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CALIDAD EN UN SISTEMA

DE GESTIN DE LA
CALIDAD

Fernando Oyarzn L.
Depto. de Economa y Administracin
Universidad Arturo Prat

Definicin ISO 90001: Sistema de Gestin de


Calidad (SGC):
Sistema:
conjunto
de
elementos
mutuamente
relacionados o que interactuan

Sistema de Gestin de la Calidad: Sistema de


Gestin para dirigir y controlar una
organizacin con respecto a la
calidad.
Gestin:
actividades
coordinadas para dirigir y
controlar una organizacin
Sistema de gestin: sistema
para establecer la poltica y los
objetivos y para lograr dichos
objetivos
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2

Condiciones de Factibilidad para el Cambio


Existencia de una necesidad real
Compromiso entre la solucin y la evolucin del negocio
Generacin de una interaccin dinmica con el contexto social
Existencia de capacidades tecnolgicas adecuadas
Existencia de una decisin poltica
Oportunidad

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MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD
CON UN SGC

Mejoramiento de toda la empresa, con la


participacin de todos.
nfasis en la educacin y el entrenamiento
constante.
Equipos de Trabajo.
Despliegue de la Poltica y auditorias.
Aplicacin de los mtodos estadsticos.
Reconocimiento y Recompensa.
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SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD

Pensar y escribir lo que se va a hacer.

Hacer lo que se escribi.

Verificar que se hizo lo que se escribi y


dar pruebas objetivas.

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SGC: BASADO EN CICLO DE LA CALIDAD


PLAN

DO

Planificacin y
Establecimiento de los
documentos correctos,
Politica, Objetivos

Realizar las actividades


conforme a la
documentacin

ACT

CHECK

Actuar correctivamente/
preventivamente sobre las
causas de no
conformidades o
implementar mejoras

Controlar las
conformidades

SI

Oportunidad de mejora

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NO

Proceso de Gestin de la Calidad


Sistema de Gestin
de la
Calidad
Dime lo que haces.
Prevenir la ocurrencia de
problemas.

Haz lo que dices.

Detectarlos cuando ocurran.

Registra lo que dices.

Identificar la causa.

Verifica lo que hiciste.

Eliminar la Causa.

Acta sobre la diferencia

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SGC: Enfoque basado en los


procesos
Dpto
A

Dpto
B

Dpto
C

Los procesos cortan todos los dptos

Satisfaccin
del cliente

Necesidades
del cliente

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SGC: Enfoque basado en los procesos


La

Norma promueve la adopcin de un


enfoque basado en procesos (identificacin,
interaccin y gestin de procesos).

La visin de procesos fortalece el SGC.


Introduce el concepto de procesos como un

requisito especificado del SGC.

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ISO 9001:2000/ Requisito 4.1


La organizacin debe:
a) Identificar los procesos necesarios para el sistema de
gestin de la calidad y su aplicacin a travs de la
organizacin.
b) Determinar la secuencia e interaccin de esto
procesos
c) Determinar los criterios y mtodos necesarios para
asegurarse que tanto la operacin como el control de
estos procesos sean eficaces

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Procesos

Input

Proceso
Actividades
+
Recursos

Output

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Identificar y Manejar sus Secuencias


e Interacciones

Proceso
A

Input
Output
Control

Proceso
C
Proceso
B

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Proceso
D

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Ejemplo de visin de procesos en una


Organizacin
Cliente

Adquisiciones

requisitos

Peticin y entrega
de materiales

Orden de
compra
Comercial

Produccin

Orden de
trabajo

Distribucin

Producto terminado
en planta

Producto
terminado
en cliente

Revisin de
stock
Confirmacin de
despacho
Post-venta, servicios

Cliente
satisfaccin

Nivel de satisfaccin, quejas,


reclamos

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Sistema de Gestin de Calidad; Enfoque por Procesos


Sistema de Gestin de Calidad
Mejoramiento continuo

C
L
I
E
N
T
E

Responsabilidad de la
Gerencia
R
e
q
u
I
s
i
t
o
s

Administracin
de recursos

Input

S
a
t
I
s
f
a
c
c
I

Medicin, anlisis,
mejoramiento

Elaboracin del
producto

C
L
I
E
N
T
E

Producto

Output

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QUE ES UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD?

