Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
PLANIFICACIN
ERP
CICLO: X
A
INDICE
OBJETIVOS PRINCIPALES......................................................................................3
CARACTERSTICAS:................................................................................................4
IMPLEMENTACIN DE LOS SISTEMAS ERP.........................................................5
BENEFICIOS E IMPACTOS......................................................................................6
VENTAJAS.................................................................................................................8
DESVENTAJAS.........................................................................................................9
EJEMPLO................................................................................................................10
RESULTADOS......................................................................................................14
DISCUSIN..........................................................................................................15
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestin para la empresa. Se caracterizan
por estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica aplicacin. Estas
partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica,
contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, GIS (sistema de informacin
geogrfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Slo podemos
definir un ERP como la integracin de todas estas partes. Lo contrario sera como
considerar un simple programa de facturacin como un ERP por el simple hecho de que
una empresa integre nicamente esa parte. sta es la diferencia fundamental entre un
ERP y otra aplicacin de gestin. El ERP integra todo lo necesario para el
funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de
ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos de
negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la
informacin para todo el mundo todo el tiempo".
El equipo debe incluir gente tcnica (que sabe cmo trabajar con el sistema ERP) y gente
de negocios que entiende cmo opera la compaa, aunque se debe reconocer que de
ambos es ms importante el personal experto en el negocio. La persona adecuada para
administrar un proyecto de ERP debe conocer de ambas reas.
OBJETIVOS PRINCIPALES
CARACTERSTICAS:
- Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que
se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a
partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto econmica como tcnica es que
la funcionalidad se encuentra dividida en mdulos, los cuales pueden instalarse de
acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control
de almacn, recursos humanos, etc.
- Adaptables: Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa.
Esto se logra por medio de la configuracin o parametrizacin de los procesos de acuerdo
con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es
posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa
no. Los ERP ms avanzados suelen incorporar herramientas de programacin de 4
Generacin para el desarrollo rpido de nuevos procesos. La parametrizacin es el
valor aadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las
necesidades concretas de cada empresa.
Los componentes del ERP interactan entre s consolidando todas las operaciones.
En un sistema ERP los datos se ingresan slo una vez y deben ser consistentes,
completos y comunes.
Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos
para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como Reingeniera
de Procesos, aunque no siempre es necesario.
Aunque el ERP pueda tener mens modulares configurables segn los roles de cada
usuario, es un todo. Esto significa: es un nico programa (con multiplicidad de
bibliotecas, eso s) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos
confundir en este punto la definicin de un ERP con la de una suite de gestin.
Controles de calidad.
Benchmarking de la implantacin.
Instalar en nuevo hardware: El hardware o parte dura del proceso es una de las
mayores inversiones de la empresa, se deben abolir la vieja tecnologa utilizada por la
empresa para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de un
sistema.
g) Instalar el nuevo software: Este se convierte en una sala piloto o una sala de prueba la
cual ser utilizada en todo el proceso de instalacin del sistema. Se debe tener un
continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados ya que el software es la medula
espinal del sistema.
h) Capacitar masa crtica: Se refiere al personal de la empresa, se define como crtica y
que refiere al personar que va a estar directamente relacionado con el nuevo sistema,
es decir el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulacin del
mismo.
i)
Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la
utilizacin de la misma por medio del entrenamiento que al personal se le dar de ella.
j)
k) Ejecucin: Poner en marcha el sistema ERP no es fcil, se debe pasar por todas las
etapas anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en cualquiera de ellas
puede limitar la ejecucin del sistema.
l)
Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer una
continua retroalimentacin de este e implementar un mejoramiento continuo son las
caractersticas de las compaas que han sido victoriosas en la implementacin de
este tipo de sistemas.
BENEFICIOS E IMPACTOS
Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en
una implementacin de un ERP, as como los impactos que este tendr en la
organizacin.
Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP,
Oracle, etc.) tiene sus beneficios caractersticos. Sin embargo la mayora de los ERP
tienen en comn varios beneficios: Aqu algunos de los beneficios que podran adquirirse
al implementar cualquiera de ellos:
Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales
Integracin entre las funciones de las aplicaciones
Reduce los costos de gerencia
Incrementa el retorno de inversin
Fuente de Infraestructura abierta
stos son simplemente varios beneficios que usted puede lograr al implementar un
software ERP para su negocio. Como se mencion anteriormente, hay varia marcas
desarrolladoras de ERP, siempre es bueno asegurarse de los beneficios que ofrece cada
uno de ellos, para esto es importante poner una versin de prueba antes de que usted
decida casarse con uno de ellos.
La pgina www.cio.com en su artculo "The ABCs of ERP" menciona que hay cinco
razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP:
10
Para arreglar estos problemas, las compaas a menudo pierden de vista el hecho de
que los sistemas o paquetes ERP no son ms que unas representaciones genricas
de las formas tpicas de hacer negocio en las empresas. Mientras que la mayora de
los paquetes son exhaustivamente integrales, cada industria tiene sus caractersticas
que lo hacen nico.
VENTAJAS
Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en funcin de sus necesidades, puede
encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden
personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseo de ingeniera para mejorar el
producto, seguimiento del cliente desde la aceptacin hasta la satisfaccin completa, una
compleja administracin de interdependencias de los recibos de materiales, de los
productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniera y de la revisin
y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un
ERP es que todo esto, y ms, estn integrado.
El cambio como un producto est hecho en los detalles de ingeniera, y es como ahora
ser hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra
desde una versin anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados
hacia la efectividad y algunos van a la suspensin del mismo. Parte del cambio puede
incluir la etiqueta para identificar el nmero de la versin (cdigo de barras).
La seguridad de las computadoras est incluida dentro del ERP, para proteger a la
organizacin en contra de crmenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen
interno, tal como malversacin. Una falsificacin en el escenario de los datos puede
involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en
los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el
abuso.
Hay conceptos de mercadotecnia y ventas (los que incluyen CRM o la relacin
administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compaa para
satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para
asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de
abastecimiento (interaccin con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser
integrado a travs de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos
comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado
para la administracin de la manufactura.
DESVENTAJAS
11
Muchos de los problemas que tienen las compaas con el ERP son debido a la inversin
inadecuada para la educacin continua del personal relevante, incluyendo los cambios de
implementacin y de prueba, y una falta de polticas corporativas que afectan a cmo se
obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.
Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovacin
de sus licencias anuales, que no est relacionado con el tamao del ERP de la
compaa o sus ganancias.
Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al flujo
especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas,
este punto se cita como una de las principales causas de falla.
12
Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy
altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
EJEMPLO
Implementacin de un ERP en la empresa Cisco
Cisco Systems Inc. es una empresa fundada por dos Ingenieros de Sistemas de la
universidad de Stanford en 1984 y dada a conocer al mundo en 1990 y que se ha
encargado de dominar y explotar el mercado de las redes de dato. Actualmente se dedica
principalmente a la fabricacin, venta, mantenimiento y consultora de una amplia gama
de equipos de telecomunicaciones y se ha consolidado como el lder mundial en
soluciones der e infraestructuras para Internet.
El primero producto de Cisco fueron los Routers, un equipo que permita controlar el flujo
de paquetes de datos a travs de las complejas topologas de las redes utilizando el
protocolo TCP/IP, que permitan la existencia tanto de Internet como de las redes
corporativas o Intranets. Con el crecimiento acelerado de Internet debido a su
popularidad, Cisco logr consolidarse como el lder y dominar el mercado con sus
13
productos. Esto le permiti pasar de una capitalizacin del mercado de $100 billones de
dlares en 1998 a $531 billones en el ao 2000.
Cisco comenz en el mercado dando una lucha en tres diferentes frentes con sus
productos: Redes de telefona para transmisin de voz, redes rea local para la
transmisin de datos y redes de broadcast para la transmisin de video. La idea de Cisco
se basa en que la digitalizacin permitira la transmisin de audio, video y datos a travs
de una sola red conocida como Internet, haciendo que el proceso sea mucho ms
eficiente y barato. En este punto se funda la visin de la compaa que puede ser
resumida en las palabras de su CEO: Information at your finger tips, with a computer in
every desk and in every home.
