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Mdulo: Inventario
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Cambios N 00
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Lic. Videlmar Montoya
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SIGESP presenta a sus usuarios el modulo de inventario, que permite llevar un registro
sistematizado de los artculos y bienes de la entidad, los cuales constituyen las existencias que
se destinan al proceso productivo interno del organismo. Estas existencias estarn constituidas
de acuerdo a la actividad propia del ente, en algunos casos por productos inacabados,
materiales de embalaje, utensilios de oficina, materiales de limpieza, entre otros, que son
consumidos o utilizados durante el ciclo de operaciones del ente; y por otra parte permite
agregar los bienes nacionales o activos fijos de la empresa.
El modulo de inventario ofrece una visin conjunta, de opciones que permiten al organismo
asumir la definicin del inventario y los artculos o activos fijos que lo constituyen; ejecutar los
procesos desde la entrada de suministros hasta el despacho de los mismos; y por ltimo
apoyarse en los diferentes reportes que van a permitir consultar, controlar y evaluar el estatus de
los materiales y suministros cargados en el sistema.
La pantalla principal de este modulo es la siguiente:
Observe:
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En esta primera seccin del modulo, se puede observar que existen cuatro (4) caractersticas
que deben ser definidas previo a la creacin de la ficha del artculo; cada una de las cuales se
detallan a continuacin:
Observe:
Observe:
1. Configuracin de Inventario
Este elemento del modulo permite al usuario, configurar de manera general y permanente las
caractersticas que definen al inventario, tales como: mtodo, codificacin entre otros, los cuales
se detallan a continuacin; a fin de ser aplicados dentro de los procesos del sistema
principalmente en la ficha del artculo.
Una vez creada y guardada la configuracin de inventario, es imposible modificarla, por lo que el
usuario debe estar plenamente consciente de este detalle. Se recomienda verificar o comprobar cual ser la
configuracin ideal para el inventario dentro del organismo. Un ejemplo de lo que sucede despus de configurar es
que una vez creada la codificacin del inventario sta no podr ser modificada.
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Observe:
Mtodo de Inventario
Codificacin de Artculos
Se refiere al tipo de cdigo que se aplicar para la numeracin de los artculos, esta
puede ser de tipo Alfanumrico la cual admite letras y nmeros; Numrico que utiliza
solo nmeros.
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Existen una condicin importante que el usuario debe tomar en cuenta al momento
de decidir o seleccionar el tipo de codificacin:
a) Si selecciona
Al momento de crear una ficha para ingresar al sistema un nuevo artculo, el usuario
deber colocar manualmente el cdigo del mismo.
b) Si seleccionar
El sistema genera automticamente los cdigos numricos al hacer clic en el icono
(nuevo).
Esta opcin aplica para aquellos organismos que se ven en la obligacin de utilizar
el catalogo SIGECOF en cuyo caso ser aplicable esta opcin, y por lo tanto deber
ser seleccionada por el usuario. Esta opcin permite asignarle a cada artculo
(dentro de la ficha de articulo) el correspondiente cdigo SIGECOF, ya que al estar
activada el usuario tiene acceso al catalogo de lo contrario no podr ser visualizado.
Contabilizar Despachos
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Esta opcin al estar seleccionada, permite al sistema rellenar con ceros los espacios
en blanco a la izquierda del cdigo del artculo (dentro de la ficha de articulo), lo cual
conlleva a mas uniformidad en la numeracin de los mismos. Aplica para ambos
tipos de numeracin alfanumrica y numrica.
2. Tipo de Artculo
Con esta opcin, el usuario podr definir los diferentes tipos de artculos que sern creados
dentro del sistema, como referencia para la creacin de los tipos de artculos podra
utilizarse la categorizacin que existe dentro del Clasificador Presupuestario de Egresos
para las cuentas 4.02.00.00.00 Materiales, suministros y mercancas; por ejemplo el primer
tipo de artculo sera el que en presupuesto corresponde al cdigo 4.02.01.00.00 Productos
alimenticios y agropecuarios.
