que en un momento determinado, el contenido de una cuenta cualquiera (real o nominal) puede ser
mixta, cuando en l se incluyan elementos de ambas naturaleza y por lo tanto, no debe decirse que tal o cual
cuenta es mixta, ya que todas pueden ser potencialmente mixtas, pero esta condicin es transitoria y tiene su
origen en fallas en los procedimientos de registro que deben subsanarse mediante un ajuste de la misma, a
fin de devolverle su verdadera naturaleza.
Estas cuentas se emplearn para reflejar operaciones que, debido a contratos o situaciones eventuales,
impiden efectuar CARGOS o ABONOS a las cuentas correspondientes que reflejaran la operacin
comercial efectuada. Como su nombre lo indica, al cesar el contrato o la eventualidad que lo motiv, se
cancelan (anulan) de la contabilidad.
Ejemplo :

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Falta o sobra dinero en Caja; hasta que aparezca la persona que recibi o entreg el dinero, se abrir una
cuenta transitoria : DIFERENCIAS DE CAJA. Al conocer quin recibi o entreg el dinero, se cargar o
abonar a esta persona y se anular la cuenta transitoria. Existen diversas Cuentas Transitorias, tales como :
Mercancas en trnsito, Reclamaciones Pendientes, Partidas en Suspenso, etc.
4.- CUENTAS DE ORDEN :
Son las que sirven para reflejar ciertas clases de operaciones que, aunque interviniendo nuestra empresa, no
modifican ni alteran su patrimonio.
Muchas veces se efectuarn operaciones comerciales que NO alteran o transforman el patrimonio.
Son aquellas que, haciendo uso de las reglas del Cargo y del Abono, sirven para registrar una informacin de
inters contable que no afecta al patrimonio de la empresa.
Ejemplos :
Se tiene mercanca en el almacn y se decide dejarle EN DEPOSITO a un cliente parte de estas mercancas.
NO se le ha vendido mercancas, NO debe dinero, simplemente responder por las mercancas que se le ha
dejado en depsito.
Se tiene una letra de cambio (giro) para ser cobrada en Maracaibo. Se decide enviar esta letra de cambio al
Banco de Venezuela para que l se encargue de cobrar la letra (giro). NO se le ha vendido, simplemente se le
ha traspasado para que el Banco de Venezuela la cobre, pero la letra de cambio sigue siendo de la empresa.
En estos casos las cuentas utilizadas sern :
Depositarios de Mercancas
Mercancas enviadas en depsito
Banco Cuenta giros al cobro
Giros al cobro en Bancos
Las Cuentas de Orden aparecern en la parte del ACTIVO y la contrapartida, por la misma cantidad, en la
parte del PASIVO.
Las Cuentas de Orden suelen colocarse en el Balance General a continuacin de las Cuentas de Activos y de
las de Pasivo y Capital, en la siguiente forma :
Total Activo

XXXX

Cuentas de Orden
Fianzas Otorgadas
Mercancas Recibidas en Consignacin
Mercancas dadas en Prenda
Total Cuentas de Orden

XXXX
XXXX
XXXX
XXXX

5.- CUENTAS DE VALUACION O VALORACION :

Este grupo de cuentas tiene por objeto indicar las prdidas, lo ms aproximado posible, que han sufrido
algunos de los bienes, como consecuencia del tiempo o uso a que han sido destinados.
Son aquellas cuentas que tienen por objeto reflejar la prdida o disminucin acumulada en el valor de una
cuenta de activo, como consecuencia de un acto subjetivo de estimacin, a fin de que, mediante
contraposicin con dicha cuenta de activo, se obtenga el valor neto o contable de la misma.