Es el sistema de gestin para dirigir y controlar


una organizacin con respecto a la calidad
(ISO 9000:2000).
Es el conjunto de elementos interrelacionados
de la organizacin que trabajan coordinados
para establecer y lograr el cumplimiento de la
poltica de calidad y los objetivos de calidad,
generando consistentemente productos y
servicios que satisfagan las necesidades y
expectativas de sus clientes.
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QUE ES UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD?

Es un traje a la
medida
que
la
organizacin se hace.
El tipo, color, forma,
etc., depender de lo
que la organizacin
decida.

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Sistemas de Gestin de la Calidad

Sirven para Evidenciar


Proveer confianza, como resultado de
demostrar, en el producto y/o servicio la
conformidad con los requisitos establecidos

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Objetivos de un Sistema de Gestin


de la Calidad
PREVENCIN:

Evitar que se produzcan elementos


no conformes

DETECCIN:

Segregar elementos no conformes

CORRECCIN Y MEJORA: Eliminar las causas de no


conformidades y mejora de los procesos
DEMOSTRACIN:

Evidenciar objetivamente que se


han cumplido todos los requisitos

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Observaciones Generales
z

Flexibilidad en la implementacin.

Se fundamenta en la gestin de calidad.

Requisitos que causan impacto importante en


los usuarios (anlisis de datos, evaluar la
satisfaccin del cliente)

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Observaciones Generales
z

Los requisitos del Sistema de Gestin de


Calidad son complementarios a los requisitos
tcnicos del producto.

La adopcin del SGC debe ser una decisin


estratgica SGC diseado e implementado
para una organizacin especfica.

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Compatibilidad con otros Sistemas de


Gestin
z

ISO 9001 es compatible con otros sistemas de


gestin.

Su estructura est alineada con la ISO 14001


para ser ms compatibles.

El standard no incluye requisitos para otros


sistemas de gestin tales como: SGA o Gestin
Financiera.

La integracin de sistemas de gestin es


posible
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VISIN SISTMICA DEL SGC

ORGANIZACIN

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PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE CALIDAD

Objetivo general:

Establecer pautas para la


planificacin de un
sistema de calidad,
aplicando una visin
sistmica y reconociendo
su funcin estratgica.

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PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE


CALIDAD
Plan de accin (1):

Preparacin del Cdigo de tica para la Organizacin.

Recopilacin de las declaraciones de Misin y Visin,


y su relacin con el Cdigo de tica.

Elaboracin de la Poltica de Calidad.

Anlisis de los objetivos e indicadores de calidad de


la organizacin.

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PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE


CALIDAD
Plan de accin (2):

Conformacin del Comit Gerencial de Calidad.

Identificacin de requisitos de personal para el rea


de calidad.

Evaluacin de recursos y elementos vigentes


necesarios para el SGC para establecer los cambios
necesarios.
Consideracin de todos los factores que afectarn los
plazos de implementacin de un sistema de calidad
en la institucin.
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LA POLTICA DE CALIDAD
Es el documento que formaliza el compromiso de la organizacin
para cumplir con el sistema de calidad establecido.
Contiene el conjunto de directrices generales de una organizacin
con respecto a la calidad
Misin: Define la razn de ser de la organizacin (establece qu
hace y para qu). Es el documento que formaliza el compromiso
de la organizacin para cumplir con el sistema de calidad
establecido. Contiene el conjunto de directrices generales de una
organizacin con respecto a la calidad.
Visin: Establece el estado futuro deseado para la organizacin
(es dinmica y puede ser modificada segn las interpretaciones
de los posibles escenarios futuros).
Cdigo de tica: Representa el compromiso con los valores a los
que asocia la organizacin (marca una referencia para el
comportamiento de sus integrantes).
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CARACTERSTICAS DE UNA VISIN EFECTIVA

Imaginable: transmite una imagen de lo que ser el


futuro. Deseable: apela a los intereses a largo plazo de la
mayora de los involucrados.

Factible: se compone de objetivos realistas, susceptibles


de ser alcanzados.