La pantalla que muestra el sistema para la definicin de tipo de artculo contiene tres (3)
campos que se desglosan a continuacin:
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3. Unidad de Medida
En esta modalidad, se permite al usuario crear las diversas unidades de medida que podrn
ser asignadas a cada artculo dentro de la ficha. Se debe tener especial cuidado al crearlas
en vista de que de ellas depender el control interno que podr ser llevado por el sistema,
como por ejemplo en el caso del reporte de existencia de materiales, por lo tanto se debe
considerar tanto la unidad de medida aplicada para la recepcin como para el despacho de
los artculos para determinar cual ser la aplicada en el sistema.
La pantalla que muestra esta opcin es la siguiente:
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4. Almacn
Algunos entes utilizan uno o varios almacenes en donde de acuerdo a su clasificacin y tipo
de almacenamiento, son resguardados los diversos materiales y suministros (artculos). El
sistema permite al usuario llevar un control de cada almacn siempre y cuando los mismos
hayan sido definidos y asignados a los artculos en cada ficha.
Por lo tanto esta opcin permite a los usuarios crear tantos almacenes como utilice el ente,
la pantalla de esta seccin se muestra a continuacin y se desglosan los diversos campos
que la componen.
Es importante completar todos los campos de esta opcin para poder guardar el
registro.
Observe:
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Luego de completar
los campos tilde
para
guardar
el
registro, repita el
proceso si desea
cargar otro registro.
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Luego de completar
los campos tilde
para
guardar
el
registro, repita el
proceso si desea
cargar otro registro.
Observe:
Telfono del Responsable: En este campo se debe ingresar el nmero o
nmeros telefnicos que posea el responsable del almacn que se este
registrando. Este campo admite veinte (20) caracteres
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Artculo:
Una vez definidos la configuracin del inventario, el tipo de artculo, la unidad de medida, y el
almacn, se procede a registrar uno a uno los artculos que se van a utilizar en la institucin para
el funcionamiento a lo largo de sus actividades.
Esta opcin permite a los usuarios crear un registro con los diferentes campos que conforman y
caracterizan a cada uno de los artculos, esta definicin facilitar informacin a los diversos
mdulos del sistema en donde sean utilizados los artculos, por ejemplo el modulo de solicitud de
ejecucin presupuestaria (SEP) y el modulo de ordenes de compras (SOC).
Es importante recordar que los usuarios al generar por ejemplo una orden de compra, no
ingresaran desde ese modulo la informacin de los artculos, sino que seleccionarn los artculos
desde un catalogo que estar conformado por las diferentes fichas que son registradas desde
esta opcin.
La pantalla para seleccionar la opcin para crear la ficha del artculo es la siguiente:
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Cdigo: El usuario debe asignar un nmero de identificacin del artculo, se debe recordar
la configuracin de la numeracin (alfanumrica o numrica) y las condiciones que aplica
cada una de ellas. Este campo admite veinte (20) caracteres, los cuales se completarn
con ceros (0) a la izquierda en este campo, si se ha tildado en configuracin de inventario
la opcin:
Observe:
Haga clic para abrir el
listado completo de tipos
de artculos ingresados al
sistema
Haga clic sobre
el cdigo del
tipo de artculo
a seleccionar
Unidad de Medida: Se debe indicar como ser medido del artculo para el momento de su
adquisicin, para ello pulse el botn
para acceder al catalogo de unidad de medida, en
donde debe seleccionar la correspondiente para el artculo que esta siendo definido. Por
ejemplo si se esta creando Papel Tamao Carta la unidad de medida podra ser RESMA.
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Observe
Fecha de Creacin: Para asignar la fecha en que esta siendo definido o creada la ficha
del artculo el usuario puede teclear manualmente la fecha correspondiente, o puede
utilizar el calendario que muestra el sistema al hacer clic en
Observe:
Mes y ao actual
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SIGECOF: Con este campo el usuario puede asignar el cdigo SIGECOF al artculo, y
como ese cdigo ya esta asociado a una partida presupuestaria dentro del sistema,
entonces automticamente se asignar tambin la correspondiente cuenta presupuestaria.
Es importante recordar que este catlogo se despliega automticamente al abrir la ficha de
artculo (siempre y cuando se haya tildado en configuracin de inventario usar catalogo
SIGECOF), por lo tanto su carga puede ser previa a todos los campos anteriormente
descritos.