Internet es una red fundada en estndares abiertos, lo creo un nuevo frente de batalla
para la vertical de negocio a la que pertenece Cisco, donde compiten grandes empresas
de telecomunicaciones regulares como AT&T, Verizon, British Telecom y Deutsche
Telecom. Este nuevo negocio de transmisin de datos ha permitido el surgimiento de
nuevas compaas que se dedican a ofrecer servicios como el acceso a Internet, hosting,
email, y servicios de bsqueda de informacin. Todas estas actividades aceleraron aun
ms las redes IP, haciendo que para el ao 2000 el trfico de datos exceda ampliamente
el trfico de voz. Siendo Cisco el principal proveedor, se estim que el 70% de estos datos
viajaban soportados en productos de la compaa Cisco.
En 1988 fue contratado John Morgridge como CEO de la compaa debido a su
experiencia en la industria de la computacin. Inmediatamente comenz a construir
inmediatamente un equipo de administracin profesional. Morgridge implant un sistema
basado en la idea de un control centralizado general y tres ramas descentralizadas en el
rea de Investigacin y Desarrollo, una para cada lnea de negocio: Negocios pequeo,
medianos y proveedores de servicios.
En 1991 Morgridge contrat a John Chambers, quien asumi el rol de CEO en 1995. En
1993, Morgridge y Chambers, junto a Ed Kozel quien era el CTO en el momento,
generaron un plan de estrategia constituido por 6 elementos, que se explican a
continuacin.
15
En 1993 entr a la organizacin Pete Solvik como CIO. En este momento la compaa se
encontraba soportado en sistemas UNIX que le permitan manejar todos sus procesos
transaccionales a travs de una amplia gama de paquetes, uno para cada rea como
finanzas, recursos humanos, ventas, etc. La experiencia de Solvik y junto al crecimiento
de la compaa logr determinar la necesidad de un cambio urgente en todos los sistemas
de informacin. Se saba que los actuales sistemas no daran abasto para las nuevas
necesidades y empezaran a traer problemas al desarrollo diario de la compaa.
Algunos anlisis realizaron mostraron que existan varias demoras en los procesos de
negocio debido al proceso de sincronizacin de la informacin que deba hacerse en cada
uno de los pasos. Esto se reflejaba en gasto innecesario de recursos y tiempo de los
empleados e incluso algunos procesos como investigacin y desarrollo deban iterar entre
5 y 6 ciclos. Como mostraremos, con un ERP esto se redujo a 2.5 ciclos. Finalmente, en
el mes de febrero de 1994 se comenzaron a materializar los problemas en la
infraestructura con un dao en la base de datos de la aplicacin principal. Este dao llevo
a que la compaa estuviera sin sistemas por dos das, generando millonarias prdidas. El
tiempo se haba agotado y todo el equipo de TI estaba de acuerdo en la necesidad de un
cambio pronto.
16
CRP-0
En el primer CRP se implement el equipo de trabajo y ambiente tcnico en las
aplicaciones Oracle. A cada grupo se le imparti clases de entrenamiento de 16 horas
diarias durante 5 das. Finalizado el entrenamiento cada grupo se encarg de la
configuracin de cada uno de los miles de parmetros de la aplicacin. Al finalizar la
semana y el CRP-0 se demostr la capacidad del software para procesar las rdenes de
Cisco a travs de todos procesos de negocio de la compaa (Quote-to-Cash).
CRP-1
Finalizado CRP-0 se pas a la tarea de hacer funcionar el sistema en cada una de las
reas de la compaa. Se generaron scripts de la respectiva documentacin del proceso
que se estaba llevando, incluyendo los problemas encontrados. Estos eran tratados en
reuniones de 3 horas semanales, en donde los lderes de cada grupo encontraban las
soluciones de cada uno. Adicionalmente se tuvo un arduo proceso de modelamiento, ya
que muchos procesos de negocio no eran soportados por la aplicacin y deban ser
implementados. Un equipo de implementacin se encarg de llenar cada uno de los
vacos del ERP.