Centrada: lo suficientemente clara como para brindar


orientacin en la toma de decisiones.

Flexible: lo suficientemente general como para dar cabida


a la iniciativa individual y permitir respuestas
alternativas.
Comunicable: puede explicarse con xito en pocos
minutos.
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DESARROLLO DE LA POLTICA DE CALIDAD

Descripcin del compromiso


Objetivos para la calidad
Indicadores

EJEM
PLO

Poltica de calidad
La empresa XX mantiene un compromiso constante y
renovado para con la promocin de su actividad, la
satisfaccin de los diferentes usuarios y la calidad
de sus procesos. La direccin se esfuerza por mantener un
liderazgo activo para la mejora continua y alienta a todo el
personal para detectar y sugerir posibilidades de mejora.
Los principales objetivos para el perodo 2005-2010 son la
inclusin de todo el personal en un programa de capacitacin
para mejorar las comunicaciones internas y externas, la
implementacin de un sistema informtico en red, la
reduccin del tiempo de entrega de informes, en un
promedio de 20 %, para todas las prcticas.
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PLO
M
JE

LA POLTICA DE CALIDAD

Nuestro Compromiso en XX Ltda. es lograr


la satisfaccin total de nuestros clientes,
dando respuesta efectiva a sus necesidades
en forma consistente y siempre
sobrepasando sus expectativas.

De esta forma pretendemos continuamente


ofrecer a nuestros clientes el mejor servicio
de XX en forma rpida, oportuna y a un
precio competitivo.
Gerente General
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RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

El compromiso de la direccin debe estar


orientado a los siguientes aspectos:

Entendimiento de la poltica de calidad.


Implementacin del sistema de calidad.
Despliegue de objetivos.
Provisin de recursos.
Sensibilizacin y capacitacin del personal.

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ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIN
Algunos de los principales aspectos a considerar
son los siguientes:

Desarrollo de la documentacin del sistema de


gestin de la calidad
Anlisis de procesos
Personal
Proveedores
Equipos y suministros
Auditorias y autoinspecciones
Satisfaccin del cliente
Costos
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Planificacin Estratgica

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Evaluacin y Planificacin de Compromisos

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PLANIFICACIN DEL SISTEMA DE CALIDAD


Lista de verificacin:

Comprobar si las polticas definen la intencin de la


organizacin.

Verificar la adecuada redaccin de las polticas de calidad.

Establecer los objetivos y los indicadores del sistema de


calidad.

Disponer del compromiso moral y econmico de la direccin.

Planificar un rea de calidad con los recursos humanos y


materiales adecuados para la conduccin del programa.

Establecer un programa de formacin para difundir los aspectos


del sistema de calidad en todos los niveles de la organizacin.

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Pasos a seguir para la implementacin


del Sistema de Calidad ISO 9000
1.- Compromiso de la direccin general: Definir la poltica de la calidad de
la empresa y trasmitrsela al personal. Asignar los recursos
correspondientes y nombrar un representante que coordine las
actividades del sistema de calidad.
2.- Establecer un comit de direccin: El comit estar a cargo de la
planificacin general del proceso de aplicacin, impartiendo
instrucciones y asignando recursos. Los miembros del comit deben
recibir una formacin en sistemas de la calidad de la ISO 9000.
3.- Estudio del estado inicial: Se debe realizar un diagrama de flujo
indicando la forma en que fluye la informacin, desde que el cliente
hace un pedido hasta su entrega y otro que ilustre las actividades de
cada departamento, para as establecer un registro de la
documentacin existente e incorporarlos al nuevo sistema ISO 9000.
4.- Plan de Accin: Se debe elaborar un plan de accin para establecer el
sistema de la calidad de la ISO 9000. En este plan se definen las
responsabilidades de los distintos departamentos y miembros del
personal, as como los pasos para las conclusin de las actividades.
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Pasos a seguir para la implementacin


del Sistema de Calidad ISO 9000
5.- Documentacin del sistema de calidad: Suele prepararse en 3
niveles:
1.

2.
3.