Observe:
Haga clic para abrir el
listado completo de las
cuentas presupuestarias
ra
Cuenta Presupuestaria: Cada artculo debe estar asociado a una partida presupuestaria,
se abre una
para lo cual se debe ingresar la misma en este campo, al hacer clic en
nueva ventana que contiene el catalogo de cuentas presupuestarias, en l se debe
seleccionar la partida que corresponda con el artculo, tomando en consideracin los
criterios designados por la ONAPRE en su clasificador presupuestario.
Observe:
Haga clic sobre
el cdigo para
seleccionar
ra
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Cuenta Contable: a travs de esta opcin el usuario puede asignar al artculo, la cuenta
contable a la cual se cargarn o se abonarn todas las operaciones relacionadas con el
artculo o Activo Fijo segn sea el caso.
Observe:
Haga clic para abrir el
listado completo de las
cuentas contables
Haga clic sobre
el cdigo para
seleccionar
raExistencia Actual: la existencia actual no se ingresa manualmente, sino que se ir
actualizando de acuerdo con las entradas de suministros que se ingresen al sistema as
como con los respectivos despachos, a fin de llevar el control de la existencia de cada
artculo; este campo es de consulta rpida para el usuario.
Punto de Reorden: en este campo el usuario indicar cual es la cantidad de artculos que
se debe considerar para la adquisicin de nuevas unidades.
Precio A: corresponde al precio o valor en moneda local que tiene el artculo, al realizar la
compra al detal.
Precio B: corresponde al precio o valor en moneda local que tiene el artculo, al realizar la
compra al detal pero si ha variado.
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Precio C: corresponde al precio o valor en moneda local que tiene el artculo, al realizar la
compra al mayor.
Precio D: corresponde al precio preferencial (por ejemplo por ser clientes fijos) o valor en
moneda local que tiene el artculo, al realizar la compra.
Serial: si los artculos son guardados de acuerdo a un nmero de serial, en este campo el
usuario podr colocar el correspondiente a cada artculo. Este campo admite veinticinco
(25) caracteres.
Fabricante: este campo contendr el fabricante del artculo, en caso de que el ente desee
guardar en registro esta informacin como referencia. Este campo admite cien (100)
caracteres.
Ubicacin: este campo permite al usuario, indicar en que almacn ser depositado el
artculo una vez que sea adquirido. Este campo admite diez (10) caracteres.
Foto: el sistema permite cargar una imagen referencial del artculo que se este
registrando, al hacer clic en el botn
, se podr realizar la bsqueda de la
imagen para ingresarla al sistema, el tipo de formato que reconoce el sistema para cargar
la imagen es BMP o JPEG.
Ultimo Costo: de acuerdo con los montos de las compras, el sistema guarda un registro
del ltimo costo o valor con el cual fue adquirido un artculo.
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Luego de completar
los campos tilde
para
guardar
el
registro, repita el
proceso si desea
cargar otro registro.
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En la parte inferior de la pantalla de definicin de artculo se puede observar que existen tres (3)
botones; Registrar Componentes, Agregar Crditos y Registrar Activo Fijo, a los cuales se
puede tener acceso una vez que se ha guardado el registro del artculo, a continuacin se detalla
la funcionalidad de los mismos.
1.
Esta opcin tiene como finalidad, llevar un registro de los componentes que pueden integrar
determinados tipos de materiales o artculos, por ejemplo, existen los kit de repuestos para
vehculos entonces si se define al artculo como kit de frenos se debern registrar los
componentes que lo conforman.
A continuacin se muestra la pantalla que emerge al hacer clic en este botn, y se
describen cada uno de lo campos que la conforman.
Observe:
Haga clic para agregar
un nuevo componente
Cdigo del
Artculo
ra
ra ra
Haga clic para guardar el
componente agregado
para
Hagalaclicventana
y
Cdigo: Corresponde a la numeracin que le ser dada a cada
ra uno de los cerrar
no guardar los
ra cambios
componentes del artculo. Se debe ingresar manualmente, el sistema rellenar
con ceros (0) los espacios en blanco a la izquierda del cdigo ingresado por el
usuario. Este campo admite doce (12) caracteres.