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Al analizar renglones como Cuentas por Cobrar, Mobiliarios, Equipos de Reparto, Maquinarias, etc,
se encuentran dos tipos de fenmenos, que, aunque diferentes en esencia, tienen en comn el hecho de
constituir su monto producto de estimaciones subjetivas; estos fenmenos son la Provisin para Cuentas
Dudosas y la Depreciacin.
Entre las ms importantes estn :
Depreciaciones Acumuladas
Amortizaciones Acumuladas
Agotamientos Acumulados
Provisin para Incobrables
Provisin para Cuentas Dudosas no es ms que la estimacin que hacen los directivos de la empresa para
prever posibles prdidas futuras por Cuentas Incobrables, mientras que la Depreciacin es la parte que se
estima ha perdido por el uso o desuso el Activo Fijo de que se trate.
Por ltimo debe recordarse, que estas cuentas de Valuacin o Valoracin se presentan siempre en el Balance
General, restando a la cuenta de activo correspondiente.
Ejemplos :
Cuentas a Cobrar
Menos : Provisin para Cuentas Dudosas
Valor Neto

XXXX
XXXX
XXXX

Mobiliario
Menos : Depreciacin Acumulada Mobiliario
Valor Neto

XXXX
XXXX
XXXX

2.3. ESTRUCTURA DE LA CUENTA :

La Cuenta en su forma ms simple, est integrada por los siguientes elementos principales, los cuales son:
1.- Nmero o Cdigo que la identifican
2.- Ttulo o nombre
3.- Descripcin
4.- Debe
5.- Haber
6.- Saldo
2.- Ttulo o Nombre :
Todas las cuentas son iguales en cuanto a su estructura, por lo tanto, para diferenciar unas de otras, a cada
cuenta se le dar un ttulo (un nombre) que indicar la naturaleza del contenido al cual han de referirse las
anotaciones que se efectuen en ella.
Ejemplos :
a.- Para controlar el dinero que entre y salga de la empresa, se abrir una cuenta con el ttulo de : CAJA.
b.- Para controlar la maquinaria que tiene la empresa, se abrir una cuenta con el ttulo de : MAQUINARIA.
c.- Para controlar las operaciones que se hagan con un determinado cliente, se abrir una cuenta y como
ttulo de la misma se pondr el nombre del cliente, al cual han de referirse las operaciones que se registren en
ella : VICTOR ACOSTA.

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3.- Descripcin :
Corresponde al detalle o concepto por el cual se est registrando.
4.- Debe :
Columna de la izquierda donde se anotan los valores que se debitan o cargan y constituyen un aumento.
(Dbito)
Es el espacio designado para registrar los montos de las partidas deudoras.
Lado positivo de la cuenta, en donde las anotaciones que se hacen se denominan Cargos o Dbitos.
5.- Haber :
Columna de la derecha donde se registran los valores que se acreditan o abonan y constituyen una
disminucin. (Crdito)
Es el espacio designado para registrar los montos de las partidas acreedoras.
Lado negativo de la cuenta, en donde las anotaciones que se hacen se denominan Abonos o Crditos.
6.- Saldo :
Es la diferencia entre el Debe y el Haber.
2.4. CUENTA T
PROPSITO :
Simblicamente, la cuenta se suele representar, para fines de estudio y de anlisis, mediante una T; a
semejanza de las hojas de un libro abierto y a su similitud con la letra del alfabeto, en cuya hoja izquierda se
anotarn los cargos y en la derecha los abonos. Este modelo de cuenta es muy funcional.
Debitar : es el registrar una partida en el Debe
Acreditar : es registrar una partida en el Haber.
De esta forma se podra representar esquemticamente la cuenta, de la siguiente manera:
NUMERO NOMBRE
DEBE
HABER
Cargo o Dbito
(Saldo Deudor)

Abono o Crdito
(Saldo Acreedor)

2.5. SALDO
TIPOS :
Las Cuentas presentan tres (3) tipos de Saldos que son :
Saldo Deudor : Cuando los dbitos son mayores a los crditos, es decir, si la suma del Debe es mayor que
la suma del Haber (Db).
Saldo Acreedor : Si la suma de los crditos es mayor a la de los dbitos, es decir, si la suma del Debe es
menor que la suma del Haber (Cr).

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Nulo : Cuando el Debe y el Haber de una cuenta acusen totales iguales, su saldo resultar CERO, y se
dir que dicha cuenta est SALDADA, es decir, si la suma del Debe es igual a la suma del Haber (0).
Resumiendo el procedimiento para determinar el saldo de una cuenta en forma constante, se pueden
presentar los siguientes casos :
Si el Saldo
Anterior es :
DEUDOR
DEUDOR
ACREEDOR
ACREEDOR

Y a la cuenta
se le hace un :
DBITO
CRDITO
DBITO
CRDITO

Operacin
Aritmtica :
Se SUMAN =
Se RESTAN =
Se RESTAN =
Se SUMAN =

El Saldo resultante
tendr signo :
DEUDOR
El que tenga el mayor de los dos
El que tenga el mayor de los dos
ACREEDOR

Como regla prctica, para recordar el procedimiento en la determinacin del Saldo Constante, se
puede aadir que :
a) Partidas de signos iguales se sumen y el signo del nuevo saldo sigue siendo el mismo.
b) Partidas de signos diferentes se restan y el signo del saldo ser el que tenga la partida mayor.