Manual de la calidad: Enuncia la poltica de la calidad, los


objetivos de la empresa y descripcin del sistema de
calidad.
Procedimientos del sistema de la calidad: Permite el
control de la calidad en cada departamento.
Documentos de la calidad (formularios, informes e
instrucciones de trabajo).

6.- Aplicacin: Debe hacerse por fases para evaluar la eficacia del
sistema por rea.

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Pasos a seguir para la implementacin


del Sistema de Calidad ISO 9000
7.- Auditoria Interna de la calidad: A medida que se va instalando
el sistema es conveniente ir verificando la eficacia por medio
de auditorias internas, para controlar que se estn siguiendo
los pasos previstos.
8.- Certificacin y registro: Una vez que el sistema de calidad lleva
meses de funcionamiento, puede hacerse una solicitud formal
de certificacin a una agencia seleccionada. La agencia realiza
primero una auditoria, si se encuentra que el sistema est
funcionando correctamente, se concede un certificado, por un
determinado perodo, durante el cual se llevarn a cabo
auditorias peridicas.

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Filosofa de la ISO
1.-Planifique lo
que va a hacer
2.- Realice lo que planifico

5.- Ajuste

3.- Registre lo que hizo


4.- Analice lo que hizo

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Principios de la gestin de calidad (ISO 9001)


Organizacin
enfocada al
cliente

Gestin del
sistema

Liderazgo

Mejora Continua

Principios
Calidad
Involucramiento
del personal

Toma de
decisiones
basadas en
datos

Enfoque de
procesos

Mutuo beneficio
en la relacin
con proveedores

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Principio 1- Organizacin orientada al cliente


Las organizaciones dependen de sus
clientes y por lo tanto deben
comprender sus necesidades actuales
y futuras, cumplir los requisitos de
los clientes y esforzarse en
sobrepasar las expectativas del
cliente.
Principio 2- Liderazgo
La direccin establece la unidad de
gestin y propsito de la organizacin.
Deberan crear y mantener el
ambiente interno en el cual el
personal este completamente
comprometido en alcanzar los
objetivos
de la organizacin
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40

20

Principio 3- Participacin del personal


Las personas a todos los
niveles de la organizacin son
la esencia de sta y su
participacin permite que sus
capacidades sean utilizadas
para el beneficio de la
empresa
Principio 4- Enfoque por procesos
Se consigue un resultado
deseado
ms
efectivamente cuando los
recursos y las actividades
son gestionados como un
proceso.
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Principio 5- Direccin basada en sistemas


Identificar, comprender y
dirigir un sistema de procesos
interelacionados para un
objetivo determinado mejora la
eficiencia y eficacia de la
organizacin

Principio 6- Mejora continua


La mejora continua
debera ser un objetivo
permanente
de
la
organizacin.

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21

Principio 7- Toma de decisin basada en los datos


Las decisiones efectivas estn
basadas en el anlisis de los
datos e informacin.
(NO A LOS CREQUE Y PENSEQUE)
Principio 8- Relaciones mutuamente beneficiosas con los
proveedores
Una organizacin y sus
suministradores son
interdependientes, y las
relaciones mutuamente
beneficiosas mejoran la
capacidad de ambos para crear
valor
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ISO 9001:2000
Sistemas de Gestin de la Calidad
Requisitos de la Norma
1.-Objeto y campo de aplicacin
2.- Referencias Normativas
3.- Trminos y Definiciones
4.- Sistema de Gestin de Calidad
5.- Responsabilidad de la Direccin
6.- Gestin de los Recursos
7.- Realizacin del producto
8.- Medicin, anlisis y mejora

1-3:
Referencias
normativas
4-8:
Requisitos
del SGC

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SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD


Qu dicen la ISO 9001-2000?

Requisitos generales
La organizacin debe Establecer, documentar,
implementar y mantener un sistema de gestin de
la calidad (SGC) y mejorar continuamente su
eficacia.
La organizacin debe identificar, y determinar
secuencia e interaccin de los procesos.

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Requisitos Generales
La organizacin debe:
Identificar los procesos necesarios para el SGC y
su aplicacin dentro de la organizacin.
Determinar la secuencia e interaccin de los
procesos.
Determinar los criterios y mtodos para
asegurar la operacin efectiva y el control de los
procesos.