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2.
Al momento de guardar el registro de la definicin de artculo, el sistema automticamente
abre esta opcin, con objeto de que el usuario asigne el cargo del Impuesto al Valor
Agregado (IVA) que corresponde al artculo.
Al agregar los crditos a los artculos, facilita el clculo del IVA correspondiente a un
determinado artculo que se cargue en una SEP o en una solicitud de orden de compra, en
vista de que el clculo del IVA esta asociado a esta funcin, es de carcter obligatorio su
registro a fin de que pueda aparecer el cargo IVA correspondiente en los diferentes
documentos asociados a una compra.
Segn las polticas del instituto las ordenes de compras reflejarn el detalle de los impuestos
pagados por la adquisicin de los mismos, al escoger esta opcin el sistema
automticamente har el clculo del impuesto a pagar segn la alcuota del mismo,
desagregando el impuesto del total de la factura mostrando el monto pagado en impuesto y
luego lo sumara al valor monetario del artculo calculando el total de la compra.
Al no estar validada esta opcin el sistema mostrar el total de la factura sin indicar cual es
el monto pagado por el impuesto.
A continuacin se muestra la ventana que corresponde a esta opcin, y se describe el modo de
uso de la misma.
Observe:
ra
Haga clic para
cerrar la ventana y
no guardar los
cambios
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raPor:
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ra
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3.
Para utilizar esta opcin, en primer lugar debe haberse realizado previamente la
configuracin de los activos fijos, de lo contrario aparece el siguiente mensaje.
En segundo lugar se debe haber guardado el registro de la definicin en este caso del
activo fijo, haciendo clic en
Fijos.
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Observe:
En esta opcin debe seleccionar el tipo de categora a utilizar para los activos fijos, para ms
informacin ver el Manual de Activos Fijos, recuerde que existen criterios y condiciones para
el uso y configuracin de las opciones del sistema.
Observe:
La aplicabilidad de esta opcin, corresponde al ingreso de los activos fijos al sistema, a fin
de que puedan ser utilizados al momento de crear una orden de compra para un activo en
particular.
El usuario en la ficha de definicin de artculos, deber llenar los campos con los datos
respectivos del activo fijo, al completar la ficha deber guardar el registro haciendo clic en
, luego podr buscar el registro cargado haciendo clic en
. Una vez que el usuario ha
realizado los pasos anteriores es que podr acceder a la ventana que se despliega al hacer
clic en el botn de Registrar Activos Fijos de lo contrario podr hacer clic sobre sta opcin
sin poder tener acceso a la misma.
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Observe:
ra
ra
Grupo: de acuerdo a la configuracin del activo fijo en los casos que sea CGR
(Contralora General de la Repblica) se debe asignar al grupo al cual pertenece
el activo.
Subgrupo: de acuerdo a la configuracin del activo fijo en los casos que sea
CGR (Contralora General de la Repblica) se debe asignar al subgrupo al cual
pertenece el activo.
Seccin: de acuerdo a la configuracin del activo fijo en los casos que sea CGR
(Contralora General de la Repblica) se debe asignar a la seccin a la cual
pertenece el activo.
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Esta segunda seccin del modulo se divide en tres grupos: el primero que lo conforman las
entradas de suministros, las transferencias entre almacenes y el despacho; el segundo los
cierres de rdenes de compra y la toma de inventario; y el tercero esta constituido por los
procesos para reverso de entrada de suministros a almacn, reverso de despacho y el reverso
de las transferencias entre almacenes.
A continuacin se describen cada uno de los procesos que integran al modulo de inventario, as
como los diferentes campos que los conforman.
Observe:
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A continuacin se muestra la pantalla de esta opcin y se describen cada uno de los campos
que la conforman.
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ra
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Observe:
Como puede apreciarse en la imagen anterior, para el artculo TIJERA la cantidad original era de
5,00 y la entrada de este suministro fue de 2,00 y se pudo ingresar la cantidad a pesar de estar
tildado el tipo de entrega completa. Este registro debi ser como se muestra a continuacin:
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Detalle de la Entrega
Esta tabla, presenta la informacin necesaria de los suministros a los cuales se
les dar entrada al sistema. Estos campos aparecen automticamente si se ha
seleccionado que la entrada de suministros se har por una orden de compra,
excepto en el caso de la entrega parcial en el cual el usuario deber ingresar
manualmente la cantidad. A continuacin se describe cada uno de los datos que
la conforman.