2.6. TEORIA DEL CARGO Y DEL ABONO

CONCEPTO :
Es el conjunto de reglas que basadas en las leyes del Equilibrio Patrimonial, permiten el registro de las
transacciones y dems hechos contables a travs de un sistema de cuentas.
De esta teora se desprende la regla bsica de que no hay Cargo sin Abono o Deudor sin Acreedor; es
decir, que todo dbito a una o varias cuentas deber estar compensado con crditos por igual valor a una o
varias cuentas.
Nuestro Cdigo de Comercio obliga a emplear este sistema en el registro de las operaciones de los
comerciantes, al indicar en su artculo 34 que : En el Libro Diario se asentarn, da por da, las operaciones
que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quin es el Acreedor y quin es el
Deudor ...
De esta forma toda transaccin efectuada por la empresa, es factible de ser analizada en trminos iguales de
CARGOS y de ABONOS; ya que toda operacin mercantil dar lugar a, por lo menos, un cargo y un abono;
o a un (o varios) cargo (s), y a un (o varios) abono (s) por totales iguales.
En lo tocante a las cuentas REALES :
DEBE CARGARSE O DEBITARSE :
Los aumentos de los Activos
Las disminuciones de Pasivos
Las disminuciones de Capital

DEBE ABONARSE O ACREDITARSE :

Las disminuciones de Activos
Los aumentos de los Pasivos
Los aumentos de Capital
Las Cuentas de Valuacin

Esquemticamente, se puede representar todo lo anterior, as :

D Activos
H
D
Pasivos
H
D
Capital
+
+
-

H
+

D Valuacin
-

H
+

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Con respecto a las cuentas NOMINALES :

SE CARGAN O DEBITAN :
Los gastos o egresos
Las prdidas
Los costos
D
+

Gastos

D
-

SE ABONAN O ACREDITAN :
Los ingresos de todo tipo
Las ganancias

Ingresos

H
+

Dicho en forma esquemtica, se podra representar as :

Clase de Cuenta
Activo
Valuacin de Activo
Pasivo
Capital
Ingresos
Ganancias
Gastos
Prdidas

Los Aumentos son

Cargos
Abonos
Abonos
Abonos
Abonos
Abonos
Cargos
Cargos

Las Disminuciones son

Abonos
Cargos
Cargos
Cargos
Cargos
Cargos
Abonos
Abonos

EL DEBE DE UNA CUENTA SIGNIFICA :

1.- Algn bien que ingresa a la empresa
2.- El pago de una deuda por la empresa
3.- Algn costo
4.- Un gasto
5.- Una prdida
6.- Una deuda a favor de la empresa

EL HABER DE UNA CUENTA SIGNIFICA :

1.- La salida de un Activo
2.- El cobro de una deuda
3.- Un ingreso
4.- Reembolso de algn gasto
5.- Alguna ganancia
6.- Contraer una deuda

PARA SABER A QUE CUENTA CARGAR :

Qu entra?
Quin recibe?
Quin pierde?
Quin queda debiendo?

PARA SABER A QUE CUENTA ABONAR :

Qu sale?
Quin entrega?
Quin gana?
A quin le queda debiendo?

Adems resulta til conocer las siguientes caractersticas de los distintos tipos de cuentas :
CUENTA DE :
Activo
Pasivo
Capital
Gastos
Ingresos

NACE CON :
Un Cargo
Un Abono
Un Abono
Un Cargo
Un Abono

CRECE CON :
Un Cargo
Un Abono
Un Abono
Un Cargo
Un Abono

DISMINUYE CON :
Un Abono
Un Cargo
Un Cargo
Un Abono
Un Cargo

SU SALDO :
Deudor
Acreedor
Acreedor
Deudor
Acreedor

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