CRP-2 Y CRP-3
17
Durante los dos siguientes ciclos se entr al proceso ms difcil de la implementacin con
la inclusin del paquete adicional de ventas que deba ser desarrollado a medida para
cumplir con el proceso de Cisco, que no era soportado originalmente por el software de
Oracle. Tambin se presentaron algunos problemas tcnicos con las comunicaciones,
pasando de un modelo punto-a-punto que originalmente se tena a un modelo donde toda
la informacin pasaba a travs de un data wharehouse, que adicionalmente ofreca
ventajas a la recopilacin de informacin para Cisco.
Al finalizar el CRP.2 se entr en una fase de pruebas del sistemas, tanto hardware como
software, determinando que la capacidad de carga y volmenes de transacciones
generados por Cisco eran soportados correctamente y que adems el sistema soportaba
el crecimiento esperado y que haba generado originalmente la necesidad del cambio de
los sistemas de informacin. CRP-3 se dedic finalmente a la generacin de pruebas
totales del sistema y la preparacin de la puesta en marcha de este.
RESULTADOS:
Se logr mostrar como la empresa Cisco, despus de realizar un anlisis y contando con
la experiencia de su CIO y su CIO se lleg a la conclusin de la necesidad de la
implementacin de nuevos sistemas de informacin que soportara todos los procesos de
negocio de la compaa. Dentro del plan estratgico de la misma se tena previsto un gran
18
crecimiento, como ocurrira con la adicin de nuevos productos para poder ofrecer una
solucin a todas las necesidades de redes de un cliente. Este crecimiento no estaba
siendo soportado por los sistemas actuales, quienes no tenan una coordinacin o una
integracin completa, lo que incluso llevaba un desperdicio de horas hombre y de grandes
cantidades de dinero en la realizacin de procesos que no estaban optimizados.
La implementacin de un ERP en una empresa tan grande como estas lleva grandes
riesgos y muchas complicaciones tanto tcnicas como de negocio. Es importante que el
proceso est soportado directamente por toda la empresa para poder culminarlo de
manera satisfactoria.
Entre las ventajas de un ERP encontramos le centralizacin de la informacin. Es muy
importante que toda la organizacin o compaa funcionen como una sola unidad y no
como varias dependencias que parecen incluso compaas diferentes. Con la
centralizacin es posible realizar anlisis del estado de todos los procesos de negocio,
permitiendo optimizarlos al encontrar los defectos de estos. Al tener una sola fuente de
informacin se logra tambin mejorar la experiencia del usuario, ya que la empresa
responde como una unidad ante todas sus solicitudes o inconformidades, pudiendo
encontrar la fuente del problema en caso de presentarse.
DISCUSIN:
Como conclusin, el objetivo primordial de un ERP es proporcionar informacin oportuna,
veraz y confiable que pueda ser utilizada para una planeacin estratgica. Existen varios
ERP en el mercado, sin embargo no todos se adaptan a las necesidades de la empresa,
por lo cual ser necesario tener un conocimiento amplio de la misma para determinar cul
es el ERP que le conviene.
19
Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para
ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda presentar.
El ERP es un sistema integral de gestin empresarial que est diseado para modelar y
automatizar la mayora de procesos en la empresa (rea de finanzas, comercial, logstica,
produccin, etc.). Su misin es facilitar la planificacin de todos los recursos de la
empresa.
Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios ms comunes
e importantes podemos mencionar:
Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales
Integracin entre las funciones de las aplicaciones
Reduce los costos de gerencia
Incrementa el retorno de inversin
Fuente de Infraestructura abierta
De las desventajas podemos mencionar:
Son muy caros.
Requiere cambios en la compaa y procesos para su instalacin.
Son complejos y muchas compaas no pueden ajustarse a ellos.
Hay pocos expertos en ERPs.
Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los
beneficios que desea para su organizacin y en base a ello buscar la mejor
solucin en el mercado.
20