Observe:
Observe:
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Observe:
Observe:
Observe:
Observe:
Luego de completar
los campos tilde
para
guardar
el
registro, repita el
proceso si desea
cargar otro registro.
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Detalle de Transferencia:
Esta tabla, presenta la informacin referente a los artculos que sern
transferidos entre los almacenes. Estos campos debern ser ingresados por el
usuario, se podrn ir anexando uno a uno los artculos en la tabla, es decir, una
fila por artculo. A continuacin se describe cada uno de los datos que la
conforman.
Observe:
Observe:
Observe:
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Luego de completar
3. Despacho:
El proceso de despacho, no es ms que la entrega de los suministros a la unidad que ha
hecho el requerimiento de los mismos. A continuacin se muestra la pantalla y se describen
los campos que la conforman.
Observe:
Para poder llevar el control de inventario en cuanto a las salidas de artculos, deben realizarse los
despachos respectivos para que el sistema pueda disminuir la existencia en el almacn.
El primer paso para generar un despacho a travs del sistema, es hacer clic en
para
acceder al Catalogo de Solicitudes de Ejecucin Presupuestaria (SEP), y luego seleccionar
la respectiva solicitud a la cual se le har entrega de los requerimientos hechos. Una vez
realizada la seleccin, el sistema automticamente colocar los campos que vienen desde la
SEP tal como se puede apreciar en la siguiente imagen.
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Para realizar un despacho de cualquier artculo, previamente se le debe haber dado entrada al
suministro dentro del almacn.
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A continuacin se presenta la pantalla del proceso, as como tambin se describen cada uno
de los campos que la conforman.
Observe:
Observe:
Una vez seleccionada la accin se debe indicar el perodo de bsqueda, luego hacer clic
en
, para desplegar la(s) orden(es) de compra en la tabla y seleccionar
la(s) correspondiente(s), finalmente se hace clic en el botn procesar tal como se
muestra a continuacin:
Observe:
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Haga clic
aqu para
seleccionar
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Las rdenes de compra a las cuales se les van a aplicar el proceso de cierre, deben estar
en primer lugar contabilizadas y en segundo lugar se les debe haber realizado la entrada de suministros
obligatoriamente.
5. Toma de Inventario:
Este proceso es sumamente habitual y antiqusimo. Simplemente consiste en comprobar que los
stock que los registros del sistema indican, concuerden con lo que fsicamente existe.
Este proceso es uno de los ms importantes del modulo de inventario, ya que con l, el usuario
podr:
Observe:
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2. Contar las existencias fsicas de todos los artculos: Para empezar la toma de inventario,
es necesario realizar el conteo de existencias fsicas de los artculos.Al hacer clic en el
botn imprimir listado, el sistema genera un archivo PDF desde donde podr imprimirse
el listado de artculos con que cuenta el almacn seleccionado para realizar la toma de
inventario.
Observe:
Este es un modelo del listado impreso por el sistema para realizar el conteo fsico.
Observe:
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Ajustar las existencias del sistema con el inventario capturado. Una vez
procesada la informacin cargada se decide por el usuario si se ajustar o no el inventario, en
vista de que este proceso de ajuste es irreversible
7. Reverso de Despacho:
El proceso de reverso de despacho consiste en dejar sin efecto un despacho realizado. Para ello
el usuario al ingresar al proceso ver automticamente las salidas o despachos que se han
realizado, y en ese listado deber escoger el que desea reversar, pudiendo realizar varios
reversos simultneamente con solo tildar los correspondientes.
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Haga clic
aqu para
seleccionar
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Cambios N 00
Observe:
Haga clic
aqu para
seleccionar
8. Reverso de Transferencia:
El proceso de transferencia entre almacenes tambin puede ser reversado, en caso de haber
realizado una transferencia a un almacn erradamente.