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MAPA DE PROCESOS

NECESIDADES
REQUISITOS
DE LOS
CLIENTES

PROCESOS DE CONDUCCIN
Conducen o guan
SATISFACCIN
PROCESOS DE REALIZACIN
Son los que entregan valor
agregado
PROCESOS DE APOYO
No los ve el cliente:
- Compras
- RR.HH.
- Calibracin
- Transporte
- Comunicacin

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4.1 Requisitos Generales


z

Asegurar la disponibilidad de recursos e


informacin necesaria para respaldar la
operacin y monitoreo de los procesos.

Realizar la medicin, monitoreo, anlisis de los


procesos.

Implementar acciones necesarias para lograr


los resultados planeados y la mejora continua
de estos procesos.

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4.2. Requisitos de la documentacin.


La documentacin del sistema debe incluir:
9
9
9
9

Declaraciones documentadas de poltica


de la calidad y objetivos de la calidad.
Manual de la Calidad.
Procedimientos documentados requeridos
en la norma.
Documentos necesarios para asegurar la
eficaz planificacin, operacin y control
de los procesos.
Los registros requeridos por la norma.

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DOCUMENTACIN DEL SGC

SERA
SUFICIENTE?

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Niveles de Documentacin del


SGC

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51

Nivel 1: Manual de Calidad

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Nivel 1: Manual de Calidad


El Sistema de Calidad queda definido e identificado en el Manual
de Calidad (documento bsico y descriptivo)
El Manual de Calidad es la gua maestra de la organizacin, donde
se especifica en general, lo que se hace, quin, cundo, cmo y en
que lugar se hace, indicando los recursos humanos y econmicos,
los registros y la resolucin de discrepancia.
Incorpora la poltica de calidad, objetivos, procedimientos e
instrucciones generales que describen las interacciones y
secuencias, control de proceso y las referencias dirigidas al
Manual de Procedimientos.

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Poltica

Objetivos
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OBJETIVOS DE CALIDAD
Objetivo

Ambicin

Meta

Cuantificacin del objetivo

Plazo

Tiempo definido para llegar a


la meta

OBJETIVO = META+RESPONSABLE+PLAZO

AQUELLO QUE NO ES MEDIBLE NO PUEDE SER MEJORADO

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OBJETIVOS DE CALIDAD
Objetivo 1
Actividad Responsable

Plazo

OK

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Observacin

56

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Objetivos de Calidad
E

PLO
M
JE
Reducir tiempo promedio de elaboracin
de propuestas a clientes de 4 a 2 das en
3 meses.
Reducir paradas de produccin por falta
de mantencin en un 30% en un
semestre
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Objetivos de Calidad

PLO
M
JE
Disminuir reclamos de clientes de 6 a 2
mensuales en un semestre.
Disminuir stock productos en un 30% en
un ao
Disminuir los tiempos de set-up de 30min
a 15min en un trimestre
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EJEMPLO DE OTROS CONTENIDOS DEL


MANUAL DE CALIDAD
a.- Introduccin
b.- Descripcin de la organizacin
c.- Poltica de calidad
d.- Capacitacin del personal
e.- Aseguramiento de la calidad
f.- Control de la documentacin
g.- Registros, su retencin y archivo
h.- Instalaciones y condiciones ambientales
i.- Gestin de instrumentos, equipamiento y fungibles
j.- Seguridad
k.- Aspectos medioambientales
l.- Investigacin y desarrollo
m.- Control de la calidad

n.- Acciones correctivas y manejo de reclamos


.- Auditorias internas
o.- tica
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Resumiendo: Manual de la calidad:


El Manual debe incluir:

59

NOTA
: QU
H AC
PERO
NO C EMOS,
MO LO
H A CE
MOS

Exclusiones
Referencia
a los
mismos
Mapa de
procesos

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60

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Nivel 2: Procesos

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Nivel 2: Procesos
Es una secuencia de actividades que transforman los insumos
(entrada) en un resultado/servicio que generen una informacin
(salida), generalmente creando un valor agregado para el usuario.
Hay dos clases de procesos: los centrales (conduccin y
realizacin) y los de apoyo.
Un proceso puede presentarse en forma de texto, cuadro o
diagrama de flujo.
La documentacin para definir los procesos se prepara en tres
etapas:
Identificacin del proceso
Definicin de los elementos del proceso
Elaboracin del diagrama de flujo y anlisis del diagrama.
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31