Observe:
Elaborado Por:
Lic. Videlmar Montoya
Firma
Revisado Por :
Lic. Anbal Barraez
Firma:
Aprobado Por:
Firma:
Haga clic
aqu para
seleccionar
Rev.:
Pg.:
N 00
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Cambios N 00
Esta opcin pone a disposicin de los usuarios una variedad de entre quince (15) reportes
diferentes, a fin de ser utilizados como herramienta dentro de las actividades regulares del
departamento encargado de almacn y de inventario.
Observe:
A continuacin se enumeran y describen cada uno de los reportes que contiene este modulo.
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Rev.:
Pg.:
N 00
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Cambios N 00
1. Existencia de Artculos
Como el mismo nombre del reporte lo indica, muestra un listado en el cual podr el usuario
obtener la existencia de un determinado artculo. A continuacin se detalla el proceso para
solicitar el reporte:
Observe:
Luego de completar
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Firma:
Rev.:
Pg.:
N 00
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Cambios N 00
2. Movimiento
Permite visualizar todo los movimientos que se han realizado a los artculos, incluyendo compras
(entradas de suministros), reversos y transferencias. El sistema permite al usuario pedir el listado
de movimientos general con solo tildar
de la barra de herramientas, o
especficamente para un determinado artculo y almacn.
solicitarlo
Observe:
El filtro de bsqueda artculo, permite acceder al catalogo de artculos para especificar cual se
desea listar en el reporte.
Observe:
Tambin puede especificarse aun ms la bsqueda por almacn, para visualizar los movimientos
de un artculo dentro del mismo.
Observe:
Elaborado Por:
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Aprobado Por:
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Rev.:
Pg.:
N 00
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Cambios N 00
El usuario puede solicitar el reporte para un intervalo de fechas especficas si no desea listar
todos los movimientos que se hayan realizado.
Luego de completar
Por otra parte se presenta al usuario la posibilidad de ordenar los movimientos por fecha en
formas ascendente o descendente; y por artculo de acuerdo al cdigo o a la denominacin.
A continuacin se muestra un modelo del reporte de movimientos de artculos expresado en
bolvares.
Observe:
Elaborado Por:
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Firma:
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Pg.:
N 00
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Cambios N 00
Observe:
Elaborado Por:
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Firma:
Luego de completar
los campos tilde
para emitir el archivo
PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
Rev.:
Pg.:
N 00
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Cambios N 00
Luego de completar
los campos tilde
para emitir el archivo
PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
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Pg.:
N 00
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Cambios N 00
5. Ordenes de Despacho
Mediante este reporte, se pueden visualizar todas las rdenes de despachos que hayan sido
generadas, utilizando los mismos parmetros para las bsquedas aplicadas para los reportes
detallados anteriormente, la pantalla que se muestra para filtrar el reporte es la siguiente:
Observe:
Luego de completar
los campos tilde
para emitir el archivo
PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
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Observe:
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para emitir el archivo
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podr imprimir el
reporte.
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Cambios N 00
8. Resumen de Inventario
El resumen de inventario puede filtrarse por artculos segn el criterio del usuario, es decir se
puede realizar por uno o varios artculos segn se establezca el parmetro desde hasta. Se
debe colocar el intervalo de la fechas u omitirlo y el sistema listara desde enero hasta la fecha
actual. Si se tilda mostrar artculos sin existencia entonces en la lista tambin aparecern
aquellos artculos a los cuales aun no se les ha dado entrada en el sistema. Y finalmente esta el
regln de orden por artculo que puede ser por cdigo o por denominacin.
Observe:
Luego de completar
los campos tilde
para emitir el archivo
PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
Observe:
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Cambios N 00
9. Listado de Almacenes
Puede realizarse un reporte que muestra un listado de todos los almacenes registrados en el
sistema, solo basta con colocar los datos dentro de los filtros para especificar cuales desean
verse en el reporte, o hacer clic directamente en
almacenes.
Observe:
Luego de completar
los campos tilde
para emitir el archivo
PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
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Cambios N 00
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los campos tilde
para emitir el archivo
PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
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podr imprimir el
reporte.
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para emitir el archivo
PDF desde donde
podr imprimir el
reporte.
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podr imprimir el
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