Nivel 2: Procesos

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Nivel 2:
Procesos
Ejemplo de
Diagrama de
Flujo

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Nivel 3: Procedimientos Operativos


Estandar (POE)

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Nivel 3: Procedimientos Operativos


Estandar (POE)
Los POEs son documentos que proporcionan las instrucciones
necesarias para la correcta ejecucin de las actividades
administrativas o tcnicas. En general, un procedimiento establece
cmo debe hacerse en el sentido amplio: qu se debe hacer,
cundo, cmo y dnde se har, y quin debe hacerlo.
Las Normas ISO 9000 definen un procedimiento como:
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso". En otras palabras es la descripcin precisa, concisa y
clara del material, equipo, condiciones, actividades y
requerimientos para obtener un producto o un servicio de una
calidad definida.

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Nivel 3:
Procedimientos
Operativos Estandar
(POE)

DIAGRAMA DE
FLUJO PARA LA
ELABORACIN
DE UN POE

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68

Nivel 3:
Procedimientos
Operativos Estandar
(POE)

FORMATO DE POE

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Otros Documentos
Estn al mismo nivel que los POEs y deben ser incluidos en el
sistema de control de documentos:
Especificaciones:
Son documentos que establecen los requerimientos caractersticos
de cada organizacin (por ej. especificaciones de reactivos o
insumos).
Documentos externos:
Grficos de clientes y proveedores o Insertos de fabricantes de
insumos
Exigencias regulatorias (leyes, reglamentos, normas)
Estndares de referencia
Manuales de los equipos (proveedores)
Normas institucionales de Seguridad.
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Manual de Procedimientos
Incorpora los Procedimientos Operativos Normalizados
y los Instructivos de Trabajo que corresponden al
conocimiento tcnico y administrativo especializado, es
de uso restringido y constituye un patrimonio de la
organizacin.

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Nivel 4: Formularios y Registros

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Nivel 4: Formularios y Registros


Los formularios y registros son documentos creados para
tener una evidencia de las actividades efectuadas, de sus
controles y de sus resultados.
Los formularios son documentos con espacios en blanco,
que una vez llenados se transforman en registros. Deben
ser completados en el mismo momento en que se realiza la
actividad, anotando en ellos, clara y sistemticamente toda
la informacin
pertinente.
En un sistema de calidad, lo que no ha sido registrado, no
se ha hecho, no existe.
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Formularios
Su funcin es facilitar (permitir) el registro de las
actividades y sus resultados al ejecutar un proceso o
un POE, por lo tanto deben incluir espacios en blanco
(campos) para registrar la informacin obtenida.
Ejemplos:
Formulario Control temperatura
Formulario Control presin
Formulario Lectura de xxxxxx

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Registros
Los registros son documentos que proporcionan
evidencias objetivas de actividades realizadas o
resultados obtenidos.
Ejemplos:

Resultados de tests
Resultados de control de variable XXXX
Datos de calibracin
Registros de productos no conformes
Registro de revisin, verificacin, validacin de diseos
Controles estadsticos
Registros de inspeccin
Registros de capacitacin y entrenamiento
Ordenes de compra
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Control de los documentos.


Procedimiento documentado que defina controles para:

INTERNOS Y
EXTERNOS
IDENTIFICAR
LTIMA
VERSIN

LUGARES
ADECUADOS
ESTADO DE
LOS DOCS

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Documentos Controlados
EJEMPLOS

Contratos
Manual de calidad
Procedimientos
Especificaciones
Formulas, planos
Planes de inspeccin, de auditoria, etc.
Listados
Manuales operacionales

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Control de los registros.


Procedimiento
documentado
para
la
identificacin, almacenamiento, recuperacin,
proteccin, tiempo de retencin y disposicin
final de los registros de calidad.
-Nombre
- Cdigo
- Tiempo de almacenaje
- Modo de eliminarlos
- Tipo de respaldo

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